Pentru a pastra limbajul acestui document cât mai simplu şi lizibil, se foloseşte pe cât posibil genul neutru. Acolo unde este cazul, masculinul include şi femininul.

Move & More.

OMV Group

Think:Ahead CARE Manualul Utilizatorului

- 2 -

Conţinutul manualului utilizatorului: 1 Noţiuni introductive ..............................................................Error! Bookmark not defined. 1.1 Ce este CARE ................................................................................................................. 4 1.2 Grupuri de utilizatori ......................................................Error! Bookmark not defined. 1.3 Logarea la aplicaţia CARE ............................................................................................. 5 1.4 Pagina de start ................................................................Error! Bookmark not defined. 1.5 Funcţiile/ Modulele CARE ...............................................Error! Bookmark not defined. 2 Funcţionalitatea comună a aplicaţiei....................................Error! Bookmark not defined. 3 Elementele ferestrei, butoanele şi funcţionalităţi generale .Error! Bookmark not defined. 3.1 Elementele ferestrei........................................................Error! Bookmark not defined. 3.2 Butoanele ..................................................................................................................... 18 Adăugarea unui rând .....................................................................Error! Bookmark not defined. 3.3 Folosirea controlului exterior .........................................Error! Bookmark not defined. 3.4 Selectarea Datei şi a Orei ...............................................Error! Bookmark not defined. 3.5 Adăugarea informaţiei despre cost ...............................Error! Bookmark not defined. 3.6 Feedback / Comentarii ................................................................................................. 25 3.7 Navigarea – Accesarea înregistrării părinte ..................Error! Bookmark not defined. 3.8 Căutarea ..........................................................................Error! Bookmark not defined. 3.9 Căutarea unei persoane .................................................Error! Bookmark not defined. 3.10 Adăugarea unui ataşament ............................................Error! Bookmark not defined. 3.11 Status ........................................................................................................................... 33 3.12 Trimiterea unui mesaj E-mail .........................................Error! Bookmark not defined. 3.13 Notificări ...................................................................................................................... 34 3.14 Vizualizare Jurnal Notificări ...........................................Error! Bookmark not defined. 3.15 Vizualizare jurnalul de modificări ...................................Error! Bookmark not defined. 3.16 Validarea mesajelor ........................................................Error! Bookmark not defined. 4 Raportul iniţial al unui Incident/Incident fără urmări ........................................................ 37 4.1 Crearea Raportului iniţial al unui Incident/Incident fără urmări ................................ 38 4.2 Adăugarea de detalii pentru un Incident/Incident fără urmări/ Administrarea unui Incident/ Incident fără urmări ..................................................................................................... 49 5 Consecinţe .......................................................................................................................... 57 5.1 Adăugarea unei consecinţe ...........................................Error! Bookmark not defined. 5.2 Consecinţa Rănire/Boală ................................................Error! Bookmark not defined. 5.3 Consecinţa de mediu ......................................................Error! Bookmark not defined. 5.4 Consecinţa mijloace de transport ..................................Error! Bookmark not defined. 5.5 Consecinţa pierdere bunuri ...........................................Error! Bookmark not defined. 5.6 Consecinţa de Securitate ...............................................Error! Bookmark not defined. 5.7 Consecinţa de Reputaţie şi de Relaţii Comunitare ........Error! Bookmark not defined. 5.8 Consecinţa de calitate ....................................................Error! Bookmark not defined. 6 Analiza de risc .......................................................................Error! Bookmark not defined. 7 Investigaţii .......................................................................................................................... 83 8 Evaluări ..................................................................................Error! Bookmark not defined. 8.1 Adăugarea unei evaluări de conformare .......................Error! Bookmark not defined. 8.2 Adăugarea unei evaluări externe ...................................Error! Bookmark not defined. 8.3 Adăugarea unui Management Walk Around ............................................................ 100 8.4 Adăugarea unui Office Inspection .................................Error! Bookmark not defined. 9 Constatări/ Pericole ...............................................................Error! Bookmark not defined. 9.1 Crearea unei Constatări/ Pericol ....................................Error! Bookmark not defined. 9.2 Copierea unei Constatări/ Pericol ............................................................................. 115 10 CARE Express .................................................................................................................... 115

- 3 -

10.1 Crearea unei înregistrări folosind modulul “CARE EXPRESS” ...................................... 116 11 Acţiuni ....................................................................................Error! Bookmark not defined. 11.1 Crearea unei Acţiuni .......................................................Error! Bookmark not defined. 11.2 Copierea unei Acţiuni ................................................................................................ 121 12 Întâlniri ...................................................................................Error! Bookmark not defined. 13 Rapoarte ........................................................................................................................... 124 12.3 Salvarea unui Raport ................................................................................................. 128 12.4 Exportul unui Raport ................................................................................................. 129 12.5 Emailingul unui Raport.............................................................................................. 129 13 Procese ..................................................................................Error! Bookmark not defined. 13.1 Procesul pentru un Incident/Incident fără urmări .........Error! Bookmark not defined. 13.2 Procesul pentru o Investigaţie .......................................Error! Bookmark not defined. 13.3 Procesul pentru o Constatare/Pericol ............................Error! Bookmark not defined. 13.4 Procesul pentru o Acţiune ..............................................Error! Bookmark not defined. 14 Administrare – privire generală ............................................Error! Bookmark not defined. 14.1 Căutarea de personal .....................................................Error! Bookmark not defined. 14.2 Adăugarea de date ale personalului la o înregistrare existentăError! Bookmark not defined. 14.3 Cum se alocă roluri ........................................................Error! Bookmark not defined. 14.4 Cum se extind drepturile de vizibilitate peste drepturile implicite ......................... 141 14.5 Adăugarea unei persoane in aplicaţie ...................................................................... 144 14.6 Ore de lucru ....................................................................Error! Bookmark not defined. 14.7 Ajutor ..............................................................................Error! Bookmark not defined. 15 Glosar ................................................................................................................................ 148

Instrucţiuni de util izare:

Acest Manual poate fi folosit de către toţi utilizatorii CARE, dar, în funcţie de grupurile de utilizatori, numai anumite capitole sunt relevante, aşa cum sunt listate mai jos: Capitol:

Grup utilizator:

1 2 3 4.1

4.2

4.3

5 6 7 8 9.1

9.2

10.1

10.2

10.3

11

12.1

12.2

12.3

12.4

12.5

13

14

Utilizator Casual

x x x x x x x x x x x x

Utilizator General

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Utilizator Business

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Administrator site/ Key user

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Power User

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

- 4 -

1 Noţiuni introductive

1.1 Ce este CARE

� C olectarea informaţiilor despre incidente şi pericole.

� A nalizarea a ce s-a întâmplat şi care este riscul.

� R eacţionarea prin implementarea măsurilor corespunzătoare şi urmărirea lor.

� E xperimentează prin împărtăşirea colegilor despre lecţiile învăţate.

Think:Ahead CARE (aplicaţie concepută de IMPACT Enterprise) vă ajută să gestionaţi toate aspectele de risc privitoare la Sănătate, Siguranţă, Securitate şi Rezilienţă, Managementul mediului şi Relaţii Comunitare şi Afaceri în cadrul organizaţiei dumneavoastră. Puteţi căuta evenimente care deja s-au întâmplat, cum ar fi Incidentele şi consecinţele lor, precum şi investigaţiile aferente. De asemenea, puteţi fi proactiv şi să înregistraţi informaţii despre eforturile de prevenire, cum ar fi Evaluări, Constatări, Pericole şi Acţiuni. Înainte de a vă arăta cum se accesează aplicaţia, următoarea secţiune va trece în revistă diferitele Tipuri de Utilizatori din cadrul aplicaţiei CARE.

1.2 Grupuri de Utilizatori Există 5 grupuri diferite de utilizatori definite în cadrul aplicaţiei, acestea fiind listate mai jos cu detaliile aferente:

Util izator ocazional:

� Orice angajat care are acces la un computer

� Înregistraţi un Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări

� Editaţi sau completaţi Acţiuni când vă sunt atribuite

� Introduceţi Pericole ca şi Constatări de sine stătătoare (observaţii de pericole)

� Logaţi-vă la “Pagina de Start” pentru a vedea progresul evenimentului.

� Rulaţi rapoarte

Util izator General

� Toate drepturile “Utilizatorului ocazional”

� Efectuaţi evaluări de risc

� Creaţi Incidente/Incidente fără urmări, Consecinţe, Investigaţii, Evaluări, precum şi datele Acţiunii aferente

� Editaţi Incidente/Incidente fără urmări, Investigaţii, Evaluări şi Acţiuni în care sunteţi desemnaţi ca responsabil în cadrul fluxului de proces (dacă responsabilitatea permite editările în stadiul dat).

� Creaţi şi vizionaţi rapoarte

- 5 -

Util izator Business

� Toate drepturile “Utilizatorului general”

� Puteţi fi desemnat pentru roluri definite în cadrul fluxului de proces (responsabil de incident, conducător de investigaţie)

Administrator de site / Util izator cheie

� Toate drepturile “Utilizatorului business”

� Accesul pentru a gestiona personalul în cadrul CARE

� Accesul să schimbaţi stadiul, să stergeţi fisiere, să vă consultaţi cu administraţia generală.

� Utilizatori experimentaţi care au cunostinţe de HSSE şi despre procesele relevante

Util izator Power

� Toate drepturile “Utilizatorului business”

� Drepturi depline de administrare (capacitatea de a schimba listele, procesul şi ierarhia în cadrul aplicaţiei)

� Capacitatea de a edita Incidente/Incidente fără urmări, Investigaţii, Evaluări şi înregistrări de Acţiuni, indiferent dacă este desemnat pentru o responsabilitate aferentă fluxului de proces în care are drepturi de editare.

1.3 Logarea la aplicaţia CARE Există două posibilităţi de a lansa aplicaţia CARE:

Posibilitatea 1: prin intermediul adresei de web:

Introduceţi http://care.omv.com în bara adresei browserului dumneavoastră dacă sunteţi conectaţi în reţeaua standard de Intranet a OMV Introduceţi https://care-external.omv.com în bara browserului dumneavoastră dacă sunteţi conectaţi la o reţea non-standard (contractori sau acces de acasă). Notă: Dacă aţi terminat instruirea şi aveţi X Key (sau acces la sistemul OMV), puteţi ocoli ecranul de logare prezentat mai jos. Notă: Dacă aceasta este prima dată cand aţi accesat websiteul din calculatorul dumneavostră, veţi vedea afişat un ecran cu rubrica de selectare limbă; selectaţi limba pe care o preferaţi – limba setată va putea fi întotdeauna schimbată ulterior din “Setări”.

Dacă nu aveţi X Key, va aparea pagina CARE Înregistrare. Sunteţi gata să folosiţi CARE.

- 6 -

Vă rugăm să introduceţi Numele Utilizatorului care v-a fost furnizat şi Parola care, urmată de apăsarea tastei Conectare. Notă: Parola este sensibilă la Majuscule/ minuscule. Dacă este prima dată când vă conectaţi şi vreţi să vă modificaţi parola prestabilită, vă rugăm apăsaţi butonul de Modificare parolă pentru a vă seta parola personală. Apoi reveniţi la ecranul Înregistrare pentru a vă loga efectiv. În cazul în care vă uitaţi parola, administratorul de site vă poate reseta parola ca aceasta să fie din nou “care”.

Posibilitatea 2: prin intermediul Intranetului OMV / Petrom

Veţi putea vedea link-ul către CARE sub "Profil Utilizator – Favoritele mele" dacă faceţi următorii paşi:

- 7 -

Dacă bifaţi link-ul şi salvaţi modificările făcute, atunci link-ul va apărea pe pagina dumneavoastră de Intranet OMV/Petrom în partea dreaptă sub rubrica "Favoritele mele".

1.4 Pagina de start Atunci când utilizatorul intră în aplicaţie, CARE va afişa iniţial Pagina de Start personalizată pentru utilizatori.

Pagina de Start este împărţită în două secţiuni principale: � Meniul Principal este afişat permanent în partea stângă a paginii de start şi va apărea

într-o structură diferită prin apăsarea tastei “Meniu principal” din partea de sus a paginii.

� Responsabilităţile mele – Orice Acţiune, Constatare / Pericol sau Incident/Incident fără urmări în care utilizatorul curent este desemnat cu o responsabilitate sau care este creată de utilizator, va fi afişată în această secţiune. Aceste înregistrări pot să nu ceară acţiune din partea dumneavoastră, dar dacă sunteţi asociat cu această înregistrare, va apărea în cadrul acestei secţiuni.

- Din oficiu sunt listate doar subiectele care sunt încă deschise, dar aveţi mai multe opţiuni lista derulanţă din care puteţi selecta de asemenea subiectele închise.

Notă:

� Pagina de Start nu este actualizată imediat (vă rugăm apăsaţi butonul de actualizare din fereastra motorului de căutare/ browser web).

� Fiecare Modul diferit din cadrul CARE are propriul sistem de numerotare ID. De aceea, este posibil să aveţi Incident / Incident fără urmări ID: 43 şi de asemenea să aveţi o Acţiune ID: 43. Este important să intelegeţi că aceste două subiecte nu sunt neaparat

- 8 -

interconectate (deşi uneori ar putea avea legătură). Numarul ID funcţionează ca link pentru a naviga la înregistrarea corespunzătoare.

� HSE Monitor poate fi accesat prin linkurile de sub “Responsabilităţile mele”

1.5 Funcţiile/ Modulele CARE Graficele de mai jos vă oferă o imagine de ansamblu asupra modulelor din CARE. Arată corelaţia dintre module şi vă dă un indiciu despre diferitele roluri ale utilizatorilor şi sarcinile acestora în cadrul aplicaţiei. Notă: Consecinţele se pot adăuga doar la Incidente; Acţiunile pot fi adăugate la toate modulele cu excepţia Raportului iniţial şi a Consecinţelor; Investigaţiile se pot adăuga la Incidente/ Incidente fără urmări şi de asemenea la Constatări/ Pericole; există mai multe tipuri de Evaluări în funcţie de diferitele divizii; Constatare/ Pericol poate proveni din Evaluări sau poate fi subiect de sine stătător.

Vizibilitate date / Permisiune acces

� Limitează accesul utilizatorului la informaţii.

� Vizibilitatea este presetată, dar poate fi extinsă sau micşorată în funcţie de necesitate.

� Toţi utilizatorii sunt asociaţi unui singur site.

� Acordarea permisiunii depinde de grupul de utilizatori.

- 9 -

� Permisiunile sunt respinse de fluxul procesului respectiv (doar spre citire, editare, personalizat: de exemplu, cel care acţioneaza poate edita doar anumite câmpuri în modulul de Acţiune, alte câmpuri putând fi doar citite).

� Din moment ce fiecare divizie şi-a personalizat listele şi valorile în cadrul CARE, vizibilitatea pe care o aveţi dumneavoastră poate fi diferită faţă de exemplele date în acest manual.

Responsabilităţi

� Funcţii de serviciu cu activitate definită şi răspunderi în fluxul de lucru (Responsabil de urmărire Incident, Aprobatorul unei Acţiun, Supervizor responsabil).

� Persoanele desemnate pentru anumite funcţii de serviciu au anumite drepturi în cadrul unui Incident sau Incident fără urmări. Acestea pot include crearea, editarea sau dreptul de a vedea toate datele dintr-o înregistrare sau de a fi notificaţi despre o înregistrare.

Procesul business

� Flux de lucru = Activităţile din ciclul de viaţa a înregistrării respective.

� Statusul = etapele din ciclul de viaţă a înregistrării respective.

Deschis Asteaptă Aprobarea Închis

Reguli de business

� Regulile determină când este alocată o responsabilitate, ce responsabilitate permite editarea unei înregistrări (şi când) şi ordinea activităţilor.

� Aplicaţia de asemenea validează automat dacă toate condiţiile sunt îndeplinite pentru a se trece la stadiul următor: de exemplu, trebuie să completaţi o analiză de risc pentru toate Incidentele/ Incidentele fără urmări; toate Acţiunile trebuie închise înainte de a închide înregistrarea ”Constatare/ Pericol”.

Ghid de introducere date

� Dacă este posibil, vă rugăm să introduceţi datele în aplicaţia CARE în ENGLEZĂ.

� Introduceţi doar informaţii nepersonalizate. Nu introduceţi date personale cum ar fi numele unei persoane rănite.

� Păstraţi informaţia simplă. Este mai bine să folosiţi mai multe propoziţii decât o singură frază complicată.

� Atenţie - Şi alţi colegi vor să înţeleagă ceea ce aţi scris.

� Evitaţi abrevierile. Chiar dacă acestea sunt frecvente în departamentul dumneavoastră, în alte departamente se poate să nu fie folosite şi deci, să fie de neînţeles.

- 10 -

2 Funcţionalităţile comune ale aplicaţiei

Selectările de meniu, din partea de sus a fiecărei pagini din CARE, conţin:

� Pagina de Start – Această comandă vă va duce în Pagina de Start

� Meniu principal (cu submeniu pentru toate: Adaugă, Caută, Analizează, submeniuri adiţionale: Evaluări, Administrare, Utile şi Programator)

� Setări – Vezi pagina 14 pentru mai multe informaţii.

� Ajutor – Furnizează ajutor despre Manualul Utilizatorului, Roluri şi Responsabilităţi şi Carduri de Referinţă Rapidă.

Meniul principal

Sunt valabile următoarele opţiuni:

� Adaugă

� Caută

� Analizează

� Evaluări

� Administrare

� Utile

� Programator

Notă: În funcţie de tipul de permisiune deţinut, s-ar putea să nu vedeţi meniul de Evaluări, Administrare, Utile, Programator sau toate secţiunile din cadrul opţiunilor din meniu.

Adăugare

Comanda Adăugare (Meniu principal > Adăugare) vă permite să accesaţi diferite înregistrări existente şi să adăugaţi noi incidente/incidente fără urmări, constatări şi pericole.

- 11 -

Următorul tabel face o trecere în revistă a comenzii “Adăugare”.

Articol meniu Descriere

Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări (în funcţie de accesul utilizatorului)

Crează şi propune un nou Incident / Incident fără urmări (Permite introducerea mai multor detalii decât Raportul iniţial anterior).

Acţiuni (în funcţie de accesul utilizatorului)

Crează o Acţiune corectivă şi/sau preventivă.

Acţiuni recurente (în funcţie de accesul utilizatorului)

Crează o Acţiune recurentă.

Acţiune de grup (în funcţie de accesul utilizatorului)

Crează o Acţiune desemnată unui Grup.

Acţiune de grup recurentă (în funcţie de accesul utilizatorului)

Crează o Acţiune recurentă desemnată unui Grup

Constatare/ Pericol

Crează o înregistrare de sine stătătoare a unei Constatări/ Pericol

Constatare/ Pericol de Grup Crează o înregistrare a unei Constatări/ Pericol desemnată unui Grup

Întâlnire Crează înregistrarea unei Întâlniri

CARE Express Se aplică observaţiilor care pot fi soluţionate uşor (închise) şi acţiunilor corective care au fost efectuate de raportorul care le poate şi închide.

Evaluări

Comanda Evaluări (Meniu principal > Adaugă > Evaluări) permite adăugări de noi evaluări. Selectaţi anumite tipuri de Evaluări (de exemplu, Management Walk Around, Evaluare Externă, Inspecţie Birouri, Evaluare de Conformare sau Evaluare de Proiect) pentru a crea intrări noi.

Notă: Ca şi Utilizator Casual nu veţi vedea acest Meniu; Alţi utilizatori vor găsi mai multe detalii în Capitolul 8.

Căutare

Comanda Căutare (Meniu principal > Căutare) vă permite să localizaţi şi să accesaţi diferite înregistrări. Următorul tabel face o trecere în revistă a comenzii “Căutare”.

Articol Meniu Descriere

Incident/ Incident fără urmări

Căutaţi şi vizualizaţi înregistrarea existentă a unui Incident/Incident fără urmări. Este de asemenea posibil să Adăugaţi un nou Incident/ Incident fără urmări din acest ecran.

Acţiune � Căutaţi şi vizualizaţi Acţiunile existente � Creati Acţiuni noi de sine stătătoare

- 12 -

Constatare/ Pericol � Căutaţi şi vizualizaţi Constatările/Pericol existente

� Crează Pericole noi de sine stătătoare

Investigaţii

� Căutaţi înregistrarea existentă a unei Investigaţii.

� Creaţi înregistrarea unui nou Incident. Puteţi crea o nouă Investigaţie doar după ce creaţi un nou Incident, pentru că înregistrările de Investigaţii sunt întotdeauna corelate cu înregistrările de Incidente.

Evaluări Puteţi căuta toate tipurile de Evaluări disponibile pentru Utilizator

Consecinţe: Rănire/ Boală Mediu Întâlnire Mijloace de transport Pierdere de bunuri Securitate Calitate Relaţii Comunitare şi Reputaţie Eveniment Siguranţa Procesului CARE Express

� Căutaţi şi vizualizaţi Consecinţele existente � Creaţi înregistrarea unui nou Incident. Puteţi crea o nouă Consecinţă doar după ce creaţi un nou Incident, pentru că înregistrările de Consecinţe sunt întotdeauna corelate cu înregistrările de Incidente.

Analiză

Accesaţi comanda Analiză (Meniu principal > Analiză) pentru a crea şi vizualiza rapoarte şi pentru a vizualiza şi introduce “Măsuri” ca ore de lucru, kilometri conduşi, număr de angajaţi, etc. Următorul tabel face o trecere în revistă a comenzii “Analiză”.

Articol meniu Descriere

Măsuri (în funcţie de accesul utilizatorului)

Înregistrează Indicatorii cheie de Performanţă (KPI’s) care sunt raportaţi ori lunar ori anual – aceştia vor fi accesaţi numai de un număr limitat de utilizatori.

Gestionarea măsurilor (în funcţie de accesul utilizatorului)

Acest meniu este accesibil doar pentru un număr foarte limitat de utilizatori care sunt administratori principali pentru aplicaţie.

Raport Creaţi, rulaţi şi vizualizaţi rapoarte standard.

Cumulare/ Combinare de rapoarte Creaţi, rulaţi şi vizualizaţi rapoarte generate în Excel.

Rapoarte curente (în funcţie de accesul utilizatorului)

Afişează o listă cu toate rapoartele rulate de utilizator. Nu există o perioadă nelimitată de păstrare, ci este preconfigurată.

- 13 -

Administrare

Comanda Administrare vă permite să accesaţi opţiunile personale de administrare din cadrul CARE, cum ar fi resetări de parolă şi drepturile utilizatorului. Următorul tabel face o trecere în revistă a comenzii “Administrare”.

Articol Meniu Descriere

Personal (în funcţie de accesul utilizatorului)

Creaţi, căutaţi, vizualizaţi şi editaţi înregistrări personale.

Grup de distribuţie Vă permite să creaţi grupuri cărora să le alocaţi responsabilităţi.

Configurare de servicii Această opţiune este disponibilă doar pentru un număr foarte limitat de utilizatori care sunt administratori principali pentru aplicaţie.

File Transfer Location List – Listă locaţii transfer de fişiere

Este o opţiune pentru comanda “Programator” care vă permite să definiţi o locaţie pentru a salva rapoarte.

Administrare de sistem Această opţiune este disponibilă doar pentru un număr foarte limitat de utilizatori care sunt administratori principali pentru aplicaţie.

Despre Informaţii despre versiunea folosită

Acest Meniu poate fi folosit numai de către Adminsitratorii de Site / Utilizatorii cheie şi Utilizatorii Power.

Setări

Există 3 setări care pot fi schimbate în această zonă. Acestea includ: 1. Limba 2. Locaţia meniului 3. Setări de e-mail

Pentru a face oricare dintre schimbările de mai jos, daţi click pe Setări din partea de sus a oricărei pagini din CARE. Va apărea fereastra “Preferinţele utilizatorului”.

- 14 -

Limba

CARE susţine multiple limbi. Pentru implementarea în OMV şi Petrom, limbile folosite vor fi Engleza, Germana si Româna. Prin schimbarea limbii selectate, toate articolele din cadrul aplicaţiei vor fi schimbate conform valorii selectate (cu excepţia tuturor câmpurilor libere/ fără text). Pentru a schimba limba afişata:

1. Selectaţi o Limbă din zona Setăre Limbă.

2. Selectaţi locşia dumneavoastră din lista Local.

3. Daţi Click pe Salvare.

Notă: Limba şi Listele Locale sunt câmpuri obligatorii. Vor apărea setările făcute automat sau ultimele valori selectate.

Locaţie meniu

CARE vă permite să configuraţi butonul de meniu astfel încât să apară ca butoane localizate în partea de jos a paginilor sau ca linkuri în partea stângă a paginilor. Pentru a configura locaţia meniului: 1. Selectaţi Locaţie meniu din secţiunea Setări locaţie meniu.

- 15 -

Dacă selectaţi partea de jos, butoanele vor apărea astfel:

2. Dacă selectaţi Partea stângă, meniul va apărea astfel:

- 16 -

Setări e-mail

Această opţiune permite utilizatorilor să primească automat prin email rapoarte când folosesc butonul de “Rulare raport – Dinamic/ Rulare raport - Static”

- 17 -

3 Elementele ferestrei, Butoane şi Funcţionalităţi Generale

3.1 Elementele ferestrei Următorul tabel listează şi descrie elementele comune ferestrei din cadrul CARE.

Elemente Descriere

Tab-uri

Datele sunt organizate în conformitate cu denumirile generice afişate pe tab. Daţi click pe tab-ul respectiv pentru a vizualiza datele. Dacă tab-ul are un asterisc, acest lucru indică faptul că există câmpuri obligatorii în tab. Acestea sunt doar în modulul Editare pentru Incidente şi Consecinţele lor, Investigaţii şi Întâlniri.

Secţiuni

Alte module au acum secţiuni în loc de tab-uri (Constatări/Pericole, Acţiuni, CARE Express, toate tipurile de Evaluări, Siguranţa Procesului şi consecinţele Reputaţiei) toate într-o singură pagină.

* (Asterisc)

Un nume de câmp urmat de un asterisc indică faptul că este un câmp obligatoriu. Trebuie introduse date în acest câmp, altfel nu veţi putea trece la etapa următoare.

Liste

Există liste de tip desfăşurător, căsuţe de bifare şi butoane radio.

- 18 -

Câmpuri pentru text

Un câmp de text vă permite să inseraţi un text în spaţiul alocat.

Mesaje de eroare

Un mesaj de eroare este o caracteristică a produsului care validează o înregistrare şi care vă informează de orice eroare care trebuie rezolvată. Până când eroarea nu este corectată, nu puteţi trece la pasul următor. Un mesaj de eroare nu poate fi ignorat.

3.2 Butoane Găsiţi mai jos listarea şi descrierea butoanelor/linkurilor comune care apar în CARE.

Linkuri / Butoane Descriere

- Numele utilizatorului logat la CARE.

- Delogarea de la CARE. Această opţiune apare în bara de meniu.

