SUPORT DE CURS

ASISTENT DE GESTIUNE

Cod Nomenclator 3433.3.1.

MODULUL I COMUNICARE INTERPERSONALĂ

1.1 Introducere În familie, în colectivitate, la birou, la negocieri oamenii transmit idei, gânduri, sentimente,

îşi cunosc semenii şi îşi respectă problemele cotidiene comunicînd. Comunicarea, înţeleasă în sensul său larg, ca act tranzacţional, inevitabil în situaţii de

interacţiune, devine esenţială, fundamentală, atât pentru viaţa personală, cât şi pentru cea socială a indivizilor.

Ca să fi înţeles şi să înţelegi, trebuie să poţi comunica eficient. Oriunde ai fi, la birou, la masa de negocieri sau printre clienţii tăi, e important să ştii CE ai de spus, dar şi mai important este CUM o faci.

Pentru a putea construi un dialog eficient, pentru a te face înţeles chiar şi prin tăceri, nu numai prin cuvinte, trebuie să porneşti de la câteva repere teoretice de bază, pe care să le poţi folosi apoi, în practica de zi cu zi.

1.2 Competenţele asigurate de M1

Prin modulul “Comunicare Interpersonală”, vom descifra tainele comunicării eficiente și vom

găsi modalitățile optime de relaţionare, cu cei din jurul nostru. Ne vom dezvolta abilitatea de a asculta și de a ne face ascultaţi, de a spune lucrurile în aşa fel încât să nu lăsăm loc de ambiguităţi şi confuzii. 1.3. Conţinutul M1

1.3.1 Ce este comunicarea? Prin comunicare se subînţelege, pe de o parte, schimbul propriu-zis de mesaje, iar

pe de altă parte, activitatea individuală şi colectivă referitoare la ansamblul de emisie-recepţie a unor date, fapte sau idei.

Altfel spus, comunicarea este o acţiune ce constă din emiterea unui semnal, de către o sursă X şi transmiterea lui printr-un canal, către un destinatar. În comunicare sunt implicate elemente verbale, nonverbale, paralingvistice şi socio-culturale.

Din punct de vedere cronologic, comunicarea este primul instrument spiritual al omului, în procesul socializării sale.

Comunicarea umană se ocupă de sensul informaţiei verbale, prezentată în formă orală sau scrisă şi de cel al informaţiei non verbale, reprezentată de paralimbaj, mişcările corpului şi folosirea spaţiului.

Caracteristicile procesului de comunicare Procesul de comunicare cuprinde următoarele elemente:

1. Emiţătorul; 2. Mesajul; 3. Mijlocul de comunicare; 4. Limbajul comunicării; 5. Receptorul. 6. Contextul

Schema procesului de comunicare

1. EMIŢĂTORUL este iniţiatorul comunicării, cel care elaborează mesajul. El alege mijlocul de comunicare şi limbajul, astfel încât receptorul să-i înţeleagă mesajul formulat. Emiţătorul are dreptul de a alege receptorul cu care doreşte să comunice.

2. MESAJUL este forma în care emiţătorul codifică informaţia, poate fi un ordin, o idee, un gând. Mesajul are ca obiectiv informarea, convingerea, impresionarea, amuzarea, obţinerea unei acţiuni. Mesajul constituie elementul de legătură între emiţător și receptor şi poate fi studiat în funcţie de intenţiile lor. Mesajul este supus unui proces de codificare şi decodificare dintre cele două persoane, emiţătorul codifică mesajul trimis, iar receptorul decodifică mesajul primit. În transmiterea unui mesaj poate prima fie latura informativă, fie latura privitoare la capacitatea de influenţare.

3. MIJLOCUL DE COMUNICARE sau canalul de comunicare este drumul parcurs de mesaj dinspre emiţător spre receptor. Poate fi formal - comunicare ce urmează structura ierarhică a organizaţiei şi informal - când comunicarea provine din interacţiunile sociale şi legăturile informale din cadrul organizaţiei. Mijlocul de comunicare cuprinde discuţia de la om la om, corespondenţa oficială, şedinţe, telefon, fax, internet.

4. LIMBAJUL DE COMUNICARE poate fi: - verbal; - non-verbal, prin limbajul corpului; - paraverbal, prin folosirea tonalităţii, accentuării ritmului de vorbire. 5. RECEPTORUL este persoana care primeşte mesajul, dar ascultarea mesajului este la

fel de importantă ca şi transmiterea lui.

6. CONTEXTUL este foarte important, pentru că aceleaşi cuvinte vor suna altfel într-un birou, decât pe stradă. Orice comunicare are contextul ei.

Codul este „cheia” comunicării

Dacă mesajul nu a fost alcătuit corect, dacă nu s-a ţinut cont de cerinţele şi nivelul de înţelegere al celui căruia ne adresăm şi de factorii care pot perturba la un moment dat emisia, interpretarea a ceea ce am vrut să spunem, va fi deformată parţial sau total.

În alcătuirea mesajului, implicit alegerea codului, întreprinzătorul/omul de afaceri trebuie să ţină cont şi de cadrul comunicării, de locul unde va avea loc dialogul. Pentru că, într-un fel va face formulările pentru mediul intern al întreprinderii şi în alt fel, pentru cel extern. Prin urmare, a comunica eficient înseamnă nu numai a avea abilităţi native, ci şi a şti cum să te adaptezi, cum să te exprimi într-un anumit timp şi într-un anumit loc, pe înţelesul tuturor.

Regulile de bază necesare unei comunicări eficiente, pot fi sintetizate astfel:

a) a asculta. Înainte de a vorbi, este obligatoriu să ascultăm de două ori, altfel riscând ca discursul (alocuţiunea) să fie „decalată” şi să se facă într-un „registru” de emitere a informaţiei, fără luarea în considerare a receptorului (auditoriului), care aşteaptă fie un dialog, fie o informaţie capabilă să îi satisfacă, deplin, doleanţele şi/sau exigenţele;

b) a schimba. Aceasta este însăşi regula de bază a comunicării multilaterale: pe baza schimbului de idei, opinii, puncte de vedere, etc., se poate construi ceva, se poate cere sau se poate determina o persoană să aibă o participare activă la viaţa organizaţiei şi să nu dea dovadă de „supunere pasivă”, atât de riscantă şi dăunătoare;

c) a anticipa. Comunicarea îşi derulează efectele pe termene medii. Iată de ce este necesar ca organizaţia să anticipeze contextul previzibil al următorilor trei - cinci ani ai activităţii sale, fără de care eforturile desfăşurate sunt generatoare de situaţii de decalaj, prejudiciabile;

d) a avea voinţa de a comunica. Nu este suficientă crearea, la nivel organizaţional, a unui compartiment pentru comunicare pentru ca problema să fie rezolvată de la sine. Este necesar ca toţi salariaţii să aibă o veritabilă şi puternică dorinţă de a comunica, asumându-şi toate riscurile implicate;

e) a fi credibil. Fapt atât de des dovedit, nu ne putem baza pentru mult timp, pe comunicarea unor neadevăruri sau pe manipulări. Fundamentul unei politici eficiente de comunicare, sub toate formele acesteia, îl constituie adevărul şi încrederea. Dacă este perfect admisibil că nu trebuie să ne relevăm punctele slabe, este exclus ca efectele dorite să ne poată fi favorabile, în cazul în care toate informaţiile emise nu sunt adevărate;

f) a comunica în toate sensurile. În interiorul oricărei organizaţii, pot fi întâlnite următoarele sensuri de comunicare:

- comunicare descendentă, respectiv cea aferentă ierarhiei organizatorice;

- comunicare ascendentă, respectiv posibilitatea persoanelor aflate pe diverse nivele ierarhice, de a se exprima şi de a genera transmiterea ascendentă a informaţiilor, până la nivelul ierarhic superior;

- comunicarea orizontală, respectiv cea care permite efectuarea schimburilor de informaţii între compartimente, astfel încât să genereze ameliorarea rezultatelor activităţii şi a imaginii propriei organizaţii de apartenenţă;

g) a respecta identitatea fiecăruia. Un individ şi un grup nu pot exista, decât în condiţiile în care au o identitate proprie. Ceea ce cineva este, apare indisociabil de ceea ce acel cineva face.

1.3.2 Câteva clasificări ale formelor comunicării:

1. După modalitatea sau tehnica de transmitere a mesajului:

• comunicarea directă: pentru a transmite mesajul se utilizează mijloace primare,

precum cuvântul, gesturile, mimica. • comunicarea indirectă: pentru a transmite mesajul, se folosesc tehnici secundare,

precum scrierea, tipăriturile, semnalele transmise prin unde hertziene, cabluri, sisteme grafice, etc. În cadrul comunicării indirecte distingem:

comunicarea imprimată: presă, reviste, cărţi, afişe; comunicarea înregistrată: film, disc, bandă magnetică; comunicarea prin fir: telefonie mobilă şi fixă, fax, comunicare prin cablu, internet, fibră

optică; comunicarea radiofonică: radio, TV, având ca suport undele hertziene.

2. În funcţie de modul în care indivizii participă la procesul de comunicare, identificăm următoarele forme ale comunicării:

• comunicare intrapersonală (sau comunicarea cu sinele, realizată de fiecare individ în

forul său interior); acest tip de comunicare reprezintă consilierea individului uman cu sine însuşi, atunci când ascultă “vocea interioară”. Astfel, se cunoaşte şi se judecă pe sine.

• comunicare interpersonală (sau comunicare de grup, realizată între indivizi în cadrul grupului sau organizaţiei din care fac parte; în această categorie intră şi comunicarea

desfăşurată în cadrul organizaţiei). Ea presupune cel puţin doi participanţi şi ocupă un loc aparte în ierarhia tipurilor de comunicare, deoarece prezintă mai mult decât oricare dintre acestea, calitatea de a influenţa opiniile, atitudinile şi credinţele oamenilor.

• comunicarea de grup este o altă ipostază a comunicării interpersonale, ce presupune mai mult de doi participanţi. Limita superioară variază de la caz la caz, dar în general, sunt considerate tipice pentru această formă de comunicare, grupurile zise “mici”, cu cel mult zece participanţi, în care legătura interpersonală a fiecăruia cu fiecare, nu este grevată de nici un fel de îngrădiri.

. 3. Un alt criteriu de clasificare, îl reprezintă modul de realizare a procesului de

comunicare, în funcţie de relaţia existentă între indivizii din cadrul unei organizatii. Putem astfel identifica:

• comunicare ascendentă (realizată de la nivelele inferioare ale unei organizații, către

cele superioare); • comunicare descendentă (atunci când fluxurile informaţionale se realizează de la

nivelele superioare, către cele inferioare); • comunicare orizontală (realizată între indivizii aflaţi pe poziţii ierarhice similare, sau

între compartimentele unei organizaţii, în cadrul relaţiilor de colaborare ce se stabilesc între acestea).

1.3.3 Comunicarea interpersonală

Comunicarea interpersonală este cea mai importantă formă de comunicare şi cel mai des

folosită. Comunicarea interpersonală se referă la comunicarea faţă în faţă. Acest tip de

comunicare este important pentru a te înţelege pe tine şi pentru a construi relaţiile tale cu ceilalţi.

Pentru a realiza acest lucru, trebuie dezvoltată atât capacitatea de autoanaliză, autocunoaştere, autoexpunere, cât şi cunoaşterea barierelor şi factorilor perturbatori care îngreunează procesul comunicării.

Freud considera că a te autocunoaşte, a fi complet onest cu tine însuţi, constituie un efort uman deosebit, deoarece această onestitate cu sine reclamă căutare, descoperirea şi acceptarea de informaţie despre sine şi o dorinţă de autoperfecţionare.

Comunicarea interpersonală presupune trei lucruri extreme de importante: cum se realizează comunicarea, adică cum comunică oamenii între ei; între cine şi cine are ea loc; frecvenţa cu care grupe de indivizi comunică între ele.

Trebuie precizat de la bun început, că vorbăria nu este comunicare. De aceea, este foarte important ca procesul de comunicare să fie controlat. La ce se referă acest lucru? La faptul că cel cu care vorbeşti, trebuie să te înţeleagă şi să dea un semnal că a înţeles exact ceea ce doreai să

transmiţi. Modul prin care interlocutorul poate să facă acest lucru, este feed-back-ul.

Scopul comunicării constă în patru elemente: a fi recepţionaţi corect; a fi înţeleşi; a fi acceptaţi; a primi o reacţie, dovadă a faptului că am fost înţeleşi. De altfel, comunicarea serveşte acţiunii, ea nu este doar gratuită sau dezinteresată, iar tot ceea ce este legat de acţiune presupune un scop.

Comunicarea interpersonală, indiferent de forma în care apare – verbală sau non-verbală – presupune în primul rând, existenţa unui emiţător, a unui receptor şi a unui mesaj; în al doilea rând, a unui referent (în calitate de emiţător poţi emite în numele unei instituţii); în al treilea rând, a unui cod și a unui canal.

Prin intermediul comunicării interpersonale, indivizii doresc să înveţe ceva pe cineva; să transmită sau să primească diverse cunoştinţe; să influenţeze comportamentul celorlalţi; să exprime sentimente; să explice propriul comportament sau pe al celorlalţi; să întreţină şi să păstreze legături cu colectivitatea, cu grupul social de care aparţin sau la care vor să adere; să clarifice o serie de probleme, fie ele discutabile sau controversate; să stimuleze interesele proprii în raport cu cei din jur, cu alteritatea.

Comunicarea interumană se realizează pe patru niveluri şi anume: 1. Logic (verbal);

• direct sau oral;

• indirect sau scris;

2. Paraverbal; 3. Nonverbal; 4. Energetic.

1.3.3.1 Comunicarea verbală Limbajul este unul dintre mijloacele specific umane, cel mai frecvent folosit în comunicarea

interumanã. Limbajul este mai mult decât un mijloc de transmisie, el este si un mod aparte de conduitã

a individului (conduitã verbalã), care implicã activitãti diverse: vorbire, ascultare, schimb de idei, reținerea de mesaje sonore, reproducerea sau traducerea lor. De asemenea, conduita verbalã se subsumeazã unei familii mai largi de conduite simbolice (desen, gesturi, scris, alte coduri).

Limbajul este un component al procesului de comunicare. În acest sens, se acceptã de cãtre diversi specialiști, ideea conform căreia, capacitatea de

a-și formula și transmite gândurile în termeni verbali, este definitorie pentru om. Mai mult decât orice deprindere ori abilitate, posibilitatea comunicãrii prin limbaj articulat, reprezintã o trãsãturã universal și specific umanã.

1.3.3.2 Comunicarea non-verbalã

Se realizeazã prin intermediul unor mijloace, altele decât vorbirea. Mai amplu și mai bine investigate, sunt: corpul uman, spațiul sau teritoriul, imaginea. Acest fel de comunicare interumanã, recurge la o serie de modalitãți: aparența fizicã, gesturile, mimica, expresia feței.

1. Expresia feței poate furniza în mod continuu, un comentariu al reactiei la ceea ce spunem: surprindere, neîncredere, aprobare, dezaprobare, furie, etc.; de asemenea, se poate vorbi despre o față publică, pe care oamenii o abordează în general la serviciu, ca și de o față particulară, care se ivește atunci când oamenii doresc să se relaxeze.

2. Modul de a privi, mișcările ochilor sau durata și intensitatea privirii, îndeplinesc un număr important de funcții în interacțiunea socială, modul în care privim și suntem priviți, avînd legătură cu nevoile noastre de aprobare, acceptare, încredere și prietenie; privirea constituie, după cum se exprima Rodica și Dan Cândea, un mod „netactil" de a atinge pe cineva, de unde și expresia „a mângâia cu privirea". Dacă suntem interesați de o persoană, sau de ceea ce spune acea persoană, o vom privi cu atenție. Dacă persoana sau ceea ce spune, nu ne interesează, atunci ne vom îndrepta privirea în altă parte.

3. Privirea directă, cu ochii complet deschiși, îndreptată spre fața partenerului sau colaboratorului (interceptarea privirii), indică disponibilitatea de comunicare deschisă și directă; acest gen de privire, indică faptul că avem de-a face cu o persoană cinstită, sinceră, conștientă de sine, abilă și corectă.

4. Modul de a privi de sus în jos, se poate datora diferenței de înălțime dintre partenerii de discuție și poate semnifica: dominare, mândrie, aroganță, trufie, orgoliu sau chiar dispreț.

5. Închiderea unui singur ochi, sugerează de regulă o comunicare amicală, sau semnifică o înțelegere secretă.

6. Ochii înlăcrimați semnifică întotdeauna, expresia unei reacții din cauza unui lucru neplăcut, a durerilor sau a neputinței; chiar și când plângem de bucurie, cauza plânsului o constituie neputința noastră asupra controlului exteriorizării emoțiilor, a trăirilor interioare; conform aceluiași mecanism, plângem din cauza neputinței de a ne stapâni furia și încăpățânarea.

7. Mișcările laterale ale ochilor, privirile piezișe, fac dovada fie a lipsei de sinceritate, fie a sentimentelor dezagreabile; pleoapele care se mișcă rapid, indică o stare de neliniște; ridicarea unei sprâncene este semnul neîncrederii, iar când această mișcare se repetă, se poate deja anticipa un raspuns negativ; dilatarea pupilelor dă așa numitul „ochi de dormitor", care indică interesul față de cineva sau ceva, dar și neliniștea, anxietatea; micșorarea pupilelor – „ochiul de sarpe" – reflectă expectativa, lipsa de încredere în spusele sau faptele interlocutorilor.

8. Gesturile, ca mișcări expresive ale limbajului corpului, pot exprima de exemplu imaginea de sine. Astfel, o personalitate extrovertită poate comunica în mod inconștient, prin gesturi energice, în timp ce, în cazul unei personalitati introvertite, gesturile vor fi mai discrete.

9. Mișcările de mică amploare sunt atribuite atât celor modești, care nu vor să iasă în evidență, cât și celor care doresc să provoace intenționat o impresie falsă și, de asemenea, celor care gesticulează astfel din slăbiciune.

10. Clătinarea capului este unul dintre semnalele nonverbale, pe care le folosim pentru a controla, a sincroniza discuția cu alte persoane, sau pentru a exprima dorința de a încuraja bunăvoința, răbdarea și interesul, de aceea, dăm din cap în sus și în jos, pentru a indica aprobarea sau pentru a încuraja o altă persoană, în ceea ce spune sau face.

11. Zâmbetul exprimă o gamă largă de stări (plăcere, bucurie, satisfacție, promisiune etc.) sau liniștește; chiar și cuvintele neplăcute, dacă sunt însoțite de un zâmbet, pot acționa dezarmant; zâmbetul voit este o expresie realizată cu un anumit scop, dar care are un slab efect asupra partenerului; deseori, zâmbetul voit dispare tot atât de repede pe cât apare, intenția de simulare fiind astfel evidentă.

12. Mersul omului este sub aspect comunicațional, la fel de expresiv ca vorbirea însăși, ca gesturile care o însoțesc. Din felul cum pășește o persoană, se observă cu destulă ușurință tonusul psihic general, starea de oboseală, disponibilitatea pentru eforturi fizice și nu numai. Privind cu atenție o persoană care se îndreaptă spre un loc și cu un scop anume (cunoscute nouă), este posibil să ne dăm seama în ce dispoziție va aborda problema: hotărâre, timiditate, nesiguranță, grabă, optimism.

13. Limbajul tăcerii. Deseori se spune „Tăcerea este de aur". Ea poate fi în anumite circumstanțe, într-adevăr de aur, dar tot atât de deranjantă și câteodată chiar periculoasă.

14. Limbajul mediului înconjurător, este una dintre principalele categorii de limbaj nonverbal, care se exprimă în general prin două componente: spațiul de comunicare și îmbrăcămintea, inclusiv accesoriile. Puterea în cadrul organizatiei, este adeseori comunicată prin aranjamente spațiale.

În funcție de relația cu cei cu care comunicăm și de contextul comunicării, pot fi identificate: • spaţiul intim – în majoritatea culturilor europene, nu se agreează apropierea cu mai mult de

50 cm, decât celor din familie sau persoanelor iubite; invadarea acestui spațiu, produce senzație de disconfort.

• spaţiul personal – este definit de distanța de 1-2 m, distanță de la care comunicăm confortabil cu interlocutorul.

• spaţiul social – este de aproximativ 4-5 m și este adoptat în situații impersonale; această distanță asigură eficiență maximă și implicare emoțională minimă.

• spațiul public – presupune o distanță de peste 6 m și presupune de obicei, comunicare într-o singură direcție și neimplicarea interlocutorului (auditoriului).

15. «Haina face pe om» are foarte mare aplicabilitate în managementul resurselor umane. Îmbrăcămintea membrilor unei organizații, trimite semnale clare despre competența, seriozitatea și chiar promovabilitatea acestora. Faptul se datorează anumitor sensuri stereotipe, pe care le atașăm inconștient diferitelor haine, pentru ca apoi să tratăm corespunzător pe cei care le poartă. Comunicarea paraverbală - se referă la ceea ce se comunică prin voce (volum, intensitate, accent, ritm, pauze) şi prin manifestări verbale fără conţinut verbal, cum ar fi: râsul, tusea, oftatul, ţipatul. Comunicarea energetică – se referă la mesaje transmise şi recepţionate, între două persoane aflate la distanţe mici sau mari, fără a avea un contact direct, bazat pe simţuri (auditiv, vizual, olfactiv, gustativ, tactil).

1.3.4 Comunicarea eficientă în cadrul grupului

Folosim ocazional cuvântul grup în vorbirea de zi cu zi - grupuri de interese, grupuri etnice, etc. Totuşi, pentru oamenii de ştiinţă din domeniul comportamentului, un grup constă din doi sau mai mulţi oameni, care interacţionează independent, pentru a realiza un scop comun.

Comunicarea se derulează în colectivități umane restrânse și permite schimburi de idei şi emoţii, oferă condiţii pentru împărtăşirea experienţelor, discuţii în vederea aplanării unor conflicte, sau identificarea unor soluţii de rezolvare a problemelor.

Cercetările au scos în evidenţă raportul dintre informaţie, circulaţia acesteia şi dinamica grupului. Yona Friedman a dovedit faptul că la nivelul grupului, comunicarea globală este o iluzie, indiferent de mijloacele de comunicare la care apelează. A introdus conceptul de valență în comunicare şi aceasta reprezintă numărul de persoane cu care un individ poate comunica (la receptare sau la emitere). Capacitatea de recepție a unei fiinţe umane, este dată de raportul dintre informaţie și timp, evaluată la 40 biți/sec. Al doilea concept introdus de Yona Friedman este capacitatea de transmitere, definită prin raportul între informaţia primită şi cea transmisă.

Friedman prezintă grupurile dintr-o perspectivă informațională, identificând două tipuri: grup egalitar și grup ierarhizat. Într-un grup, ierarhia se stabileşte pe baza bilanţului informaţional al fiecarui individ, bilanţul fiind diferenţa dintre influenţele pe care le primeşte individul și cele pe care le exercită acesta. Când bilanțul este egal pentru toţi membrii grupului, grupul este egalitar, iar dacă bilanţul este diferit, grupul este ierarhizat. Friedman definește influența ca "rezultanta unui schimb informațional între unul și mai mulți indivizi, influenţa celui dintâi fiind măsurată prin efectul produs de schimbul informaţional, asupra comportamentului celorlalți."

Tehnici de comunicare în grup

Fără a fi o reţetă sigură, se poate vorbi despre o strategie, care permite conturarea unui cadru eficient de muncă, comunicare, relaţionare în grup. Direcţiile de interes sunt: activităţile de formare a grupului, respectiv activităţile de menţinere a acestuia.

Activități de formare a grupului

Obiectivele importante ale acestor activităţi sunt:

• cunoaşterea reciprocă şi cunoaşterea de sine; • cunoaşterea şi conștientizarea stilului personal de învăţare; • stimularea şi conştientizarea gradului de participare la activitatea de grup; • stimularea empatiei; • asigurarea asumării rolului /sarcinilor în grup.

Pentru a eficientiza activitatea grupului, pentru a-l face să lucreze ca o echipă, este binevenită preocuparea de a identifica rolul potrivit membrilor, sau rolul potrivit subgrupurilor. Se consideră că rolurile asumate în grup sunt: lucrător în echipă, evaluator, finalizator, lucrător în companie, cercetător tehnic, modelator, preşedinte.

Lucrătorul în echipă - este garanția cooperării eficiente, prin calităţile sale de bun ascultător, prin capacitatea de a se adapta cu uşurință, prin flexibilitate şi empatie; îşi aduce contribuţia la îndeplinirea obiectivelor şi are un bun exerciţiu de diplomaţie.

Evaluatorul - gândeşte critic şi ia decizii în urma unei analize consistente. Ocupă posturi cheie, care cer seriozitate şi consecvenţă.

Finalizatorul - se angajează în activităţi cu finalitate clară, stabileşte priorităţi şi lucrează cu acurateţe. Face analiza finală a lucrurilor şi acordă atenţie detaliilor.

Lucrătorul în companie - este foarte eficient datorită disciplinei, puterii de autocontrol, preferinţei pentru muncă grea. Dovedeşte loialitate.

Cercetătorul - se orientează spre ceea ce este util şi este receptiv la ideile celorlalţi, dezvoltandu-le cu uşurinţă. Este apreciat pentru aptitudini de conducere şi pentru competenţă, la a căror punere în valoare, îl ajută faptul că este extrovertit.

Tehnicul - menţine standardele de calitate şi manifestă preocupare constantă pentru asimilarea de cunostinţe tehnice şi de specialitate. Are un rol determinant în echipă, este indispensabil, întrucât cunoaşte în detaliu problemele. Se îngrijește de propria-i activitate şi nu de oameni.

Modelatorul – este persoana extrovertită, care are drept obiectiv să câştige. Are multă energie, mobilizează pe ceilalţi îndemnându-i la acţiune, fiind pregătit să depăşească obstacolele. Acţionează chiar şi sub presiune şi aduce schimbări utile.

Preşedintele – este persoana care lucrează individual, exploatându-şi spiritul creator, inteligenţa. Este slab în comunicare şi reactionează violent la critici. Îşi apară propriile idei, oferă idei şi le dezvoltă. Se implică cu eficienţă în rezolvarea problemelor complexe.

Activităţi de menținere a grupului

Aceste activităţi vizează cu precădere:

• asigurarea coeziunii grupului şi construirea unei relaţii de colaborare, prin evitarea "bisericuţelor";

• promovarea identităţii de grup, printr-o atitudine pozitivă şi o imagine pozitivă despre ei înşişi;

• asigurarea participării membrilor grupului la discuţii; • formarea abilităţilor de ascultare activă; în vederea atingerii obiectivelor mai sus amintite,

se pot folosi chestionare, fişe de lucru.

Prezentăm câteva tehnici de comunicare eficientă în grup, relevante pentru aspectele amintite și aplicabile în munca în echipă, în activitatea de învăţare a adulților.

Tehnica blazonului

În funcție de anumite caracteristici, persoane sau un grup de persoane se definesc prin această tehnică cu suport metaforic: blazonul. Sunt puse la dispoziție firme, embleme, unde prin desen, elemente figurative, cuvinte/fraze, în urma unui efort de gândire valorizantă asupra ei însăși, fiecare persoană va face referire la elemente relevante prezentării sale.

Instrucțiunile vor viza concepții, aspirații, caracterizări, dificultăţi, lipsuri, valori, constrângeri, reflecţii asupra unor proiecte existenţiale, individuale sau colective, asupra unor profesii. În cadrul grupului sau al subgrupului, indivizii îşi prezintă emblema, firma, explică, răspund la întrebări, pot coopera la elaborarea unui blazon al grupului/subgrupului. Blazoanele se expun.

Comunicarea rotativă

Oferă șansa unei bune comunicări şi iniţiază o formă dinamică de subgrupare, asigură coeziunea grupului şi coerenţa unui studiu. Se formează mai multe subgrupuri, între care se urmăreşte stabilirea unei comunicări regulate, în cadrul activităţii de reflectare sau elaborare. Exerciţiul presupune mai multe etape, de durate egale, iar la sfârșitul fiecăreia, o persoană din fiecare subgrup se îndreaptă spre altsubgrup - fiecare își va schimba grupul o singură dată. Pentru a păstra o oarecare stabilitate a subgrupului, un "secretar - pivot" nu-și schimbă grupul. Exercițiul se desfășoară după un plan precis, punând în discuție o anumită temă. Prin el se evită închiderea în grupulețe, "bisericuțe".

Broasca țestoasă

Fiecare subgrup are 1-2 purtători de cuvânt, desemnați după ce a fost exprimată poziția de ansamblu, față de o temă comună. Se reunește grupul mare, iar purtătorii de cuvânt fac un scurt raport și se implică în discuții. Discuția este urmărită și dirijată de propunător. "Negocierile"sunt reluate de către purtătorii de cuvânt și grupuri.

Comunicarea în echipă Pentru menţinerea unei echipe performante, planificarea, pregătirea şi instruirea sunt

vitale. Trebuie urmarită performanţa pe termen lung. Fiecare angajat trebuie să creadă în colegii săi, pentru că încrederea este elementul care

menţine coeziunea unei echipe. Oamenii trebuie să se simtă liberi, să pună întrebări şi să aibă încredere că vor primi

răspunsuri sincere. Nu ar trebui să existe planuri ascunse. Informaţia este o resursă importantă pentru fiecare

membru al echipei, iar managerul trebuie să se asigure că oferă informaţiile necesare, pentru ducerea la bun sfârşit a unei sarcini.

Angajaţii trebuie să ştie că şi opinia lor contează. Conflictul trebuie administrat, astfel încât toată lumea să aibă de câştigat.

Încurajarea lucrului şi comunicării în echipă Pentru a încuraja comunicarea şi lucrul în echipă, managerul/întreprinzatorul trebuie:

• să cunoască şi să înţeleagă structura socială a acesteia;

• să asculte sugestiile angajaţilor;

• să îi implice în procesul de planificare;

• să fie flexibil;

• să accepte recomandările echipei;

• să dea dovadă de corectitudine, în relaţia cu oamenii pe care îi conduce.

Probleme legate de comunicarea în echipă Cele mai frecvente probleme din cadrul unei echipe, la nivel de comunicare,

apar atunci când fiecare crede că şi ceilalţi colegi, sunt la curent cu un anumit lucru. Presupunerile, lipsa de informaţii, sunt probabil cea mai mare problemă.

O alta ţine de feed-back: oamenii se simt confortabil, doar atunci când este

vorba de unul pozitiv, observaţiile critice fiind adesea evitate. Fiecare trebuie să ştie că, a face parte dintr-o echipă, înseamnă a menţine un

echilibru între ce dai şi ce primeşti. Unora le este greu să ofere, în timp ce alţii găsesc dificil să primească.

1.3.5 Comunicarea organizaţională De ce comunicăm într-o organizație? Pot exista o multitudine de răspunsuri unanim acceptate:

• funcţiile managementului nu pot fi operaţionalizate în lipsa comunicării. Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordanței cu structura organizatorică, de armonizare a acțiunilor cu obiectivele inițiale și de eliminare a defecțiunilor, de antrenare a personalului, se bazează pe primirea și transmiterea de mesaje;

• comunicarea stabilește și menține relațiile dintre angajați;

• prin feed-back-ul realizat, comunicarea relevă posibilitățile de îmbunătățire a performanțelor individuale și generale ale organizației;

• aflată la baza procesului de motivare, comunicarea face posibilă identificarea, cunoașterea și utilizarea corectă a diferitelor categorii de nevoi și stimulente, pentru orientarea comportamentului angajaților spre performanță și satisfacții;

• comunicarea contribuie la instaurarea relațiilor corecte și eficiente, de înțelegere și acceptare reciprocă între şefi și subordonați, colegi, persoane din interiorul și exteriorul organizației.

Astfel, se poate afirma că este imposibil de găsit un aspect al muncii managerului, care să nu implice comunicarea. Problema reală a comunicării organizaționale, nu este dacă managerii se angajează sau nu în acest proces, ci dacă ei comunică bine sau satisfăcător.

Axul central1

1 Minulescu Mihaela - Comunicare organizațională, Bucureşti, 2004.

în comunicarea organizaţională, îl constituie dialogul şi transmiterea de indicaţii şi sarcini. Aceste forme prin care se realizează comunicarea, implică în afara mesajului şi motivarea participanţilor la a-şi exprima opiniile şi îndeplinirea obiectivelor transmise.

Indiferent de forma lor, de modul cum se transmit, indicaţiile şi sarcinile trebuie să nu fie echivoce şi ambigue; mesajele reale şi eficiente sunt sistematizate şi organizate din punct de vedere logic, clare, concise, oportune.

Sarcinile trebuie să conţină nu numai datele necesare pentru ca executantul să îndeplinească activitatea, ci şi aspecte care să-i susţină motivaţia, pentru a acţiona în maniera cerută.

De abilitatea de a formula şi comunica mesajul, depinde în bună parte obţinerea efectului dorit. În acest sens, calităţile deciziei - claritatea, precizia, legalitatea, realismul - intervin ca factori modelatori importanţi, pentru punerea în act a acesteia:

• claritatea formulării este o calitate fundamentală a gândirii sintetice; formarea şi exprimarea acestei calităţi în actul de comunicare, fie în monolog fie în dialog, va sprijini înţelegerea corectă a mesajului şi punerea lui în practică;

• precizia în formulare este un rezultat al abilităţi de a concentra informaţiile sau a le detalia după nevoie, pentru a nu deveni nici prea eliptice, nici prea stufoase, ceea ce implică şi o gândire de tip analitic şi evaluativ;

• legalitatea deciziei se referă la anticiparea situaţiilor conflictuale, atât în plan moral, cât şi juridic;

• realismul se referă la datele şi posibilităţile concrete de punere în practică a deciziei, în accord cu obiectivele generale, dar şi cu mijloacele materiale şi umane la îndemână, evaluând şi coeficientul de risc.

Având aceste aspecte în minte, putem sublinia faptul că, în orice organizaţie deschisă, de acţiune socială şi impact politic, problemele comunicării trebuie urmărite cu o atitudine profesionistă, pentru a permite tuturor forţelor să-şi realizeze rolul propriu.

1.3.5.1 Specificul comunicării organizaţionale

Organizaţia ca spaţiu al comunicării

Comunicarea este fluxul vital, care face posibile performanţele unei organizaţii. De calitatea şi funcţionalitatea ei, depinde modul în care sunt folosite resursele şi sunt atinse scopurile. Eficienţa unei organizaţii se bazează pe specializarea funcţiilor la nivel de compartimente şi de indivizi şi pe complementaritatea acestor funcţii. Din aceste caracteristici de bază ale activităţii organizaţionale, rezultă necesitatea schimbului de informaţii între compartimente, între indivizi, între organizaţie şi mediul său socio-economic.

Orice organizaţie constă, după cum arată Graham şi Bennett2

Funcţiile organizaţionale ale comunicării sunt următoarele:

, din “premise (scopurile activităţii comune n.n.), angajaţi, conducere, echipamente, materiale, fonduri”. În procesul muncii, comunicarea joacă un rol esenţial, pentru că orice sistem socio-tehnic, presupune existenţa unui flux informaţional, care face posibilă funcţionarea lui ca întreg. Munca în cadru organizaţional, necesită coordonarea eforturilor participanţilor, în realizarea unei performanţe. Conducerea comunică angajaţilor deciziile sale, controlează executarea lor, iar deciziile sunt bazate la rândul lor pe fluxul de informaţii.

2 Graham, H.T., Bennett, R. (1995), p. 121.

a) Control - să clarifice îndatoririle, să stabilească autoritatea şi responsabilităţile.

b) Informare - să furnizeze baza deciziilor.

c) Coordonare - să facă posibilă acţiunea comună eficientă.

d) Motivare - să stimuleze cooperarea şi implicarea în atingerea obiectivelor.

e) Emoţională - să permită exprimarea trăirilor sentimentelor etc.

Comunicarea se realizează atât interpersonal, cât şi intraorganizaţional (între subunităţi ale aceleiaşi organizaţii) şi extraorganizaţional (cu persoane sau organizaţii legate funcţional de activitatea organizaţiei: furnizori, clienţi, public, etc.). Fiecare dintre aceste niveluri are grade de complexitate diferite şi presupune restricţii legate de rolurile organizaţionale (superior /subordonat, compartimente de decizie /execuţie), norme specifice şi structura organizaţiei. Informaţia circulă prin reţele de comunicare, cuprinzând mai multe persoane, grupuri, compartimente, care îndeplinesc atât roluri de emiţător cât şi de receptor.

