1

Cuprins INSTRUCTIUNI DE FOLOSIRE A SISTEMULUI B2B MERLINX

1. Login in sistem…..................................................................................................................3 2. Modul de management pentru touroperatori si codul de expedient.................................3

2.1. Sectiunea administrator……….................................................................................................3 2.2. Sectiunea profil…………...........................................................................................................5 3. Descrierea cautarii ………………………………………………………………………………………………………………6 4. Cautare de oferte ......................................................................................................................8 4.1. Criterii de cautare a ofertelor. Utilizarea butonului de TOP OFERTE ...................................8 4.1.1 Lista TOP OFERTE .................................................................................................................8 4.1.2 Tabele TOP OFERTE.. ..........................................................................................................10 4.2. Criterii de cautare a ofertelor folosind campul de CAUTA……………………………………………….11 5. Rezultate generate de cautare……………………………………………………………………………………………12 5.1. Lista oferte...........................................................................................................................12 5.2 Verificarea ofertelor disponibile .......................................................................................... 14 5.3 Suport pentru iconuri ........................................................................................................... 14 5.3.1 Icon-uri informative….........................................................................................................14 5.3.2 Icon-uri pentru functii suplimentare...................................................................................15 6. Detaliile ofertei – pasul 3 in rezervare…………………………………………………………………………………21 6.1 Descrierea ofertelor ............................................................................................................. 21 6.2 Oferte similare……….………………………………………………………………………………………………………..21 6.3 Comparatie preturi ...............................................................................................................22 6.4 Interogare pentru booking final…………………………………………………………………………………………22 7. Rezervari…………………………………………………………………………………………………………………………….23 8.1. Adaugare de informatii suplimentare……………….……………………………………………………………..25 9. Confirmarea rezervarii…………………………………………………………………………………………………………26 10. Lista de rezervari. Voucher. Detaliile rezervarii………………………………………………………………….27 10.1. Lista de rezervari…………………………………………………………………………………………………………….27 10.2. Voucher. Confirmarea rezervarii ........................................................................................28 10.3 Detaliile rezervarii……………………………………………………………………………………………………………28 11. Rezervare option……………………………………………………………………………………………………………….29 12. Rezervare on request………………………………………………………………………………………………………..30 13. Schimbari in lista de rezervari................................................................................................30

2

14. Anularea rezervarii ................................................................................................................31 MANUAL PENTRU MASCA DE REZERVARI 15. Descrierea mastii de rezervari……………………………………………………………………………………………33 16. Rezervarea ofertelor………………………………………………………………………………………………………….36 16.1. Zbor……..……………………………………………………………………………………………………………………….36 16.2. Hotel….................................................................................................................................37 16.3. Servicii suplimentare si asigurare……………………………………………………………………………………38 17. Realizarea unei rezervari…………………………………………………………………………………………………….39 17.1. Interogare de pret …………………………………………………………………………..…………………………….39 17.2. Rezervare optionala………………………………………………………………………………………………………41 17.3. Rezervare on request……………………………………………………………………………………………………43 17.4. Rezervare confirmata……………………………………………………………………………………………………44 17.4.1. Aceleasi servicii…………………………………………………………………………………………………………..44 17.4.2. Servicii de business………………………………………………………………………………………………………45 18. Confirmare printata a rezervarii, informatii suplimentare despre rezervare………………………46 19. Anularea unei rezervari……………………………………………………………………………………………………..49 CODURI DE ACTIUNE Comenzi……..………………………….....…………………………………………………………………………………………….51 Coduri pentru gen………………….………………………………………………………………………………………………..53

3

INSTRUCTIUNI DE FOLOSIRE A SISTEMULUI B2B MERLINX

1. Login in sistem

Pentru a va loga in sistemul de rezervari MerlinX B2B va rugam sa accesati pagina de Internet www.merlin-x.ro. Click pe al doilea buton din meniul din stanga – LOGIN. Introduceti userul si parola corespunzatoare agentiei Dumnevoastra.

In cazul in care nu detineti un cont activ MerlinX, va rugam sa accesati linkul Inregistrare agent.

2. Modul de management pentru touroperatori si codul de expedient

2.1 Sectiunea administrator

In modulul de administrator va puteti selecta touroperatorii ale caror oferte sa fie vizibile in licenta personalizata B2B. Modulul va permite sa accesati baza completa de date ale fiecarui touroperator integrat sau sa deselectati ofertele touroperatorilor cu care nu aveti contract.

In sectiunea de administrator va puteti seta codurile de expedient pentru fiecare agent de travel din agentia Dumnevoastra. Codul de experient este o parola de patru cifre atribuita agentului de travel. Exista optiunea de a cauta in lista de agenti de travel inscrisi pe baza de date Nume/Prenume/Email (login) etc.

4

Pentru a introduce un agent nou in sistem, click pe Expedient nou. Introduceti toate informatiile de inregistrare: Email (login), Prenume, Nume. Dupa completarea acestor campuri va rugam selectati Salveaza ( Sistemul va trimite un email automat de inregistrare pe adresa de e-mail introdusa). Urmand procedura de mai sus ati generat un cod expedient nou format dintr-un numar de patru cifre atribuit unui angajat. Modulul de administrator va permite de asemenea sa suspendati, editati sau sa anulati activitatea unui agent de turism.

Pentru a activa un agent nou si o noua parola in sistem la urmatorul login introduceti email-ul (login) si parola primita in mod automat de la MerlinX. Daca agentul doreste sa schimbe parola generata de catre sistem acest lucru se poate realiza la primul login. Este necesar introducerea unei parole de opt caractere in campurile afisate automat la sectiunea de LOGIN.