- Accesaţi-vă Pagina de Start CARE. Această opţiune apare în bara de meniu.

- Conectaţi-vă la Meniul principal din CARE.

- Personalizaţi-vă setările. Această opţiune apare în bara de meniu.

- Accesaţi documentele de ajutor. Această opţiune apare în bara de meniu.

Lista tip desfăşurător Extindeţi o listă de tip desfăşurător (de exemplu, lista de site-uri şi departamente) şi

- 19 -

selectaţi din listă.

Căutare ID Căutaţi o înregistrare după numărul de identificare ID.

Editaţi Deschideţi şi editaţi o înregistrare.

Şterge Ştergeţi un rând.

Adăugaţi rând

Adăugaţi un rând.

Căutarea persoanelor Căutaţi o persoană într-o listă de nume.

Calendar Selectaţi o dată dintr-un calendar interactiv.

Vizualizaţi înregistrările necesare unei Consecinţe pe care vreţi să o creati, bazate pe categoriile unui incident.

Vă permite să introduceţi o descriere mai lungă sau să adăugaţi o descriere într-o altă limbă. Când sunt introduse mai multe informaţii, o abreviere de limbă va apărea.

- 20 -

Butoane Descriere

Deschide fereastra detaliată de Consecinţe astfel încât să introduceţi o nouă înregistrare de Consecinţă.

Deschide fereastra detaliată de Investigaţii astfel încât să introduceţi toate informaţiile legate de o Investigaţie.

Deschide o fereastră detaliatp de Acţiuni astfel încât să introduceţi o nouă înregistrare de Acţiune.

Deschide un modul specific pentru a înregistra detalii legate de situaţii reale de urgenţă, legate de săpături, focuri, etc

Deschide o fereastră de Ataşamente pentru a vizualiza o listă cu fisierele ataşate unei înregistrări. Puteţi vizualiza ataşamentele sau, dacă aveţi permisiunea, puteţi adăuga un fişier sau un link înregistrării. Numărul afişat între paranteze () indică numărul de ataşamente asociate cu înregistrarea respectivă.

Deschide o nouă Constatare/ Pericol sau CARE Express (C/P cu acţiune luată imediat) astfel încât să puteţi introduce o înregistrare de Constatare/ Pericol.

Deschide o listă cu toate responsabilităţile utilizatorului şi opţiunile pentru a le închide, dacă este cazul

Editează o înregistrare existentă sau doar Departamentul Responsabil. Închide înregistrarea, în cazul în care există această responsabilitate.

Deschide un mesaj de E-mail care afişează numărul asociat înregistrării în câmpul Subiect şi un link către înregistrare în cadrul mesajului.

Adaugă o nouă înregistrare.

Salvează înregistrarea curentă.

Şterge înregistrarea curentă afişată şi toate înregistrările legate de ea. Înregistrările şterse sunt ascunse privirii. Ele nu pot fi îndepărtate din baza de date. Înregistrările pot fi şterse doar de

- 21 -

Butoanele vă permit să gestionaţi o înregistrare. Este posibil ca acţiunile Opţiuni să nu fie valabile tot timpul şi abilitatea dumneavoastră de a vedea aceste opţiuni să fie legată de permisiunea pe care o aveţi alocată.

Următorul tabel listează butoanele Acţiune:

Adăugarea unui rând Puteţi adăuga informaţii la înregistrări prin adăugarea unui rând în acea secţiune. Pentru a adăuga un rând: 1. Daţi click pe butonul de adăugare rând . Noul rând adăugat este afişat pe ecran. Câteodată se deschide o nouă fereastră.

Administratorii de site/ Utilizatorii cheie şi Utilizatorii Power. Toţi ceilalţi utilizatori pot şterge rânduri atât timp cât nu sunt salvate.

Şterge definitiv înregistrarea curentă şi toate înregistrările asociate cu aceasta. Dacă o înregistrare a fost ştearsă definitiv, aceasta nu mai poate fi recuperată. Acest buton este relevant doar pentru Utilizatorii Power.

Vizualizaţi înregistrarea, aşa cum va fi ea printată.

Deschide fereastra Schimbare sistem de identificare unde se afişează lista de schimbări ale înregistrării, pentru vizualizare sau printare.

Deschide fereastra de Identificare notificare care afişează datele despre utilizatorii care au fost sau nu notificaţi prin e-mail despre această înregistrare.

Printează articolul aşa cum este afişat pe pagina de Read Only. Reîmprospătează datele după fiecare updatare.

- 22 -

Avertizare: Dacă adăugaţi un rând, atunci câmpurile trebuie completate, în caz contrar nu veţi putea salva înregistrarea. Ştergerea unui rând Puteţi şterge un rând dintr-o înregistrare. Rândurile care pot fi şterse au afişată o iconiţă

Ştergere în coloana din partea dreaptă. Pentru a şterge acest rând, vă rugăm apăsaţi iconiţa Ştergere.

Notă: Rândurile pot fi şterse doar înainte de a salva înregistrarea. Doar Administratorii de Site / Utilizatorii cheie şi Administratorii de divizie pot şterge responsabilităţi după salvare.

3.3 Folosirea controlului exterior (lista ramificată/ tip desfăşurător) Pentru a selecta lista de control tip desfăşurător

1. Daţi click pe butonul Listă tip desfăşurător pentru a vizualiza acest tip de listă. 2. Daţi click pe semnul Plus pentru a extinde lista.

3. Apare o vedere detaliată a listei selectate. 4. Selectaţi articolul din listă care este pe cel mai jos nivel din lista tip desfăşurător (trebuie

să continuaţi până când niciun buton + nu mai este disponibil).

3.4 Selectarea Datei şi a Orei Există două opţiuni pentru a introduce o dată:

- 23 -

Opţiunea 1:

1. Daţi click pe butonul Calendar . Se deschide un calendar la ziua/data curentă. Puteţi derula înainte sau înapoi pentru a selecta data care este corespunzătoare pentru câmpul pe care doriţi să îl completaţi.

Opţiunea 2: 2. Daţi click pe ziua, luna şi anul dintr-o listă de câmpuri. Formatul datei este notat între

paranteze ( ) sub numele câmpului.

Notă: Dacă data nu este afişată în formatul pe care îl preferaţi, schimbaţi setările. Pentru instrucţiuni, consultaţi rubrica “Limbă” on page 14. Pentru a selecta ora: 1. Selectaţi ora şi minutele din câmpurile listei. 2. Selectaţi AM sau PM din câmpul listei (bazat pe formatul dumneavoastră preferat). Notă: Sistemul de asemenea verifică dacă data este corectă, de exemplu un incident nu poate fi raportat înainte să se fi intâmplat. O greşeală ca aceasta va genera un mesaj de atenţionare.

3.5 Adăugarea informaţiilor despre cost Costul este completat fie la nivelul rubricii Consecinţă a unui Incident, fie la Constatări/ Pericole. Exemple sunt costurile de curăţare în urma unei contaminări provocate de o scurgere în mediul înconjurător sau costuri de spitalizare aferente. Valuta exprimată în cadrul companiei este EURO, dar costurile pot fi contabilizate şi în valuta locală. Nu este o conversie automată şi este cerută valuta companiei. Dacă valuta locală se cere a fi adăugată, trebuie calculată în afara aplicaţiei şi apoi înregistrată în câmpul corespunzător.

- 24 -

Din fereastra Consecinţe sau Constatare/ Pericol, daţi click pe butonul Adăugare din Tabul Cost. Acest lucru vă aduce la Ecranul Detalii Cost. Aveţi mai jos un exemplu de cost pentru Rănire/Boală:

� Data – Data la care a apărut acest cost.

� Tipul de cost – Defineşte sursa acelui cost.

� Cost (EUR) – Valoarea costului în Euro.

� Procentajul aferent proprietăţii – Un număr între 0 şi 100 care poate suporta până la 10 zecimale şi reprezintă procentajul proprietăţii pe care companie îl are în acel caz. (defineşte dacă firma plăteşte toate daunele= 100%, nimic = 0%, sau oricare altă valoare între cele două).

� Cost (local) – Aici se completează suma în valuta locală.

� Valuta (locală) – Defineşte valuta locală.

� Comentarii – Se pot adăuga comentarii.

- 25 -

Notă: În CARE ar trebui adăugate costurile propriu zise. Cu toate acestea, numerele nu vor fi ştiute cu exactitate la început, aşa că vor fi incluse estimări. Toate acestea pot fi updatate ulterior când costurile ‘reale’ sunt disponibile. Dacă aceste costuri sunt estimări, vă rugăm să notaţi acest lucru în câmpul de comentarii. O dată ce aceste date au fost introduse în fereastra superioară, daţi click pe Continuă. Astfel datele se vor transfera către Tab-ul Cost. Notă: Costul net bazat pe procentajul proprietăţii este completat automat în câmpul de cost net. Este folosit următorul calcul: Cost * (Procentaj proprietate/100).

3.6 Feedback / Comentarii Tabul de Feedback / Comentarii este disponibil în următoarele module:

� Incident / Incident fără urmări

� Investigaţii

� Acţiuni

� Constatări/ Pericole

Scopul acestei taste este să permită comentariilor despre date să fie asociate incidentului respectiv. Dacă se impune aprobarea pentru unul dintre cele patru module listate mai sus, şi de exemplu acţiunea nu este aprobată, se pot înregistra comentarii pentru a-l informa pe cel care a facut Acţiunea sau pe Responsabil de ce Acţiunea nu a fost aprobată. Puteţi adăuga multiple intrări de jurnal per Acţiune şi fiecare intrare de jurnal poate avea maxim 3,000 de caractere. Orice feedback / comentariu trebuie să fie introdus înainte de derularea stadiului (altfel va deveni doar citibil, nu şi modificabil)

� Introdus de – Acest câmp setează automat numele persoanei care a creat comentariul.

Acest câmp nu poate fi schimbat.

� Data – Este generată automat data când feedback-ul/comentariul a fost introdus.

� Notă – Câmp care se poate completa cu orice informaţie legată de înregistrarea respectivă.

� Tipul – Tipul notei introduse (Selectaţi din Comentariu, Feedback, Neaprobat)

- 26 -

3.7 Navigarea – Accesarea înregistrării părinte CARE vă furnizează o metodă simplă de accesare sau navigare la o înregistrare părinte sau copil în timpul vizionării înregistrării respective. Acest lucru se realizează folosind aşa zisul Arbore Genealogic care este disponibil atunci când daţi click pe titlul înregistrării. De exemplu, dacă sunteţi într-o fereastră de înregistrare Rănire/ Boală puteţi naviga direct la fereastra înregistrării Incidentului a cărui origine o găsiţi folosind Arborele Genealogic. Pentru a naviga la o înregistrare părinte: 1. Deschideţi o înregistrare. În acest exemplu, noi am folosit înregistrarea Rănire/ Boală.

2. Daţi click pe linkul săgeată de la titlul înregistrării şi numărul ID. Apare Arborele Genealogic corespunzător înregistrării, afişând înregistrarea părinte şi înregistrările copil disponibile.

3. Daţi click pe înregistrarea dorită pentru a fi afişată fereastra înregistrării

corespunzătoare. Toate înregistrările au afişate toate înregistrările copil afiliate, în modul citire (ReadOnlyPage):

- 27 -

3.8 Căutarea Puteţi căuta datele înregistrării prin introducerea criteriului într-o varietate de câmpuri. Folosiţi următorii paşi pentru a căuta în orice zonă a CARE: Selectaţi Meniu principal > Căutare şi daţi click pe modulul ales. Apare fereastra de căutare pentru modulul selectat.

- 28 -

În tabul Căutare, introduceţi informaţia despre datele înregistrării pe care doriţi să o găsiţi şi daţi click pe Căutare.

- sau -

Introduceţi numărul ID al înregistrării şi

daţi click pe butonul Căutare după ID

Tabul Rezultate afişează înregistrările care se potrivesc criteriului dumneavoastră de căutare. Dacă aţi căutat după numărul ID, apare înregistrarea datelor. Daţi click pe numărul ID pentru a vedea datele înregistrării. Apar datele înregistrării. Notă: Dacă nu aveţi permisiunea corespunzătoare sau vizibilitatea necesară pentru a vedea aceste date, veţi primi un mesaj care va preciza acest lucru.

3.9 Căutarea unei persoane În câmpurile care solicită numele unei persoane, puteţi căuta o persoană folosind una dintre cele doua metode de mai jos:

Metoda 1 – Introducerea numelui în câmpul Căutare

1. Începeţi prin a tasta primele litere din numele persoanei în acel câmp. Va apărea o listă cu cele mai apropiate 10 rezultate.

- 29 -

2. Selectează numele pe care îl cauţi. Dacă selectezi un nume valid, numele repectiv va

apărea subliniat în câmpul respectiv. 3. Dacă selectezi un nume invalid, va apărea un mesaj de avertizare lângă câmpul de nume

care te va înştiinţa că nu s-a găsit respectivul nume. Notă: dacă nu găsiţi numele persoanei pe care o căutaţi folosiţi Metoda 2. Caractere de tipul ? <> $ nu sunt permise în componenţa numelor de persoane.

Metoda 2 – Căutare cu tabul Căutare NUMAI unde este disponbilă

Puteţi folosi fereastra de Căutare persoane ca pe o căutare avansată atunci când nu reuşiţi să găsiţi numele persoanei pe care o căutaţi.

1. Daţi click pe iconiţa Căutare persoane . Va apărea fereastra de Căutare persoane.

- 30 -

2. În tabul Căutare, introduceţi sau selectaţi informaţiile despre persoana căutată. 3. Daţi click pe Căutare.

4. Apare tabul Rezultate, afişând rezultatele găsite. Dacă nimeni nu se potriveşte cu

criteriile alese, atunci apare mesajul Nicio înregistrare corespunzătoare identificată.

5. 6. Localizaţi persoana căutată în listă şi apoi daţi click pe linkul Selectaţi din stânga

numelui persoanei. Notă: Butonul Adăugare nou a fost dezactivat (încercuit cu roşu). Un nou user poate fi adăugat doar de către Administratorii de site sau Administratorii de divizie în mod manual.

3.10 Adăugarea unui ataşament Puteţi adăuga documente, fotografii, formulare, linkuri şi alte fişiere la înregistrările dumneavoastră. Pentru a adăuga un ataşament: 1. Daţi click pe butonul Ataşamente sau mergeţi în secţiunea ataşamente pentru noile

module.

2. Va apărea fereastra Ataşamente, afişând un sumar al ataşamentelor existente şi următoarele trei butoane: Adăugare fişier, Adăugare link, şi Închide.

- 31 -

3. Daţi click pe Adăugare fişier pentru a adăuga un document la baza de date.

Va apărea fereastra de Ataşamente, permiţându-vă să navigaţi la locaţia unde se află fişierul pe care doriţi să îl ataşaţi şi furnizându-vă un spaţiu pentru o scurtă descriere a fişierului.

Descrierea fişierului este un câmp obligatoriu.

Notă: dacă butonul Browse nu apare în fereastra de Ataşamente, atunci browerul dumneavoastră nu susţine ataşamente şi nu veţi putea adăuga fişiere.

� Selectaţi fişierul dorit şi apoi introduceţi o descriere în câmpul Descrierea fişierului.

� Daţi click pe Încărcare fişier.

Va apărea un mesaj, informându-vă fie că fişierul a fost încărcat cu succes, fie că s-a produs o eroare şi fişierul nu a fost încărcat.

4. Daţi click pe Adăugare link pentru a adăuga un link unui fişier.

5. Va apărea fereastra de Ataşamente, permiţându-vă să introduceţi o cale sau un nume de URL în câmpul Traseu spre fişier sau URL şi furnizându-vă un spaţiu în care să introduceţi o scurtă descriere a linkului.

- 32 -

� Introduceţi calea spre fişier sau URL

� Introduceţi o descriere în câmpul Descriere.

� Daţi click pe Salvare Link.

Când un ataşament este adăugat ca fişier ori ca link, butonul Ataşamente afişează numărul de ataşamente în paranteze.

Notă: Fişierele mai mari de 10 Mb ar trebui ataşate ca link decât ca fişier. În producţie (aplicaţia CARE cu date reale) pot fi adăugate ca ataşament fişiere de până la 50 Mb. Această practică nu este totuşi recomandată deoarece influenţează performanţa serverelor. Pentru serverele de training şi dezvoltare, a fost fixată o mărime limită de 1Mb. Notă: În CARE se pot adăuga fişiere de următoarele tipuri (extensii): File Type Description BMP Bitmap (image) DOC, DOCX Microsoft Word Document EPS Encapsulated PostScript GIF Graphics Interchange Format JPG Joint Photographic Experts Group (o compresie pentru imagini fotografice) PDF Portable Document Format PPT, PPTX Microsoft Power Point Presentation RTF Rich Text Format TGA TARGA File Format (a raster graphics file format) TIF Tagged Image File Format (graphic) TXT text file (plain text) VSD Microsoft Visio (Flow chart software) WBM Wireless Bitmap (a monochrome graphics file format) WBM, WBMP Wireless Application Protocol Bitmap Format (a monochrome graphics file

format) WMF Windows Media Format XLS, XLSX Microsoft Excel

- 33 -

ZIP Compressed File

3.11 Stadiu Stadiul indică faza în care se află o înregistrare.Toate Consecinţele, Investigaţiile, Acţiunile, Constatările/ Pericol şi Evaluările vor fi “Deschise” atunci când sunt create. Incidentele / Incidentele fără urmări au o etapă de Revizuire după prima salvare. Acest lucru înseamnă că înregistrarea nu este încheiată. Diferite module pot avea diferite Stadii în cadrul procesului. Pentru mai multe informaţii privind acest lucru, vă rugăm consultaţi diagramele procesului. Mai jos găsiţi câteva exemple de diferite stadii. � Având revizuită înregistrarea iniţială, daţi click pe butonul “În desfăşurare”.

Iconiţa de semnul întrebării de lângă “Stadiu curent” vă permite să vedeţi faza progresului şi de asemenea, responsabilităţile diverşilor acţionari în procesul de lucru.

� După completarea înregistrării, daţi click pe butonul de “Trimitere spre aprobare”, dacă este necesară o aprobare în procesul dumneavoastră de lucru.

� Dacă o aprobare nu este necesară pentru procesul dumneavoastră de lucru, atunci daţi click pe “Închis” pentru a închide înregistrarea.

Exemplele de mai sus sunt disponibile pentru Incidente/ Incidente fără urmări, Investigaţii şi Consecinţe. Pentru alte module, schimbarea stadiului trebuie facută sub meniul Opţiuni. Aveţi ca exemplu mai jos toţi paşii de aprobare pentru modulul Acţiune:

3.12 Trimiterea unui mesaj E-mail Puteţi trimite manual un mesaj e-mail din diferite ferestre din CARE.

- 34 -

Aceste mesaje manuale de email sunt în plus faţă de mesajele automate care sunt transmise către oamenii cu responsabilităţi în cadrul înregistrării. Prin urmare face sens să trimiteţi un email persoanelor care nu au un cont activ în CARE şi care ar trebui să fie notificaţi suplimentar. De asemenea, este foarte util pentru administrator să trimită emailuri pentru a implica utilizatorii care pot adăuga informaţii adiţionale, dacă este necesar. Pentru a trimite un mesaj email: 1. Daţi click pe butonul Trimitere email din fereastră sau alegeţi din meniul Opţiuni.

Aplicaţia dumneavoastră de email deschide un nou mesaj email cu ID-ul înregistrării în câmpul Subiect al email-ului şi cu un link către înregistrare în corpul de email.

2. Selectaţi un destinatar pentru e-mail şi adăugaţi text adiţional în corpul emailului dacă este necesar.

3. Trimiteţi mesajul.

3.13 Notificări Emailurile sunt trimise automat din aplicaţie persoanelor specificate când se intrunesc anumite condiţii. De exemplu, când se introduce un Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări, o notificare prin email este trimisă tuturor persoanelor interesate (de exemplu, Supervizor Responsabil), alertându-le că a fost creat un raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări. Această notificare poate fi folosită mai apoi de către Supervizorul Responsabil pentru a naviga direct la fereastra informativă a Incidentului/ Incidentului fără urmări, sau înregistrarea poate fi accesată din Pagina de Start personală la “Acţiunile mele în curs”. Un exemplu de astfel de Notificare este arătat mai jos.

Notă: Vă rugăm nu raspundeţi la acest email automat. A fost generat de sistemul CARE şi nu va fi monitorizat sau i se va răspunde.

- 35 -

3.14 Vizualizare Jurnal Notificări Pentru a vizualiza Jurnalul Notificări:

Daţi click pe butonul Identificare notificare. Apare fereastra Identificare notificare, în care se poate vedea când, cui şi dacă a fost sau nu trimis acel raport. Un exemplu de Notificare se poate vedea mai jos.

3.15 Vizualizarea jurnalului de modificări Jurnalul de modificări monitorizează dacă au fost modificate câmpurile cheie din aplicaţie. De exemplu, dacă data de încheiere asumată a unei Acţiuni trebuie extinsă, aplicaţia va cere o explicaţie cu privire la motivul acestei modificări. Dacă Responsabilul de Incident realocă responsabilitatea unei alte persoane, atunci el trebuie să includă o explicaţie cu motivul pentru care el însuşi nu poate fi Responsabil de Incident (de exemplu, s-a desemnat greşit o persoană).

- 36 -

Pentru a vizualiza Jurnalul de modificări: 1. Daţi click pe butonul Schimbare sistem identificare.

Apare fereastra Schimbare sistem identificare.

2. Daţi click pe butonul Imprimare pentru a printa datele afişate în Jurnalul de modificări.

3. Închideţi fereastra Schimbare sistem identificare.

3.16 Mesajele de validare Aplicaţia a fost setată să informeze utilizatorul când un câmp obligatoriu nu a fost completat sau dacă procesul definit în aplicaţie nu a fost atins. Aveţi mai jos 3 exemple:

- 37 -

Mesajul de validare este o trăsătură a produsului care validează o tranzacţie sau care informează despre toate problemele ce trebuie rezolvate. Notă: Vă rugăm să vă asiguraţi că, în momentul în care primiţi un mesaj de validare, veţi revizui toate zonele care vă cer atenţia pentru a determina care dintre articole nu a fost completat.

4 Raportul iniţial al unui Incident / Incident fără urmări

Următoarele tipuri de înregistrări vă ajută să gestionaţi Incidente şi activităţile aferente:

� Raportul iniţial al unui Incident / Incident fără urmări

� Incident / Incident fără urmări

� Consecinţe

� Investigaţii

� Acţiuni

Când este completat “Raportul iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări” acesta devine o înregistrare de Incident / Incident fără urmări.

- 38 -

Un Incident este un eveniment legat de muncă, neplanificat sau circumstanţă, care are consecinţe in următoarele domenii:

� Pierdere de bunuri

� Mediu

� Rănire/ Boală

� Siguranţa procesului

� Calitate

� Securitate

� Relaţii Comunitare şi Reputaţie

� Transport

Un Incident fără urmări este un Incident care în circumstanţe uşor diferite putea avea consecinţe adverse. Exemple: Pe schelă, un muncitor scapă un ciocan care aproape loveşte un coleg; un angajat care umple o cisternă observă că un produs greşit este pe punctul de a fi turnat în cisternă înainte ca paguba să se producă. Rapoartele de Incidente fără urmări sunt lecţii care pot fi folosite pentru a identifica şi elimina sursele potenţiale de pericole şi pentru a preveni accidentele pe viitor. Având în vedere importanţa acestor “avertismente gratis”, raportarea şi analizarea unui Incident fără urmări reprezintă o sursă valoroasă de învăţare şi înţelegere care poate fi aplicată pentru a preveni viitoare incidente.

4.1 Crearea unui Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări

Selectaţi Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări din meniul Adăugare al Meniului principal. Mai întâi, apare o fereastră conţinând trei câmpuri informaţionale obligatorii:

- 39 -

Raportul iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări începe prin completarea următoarelor trei câmpuri de informaţii:

� Departamentul responsabil: daţi click pe iconiţa şi alegeţi cel mai de jos nivel de departament responsabil pentru a urmări Incidentul/ Incidentul fără urmări; va apărea o listă tip desfăşurător cu departamente din care veţi selecta cel mai de jos nivel departamental care va fi responsabil pentru gestionarea înregistrării; acurateţea datelor este esenţială pentru statistici!

� Tipul incidentului: vă permite să clasificaţi tipul evenimentului care s-a petrecut ori ca “Incident” ori ca “Incident fără urmări”; Selectaţi informaţia prin click pe căsuţele de tip desfăşurător.

� Categoria Incident/ Incident fără urmări: căsuţele care trebuie selectate sunt afişate în funcţie de selecţia care s-a făcut în câmpul “Tipul Incidentului”; pot fi selectate mai multe casuţe, dacă se aplică mai multe categorii specifice. Trebuie să specificaţi la ce subiect se referă Incidentul/ Incidentul fără urmări prin selectarea categoriilor care se aplică.

Notă: Această informaţie este necesară pentru statistici şi de asemenea pentru crearea de notificări automate către experţii HSSE relevanţi.

- 40 -

În funcţie de categoria selectată, specialiştii cheie din spatele aplicaţiei vor fi notificaţi, după cum urmează:

Category: Specialist notified:

În legatură cu pierderile de bunuri Siguranţa / HSEQ

În legatură cu mediul Mediu / HSEQ

În legatură cu Rănire/ Boală Medical / HSEQ

În legatură cu Siguranţa Procesului Siguranţa / HSEQ

În legatură cu calitatea Quality Manager / HSEQ

În legatură cu Relaţiile Comunitare şi Reputaţia

CR&SA/ HSEQ

În legatură cu Securitatea Securitate / HSEQ

În legatură cu Transportul Siguranţa / HSEQ

În special personalul HSSE va fi notificat automat în cazul în care o categorie de Incident este selectată. Notă: Trebuie să selectaţi cel putin o categorie de incident pentru fiecare înregistrare de Incident. Pentru a evita trimiterea de notificări multiple, încercaţi să vă asiguraţi că aţi selectat căsuţa corectă de categorie. Dacă este selectată opţiunea de Incident fără urmări la Tipul incidentului, la casuţele Categorii va fi afişata o listă de subiecte Posibile.

- 41 -

Notă: Toate câmpurile obligatorii sunt marcate cu un asterisc *. Dacă nu este introdusă informaţie în aceste câmpuri, atunci nu veţi putea salva şi propune înregistrarea! După completarea acestor trei câmpuri obligatorii, prin apăsarea butonului

, un nou ecran va apărea pentru a adăuga mai multe detalii înregistrării de Incident/ Incident fără urmări. Cum se arăta mai jos, un nou ecran va fi afişat pentru a completa mai multe informaţii la Raportul inţial al unui Incident/ Incident fără urmări şi conţine câteva secţiuni.

- 42 -

� Titlu Incidentului * – o scurtă descriere care ajută la identificarea înregistrării Incidentului; alegeţi un titlu scurt şi specific.

