t5 executarea aud perf.docx

8/16/2019 T5 Executarea aud perf.docx

http://slidepdf.com/reader/full/t5-executarea-aud-perfdocx 1/24

Tema 5 : Executarea auditului performantei

1. Programul de audit al performantei si obtiectivele acestuia2. Probele de audit si colectarea acestora in auditul performantei3. Documentarea activ auditului performantei,documentele de lucru

ub !

Programul de audit este un plan în formă scrisă, întocmit pentru executarea sau

implementarea unui audit. Programul de audit este elaborat de echipa de audit şi aprobat de

directorul de departament după ce auditorii au finalizat Raportul privind studiul preliminar şi

Curtea de Conturi a decis continuarea efectuării auditului. Programul de audit trebuie elaborat şi

aprobat într-o perioadă de două săptămîni de la iniierea activităii detaliate de audit şi se referă

la etapa detaliată de implementare.

!ste important să se reină faptul că un Program de audit este un "document dinamic#, care

presupune efectuarea de revizuiri atunci c$nd o dictează evenimentele. Programul de audit

necesită să fie revizuit în mod sistematic pentru a se asigura faptul că este încă relevant şi că va

conduce la rezultatele preconizate. !tapele auditului pot fi înlăturate sau pot fi adăugate etape noi

în baza informaiilor noi obinute de echipa de audit.

"biectivele Programului de audit

1. Programul de audit oferă probe cu privire la planificarea adecvată a activităii ce urmează

a fi efectuată de auditori. %cesta oferă managerilor Curii de Conturi un instrument util

pentru revizuirea domeniului de aplicare, a modului de abordare şi a logicii efectuării

auditului înainte de începerea propriu-zisă a auditului. &anagerii Curii de Conturi pot

analiza desinestătător economia, eficiena şi eficacitatea diferitor proceduri folosite în

cadrul auditului.

2. Programul de audit oferă îndrumări necesare membrilor echipei de audit cu mai puină

experienă, deoarece acesta indică procedurile şi etapele de audit ce urmează a fi aplicate

de fiecare membru al echipei de audit în parte.

3. Programul de audit oferă o bază pentru formatul 'organizarea documentelor de lucru şi

oferă probe a activităii fiecărui auditor.



#. Programul de audit este un instrument eficient de supraveghere. %cesta îi oferă şefului

echipei'directorului de departament un instrument de control al activităii fiecărui

membru al echipei de audit, deoarece fiecare persoană indică timpul petrecut pentru

fiecare etapă şi notează cînd a fost finalizat lucrul.

Programele de audit, vor include cel pu$in urm%toarele informa$ii:

a( )oiuni generale '*ntroductive + scurtă informaie privind tema'subiectul auditului

b( Coordonarea cu ali auditori dacă e aplicabil(

c( Planificarea personalului

d( biectivele de audit

e( omeniul de aplicare defineşte în mod clar limitele auditului(

f( &etodologia cum se va răspunde la obiectivul auditului(

g( efiniia a orice termeni unici folosii în audit

h( rice instruciuni speciale sau informaii necesare de a fi menionate

i( Perioada şi punctele de reper pentru finalizarea activităii de audit

ub !! Probele de audit si colectarea acestora in auditul performantei

Probele de audit reprezintă informaiile colectate şi utilizate pentru a /ustifica

concluziile de audit. Concluziile şi recomandările în raportul de audit se bazează pe astfel de

probe. %uditorii performanei trebuie să atragă mare atenie la natura, calitatea şi volumul de

probe pe care le colectează.

Conceptul de bază al probelor de audit în auditul performanei este acelaşi ca şi cel al

auditului regularităii, dar diferă în ceea ce priveşte detaliile şi accentul. 0n auditul regularităii,

auditorii au nevoie de probe pentru a verifica afirmaiile din rapoartele financiare. %cest lucru

cere o testare directă de fond. ar din cauza a cel puin două motive, ei nu pot efectua testarea

directă de fond a volumului întreg de date din rapoartele financiare. 0n primul rînd, există

evenimente care nu pot fi verificate în cadrul testării directe de fond, deoarece acestea nu permit

verificarea nici uneia din probele de informare. Cel mai bun exemplu este auditul costurilor de



transport. 1erificarea faptului dacă mi/loacele de transport oficiale au rămas de fapt în uz, aşa

cum se menionează în rapoartele contabile este imposibilă în timpul auditului. %uditorii trebuie

să se bazeze pe sistemul controalelor interne pentru a-şi satisface întrebările privitor la

cheltuielile pentru transport. 0n al doilea rînd, costurile testării directe de fond sunt deseori atît de

mari, încît nu e întotdeauna fezabil să se aplice asupra unui segment larg de date contabile. inaceste două motive, axarea auditorilor pe evaluarea controalelor interne a devenit de/a o practică

universală. !i acordă ceva timp evaluării statutului controalelor interne la etapele iniiale ale

auditului. *nteresele lor primare in de a( identificarea controalelor cheie şi b( existena

controalelor în practică şi aplicarea lor continuă pe parcursul anului. 2ltimul segment al

procesului de evaluare a controlului se numeşte testare de conformitate, care îi determină pe

auditori să efectueze testarea directă de fond.

0n auditul performanei, preocuparea principală a auditorilor nu este verificarea

afirmaiilor menionate în raportul financiar. 0n schimb, folosind datele financiare precum şi cele

operaionale, auditorii sunt interesai să descopere3 4( dacă resursele au fost obinute inînd cont

de economicitate5 6( dacă resursele umane şi fizice au fost utilizate eficient, şi 7( dacă scopurile

instituiei, programului sau proiectului au fost realizate în mod efectiv.

tandarde pentru probele de audit

8tandardele auditului performanei ale Curii de Conturi menionează următoarele3

„Probele competente, relevante şi rezonabile trebuie obţinute pentru a justifica raţionamentul şi

concluziile auditorului referitor la instituţia, programul, activitatea şi funcţia auditată”.

