TEMA IVSISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

Unităţi de învăţare: locul, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în

cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional avantajele şi dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru

management clasificarea sistemelor informatice pentru managementsubsistemele componente ale sistemelor informatice pentru management

(subsistemul informatic pentru activitatea de producţie, subsistemul informatic contabil)

sisteme informatice inteligente pentru management (managementul cunoştinţelor în organizaţie, informaţia şi sistemul de lucru cu cunoştinţe - KWS)

Obiectivele temei: înţelegerea locului, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional; cunoaşterea avantajelor şi dezavantajelor folosirii sistemelor informatice pentru management cunoaştera tipologiei sistemelor informatice pentru management; prezentarea subsistemelor componente ale sistemelor informatice pentru management

Timpul alocat temei: 4 ore

Bibliografie recomandată:

1. Ioan I. Andone ş.a., Dezvoltarea sistemelor inteligente în economice, Metodologie şi studii de caz, Editura Economică, Bucureşti, 2001;

2. Tiberiu Coroescu, Sisteme informatice pentru management, Editura Lumina Lex, Bucureşti, 2002;

3. Ioan Andone, Alexandru Ţugui, Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanţe, bănci şi marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999.

4. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. - Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucureşti, 2001

5. Somnea, D., Calciu, M. - Ghidul managerului pentru noile tehnologii informatice şi de comunicaţie, Editura LUCMAN, Bucureşti, 2002.

4.1. Locul, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional

În prezent, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelurile ierarhice şi în toate activităţile esenţiale ale unei organizaţii economice, dezvoltările cele mai semnificative fiind constatate în asistarea deciziilor manageriale atât la nivel operaţional, tactic sau strategic (de exemplu, identificarea de noi produse, clienţi sau furnizori, elaborarea şi evaluarea strategiilor de piaţă şi campaniilor de marketing etc.).

57

Sistemul informatic pentru management, MIS (Management Information System) reprezintă sistemul informatic care monitorizează şi recuperează datele din mediul socio-economic, culege datele din tranzacţiile şi operaţiile organizaţiei, filtrează, organizează şi selectează datele şi le prezintă ca informaţii managerilor. De asemenea, MIS furnizează mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaţia în forma dorită la momentul oportun. Sistemul informatic pentru management face parte din categoria sistemelor informatice de management informaţional, IMS (Information Management Systems).

Sistemele informatice pentru management, MIS - deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi. MIS deservesc şi nivelul managementului strategic susţinând funcţiile de planificare, control şi luare a deciziilor prin rezumate de rutină şi rapoarte în situaţii deosebite. De regulă, MIS sunt la dispoziţia managerilor care sunt interesaţi de rezultatele săptămânale, lunare sau anuale obţinute în organizaţia economică.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. Deşi DSS utilizează, în cea mai mare parte, date şi informaţii provenite de la TPS şi MIS, de multe ori recepţionează date şi informaţii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de piaţă ale anumitor produse sau servicii.

Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adresează deciziilor nestructurate şi, mai mult, creează mediul general de lucru şi de comunicare, adresându-se mai puţin aplicaţiilor specifice, de detaliu, necesare organizaţiei economice.

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a încorpora, în principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe piaţă, dar primesc şi date interne de la MIS şi DSS. ESS filtrează, comprimă şi urmăresc datele critice, punând accentul pe micşorarea timpului de execuţie a activităţilor şi pe reducerea efortului necesar pentru obţinerea informaţiei utile şi relevante pentru întregul management organizaţional.

Anumite componente ale sistemului de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work Systems) şi ale sistemului de automatizare a lucrărilor de birou, OAS (Office Automation Systems) intră în compunerea sistemelor informatice pentru management. Ca urmare, multe lucrări de specialitate separă o categorie specială de sisteme informatice pentru management, şi anume, sistemele informatice inteligente pentru management .

Sistemele informatice pentru management, MIS (Management Information System) au apărut la începutul anilor '80 în companiile americane, iar în ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaţionale şi orientarea spre descentralizare şi reorganizare au determinat creşterea cererii de date, informaţii şi cunoştinţe furnizate de MIS şi la nivelul managerilor de nivel mediu.

Dintre condiţiile generale pe care trebuie să le îndeplinească un MIS se reamintesc aici următoarele:

• uşurinţa în utilizare, cu lucru în timp real, inclusiv cu acces în timp real la bazele de date interne şi externe;

• utilizarea intensivă a afişării în mod grafic;

58

• asigurarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor despre starea curentă de fapte şi tendinţele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţional;

• reprezentarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor conformă cu preferinţele managerului ce utilizează MIS.

În ceea ce priveşte rolul MIS, acesta este pus în evidenţă de funcţiile principale îndeplinite de aceste sisteme informatice:

- funcţia de prevedere; prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei şi sintezei datelor istorice ale organizaţiei economice;

- funcţia de interpretare; datele şi informaţiile recepţionate din mediul socio-economic real sunt interpretate în raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actuală a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare);

- funcţia de prelucrare - a informaţiilor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii;

- funcţia de diagnoză - prin reflectarea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor componente ale sistemelor;

- funcţia de instruire - prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;

- funcţia de proiectare - a unor obiective tehnice şi tehnologii;- funcţia de control - proprie sistemului prin subsistem propriu şi

monitorizare a interfeţelor.Actuala generaţie de MIS are o utilizare mult mai largă, iar aplicaţiile

depăşesc limitele ierarhiei organizaţiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staţii de lucru dintr-o reţea şi reunesc informaţii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploatează avantajele arhitecturii client/server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaţiile agregate privind situaţii economice şi financiare a întreprinderii, sub formă grafică etc.).

Obiectivele MIS pot fi sistematizate după cum urmează:• informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele

economice din întreprindere, precum şi la interacţiunea acesteia cu mediul extern;• accesul oportun la informaţii. Multe din informaţiile furnizate de

MIS pot fi obţinute şi prin metode tradiţionale (prelucrarea manuală sau semimanuală) care necesită eforturi mari de resurse şi timp pentru a corespunde cerinţelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu întârziere, dar aceste limite sunt înlăturate de MIS.