5

Daca agentul de turism a uitat parola, click pe link-ul Am uitat parola si apoi introduceti adresa de email aferenta contului Dumneavoastra. Veti primi in cel mai scurt timp un email cu o noua parola. In sectiunea TOUROPERATORI sunt inclusi toti touroperatorii integrati in sistemul MerlinX B2B. In cazul in care doriti deselectarea unui touroperator, va rugam sa debifati casuta din dreptul acestuia si apoi click pe butonul Salveaza.

2.2 Sectiunea profil

Aceasta sectiune va permite sa editati informatiile despre agentii de turism si parolele generate aferente fiecarui cont in parte. Pentru a modifica o parola click pe Schimba parola si apoi click pe Salveaza. Noua parola va fi trimisa prin email de catre sistemul MerlinX in mod automat.

3. Descrierea cautarii

Dupa ce v-ati logat in sistem cu succes, panoul de cautare B2B MerlinX va fi afisat. Aceasta aplicatie va ofera posibilitatea sa cautati si sa rezervati pachete turistice, hoteluri, circuite, croaziere in functie de preferintele si asteptarile clientului. Cu cat introduceti mai multe informatii in motorul de cautare cu atat cautarea Dumnevoastra va fi mai eficienta.

6

1. Campul Touroperator reprezinta alegerea touroperatorului. Exista posibilitatea de a selecta mai multi touroperatori in acelasi timp.

2. Campul Tara reprezinta campul aferent destinatiei pe care cautati oferte. 3. Campuri Regiune este asociat cu selectia regiunii in care clientul doreste sa isi inceapa

vacanta.

7

4. Transport va permite sa va alegeti mijlocul de transport. 5. Tipul cazare determina tipul de cazare. 6. Tip masa determina tipul de masa 7. Catalog - oferta din catalogul touroperatorului. 8. Categorie - categoriile de hotel ce pot fi selectate in urma preferintelor clientului.

9. Data plecarii determina data plecarii printr-un click pe calendarul in miniatura sau introduceti data din tastatura in formatul Zi.Luna.An

10. Cautare +/- este folosit pentru a afisa oferte apropiate de data plecarii 11. Durata determina durata fiecarui sejur/eveniment selectand numarul de zile de la data

plecarii pana la data retur atunci cand numarul de zile dorit de client este cunoscut. 12. Adulti specifica numarul adultilor turisti

8

13. Campul Copii indica numarul copiilor incepand cu varsta de doi ani. Dupa selectarea numarului de copii va este afisat un camp unde puteti introduce data de nastere a copiilor in formatul Zi.Luna.An

14. Campul Infanti determina numarul infantilor (copii sub 2 ani). Dupa selectarea numarului de infanti va este afisat un camp unde puteti introduce data de nastere a infantilor in formatul Zi.Luna.An

15. In campul Pret per persoana puteti introduce pretul aproximativ per persoana 16. Campul Pat suplimentar – camere ce dispun de pat suplimentar 17. Campul Doar disponibil restrange cautarea de oferte doar la ofertele disponibile 18. Camp Alternative – afiseaza oferte similare 19. Link Servicii suplimentare reprezinta posibilitatea de a selecta atribute la facilitatile unui

hotel 20. Favorite ofera posibilitatea de a salva cautarile efetuate si a le vizualiza mai tarziu. 21. Butonul Clear aduce o masca noua de cautare. 22. Butonul Top Travel reprezinta posibilitate de a cauta cea mai ieftina oferta pe o

destinatie particulara 23. Cautare va genera lista de oferte in functie de criteriile introduse in browserul de

cautare 24. Butonul Inapoi va intoarce la pagina precedenta 25. Taburile Pasi: va ofera informatii despre etapele procesului de rezervare 26. Butonul Urmator va ajuta sa cautati printre rezultatele ofertei 27. Masca ofera posibilitatea de a transfera informatiile introduse in masca de rezervari

MerlinX. 28. Listare rezervari va afiseaza rezervarea finala. 29. Buton Info center va trimite la modulul ce contine un overview asupra cererilor. 30. – 31. Buton Cosul Dumneavoastra va afiseaza rezervarile finalizate anterior si introduse in

cosul de cumparaturi, numarul de oferte introdus in cosul de cumparaturi este indicat de un numar.

32. Link Delogare reprezinta butonul de delogare din sistem. 33. Tab TUI va trimite in sistemul IRIS PLUS pentru TUI 34. Tab Flightexpress va lansa browserul pentru motorul de cautare de bilete de avion

Sabre Tavel Network. 35. Bookmark Administrator va trimite catre sectiunea de administrator sau user.

9

4. Cautarea de oferte

4.1 Criterii de cautare a ofertelor. Utilizarea butonului de TOP OFERTE

In cazul in care doriti sa accesati de pe prima pagina cele mai atractive oferte in functie de preferintele clientului, click pe butonul de “Top oferte”. Daca mesajul “nu sunt oferte disponibile” este afisat va rugam sa reduceti numarul de campuri completate.

4.1.1 Lista Top Oferte

Dupa introducerea parametrilor de cautare si interogarea a sute de milioane de oferte, sistemul va ofera cele mai ieftine produse. Iconitele (+) si (-) va ofera posibilitatea de a expanda sau restrange ofertele afisate.

Sistemul va ofera posibilitatea sa sortati oferta in functie de pret si destinatie. Click pe o anumita tara si se va deschide lista cu toate regiunile pe tara respectiva.