� Supervizor Responsabil * - inseraţi numele persoanei care este responsabilă cu gestionarea Incidentului sau Incidentului fără urmări; de obicei, managerul direct este responsabil pentru fiecare locaţie: introduceţi primele litere ale numelui supervizorului responsabil de continuare, apăsaţi “Căutare” sau apasaţi Tab pe tastatură şi alegeţi numele potrivit dintr-o listă de tip desfăşurător care va apărea.

Responsabilitatea tuturor Incidentelor/ Incidentelor fără urmări revine managementului zonei în care s-a petrecut Incidentul sau Incidentul fără urmări.

- 43 -

Managementul local are responsabilitatea şi de asemenea bugetul şi poate fi împuternicit să facă îmbunătăţirile cerute sau măsurile corective pentru a împiedica reapariţia evenimentului. Dacă Incidentul/ Incidentul fără urmări s-a petrecut în afara locului de muncă OMV/Petrom, atunci departamentul responsabil va fi departamentul angajatului. Exemplu: Un muncitor vizitează o fabrică pentru o reparaţie. În timp ce mergea spre zona de lucru, alunecă pe pietriş şi îşi răsuceşte glezna. Responsabilitatea pentru gestionarea acestui Incident revine Managerului responsabil pentru acea zonă, nu departamentului anagajatului (chiar dacă vina a fost a individului).

În funcţie de actuala sau potentiala severitate, responsabilitatea poate fi desemnată la un nivel mai înalt în organizaţie; cu toate acestea înregistrarea trebuie gestionată de Line Managerul care este responsabil de locaţie (asset, fabrică, zonă sau facilitate).

Dacă nu ştiţi cine este supervizorul responsabil pentru locaţia în care s-a petrecut Incidentul/ Incidentul fără urmări, introduceţi Supervizorul dumneavoastră. Această persoană va deveni implicit Responsabil de Incident. Numele poate fi selectat folosind una dintre metodele de căutare disponibile.

� Adăugă Contractor – Dacă Incidentul/ Incidentul fără urmări a avut loc la o locaţie a

unui contractor, atunci prin apăsarea butonului , puteţi scrie numele companiei Contractorului (sau introduceţi primele litere din numele său, apoi apăsaţi Căutare pentru a alege numele potrivit dintr-o listă tip desfăşurător).

Nota: Daca un contractor nu este disponibil in lista si se stie ca acest contractor va lucra cu compania in viitor, va rugam contactati Administratorul de site local care va putea organiza adaugarea companiei contractoare pe lista.

Când a avut loc incidentul?

În această secţiune veţi introduce informaţii despre datele când Incidentul/ Incidentul fără urmări s-a produs şi când a fost raportat.

� Data producerii* – data la care s-a produs Incidentul; această dată trebuie să fie înaintea

sau aceeaşi cu Data Raportării.

- 44 -

Daţi click pe iconiţa de Calendar pentru a deschide un calendar interactiv care vă oferă posibilitatea de a introduce rapid datele şi ora exactă când Incidentul/ Incidentul fără urmări s-a produs; sau puteţi adăuga data şi ora prin selectarea acestora din câmpul listă.

În mod prestabilit, ora va fi selectată ca fiind 00:00, deci vă rugăm să o schimbaţi!

� Data Raportării* – data când Incidentul a fost raportat. Acest câmp se completează automat cu data curentă, dar aceasta poate fi schimbată.

Secţiunea Introducere descriere completă vă permite să introduceţi informaţii detaliate despre incident.

� Descriere incident * (nu sunt permise nume sau informaţii de identificare) – este un

câmp de text liber care vă permite să introduceţi mai multe detalii.

Notă – Vă rugăm să nu includeţi nume sau informaţii de identificare în acest câmp de text liber.

� Este acesta un incident cu Potenţial ridicat (HiPo)*? – Trebuie să selectaţi opţiunea corectă, dacă Incidentul are un Potenţial Ridicat sau nu, potrivit cu definiţia (veţi găsi

definiţia prin apăsarea simbolului care o va afişa).

� Acţiuni intreprinse imediat (nu sunt permise nume sau informaţii de identificare) – acest

câmp ar trebui să conţină acţiunile imediate care au fost îndeplinite după ce Incidentul/ Incidentul fără urmări s-a produs.

Notă – Vă rugăm să nu includeţi nume sau informaţii de identificare în acest câmp de text liber. Menţineţi textul simplu! Evitaţi abrevierile!

Unde s-a produs incidentul?

În această secţiune veţi introduce informaţii specifice despre locaţia în care s-a produs Incidentul/ Incidentul fără urmări.

Această secţiune nu este în întregime obligatorie şi este folosită pentru a descrie unde s-a produs Incidentul/ Incidentul fără urmări dacă locaţia este diferită de departamentul specificat în secţiunea de responsabilitate de mai sus. Dacă locaţia este diferită, vă rugăm să introduceţi datele în aceste câmpuri. Dacă locaţia este aceeaşi, atunci rămâne la latitudinea

- 45 -

utilizatorului să decidă dacă aceste informaţii ar trebui introduse. Dacă sunteţi nesigur, vă rugăm introduceţi locaţia.

� Locaţia Incidentului/ Incidentului fără urmări – o listă de tip desfăşurător vă oferă o selecţie de divizii specifice.

Notă: Acest câmp nu este aplicabil pentru E&P În cazul unei noi locaţii, dacă nu este specificată de listă, va apărea următorul mesaj: Nu este definită pentru această locaţie.

� Locaţie specifică* – este un câmp de text liber care vă permite să specificaţi mai multe detalii despre locaţia Incidentului/ Incidentului fără urmări.

� Divizia/ Ţara –dacă incidentul s-a întâmplat într-o ţară diferită de departamentul responsabil, vă rugăm să faceţi referire la ţara corectă. Aici veţi găsi un meniu de tip desfăşurător care listează toate ţările pentru fiecare Divizie. Dacă este cunoscută, navigaţi către Divizia şi Ţara corectă a producerii Incidentului/ Incidentului fără urmări.

Această listă vă conduce la următorul câmp “Zonă/ Site”.

� Zonă / Site – această listă vă furnizează o selecţie de zone sau siteuri specifice în Divizia/ Ţara pe care aţi selectat-o mai sus.

� Activitate* - Acest câmp este folosit pentru analiza de date asupra tipului activităţilor care au fost îndeplinite când Incidentul/ Incidentul fără urmări s-a produs.

Responsabilităţi

În această secţiune veţi introduce numele persoanelor care ar putea avea răspunderea sau cărora li se cere să participe la gestionarea Incidentului/ Incidentului fără urmări.

- 46 -

Notă: Fiecare persoană selectată în această secţiune va fi notificată printr-un email o dată ce înregistrarea va fi salvată. Pot fi selectaţi doar utilizatorii activi!

� Responsabil de Incident* – aceasta este persoana desemnată să gestioneze înregistrarea Incidentului.

Supervizorul responsabil selectat mai sus poate fi desemnat ca responsabil de Incident; dacă Supervizorul responsabil nu este persoana potrivită pentru a gestiona incidentul, atunci se poate ca această responsabilitate să fie redesemnată.

Notă: Pot fi desemnaţi Doi Responsabili de Incident (pentru muncitorii în ture), cu toate acestea unul este cererea minimă. Dacă sunt desemnaţi doi, unul singur este obligat să avanseze stadiul incidentului.

� Expertul / Furnizorul de informaţii – acea persoană căreia i se va cere să introduca mai multe informaţii detaliate în ceea ce priveşte Incidentul/ Incidentul fără urmări. Această persoană poate fi un expert tehnic sau să aibă rol de introducere date. Nu există limita la numărul de Experţi/ Furnizori de informaţii care pot fi desemnaţi pentru un singur Incident.

Notă: Toţi utilizatorii vor fi lăsaţi în afara incidentului, în afară de situaţia în care sunt numiţi ori Responsabili de Incident ori Experţi/ Furnizori de informaţii. Acest lucru înseamnă că orice utilizator care va dori să introducă detalii ulterioare trebuie să îşi scrie numele într-unul dintre aceste două câmpuri.

� Cel care aprobă – Numele persoanei responsabile pentru revizuirea/ aprobarea înregistrării Incidentului (dacă este desemnat). Dacă nimeni nu este desemnat, atunci Incidentul/ Incidentul fără urmări va sări peste stadiul de aprobare şi va merge direct către Închis (aşa că nu totul trebuie aprobat). Cel care aprobă va avea numai acces de citire a Incidentului/ Incidentului fără urmări până când este gata de aprobare. O dată ce Incidentul a trecut în stadiul de “Aprobare în desfăşurare”, înregistrarea va deveni editabilă pentru cel care aprobă desemnat.

� Notificări – permite personalului să fie notificat de Incident/ Incident fără urmări. Aceşti oameni desemnaţi în această responsabilitate vor avea doar acces de citire.

- 47 -

� Raportat de * – acest câmp va fi completat automat cu numele utilizatorului care introduce datele. Acest utilizator va putea vizualiza incidentul în orice moment cu acces de citire. I se va trimite o notificare când Incidentul va trece în stadiul de “Închis”.

Ataşamente pentru Incident Dacă este disponibil, puteţi adăuga acum documente, fotografii, linkuri sau orice alte fişiere la înregistrarea dumneavoastră.

În continuare, puteţi folosi butoanele , din josul paginii, în cazul în care este nevoie să vă întoarceţi la o pagină sau doriţi să continuaţi cu înregistrarea în sistem. Notă: Când navigaţi înapoi (de exemplu dacă este nevoie să schimbaţi unul dintre primele trei câmpuri informaţionale obligatorii), toate datele deja introduse în acest ecran vor fi păstrate!

Prin apăsarea butonului , va apărea ecranul pentru Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări şi vor fi afişate toate datele introduse până la acel moment în înregistrare.

- 48 -

Acest ecran va fi disponibil doar pentru citire. Dacă este cazul să schimbaţi unele date

introduse, puteţi să vă întoarceţi prin apăsarea butonului . Dacă aţi încheiat introducerea datelor legate de Incident, apăsaţi butonul pentru a înregistra Incidentul/ Incidentul fără urmări în sistem. În acest moment, va apărea următorul ecran, indicând numărul ID al Incidentului înregistrat în sistem, stadiul curent şi un sumar al informaţiilor introduse asociate cu acesta.

Apăsaţi butonul pentru a adăuga mai multe detalii înregistrării Incidentului/ Incidentului fără urmări.

- 49 -

Acest lucru vă permite să editaţi pe mai departe Incidentul/ Incidentul fără urmări şi să adăugaţi mai multe detalii, folositoare statisticilor, cum ar fi: completarea de consecinţe recomandate, matricea riscului, notificări, investigaţii, informaţii ale contractorilor, Reguli de Aur.

4.2 Adăugarea de detalii pentru un Incident/ Incident fără urmări/ Gestionarea Incidentului/Incidentului fără urmări

- 50 -

O dată ce aţi apăsat butonul şi aţi ales opţiunea de Editare, va fi afişat modulul Incidentului/ Incidentului fără urmări din CARE care vă permite să completaţi toate informaţiile necesare şi să îl gestionaţi. Modulul de Incident/ Incident fără urmări în CARE are propriul proces definit. Acest lucru este ilustrat în fluxul procesului de mai jos, furnizându-vă mai multe informaţii despre rolurile pe care fiecare responsabilitate diferită o are în cadrul procesului.

Există doua moduri în care se poate gestiona un Incident/ Incident fără urmări:

� Sunteţi notificat de Incident/ Incident fără urmări prin email (link)

Dacă aveţi un rol în procesul de lucru în acest Incident/ Incident fără urmări, de exemplu sunteţi desemnat ca “Supervizor responsabil” sau “Responsabil de Incident”, veţi vedea informaţia iniţial introdusă de cel care a raportat. Va trebui să verificaţi câmpurile completate şi puteţi adăuga/ modifica informaţii. Apoi va trebui să puneţi procesul de lucru în mişcare.

� Dumneavoastră adăugaţi un nou Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări

Selectaţi “Adăugarea unui Raport iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări” din Meniul principal şi completaţi toate informaţiile cerute. Dacă sunteţi responsabil de gestionarea acestui Incident/ Incident fără urmări, asiguraţi-vă că sunteţi adăugat la responsabilitatea relevantă din tabul Responsabilităţi (în caz contrar înregistrarea va deveni doar citibilă).

- 51 -

Detaliile pentru acest modul de Incident/ Incident fără urmări va trece prin fiecare dintre aceste secţiuni şi câmpuri ale Incidentului/ Incidentului fără urmări. Notă importantă: Toţi utilizatorii vor fi ţinuţi departe de acest incident pe care îl raportează dacă nu şi-au trecut numele la responsabilităţile ori de Responsabil de Incident ori de Expert/ Furnizor de informaţii. Acest lucru înseamnă că orice utilizator care poate şi/sau trebuie să introducă detalii ulterioare şi nu este Responsabilul de Incident, ar trebui să îşi introducă propriul nume în câmpul de Expert/ Furnizor de informaţii.

Secţiunea Titlu

Secţiunea Titlu capturează şi afişează informaţiile de bază despre înregistrarea făcută. Această secţiune poate fi deja completată prin Raportul Iniţial. Puteţi edita oricare dintre capurile titlului.

� Stadiu * – etapa în care este înregistrarea (alegând dintre următoarele opţiuni posibile: Revizuire, Deschis, Aprobare în aşteptare şi Închis). Responsabilul de Incident are posibilitatea să ducă stadiul din Revizuire până la Închis sau până la o Aprobare în aşteptare dacă este desemnată o persoană finală care aprobă.

- 52 -

� Desemnarea Severităţii Actuale şi ratingul de Risc – apăsaţi butonul şi completaţi toate câmpurile necesare în noua fereastră de matrice de risc care apare. Vă rugăm consultaţi Capitolul 6 pentru detalii şi completaţi matricea Analizei de Risc.

Notă: Dacă acest buton nu este vizibil, se poate ca departamentul responsabil să nu fie adăugat; adăugaţi informaţii către departamentul responsabil şi alte câmpuri cerute şi

când daţi salvare, va apărea butonul în partea dreapta sus a secţiunii Titlu.

Tab-ul General

Tabul general capturează şi afişează informaţiile esenţiale despre incident.

Aceste prime câmpuri de informaţii până la Activităţi* pot fi deja completate din secţiunea Raportului iniţial al Incidentului/ Incidentului fără urmări. Alt câmp specific de informaţie în acest Tab general care ar trebui să fie completat este:

� Raportat pe hârtie CARE CARD? – vă permite să selectaţi această valoare dacă Incidentul/ Incidentul fără urmări a fost raportat în acest mod.

Tab-ul Categorie

Tabul Categorie afişează o listă cu mai multe subiecte specifice cu care Incidentul/ Incidentul fără urmări este asociat. După cum a fost menţionat în secţiunea Raportului iniţial al Incidentului/ Incidentului fără urmări, căsuţele de validare care sunt afişate depind de selecţia care s-a făcut în momentul alegerii tipului Incidentului. Multiple căsuţe pot fi validate/ invalidate. Prin selectarea şi salvarea unei categorii, CARE vă face o recomandare de înregistrare Consecinţă în tab-ul Consecinţe.

Tab-ul Responsabilităţi

Tab-ul Responsabilităţi capturează şi afişează persoanele care pot avea răspunderi şi care sunt desemnate să participe la gestionarea Incidentului/ Incidentul fără urmări.

- 53 -

Persoanele desemnate în completarea Raportului iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări sunt listate în această secţiune; poate fi făcută o nouă verificare în cazul în care trebuie adăugate responsabilităţi adiţionale relaţionate incidentului; apăsaţi pe butonul şi introduceţi/ modificaţi toate persoanele desemnate să fie notificate. Apoi, apăsaţi .

Tab-ul Consecinţe

Tab-ul Consecinţe capturează şi afişează toate înregistrările Consecinţă legate de Incident/ Incident fără urmări.

Tab-ul Consecinţe cuprinde două părţi: � Consecinţe incident – listează şi furnizează un link către toate înregistrările Consecinţe

relaţionate cu înregistrarea Incident. Dacă sunt create, va exista un rezumat al fiecărei Consecinţe listat în acest loc.

- ID – afişează numărul de identificare al fiecărei înregistrări Consecinţe care este asociată cu înregistrarea curentă.

- Tipul – specifică tipul Consecinţei asociate cu înregistrarea Incidentului. - Descriere –descrierea Consecinţei. - Părţi implicate – persoanele care sunt asociate cu Consecinţa. - Stadiu – indică stadiul Consecinţei (Deschis sau Închis).

- 54 -

Notă: Apare un link către înregistrarea Consecinţei specifice în câmpul ID-ului Incidentului. Pot fi listate mai mult de un tip de Consecinţă.

� Consecinţe recomandate – afişează o listă cu Consecinţele recomandate care corespund

selecţiilor făcute în Căsuţele de Categorii pentru subiectele asociate cu Incidentul/ Incidentul fără urmări, atunci când s-a completat Raportul Iniţial. Aceste consecinţe nu sunt create încă. Pentru a completa informaţiile necesare fiecărei consecinţe, apăsaţi pe linkul Recomandate şi un ecran dedicat se va deschide unde veţi putea adăuga informaţii specifice Consecinţelor.

Notă: Înainte de a închide un incident, toate consecinţele recomandate chiar trebuie să fie Consecinţe. Dacă o anumită consecinţă recomandată nu este necesară sau este selectată greşit, ar trebui să fie deselectată din Tab-ul de categorie.

Despre informaţii despre cum să adăugaţi Consecinţe specifice, consultaţi “Adăugare Consecinţă” de la pagina 52.

Tab-ul Contractor şi Implicare

Acest tab capturează şi afişează toate persoanele implicate în Incident. Dacă persoanele sunt desemnate unei Consecinţe, acestea vor fi listate în secţiunea de sus cu un link către Consecinţa corespunzătoare.

Implicarea unei Companii Contractoare

Secţiunea Implicarea Contractorului vă permite să capturaţi şi să afişaţi informaţii despre orice implicare a unei companii contractoare în Incident. Pot fi mai multe companii contractoare implicate într-un singur Incident. În urma selectării unei companii contractoare şi a implicării sale în completarea Raportului iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări, acest lucru va fi afişat din nou în acest Tab specific.

- 55 -

Dacă nu este prezentă compania pe care o doriţi, vă rugăm folosiţi câmpul de mai sus: Companie Contractoare (dacă nu este listată mai jos). Această altă secţiune ar trebui folosită doar dacă compania contractoare nu este listată în următorul câmp: Implicarea companiei contractoare. Pentru a adăuga o companie contractoare (dacă nu este pe lista de implicare) � Introduceţi numele companiei care a fost implicata în Incident/ Incident fără urmări � Introduceţi detaliile adresei şi un număr de telefon dacă sunt cunoscute.

Notă: Orice dată inclusă în acest câmp nu va fi capturată în statisticile Contractorului. Tab-ul Reguli de Aur Aplicabile

Această secţiune vă permite să faceţi o analiză asupra Regulilor de Aur asociate încalcate de producerea Incidentului. Maparea lor cu cauzele rezultate din Investigaţii vor adăuga valoare în rapoarte ulterioare şi lecţii învăţate.

Tab-ul Investigare

Tab-ul Investigare poate afişa o listă cu toate înregistrările de Investigaţii relaţionate cu Incidentul/ Incidentul fără urmări. În funcţie de Actuala Severitate (>3) pentru Incidente şi în funcţie de cazul unui Incident cu Potenţial Înalt atât în Severitate, cât şi în Ratingul de Risc, înregistrările de Investigare vor fi listate în această secţiune şi vor fi furnizate linkuri pentru a adăuga informaţii complete.

� ID – afişează numărul de identificare a oricărei înregistrări de Investigaţie care este asociată cu înregistrarea curentă.

� Data începerii investigaţiei – data la care a început investigaţia.

� Tipul – tipul de investigaţie realizată (informală vs formală).

� Stadiu – stadiul Investigaţiei.

� Cauza primară – specifică o cauză primară dacă este cazul.

Pentru mai multe informaţii despre adăugarea unei înregistrări de Investigaţie la un Incident, vă rugăm consultaţi “Investigaţii – Adăugarea unei investigaţii” de la pagina 84.

Tab-ul Acţiuni

Tab-ul Acţiuni listează şi furnizează un link către toate înregistrările Acţiuni legate de Incident/ Incident fără urmări.

- 56 -

� ID – afişează numărul de identificare al oricărei Acţiuni care este asociată cu înregistrarea curentă.

� Titlu – o scurtă descriere a unei înregistrări Acţiune.

� Stadiu – stadiul înregistrării Acţiune.

� Prioritate – prioritatea înregistrării Acţiune.

� Data estimată a finalizării – data la care se aşteaptă ca Acţiunea să fie închisă.

� Sursa – sursa Acţiunii.

� Nume: Responsabilitate – listează toate persoanele desemnate să gestioneze sau să participe la Acţiune.

Pentru informaţii despre cum să adăugaţi o înregistrare Acţiune la o înregistrare Incident, vă rugăm consultaţi “Crearea unei Acţiuni” de la pagina 138.

Feedback / Comentarii

Scopul acestui Tab este să permită comentariilor datate să fie asociate cu Incidentul/ Incidentul fără urmări. Vă rugăm includeţi orice comentarii generale care sunt necesare în cazul Incidentului. Dacă incidentul nu este aprobat, cel care aprobă ar trebui să includă comentarii în această secţiune pentru a informa Responsabilul de Incident că incidentul nu a fost aprobat. Consultaţi “Feedback/ Comentarii” la pagina 24 pentru mai multe informaţii. Notă: Toate comentariile ar trebui adăugate înainte de a apăsa “Neaprobat” (în caz contrar ecranul va deveni doar citibil şi Responsabilul de Incident nu va şti de ce incidentul nu a fost aprobat).

- 57 -

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează un sumar al informaţiei pentru un Incident/ Incident fără urmări. Datele afişate în tab-ul Rezumat variază în funcţie de informaţia introdusă în celelalte tab-uri.

Tab-ul Rezumat conţine detalii ale Incidentului, incluzând numărul de Consecinţe după tip şi numărul de persoane implicate. O sumă a tuturor costurilor Consecinţelor asociate va apărea în josul tab-ului. Dacă sunt necesare detalii ulterioare în ceea ce priveşte costurile, vă rugăm introduceţi consecinţele sau rulaţi un raport pentru analiza costului Incidentului/ Incidentului fără urmări.

5 Consecinţe

5.1 Adăugarea unei consecinţe Probabil nu veţi avea toate informaţiile relevante la începutul unui Incident. Poate fi necesar ca Responsabilul de Incident sau Expertul/ Furnizorul de Informaţii să revină să adauge informaţii ulterioare atunci când acest lucru devine disponibil (de exemplu după o Investigaţie). Problema importantă este ca toate datele să fie captate pentru a asigura prevenţia producerii altor incidente viitoare. Există două moduri de a adăuga o Consecinţă unui Incident: 1. În Tab-ul Consecinţe al Incidentului, apăsaţi hyperlinkul Recomandat din stânga

Consecinţei listate. Se va deschide submeniul de Consecinţe. 2. Din Incident, apăsaţi pe butonul Adăugă Consecinţă şi va apărea submeniul Consecinţe.

- 58 -

Tipurile de înregistrări Consecinţe sunt:

� Rănire/ boală - “Consecinţa Rănire/ Boală” vezi pagina 53

� Mediu - “Consecinţa Mediu” vezi pagina 63

� Transport - “Consecinţa Mijloace de Transport” vezi pagina 68

� Pierdere de bunuri- “Consecinţa Proprietate” vezi pagina 71

� Securitate - “Consecinţa Securitate” vezi pagina 72

� Relaţii Comunitare şi Reputaţie - “Consecinţa Reputaţie” vezi pagina Error! Bookmark not defined.

� Eveniment Siguranţa Procesului vezi pagina …

� Calitate - “Consecinţa Calitate” vezi pagina 79

În momentul în care datele relevante au fost introduse (vezi informaţia mai jos), apăsaţi Salvare. Notă: Înaintea închiderii unui Incident, toate consecinţele trebuie să fie într-un stadiu Închis.

Căutarea unei Consecinţe

Se referă la Căutare på side 27

5.2 Consecinţa Rănire/ Boală O înregistare Consecinţă Rănire/ Boală captează şi afişează informaţii despre răniri şi boli. Informaţia captată în această înregistrare include detalii ale rănirii, timpul pierdut din cauza unei răniri şi orice cost asociat. Notă: Nu trebuie introdus niciun nume în CARE în această Consecinţă. Vă rugăm să vă asiguraţi că sunt selectate ca persoană rănită doar tipurile: Angajat, Contractor sau Terţa Parte. Au fost create trei conturi generale pentru a fi folosite în cazul unei Consecinţe Rănire / Boală. Vă rugăm folosiţi doar denumirile de Angajat, Contractor sau Terţa Parte.

Titlu

Secţiunea Titlu a unei ferestre de Rănire/ boală captează şi afişează informaţii de cel mai înalt grad despre Rănire/ Boală.

� Terţa Parte – specifică dacă pacientul este o terţă parte sau nu.

� Pacient * – Acesta ar trebui să apară ori ca Angajat, Contractor sau Terţă Parte. (Nu vor fi introduse nume în cadrul aplicaţiei).

- 59 -

� Tipul Rănirii/ Bolii * – Un meniu tip listă desfăşurătoare va clasifica consecinţele (de exemplu are legătură cu Munca, Sănătatea, Naveta, Terţa Parte sau nu este legat de muncă.

� Clasificare – va fi generată de aplicaţie, tinând cont de ceea ce a fost selectat în câmpurile ulterioare.

� Stadiu* – Există două etape de stadiu într-o Consecinţă, acestea pot fi Deschise sau Închise. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie să fie închise pentru a putea închide un Incident!

Notă: Tipul de Pacient va dirija funcţionalitatea în cadrul Consecinţei Rănire/ Boală. Dacă a fost selectată Terţă Parte, aplicaţia va deselecta tab-ul Informaţii Timp şi va autoriza Tab-ul Asigurări. Acest lucru se întâmplă pentru că nu este cerută o informaţie de timp dacă persoana rănită nu este un angajat. Dacă oricare dintre celelalte două tipuri sunt selectate, atunci Tab-ul Informaţii Timp este activat şi Tab-ul Informaţii Asigurări este dezactivat. Acest lucru nu este important pentru că OMV şi Petrom nu foloseşte Tab-ul de Informaţii Timp.

Tab-ul General

Tab-ul General captează şi afişează informaţii importante despre rănire sau boală.

� Descriere Rănire/ Boală * – Câmp de test pentru descriere Rănire/ Boală. (Nu se vor

introduce nume în cadrul aplicaţiei).

� Fatalitate – Indică, atunci când este bifată, că rănirea a rezultat într-un deces. Când acest câmp este bifat, un câmp Dată apare care vă cere să introduceţi Data şi Ora decesului.

� Rănire pierdere zile de lucru – Dacă persoana ranită a pierdut zile de lucru.