• urmărirea performanţelor organizaţiei economice şi evidenţierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaţii de criză.

4.2. Avantajele şi dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru management

Prin folosirea MIS se obţin următoarele avantaje:• asigurarea calităţii şi oportunităţii informaţiei necesare

managementului, fără a consuma cantităţi imense de hârtie, cu minimum de

59

rapoarte tipărite, concomitent cu asigurarea unei informări complete şi continue a top-managementului;

• MIS sunt croite pe nevoile informaţionale ale top-managerilor;• MIS oferă rapoarte consolidate, dar şi date privind aspecte şi

probleme concrete, detaliate;• asigurarea instrumentelor de analiză online, inclusiv analize asupra

tendinţelor de evoluţie, rapoarte de excepţie şi de data mining;• realizarea informării pe baza datelor interne, dar şi a datelor

externe organizaţiei economice;• uşurinţa în exploatare (se bazează pe interfeţe grafice, exploatate

cu ajutorul mouse-ului şi a ecranului tactil);• asistenţa de specialitate necesară este minimă;• informaţiile sunt prezentate cu precădere în formă grafică. Dintre dezavantajele MIS, se menţionează:• insuficienta cunoaştere a posibilităţilor MIS de către manageri;• necesitatea unor instruiri speciale ale personalului implicat de

toate categoriile;• necesitatea introducerii în sistem şi exploatării unor date de

calitate şi corecte;• necesitatea corelării metodelor şi tehnicilor înglobate în

procedurile de prelucrare şi reprezentare a datelor din sistem;• lipsa de încredere a unor manageri în MIS.Atunci când într-o organizaţie este implementat un MIS, pot să apară o

serie de probleme care duc la o scădere a eficienţei activităţilor de interes major. Aceste probleme se pot referi la:

- lipsa unei implicări corespunzătoare a managerilor în proiectarea MIS;

- o atenţie insuficientă acordată posibilităţilor oferite de MIS;- un nivel necorespunzător de preocupare acordată aplicaţiilor de

procesare a datelor la nivelele inferioare ale managementului;- lipsa unor cunoştinţe informatice de profunzime din partea

managerilor.- o evaluare greşită de către informaticieni a cerinţelor

informaţionale ale managerilor şi a problemelor specifice ale organizaţiei.- lipsa unui sprijin real şi convingător din partea managementului de

vârf.În sinteză, rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, constă în

creşterea eficienţei economice, mărirea potenţialului de creştere a afacerii şi automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie să fie capabile să automatizeze procesul decizional (în cazul deciziilor programabile), respectiv să asiste managerul în procesul decizional (în cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabilă este decizia de aprovizionare cu materii prime şi materiale a producţiei, din luna următoare, la secţia a doua a întreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabilă este, de exemplu, alegerea preţului de intrare pe piaţă pentru o marcă nouă de pantofi. În prima situaţie sistemul informatic utilizează procedura prestabilită pentru operaţiunile de aprovizionare cu materii prime şi materiale, iar în al doilea caz sistemul informatic procesează datele şi informaţiile referitoare la vânzările de pantofi pentru diferite niveluri de preţ şi generează, sub diverse forme grafice, şi statistici referitoare la vânzări în cazul preţurilor cuprinse între anumite limite. În final, în cazul deciziilor programabile, decizia este luată

60

de sistemul informatic, iar în cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie să fie luată de manager.

Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor informatice pentru management au determinat transformări profunde în modul de organizare şi funcţionare al organizaţiei economice, dintre care cele mai importante sunt:

• reducerea numărului de niveluri ierarhice ale organizaţiei, adică piramida organizaţională a fost aplatisată, iar nivelurile de mijloc ale managementului au fost eliminate. Deciziile corespunzătoare acestor niveluri au fost automatizate (pe baza de sisteme, reguli, proceduri etc.), sau au fost transferate nivelului operaţional (de execuţie) sau nivelului superior de management;

• apariţia preferinţelor pentru organizaţiile flexibile. Tehnologiile informatice şi de comunicaţii moderne (IT&C) asigură organizaţiilor posibilitatea de restructurare şi reorganizare la intervale scurte de timp, pentru adaptarea la schimbările mediului socio-economic şi creşterea competitivităţii lor;

• generarea organizaţiilor virtuale şi eliminarea distanţelor dintre diferitele verigi ale lanţurilor de management organizaţional. Globalizarea organizării şi conducerii afacerilor a influenţat toate nivelurile de management organizaţional, cu excepţia nivelului local care se păstrează doar pentru nivelul operaţional. Sistemele informatice pentru management sunt conectate în reţea (WAN, Intranet, Extranet sau VPN, Internet etc.) şi permit multor organizaţii economice foarte mari (cum sunt băncile, societăţile de asigurări, companiile transnaţionale etc.) să-şi coordoneze la nivel global tranzacţiile, producţia şi distribuţia bunurilor şi serviciilor, precum şi interfaţa cu partenerii de afaceri (clienţi sau furnizori) prin folosirea organizaţiilor virtuale. Sunt din ce în ce mai dese situaţiile în care întreaga organizaţie este gestionată cu ajutorul sistemelor informatice (calculatoare şi comunicaţii) distribuite;

• dezvoltarea afacerilor electronice, cu precădere a comerţului electronic. Sistemele informatice pentru management conectate în reţea asigură realizarea de tranzacţii online (de exemplu: vânzări, achiziţii, plăţi, transferuri) folosind reţelele de calculatoare şi de comunicaţii ca mediu de interconectare a unei companii cu clienţii, furnizorii sau distribuitorii săi;

• reconsiderarea structurii fluxurilor de documente, în sensul transferului de pe suportul de hârtie pe suportul electronic. Suportul electronic pentru documente asigură viteză mare de prelucrare, transfer, regăsire automată, precum şi capacităţi de lucru colaborativ şi integrare la costuri mici.

4.3. Clasificarea sistemelor informatice pentru management

În majoritatea lucrărilor de specialitate, sistemele informatice pentru management - MIS - sunt clasificate în trei grupe: MIS integrate, MIS în timp real, respectiv MIS distribuite.