1.3.5.2 Reţelele de comunicare în organizaţie

Modul de organizare al activităţii (natura sarcinilor) determină şi organizarea comunicării între participanţii la activitatea de grup. Reţeaua de comunicare poate fi definită ca o structură, prin care sunt stabilite modalităţile de circulaţie a informaţiei şi rolurile pe care le joacă fiecare participant. Tipul de reţea de comunicare influenţează eficienţa comunicării, prin accesibilitatea canalelor pentru participanţi: există reţele restrictive, care permit contactul unei persoane numai cu o anumită parte a reţelei şi implicit accesul la un fragment şi nu la întreaga informaţie şi reţele flexibile, în care participanţii au o mai mare libertate (acces practic nelimitat) de a folosi canalele.

Experimentele de laborator ale lui Leavitt, Bavelas şi Barett, pe reţele formate din 5 persoane, au pus în evidenţă următoarele tipuri de reţele de comunicare (vezi fig. 1.1.). Structura reţelelor de comunicare în organizaţie, este mult mai complicată decât cea reprezentată în figura de mai jos. În funcţie de natura lor (reţele formale sau reţele informale), structura lor este mai mult sau mai puţin bine definită, dar legităţile pe baza cărora funcţionează comunicarea, sunt aceleaşi.

Fig. 1.1. Reţele de comunicare posibile între 5 persoane

În cazul reţelelor restrictive (lanţ, y, x), care au grade de centralizare diferite (cel mai ridicat pentru x, cel mai scăzut pentru lanţ), accesul participanţilor este inegal, persoana centrală C având la dispoziţie mai multă informaţie, decât persoanele de la periferia reţelei; mai mult, ea poate controla circulaţia informaţiei, servind ca punte de legătură între participanţi. În timp, prin controlul exercitat asupra circulaţiei informaţiei în reţea, persoana centrală va acumula o putere suplimentară – va putea controla pe ceilalţi participanţi la reţea, prin acordarea /refuzul accesului la informaţie, adoptând rolul unui lider (informal) în raport cu grupul. Ca atare, persoana centrală va avea un grad mai mare de satisfacţie derivată din comunicare, decât cele periferice, a căror satisfacţie este invers proporţională cu distanţa faţă de centru.

Reţelele flexibile (cerc, multi-canal) sunt descentralizate, nici o persoană neavând o poziţie favorizată, care să-i permită “monopolizarea” informaţiei. Accesul la informaţie este egal, nici unul din participanţi nu are posibilitatea de a face din gestionarea informaţiei o sursă de putere individuală, ceea ce are ca efect o mai mare satisfacţie a participanţilor, decât în cazul reţelelor restrictive. Moralul grupului este mai ridicat decât în cazul anterior.

1.3.5.3 Modalităţi de comunicare organizaţională

Comunicarea organizaţională poate fi formală (realizată pe canale impuse de structura organizaţiei, de normele existente şi de relaţiile funcţionale dintre persoane, grupuri, compartimente, în conformitate cu reguli explicite şi uneori implicite) şi este preponderent legată de activitatea comună; şi informală (informaţie fără legătură directă cu activitatea, cu o puternică tentă afectivă), canalele folosite sunt altele decât cele formale, regulile de comunicare sunt mai puţin stricte. Reţelele de comunicare formale şi informale sunt coexistente şi uneori interferente, în

sensul că cele informale pot bloca circulaţia informaţiei în reţeaua formală, o pot distorsiona în funcţie de relaţiile şi interesele celor implicaţi, sau, dimpotrivă, pot flexibiliza şi îmbunătăţi comunicarea formală.

Comunicarea formală - Reţelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigramă, document care reprezintă organizarea funcţională a activităţilor şi natura relaţiilor de subordonare şi coordonare, dintre compartimente şi persoane. Derularea comunicării formale scrise sau orale, este guvernată de o serie de reguli implicite şi explicite, privind conţinutul (ce fel de informaţie se transmite), responsabilitatea (cine emite şi cine controlează şi semnează – în cazul mesajelor scrise), forma (orală/scrisă, modul de structurare a mesajului, conţinutul părţii de identificare, formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) şi destinaţia mesajelor (cui sunt adresate).

Comunicarea poate fi unidirecţională E R, mai facilă şi mai rapidă, sau bidirecţională E R, mai lentă, necesitând răbdare, timp alocat, abilităţi comunicaţionale, dar ducând la decizii mai bune şi la acceptarea mai largă a acestora de către executanţi. Tehnicile de comunicare diferă, după sensul de circulaţie al informaţiei:

• Comunicare descendentă poate avea loc în sensul cererii de situaţii, date, etc. sau al emiterii de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, informaţii. Formele concrete folosite de o organizaţie, pot fi decizii, circulare de informare, broşuri sau manuale cu norme şi instrucţiuni, ziare de întreprindere, scrisori către fiecare angajat, mesaje la staţia radio, dări de seamă, rapoarte în faţa adunării generale a salariaţilor sau acţionarilor.

• Comunicarea ascendentă poate fi un răspuns la cererile de situaţii şi date ale conducerii, sau emiterea unor cereri, plângeri, opinii. Formele folosite pot fi note de serviciu, rapoarte, dări de seamă, reglementate prin normele de organizare şi funcţionare. Pe lângă acestea, conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale, date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor şi sugestiilor salariaţilor. Tehnici recente de canalizare a insatisfacţiilor salariaţilor, sunt aşa numitele “hot-lines”3 şi “uşa deschisă”4

Comunicarea organizaţională nu se limitează însă doar la aceste forme, existând modalităţi specifice de comunicare operativă, bidirecţională, între niveluri ierarhice, compartimente diferite, cum ar fi: şedinţele, comitetele, interviurile, grupurile de discuţie.

.

În cazul reţelelor formale, sensul de circulaţie poate fi: (a) descendent (de la compartimentele /persoanele de decizie, spre cei care execută deciziile); (b) ascendent (de la instanţele de execuţie, spre cele de decizie) şi (c) orizontal (între persoane aflate la acelaşi nivel ierarhic). În figura de mai jos, comunicarea este realizată pe canale impuse de structurarea ierarhică a activităţii. Dacă F vrea să comunice cu P, trebuie să urmeze canalele ascendente E - D - C - B - A şi apoi descendente L - M - N - O. În acest lanţ de emiţători /receptori, mesajul său ar 3 Hot-lines - linii telefonice permanente prin care salariaţii pot comunica unor persoane special desemnate nemulţumirile, reclamaţiile în legătură cu orice aspect legat de munca lor (condiţii, relaţii, salariu, etc.), la care primesc un răspuns sau o rezolvare într-un termen dat. 4 Uşa deschisă - subalternii au acces oricând / sau în anumite zile la şefii lor pentru a-şi comunica reclamaţiile, propunerile, etc.

putea fi supus unor distorsiuni repetate, situaţie care ar putea fi evitată, dacă ei ar putea stabili o comunicare orizontală, mai directă.

Fig. 1.2. Conceptul punţilor de legătură al lui Fayol5

Există organizaţii cu structuri de comunicare rigide, care nu permit o comunicare orizontală intra sau extragrupală, ceea ce poate fi un avantaj, atunci când activitatea impune aşa-numita “unitate de comandă” (cazul structurilor de tip militar) sau dimpotrivă un dezavantaj, dacă activitatea cere flexibilitate şi dinamism în comunicare (structuri de tip industrial, comercial sau în domeniul serviciilor sau al relaţiilor cu publicul). În acest din urmă caz, funcţionarul sau muncitorul care trebuie să rezolve o problemă, cu ajutorul unui omolog al său din alt serviciu sau atelier, ar irosi mult din timpul său şi al superiorilor săi, parcurgând întregul lanţ F - E - D - C - B - A - L - M - N - O - P. Este mult mai practic pentru activitate, ca el să aibă posibilitatea comunicării orizontale cu P. Este general admis, că reţelele ierarhice sunt mai rigide şi mai lente, dar permit controlul şi întăresc autoritatea, în timp ce o organizare mai puţin strictă, permite o comunicare mai democratică şi mai flexibilă, furnizând participanţilor mai multă satisfacţie.

Unele organizaţii permit un acces mai “democratic” al angajaţilor la informaţiile din sistem. Bergman6 (1994) arată că într-o organizaţie, informările predominante sunt descendente, iar pentru informarea ascendentă există 3 reguli implicite:

Dacă doreşti să fii informat, vei afla.

Dacă nu ai iniţiative, şefii nu-ţi vor trimite informări.

5 Ap. Luthans, 1985, p. 421. 6 Bergman, A. (1994), p. 50.

A

F

E

D

C

B

Q

P

O

N

M

L

(a) (b)

(c)

G

Ignorarea a ceea ce ai fi putut să afli dacă aveai iniţiativă, nu poate fi o scuză

invocabilă. Comunicarea informală - Paralel cu comunicarea formală, sunt iniţiate comunicări informale între participanţi, pentru a schimba informaţii care nu au o legătură directă cu activitatea. Cu timpul, se constituie reţele informale de comunicare, bazate pe criterii afective, simpatie/antipatie, interese comune legate (sau nu) de organizaţie; canalele folosite sunt altele decât cele formale, iar regulile de comunicare sunt mai puţin stricte.

Reţelele de comunicare formale şi informale sunt coexistente şi uneori interferente, în sensul că cele informale pot bloca circulaţia informaţiei în reţeaua formală, o pot distorsiona, în funcţie de relaţiile şi interesele celor implicaţi, sau dimpotrivă, pot flexibiliza şi îmbunătăţi comunicarea formală. Structura reţelelor de comunicare informale este aleatorie, orizontală şi verticală, contactele personale scurtcircuitează reţeaua formală, funcţionarea lor bazându-se pe comunicare nepermanentă, bi şi multi-direcţională. Formele mai frecvente de comunicare organizaţională informală sunt zvonurile, semnele secrete de avertizare, materialele satirice scrise.

O metodă modernă de studiere a canalelor de comunicare informală în organizaţii, este analiza ECCO (Episodic Comunication Channels in Organization) care are ca scop aflarea momentului în care fiecare persoană recepţionează o unitate de informaţie şi care este reţeaua de difuzare a ei. Se lansează un zvon şi după un interval de timp, la o anumită oră, toţi angajaţii simultan, sunt rugaţi să răspundă la un chestionar care are întrebări de tipul: “Când aţi auzit ieri informaţia X sau o parte a ei?”, cu detalierea unor aspecte legate de ce au auzit, când, care parte a informaţiei, de la cine, prin ce mijloc (la telefon, direct, între patru ochi, în grup). Se pot identifica astfel persoanele sursă (emiţătorii), structura reţelei, orientarea ei orizontală şi verticală. Analizele astfel realizate, au pus în evidenţă faptul că majoritatea participanţilor la reţea sunt receptori (pasivi), iar emiţătorii sunt relativ puţini.

1.3.5.4 Comunicare scrisă şi comunicare orală

În funcţie de natura, scopul şi conţinutul mesajelor, forma de prezentare poate fi scrisă sau orală. "Vorbele zboară, scrisul rămâne" spune un proverb. Modalităţile de comunicare organizaţională (faţă în faţă, scrisă, etc.) sunt alese în funcţie de natura sarcinii, conţinutul mesajului, specificul receptorului. Comunicarea orală este mai rapidă şi produce o satisfacţie crescută, dar în cazul unor mesaje standard (instrucţiuni, reglementări, norme, rapoarte) este mai potrivită cea scrisă, atât pentru posibilitatea de difuzare mai rapidă şi mai uniformă, cât şi pentru că poate fi mai utilă în stabilirea responsabilităţilor, în situaţii de litigiu.

Comunicările scrise sunt folosite în organizaţie, în cazul mesajelor care trebuie să dureze în timp, ori de câte ori trebuie prevenită uitarea sau fixată responsabilitatea, într-o manieră lipsită de echivoc. Comunicările scrise pot constitui elemente ale unor înregistrări contabile, pot fi documente care vor fi păstrate un anumit timp în fonduri arhivistice, pot fi folosite ca probe în

justiţie. Cu cât organizaţia este mai mare şi mai complexă, cu atât ponderea documentelor scrise în ansamblul comunicării creşte.

Într-o organizaţie, comunicările scrise pot fi standardizate (toate formularele care sistematizează informaţii despre diferite aspecte ale activităţii) sau ocazionale. Traseul comunicărilor scrise poate fi clar fixat (mai ales în cazul comunicărilor standardizate, existând persoane şi chiar compartimente specializate care le întocmesc, le dirijează circuitul sau le aprobă, dar există şi comunicări scrise ocazionale, care au un traseu mai puţin riguros.

Unele organizaţii au o descriere clară a tuturor acestor aspecte, sau chiar o reglementare strictă (cele care au implementat deja sisteme de asigurarea calităţii), în timp ce în altele, sistemul funcţionează oarecum “de la sine”, în baza tradiţiei sau doar a activităţii în sine, fiind caracterizat prin grade diferite de dezordine (sistem haotic de comunicare). În cazul celor din urmă, în momentul implementării unui sistem de calitate, pot apărea o mulţime de dificultăţi, legate de structurarea şi formalizarea sistemului şi de obţinerea unei funcţionări de calitate.

Organizaţiile care implementează Sistemul de Asigurare a Calităţii (SAC), au reguli şi proceduri complete pentru organizarea fluxului informaţional, pentru tipizarea şi codificarea tuturor documentelor scrise, care circulă în sistem. Sistemul SAC este un bun model de organizare a comunicări scrise, fixând responsabilităţile şi asigurând trasabilitatea în domeniul procesării documentelor.

1.3.5.5 Roluri în comunicare

Rolurile în comunicare sunt manifestări comportamentale ale indivizilor, în procesul de comunicare. Aşa cum am arătat anterior, persoanele centrale sunt mai active în reţea, mai satisfăcute şi deţin prin însăşi poziţia lor o putere potenţială, rezultată din monopolizarea informaţiei. Ele o pot transpune în fapt, reglementând circulaţia informaţiei între membrii şi intrarea informaţiei noi în reţea. Acest rol activ în comunicare, se manifestă şi în influenţarea rezultatului cooperării (performanţa în muncă) şi în luarea deciziilor.

Controlorul informaţiei poate fi şi o altă persoană, decât persoana centrală a reţelei. Rolul de controlor poate fi jucat de oricine, în circulaţia ascendentă (subordonatul poate influenţa decizia superiorilor, selectând informaţia care le parvine) sau în cea descendentă (şeful comunică subordonaţilor numai ceea ce trebuie să ştie şi în felul acesta le influenţează cooperarea şi performanţa), numai că părerile participanţilor la reţea, diferă referitor la ceea ce trebuie să ştie fiecare). Controlul are aspecte pozitive şi negative, ducând la furnizarea unor cantităţi insuficiente sau excesive, în unele cazuri producându-se baraje.

Omul de legătură este o persoană a cărei activitate presupune contacte frecvente, cu două sau mai multe grupuri. Ea facilitează coordonarea acelor grupuri, informându-le reciproc despre activităţile celorlalte, atunci când ele nu interacţionează în procesul muncii. Legătura este necesară, mai ales în organizaţiile cu diferenţiere mare a subunităţilor, sau cu activităţi cu un grad mare de autonomie.

1.3.5.6 Variabile procesuale ale comunicării

Transmiterea mesajului de la emiţător la receptor este afectată de o serie de variabile, care ţin de cei doi agenţi, de canal sau de structura mesajului.

Acurateţea mesajului este menţinerea unităţii şi semnificaţiei prin codificare /decodificare la nivelul emiţătorului, respectiv al receptorului şi este influenţată atât de credibilitatea sursei (E) cât şi de structura mesajului. Majoritatea studiilor asupra acestui aspect, sunt realizate la nivelul receptorului. De exemplu, superiorii consideraţi “credibili”, erau percepuţi ca furnizând informaţie mai clară. Acurateţea percepută (aşa cum receptează destinatarul mesajul) este diferită de cea reală (aşa cum a fost emis) şi depinde de credibilitatea sursei, de încrederea pe care R o are în ea şi de influenţa pe care acesta o exercită asupra lui R şi mai puţin de structura obiectivă a mesajului.

În comunicarea orală, gradul de acurateţe al transmiterii mesajului este mai mic decât în comunicarea scrisă, datorită faptului că înţelegerea de ansamblu a mesajului este dependentă de calităţile mnezice ale receptorului: acesta va înţelege în funcţie de capacitatea de a evoca cât mai multe unităţi de informaţie, stocate în memoria de scurtă durată. Cu cât mesajul a fost mai lung, cu atât el va uita mai multe unităţi de informaţie şi va înţelege în mai mică măsură mesajul.

Comunicarea scrisă previne acest neajuns, prin faptul că forma şi conţinutul mesajului sunt consemnate şi păstrate intacte pe un suport exterior (hârtie sau format electronic), pot fi recitite de mai multe ori, în ritmul optim de înţelegere al receptorului, permiţând o mai mare acurateţe a transmiterii conţinutului mesajului.

Un alt factor care influenţează acurateţea, este diferenţa dintre repertoriile de semnificaţii ale emiţătorului şi cele ale receptorului: cu cât această diferenţă este mai mare, cu atât înţelegerea mesajului de către receptor este mai scăzută, deci acurateţea este mai mică.

Indexul Flesch7

Deschiderea spre comunicare este o variabilă individuală legată de emiţător: unii participanţi sunt mai deschişi, au mesaje mai directe şi lasă să transpară mai multă informaţie despre ei înşişi, alţii sunt mai închişi, mai prudenţi. Diplomaţii de exemplu, sunt foarte închişi, mesajele lor trebuiesc “traduse”. Avem tendinţa de a fi mai prudenţi în comunicarea cu persoanele

este o metodă de studiere a acurateţei recepţiei mesajelor în comunicarea scrisă, prin care se urmăreşte stabilirea proporţiei dintre cantitatea de informaţie citită şi cea înţeleasă şi reţinută, prin calcularea unor aspecte (numărul de silabe reţinute din 100 de cuvinte, lungimea medie a unei propoziţii reţinute - în cuvinte, în funcţie de dificultatea textului şi nivelul de instruire al receptorului). Rezultatele sunt folosite în analiza gradului de adecvare a instrucţiunilor şi reglementărilor, la nivelul de înţelegere al celor vizaţi şi eventuala reformulare a mesajelor în forme accesibile.

7 Apud Muchinsky, 1987, p. 557.

necunoscute şi cu cele cu statut social diferit, dar frecvenţa contactelor favorizează deschiderea. În comunicarea interpersonală există o tendinţă spre simetrie în atitudinea faţă de comunicare, în sensul că avem tendinţe “de a reduce schimburile de informaţii cu persoane percepute ca închise” şi invers”. “Comunicarea închisă” are rolul de a menţine diferenţele de statut şi este iniţiată şi menţinută de regulă de cel favorizat.

Distorsiunea este reproducerea incorectă a unei informaţii obiectiv corecte, prin exagerarea aspectelor favorabile sau defavorabile, filtrarea unor aspecte, blocarea sau omiterea completă a unor date şi poate fi conştientă sau nu. În comunicarea ascendentă, subordonatul poate să blocheze informaţia negativă, importantă pentru scop şi să exagereze informaţiile pozitive despre sine, ceea ce duce la pierderea abilităţii superiorului, de a discerne informaţia relevantă de cea irelevantă şi la adoptarea unor decizii greşite. Fenomenul se produce mai ales atunci, când E nu are încredere în R. Superiorul are tendinţa de a filtra sau bloca mai puţin informaţia negativă şi de a exagera mai puţin pe cea pozitivă. Comunicarea descendentă este afectată mai mult de control decât de distorsiune, în sensul că sunt omise informaţiile nerelevante pentru subordonaţi.

Excesul de informaţie (redundanţa mesajului) se produce atunci când E transmite mai multă informaţie decât poate recepţiona R şi este mai frecvent în comunicarea organizaţională decât deficitul. Organizaţiile încearcă să limiteze cantitatea de informaţie, care este accesibilă fiecărui participant la activitate, la un nivel optim, prin definirea reţelelor de comunicare. Organigrama reprezintă nu numai raporturile funcţionale generale între entităţile componente ale organizaţiei, ci şi reţelele de comunicare formală, care decurg din aceste raporturi. Dirijând fluxul informaţional prin reţele prestabilite, informaţia este distribuită, în funcţie de conţinutul ei, doar persoanelor care au nevoie de ea pentru activitate.

Problema este de a stabili, după caz, limita de la care începe excesul, aceasta depinzând de calităţile persoanei. Excesul are influenţă pozitivă asupra satisfacţiei (persoanele care primesc mai multă informaţie sunt mai mulţumite) şi negativă asupra performanţei reale în muncă. Individul are tendinţa de a dori mai multă informaţie decât are în mod real nevoie, pentru că aceasta îi produce un sentiment de certitudine în luarea deciziilor, chiar dacă acestea sunt de slabă calitate.

Apărări faţă de excesul de informaţie Atunci când capacitatea de recepţie a individului este depăşită, el se apără prin omisiune (refuză să prelucreze, să decodifice o parte din informaţie), filtrare (separarea informaţiei relevante de cea irelevantă), aproximare (categorisirea informaţiei după o schemă simplificatoare) sau pur şi simplu prin evitarea informaţiei. Excesul de informaţie poate depinde şi de conţinutul sarcinii şi de feedback-ul rezultatului, dar atunci când el devine cronic, poate fi un factor de stres.

Deficitul de informaţie poate să afecteze în sens negativ performanţa, mai ales când este legată direct de procesul muncii (persoana nu primeşte suficientă informaţie utilă); dar comunicarea nu se referă numai la acest aspect, ci ea priveşte o serie de alte domenii: comunicare interpersonală, cunoaşterea activităţii colegilor de muncă, a celorlalte grupuri, a conducerii, a obiectivelor organizaţiei. Deficitul de informaţie este compensat de apariţia zvonurilor: ele iau naştere prin emiterea şi răspândirea unor opinii, de către un lanţ sau o reţea de comunicare.

Distorsiunea interpretărilor este accentuată de suprapunerea şi amplificarea unor opinii ale emiţătorilor succesivi şi de “creditarea” unor lideri de opinie.

1.3.5.7 Efectele comunicării la nivel individual şi organizaţional

Climatul de comunicare este atmosfera generală în care are loc comunicarea organizaţională. Climatul influenţează atât procesul comunicării, cât şi efectele sale asupra performanţei individuale şi de grup şi a satisfacţiei. Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate, spontaneitate, respect, empatie, încredere reciprocă, centrare pe sarcină. Participanţii sunt preocupaţi de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciază şi se respectă reciproc, nu acţionează pe baza unor “agende ascunse”. Climatul defensiv este generat de lipsa de încredere reciprocă între angajaţi, suspiciune, tendinţă de a-i domina şi controla pe ceilalţi, tendinţă de securizare prin recurgere la “agenda ascunsă” (una spun şi alta gândesc şi fac). Participanţii sunt preocupaţi mai mult de conflicte şi tensiuni decât de activitatea propriu-zisă, sunt manipulativi, blochează şi filtrează informaţia şi încearcă să dobândească prin aceasta mai multă putere personală. Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaţiei, ci şi de valorile şi tradiţiile sale, de grupurile de putere existente şi de relaţiile dintre ele, de politicile manageriale, de gradul de rigiditate al reţelelor de comunicare.

Performanţa în muncă poate fi abordată la mai multe niveluri: individual, grupal, organizaţional. Pe lângă variabilele individuale care influenţează performanţa (aptitudini, competenţe, motivaţie, trăsături de personalitate, stare de sănătate) şi alte variabile organizaţionale, de natură tehnică, tehnologică şi de organizare a activităţii (echipamente, spaţiu şi orar de muncă, tehnologii, management, sisteme de stimulare etc.), comunicarea interpersonală şi organizaţională este considerată ca un factor important. Cercetările au arătat că feedback-ul - cunoaşterea rezultatelor imediate şi finale ale activităţii proprii - are o influenţă pozitivă, indiferent de sursa de la care provine (organizaţie, şefi, colegi, sarcina în sine). Comunicarea rezultatelor are un rol informaţional şi totodată motivaţional: centrează atenţia pe aspectele relevante ale sarcinii, orientează spre comportamente dezirabile şi adecvate performanţei; excesul de feedback poate deteriora performanţa în timp, iar deficitul poate duce la un comportament aleator şi ineficient.

Pentru a evita deteriorarea performanţei la nivel organizaţional, prin integrarea lentă a noilor angajaţi, unele firme au conceput programe speciale de familiarizare rapidă, prin furnizarea informaţiilor esenţiale despre norme, reglementări, canale de comunicare, etc.

Un experiment de laborator realizat de Zand8

8 Apud Muchinsky (1987), pp. 569-570.

, a demonstrat că grupurile cu niveluri ridicate de încredere interpersonală şi cu o mai mare deschidere, sunt mai eficiente în rezolvarea problemelor şi în soluţionarea conflictelor. Rezultatele au fost confirmate şi de un alt studiu al lui O’Reilly şi Roberts, realizat pe 43 de echipe ale Marinei SUA şi pe trupele speciale de asalt ale poliţiei, care a arătat că cele mai eficiente dintre acestea, aveau şi comunicarea cea mai deschisă şi mai fidelă (nedistorsionată).

Nu toate aspectele comunicării contribuie egal la performanţă, aceleiaşi frecvenţe a comunicării ascendente a doi angajaţi, fiindu-i asociate conţinuturi diferite: unul furnizează informaţii utile deciziei, celălalt cere permanent îndrumări.

Satisfacţia în muncă este influenţată şi ea de comunicare, aşa cum am arătat în paragrafele precedente: cei care au acces la mai multă informaţie sunt mai mulţumiţi, deşi au performanţe mai slabe, deficitul de informaţie şi distorsiunea creează insatisfacţie, mai ales atunci când este vorba de informaţie utilă pentru muncă. Excluderea de la comunicare creează nu numai insatisfacţie, ci şi nesiguranţă şi tensiune emoţională.

Eficienţa activităţii la nivel grupal depinde de natura reţelei (formală/informală) şi de structura ei (restrictivă/flexibilă). Reţelele formale sunt destinate circuitului informaţiilor necesare bunei desfăşurări a activităţii şi din acest motiv sunt şi restrictive: participanţii au acces numai la acele informaţii, care le sunt indispensabile activităţii proprii şi colaborărilor implicate. Cu cât organizaţia este mai ierarhizată, cu atât controlul fuxului informaţional creşte. Reţele restrictive, prin faptul că au circuite informaţionale şi reguli de comunicare bine definite, au avantajul că permit o execuţie rapidă (principala raţiune a unităţii de comandă) şi nu lasă loc pentru deliberări, interpretări individuale. Dezavantajul lor este legat de faptul că nu permit decât în mică măsură realizarea funcţiei expresive a comunicării, au tendinţa de a genera stări de insatisfacţie, tensiuni, opoziţie, filtrări şi blocaje.

Funcţionalitatea reţelelor nerestrictive, fie ele formale sau informale, este afectată de lentoarea difuzării mesajelor, de dependenţa transmiterii de caracteristicile individuale ale participanţilor (motivaţie, interese etc) şi de tendinţa spre exces de informaţie. Avantajul lor constă în faptul că satisfacţia generată de accesul la informaţie, măreşte coeziunea grupurilor şi loialitatea faţă de organizaţie.

Existenţa reţelelor de comunicare informală, nu are numai efecte negative asupra eficienţei activităţii. Rezistenţa la schimbare poate fi contracarată, promovând elemente ale schimbării prin aceste reţele: credibilitatea informaţiilor va fi crescută de asocierea lor cu sursele informale, iar angajaţii vor accepta mai uşor persuasiunea şi vor adera la schimbările propuse.

1.3.5.7 Strategii de comunicare organizaţională

Sisteme de comunicare

Sistemele de comunicare organizaţională iau naştere odată cu organizaţia, atât la nivel formal, cât şi la nivel informal. Un sistem de comunicare organizaţională presupune existenţa unor principii şi norme formale (reglementări legale, regulamente interne, proceduri), tradiţii, principii, proceduri etc., de natură informală, care guvernează procesul şi rezultatele comunicării. La acestea se adaugă reţele de comunicare, mijloace şi tehnici de comunicare, roluri comunicaţionale îndeplinite de actorii procesului (indivizii şi compartimentele), responsabilităţi. Un bun sistem de comunicare organizaţională scrisă, trebuie să se bazeze pe următoarele principii:

• Eficienţă: documentele trebuie să răspundă nevoilor de comunicare rezultate din activitatea practică a organizaţiei; ele trebuie concepute într-o formă simplă şi clară (acurateţe), trebuie sa fie complete şi întocmite/procesate la timp. Reţelele de comunicare trebuie la rândul lor, să fie explicit stabilite ca structură şi direcţie de circulaţie a informaţiei. Procedurile de procesare trebuie să cuprindă termene şi responsabilităţi de procesare.

• Transparenţă: toţi participanţii la sistemul de comunicare scrisă trebuie să cunoască conţinutul şi forma documentelor standardizate, conţinutul şi forma orientative ale celor nestandardizate, reţelele (circuitul) şi procedurile de procesare pentru fiecare document cu care lucrează.

• Responsabilitate: fiecare participant la sistemul de comunicare organizational, trebuie să fie conştient de importanţa asumării responsabilităţii, pentru emiterea, recepţia şi procesarea documentelor legate de sarcinile sale de serviciu. Stabilirea unor proceduri standard de participare la sistemul de comunicare organizaţională, fixează în mod clar responsabilităţile şi previne orice ambiguitate şi pasare a responsabilităţii.

Programe de comunicare

Comunicarea organizaţională eficientă presupune existenţa unor principii clare, utilizarea unor mijloace şi asigurarea bunei funcţionări a reţelelor de comunicare existente.

• un bun program de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea feedback-ului);

Principii

• subiectele comunicărilor trebuie să aparţină sferei de interes a lucrătorilor;

• comunicările sunt eficiente când au ca obiect fapte

• stilul comunicărilor trebuie să fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist, nici “cald”, emoţional sau dimpotrivă, vexatoriu).

şi ineficiente când constau în discursuri sau teorii;

• vizite neoficiale ale conducerii la locurile de muncă au un efect de calm, satisfacţie şi stimulare, conducerea “invizibilă” are efecte proaste;

Mijloace

• discuţii directe şef - subaltern;

• şedinţe scurte, în grupuri mici;

• anihilarea zvonurilor prin discutarea deschisă în grup.

• refuzul şefului de a comunica clar obiectivul de atins;

Simptome patologice de evitat

• teama şefului că subalternul să cunoască obiectivele superioare;

• refuzul şefului de a comunica subalternilor, informaţiile necesare pentru a-şi îndeplini munca.

1.3.5.8 Influenţele parametrilor organizaţiei asupra comunicării

Comunicarea organizaţională diferă în funcţie de mărimea organizaţiei, de gradul de centralizare, de gradul de incertitudine în activitate:

• în organizaţiile mici comunicarea este predominant orală, realizată prin contacte directe, orizontală şi pe verticală, toţi participanţii au acces egal la informaţie, comunicarea scrisă fiind folosită mai mult în relaţiile cu exteriorul;

• în organizaţiile mari predomină comunicarea scrisă, informaţia circulă mai lent, este diferenţiată pe compartimente (nu toţi participanţii au nevoie în procesul muncii de aceeaşi informaţie, de aceea este mai practic pentru toată lumea ca ea să fie selectată în funcţie de activitate); cu cât numărul compartimentelor coordonate creşte, cu atât reţeaua de comunicare este mai complicată şi mai încărcată de informaţie; datorită lungimii mari a canalelor de comunicare, probabilitatea distorsiunilor este mai mare decât în cazul organizaţiilor mici; comunicarea orală este limitată la persoanele care interacţionează direct în procesul muncii;

• în reţelele centralizate de comunicare accentul cade pe comunicarea verticală (ascendentă/descendentă) şi distanţa dintre vârful şi baza ierarhiei se măreşte; informaţia circulă prin lanţuri ierarhice stabilite, dar nevoia de control diferă după tipul muncii şi gradul ei de organizare. De exemplu, la un atelier de reparaţii auto (muncă autonomă) nevoia de comunicare este mai mare decât la o secţie de montaj semiautomatizată dintr-o fabrică de automobile, unde “tactul benzii” controlează ritmul muncii şi îndeplinirea sarcinilor, simplificând comunicarea, dar, dincolo de un grad de automatizare, defecţiunile frecvente ale utilajelor cresc nevoia de comunicare între participant;

• reţele descentralizate au o organizare predominant orizontală, cu mai puţine niveluri ierarhice; pentru integrarea părţilor (unităţile de muncă) se foloseşte mai mult comunicarea

orizontală directă, în cazul cooperării pentru rezolvarea sarcinilor de muncă, iar comunicarea verticală are ca scop predominant controlul;

• gradul de incertitudine în activitate este variabil de la un domeniu la altul, de la o organizaţie la alta, dar este puternic dependent de condiţiile externe organizaţiei. De exemplu o firmă trebuie să facă faţă schimbărilor de pe piaţa produselor şi a muncii, din domeniul financiar, al tehnologiei, al resurselor de materii prime; în această ipostază, deciziile strategice devin importante pentru însăşi existenţa organizaţiei. Datorită marii variabilităţi a factorilor care sunt implicaţi în decizie, a imposibilităţii de a-i controla, creşte incertitudinea deciziei, ceea ce atrage după sine o nevoie crescută de comunicare intraorganizaţională şi mai ales extraorganizaţională. Comunicarea aduce informaţie suplimentară şi astfel este posibilă reducerea incertitudinii.

1.3.5.9 Comunicarea managerială Managerul, ca persoană care gestionează resursele materiale, financiare şi umane ale unei organizaţii, îşi asumă funcţii specifice: planificare, organizare, comandă, coordonare şi control. Exercitarea fiecăreia din aceste funcţii presupune comunicarea cu ceilalţi membrii ai organizaţiei şi cu persoane, grupuri sociale şi instituţii exterioare organizaţiei. Bunul mers al întregii organizaţii, supravieţuirea ei în mediul social, depind de modul în care managerul gestionează o a patra resursă, de natură subtilă - informaţia. S-a spus: informaţie = putere. De fapt circulaţia informaţiei - comunicarea - este cea care leagă între ele celelalte resurse. În şi prin activitatea sa, managerul stabileşte structurile şi imprimă stilul de comunicare, îşi consolidează puterea. Formula de mai sus ar putea fi exprimată: comunicare = putere. Managerul există ca putere reală în organizaţie şi îşi îndeplineşte funcţiile comunicând:

• Planificarea activităţii se bazează pe o amplă informare internă asupra resurselor materiale, financiare, umane, asupra disfuncţiilor şi problemelor interne cât şi pe informare externă asupra situaţiei de pe piaţă, a diferitelor evenimente care afectează organizaţia, informare vitală mai ales în condiţiile unei situaţii dinamice, cum este cea din societatea românească “în tranziţie”. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea şi cantitatea de informaţie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile manageriale, concretizate în obiective şi planuri de realizare sunt apoi comunicate tuturor celor implicaţi în realizarea lor.

• Organizarea - funcţie subsecventă planificării, presupune stabilirea şi atribuirea de sarcini, determinarea structurilor funcţionale, stabilirea termenelor şi a parametrilor de executare a sarcinilor (cine, ce, cum, când are de făcut). Alocarea resurselor organizaţiei este mediată de comunicarea internă, deci eficienţa organizării depinde, alături de competenţa managerului, de felul în care se informează şi îi informează pe ceilalţi.

• Comanda - funcţia cea mai sensibil determinată de comunicare - constă în direcţionarea subordonaţilor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziţii, ordine, instrucţiuni. Modul în care managerul îşi “conduce” oamenii spre obiective, delegarea responsabilităţilor, motivarea pentru muncă depind de stilul de comunicare.

• Coordonarea resurselor şi compartimentelor funcţionale pe parcursul realizării obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor şi depind şi ele de stilul de comunicare şi de tactul managerului.

• Controlul constă din verificarea îndeplinirii obiectivelor de către fiecare persoană şi compartiment funcţional în condiţiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea performanţelor şi comportamentului organizaţional al angajaţilor. Stilul de comunicare, relaţionare şi conducere se manifestă plenar în interviurile de comunicare a evaluării, discuţiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonaţilor şi întocmirea propriului raport de activitate.

Analize ale ponderii comunicării în activitatea managerială, au arătat că timpul alocat acesteia este foarte mare şi creşte odată cu nivelul ierarhic. Această situaţie pune încă o dată în evidenţă, importanţa abilităţilor sociale şi comunicaţionale pentru munca managerului. Munca reală a managerului se concretizează prin roluri interpersonale, informaţionale, decizionale.

• Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoană de legătură între organizaţie şi exterior, între membrii organizaţiei, între diferite compartimente, între persoane şi compartimente / instanţe ierarhice. Personalitatea managerului se manifestă în fiecare dintre aceste relaţii şi se modelează prin exercitarea rolurilor.

• Rolurile informaţionale, manifestate prin gestionarea resursei “informaţie”, contribuie la căutarea şi primirea de informaţii (interne şi din mediu) necesare deciziilor, transmitere de informaţii utile pentru îndeplinirea sarcinilor de către subordonaţi, reprezentarea organizaţiei în exterior.

• Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazează pe primele două categorii şi constau în adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea disfuncţionalităţilor pentru atingerea obiectivelor.

Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funcţiilor organizaţionale ale comunicării (informare, coordonare, control, motivare, exprimare emoţională) pentru îndeplinirea funcţiei de gestiune a tuturor resurselor organizaţiei. Iată câteva exemple de situaţii de comunicare fără de care munca managerială ar fi de neconceput: participarea la şedinţe (operative, de comitet de direcţie etc.), discuţii telefonice cu personalul din subordine, discuţii cu alte persoane din conducere, discuţii cu diferiţi clienţi, furnizori, alte organizaţii, audienţe, activităţi de protocol (primirea unor delegaţii din ţară şi din străinătate), rezolvarea corespondenţei şi semnarea mapei, discuţii cu liderii sindicali din firmă, consultarea unor materiale de specialitate.

Scopurile comunicării manageriale sunt strâns legate de obiectivele generale ale organizaţiei: informare, comandă şi instruire, influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire, integrare şi menţinere. Managerul face să circule informaţia utilă atingerii acestor obiective, coordonează sursele intermediare de comunicare, face să ajungă informaţiile utile la timpul potrivit şi la persoana potrivită, foloseşte informaţia pentru a face clare scopurile organizaţiei pentru angajaţi, pentru a-i cointeresa şi a le crea satisfacţia atingerii scopurilor. Adeziunea angajaţilor la scopurile organizaţiei, “concertarea” şi concentrarea eforturilor lor, se pot realiza folosind toate formele şi resursele comunicării manageriale.

1.3.6 Bariere în comunicare

Ori de câte ori scriem sau vorbim, încercând să convingem, să explicăm, să influenţăm, să

educăm, sau să îndeplinim orice alt obiectiv, prin intermediul procesului de comunicare, urmărim întotdeauna câteva scopuri majore:

• să fim receptaţi (auziţi sau citiţi); • să fim înţeleşi; • să fim acceptaţi; • să provocăm o reacţie (o schimbare de comportament sau atitudine).

Atunci când nu reuşim să atingem unul dintre aceste obiective, înseamnă că ceva în derularea comunicării nu funcţionează corespunzător, adică ceva a interferat în transmiterea mesajelor. Orice interferează cu procesul de comunicare, poartă denumirea de barieră, dificultate sau din engleză, “noise”.

Barierele în comunicare se produc atunci când receptorul mesajului comunicat, nu receptează sau interpretează greşit sensul dorit de către emiţător.

Clasificări ale barierelor în procesul comunicării: Fizice: deficienţe verbale, acustice, amplasament, lumină, temperatură, ora din zi, durata

întâlnirii, etc. Semantice: vocabular, gramatică, sintaxă, conotaţii emoţionale ale unor cuvinte. Determinate de factori interni: Implicare pozitivă: Îmi place de Marcel, deci ascult ceea ce are de spus. Implicare negativă: Marcela m-a bârfit acum 10 ani, deci interpretez tot ceea ce spune ca

fiind împotriva mea. Frică: sunt atât de preocupat de ceea ce voi spune după aceea, încât nici nu pot să aud

ceea ce spune Mihai. Presupuneri subiective: Arăţi exact ca unchiul meu pe care nu pot să-l sufăr, aşa că ori

de câte ori vorbeşti, îl aud pe el. Agenda ascunsă: Îndată ce termin şedinta, mă voi putea duce să joc baschet. “Hai să

discutăm acest subiect în şedinţa următoare”. Lumi imaginare: Toţi avem “lumi imaginare”… interpretarea noastră personală a lucrurilor

şi ideilor…pe care le protejăm cu grijă.

Alte bariere in comunicare: Diferenţele de percepţie: Modul în care privim noi lumea este influenţat de experienţele

noastre anterioare, astfel că persoane de diferite vârste, naţionalităţi, culturi, educaţie, ocupaţie, sex, temperamente, etc., vor avea alte percepţii şi vor recepta situaţiile în mod diferit.

Concluzii grăbite: Adeseori vedem doar ceea ce dorim să vedem şi auzim doar ceea ce dorim să auzim, evitând să recunoaştem realitatea în sine. Aceasta ne poate duce la ceva de genul: ”doi plus doi fac cinci“.

Stereotipii: Învăţând permanent din experienţele proprii, vom întâmpina riscul de a trata diferitele persoane ca şi cum ar fi una singură: “dacă am cunoscut un inginer (sau student, maistru, vânzător, etc.) i-am cunoscut pe toţi”.

Lipsa de cunoaştere: Este dificil să comunicăm cu cineva care are o educaţie diferită de a noastră, ale cărui cunoştiinţe asupra unui subiect de discuţie sunt mult mai reduse.

Diferenţele de cultură existente între participanţii la comunicare pot genera blocaje, când aceştia aparţin unor medii culturale, sociale, religioase, organizaţionale diferite.

Probleme semantice generate de folosirea unor cuvinte în moduri diferite, ori a unor cuvinte diferite în acelaşi mod (de exemplu, cuvântul „etichetă" poate să aibă semnificaţia inscripţiei de pe ambalaje, dar şi cea de titlu, calitate, nume sub care figurează cineva).

Dificultăţi în exprimare. Dacă există probleme în a găsi cuvinte pentru a ne exprima ideile, trebuie să ne îmbogăţim vocabularul.

Lipsa de interes: Una din cele mai mari bariere ce trebuie depăşite, este lipsa de interes a interlocutorului faţă de mesaj. Trebuie să vă aşteptaţi şi la această posibilitate: oricum sunteţi mai interesaţi de problemele noastre, decât de ale altora. Acolo unde lipsa de interes este evidentă şi de înţeles, trebuie să acţionaţi cu abilitate pentru a direcţiona mesajul dumneavoastră, astfel încât să corespundă intereselor şi nevoilor celui ce primeşte mesajul.

Emoţii: Emotivitatea emiţătorilor şi receptorilor de mesaje poate fi de asemenea o barieră. Emoţia puternică este răspunzătoare de blocarea aproape completă a comunicării. O metodă de a împiedica acest blocaj, constă în evitarea comunicării, atunci când sunteţi afectaţi de emoţii puternice. Aceste stări vă pot face incoerent, sau pot schimba complet sensul mesajelor transmise. Totuşi, uneori, cel care primeşte mesajul poate fi mai puţin impresionat, de o persoană care vorbeşte fără emoţii sau entuziasm, considerând-o plictisitoare, astfel că emoţia poate deveni un lucru bun. Personalitatea: Nu numai diferenţele dintre tipurile de personalităţi pot cauza probleme, ci adeseori, propria noastră percepţie a persoanelor din jurul nostru este afectată și ca urmare, comportamentul nostru influenţează pe acela al partenerului comunicării.Această “ciocnire a personalităţilor” este una dintre cele mai frecvente cauze ale eşecului în comunicare. Nu întotdeauna suntem capabili să influenţăm sau să schimbăm personalitatea celuilalt, dar cel puţin trebuie să fim pregătiţi să ne studiem propria persoană, pentru a observa dacă o schimbare în comportamentul nostru, poate genera reacţii satisfăcătoare. Fiecare om este un unicat de personalitate, pregătire, experienţă, aspiraţii, elemente care împreună sau separat influenţează înţelegerea mesajelor. Personalitatea este considerată de specialişti rezultanta a 4 factori: constituţia şi temperamentul subiectului; mediul fizic (climat, hrană); mediul social (ţară, familie, educaţie); obiceiurile şi deprinderile câştigate sub efectul influenţelor precedente (mod de viaţă,

igiena, alimentaţie etc.). Unicatele de personalitate generează modalităţile diferite de comunicare

Percepţia defensivă este o altă faţă a distorsiunii. Avem de-a face cu tendinţa de a auzi numai ce vrem sau ne-am obişnuit să auzim și să ignorăm pur şi simplu, informaţiile ce vin în dezacord cu ceea ce cunoaştem. Percepţia defensivă se manifestă ca un factor de rezistenţă la schimbare

Polarizarea percepţiei reprezintă tendinţa obişnuită de a identifica calităţile persoanelor şi mesajelor acestora, în cuvinte ce denotă extreme (bun - rău, interesant -plictisitor, instruit –

neinstruit, etc.). Cu alte cuvinte, avem de-a face cu înţelegeri luminoase sau întunecate, ce ignoră paleta largă a graiului, care este atât de bogată în informaţii.

Atitudinile şi ideile preconcepute: Este uşor să ascultăm pe cineva pe care îl agreăm şi dificil pe cineva cu care am avut relaţii neplăcute, care vine în dezacord cu ideile noastre.

Egocentrismul în comunicare: Tendinţa de egocentrism, normală pâna la un punct, poate conduce la distorsionarea mesajului recepţionat. O manifestare tipică este tendinţa de a respinge imediat un argument al vorbitorului şi nu de a-l înţelege.

Tendinţa de polemică: Ascultătorul, dacă nu este de acord cu ce aude, nu mai ascultă până la sfârşit mesajul, ci începe să pregătească răspunsul.

Rezistenţa la schimbare: Ascultătorul urmăreşte dacă mesajul prezintă vreun pericol pentru el, dacă îi pretinde să schimbe ceva; dacă “pericolul” este detectat, ascultătorul decuplează sau adaptează conţinutul

Viteza de vorbire, recepţionare şi prelucrare a informaţiei: Diferenţele dintre vitezele cu care omul poate vorbi, primi şi înţelege informaţia, recepţiona şi prelucra informaţia, pun mari probleme ascultătorului neantrenat cu disciplina ascultării.

Tendinţa de a evalua: Este vorba de tendinţa naturală a oamenilor de a judeca, evalua, aproba şi dezaproba, ceea ce li se spune sau persoana care o spune.

Considerarea unor informaţii ca fiind subînţelese: Comunicatorii pot să presupună lucruri diferite despre acelaşi mesaj.

Formularea defectuoasă a mesajului: Mesajul nu este formulat destul de clar şi îl poate induce în eroare pe primitorul mesajului; poate conduce la pierderea credibilităţii.

Obstacole în calea unei comunicări eficiente generate de manageri

Dificultăţi în capacitatea de transmitere a informaţiilor - insuficientă documentare; - tendinţa de a supradimensiona explicaţiile introductive, devenite inutile mai ales când

subordonatul este familiarizat cu subiectul; - tendinţa de a transforma dialogul în monolog, fie din lipsă de timp ori de încredere în

partener, sau de interes faţă de părerea acestuia; - stereotipiile în modul de transmitere şi prezentare (scade interesul subordonatului); - utilizarea unui ton ridicat şi marcat de iritabilitate (intimidarea partenerului şi lipsa

răspunsului); - utilizarea unui limbaj neadecvat (termeni prea elevaţi sau de strictă specialitate); - lipsa de atenţie sau abilitate în dirijarea dialogului, către realizarea unui obiectiv; - deficienţe în capacitatea de ascultare.

Capacitatea redusă de ascultare sau ascultarea incorectă, ca urmare a:

- lipsei de respect faţă de personalitatea interlocutorului, manifestată prin lipsă de atenţie, nerăbdare, graba de a termina mai repede, rezolvarea în paralel a altor probleme;

- capacităţii scăzute de concentrare asupra fondului problemei, ceea ce deturnează atenţia către forma comunicării;

- persistenţei în prejudecata că cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune, pentru rezolvarea unor probleme (tendinţa de a considera că orice propunere este un atac la prestigiul conducătorului);

- tendinţei de a interveni în timpul expunerii şi de a prezenta exact varianta contrară, ceea ce este de natură să descurajeze continuarea dialogului, iar în perspectivă, de a bloca iniţiativele de comunicare a personalului din subordine;

- tendinţei de a considera că orice idee, propunere de perfecţionare a unui domeniu, implică automat existenţa unei defecţiuni tolerate de conducere.

Obstacole generate de subordonaţi - rezerva subordonaţilor în a exprima propriile opinii, din teama de a nu avea neplăceri cu

superiorii sau de a nu-şi periclita avansarea; - convingerea că problemele subordonaţilor nu-l interesează pe şef; - lipsa de obişnuinţă în comunicare. Nedispunând de abilitatea de a se exprima verbal ori în

scris, renunţă la a mai da curs unei comunicări din proprie iniţiativă; - tendinţa de a considera că orice idee, propunere de perfecţionare, implică automat

existenţa unei defecţiuni tolerate de conducere. Într-un asemenea context, o propunere ar părea ca un denunţ faţă de cel ce conduce, ceea ce i-ar putea declanşa ostilitatea;

- concordanţa dintre cerinţele comunicării şi posibilităţile subordonaţilor de a le satisface, în condiţii de calitate şi în timp util;

- frecvenţa modificărilor. Cu cât modificarea unor instrucţiuni, ordine este mai frecventă, cu atât creează nemulţumiri în rândul subordonaţilor, punând în lumină defavorabilă capacitatea şi competenţa managerului.

Barierele pot fi găsite în orice sistem comunicaţional şi de aceea e mai corect să spunem că mesajul transmis, nu e niciodată mesajul receptat.

Globalizarea mediului social, diplomatic, de afaceri, necesită ca oamenii să-şi desfăşoare o activitate eficientă, în cadrul diferitelor culturi. Comunicarea în acest context este foarte complexă, datorită variabilităţii şi întrepătrunderii diferitelor caracteristici culturale.

1.3.7 Stiluri de comunicare Stil de comunicare de “tip blamare” Scop: de a găsi greşeala, de a critica, a acuza, de a găsi un vinovat. Comportament de comunicare: are atitudine de judecător, foloseşte cuvinte încărcate

emoţional, care evaluează, judecă; nu lasă interlocutorului nici o posibilitate de a replica. Sentimentele: se generază ostilitate, sentimente de jignire şi dorinţa de apărare. Reacţiile pot fi de contraatac sau de retragere din comunicare. Ca motivare, se bazează pe acceptarea de către interlocutor a judecăţii managerului, a

puterii acestuia, sau pe reacţia la ameninţarea exprimată sau implicată.

Rezultatele obţinute pot fi: se va întreprinde probabil acţiunea solicitată prin comunicare, sau se va schimba pe moment comportamentul blamat, dacă interlocutorul acceptă acuzaţia adusă şi recunoaşte judecata managerului.

Stil de comunicare de tip “rezolvare de probleme” Scop: rezolvarea de probleme, stabilirea intereselor comune, desfăşurarea de acţiuni în

comun. Comportament de comunicare: punerea de întrebări de explorare a sentimentelor şi de

descoperire a punctelor de vedere, strângerea reciprocă de informaţii, împărtăşirea de idei şi opinii.

Sentimente: recunoscute, necriticate, acceptate ca bază a comportamentului, explorate, unele sunt chiar împărtăşite deschis de ambele părţi.

Motivare: rezultatele apar din concentrarea asupra problemei, nu asupra persoanei. Rezultate: probabilitatea realizării acţiunii dorite este maximă. Se poate folosi când se

doreşte o schimbare durabilă de comportament, când avem nevoie de informaţii de la alţii, dacă vrem să putem conta pe interlocutor în îndeplinirea planului.

1.3.8 Documente de bază în comunicarea organizaţională

Nota de serviciu este o comunicare internă scurtă, referitoare la un fapt particular, prin care se solicită ceva sau se informează persoane sau compartimente asupra unor evenimente, măsuri, etc. Ea dă esenţialul, simplifică secundarul şi sacrifică restul. Fiind o comunicare oficială care stabileşte responsabilităţi, nota de serviciu se întocmeşte de obicei în două exemplare, destinatarul semnând de primire pe copie (pentru unele tipuri de note există formulare cu rubrici pentru menţionarea datei şi orei de primire). Ca orice altă formă de comunicare scrisă, nota va menţiona emitentul şi destinatarul (nume, funcţie, compartiment) şi va fi semnată de primul.

Procesul verbal consemnează o relaţie precisă, scrisă de o persoană calificată şi autorizată în acest sens, pentru a fi citită în public (de unde şi numele ei). Procesul verbal conţine:

• constatarea unui fapt, incident, eveniment;

• consemnarea unei mărturii, a unei declaraţii;

• acordul la care au ajuns două părţi;

• rezoluţiile luate cu o anumită ocazie.

Autorul comunicării relatează cu fidelitate evenimentul, declaraţia, rezoluţia, acordul, dar nu

comentează în nici un fel conţinutul. Procesul verbal este datat şi semnat de autor şi de declaranţi sau martori, pentru a confirma autenticitatea.

Darea de seamă are de obicei o întindere mai mare decât procesul verbal şi comunică detaliat modul de îndeplinire a unei însărcinări. Faptele sunt descrise cât mai fidel, pentru a pune la curent cu realitatea un superior sau un for, într-o manieră obiectivă, fără a analiza sau comenta. Ca şi la celelalte forme de comunicare scrisă, se va menţiona data întocmirii, emitentul şi destinatarul.

Raportul este o comunicare mai complexă, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei situaţii, cu scopul de a orienta un for superior spre o anumită decizie sau acţiune. El are o formă riguroasă şi trebuie să respecte câteva reguli:

• să dea date precise despre subiect;

• înlănţuirea ideilor să fie logică şi să cuprindă argumentări şi aprecieri personale;

• să tindă în final spre prezentarea unor propuneri practice.

Structura unui raport simplu

Structura unui raport simplu presupune două părţi distincte:

A. Prezentarea (partea introductivă)

1. Datele de identificare (în antet) - numele emitentului şi calitatea;

- data emiterii;

- destinatarul.

2. Obiectul raportului - titlul şi/sau,

- expunerea condensată a faptelor.

1. Corpul raportului: a) fapte (descriere);

B. Textul raportului

b) analiză - apreciere asupra faptelor şi concluzia aprecierii;

c) explicaţie şi concluzia explicaţiei.

2. Concluzii: propuneri rezultate din analiza şi explicaţia faptelor.

Structura raportului complex

Raportul complex are o întindere de mai multe pagini, de aceea organizarea sa, deşi respectă în linii mari structura raportului simplu, este ceva mai sofisticată.

A.

1. Pagina de titlu: - datele de identificare a emitentului şi destinatarului; - data emiterii;

Partea introductivă

- titlul raportului.

2. Pagina de cuprins: - cuprinsul raportului cu indicarea numărului paginii pentru fiecare subdiviziune, astfel încât să permită o orientare rapidă a cititorului, asupra conţinutului raportului (dacă este vorba de un raport mai lung de 4-5 pagini), sau, - un rezumat, dacă este un raport mai scurt.

B.

1. Expunerea: - prezentarea subiectului;

Textul propriu-zis al raportului

- punerea problemei, la care, se poate adăuga, după caz,

- secţiunea preliminară, care conţine explicaţii complementare despre: - conjunctura sau istoricul situaţiei;

- metoda de informare;

- rezumatul secţiunii preliminare;

2. Corpul raportului cuprinde o analiză detaliată a faptelor, organizată pe probleme; pentru fiecare problemă se va urmări o tratare logică în succesiunea: fapte - analiză - concluzie parţială; după fiecare secţiune parţială problema tratată va fi legată de cea următoare, printr-o frază de tranziţie. Structura corpului raportului se prezintă astfel:

Dezvoltarea 1

a) constatări (fapte);

(prima problemă)

b) analiză (teză / antiteză, avantaje/dezavantaje);

c) concluzie parţială. Tranziţie

Dezvoltarea 2

(a doua problemă) d) constatări; e) analiză; f) concluzie parţială. Tranziţie

Dezvoltarea 3

(a treia problemă) g) constatări; h) analiză; i) concluzie parţială.

C. Concluziile:

- se prezintă concluzia generală;

- se reiau concluziile parţiale c, f, i;

- se fac propuneri.

D. Anexele

Aplicaţii:

Multe rapoarte necesită prezentarea unor date statistice, care dacă ar fi incluse în corpul raportului, l-ar lungi peste măsură şi ar îngreuia parcurgerea şi înţelegerea adecvată a problemelor. Este de preferat, ca în corpul raportului să includem doar prezentări sugestive ale faptelor (cum ar fi graficele, diagramele), iar pentru detalii să facem trimitere la anexe (tabele, situaţii statistice complexe). Tot în anexe pot fi incluse şi alte documente, care dovedesc temeinicia celor afirmate în corpul raportului: declaraţii, procese verbale de constatare, fotografii, studii de caz, altele.

Atelierul nr. 1.Subiect:

Comunicare scrisă în organizaţie Darea de seamă şi raportul simplu.

Obiectiv: Paricipanţii vor fi capabili să redacteze o dare de seamă şi un raport simplu, urmând recomandările din modulul 1.

Condiţii prealabile:

Parcurgerea modului 1.

Număr de Oricâţi.

participanţi:

Timp: 50 minute.

Bibliografie: .

Desfăşurare: 1. Se cere fiecărui participant să întocmească o dare de seamă, referitoare la participarea lui la cursul de asistent de gestiune, adresată Managerului de proiect.

2. Se citeşte primul material redactat.

3. Se solicită celorlalţi participanţi păreri critice despre aspectele formale şi de conţinut ale dării de seamă.

4. Se reiau paşii 2-3 de câteva ori.

5. Se cere fiecărui participant redactarea unui raport pe aceeaşi temă.

6. Se citesc câteva rapoarte, similar cu paşii 2-3.

7. Se analizează elementele comune şi diferenţele dintre cele două forme de comunicare formală scrisă.

Atelierul nr. 2

Participarea la şedinţe

Subiect: Performarea rolurilor formale în cadrul unei şedinţe.

Obiective: Participanţii vor fi capabili să participe la o şedinţă pe o temă dată, asumându-şi roluri formale prescrise (moderator, secretar, participant) şi respectând prescripţiile de rol.

Participanţii vor fi capabili să reflecteze critic la comportamentele proprii şi ale celorlalţi, în raport cu prescripţiile formale de rol.

Condiţii prealabile:

Parcurgerea temelor teoretice din capitolul 3 şi un instructaj prealabil, despre regulile de bază ale participării la şedinţe.

Număr de participanţi:

Oricâţi, în grupuri de maximum 12 persoane.

Tehnici folosite:

Jocul de rol, observaţia şi autoobservaţia, dezbaterea.

Durată: 30 minute joc de rol + 20 minute analiză.

Desfăşurare: 1. Se explică caracteristicile unei bune şedinţe şi prescripţiile fiecărui rol.

2. Se alege o agendă a şedinţei, care să implice dezbaterea unei probleme şi luarea unei hotărâri.

3. Se fixează limita de timp a şedinţei (50 minute).

4. Se aleg un moderator şi un secretar de şedinţă.

5. Se parcurge etapa jocului de rol.

6. Se cere participanţilor să identifice comportamentele productive şi contraproductive, în raport cu obiectivul şedinţei, pe baza observaţiei şi autoobservaţiei.

Specificul comunicării în cadrul şedinţelor Pregătirea şedinţei Responsabilul cu organizarea şedinţei trebuie să ţină cont de următoarele:

• Obiectivul întâlnirii trebuie să fie clar – (ce trebuie să se obţină la sfârşitul ei) – enunţat în termeni concreţi.

• Pregătirea propriu-zisă aşedinţei cuprinde următoarele etape şi condiţii, care este bine să fie respectate:

1. identificarea persoanelor care trebuiesc invitate;

2. stabilirea unui loc adecvat şi a unui interval de timp (limitat!) convenabil tuturor participanţilor;

3. participanţii vor fi anunţaţi din timp asupra temei şedinţei, pentru a se putea pregăti; eventual li se poate înmâna/trimite un material informativ de 1-2 pagini, despre problema în discuţie şi despre contribuţiile aşteptate din partea lor (eventual minutele unor şedinţe anterioare) şi o agendă a şedinţei (ordinea de zi) cu timpul alocat (estimativ) fiecărui punct;

4. stabilirea unui moderator de şedinţă, care să gestioneze adecvat timpul alocat şi să medieze dezbaterile;

5. stabilirea unui secretar de şedinţă, care să asiste organizatorul şi moderatorul în activităţile lor.

Derularea şedinţei

Etapele unei şedinţe sunt următoarele: 1. Primirea participanţilor.

2. Enunţarea ordinei de zi şi prezentarea participanţilor; acord asupra modului de desfăşurare a discuţiilor.

3. Enunţarea problemei de rezolvat şi discuţii.

4. Rezumarea soluţiilor propuse şi discutarea implicaţiilor acestora.

5. Acord/decizie asupra strategiei/modului complet de rezolvare a problemei:

- ce activităţi vor fi realizate şi la ce termene; - care sunt rezultatele aşteptate/indicatori de eficacitate; - care sunt responsabilităţile fiecărui participant (reprezentant); - când va avea loc următoarea întâlnire a grupului (dacă este necesară).

6. Întocmirea unei minute de şedinţă, care va fi remisă tuturor participanţilor.

Reguli de procedură pentru participanţi

• Pregătiţi-vă pentru a contribui în mod activ la rezolvarea problemei.

• Ascultaţi cu atenţie/activ spusele celorlalţi şi manifestaţi consideraţie faţă de contribuţia fiecăruia.

• Formularea ideilor Dvs. trebuie să fie clară, constructivă, la obiect şi mai ales, scurtă.

• Organizarea ideilor într-o luare de cuvânt, trebuie să aibă o organizare logică:

- începeţi cu poziţia de pe care formulaţi intervenţia (cine sunteţi şi care sunt competenţele pe care le aduceţi în grup) ;

- motivaţi contribuţia (de ce?) ;

- arătaţi care sunt faptele care credeţi că trebuiesc luate în considerare;

- analizaţi implicaţiile şi interacţiunile;

- formulaţi concluzia (concluziile) şi propunerea (propunerile).

• Respectaţi opinia fiecăruia, chiar dacă nu sunteţi de acord cu ea.

• Dacă doriţi să criticaţi ideile unui participant, arătaţi-vă mai întâi consideraţia faţă de aportul său şi apoi argumentaţi pro şi contra fiecare idee în parte, într-o manieră constructivă (faţă de obiectivele şedinţei şi în perspectiva relaţiei cu persoana respectivă).

Şi câteva NU-uri importante !! • NU uitaţi nici un moment obiectivul şedinţei!

• NU vă angajaţi în dispute violente sau polemici cu ceilalţi participanţi. Rezumaţi-vă la argumentarea logică, bazată pe fapte, şi nu la cea emoţională.

• NU monopolizaţi discuţia!

• NU vă lansaţi în digresiuni!

• NU ironizaţi pe ceilalţi participanţi.

Caracteristicile unei bune şedinţe

• Are obiective şi ordine de zi clare (agenda).

• Atmosfera este plăcută.

• Membrii se ascultă unul pe celălalt.

• Sunt folosite mijloace de vizualizare.

• Participă toţi membrii.

• Neînţelegerile sunt rezolvate într-o manieră corectă.

• Concluziile/deciziile/măsurile adoptate sunt enunţate cu claritate.

• Toţi sunt de acord asupra etapelor de acţiune.

• Responsabilităţile care decurg din decizii sunt precis stabilite şi acceptate.

• Implementarea deciziilor este urmărită cu acurateţe.

Reguli de aur pentru o şedinţă eficientă

1. Are un moderator şi un secretar.

2. Agenda şedinţei este anunţată din timp participanţilor.

3. Agenda menţionează scopul fiecărui punct la ordinea de zi, timpul alocat lui şi are punctele ordonate în funcţie de prioritate.

4. Locul de desfăşurare este potrivit (confortabil, nu se permit întreruperi).

5. Procedurile de decizie sunt agreate de toţi participanţii.

6. Este analizată îndeplinirea hotărârilor luate în precedenta şedinţă.

7. Problemele ridicate de neîndeplinirea unora dintre aceste sarcini poate fi discutată, dar nu se va irosi prea mult timp cu ele.

8. “Agenda ascunsă” va fi adusă la lumină, dar, fie că va fi discutată foarte operativ, fie că va fi amânată pentru o altă şedinţă.

9. Şedinţa va începe şi se va sfârşi la orele anunţate.

10. Se va întocmi o minută de şedinţă, cu deciziile luate şi sarcinile repartizate, fiecare participant primind câte un exemplar.

Structura unei agende eficiente

♦ Să fie suficient de detaliată.

♦ Să indice posibilii contributori.

♦ Să aibă anexate documentele mai importante.

♦ Să indice scopul fiecărui punct din ordinea de zi.

♦ Să aloce suficient timp pentru fiecare punct.

♦ Să fie întocmită şi distribuită la timp.

Rolul moderatorului

Înainte de şedinţă, moderatorul trebuie să :

• Anunţe participanţii din timp despre locul, ora, agenda şedinţei şi resursele necesare fiecărui participant (diferite documente, etc).

• Facă aranjamentele necesare pentru buna desfăşurare a şedinţei (organizarea spaţiului, a facilităţilor, protocolul).

În timpul şedinţei, moderatorul trebuie:

• Să aibă grijă ca şedinţa să înceapă la timp şi să se sfârşească la timp.

• Să reamintească participanţilor agenda – punctele la ordinea de zi, scopul şi timpul alocat fiecăruia.

• Să vegheze la respectarea ordini de zi şi a timpului alocat pentru fiecare punct.

• Să menţină climatul constructiv şi destins.

• Să fie imparţial şi să încurajeze participarea tuturor.

• Să controleze membrii dogmatici sau agresivi într-o manieră diplomatică.

• Să se asigure că toată lumea a înţeles clar ce decizii au fost adoptate şi ce sarcini au fost trasate.

După şedinţă, moderatorul trebuie:

• Se asigure că minutele de şedinţă au fost redactate şi trimise fiecărui participant.

• Să urmărească îndeplinirea deciziilor şi a sarcinilor.

Competenţele unui bun moderator Un bun moderator trebuie: • Să știe să asculte.

• Să pună întrebări care să ajute interlocutorii să-şi precizeze ideile.

• Să-i antreneze pe ceilalţi în discuţie.

• Să “recompenseze” prin recunoaştere contribuţiile pozitive.

• Să prevină tensionările atmosferei şi să aplaneze conflictele cu tact.

• Să armonizeze opiniile şi contribuţiile şi să “construiască” un punct de vedere comun/negociat.

• Să obţină acordul participanţilor.

• Să formuleze concluzii.

Comportamente dificile, care tensionează sau reduc eficienţa şedinţelor

• Critica la adresa moderatorului sau a celorlalţi membri.

• Întrebări inutile.

• Contestarea sarcinii şi refuzul de a o îndeplini.

• Tăcerea.

• Vorbitul excesiv (al celor cărora le place să se audă vorbind).

• Generalizarea şi teoretizarea.

• Anecdotele deplasate.

• Referirile la propriul statut/poziţie.

Cum pot fi prevenite sau evitate de către moderator?

Nu reacţionaţi defensiv!

Nu vă angrenaţi în dispute!

Dacă “puneţi pe cineva la punct”, faceţi-o cu tact, nu-l umiliţi!

Pe vorbăreţi şi pe “cârcotaşi” îi puteţi invita să fie mai clari, precişi, concişi.

Apelaţi la sprijinul grupului!

“Recompensaţi” cu un zâmbet sau o altă formă de aprobare non-verbală comportamentele “bune” şi dezaprobaţi, în acelaşi mod subtil, pe cele inadecvate!

1.3.9 Comunicarea prin mijloace electronice

1.3.9.1 Comunicarea prin e-mail

E-mail – instrument rapid, eficient şi puternic de comunicare şi vânzare. Pentru a fi eficient în zilele noastre, comunicarea şi accesul la informaţii reprezintă puncte

cheie. Cu cât aceste procese sunt mai rapide, cu atât rezultatele sunt mai bune. Internetul este, din acest punct de vedere, un instrument excepţional. Familiarizarea cu acest domeniu este fără doar şi poate obligatorie, pentru oricine doreşte

să fie conectat cu societatea, cu informaţiile, cu oportunităţile de afaceri. Studiile arată că oamenii utilizează acest instrument cu scopuri clare: pentru a se informa,

pentru a se educa, pentru a cumpăra sau pentru a se distra. Dar cea mai importantă utilizare rămâne comunicarea. Iar e-mail-ul este principalul instrument folosit în acest scop. În afaceri, folosirea e-mailului a câştigat teren, în detrimentul întâlnirilor directe şi al

discuţiilor telefonice, din motive ce ţin mai ales de eficienţa timpului şi de costuri. Există însă o întreagă serie de avantaje: îţi dă posibilitatea să îţi structurezi bine

informaţiile, înainte să le transmiţi, ideile trimise pot să fie complete, fără omisiuni, cum tinde să se petreacă într-o conversaţie verbală, când, fără o structurare clară a temelor de discuţie, poţi sări peste unele subiecte. De asemenea, în funcţie şi de cadrul culturii în care faci afaceri, este mai

bine ca cele comunicate sau lucrurile agreate să fie stabilite în scris, altfel pot să rămână undeva în neant, să nu li se mai recunoască veridicitatea şi să nu se mai materializeze.

Folosind e-mailul nu eşti condiţionat de programul persoanei care este destinatarul, care poate este prinsă într-o şedinţă, are telefonul închis sau nu poate răspunde imediat la mesaj, poţi să comunici cu o persoană ce se află într-o ţară cu alt fus orar, decât cel din ţara în care te afli. Când primeşti un mesaj scris, poţi reveni oricând la text, pentru a verifica cele comunicate. Comunicarea scrisă îţi poate da răgaz să gestionezi o stare emoţională nepotrivită şi să fii mai puţin impulsiv şi necontrolat.

Tot în sfera emoţională a comunicării, se încadrează şi dezavantajul major al folosirii e-mailului: transformările tehnologice au adus şi transformări ale comportamentului uman. Avem din ce în ce mai multe, variate şi rapide mijloace de comunicare, însă în realitate comunicăm de la suflet la suflet, din ce în ce mai puţin unii cu ceilalţi. Este necesar să umanizăm conversaţia dintre noi, altfel ne confundăm cu interfeţele accesate de pe blackberry sau laptop.

La e-mail umanizarea poate fi făcută, printr-o adresare personalizată a mesajului. Destinatarul are un nume, nu este un personaj din mulţime.

