time_management_-curs.doc

7/24/2019 Time_management_-curs.doc

1/47

TIME=LIFE,THEREFORE,WASTE YOUR

TIME ANDWASTE YOUR LIFE,OR MASTER YOURTIME AND

MASTER YOUR LIFE.

ALAN LAKEIN

MANAGEMENTUL


2/47

TIMPULUI


3/47


4/47

OBIECTIVELE CURSULUI

Sa va ajute sa determinati cum anume folositi timpul in momentul prezent

Sa va faca constienti asupra timpului pe care il puteti controla

Sa va ajute sa gestionati cat mai eficient timpul asupra caruia detineti

controlul

Sa va ajute sa folositi timpul in maniera in care alegeti.


5/47

Cu toiipri i

! or! p! "#pt#$ #. Cu

%! &o%o"ii p! '%!u

!' o'"tr#?

P%'"'iu ( ) o%o' '

'r! !"ri! !% 'i i ! ou% )

'r! # "i

ii "'u 'io

'i. Apoi r!i*uii- #

r#"pu

"uri%!+i o !

tr'i-

# p! ! 'r!it!

"#

!!i ' #r!pr!*i

t# ooportu

it't! ! ' #) u #t#i

ou% )'r!-!"tio 'i ti pu%.

Deseori Uneori Rareori

. oo

i+

uit, # p!tr! !iti

pu%'+' u

r!i.

. /#"i

ii !"!ori-r#

ii +io

%i-'i "# &' !i %u rurip! 'r!

u %! orii!

fapt.

. A !i"! ti !

tu% ! i p%i 'r!) ur ' u ii p! 'r! o !"+ur'i.

. D!o i !i "t'i

'i !" p!"t!pro-r' ! $t

o%!-iiu !' o'"tr#.

. D!o i !i %u'i u ' ! %'

irou ' '"#, "!'r'+i ) !!0! .

. /# ii "tr!"'t 'u*' o%u u%ui 'r! ! #.


6/47

"i i pr!' u. /#"i

iii o

't)

%!-#tur# u pr!"t'i' ! %' %ou% ! u #.

. Co "i!r'i # 1o u% u !'o'"tr# # p%'!.

. Siii # '

!i o

tro% '"upr'ti

pu%uiu

!' o'"tr#.

. F' !i i+ 'r!2"port ) o regulat.

. M!r-!i)

' ' ! 't$t ! !"p!

$t'i

r!'.

.

Si ii # tr!

ui! "#

i

!r!u o up'i

$ ! ' prou ti .. /#"i ii

i o 'i ' # pi!r!iti

pu%i $

) $ .


7/47


8/47


9/47

Importan a gestionrii timpului

Ne petrecem cea mai mare parte a timpului mergnd laserviciu, rezolvnd sarcinile de serviciu nainte s plecmsprecas i fcnd fa problemelor cauzate de timp n ncercareade a ne ndeplini ndatoririle din afara sferei profesionale.

Principiul Pareto sau Regula 80:20

Spune cdin totalul de rezultate pe care le producem ntr-o zi,

80% din acele rezultate sunt generate cu 20% din efortul nostru.estul de 80% din efortul nostru generazdoar 20% dinrezultate.


10/47

Cumputemdevenimaieficien i?SCURT EXERCITIU

Lua i o foaie de hrtie i mpr i i -o n dou, trasnd o linie pe mijloc de sus pn jos.

n partea stng, enumera i cel pu in cinci lucruri care sunt cele mai importante pentru dvs. ncepe i cu lucrul care este cel mai important.Lista poate include persoane, lucruri, activit i, idealuri etc.

familie

sntate integritate prieteni

serviciu

Citit

n partea dreapt, scrie i lucrurile pentru care aloca i cel mai mult timp, ncepnd cu lucrul cruia i aloca i cel mai mult timp. Seviciu

Familie

Dormit


11/47

Gestionareatimpuluiv ajut s c p ta iuncontrolmaimare

asupravie iidvs.,attlaserviciuct iacas .