� Tratament medical necesar – Dacă a fost sau nu necesar tratament medical.

� Acordare de prim ajutor necesar – dacă a fost sau nu necesară acordarea primului ajutor

� Locaţia tratamentului – Meniu tip listă desfăşurător care permite selectarea unei locaţii a tratamentului.

� Data tratamentului – data când tratamentul a fost administrat.

� Furnizor de tratament medical– Câmp de text liber unde se introduce furnizorul tratamentului medical care a fost administrat.

� Schimbare loc de munca * –indică dacă pacientul a fost relocat permanent sau temporar la un alt loc de muncă din cauza rănirii sau bolii. Presetat la Nu.

� Raportare externă * – vă permite să subliniaţi dacă raportul trebuie să meargă către o agenţie externă de raportare. Presetat la Ne-Raportabil.

- 60 -

� Sex * - Vă rugăm alegeţi dintr-o listă tip desfăşurător dacă pacientul este femeie sau bărbat.

Clasificările Consecinţei Rănire/ Boală

Următoarea informaţie descrie cum este determinată în cadrul aplicaţiei fiecare clasificare diferită a unei consecinţe Rănire/ Boală. Fatalitate (FAT)

� Căsuţa validare deces – Bifat

� Data decesului – Introdusă

Incident care a necesitat tratament medical (MTI)

� Căsuţa validare deces – Nebifată

� Zile de lucru pierdute – Nebifat (timp pierdut/ restricţionat în Tab-ul Rănire/ Boală – zile estimate =0)

� Acordarea primului ajutor necesar - Bifat

� Tratament medical necesar - Bifat

Notă: Căsuţa de validare tratament medical se suprapune căsuţei de acordare Prim Ajutor

Incident care a necesitat acordarea de Prim Ajutor (FAI)

� Căsuţa validare deces – Nebifată

� Zile de lucru pierdute – Nebifat (timp pierdut/ restricţionat în Tab-ul Rănire/ Boală – zile estimate =0)

� Acordarea primului ajutor necesar - Bifat

� Tratament medical necesar - Nebifat

Incident care a necesitat restricţionarea lucrului (RWI)

� Căsuţa validare deces şi zile de lucru pierdute – Nebifat � Tab-ul Rănire/ boală > apăsaţi pe butonul Adaugă/ Editează Timp Pierdut/ Restricţionat

:

- Zilele de lucru restricţionate reprezintă un număr de zile introduse în câmpurile estimate şi actuale. Dacă nu cunoaşteţi încă zilele concret, repetaţi zilele estimate. Câmpul poate fi updatat cu numărul corect atunci când va fi cunoscut.

- 61 -

- Dacă numărul de zile pierdute selectate cu Zile estimate = 0 ŞI un al doilea rând este adăugat cu Zile de lucru restricţionate, iar numărul de zile este mai mare de 0 atunci va fi înregistrat ca RWI.

Incident care rezultă în pierderea zilelor de lucru (LWDI) – orice rănire din cauza lucrului

� Căsuţa validare deces – Nebifată � Tab-ul Rănire/ Boală > Apasă butonul Adaugă/ Editează Timp Pierdut/ Restricţionat

:

Zilele de lucru pierdute trebuie selectate prin introducerea unui număr valid introdus în câmpul estimat şi actualizat. Dacă nu cunoaşteţi încă numărul concret, repetaţi zilele estimate. [Notă: aplicaţia calculează zilele estimate şi nu pe cele actuale.] Acest câmp poate fi updatat ulterior când numărul va fi cunoscut. Luaţi aminte: Zilele de lucru pierdute înlocuiesc zilele de lucru restricţionate (listă tip desfăşurător) pentru secţiunea Timp Pierdut/ Restricţionat.

Tab-ul Rănire/ Boală

Tab-ul Rănire/ Boală capturează şi analizează informaţii despre rănire/ boală şi orice timp pierdut/ restricţionat datorat rănirii/ bolii.

Pentru a introduce datele Rănirii/ Bolii, vă rugăm apăsaţi butonul de plus

� Clasa – O listă de tip desfăşurător a claselor Rănirilor/ Bolilor.

� Parte a corpului – O listă de tip desfăşurător cu părţi ale corpului posibil rănite(de exemplu, cot sau gleznă).

� Poziţie – O listă de tip desfăşurător cu poziţii ale corpului posibil afectate (de exemplu, stânga sau dreapta).

� Ierarhizare – Un câmp care identifică ierahizarea rănirii sau bolii bazat pe ordinea în care se introduce informaţia. Prima intrare este automat identificată ca rănire sau boală primară. Din acest motiv, ar trebui să introduceti cea mai serioasă rănire sau boală mai întâi.

� Cauza rănirii – O listă a cauzelor rănirii sau bolii.

- 62 -

Timpul pierdut/ restricţionat se va adăuga prin butonul Adaugă/ Editează Timp Pierdut/

Restricţionat. Notă: Timpul pierdut/ restricţionat nu se poate adăuga dacă persoana rănită este o Terţă Parte sau dacă linia Rănirii/ Bolii nu este completată (clasă, parte a corpului, poziţia, ierarhie). Dacă apăsaţi butonul de mai sus, va apărea următoarea fereastră:

� Timp pierdut/ restricţionat – Indică dacă incidentul a rezultat în:

- Zile de lucru pierdute

- Zile de lucru restricţionate

� Zile estimate – Indică numărul estimat de zile aplicat câmpului timp pierdut/ restricţionat Notă: Datele din câmpul zile estimate vor afecta clasificarea rănirii/ bolii.

� Zile Actuale – indică numărul actual de zile aplicat câmpului timp pierdut. Dacă nu stiţi numărul corect, repetaţi zilele estimate şi acesta poate fi updatat când numărul actual este cunoscut.

� Data începerii – Indică data iniţial aplicată câmpului Timp pierdut/ restricţionat.

� Ierarhizarea rănirii – Se populează automat pe baza datelor deja introduse. Dacă există 2 răniri, selectaţi opţiunea potrivită.

Tab-ul Cost

Se referă la secţiunea 3.6 “Adaugă Informaţie Cost” de la pagina 23.

Tab-ul Informaţii cu privire la Asigurări

Tab-ul Informaţii cu privire la Asigurare capturează şi afişează informaţii despre asigurare dacă persoana rănită este o Terţă Parte. Notă: Datele de contact prezentate aici sunt pentru compania de asigurări şi nu pentru persoana rănită.

- 63 -

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii cu privire la Incident şi un link către Incidentul aferent.

Când toate datele cu privire la Consecinţe sunt adăugate, Consecinţele ar trebui să fie mutate din stadiul Deschis în stadiul Închis. Acest lucru este necesar înainte de a închide incidentul.

5.3 Consecinţa Mediu

Titlu

Secţiunea titlu capturează şi afişează informaţii de înalt nivel.

� Data descoperirii *– Data şi ora când incidentul de mediu a fost descoperit.

� Raportare externă – Un câmp cu selecţii care identifică dacă această informaţie ar trebui trimisă unei agenţii sau organizaţii externe pentru revizuire.

� Stadiu – Există 2 optiuni de stadiu pentru toate Consecinţele, acestea fiind Închis şi Deschis. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie să fie închise înainte de a putea închide un Incident.

Tab-ul General

Tab-ul General capturează şi afişează informaţii de nivel înalt despre consecinţele de mediu ale incidentului.

- 64 -

� Introdus de* – Persoana care a completat înregistrarea.

� Tipul consecinţei de mediu*– indică tipul consecinţei de mediu (degajare în atmosferă, deversare etc).

� Data raportării – Data când consecinţa de mediu a fost raportată în aplicaţie.

� Viteza vântului – Importantă pentru degajările în atmosferă.

� Directia vantului – De asemenea importanta pentru degajarile in atmosfera.

� Nivel de severitate conform Matricei de Risc *– un mijloc de clasificare a înregistrării de mediu. Folosit pentru scopuri de raportare, o cerinţă pentru unele rapoarte săptămânale şi lunare.

� Număr de plângeri din exterior –Numărul de plângeri primite din exterior despre acest incident de mediu.

� Descriere – Câmp de text liber pentru a înregistra orice acţiune care a fost luată imediat când incidentul de mediu a fost observat. Vă rugăm să vă asiguraţi că nume sau informaţii de identificare nu au fost capturate.

� Elemente cheie pentru mediu – vă permite să selectaţi valori multiple pentru a putea clasifica mai departe consecinţa de mediu. Sunt folosite în scopuri statistice. Vă rugăm verificaţi tot ce este aplicabil.

Tab-ul Cantitate

Tab-ul Cantitate capturează şi afişează informaţii despre Cantităţile de Mediu şi detaliile asociate cu impactul asupra mediului, după cum rezultă din Incident.

- 65 -

� Substanţa – O listă cu posibile substanţe eliberate. Vă rugăm să o selectaţi pe cea potrivită.

� Eliberat către – Mediul în care s-a eliberat substanţa.

� Cantitatea eliberată – cantitatea de substanţă eliberată.

� Unitate – Selectaţi unitatea potrivită.

Alte Detalii pot fi adăugate prin apăsarea butonului care va afişa în continuare câmpuri de informaţii adiţionale pentru a fi completate:

� Cantitatea recuperată – cantitatea de substanţă care a fost recuperată din mediu

� Stare fizică – permite selectarea stării respectivelor substanţe care au fost eliberate dintr-o listă de posibile stări fizice (Gaz, Lichid, Semi-Solid şi Solid)

� Comentarii / Detalii chimice/ Cod UN / CAS – Înregistrează orice informaţie adiţională în ceea ce priveşte substanţa eliberată.

Tab-ul Detali i referitoare la Deversări

Tab-ul Detalii referitoare la deversări capturează şi afişează informaţii despre deversare, inclusiv detalii despre cine deţinea terenul, unde s-a petrecut deversarea, aria contaminată şi orice altă informaţie despre conducte, dacă este aplicabil. Dacă nu aveţi astfel de informaţii, vă rugăm să lăsaţi necompletat şi să reveniţi când informaţia este disponibilă.

- 66 -

� Facilitate / Sursă – O listare a tuturor tipurilor de facilităţi unde deversarea s-a produs.

� Diametrul sursei / Volum – Vă rugăm folosiţi această informaţie dacă a fost o conductă sau o cisternă.

� Unitate de măsură – Este legat de câmpul de mai sus.

� Conductă de la (punctul de plecare) – Introduceţi locaţia de unde începe conducta.

� Conductă până la (punctul de sfârşit) – Introduceţi locaţia unde se termină conducta.

� Lungimea totală a conductei (m) – Înregistrează lungimea totală a conductei.

� Distanţa de la … (m) – Înregistrează distanţa de-a lungul conductei unde a avut loc deversarea. Aceasta ar trebui să fie distanţa de la punctul de plecare până la câmpul completat mai sus.

� Cauza imediată – un câmp tip “drop down” cu posibile cauze ale deversării (de exemplu Coroziune, Probleme tehnice, Terorism, Furt sau Probleme cu Vremea)

� Zona contaminată - Suprafaţa (m2) – Zona care a fost afectată de deversare

� Zona contaminată - Adâncime/ Lungime (m) – Zona care a fost afectată de deversare

� Zona afectată de activităţi de remediere (m2) – această zonă va fi în general mai mare decât zona contaminată pentru că utilajele de remediere vor avea nevoie să acceseze zona contaminată.

� Proprietar de teren – înregistrează cine deţine terenul unde s-a produs deversarea.

� Utilizare teren – înregistrează pentru ce este folosit terenul în cauză (agricultură, drumuri, etc).

� Comentarii – Vă rugăm introduceţi orice comentarii legate de deversare.

Tab-ul Comunicare Autorităţi

Fereastra tab-ului Comunicare Autorităţi capturează informaţii despre ce notificări au fost trimise către autorităţile de protecţia mediului, aplicabile acestei Consecinţe.

- 67 -

� Raportat de – Persoana care raportează eliberarea sau deversarea către o autoritate sau organizaţie.

� Autorităţi notificate – O listă generică cu agenţii sau organizaţii de mediu relevate notificate.

� Contact – Persoana de contact de la autoritatea notificată.

� Date Notificării – Data şi Ora la care Autoritatea a fost notificată.

Tab-ul Depăşirea Valorii Limită

Tab-ul Depăşirea Valorii Limită capturează cazuri specifice când Valorile Limită specific menţionate în Permisele de Mediu sunt întrecute.

� Raportare externă – Depăşirea Valorii Limită raportabilă sau non-raportabilă.

� Data depăşirii – Data depăşirii valorii.

� Comentarii – Orice comentarii relevante.

Tab-ul Cost

Se referă la secţiunea 3.6 ”Adaugă Informaţii Cost” de la pagina 23.

- 68 -

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii despre Incident şi un link către Incidentul respectiv.

5.4 Consecinţa Mijloace de Transport Consecinţa Mijloace de Transport capturează informaţii detaliate despre un Incident care implică un mod de transport, informaţii despre accident, condiţii de şofat, costuri, toate asociate cu consecinţa. Pentru consecinţa iniţială Mijloace de transport asociată incidentului, va apărea fereastra Informaţii Accident. Informaţia din această fereastră este copiată la toate consecinţele mijloace de transport asociate cu Incidentul. După ce se introduce Informaţia Accident, apăsaţi pe pentru a continua cu introducerea datelor.

� Informaţie Accident * – O listă cu tipuri de accidente (de exemplu coliziune frontală,

răsturnare)

� Număr de raport extern/ intern – o referire la rapoartele externe sau interne completate în urma acestui accident.

� Tipul raportului – O listă cu tipurile de rapoarte care sunt completate.

� Produs pe Drum Public – O căsuţă de validare care indică dacă incidentul s-a produs pe un drum public.

� Tipul suprafeţei – O listă cu tipurile suprafeţei (pentru toate tipurile de transport inclusiv maritim).

Titlu

Secţiunea Titlu capturează şi afişează informaţii de nivel înalt despre incidentul de transport.

- 69 -

� Modalitate de transport * – Selectaţi dintre “Aer, Pământ sau Apă” tipul de transport implicat în Incident.

� Tip proprietar * – Tipul de proprietate (de exemplu “Deţinut de companie, deţinut de Contractor sau deţinut de Angajat, deţinut de o Terţă Parte”). Selectarea făcută în acest câmp determină lista de opţiuni în câmpul Proprietarului.

Notă: Dacă proprietarul este o persoană, vă rugăm includeţi doar nume generice (Angajat sau Terţă Parte).

� Proprietar * – O listă cu posibili proprietari. Notă: Vă rugăm folosiţi doar denumirile de Angajat, Terţă Parte sau Contractor Actual

� Stadiu * – Există doar 2 opţiuni de stadiu pentru toate consecinţele, acestea fiind Deschis şi Închis. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie închise înainte de a putea închide Incidentul.

Tab-ul General

� Scopul deplasării* – Selectaţi motivul pentru care deplasarea a avut loc.

� Tipul operatorului* – Folosit pentru a indica dacă operatorul era un Angajat, Contractor sau Terţă Parte.

� Severitatea Accidentului Vehiculului* – O listă cu posibile tipuri de severitate accidente: Uşoară (<20kph, caz de acordare prim ajutor şi/ sau fără rănire), Serios (>20kph, caz de tratament medical, caz de zile de lucru restricţionate şi/ sau vehicul în stare de nefuncţionare), Major (orice răsturnare şi/sau caz de zile de lucru pierdute), Catastrofic (fatalitate inclusiv fatalitatea unei Terţe Părţi).

� Fabricant/ Marca – O listă cu tipuri diferite de mărci de transport(de exemplu Ford, Toyota, BMW). Dacă marca nu este listată în aplicaţie, vă rugăm selectaţi Altele.

� Număr plăcuţă de înmatriculare (dacă este deţinută de companie) – Dacă vehiculul este deţinut de companie, vă rugăm să înregistraţi numărul plăcuţei de înmatriculare. Dacă vehiculul este deţinut privat de către un Angajat sau Terţă Parte, NU înregistraţi numărul plăcuţei de înamtriculare.

� Comentarii – Adăugaţi informaţii relevante, asigurându-vă că nu aţi introdus nume sau informaţii de identificare.

- 70 -

Tab-ul Accident

Acest tab este completat bazat pe selectările făcute în ecranul de accident în care au fost adăugate consecinţele Măsuri de Transport iniţiale.

Tab-ul Cost

Face referire la secţiunea 3.6 “Adăugare informaţii costuri” de la pagina 23.

Tab-ul Informaţii despre Asigurare

Tab-ul Informaţii despre Asigurare capturează şi afişează informaţii despre asigurare asociate mijloacelor de transport. Apare ca Inactiv dacă este aleasă opţiunea de “deţinut de Companie” ca Tip Proprietar (situaţie generală); poate fi activat doar dacă Tipul Proprietarului este ori Angajat, ori Terţă Parte.

Introduceţi orice informaţie relevantă în câmpuri dacă este disponibilă. Notă: Numele de contact este doar pentru persoana de contact de la compania de asigurare.

Tab-ul Informaţii referitoare la Timp

Tab-ul Informaţii referitoare la Timp nu este folosit deoarece nu este relevant pentru OMV sau Petrom şi va fi scos în versiunea ulterioară a aplicaţiei.

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii despre Incident şi un link către respectivul Incident.

- 71 -

5.5 Consecinţa Pierdere de Bunuri O înregistrare Consecinţă Pierdere de Bunuri capturează informaţii despre Bunurile afectate în timpul unui incident.

Titlu

� Terţă Parte – NU (Acesta este un text care nu se poate schimba din cauza funcţionalităţii aplicaţiei aşa că nu vă îngrijoraţi)

� Companie – OMV & Petrom

� Stadiu – Există doar 2 opţiuni de stadiu pentru toate consecinţele, acestea fiind Deschis şi Închis. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie închise înainte de a putea închide Incidentul.

Tab-ul Pierdere de Bunuri

� Tipul – Tipul bunurilor pierdute(de exemplu vehicul, echipament, echipament de birou)

� Descriere – Câmp de descriere pentru bunurile afectate; vă rugăm să vă asiguraţi că nu sunt incluse nume sau informaţii de indentificare în acest câmp de text liber.

� Tipul proprietar – Alegeţi tipul de proprietar dintr-o listă tip desfăşurător (de exemplu deţinut de companie, deţinut de contractor, deţinut de angajat)

Tab-ul Cost

Face referire la secţiunea 3.6 “Adaugă Informaţii Cost” de la pagina 23.

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii despre incident şi un link către incidentul respectiv.

- 72 -

5.6 Consecinţa Securitate

Titlu Securitate

� Tipul * – O listă cu tipurile de consecinţe Securitate (de exemplu Comportament intern, Influenţe externe, Regimul trecut, Proprietate şi Materiale, Tehnic etc).

� Raportat de *– Numele persoanei care a raportat incidentul de Securitate.

� Stadiu * – Există doar 2 opţiuni de stadiu pentru toate consecinţele, acestea fiind Deschis şi Închis. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie închise înainte de a putea închide Incidentul.

Tab-ul General

Tab-ul General capturează şi afişează informaţii de înalt nivel despre consecinţa Securitate, făptaş şi ţinta problemei de securitate.

- 73 -

� Introdus de * – Persoana care a introdus informaţiile pentru consecinţa Securitate

� Nivelul de securitate al incidentului* - vă permite să alegeţi între 0, 1, 2, 3 sau 4 ca nivel de securitate, după cum este cazul.

� Comentarii –Introduceţi orice comentarii asociate consecinţei de Securitate. Vă rugăm să vă asiguraţi că nu au fost introduse nume sau alte informaţii de identificare în acest câmp de text liber.

� Facilitate – Facilitatea (locaţia) în care s-a produs consecinţa securitate.

� Cauzat de – O persoană potenţială care a cauzat incidentul de securitate. De exemplu, a fost un Angajat sau o Terţă Parte?

� Impact – Puteţi alege între trei opţiuni, după cum este cazul: Plângere la Poliţie, N/A, PPM2000Investig.

� Elemente cheie de securitate – Vă permite să selectaţi mai multe valori pentru a clasifica pe mai departe mijloacele consecinţei securitate. Sunt folosite pentru scopuri statistice. Vă rugăm bifaţi ce este aplicabil.

� Vârsta – Introduceţi vârsta făptaşului.

� Sexul – Alegeţi dacă făptaşul este bărbat sau femeie.

� Tipul făptaşului – alegeţi dacă făptaşul este de exemplu extern companiei sau angajat.

� Originea făptaşului – Originea făptaşului (de exemplu banda răufăcătoare cunoscută).

� Zona făptaşului – Descrieţi de unde provine făptaşul.

� Starea generală a făptaşului – Starea în care se află făptaşul (Beat, Treaz sau Obosit)

� Produsul ţintă – Introduceţi dacă ţinta problemei de securitate a fost un produs. Alegeţi dacă au fost de exemplu bani, echipament sau altceva.

� Date de Informaţii Ţintă – Introduceţi dacă ţinta problemei de securitate au fost informaţiile. Alegeţi dacă a fost de exemplu furt de laptop, documente clasificate…

- 74 -

Tab-ul Comunicare Autorităţi

Tab-ul Comunicare Autorităţi documentează dacă s-a facut o comunicare cu o agenţie guvernamentală, poliţie sau sursă de companie internă pentru a fi informaţi despre problema de securitate.

� Raportat de – Persoana care a contactat autorităţile.

� Autorităţi notificate – O listă generică cu autorităţi

� Contact – Numele persoanei de contact a autorităţii notificate

� Data notificării – Când s-a produs notificarea.

Tab-ul Cost

Face referire la secţiunea 3.6 “Adaugă Informaţii Cost” de la pagina 23.

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii despre incident şi un link către incidentul respectiv.

5.7 Consecinţa Relaţii Comunitare şi Reputaţie Consecinţa Relaţii Comunitare şi Reputaţie capturează şi afişează informaţii despre Incident asociate părţilor interesate externe.

- 75 -

� Semnificativ pentru Companie – Bifaţi dacă se consideră că reputaţia companiei a fost afectată în mod semnificativ

� Scurtă Descriere - completaţi cu text. Menţineţi simplu! Evitaţi abrevierile! Nu sunt permise nume sau informaţii de identificare!

� Nivel de impact al comunităţii – În funcţie de nivelul de securitate, s-au definit 6 niveluri de impact asupra comunităţii:

0 – fără impact asupra relaţiei cu comunitatea/ fără impact asupra reputaţiei;

1 – plângeri locale, fără interes extern

2 – manifestaţii publice; o singură plângere

3 – dificultăţi/ întârzieri în a obţine permise şi autorizaţii; interes regional, multe plângeri

4 – procese naţionale; plăţi compensatorii; amenzi; interes naţional

5 – procese internaţionale; atenţie internaţională

� Elemente cheie de Relaţii Comunitare şi Reputaţie – vă permite să selectaţi mai multe valori care vă vor ajuta să clasificaţi mai departe incidentul/ incidentul fără

- 76 -

urmări. Sunt folosite în scopuri statistice. Bifaţi tot ce este aplicabil incidentului/ incidentului fără urmări.

� Detalii Relaţii Comunitare şi Reputaţie – un spaţiu furnizat comentariilor în ceea ce priveşte consecinţa.

Cost Relaţii Comunitare şi Reputaţie – Faceţi referire la Adăugare costuri de la pagina 23

Produse pierdute – Introduceţi informaţii despre produsele pierdute din cauza Consecinţei Relaţii comunitare şi Reputaţie.

� Data – Introduceţi data când pierderea produselor s-a produs.

� Cantitate (produse) – Introduceţi cantitatea de produse pierdute.

� Cantitatea Netă: Câmp calculat între Cantitate şi Proprietate.

� Proprietate – Câte procente din produsele pierdute sunt deţinute de companie.

� Comentarii – Introduceţi orice comentarii asociate produselor pierdute.

Ore pierdute – Introduceţi informaţia despre orele pierdute din cauza Consecinţei Relaţii Comunitare şi Reputaţie.

- 77 -

� Data – Introduceţi data la care pierderea de ore s-a produs.

� Număr (ore) – Daţi numărul total al orelor pierdute.

� Comentarii – Introduceţi orice comentarii asociate cu orele pierdute.

5.8 Evenimente Siguranţa Procesului CLASIFICAREA EVENIMENTELOR SIGURANŢA PROCESULUI Indicatorii de Siguranţa Procesului sunt împărţiţi în patru tiere care reprezintă o continuă raportare proactivă şi reactivă. Tier 1 este cel mai reactiv si Tier 4 este cel mai proactiv. (în conformitate cu standardele internaţionale ale American Petroleum Institute ANSI/API RP 754).

� Câmpul Categorie: arată informaţii despre tipul tier-ului şi dacă nu este completat adecvat va afişa mesaje specifice:

� Date specificate mixte – înseamnă că mai mult de un tier a fost selectat şi trebuie decis care este cel corect (de exemplu Tier 1 şi Tier 2); trebuie selectat un singur Tier

� Substanţa şi/ sau rata de eliberare nu este specificată – înseamnă că pentru Tier 1 şi Tier 2 este imperios necesar să fie completate substanţele eliberate şi rata lor de eliberare.

� Multiple valori Tier 3 specificate – înseamnă că mai mult de o valoare Tier 3 este selectată, lucru care nu este permis.

� Informaţii adiţionale către PSE nespecificate – înseamnă că dacă a fost selectat Tier 3, trebuie să completaţi informaţii adiţionale Evenimentului Siguranţa Procesului.

� Neclasificat – înseamnă că niciun Tier nu a fost selectat şi că este o Consecinţă fără valoare.

� Tier 1 – Eveniment Siguranţa Procesului – un eveniment Siguranţa Procesului Tier 1 (T-1 PSE) este pierderea unei încărcături primare (LOPC) cu cele mai mari consecinţe.

Un T-1 PSE este o eliberare neplanificată sau necontrolată a oricărui material, inclusiv non-toxic sau non-inflamabil (de exemplu aburi, condens, nitrogen, CO2 compresat sau aer compresat).

Exemple de T-1 PSE

� Depăşirea pragului de LOPC � Vătămări umane din cauza LOPC � Dauna bunurilor după un foc/ explozie datorată LOPC

- 78 -

� Tier 2 – Eveniment Siguranţa Procesului – un Eveniment Siguranţa Procesului Tier 2

(T-2 PSE) este un LOPC cu mai putine consecinţe. Un T-2 PSE este eliberarea neplanificată sau necontrolată a oricăror materiale, inclusiv non-toxice sau non-inflamabile (de exemplu aburi, condens, nitrogen, CO2 compresat sau aer compresat).

Exemple de T-2 PSE

� Depăşirea pragului de LOPC � Vătămări umane din cauza LOPC � Dauna bunurilor după un foc/ explozie datorată LOPC

� Tier 3 – Eveniment Siguranţa Procesului Un Tier 3 PSE reprezintă o provocare a sistemului de bariere care se îndreaptă spre vătămăre, dar este oprit pe termen scurt de consecinţele Tier 1 sau Tier 2. Indicatorii la acest nivel furnizează o oportunitate adiţionala pentru a identifica şi corecta slăbiciunile în sistemul de bariere.