Câteva recomandări de care putem ţine seama, atunci când folosim comunicarea prin e-mail, pentru a transmite profesionalism:

- Întotdeauna la SUBIECT notează ideea principală a mesajului. Acest lucru te ajută şi îl ajută şi pe receptor să gestioneze mai bine mesajele din căsuţa electronică. Evită să îţi numeşti mesajele cu noţiuni generale, abstracte sau cu semne de punctuaţie, fii cât mai specific;

- Întotdeauna când primeşti un mesaj, confirmă primirea acestuia printr-un replay cu titlul “confirm primirea mesajului – (exemplu: prezentarea X)”, îl vei ajuta pe expeditor să ştie ca ai luat notă de mesajul trimis şi transmiţi seriozitate (în corpul mesajului se dă răspunsul specific la mesajul primit);

- Hotărăşte-te pentru un anumit font şi font size, pe care să le utilizezi permanent în comunicarea via e-mail, în caz contrar vei transmite inconsecvenţă, lipsă de unitate a mesajelor, lipsa unei identităţi clare;

- Întotdeauna foloseşte o metodă de adresare personalizată, chiar dacă ai de trimis acelaşi mesaj de mai multe ori, la destinatari diferiţi; va avea mai mare efect pentru cel care citeşte;

- Întotdeauna scrie ideile diferite în blocuri separate de text, va fi mult mai uşor de citit de către receptor. Evită să ai fraze lungi şi enumerări multe, scrise unele după altele. Apelează la bullets-uri când este cazul. Fii cât mai concis şi clar;

- Utilizează opţiunea bold sau subliniază lucrurile importante;

- Numeşte documentele ataşate, cu nume care să descrie cât mai exact continutul lor, evită să numeşti fotografiile jpg 1, jpg 2;

- Semnează-te la finalul mesajului. Foloseşte o formulă de semnatură pe care să o utilizezi permanent în comunicarea electronică şi care să conţină toate datele de contact ale tale şi ale firmei;

- Verifică întotdeauna numele destinatarului şi corpul de text, înainte să trimiţi mesajul;

- Odată trimis un mesaj scris, nu mai putem interveni în conţinutul lui. De aceea, este aproape obligatoriu să gândim de două ori şi să scriem o dată. Spre deosebire de comunicarea verbală (de exemplu, o convorbire telefonică), comunicarea prin e-mail presupune mai multă rigoare şi un grad mai strict de control al expresiei. Greşelile de ortografie sar în ochi pur şi simplu şi sunt capabile să anuleze chiar cel mai valoros mesaj, din punct de vedere al conţinutului;

- Ori de câte ori este posibil, adresează un e-mail unui singur destinatar. Evită cât de mult poţi bombardamentele de tip CC si BCC (printre cele mai enervante lucruri, în activitatea unui manager, se numără şi stivele de mailuri care i-au fost trimise în CC, pentru orice eventualitate). Excepţie de la această regulă: cazurile în care sunt solicitate în mod expres, ori prin diferite proceduri organizaţionale, trimiterile cu CC;

- Primul paragraf al mesajului trimis prin e-mail, trebuie să conţină motivul sau relevanţa acestuia pentru cititor (de ce să continue lectura textului, în ce context primeşte mesajul respectiv);

- Corpul textului (paragrafele de mijloc) se alcătuiesc din prezentări clare şi logice ale informaţiilor pe care le avem de trimis, în aşa fel încât cel care le primeşte, să poată vedea punctul nostru de vedere limpede, concret şi complet;

- Finalul textului trimis prin e-mail are rolul de a concluziona, de a rezuma conţinutul şi de a provoca reacţii sau răspunsuri. De aceea, este util să formulăm chiar noi genul de acţiune pe care îl aşteptăm ca răspuns. Asigură-te că persoana care primeşte mesajul, este exact persoana pe care o vizezi! Asigură-te că trimiţi corect toate datele de contact, care îi sunt necesare celui care primeşte e-mail-ul;

- În general, încearcă să păstrezi un singur subiect într-un e-mail. Dacă ai de trimis mai multe tipuri de informaţii sau diverse teme, alege să trimiţi mai multe e-mail-uri diferite, menţinând formula: un singur subiect într-un e-mail. Pe termen lung, îţi vei crea reputaţia de bun comunicator şi mesajele tale vor fi citite cu mult interes;

- Întotdeauna scrie corect numele şi funcţia/titulatura persoanei căreia te adresezi şi numele companiei sau al organizaţiei;

- Abrevierile, simbolurile, parafrazele, sunt acceptate doar în comunicarea internă (intra-organizaţională), în cazurile în care sunt unanim cunoscute semnificaţiile lor şi contextele de utilizare;

- De partea cealaltă a comunicării, fii un bun destinatar al e-mail-urilor! Exersează-ţi obişnuinţa de a oferi feedback celui care ţi-a trimis un e-mail, începând cu confirmarea primirii mesajului, până la trimiterea răspunsului care ţi-a fost solicitat.

Comunicarea scrisă este mai puţin privilegiată decât comunicarea audio şi/sau vizuală, unde intervin elemente ce ţin de non verbal: inflexiunea, tonul, modulaţia vocii, privirea, poziţia corpului. Pentru ca mesajul tău electronic să îşi atingă scopul şi să nu fie interpretate datele expuse, altfel decât îţi doreşti, utilizează termeni unanimi acceptaţi, exprimarea folosită să nu fie obscură, evită ambiguitatea.

Ghid pentru evaluare: La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de a distinge tipurile de comunicare; - capacitatea de a cunoaște și elimina barierele în comunicare; - recunoașterea caracteristicilor comunicării în grup; - recunoașterea caracteristicilor comunicării în organizații; - definirea stilurilor manageriale; - completarea unor documente de informare; - capacitatea de a organiza o ședință; - identificarea elementelor specifice comunicării eficiente prin e-mail.

Bibliografie 1.Duţu Olga (coordonator), Babonea Adina şi Vlăduţ Oana - “Relaţii publice, comunicare, secretariat” - Note de curs, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2009. 2.Gary Johns - “Comportament organizaţional”, Editura Economică, Bucureşti,1996. 3.Nită Mircea – Comunicare managerială. Strategii şi tehnici - Suport de curs. 4.Porumb Elena Marilena - Comunicare interpersonală. Resurse internet

• www.scritube.com

• www.stiucum.ro

• www.eva.ro

• www.businessportal.md

• www.antreprenoriantulfeminin.ro

MODULUL II

LUCRU ÎN ECHIPĂ

2.1. Introducere 2.2. Competenţele asigurate de M2 2.3 Conţinutul M2 2.1. Introducere

Lumea în care trăim impune schimbarea mentalităţilor conform cărora, numai individul este cel care contează, iar interesele predominante sunt cele individuale. În general, când vorbim de „grupuri”, ne gândim la ceva nu neapărat bun, anume la "bisericuţe", "clici”, "găşti". Chiar dacă individul este responsabil pentru opţiunile sale, pentru a realiza ceea ce şi-a propus, el trebuie să convingă, să participe la grupuri (formale şi informale), să negocieze norme, să împărtăşească scopuri, să acţioneze în comun cu alţii. Ca argument în favoarea reconsiderării dimensiunii grupale, aducem tendinţa producătorilor de bunuri şi servicii de a înlocui sistemul "om-maşină" cu cel "echipă-linie flexibilă de producţie", selecţia personalului făcându-se, printre alte criterii, şi pe baza capacităţii de comunicare şi de lucru în echipă (alături de competenţa strict tehnică - criteriul clasic de recrutare).

Toate acestea fac necesară reorientarea activităţilor organizaţionale, spre formarea şi dezvoltarea competenţelor de relaţionare la nivel intra şi inter-grupal şi de lucru în echipă.

2.2. Competenţele asigurate de M2

Acest modul oferă următoarele competenţe:

• definirea grupului şi a echipei; • identificarea rolurilor în echipă; • identificarea avantajelor lucrului în echipă; • recunoașterea aspectelor negative ale lucrului în echipă; • definirea etapelor necesare formării echipelor.

2.3 Conţinutul M2

2.3.1 Concepte

Echipa este „o entitate cunoscută de o organizaţie, formată de un grup permanent sau de lungă durată, alcătuit din persoane interdependente, care urmăresc unul sau mai multe obiective comune, într-un context constrângător“ .

„Echipa este constituită dintr-un număr restrâns de persoane, având competenţe complementare, angajate într-un proiect şi obiective comune şi care adoptă un demers comun, considerându-se solidar responsabile”.

Echipa este un grup formal, construit pentru rezolvarea unor sarcini organizaţionale concrete şi care acţionează unitar, sub conducerea unui manager. În literatura managerială,

termenul de "echipă" este folosit şi cu accepţiunea de grup, formal sau informal, înalt coeziv şi extrem de eficient în rezolvarea sarcinilor comune.

Abordările prezentate ne permit să dezvoltăm aspectele care definesc o echipă Astfel, prin

complementaritate înţelegem calificările profesionale şi tehnice diferite, care permit concertarea eforturilor, dar şi deschiderea umană reciprocă şi capacitatea de a fi empatic, de a intra în relaţii cu alţi indivizi, atitudinea binevoitoare şi aptitudinea de a lucra într-un colectiv.

Prin proiectul echipei se înţelege nu atât sarcina realizării unui produs anume, ci mai ales, întemeierea şi acceptarea condiţiilor pentru o cooperare de lungă durată, plină de sens, dătătoare de satisfacţii. Membrii echipei consideră că, fiind stabilite cerinţele cooperării, proiectul echipei va conduce la realizări imediate, la performanţă şi la recompense. Efortul construcţiei şi menţinerii unei echipe este dat de nevoia indivizilor de asociere şi de apartenenţă, în vederea satisfacerii unor scopuri personale. Aderarea la grup are loc ca urmare a percepţiei similarităţii opiniilor despre oameni, lume, viaţă şi organizaţii. Solidaritatea în asumarea responsabilităţii vine dintr-o bună suprapunere, între obiectivele individuale şi cele colective

Membrii echipelor trebuie să aibă disponibilitatea de a-şi exprima opinii, de a participa activ, de a face exerciţiul gândirii creatoare. Ei trebuie să ştie a-i asculta cu răbdare pe ceilalţi, a evita amplificarea conflictelor, dar a recunoşte că ele au cauze reale şi că merită a le pune în discuţie cu calm şi nu în ultimul rând, de a fi responsabili pentru acţiunile lor, individuale şi colective. Echipele nu sunt soluţia pentru oricare tip de activitate, nu întotdeauna „întregul înseamnă mai mult decât suma parţilor“, „echipele nu sunt un panaceu pentru organizaţii“, dar existenţa lor reprezintă infrastructura care poate conduce la obţinerea performanţei.

Coeziunea este liantul unei echipe, fiind crucială pentru o bună funcţionare a acesteia. Membrii unei echipe coezive îşi acordă mai multă atenţie unul altuia şi manifestă afecţiune mutuală. În plus, coeziunea creşte gradul de conformare la norme. Interesul echipei este vizat în armonie cu interesele personale. „Relaţia între coeziunea unei echipe şi performanţă este mai mult corelaţională decât cauzală“ . Coeziunea se creează prin formarea şi oferirea unei identităţi echipei, prin concentrarea asupra similarităţilor între membrii ei şi prin succesul ei.

Succesul unei echipe este garantat de încrederea fiecărui membru în integritatea celorlalţi. Încrederea poate fi bazată pe familiaritate, similaritate sau pe reţele sociale şi reprezintă o orientare pozitivă faţă de cineva, în lipsa vreunui indiciu negativ. Absenţa încrederii poate submina orice tip de activitate. Încrederea dintre membrii echipei se bazează pe experienţele anterioare sau pe înţelegerea interselor, motivaţiilor şi ideilor celorlalţi şi reprezintă siguranţa că aceştia îşi vor onora angajamentele.

Grupul reprezintă o colecţie de persoane care interacţionează, sub conducerea unui lider, pentru atingerea unui obiectiv comun şi care împărtăşesc sentimentul unei identităţi commune.

Principalele caracteristici ale grupului - şi ale echipei, deci - sunt: • scopul comun - nu există grup, dacă nu există cel puţin un scop comun; • mărimea - s-a constatat ca un grup acţionează ca o singură entitate, numai dacă are mai puţin de 16 (20) membri; • structura de statut - poziţia, rangul şi prestigiul fiecărui membru în grup - şi structura de rol - modelele de comportament aşteptate de la fiecare membru; • conducerea ("leadership") - emergenţa şi activitatea liderului, pe baza:

- competenţei relative la sarcină; - calităţilor personale şi puterii reale; - autorităţii formale; - obiectivelor şi aşteptărilor grupului;

• coeziunea - abilitatea membrilor de a gândi şi acţiona ca o entitate şi rezistenţa la forţele de ruptură;

• comunicarea - verbală, paraverbală, nonverbală; ascendentă, descendentă, laterală; există diferite modele de comunicare în grup ("lanţ", "Y", "cerc", etc.); • motivaţia şi interesele personale ale membrilor; • normele de grup - modelele de comportament acceptate de către membrii grupului - şi nivelul conformării la norme (superficial sau adânc); • natura sarcinii şi mediul în care grupul îşi desfăşoară activitatea. O caracteristică esenţială a grupului este reprezentată de gradul de similitudine, de

asemănare între membri. Pentru un manager este important să ştie cum poate constitui echipele, având în vedere natura sarcinii de lucru. Din acest punct de vedere, grupurile şi echipele pot fi, din punctul de vedere al componentei lor:

• omogene, formate din persoane cu pregătire şi experienţă similare; ele se caracterizează prin: nivel conflictual redus; satisfacţie mai mare a membrilor; calitate mai slabă a deciziilor; • eterogene, formate din persoane cu pregătiri şi experienţe diferite; ele se caracterizează prin: calitate mai mare a deciziilor; nivel conflictual mai ridicat; satisfacţie variabilă a membrilor. Astfel, de exemplu, pentru deciziile în care primează calitatea şi creativitatea, sunt

adecvate grupurile eterogene. Având în vedere caracteristicile de mai sus ale grupurilor şi echipelor de lucru, se poate

lesne constata că modurile de constituire şi de lucru efectiv pot fi extrem de diverse. Ca atare, recomandările privind anumite proceduri de lucru, privind constituirea şi componenţa echipelor pot fi numai situaţionale.

2.3.2 Munca în echipă versus munca individuală

Pentru a forma o echipă, un grup are nevoie de un scop comun. Dacă apar probleme de genul dezamăgirii asupra scopului comun, al scăderii hotărârii

iniţiale, al nerespectării termenelor sau al neprezentării la şedinţe anunţate, nu evitaţi problema! Spuneţi tuturor că ei există pentru a se sprijini unii pe ceilalţi, pentru a duce la bun sfârşit proiectul în care sunt implicaţi. Fiţi specifici, cât mai mult posibil. Amintiţi totodată celor care jignesc, faptul că respectul faţă de ceilalţi, face tuturor viaţa mai frumoasă.

Echipele au o importanţă deosebită pentru că: • sunt cele mai eficiente în soluţionarea problemelor complexe, care necesită opinii şi

cunoştinţe diferite; • sunt mult mai puternic orientate spre obiective decât organizaţia în ansamblu şi îşi

stabilesc mult mai uşor o viziune şi un scop propriu; • constituie un excelent mediu de învăţare; • pot valorifica cu maximă eficienţă resursele de care dispune fiecare dintre membrii săi; • pot fi relativ uşor formate, dizolvate, reorganizate sau redimensionate; • controlează comportamentul membrilor săi prin norme proprii, favorizând delegarea; • cultivă loialitatea.

2.4.3 Formarea şi dezvoltarea grupului şi echipei

Ceea ce-i reuneşte pe oameni în sânul unei echipe, este existenţa unui obiectiv comun. Deşi echipa nu este caracterizată prin prezenţa unor roluri fixe, la începutul constituirii grupului respectiv, fiecare dintre participanţi este îndreptăţit să ştie, care va fi aportul lui la sarcina asumată

colectiv. Dar, după ce încrederea dintre coechipieri atinge cota de siguranţă, sarcinile unora pot fi distribuite după cum o cer diferitele împrejurări.

Raţional, selectarea membrilor unei echipe ar trebui să stea sub semnul complementarităţii; dar, adeseori, se consideră că este mai importantă întemeierea echipei pe solidaritate şi pe asigurarea continuităţii, decât centrarea pe sarcină.

În cazul în care sarcina este deosebit de importantă, echipa trebuie să fie alcătuită mai ales din specialişti, dar şi din oameni capabili să preia sarcini diverse. În aceste condiţii, contează competenţa, experienţa anterioară, capacitatea de comunicare, simţul responsabilităţii şi încrederea în forţele proprii.

În cazul în care raţiunea de a fi a echipei, se bazează pe salvgardarea propriei entităţi, coechipierii vor fi selectaţi după criterii de disponibilitatea socială, spirit de echipă şi de iniţiativă; competenţele multiple şi policalificarea sunt mai apreciate în acest caz, fiind admisă absenţa specialiştilor.

Caracteristicile persoanelor care alcătuiesc echipa trebuie să cuprindă: experienţă de lucru în echipă şi experienţă profesională, abilităţi tehnice şi de comunicare, disponibilitatea de a-şi asuma responsabilităţi şi încrederea în forţele proprii, comunicativitatea şi capacitatea de a interacţiona eficient, de a răspunde operativ cerinţelor altora, de a putea prelua creativ ideile grupului şi de a oferi, în acelaşi timp, fără egoism suport celorlalţi.

În cadrul procesului prin care o persoană devine membru al unei echipe, sunt esenţiale evaluarea, angajamentul şi tranziţia rolurilor. În ce priveşte evaluarea, oamenii fac, de obicei, un calcul de tip „cost-beneficiu“. În cadrul unei echipe, o persoană trece de la statutul de non-membru, la cel de qvasi-membru şi la cel de membru cu drepturi depline. Tranziţia are loc pe măsură ce persoana respectivă acumulează informaţii despre grup şi proiectează în cadrul lui propria imagine despre sine.

O echipă se constituie în jurul unui lider şi mai puţin în jurul unei idei. Desigur că liderul poate fi identificat şi acceptat şi după ce echipa s-a constituit, pe baza unei viziuni comune, dar şansele ca ea să reziste în timp, sunt mai mici în această împrejurare. Oricum, liderului echipei îi sunt proprii viziunea, realismul, curajul şi comportamentul moral. Este persoana care înţelege cadrul general în care evoluează echipa, care menţine concentarea echipei asupra sarcinii, cunoaşte mecanismele motivării şi cerinţele comunicării eficiente, gestionează cu tact şi inteligenţă conflictele, fără a-şi revendica succesele grupului. În plus, liderul este în măsură să încurajeze participarea membrilor echipei, ştie să asculte, îi este proprie cultura organizaţiei, îşi poate asuma riscuri, susţine dinamica echipei şi asigură feedback-ul, promovează performanţa şi-i încurajează pe cei care o ating, susţine ritmul de lucru.

Fiecare echipă are un lider; uneori acesta este referinţă pentru ceilalţi, alteori el îşi asumă acest rol după o existenţă cvasianonimă. Oricum ar fi, dar mai ales în cel de-al doilea caz, liderul ajunge să fie făcut responsabil de oricare dintre eşecuri şi să fie marginalizat. Echipele performante ajung astfel, uneori, să-şi dezavueze conducătorii şi să-i înlocuiască cu alţii.

Înlocuirea unor membri vechi, care nu mai sunt suficient motivaţi să ajute echipa, cu membrii noi, are un efect pozitiv asupra acesteia. Noii veniţi pot fi vectori ai schimbării, au credinţa că pot aduce idei noi şi consideră că vor fi răsplătiţi. De multe ori, cooptarea unei noi persoane într-o echipă poate fi benefică, dar alterori este sursa unor conflicte majore; de aceea, sunt specialişti ce pledează pentru promovarea „managementului intern al echipelor“, mai degrabă decât a a celui extern (întreţinerea relaţiilor cu cei de care echipa depinde).

În costruirea unei echipe, trei factori sunt esenţiali: sarcina care trebuie îndeplinită, oamenii şi relaţiile dintre membrii echipei.

Natura activităţii care trebuie efectuată, determină designul unei echipe. Din perspectiva sarcinii, se ridică câteva întrebări, în procesul de construire a echipelor9

a) De câtă autoritate are nevoie echipa, pentru a-şi desfăşura activitatea? Un grad mai mare de autoritate duce la o motivare mai puternică a membrilor, dar la pierderea controlului din partea managerului;

.

b) Pe ce tip de activitate se concentrează echipa? Există echipe tactice, care execută planuri bine definite, există echipe care rezolvă probleme, dar şi echipe de creaţie;

c) Care este gradul de interdependenţă a sarcinilor între membrii echipei? Există trei tipuri de interdependenţă a sarcinilor: „interdependenţă cumulativă“ (membrii echipei lucrează independent şi apoi cumulează rezultatele), „interdependenţă secvenţială“ (fiecare membru este specializat pe o anumită secvenţă în cadrul activităţii) şi „interdependenţă reciprocă“;

d) Interesele membrilor echipei sunt de cooperare sau de competiţie? Recompensele sunt oferite pentru rezultate individuale, sau pentru performanţele echipei?

e) Cât de numeroasă trebuie să fie echipa? În mod normal, echipele nu ar trebui să aibă mai mult de zece membri, din considerente ce ţin de coordonare, coeziune, egalitate între membrii sau gradul de implicare al acestora.

Datorăm o tipologie a echipelor de lucru lui Harrington H. James şi Harrington S. James (2000, p. 207), potrivit caracteristicilor lor cele mai relevante; în Tabelul 2.1 sunt descrise sintetic profilurile acestor configuraţii. Tabelul 2.1 Caracteristici Echipa

operativă Echipa de

îmbunătăţire a proceselor

Echipa de îmbunătăţire

a calităţii

Cerc al calităţii

Ehipa de lucru

autonomă Membri Aleşi pe baza

experienţei Implicaţi în proces

Din departament

Din departament

Din departament

Participare Obligatorie Obligatorie Obligatorie Voluntară Obligatorie Dirijare de către manageri

Moderată Moderată Moderată Redusă Redusă

Alegerea sarcinilor

De către manageri

De către manageri

De către echipă

De către echipă

De către echipă

Raza de activitate

La nivel de companie

La nivel de companie

La nivel de departament

La nivel de departament

La nivel de departament

Timp de activitate

Şedinţe scurte, termene lungi

Şedinţe scurte, termene medii

Şedinţe scurte, termene medii

Şedinţe scurte, permanent

Şedinţe scurte, permanent

Conducerea echipei

Numită Responsabilul de process sau persoana desemnată

Supraveghetor Supraveghetor sau persoana desemnată

Comună sau prin rotaţie

Formarea şi dezvoltarea grupului/echipei au fost intens studiate, fiind identificate mai multe

etape de evoluţie (conform B. Tuckman, C. Handy şi alţii). De obicei, formarea grupului este asistată de un facilitator, care încearcă dezvoltarea competenţelor legate de sarcină şi a celor interpersonale. Aceste etape sunt:

9 Ştefan Stanciu, Mihaela Alexandra Ionescu, Comportament organizaţional - Suport de curs, S.N.S.P.A.- Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“

• Formarea ("forming") - stabilirea sarcinilor, a regulilor şi a metodelor de bază, obţinerea informaţiei şi a resurselor, emergenţa liderului şi construirea încrederii în acesta. Membrii echipei în formare sunt politicoşi dar neîncrezători, retraşi. Competenţele legate de sarcină trebuie dezvoltate cu precădere. • Conflictul ("storming") - dezvoltarea unor conflicte inter-personale şi rezistenţa, în plan emoţional, a membrilor grupului faţă de sarcină. Unii membri încearcă să-şi impună influenţa şi controlul, conflictul este dominant dar progresul în realizarea sarcinii este nesemnificativ. Facilitatorul trebuie să fie atent atât la dezvoltarea competenţelor legate de sarcină, cât şi a celor interpersonale. • Normarea ("norming") - aplanarea conflictelor, cooperarea şi dezvoltarea unui nou cadru normativ, privind modalităţile de lucru şi de decizie. Oamenii încep să se înţeleagă şi să se sprijine reciproc. Ideile celorlalţi nu mai sunt puse la îndoială. Facilitatorul trebuie să se concentreze pe dezvoltarea competenţelor interpersonale ale membrilor. • Performarea ("performing") - grupul devine performant prin găsirea şi implementarea unor soluţii optime, obţinute pe baza unor strategii clare şi totodată flexibile. Rolurile în grup au fost împărţite, iar fiecare membru al echipei este preocupat atât de sarcină, cât şi de ceea ce simt ceilalţi. În aceasta fază, nu mai este necesară prezenţa facilitatorului. Având în vedere necesitatea performanţei echipei pentru organizaţie, în ultimii ani, la

aceste patru etape s-a mai adăugat şi a 5-a, care se referă în mod explicit, la desfiinţarea echipelor după un anumit timp. Motivul este simplu: lucrând prea mult împreună, membrii echipei pot devein interesaţi mai mult de păstrarea bunelor relaţii cu colegii, decât de calitatea deciziei şi a muncii, în general. Ca urmare, echipa va avea o tendinţă tot mai pronunţată spre compromis (vezi şi mai jos problemele muncii în grup/echipă).

Grupurile şi cu atât mai mult echipele, nu sunt entităţi nediferenţiate, în care fiecare se situează pe aceeaşi poziţie şi realizează aceleaşi activităţi. În primul rând, membrii grupurilor şi ai echipelor se diferenţiază după statut (poziţia în ierarhia formală sau informală). De asemenea, sarcinile şi activităţile din cadrul grupului sau echipei sunt împărţite între membrii acestora, deci apar şi diferenţe de roluri.

Aceste roluri (şi caracteristicile lor) sunt. 1. "Executant/Muncitor" – care accepta regulile, convenţiile şi constrângerile organizaţiei

şi se apucă de lucru, munceşte cu grijă, perseverenţă şi bun simţ, dar doreşte certitudini şi este conservator. Mai puţin eficient în conducerea echipei, dar poate fi considerat coloana ei vertebrală.

2. "Prezident/Coordonator" – care nu este neapărat conducătorul numit al echipei. Ştie cum să utilizeze resursele echipei, echilibrând punctele ei tari şi slabe. Este centrat pe obiective şi conduce echipa spre realizarea lor. Manifestă încredere în oameni şi consideră talentele lor mai degrabă ca resurse, decât ca ameninţări. Are multe calităţi proprii altor roluri. Se poate adapta la nevoile grupului, manifestând flexibilitate.

3. "Modelator / Organizator" – cel care conduce "din faţă", manifestându-se în mod evident: este dominant, asertiv, extrovert, plin de energie psihică, impulsiv, nerăbdător, se poate simţi adesea frustrat. Preferă să modeleze direct şi personal deciziile şi activităţile echipei. Este gata să critice, neplăcându-i însă să fie criticat. Este intolerant la lucrurile neclare, ceţoase, vagi. Munceşte cel mai bine în grupuri informale de "egali" şi este mai puţin eficient în echipele foarte structurate din punct de vedere formal.

4. "Săditor/Agent" – care deţine o capacitate puternică de a avansa idei şi strategii noi, care pot schimba gândirea echipei. Poate oferi adesea ieşirea din impas a echipei, dar în acelaşi timp, poate fi un coleg dificil şi neconfortabil.

5. "Căutător de resurse" – a cărui cotribuţie majoră o constituie explorarea în exteriorul echipei, căutând idei şi resurse noi. Are un caracter pozitiv, vesel, entuziast, care ajută echipa în menţinerea unor relaţii bune. Nu este neapărat creativ, dar poate stimula ideile altora şi poate explora noi posibilităţi în afara mediului echipei (clădirea pe ideile altora). Îi poate motiva şi convinge pe colegi.

6. "Monitor/Supraveghetor - Evaluator" – care este complementar "Săditorului": cu o gândire critică puternică, analizează ideile, evaluează realizabilitatea şi aspectele lor practice, este serios ca atitudine, obiectiv şi precaut, dar este adesea hiper-critic, chiar negativist - lipsindu-i câteodată, capacitatea de a convinge şi motiva. Poate preveni preluarea de către echipă a proiectelor inadecvate şi pierderea timpului cu idei frumoase dar nepractice, dar poate provoca totodată conflicte, criticând ideile altora, chiar dacă are de obicei dreptate.

7. "Lucrător în Echipă" – care contribuie la menţinerea spiritului de echipă, îmbunătăţeşte comunicarea, este cooperant şi cu o atitudine pozitivă - ştie să asculte. Poate minimiza fricţiunile cauzate de "Inovatorii" care "nu-şi dau seama" şi de "Modelatorii" cărora "nu le pasă". Este sensibil la sentimentele, nevoile şi grijile membrilor echipei, poate preveni izbucnirile şi conflictele, fiind loial echipei.

8. "Analizator final/Întregitor - Finisor" - fără de care echipa poate avea tendinţa: să rămână în urma programului, să facă greşeli de detaliu, care pot afecta produsul final, să respingă sau să amâne problemele mai puţin urgente şi să fie complezentă. Este îngrijorat, sâcâie colegii, comunică un sentiment de urgenţă. Este anxios, introvert, tensionat, dar arată autocontrol, putere de caracter, simţ al scopului. Nu întotdeauna este comod în relaţii - poate coborî moralul, poate rămâne la nivelul detaliului - îi poate tensiona pe ceilalţi, dar nu va permite nimănui sa fie lipsit de grijă, supra-încrezător, să amâne sau să întârzie.

Trebuie sa subliniem faptul că nu există roluri ideale sau superioare altora, ci doar că o echipă performantă trebuie să îndeplinească toate aceste roluri. Fiecare dintre noi avem unul sau câteva roluri predilecte şi nu ne simţim bine, atunci când suntem puşi (de împrejurări) să jucăm roluri, pentru care nu avem "apetenţa" necesară". Totuşi, pentru buna funcţionare a echipei, este necesar ca aceste roluri să fie îndeplinite, chiar dacă numărul membrilor echipei este mai mic decât numărul rolurilor.

Având în vedere cele de mai sus, este bine ca, pe de o parte, să fim conştienţi ce roluri putem îndeplini în mod eficient şi, pe de altă parte, atunci când stabilim echipe de lucru în şcoală, trebuie să avem în vedere ca toate rolurile de mai sus să fie îndeplinite.

De asemenea, amintim faptul că unele roluri sunt unice în cadrul echipei - în special cel de „modelator” şi cel de "prezident" (lucru evident dacă revedem caracteristicile rolurilor respective). Dacă există mai multe persoane cu preferinţe pentru aceste roluri, vor rezulta aproape inevitabil conflicte, care vor diminua eficienţa generală a echipei. 2.3.4. Construcţia echipelor

Construcţia echipelor este un proces îndelungat, laborios şi adesea dificil. Nu este suficient

să punem câţiva oameni laolaltă pentru a rezolva o problemă, chiar dacă am făcut o alegere optimă privind distribuţia rolurilor. Fiecare echipă va trece prin fazele descrise mai sus, cu o consecinţă evidentă: nu putem cere echipei de la început performanţe deosebite, acestea apărând după un timp (care poate fi mai lung sau mai scurt). Din experienţa noastră, echipele încep să

funcţioneze eficient, numai după ce au lucrat împreună cel puţin o săptămână (având o distribuţie optimă a rolurilor). Dar şi când se ajunge în faza de "performare", rezultatele pot fi spectaculoase.

O altă condiţie pentru ca o echipă să funcţioneze, este întrunirea ei regulată: dacă trece prea mult timp între activităţi, echipa poate regresa în faze anterioare de dezvoltare - sunt re-create norme şi chiar sunt actualizate conflicte.

De aceea, primul lucru de care un director trebuie să fie conştient, îl reprezintă

caracteristicile unei echipe de înaltă performanţă - pentru a o putea recunoaşte, atunci când există. Acestea sunt:

• Scop comun, strategii clare şi roluri bine stabilite, care să ducă la rezultatele aşteptate, în intervalul de timp determinat. • Resurse specifice - umane, materiale, de informaţie, de timp, de autoritate şi putere. • Metodologie structurată de identificare şi rezolvare a problemelor, de luare a deciziilor şi de îmbunătăţire a propriei activităţi. • Sentimentul forţei, încredere în propriile capacităţi. • Relaţii deschise, ascultare activă, empatie, comunicare multilaterală, înţelegere reciprocă şi rezolvarea rapidă a conflictelor. • Flexibilitate, adaptabilitate şi creativitate. • Performanţe superioare. • Recunoaşterea şi aprecierea realizărilor individuale şi de grup. • Moral excelent, satisfacţie şi "sentimentul proprietăţii" (cuvinte cum ar fi "noi" şi "al nostru" sunt des folosite).

În legătura cu lucrul în echipă s-au scris o mulţime de cărţi. Dar mai putem învăţa despre

munca în grup şi despre modul în care se construieşte şi funcţionează o echipă, de la ...gâştele sălbatice ! Iată cum zboară ele în şi dinspre “ţările calde”.

Comportamentele descrise (sprijinul reciproc şi celebrarea succesului, sentimentul

apartenenţei şi dorinţa de a reveni în echipă, flexibilitatea în îndeplinirea rolurilor, etc.), pot fi identificate, mutatis mutandis, şi în activitatea echipelor performante.

În construcţia propriu-zisă a echipelor este esenţială (urmând o abordare situaţională) satisfacerea nevoilor sarcinii de lucru, ale indivizilor şi ale grupului/echipei:

- Nevoile sarcinii prin: stabilirea unui scop valoros şi clar; acordul echipei în legătură cu scopul respectiv; elaborarea unui plan de acţiune pentru atingerea scopului; stabilirea modalităţilor de monitorizare şi evaluare a atingerii scopului.

- Nevoile indivizilor - prin: statut clar pentru fiecare; libertate şi putere; apartenenţă la echipă şi dependenţă (poate coexista cu nevoia de liberate şi putere!); recunoaşterea problemelor speciale şi personale; contribuţia la acţiunile echipei.

- Nevoile proprii ale echipei - prin: cooperare; îmbunătăţirea înţelegerii; susţinerea

reciprocă - chiar în situaţii de dezacord; claritatea opţiunilor. Încercând satisfacerea acestor nevoi şi trecând, vrând - nevrând, prin fazele menţionate

mai sus, puteţi trece acum la construcţia echipelor. Mai departe, nu putem da reţete, pentru că parametrii "tehnici" ai echipei (mărime, componenţă, sarcinile de lucru, timpul în care se aşteaptă rezultatele, etc.) depind de situaţia concretă şi nu pot fi avuţi în vedere de la distanţă. 3.4. Munca în echipă

Nu există reţete universal, care să conducă echipa fără greş, la realizarea obiectivelor ei cu costuri minime, dar sunt cunoscute reguli după care acestea se pot ghida, pentru a găsi singure calea spre performanţă.

Sarcinile echipei trebuie formulate clar, în termeni care să permită cuantificarea performanţei; este contraindicat ca liderul să stabilească sarcini punctuale pentru fiecare membru al echipei; precizarea sarcinii de ansamblu este suficientă, pentru că distribuirea sau asumarea rolurilor, face parte din însăşi dinamica echipei, fiecare preluând ceea ce i se pare potrivit

Analizaţi modul în care se comportă gâştele sălbatice. • Fiecare gâsca, atunci când zboară, formează un curent de aer care ridică pasărea

din urma ei. De aceea, gâştele zboară într-o formaţie în formă de "V". Formaţia respectivă crează 71% mai multă portanţă, decât dacă păsările ar fi zburat singure.

• Când una dintre gâşte părăseşte formaţia, simte, singură fiind, o rezistenţă mai mare a aerului, care o determină să revină în formative, pentru a beneficia de portanţa suplimentară oferită de pasărea din capul formaţiei.

• Când gâsca din fruntea formaţiei oboseşte, trece în formaţie, altă gâscă preluând conducerea.

• Gâştele din formaţie o susţin pe cea din frunte, prin "ga-ga"-uri frenetice. • Când una dintre gâşte se îmbolnăveşte sau este împuşcată, alte două păsări

părăsesc formaţia, pentru a o ajuta pe cea rănită să-şi găsească un loc sigur jos, pe pământ, după care rămân cu aceasta până moare sau este din nou capabilă să zboare.

Ce putem învăţa de la gâşte privind activitatea în echipă ?

momentului dat, liderului revenindu-i doar grija acoperirii tuturor secvenţelor, care să la conducă la atingerea obiectivului. Tot în sarcina lui, cade şi asigurarea feedback-ului, în fiecare moment important al evoluţiei echipei.

Marcarea fiecărei reuşite, a fiecărui eveniment, contribuie la manifestarea sentimentului de apartenenţă, mândrie şi la coeziunea echipei. Înregistrarea unui eşec reprezintă un prilej de analiză şi de corectare a proceselor de adoptare a dciziei; în acest caz, nu se caută vinovaţii, ci cauzele eşecului. A întreba cum s-a întâmplat, este mai profitabil decât a întreba cine a greşit.

Eşecul trebuie acceptat cu calm, de vreme ce echipa a găsit şi în alte dăţi căile de urmat. O evaluare realistă a stadiului evoluţiei şi a procedurilor echipei, poate indica ce trebuie

schimbat sau cum trebuie abordate lucrurile. Sunt momente în care sloganurile nu au efect şi nu ajută la vindecarea rănilor. Schimbarea strategiei, întărirea echipei cu forţe proaspete, o mai bună cunoaştere interpersonală, admiterea unor noi valori culturale, eliminarea persoanelor care nu se conformează regulilor de bază, etc., pot fi căi de urmat în perioade de criză.

Conflictul între membrii unei echipe, poate fi un lucru rău când este personalizat, dar poate fi şi bun, când este un conflict de opinii.

Etape care marchează organizarea muncii în echipă10

Următoarele etape care marchează organizarea muncii echipei, stabilirea obiectivelor generale pentru întreaga echipă (specifice, măsurabile, acceptate, realiste şi corelate în timp):

stabilirea obiectivelor pe oameni, alocarea resurselor şi planificarea activităţilor; stabilirea nivelurilor minime ale performanţei; măsurarea indicatorilor privind performanţa (calitatea, punctualitatea, raportul cost-

eficienţă); adunarea datelor de prelucrat şi măsurarea indicatorilor de performanţă (este

necesar ca aceştia să fie uşor de cuantificat şi să acopere toate aspectele muncii); anunţarea rezultatelor obţinute; evidenţierea aspectelor pozitive şi identificarea

cauzelor pentru eşecurile parţiale, fără a recurge la incriminări; stabilirea priorităţilor de urmat; se recomandă rotaţia pe posturi, pentru menţinerea interesului şi pentru înţelegerea problemelor celorlalţi coechipieri. Comportamentul cooperant şi deschis trebuie încurajat şi răsplătit.