Concentra i-v pe rezultate i nu pe a rmne ocupa i! Astfel, ve i identifica ce activit i contriuie la eficien a dvs. i ce activit i v

irosesc timpul, v distrag de la scopurile propuse.

Important!

Stabili i-v scopuriclare iprecise!un scop clar este msurail i nu las loc de interpretri.ntrea i -v mereu !Cum vor arta lucrurile dup ndeplinirea sarcinilor?"


12/47

Scopurile clare pot r spunde urm toarelor ntreb ri:

Cine? Cine face ac iunea sau cine este afectat de

ac iunea respectiv?

Care? Care este rezultatul la care vreau sa ajung?

Unde? #nde se va desf ura activitatea?

Cnd? Cnd anume vreau sa finalizez sarcina?

Care? Care sunt constrngerile sau cerin ele de care

treuiesa in cont?

De ce? De ce este important? Care este beneficiul

concretaprut n urma indeplinirii sarcinii?


13/47

C utatiprovocarea!

$untem motiva i de recompensa pe care credem c o vom primi dup ndeplinirea

sarcinilor.

V PUTE IGESTI"TI PU #

Gestionarea tradi ional a timpului poate fi de folos, dar ntmpin ctevalimite. $olu ia favorit a e%per ilor pare s sune cam a a :

!$ac nu ave i destul timp s citi i% s scrie i scrisori% s &ti i sau s 'ace i

sport%atunci trezi i-v mai devreme("

Sau

)Pute i s spla i i cada n timp ce 'ace i du (*

Sau

!Pute i opta pentru un mic de+un 'cut la blender pe care l pute i bea n

drumspre serviciu."


14/47

Aceste metode pot func iona de minune pentru unele persoane i deloc pentru

altele.

&deea este c suntem la fel i totu i diferi i, iar regulile clasice nu

func ionea' pentru toat lumea.

(ste important sa descoperi i ce anume func ionea' pentru dvs. cu

ajutorul sugestiilor si e%erci iilor care urmea'.

(%ist destul de multe lucruri asupra crora de inem controlul sau asupra

crora putem o ine controlul pe parcurs.

De exemplu, dac ave i programare undeva n 'iua ), v pute i tre'i oricnd cu *minute nainte de ie irea din irou c primi i o nou sarcin de re'olvat

sau primi i un telefon de la gradini prin care s fi i anun at c vi s -a

mbolnavit copilul. Totce pute i face este s anticipa i i s ajusta i.


15/47

!. Stabilirea

responsabilit ilor

, priorit ilor,

i obiectivelor

2. "liminarea 3. Planificarea i

actiit ilor programarea

nepotriite i utilizrii timpului

care nu sunt ds zilnic i

necesare sptmnal

Include i timp

!elega i ct de mult pentru

pute i din actiit i evenimentele

neprezute

"tilizarea optim

a timpului n

care sunte i #n

forma ma$im

%limina i sau

reduce i pe ct pute i

elementele

perturbatoare


16/47

$C+&- &A&,/A &&C&

&magina i -v urmtorul scenariu, i anume c pe parcursul vie ii v ve i

petrece:

7 ani n baie

6 ani mncnd

* ani a teptnd la rnd

3 ani

n

nt

lniri de afaceri

8 luni deschiznd mesaje spam

6 luni stnd la culoarea rosie a semaforului


17/47

/roail c imagina ia dvs. a fugit deja ctre o plaja pustie sau pe vrful unui

munte. 0ar...s nu ne grim totu i.

/a ii mici pot aduce schimri semnificative. De exemplu:

,- .ace iunplanrealistalzilei1 nu calcula i totul la secund. (ste foarte posiil

srmne i locat n trafic ntre dou ntlniri, s nu v porneasc ma ina etc.

/- 0ncerca is 'ace iunplanrealistdarnunc rcat. 2i i reali ti n privin a

raportuluidintre a teptri i timpul alocat activit ilor. 3rece i n prim plan

lucrurile care sunt saucare vi se par foarte importante/ urgent de rezolvat.