MIS integrate asigură managerilor informaţii orientate spre decizii. Aceste informaţii sunt selectate astfel încât să fie utile managerilor în planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul activităţilor majore ale organizaţiei. Un MIS integrat furnizează, de regulă, rapoartele care asistă managementul de pe nivelurile superioare ale piramidei organizaţionale. De asemenea, MIS integrat realizează pregătirea rapoartelor financiare periodice pentru asistarea planificării, organizării, coordonării şi controlării organizaţiei.

61

Avantajele MIS-ului integrat se referă la depăşirea problemelor apărute în sistemele informatice orientate spre controlul activităţilor şi la furnizarea feedback-ului prin formularea rapoartelor.

Dezavantajul acestor sisteme MIS integrate se referă la faptul că datele se acumulează într-o perioadă de timp anterioară procesării lor. Din acest motiv, aceste sisteme MIS integrate se mai numesc şi sisteme informatice cu „viziune către trecut" (Backward-Looking Systems). De aici se desprinde concluzia că sunt necesare şi sisteme informatice cu „viziune în prezent si viitor (Forward-Looking Systems).

MIS în timp real răspund conceptului de răspuns aproape instantaneu atunci când acestor sisteme informatice li se solicită rezolvarea unei anumite probleme (li se adresează o anumită întrebare sau interogare). Managerii au nevoie, de cele mai multe ori, de un sistem informatic în timp real în care toate informaţiile sunt transmise online, adică datele sunt transpuse direct în calculator pe măsură ce sunt recepţionate. Datele sunt procesate şi transmise destinatarului într-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau controla întregul mediu operaţional.

Datele integrate acumulate din mai multe tranzacţii online constituie elemente ale bazelor de date tranzacţionale (specifice nivelului de management operaţional sau de exploatare). De exemplu, datele din baza de date Clienţi pot fi folosite în mai multe domenii de activitate ale organizaţiei: aprovizionare, producţie, desfacere, marketing etc. MIS în timp real satisfac nevoile managementului de jos şi de mijloc pentru planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul activităţilor conform unui plan prestabilit în conformitate cu misiunea şi obiectivele organizaţiei.

MIS distribuite prezintă drept caracteristică de bază predominanţa procesărilor distribuite de date. Aceste procesări distribuite de date sunt necesare datorită tendinţei de generalizare a companiilor cu distribuţie geografică, având drept consecinţă imediată dispunerea sistemului de calcul, în mod operativ, în locul unde este necesar într-o organizaţie, conectat în reţea, pentru procesarea eficientă şi economică a datelor. O alternativă fezabilă a acestei metode este reprezentată de centralizarea procesării datelor pentru a reduce costurile terminalelor programabile, microcalculatoarelor etc. În sistemele centralizate se pot produce ştrangulări de date sau situaţii în care este necesar feedback-ul, ceea ce creează întârzieri considerabile. Din acest motiv, se recomandă utilizarea în măsură tot mai mare a MIS distribuite prin aplicarea următoarei reguli: calculatoare se dispun în locul unde se desfăşoară 80% din activitate şi unde rezultatele prelucrărilor sunt utilizate imediat.

4.4. Subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru management

Subsisteme componente ale MIS sunt clasificate în funcţie de domeniile de gestiune ale organizaţiei economice:

• Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie (managementul fabricaţiei);

• Subsistemul informatic contabil;• Subsistemul informatic financiar;• Subsistemul informatic de marketing;• Subsistemul informatic de resurse umane şi informatice;• Subsistemul informatic de cercetare-dezvoltare etc.

62

4.4.1. Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie

Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie cuprinde o ierarhie de subsisteme şi aplicaţii informatice care se referă la:

• activitatea de fabricaţie (sortimente optimale, amplasarea optimă a utilajelor şi a locurilor de muncă manuală, optimizarea folosirii capacităţilor de producţie);

• programarea producţiei (determinarea momentului optim, determinarea lotului optim);

• lansarea în fabricaţie (necesar de materiale, necesar de manoperă);• urmărirea producţiei (monitorizarea contractelor, gestionarea

livrărilor restante sau în avans);• întreţinerea utilajelor (reducerea duratelor de intervenţie, moment

optim de intervenţie). Dacă se pune problema unei detalieri a subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei, trebuie precizat mai întâi că managementul fabricaţiei utilizează sistemele electronice de calcul atât ca sistem conceptual cât şi ca element al sistemului fizic de producţie. Atunci când calculatorul electronic joacă rolul de sistem conceptual, aplicaţiile informatice sunt de natura următoare:

- Material Resource Planning, MRP - pentru planificarea necesarului de materiale;

- Manufacturing Resource Planning, MRP - pentru planificarea resurselor de fabricaţie.

În cazul când calculatorul electronic îndeplineşte rolul de element al sistemului fizic de producţie, atunci aplicaţiile informatice se referă la:

- proiectarea asistată de calculator, CAD (Computer-Aided Design);- fabricaţia asistată de calculator, CAM (Computer-Aided

Manufacturing);- robotică.Sistemele integrate de fabricaţie prin calculator, CIM (Computer-

Integrated Manufacturing) combină cele două abordări de mai sus, facilitând lucrul împreună al tehnologiilor informatice cu tehnologiile de producţie. Conceptul CIM reprezintă o viziune sistemică asupra producţiei, integrând sistemul fizic de producţie cu sistemul informatic computerizat, CBIS (Computer-BasedInformation System).

Planificarea necesarului de materiale, MRP (Material Requirement Planning), ajută la realizarea unei prognoze a necesarului de materiale pentru fabricaţie (cantitatea şi datele calendaristice când vor fi necesare).

Sistemul MRP este compus din următoarele patru subsisteme:1. subsistemul de programare a producţiei (fişierele Clienţi, Vânzări,

Inventar, Capacităţi de producţie);2. subsistemul de planificare a necesarului de materiale (necesar brut

şi necesar net);3. subsistemul de planificare a capacităţii necesare (la ieşire se obţine

programul comenzilor planificate);4. subsistemul de lansare a comenzilor.Planificarea resurselor de fabricaţie, MRP II (Manufacturing Resource

Planning) reprezintă un concept ce aparţine lui O.Wight şi G. Plossl şi care integrează toate procesele din cadrul fabricaţiei (fig.5.1), inclusiv gestionarea materialelor necesare procesului de producţie.