9rebuie să se obină probe competente, relevante şi rezonabile pentru a răspunde la

întrebările de audit şi pentru a spri/ini constatările şi concluziile auditului, garantînd astfel că

raportul de audit va avea un coninut care va rezista analizei critice. Conceptele de cantitate şi decalitate în ceea ce priveşte probele de audit trebuie private împreună, deoarece, între cele două,

există o relaie inversă. %stfel, probele de înaltă calitate pot conduce la situaia de a nu fi nevoie

de o mare cantitate de probe, iar o mare cantitate de probe poate, uneori, dar nu întotdeauna,

să fie convingătoare, chiar dacă fiecare probă în parte nu este de înaltă calitate. !xercitarea

raionamentului profesional este esenială deoarece nu există orientări precise pentru a măsura

nivelul probator solicitat.

&ompeten$a probelor



Probele sunt competente valabile şi de încredere( dacă reprezintă, de fapt, ceea ce

înseamnă că reprezintă. :radul de încredere al probelor poate fi asigurat şi evaluat în funcie de

următoarele3

• Confirmarea probelor este o tehnică eficace pentru creşterea încrederii. %ceasta

presupune căutarea de către auditor a diferitor tipuri de probe din diverse surse.

• Probele preluate din afara instituiei sunt mai mult apreciate ca fiind de încredere

pentru scopurile de audit decît informaiile generate în cadrul instituiei.

• Probele documentare denotă de obicei o mai mare încredere dec$t probele verbale.

• Probele obinute din observaiile directe sau analizele auditorului sunt mult mai de

încredere decît probele obinute indirect5

• *nformaiile de încredere ale instituiei vor fi o funcie a încrederii în sistemele de

control intern ale acesteia.

• Probele verbale confirmate în scris sunt mult mai de încredere decît probele

verbale neconfirmate5 şi

• ocumentele originale sunt mai de încredere decît xerocopiile'fotocopiile dacă

cele originale sunt multiplicate, auditorul nu trebuie să uite sursa documentelor originale şi data

celor copiate(. ;erocopiile'<otocopiile probelor, care sunt destul de importante pentru audit, ar

trebui autentificate de autorităile relevante, după posibilitate.

'elevan$a probelor

Relevana cere ca probele să asigure o referină clară şi logică la obiectivele şi criteriilede audit. metodă de planificare a colectării datelor este specificarea pentru fiecare problemă şi

criteriu a naturii şi locaiei probelor necesare, precum şi a procedurii de audit implementate.

uficien$a probelor

%uditorul trebuie să obină probe de audit potrivite şi suficiente pentru elaborarea unor

concluzii rezonabile pe care să se axeze raportul de audit. 8uficiena reprezintă o măsură a

cantităii probelor de audit. portunitatea este o măsură a calităii probelor de audit, relevanaacestora la anumite criterii şi la gradul lor de încredere.



Probele sunt suficiente atunci c$nd există informaii relevante şi sigure pentru a convinge

o persoană rezonabilă de faptul că constatările auditului performanei, concluziile şi

recomandările sunt garantate şi /ustificate. =a determinarea gradului de suficienă al probelor

documentare, auditorul trebuie să ia în consideraie statutul documentului5 de exemplu,

documentele interne ale organizaiei pot avea un statut minor în ceea ce priveşte inteniile şideciziile organizaiei.

<actorii care dictează fora probantă a probelor necesară pentru susinerea unei observaii

în auditul performanei includ3

• )ivelul materialităii sau semnificaiei observaiilor5

• :radul de risc asociat cu elaborarea unei concluzii incorecte5

• !xperiena obinută în cercetările anterioare de audit referitor la gradul deîncredere a înregistrărilor şi reprezentărilor organizaiei5

• 8ensibilitatea cunoscută a organizaiei cu referire la o problemă5 şi

• Costul obinerii probelor comparativ cu beneficiile de pe urma observaiilor.

Probele colectate în cadrul auditului performanei pot fi predominant calitative după

natură şi solicită utilizare extensivă a raionamentului profesional. Prin urmare, auditorul va cere

în mod normal confirmarea probelor din diferite surse sau de altă natură la efectuarea evaluărilor

şi formularea concluziilor.

=a planificarea auditului, auditorul trebuie să identifice natura probabilă, sursele şi

disponibilitatea probelor de audit necesare pentru efectuarea auditului. %uditorul trebuie să ia în

consideraie astfel de factori ca disponibilitatea altor rapoarte de audit sau studii şi costul

obinerii probelor de audit.

Tipuri sau categorii de probe

e obicei, probele de audit se clasifică în patru categorii3

Probe fizice: obinute din observaii directe. Ca exemple pot servi verificarea fizică a

banilor, vizite la instituii în cadrul proiectelor, verificarea inventarului, etc.

Probele fizice sunt obinute prin observarea oamenilor şi evenimentelor sau examinarea

proprietăii. Probele pot fi sub formă de fotografii, scheme, hări, grafice sau alte prezentări



grafice. imagine a unei condiii nesigure este mult mai convingătoare decît o descriere în

formă scrisă.

Cînd observarea condiiei fizice este critică în ceea ce priveşte realizarea obiectivelor de

audit, ea ar trebui să fie confirmată. %cest lucru se poate realiza prin numirea a doi sau mai muli

auditori care să efectueze observarea şi, dacă e posibil şi garantat, să fie asistai de reprezentani

ai entităii auditate.

Probe obţinute din declaraţii (testimoniale): obinute de la alii prin intermediul

declaraiilor verbale sau scrise ca răspuns la investigaii sau prin intermediul interviurilor. 2neori

auditorii au nevoie de acest gen de probe de la utilizatorii unui serviciu sau de la grupul-intă de

beneficiari pentru a aprecia eficacitatea unui program sau proiect.