1- Trece ipelist ceesteposibils 'aceti, nu imperativele. $crie i acele activit i carespera i, vre i i, desigur, treuie sa le ndeplini i pn la sfr itul 'ilei. 4u

crea i un plan de e%ecu ie pentru restul #niversului.


18/47

,- Plani'ica i-v sarcinile(

/- ubate ilistaincuie%ci lsa i -o fle%iil.

1- .i icreativi(ncerca i s alterna i ritmul . 0e e%emplu, dup o sarcin dificil

alege i una mai u oar. ncerca i s evita i rutina . 0e e%emplu, dac nu este

asolut necesar s rspunde i mesajelor de pe mail la prima or, nu o face i.

2- .ace ipauze( 'eri i-v recompense(

3- .i i&atas abandona ilistadeoarece dac scrie i doar povestea pe care a i

planificat s o scrie i, risca i s rata i povestea care se de'vluie pe parcurs.

Cu alte cuvinte, este ine sa nu fi i perfect organi'a i, pentru a putea rmne aten i la posiilit ile din jur.

4- uuita idea+utorulte5nolo&ic( (%ist o sumedenie de instrumente care v

pot facevia a mai u oar.


19/47

"#ista destul de multe lucruri asupra carora detinem controlul sau asupracarora putem capata controlul pe parcurs.

$e e#emplu, in ziua aveti programare la medicul de familie si cu &minute inainte sa iesiti din birou primiti o noua sarcina sau primiti un telefon dela gradinita prin care vi se spune ca trebuie sa va luati copilul acasa maidevreme decat de obicei din diverse motive.

'ot ce puteti face este sa anticipati si saa(ustati. 'impul este o resursa unica.

)i de zi, cu totii beneficiem de aceeasi cantitate. Nu poate fi pornit sauoprit. Nu poate fi inlocuit.

*estionarea timpului necesita analiza si planificare."ste, de asemenea, un proces personal si trebuie sa se potriveascaperfect stilului dumneavoastra si circumstantelor.


20/47

+rezentare plan time management

! Nu incercati sa planificati absolut totul. ncercarea de a planui fiecareminut poate deveni o pierdere de timp si se poate dovedi a fi contraproductiv.

e se intampla, de e#emplu, cu pretiosul program daca ceva se amana c/iarde la inceputul zilei

'otul se decaleaza si dumneavoastra veti deveni stresat. 1nele sarcini necesitacu siguranta planificare.

$ar ideea este sa nu calculati totul la secunda.

'ineti cont de faptul ca dumneavoastra va setati programul, ritmul.

$umneavoastra il controlati si nu invers.


21/47

2 Nu luati prea multe sarcini deodata. 1nul din cele mai notabile

e#emple consta intr-un e#periment condus de olegiul ing in anul 200&.

n timpul e#perimentului, cercetatorii au administrat teste 3 celor 4 grupuride studenti, dupa cum urmeaza5

a grup nu a facut nimic in afara de a completa testul

b 6l -lea grup a fost distras de email-uri si telefoane in timpul testul.c 6l -lea grup a dat testul in timp ce a fumat mari(uana. $a, ati auzit binein timp ce se drogau cu ceva..usor.

$upa cum ati g/icit probabil, cele mai bune rezultate au fost obtinutede primul grup7 nici o surpriza aici.

$ar iata partea interesanta5 cei distrasi de email-uri si telefoane s-au descurcat mai prost decat cei care au fumat mari(uana.


22/47

Concluzia? Daca incercati sa faceti mai multe

lucruri in acelasi timp (fie ele si lucruri simple, ce tin

de rutina zilnica la birou) nu veti reusi decat sa

contribuiti la o scadere a productivitatii.

Prin urmare, atunci cand aveti ceva important si

dificil de rezolvat, inchideti telefonul (sau

redirectionati apelurile catre secretara sau catre

asistentul dvs.), nu va mai verificati email-ul etc.