63

Livrarea „chiar la timp", JIT (Just-In-Time) asigură menţinerea fluxurilor de materiale printr-o instalaţie tehnologică la nivel minim, prin programarea sosirii "chiar la timp" a materialelor la staţiile de lucru.

Avantajele folosirii sistemelor informatice de tipul MRP II se referă la o planificare mai judicioasă a priorităţilor, creşterea eficienţei economice în utilizarea resurselor necesare fabricaţiei, creşterea calităţii serviciilor asigurate clienţilor, îmbunătăţirea angajării şi sporirea motivaţiei în muncă a salariaţilor, o mai bună informare a managementului de pe toate nivelurile şi o sporire a calităţii informaţiei necesare procesului decizional.

Fig. 4.1. Structura sistemului MRP II (Planificarea resurselor de fabricaţie)

Pentru o mai bună înţelegere a subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei, în fig. 4.2 se prezintă o schemă a modelului, punându-se în evidenţă intrările şi ieşirile din subsistem, precum şi baza de date care stochează toate datele necesare managementului fabricaţiei.

64

Fig.4.2 Modelul subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei

4.4.2. Subsistemul informatic contabil

Subsistemul informatic contabil, AIS (Accounting Information System), fig.4.3, realizează aplicaţiile contabile ale organizaţiei economice (culegerea datelor, manipularea datelor, clasificarea, sortarea, calcularea şi rezumarea datelor, stocarea datelor şi pregătirea documentelor) necesare departamentului contabil. Subsistemul informatic contabil este puternic orientat pe date (este un subsistem tipic al TPS, sistemului informatic pentru procesarea tranzacţiilor), dar asigură, într-un procent semnificativ şi informaţii necesare celorlalte subsisteme informatice (de exemplu, aşa cum s-a prezentat mai sus, în cazul subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei), inclusiv pentru fundamentarea asistării deciziei.

Subsistemul informatic contabil, AIS, prezintă următoarele caracteristici:• manipulează date detaliate;• realizează sarcini necesare organizaţiei;• foloseşte proceduri standardizate (conturile);• este axat pe stări trecute (se referă la evenimente petrecute în

trecut);• lucrează cu informaţii minime de rezolvare a problemelor.În mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun şi problemele

pentru celelalte subsisteme informatice amintite la începutul paragrafului, cu evidenţierea unor elemente specifice legate de particularităţile activităţilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane şi informatice, de cercetare ştiinţifică etc.).

În mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun şi problemele pentru celelalte subsisteme informatice amintite la începutul paragrafului, cu evidenţierea unor elemente specifice legate de particularităţile activităţilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane şi informatice, de cercetare ştiinţifică etc.).

65

Fig.4.3 Modelul unui AIS

4.5. Sisteme informatice inteligente pentru management

4.5.1. Managementul cunoştinţelor în organizaţie

Într-o organizaţie economică, managementul cunoştinţelor (Knowledge Management) reprezintă procesul de gestionare şi moştenire sistematică şi activă a cunoştinţelor stocate ca experienţă a acelei organizaţii. Dezvoltarea procedurilor şi rutinelor destinate optimizării generării, fluidizării, învăţării, protecţiei şi partajării cunoştinţelor şi informaţiilor în organizaţie devine din ce în ce mai mult o responsabilitate centrală a managementului. Managementul cunoştinţelor este condus de către o persoană cu această responsabilitate denumită manager de cunoştinţe, CKO (Chief Knowledge Officer).

Managementul cunoştinţelor presupune o infrastructură IT&C cu reţele şi baze de date care facilitează colectarea şi partajarea cunoştinţelor organizaţionale, a instrumentelor hardware şi software ce fac informaţiile accesibile şi utilizabile. Aceste elemente sunt grupate în sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work Systems), sistemele de birotică, OAS (Office Automation Systems), sistemele colaborative de grup şi tehnicile de inteligenţă artificială, AI (Artificial Intelligence). O infrastructură IT&C destinată managementului cunoştinţelor este prezentată, după Laudon, în fig.4.4.

Baza de cunoştinţe poate conţine:• cunoştinţe interne structurate (manuale de produs sau serviciu asigurat,

rapoarte de cercetare etc.);• cunoştinţe externe (de exemplu, cercetarea competitivă);• cunoştinţe interne informale („cunoştinţe tacite").În fig.4.4 se observă că sistemele de birotică, OAS (procesoare de cuvinte,

tehnoredactarea computerizată - DTP, Desktop Publishing, publicaţii pe Web - Web Publ, calendare de activităţi electronice - E-Calend, baze de date distribuite - DDB, Distributed DataBase) ajută la distribuirea cunoştinţelor şi coordonarea fluxurilor infomaţionale din organizaţie. Sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS

66

(proiectarea asistată de calculator - CAD, Computer-Aided Design, realitatea virtuală - VR Virtual Reality etc.) sprijină activităţile lucrătorilor cu cunoştinţe şi ale profesioniştilor de înaltă calificare, în efortul lor de a genera noi cunoştinţe şi de a le integra în organizaţie.

Colaborarea de grup şi sistemele de sprijin asigură suportul pentru crearea şi partajarea cunoştinţelor pentru toţi membrii grupului (Groupware). Sistemele de inteligenţă artificială -AI, Artificial Intelligence (sistemele expert - ES, Expert Systems, reţelele neuronale artificiale -ANN, Artificial Neuronal Networks, algoritmii genetici - Alg Gen, sistemele fuzzy) furnizează organizaţiei şi managerilor cunoştinţe codificate care pot fi reutilizate de alte persoane din cadrul organizaţiei. Toate sistemele prezentate mai sus necesită o infrastructură IT&C compusă din procesoare puternice, reţele, baze de date, software şi instrumente Internet.

