Tratament fiscale cheltuieli cazare si masa

Intrebare:

Care este tratamentul fiscal pentru cheltuielile de cazare in urmatoarele doua cazuri:

1. Firma efectueaza cheltuieli cu cazarea si masa salariatilor cu domiciliul in alta localitate decat sediul firmei.

Salariatii fac deplasari periodice de la domiciliu la sediul firmei, pentru sedinte, training-uri, iar cazarea si masa le sunt suportate de catre societate. In contabilitatea firmei se inregistreaza facturi de cazare si masa in localitatea in care isi are sediul. Aceste cheltuieli precum si TVA sunt deductibile? In cazul in care sunt deductibile, ce alte documente justificative mai trebuiesc intocmite pentru a asigura deductibilitatea.

2. Societatea are incheiat un contract de prestari servicii de management si training cu o firma. In afara de tariful pentru serviciile efectuate, in contract se stipuleaza ca societatea noastra suporta cheltuielile de deplasare (cazare, diurna, transport).

Facturile de cazare si diurna se emit direct pe numele firmei noastre. Ce cont de cheltuiala folosesc pentru incadrarea acestor cheltuieli (628 , 623 , 625)? Sunt deductibile aceste cheltuieli si TVA aferenta? Ce documente justificative ar trebui intocmite, pentru a dovedi ca facturile de cazare si masa se refera la contractul de management mentionat mai sus?

Raspuns:

1. Conform art. 21 alin. 2 lit. e din Codul fiscal sunt considerate deductibile fiscal cheltuielile de transport si de cazare efectuate pentru salariati si administratori, iar conform art. 21 alin. 3 lit. b sunt deductibile limitat cheltuielile cu indemnizatia de deplasare (diurna) acordata salariatilor pentru deplasari in tara si in strainatate.

Prin urmare, daca salariatii respectiv au locul permanent de munca in alta localitate (de domiciliu) decat cea in care-si are sediul societatea, atunci ei beneficiaza de decontarea cheltuielilor de transport si cazare, precum si de indemnizatia de deplasare, in conformitate cu prevederile HG 1.860/2006.

Astfel, cheltuielile de cazare sunt deductibile, daca este vorba de o distanta mai mare de 50 km dintre sediu si localitatea de domiciliu, iar salariatii nu se pot inapoia la domiciliu la sfarsitul zilei de lucru (art. 26 alin. 1 din anexa la HG 1.860/2006), iar indemnizatia de deplasare (cheltuielile pentru hrana) este deductibila in limita sumei de 13 x 2,5 = 32,5 lei (art. 9 din anexa la HG 1.860/2006 coroborat cu art. 21 alin. 3 lit. b din Codul fiscal). in baza art. 145 alin. 2 lit. a din Codul fiscal coroborat cu art. 146 alin. 1 lit. a din Codul fiscal, TVA este deductibila pe baza de factura. 2. Din intrebare se intelege ca este vorba de cheltuieli de deplasare (cazare, diurna, transport) pentru persoane care nu sunt salariatii societatii, ci salariatii partenerului care presteaza serviciile de management si training. In baza art. 21 alin. 2 lit. e din Codul fiscal sunt considerate deductibile fiscal cheltuielile de transport si de cazare efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate, in conditiile stabilite prin norme, iar potrivit art. 21 alin. 3 lit. b sunt deductibile limitat cheltuielile cu indemnizatia de deplasare acordata doar salariatilor pentru deplasari in tara si in strainatate. La pct. 27 lit. b din Normele metodologice se precizeaza ca prin persoane fizice asimilate se inteleg persoanele fizice detasate, potrivit legii, in situatia in care societatea beneficiara suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Daca persoanele respective nu au fost detasate la societatea beneficiara, in conditiile prevazute de Codul

muncii, atunci cheltuielile cu transportul si cazarea acestora nu sunt deductibile fiscal, iar cheltuielile cu diurna cu atat mai putin.

Pentru a fi deductibile trebuie intocmit un act aditional la contractul incheiat cu prestatorul, prin care sa stabiliti ca valoarea contractului este formata dintr-un tarif/onorariu fix, la care se adauga cheltuielile de deplasare ale salariatilor prestatorului, la nivelul sumelor efectiv cheltuite si decontate de beneficiar. in baza actului aditional, societatea beneficiara refactureaza cheltuielile de deplasare catre societatea prestatoare, prin aplicarea structurii de comisionar, iar societatea prestatoare factureaza beneficiarului serviciile de management si training, cu cele doua componente (suma fixa plus suma variabila reprezentata de cheltuielile de deplasare).

De mentionat, ca la determinarea deductibilitatii cheltuielilor se au in vedere reglementarile contabile in materie (pct. 12 din Normele metodologice), iar din acest punct de vedere cheltuielile sunt inregistrate in contabilitate in primul rand dupa natura lor (pct. 263 din Reglementarile contabile conforme aprobate prin OMFP 3.055/2009), motiv pentru care cheltuielile facturate pentru transport si cazare nu pot fi inregistrate contabil si fiscal drept cheltuieli de management.