10

Sistemul va afiseaza informatii suplimentare despre cea mai scazuta sau cea mai ridicata temperatura din destinatia selectata si prognoza meteo. De asemenea, accesati iconul HARTA pentru a deschide locatia pe harta in functie de coordonatele GPS.

11

4.1.2 Tabel Top Oferte

In sectiunea de oferte selectate, sistemul afiseaza suplimentar si tabelul pentru TOP OFERTE. Informatiile si preturile din tabel sunt sortate dupa:

- Categoria hotelurilor - Tip masa - Aeroporturi

Ofertele afisate pot fi selectate de agentul de turism in functie de pret sau ziua evenimentului. Acest modul va afiseaza de asemenea cele mai mici preturi pe zile sau luni ale anului.

Indicand campurile respective cu mouse-ul, sistemul va afiseaza detalii ale ofertei. Flexibiliteatea tabelului TOP OFERTE variaza in functie de selectia ofertelor individuale si a campurilor selectate. Pentru a merge mai departe la lista de oferte, click pe un pret ales. Click apoi “Urmatorul”

4.2 Criterii de cautare a ofertelor folosind campul de CAUTARE

Dupa completarea campurilor cu informatiile specificate, click pe butonul “Cautare” pentru a cauta in lista de oferte. In absenta unor informatii introduse de catre agentul de turism precum “Touroperator” sau “Destinatie” click-ul pe butonul de “Cautare” va genera lista de TOP OFERTE. Suplimentar aceasta lista va fi suplimentata de butonul “Toate directiile”.

12

5. Rezultate generate de cautarea de oferte

5.1 Lista de oferte

Lista de oferte pe o pagina contine maxim 20 de propuneri. Toate preturile includ informatii despre:

- Pret per persoana - Destinatie - Numele hotelului sau a unitatii turistice - Genesis Room - Form board - Durata sejurului - Logo-ul touroperatorului - Codul de catalog sau directorul de cataloage - Tipul de transport

13

Toate ofertele afisate sunt ordonate in functie de pret, de la cel mai mic pret pana la cel mai mare. Suplimentar agentul de turism are posibilitatea de a realiza cautari personalizate in functie de hotel/regiune/oras/touroperator/data plecarii).

In cazul in care una din oferte este marcata cu specificatia Bonus respectiva oferta este insotita de un bonus din partea touroperatorului. Indicand cu mouse-ul peste iconita respectiva sistemul va afiseaza informatii suplimentare legate de bonus-ul primit de la touroperator. Sectiunea din stanga a listei de oferte contine un motor de cautare suplimentar. Aici puteti edita sau restrictiona cautarea Dumnevoastra. Primul filtru ofera posibilitatea de a restrange cautarile legate de data, catalog, tipuri de cazare si tip de masa etc.

14

Un alt filtru suplimentar specifica regiunea tarii unde este afisat cel mai atractiv pret. Vizualizarea regiunilor este posibila dupa alegerea unei tari. Regiunea este un camp default selectat in functie de pret. De asemenea se poate selecta o lista in functie de ofertele tarii respective. Oferta aleasa , pe care toate preturile vor fi interogate, va fi afisata ca disponibila cu un marker verde. Pentru a selecta o alta regiune din lista, selectati o alta destinatie. Iconele (+) si (-) va permit expandarea sau restrangerea preturilor disponibile afisate.

In acest pas exista posibilitatea sa completati Facilitati suplimentare. Dupa selectarea atributului dorit, selectati butonul “Aplica” iar lista va fi restransa in conformitate cu solicitarea Dumneavoastra. Vor fi indicate ofertele in functie de atributul selectat (Spre exemplu: confort suplimentar).

15

5.2 Verificarea ofertelor disponibile

Ofertele disponibile sunt notate cu markerul verde si pot fi rezervate. In cazul in care una

dintre oferte este on-request atunci aceasta este marcata cu butonul . Ofertele indisponibile

sunt indicate cu . Butonul de semnul intrebarii sau indica informatii suplimentare precum oferta nu poate fi rezervata din lipsa de contract cu touroperatorul, touroperatorul nu este disponibil etc.

5.3 Suport pentru iconuri Lista de oferte include doua tipuri de icon-uri aditionale. Exista icon-uri informative care aduc informatii suplimentare pentru sejurul selectat si un al doilea set de icon-uri ce va ajuta in prezentarea functiilor suplimentare. Clickul pe oricare dintre seturile de icon-uri va afisa informatii suplimentare intr-o fereastra noua. 075652633

5.3.1 Icon-urile informative

1. Facilitati – butonul afiseaza informatii despre atributele si serviciile suplimentare ale

unitatii de cazare

Icon-urile selectate cu rosu in imaginea de mai sus sugereaza prezenta unor servicii suplimentare preselectate in mod automat. Sistemul va afiseaza de asemenea relevanta pentru fiecare atribut in forma procentuala.

16

2. Afiseaza pe harta – icon pentru harta hotelului in functie de coordonatele GPS.

3. Lista de preturi – lista de preturi in detaliu pentru sejurul selectat

4. Preturi comparate – prezentarea de oferte similare de la alti touroperatori

17

1.3.2 Icon-uri pentru functii suplimentare

1.Oferte favorite – Butonul de plus va ofera posibilitatea de selecta ofertele preferate in lista Dumneavoastra de favorite din subsolul panoului principal.

Realizati o selectie a ofertelor in functie de preferintele clientului. Puteti selecta in acest fel mai multe oferte simultan. Preturile si informatiile suplimentare legate de fiecare oferta in parte sunt transferate automat in sectiunea de oferte favorite. Click pe Selecteaza tot si apoi pe Compara oferte iar sistemul va pregati ofertele selectate pentru imprimare.