Avantajelele lucrului în echipă sunt importante. Acestea sunt:

• un climat de lucru puternic motivator, • răspuns rapid la schimbările tehnologice, • clasificări simple ale locurilor de muncă, • flexibilitate în atribuirea sarcinilor, • abordarea proactivă a problemelor, • decizii mai bune.

Există şi o serie de efecte şi probleme ale activităţii în echipă, care trebuie avute în vedere, atunci când se optează pentru acest tip de activitate:

1. "Gândirea de grup" ("Groupthink") - posibilitatea alterării eficienţei grupului, pentru a păstra cadrul normativ existent. De multe ori, pentru a nu repune în discuţie normele de grup, acestea vor fi aplicate automat, chiar dacă nu mai sunt adecvate situaţiei concrete sau problemei de rezolvat.

10 Charney Cy, Instant manager, Traducerea şi adaptarea în limba română de Sorin Marian Paveliu, Editura INFOMEDICA, Bucureşti, 2001.

2. "Lenea socială" ("Social loofing") - scăderea performanţelor individuale, sarcinile şi diferite alte activităţi fiind lăsate pe seama grupului ca întreg, mai ales când este vorba de decizii importante.

3. Ineficienţa grupului în deciziile rutiniere sau luate sub presiunea timpului. Se ştie faptul că, metodele participative sunt mari consumatoare de timp. De aceea, dacă nu există timp suficient, deciziile pot fi eronate. De asemenea, a pune în discuţia unei echipe decizii de rutină este contraproductiv - pentru că energia echipei se consumă în activităţi cu importanţă redusă, putând apărea la un moment dat şi plictiseala.

4. Oamenii se comportă diferit când se află în grupuri diferite. Este binecunoscut faptul că suntem, în aceeaşi perioadă a vieţii, membri în grupuri, echipe şi organizaţii diferite, trebuind să jucăm roluri diferite. Predicţia performanţelor unei persoane într-o anumită echipă, pe baza celor atinse în alte echipe sau situaţii, este cel puţin problematică, din motive evidente.

5. Conservatorismul şi înclinarea grupului spre compromis. Activitatea grupului sau a echipei este rezultatul unui compromise, între obiectivele, interesele şi competenţele membrilor. De aceea, de foarte multe ori, pentru a păstra coeziunea şi structura echipei, este adoptată o soluţie de compromis, chiar dacă este evident inferioară (ca valoare), unei soluţii propuse de un anumit membru al echipei.

6. "Sindromul Apollo": subperformanţa grupului format din membri selecţionaţi pentru gândirea lor critică: din cauza tendinţei distructive, care caracterizează aceste persoane, echipa se poate limita la "demolarea" tuturor soluţiilor, prin centrarea pe dezavantajele lor, grupul fiind incapabil să aleagă una din ele.

7. Caracterul "seducător" al ierarhiei. Dacă o echipă include persoane care se află pe poziţii ierarhice superioare, apare pericolul acordării mai mult timp persoanei respective şi mai multă greutate opiniilor sale. Aceasta poate duce la decizii eronate şi la frustrarea celorlalţi membri ai echipei.

8. Diferenţa în cunoaştere. Dacă numai o parte din membrii echipei capătă acces la informaţia sau cunoaşterea relevantă, ceilalţi membri nu vor putea contribui pe măsura posibilităţilor, vor resimţi frustrare şi vor părăsi activitatea de grup (dacă nu fizic, cel puţin mental).

9. Resursele personale diferite. Anumite persoane pot avea resurse legate de comunicare (capacitate de persuasiune, experienţă în conducerea reuniunilor de lucru, etc.) şi care tind să le transforme în persoane dominante. Conducătorul echipei trebuie să se asigure că existe şanse egale de participare pentru toţi membrii, încurajând participarea persoanelor mai timide sau mai lente în decizii.

10. Stilul managerial. Stilurile participative de management, permit în mai mare măsură lupte "feudale" pentru putere şi statut, care nu au, de cele mai multe ori, relevanţă pentru sarcinile de lucru şi, dacă se manifestă scad productivitatea, iar echipa rămâne la nivelul "Conflictului" ("Storming" - din modelul prezentat mai sus).

11. Mitul "echipei de clone". Există câteodată, convingerea că toţi membrii echipei trebuie să aibă aceleaşi competenţe şi atitudini, ca ale conducătorului echipei sau ale managerului de succes - ceea ce nu va duce niciodată la o muncă de echipă eficientă (vezi şi paragraful dedicat rolurilor în echipă).

.

Identificaţi fiecare, pornind de la experienţa personală, cel puţin o situaţie în care s-a manifestat una dintre aceste probleme.

Regulile privind comportamentul în echipă, au rolul de a crea aşteptări comune, de a încuraja comportamentul deschis, de a dezvolta autoconducerea, de a permite integrarea noilor veniţi.

Normele unui comportament considerat acceptabil, respectiv inacceptabil11

Comportamente distructive ale membrilor echipei sunt: atacarea personalităţii; a fi de acord cu toţi, în toate ocaziile; a fi inconsecvent; schimbarea frecventă a subiectului discuţiei, distragerea atenţiei celorlalţi; sporovăiala, plângerile; critica generalizată; manifestarea furiei; atitudinea dominatoare; întreruperea discuţiei începute pentru a vorbi la telefon; luarea deciziilor fără consultarea echipei; absenţa repetată de la şedinţe; nefinalizarea sarcinilor; lipsa de responsabilitate; sustragere de la adoptarea deciziilor; utilizarea stereotipiilor şi lipsa unui orizont larg; utilizarea abuzivă a cuvântului „trebuie“.

; în primul caz este vorba de implicare, ascultare activă şi comunicare, respectarea nevoilor, sentimentelor şi drepturilor celorlalţi şi împărtăşirea experienţei. Comportamentul inacceptabil include acordarea priorităţii nevoilor personale, în detrimentul celor colective; atitudine ultimativă şi intimidarea celorlalţi; reacţie negativă la tendinţa de schimbare; judecarea altora fără discernământ.

Vorbind despre creativitate în echipă, într-adevăr, performanţele sânt în general îmbunătăţite prin munca în echipă. Ce-i drept, ele au conceput sporul de performabilitate al acestei munci, în cadrul unui model dat, adică pentru executarea unei sarcini; el pare mai puţin sigur cînd e vorba de a «imagina» noi modele, adică pentru concepţie. Dar, este dificil să distingi între ceea ce revine dispozitivului în echipă şi ceea ce se datorează geniului coechipierilor“.

Creativitatea este „abilitatea de a forma concepte noi, folosind cunoştinţe existente“. Un act creativ are originalitate şi valoare. Creativitatea poate fi măsurată prin fluenţă (câte idei diferite produce o persoană), flexibilitate (câte tipuri de idei produce) şi originalitate (capacitatea de a genera soluţii neobişnuite şi unice). Unerori, cantitatea poate anticipa calitatea. Două abilităţi sunt importante pentru creativitate: gândirea convergentă, care urmăreşte un singur răspuns, o singură soluţie şi gândirea divergentă, care se referă la diversitate, la absenţa îngrădirilor. Când lucrează individual, în absenţa presiunilor de conformitate, oamenii sunt mai înclinaţi spre gândire divergentă, iar când lucrează în echipe, aceştia gândesc mai mult convergent. Gândirea divergentă este asemănătoare cu gândirea janusiană (zeul roman Janus avea două feţe îndreptate în direcţii opuse).

Cea mai răspândită strategie creativă este brainstorming-ul de grup, bazat pe credinţa că întregul depăşeşte suma părţilor individuale. Brainstormingul este fondat pe câteva principii: critica este interzisă, cantitatea este dezirabilă, sunt încurajate combinarea şi îmbunătăţirea ideilor. Dintre ameninţările existente la adresa creativităţii unei echipe trebuie menţionate tendinţa spre comoditate, spre un volum mai mic de muncă, conformismul, problemele legate de coordonare şi coborârea standardelor de performanţă la nivelul cel mai scăzut din grup.

De regulă, în echipă, adoptarea deciziilor se face prin consens. În opinia autorilor James H. Harrington şi James S. Harrington (2003, pp. 221) există consensul tare – dat de adeziunea tuturor participanţilor la o anume variantă - şi consensul moale – al acceptării de către o minoritate calificată, care are propria-i soluţie, a variantei pentru care optează majoritatea.

Deşi uzat, termenul şedinţă se referă la un instrument important şi complex de lucru în colectiv pentru oricare dintre echipele performante. Fazele şi normele recomandate pentru şedinţe trebuie respectate în toată integralitatea lor, pentru a beneficia de rolul lor social şi pragmatic.

Le datorăm lui James H. Harrington şi lui James S. Harrington (ibid., pp. 216- 217) reţeta unei şedinţe de succes; astfel: înainte de şedinţă – planificarea şedinţei, stabilirea ordinii de zi şi pregătirea şedinţei; la începutul şedinţei – punctualitate, aprobarea ordinii de zi, asigurarea

1. Harrington-Mackin Deborah, Cum se formează o echipă de succes, Terora, Bucureşti, 2002.

consemnării poziţiilor exprimate, definirea rolului fiecărui participant; în timpul şedinţei – abordarea unei atitudini pozitive, respectarea ordinii de zi, evitarea ieşirii în afra ordinii de zi, recapitularea rezultatelor parţiale, programarea temelor nou introduse în discuţie pentru altă întâlnire; la sfârşitul şedinţei – obţinerea acordului asupra rezultatelor obţinute, stabilirea priorităţilor care s-au conturat, evaluarea şedinţei pe ansamblu, stabilirea calendarului pentru întălnirile următoare, încheierea la timp a şedinţei; după şedinţă – distribuirea procesului verbal al şedinţei şi punerea în aplicare a măsurilor adoptate.

În timpul unei şedinţe, conduita membrilor unei echipe performate trebuie să fie exemplară; aceasta trebuie să cuprindă: participare şi ascultare activă, manifestarea respectului faţă de participanţi – inclusiv prin evitarea monopolizării timpului pentru intervenţia personală, căutarea soluţiilor avantajoase pentru toate părţile implicate în proces, asumarea responsabilităţii şi respectarea angajamentelor, critica ideilor – nu a persoanelor, manifestarea empatiei, iniţiativei şi bunăvoinţei.

Pentru a fi performante, echipele trebuie să-şi apropie obiective tangibile; atinse, acestea

generează satisfacţia muncii şi prefigurează recompensele. Dacă proiectul echipei are caracter de noutate, cei proaspăt veniţi trebuie consultaţi, în special cei care sunt direct afectaţi. În cazul în care oamenii nu sunt informaţi corespunzator, există o mare şansă ca aceştia să respingă un proiect, chiar dacă acesta el este în concordanţă cu interesele lor. Se evită, astfel, ceea ce George Hendrikse numeşte „miopie organizaţională“ (2003, p. 65).

Criteriile folosite pentru a determina recompensele financiare trebuie cuantificate. Acestea sunt fie financiare (măsurând profitul şi pierderile la nivelul companiei sau al

echipei), fie operaţionale. Trebuie determinat modul în care sunt stabilite şi actualizate standardele de performanţă. În funcţie de natura activităţilor, criteriile după care poate fi apreciată performanţa muncii unei echipe sunt diverse; cu toate acestea, cele de mai jos sunt general valabile: atingerea obiectivelor, folosirea corectă a mijloacelor de lucru, participarea unanimă, utilizarea raţională a resurselor şi crearea cadrului pentru continuarea activităţii.

Există numeroase indicii care anunţă că o echipă se confruntă cu probleme deosebite; dacă remediile nu se găsesc la timp, există certitudinea că echipa se va destrăma. Printre acestea, enumerăm: inexistenţa unui obiectiv clar, obiective nerealiste, lipsa unui cod (nescris chiar) de comportament, absenţa mijloacelor de evaluare a rezultatelor, lipsa unei structuri de expertiză care să acopere solicitările legate de sarcină, absenţa cooperării, incompatibilitatea membrilor, lipsa creativităţii, existenţa unui conflict major între echipă şi organizaţie, marginalizarea sau izolarea echipei faţă de restul organizaţiei.

Evaluarea performanţelor membrilor unei echipe, poate fi supusă unor influenţe nocive, care alerează rezultatele; dintre acestea, enumerăm: teama de conflict; tentinţa evaluării superioare a colegilor apropiaţi şi a subevaluării celor antipatici; tendinţa de a considera comportamentul unei persoane ca oglindă a personalităţii acesteia, mai degrabă decât ca o consecinţă a factorilor situaţionali; evaluările sunt sustanţial cosmetizate, când trebuie comunicate direct, faţă de situaţia în care acestea rămân anonime; oamenii se simt obligaţi social la reciprocitate (referitor la aprecierile pozitive).

Concluzie: Pentru a forma o adevărată echipă şi a realiza ceva împreună, oamenii trebuie

să ia parte în egala măsură, la stabilirea scopurilor, planificarea acţiunii şi îndeplinirea acţiunii propriu-zise.

Ghid pentru evaluare:

La evaluare se urmăreşte:

- aspectele importante in formarea echipelor; - avantajele si dezavantajele lucrului in echipa; - capacitatea de a forma echipe eficiente; - identificarea tipurilor de roluri in echipe.

Bibliografie

1. Charney Cy, Instant manager, Traducerea şi adaptarea în limba română de Sorin Marian Paveliu, Editura INFOMEDICA, Bucureşti, 2001.

2. Harrington H. James, Harrington S. James, Management total în firma secolului 21, Traducere Niculiţă Damaschin, Aurora Damashin, Editura Teora, Bucureşti, 2000.

3. Harrington-Mackin Deborah, Cum se formează o echipă de succes, Terora, Bucureşti, 2002.

4. Şerban Iosifescu - Echipa în organizaţie, formarea echipelor performante - suport de curs 5. Ştefan Stanciu, Mihaela Alexandra Ionescu, Comportament organizaţional - Suport de curs,

S.N.S.P.A.- Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“. Anexa nr.1 Chestionar de autoevaluare a rolurilor în echipă Procedură: Ordonaţi cele 8 afirmaţii, de la fiecare dintre cele 7 întrebări. Alocaţi 7 puncte pentru afirmaţia care este cea mai bună, din punctul dumneavoastră de vedere şi 0 puncte pentru cea care este cea mai slabă, din punctul dumneavoastră de vedere:

Teme de reflecţie finale: • Există echipe în organizaţia în care lucraţi/în instituţia de învăţământ pe care o urmaţi ?

Dacă da, care sunt acestea şi care sunt principalele lor sarcini de lucru ? • Care este distribuţia rolurilor în cadrul echipelor pe care le cunoaşteţi ? Există roluri

deficitare ? Care roluri deficitare sau în exces, împiedică atingerea unor performanţe deosebite, în cadrul unor echipe ?

• Cum au fost formate aceste echipe ? La întâmplare ? Pe baza preferinţelor personale? Pe baza preferinţelor „şefilor” ? Există un echilibru în repartizarea rolurilor în cadrul acestor echipe ?

5. Care cred că ar fi contribuţia mea în cadrul echipei:

a. Rapiditate în identificarea şi utilizarea avantajelor noilor oportunităţi; b. Bun în ceea ce priveşte cooperarea cu multe tipuri diferite de persoane; c. Capacitatea de a genera idei noi; d. Bun în utilizarea punctelor forte ale altor persoane; e. Capacitatea mea de a realiza o continuarea (follow up) lucrului început, este strâns legată de

eficacitatea mea personală; f. Capacitatea de a fi nepopular pentru o perioadă, dacă se obţin rezultate bune pe termen lung; g. Capacitatea de a sesiza ce este realist şi ce poate funcţiona; h. Capacitatea de a da o descriere precisă a diferitelor alternative, fără a fi părtinitor. 6. Dacă am puncte slabe în ceea ce priveşte munca în echipă, motivul ar putea fi:

a. Nu sunt relaxat din punct de vedere emoţional, dacă întâlnirile nu sunt bine structurate, controlate şi bine conduse;

b. Am tendinţa de a fi prea generos cu aceia care au un punct de vedere, dar care nu au fost capabili să şi-l susţină;

c. Am tendinţa de a continua să vorbesc, deşi grupul a trecut la ceva nou; d. Punctele mele de vedere obiective mă pun în dificultate, atunci când ar trebui să fiu entuziast şi

în concordanţă cu colegii mei; e. Ocazional, sunt privit ca fiind autoritar, dacă eu consider că ar fi necesar să se facă ceva; f. Mi se pare dificil să pun în practică un mod de conducere faţă în faţă, poate pentru că sunt prea

sensibil la atmosfera de grup; g. Am tendinţa de a fi prea acaparat de ideile cu care lucrez şi atunci îmi pierd uşor simţul direcţiei; h. Colegii mei consideră că mă îngrijorez în mod nejustificat, din cauza detaliilor şi a riscului ca

ceva să nu meargă bine. 7. Când sunt implicat într-un proiect cu alţii:

a. Am o capacitate specială de a-i influenţa pe alţii, fără ca acest fapt să fie considerat ca o presiune;

b. Vigilenţa mea generală mă protejeaza împotriva greşelilor regretabile; c. Sunt pregătit să exercit presiune în timpul unei negocieri, pentru a mă asigura că nu irosim

timpul şi că nu pierdem din vedere ţinta; d. Oamenii pot conta pe mine pentru a contribui cu ceva original; e. Sunt pregătit să susţin o sugestie bună în interesul grupului; f. Sunt foarte energic când este vorba de identificarea de idei sau posibilităţi noi pentru

dezvoltare; g. În opinia mea, capacitatea mea de judecată contribuie la luarea deciziilor corecte; h. Oamenii pot conta pe mine, în ceea ce priveşte organizarea unei activităţi importante.

8. Abordarea mea tipică a lucrului în grup este:

a. Am un interes interior de a-mi cunoaşte colegii; b. Nu sunt rezervat când este cazul să explorez punctele de vedere ale celorlaţi, sau să fiu ferm

asupra unui punct de vedere care este în minoritate; c. De obicei, sunt capabil să discut în contradictoriu, pentru a evita respingerea neargumentată a

propunerilor proaste; d. Cred că am talentul de a face lucrurile să funcţioneze, atunci când a fost lansat un plan; e. Am tendinţa de a evita ceea ce este evident, sugerând în loc ceva neaşteptat; f. Aduc cu mine perfecţionismul, în cazul fiecărei sarcini pe care o preiau; g. Sunt pregătit să fac uz de contactele din afara echipei; h. Deşi sunt interesat de toate punctele de vedere, nu ezit să formulez o concluzie, atunci când

trebuie luată o decizie. 9. Sunt satisfăcut de locul de muncă pentru că:

a. Îmi place să analizez situaţiile şi să le cântăresc, una în comparaţie cu alta; b. Sunt interesat să găsesc soluţii practice la probleme; c. Îmi place să simt că dezvolt relaţii bune de cooperare în munca mea; d. Am o mare influenţă asupra deciziilor; e. Întâlnesc oameni care pot să contribuie cu ceva; f. Pot să fac oamenii să cadă de acord, asupra unui curs necesar de acţiune; g. Simt că mă aflu la locul potrivit, atunci când trebuie sa-mi dedic toată atenţia unei sarcini; h. Îmi place să găsesc un domeniu, care să-mi pună la încercare fantezia şi creativitatea. 10. Dacă mi se repartizează brusc o sarcină dificilă, cu limită de timp şi oameni noi:

a. Îmi doresc să mă pot retrage într-un colţ, pentru a găsi o cale de ieşire din problemă, înainte de a face o strategie;

b. Aş fi doritor să colaborez cu acele persoane, arătând cea mai pozitivă atitudine; c. Aş găsi un mod de a reduce anvergura sarcinii, prin evidenţierea punctelor forte ale diferiţilor

participanţi; d. Simţul meu natural al situaţiei presante/urgenţei, m-ar ajuta să mă asigur că nu vom intra în ciză

de timp; e. Cred că aş ramâne calm şi mi-aş menţine capacitatea de a gândi clar; f. Aş menţine un curs ferm, în ciuda presiunii externe; g. Aş fi pregătit să adopt un management pozitiv, dacă aş simţi că grupul face un progres în

procesul de muncă; h. Aş deschide discuţia cu scopul de a stimula gânduri noi şi de a face ca ceva să se întâmple. 11. În ceea ce priveşte munca într-un grup, am aceste probleme:

a. Am tendinţa de a arăta nerabdare, faţă de aceia care încetinesc progresul;

b. Este posibil ca alţii să mă critice, pentru că sunt prea analitic şi nu sunt suficient de intuitiv; c. Dorinţa mea de a mă asigura că o sarcină este corect îndeplinită, poate duce la întărzierea unei

munci ulterioare; d. Am tendinţa de a mă plictisi destul de repede şi mă aştept ca unul sau doi participanţi inspiraţi,

să mă tragă după ei; e. Mi se pare dificil să încep ceva, dacă obiectivele nu sunt clare; f. Uneori nu mă pricep prea bine să explic chestiuni complicate; g. Sunt conştient că cer de la alţii, lucruri pe care nu sunt capabil să le duc la îndeplinire eu

însumi; h. Ezit să-mi susţin punctul de vedere, când întâmpin rezistenţă. Întreb-are

Lucrător al echipei

Coordona-tor

Modelator

Planifi-cator

Resursă Investigator

Mentor/Sfătuitor Evaluator

Implementa-tor

Finalizator

1 G d f c a H b e 2 A b e g c D f h 3 H a c d f G e b 4 D h b e g C a f 5 B f d h e A c g 6 F c g a h E b d 7 E g a f d B h c

Total Rolul meu primar/principal este: Rolul meu secundar este/rolurile mele secundare sunt:

MODULUL III DEZVOLTAREA PROFESIONALĂ

3.1. Introducere 3.2. Competenţele asigurate de M3 3.3. Conţinutul M3

3.1. Introducere Dezvoltarea profesională este o cerintă şi o necesitate în societatea modernă pentru toţi

salariaţii, cu deosebire pentru salariaţii din domeniul financiar-contabil. Pentru aceasta, se pune accentul pe identificarea nevoilor de instruire, în funcţie de capacitatea de autoevaluare obiectivă şi stabilirea nevoilor de instruire în funcţie de cerinţele locului de muncă şi noutăţile din domeniul de activitate financiar-contabil.

Legislaţia din domeniul financiar-contabil se schimbă cu rapiditate, ca şi conţinutul sau formatul documentelor justificative. Ca urmare, trebuie stabilite o serie de metode de instruire teoretice şi practice. Stabilirea metodelor de instruire are la bază atât factorul uman, cât şi posibilităţile externe. Astfel, pregătirea poate avea loc la locul de muncă, dar şi în alte locaţii, prin participarea la cursuri şi seminarii, fie individual, fie în echipe sau grupe de lucru.

Modulul descrie competenţa contabilului privind identificarea nevoilor personale de instruire şi stabilirea modalităţilor de realizare a dezvoltării profesionale.

3.2. Competenţele asigurate de M3

Modulul descrie competenţa necesară contabilului unităţii patrimoniale în vederea dezvoltării profesionale, identificarea nevoilor de instuire, stabilirea metodelor de instruire, participarea la instruire/pregătire. Pentru aceasta în cuprins se fac referiri la:

• Necesarul de instruire identificat cu realism funcţie de nivelul de pregătire propriu; • Necesarul de instruire stabilit pe baza autoevaluării obiective; • Nevoile de instruire stabilite în funcţie de cerinţele şi noutăţile din domeniu; • Metodele de instruire stabilite funcţie de nevoile de instruire; • Metodele de instruire stabilite funcţie de posibilităţile existente; • Metodele de instruire sunt alese cu realism, în vederea asigurării unei eficienţe maxime a

pregătirii. 3.3.Conţinutul M3 3.3.1. Identificarea nevoilor de instruire

Pregatirea profesională urmată de o dezvoltare profesională continuă trebuie să constituie o prioritate atât pentru organizaţie, cât şi pentru salariat, din dorinţa comună de a face performanţă. Pregatirea profesională este un proces de instruire pe parcursul căruia participanţii dobândesc cunoştinţe teoretice şi practice necesare desfăşurării activităţii lor prezente. Spre deosebire de pregatire, dezvoltarea profesională este un proces mai complex, avand drept obiectiv însuşirea cunostinţelor utile, atât în raport cu poziţia actuală, cât şi cu cea viitoare.

Orice salariat trebuie să aibă o capacitate de autoevalure obiectivă, astfel încât să identifice punctele forte şi punctele slabe ale activităţii sale. Acesta trebuie să ştie să adreseze întrebari corecte şi potrivite colegilor şi sefului direct şi să aibă capacitatea necesară de a evalua în mod obiectiv răspunsurile la întrebarile respective.

Stabilirea nevoilor de instruire are la bază o serie de premise, cum ar fi12

- specializarea accentuată; :

- perimarea accelerată a cunoştinţelor din domeniile de vîrf; - permanentizarea instruirii; - creşterea numarului celor care doresc să urmeze un sistem de instruire, de nivel

cât mai înalt; - creşterea mai lenta capacităţilor de instruire; - creşterea posibilităţilor de informare.

În categoria metodelor de autoevaluare se includ: observarea, analiza rezultatelor, analiza erorilor şi comparaţia.

Observarea presupune studierea cu atenţie a activităţilor curente, a cerinţelor locului de muncă, precum şi a noutăţilor din domeniul de activitate. Observarea este strâns legată de analiza rezultatelor în domeniul financiar-contabil. Astfel, se analizează documentelor justificative întocmite, registrele completate, balanţele de verificare, etc. pentru a putea identifica eventualele erori şi abateri faţă de la legislaţia în vigoare.

Analiza erorilor porneşte de la documentele întocmite, modul în care au fost produse erorile, persoanele care sunt răspunzătoare şi modul în care aceste erori pot fi corectate. Erorile pot fi de mai multe tipuri: erori de calcul, erori de copiere sau erori datorate neatenţiei şi proastei comunicări a informaţiei contabile.

Comparaţia se bazează pe situaţia legală sau cea stabilită de conducerea unităţii prin norme, reguli, proceduri sau regulament de ordine interioară şi situaţia de fapt constatată. Astfel, se determină cu ajutorul comparaţiei, diferenţa dintre situaţia faptică şi situaţia legală.

Nevoile de instruire se determină şi în funcţie de cerinţele locului de muncă, respectiv noi proceduri de lucru, noutăţi legislative, implementarea unor programe informatice, schimbări în structura organizatorică a unităţii. În domeniul financiar-contabil se introduc noi programe informatice, atât ca urmare a modernizării sistemului fiscal din România, cât şi ca urmare a armonizării sistemului fiscal şi a sistemului financiar-contabil din România cu sistemele din Uniunea Europeană. O noutate în domeniul financiar-contabil o reprezintă semnătura electronică, care a devenit obligatorie pentru situaţii şi declaraţii fiscale în anul 2011, care a impus noi nevoi de instruire pentru personalul angajat în domeniul financiar-contabil.

Societăţile comerciale, ca şi toţi contribuabilii sunt obligaţi la depunerea numeroaselor declaraţii fiscale, care reprezintă suportul de colectare a datelor fiscale de către Ministerul Finanţelor Publice. Pentru a reduce numărul funcţionarilor publici şi pentru a elimina dificultăţile contribuabililor de a depune pe suport tipărit declaraţiile fiscale sau contabile, a fost adoptată legislaţia cu privire la semnătura electronică şi obţinerea certificatului digital.

Semnătura electronică este în strînsă legătură cu certificatul digital, dispozitivul securizat pentru crearea semnăturii şi aplicaţia software pentru semnarea electronică a oricărui tip de fişier. Certificatele digitale se pot obţine de la societăţi autorizate, iar începând cu data de 1 iulie 2011, toţi agenţii economici din România sunt obligaţi să deţină semnătură electronică pentru a putea înregistra declaraţiile fiscale.

3.3.2. Stabilirea metodelor de instruire

Diversitatea cerinţelor de pregătire profesională a salariaţilor duce la existenţa unui mare număr de metode de pregatire profesională13

12 Uscatu C – Nevoi şi posibilităţi de instruire, a Informatica Economica, nr. 1(25)/2003

:

13 www.legislaţia muncii.manager.ro - Săptămâna financiară din 13.03.2007

a) Pregatirea profesională la locul de muncă, realizaăa prin instruire, ucenicie sau prin pregătirea de laborator. Instruirea la locul de muncă permite formarea dexterităţilor practice specifice fiecarui post şi se realizeazăa prin instructaje efectuate de anumite persoane. Pregatirea prin ucenicie la locul de muncă permite combinarea pregătirii teoretice cu cea practică, fiind utilizată, în mod frecvent, în cazul persoanelor care desfăşoară activităţi meşteşugăresti. Pregătirea de laborator - unele activităţi de pregătire pun accentul pe instrucţia emotională şi pe formarea unui anumit comportament. Prin această metodă se studiază evoluţia comportamentului în cursul procesului de învatare, rezultatele obţinute la un moment dat fiind considerate drept punct de plecare pentru pregătirea ulterioară.

b) Pregatirea profesională în scopul îndeplinirii responsabilităţilor funcţiei. Pentru angajaţii care lucrează în cadrul unor compartimente ţi chiar pentru manageri se pot folosi o serie de metode care constau în participarea angajatilor la rezolvarea unor probleme profesionale importante.

Participarea, în grup, la elaborarea de proiecte, lucrări şi studii are drept scop confruntarea cursanţilor cu probleme reale, nemaiîntalnite de ei până atunci. În felul acesta, au posibilitatea să propuna soluţii, să elaboreze variante, să aleaga soluţia optimă şi să o aplice în practică. În acest caz, unul dintre obiectivele urmărite este de a învăţa cum s-ar putea aborda, în viitor, problemele similare.

Delegarea sarcinilor. Primind de la şeful ierarhic unele responsabilităţi, un salariat îşi poate însusi noi deprinderi şi cunostinţe profesionale. Cel care deleagă trebuie să-i explice şi să-i demonstreze subalternului diferitele situaţii cu care s-ar putea confrunta. În cazul folosirii acestei metode, şefii ierarhici trebuie să constituie exemple de urmat atât în ceea ce priveşte metodele şi stilul de muncă, cât şi personalitatea.

Înlocuirea temporară a şefului ierarhic se foloseşte pentru pregatirea profesională a managerilor. În mod concret, un manager poate fi înlocuit de un subaltern pe o anumită perioadă, în mod voit sau fortuit. În acest caz, subordonatul rămâne singur. Nemaiavând pe cine să intrebe, acesta va fi obligat să ia singur decizii, să studieze acte normative, lucrări de specialitate, experienţa altor manageri de pe posturi similare. Avantajul constă în puternica implicare a cursantului(subordonatului) şi în cunoaşterea reacţiilor proprii.

c) Rotatia pe posturi presupune trecerea unei persoane pe un alt post, din acelaşi compartiment sau din compartimente diferite. Această rotaţie permite stabilirea evoluţiei posibile a salariatului şi identificarea postului în care performanţele sale ar putea fi maxime. Metoda este utilă şi pentru pregatirea managerilor.

d) Participarea la grupe eterogene de muncă oferă posibilitatea celor care doresc să-şi îmbunătăţească pregătirea profesională să învete de la ceilalţi participanţi, prin cunoaşterea opiniilor şi solutiilor lor. În acelaşi timp, ei pot să-şi pună în valoare propriile competenţe.

e) Participarea ca instructor la programe de pregătire. Alături de cadrele didactice, care au sarcini bine precizate în procesul de perfectionare profesională, la această activitate pot participa şi alţi specialişti, în calitate de instructori. Aceştia, oricât de bine ar fi pregatiţi, au nevoie să-şi actualizeze pregatirea şi să-şi însusească noi cunoştinţe. În felul acesta instructorii pot să-şi autodetermine cerinţele de perfecţionare.

f) Participarea la sedinţe, considerând sedinţa ca o activitate în echipă, în cadrul căreia au loc schimburi de informaţii, de idei şi opinii asupra modului de soluşionare a problemelor. Participanţii au astfel posibilitatea să cunoască şi alte domenii decât cele cu care se confruntă în mod curent. Ei îşi pot forma o imagine mai completă despre firmă şi despre problemele cu care aceasta se confruntă.

În esenţă, pot fi identificate diverse metode de instruire -teoretice şi practice: cursuri organizate de furnizori de formare, cursuri organizate în interiorul unităţii, seminarii, colocvii, instructaje, etc.

3.3.3. Participarea la instruire-pregătire

Însuşirea optimă a cunoştiinţelor este strâns legată de identificare surselor de informaţii.

Astfel, pe lângă sursele de informaţii clasice (publicatii si reviste de specialitate), există şi cele moderne(posturi TV specializate etc.). Pe lînga sursele specializate, informaţiile pot fi culese şi din canalele de informare generală, în special cele cu caracter de noutate. Bibliotecile clasice îsi măresc permanent fondul de materiale puse la dispoziţia publicului cât şi accesibilitatea acestuia.

Inovaţiile prezentului dau o nouă dimensiune surselor clasice de informare. Un caz special este Internet-ul. Accesibil oriunde şi oricând, cu un volum imens de informaţii despre „orice”, Internet-ul este cea mai nouă sursă de informare şi de mare actualitate. Aflat în permanenţă dezvoltare, Internet-ul este nu numai o sursă utilă şi relativ completă de informare ci şi foarte accesibilă pentru publicul larg.

Sistemele informatice au deschis o nouă dimensiune pentru participarea la instruire şi pregătire. Literatura de specialitate foloseşte diferite sintagme pentru a desemna utilizarea calculatoarelor în educaţie, cu semnificaţie asemănătoare: IAC(instruire asistată de calculator), CAI(computer aided instruction), CAL(computer aided learning), CBT(computer based training), CBL(computer based learning).

Participarea la instruire se organizează ori de câte ori este nevoie. Conform prevederilor Codului Muncii angajatorii au obligaţia de a asigura participarea la programe de formare profesională pentru toţi salariaţii, după cum urmează: a) cel puţin o dată la 2 ani, dacă au cel puţin 21 de salariaţi; b) cel puţin o dată la 3 ani, dacă au sub 21 de salariaţi.

Cheltuielile cu participarea la programele de formare profesională se suportă de către angajatori. Angajatorul persoană juridică care are mai mult de 20 de salariaţi elaborează anual şi aplică planuri de formare profesională, cu consultarea sindicatului sau, după caz, a reprezentanţilor salariaţilor. Planul de formare profesională elaborat conform prevederilor legale în vigoare devine anexă la contractul colectiv de muncă încheiat la nivel de unitate. Salariaţii au dreptul să fie informaţi cu privire la conţinutul planului de formare profesională.

În cazul în care participarea la cursurile sau stagiile de formare profesională este iniţiată de angajator, toate cheltuielile ocazionate de aceasta participare sunt suportate de către acesta.

Pe perioada participării la cursurile sau stagiile de formare profesională conform legii, salariatul va beneficia, pe toata durata formării profesionale, de toate drepturile salariale deţinute. Pe perioada participării la cursurile sau stagiile de formare profesională salariatul beneficiază de vechime la acel loc de muncă, aceasta perioadă fiind considerată stagiu de cotizare în sistemul asigurărilor sociale de stat.

Ghid pentru evaluare:

Cunoştinţele necesare se referă la:

- legislaţia financiar-contabilă; - legislaţia fiscală; - legislaţia muncii; - cunoştinţe de operare PC.

La evaluare se urmăreşte: - capacitatea autoevaluării obiective - disponibilitatea de a participa la forme de instruire în domeniul său de activitate - capacitatea de asimilare şi de memorare cât mai completă a noilor cunoştinţe

- uşurinţa de operare cu termeni de specialitate. Bibliografie:

1. Ticu Constantin – Evaluarea psihologică a personalului, Ed. Polirom, Bucureşti, 2004 2. Uscatu C – Nevoi şi posibilităţi de instruire, a Informatica Economica, nr. 1(25)/2003 3. Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, publicată în MO 429 din data

de 31 iulie 2001 4. Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura

electronică, publicate în MO nr. 847 din data de 28 decembrie 2001 5. xxx – Codul Muncii 2012

MODULUL IV

PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII PROPRII

4.1. Introducere 4.2. Competenţele asigurate de M4 4.3. Conţinutul M4

4.1. Introducere Planificarea activităţilor proprii este o cerinţă imperativă pentru salariaţii din domeniul financiar-

contabil. Planificarea activităţilor are în vedere specificul activităţii, tipul de unitate patrimonială, tipul de departament sau serviciu financiar sau serviciu contabilitate, etc. Planificarea activităţilor este în strânsă legătură cu analiza sarcinilor primite şi asigurarea fluenţei în activitate, precum şi evitarea disfuncţionalităţilor.