23/47

4 $elegati n mod ironic, cei mai multi oameni sunt atenti pe ce anumec/eltuiesc banii, dar arunca in sc/imb cu timpul.$e e#emplu, sa spunem ca faceti 2& de euro pe ora la serviciu.

$aca petreceti 2 ore pe saptamana facand curat in casa, c/eltuiti teoretic&0 de euro la care poate fi adaugat si efortul de a face un lucru de care nuaveti probabil c/ef.

$aca veti anga(a o firma de curatenie cu !0 euro pe ora, suma c/eltuita vafi de 20 de euro si nu de &0.

n plus, veti avea libertate totala de a face ce doriti cu timpul.


24/47

9 :iti fle#ibili. "ste, intr-adevar, important sa fiti foarte clari in privintascopurilor propuse dar la fel de important este si sa nu va atasati deplanul care va va a(uta la indeplinirea scopurilor.

$e ce +entru ca sunt destule sanse ca noi lucruri sa se iveasca sica circumstantele sa se sc/imbe.

+astrati in vedere faptul ca planul reprezinta doar un instrument ceva poate duce catre un anumit punct.

$e e#emplu, se poate sa apara o noua oportunitate care sa vapermita sa va atingeti scopul mult mai rapid sau sa atingeti mult maiusor alte teluri programate pentru zilele sau saptamanile urmatoare.

Nu merita sa o ignorati doar pentru ca nu se afla in plan, nu


25/47

&& 'i i creatii. (ncerca i s alterna i ritmul. !e e$emplu, dup osarcin dificil alege i una mai u oar. (ncerca i s eita i rutina. !e e$emplu, dac nu este absolut necesar srspunde i mesa)elor de pe mail la prima or, nu o face i.

; faceti pauze. ucrand timp de ;0 de minute reusiti sa intrati intr-un ritm bun sioprindu-va inainte sa depasiti =0 de minute va va a(uta sa nu vaepuizati.

?a trebui sa e#perimentati pentru a afla care e timpul ideal de

lucru pentru dumneavoastra. n timpul pauzei incercati sa varela#ati cu adevarat @nu va verificati email-ul. puteti iesi la oscurta plimbare, de e#emplu.

6ceasta pauza de stimulare mentala va tine departe riscul de ava suprasatura creierul.


26/47

A :iti gata sa abandonati lista. ?a e teama in acest caz ca vetida gres ei mai multi oameni se tem de esec.

$ar ganditi-va ca oamenii care au inregistrat cele mai multesuccese de-a lungul istoriei sunt si cei care au esuat cel mai mult.

$e ce

+entru ca au indraznit mai mult decat oamenii din (urul lor.

:iti desc/isi la noi oportunitati si de fiecare data camd va va ingri(orarezultatul final al unor actiuni, amintiti-va ca esecul repezinta oe#perienta valoroasa despre cum ar fi trebuit sau cum nu ar fi trebuitsa procedati la un moment dat.


27/47

8& (n func ie de te*nologia pe care o aeti la dispozitie, e$ista o

sumedenie de instrumente pe care le puteti folosi pentru a va face viata maiusoara, a nu munci in zadar si a economisi un timp pretios.

Spre e#emplu, daca va faceti un obicei din a citi anumite subiecte din ziarein fiecare dimineata, ar trebui sa stiti ca e#ista variante de lectura mult mairapide decat ziarul pe suport de /artie.

+e calculator, de e#emplu, e#ista programe numite feed reader, care vapermit sa cititi stirile selectiv, in functie de cuvinte c/eie pe care le alegetidumneavoastra.

Scutiti astfel timpul necesar rasfoirii paginilor de internet, si puteti alegesa cititi doar ceea ce va intereseaza.

$aca aveti si un telefon inteligent de ultima generatie, puteti face acest lucrusi in drum spre serviciu, sincronizand telefonul cu computerul personal.