In aceasta fereastra este posibila printarea ofertelor selectate. Sistemul va afisa numarul de oferte selectate si le puteti ordona in functie de urmatoarele campuri:

- Pret - Hotel - Oras - Touroperator - Aeroport de plecare - Data de plecare

18

Click pe Localizare pe harta pentru a vedea localizarea pe harta a respectivului hotel.

Selectati Printare pentru ca sistemul sa va afiseze urmatorul pas.

19

Va puteti selecta varianta de trimitere a ofertei catre client. Exista posibilitatea de a salva direct un PDF generat automat. Introduceti adresa de email a clientului iar aceasta va primi oferta personalizata a agentiei Dumneavoastra.

20

Pentru a elimina o oferta din lista de favorite click pe butonul de minus.

Butonul Link spre IBE pregateste oferta selectata pentru a o trimite clientului sub forma de link (pentru agentiile de turism care au IBE Extern MerlinX).

Completati campurile din fereastra afisata pentru a trimite in mod automat oferta personalizata din partea agentiei Dumneavoastra catre client.

Link-ul generata va directiona clientul catre un formular de comanda. Completarea acestui formular va genera un email catre adresa de email a agentiei de turism cu toate datele de contact ale clientului.

21

Clientul va selecta una din ofertele de care este interesat fiind directionat catre motorul de cautare IBE MerlinX de pe website-ul agentiei.

2. Informatii suplimentare – posibilitatea de a analiza ofertele generate

Selectati icon-ul pentru a deschide intr-o fereastra noua informatii aditionale despre oferta respectiva. Sistemul va ofera posibilitatea sa va familiarizati cu unitatea turistica. Sectiunea Galerie foto contine imagini si facilitati suplimentare (atribute). Descrierea ofertei va prezinta informatii despre locatie, tip cazare, tip masa etc. Harta/GPS localizeaza unitatea turistica pe harta. Tabul Aeroport contine informatii despre aeroporturile locale de la destinatie. Tabul Descriere regiune va ofera informatii despre descrierea regiunii (conditii climatice, schimb valutar etc). Tabul Meteo va ofera informatii despre conditiile meteo de la destinatie. Tabul Pret va aduce un grafic comparativ al preturilor din zona respectiva. Click pe butonul Printare din subsolul paginii pentru a printa toate aceste informatii.

22

3. Icon-ul Detalii va ofera detalii importante despre durata sejurului, tipul de transport, tipul de masa, clasificarea hotelurilor, date de plecare si sosire etc.

Rating va aduce intr-o fereastra separata informatii legate de numarul de comentarii si evaluarea hotelului de pe website-ul Zoover.

23

4. Masca de rezervari – posibilitatea de a exporta informatiile introduse in masca generala de rezervari MerlinX

Click pe icon-ul pentru a exporta toate informatiile in masca generala de rezervari MerlinX. Specificatii despre utilizarea acestui produs MerlinX se gasesc la pagina 33.

6. Detaliile ofertei – Pasul 3

Pentru a vizualiza informatii suplimentare legate de ofertele disponibile si a continua procesul de rezervare, sistemul va ofera mai multe posibilitati: click pe numele de hotel sau click pe butonul Continua din coltul din dreapta.

6.1 Descrierea ofertelor

Din aceasta pagina puteti obtine informatii importante legate de hotel, preturi, perioada sejurului, avion, aeroport de plecare, timp estimat de calatorie dus – retur, camera hotel, categorie si servicii suplimentare ale hotelului. De asemenea puteti accesa galeria foto a hotelului.

24

In acest pas puteti verifica disponibilitatea ofertei cu un click pe butonul din dreapta sus a ecranului.

6.2 Oferte similare Sistemul retine criteriile de cautare introduse anterior si va ofera oferte similare. Diferentele privind durata sejuruli, tipul de masa sau alte servicii oferite sunt intotdeauna listate in culoarea rosu. In cazul in care una dintre aceste oferte similare este interesanta click pe oferta respectiva.

6.3 Comparatie de preturi Sistemul compara mai multe oferte de la mai multi touroperatori. In cazul in care ati ales oferta care va intereseaza click pe aceasta.

25

6.4 Interogare pentru booking final Click pe butonul Inainte pentru a vizualiza urmatorul pas al rezervarii.

7. Rezervari

In aceasta etapa sistemul va prezinta pretul final pentru toate serviciile incluse in oferta aleasa. Click pe Servicii suplimentare va prezinta toate informatiile introduse pentru a realiza un booking final. Fiecare serviciu este descris mai jos:

1. Nr – Numar curent 2. Cod – cod de comanda pentru serviciul selectat

F - doar zbor H – hotel BU – autocar

3. Serviciu – reprezinta codul IATA pentru aeroporturi in cazul in care este selectat un zbor sau codul de hotel atribuit unitatii turistice in catalogul touroperatorului

4. Cazare - cod pentru cazare 5. Cantitate – numarul serviciilor selectate 6. Data de plecare – data de inceput a sejurului 7. Numar turisti – specifica numarul de turism participanti la calatorie 8. Status reprezinta statusul rezervarii

OK – serviciul poate fi rezervat/ Serviciul a fost rezervat OP - booking option RF – serviciu in asteptare RQ – rezervare on request (se asteapta confirmarea touroperatorului) XX – serviciu anulat

9. Pret reprezinta pretul final pentru toate serviciile rezervate.

26

Sectiunea Informatii suplimentare contine detalii legate de orele de plecare/ data de plecare, tipul de cazare, tip de masa si servicii suplimentare incluse in pret. In acest pas puteti adauga servicii suplimentare oferite de catre touroperator. Selectati serviciul oferit de touroperator, vizualizati pretul oferit. Click pe Vizualizeaza pret final pentru a calcula pretul total al intregii oferte.