Confirmarea probelor verbale este necesară dacă acestea sunt folosite mai degrabă ca

probe şi nu ca informaii generale. %ceasta s-ar putea realiza prin următoarele metode3

• Confirmarea scrisă a intervievatului5

• Ponderea surselor independente multiple care scot în evidenă aceleaşi lucruri5 sau

• 1erificarea ulterioară a înregistrărilor.

Probe documentare: includ dosare, rapoarte, manuale şi instruciuni.

Probele documentare în formă fizică sau electronică reprezintă forma cea mai cunoscută

de probe de audit. %cestea pot fi externe sau interne pentru instituia auditată. Probele

documentare externe pot include scrisori sau memorandumuri primite de organizaie, facturi ale

furnizorilor, contracte de închiriere, contracte, audite externe şi interne şi alte rapoarte, şi

confirmările părilor tere. Probele documentare interne apar în cadrul instituiei auditate. %cestea

includ astfel de elemente ca3 înregistrări contabile, copii ale corespondenei de ieşire, descrierea postului, planuri, bugete, rapoarte interne şi memorandumuri, statistici rezumative ale

performanei şi politicilor şi procedurilor interne.

ocumentele care sunt rezultatul sistemelor de control şi management al informaiei de

exemplu, sistemul contabil, sistemul managementului informaional( trebuie evaluate în

contextual controalelor interne efectuate în cadrul sistemului. %uditorii care intenionează să se

axeze pe astfel de probe trebuie să evalueze controalele interne ale sistemului.

Probe analitice: sunt construite ca rezultat al analizei informaiilor obinute din alte

surse. 2n exemplu cunoscut în auditul performanei este analiza cost-beneficiu.



%naliza poate include calcularea, analiza proporiilor, tendine şi modele de date obinute

de la organizaie sau alte surse relevante. %cestea pot fi comparate cu standardele prevăzute sau

punctele de reper industriale.

ursele (i metodele de colectare a probelor de audit

0n colectarea probelor, trebuie utilizate surse diferite pentru a corobora aceste probe,

sporind astfel fiabilitatea constatărilor de audit, precum şi pentru a garanta că sînt luate în

considerare perspective diferite. !xistă trei surse mari de probe pentru audidele de performană3

urse&reate direct de auditori Prin interviuri, anchete pe bază de chestionar,

grupuri intă, inspecie şi observări directe.

%uditorii pot stabili metodele prin care se vor

obine probe de cea mai bună calitate pentru

fiecare audit în parte. 9otuşi, calitatea probelor

va depinde de competena acestora în ceea ce

priveşte conceperea şi aplicarea metodelor selecionate.

)urni*ate de entitatea auditat% e exemplu, informaii din baze de date,

documente, declaraii de activitate şi dosare

rapoarte ale structurilor de audit intern,

evaluări externe(.

%uditorii trebuie să stabilească fiabilitatea

datelor importante pentru întrebările de audit,

prin intermediul revizuirii şi coroborării şi prin

testarea controalelor interne ale entităii

auditate asupra informaiilor, inclusiv a

controalelor generale şi de aplicaie asupra

datelor procesate de calculator.)urni*ate de ter$e p%r$i Care este posibil să fi fost verificate de tere

pări sau a căror calitate este indiscutabilă date

statistice naionale(.:radul în care aceste informaii pot fi utilizate

ca probe de audit depinde de măsura în care



pot fi stabilite calitatea şi importana acestora

pentru constatările auditului.

cale de selectare a metodei potrivite pentru colectarea probelor de audit este trecerea

printr-un proces format din şase etape3

4. Clarificarea obiectivelor de audit

6. <ormularea întrebărilor şi criteriilor de audit

7. eterminarea datelor care vor servi ca răspunsuri la întrebări

>. *dentificarea surselor'tipurilor de date potrivite

?. Planificarea colectării datelor

@. Planificarea analizei datelor

4. Clarificarea obiectivelor de audit

0nainte de analiza metodelor alternative de colectare a datelor, clarificai mai întîi care

sunt cele mai importante obiective de audit. biectivul nostru de bază este să identificăm

nea/unsurile semnificative sau să căutam lucruri pozitiveA orim noi să oferim o evaluare

organului legislativ referitor la faptul dacă un program sau o entitate a respectat anumite criteriiA

8perăm să oferim ceva recomandări de îmbunătăire, datorită cărora organul legislativ sau

conducerea ar face programul mai eficaceA 8perăm noi să recomandăm înregistrarea unor

economiiA

%ceste întrebări vor cere diferite strategii şi, de obicei, diferite metode de colectare a

datelor. e exemplu, să presupunem că obiectivul de audit este să evaluăm conformitatea cu

legislaia şi că entitatea ştie că există o problemă în acest sens, dar probabil va căuta să

demonstreze că nu e răsp$ndită pe larg sau poartă caracter material. 0n acest caz, un audit

constructiv va încerca să determine gradul de răsp$ndire a problemei. %cest lucru ar putea fi

realizat prin întocmirea unui studiu pe un anumit eşantion care să permită auditorului elaborarea

unor concluzii cu privire la populaie ca un tot întreg.

Pe de altă parte, o entitate poate să afle despre existena şi seriozitatea unei probleme

anumite la începutul auditului, dar poate considera că nimic nu se poate de făcut în această

privină. %poi, obiectivele proiectului pot fi extinse p$nă la cercetarea detaliată a relaiei cauză-

efect, pentru a vedea dacă într-adevăr a existat ceva în cadrul controlului entităii ce auditorii ar fi putut recomanda pentru îmbunătăirea situaiei.