În economiile informaţionale, productivitatea organizaţională depinde de creşterea productivităţii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe. În consecinţă, companiile importante au investit masiv în tehnologie pentru a sprijini munca în domeniul informaţional. La nivelul anului 2001, în SUA, investiţiile în IT&C au depăşit 40% din totalul investiţiilor în echipamente, cu precădere pentru birotică şi sectorul servicii4. Telefoanele celulare, faxurile, laptop-urile şi alte aplicaţii de înaltă tehnologie permit lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe să-şi mărească timpul de lucru, prelungindu-l cu timpul corespunzător muncii la domiciliu. Dar îmbunătăţirea productivităţii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe înseamnă ca oamenii să obţină rezultate performante în munca prestată pe unitatea specifică de timp şi nu să lucreze mai mult timp.

Concomitent cu reducerea costurilor, calculatoarele pot conduce la creşterea calităţii produselor şi serviciilor pentru consumatori. Aceste beneficii intangibile sunt dificil de măsurat şi, în consecinţă, nu pot fi adresate prin intermediul măsurătorilor productivităţii convenţionale. Mai mult, datorită competiţiei, valoarea creată de tehnica de calcul poate mai degrabă să se îndrepte către clienţi în detrimentul companiilor care au efectuat investiţiile (legea lui Brynjolfsson).

Introducerea IT&C nu garantează în mod automat creşterea productivităţii. Calculatoarele de birou, poşta electronică şi faxurile pot genera în prezent mai multe ciorne, notiţe, pagini de calcul tabelar şi mesaje, conducând la creşterea birocraţiei şi a lucrului ce foloseşte hârtia.

Investiţiile în IT&C se pot reîntoarce sub formă de profit către organizaţiile care au investit dacă se regândeşte întregul ansamblu de proceduri, procese şi scopuri ale organizaţiei sportive.

4.5.2. Informaţia şi sistemul de lucru cu cunoştinţe (KWS)

Lucrul cu date sub formă de informaţii şi cunoştinţe presupune, în primul rând, generarea sau prelucrarea acestora. Acesta este realizat de către lucrătorii cu date, informaţii şi cunoştinţe care, de regulă, sunt divizaţi în două subcategorii:

- lucrătorii cu date şi informaţii (prelucrează şi diseminează primar datele şi informaţiile);

- lucrătorii cu cunoştinţe (creează primar cunoştinţe).Se pot da ca exemple de lucrători cu date şi informaţii, secretarele,

personalul din vânzări şi bibliotecarii. Cercetătorii ştiinţifici, proiectanţii, arhitecţii, scriitorii şi judecătorii reprezintă exemple de lucrători cu cunoştinţe.

Lucrătorii cu date şi informaţii se disting de lucrătorii de cunoştinţe pentru că ultimii posedă, de regulă, cele mai înalte nivele de educaţie şi sunt membri ai

67

organizaţiilor profesionale. În plus, lucrătorii de cunoştinţe emit în mod independent judecăţi de valoare ca un aspect de rutină al muncii lor.

Lucrătorii cu date, informaţii şi cunoştinţe dispun de cerinţe informaţionale şi de sisteme de sprijin diferite.

Lucrul cu date, informaţii şi cunoştinţe se desfăşoară în majoritatea timpului în birouri, incluzând şi cea mai mare parte a muncii desfăşurate de manageri. Biroul joacă un rol major în coordonarea fluxurilor informaţionale în cadrul întregii organizaţii economice. Biroul are trei funcţii de bază:

■ gestionarea şi coordonarea muncii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe;

■ conectarea muncii lucrătorilor locali cu date, informaţii şi cunoştinţe, cu toate nivelurile şi funcţiunile organizaţiei;

■ conectarea organizaţiei la lumea exterioară ei, incluzând clienţii, furnizorii, organismele guvernamentale şi auditorii externi.

Lucrătorii din birou pot fi profesionişti IT&C, manageri, agenţi de vânzări şi pot lucra singuri sau în grupuri. Activităţile lor majore se referă la:

■ gestionarea documentelor, incluzând crearea documentului, memorarea, regăsirea şi diseminarea acestuia;

■ planificarea pentru persoane individuale sau grupuri;■ comunicarea, cuprinzând iniţierea, receptarea şi gestionarea

comunicaţiilor voce, digitale şi bazate pe documente pentru persoane individuale sau grupuri;

■ gestionarea datelor (de exemplu, despre angajaţi, sportivi, antrenori, clienţi, vânzători etc.).

68

Fig.4.4 Infrastructura IT&C pentru managementul cunoştinţelor

Aceste activităţi pot fi sprijinite de sistemele de birotică (tabelul 4.1). Sistemele de birotică se referă la orice aplicaţie a IT&C destinată să crească productivitatea lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe în cadrul biroului. Cu 20 de ani în urmă, sistemele de birotică se refereau numai la crearea, prelucrarea şi gestionarea documentelor. Astăzi, munca cu date, informaţii şi cunoştinţe rămâne puternic centrată pe documente. Totuşi, prelucrarea imaginilor digitale - cuvinte şi documente - reprezintă, de asemenea, esenţa acestor sisteme de birotică, ca şi serviciile de comunicaţii digitale de viteză ridicată. Deoarece munca în birou implică mulţi oameni nemijlocit angajaţi în proiecte, sistemele de birotică (OAS) actuale dispun de instrumente puternice de asistare a muncii de grup, ca de exemplu, calendarele digitale în reţea.

Un mediu de birou ideal poate fi imaginat ca o reţea de maşini digitale ce conectează grupuri de profesionişti, birocraţi şi manageri şi care funcţionează cu o varietate de tipuri de software.

Deşi procesarea cuvintelor şi publicaţiile de birou (desktop publishing) se referă la crearea şi prezentarea documentelor, acestea exacerbează numai problema existentă a avalanşei de hârtie folosită pentru realizarea documentelor. Problemele fluxurilor de muncă pornind de la manipularea hârtiei sunt enorme. S-a estimat că până la 85% din datele şi informaţiile unei corporaţii sunt stocate pe hârtie. Localizarea şi actualizarea datelor şi informaţiilor în acest format

69

reprezintă o sursă importantă de ineficienţă organizaţională. Una dintre căile de reducere a problemelor rezultate din existenţa fluxurilor de muncă bazate pe hârtie este reprezentată de folosirea sistemelor cu imagini ale documentelor.