Planificarea etapelor activităţii este condiţionată de lucrările de realizat, care în domeniul financiar-contabil sunt clar delimitate de către legislaţia în vigoare, la care se adaugă normele interne şi regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii.

Modulul descrie competenţa necesară contabilului pentru stabilirea caracteristicilor majore ale contextului muncii în vederea organizării eficiente a activităţii.

4.2. Competenţele asigurate de M4

Competenţele asigurate de acest modul de învăţare se referă la: Stabilirea priorităţilor zilnice; Planificarea etapelor activităţii; Revizuirea planului de activităţi.

4.3.Conţinutul M4

4.3.1. Stabilirea priorităţilor zilnice

Stabilirea priorităţilor în concepţia managerială actuală se referă în primul rând la optimizarea proiectării şi planificării activităţii manageriale şi se concentrează asupra stabilirii obiectivelor, asupra planificării zilnice şi asupra stabilirii priorităţilor organizaţionale. Stabilirea priorităţilor zilnice pentru fiecare membru al organizaţiei este în strânsă legătură cu specificul activităţii şi în funcţie de sarcinile primite de la manager.

Timpul este o resursă aflată la dipoziţia salariaţilor, dar trebuie utilizat în mod eficient. Astfel, după unele studii de specialitate14

• timp fixat strict - fără posibilităţi de alegere, în care sunt derulate, de regulă, activităţile principale prevăzute în fişa postului şi care nu pot fi „mutate”;

, timpul pe care un angajat îl petrece în organizaţie poate fi:

• timp la dispoziţie – în situaţiile în care există posibilitatea de a alege când, cum şi unde angajatul realizează activitatea respectivă.

Priorităţile se referă la diverse raportări la termene stabilite prin lege, norme, ordine ale ministrului finanţelor publice sau alte raportări solicitate de conducerea unităţii respective.

14 Serban Iosifescu – Managementul timpului şi al priorităţilor, note de curs

Astfel, cu privire la documentele financiar-contabile, se au în vedere stabilirea următoarelor priorităţi:

1. întomirea documentelor tipizate: fişe de pontaj, note de recepţie, bonuri de consum, predare şi transfer, registre, jurnale,balanţă, bilanţ şi

2. întocmirea documentelor netipizate: tabele, centralizatoare, procese verbale, note contabile, etc.

Aceste priorităţi sunt în strînsă legătură cu sarcinile primite pe cale ierarhică, de la şeful direct sau contabilul şef. Sarcinile primite pot fi corelate cu: problematica documentelor: documente justificative( facturi, chitanţe , note de recepţie, bonuri de consum, de transfer, ştat de plată), documente de plată( ordine de plată, cecuri), documente de evidenţă contabilă(note contabile, fişe de cont, balanţa de verificare). Sarcinile de serviciu sunt primite de la contabilul şef, sef serviciul contabilitate, director economic sau director financiar.

Disfuncţionalităţile care apar pot fi: - întârzieri în predarea lucrărilor; - erori de înregistrare contabilă; - neîndeplinirea sarcinilor curente.

Totodată, pot apărea şi situaţii neprevăzute, cum ar fi: informaţii lipsă sau incomplete, defecţiuni tehnice, probleme personale ale membrilor echipei de contabilitate. De regulă, în cazul situaţiilor neprevăzute, se impune lucru cu ore suplimentare, care pot fi plătite conform legislaţiei în vigoare sau recuperate în intervale de timp viitoare, când activitatea financiar-contabilă nu necesită activităţi suplimentare. Totodată, există sectoare de activitate care înregistrează activităţii intense în anumite perioade ale anului, cum ar fi perioadele de sărbători de iarnă, sau cazul unităţilor de învăţământ unde activitatea în timpul vacanţei de vară este redusă.

4.3.2. Planificarea etapelor activităţii

Pentru ca organizaţia să obţină rezultate optime, fiecare angajat trebuie să cunoască atribuţiile pe care le are şi să obţină rezultate bune prin planificare. Astfel, fiecare angajat va urma etapele de realizare a activităţii în funcţie de lucrările de realizat. În mod concret, în activitatea financiar-contabilă, există cerinţe referitoare la încadrare în standardele de timp şi de calitate. În cadrul activităţii financiar-contabile, etapele pot fi enumerate astfel:

- colectare documente justificative; - prelucrarea documentelor justificative; - raportare contabilă şi financiară; - arhivarea documentelor justificative, a registrelor contabile; - arhivarea bilanţului contabil şi a situaţiilor financiare anuale.

Termenele de raportare pot fi impuse de şefi ierarhici superiori sau prevăzute prin lege pentru instituţiile publice şi agenţi economici. Spre exemplu, facturile, chitanţele, ordinele de plată şi alte documente justificative se întocmesc zilnic şi au ca termen de predare termenul impus de către şefii ierarhici sau managementul unităţii. Alte documente, cum ar declaraţii sau deconturi, cereri de înregistrare sau cereri de rambursare a taxei pe valoarea adaugată sau decont privind accizele se întocmesc şi se înregistrează la organele fiscale teritoriale la termenele impuse coform Codului Fiscal şi de Procedură Fiscală.

Balanţa de verificare se întocmeşte de regulă lunar, trimestrial, semestrial şi anual. Termenele pentru depunerea situaţiilor financiare anuale, in anul 2012 pentru anul fiscal 2011, la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice sunt următoarele15

15 Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 52/2012 privind principalele aspecte legate de intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale si a raportarilor anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice, publicat in Monitorul Oficial nr. 46 din 19 ianuarie 2012

:

- pentru societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar – adică 29.05.2012. - pentru celelalte persoane conform prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, 120 de zile de la încheierea exerciţiului financiar – adică 30.04.2012.

Subunităţile din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate depun situaţii financiare anuale încheiate la 31 decembrie la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice, în termen de 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar

Raportarea anuală întocmită de persoanele juridice aflate in lichidare, potrivit prevederilor art. 36 alin. (3) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările pi completările ulterioare, pe perioada lichidării se depune, în termen de 90 de zile de la încheierea anului calendaristic, la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice.

Entităţile care nu au desfăşurat activitate de la constituire până la 31 decembrie, nu întocmesc situaţii financiare anuale şi situaţii financiare anuale simplificate şi vor depune, la unităţile teritoriale ale MFP, o declaraţie pe propria răspundere a persoanei care are obligaţia gestionării entităţii, în termen de 60 de zile de la încheierea exerciţiului financiar.

Cauzele nerealizării unor activităţi planificate pot fi cauzate de neatenţie, dezinteres, distorsionarea mesajelor, supraaglomerarea canalelor de comunicare, etc.

4.3.2. Revizuirea planului de activităţi

Revizuirea planului de activităţi are în vedere replanificarea activităţilor nerealizate, stabilirea duratei de realizare a activităţilor în funcţie de timpul disponibil şi de priorităţi, precum şi analiza cauzelor ce au generat nerealizarea unor activităţi şi eliminarea disfuncţionalităţilor.

Replanificarea activităţilor nerealizate are loc în situaţiile în care din motive întemeiate nu s-au finalizat anumite activităţii. Acestea pot fi: îmbolnăviri, decese, calimităţi naturale sau stări de necesitate. În aceste situaţii, se vor replanifica anumite activităţii nefinalizate sau finalizate în mod defectuos. Spre exemplu, efectuarea inventarierii la agenţi economici, dar şi la instituţii publice are loc cel puţin o dată pe an.

Instituţiile publice au obligativitatea inventarierii tuturor bunurilor materiale, a valorilor, precum şi a altor bunuri ce se află la dispoziţia unităţilor temporar, fie ca urmare a încheierii unor procese verbale de primire-predare, fie primite spre prelucrare de la terţi sau deţinute în custodie.

Principalul scop al inventarierii este asigurarea integrităţii patrimoniale. Mijloacele materiale se inventariază cel puţin o dată pe an, excepţie făcând: -- mijloacele băneşti şi celelalte valori aflate în casieria unităţilor, care se inventariază lunar; -- clădirile, construcţiile speciale, bunurile aflate în gestiunea misiunilor diplomatice şi a oficiilor consulare ce se inventariază o dată la 3 ani; - materialele perisabile se inventariază o dată la 3 luni.

Inventarierea anuală precede lucrările de închidere în scopul regularizării diferenţelor constatate în urma inventarierii. Excepţie fac mijloacele materiale aflate în patrimoniul instituţiilor de învăţământ şi cultură care pot fi inventariate în lunile de vară.

În afara acestor termene legale, instituţiile publice vor efectua inventarierea în următoarele situaţii: -- ori de câte ori intervine predarea-primirea de gestiune. Cu această ocazie se inventariază numai gestiunea respectivă; -- la solicitarea organelor de control financiar de gestiune; -- cu ocazia apariţiei unor indici sau sesizări de nereguli în anumite gestiuni care nu pot fi confirmate decât prin inventariere;

-- cu ocazia desfiinţării instituţiilor publice, comasării a 2 sau mai multe instituţii publice sau divizarea unei instituţii bugetare;

-- în urma producerii unor calamităţi naturale, etc. Stabilirea duratei de realizare a activităţilor de are loc în funcţie de timpul disponibil al

angajaţilor şi de priorităţile stabilite de către şefii ierarhici. În această etapă are loc şi analiza cauzelor care au generat realizarea activităţilor de mai sus

şi eliminarea disfuncţionalităţilor. Pentru eliminarea disfuncţionlităţilor se poate exercita controlul financiar preventiv în

cadrul agenţilor economici. Controlul financiar preventiv se exercită conform legii în toate instituţiile publice prin acordarea vizei de control financiar preventiv. Această viză se acordă de către o persoană împuternicită din cadrul compartimentului financiar-contabil, de regulă, contabilul şef sau altă persoană împuternicită în acest scop.

Controlul financiar preventiv, prin conţinutul său şi prin momentul executării, asigură oprirea de la efectuare a operaţiilor economice sau financiare care nu sunt legale, reale, economice, oportune şi necesare cu scopul de a preîntâmpina încălcarea dispoziţiilor legale, imobilizarea fondurilor şi păgubirea avutului public şi privat.

Practica în domeniul controlului evidenţiează faptul că autocontrolul fiecărui salariat reprezintă un mijloc deosebit de eficace în perfecţionarea activităţii economice şi în eliminarea neajunsurilor, pornind de la premisa că nu se poate pune un controlor, adică un inspector în spatele fiecărui executant. Astfel, executantul poate deveni propriul său controlor prin exercitarea controlului asupra muncii sale.

Pornind de la această premisă, problematica autocontrolului devine complexă, cu o largă sferă de aplicabilitate, în toate domeniile de activitate şi pentru orice salariat indiferent de funcţie sau poziţia pe care o ocupă în ierarhia organizaţiei. În mod similar, autocontrolul se poate aplica şi de către personalul care exercită controlul, respectiv inspectori de specialitate în domeniul financiar-contabil.

Generic, autocontrolul reprezintă controlul pe care fiecare persoană, îl exercită asupra propriei activităţi în scopul de a constata faptul că s-au îndeplinat sarcinile de serviciu în mod corespunzător, intervenind în caz de necesitate pentru a aduce îmbunătăţirile ce se impun.

Motivaţiile autocontrolului sunt logice şi au la bază un concept simplu şi esenţial, respectiv de a nu greşi în activitatea curentă. Astfel, activitatea controlului ar fi mult mai eficientă, dacă autocontrolul ar prelua o parte din sfera de exercitare a controlului financiar.

Ghid pentru evaluare:

Cunoştinţele necesare se referă la:

- priorităţile în activitatea financiar-contabilă; - legislaţia în domeniul financiar-contabil; - specificul domeniului de activitate al unităţii.

La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de identificare a priorităţilor în activitate - capacitatea de planificare a etapelor activităţii zilnice - capacitatea de analizare a sarcinilor de îndeplinit. - capacitatea de evaluare a complexităţii sarcinilor şi activităţilor de îndeplinit. - capacitatea de respectare a programului de activităţi şi a termenelor stabilite. - capacitatea de adaptare a programului la situaţii neprevăzute fără afectarea termenului final. Bibliografie:

1. Luminita Ionescu - Controlul financiar versus autocontrol, revista Controlul economic financiar nr. 10 octombrie 06 2. Serban Iosifescu – Managementul timpului şi al priorităţilor, note de curs 3. Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 52/2012 privind principalele aspecte legate de intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale si a raportarilor anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice, publicat in Monitorul Oficial nr. 46 din 19 ianuarie 2012

MODULUL V GESTIUNEA ŞI ARHIVAREA DOCUMENTELOR

11.1. Introducere 11.2. Competenţele asigurate de M5 11.3. Conţinutul M5

5.1. Introducere Orice tranzacţie, pentru a putea fi înregistrată în conturi, trebuie mai întâi consemnată în

documente care să ateste înfăptuirea ei. Aceasta, deoarece înregistrarea în conturi se face numai după ce acestea au avut loc, iar una din cerinţele contabilităţii o constituie fundamentarea şi justificarea tuturor datelor sale pe bază de documente.

Documentele prezintă o importanţă deosebită pentru mersul normal al lucrărilor în contabilitate, deoarece, cu ajutorul lor se asigură verificarea prealabilă a justeţei şi legalităţii operaţiilor economice, controlul gestionar asupra mijloacelor materiale şi băneşti, respectarea disciplinei financiare, contribuind prin aceasta la întărirea responsabilităţii pentru administrarea patrimoniului fiecărei întreprinderi.

Totalitatea documentelor, ca purtători materiali de informaţii, constituie documentaţia unităţii patrimoniale.

Practic, noţiunea de documentaţie cuprinde toate documentele care intervin de-a lungul întregului ciclu contabil, atât documentele primare, cât şi cele care constituie instrumente specifice metodei contabilităţii: jurnalul, contul, balanţa de verificare, bilanţul.

5.2. Competenţele asigurate de M5

Modulul descrie competenţa necesară contabilului unităţii patrimoniale în vederea organizării raţionale a gestionării documentelor contabile de la intrare până la arhivarea lor. Pentru aceasta in cuprins se fac referiri la:

însuşirea elementelor definitorii ale documentelor, în general şi ale documentelor contabile, în special; însuşirea noţiunilor de bază privind modul de întocmire a documentelor

contabile; însuşirea cunoştinţelor necesare gestionării, verificării şi păstrării și arhivării

documentelor contabile.

5.3.Conținutul M5 5.3.1. Definirea documentelor contabile

Datele şi informaţiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul documentelor contabile. Prin intermediul acestor documente se exprimă în scris şi se organizează material procesele de culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a datelor. Formu-larele folosite ca document contabil pot fi tipizate şi netipizate.

Formularele tipizate sunt suporturi tehnice de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite şi imprimate.

• Conţinutul formularelor este definit de informaţiile consemnate în ele. Aceste informaţii sunt grupate în două categorii: fixe şi variabile. Informaţiile fixe au un caracter repetitiv de la un formular la altul şi sunt, de regulă, tipărite. Informaţiile variabile sunt specifice condiţiilor concrete în care se produc operaţiile economice şi financiare.

• Structura formularului se caracterizează prin gruparea şi aşezarea informaţiilor fixe, precum şi a spaţiilor pentru informaţiile variabile care urmează să se completeze de utilizatori. În aceste condiţii, formularul poate avea fie formă tabelară (exemplu: statele de salarii), fie formă de grupare pe zone (exemplu: factura) etc.

• Formatul formularului exprimă mărimea suportului de hârtie sau carton, folosindu-se în acest scop dimensiuni standardizate.

Formularele netipizate sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul nu sunt prestabilite şi imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea întreprinderii.

În raport cu modul de întocmire şi cu rolul lor în cadrul sistemului informaţional, documentele contabile pot fi: documente justificative, registre contabile şi documente de sinteză şi raportare.

5.3.2. Documentele justificative Operaţiile economice şi financiare se consemnează, în momentul efectuării, în documente,

numite documente justificative. Legea contabilităţii nr. 82/1991 prevede: „Orice operaţie patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.

Conţinutul documentelor justificative este dat de existenţa următoarelor elemente principale:

denumirea documentului;

numărul şi data documentului;

denumirea şi sediul întreprinderii, al serviciului sau al sec-torului, după caz, care a întocmit documentul;

menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei, dacă este cazul;

conţinutul operaţiei economice sau financiare;

temeiul legal al efectuării operaţiei (acolo unde este cazul);

datele cantitative şi/sau valorile aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;

semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei, ale celor care avizează şi ale celor în drept să aprobe operaţia respectivă, precum şi alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

De regulă, documentele justificative se întocmesc la locul de muncă în cadrul căruia se produce operaţia economică sau financiară respectivă.

Documentele contabile se pot clasifica după mai multe criterii, astfel: a. După rolul lor:

- documente primare - documente cumulative (centralizatoare) - registre contabile.

b. După modul de circulaţie: - documente cu format tip prestabilit; - documente cu format liber. c. După aria de utilizare:

- documente comune pe economie; - documente specifice unor anumite domenii de activitate.

d. După regimul de circulaţie: - documente cu regim special; - documente cu regim normal.

Un rol important îl au documentele cu regim special pentru că acestea prezintă o serie de

particularităţi de circulaţie: - se obţin numai dintr-o sursă autorizată să le distribuie, care aplică sistemul naţional unic de

numerotare şi înseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Naţională; - obligaţia păstrării documentelor într-o gestiune distinctă şi obligaţia de a întocmi fişe de

magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document; - obligaţia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute şi de a

publica seriile în Monitorul Oficial, partea a III-a; Din cauza amplificării fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul Finanţelor emite

la anumite intervale de timp acte normative cuprinzând seriile documentelor declarate nule. e. După destinaţie:

1. documente de evidenţă a mijloacelor fixe : construcţiile, maşinile, utilajele, mijloacele de transport se înscriu în evidenţă în baza facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, avizelor de expediţie şi procesul verbal de recepţiefinală, iar pe tot parcursul funcţionării în unitate se întocmeşte fişa mijlocului fix în care găsim date privind denumirea, valoarea de inventar, reparaţii efectuate.

Toate mijloacele fixe se regăsesc înscrise în registrul numerelor de inventar. Recepţia mijloacelor fixe se face în baza documentelor emise de furnizori, iar

cumpărătorul întocmeşte nota de intrare în gestiune. 2. documente de evidenţă a valorilor materiale (active circulante) – operaţiunile de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, piese de schimb solicită întocmirea a 2 documente care nu stau la baza înregistrării în contabilitate şi anume comanda şi contractul economic. 3. documente de evidenţă operativă a muncii şi a salariilor: - Foaia colectivă de prezenţă (pontaj) în care se consemnează timpul efectiv lucrat, absenţele sau alte menţiuni privind personalul (învoiri, absenţe motivate, etc.); - Rapoartele de lucru – stau la baza calculării drepturilor cuvenite personalului sub formă de salarii; - Lista de avans chenzinal – folosită pentru plata chenzinei a I-a; - Statul de plată – utilizat la plata chenzinei a II-a. 4. documente privind evidenţa mărfurilor - În cazul intrărilor de mărfuri se utilizează Factura fiscală emisă de furnizor pentru

care la recepţia în societate se întocmeşte Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe;

- În cazul vânzărilor de mărfuri pentru care încasările se efectuează în numerar se întocmeşte Monetarul şi Raportul de gestiune;

- În cazul vânzărilor de mărfuri cu plata ulterioară se întocmeşte Factura fiscală.

5. documente privind evidenţa mijloacelor băneşti şi a operaţiunilor de decontare - În relaţia SC – bancă, încasările şi plăţile în numerar se efectuează în baza Cecului

de numerar pentru încasări, iar pentru depunerea numerarului din casieria unităţii în contul bancar se utilizează Foaia de vărsământ. Ambele documente au regim special şi se eliberează de unităţile bancare;

- În cadrul societăților comerciale, încasările şi plăţile în numerar se efectuează prin casieria unităţii. Atât pentru încasări cât şi pentru plăţi, compartimentul financiar-contabil emite Dispoziţia de plată / de încasare către casierie;

- Dispoziţia de încasare către casierie se semnează de compartimentul financiar-contabil şi se vizează de conducătorul acestui compartiment, iar în baza acestei dispoziţii casierul unităţii emite o CHITANŢĂ dacă suma de bani reprezintă un debit al persoanei în cauză înregistrat în evidenţa societăţii comerciale;

- Dispoziţia de plată către casierie se întocmeşte de compartimetul financiar-contabil şi este vizată de conducătorul acestui compartiment, precum şi de conducătorul unităţii.

- Ordinul de deplasare sau delegaţia este documentul în baza căruia se justifică anumite sume de bani cheltuite;

- Toate documentele privind operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar se înscriu de casier în Registrul de casă;

- Plata sumelor, precum şi încasarea acestora, ca rezultat al relaţiilor de decontare dintre agenţii economici şi bugetul de stat se fac în baza Ordinului deplată;

- Pentru toate operaţiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeşte Extrasul de cont în care sunt trecute încasările şi plăţile efectuate de societate prin contul deschis la bancă, document care are anexat şi documentele în baza cărora s-au efectuat încasările şi plăţile.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

5.3.3. Întocmirea, prelucrarea contarea și înregistrarea in contabilitate a documentelor

justificative Întocmirea documentelor justificative se face pe formulare tipizate sau netipizate, după caz,

iar completarea se face manual sau automatizat.

După întocmire (completare), documentele justificative sunt supuse operaţiei de prelucrare. Aceasta constă în sortarea documentelor pe operaţii, dacă este cazul, în precontabilizarea lor prin mai multor documente justificative şi obţinerea de documente centralizatoare.

- Documentele sunt sortate în funcţie de tip şi conţinut, astfel încât să se asigure operativitatea utilizării lor;

- Documentele se sortează în concordanţa cu normele referitoare la păstrarea documentelor;

- Sortarea documentelor se efectuează cu atenţie şi responsabilitate, în vederea prelucrării lor eficiente.

Se procedează apoi la verificarea de formă, aritmetică şi de fond (pentru a se constata

legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor consemnate în documente), iar în final, înregistrarea în contabilitate a datelor înscrise în documentele justificative.

În vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente contabile a operatiunilor

economico-financiare consemnate in documentele justificative, potrivit formelor de inregistrare in contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Înregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.

În cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii. Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite in acest scop.

Înregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate. Înregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

Înregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare se efectueaza, de regula, lunar. Fac excepție, entitatile care in exercitiul financiar precedent au inregistrat o cifra de afaceri sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro care pot inregistra in contabilitate operatiunile economico-financiare la alte perioade decat lunar, dar nu mai tarziu de data pentru care se intocmesc declaratiile privind impozitul pe profit, respectiv data situatiilor financiare anuale sau a raportarilor contabile stabilite potrivit legii. În acest caz, inregistrarea in contabilitate se efectueaza pe baza documentelor justificative sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si la aceeasi perioada, situatie in care documentele justificative se anexeaza la acesta.În mod similar, inregistrarea in Registrul-jurnal si Cartea mare se efectueaza pentru aceeasi perioada.

Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile fiecărei entități, cu conditia respectarii cotinutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut de legislația în vigoare, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.

În situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de intocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza in mod

corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor in aceste conditii.

Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare. Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor legale, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.

Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

– persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente; – fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. În alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; – persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

5.3.4. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite. Pentru acele situatii in care prin alte reglementari speciale se prevede ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la inregistrarea in contabilitate este folosita copia documentului respectiv.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective). În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:

– datele de identificare a documentului disparut; – numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului; – data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv. Procesul-verbal se semneaza de catre: – conducatorul unitatii; – conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa

indeplineasca aceasta functie; – persoana responsabila cu pastrarea documentului; si – seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz. Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile prevazute

de prezentele norme metodologice se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

În conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“, intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului; – procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; – dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a

persoanei vinovate, dupa caz; – dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului; – o copie a documentului reconstituit. În cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de

unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT“, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi:

– o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau

– o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.În cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.

Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.

5.3.5. Îndosarierea, păstrarea și arhivarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Persoanele juridice prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

În vederea păstrării, documentele finenciar-contabile se îndosariază. - documentele sunt îndosariate funcţie de problematica la care se referă; - Documentele îndosariate sunt ordonate cronologic, astfel încât să se asigure operativitatea

consultării lor ori de câte ori este necesar; - opisul fiecărui dosar se completează în corelaţie cu documentele conţinute cu specificarea

tuturor elementelor relevante; - dosarele se numerotează cronologic, în funcţie de necesităţile de utilizare.

Depozitarea documentelor: - se realizează cu respectarea criteriilor de funcţionalitate pentru accesarea rapidă a

acestora în funcţie de necesităţi; - se efectuează în condiţii de siguranţă pentru evitarea distrugerii sau dispariţiei acestora; - se realizează cu respectarea prevederilor legislative în vigoare

Arhivarea Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de

prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Şi in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

În caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

- Arhivarea documentelor se efectuează pe criterii diferite în funcţie de necesităţi; Corolar:

- Consultarea documentelor arhivate se efectuează conform regulilor de organizare şi funcţionare internă şi a arhivelor;

- Termenele de arhivare a documentelor sunt stabilite conform actelor normative în vigoare.

5.3.6. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila

Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa

asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice. La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele:

a) cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, in functie de modificarile intervenite in legislatie;

b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire; e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului informatic; f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare

prevazute de sistemul informatic; g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in

contabilitate, astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie

sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale: a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor

normative care le reglementeaza; b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta; c) fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui

document, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control; d) sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente

justificative, care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugari ulterioare;

e) sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicata;

g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;

h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa; i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile: – data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunii; – jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile; – numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de

identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii; k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de

identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz: – tipul documentului sau al situatiei; – denumirea unitatii; – perioada la care se refera informatia; – datarea listarilor; – paginarea cronologica; – precizarea programului informatic si a versiunii utilizate; l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare

conducerii operative a unitatii; m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare; n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor

supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;

o) sa nu permita: – deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol; – modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont; – suprimarea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului

financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold; – editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut

diferit de informatii; p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani

(exercitii financiare), in mod automat sau manual; r) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului

de prelucrare: – monopost sau multipost; – monosocietate sau multisocietate; – retea de calculatoare; – portabilitatea fisierelor de date; s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: – preluari pe loturi cu control ulterior; – preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat; – combinarea celor doua tipuri; t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile; u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara

exploatarii optime a acestora;

v) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.

Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a

programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.

Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Utilizatorul trebuie: – sa se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program; – sa organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel incat

informatiile sa poata fi reprocesate; – sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat

al fiecarui produs-program utilizat. Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si

schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul. Daca unitatea, in cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de

prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere intre datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie „improspatate“ periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

Conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile:

Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului documentelor financiar-contabile.

Documentele financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

Trebuie sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzand masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:

a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor; b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor; c) confidentialitatea si integritatea datelor; d) restrictionarea, detectarea si monitorizarea accesului in sistem; e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale,

evenimente imprevizibile, prin: – arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM, care sa permita inscriptionarea o singura

data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor stocate; – inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de

calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta locatie.

Trebuie sa se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

Ghid pentru evaluare: Cunoştinţele necesare se referă la: - regulamentul intern şi regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii; - circuitul documentelor; - legislaţia specifică ( norme de arhivare, condiţii obligatorii de arhivare, termene de păstrare,

contravenţii ).

La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de înregistrare a documentelor, cu respectarea normelor legale în vigoare; - rapiditatea şi promptitudinea în sortarea şi îndosarierea documentelor; - capacitatea de îndosariere a documentelor în funcţie de problematica la care se referă - capacitatea de arhivare a documentelor contabile în funcţie de criteriile stabilite şi cu

respectarea legislaţiei în vigoare.

Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, Monitorul Oficial al

României, Partea I, nr. 870 bis din 23 dec. 2008

3. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, modificată și completată de OUG nr.

37/2011, Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285/22 apr. 2011

4. Legea nr. 16/1996, Legea Arhivelor Naționale, Monitorul Oficial al României nr. 71/19

apr. 1996, modificată și completată prin Legea nr. 358/2002, respectiv prin OG nr. 39/2006

5. Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, Monitorul Oficial al României nr.

455/9 aug. 2001

MODULUL VI

UTILIZAREA PC

6.1. Introducere 6.2. Competenţele asigurate de M6 6.3. Conţinutul M6

6.1. Introducere

În contabilitatea de astăzi este de neconceput utilizarea calculatorului în prelucrarea datelor. Contabilitatea a fost totuşi concepută şi dezvoltată atunci când nu exista calculator. Unele aspecte teoretice ale contabilităţii trebuie făcute operaţionale în condiţiile utilizării prelucrării automate a datelor. Modulul descrie competenţa necesară contabilului din cadrul unei unităţi economice, de a utiliza calculatorul în domeniul său de activitate.

6.2. Competenţele asigurate de M6

Competenţele asigurate de acest modul de învăţare se referă la: Selectarea programului specific; Introducerea datelor primare; Verificarea şi salvarea datelor; Tipărirea documentelor finale.

6.3.Conţinutul M6

6.1 Etapele prelucrării datelor pentru contabilitate

În decursul timpului au existat câteva etape în prelucrarea datelor contabile: etapa manuală, etapa instrumentelor şi a calculatoarelor de birou, etapa programelor rigide de centralizare şi listare, etapa programelor specializate, etapa programelor din clasa ERP.

Etapa manuală nu presupunea existenţa unei dotări specifice dar angaja un efort uman ridicat, atât la calcul cât şi la centralizare, raportare şi control.

Etapele intermediare de prelucrare a datelor contabile cu diferite instrumente au uşurat tot mai mult munca şi au îmbunătăţit performanţa în raportarea contabilă dar au angajat tot mai multe resurse materiale.

În perioada actuală s-a ajuns la stadiul utilizării programelor specializate de prelucrare a datelor, inclusiv cele din clasa ERP. Pentru firmele mici se pot exploata capacităţile de calcul şi raportare ale programelor generale informatice ( de exemplu programul Excel).16

Dezvoltarea puternică a tehnologiei s-a concretizat în domeniul prelucrării automate a datelor în apariţia programelor din clasa ERP.

17

16 Pentru calculul amortizării sau al salariilor cu ajutorul programului Excel se poate consulta lucrarea „Metode şi procedee de calculaţia şi analiza costurilor”, autori Popescu Lucian şi Băluţă Aurelian Virgil, Editura Fundaţiei România de Mâine, 2007

Aceste programe permit o adaptare a prelucrării datelor în funcţie de nevoile beneficiarului. Programele din clasa ERP sunt deosebit de complexe, au o durată de implementare de cel puţin câteva luni şi generează costuri specifice de obţinere a licenţei sau de service pe parcursul utilizării. În schimb au avantajul că reduc costurile umane de

17 ERP reprezintă prescurtarea termenului consacrat din limba engleză „Enterpises Resources Planing” care se traduce prin „planificarea/gestiunea resurselor întreprinderii”

prelucrare prin automatizarea proceselor, evitarea dublării unor activităţi şi reducerea nivelului de calificare al personalului care operează.

6.2 Selectarea unui program de prelucrare a datelor financiar-contabile

Trecerea la utilizarea oricărui nou tip de program pentru prelucrare date, inclusiv la cele de

complexitate ridicată din clasa ERP ridică următoarele probleme de natură managerială: a)în luarea deciziei de utilizare a unui astfel de program; b)în perioada de alegere a celei mai bune şi mai adecvate oferte de program; c)în negocierea şi semnarea contractului; d)în rezolvarea unor eventuale litigii; e)în derularea etapei de implementare a contractului ; f)în derularea contractului de service; g)în exploatarea programului. Decizia de a utiliza un nou program de prelucrare a datelor din clasa ERP este similară unei

decizii privind o investiţie. Se face o analiză de tip cost-beneficiu, în sensul că se compară atât costurile suplimentare cât şi beneficiile pe care le aduce un astfel de program. Ca la orice proces investiţional se optează între programe de complexitate mai mică dar cu performanţe mai slabe şi programe mai scumpe dar cu performanţe mai bune. Cu cât programul este mai complex cu atât există o garanţia mai sigură pentru un service pe termen lung. Întreruperea activităţii de service poate determina imposibilitatea continuării utilizării unui anumit program. De reţinut că anumite activităţi nu se pot derula fără programe de mare complexitate. În astfel de situaţii utilizarea programului de o anumită complexitate este o condiţie a desfăşurării activităţii respective.

Alegerea celei mai bune oferte presupune următoarele activităţi: - elaborarea unui caiet de sarcini pentru exigenţele beneficiarului faţă de un astfel de

program; caietul de sarcini poate fi elaborat numai dacă s-a realizat o modelare a fluxurilor şi a proceselor din entitatea beneficiară, activitate care poate fi dată în sarcina unui colectiv mixt;

- trimiterea unor cereri de ofertă către două-trei companii din domeniul producţiei de programe (soft pentru calculatoare) în cazul achiziţiei în sistem privat sau postarea caietului de sarcini pe site-ul Sistemului Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) în cazul achiziţiei în sistem public;

- compararea ofertelor prin luarea în calcul a tuturor costurilor şi a tuturor avantajelor fiecărei oferte; în situaţia utilizării sistemului public se utilizează numai criteriile de atribuire şi condiţiile de calificare incluse în documentaţia de atribuire postată în Sistemului Electronic de Achiziţii Publice (SEAP);

Negocierea şi semnarea contractului pentru achiziţia unui program din clasa ERP are în vedere următoarele particularităţi:

- se semnează concomitent două contracte, unul de achiziţie a licenţelor pentru program şi unul de service; contractul de service este recomandat deoarece apar frecvent modificări ale legislaţiei care presupune noi structuri de raportare;

- contractul de achiziţie a licenţelor cuprinde mai multe documente, printre care cel puţin contractul cadru (de bază) şi specificaţiile tehnice;

- contractul de achiziţie licenţe include de regulă un număr de ore de instruire pentru personalul beneficiarului; în cazul firmelor în expansiune se va solicita şi un deviz pentru instruirea viitoare a noilor angajaţi;

- în cazul în care se renunţă la contract de service trebuie anexat la contractul de achiziţie a licenţelor tariful orar pentru intervenţii la cerere şi eventual un deviz-cadru;

- contractul de achiziţie licenţe trebuie să includă şi o perioadă de service gratuit. Rezolvarea unor eventuale litigii presupune comandarea unei expertize tehnice care să

probeze eventuale defecţiuni ale programelor. De obicei se recomandă utilizarea căilor amiabile deoarece pe piaţa programelor de prelucrare a datelor contează foarte mult imaginea şi prestigiul prestatorului.

Derularea etapei de implementare a contractului presupune existenţa unui manager de proiect şi respectarea regulilor managementului de proiect.18

Derularea contractului de service presupune respectarea strictă a procedurilor de lucru convenite cu furnizorul programului şi a dotării tehnice înscrise în contractul de achiziţie. Se recomandă de asemenea desemnarea unei singure persoane în calitate de persoană de contact cu furnizorul programului; această persoană trebuie să deţină o pregătire solidă în domeniul tehnicii de calcul.

Exploatarea programului trebuie să valorifice într-o măsură cât mai mare potenţialul programului. Costurile angajate sunt independente de valoriifcarea programului. A nu valorifica întreg potenţialul programului echivalează cu o pierdere de beneficii. Pentru a valorifica programul este necesar să fie alocate resursele de tehnologia informaţiei necesare( hardware şi software).

6.3. Selectarea programului de prelucrare a datelor în funcţie de activităţile desfăşurate

În cadrul procesului de selecţie a programului de prelucrare a datelor se va avea în vedere profilul organizaţiei care cumpără programul. În principiu există următoarele variante de corelare între activităţile desfăşurate şi exigenţele faţă de programul de prelucrare a datelor prezentate în tabelul numărul 6.3.1.

Tabelul numărul 6.3.1

Nr. crt.