Pe scurt, unele tehnici calitative pot fi de folos la identificarea problemelor şi investigarea

cauzelor şi efectelor lor, în timp ce alte tehnici pot fi utile la determinarea gradului de răsp$ndire

a problemelor. %şa-zisele Btehnici relaionale# precum interviurile şi discuiile în grup sunt

deseori destul de eficace în etapa de planificare a unui audit pentru descoperirea unei serii largi

de probleme poteniale de audit. dată cu identificarea acestora, "tehnicile profesionale# castudiile sau prelevarea mostrelor pot fi folosite pentru determinarea gradului de răsp$ndire a

problemelor.

6. <ormularea întrebărilor'criteriilor

2rmătoarea etapă încearcă să formuleze întrebări care necesită răspunsuri ce ar contribui

la realizarea obiectivelor de audit.

0ntrebările trebuie să fie clare şi specifice şi să cuprindă termeni care pot fi definii şi

măsurai, şi împreună ar trebui să se refere în întregime la obiectivele de audit. acă obiectivele

nu pot fi transpuse în fapte reale, poate apare necesitatea revenirii la prima etapă şi redefinirii

acestora.

+ntreb%rile descriptive de obicei vor să afle care este sau a fost situaia sau condiia

actuală. %ceste tipuri de întrebări sunt deseori potrivite pentru efectuarea studiilor sau pentru

etapa de studiu a unui audit. %stfel de întrebări deseori pun baza unor proiecte normative de audit

datorită necesităii noastre de a cunoaşte ceva despre modul în care se realizează o activitate

anumită înainte de a pronuna sentina referitor la aceasta. e asemenea, întrebările descriptive

pot pregăti terenul pentru etapa analizei cauză-efect. 8au pot fi utilizate separat. e exemplu,

multe programe guvernamentale au o multitudine de efecte directe şi indirecte care nu sunt bine

cunoscute sau înelese. 2n raport util poate descrie unele din aceste efecte, fără încercarea de a le

cuantifica sau a pronuna o sentină în privina lor.

+ntreb%rile normative se ocupă de diferena între o condiie stabilită şi un criteriustabilit. 0n timp ce o întrebare descriptivă are forma "Ce esteA# şi at$t, o întrebare normativă are

forma "Ce ar trebui să fieA# şi apoi compară cele două condiii.

+ntreb%rile cau*%efect nu se limitează la întrebări descriptive şi normative pentru a

examina impactul, gradul de extindere sau magnitudinea schimbărilor sau variaiilor. rept

exemple pot servi3

"e ce departamentul nu respectă toate regulile în evaluarea formularelor de

aplicare pentru finanareA# sau "0n ce măsură insuccesul acesteia afectează succesele

programuluiA#



%naliza cauză-efect este abordarea uzuală folosită în procesul de evaluare, iar proiectarea

cercetărilor pentru acest gen de lucru generează deseori probleme metodologice dificile.

Timpul acordat pentru primele două etape de planificare a cercetărilor va contribui la

elaborarea unui mod practic şi uşor de mînuit de colectare a datelor şi elaborare a unor

concluzii credibile. Dacă obiectivele de audit sunt prea generale ar putea să nu e!iste o

metodă rentabilă sau mai mult decît atît orice metodă de colectare a datelor necesare şi

obiectivele proiectului ar trebui revizuite şi reduse proporţional.

7. eterminarea datelor care vor servi ca răspunsuri la întrebări

0n acest context, cuv$ntul Bdate# este introdus pentru a descrie sursele poteniale de

informaii şi probe. atele devin informaii numai după ce au fost analizate sau evaluate etapa a

@-a(, astfel determin$ndu-se în ce moment ele vor fi utilizate ca probe.

2nele date necesare pentru a răspunde la întrebările de audit vor fi evidente, în funcie de

claritatea formulării acelor întrebări. ar deseori se poate înt$mpla să existe mai multe informaii

disponibile dec$t ar permite timpul de colectare a acestora, sau nu există vreo sursă care să ofere

un răspuns complet la întrebări. %stfel, se vor selecta datele care ar oferi răspunsul cel mai

potrivit.

!tapa a 7-a şi a >-a sunt str$ns legate între ele. Pentru fiecare întrebare, ar trebui să existeinformaii disponibile care ar oferi un răspuns.

>. *dentificarea surselor 'tipurilor de date potrivite

atele pot fi obinute de la surse originale'primare sau de la surse secundare. atele

originale sunt obinute de auditor, de exemplu, prin metoda observării directe. atele secundare

sunt obinute din alte surse, cum sunt entitatea auditată sau pările tere.

8electarea acestora trebuie să se efectueze în funcie de nivelul de exactitate sau

credibilitate, disponibilitate şi costul diferitor surse.

%uditele performanei deseori se bazează în mare măsură pe sursele primare ca

observarea directă sau interviurile deschise, şi pe sursele secundare precum dosarele şi studiile

entităii efectuate de auditori, evaluatori şi consultani.

?. Planificarea colectării datelor

Colectarea datelor este cea mai importantă etapă a oricărui proiect. acă colectai prea

puine date sau date eronate, vei petrece o perioadă excesivă de timp în a/ustarea raportului de



audit. acă însă avei prea multe date adunate, fie apare necesitatea înlăturării acestora, fie ele nu

sunt analizate, din lipsă de timp. )ici unul din aceste rezultate nu sunt bune sau cost-eficiente.