ATENTIE! Serviciile suplimentare atasate unei oferte variaza la fiecare touroperator in parte.

7.1. Adaugarea de informatii suplimentare Pentru a completa rezervarea este nevoie ca datele participantilor la calatorie si a platitorului sa fie introduse. Campurile marcate cu un * sunt obligatorii. Formatul corect pentru data este. ZI.LUNA.AN.

In cazul in care unul dintre participantii la calatorie este si platitorul, dupa introducerea datele in sistem selectati casuta de Platitor. Informatiile vor fi importate automat. Daca mai multi participanti la calatorie au aceeasi adresa atunci puteti selecta Familie si datele sunt de asemenea copiate. Daca clientul doreste sa revizualizeze oferta, informatiile introduse vor fi salvate automat. Doar click pe butonul Sterge pentru a anula informatiile introduse.

27

Prezenta butonului verde semnifica disponibilitatea rezervarii si posibilitatea ca aceasta sa fie finalizata. Pentru a finaliza o rezervare click Rezerva. In cazul in care unul dintre aceste campuri va fi omis, sistemul va va notifica in mod automat despre acele campuri incomplete.

In cazul in care unele servicii selectate nu sunt disponibile, sistemul va propune posibilitatea de a selecta alte optiuni. Sunt afisate oferte si propuneri similare.

8. Confirmarea rezervarii

Sistemul va afiseaza confirmarea pentru a realiza booking final. Este afisat numarul de rezevare, participantii la calatorie, descrieri. In aceasta etapa puteti printa rezervarea accesand butonul Print. Pentru a verifica rezervarea inca o data puteti sa o vizualizati pe link-ul Rezervare. Pentru a accesa masca initiala de cautare click pe Cautare din coltul dreapta sus al ferestrei.

28

9. Lista de rezervari. Voucher. Detaliile rezervarii

9.1. Lista de rezervari Un element important al sistemului este lista de rezervari efectuate prin sistem. Pentru a accesa aceasta lista click pe butonul de rezervari Lista de rezervari. Lista afisata poate fi sortata in functie de numarul de rezervari, touroperator, data plecarii, informatii legate de platitor sau codul de expedient al agentului de turism. Pentru a gasi o rezervare introduceti in campul de Cautare informatiile dupa care doriti ca sistemul sa va afiseze rezultatul: numarul de rezervare,

data plcarii, data rezervarii, nume/prenume, pret sau status. Click pe icon-ul pentru ca sistemul sa va afiseze lista de rezervari in functie de criteriile introduse.

Utilizati icon-ul de navigare sau sagetile de pe tastatura pentru a modifica ordinea in care sunt afisate (spre exemplu de la cea mai apropiata data de plecare pana la cea mai indepartata, de la cel mai mic pret pana la cel mai mare etc).Suplimentar exista o modalitate pentru a restrange rezervarile pe un anume touroperator folosind butonul Vizualizeaza rezervari in lista touroperatorilor.

Toate rezervarile din sistem sunt afisate in lista. Cu toate acestea toate rezervarile efectuate prin sistem sunt arhivate. Pentru a accesa aceasta arhiva selectati Rezervari arhivate sau icon-ul de lupa. Puteti vizualiza lista de rezervari completa (rezervarile efectuate in MerlinX cat si rezervarile efectuate in alt sistem de rezervari al touroperatorului – rezervarile offline). Un model de prezentare despre cum sa utilizati acest modul de rezervari este prezentat la pagina 45.

29

9.2. Voucher. Confirmarea rezervarii Pentru a printa confirmarea rezervarii sau voucher-ul pentru client, selectati din lista butonul Print.

9.3 Detaliile rezervarii

Pentru a vizualiza detaliile rezervarii, click pe numarul de rezervare disponibil in fereastra principala a sistemului. In aceasta fereastra exista o lista cu toate rezervarile efectuate si facturate inregistrate de catre touroperator.

10. Booking option Atentie! Durata de confirmare si alte diferite optiuni varianza in functie de fiecare touroperator in parte.

Pentru a realiza un booking option pana la obtinerea toate informatiilor si detaliilor legate de plata participantilor la calatorie, efectuati aceeasi pasi de rezervare precum in cazul unei

30

rezervari normale. Dupa completarea formularului cu datele clientului selectati Option iar numarul de rezervare atribuit va fi unul optional. Atentie la statusul rezervarii: OP inseamna booking optional.

Selectati butonul Option si sistemul va afiseaza durata pana la care booking-ul option este pastrat. Pentru a transforma un booking option intr-unul ferm verificati inca o data corectitudinea informatiilor si apoi click pe Confirma rezervare.

Atentie! Booking-ul optional care este convertit intr-unul ferm va fi afisat de catre sistem la Status cu codul specificat de RF.

11. Rezervare on request Rezervarea on request este o rezervare care inca necesita confirmare din partea touroperatorului. In cazul in unei rezervari on request se urmeaza aceeasi pasi ca si pentru o rezervare ferma insa sistemul va afiseaza ca este nevoie de confirmarea touroperatorului. Informatii despre posibilitatea de a incheia rezervare sunt afisate in bara de culoare portocalie.