Exemple de T-3 PSE

� Excursie în limitele de operare în siguranţă

- 79 -

� Inspecţie de încărcătură primară în afara limitelor � Cereri în sistemul de siguranţă � Evenimente LOPC minore � Mici incendii/ explozii

� Numărul total (suma) al Evenimentelor Siguranţa Procesului va fi înregistrat în CARE Monitor în cadrul unei raportări de rutina lunară a HSSE.

Pot fi introduse mai multe informaţii.

� Tipul de substanţă eliberată – Introduceţi tipul de substanţă eliberată. � Rata de emisie – Introduceţi rata de emisie în kg per oră. � Informaţii adiţionale PSE – Aici pot fi introduse informaţii adiţionale despre

evenimentul siguranţa proces.

� Dacă sunt disponibile, adăugaţi detalii de cost consecinţei eveniment siguranţa proces cum este arătat la pagina 23.

� Pot fi adăugate informaţii ulterioare despre Produse Pierdute şi Ore Pierdute cum este arătat la pagina 71.

Notă: Pentru a clasifica corect Tier 1 şi Tier 2 trebuie introdus tipul substanţei eliberate şi rata emisiei!

5.8 Consecinţa Calitate O înregistrare Consecinţă Calitate (folosită doar în segmentul de business R&M) capturează şi afişează informaţii despre incidente care implică produse non-conforme. Problema calităţii poate afecta orice activitate.

- 80 -

Titlu

� Tipul incidentului – Tipul consecinţei calitate (informaţii despre produs)

� Stadiu * – Există doar 2 opţiuni de stadiu pentru toate consecinţele, acestea fiind Deschis şi Închis. Luaţi aminte că toate Consecinţele trebuie închise înainte de a putea închide Incidentul.

Tab-ul General

Tab-ul general capturează şi afişează informaţii generale despre consecinţa Calitate.

� Introdus de * – Persoana care a creat înregistrarea Consecinţă Calitate.

� Data producerii* – Data când incidentul de calitate s-a produs.

� Data raportării* – Data când incidentul de calitate a fost raportat.

� Departamentul/Unitatea responsabila* - Căutaţi Departamentul/ unitatea corespunzătoare.

� Descriere – Descrieţi problema de calitate; vă rugăm să vă asiguraţi că nu sunt incluse nume sau informaţii de identificare.

� Acţiuni întreprinse imediat – Descrieţi orice acţiuni au fost întreprinse; vă rugăm să vă asiguraţi că nu sunt incluse nume sau informaţii de identificare.

Tab-ul Material

Tab-ul Material capturează şi afişează informaţii despre materialele implicate în incidentul de calitate.

� Material – O listă cu materiale supuse revizuirii de calitate. Dacă sunt materiale de adăugat, vă rugăm să contactaţi Administratorul de site CARE local. În prezent, această listă a fost configurată doar pentru R&M.

� Înăuntru – Cantitatea de material care intră.

� Afară – Cantitatea de material care iese.

� Cantitate – Cantitatea de material afectat de problemă.

� Unităţi – O listă cu unităţile de măsură folosite în câmpul Calitate.

� Data producerii – Data când s-a întâmplat afectarea produselor.

� Numărul lotului – Numărul lotului de producţie a produselor afectate.

� Carantină – O căsuţă de validare care desemnează dacă materialul afectat de problema de calitate a fost în carantină.

- 81 -

Tab-ul Cost

Face referire la secţiunea 3.6 “Adăugare informaţii costuri” de la pagina 23.

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii despre incident şi un link către incidentul respectiv.

6 Analiza de Risc

Este posibil să nu aveţi toate informaţiile necesare la începutul Incidentului. Poate fi nevoie ca Responsabilul de Incident, Proprietarul Constatării/ Pericol sau Expertul/ Furnizorul de informaţii să revină şi să adauge informaţii ulterioare când acestea devin disponibile. (de exemplu, dupa investigaţie). Clasificaţi severitatea actuală, severitatea potenţială şi probabilitatea Incidentelor, Incidentelor fără urmări şi a Constatărilor/ Pericol. Vă veţi ocupa mai întâi de Incidentele, Incidentele fără urmări şi Pericolele care au o severitate actuală de nivel 3 sau mai sus şi/sau un risc înalt.

Desemnarea unei analize de risc pentru un Incident/ Incident fără urmări

1. Apăsaţi butonul Analiza de risc (dacă acest buton nu este disponibil, vă rugăm adăugaţi departamentul responsabil).

Va apărea fereastra Analiza de Risc. Această fereastră are două secţiuni (Severitate Actuală şi Risc Potenţial) pentru Incidente şi Incidente fără urmări şi o singură secţiune pentru constatări şi pericole (Evaluarea Riscului Potenţial):

- 82 -

� Severitate Actuală – Determină severitatea consecinţei (Oameni, Mediu, Bunuri sau Echipament şi Reputaţie). Selectaţi valoarea potrivită din meniurile de tip desfăşurător. Probabilitatea nu este prezentă aici deoarece incidentul s-a petrecut şi prin urmare nu este relevantă.

� Risc Potenţial – Determină cât de dăunătoare ar fi putut fi consecinţele incidentului. Severitatea riscului potenţial va fi întotdeauna egală sau mai mare decât Severitatea Actuală. Relaţia dintre severitate şi probabilitate va deriva riscul potenţial. Selectaţi valoarea potrivită din meniurile de tip desfăşurător.

Severitatea actuală şi riscul potenţial vor fi afişate în secţiunea Titlu a înregistrării Incidentului, în timp ce riscul potenţial este afişat în capul de pagină al Constatărilor şi Pericolelor.

Notă: Toate Incidentele/ Incidentele fără urmări din care rezultă într-un nivel de severitate 3 sau mai sus şi/sau un risc înalt trebuie investigate.

- 83 -

7 Investigaţii

Înregistrările Investigaţii sunt o colecţie de cauze directe, imediate, primare, factori care au contribuit la producerea incidentului şi alte informaţii colectate în timpul unei investigaţii. Investigaţiile nu sunt înregistrări de sine stătătoare şi trebuie să fie corelate cu un Incident/ Incident fără urmări sau Constatare/ Pericol. Acţiunile şi ataşamentele relevante (fişiere sau linkuri) pot fi asociate cu investigaţiile. O înregistrare Investigaţie poate fi legată de un Incident sau Incident fără urmări, precum şi de o Constatare/ Pericol. Depinde de nivelul de severitate al unui incident şi de riscul asociat incidentului, incidentului fără urmări sau constatării/ pericol pentru a face o investigaţie. Rezultatele investigaţiei sunt inserate în CARE, în timp ce procesul în sine al investigaţiei se va derula în exteriorul aplicaţiei, desigur. Înregistrarea investigaţiei în CARE este iniţiată de Responsabilul de Incident sau de Raportorul Constatării/ Pericol, datele investigării sunt introduse de Responsabilul de Investigaţie sau de membrii echipei sale.

- 84 -

Modulul de Investigaţie în CARE are definit propriul proces. Acesta este ilustrat în fluxul de proces de mai jos care furnizează mai multe informaţii despre rolul pe care fiecare responsabilitate diferită îl are în cadrul procesului.

Adăugare Investigaţie

Când este realizată investigaţia de către echipă, responsabil de introducerea cauzelor în CARE este Conducatorul de echipă sau un membru. Există două modalităţi de a adăuga o Investigaţie: 1. De la Incident sau Constatare/ Pericol, apăsaţi pe opţiunea Adaugă Investigaţie.

Se va deschide fereastra de Investigaţii.

2. Creaţi o Investigaţie din Fereastra de Căutare Investigaţie.

Notă: Dacă creaţi o Investigaţie din fereastra de Căutare, trebuie să creaţi mai întâi un nou

- 85 -

Incident sau să căutaţi un Incident/ Incident fără urmări existent sau o constatare/ pericol căreia să îi alocaţi Investigaţia.

Selectaţi Incidentul/ Incidentul fără urmări sau Constatarea/ Pericol şi accesaţi meniul Opţiuni.

1. Apăsaţi Adaugă Investigaţie. Va apărea fereastra Investigaţii.

2. Completaţi informaţiile cerute şi apăsaţi Salvare.

� Dată începere investigaţie* – Data când a fost iniţiată investigaţia.

� Tipul* – vă permite să specificaţi tipul de investigaţie prin selectarea Formală sau Informală. Aplicaţia setează automat Formală.

� Stadiu – Există 3 etape disponibile pentru Investigaţii (Deschis, Aprobare în aşteptare şi Închis). Luaţi aminte, un Incident sau Incident fără urmări poate fi închis doar dacă toate Investigaţiile asociate şi/ sau consecinţele sunt în stadiul închis.

- 86 -

Tab-ul Responsabilităţi

Tab-ul Responsabilităţi capturează şi afişează persoanele care au o responsabilitate în cadrul unei investigaţii.

Notă: Fiecare persoană selectată în acest tab va primi o notificare prin email după ce înregistrarea va fi salvată.

� Conducător echipă de investigaţie * – Persoana responsabilă pentru gestionarea investigaţiei. Conducătorul echipei de investigare pentru un incident semnificativ va fi independent de asset şi competent în tehnici de investigaţii incidente (Pentru mai multe clarificări vezi standardul Corporate HSE Directive 009 "Reporting, Investigation and Management of Incidents").

� Membru echipă de investigaţie – listează membrii echipei de investigaţie.

� Persoana care aprobă investigaţia * – Numele persoanei care este responsabilă de revizuirea/ aprobarea investigaţiei. Responsabilul de Incident sau creatorul investigaţiei este desemnat din oficiu ca fiind cel care aprobă investigaţia.

� Personal notificat – Persoanele cărora li s-a desemnat această responsabilitate vor fi notificate despre Investigaţii.

Introducerea rezultatelor investigaţiei

Introduceţi Cauzele Directe/Imediate, Cauzele Primare/ Rădăcină şi implicarea Elementelor de Sistem de Management în tab-urile respective în trei paşi:

� Cauzele Directe/ Imediate (Pasul 1) � Introduceţi Cauza Directă/ Imediată Apăsaţi salvare între paşi

pentru a vă asigura că datele corecte sunt

importate în noul Tab.

- 87 -

� Introduceţi Comentarii

� Cauze Primare/ Rădăcină (Pasul 2) � Introduceţi Cauza Primară/ Rădăcină � Introduceţi Comentarii

� Sistemul de Management HSE (Pasul 3)

� Introduceţi elementul corespunzător din Sistemul de Management HSE � Introduceţi Comentarii

� Cauze directe, Cauze rădăcinp, Elemente de Sistem de Management: Introduceţi informaţii în taburile respective:

► Sistemul de Management HSSE (Pasul 3) Asociaţi Cauza Primară/ Rădăcină de cel mai potrivit element de Sistem de Management HSSE.

Tab-ul Cauza Directă/ Imediată (1)

Cauzele directe/ imediate sunt erori ale incidentului care încalcă barierele. În majoritatea cazurilor, acestea sunt acţiuni ale unei persoane sau grup de persoane.

► Cauze Directe/ Imediate şi Tipul de Bariere (Pasul 1) Selectaţi tipul de barieră dintr-o listă tip desfăşurător. Selectaţi o cauză dintr-o listă tip desfăşurător şi dacă este necesar, adăugaţi un comentariu sau un ataşament apăsând

butonul . Cu butonul , puteţi adăuga altă cauză.

Daţi Salvare între paşi pentru a vă asigura că datele corecte sunt importate în următorul Tab.

- 88 -

Tab-ul Cauză Primară/ Rădăcină (2)

Cauzele Primare/ Rădăcină sunt relaţionate Cauzelor Directe/ Imediate. Cauzele Primare/ Rădăcină sunt deficienţe sau anomalii care crează condiţii rezultate în cauzele directe/ imediate ale incidentelor.

► Cauze Primare/ Rădăcină (Pasul 2) Selectaţi o cauză dintr-o listă de tip desfăşurător.

Tab-ul Sistem de Management HSE (3)

Sistemul de Management HSE este relaţionat Cauzelor Primare/ Rădăcină. Cele 12 elemente de politică a sistemului de Management au fost furnizate în cadrul aplicaţiei cu prezentarea obiectivelor fiecărui element. Fiecare Cauză Primară/ Rădăcină trebuie asociată cu eşuarea unui obiectiv al Sistemului de Management. Tab-ul Sistemul de Management HSE trebuie folosit pentru zonele din sistemul de Management în care este nevoie să se lucreze şi prin urmare unde să se aplice acţiuni corective. ► Sistemul de Management HSSE (Pasul 3) Asociaţi Cauza Primară/ Rădăcină celui mai potrivit element din sistemul de management HSSE.

1. Apăsaţi butonul Adăugare . (Pot fi adăugate mai multe rânduri) 2. Selectaţi Cauza Primară/ Rădăcină cum a fost definită anterior.

- 89 -

3. Selectaţi elementele Sistemului de Management HSE şi obiectivele lor. 4. Adăugaţi orice Comentarii relevante în câmpul furnizat. 5. Repetaţi paşii anteriori pentru toate Cauzele Primare/ Rădăcină identificate. 6. Apăsaţi Salvare.

Tab-ul Acţiuni

� Acţiuni: Acest Tab afişează Acţiunile asociate şi stadiul lor. Pentru a adăuga o acţiune,

apăsaţi . Va apărea o pagină de Acţiuni. Vedeţi de asemenea Quick Reference Card: Acţiuni

Există de asemenea posibilitatea de a adăuga Acţiuni pentru fiecare Cauză Primară/ Rădăcină sau Element de Sistem de Management HSSE!

Tab-ul Feedback / Comentarii

Scopul acestui tab este să vă permită să asociaţi comentarii datate la Investigaţie. Dacă Investigaţia nu este aprobată, ar trebui înregistrate comentarii în acest loc pentru ca Conducătorul de Investigaţii să ştie de ce Investigaţia nu a fost aprobată. Vedeţi “Feedback / Comentarii” de la pagina 24 pentru mai multe informaţii.

Tab-ul Rezumat

Tab-ul Rezumat furnizează informaţii de la sursa investigaţiei (Incident/ Incident fără urmări sau Constatare/ Pericol).

� După ce aţi introdus toate informaţiile, înregistrările şi schimbaţi statusul prin

apăsarea

- 90 -

Cel care aprobă Investigaţia va fi informat şi va trebui să aprobe investigaţia (închis/ refuz).

APROBAREA ŞI ÎNCHIDEREA UNEI INVESTIGAŢII (CEL CARE APROBĂ INVESTIGAŢIA)

Din pagina de start CARE, editaţi în cazul în care sunteţi cel care aprobă investigarea.

� Verificaţi informaţia din toate tab-urile.

► Informaţia nu este corectă: apăsaţi ; dacă sistemul vă cere un comentariu, va apărea o fereastră de Feedback/Comentarii care vă cere să introduceţi un motiv pentru respingere; Conducătorul echipei de investigaţii va fi notificat.

► Informaţii corecte: apăsaţi ; stadiul Investigaţiei va fi schimbat în Stadiu: Închis.

- 91 -

8 Evaluări

O Evaluare este un eveniment planificat în care un observator examinează o facilitate, echipament, procedură, progresul lucrului şi îşi înregistrează observaţiile conform cerinţelor OMV sau Petrom. Câmpul Evaluare conţine rezultatul actual al unei evaluări. Acestea sunt denumite câteodată “audit” sau “observatii”. Exemplele de tipuri de evaluări includ Management Walk Around sau Evaluarea de Conformare.

Principalele funcţii ale unei evaluări

Scopul unei Evaluări este să scoată în evidenţă non-conformităţile privind conditiile de Sănătate, Siguranţă, Securitate, Mediu şi CSR la locul de muncă (proces, facilitate, procedură, instrucţiuni de lucru, condiţii de lucru etc). Principalele funcţii ale acestora sunt pentru a stabili măsurile pentru a elimina non conformităţile şi pentru a găsi soluţii de îmbunătăţire. CARE poate fi configurat să gestioneze o varietate de tipuri de evaluări. Datorită acestui lucru, materialul nu va intra în detalii cu privire la evaluări, deoarece există posibilitatea ca evaluările să se modifice la intervale regulate.

Diferite “Tipuri de Evaluări”

Diferitele tipuri de Evaluări sunt specifice fiecărei divizii şi sunt construite conform cerinţelor şi scopurilor persoanei care efectuează evaluarea. Prin urmare, tipurile disponibile în Meniul Principal diferă de la divizie la divizie. Mai jos găsiţi o listă cu Evaluările disponibile la acest moment pentru diferite divizii:

� Evaluarea de Conformare

� Evaluare Externă

� Evaluare Generală

� Management Walk Around

� Office Inspection

� Evaluare de proiect

Vă rugăm selectaţi evaluările relevante care pot fi adăugate din Meniul Evaluări din Meniul Principal. Pentru a introduce o nouă evaluare, selectaţi o opţiune din listă, în funcţie de caz: “Adaugă Evaluare de Conformare, “Adaugă Evaluare Externă”, “Adaugă Evaluare Generală”etc. Pentru toate evaluările există o opţiune valabilă de a printa un formular de evaluare gol. Când creaţi o evaluare, apăsaţi pe butonul din josul paginii.

- 92 -

Când o evaluare este documentată în CARE, Constatările sau Pericolele identificate pot fi corelate cu înregistrarea Evaluării şi o Acţiune va fi adăugată Constatării/ Pericol.

8.1 Adăugarea Evaluării de Conformare

� Folositoare pentru evaluările interne de conformare.

� Nu are definită o listă de verificare prestabilită.

� Permite documentarea acţiunilor observate.

� Rezultatele sunt introduse ca şi Constatări care pot avea mai apoi investigaţii, costuri, acţiuni corective etc asociate cu acestea.

Prin apăsarea butonului “Adaugă evaluare de conformitate” din submeniul din stânga Evaluări a Meniului Principal, va apărea un nou ecran care cere mai întâi să indicaţi Departamentul Responsabil.

- 93 -

� Departament Responsabil * - O listă de tip desfăşurător din care trebuie să alegeţi cel mai de jos nivel de departament pentru site-ul vizitat în evaluare. Pentru a selecta o înregistrare, apăsaţi butonul de listă tip desfăşurător .

Mai jos este afişat în mod prestabilit tipul Evaluării selectate pentru a fi introdusă.

Apăsaţi butonul pentru a continua să adăugaţi mai multe detalii despre evaluare. Se va afişa o nouă fereastră de informaţii pentru evaluarea de conformare.

- 94 -

Informaţii Generale

Această secţiune vă permite să introduceţi informaţii de ansamblu asupra Evaluării.

� Data începerii* - Data la care a început Evaluarea. Data este introdusă prin selectarea din

câmpurile listate sau prin apăsarea butonului calendar a datei dorite.

� Data finalizării – Data când evaluarea a fost finalizată. Data este introdusă prin

selectarea din câmpurile listate sau prin apăsarea butonului calendar a datei dorite.

� Tipul – selectaţi opţiunea potrivită din listă, asociată cu scopul Evaluării

Următorul câmp de informaţii trebuie completat de raportorul unei companii contractoare:

� Numele Companiei Contractoare – Contractorii vor alege numele companiei lor din listă.

� Locaţie – această listă de tip desfăşurător furnizează o selecţie de locaţii. Această listă depinde de Departamentul responsabil pe care l-aţi ales anterior.

� Locaţie specifică – pentru că locaţia selectată mai sus este una generică, vă rugăm introduceţi o locaţie specifică în acest câmp. Mai apoi alte persoane vor putea să găsească uşor locaţia pe baza descrierii dumneavoastră.

� Comentarii – câmp de text liber unde puteţi introduce informaţii adiţionale, dar:

- Menţineţi informaţia simplă! Este mai bine să folosiţi câteva propozitii decât o frază complicată. Alţi colegi vor vrea să înţeleagă ceea ce aţi scris.

- Evitaţi abrevierile! Chiar dacă sunt comune în departamentul dumneavoastră, poate nu sunt folosite în alte departamente şi astfel nu vor putea fi înţelese.

� Numele proiectului – selectaţi dintr-o listă de tip desfăşurător.

� Ţara – Alegeţi ţara corespunzătoare.

Responsabilităţi

Această secţiune capturează şi afişează persoanele care au o responsabilitate în cadrul evaluării.

- 95 -

� Manager zonă auditată * - Persoana responsabilă de zona auditată.

� Auditor * - Acest câmp se va completa automat cu numele utilizatorului care introduce datele, dar poate fi schimbat manual.

� Echipa de audit – vă permite să adăugaţi mai mulţi membri la echipa de Evaluare dacă

este nevoie, prin apăsarea butonului

� Notificări – permite ca personalul interesat să fie notificat de Evaluare. Aceste persoane desemnate cu această responsabilitate vor avea acces doar de citire.

Notă: Fiecare persoană selectată în acest tab va primi un e-mail de notificare după ce înregistrarea va fi salvată.

Ataşamente

Dacă sunt disponibile, vă recomandăm să adăugaţi fisiere (ZIP, JPG sau GIF) şi/sau linkuri, în cazul în care trebuie să adăugaţi fotografii sau alte documente relevante pentru Evaluare. Daţi click pe butonul “Întoarcere” dacă aveţi nevoie să vă întoarceţi sau mergeţi mai departe cu înregistrarea Evaluare. Daţi click pe butonul pentru a salva Evaluarea. O notificare va fi trimisă tuturor persoanelor responsabile. O dată salvată, înregistrarea va fi afişată într-o fereastră nouă care va lista un rezumat al informaţiilor asociate introduse anterior, împreună cu ID-ul Evaluării, stadiul curent şi mai multe butoane disponibile pentru gestionarea înregistrării Evaluare.

- 96 -

Pentru a continua cu administrarea Evaluării şi pentru a adăuga mai multe informaţii ca de

exmplu constatări/ pericol, apăsaţi butonul .

Apăsaţi “Editare” pentru a schimba intrările anterioare despre Evaluare. Tabul Constatări afişeaza şi furnizează un link către toate înregistrările Constatare asociate Evaluării. Pentru informaţii despre adăugarea unei înregistrări Constatare la o Evaluare, mergeţi la “Creare Constatare/ Pericol” on page 109 la pagina 103 sau CARE Express de la pagina 100. Tab-ul Acţiuni afişează şi furnizează un link către toate înregistrările Acţiuni asociate cu Evaluarea. Pentru mai multe informaţii despre adăugarea unei Acţiuni la o evaluare, consultaţi “Crearea unei Acţiuni”la pagina 110.

- 97 -

“Rezultatele” evaluării ar trebui introduse ca şi constatări sau acţiuni. Aceste constatări pot avea ulterior Investigaţii (dacă sunt necesare), costuri asociate şi acţiuni corective pentru a preveni producerea Incidentelor sau a Incidentelor fără urmări.

8.2 Adăugarea unei Evaluări Externe

� Folositoare pentru auditurile agenţiilor externe.

� Nu conţin liste de verificare prestabilite.

� Permit documentarea acţiunilor observate.

� Rezultatele sunt introduse ca şi constatări care pot avea ulterior investigaţii, costuri, acţiuni corective etc. asociate.

Pentru a adăuga o nouă Evaluare Externă, se foloseşte acelaşi proces generic ca în cazul adăugării unei Evaluări de Conformare.

Prin apăsarea butonului “Adaugă evaluare Externă”, mai întâi selectaţi Departamentul Responsabil, corespunzător site-ului unde are loc Evaluarea Externă şi va fi afişat următorul ecran de informaţii:

- 98 -

� Data execuţiei – Introduceţi data la care s-a efectuat Evaluarea. � Condiţii – Alegeţi dintr-o listă de tip desfăşurător. � Locaţie specifică – Daţi locaţia specifică în care s-a efectuat evaluarea. � Feedback/Comentarii – Introduceţi informaţii adiţionale despre evaluare. � Numele proiectului – Alegeţi dintr-o listă de tip desfăşurător.

� Managerul zonei auditate * - Persoana responsabilă de zona auditată.

� Auditor * - Acest câmp va fi completat automat cu numele utilizatorului care introduce datele, dar poate fi schimbat automat.

� Echipa de audit – vă permite să introduceţi mai mulţi membri la echipa de evaluare

dacă este necesar prin apăsarea butonului

� Notificări – permite ca personalul interesat să fie notificat de evaluare. Aceste persoane desemnate cu această responsabilitate vor avea acces doar de citire.

Notă: Fiecare persoană selectată în acest tab va primi o notificare prin e-mail după ce înregistrarea va fi salvată.

Apăsaţi butonul pentru a salva evaluarea. Va fi trimisă o notificare tuturor persoanelor responsabile. O data salvată, înregistrarea va fi afişată într-o fereastră nouă care va lista un rezumat al informaţiilor asociate introduse anterior, împreună cu ID-ul Evaluării, stadiul curent şi mai multe butoane disponibile pentru gestionarea înregistrării Evaluare.

- 99 -

Pentru a continua cu administrarea Evaluării şi pentru a adăuga mai multe informaţii ca de exemplu constatări/ pericol, apăsaţi butonul .

Apăsaţi “Editare” pentru a schimba intrările anterioare despre Evaluare. Tabul Constatări afişează şi furnizează un link către toate înregistrările Constatare asociate Evaluării. Pentru informaţii despre adăugarea unei înregistrări Constatare la o Evaluare, mergeţi la “Creare Constatare/ Pericol” on page 109 la pagina 103 sau CARE Express de la pagina 100. Tab-ul Acţiuni afişează şi furnizează un link către toate înregistrările Acţiuni asociate cu Evaluarea. Pentru mai multe informaţii despre adăugarea unei Acţiuni la o evaluare, consultaţi “Crearea unei Acţiuni”la pagina 110. “Rezultatele” evaluării ar trebui introduse ca şi constatări sau acţiuni. Aceste constatări pot avea ulterior Investigaţii (dacă sunt necesare), costuri asociate şi actiuni corective pentru a preveni producerea Incidentelor sau a Incidentelor fără urmări.

- 100 -

8.3 Adăugarea unui Management Walk Around

� Folositor pentru înregistrarea activităţilor legate de comportament sau pentru a nota descoperiri neobişnuite făcute în timpul unei evaluări.

� Nu conţine liste de verificare prestabilite.

� Permite documentarea acţiunilor observate.

� Rezultatele sunt introduse ca şi constatări care pot avea ulterior investigaţii, costuri, acuni corective etc. asociate.

Pentru a adăuga un Management Walk Around (MWA), selectaţi “Adaugă Management Walk Around” din meniul Evaluări din Meniul Principal.

Mai întâi, selectaţi Departamentul Responsabil: apăsaţi iconiţa şi alegeţi nivelul cel mai de jos al departamentului. Aici trebuie să alegeţi site-ul/ departamentul vizitat.

Apoi, apăsaţi butonul pentru a introduce mai multe detalii ale MWA. Va apărea un nou ecran unde pot fi completate secţiuni de informaţii specifice.