@. Planificarea analizei datelor

!xistă multe tehnici de analiză şi validare a datelor. 2na din cele mai răsp$ndite tehniciutilizate în audite este colectarea şi analiza datelor secundare, în special analiza procedurilor

interne de audit sau a documentelor de lucru, care generează o decizie referitor la faptul dacă să

se axeze sau nu pe activitatea acesteia. %lte surse obişnuite de date secundare sunt rapoartele de

control al calităii, studiile consultanilor şi evaluările programelor. Pentru multe genuri de date

secundare, nu este posibilă obinerea documentelor de lucru sau evaluarea calităii personalului şi

mediului în care acestea lucrează, felului în care personalul entităii realizează auditele interne şi

evaluările. %uditorul ar trebui cel puin să încerce să analizeze metodologia studiului pentru avedea dacă au fost respectate cele şase etape enumerate anterior.

<ii ateni la citarea sau referirea la datele statistice ale departamentului sau a

informaiilor din rapoartele de audit. )u este raional să se facă acest lucru fără a efectua

"verificarea reală# a datelor sau auditul informaiilor, indiferent de cît de bine calificate n-ar fi

fost referinele.

Te-nici de colectare a probelor. Cele mai răspîndite tipuri de tehnici de

colectare a probelor sunt3

4. !xaminarea documentelor

6. *nterviurile

7. Chestionarele

>. %naliza datelor

?. bservaii fizice

!xaminarea documentelor

Probele documentare în formă fizică sau electronică reprezintă forma cea mai cunoscută

de probe de audit.

0ncrederea şi relevana probelor de documentare trebuie evaluate în funcie de obiectivele

de audit. e exemplu, existena unui manual de proceduri nu dovedeşte că manualul este aplicatîn practică.



ocumentele care sunt rezultatul sistemelor de control şi management al informaiilor de

exemplu, sistemul contabil, sistemul managementului informaional( trebuie evaluate în

contextul controalelor interne efectuate în cadrul sistemului.

*nterviurile

Procesul de intervievare este ca un coş de fum, cu multe date care intră în context şi un

volum mult mai mic de informaii sau probe care ies la suprafaă. Reinei următoarele3

• )u orice lucru spus de respondent este neapărat auzit de intervievator

• )u orice lucru auzit de persoana care ia interviul este îneles

• )u orice lucru îneles de intervievator va fi memorizat sau scris

• )u orice înregistrare va fi confirmată de respondent

• )u orice lucru crezut de respondent poate fi confirmat de surse independente.

=a estimarea costului interviului, o regulă importantă ar fi dublarea timpului interviului

curent pentru pregătirea şi înregistrarea rezultatelor. 9otuşi, costurile ar putea fi mult mai mari

dec$t at$t, în special în cazul c$nd sunt necesare mult eforturi pentru analiza rezultatelor.

*ntervievarea este o artă şi solicită abilităi semnificative la planificarea, diri/area şi

rezumarea rezultatelor interviului.

*nterviurile individuale sunt flexibile şi pot fi utilizate la studierea atentă a g$ndurilor,

percepiilor, şi pot fi a/ustate la orice situaie. %cestea uneori generează răspunsuri spontane şi

informaii neaşteptate care pot constitui at$t un avanta/ c$t şi un dezavanta/. 2n dezavanta/

compensator este pericolul mare pe care-l prezintă întrebările sugestive improvizate. Chiar dacă

interviurile individuale presupun, de obicei, mai puine pregătiri preliminare dec$t interviurile

structurate, în general ele necesită un volum mai mare de lucru. 0nsă rata de participare lainterviu este înaltă şi obinută mai uşor.

*nterviurile pot fi utile cu sigurană este o sursă de probe critică pentru audit(, dar e

important să se identifice persoanele potrivite pentru oferirea informaiilor necesare şi

confirmarea verbală a informaiilor, dacă este posibil. Pregătirea solidă pentru tema care urmează

a fi discutată este esenială şi întocmirea din timp a unei liste este foarte utilă5 în unele cazuri

poate fi utilă pentru oferirea listei de întrebări intervievatului înainte de începerea interviului.

Recomandări generale3



• <ii pregătit

• <ormulai un scop clar

• %nunai persoana ce urmează a fi intervievată din timp

• <acei un rezumat al punctelor cheie ale interviului în final pentru a obine

confirmarea că "ai auzit ce v-a spus intervievatul#.

• acă interviul este important, propunei intervievatului să citească descrierea

interviului şi să confirme prin semnătură că este de acord cu rezultatele.

• 0ncercai să obinei confirmarea informaiilor obinute în cadrul unui interviu

Pentru mai multe detalii, examinai materialul distributiv referitor la procesul de

intervievare.(

Chestionarele

Chestionarele pot fi un mi/loc foarte eficace de colectare a probelor de audit, în special în

cazul c$nd e necesară adunarea de date cunoscute de la un număr relativ mare de instituii

similare de exemplu, oficii locale, beneficiarii de programe(.

0nainte de a se decide necesitatea folosirii chestionarelor pentru colectarea de date, o

mare importană ar trebui să se acorde impactului acestora asupra necesităilor personalului de

audit. !ste important să se reină, că chiar dacă această metodă poate fi foarte eficace pentru

auditor, în cazul folosirii ei în mod greşit, ea poate crea multe probleme, at$t din punct de vedere

al timpului, c$t şi a resurselor pentru entitatea auditată.

<orma şi structura întrebării este foarte importantă la utilizarea chestionarelor. 8pre

deosebire de interviuri unde este încura/ată practica evitării întrebărilor sugestive şi adresării

unor întrebări deschise, în cazul chestionarelor, întrebările trebuie să fie mult mai ordonate,

permi$nd oferirea de răspunsuri limitate bazate pe fapte astfel înc$t la sf$rşitul zilei, toate

răspunsurile să fie analizate în mod obişnuit.

Chestionarele completate în cadrul interviului au un avanta/ asupra chestionarelor trimise

viitorilor respondeni. %cesta constă în faptul că intervievatul păstrează controlul asupra

răspunsurilor şi timpului necesar pentru a răspunde şi poate asigura nişte răspunsuri decisive.

ezavanta/ul este că această tehnică poate consuma resurse semnificative de audit, precum şi

resurse ale entităii auditate.