28/47

%$ist programe de luat notite, disponibile si pe smartp*oneuri, carea permit, de e#emplu, sa pastrati listele de cumparaturi sau diferite alteinformatii tot timpul la indemana. n plus, accesul la aceste aplicatii poatefi impartit cu alti utilizatori.

+artenerul de acasa poate completa lista de cumparaturi fara sa va maisune si sa va tina la telefon, iar in momentul in care va conectati lainternet aceasta se va actualiza automat.

"ditoarele de te#t, precum *oogle docs, va permit sa lucrati impreunacu mai multi colaboratori pe acelasi document, fara sa fie nevoie sa vadeplasati si sa va vedeti fata in fata pentru cea mai mica modificare. Nue#agerati insa cu aceste tipuri de a(utor.

+uteti pierde mai mult timp daca nu sunteti atent, si va complicati viatain mod inutil. 1n telefon este de multe ori mai rapid si mai eficient decatun email.


29/47

!e ce este necesar

+anagementul timpului te a)uta sa:

iti atingi scopurile

prioritizezi

creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale iti maintesti mai multe lucruri

sa profiti mai mult de timpul tau

delegi

comunici mai bine

imbunatesti creatiitatea iti tii iata in ec*ilibru

faci fata sc*imbarilor din iata ta

cresti calitatea ietii


30/47

otii de timp

telefonul care suna tot timpul

izitatori care te tin prea mult din timp

intalniri prea lungi si dezorganizate prioritati neclare

lipsa de delegare

amanarea sarcinlor mari si neplacute

-eleizorul

Internetul lipsa de structura si oganizare

probleme te*nice pe care nu lestapanesti


31/47

nu poti spune "


32/47

ele trei metode de eficientizare a timpului sunt5

!.Brganizarea

2. +rioritizarea

4. +lanificarea


33/47

/R1I1R%1:

n mod ideal ar trebui sa iti faci in fiecare seara lista cu ceai de facut in ziua urmatoare.

n aceasta etapa nu planifica tot. Nici macar nu te gandi ceeste mai importantpur si simplu scrie tot ce ai de facut.

6i putea sa-ti scrii sarcinile pe &-A zile inainte. +entru caiti vor permite imperfectiuni.

+entru ca vor e#ista zile in care nu poti sau nu vrei safaci tot. $aca iti oferi mai multa fle#ibilitate vei avea maimult timp @si mai mult spatiu pentru erori.


34/47

PRI/RI-I1R%:

1rmatorul pas este sa scrii sarcinile in ordinea prioritatilor, cuscopul de a face mai intai cele mai importante lucruri si coborandapoi in (osul listei. +rioritizarea o faci pentru a tine minte datelediferitelor sarcini, proiecte, evenimente, etc. la care lucrezi.

'ine seama cat de important este acel eveniment pentrusuccesul intregului an sau proiect.

B sarcina mica va avea mai putina importanta decat une#amen final sau un proiect mare.

$epinde de tine cum prioritizezi. Nimeni altcineva nu iti poatespune ce este cel mai important pentru tine7 fii responsabilde propriile tale actiuni.


35/47

P41I'I51R%:

6cum ca ai o lista cu tot ce ai de facut prioritizat, uita-te pelanga scoala si slu(ba la felul in care incap celelalte acitvitatiin orarul tau @lucrurile care nu pot fi evitate.

>a fel, e mai bine sa faci asta pe mai multe zile, nu de pe o zipe alta.

Nu uita sa-ti lasi programul fle#ibil.Nu te ambitiona prea multnu trebuie sa planifici fiecareminut din zi.

:a-ti un program rezonabil de care sa poit fii sigur ca ilpoti respecta.

>asa-ti timp pentru pauze, socializare, si restul de activitaticare pot aparea.


36/47

R%"4I !% 1"R 14% +1%+%-"4"I

!. 6tabileste7ti o rutina zilnica. Planifica orarul pentru rutini zilnice cum arfi intalnirile, ridicarea postei, ore de serviciu, #ero#, fa#, scrisori, etc.