Tipologie activităţi desfăşurate Exigenţe faţă de programul de

prelucrare a datelor

Observaţii

0 1 2 3 1 O singură activitate sau un

număr limitat de activităţi fără particularităţi speciale derulate într-un singur loc

Nu apar exigenţe specifice

Se pot utiliza programe în configuraţia lor standard

2 Mai multe activităţi din domenii diferite, dintre care unele au fluxuri interdependente

Exigenţe de complexitate medie

Adaptări semnificative ale programului

3 Activităţi multiple în locaţii diferite Exigenţe de complexitate ridicată

Varianta de bază a programului la care se adaugă module particularizate ale beneficiarului

4 Transfer de date permanent şi de volum mare în timp real la procese de mare complexitate

Complexitate înaltă Se proiectează fluxuri informaţionale special pentru beneficiar ; se poate vorbi de o variantă proprie a programului, imposibil de transferat la alt beneficiar.

18 Se poate citi lucrarea „Managementul proiectelor”, coordonator Z.Gherasim, Editura Fundaţiei România de Mâine, 2010;

6.4. Selectarea programului de prelucrare a datelor în funcţie de volumul activităţilor desfăşurate În funcţie de volumul activităţilor desfăşurate de firma beneficiară apar exigenţe diferite faţă de programele de prelucrare a datelor. Corelaţia dintre volumul activităţilor şi exigenţele faţă programele de prlucrare a datelor este prezentată sintetic în Tabelul numărul 6.4.1.

Tabelul numărul 6.4.1 Corelaţia dintre volumul activităţilor şi exigenţele faţă programele de prlucrare a datelor

Nr. crt.

Cifră de afaceri Număr documente supuse prelucrării

contabile

Exigenţe faţă de programul de prelucrare a datelor

0 1 2 3 1 Mică Mic Exigenţe mici; se pot folosi şi facilităţile

programelor generale de tipul Excel 2 Medie Mic-mediu Exigenţe medii ; se pot folosi programme

care nu au sistem integrat de prelucrare 3 Mare

Mic-mediu Exigenţe sporite ; se pot folosi programme

care nu au sistem integrat de prelucrare sau de tip ERP ; importanţă siguranţa service pe termen lung ( se recomandă program chiar varianta simplificată dar furnizat de o firmă mare de IT)

4 Mică Mare Concentrare pe exactitate şi confidenţialitate

5 Medie Mare Exigenţe sporite ; se pot folosi programme care nu au sistem integrat de prelucrare sau de tip ERP ; importanţă siguranţa service pe termen lung ( se recomandă program chiar varianta simplificată dar furnizat de o firmă mare de IT

6 Mare

Mare Exigenţe specifice firmei ; se utilizează numai programe din clasa ERP cu flux integrat de prelucrare a datelor şi sistem de raportare specific managementului firmei ;

În funcţie de parametrii concreţi ai firmei se pot avea în vedere sub formă de ghid orientativ corelaţiile din tabelul 6.4.1.

6.5. Selectarea programului de prelucrare a datelor în funcţie de tipul documentelor care trebuie prelucrate În funcţie de tipul documentelor care trebuie prelucrate vor fi se va urmări tipologia prezentată în Tabelul numărul 6.5.1.

Tabelul numărul 6.5.1

Tipologia de prelucrare a datelor şi exigenţele faţă de sistemul automat utilizat

Nr.crt. Tipologie prelucrare

date Exigenţe faţă de

sistemul de prelucrare a datelor contabile

Observaţii

0 1 2 3 1 Se prelucrează numai

documente conform formulare comune pe economie

Nu există exigenţe specifice faţă de programul de prelucrare date

Preţ mic pentru achiziţia programului sau pentru service

2 Se prelucrează numai documente conform formulare comune pe economie cât şi doumente particularizate ale beneficiarului

Necesare adaptări de complexitate mică în formatul programului pentru a include documentele particularizate în fluxul de înregistrări

Se suplimentează preţul de achiziţie dar nu şi cel pentru service

3 Documentele se introduc în contabilitate după un control financiar preventiv riguros, astfel că după prelucrare nu mai apar corecţii

Exigenţe mici faţă de programul de prelucrare a datelor

Preţ mic pentru achiziţia programului sau pentru service

4 Se realizează un control în două etape, inclusiv după prelucrarea datelor şi obţinerea rapoartelor intermediare

Programul trebuie să permită corectarea unei înregistrări nevalidate şi rapoarte detaliate

Exigenţă pe care o au acum marea majoritate a programelor; în anumite cazuri se introduc note contabile de corecţie sau de stornare, astfel încât nota contabilă iniţială rămâne în sistem;

5 Se introduc note contabile în baza documentelor primite la compartimentul contabilitate

Exigenţe mici faţă de programul de prelucrare a datelor

Formă clasică de prelucrare specifică programelor din generaţii anterioare

6 Se contabilizează direct documentul primit la compartimentul contabilitate

Exigenţe sporite faţă de programul de prelucrare;

Multe programe au acestă facilitate ; este implicită la programele din clasa ERP

7 Datele se introduc de personal contabil calificat

Exigenţe mici faţă de programul de prelucrare a datelor

Formă clasică de prelucrare specifică inclusiv

programelor din generaţii anterioare

8 Se introduc date în sistem centralizat fără restricţii de operare

Exigenţe mici faţă de programul de prelucrare a datelor

Formă clasică de prelucrare specifică inclusiv programelor din generaţii anterioare

9 Se introduc datele în sistem ierarhizat sau descentralizat conform unor drepturi de acces specifice fiecărui utilizator

Exigenţe sporite faţă de program şi faţă de baza de date;

Obligatoriu administrare reţea şi sistem de supraveghere prelucrări din program 24 de ore

10 Se introduc date şi de personal din afara compartimentului contabilitate

Numai la programe cu un grad mare de complexitate şi în baza unei modelări avansate a procedurilor; de regulă se realizează automat prin emiterea uor documente standardizate ( facturi, ordine de plată, chitanţe, bonuri fiscale, etc)

De regulă numai la programe din clasa ERP

11 Sistem informaţional contabil distribuit în teritoriu cu actualizare permanentă a bazei de date centrale

Exigenţe majore faţă de programul de prelucrar a datelor şi faţă de baza de date

Trebuie să existe şi un sistem de telecomunicaţii performant care să susţină prelucrarea datelor contabile

6.6 Respectarea tuturor cerinţelor programului în introducerea datelor

Fiecare program de prelucrare a datelor presupune un set de restricţii care trebuie respectate. În Tabelul numărul 6.6.1 sunt prezentate cele mai frecvente cerinţe ale unui program de prelucrare date şi implicaţiile în sistemul informaţional sau de proceduri al firmei.

Tabelul numărul 6.6.1 Cerinţe ale unui program de prelucrare date şi implicaţiile în sistemul informaţional sau de

proceduri al firmei

Nr.crt. Restricţii specifice prelucrării automate a

datelor contabile

Implicaţii în sistemul informaţional sau de proceduri al firmei

Observaţii

0 1 2 3 1 Folosirea numai a

conturilor şi subconturilor definite

Introducerea unei proceduri pentru adăugarea unui cont

Se actualizează şi Manualul de proceduri al firmei

şi a modului operaţional de modificare a setărilor programului

( dacă firma foloseşte un astfel de manual)

2 Folosirea centrelor de cost predefinite ale firmei

Stabilirea de reguli pentru contabilizarea operaţiilor sau documentelor care nu au defalcare pe centre de cost

De regulă există un centru de cost generic « regie generală” sau « total întreprindere » care preia astfel de sume

3 Utilizarea unor tipuri de înregistrări contabile pre-definite

Introducerea unei proceduri pentru adăugarea unei înregistrări contabile şi a modului operaţional de modificare a setărilor respective ale programului

Se va avea în vedere şi modificarea unor rapoarte contabile, atât finale cât şi intermediare

4 Restricţii în stornarea documentelor sau a înregistrărilor în baza cărora s-au făcut alte înregistrări

Se vor stabili proceduri interne şi scheme de înregistrare contabilă în astfel de cazuri

O astfel de abatere trebuie să fie excepţională în funcţionarea unei firme; este de neconceput, de exemplu, să fie stornată o factură de achiziţie după ce bunurile din factură au fost la rândul lor vândute;

5 Corelaţii în fluxul de documente ( ordinea în care se emit sau se înregistrează dacă există legături informaţionale între conţinutul lor)

Respectare strictă a fluxurilor stabilite ; acestea sunt de regulă în conformitate cu logica procesului intern al firmei, find puse de acord cu legislaţia în vigoare

Nu ar trebui să existe abateri ; noile procese trebuie să fie remodelate ;

6 Restricţii în accesul la înregistrări care au generat erori în zona de operare a unui utilizator

Procedură de sesizare a erorilor şi de soluţionare operativă de către cei care au acces în ambele zone

Trebuie ca procedura să fie în proporţie mare informatizată; procedurile de tip administrativ şi documentar consumă timp şi blochează sistemul de prelucrare a datelor

6.7. Probleme administrative la selectarea unui nou program de prelucrare a datelor pentru contabilitate

La selectarea unui nou program de prelucrare a datelor pentru contabilitate apar o serie de

probleme administrative. O primă problemă este selectarea firmei de informatică. Pe piaţa serviciilor de informatică din

România acţionează o gamă variată de ofertanţi. În selectarea firmei este bine să se verifice dacă poate fi asigurat service-ul după achiziţionarea programului, numărul şi pregătirea personalului firmei de informatică, lista celorlalţi clienţi. De obicei, problemele firmelor în plan contabil depind de activitatea derulată şi de dimensiunea lor. Este posibil ca anumiţi ofertanţi de soft pentru contabilitate să dispună într-adevăr de produse-program foarte bune, dar adecvate unui cu totul alt tip de utilizatori. Lista de clienţi certifică faptul că programul a fost deja testat şi aplicat, iar eventualele probleme legate de utilizarea efectivă au fost remediate. Beneficiarul de program informatic va verifica anterior începerii negocierii dacă ofertantul l-a creat sau dacă are drept de distribuţie a lui. Piaţa produselor „falsificate” este destul de dezvoltată şi în informatică.

O a doua problemă o reprezintă negocierea contractului de vânzare-cumpărare program informatic pentru contabilitate. Trebuie incluse clauze acoperitoare pentru beneficiar în caz de modificare a legislaţiei din România (lucru de altfel obişnuit). Realizatorul programului trebuie să-l adapteze, eventual, contra unui tarif stabilit prin contractul iniţial. De asemenea, trebuie negociată configurarea sistemului utilizatorului pentru a face posibilă utilizarea programului. Uneori este foarte importantă transferarea bazei de date anterioare a utilizatorului şi încărcarea celei noi.

6.8 Sistemul de control al programelor de prelucrare a datelor

Sistemul de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi patrimoniale trebuie să

asigure condiţiile necesare efectuării controlului legal. La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere mai multe aspecte. a) În privinţa controlului intern trebuie urmărite: – cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de

actualizare a acestora în funcţie de modificările intervenite în legislaţie; – cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare a datelor de către personalul

implicat şi respectarea acestora; – gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea pro-tecţiei lor împotriva accesului

neautorizat, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic; – stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire; – soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţio-narea sistemului. b) În privinţa controlului extern se va avea în vedere: – verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare

prevăzute de sistemul informatic; – verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în

contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

– verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

6.9 Exigenţe minime pentru prelucrarea automată a informaţiei financiar-contabile

Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la o serie de criterii considerate minimale:

a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă; c) să precizeze cu claritate sursa, conţinutul şi apartenenţa fiecărei date. Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui

document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control; d) să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative

care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugiri ulterioare;

e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior; f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte termenul de

arhivare din Legea contabilităţii nr. 82/1991; g) să precizeze procedurile şi suportul extern de arhivare a produselor-program, a datelor

introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă; i) să furnizeze elementele constitutive ale înregistrărilor con-tabile. Între aceste elemente sunt

de menţionat: – data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii; – jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile; – numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine; – numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de

identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii; k) să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină elemente de identificare, în

antet sau pe fiecare pagină, după caz. Elementele de identificare ale unei listări se referă la: – tipul documentului sau al situaţiei; – denumirea unităţii patrimoniale; – perioada la care se referă informaţia; – datarea listărilor; – paginarea cronologică; – precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate; l) să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare

conducerii operative a unităţii; m) să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut în machetele formularelor

aprobate de Ministerul Finanţelor Publice, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul; n) să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor

supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;

o) să nu permită: – deschiderea a două conturi cu acelaşi număr; – modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont; – suprimarea unui cont în cursul exerciţiului curent sau aferent exerciţiului precedent, dacă

acesta conţine înregistrări sau sold; – editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut

diferit de informaţii; p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani

(exerciţii financiare), în mod automat sau manual; r) să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de

prelucrare: – monopost sau multipost; – monosocietate sau multisocietate; – reţea de calculatoare;

– portabilitatea fişierelor de date; s) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: – preluări pe loturi cu control ulterior; – preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; – combinarea celor două tipuri; t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile; u) să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară

exploatării optime a acestora; v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea

sistemului de prelucrare. Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea, prin contractele de livrare a

programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de către utilizatori.

Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Utilizatorul trebuie: – să verifice dacă prestatorul de servicii informatice sau distribuitorul de produse-program are

o asigurare specifică sau a extins asigurarea avută de responsabilitate civilă sau profesională pentru a acoperi lipsurile în cazul unui control fiscal;

– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program în cazul dispariţiei presta-torului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;

– să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lanţ informatic şi în condiţiile de exploatare reconstituite.

Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.

Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale echipamentelor de calcul. Astfel:

– arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate” periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea;

– utilizatorul trebuie să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin regulamente interne.

Administratorii şi managerii vor lua măsurile care se impun la specificul entităţii pe care o conduc.

6.10 Verificarea datelor La procesele de prelucrare automată a datelor este obligatorie o procedură de verificare şi

validare a informaţiilor. Verificarea calitativă presupune următoarele aspecte: - natura soldurilor fiecărui cont şi subcont; -respectarea corelaţiilor fundamentale -preluarea corectă a soldurilor iniţiale; -existenţa tuturor tipurilor de înregstrare. Verificarea cantitativă presupune calcule de control pe baza unor raportări intermediare

speciale. La modulul XI sunt dezvoltate tipurile de calcule pentru verificarea datelor. În baza verificării datelor la diferite paliere apar mai multe trepte de validare:

-validarea operatorului( a celui care a introdus datele) -validarea responsabilului cu tranzacţiile într-un anumit cont(cel care face analiza contului

respectiv) - validarea şefului compartimentului financiar-contabil(contabil-şef, director economic, etc) cu

ocazia finalizării balanţei de verificare; - validarea în urma operaţiei de audit financiar sau a controlului efectuat de cenzori cu ocazia

finalizării situaţiilor financiare anuale. După o treaptă de validare operatorii cu drepturi de acces inferior nu mai pot face corecturi

decât cu acordul celui care nu a dat încă validarea. După ultima validare se realizează operaţia de „blocare a exerciţiului” în sensul că nimeni,

după depunerea situaţiilor financiare, nu mai poate să aducă modificări. 6.11 Arhivarea electronică a documentelor contabile. Exigenţe tehnice Folosirea tehnicii de calcul în contabilitate a adus printre alte noutăţi şi posibilitatea de a

arhiva electronic documentele contabile. Această opţiune presupune respectarea anumitor principii şi a anumitor norme legale.

6.11.1 Principii arhivare electronică

Se aplică următoarele principii pentru furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor în formă electronică19

a) Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile prezentei legi.

:

b)Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile ; c) se desfăşoară în concordanţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare. d) cu 30 de zile înainte de începerea activităţilor legate de arhivarea documentelor în formă electronică, persoanele care intenţionează să furnizeze servicii de arhivare electronică au obligaţia de a notifica autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu cu privire la data începerii acestor activităţi. e) Odată cu efectuarea notificării legale, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu toate informaţiile referitoare la procedurile de securitate şi de conservare utilizate, precum şi orice alte informaţii cerute de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. f) Administratorul arhivei electronice are obligaţia de a comunica autoritaţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 10 zile înainte, orice intenţie de modificare a procedurilor de securitate şi de conservare, cu precizarea datei şi orei la care modificarea intră în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma, în termen de 24 de ore, modificarea efectuată. g) În cazurile de urgenţă în care securitatea serviciilor de arhivare este afectată, administratorul arhivei electronice poate efectua modificări ale procedurilor de securitate şi de conservare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, modificările efectuate şi justificarea deciziei luate. h) Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte, pe parcursul desfăşurării activităţii, procedurile de securitate şi de conservare declarate.

6.11.2 Condiţii pentru primirea unui document în arhiva electronică

19 Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Primirea unui document în formă electronică în arhiva electronică este condiţionată de îndeplinirea următoarelor cerinţe: a) semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, denumită în continuare semnatură electronică; b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului; c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare; d) transmiterea informaţiilor legale; Documentul în forma electronică ce îndeplineşte condiţiile legale este semnat electronic de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în care se atestă şi faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului. Documentul în formă electronică, astfel identificat, este arhivat în locaţia stabilită de administratorul arhivei electronice. Administratorul arhivei electronice ataşează, pentru fiecare document în formă electronică arhivat, o fişă în formă electronică, ce va conţine cel puţin următoarele informaţii: a) proprietarul documentului în formă electronică; b) emitentul documentului în formă electronică; c) titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului; d) istoricul documentului în formă electronică; e) tipul documentului în formă electronică; f) nivelul de clasificare a documentului în formă electronică; g) formatul digital în care este arhivat documentul în formă electronică; h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului în formă electronică; i) elementele de localizare a suportului fizic; j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice; k) data emiterii documentului; l) data arhivării; m) termenul de păstrare a documentului. În cazul în care documentul în formă electronică a fost generat prin transferarea informaţiei de pe suport analog pe suport digital, fişa va conţine în plus următoarele informaţii: a) referiri la proprietarul originalului şi locaţia în care se găseşte originalul; b) metoda de transfer utilizată; c) dispozitivul hardware utilizat; d) programul de calculator utilizat. Administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor în formă electronică, intrate în arhiva electronică în cadrul unui registru în formă electronică. Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului a stabilit un regim de acces public. Referinţa, în registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obţinută în funcţie de drepturile de acces ale solicitantului. În cazul în care arhiva electronică conţine sau urmează să conţină documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condiţiile legale privind protecţia informaţiilor clasificate. Regimul de acces la un document în formă electronică, precum şi modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de către titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atât de titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, cât şi de administratorul arhivei electronice. Administratorul arhivei electronice are următoarele obligaţii:

a) întreţinerea arhivei electronice; b) crearea unei arhive electronice de siguranţă, care să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line; c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidenţialitatea documentelor în formă electronică arhivate; d) asigurarea redării oricărui document în formă electronică conţinut în arhivă; e) asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat; f) notificarea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 60 de zile înainte, a intenţiei de încetare a activităţii, cu excepţia cazurilor de forţă majoră. În acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu. Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date supuse autorizării prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea: a) integrităţii şi securităţii documentelor în formă electronică; b) securităţii şi integrităţii spaţiului ocupat de echipamentele care găzduiesc arhivele electronice; c) recuperării informaţiei în urma dezastrelor naturale, conform reglementărilor în vigoare.

6.11.3 Infracţiuni la legislaţia privind arhivarea documentelor în format electronic Sunt sancţionate drept infracţiune următoarele fapte legate de arhivarea electronică a documentelor : a)divulgarea, de către administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare ; b)accesarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică; c)copierea neautorizată a documentelor din arhiva electronică; d)modificarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică; e)distrugerea arhivei electronice.

Ghid pentru evaluare: La evaluare se urmăreşte:

- capacitatea de introducere corectă a datelor; - uşurinţa de operare a calculatorului; - capacitatea de a folosi diferite tipuri de programe specializate şi de imprimante. Bibliografie: 1. Popescu L, Bălută A - Metode şi procedee de calculaţia şi analiza costurilor, Editura Fundaţiei România de Mâine, 2007 2. Gherasim Z(coordonator) - Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine, 2010 3. Legea contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare, republicată MO nr. 454 din 18 iunie 2008 4. Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, publicată în MO 429 din data de 31 iulie 2001

MODULUL VII ÎNTOCMIREA/COMPLETAREA DOCUMENTELOR PRIMARE

7.1. Introducere 7.2. Competenţele asigurate de M7 7.3. Conţinutul M7

7.1. Introducere Întocmirea documentelor primare este o etapă premergătoare contării operaţiunilor

patrimoniale. În cadrul acestei etape contabilul identifică tipurile de documente primare, acestea fiind întocmite cu respectarea legislaţiei în vigoare şi a regulamentului intern al organizaţiei. Documentele primare conţin datele necesare înregistrării în contabilitate şi stau la baza centralizării informaţiilor ce se regăsesc în situaţiile financiare anuale.

Completarea documentelor contabile primare are în vedere conţinutul documentelor primare şi criteriile de completare a documentelor contabile primare. După completare, documentele primare trebuie verificate în vederea urmării respectării criteriilor de completare, iar eventualele erori trebuie remediate.

Modulul descrie competenţa necesară contabilului pentru întocmirea şi completarea documentelor contabile primare şi verificarea acestora.

7.2. Competenţele asigurate de M7

Competenţele asigurate de această unitate de învăţare se referă la: Întocmirea documentelor primare netipizate; Completarea documentelor contabile primare; Verificarea modului de întocmire/completare a documentelor.

7.3.Conţinutul M7

Conţinut modul: 7.3.1.

Întocmirea documentelor contabile primare netipizate

Tipurile de documente primare sunt: a) După numărul operaţiilor consemnate:

- documente primare(singulare), în care se consemnează, pentru prima dată, o singură operaţie economico-financiară efectuată; chitanţa, bonul de consum etc.;

- documente centralizatoare(cumulative), în care se consemnează mai multe operaţii economico-financiare similare: centralizatorul bonurilor de consum, recapitulaţia mărfurilor intrate, recapitulaţia mărfurilor ieşite etc.; documentele centralizatoare însumează mai multe documente primare. b) După modul de întocmire:

- originale: primul exemplar; - copii: celelalte exemplare obţinute la indigo sau xerox; - duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai

în lipsa originalului; se eliberează de emitent când originalul este pierdut sau distrus.

c) După natura operaţiilor la care se referă:

- documente de dispoziţie, prin care se dispune sau se aprobă executarea unei operaţii economico-financiare: comanda dată de client furnizorului, ordinul de plată dat băncii de o întreprindere pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.;

- documente de execuţie, prin care se confirmă executarea unei operaţii economico- financiare: factura (în care se consemnează vânzarea de produse, de lucrări executate sau de servicii prestate), chitanţa (în care se consemnează încasarea unei sume de bani), chitanţa fiscală etc.;

- documente combinate(mixte) care conţin atât dispoziţia de executare, cât şi confirmarea executării operaţiei: bonuri de consum (prin care se dispune magazinului să elibereze materiale şi, concomitent, delegatul secţiei primitoare confirmă recepţia lor), dispoziţia de livrare, aviz de expediere etc.;

Registrele contabile se întocmesc în cadrul serviciului de contabilitate, în vederea înregistrării operaţiilor economico-financiare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Registrul Cartea mare.

d) După locul de întocmire: - Documente interne, cele întocmite în cadrul unităţii şi care circulă fie în

interiorul ei (bonul de consum, statul de salarii etc.), fie în afara ei (factura pentru produse livrate, cecul de numerar etc.);

- Documente externe, cele întocmite în alte unităţi şi intrate în întreprindere; comanda primită de la client, factura pentru materiale aprovizionate, extrasul de cont primit de la bancă etc.;

e) După regimul de tipărire şi utilizare:

- documente cu regim special, cele tipărite, completate, utilizate, păstrate şi arhivate pe bază de dispoziţii legale, speciale; sunt înseriate şi numerotate, au imprimată menţiunea cu regim special şi se ţin în evidenţă şi se justifică ca formulare atât cele utilizate, cât şi cele neutilizate.

- documente fără regim special, cele care nu necesită o evidenţă aparte, ci se întocmesc respectându-se normele generale de întocmire şi circulaţie a documentelor, de exemplu, fişa mijlocului fix, fişa de magazie, jurnalul pentru cumpărături, jurnalul pentru vânzări etc.

Întocmirea documentelor are loc în conformitate cu normele metodologice privind contabilitatea unităţilor economice, elaborate de Ministerul Finanţelor Publice, iar circuitul lor este stabilit pe bază de indicaţii de utilizare a formularelor tipizate, date de acelaşi minister.

7.3.2. Conţinutul documentelor primare

Completarea documentelor contabile primare

Documentele justificative cuprind, de regulă, urmatoarele elemnte principale: a) denumirea documentului; b) denumirea şi sediul unităţii care întocmeşte documentul; c) numărul şi data întocmirii documentului; d) menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunilor patrimoniale, când este cazul; e) conţinutul operaţiunii patrimoniale şi, dacă este cazul, temeiul legal al efectuării acesteia; f) datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate; g) numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care le-au intocmit, vizat şi aprobat; h) alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Dobandesc calitatea de document justificativ înscrisurile:

- în care se consemnează, în momentul efectuarii, o operatie patrimoniala si care sta la baza inregistrarii in contabilitate;

- care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare; - provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane, care pot fi

inregistrate in contabilitate numai in cazurile in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective;

- care se refera la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice. Pentru a fi înregistrate în contabilitate, aceste documente trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii întocmite în acest scop.

Criterii de completare a datelor în documente Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris sau

cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, nici lăsarea de spaţii libere între operaţiile înscrise în acestea. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să fie citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ, menţionându-se şi data efectuarii operaţiei.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămane în carnetul respectiv, cu excepţia ordinului de deplasare(delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa între cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare – primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe, este necesară confirmarea, prin semnatura, atât predatorului, cât şi a primitorului.

În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţinându-se data rectificării şi semnătura celui care a facut modificarea. Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau completări, pe temeiul cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii, trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de unitatea beneficiară. Numele şi prenumele acestor persoane se comunică unităţilor de informatică prelucratoare.

Asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a actelor justificative se face de către contabilul şef, care întocmeşte graficul circulaţiei. Graficul trebuie să asigure o rezolvare exactă a operaţiilor consemnate în documente şi o circulţie operativă a acestora pentru evitarea staţionării nejustificate la unele servicii. Documentele se întocmesc într-un anumit număr de exemplare, care urmează un anumit circuit, până la arhivarea lor.

Tipizarea documentelor înseamnă crearea de formulare tip pentru operaţii economico-financiare asemănătoare. Adică, o anumită operaţie nu se poate consemna decât într-un formular care are o formă, o structură, un circuit şi un mod de completare stabilite cu precizie prin dispoziţii legale. De exemplu, pentru încasările de numerar efectuate de orice unitate se utilizeză o chitanţă tip. Avantajele tipizării sunt:

- facilitează întocmirea, verificarea şi înregistrarea documentelor; - asigură o formă, structură şi circuit raţionale; - permite mecanizarea lucrărilor de întocmire şi de prelucrare a documentelor.

7.3.3.

Verificarea modului de întocmire/completare a documentelor

Verificarea documentelor comportă forma, calculele şi fondul operaţiei consemnate în document. Verificarea documentelor în vederea respectării criteriilor de completare poate fi:

- Verificarea formei – constă în a cerceta dacă s-a utilizat formularul corespunzător operaţiei consemnate, dacă au fost întocmite toate exemplarele, dacă s-au completat toate rubricile, dacă conţine semnăturile participanţilor la întocmire etc.

- Verificarea calculelor – constă în a constata dacă nu cumva s-au strecurat erori la scrierea sumelor şi la efectuarea calculelor.

- Verificarea fondului – se referă la realitatea, necesitatea, oportunitatea şi legalitatea operaţiei, adică operaţia trebuie să existe în realitate, să fie utilă unităţii, să aibă loc la momentul potrivit şi să fie efectuată cu respectarea dispoziţiilor legale.

- Verificarea de fond – o face contabilul şef, cu prilejul aplicării vizei de control financiar preventiv şi conducătorul unităţii, cu prilejul aprobării documentului.

Verificarea documentelor este o problemă de mare răspundere a lucrătorilor în domeniul financiar-contabil, întrucât informaţiile conţinute în aceste documente stau la bază prelucrării în contabilitate, întocmirii rapoartelor financiare şi transmiterii de raportări fiscale şi financiare către ţerţe persoane şi organe de control.

Corectarea documentelor Corectarea o poate face numai emitentul, care certifică operaţiunea, datând-o şi semnând. Dacă eroarea s-a constatat după ce documentul a fost vizat pentru control financiar preventiv, corectura se va face aşa cum s-a arătat la început şi se va prezenta din nou contabilului şef pentru viză. Documentele prin care se consemnează operaţii băneşti şi care conţin erori nu se pot corecta, ci se anulează, emiţându-se în locul lor altele corect întocmite (de exemplu: chitanţe, cecuri etc.), exemplarele anulate păstrându-se în carnetele respective.

Corectarea documentelor are loc în momentul în care eroarea a fost constatată şi poartă semnătura persoanei care a efectuat corectura respectivă.

Păstrarea documentelor În cursul anului, documentele se păstrează în arhiva curentă din cadrul fiecărui serviciu funcţional, iar la finele anului ele se predau arhivei generale a unităţii, unde se înscriu în registrul de arhivă. Arhiva generală este amenajată într-o încăpere specială, la adăpost de foc, furt, intemperii, umezeală şi rozătoare. Organizarea şi funcţionarea arhivei cade în sarcina contabilului şef, care desemnează salariaţii ce se vor ocupa de operaţiile de arhivare. Scoaterea unui document din arhivă se poate face numai cu aprobarea conducătorului unităţii. Organizarea arhivei se poate face:

- cronologic, în ordinea datelor de înregistrare a documentelor; - pe feluri de operaţii, de exemplu, aprovizionări, desfaceri, operaţii băneşti etc.; - pe corespondenţi, adică pe unităţile cu care se întreţin relaţiile economico-

financiare; - combinat, adică prin utilizarea combinată a modalităţilor arătate mai sus.

Termenele de păstrare a documentelor variază după felul lor şi sunt stabilite de Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi de Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu modificărilor şi completările ulterioare. Astfel, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia situaţiilor financiare, care se păstrează timp de 10 ani. În caz de încetare a activităţii persoanelor juridice, situaţiile financiare anuale, precum şi registrele şi celelalte documente justificative se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

Actele cu caracter administrativ, corespondenţa şi actele ce nu sunt acte justificative se păstrează între unu şi doi ani. La expirarea termenului de păstrare, dosarele se predau fie la arhiva de stat locală, fie ca maculatură, în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale, cu avizul Direcţiei Generale a Arhivelor Statului. În registrul de arhivă, coloana observaţii, în dreptul rândului pe care este scris dosarul respectiv, se face menţiunea de predare, indicându-se şi numărul documentului care confirmă predarea.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii actelor justificative, fişelor, situaţiilor, jurnalelor etc., conducătorul unităţii economice şi conducătorul compartimentului financiar contabil sunt obligaţi să se conformeze dispoziţiilor legale privind reconstituirea documentelor, în 30 zile de la constatare.

Documente contabile în format electronic Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecarei instituţii trebuie să

asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea şi adaptarea programelor informatice trebuie avute în vedere criteriile minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă, potrivit reglementarilor legale în vigoare.

Unitatile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Semnatura electronică reprezintă date în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare20

Conform legii, semnatura electronică se aplică unui document în format electronic, redactat sau obţinut prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:

.

Documente Microsoft Office Word (contracte, documente, notificari, adrese, etc.); Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plată a salariilor, note de

comandă, etc.); Documente Adobe Acrobat (ca şi în cazul Microsoft Office Word, însă superioare

din punct de vedere al aspectului şi al securităţii sau integrităţii informaţiilor); Fotografii digitale (constatări, mostre, comandă de produse, etc.); Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administraţiei publice

centrale şi locale, documente care urmează să fie arhivate în cadrul arhivelor electronice din cadrul unor Data Centre, etc.);

Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile şi fiscale (declaraţii de impunere, documente de plată catre Bugetul de Stat, etc.)

Întocmirea şi transmiterea documentelor financiar-contabile în format electronic presupune competenţă şi responsibilitatea din partea profesionistului contabil din sectorul contabil public. Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine conform legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată:

Administratorului; Ordonatorului de credite; Altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective.

În ultimii ani se remarcă răspândirea documentelor în format electronic şi a semnăturii electronice, ceea ce indică accelerarea schimburilor de informaţii între agenţii economici, între aceştia şi organele de control sau între agenţii economici şi alte terţe persoane. 20 Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, publicată în MO 429 din data de 31 iulie 2001

Ghid pentru evaluare: Cunoştinţele necesare se referă la:

- tipuri de documente primare; - regulamentul intern şi regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii; - conţinutul documentelor primare( tipizate si netipizate); - modul de operare PC şi programele contabile specifice; - terminologia de specialitate; - legislaţia specifică domeniului.

La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de întocmire a documentelor primare netipizate; - responsabilitatea, atenţia şi precizia în completarea documentelor; - discernământul şi responsabilitatea cu care se efectuează verificarea completării documentelor; - operativitatea în identificarea neconformităţilor faţă de cerinţele legale; - folosirea corectă a limbajului de specialitate.

Bibliografie: 1. Haiduc Lăcrămioara – Management financiar-contabil, Editura FRM, Bucureşti, 2005 2. Ionescu Luminiţa(coordonator) – Contabilitate publică, Editura FRM, Bucureşti, 2009 3. Legea contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare, republicată MO nr.

454 din 18 iunie 2008 4. Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, publicată în MO 429 din data

de 31 iulie 2001

MODULUL VIII CONTAREA OPERAŢIILOR PATRIMONIALE

8.1. Introducere 8.2. Competenţele asigurate de M8 8.3. Conţinutul M8

8.1. Introducere Modulul descrie competenţa necesară contabilului pentru analiza contabilă a documentelor

primare colectate, identificarea elementelor şi operaţiunilor patrimoniale, pentru contarea acestora şi conceperea articolului contabil.

8.2. Competenţele asigurate de M8

Competenţele asigurate de această unitate de învăţare se referă la: Însuşirea noţiunilor legate de cont, ca procedeu specific al metodei contabilităţii

Însuşirea parţilor componente ale contului, calculul valorilor înscrise în cont

Însuşirea cunoştinţelor necesare înregistrărilor cronologice şi sistematice în contabilitate

Deprinderea cu efectuarea de analize contabile, pentru stabilirea corectă de formule şi articole contabile

8.3. Conţinutul M8

8.3.1. Definirea şi rolul contului

Într-o accepţiune generală, contul este procedeul specific metodei contabilităţii, cu ajutorul căruia se reflectă existenţa şi mişcarea fiecărui element patrimonial în parte, ca urmare a modificărilor produse de tranzacţiile ce au loc în întreprindere într-o perioadă de gestiune.

Pentru înţelegerea rolului contului, să ne imaginăm că o întreprindere dispune de disponibilităţi în cont în valoare de 10.000 lei. Tranzacţiile ulterioare pot afecta această sumă în două moduri: o pot creşte sau o pot scădea. În loc să majorăm sau să micşorăm elementul Conturi la bănci, prin ştergerea vechii sume şi introducerea celei noi după fiecare tranzacţie ce afectează disponibilul din cont, vom putea scuti un efort considerabil dacă adunăm la un loc toate majorările, respectiv, toate micşorările şi calculăm modificarea netă a disponibilităţilor din cont ce rezultă în urma acestor tranzacţii.

Cum putem efectua acest lucru? La suma iniţială vom aduna suma tuturor creşterilor şi vom scădea suma micşorărilor.

Diferenţa reprezintă noul sold al elementului Conturi la bănci. Care este instrumentul cu ajutorul căruia putem realiza acest lucru?

Evident, acesta este contul. Prin urmare, cu ajutorul contului se pot urmări atât starea iniţială, mişcările intervenite într-o

anumită perioadă de gestiune, cât şi starea finală a fiecărui element patrimonial în parte. În acest scop, pentru fiecare element patrimonial se deschide câte un cont distinct în

contabilitatea curentă, cu ajutorul căruia se înregistrează, pe bază de documente şi în etalon valoric, existentul la începutul perioadei de gestiune al elementului pentru care s-a deschis contul, modificările survenite în cadrul acestui element, generate de tranzacţiile din timpul perioadei de gestiune, determinându-se şi existentul final din cadrul elementului patrimonial respectiv.