2tilizarea chestionarelor pentru colectarea datelor poate să necesite mult timp, deoarece

trebuie să se identifice potenialii respondeni, să se alcătuiască chestionarul, să se aştepte

răspunsurile şi să se organizeze chestionarea repetată a persoanelor care nu au dat nici un răspuns

înainte de a începe analiza datelor. in acest motiv, este important ca numărul de întrebări să fie

bine-g$ndit şi să se stabilească un grafic real, astfel înc$t lucrul să fie realizat în limitele timpului programat.

%naliza datelor

Probele analitice iau naştere din analiza şi verificarea datelor. %naliza poate include

calcularea, analiza proporiilor, tendinele şi modele de date obinute de la organizaie sau alte

surse relevante. %cestea pot fi comparate cu standardele prevăzute sau indicatorii de reper ale

industriei.

bservaii

%ctivităile sau clădirile trebuie selectate cu multă atenie pentru cercetarea lor din punct

de vedere fizic. %cestea ar trebui să se refere la domeniul de cercetare.

8ă vezi şi să crezi + din acest considerent, observaiile directe sunt în general mult mai

importante decît probele obinute de la surse secundare.

&etoda observării oferă doar probe anecdotice, dacă nu e combinată cu un program

planificat de colectare a datelor.

ub !!! Documentarea activ auditului performantei,documentele de

lucru

8tandardele auditului performanei ale Curii de Copnturi privind probele de auditstipulează că auditorii trebuie să documenteze în mod adecvat probele de audit în documentele

de lucru, inclusiv baza şi gradul de planificare, lucrul efectuat şi constatările auditului.

&onform standardelor, documentarea adecvat% este important% pentru:

4. a confirma şi /ustifica opiniile şi rapoartele auditorului5

6. a creşte eficiena şi eficacitatea auditului5

7. a servi ca sursă de informaii pentru elaborarea rapoartelor sau a oferi un răspuns lacercetările din cadrul entităii auditate sau a altei pări5



>. a servi ca probă a conformităii auditorului cu standardele de audit5

?. a facilita planificarea şi supravegherea5

@. a contribui la dezvoltarea profesională a auditorului5

. a contribui la convingerea că activităile delegate au fost realizate în mod satisfăcător5 şi

D. a oferi probe a activităilor realizate pentru referine viitoare.

0n continuare, standardele stipulează că auditorul trebuie să ină cont de faptul că

coninutul şi structura documentelor de lucru reflectă profesionalismul auditorului, experiena şi

cunoştinele acestuia. ocumentele de lucru trebuie să fie suficient de complete şi detaliate

pentru a permite unui auditor experimentat care nu a fost implicat în acel audit să afle de la

aceştia ce fel de activităi au fost realizate pentru a /ustifica concluziile.

'ecomand%ri pentru elaborarea documentelor de lucru

ocumentele de lucru sau documentaia de audit( reflectă trei scopuri3 4( să ofere

suport principal la întocmirea raportului auditorului5 6( să a/ute auditorii în efectuarea şi

supravegherea auditului, şi 7( să permită altor persoane revizuirea calităii auditului.

ocumentele de lucru trebuie întocmite detaliat pentru a asigura o înelegere clară a

scopului, sursei şi concluziilor elaborate de auditori şi trebuie să fie structurate în mod adecvat,

astfel încît să fie în strînsă corelaie cu constatările, concluziile şi recomandările menionate în

raportul de audit.

Documentele de lucru trebuie s% con$in% urm%toarele elemente:

a( obiectivele, domeniul de aplicare şi metodologia auditului, inclusiv orice model şi alte

criterii de selecie utilizate5

b( convingerea auditorului de faptul că anumite standarde nu se aplică sau că anumite

standarde aplicabile nu au fost luate în considerare, motivele şi, prin urmare, efectele

cunoscute înregistrate sau care ar fi putut fi înregistrate asupra auditului în cazul

nerespectării standardelor aplicabile.



c( activităile realizate care servesc ca /ustificare a raionamentelor şi concluziilor, inclusiv a

descrierilor tranzaciilor şi înregistrărilor examinate5 şi

d( probe ale revizuirilor din partea supraveghetorilor, înainte de întocmirea raportului de

audit, a activităilor realizate ca suport al constatărilor, concluziilor şi recomandărilor

menionate în raportul de audit.

&aracteristicile (i formatul documentelor de lucru

)iecare document de lucru trebuie s% includ% urm%toarea informa$ie:

4. 9itlul documentului de lucru titlu descriptiv(3 ex.,

a( Corespondenă internă între entitatea auditată şi contractor

b( &emorandum de negociere

c( Cerere de oferte

6. 8ursa datelor coninute în documentul de lucru ex., mapa cu contractul, oferită de

entitatea auditată, prezentată de un anumit oficial + includei numele(

7. 8copul + de ce este inclus documentul de lucru ex., pentru a documenta că au fost

c$iva ofertani, de a arăta că compania a ad/udecat contractul, deşi nu oferă preul cel mai mic(

>. Concluzie + dacă este cazul

?. )umele persoanei şi iniialele persoanei care a elaborat documentul şi data d'l

@. *ndici

. =egenda care explică orice semne, simboluri sau semne folosite pentru bifare, etc.

D. )umele auditorului 'supraveghetorului care a revizuit documentul de lucru şi data

revizuirii.

ocumentele de lucru trebuie să fie complete şi exacte şi să servească ca argumente

pentru constatări, afirmaii şi concluzii şi să demonstreze natura şi scopul activităilor realizate.