- 101 -

Informaţii generale În această secţiune, vor fi completate câteva câmpuri de informaţii:

� Data producerii * - data se introduce prin selectarea dintr-o listă de câmpuri sau prin

apăsarea butonului Calendar pentru o introducere mai rapidă. Pentru mai multe informaţii despre această metodă, consultaţi “Selectarea Datei şi Orei”de la pagina 22.

Următoarele câmpuri de informaţii vor fi completate de raportorul unei companii contractoare:

� Numele companiei contractoare (doar dacă raportorul este un contractor) – contractorii vor alege numele companiei lor din listă.

- 102 -

� Subiect*: selectaţi dacă este legat de Siguranţa Procesului, Siguranţa Ocupatională sau ambele combinate, în funcţie de subiectul discutat.

� Locaţie*: Selectaţi informaţia dintr-un meniu de tip desfăşurător; lista depinde de departamentul ales în secţiunea titlu.

� Locaţie specifică – pentru că locaţia de mai sus este doar generală, vă rugăm introduceţi detalii adiţionale pentru o locaţie mai specifică a Management Walk-Around într-un mod în care alte persoane vor putea găsi informaţia uşor, bazat pe descriere.

� Numele proiectului – alegeţi dintr-o listă de tip desfăşurător.

� Numărul angajaţilor evaluaţi – vă rugăm introduceţi numărul potrivit conform MWA

� Câţi lucrau în condiţii sigure (angajaţi) – Vă rugăm introduceţi un număr potrivit.

� Câţi lucrau în condiţii nesigure (angajaţi) – Vă rugăm introduceţi un număr potrivit.

� Numărul de contractori evaluaţi – Vă rugăm introduceţi un număr potrivit.

� Câţi lucrau în condiţii sigure (contractori) – Vă rugăm introduceţi un număr potrivit

� Câţi lucrau în condiţii nesigure (contractori) – Vă rugăm introduceţi un număr potrivit.

� Observaţii/ Comentarii pozitive*- un câmp de text liber unde puteţi introduce orice comentarii pozitive sau comentarii adiţionale care au fost făcute în timpul Management Walk Around.

� Observaţii/ Comentarii negative – Informaţiile introduse aici nu sunt contorizate în analiza Constatări/ Pericole.

Responsabilităţi În această secţiune, introduceţi persoanele care au responsabilităţi asociate MWA şi rezultatelor acestuia.

� Managerul zonei auditate* - este managerul line responsabil de zona auditată. � Auditor*: acest câmp se va completa automat cu numele utilizatorului care a introdus

datele, dar poate fi schimbat manual. � Echipa de evaluare – aici puteţi lista toti membrii echipei de evaluare, după cum este

cazul. Pentru a introduce membri adiţionali echipei de evaluare sau alte persoane care ar

trebui notificate în privinţa acestei evaluari, apăsaţi butonul . � Notificări – vă permite să introduceţi alte persoane interesate să fie notificate de MWA.

Aceste persoane cărora li se va desemna această responsabilitate vor avea doar acces de citire.

Ataşamente Puteţi adăuga aici orice documente, fişiere, fotografii care sunt asociate MWA.

- 103 -

Apasaţi butonul pentru a salva MWA; se va trimite o notificare prin e-mail către toate persoanele responsabile desemnate anterior. După ce aţi salvat MWA, va apărea un alt ecran, indicând noul număr ID al MWA, stadiul în care se află şi întreaga informaţie asociata, precum şi opţiuni ulterioare de administrare a MWA (adăugarea de Constatări/ Pericole).

Pentru a continua cu gestionarea MWA şi pentru a adăuga mai multe informaţii cum ar fi

Constatările/ Pericol, apăsaţi butonul .

Pentru mai multe informaţii pentru a adăuga o înregistrare Constatare la o Evaluare consultaţi “Crearea unei constatări/ pericol” de la pagina 104 sau CARE Express la pagina Error! Bookmark not defined..

- 104 -

Închiderea Înregistrării Management Walk Around

� Dacă toate acţiunile rezultate din MWA sunt complete şi închise, atunci MWA poate fi închis, prin apăsarea butonului şi alegerea “Progres închis” sau prin schimbarea Stadiului în “Închis” prin editarea MWA.

� O notificare va fi trimisă tuturor persoanelor cu responsabilităţi.

8.4 Adăugarea unei Inspecţii la birouri

� Conţine liste de verificare (permite introducerea chestionarelor)

� Conţine răspunsuri distincte de Da sau Nu introduse ca Rezultate (în Tab-ul Rezultate).

� Se cere o explicaţie/ comentariu pentru toate răspunsurile Nu introduse.

� Poate corela fiecare rezultat negativ cu o acţiune corectivă cu un Deţinător de Acţiune desemnat.

Pentru a adăuga o Inspecţie la birouri, apăsaţi “Adaugă Inspecţii la birouri” din submeniul Evaluări din stânga Meniului principal, care va rezulta în acelaşi proces de introducere informaţii al unei Evaluări, după cum a fost prezentat anterior.

Indicaţi mai întâi Departamentul responsabil; apăsaţi iconiţa şi alegeţi nivelul cel mai de jos al departamentului. Aici trebuie să alegeţi Departamentul/ site-ul vizitat.

- 105 -

Următorul ecran care apare afişează informaţii generale necesare unei Inspecţii la birouri. Urmând informaţiile generale pentru Inspecţii la birouri, pot fi desemnate responsabilităţile şi pot fi adăugate de asemenea ataşamente.

- 106 -

Prin apăsarea butonului “Adaugă Listă de verificare predefinită” din josul

paginii , este afişat un exemplu al secţiunii Rezultate al acestei Evaluări.

Furnizează o serie de întrebări cu răspunsuri Da sau Nu la care trebuie răspuns. Orice răspuns care are ca rezultat Nu va avea nevoie de comentarii incluse în câmpurile de comentarii. Dacă este desemnat un Reponsabil de acţiune, atunci o acţiune va fi automat generată de CARE. Completaţi secţiunile informative din listă cât de adecvat puteţi şi apoi continuaţi cu Inspecţii de birouri. Când apăsaţi butonul se va deschide o nouă fereastră pentru înregistrare care trebuie salvată; după ce aţi salvat înregistrarea, se va genera un număr ID pentru Inspecţii de biouri, împreună cu un sumar al informaţiilor înregistrării.

- 107 -

Apoi, puteţi edita înregistrarea de Inspecţii de birouri prin meniul de Opţiuni.

- 108 -

9 Constatare/ Pericol

Acest modul a fost folosit în două scopuri: pentru a capta informaţii despre Constatări şi Pericole. Pentru a simplifica acest modul, CARE a fost configurat de aşa natură încât toate Evaluările să rezulte într-o Constatare sau Pericol specifice evaluărilor de care aparţin. Pericolele pot fi create ca şi Constatări/ Pericole de sine stătătoare care nu vor fi corelate cu niciun alt modul din aplicaţie. Constatare – “Constatare” este un termen umbrelă, în timp ce termenul “Pericole” descrie

un tip specific de “Constatări”. Constatările sunt observaţiile unui eveniment care s-a produs. Constatările pot fi observate de utilizatori ca rezultate ale unor evaluări. Constatările captează evenimentele şi faptele cheie care pot afecta compania. O constatare poate fi folosită pentru a inregistra concluziile unor observaţii bazate pe comportament sau audituri externe.

Pericol – Orice act sau condiţie nesigură, obiect sau efect fizic cu potenţial dăunator. Nu

există incident imediat, dar în circumstanţe uşor diferite, sau dacă mai multe lucruri s-ar întâmpla în acelaşi timp, s-ar putea produce un incident.

Exemple:

� Un ciocan este întins pe podeaua unei schele şi ar putea cădea şi lovi pe cineva.

� Un angajat lucrează pe un pod fără harnaşamentul de siguranţă necesar. Colegii nu reclamă abatarea.

� Este vărsată cafea pe podea şi există riscul ca cineva să alunece.

� Un contractor nu este suficient de instruit înainte de a începe munca de sudare.

� Un contractor nu reuşeşte să se familiarizeze cu condiţiile fabricii în chestiune. Contractorul începe să sudeze o conductă care încă are produs în ea, acest lucru putând provoca o explozie.

� Un sofer de motostivuitor depăşeşte viteza limită, acest lucru putând cauza o coliziune cu automobilele din faţă.

Pericolele trebuie raportate oricând se petrece o situaţie cu o posibilitate de consecinţă (de exemplu cineva să fie rănit sau mediul să fie distrus). Pericolele descoperite vor fi în acel moment înregistrate în sistem şi pot fi alocate acţiuni corective care să înlăture sau să reducă riscul.

- 109 -

Modulul de Constatări/ Pericole în CARE are propriul proces definit. Acesta este ilustrat în fluxul de mai jos, furnizând mai multe informaţii despre rolul pe care fiecare responsabilitate o are în cadrul procesului.

- 110 -

9.1 Crearea de Constatare/ Pericol

Există două tipuri de Constatări/ Pericole:

� Constatare/ Pericol de sine stătătoare

� O Constatare/ Pericol de la o evaluare (poate fi Constatare sau Pericol în funcţie de Evaluarea de care aparţine).

A fi notificat de o Constatare/ Pericol prin email

Aveţi un rol în procesul de lucru în această Constatare/ Pericol, de exemplu Raportorul Constatării/ Pericol. Apăsaţi pe linkul din email pentru a vizualiza ecranul de informaţii. Veţi vedea informaţiile iniţiale introduse de creator.

Pentru a Crea o constatare/ pericol de sine stătătoare apăsaţi Meniu principal> Adaugă > Constatare/ Pericol.

Sau 1. Apăsaţi Meniu principal > Căutare > Constatare/ Pericol (aceasta ne aduce în pagina de

căutare şi trebuie apoi să apăsaţi butonul ). Va apărea fereastra de Constatare/ Pericol.

Pentru a crea o Constatare/ Pericol din Evaluare

Apăsaţi butonul din partea de jos a ecranului Evaluării sau apăsaţi butonul după ce aţi salvat Evaluarea şi alegeţi Adaugă Constatare/ Pericol.

Apăsaţi butonul pentru a continua. � Departament Responsabil* - Înregistrările corecte sunt esenţiale pentru statistici!

Apăsaţi iconiţa şi alegeţi nivelul de departament cel mai de jos. Acesta este departamentul responsabil pentru continuarea Constatării/ Pericolului.

� Sursa constatării*: Afişează dacă este o înregistrare de sine stătătoare sau dacă este asociată cu o înregistrare părinte cum ar fi o Evaluare.

- 111 -

� Titlul Constatării/ Pericolului – alegeţi un titlu scurt şi definitoriu.

� Tipul * - în funcţie de sursă, acesta se va completa automat fie ca şi Constatare, fie ca Pericol.

� Raportat de * - sistemul va completa automat numele dumneavoastră, dar poate fi schimbat automat dacă este necesar.

� Data producerii * - Apăsaţi iconiţa pentru a deschide un calendar interactiv care vă oferă posibilitatea de a introduce date rapide.

� Data raportării – la această dată a fost introdusă în sistem Constatarea/ Pericol. Aceasta se completează automat cu posibilitate de citire bazat pe data raportării.

- 112 -

� Prioritate * - alegeţi un nivel de prioritate de la 1 (cel mai inalt nivel de importanţă, deci este necesară intervenţie urgentă) până la 5 (cel mai de jos nivel de importanţă)

� Data asumată de completare * - va fi setată automat de sistem în funcţie de nivelul de prioritate ales, dar poate fi schimbată.

� Locaţie specifică – selectaţi informaţia prin selectarea căsuţelor de tip desfăşurător.

� Observaţie către contractor – selectaţi doar dacă Constatarea/ Pericol implică un Contractor; lista de tip desfăşurător cu numele Contractorilor

� Contractor (dacă nu este in listă) – listaţi numele contractorului, dacă nu îl identificaţi în lista de tip desfăşurător de mai sus.

� Raportat de contractor – validaţi căsuţa dacă Constatarea/ Pericol a fost raportată de către contractor.

� Categorie* – este aleasă în funcţie de asocierea Constatării/ Pericol.

Această informaţie este necesară pentru statistici.

� Condiţii/ Acte nesigure – specificaţi dacă Constatarea/ Pericol a apărut din acţiuni sau

condiţii nesigure.

- 113 -

� Reguli de Aur – puteţi alege dintr-o listă ce reguli de aur au fost încălcate.

� Descriere *- completaţi textul

Menţineţi informaţia simplă! Evitaţi abrevierile! Nu sunt permise nume şi informaţii de identificare!

� Recomandări şi Acţiuni Imediate – ori o descriere a acţiunilor corective necesare pentru

a rezolva Constatarea/Pericol, ori acţiuni sugerate care vor fi revizuite de Raportorul Constatării/ Pericolului. Din nou, asiguraţi-vă că nu aţi introdus nume sau informaţii de identificare.

Analiza de risc:

Apăsaţi butonul pentru a aloca o valoare de risc pentru Bunuri, Mediu, Oameni şi Reputaţie.

- 114 -

� Risc potenţial – determină cât de dăunătoare ar putea fi consecinţele Constatării/ Pericol. Relaţia dintre severitate şi probabilitate va deriva riscul potenţial. Selectaţi valoarea potrivită din matrice.

Responsabilităţi

Notă: Fiecare persoană selectată în acest tab va primi o notificare prin email după ce înregistrarea a fost salvată.

- 115 -

� Responsabil constatare/ pericol * - Managerul Line responsabil

� Expert/ Furnizor informaţii – apăsaţi butonul pentru a introduce un maximum de 3 persoane.

Dacă doriţi să editaţi înregistrările ulterioare, trebuie să vă adăugaţi numele în câmpul Expert/ Furnizor informaţii. Notă: Pentru a putea edita înregistrarea, o persoană trebuie să fie desemnată responsabilităţilor.

Costuri financiare

Mergeţi la Adaugă Informaţii Cost de la pagina 23.

Acţiuni

Puteţi adăuga Acţiuni la Constatare/ Pericol prin apăsarea butonului . Notă: Vedeţi “Crearea unei Acţiuni” de la pagina 110.

9.2 Copiere Constatare/ Pericol Puteţi copia o constatare/ pericol şi modifica noile înregistrări după cum aveţi nevoie. Toate datele sunt completată în noua Constatare/ Pericol, mai puţin următoarele:

� Datele din Jurnal de Modificări(noile acţiuni vor avea propriul jurnal de modificări)

� Referinţe externe

Cum să copiezi o Constatare/ Pericol

1. Mergeţi la Constatarea/ Pericol existentă. Dacă aveţi permisiunea, apăsaţi butonul

şi alegeţi opţiunea Copiere.

10 CARE Express

“CARE EXPRESS” a fost desemnat să vă ajute să înregistraţi acţiuni şi condiţii nesigure în cea mai rapidă şi uşoară modalitate.

- 116 -

Particularităţi specifice ale CARE Express:

� Puteţi înregistra doar observaţii ca şi constatări, pericole, comportament/ acţiuni şi conditii nesigure.

� Înregistrările din acest modul vor fi afişate sub numărul total de Constatări/ Pericole.

10.1 Crearea unei înregistrări folosind Modulul “CARE EXPRESS” � Selectaţi “CARE Express” în meniul Adaugă al Meniului principal.

INTRODUCEREA UNEI OBSERVAŢII

� Departament: alegeţi departamentul în care aţi remarcat Observaţia.

- 117 -

� Titlul Observaţiei*: daţi un titlu scurt şi sugestiv constatării dumneavoastră. � Data Observaţiei*: introduceţi data când aţi observat constatarea. � Numele companiei contractoare*: contractorii vor alege numele propriei companii. � Locaţia Observaţiei*: selectaţi locaţia potrivită dintr-o listă de tip desfăşurător. � Locaţia specifică a Observaţiei*: fiţi cât de specific puteţi asupra locaţiei unde aţi

observat constatarea şi/sau pericolul. � Descriere*: adăugaţi o descriere constatării dumneavoastră, cu cât de multe detalii

puteţi. � Acţiuni întreprinse imediat*: adăugaţi o descriere în detaliu despre acţiunile

întreprinse pentru a rezolva problema.

� Categorie: specificaţi în ce categorie a rezultat observaţia.

� Ataşamente: aici este recomandat să adăugaţi fişiere (ZIP, JPG or GIF) şi/sau linkuri, în cazul în care trebuie să adăugaţi poze, declaraţii, etc.

� După ce aţi introdus toate informaţiile, înregistrările.

ÎNCHEIEREA CARE EXPRESS

Dacă aveţi nevoie să introduceţi mai multe detalii sau dacă vreţi să închideţi înregistrarea, apăsaţi butonul “Editare”. Pentru a o închide, apăsaţi butonul Inchis.

- 118 -

11 Acţiuni

Înregistrările Acţiuni vă permit să capturaţi şi să monitorizaţi orice sarcină care cere acţiune. Înregistrările Acţiuni pot fi create dintr-un Incident/ Incident fără urmări, Constatare/ Pericol, o Investigaţie sau Evaluare. Acţiunile sunt sarcini care corectează o situaţie sau previn un incident negativ de a se produce sau repeta.

Acţiunile îşi au propriul proces bine definit. Acesta este ilustrat în fluxul proceselor de mai jos, furnizând mai multe informaţii despre rolurile pe care le are fiecare responsabilitate în cadrul procesului.

- 119 -

11.1 Crearea unei Acţiuni Există două tipuri de Acţiuni:

� Acţiunile de sine stătătoare (fără a fi legate de o alta înregistrare)

� Acţiunile din una din următoarele surse:

� Incident/ Incident fără urmări

� Evaluare

� Investigaţie

� Constatare/ Pericol

� Pentru a crea o acţiune de sine stătătoare: selectaţi Acţiuni din meniul Adaugă. Aici aveţi 4 posibilităţi, să adăugaţi o Acţiune singulară, aceeaşi acţiune pentru un grup de oameni

- 120 -

(bulk action items) sau o acţiune repetitivă pentru acţiuni care au fost re-create periodic de către sistem.

� Adăugarea unei Acţiuni la alte înregistrări: apăsaţi de exemplu în modulul Incident/ Incident fără urmări şi veţi ajunge în pagina de Acţiuni.

� Alegeţi opţiunea potrivită în funcţie de faptul dacă aveţi nevoie de o singură acţiune sau una desemnată unui grup sau dacă este o acţiune repetitivă, urmaţi paşii şi salvaţi.

� Acţiune adăugată unei înregistrări: veţi fi notificat ca cel care acţionează/ Responsabilul de Acţiune/ Cel care aprobă final.

Deschideţi numărul ID şi verificaţi informaţia deja introdusă de raportor; adăugaţi şi/sau modificaţi informaţia în funcţie de rolul dumneavoastră din proces.

Pentru a fi notificat de o Acţiune prin email

Trebuie să aveţi un rol în procesul acestei Acţiuni, de exemplu Responsabil urmărire Acţiune sau cel care acţionează. Apăsaţi Linkul din email pentru a merge la ecranul cu date. Veţi vedea informaţia iniţială introdusă de raportor.

Pentru a crea o Acţiune de la o sursă:

Folosiţi următorii paşi pentru a crea o nouă Acţiune de la o sursă:

Din modulul de CARE la care doriţi să adăugaţi o acţiune, apăsaţi butonul de Acţiuni .

Apare o nouă înregistrare de Acţiune. Câmpurile Sursă şi ID Sursă vor fi completate automat. ID Sursă furnizează un link către un modul de la care a pornit acţiunea.

� Departament Responsabil * - O listă de tip desfăşurător din care trebuie să selectaţi

nivelul cel mai de jos al unui departament care va fi responsabil pentru Acţiune.

� Sursa * - Selecţia este făcută automat în funcţie de numele sursei.

� Dacă o Acţiune este de sine-stătătoare, acest câmp este completat automat cu valoarea “De sine stătătoare”.

Informaţii Generale

� Titlul Acţiunii *- alegeţi un titlu scurt şi specific

� Tipul Acţiunii * - alegeţi tipul în funcţie de faptul dacă vreţi să raportaţi o acţiune corectivă sau preventivă.

- 121 -

� Prioritate * - alegeţi un nivel de prioritate de la 1 (cel mai înalt nivel de importanţă) până la 5 (cel mai de jos nivel de importanţă); nivelul completat automat este 3.

� Data desemnată * - se completează automat cu data de astăzi.

� Dată: apăsaţi iconiţa pentru a deschide un calendar interactiv pentru a introduce rapid date.

Data ţintă* va fi setată automat de sistem pe baza nivelului de prioritate ales, dar poate fi schimbată.

Data finalizării - va fi completată automat de catre cel care acţionează.

� Notă Acţiune * – completaţi cu text. Menţineţi informaţia simplă! Evitaţi abrevierile!

� Cum s-a finalizat Acţiunea? – Va fi completat de obicei de către cel care acţionează (vedeţi mai jos).

Responsabilităţi

Informaţiile despre Responsabilităţi capturează şi afişează numele persoanelor care sunt implicate în Acţiune.

Notă: Fiecare persoană selectată în acest tab va primi o notificare prin email atunci când li se va cere să îndeplinească ceva în proces.

� Responsabil Acţiune * - responsabilul de finalizarea acţiunii. El este cel desemnat pentru aprobarea acţiunii o dată ce aceasta fost incheiată de executant.

� Executant * - este desemnat să finalizeze acţiunea până sau înainte de data asumată de finalizare.

� Aprobatorul final * - crează Acţiunea, desemnează un responsabil de acţiune şi un executant, este responsabil de aprobarea finală a acţiunii finalizate.

Feedback / Comentarii

Scopul acestui tab este să permită asocierea de comentarii datate cu Acţiunea. Dacă o acţiune nu este aprobată, pot fi înregistrate comentarii pentru a informa executantul sau responsabilul de acţiune de ce acţiunea nu a fost aprobată. Vedeţi “Feedback / Comentarii” de la pagina 25 pentru mai multe informaţii.

11.2 Copierea unei Acţiuni

- 122 -

Puteţi copia o Acţiune şi puteţi modifica noua Acţiune dacă doriţi. Toate datele sunt completate automat în noua acţiune, mai puţin următoarele:

� Datele Jurnalului de modificări (noua acţiune va avea propriul jurnal de modificări)

� Referinţe externe

Cum să copiezi o Acţiune:

1. Mergeţi la o Acţiune existentă. Dacă aveţi permisiunea necesară, apăsaţi butonul şi alegeţi opţiunea Copiere.

2. Modificaţi noua Acţiune dacă este necesar. Va apărea cu numărul ID 0.

12 Şedinţă

Un eveniment Şedinţă poate fi înregistrat în CARE din Meniul principal, sub Adaugă. Selectaţi modulul Şedinţă. INTRODUCEREA INFORMAŢIEI

� După selectarea modulului Şedinţă, va apărea un nou ecran unde puteţi adăuga detalii la Şedinţa dumneavoastră.

� Selectaţi Departamentul Responsabil şi alocaţi o dată Întâlnirii dumneavoastră (data când a avut loc).

� Conducătorul de Şsedinţă ar trebui să fie persoana care conduce, direcţionează sau sponsorizează şedinţă, de obicei un manager.

- 123 -

(Toate câmpurile obligatorii sunt marcate cu un asterisc*).

� În câmpul Rezumatul Întâlnirii trebuie să daţi detalii despre scopul evenimentului şi subiect, ce topicuri au fost discutate, audienţa ţintă, etc.

� Tipul întâlnirii – selectaţi una dintre variantele disponibile, în funcţie de evenimentul/ acţiunea dumneavoastră. Exemple:

• Dacă aţi ţinut o sesiune de training cu echipa dumneavostră pe baza subiectului Reguli de Aur HSSE, atunci selectaţi “Reguli de Aur roll-out”.

• Dacă un manager a iniţiat o acţiune de a promova subiectele HSSE în cadrul echipei/organizaţiei, tipul Întâlnirii ar trebui să fie “Leadership vizibil”.

� Mergeţi la tab-ul Participanţi pentru a introduce alte persoane care au participat la

eveniment, de obicei organizatori, vorbitori.

� Mergeţi la Tab-ul Subiecte şi completaţi informaţiile adiţionale. Câmpurile “Subiect” şi “Expert subiect” sunt obligatorii. Puteţi adăuga oricâte subiecte doriţi.

� Dacă aţi terminat de introdus informaţiile, apăsaţi butonul pentru a înregistra Incidentul în sistem. Vi se cere să ataşaţi toate materialele de suport (de exemplu prezentări, listă de

participanţi, agendă etc) care vor constitui probe în atingerea targetului BSC.

INTRODUCEREA UNEI ACŢIUNI Modulul Întâlnire vă permite să adăugaţi o Acţiune, când este aplicabil. Pentru mai multe informaţii despre cum să faceţi acest lucru vă rugăm mergeţi la capitolul Acţiuni de la pagina 109.

- 124 -

13 Rapoarte

Rapoartele vă permit să exploraţi şi să descoperiţi factori importanţi despre toate informaţiile capturate în CARE. � Rapoartele se găsesc în secţiunea Analiză a Meniului principal.

Mijloace de raportare

� Rapoartele sunt lecţii învăţate care pot fi folosite în scopul identificării şi eliminării surselor potenţiale de pericole şi în prevenirea accidentelor.

� Rapoartele pot fi folosite în scopul informării altor persoane despre incidente prin împărtăşirea din lecţiile învăţate. Pornind de aici, alte Departamente sau divizii pot gestiona propriile Acţiuni şi Constatări.

� Proces periodic de colectare a datelor şi consolidare:

Indicatori numerici, precum şi informaţii text despre subiecte diferite.

Tipuri rapoarte

� Analize – numere statistice

� Liste – liste generale de înregistrări

Beneficii

Rapoartele vă permit să faceţi următoarele:

� Exploraţi şi descoperiţi factori importanţi despre datele respective.

- 125 -

� Identificaţi şi monitorizaţi trendul/evoluţia incidentelor.

� Măsuraţi performanţa HSSE.

Puteţi împărtăşi aceste informaţii analitice prin rularea spontană sau programată a rapoartelor sau prin afişarea datelor în tabele sau grafice. Când stabiliţi un scenariu de generare a unui raport, puteţi viziona raportul pe ecran, îl puteţi salva în fişier de tip .html sau .xls, îl puteţi importa într-o aplicaţie sau îl puteţi printa într-o varietate de formate.

Configurarea Rapoartelor

Fereastra de configurare a Rapoartelor are 5 părţi:

1. Butoanele Opţiuni Raportate

2. Capurile Titlu Rapoarte

3. Tab-ul Selectare Raport

4. Tab-ul Configurare Raport

5. Butoanele Raportare

- 126 -

Proprietate Rapoarte (1)

� Rapoarte sistem – rapoarte standard CARE. Constituie punctul de plecare pentru generarea rapoartelor relevante. Modelele conţin un set de caracteristici/ criterii pentru rapoarte, precum filtre, categorii şi valori care definesc cum sunt afişate datele şi calculele. Administratorul de Sistem poate crea rapoarte adiţionale dacă este necesar. Modificările nu pot fi salvate în Rapoartele Sistemului, dar pot fi salvate ca “Rapoartele Mele”.