Tabelul 4.1 Sisteme de birotică tipiceNr. crt.

Activitatea de birou

Tehnologia

1. Gestionarea documentelor

Procesarea cuvintelor; publicaţii de birou (desktop publishing); imagini ale documentelor; publicaţii pe Web; managerii fluxurilor de muncă

2. Planificarea Calendare electronice; groupware; intranet.3. Comunicarea Poştă electronică (e-mail); poştă vocală (voice mail);

sisteme cu răspuns digital; groupware; intranet4. Gestiunea

datelorBaze de date de birou; pagini de calcul; interfeţe prietenoase cu bazele de date principale (mainframe)

Sistemele cu imagini ale documentelor reprezintă sistemele care convertesc documentele şi imaginile în formă digitală, astfel încât ele pot fi memorate şi accesate de un calculator. Astfel de sisteme memorează, regăsesc şi manipulează o imagine digitizată a unui document, permiţând documentului însuşi să fie descărcat. Sistemul trebuie să conţină un scanner care converteşte imaginea documentului într-o imagine cu "hartă de biţi" (bit-mapped) şi memorează imaginea ca grafică. Dacă documentul nu este în folosire activă, el este, de regulă, memorat pe un sistem cu disc optic. Discurile optice necesită până la un minut pentru a regăsi un document în mod automat.

Un sistem cu imagini necesită, de asemenea, indecşi care permit utilizatorilor să identifice şi să regăsească documentele atunci când acestea sunt necesare. Datele index sunt introduse astfel încât un document poate fi regăsit într-o mulţime de moduri ce depind de tipul aplicaţiei. De exemplu, indexul poate conţine data de scanare a documentului, numele şi numărul clientului, tipul documentului şi câteva informaţii referitoare la subiect. În final, sistemul trebuie să conţină echipamentul de regăsire care constă din staţii de lucru capabile să manipuleze grafică şi din imprimante performante.

Sisteme tradiţionale de gestiune a documentelor pot fi scumpe, necesitând reţele client/server proprietare, software client special şi capacităţi sporite de stocare. Reţelele de tip Intranet asigură un preţ de cost scăzut şi o platformă disponibilă universal pentru publicarea documentelor de bază, multe companii folosindu-le pentru acest scop. Angajaţii pot publica date şi informaţii folosind instrumente de autor pe pagină Web, cu postarea pe un server Web de intranet unde se poate efectua partajarea şi accesarea din exteriorul companiei cu navigatoare Web standard. Aceste "documente" Web pot fi obiecte multimedia ce combină text, grafică, audio şi video cu hiperlegături. După ce un document a fost postat pe server, el poate fi indexat pentru un acces rapid şi legat cu alte documente (fig.4.5, după Laudon).

Pentru funcţiunile de gestionare a documentelor mult mai sofisticate, cum sunt controlul modificării documentelor, menţinerea istoriei activităţilor şi a schimbărilor în documentele gestionate, ca şi abilitatea de a regăsi documente pe bază de conţinut sau de termeni index, sunt disponibile sistemelor comerciale bazate pe Web.

Pentru obţinerea câştigurilor de productivitate ridicată promise de tehnologia bazată pe imagini, organizaţiile trebuie să-şi reproiecteze în mod imperativ fluxurile lor de muncă. În trecut, existenţa unei singure copii a unui

70

document limita drastic fluxul de muncă. Ca urmare, munca era prin excelenţă serială: doi oameni nu puteau lucra în acelaşi timp cu acelaşi document. O valoare semnificativă a timpului de lucru era consumată de conducere pentru regăsirea documentelor. După ce un document a fost memorat electronic, gestiunea fluxului de muncă poate modifica metodele tradiţionale de lucru cu documente.

Fig.4.5 Publicarea pe Web şi gestionarea documentelor

Lucrul cu cunoştinţe reprezintă acea parte a lucrului în domeniul informaţional care creează noi cunoştinţe şi informaţii. Lucrul cu cunoştinţe este segmentat în mai multe domenii înalt specializate, astfel încât fiecare adună o colecţie diferită de sisteme de lucru cu cunoştinţe, KWS (knowledge work systems) ce sunt specializate pentru a sprijini acel domeniu. Lucrătorii cu cunoştinţe îndeplinesc trei roluri cheie care sunt critice în cadrul organizaţiei:

■ actualizează permanent şi conservă cunoştinţele în organizaţie pe măsură ce acestea se dezvoltă în lumea exterioară prin intermediul tehnologiilor, ştiinţei, vieţii sociale şi artelor;

■ servesc ca şi consultanţi interni în ceea ce priveşte domeniile lor de cunoaştere ;

■ acţionează ca agenţi de schimbare în evaluarea, iniţierea şi promovarea proiectelor de modificare.

Sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS, prezintă caracteristici care reflectă cerinţele speciale ale lucrătorilor cu cunoştinţe. Mai întâi, KWS oferă lucrătorilor cu cunoştinţe instrumentele specializate necesare, cum sunt cele pentru grafică avansată, instrumentele analitice, cele de comunicaţii şi cele de gestionare a documentelor. Aceste sisteme necesită mai multă putere de calcul cu scopul de a manipula rapid grafica sofisticată sau de a efectua calculele complexe necesare acestor lucrători cu cunoştinţe (cercetători ştiinţifici, proiectanţi de produse şi analişti financiari, de exemplu). Deoarece lucrătorii cu cunoştinţe sunt extrem de puternic focalizaţi pe cunoaşterea lumii exterioare, aceste sisteme, de asemenea, asigură lucrătorului cu cunoştinţe un acces rapid şi uşor la bazele de date externe.

O interfaţă prietenoasă a utilizatorului este foarte importantă pentru un sistem al lucrătorului cu cunoştinţe. Interfeţele prietenoase ale utilizatorului contribuie la economisirea timpului, permiţând utilizatorului să îndeplinească sarcinile necesare şi să obţină informaţia necesară fără a pierde timp cu învăţarea modului de utilizare a calculatorului. Economisirea de timp este mult mai importantă pentru lucrătorii cu cunoştinţe în comparaţie cu alţi angajaţi deoarece lucrătorii cu cunoştinţe sunt plătiţi cu salarii mari; irosirea timpului lucrătorului cu cunoştinţe se prezintă, în consecinţă, ca prea scumpă.