%cestea trebuie să fie uşor de îneles, fără vreo explicaie verbală oferită unui auditor cu

experienă, să fie clare şi ordonate în procesul de aplicare şi să se rezume la problemele relevanteobiectivelor sarcinii de lucru. %nexa 47conine fişa pro forma pentru documentul de lucru care



va fi utilizată de auditori pentru a asigura faptul că fiecare document de lucru inclus în audit

conine toată informaia necesară.

Documentarea interviurilor

upă cum s-a discutat în acest manual, interviurile reprezintă cea mai slabă formă de probe şi, acolo unde este posibil, informaia obinută prin intermediul interviului trebuie

confirmată. Cu toate acestea, informaia obinută prin intermediul interviului este considerată

probă de audit şi auditorii trebuie să înscrie rezultatele interviurilor realizate şi să includă aceste

notie în documentele de lucru. %nexa 47 conine o fişă pro forma pentru înscrierea rezultatelor

interviurilor. 0n afară de includerea informaiei oferite de respondeni, această fişă de asemenea

permite auditorului să noteze orice concluzii trase drept rezultat al interviului şi aciunile

ulterioare necesare, astfel ca obinerea copiilor documentelor la care a făcut referire persoanaintervievată sau programarea unui interviu cu un alt oficial din cadrul entităii auditate.

"rgani*area documentelor de lucru

Coninutul documentelor de lucru ar trebui să cuprindă o înregistrare completă a auditului

de la etapa planificării preliminare pînă la emiterea raportului final de audit. =a începutul

auditului, echipa de audit trebuie să elaboreze o schemă logică de structurare a documentelor de

lucru care au identificat instrumente concrete de structurare ale documentelor de lucru

mape'dosare( şi tipul documentaiei'suportului care se conine în fiecare mapă. 0n cele ce

urmează, vă propunem o schemă ilustrativă de organizare a documentelor de lucru.

apa / 0 documente de lucru administrative

%ceastă mapă va include toate documentele de lucru administrative, astfel ca sarcinile

personalului, scrisori de notificare pentru audit şi altă corespondenă şi programul de audit. e

asemenea, în această mapă vor fi incluse planul şi raportul studiului preliminar al auditului.

apa 0 !nforma$ie general%

%ceastă mapă va include informaie generală obinută cu privire la entitatea auditată,

astfel ca structuri organizaionale, politici şi proceduri, informaie referitor la buget, declaraii ale

misiunii, etc.

apa & 0 Prima problem% a auditului sau segmentul maor al auditului

%ceastă mapă va include documente de lucru elaborate în legătură cu o problemă

specifică sau un segment al auditului. %stfel de documente de lucru vor include interviuri cu



oficiali din cadrul entităii auditate, documentaie obinută cu privire la problema auditului şi un

rezumat al rezultatelor activităii desfăşurate.

apa D

%ceste mape vor fi disponibile pentru utilizare de către echipa de audit, după cum s-aconvenit anterior.

<iecare document de lucru trebuie să conină următoarele informaii descriptive pe

coperta din faă3 enumirea auditului, numărul raportului şi numărul dosarului cu referină la

numărul total de dosare. Primul document de lucru din interiorul dosarului trebuie să reprezinte

un cuprins al documentelor de lucru incluse în dosar, împreună cu indicatorii corespunzători ai

documentelor de lucru care specifică locul unde se află.

!ndexarea documentelor de lucru

*ndexarea reprezintă un mi/loc de identificare a fiecărui document de lucru cu a/utorul

schemei de organizare a mapelor. <iecare document de lucru trebuie să conină un indice unic de

marcare care să facă referina la mapa în care se conine documentul de lucru respectiv. e

exemplu, în schema ilustrativă de structurare discutată mai sus, indicii de marcare constau dintr-

o literă a mapei şi un număr de exemplu, %-4 ar fi indicele pentru primul document de lucru din

&apa %(. %lte scheme de indexare alfanumerică pot fi folosite at$ta timp c$t sunt uşor de îneles.

!ndexarea 4ncruci(at% a documentelor de lucru

*ndexarea încrucişată este procesul de înregistrare a indicilor de marcare pe documentele

de lucru pentru a identifica informaia de suport sau relevantă din alte documente de lucru.

*ndexarea încrucişată ar trebui să fie aplicată în cazul tuturor documentelor de lucru considerate

eseniale pentru analiza, revizuirea sau interpretarea propriu-zisă a rezultatelor coninute într-un

anumit document de lucru.

"el puţin următoarele documente de lucru trebuie inde!ate încrucişat:

4. Rapoartele preliminare şi finale de audit la documentele de lucru rezumative sau

/ustificative, după circumstane.

6. ocumentele de lucru rezumative la documentele de lucru /ustificative.

7. Programul de audit la documentele de lucru /ustificative.>. ocumentele de lucru cu documentele de lucru relevante.



Format pentru Programul de audit al auditelor

performanţei efectuate de Curtea de Conturi

I. Foaie de titlu pentru Programul de audit

• Programul de audit pentru 9itlul auditului(

•

!laborat de EEEEEEEEEEEEE

• Revizuit de EEEEEEEEEEEEE

• %probat de EEEEEEEEEEEEEE

II. Informaţie generală cu privire la audit (informaţiapoate obţinută din Raportul privind studiul preliminar)

• e ce este efectuat auditul• Cum "va adăuga valoare# auditul• 8curtă informaie generală cu privire la temă 'activitate

III. Membrii ecipei de audit

• Numele şi rolul /titlul membrilor desemnaţi în echipa de audit

I!. "ugetul #i punctele de reper pentru audit

• Estimarea numărului total de ore necesare pentru fnalizareaauditului. Poate f utilizat următorul ormat:

Membrulechipei

itlul !nceputul "inalul #relepreconizate aleutilizăriipersonalului



$$$$$ %ider deechipă

$$$$$ &uditor

$$$$$ &uditor

• Punctele de reper în timp în următorul ormat: 'e(emple deposibile puncte de reper)