� Rapoartele mele — Versiuni personalizate ale rapoartelor de sistem create de utilizatorul CARE. În această categorie, utilizatorul îşi poate vizualiza propriile tipuri de rapoarte. După crearea unui astfel de model de raport, acesta este valabil pentru toţi utilizatorii CARE.

� Rapoartele utilizatorului — O listă cu rapoarte disponibile, grupate pe utilizator. Datele nu sunt disponibile în acest raport, doar structura şi câmpurile. În această categorie sunt disponibile toate tipurile de rapoarte personalizate ale tuturor utilizatorilor.

1

3

2

4

5

- 127 -

Rapoartele Input (4)

Rapoartele constau în tipuri diferite de variabile folosite pentru a defini, clasifica şi formata datele. Acestea sunt:

� Filtre – folosite pentru a limita rezultatele.

Exemplu: Toate accidentele produse în ultima lună cu risc ridicat.

� Grupare – folosite pentru a grupa datele.

Exemplu: Grupaţi incidentele mai întâi după Locaţie şi apoi după Stadiu.

� Valoare – folosite pentru a defini ce date şi calcule sunt afişate.

Exemplu: arătaţi tipul incidentului, numărul de incidente şi conducătorul de incident.

Iată un exemplu de Raport Listă generat:

Iată un exemplu de Raport Analiză generat:

- 128 -

Modificare şi Afişare Raport 1. Selectaţi ori Sistem, ori ale Mele, ori Rapoartele Utilizatorului. 2. Lista se actualizează pentru a afişa rapoartele disponibile. 3. Din tab-ul Rapoarte (3), selectaţi-l pe cel mai potrivit. 4. În secţiunea Titlu (2), modificaţi titlul dacă este nevoie şi selectaţi tipul de prezentare. 5. În secţiunea Rapoarte Input (4), modificaţi criteriile de analiză dacă este necesar (filter,

grupate in şi valori). 6. Apăsaţi Afişare Raport (5). Se va deschide o nouă fereastră afişând rapoartele selectate.

12.3 Salvarea unui Raport 7. Dacă raportul corespunde necesităţilor dumneavoastră, apăsaţi Salvare Ca(5) (dacă este

Raport de Sistem sau de utilizator) sau apăsaţi Salvare (dacă este Raportul Meu). Raportul va fi afişat în lista Rapoartele Mele. Alte persoane din organizaţia dumneavoastră pot găsi şi folosi raportul. Pentru aceştia, va fi afişat ca un Raport utilizator.

Notă: Când un raport este creat, datele afişate vor depinde de vizibilitatea utilizatorului în CARE. Dacă un utilizator afişeaza un raport al altei persoane (din secţiunea Rapoarte utilizator), datele afişate vor fi cele pentru care utilizatorul are vizibilitate (nu cele din raportul original). Dacă au fost aplicate filtre acestui raport, este posibil ca datele să nu poată fi afişate. Dacă acesta este cazul, vă rugăm verificaţi şi înlăturaţi filtrele.

- 129 -

12.4 Exportul unui Raport 1. Selectaţi şi modificaţi raportul care corespunde necesităţilor dumneavoastră. 2. Apăsaţi Afişeaza Raport.

3. Va apărea fereastra Rezultate. 4. Apăsaţi Opţiuni Raport şi apoi Export. Puteţi exporta fişierul într-un fişier tip .CSV , fişier

separat care este potrivit Spreadsheet (acesta trebuie salvat şi deschis cu Excel (vedeţi Notă mai jos)).

5. Apăsaţi Deschide pentru a vizualiza raportul sau apăsaţi Salvare pentru a salva fişierul.

Notă: Dacă fişierul .csv se deschide în Excel într-un format care nu este folositor, vă rugăm procedaţi în felul următor:

1. Dintr-o pagină goală de Excel (de exemplu fişierul nu trebuie deschis), apăsaţi pe Data>

Import External Data -> Import Data 2. Selectaţi fişierul creat anterior .csv din locaţia în care a fost salvat -> deschide 3. Nu faceţi nicio modificare în acest ecran (Delimited, start import at row : 1 File origin =

MS-DOS (PC-8)), apasă Următorul 4. Modificaţi delimitarea în Comma/ Punct, apăsaţi Următorul 5. Apăsaţi Terminat 6. Apăsaţi Ok Fiecare câmp al raportului va fi adăugat în celule separate în Excel.

12.5 Emailing-ul unui Raport Puteţi trimite prin email un raport pentru a-l împărtăşi cu alte persoane. Pentru a trimite un raport prin email, selectaţi şi modificaţi scenariul care vi se potriveşte şi folosiţi următorii paşi: 1. Apăsaţi Afişeaza raport. 2. Va apărea fereastra Rezultate. 3. Apăsaţi Opţiuni Raport şi apoi Email. 4. Va apărea fereastra Opţiuni. 5. Alegeţi Fişier CSV – Un fişier separat prin punct, potrivit pentru spread sheets 6. Adresaţi mesajul e-mail către persoana/ persoanele potrivite şi apoi apăsaţi Trimitere.

- 130 -

Aprobat

Neaprobat Aprobator Conducător incident

Supervizor Orice angajat

13 Procese

13.1 Procesul pentru un Incident/ Incident fără urmări Când sunteţi notificat prin email despre un incident, emailul vă spune ce rol aveţi desemnat în procesul de lucru. Puteţi găsi sarcinile rolului dumneavoastră în tabelul de mai jos.

Orice angajat Supervizor Conducător Incident

Aprobator

� Introduce primul raport

� Verifică informaţiile

� Desemnează conducătorul incidentului

� Verifică câmpurile completate şi adaugă/ modifică informaţii

� Alocă responsabilităţi

� Introduce date referitoare la consecinţe

� Introduce analiza de risc

� Adaugă investigare dacă este cazul

� Adaugă acţiuni dacă este cazul

� Aprobă procesul

Apasă “Submit” trimite email către Supervizor

Apasă “Salvare” trimite email către Conducătorul incidentului

apasă “Salvare” trimite email către persoanele desemnate apasă “aprobare în aşteptare” trimite email către Aprobator

Dacă nu este în regulă, introduce motive în tab-ul Feedback / Comentarii şi apasă “Neaprobat” Dacă este ok, apasă “Trimis spre aprobare finală” – Incident Inchis, Trimite email către persoanele

- 131 -

desemnate

13.2 Procesul pentru o Investigaţie Când sunteţi notificat prin email despre o investigaţie, emailul vă spune ce rol aveţi desemnat în procesul de lucru. Puteţi găsi sarcinile rolului dumneavoastră în tabelul de mai jos.

Conducător de incident Leader de investigare Aprobator

� Adaugă/ crează investigare

� Desemnează leaderul de investigare

� Desemnează echipa de investigare

� Realizează investigare (în afara CARE)

� Introduce rezultatele investigării

� Aprobă investigarea, inclusiv toate acţiunile stabilite

Apasă “Salvare” Trimite email către Leaderul de investigare

Apasă “Salvare” trimite email către persoanele desemnate Apasă “trimitere spre aprobare” Trimite email către aprobator

Dacă nu este în regulă, introduce motive în tab-ul Feedback / Comentarii şi apasă “Neaprobat” trimite email înapoi către Leaderul de investigare Dacă este ok, apasă “Trimis spre aprobare finală” – Investigare Închisă

Neaprobat

Aprobat

Aprobator Leader de investigare

Conducător incident

- 132 -

13.3 Procesul unei Constatări/ Pericol Când sunteţi notificat prin email despre o constatare/ pericol, emailul vă spune ce rol aveţi desemnat în procesul de lucru. Puteţi găsi sarcinile rolului dumneavoastră în tabelul de mai jos.

Orice angajat/ raportor Responsabil constatare/ pericol

� Creează înregistrarea Constatare/ Pericol

� Desemnează un responsabil constatare/ pericol

� Verifică câmpurile completate şi adaugă/ modifică informaţia

� Adaugă analiza de risc � Adaugă investigare dacă este

necesară � Adaugă Acţiuni dacă sunt

necesare

Apasă “Salvare” Trimite email către responsabilul Constatare/ Pericol

Apasă “Închis” Constatare/ Pericol Închis

Orice angajat/ raportor

Responsabil constatare/ pericol

- 133 -

13.4 Procesul unei Acţiuni Când sunteţi notificat prin email despre o Acţiune, emailul vă spune ce rol aveţi desemnat în procesul de lucru. Puteţi găsi sarcinile rolului dumneavoastră în tabelul de mai jos.

Creator Acţiune (va fi desemnat automat ca aprobator final al acţiunii iniţiate). Introduce:

Responsabilul de acţiune deţine responsabilitatea pentru Acţiune. Responsabilul acţiune revizuieşte:

Executantul implementează acţiunea. O dată ce acţiunea este finalizată (extern aplicaţiei). Executantul va:

� Introduce informaţii generale despre Acţiune

� Desemnează responsabilul de Acţiune

� Desemnează executantul

� Acţiunea cerută � Schimbă informaţii sau

executantul dacă este nevoie

� Adăuga informaţii în “cum a fost finalizată acţiunea”

� Adăuga data finalizării (acestea sunt câmpuri disponibile doar pentru editare) - SAU- Dacă nu este potrivită, apasă butonul “Înapoi la responsabil” (dacă este desemnat un executant nepotrivit sau executantul nu poate finaliza acţiunea etc)

Apăsati “Salvare” Trimite email către Responsabilul de actiune

Apasă “În Curs” Trimite email către Executant Notă: O dată în Curs, devine doar citibil pentru responsabilul acţiune

Apasă “Trimite spre aprobare” sau “Înapoi la responsabil” Trimite email către responsabilul de acţiune

Creator Acţiune / Aprobator final

Responsabil actiune

Executant

Inapoi la responsabil

- 134 -

Executantul apasă “Trimite către responsabilul de aprobare” (arătat în tabelul anterior)

Responsabilul acţiune revizuieşte acţiunea:

Aprobatorul final revizuieşte acţiunile:

Acţiunile devin doar citibile. Trimite email către responsabilul acţiune

Dacă nu este ok, introduce motive în tab-ul Feedback / Comentarii şi apasă “Neaprobat” Trimite email către Executant

Dacă nu este ok, introduce motive în tab-ul Feedback / Comentarii şi apasă “Neaprobat” Trimite email către responsabilul acţiune

Dacă este ok, apasă “Trimite spre aprobare finală” Trimite email către aprobatorul final

Dacă este ok, apasă “Trimite spre aprobare finală” Acţiune închisă

14 Administrare, privire generală

Din meniul Administrare, un administrator de sistem gestionează datele personale pentru fiecare persoană care utilizeaza CARE. Adăugarea de date personale poate fi făcută manual sau automat. Notă: Abilitatea dumneavoastră de a viziona sau edita acest meniu depinde de permisiunea pe care o aveţi desemnată. Fereastra administrare personal este de asemenea utilizată acordarea din oficiu a vizibilităţii desemnate, precum şi pentru configurarea de vizibilităţi încrucişate. De asemenea, administratorul poate edita, şterge sau schimba stadiul unei înregistrări.

14.1 Căutarea de personal

Aprobator final Responsabil acţiune

Executant Aprobat

Neaprobat Neaprobat

Finalizat

- 135 -

1. Apăsaţi Meniu principal > Administrare > Personal din meniu. Va apărea fereastra de Căutare personal.

2. Din tab-ul Căutare, căutati persoana dorită. Va apărea înregistrarea persoanei.

14.2 Adăugarea de date personale la o înregistrare existentă Notă: Toate câmpurile subliniate cu Roşu vor fi completate automat de către interfaţa HR (pentru acei utilizatori care există în Agenda de adrese OMV şi Petrom).

- 136 -

Titlul

Secţiunea Titlu capturează date de înalt nivel despre personal. Dacă deschideţi o înregistrare existentă, unele dintre câmpurile din titlu vor fi completate automat. Dacă creaţi o înregistrare de personal nouă, toate câmpurile vor fi goale.

� Numele (Nume, prenume) *- Un câmp de date unde introduceţi numele şi prenumele persoanei, precum şi iniţiala tatălui.

� Locaţie *- O listă cu locaţii unde persoana ar putea lucra.

� Departamentul responsabil *- afişează toate departamentele care sunt aosciate cu locaţia selectată mai sus.

- 137 -

� Tipul *- o listă cu tipurile de personal (Angajat, Contractor sau Terţă Parte). Tab-ul General

Fereastra Tab General afişează date neconfidenţiale despre persoana selectată. Tot aici gasiţi setarea automată a vizibilităţii pentru utilizator. Aici puteţi selecta opţiunile pentru fiecare în parte.

� Numele utilizatorului – dacă utilizatorii sunt completaţi automat de Interfaţa RU, acesta va fi x-key-ul (sau sistemul de logare OMV). La introducerea manuală introduceţi prenumele apoi un punct şi apoi numele utilizatorului. Notă: Pentru utilizatorii fără x-key (sau sistemul de logare OMV) logarea automată nu va funcţiona.

� Adresa de email – adresa de email a angajatului.

� Domeniu – acest câmp trebuie să fie completat când câmpul Auto Login este setat pe DA. Această informaţie va fi specificată de interfaţa RU (corelată cu agenda de adrese a OMV/Petrom; “OMV” pentru utilizatorii din Austria şi “WW” pentru utilizatorii din alte ţări, inclusiv Petrom)

� Autologare* - Selectând Da sau având câmpul de domeniu completat automat, se va activa logarea automată a utilizatorului. Acest lucru înseamnă că se va autentifica folosind x-keyul şi ecranul de logare va fi ocolit.

� Blocat* - O înregistrare care este marcată cu Blocat nu poate fi completată de interfaţa RU.

� Activ* - Aceasta ar trebui setată pe Activ atât timp cât angajatul încă se află în companie. Dacă o persoană nu este activă, aceasta nu poate accesa CARE, nu poate fi selectată pentru responsabilităţi şi prin urmare, nu va primi notificări.

� Vizibilitatea automată*:

- 138 -

� Site – permite utilizatorului să vadă toate departamentele din locaţia desemnată înregistrării de personal.

� Departament – permite utilizatorului să vadă doar departamentul desemnat înregistrării lui de personal. În cazul în care înregistrarea de personal nu are un departament desemnat, atunci utilizatorul nu va primi nicio vizibilitate automată.

Fără vizibilitate – Nu permite utilizatorului nicio vizibilitate automată, decât în cazul în care are vizibilitate pe rol sau permisiune de vizibilitate per departament. În caz contrar, utilizatorii nu vor putea folosi mare parte din aplicaţie.

Notă: Acest lucru se referă la vizibilitatea setată în tab-ul Roluri. � Companie – specifică numele companiei angajatului.

� Divizie – specifică divizia companiei pentru care lucreaza angajatul.

� Căutare administrare personal – un link de întoarcere către ecranul de Căutare administare personal (poate fi de asemenea atins prin Meniu principal, secţiunea Administrare).

Tab-ul Grupuri

Tab-ul Grupuri afişează o listă de grupuri pentru care administratorul de personal are permisiune de alocare sau revocare drepturi în CARE. Administratorul de personal poate aloca sau revoca doar în grupurile în care are nivelul de permisiune potrivit.

Grupuri:

� 01. Utilizator casual (toţi angajaţii; folosire ocazională):

� Poate fi orice angajat cu acces la un computer;

� Folosire limitată, doar cu câteva sarcini în CARE;

� Introduce Raportul iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări;

� Raportează Constatări/ Pericole;

� Execută acţiuni care îi sunt desemnate;

� Generează rapoarte;

� Grupul utilizatorilor de bază.

Notă: Toţi utilizatorii ar trebui să aibă Utilizatorul Casual bifat, alte grupuri de care aparţin neavând nicio importanţă.

� 02. Utilizator General (Supervizor; folosire regulată):

� Toate drepturile “Utilizatorului Casual”

- 139 -

� Acces în toate modulele CARE pentru introducere de informaţii detaliate ( furnizori de informaţii)

� Realizează Evaluări de risc

� Desemnează şi închide acţiuni şi/ sau realizează sarcinile asociate acestora.

� 03. Utilizator business (Manageri Line, HSSE; utilizator regulat):

� Toate drepturile “Utilizatorului General”

� Poate fi desemnat către diferite roluri în proces (leader de incident, conducător de investigare)

� 04. Administrator locaţie (/ Utilizator cheie):

� Toate drepturile “Utilizatorului business”

� Capabil să gestioneze personalul în CARE

� Capabil să schimbe statusul, să şteargă fişiere, să asigure consultanţă

� Utilizatori cu experienţă cu cunostinţe de HSSE şi cu rol relevant în proces

� 05. Utilizator Power:

� Toate drepturile „Utilizatorului Business“

� Capabil să editeze Incidente/ Incidente fără urmari, Investigaţii, Evaluări, Constatări/ Pericole şi Acţiuni chiar dacă nu are reponsabilităţi în proces.

� Membri al comitetului de Power Useri (responsabil pentru îmbunatăţirile ulterioare din CARE)

� Este în contact cu service managerul pentru toate celelalte probleme asociate cu CARE

� 06. Ore de lucru:

� Capabil să introducă orele de lucru pentru fiecare locaţie (grupuri restrânse)

� 07. Măsuri:

� Capabili să introducă indicatori cheie de performanţă KPI în CARE (de exemplu Indicatori de mediu precum emisiile)

Tab-ul roluri

Tab-ul Roluri afişează rolurile pentru care este desemnat fiecare angajat. Din această fereastră puteţi aloca sau revoca roluri de la utilizator. Rolurile sunt desemnate fie pe baza de ierarhie regională, fie pe ierarhie de divizie. Tab-ul roluri de asemenea vă permite să extindeţi aria de vizibilitate peste cea automata (site sau departament) care a fost aleasă în Tab-ul General. În exemplul de mai jos, vizibilitatea de date a fost crescută până la nivelul de E&P Internaţional (de exemplu utilizatorul poate vedea toate datele referitoare OMV E&P). Pe Regiune / Site / Departament – se referă la ierarhia geografică. În funcţie de geografie, utilizatorii pot fi desemnaţi cu anumite roluri.

- 140 -

Pe Divizie – se referă la ierarhia divizională. În funcţie de utilizatorii pe divizie se pot desemna roluri.

Rolurile disponibile în CARE sunt listate mai jos:

Rol Descriere

Vizibilitate Datelor Permite utilizatorilor să vadă datele (de exemplu, este folosit pentru a permite utilizatorilor drepturile de utilizare).

HSSE Local Vor fi notificaţi despre orice nou Incident/ Incident fără urmări (vor fi trimise notificări automate din toate categoriile selectate către HSEQ local).

Categoria Medical (Rănire/ Boală)

Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Rănire/Boală.

Categoria Mediu Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Mediu.

Categoria Siguranţa (Rănire/Transport/Pierdere bunuri/Proces)

Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Pierdere bunuri sau Transport.

Categoria Securitate Vor fi notificati automat pentru orice Incident/ Incident fara urmari la care s-a bifat categoria Securitate.

Categoria Transport Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Transport.

Categorie Pierdere Bunuri Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Pierdere Bunuri.

Categoria Siguranţa Procesului

Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Siguranţa Procesului.

Categoria Relaţii Comunitare şi Reputaţie

Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/ Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Relaţii Comunitare şi Reputaţie.

Categoria Calitate Vor fi notificaţi automat pentru orice Incident/

- 141 -

Incident fără urmări la care s-a bifat categoria Calitate.

Alte roluri Există de asemenea şi alte roluri precum Incident 3+, HiPo sau notificare de Fatalitate.

14.3 Cum sa desemnezi un rol 1. Hotărâţi dacă doriţi să alocaţi drepturi la nivel regional sau divizional şi apăsaţi pe

iconiţa de lângă secţiunea corespunzătoare. 2. Apăsaţi pe iconiţa săgeata din pătraţelul din stânga.

Va apărea o fereastră pop-up care va afişa ierarhia. 3. Extindeţi ierarhia dorită pentru a selecta nivelul la care doriţi să alocaţi un rol. 4. Selectaţi un rol din meniul de roluri de tip desfăşurător. 5. Salvaţi înregistrarea.

Notă: Dacă adăugaţi/ editaţi un nou rol de vizibilitate într-o înregistrare de personal, modificările se vor afişa o dată cu revizuirea bazei de date, la o nouă rulare. Revizuirea bazei de date se face în fiecare noapte (timpul Vienei). Persoana a cărei înregistrare a fost schimbată îi vor fi alocate drepturile pe care le-aţi selectat.

14.4 Cum să extindeţi Drepturile de Vizibilitate peste cele implicite Există trei opţiuni de extindere a drepturilor de vizibilitate ale unei persoane în cadrul ierarhiilor regionale şi divizionale: Prima opţiune: Pe Regiune / Site / Departament se referă la toate departamentele asociate unei regiuni, site, departament selectat.

1. Selectaţi Pe Regiune/Site/Departament prin iconiţa“ ”.

Se va deschide un nou rând în secţiunea corespunzătoare.

2. Selectaţi opţiunea de Ierarhie.

3. Selectaţi opţiunea de Rol dintr-un meniu de tip desfăşurător.

4. Introduceţi datele aplicabile şi apăsaţi butonul Salvare.

A doua opţiune: Vizibilitatea datelor intersectate se referă doar la acele departamente care se intersectează cu regiunea şi departamentul selectate.

1. Selectaţi iconiţa Intersecţie Vizibilitate Date “ ” . Se va deschide un nou rând cu secţiunea corespunzătoare. Notă: Selecţia regiunii/ diviziei poate fi la orice nivel de ierarhie.

2. Selectaţi Regiunea aleasă(nu o locaţie).

3. Selectaţi Divizia aleasă.

Un nou rând se va deschide cu secţiunea corespunzătoare.

- 142 -

4. Introduceţi datele aplicabile şi salvaţi înregistrarea.

A treia opţiune: *** Aceasta va fi metoda cea mai comună Pe Divizie se referă numai la acele departamente asociate diviziei respective.

1. Selectaţi iconiţa Pe divizie “ ”.

Un nou rând se va deschide cu secţiunea corespunzătoare.

2. Introduceţi datele aplicabile şi salvaţi înregistrarea.

Notă: Procedura de “updatare a vizibilităţii” trebuie rulată (este programată să ruleze o dată la 24 de ore, noaptea, timpul Vienei). Înainte ca vizibilitatea datelor să fie extinsă şi să fie aplicabilă. O dată ce procedura a fost rulată, utilizatorul va primi vizibilitatea în orice departament care aparţine atât regiunii, cât şi diviziei selectate.

Cum să reduceţi Vizibilitatea Datelor

În secţiunea Titlu din secţiunea Administrare Personal,

1. Selectaţi departamentul corect sub Departamentul Responsabil

2. În Tab-ul General, schimbaţi vizibilitatea automată din Site în Departament.

Acest lucru va reduce vizibilitatea din nivel site la departamentul selectat. Este folositor pentru contractorii care trebuie să aibă acces şi vizibilitate limitate în CARE.

Tab-ul Rezumat Permisiuni

Tab-ul Rezumat Permisiuni afişează toate grupurile şi permisiunile desemnate către personalul selectat. Aceasta este o afişare citibilă. Nu se pot face modificări în acest Tab.

- 143 -

Tab-ul Rezumat Roluri

Tab-ul Rezumat Roluri afişează toate rolurile asociate cu personalul selectat. Acesta este un tip doar de citire. Nu se pot face modificări în acest tab.

Tab-ul Responsabilităţi

Tab-ul Responsabilităţi afişează o listă cu responsabilităţi cu care sunt desemnate persoanele. Pot fi redesemnate responsabilităţi din acest tab. Veţi putea vedea tab-ul doar dacă aveţi permisiunea “Transfer de responsabilităţi” şi dacă aveţi permisiunea potrivită de “vizualizare”. Puteţi transfera responsabilităţi pentru o întreagă categorie cum ar fi Responsabilităţi de Evaluare sau puteţi transfera responsabilităţi pentru înregistrări individuale într-o categorie.

- 144 -

1. Pentru a aloca/ realoca o responsabilitate, apăsaţi căsuţa de validare de sub

responsabilitatea dorită. Notă: toate responsabilităţile dintr-un modul pot fi realocate simultan (prin bifarea căsuţelor de validare de lângă numele modulului) sau pot fi realocate personal prin selectarea înregistrării cerute.

2. Alocaţi un nume, folosind una dintre metodele de căutare disponibile. 3. Salvaţi înregistrarea.

14.5 Adăugarea unei persoane în Aplicaţie Dacă nu găsiţi o persoană în aplicaţie, este nevoie să o adăugaţi în aplicaţie. 1. În fereastra Personal, apăsaţi Adaugă Nou.

Va apărea fereastra de Administrare Personal. 2. Completaţi câmpurile cerute în Titlu şi în tab-ul General. 3. Apăsaţi Salvare pentru a salva înregistrarea. 4. Apăsaţi Resetare Parolă pentru a reseta parola în “care".

- 145 -

14.6 Ore de Lucru

Când sunt înregistrate ore de lucru, puteţi include comentarii care furnizează un motiv pentru acea înregistrare.Toate modificările la orele de lucru vor aparea în jurnalul de modificări. Doar utilizatorilor desemnaţi li se cere să introducă aceste informaţii( în majoritatea cazurilor acesta va fi Administratorul de Site/ Utilizatorii cheie). Orele de lucru sunt folosite la calculul ratelor din CARE (de exemplu Rata timpului pierdut în incidente). CARE înregistrează Orele de Lucru în următorul mod: Meniu principal>>Măsuri>>

Apoi apăsaţi pe linia de Informaţie Organizaţie. Se deschide o nouă fereastră: 1. Selectaţi Luna corectă pentru a introduce orele de lucru şi divizia asociată. 2. Completaţi cât de multe câmpuri în această secţiune listată mai jos în funcţie de ce cere

organizaţia dumneavoastră.

� Descriere metrică: Lista tipurilor de personal afişată (Angajat sau Contractor). Aici sunt înregistrate numele angajaţilor şi numărul de ore lucrate pentru fiecare categorie (Angajat sau Contractor).

� Unitatea de măsură: sunt definite două unităţi – Numere şi Ore

� Valoare manuală: acesta este numărul de ore lucrate pentru luna specificată.

� Comentarii – Vă rugăm înregistraţi orice comentarii relevante orelor de lucru din luna specifică.

3. Apăsaţi Salvare.

- 146 -

- 147 -

14.7 Ajutor Secţiunea de ajutor a CARE trimite utilizatorul la acest document. Există de asemenea referinţe către ghiduri mai scurte pentru fiecare modul specific CARE, denumite Quick Reference Cards. Dacă aveţi mai multe întrebări, vă rugăm contactaţi Administratorul de Site local sau Utilizatorul Cheie.