Staţiile de lucru cu cunoştinţe sunt proiectate şi optimizate pentru realizarea unor sarcini specifice astfel încât un inginer proiectant va necesita o staţie de lucru diferită de aceea a unui avocat. Inginerii proiectanţi au nevoie de

71

grafică cu suficientă putere de calcul pentru a manipula sistemele de proiectare asistată de calculator, CAD, (Computer-Aided Design) de tipul 3-D (sisteme tridimensionale). Pe de altă parte, analiştii financiari sunt mult mai interesaţi să aibă acces la bazele de date externe şi la tehnologia discurilor optice astfel încât să acceseze rapid cantităţi mari de date financiare.

Majoritatea aplicaţiilor specifice lucrului cu cunoştinţe cuprind sisteme de proiectare asistată de calculator, CAD, (Computer-Aided Design), sisteme de realitate virtuală destinate modelării şi simulării şi staţii de lucru financiare. Proiectarea asistată de calculator, CAD, automatizează crearea şi revizuirea proiectelor, folosind calculatoarele şi software sofisticat destinat graficii. Pe baza unei metodologii de proiectare fizică tradiţională, fiecare modificare a proiectului necesită crearea unui şablon şi a unui prototip care să fie testat fizic. Acest proces trebuie să fie repetat de mai multe ori, fapt ce generează consum mare de timp şi costuri ridicate. Prin utilizarea unei staţii de lucru CAD, este necesară numai construirea de către proiectant a unui prototip fizic la sfârşitul procesului de proiectare, deoarece proiectul pate să fie uşor testat şi modificat pe calculator. Abilitatea softului CAD de a asigura specificaţiile de proiectare pentru instrumentarea şi procesul de fabricaţie conduce la importante economii de bani şi timp, în timp ce se realizează un proces de fabricaţie cu probleme minime.

Sistemele de realitate virtuală, VR (Virtual Reality) dispun de capacităţi de vizualizare, renderizare şi simulare care sunt mai performante decât sistemele CAD convenţionale, furnizând beneficii în educaţie, ştiinţă, sport şi lumea afacerilor. Aceste sisteme VR folosesc software pentru grafică interactivă pentru a crea simulări generate de calculator care sunt extrem de apropiate de realitate astfel încât utilizatorii cred că ei participă nemijlocit la o activitate generată de lumea reală.

Industria financiară foloseşte staţiile de lucru de investiţii specializate cu scopul de a sprijini cunoaşterea şi timpul brokerilor, comercianţilor şi managerilor de portofoliu. Anterior, profesioniştii financiari consumau timp considerabil cu accesarea datelor provenind de pe sisteme separate şi cu corelarea acestor date pentru obţinerea informaţiei de care aveau nevoie. Astăzi, aceiaşi profesionişti obţin informaţia mult mai rapid şi cu mai puţine erori, staţiile de lucru conducând întregul proces de investiţii de la selecţia stocurilor până la actualizarea înregistrărilor despre clienţi. Tabelul 4.2 sintetizează tipurile majore de sisteme de lucru cu cunoştinţe.

Tabelul 4.2 Sisteme de lucru cu cunoştinţe (KWS)Nr. crt Sistem de lucru cu cunoştinţe Funcţia în organizaţie1. CAD/CAM (proiectare asistată de

calculator/fabricaţie asistată de calculator)

Asigură inginerii, proiectanţii şi managerii de fabricaţie cu un control precis asupra proiectării şi fabricaţiei industriale

2. Sisteme de realitate virtuală, VR Asigură proiectanţii, arhitecţii, inginerii, antrenorii şi medicii cu simulări precise şi fotorealistice

3. Staţii de lucru de investiţii PC-uri de tip high-end folosite în sectorul financiar pentru analiza situaţiilor de comerţ în timp real, precum şi pentru facilitarea managementului de portofoliu

Deşi multe dintre aplicaţiile de lucru cu date, informaţii şi cunoştinţe au fost proiectate pentru lucru individual, organizaţiile prezintă o cerere crescândă de sprijin al lucrului în grup al personalului. Tehnologiile cheie care sprijină lucrul în

72

grup al personalului sunt poşta electronică, teleconferinţa, conferinţele de date, videoconferinţele, groupware şi reţelele de tip Intranet.

Tabelul 4.3. Capabilităţile groupware de gestiune a cunoştinţelorNr. crt.

Capabilitatea Descriere

1. Publicaţii Postarea documentelor cu asigurarea lucrului simultan pe acelaşi document a utilizatorilor multipli printr-un mecanism de urmărire a modificărilor pe aceste documente

2. Replicare Menţinerea şi actualizarea datelor identice pe calculatoare şi servere multiple

3. Urmărirea discuţiilor

Organizarea discuţiilor pentru mai mulţi utilizatori pe subiecte diferite

4. Gestionarea documentelor

Memorarea informaţiei prin intermediul diferitelor tipuri de software într-o aceeaşi bază de date

5. Managementul fluxurilor de lucru

Mutarea şi urmărirea documentelor create de grupuri

6. Securitatea Prevenirea accesului neautorizat la date7. Portabilitatea Disponibilitate software-ului pentru utilizări mobile

la accesarea reţelei organizaţionale din poziţii mobile8. Dezvoltarea

aplicaţiilorDezvoltarea aplicaţiilor software ale clientului

Deşi introdus recent ca şi concept, groupware a devenit rapid un instrument de prim rang pentru crearea mediilor de lucru colaborative. Conceptul de groupware este construit în jurul a trei principii cheie: comunicarea, colaborarea şi coordonarea. El permite grupurilor să lucreze împreună cu documente, planuri de întâlniri, formulare electronice de drumuri, să acceseze foldere partajate, să dezvolte bazele de date partajate şi să transmită poşta electronică. Tabelul 4.3 prezintă posibilităţile produselor groupware comerciale importante pe care se bazează platforme puternice pentru căutarea şi regăsirea informaţiilor şi cunoştinţelor, coordonarea sarcinilor comune şi distribuirea lucrului în timp şi spaţiu.