Atentie! Atunci cand rezervarea Dumneavoastra este on request la Status este afisat RQ. Atentie! Pentru a vedea daca rezervarea a fost confirmata la Status va fi afisat OK. In cazul in care rezervare nu a fost confirmata de catre touroperator, atunci la Status este afisat XX. Atentie! Rezervarile on-request pot fi realizate doar atunci cand sistemul ofera aceasta varianta. Nu va fi posibil sa se realizeze booking-uri on-request in orice alta varianta – spre exemplu, cand rezervarea se poate confirma cu statusul de OK.

31

12. Schimbari in lista de rezervari Datele pasagerilor introduse in rezervari pot fi modificate. Pentru a efectua aceste modificari, vizualizati detaliile rezervarii cu un click pe numarul rezervarii disponibil in fereastra principala a sistemului. Atunci cand faceti click pe Modifica puteti actualiza informatiile introduse in rezervari. Ca un rezultat al acestei operatii se va trimie un email automat la touroperator informandu-l ca s-au efectuat modificari. Doar dupa ce centrul de rezervari al touroperatorilor confirma modificarea, modificarile sunt vizibile in sistem.

13. Anularea rezervarii Pentru a anula o rezervare este nevoie sa faceti click pe numarul de rezervare din lista de rezervari din fereastra principala a sistemului si apoi click pe Anuleaza rezervare in partea de stanga jos a ecranului. Puteti verifica ce implica anularea rezervarii inainte printr-un click pe butonul Verifica disponibiliatea pentru anulare. Un mesaj important afisat de sistem este cel legat de costurile de anulare a rezervarii. Inainte de a merge mai departe cu anularea rezervarii sistemul va cere sa confirmati decizia Dumnevoastra.

32

Atentie! Dupa confirmarea de anulare a rezervarii, aceasta va fi anulata la status cu XX ca si cum ar fi fost stearsa. Atentie! In cazul in care primiti un mesaj diferit, anularea este imposibila. Este nevoie sa contactati direct touroperatorul in cauza. Atentie! Va rugam sa va asigurati ca nu in toate cazurile si nu toti touroperatorii ofera posibilitatea de anulare a rezervarii. Va rugam sa consultati dinainte contractul sau termenii si condiitile stabilitea intre agentia Dumnevoastra si touroperator.

33

MANUAL PENTRU MASCA DE REZERVARI

14. Descrierea mastii de rezervari Masca de rezervari MerlinX va ofera posibilitatea de a efectua rezervari la peste 240 touropeartori internationali. Puteti efectua rezervari intr-un mod rapid si eficient cu aceasta aplicatie gratuita. Totodata puteti vizualiza informatii legate de locurile disponibile in avion sau

camerele din hotel. Pentru a activa masca de rezervari click pe icon-ul .

1. Trimite rezervarea - clicl pentru a trimite cererea de rezervare la touroperator 2. Actions implica selectarea unor servicii diverse 3. Touroperator contine lista de touroperatori 4. Catalog reprezinta codul de catalog pentru produsele rezervate. 5. Alege actiunea va permite sa alegeti dintr-o lista de coduri de actiune pentru serviciile

dorite 6. Agentie este campul pentru numarul Dumnevoastra de agentie.

34

7. Numar de pasageri reprezinta numarul de participanti la un eveniment. In cazul unor touroperator numarul de pasageri nu include infantii participanti la calatorie.

8. Numarul rezervarii reprezinta codul prin care puteti readuce ultima rezervare pentru a efectua modificari.

9. Camp pentru informatii reprezinta campul unde puteti afisa informatii suplimentare despre touroperatori.

10. M reprezinta selectia a doua sau mai multe servicii suplimentare. 11. Comanda reprezinta campul pentru introducerea codului de actiune (ex: F – flight, H –

hotel). 12. Service este parte a codului de servicii. 13. Sejur – in cazul unui HOTEL selectati codul H impreuna cu tipul de camera sau tipul de

masa (maxim 4 selectii) 14. Campul 14 se completeaza doar in cazul unui pat suplimentar sau dormitor. 15. Numar selectati numarul sau cantitatea serviciilor pentru client 16. De la – Pana la este campul unde introduceti data de plecare pentru sejur (format

ZILUNAAN) De asemenea puteti introduce direct numarul de zile dorit pentru sejur. 17. Numar de persoane reprezinta numarul de persoane participanti la calatorie 18. Status afiseaza informatii despre statusul rezervarii Dumnevoastra. 19. Campul Pret afiseaza pretul pentru respectivul serviciu. 20. Comentarii reprezinta un camp pentru introducerea de informatii suplimentare ( camp

nefunctional). 21. Pret final afiseaza pretul final pentru serviciul turistic selectat (suma tuturor serviciilor

si comisioanelor aferente) 22. Sex 23. Nume/Prenume/Titlu reprezinta informatii despre participantii la calatorie 24. Varsta reprezinta varsta turistilor 25. Pret 2 reprezinta pretul pentru fiecare persoana in parte 26. Datele platitorului se completeaza cu toate informatiile cerute de sistem in legatura cu

persoana care plateste respectivul serviciu turistic (in mod normal este unul dintre participanti, dar nu intotdeauna).

27. Clear curata masca de toate informatiile completate si va ofer un modul nou de lucru Atentie! Unele campuri pot fi completate in mod automat. Daca va alegeti data de plecare si intoarcere pentru sejur aceasta poate fi introdusa din calendar.

35

Folosind lupa din partea stanga sus veti gasi informatii suplimentare legate de codurile de actiune ce pot fi folosite.

Lupa pentru coduri este disponibila cu exemple si pentru alte campuri din motor. Introduceti codul de actiune pentru serviciul dorit.