2. :a lucrurile care cer capacitate mentala ma$ima cand esti in arfulcapacitatii.+une intalnirile minore cand capacitatea ta de concentrare este minima.

4. 6tabileste termeni limita realisti la toate actiitatile. 6i respecta7le. /ricepoate fi facut in timpl stabilit.

. u amana lucruri importante care nu7ti fac placere. Iti or bloca capul,reduce creativitatea si capacitatea de munca. Nici o sarcina nu devine maiusoara daca o amani.

&. 1mana ce nu este important. +ulte asa-zise probleme se pot rezolva delasine daca le amani.

9. 1nalizeaza7ti interuperile. 6i ia masuri sa le micsorezi sau sa le elimini.


37/47

A. 6tabileste momente in care sa nu te deran)eze nimeni. -inesedinte cu tine insuti. +une o notava rog nu deranjati la usa, cuunbilet cand esti disponibil.

>asa-ti robotul mergand si raspunde la toate telefoanele mai tarziusau inc/ide-l pur si simplu. :a totul pentru a-ti pastra un timp incare sa ne tu deran(ze. Spune-le colegilor cand nu esti disponibil simentioneaza-le cand te pot gasi din nou.

8. 'a lucrurile pe rand. 6i tine eidenta lucrurilor urmatoare.

9. Planifica7ti telefoanele. oteaza7ti pe scurt ce rei sa spuisi ce rei sa afli.

6cest lucru iti salveaza si timpul tau si al celuilalt siimbunatateste comunicarea.

10. 1duna7ti ideile intr7un loc: -ime +anager7ul tau personalsau 1genda&. 6crie ideile cand iti vin. Astfel nu vei mai uitaniciuna. Treci peste ele regulat si foloseste-le.


38/47

!!. !aca incepi cea, cat mai posibil termina. !aca impartilucrurile prea mult, pierzi coerenta, pierzi imaginea de ansamblusitimpul incalzindu-te de fiecare data cand o iei de la capat.

!2. Pune7ti pauzele atunci cand stii ca nu lucrezi eficient. !ee$mplu cand cei cu care trebuie sa vorbesti nu sunt disponibili,candmaterialul de care ai nevoie e gata, etc.

;3. 'oloseste timpi bine definiti


39/47

;=. 'a7ti o obisnuinta din erificarea felului in care iti folosestitimpul. $e e#emplu, iti poti verifica 'ime . ulca-te cu o ora mai dereme si trezeste7te de dimineatacandai timp sa7ti planifici agenda pe ziua respectiva.

;8. !a7ti premii cand iti atingi scopul.

!=. rupeaza actiitati similare.

20. Regula 9070: planifica doar 90 ? din timpul disponibil silasarestul pentru evenimente neasteptate.


40/47

+atricea managementului timpului:

"rgent Putin urgentmportant

Ne-important

'1 15"+@ P41I'I51

$">"6*6 1'6

35aracteristicile unui plan bun3 realist si in acelasi timp motivant

fl ibil tf l i t t d t l /i b i it di f i t i


41/47

3fle#ibil, astfel incat se poate adapta la sc/imbari venite din afara sau interior

structurat simplu sa inteleaga oricine

6copurile tale trebuie sa fie: Posibil de atins 5redibile 5lare !orite


42/47

-e*nici de planificare

+indmapping

6preads*eet coloane pentru ariic*eie


43/47

Instumente pentru planificare eficienta:

!. Scopuri2. 6genda4. alendar

9. 'ermene&. +rioritati;. B secretaraA. 1n cos de gunoi8. Sistem

=. B usa!0.esponsabilitate


44/47

Cum sa mananci un elefant

"Un proiect mare este ca un elefant pe care te chinui sa-l mananci.In nici un caz nu trebuie sa astepti sa-ti creasca gura.


45/47


46/47


47/47

4Iu !5ti

i'6'7Atu i u

ri"ipi ' u !"# uit

ti pu%,# ii ti

p!"t!

ut# i'6'89Benjamin Franklin

time_management_-curs.doc

Documents