Companiile ce folosesc intensiv datele, informaţiile şi cunoştinţele, cum sunt firmele de consultanţă, firmele de avocatură şi companiile de management financiar, au dezvoltat groupware ca un instrument valabil pentru sprijinirea cunoaşterii în organizaţie.

Reţelele Intranet servesc, alături de Internet, pentru colaborarea de grup, incluzând poştă electronică, grupuri de discuţii şi documente Web multimedia. Multe dintre aceste reţele Intranet sunt asigurate prin fundamentarea unui mediu de cunoştinţe în care informaţia de la o varietate de surse şi media (text, sunet, video, slide-uri digitale) poate fi partajată, afişată şi accesată într-o organizaţie prin intermediul unei simple interfeţe.

73

Fig.4.6 Mediu de cunoştinţe cu portal al unei organizaţii

Mediile de cunoştinţe pe reţelele Intranet sunt atât de bogate şi vaste, încât multe organizaţii au construit portaluri specializate pentru a ajuta personalul să navigheze în cadrul diferitelor surse de cunoştinţe. Fig.4.6 arată conţinutul unui portal organizaţional (după Kilmer), iar în tabelul 4.4 este prezentată lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERP (Enterprise Resource Planning).

Tabelul 4.4 Lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERPNr.crt

Denumirea furnizorului de software ERP

Portalul Web de tip e-Business

Adresa portalului Web

1. SAP My SAP www.sap.com2. Oracle Business Online www.oracle.com3. People Soft People Soft Business

Networkwww.peoplesoft.com

4. J.D.Edwards One World www.oracle.com5. Bann E-Enterprise www.oracle.com

Caracteristicile colaborative şi de partajare a cunoştinţelor specifice reţelelor Intranet, combinate cu costurile lor scăzute, reprezintă o alternativă atractivă a groupware proprietar pentru lucrul colaborativ, în special în afacerile de dimensiune mică şi medie. Pentru rezolvarea sarcinilor simple cum sunt documentele partajate sau publicarea documentelor, o reţea Intranet este mai puţin scumpă de construit şi de menţinut decât aplicaţiile bazate pe produse groupware comerciale ce necesită software proprietar şi reţele client/server.

TEST DE EVALUARE

1. Ce este rolul funcţiei de prevedere a MIS ?

Răspuns:

74

Funcţia de prevedere a MIS permite deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei şi sintezei datelor istorice ale organizaţiei economice.

2. Ce este rolul funcţiei de interpretare a MIS ?

3. Ce este rolul funcţiei de prelucrare a MIS ?

4. Ce este rolul funcţiei de diagnoză a MIS ?

5. Ce este rolul funcţiei de instruie a MIS ?

6. Ce este rolul funcţiei de proiectare a MIS ?

7. Ce este rolul funcţiei de control a MIS ?

ExerciţiiExemplu 1 rezolvat:1. Condiţiile generale pe care trebuie să le îndeplinească un MIS sunt

următoarele:a) uşurinţa în utilizare, cu lucru în timp real, inclusiv cu acces în timp real

la bazele de date interne şi externe;b) utilizarea intensivă a afişării în mod grafic;c). asigurarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor despre starea curentă

de fapte şi tendinţele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţional;

d). reprezentarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor conformă cu preferinţele managerului ce utilizează MIS.

e) orientarea spre descentralizare şi reorganizareRezolvare O

Exemplu 2 rezolvat:2. În ceea ce priveşte rolul MIS, acesta este pus în evidenţă de funcţiile

principale îndeplinite de aceste sisteme informatice:

75

Funcţia de interpretare a MIS permite ca datele şi informaţiile recepţionate din mediul socio-economic real să fie interpretate în raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actuală a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare).

Funcţia de prelucrare – realizează prelucrareaa informaţiilor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii.

Funcţia de diagnoză se realizează prin reflectarea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor componente ale sistemelor.

Funcţia de instruire - permite familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate.

Funcţia de proiectare permite proiectarea unor obiective tehnice şi tehnologii.

Funcţia de control este proprie sistemului prin subsistem propriu şi monitorizare a interfeţelor..

a) funcţia de asistarea deciziilor managerialeb) funcţia de adresare deciziilor nestructuratec) funcţia pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţionald) funcţia de reducere a numărului de niveluri ierarhice ale organizaţieie) funcţia de prevedere, funcţia de interpretare, funcţia de prelucrare,

funcţia de diagnoză, funcţia de instruire, funcţia de proiectare, funcţia de controlRezolvare O O O O

REZUMATUL TEMEI

Actuala generaţie de MIS are o utilizare mult mai largă, iar aplicaţiile depăşesc limitele ierarhiei organizaţiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staţii de lucru dintr-o reţea şi reunesc informaţii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploatează avantajele arhitecturii client/server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaţiile agregate privind situaţii economice şi financiare a întreprinderii, sub formă grafică etc.).

Rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, constă în creşterea eficienţei economice, mărirea potenţialului de creştere a afacerii şi automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie să fie capabile să automatizeze procesul decizional (în cazul deciziilor programabile), respectiv să asiste managerul în procesul decizional (în cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabilă este decizia de aprovizionare cu materii prime şi materiale a producţiei, din luna următoare, la secţia a doua a întreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabilă este, de exemplu, alegerea preţului de intrare pe piaţă pentru o marcă nouă de a unui produs. În prima situaţie sistemul informatic utilizează procedura prestabilită pentru operaţiunile de aprovizionare cu materii prime şi materiale, iar în al doilea caz sistemul informatic procesează datele şi informaţiile referitoare la vânzările de produsului pentru diferite niveluri de preţ şi generează, sub diverse forme grafice, şi statistici referitoare la vânzări în cazul preţurilor cuprinse între anumite limite. În final, în cazul deciziilor programabile, decizia este luată de sistemul informatic, iar în cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie să fie luată de manager.

76