Puncte dereper în timp

*ata ţintăiniţială

*atare+izuită

*ata deacto

!nceputulauditul

,edinţa dedeschidere

-izite în teren

"inalizarea

acti+ităţilorpentru#biecti+ul

"inalizareaacti+ităţilorpentru#biecti+ul

Primul proiectal raportuluide auditfnalizat

,edinţa de închidere

Prezentarea

proiectuluiraportului de



audit pentrure+izuire

Prezentareaproiectului

raportului deaudit entităţiiauditatepentrure+izuire/comentarii

#bţinereacomentariilordin parteaentităţiiauditate

0ncludereacomentariilorentităţiiauditate în

raportPrezentarearaportuluipentrure+izuireafnală

Publicarea

raportuluifnal

!. $biectivul (obiectivele) auditului

"ormularea obiecti+ului 'obiecti+elor) auditului aprobat'e) pentruaudit

!I. %omeniul de aplicare #i metodologia



Pentru fecare obiecti+ de audit descrieţi în 1eneral cum se +arăspunde la obiecti+. !n special2 această secţiune trebuie săincludă:

• 0dentifcarea criteriilor utilizate pentru compararea

perormanţa2 dacă este aplicabil.

• 3e tip de inormaţii +or f obţinute pentru a răspunde laobiecti+ şi cum +a f obţinută inormaţia 'de unde o +orobţine auditorii).

• 0dentifcarea oricăror tehnici speciale de audit care +or futilizate pentru a răspunde la obiecti+ul auditului.

!II. Pa#ii specici pentru audit ce trebuie de &ntreprins

&ceastă secţiune +a conţine paşii specifci auditului2 necesari de întreprins pentru a răspunde la obiecti+ul auditului sau pentru aaborda o anumită problemă a auditului. 3eea ce urmează este une(emplu luat din auditul pilot al perormanţei realizat la 0nstitutul#ncolo1ic pentru a aborda o problemă identifcată în cadrulauditului cu pri+ire la acreditarea 0nstitutului.

Problemă 'constatare a auditului Institutul $ncologic nueste acreditat

Pa#ii auditului

uditorulIniţial#i data

Referinţă la d'l

. #bţineţi inormaţie pri+ind ce cerinţee(istă 'le1islati+e sau de re1lementare) carecer ca spitalele să fe acreditate2 cine aceacreditarea2 şi ce acţiuni sunt necesare de

întreprins dacă spitalul nu obţineacreditarea. 'CRI*+RII)

. #bţineţi inormaţie pri+ind e+aluareapentru acreditare desăşurată în anul 445

şi determinaţi moti+ele ma6ore pentru carespitalul nu a ost acreditat.



7. Pre1ătiţi o listă sau un rezumat cuproblemele ma6ore identifcate de e+aluareadin 445 şi determinaţi ce acţiuni a

întreprins 0nstitutul pentru a soluţionaaceste probleme.

8. *eterminaţi dacă 0nstitutul are un plan dea elimina defcienţele care împiedicăobţinerea acreditării şi estimaţi dacă planuleste adec+at. *e e(emplu2 are planul unorar şi scopuri pentru completareaacţiunilor9 (C,-)

. *eterminaţi de ce 0nstitutului i s;aprelun1it perioada pentru a obţineacreditare şi ce acţiuni a întreprins 0nstitutulca rezultat al acestor prelun1iri.

5. 0nter+ie+aţi ofcialii Ministerului <ănătăţiiresponsabili pentru a determina ce acţiuni a

întreprins Ministerul <ănătăţii ca rezultat alaptului că 0nstitutul încă nu este acreditat.

=. *eterminaţi de ce e+aluarea planifcatăpentru luna ebruarie 44> a ost am?nată.

>. 0nter+ie+aţi membrii 3omisiei care aue+aluat 0nstitutul #ncolo1ic şi obţineţiinormaţie pri+ind seriozitatea problemelorcare împiedică obţinerea acreditării. !nspecial2 care sunt eectele ad+erse ale

aptului că 0nstitutul nu este acreditat9#bţineţi punctele de +edere ale membrilor3omisiei dacă aceştia consideră că 0nstitutulabordează adec+at problemele identifcatede e+aluarea din 445 şi2 dacă nu2 cetrebuie de ăcut. (C,-)

@. !n cadrul inter+iurilor cu ofcialiiMinisterului <ănătăţii şi ai 3omisiei pri+indcaracterul adec+at al eorturilor 0nstitutuluipentru a corecta problemele care împiedică



obţinerea acreditării solicitaţi e(emple cupri+ire la lipsa de acreditare care ar puteaaecta ad+ers calitatea asistenţei medicale.(C,- #i +F+C*)

4. *eterminaţi dacă pot f impuse0nstitutului #ncolo1ic penalităţi sau amenzipentru aptul că nu au obţinut acreditareAcare sunt consecinţele ad+erse ale aptuluică nu au obţinut acreditare9

. !n cadrul inter+iurilor cu medicii2asistentele medicale ale 0nstitutului obţineţiinormaţie cu pri+ire la problemele cu carese

conruntă şi care împiedică spitalul în aacorda asistenţă medicală de calitate.*eterminaţi dacă aceste probleme suntsimilare celor identifcate pe parcursule+aluării de acreditare din anul 445.(+F+C*)

. !n baza inormaţiei obţinute prinintermediul paşilor de audit elaboraţi unrezumat al acestei probleme şi elaboraţirecomandări adec+ate care +or abordacauzele lipsei acreditării. Btilizaţi fşa deanaliză a fnanţării inclusă în materialele deinstruire. "inanţarea +a f discutată cumana1ementul 0nstituţiei.

t5 executarea aud perf.docx

Documents