Exemple de coduri. Atentie! Aceste coduri pot varia in functie de touroperatorii cu care aveti contract.

36

15. Rezervarea ofertelor

15.1. Zbor

In campul Touroperator introduceti codul de touroperator. Selectati codul de actiune pentru zbor – G. Introduceti numarul pasagerilor 2. In campul de comanda introduceti F de la Flight. In campul de service introduceti codul IATA pentru aeroportul de plecare si sosire. In campul De la si Pana la introduceti data plecarii in sejur, respectiv numarul de zile.

Sistemul va afiseaza tabelul ce va indica zborurile disponbile si disponibilitatile. Cifrele in campul Wolne de la 0 – 9 indica numarul actual de locuri disponibile iar simbolul * semnifica faptul ca sunt mai mult de 9 locuri pe un zbor.

37

Sagetile din coltul drepta jos va ajuta sa navigati printre paginile de oferte disponibile. Click Enter pentru a aduce selectia Dumneavoastra in masca de rezervari mai departe.

15.2. Hotel

In campul pentru cod de actiune introduceti comanda H – pentru hotel. In campul pentru comanda introduceti H. In cazul in care cunoasteti codul de hotel din catalogul de la touroperator va rugam sa il introduceti in campul pentru serviciu. Pentru a afisa hotelurile disponibile pe o anumita destinatie va rugam sa introduceti codul IATA al destinatiei respective. Codurile pentru hotel si numarul de camere disponibile sunt afisate in masca de rezervari si pot fi rescrise in campul pentru serviciu. In campul pentru cazare introduceti tipul de camera sau tipul si masa. In campul pentru cantitate, introduceti numarul de servicii dorite, respectiv numaruld e camere. In campul De la – pana la introduceti data de plecare in sejur (format ZILUNAAN).

15.3. Servicii suplimentare si asigurare

In campul pentru cod de actiune introduceti din nou codul G. In campul pentru comanda M introduceti semnul X. In campul de serviciu introduceti litera V pentru asigurare. Tabelul urmator va fi afisat (informatii complete despre asigurare).

38

Asigurarea selectata trebuie introdusa in mod manual in campul pentru serviciu. In campul pentru Cantitate 2 introduceti numarul de servicii pentru fiecare participant la calatorie ce doreste asigurare (in cazul nostru 2).

Masca de rezervari va permite de asemenea sa rezervati servicii suplimentare. In campul de comanda introduceti comanda G. In campul M tastati simbolul X. In campul de comanda introduceti S de la servicii suplimentare. Sistemul va afiseaza serviciile suplimentare disponibile.

Pentru a selecta unul dintre serviciile suplimentare este nevoie sa tastati manual in campul de service codul produsului sau serviciul ales. De asemenea, nu uitati sa completati campul de cantitate cu numarul de servicii dorite.

39

16. Realizarea unei rezervari

16.1. Interogare de pret Pentru a interoga sistemul daca o rezervare este posibila pe un anume pret introduceti comanda BA in campul de cod de actiune. La numarul de pasageri va rugam sa treceti numarul participantilor la calatorie.

Campurile ce reprezinta informatiile legate de calatori si platitor trebuie sa fie completate in totalitate (informatiile trebuie introduse cu simbolul / intre ele). De asemenea va rugam sa va asigurati ca ati introdus toate informatiipe precum tipul de serviciu (pachet, doar zbor, doar hotel) cantitatea de servicii, datele de plecare, numarul de participanti si informatii despre platitor. Va rugam sa nu folositi diacritice. Dupa ce toate datele au fost introduse corect in bara de informatii va fi afisat mesajul: Pentru rezervare va rugam sa folositi comanda B.

40

Cele mai importante informatii legate de rezervarea Dumnevoastra sunt:

1. Confirmarea faptului ca serviciul este disponibil. La Status trebuie sa fie indicat cuvantul OK.

2. Preturi specificate pentru fiecare serviciu in parte in campul Pret 3. Informatii legate de datele de plecare si sosire. Informatii despre alte servicii ce sunt

introduse suplimentar. 4. In campul Total va fi afisat pretul total al rezervarii. Then, to make a reservation, apply

action "B ".

Atentie! Unii touroperatori afiseaza pretul in alta moneda curenta decat RON!

16.2. Rezervare optionala Atentie! Durata de confirmare sau anulare a unei rezervari optionale difera de la un touroperator la altul.

41

Pentru a efectua o rezervare optionala selectati in campul de comanda codul OA. Completati celelalte campuri precum in cazul unei rezervari normale.

Dupa ce toate informatiile au fost introduse corect in bara de informatii va fi afisat mesajul Rezervare

optionala este disponibila. Folositi comanda O pentru a efectua o rezervare optionala.

Dupa comanda O sistemul va afisa numarul pentru rezervarea Dumneavoastra. Suplimentar in in bara de informatii se va afisa statusul OK si veti putea sa vizualizati numarul rezervarii. In campul unde este afisat mesajul veti primi informatii suplimentare despre durata de anulare sau despre confirmarea rezervarii optionale. In cazul acesta Rezervarea optionala fara confirmare de plata in 24 de ore va fi anulata.

42

Atentie! Rezevarile optionale au status afisat OP.

Atentie! Rezervarile optionale transformate in rezervari permanente au status indicat RF.

16.3. Rezervare on request

In cazul in care serviciile alese de Dumnevoastra au nevoie de confirmare din partea touroperatorului se presupune ca rezervarea este on request. In acest caz in campul multifunctional va fi afisat mesajul Rezervare on request cu comanda BQ.