- 148 -

15 Glosar

� Acţiuni

Acţiunea este o sarcină sau măsură definită cu o dată de finalizare. Acţiunile pot rezulta din incidente, incidente fără urmări, constatări/pericole, audituri de siguranţă alte evaluări, şedinţe, reclamaţii, lecţii învăţate etc, care necesită urmărirea spre executare. Este un eveniment documentat, sarcină, activitate sau acţiune ce trebuie să aibă loc. Înregistrările necesare unei acţiuni sunt: � Numărul acţiunii � Data la care acţiunea a fost identificată sau creată � Numele persoanei căreia i-a fost desemnată Acţiunea (repsonsabilul de acţiune sau

executantul) � Descriere titlului acţiunii � O descriere detaliată a acţiunii şi � Rezultatele acţiunii după finalizare.

� Procesul unei Acţiuni Reguli care transferă o Acţiune de la o persoană la următoarea (Executant, responsabil acţiune sau aprobator final) şi prin diferite nivele de stadiu (deschis, în curs, aprobare în aşteptare, aprobare finală în aşteptare şi închis).

� Creatorul unei Acţiuni Persoana care a creat Acţiunea. Această persoană devine implicit Aprobatorul final al Acţiunii.

� Responsabil de Acţiune Persoana responsabilă de finalizarea acţiunii. Responsabilul nu va fi întotdeauna persoana care acţionează (vezi Persoana care acţionează).

� Persoana care acţionează Persoana responsabilă cu rezolvarea acţiunii.

� Proces de aprobare Este configurat în CARE astfel încât să corespundă procesurilor OMV. Nu este întotdeauna necesar un pas de aprobare, dar poate fi adăugat la un proces dacă este selectat un aprobator (de exemplu pentru un Incident/ Incident fără urmări).

� Aprobator O funcţie de revizuire folosită de către Managerii Line pentru a preveni părţile responsabile să închidă înregistrările care le sunt desemnate (de exemplu Acţiuni). Această funcţie permite Managerilor să revizuiască munca îndeplinită înainte ca acţiunea să fie închisă.

� Evaluare Este un termen generic care acoperă toate tipurile de evaluări, de exemplu audit de siguranţă, MWA, evaluări de conformare (incluzând audit de sistem de management, inspecţii de la autorităţi şi inspecţii tehnice). Poate fi înţeles ca un eveniment planificat pentru a evalua procesul de lucru, facilităţi şi proceduri.

- 149 -

� Rezultatele evaluării

Constatările rezultate în urma evaluării. Un exemplu ar fi rezultatele unei evaluări de tip Office Inspection.

� Data asumată a finalizării Data la care Acţiunea sau Constatarea/ Pericol trebuie finalizată. Creatorul acţiunii selectează această dată.

� Audit Vedeţi Evaluare

� Rapoarte cumulate O metodă de grupare a diferite informaţii din CARE. Permite ca informaţiile incidentelor să fie grupate cu investigaţii, acţiuni sub forma unui singur raport.

� Fluxul procesului Configuraţia aplicată CARE care reflectă metoda OMV&Petrom de gestionare a incidentelor. Defineste sarcini, persoane implicate şi informaţii necesare pentru fiecare pas din fluxul procesului. Vedeţi de asemenea procesul Incidentului/ Incidentului fără urmări, procesul Consecinţelor şi procesul Acţiunilor.

� Jurnal de modificări O înregistrare de modificări făcute în câmpurile cheie din CARE. Unele dintre aceste câmpuri includ responsabilităţi desemnate, date etc.

� Accidente de transport Un accident care se produce direct pe ruta obişnuita de acasă la locul de munca sau la întoarcere.

� Consecinţă O Consecinţă este un efect direct/ indirect, actual sau potential cu rezultate într-un eveniment, incident sau accident. Este exprimată ca un impact financiar, efect asupra sănătăţii (de exemplu deces, rănire sau expunere), pierdere de proprietate, efect asupra mediului, etc. Cu alte cuvinte: o Consecinţă este vătămarea şi distrugerea făcută de un eveniment nedorit (vătămare asupra oamenilor, distrugerea mediului, pierdere de bunuri). CARE clasifică consecinţele în tipuri diferite, incluzând: Rănire/ Boală, Mediu, Pierdere de bunuri, Securitate, Mijloace de Transport, Reputaţie.

� Fluxul consecinţelor Defineşte sarcinile, oamenii implicaţi şi informaţiile cerute pentru consecinţele incidentelor. În CARE, procesul Incidentelor îl precede pe cel al consecinţelor astfel încât dacă un incident este şters, atunci toate consecinţele asociate cu el vor fi de asemenea şterse.

� Contractor Un contractor este definit ca o persoană sau organizaţie care prestează munca pentru OMV, în urma unor înţelegeri verbale sau scrise. Termenii de subcontractori şi contractor sunt sinonime.

� Acţiuni corective

- 150 -

� Măsuri sustenabile pentru a elimina cauza unei defecţiuni/ deviaţie/ neconformitate cunoscută/ recunoscută/ detectată. Pot fi mai multe neconformităţi, dar focalizarea se face pe cea individuală. În general, acţiunile corective se iau pentru a preveni reapariţia nonconformităţii. Corecţia se referă la conţinut pe când acţiunile corective merg la cauza rădăcină. Exemplu: Înlocuirea unei conducte care a fost distrusă în urma coroziunii.

� Vizibilitatea datelor Limitează accesul utilizatorilor la informaţie prin determinarea locaţiilor în care utilizatorii pot introduce şi vizualiza date.

� Departament Reprezintă fracţionarea organizatorică a unor locaţii fizice (Site). Departamentul corelează structura divizională de structura geografică.

� Departamentul Raportorului Asociat cu Constatări/ Pericole. Departamentul persoanei care raportează Constatarea sau Pericolul ar trebui înregistrat aici (nu este departamentul responsabil).

� Angajaţi Angajaţii reprezintă tot personalul OMV/ Petrom, inclusiv trainerii care sunt plătiţi direct de OMV Aktiengesellschaft sau de una dintre companiile asociate.

� Expert/ Furnizor de informaţii Orice persoană care poate furniza informaţii despre incident (de exemplu martor) sau informaţii folositoare pentru o investigaţie sau o constatare/ pericol: experţi tehnici şi personal HSEQ. Acest câmp poate fi completat şi cu o altă persoană. (Notă: dacă un utilizator nu este desemnat acestui rol sau rolului de responsabil incident, atunci Incidentul/ Incidentul fără urmări va fi doar citibil).

� Sursa externă Sursa unei Acţiuni sau a unei Constatări/ Pericol care nu este corelată cu un alt modul din CARE (de exemplu: de sine stătătoare sau Întâlniri)

� Fatalitate Un deces rezultat în urma unui accident de muncă în care persoana în cauza a decedat în decursul a 12 luni ca rezultat al rănirii. Fatalitatea unei terţe părţi este decesul unei persoane expuse activităţilor OMV, de exemplu un şofer care loveşte şi omoară un om din public în încercarea de a evita un alt pericol.

� Constatări “Constatările” sunt un termen umbrelă, în timp ce “Pericole” descrie un tip specific de “Constatări” cu categorii definite pentru acte şi condiţii nesigure. Constatările sunt observaţii ale unui eveniment care a avut loc. Constatările pot fi observate de orice utilizator în timpul serviciului (= constatări “de sine stătătoare”) sau sunt rezultatul unor Evaluări ca: � Management Walk Around � Audit de Siguranţă � Office Walk Around � Evaluare de conformare ( Inspecţii tehnice, lecţii învăţate, inspecţii de la autorităţi,

audit de sistem de management etc).

- 151 -

Exemple de Constatări: � Stocare inadecvată a conductelor şi ustensilelor � Blocarea traseului de ieşire de urgenţă � Documentaţia Sistemul de Management nu a fost revizuită corespunzător � Cerinţele autorităţilor nu au fost comunicate suficient

� Amendă O plată făcută în urma unei nonconformări cu legile, regulamentele sau permisele.

� Tratament de Prim Ajutor Răniri care, datorită naturii lor minore, nu sunt înregistrate ca necesitând tratament medical sau acele raniri care cer doar acordarea de prim ajutor, în concordanţă cu criteriile OSHA.

� Raportul iniţial al unui Incident/ Incident fără urmări Este prima notificare scrisă, caracterizată de informatia iniţială a unui Incident şi completată imediat pentru a raporta un incident/ accident (înainte de începe o investigaţie). Raportul iniţial al unui eveniment înseamnă de asemenea introducerea primelor date cerute despre incident în aplicaţia CARE.

� Element cheie Vă permite să selectaţi multiple valori pentru a clasifica mai departe înregistrarea (Incident/ Incident fără urmări, Consecinţe, Constatări/ Pericole). Sunt folosite în scopuri de statistică. Vă rugăm bifaţi tot ce este aplicabil.

� Geografie Reprezintă structura geografică a companiei.

� Pericol Orice act sau condiţie nesigură, obiect sau efect fizic cu potenţial de a cauza daune. Nu este un incident imediat, dar sub circumstanţe uşor diferite sau dacă s-ar întâmpla câteva lucruri în acelaşi timp, s-ar putea produce un incident. Exemple:

� Un ciocan este întins pe podeaua unei schele şi ar putea cădea şi lovi pe cineva.

� Un angajat lucrează pe un pod fără harnaşamentul de siguranţă necesar. Colegii nu reclamă abatarea.

� Este vărsată cafea pe podea şi există riscul ca cineva să alunece. � Un contractor nu este suficient de instruit înainte de a începe munca de

sudare. � Un contractor nu reuşeşte să se familiarizeze cu condiţiile fabricii în chestiune.

Contractorul începe să sudeze o conductă care înca are produs în ea, acest lucru putând provoca o explozie.

� Un şofer de motostivuitor depăşeşte viteza limită, acest lucru putând cauza o coliziune cu automobilele din faţă.

� Secţiunea Titlu

- 152 -

Secţiunea din partea de sus a ecranului ca informaţii de înalt nivel. Titlurile sunt prezente în toate modulele CARE.

� Ierarhie Ierarhia este structura principală a aplicaţiei şi foloseşte ca fundaţie principală în spatele rapoartelor, proceselor de analiză şi introducerii de date. Ierarhia defineşte structura organizaţiei noastre şi constă în tipuri diferite în funcţie de Divizia dumneavoastră: � Organizaţie (OMV, Petrom) � Geografie (zona / ţara) � Site (locaţia fizică de exemplu clădiri de birouri, rafinării, terminale, etc unităţi

organizaţionale de exemplu centru de profit, funcţiuni centrale etc) � Departament � Locaţie (zone din site) Notă: Toate înregistrările trebuie să fie întotdeauna capturate la cel mai de jos nivel de departament!

� Ore Lucrate Numărul total de ore lucrate de angajaţi (vedeţi) şi contractori (vedeţi). Angajaţii care sunt absenţi pe o perioadă mai lungă de exemplu concediu de maternitate, serviciu militar, vor fi excluşi din statistici.

� Incident Un eveniment neplanificat în timpul orelor de lucru care afectează sănătatea, siguranţa, mediul sau calitatea sau are potenţialul de a face acest lucru. Include accidente la locul de muncă, atacuri, furturi, deversări de petrol, amestecare accidentală a produselor etc.

� Investigaţie Activităţi care găsesc rădăcina sau cauza primară a incidentelor şi factorii ce au contribuit la producerea acestora. Astfel, este o căutare sistematică detaliată pentru a descoperi factorii şi pentru a determina adevărata natură a acestora (cine, ce, când, unde, de ce şi cum). Cu alte cuvinte, este un proces structurat de a găsi cauzele directe şi cauzele rădăcină ale unui incident, incident fără urmări sau pericol. Trebuie să găsească motivele principale ale unui incident (tehnice, organizaţionale, de personal) şi să stabilească măsuri preventive pentru a evita repetarea.

� Procesul Incidentelor/ Incidentelor fara urmari Un set de relatii si reguli care defines activitatile correlate cu un Incident/ Incident fara urmari, asa cum progreseaza de la un stadiu la altul. Aceste relatii sunt definite in CARE pentru a se potrivi cu procesul OMV (de exemplu, daca riscul este ≥3, trebuie facuta o investigatie).

� Inregistrarea Incident/ Incident fără urmări Înregistrarea Incident/ Incident fără urmări înregistrează informaţii despre incident sau incident fără urmări. Acest lucru include persoanele desemnate cu responsabilităţi, evaluarea de risc, articolele care necesită acţiuni şi o investigaţie care să afle cauzele incidentului. Toate consecinţele sunt corelate cu o înregistrare incident/ incident fără urmări.

� Responsabil de urmărire incident

- 153 -

Persoana responsabilă pentru gestionarea Incidentului/ Incidentului fără urmări. Responsabilul de urmărire incident se va asigura că toate informaţiile relevante au fost introduse în CARE şi că o investigaţie a fost făcută (dacă este cazul). El va fi responsabil pentru aprobarea investigaţiei şi a oricărei acţiuni care s-a creat relaţionată cu Incidentul/ Incidentul fără urmări.

� Sursa Internă Sursa unei înregistrări care există în aplicaţia CARE. De exemplu, Acţiunile pot avea ca sursă ori un Incident/ Incident fără urmări, ori o Investigaţie, o Constatare/ Pericol sau o Evaluare.

� Investigaţie Activitate care ajută la determinarea cauzei unui Incident. CARE a fost configurat să poată capta datele rezultate în urma unei investigaţii de tip Tripod. CARE nu este folosit pentru realizarea investigaţiei în sine ( se va face exterior aplicaţiei), ci pentru introducerea rezultatelor acesteia. Investigaţia trebuie să cerceteze sistematic toate faptele evidente sau indirecte, precum şi factorii relevanţi ( cine, ce, când, unde, de ce şi cum) ai unui Incident/ Incident fără urmări şi Constatări/ Pericol.

� Articolele cu care sunt asociat Partea de jos din pagina de start CARE care listează toate înregistrările pentru secţiunea în care sunteţi parte Responsabilă. Se poate să nu fie nevoie să faceţi ceva la acest punct (de exemplu pentru informare sau aprobare)

� Indicatori cheie de Performanţă (KPI) Indicatorii cheie de performanţă sunt măsuri cuantificabile, agreate înainte, care reflectă factorii critici de succes ai unei organizaţii.

� Lista de Valori (LOV)

Câmpuri de introducere date cum ar fi listele de tip desfăşurător, căsuţele de validare şi căsuţele de selecţie. Listele de valori permit utilizatorului să selecteze dintr-un număr limitat de posibilităţi. În CARE, listele de valori pot fi configurate să fie liste globale, liste împărtăşite sau liste locale. Vedeţi de asemenea lista globală de valori, lista împărtăşită de valori şi lista locală de valori.

� Locaţie Zone din cadrul unei locaţii fizice (Site).

� Incident cu zile de lucru pierdute (LWDI) Orice accident de muncă, mai puţin cele urmate de deces, care are ca rezultat incapacitatea de muncă a unei persoane în orice zi a anului de raportare. “Orice zi” include zile de odihnă, de weekend, zile de concediu, zile libere plătite sau zile după încetarea angajării.

� Management Walk Around

Vedeţi Evaluare Tratament medical Este tratamentul aplicat în cazul unei răniri profesionale, nu suficient de severă ca să rezulte într-un deces sau în zile de lucru pierdute, dar mai severă decât o rănire care necesită un prim ajutor.

- 154 -

� Acţiunile mele în curs

Zona de sus a paginii de start CARE care afişează înregistrările care necesită răspunsul dumneavoastră. Vi se cere să mergeţi la aceste înregistrări şi îndepliniţi cererile necesare pentru a progresa în înregistrare (de exemplu să modificaţi stadiul unei Acţiuni din Deschis în În Curs).

� Rapoartele Mele Rapoarte personalizate. Un set de caracteristici pentru rapoarte, creat de un utilizator individual şi salvat în CARE pentru o folosire ulterioară. Alţi utilizatori CARE din OMV&Petrom pot folosi aceste rapoarte găsindu-le ca Rapoarte utilizator.

� Navigare Metoda prin care vă mişcaţi prin CARE. Acest lucru poate fi făcut prin Arborele Genealogic (săgeata lângă modului Număr ID) sau prin orice link ID din CARE. Tab-ul Rezumat pentru majoritatea modulelor conţine linkuri.

� Incident fără urmări Un incident care în circumstanţe uşor diferite ar fi putut avea consecinţe adverse. Exemple: Un angajat de pe o schelă scapă un ciocan care aproape loveşte un coleg; un angajat care umple o cisternă observă că este turnat un produs greşit înainte să se producă vreo daună.

� Notificări Emailuri trimise automat din CARE către anumiţi utilizatori atunci când sunt întrunite anumite condiţii.

� Observaţii Vedeţi Evaluări

� Boală profesională O boală profesională este o condiţie anormală sau cronică, alta decat cea rezultată dintr-un accident de muncă, cauzată de expunerea la factorii de mediu asociaţi cu procesul de muncă. O boală profesională poate fi cauzată de inhalare, absorbţie, ingestie sau de un contact direct cu un pericol, precum şi de expunerea la pericole fizice şi psihice. Este de obicei un rezultat în urma expunerii prelungite sau repetate.

� Organizaţie Reprezintă structura organizatorică de raportare a unei companii.

� Permisiune Determină ce pot face utilizatorii în cadrul aplicaţiei CARE. Exemple: pot vedea înregistrările Incident sau pot edita înregistrările Incident.

� Actiuni preventive: Măsuri sustenabile pentru a elimina cauza unei potenţiale devieri/ nonconformităţi. Cu alte cuvinte, acţiuni pe termen lung cântărite din punct de vedere cost/risc luate pentru a preveni producerea unei probleme, bazate pe înţelegerea produsului sau a procesului. Acţiunile preventive se referă la “condţtii” inadecvate care pot produce

- 155 -

nonconformităţi. Exemple: Înlocuirea completă a unei conducte corodate pentru a evita scurgerile.

� Prioritate Un număr desemnat unei Acţiuni sau Constatări/ Pericol care indică importanţa acesteia. Exista 5 niveluri. Fiecare dintre acestea este corelat cu Data asumată de finalizare.

Nivelul 1 = Ridicat (2 zile), Nivelul 2 = Mediu - Ridicat (7 zile), Nivelul 3 = Mediu (30 zile), Nivelul 4 = Mediu - Scăzut (90 zile) si, Nivelul 5 = Scăzut (180 zile).

Creatorul sau Raportorul înregistrării setează nivelul de prioritate. Acest nivel de prioritate furnizează o ordine în gestionarea Incidentelor/ Incidentelor fără urmări de către management. Prioritatea este setată automat la nivelul 3.

� Regiune O structură organizaţională secundară. Folosită doar pentru raportare.

� Rapoarte Metoda prin care se exportă informaţii şi date din CARE. Există trei tipuri de rapoarte: Rapoarte de sistem; Rapoartele Mele şi Rapoartele utilizatorului. Rapoartele de asemenea au stiluri diferite de afişare (tabele, grafice etc). Toate rapoartele pot fi exportate în fişiere tip .csv care pot fi importante mai apoi în excel.

� Responsabilităţi Responsabilităţile sunt rolurile îndeplinite în procesul unui incident/ incident fără urmări, constatare/ pericol, acţiune, investigaţie şi evaluare. Responsabilităţile sunt alocate prin stadiu unor roluri specific. Responsabilităţile sunt configurabile în CARE. Exemple de responsabilităţi sunt: conducătorul de incident, aprobatorul, responsabilul de actiune. Departamentul responsabil / Supervizor Responsabilitatea pentru toate incidentele, incidentele fără urmări este a managementului local al zonei/ facilităţii de Permise sau Licenţe în care s-a produs incidentul. În funcţie de severitatea actuală sau potenţială, responsabilitatea se poate situa mai sus în organizaţie; cu toate acestea, incidentul trebuie soluţionat de managerul Line care este responsabil de locaţie (asset, fabrică, zonă sau facilitate etc). Managementul local are resposabilitatea şi bugetul de a face upgrade-urile necesare şi are autoritatea de a realiza măsurile corective care se impun pentru prevenirea reapariţiei. Exemplu: Un muncitor vizitează o instalaţie în cadrul muncii de rutină. În timpul traversării zonei, alunecă pe pavaj şi îşi luxează glezna. Responsabilitatea urmăririi acestui incident este a managerului din zona în care s-a produs incidentul, nu a managerului direct al ranitului ( indiferent dacă incidentul s-a datorat unor cauze individuale). Managerul responsabil poate investiga de ce a alunecat angajatul (din cauza suprafeţei sau a lipsei de atenţie etc) şi poate stabili acţiuni corective pentru prevenirea reapariţiei acestui tip de incident.

� Supervizorul responsabil

- 156 -

Numele persoanei care este responsabilă de gestionarea Incidentului/ Incidentului fără urmări. Această persoană ar trebui să fie managerul departamentului responsabil. Dacă nu stiţi cine ar trebui să fie supervizorul responsabil, vă rugăm desemnaţi propriul supervisor. Supervizorul dumneavoastră are obligaţia mai apoi să realoce rolul de conducător de incident către persoana potrivită (dacă nu este acea persoană). Accident de muncă urmat de restricţionarea activităţii ( RWI) Când salariatul îşi poate relua munca cu restricţie în urma unei răniri ocupaţionale, luând în considerare cadrul legal. Un exemplu ar fi o persoană care în mod normal facea muncă de teren, întors la serviciu va face muncă de birou până cand va fi apt să îşi îndeplinească sarcinile din fişa postului.

� Matricea de risc O metodologie din CARE care vă permite să clasificaţi severitatea Incidentelor/ Incidentelor fără urmări şi a Constatărilor/ Pericol astfel încât să puteţi identifica rapid incidentele cu risc ridicat. Pentru incidente/ incidente fără urmări, matricea de risc se aplică atât riscurilor actuale, cât şi potenţiale. Constatările şi Pericolele au o matrice de risc care se aplică doar riscului potenţial.

� Rol O fişa de post individuală de bază. Rolurile sunt configurate să întâlnească necesităţile OMV. Exemple de roluri sunt: Personalul HSSE, Expert de Siguranţă şi Expert de Mediu, etc

� Căutare Folosit pentru a căuta ceva. CARE vă permite să căutaţi diverse înregistrări (incidente/ incidente fără urmări etc) sau persoane. Folosind secţiunea Căutare din CARE, dacă este desemnată o responsabilitate, înregistrarea vă va apărea ca fiind editabilă (în caz contrar, doar citibilă).

� Securitatea permisiunilor Limitează accesul utilizatorului la informaţie, prin determinarea nivelul de acces pentru fiecare utilizator (interzis, citibil, citire/scriere).

� Site Reprezintă o locaţie fizică cum ar fi o clădire de birouri, platformă maritimă etc.

� Sursa Originea unei Acţiuni sau Constatare/ Pericol. Sursele pot fi Externe sau Interne.

� Locaţie specifică Un câmp de text liber în care se poate înregistra locaţia exactă a unui Incident/ Incident fără urmări. Acest câmp nu va fi folosit în căutarile pentru rapoarte.

� Acţiune de sine stătătoare: � Este o acţiune care nu vine dintr-o aşa zisă sursă internă şi deci, nu vine dintr-unul

din modulele aplicaţiei (nu este corelată cu o investigaţie, constatare sau altele). � Înregistrările acţiunilor pot fi înregistrări de sine stătătoare sau înregistrări ataşate

altor înregistrări în CARE. Cu alte cuvinte: Acţiuni care trebuie făcute, dar nu urmează o evaluare programată, audit, walk-around, inspecţie sau întâlnire.

- 157 -

� Stadiu

Etapa în care se află o înregistrare. Aceasta poate varia în cadrul modulelor; Incidentele/ Incidentele fără urmări pot fi Deschise, Aprobare în aşteptare sau Închise, în timp ce Acţiunile pot fi Deschise, În curs, Trimise spre Aprobare, Trimise spre aprobare finală şi Închise.

� Subcontractori Un subcontractor este o persoană sau o organizaţie care lucrează pentru un contractor. (vedeţi).

� Raportare de sistem Un set de caracteristici pentru rapoarte care sunt standard în CARE. Rapoartele folositoare generate de utilizatori pot fi transformate în rapoarte de sistem (pentru învăţare crescută).

� Terţă Parte Terţa Parte reprezintă persoane sau organizaţii care nu sunt angajate de sau contractate de o companie sau un contractor.

� Ameninţare Ameninţarea este o condiţie sau o activitate care ar putea cauza producerea unui pericol, de exemplu conducte de înaltă presiune corodate, fire electrice uzate, vizibilitate redusă etc.

� Rapoarte utilizator O listă cu toate rapoartele create de alţi utilizatori din OMV sau Petrom şi salvate în CARE pentru folosirea lor de toţi utilizatorii CARE.

� Vizibilitate bazată pe tipul utilizatorului Toti utilizatorii sunt blocaţi pentru un Incident/ Incident fără urmări pe care îl introduc, excepţie făcând cazul în care sunt numiţi într-unul din câmpurile cu responsabilitate (în afară de raportor). Acest lucru înseamnă că orice utilizator care este nevoit să introducă detalii ulterioare ar trebui să îşi introducă propriul nume în câmpul Expert/ Furnizor de informaţii.

� Ore de lucru Numărul total de ore lucrate de angajaţi (vedeţi) şi contractori (vedeţi). Angajaţii care absentează pe termen lung de exemplu concediu de maternitate, serviciu militar vor fi excluşi din statistici. Orele lucrate de Contractori ar trebui să includă toate orele lucrate de personalul contractorilor la companie (vedeţi Loc de muncă) şi toate activităţile legate de muncă (vedeţi).

� Loc de muncă Toate facilităţile OMV&Petrom, clădirile de producţie, clădiri de administrare, părţi ocupate ale clădirilor care sunt folosite de câteva companii (deţinute sau închiriate), clădiri din zone industriale, incluzând trotuare, camere de recreere, restaurant, vestiare, toalete, spălătorii, precum şi alte facilităţi localizate în ariile securizate pentru personalul OMV.

- 158 -

� Activităţi în legătură cu munca – Companie Toate activităţile prestate de angajaţi pentru companie, inclusiv participarea la cursuri, conferinţe şi evenimente organizate de companie, călătorii de afaceri, vizite pe teren sau orice alte activităţi.

� Activităţi în legătură cu munca – Contractor Toate activităţile prestate de angajaţii contractorilor: • pentru companie sau • nu, dar care se află sub controlul managementului în termeni contractuali şi care includ activităţile listate mai sus, dacă sunt executate în numele companiei. Din motive de raportare, angajaţii subcontractorilor trebuie trataţi ca şi contractori, iar incidentele de muncă trebuie raportate ca incidente ale contractorilor. Rănire profesională Rănire de tipul tăietură sau fractură, rezultată în urma unei activităţi prestate în cadrul procesului de muncă din OMV&Petrom. Poate rezulta în urma unei singure expuneri în mediul de muncă. Rănirile profesionale trebuie raportate către autorităţi în conformitate cu cerinţele legale în vigoare sau cu cerinţele companiilor de asigurare.