43

Atentie! Atunci cand in lista de rezervari la status este afisat RQ pentru a efectua rezervarea finala folositi comanda BQ. Atentie! Daca rezervarea este confirmata de catre touroperator in campul de status este afisat OK. Daca rezervarea nu este confirmata de catre touroperator, statusul afisat este XX. Atentie! Booking on request este un serviciu direct nu exista posibilitatea de a selecta optiuni pe request. Atentie! Rezervarile on request pot fi efectuate atunci cand sistemul va ofera aceasta posibiliatea. Nu este posibil sa rezervati on request in alte cazuri (spre exemplu atunci cand sistemul va indica posibilitatea de a finaliza rezervarea – servicii OK).

16.4. Rezervare confirmata

16.4.1. Aceleasi servicii

Cel mai simplu exemplu de o rezervare complexa este atunci cand sunt solicitate una sau mai multe camera in acelasi hotel. In campul pentru codul de actiune introduceti BA. In celelalte campuri introduceti informatiile actualizate legate de numarul de participanti, servicii etc. Pentru ca lista de participanti sa contina mai multe persoane, la campul de Sex in dreptul fiecarui participant trebuie introduse codul pentru Domn – H, codul pentru Doamna – D.

44

Campul multifuntional va indica mesajul Pentru a rezerva va rugam introduceti comanda B.

16.4.2. Servicii de business Un alt tip de rezervare complexa este in cazul in care se solicita doua camere diferite (spre exemplu o dubla si o single).

45

Pentru a rezerva in acest caz este necesar sa adaugati din nou serviciul de hotel si camera suplimentara. In celelalte campuri introduceti numarul de participanti, servicii etc. In campul de cantitate introduceti numarul de participanti carora le este atribuit serviciul nou.

Lista turistilor trebuie completata cu informatii despre noii participanti la calatorie. In campul Sex introduceti codurile pentru sex ale turistilor D – Doamna, respectiv H – Domn. Selectati comada BA pentru a interoga sistemul daca rezervarea este posibila iar in cazul in care se poate efectua mergeti mai departe cu comanda B ca pentru orice rezervare conventionala.

Atentie! Retineti ca nu pentru toti touroperatorii exista posibilitatea de a efectua rezervari in masca MerlinX.

17. Confirmare printata a rezervarii, informatii suplimentare despre rezervare Afisarea rezervarii este posibila in doua moduri: a) prin introducerea numarul de rezervare b) prin selectarea rezervarii dintr-o lista de rezervari Pentru a readuce o rezervare urmati pasii urmatori:

1. In campul de touroperator introduceti codul touroperatorului 2. In campul pentru cod de actiune introduceti comanda D – de la Display 3. Introduceti numarul de rezervare in campul alocat acestuia

46

Pentru a printa rezervarea selectata, aplicati codul de actiune DR. O alta modalitate de a reafisa rezervarile este prin introducerea codului de actiune V.

Pentru a obtine informatii suplimentare despre o anume rezervare urmati pasii de mai jos:

1. In campul de touroperator introduceti codul pentru touroperatorul pe care s-a realizat rezervarea

2. In campul pentru cod de actiune introduceti comanda BI (Booking Information). 3. Introduceti numarul de rezervare in campul alocat acestuia

O data urmati pasii de mai sus sistemul va afiseaza informatiile legate de rezervarea Dumnevoastra.

47

Pentru rezervarile optionale este foarte important sa consultati datele legate de durata de confirmare sau anulare a booking-ului option.

Pe paginile urmatoare sunt incluse informatii legate de pretul serviciului turistic si comisionul agentiei.

48

Alte informatii aditionale despre touroperator pot fi consultate in masca de rezervari prin introducerea comenzii I (Information) in campul pentru codul de actiune.

Informatiile standard cu datele de contact ale touroperatorului sunt prezentate in fereastra urmatoare.

18. Anularea unei rezervari Pentru a verifica daca anularea rezervarii este posibila, va rugam folositi comanda SA.

49

O data introdusa aceasta comanda, in campul multifuntional va afisat un mesaj: Pentru a anula rezervarea va rugam folositi comanda S. Atentie! In cazul in care sistemul va afiseaza un alt mesaj decat cel de mai sus, va rugam sa contactati touroperatorul.

Atentie! Informatiile despre costurile de anulare a rezervarii sunt afisate mai jos. Va rugam sa le mai verificati o data. Pentru a anula rezervare Dumnevoastra, folositi comanda S.

Dupa anularea rezervarii in campul multifuntional va aparea mesajul: Rezervare anulata cu succes. In campul de status al rezervarii este indicat mesajul XX (serviciul si intreaga rezervare au fost anulate).

50

Atentie! Nu in cazul tuturor touroperatorilor este posibila anularea rezervarii fara nici un cost suplimentar. Va rugam sa consultati contractul intre agentia Dumneavoastra si touroperator.

Coduri de actiune B - rezervare BA – interogare pentru disponibiliatea si pretul rezervarii BI – informatii despre rezervare BQ – rezervare on request D - afisarea rezervarii DR – printarea rezervarii F – convertirea unei rezervari din optionala in ferma G – interogare despre zbor/transport/asigurare sau alte servicii suplimentare H – interogare pentru hotel OA – interogare pentru booking optional S – anularea rezervarii SA – interogare pentru posibiliatea de anulare V – lista de rezervari Coduri status OK – serviciul turistic poate fi rezervar/ serviciul este rezervat OP – rezervare optionala RF - RQ – rezervare on request XX – serviciu anulat Coduri de gen H-Domn D- Doamna B- Infant K-Copil