Orice cont deschis în contabilitatea curentă are un anumit conţinut economic, determinat de însuşi conţinutul economic al elementului patrimonial respectiv şi care poate să reprezinte:

un mijloc economic, ca, de exemplu: terenuri, construcţii, mijloace de transport, materii prime, mărfuri etc.;

un proces economic, pentru a cărui desfăşurare se consumă mijloace economice, ca, de exemplu: aprovizionarea cu materii prime, materiale consumabile etc.; fabricarea de produse, executarea de lucrări, prestarea de servicii; desfacerea de produse, semifabricate, mărfuri etc.;

o sursă sau o grupă de surse de finanţare, în funcţie de modul de procurare a mijloacelor economice, cum ar fi: capital social, rezerve, credite bancare, furnizori etc.;

un rezultat financiar, care se prezintă sub formă de profit sau pierdere, evidenţiate de genurile de activităţi care le generează (de exploatare, financiară, excepţională).

De remarcat este că, pentru anumite elemente patrimoniale, cum ar fi, de exemplu, stocurile, la înregistrarea în conturi a acestora se utilizează, alături de etalonul valoric, şi etalonul natural.

8.3.2. Trăsături specifice conturilor 1) Înregistrarea prin cont a situaţiei şi mişcării patrimoniului se face în expresie valorică, prin

folosirea etalonului monetar, iar pentru bunurile materiale, şi a etalonului natural. Definit prin această prismă, contul reprezintă un model de evidenţă şi calcul în expresie valorică.

2) Pentru a delimita în timp situaţia şi mişcarea elementelor patrimoniale, înregistrarea prin cont se efectuează în ordine cronologică. Deci, contul este un model de înregistrare cronologică a evoluţiei patrimoniului.

3) Contul reprezintă un model de individualizare şi grupare a situaţiei şi mişcării elementelor patrimoniale.

Individualizarea elementelor patrimoniale se face în funcţie de trăsăturile lor specifice, iar gruparea, în raport de caracteristicile lor comune

De exemplu, cu ajutorul contului Materii prime se evidenţiază, într-o formă distinctă, şi se grupează toate stocurile de materii prime existente în gestiunea unei întreprinderi, precum şi operaţiile economice privind intrările şi ieşirile de materii prime. Gruparea elementelor înregistrate se face începând cu treapta cea mai analitică şi se continuă cu diverse trepte de sintetizare.

4) Contul constituie un model de sistematizare a existenţelor şi modificărilor de sens contrar, intervenite în masa elementelor patrimoniale înregistrate.

Pentru a înregistra, calcula şi controla existentul şi modificările de sens contrar (creşteri, micşorări) ale fiecărui element patrimonial, pe o anumită perioadă de timp, vom folosi instrumentul denumit cont. Din acest punct de vedere, forma contului este cea bilanţieră, adică a unui tablou cu

două serii de calcule: starea iniţială şi creşterile, pe de o parte, micşorările şi starea finală, pe de altă parte.

Schematic, forma bilanţieră a contului poate fi imaginată sub forma literei T, care indică posibilitatea practică de separare şi înregistrare, într-o parte, a creşterilor pe măsură ce acestea au loc şi, în partea opusă, a micşorărilor, care, de asemenea, se adună pe măsură ce au loc în cursul exerciţiului financiar, ca în figura de mai jos:

Contul „i”

• SITUAŢIA INIŢIALĂ • MICŞORĂRI • CREŞTERI • SITUAŢIA FINALĂ

Contul „j”

• MICŞORĂRI • SITUAŢIA INIŢIALĂ

• SITUAŢIA FINALĂ • CREŞTERI

În aceste condiţii, ecuaţia proprie contului este de forma: Situaţia iniţială + Creşteri = Micşorări + Situaţia finală

Forma bilanţieră a contului a fost determinată şi de necesităţi informative. Alături de furnizarea de informaţii cu privire la natura şi mărimea elementelor patrimoniale, contul a fost conceput şi din necesitatea cunoaşterii distincte a modificărilor de sens contrar intervenite în masa acestor elemente. Fiecare categorie de modificare, creştere sau micşorare reprezintă un indicator contabil cu o anumită semnificaţie în procesul de cunoaştere şi gestiune. De exemplu, pentru contul „Materii prime”, creşterile reprezintă intrările de materii prime, iar micşorările, ieşirile de materii prime.

Consecinţă a acestei forme a contului, orice scădere se face tot prin adunare. Pentru a scădea o mărime în cadrul contului, ea trebuie trecută în partea opusă celei unde se ţine pentru adunare.

Pe lângă forma bilaterală (bilanţieră) a contului, în activitatea practică există şi alte forme de prezentare a contului, cum ar fi: forma unilaterală, forma şah, forma contului cu duble valori etc.

Forma unilaterală a contului se caracterizează prin aceea că într-o parte a contului există o singură serie de coloane pentru numărul curent, data şi explicaţia operaţiei economice sau financiare care se înregistrează, indiferent dacă sunt creşteri sau micşorări, iar coloanele de sume debitoare, sume creditoare şi de sold sunt alăturate.

Modelul unei astfel de forme de prezentare este redat în continuare:

Contul „Materii prime” Nr.

crt.

Data Explicaţia

Sume Sold

(debitor) Debitoare

Creditoare

1. 5.01.2011

Sold iniţial - - 1.100

2. 7.01.2011 Furnizori 1.000 - 2.100

3. 9.01.2011

Cheltuieli cu materiile prime

- 1.300 800

4. 12.01.2011 Furnizori 500 - 1.300

5. 15.01.2011

Cheltuieli cu materiile prime

- 700 600

În această formă a contului, soldul se stabileşte după fiecare operaţie economică sau

financiară înregistrată.

Forma şah a contului se caracterizează prin aceea că atât pentru debit, cât şi pentru credit se deschide câte o fişă distinctă, în care debitul apare în corespondenţă cu conturile creditoare, iar cre-ditul, în corespondenţă cu conturile debitoare.

Forma contului cu duble valori se caracterizează prin aceea că, indiferent de modelul sub care se prezintă contul respectiv (bilateral, unilateral, şah etc.), acesta are coloane pentru înscrierea sumelor atât în moneda naţională, cât şi în monedă străină. Astfel de conturi se folosesc de către întreprinderile cu activitate de comerţ exterior.

5) O altă trăsătură specifică a contului este aceea că el constituie un model de calcul al mărimii situaţiei sau stării şi mişcărilor intervenite în masa bunurilor economice, surselor de finanţare, cheltuielilor, veniturilor, rezultatelor.

Sintetizând trăsăturile prezentate mai sus cu privire la cont, acesta poate fi definit ca un model de înregistrare cronologică, grupare, sistematizare şi calcul în expresie valorică şi, uneori, şi cantitativ, a situaţiei şi mişcării elementelor patrimoniale.

8.3.3. Structura contului Elementele care definesc structura contului sunt: titlul sau denumirea contului; debitul şi

creditul contului; mişcarea sau rulajul contului; totalul sumelor (debitoare sau creditoare); soldul contului; explicaţia descriptivă a tranzacţiilor înregistrate în cont.

1) Titlul (denumirea) şi simbolul contului

Titlul contului exprimă conţinutul economic al elementului a cărui evidenţă se ţine cu ajutorul contului respectiv.

De exemplu, contul asociat clienţilor poartă denumirea de „Clienţi”; contul asociat materiilor prime poartă denumirea „Materii prime” etc.

În general, denumirea unui cont reflectă obiectul înregistrat în contul respectiv. Când întâlnim o denumire de cont pe care nu o recunoaştem, încercăm să examinăm contextul titlului şi să observăm dacă se încadrează în categoria activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, veniturilor sau cheltuielilor. Prin urmare, nu poate exista un cont fără titlu, întrucât nu se poate stabili elementul patrimonial a cărui evidenţă o ţine şi, totodată, contul nu ar putea îndeplini funcţia contabilă corespunzătoare.

Titlurile conturilor sunt însoţite şi de simbolurile cifrice cores-punzătoare. Exemplu: 101 Capital, 212 Construcţii, 371 Mărfuri, 401 Furnizori, 411 Clienţi, 121 Profit şi pierdere etc. Simbolurile derivă din poziţia pe care o ocupă contul respectiv în structura planului de conturi. Acestea facilitează identificarea conturilor şi, respectiv, activitatea practică de contabilitate, atât în sistemul manual, cât şi în cel informatic. În ţara noastră, titlul şi simbolul conturilor se stabilesc în mod unitar, prin planul de conturi general elaborat pe întreaga economie. Cu toate acestea, conturile se pot dezvolta şi aplica în funcţie de specificul activităţii şi de nevoile concrete de informare ale întreprinderilor.

2) Debitul şi creditul contului

Reprezintă denumirile celor două părţi opuse ale acestuia ce permit separarea celor două tipuri de modificări (creşteri şi micşorări), pe care le determină operaţiile economice şi financiare ce se înregistrează cu ajutorul conturilor.

Convenţional, s-a stabilit ca partea stângă a contului să poarte denumirea de debit, iar partea dreaptă, de credit. Sumele trecute în partea stângă a contului se numesc debitoare, iar cele din partea dreaptă, creditoare.

A debita un cont înseamnă a înregistra o sumă în partea stângă a contului. Analog, a credita un cont înseamnă a înregistra o sumă în partea dreaptă a contului. Acesta este singurul sens dat în contabilitate verbelor a debita şi a credita.

Semnificaţia debitului şi creditului unui cont trebuie însă înţe-leasă în raport de conţinutul său economic, care determină funcţia contabilă a contului respectiv. De aceea, nu la toate conturile debitul şi creditul au aceeaşi semnificaţie. Spre exemplu, în cazul conturilor de bunuri economice, în debit, respectiv în partea stângă a contului, se înregistrează existentul iniţial şi creşterile elementului patrimonial, iar în cazul conturilor de surse de finanţare, se înregistrează micşorările elementului patrimonial urmărit. În ceea ce priveşte creditul, respectiv în partea dreaptă a contului, situaţia se prezintă invers, în sensul că, în cazul conturilor de bunuri economice, se înregistrează scăderile, micşorările, iar în cazul celor de surse, se înregistrează existentul, creşterile (măririle).

În munca practică de contabilitate, cele două părţi opuse ale contului, debitul şi creditul, se abreviază cu D, respectiv C.

3) Rulajul contului

Reprezintă mişcarea sau totalul sumelor înregistrate într-o perioadă de gestiune în debitul sau creditul unui cont, ca urmare a măririlor şi micşorărilor determinate de tranzacţiile (evenimentele) ce se produc în volumul şi structura elementului patrimonial pentru care s-a deschis contul respectiv. Acesta este de două feluri: rulaj debitor şi rulaj creditor.

Rulajul debitor (abreviat, de regulă, cu RD) reprezintă totalitatea înregistrărilor efectuate în debitul unui cont într-o perioadă de gestiune.

Rulajul creditor (abreviat, de regulă, cu RC) reprezintă totalitatea înregistrărilor efectuate în creditul unui cont într-o perioadă de gestiune.

4) Total sume

Totalul sumelor unui cont este de două feluri: Total sume debitoare (abreviat, de regulă, cu TSD). Se obţine prin adunarea

tuturor sumelor înregistrate în debitul contului.

Total sume creditoare (abreviat, de regulă, cu TSC). Se obţine prin adunarea tuturor sumelor înregistrate în creditul contului. Totalul sumelor cuprinde existentul iniţial şi rulajul elementului patrimonial urmărit cu ajutorul contului.

5) Soldul contului

Exprimă existentul valoric la un moment dat al elementului patrimonial urmărit cu ajutorul contului respectiv.

Soldul contului se stabileşte ca diferenţă între totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare, preluând semnul totalului mai mare.

Astfel:

Dacă totalul sumelor debitoare este mai mare decât totalul sumelor creditoare, contul prezintă sold debitor (SD).

În situaţia inversă, când totalul sumelor creditoare este mai mare decât totalul sumelor debitoare, contul prezintă sold creditor (SC).

Atunci când totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare, soldul acestuia este zero, deci, contul nu mai prezintă sold şi poartă denumirea de cont soldat sau balansat.

Prin urmare, soldul contului se stabileşte pe baza relaţiilor:

1. TSD – TSC = SD, când TSD> TSC

2. TSC – TSD = SC, când TSC > TSD

3. TSD – TSC = 0, când TSD = TSC

Soldul stabilit în ultima zi a perioadei de gestiune se numeşte sold final (Sf) şi apare ca sold iniţial (Si) la începutul perioadei de gestiune următoare.

La sfârşitul exerciţiului financiar, cu ocazia întocmirii lucrărilor contabile de sinteză, conturile se închid. Aceasta presupune trecerea soldului lor final în partea opusă aceleia din care a provenit, adică în partea cu totalul sumelor mai mic, astfel încât, adunat la acest total, cele două părţi ale contului să se afle în echilibru. Astfel, contul care are sold final debitor (Sfd) se închide prin trecerea acestuia în credit, unde se adună la totalul sumelor creditoare, iar rezultatul trebuie să fie egal cu totalul sumelor debitoare. Contul care are sold final creditor (Sfc) se închide prin trecerea acestuia în debit, unde se adună la totalul sumelor debitoare, rezultatul fiind egal cu totalul sumelor creditoare.

Pentru exemplificare, presupunem contul Materii prime cu următoarea structură:

– sold iniţial debitor: 1.000 lei;

– rulaj debitor, obţinut din intrări succesive, 2.500 lei;

– total sume debitoare: 3.500 lei;

– rulaj creditor, obţinut din ieşiri succesive, 1.500 lei;

– total sume creditoare: 1.500 lei;

– sold final debitor: 2.000 lei (adică 3.500 – 1.500 = 2.000).

Soldul final debitor, de 2.000 lei, s-a trecut, pentru închiderea contului, în creditul contului, unde, adunat cu totalul sumelor creditoare de 1.500 lei, s-a obţinut un total de 3.500 lei, cât este şi în debit.

Schematic, contul Materii prime închis se prezintă astfel:

Contul Materii prime

D C Nr. crt. Data Explicaţia Sume Nr.

crt. Data Explicaţia Sume

1. 01.01.2011 Sold iniţial 1.000 3. 06.01.2011

Cheltuieli cu materiile

prime 500

2. 05.01.2011 Furnizori 500 5. 21.01.2011 Cheltuieli cu ma teriile

prime 1.000

4. 20.01.2011 Furnizori 1.000 6. 25.01.2011 Furnizori 1.000

RD 2.500 RC 1.500 TSD 3.500 TSC 1.500 Sfd 2.000 TOTAL 3.500

Prin închiderea conturilor se respectă relaţia:

Sold iniţial + Intrări = Sold final + Ieşiri

La începutul exerciţiului financiar următor, conturile se redeschid prin înscrierea soldurilor lor finale, din perioada precedentă, în aceeaşi parte din care au provenit, ca solduri iniţiale pentru noua perioadă.

6) Explicaţia tranzacţiilor înregistrate în cont

Are drept scop cunoaşterea anumitor date în legătură cu operaţia respectivă, în vederea identificării ei cu uşurinţă, a înţelegerii sensului şi conţinutului acesteia. După forma de prezentare, distingem: explicaţie descriptivă şi explicaţie contabilă.

Explicaţia descriptivă constă în explicarea pe scurt a operaţiei economice sau financiare cu indicarea documentului justificativ care a stat la baza operaţiei şi a datei în care a avut loc;

Explicaţia contabilă constă în indicarea debitului sau credi-tului contului utilizat la înregistrarea operaţiei respective, precum şi a denumirii celuilalt cont corespondent ce participă la înregistrarea operaţiei, potrivit cerinţelor dublei înregistrări.

8.3.4. Reguli de funcţionare a conturilor

Condiţia de bază privind înregistrarea corectă a operaţiilor, evenimentelor, tranzacţiilor în conturi o constituie cunoaşterea regulilor de funcţionare a acestora.

Pentru stabilirea regulilor de funcţionare a conturilor se ia ca punct de plecare patrimoniul, cu structurile sale de activ şi pasiv (active, datorii, capitaluri) şi cele două principii de bază ale conta-bilităţii: dubla reprezentare şi dubla înregistrare.

Anterior s-a arătat că activele sunt dispuse în partea stângă a patrimoniului. Astfel, activele pot fi gândite ca părţi de stânga, iar pasivele pot fi gândite ca părţi de dreapta. Poziţia opusă a celor două categorii al patrimoniului (activ şi pasiv) face ca regulile de funcţionare a celor două feluri de conturi să fie de sens opus.

Pentru demonstrarea regulilor de funcţionare ale conturilor se porneşte de la o situaţie iniţială a patrimoniului (la începutul anului), pe baza căreia, potrivit celor menţionate mai sus, pentru fiecare element se deschide câte un cont în contabilitatea curentă.

În schema combinată care urmează se prezintă atât deschiderea conturilor, cât şi înregistrarea tranzacţiilor, închiderea conturilor şi prezentarea situaţiei patrimoniale la sfârşitul perioadei de gestiune, adică întregul ciclu informaţional contabil.

Patrimoniul iniţial (la începutul anului) ACTIV PASIV

Mijloace i

Sume Surse de fi ţ

Sume – Mijloace fixe 4.000 – Capital 5.600 – Interese de participare 1.500 – Rezerve 250

– Materii prime 1.800 – Credite bancare pe

300

– Efecte de primit 450 – Furnizori 1.400 – Conturi la bănci în l i

550 – Dividende de l tă

750 TOTAL ACTIV 8.300 TOTAL PASIV 8.300

Deschiderea conturilor în contabilitate curentă Conturi de activ Conturi de pasiv Mijloace fixe Capital social

D Sold iniţial= 4.000 C D Sold iniţial = 5.600

C RD = 0 RC = 0 RD = 0 RC = 0

TSD = 4.000 TSC = 0 TSD = 0 TSC = 5.600 Sfd = 4.000 Sfc = 5.600

Interese de participare Rezerve

D Sold iniţial = 1.500 C

D Sold iniţial = 250 C

RD = 0 RC = 0 RD = 0 RC = 0 TSD = 1.500 TSC = 0 TSD = 0 TSC = 250 Sfd = 1.500 Sfc = 250

Materii prime Credite bancare pe termen scurt

D Sold iniţial =1.800 C D Sold iniţial = 300

C RD = 0 RC = 0 RD = 0 RC =

1.000.000 TSD = 1.800.000

TSC = 0 TSD = 0 TSC = 300.000

Sfd = 1.800.000

Sfc = 300.000

Efecte de primit Furnizori

D Sold iniţial = 450 C

D Sold iniţial = 1.400.000 C

RD = 0 RC = 0 TSD= 450 TSC = 0 Scădere

obligaţii = 800

Sfd = 450 RD = 800 TSD = 800 Sfc = 600

RC = 0 TSC = 1.400

Conturi la bănci în lei Dividende de plată

D Sold iniţial = 550 C

D Sold iniţial = 750 C

Încasări = 1.000

Plăţi furnizori = 800

RD = 0 RC = 0

RD = 1.000 RC = 800 TSD = 1.550 TSC = 800

Sfd = 750 TSD = 0

Sfc = 750 TSD = 750

Întocmirea situaţiei patrimoniale finale ACTIV PASIV

Mijloace economice

Sume Surse de finanţare

Sume

Mijloace fixe 4.000 Capital 5.600 Interese de participare

1.500 Rezerve 250

Materii prime 1.800 Credite bancare pe termen scurt

1.300

Efecte de primit 450 Furnizori 600 Conturi la bănci în lei

750 Dividende de plată

750

TOTAL ACTIV 8.500 TOTAL PASIV 8.500 Din schema prezentată rezultă că toate conturile deschise pe baza elementelor din activ sunt

conturi de activ, iar cele care se deschid pe baza elementelor de pasiv sunt conturi de pasiv. De asemenea, potrivit circulaţiei valorilor în sens unic, existenţele iniţiale de activ s-au înscris în

stânga (debitul) conturilor de activ, iar existenţele iniţiale de pasiv s-au înscris în dreapta (creditul) con-turilor de pasiv.

De aici putem deduce prima regulă de funcţionare a conturilor, şi anume:

1) Conturile de activ încep să funcţioneze prin a se debita şi se debitează cu existenţele de activ, iar conturile de pasiv încep să funcţioneze prin a se credita şi se creditează cu existenţele de pasiv.

Dar tranzacţiile care au loc în timpul perioadei de gestiune produc modificări (creşteri şi micşorări) în structura şi volumul atât ale mijloacelor economice, cât şi ale surselor de finanţare.

Pentru a ilustra cum se înregistrează creşterile elementelor patrimoniale de activ şi pasiv, presupunem următorul exemplu:

Societatea comercială primeşte un credit bancar pe termen scurt în sumă de 1.000 lei. Tranzacţia determină, pe de o parte, o creştere a elementului de activ Disponibil la bănci (care

reprezintă creşterea disponibilităţilor în contul de disponibil al întreprinderii cu 1.000 lei, de la 550 lei la 1.550 lei), iar pe de altă parte, concomitent şi cu aceeaşi sumă, se produce o creştere a elementului patrimonial de pasiv Credite bancare pe termen scurt (care reprezintă creşterea obligaţiei întreprinderii faţă de bancă de la 300 lei la 1.300 lei).

Pentru înregistrarea acestei operaţii se utilizează conturile Disponibil la bănci în lei şi, respectiv, Credite bancare pe termen scurt.

Înregistrarea creşterii de activ de 1.000 lei se va face în debitul contului Disponibil la bănci în lei, adică în aceeaşi parte a contului în care s-a înregistrat şi existentul iniţial; înregistrarea creş-terii de pasiv de 1.000 lei se va face în creditul contului Credite bancare pe termen scurt , adică în aceeaşi parte a contului în care s-a înregistrat şi existentul iniţial.

Din acest exemplu putem deduce cea de-a doua regulă de funcţionare a conturilor, şi anume:

2) Conturile de activ se mai debitează cu majorările, creşterile elementelor patrimoniale de activ, iar conturile de pasiv se mai creditează cu majorările, creşterile elementelor patrimoniale de pasiv.

Pentru a demonstra modul cum se înregistrează micşorările elementelor de activ şi de pasiv, presupunem următorul exemplu:

Se plătesc, din disponibilul existent în cont la bancă, obligaţiile faţă de furnizori, în valoare de 800 lei.

Operaţia determină, pe de o parte, o scădere de activ la elementul Disponibil la bănci în lei, care reprezintă micşorarea disponibilităţilor existente în cont la bancă cu 800 lei, iar pe de altă parte, concomitent şi cu aceeaşi sumă, o scădere de pasiv la elementul patrimonial Furnizori, care reprezintă micşorarea obligaţiei întreprin-derii faţă de furnizorii săi.

Pentru înregistrarea acestei operaţii economice se utilizează conturile Disponibil la bănci în lei şi, respectiv, Furnizori.

Înregistrarea scăderii de activ de 800 lei se face în creditul contului de activ Disponibil la bănci în lei, adică în partea opusă celei în care s-au înregistrat existentul iniţial şi creşterile (debit); înregis-trarea diminuării de pasiv, tot în valoare de 800 lei, se va face în debitul contului de pasiv Furnizori , adică în partea opusă celei în care s-au înregistrat existentul iniţial şi creşterile (credit).

Ca şi în cazul primului exemplu, debitarea şi creditarea conturilor respective se operează în conturile deschise anterior.

Din acest exemplu, deducem cea de-a treia regulă de funcţionare a conturilor:

3) Conturile de activ se creditează cu micşorările, diminuările elementelor patrimoniale de activ, iar conturile de pasiv se debitează cu micşorările, diminuările elementelor patrimoniale de pasiv.

După înregistrarea exemplelor de tranzacţii de mai sus, precum şi a altor tranzacţii care ar mai putea avea loc în cursul lunii, se poate stabili soldul final al conturilor, ca diferenţă între totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare. Acesta va putea fi debitor, pentru contul de activ Conturi la bănci în lei, şi creditor, pentru conturile Credite bancare pe termen scurt şi Furnizori.

În activitatea practică însă, totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare pot fi şi egale, ceea ce înseamnă că acele conturi nu prezintă sold final. De asemenea, totalul ieşirilor (micşorărilor) nu poate fi mai mare decât existentul iniţial şi creşterile (intrările), întrucât nu se poate diminua ceva mai mult decât există.

Pe baza celor mai sus menţionate, se poate deduce cea de-a patra regulă de funcţionare a conturilor, şi anume:

4) Conturile de activ prezintă întotdeauna sold final debitor sau sunt soldate, iar conturile de pasiv prezintă întotdeauna sold final creditor sau sunt soldate.

Dacă avem în vedere împărţirea conturilor în conturi de activ şi conturi de pasiv, cele patru

reguli de funcţionare a conturilor pot fi reduse la numai două, şi anume: I. Conturile de activ încep să funcţioneze prin a se debita, şi se debitează cu existentul

iniţial şi cu creşterile (majorările, intrările) elementelor patrimoniale de activ, se creditează cu micşorările (diminuările, ieşirile) de activ şi prezintă sold final debitor sau sunt soldate.

II. Conturile de pasiv încep să funcţioneze prin a se credita, şi se creditează cu existentul iniţial de pasiv şi cu creşterile (majo-rările, intrările) de pasi, se debitează cu micşorările (diminuările, ieşirile) de pasiv şi prezintă sold final creditor sau sunt soldate.

Aşa cum se poate observa, conţinutul economic diametral opus al conturilor de activ şi de pasiv determină şi caracterul opus al regulilor de funcţionare.

Schematic, regulile de funcţionare a conturilor se prezintă astfel: Conturi de activ Conturi de pasiv D C D C

Existentul de activ Existentul de pasiv

Majorări de activ Micşorări de activ

Micşorări de pasiv

Majorări de pasiv

Sold final debitor

Sold final creditor

Având în vedere soldul pe care îl prezintă la un moment dat, conturile sunt de două feluri: conturi

monofuncţionale şi conturi bifuncţionale.

Conturile monofuncţionale sunt acelea care, la sfârşitul perioadei de gestiune, prezintă un singur fel de sold, fie numai debitor, fie numai creditor. Acestea funcţionează, deci, fie numai după regula de funcţionare a conturilor de activ, fie numai după regula de funcţionare a conturilor de pasiv. Ele sunt, deci, întotdeauna, numai conturi de activ sau numai conturi de pasiv.

Conturile bifuncţionale sunt acele conturi care pot prezenta, la un moment dat, fie sold debitor, fie sold creditor. Acestea funcţionează în anumite cazuri după regula de funcţionare a conturilor de activ, iar în altele, după aceea a conturilor de pasiv. Deci, aceste conturi nu au întotdeauna acelaşi fel de sold (adică numai debitor sau numai creditor), ci oscilează de la o perioadă la alta, având uneori caracterul de conturi de activ, alteori caracterul de conturi de pasiv. Totuşi, acest gen de conturi nu formează o a treia grupă de conturi, cu ocazia întocmirii bilanţului contabil, ci, după soldul pe care îl prezintă la sfârşitul perioadei de gestiune, ele se încadrează în categoria conturilor de activ, dacă prezintă sold final debitor, sau a celor de pasiv, dacă prezintă sold final creditor.

8.3.5. Clasificarea conturilor

Clasificarea conturilor constă în sistematizarea conturilor, potrivit caracteristicilor comune şi specifice ale acestora, prin încadrarea lor în clase, grupe şi subgrupe de conturi, după anumite criterii, cu scopul de a realiza o ordine în mulţimea conturilor folosite de contabilitatea curentă.

Aceasta prezintă o importanţă deosebită, deoarece:

– oferă posibilitatea studierii sistematice şi generalizate a conturilor, asigurând legăturile reciproce dintre ele;

– permite asimilarea cu uşurinţă a conţinutului economic şi a funcţiei contabile a conturilor;

– ajută la înţelegerea structurii planului de conturi;

– constituie un mijloc eficient de cunoaştere a obiectului de studiu al contabilităţii.

Clasificarea conturilor poate fi realizată după mai multe criterii, fiecare dintre acestea caracterizând sistemul conturilor dintr-un anumit punct de vedere. Astfel, criteriile după care se clasifică conturile sunt următoarele: conţinutul economic al contului; funcţia contabilă; sfera de cuprindere; finalitatea informaţiilor pe care le furnizează.

1) După conţinutul economic al contului, distingem: conturi de mijloace economice, conturi de surse de finanţare, conturi de procese şi conturi de rezultate.

Din acest punct de vedere, conturile se împart în următoarele clase: – clasa conturilor mijloacelor economice;

– clasa conturilor surselor de finanţare;

– clasa conturilor proceselor economice;

– clasa conturilor în afara bilanţului.

Aceste clase de conturi pun în evidenţă, prin conţinutul lor, toate componentele obiectului contabilităţii.

2) După funcţia contabilă, conturile se împart în două clase:

– clasa conturilor de activ;

– clasa conturilor de pasiv.

Clasificarea după acest criteriu este considerată a fi cea mai cuprinzătoare clasificare, permiţând încadrarea tuturor conturilor în conturi de activ şi conturi de pasiv. Această împărţire decurge din cele două părţi opuse ale bilanţului (activ şi pasiv), cu excepţia conturilor în afara bilanţului.

3) După sfera de cuprindere, se disting două clase de conturi: – clasa conturilor sintetice;

– clasa conturilor analitice.

În funcţie de etalonul de evidenţă folosit, clasa conturilor anali-tice se împarte, la rândul ei, în două grupe:

– grupa conturilor analitice valorice;

– grupa conturilor analitice cantitativ-valorice.

4) Din punct de vedere al finalităţii informaţiilor pe care le furnizează, conturile se împart în două clase:

– clasa conturilor de gestiune externă. Aceasta cuprinde toate conturile care furnizează informaţiile din bilanţ;

– clasa conturilor de gestiune internă, ce cuprinde conturile care furnizează informaţiile pentru întocmirea contului de rezultate (con-turile de venituri şi cheltuieli).

Pornind de la aceste criterii de clasificare, conturile se împart în clase, grupe şi subgrupe, menţinând în cadrul fiecărei subdiviziuni acelaşi criteriu care permite o delimitare strictă a conturilor respective pe subdiviziunile clasificării.

8.3.6. Planul de conturi general

Planul de conturi general reprezintă matricea întregului sistem de conturi, în cadrul căreia fiecare cont este delimitat printr-o denumire şi un simbol cifric, fiind încadrat într-o clasă şi grupă, în raport cu un anumit criteriu de clasificare.

În acelaşi timp, prin planul de conturi se definesc, pentru fiecare cont sintetic, conţinutul economic, funcţia contabilă şi corespondenţa cu alte conturi.

Planul de conturi asigură uniformitatea şi unitatea de conţinut, funcţie, denumire şi simbolizare a conturilor şi facilitează procesul de culegere, prelucrare şi transmitere a datelor după criterii unitare.

În cadrul planului de conturi, conturile sunt clasificate şi ierarhizate, conform criteriului bilanţier şi celui funcţional sau procesual.

Criteriul bilanţier presupune clasificarea şi ierarhizarea conturilor în raport cu structurile de activ şi pasiv, cheltuieli şi venituri.

Criteriul funcţional sau procesual presupune ordonarea claselor, grupelor şi conturilor în raport cu fluxul normal al valorilor în cadrul fazelor circuitului economic (exemplu: constituirea capitalului, aprovizionarea, producţia, desfacerea şi repartiţia rezultatului).

Codificarea sau simbolizarea cifrică a conturilor are la bază sistemul zecimal de codificare, potrivit căruia conturile folosite într-un sector de activitate al economiei naţionale se împart în nouă clase, fiecare clasă poate cuprinde maximum 9 grupe de conturi, fiecare grupă poate cuprinde 9 conturi sintetice de gradul I, fiecare cont sinte-tic de gradul I se poate desfăşura pe 9 conturi sintetice de gradul II sau subconturi, fiecare cont sintetic de gradul II se poate desfăşura pe 9 conturi de gradul III etc., în funcţie de necesităţile de detaliere a infor-maţiilor furnizate de conturi.

Clasele de conturi sunt simbolizate cu o singură cifră, de la 0 la 9. Planul de conturi cuprinde 9 clase, astfel:

Clasa 1 – Conturi de capitaluri

Clasa 2 – Conturi de active imobilizate

Clasa 3 – Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie

Clasa 4 – Conturi de terţi

Clasa 5 – Conturi de trezorerie

Clasa 6 – Conturi de cheltuieli

Clasa 7 – Conturi de venituri

Clasa 8 – Conturi speciale

Clasa 9 – Conturi de gestiune

Grupele de conturi din cadrul fiecărei clase sunt simbolizate cu două cifre: prima cifră reprezintă simbolul clasei, iar a doua, simbolul grupei.

Conturile sintetice sunt simbolizate cu trei cifre, primele două cifre reprezentând simbolul grupei şi a treia cifră reprezentând simbo-lul contului sintetic de gradul I.

Subconturile sunt simbolizate cu patru cifre, primele 3 cifre reprezentând simbolul contului sintetic, iar a patra cifră reprezentând simbolul subcontului.

Schema de simbolizare a conturilor se prezintă astfel:

Astfel, conturile care fac parte din aceeaşi clasă sunt recunoscute după cifra iniţială, grupele

sunt recunoscute prin a doua cifră a simbolului, conturile sintetice după cifra a treia, iar subconturile după a patra cifră a simbolului.

De exemplu, clasa conturilor de capitaluri a primit simbolul 1. Prima grupă din clasa 1 a primit simbolul 0, prin urmare grupa 10 a fost denumită Capital şi rezerve. Primul cont sintetic a primit simbo-lul 1, prin urmare contul 101 a fost numit Capital. Primul subcont (cont sintetic de gradul doi) a primit simbolul 1, prin urmare subcontul 1011 a fost numit Capital subscris nevărsat. Astfel, identificarea contului sintetic de gradul doi, Capital subscris nevărsat, se va face prin următorul cod şi următoarea denumire: 1011 Capital subscris nevărsat.

8.3.7. Dubla înregistrare şi corespondenţa conturilor

După cum s-a menţionat, operaţiile economice şi financiare, consemnate în momentul efectuării lor în documente justificative, produc modificări în structura elementelor existente la un moment dat în patrimoniu.

Întrucât elementelor patrimoniale le corespund în contabilitatea curentă conturile, aceasta înseamnă că reflectarea operaţiilor respec-tive în contabilitatea curentă se va face cu ajutorul a cel puţin două conturi, fie de activ, fie de pasiv, fie unul de activ şi celălalt de pasiv. Deci, orice tranzacţie ce provoacă o dublă modificare în patrimoniu se va reflecta în contabilitatea curentă printr-o dublă înregistrare în conturi, concomitent şi cu aceeaşi sumă.

Rezultă că dubla înregistrare constă în înregistrarea concomitentă şi cu aceeaşi sumă a unei operaţii economice sau financiare în două conturi, şi anume, în debitul unui cont şi în creditul altui cont.

Exemplu:

5121 = 519 1.000 lei

Conturi la bănci în lei Credite bancare pe termen scurt

Înregistrarea tuturor tranzacţiilor în contabilitatea curentă, pe baza dublei înregistrări, determină o legătură strânsă între conturile utilizate de aceasta, reunindu-le pe toate într-un sistem coerent, creându-se posibilitatea reflectării integrale şi ca un tot unitar a obiectului său de studiu.

De asemenea, reflectarea tuturor acestor tranzacţii în conturi, pe baza dublei înregistrări, oferă posibilitatea verificării exactităţii înre-gistrărilor efectuate, cu ajutorul balanţei de verificare.

Dubla înregistrare în conturi a tranzacţiilor reprezintă o trăsătură esenţială a metodei contabilităţii şi nu se mai regăseşte la alte disci-pline ale sistemului informaţional economic.

Legătura reciprocă dintre debitul unui cont şi creditul altui cont, stabilită cu ocazia înregistrării tranzacţiilor în contabilitatea curentă, pe baza dublei înregistrări, poartă denumirea de corespondenţa conturilor.

Conturile între care se stabileşte o astfel de legătură se numesc conturi corespondente.

În exemplul evocat anterior, contul Disponibil la bănci în lei este corespondentul contului Credite bancare pe termen scurt.

Pentru a demonstra dubla înregistrare şi corespondenţa contu-rilor, se iau spre exemplificare tranzacţii ce produc cele patru tipuri de modificări patrimoniale, pornind de la situaţia iniţială a patrimoniului, utilizată la explicarea regulilor de funcţionare a conturilor.

Tranzacţia 1 Întreprinderea achiziţionează un utilaj de la un furnizor, al cărui cost de achiziţie este de

10.700 lei.

Această tranzacţie determină o creştere de activ, la elementul Mijloace fixe, reprezentând creşterea contravalorii mijloacelor fixe aparţinând întreprinderii, care se va înregistra, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, în debitul contului cu acelaşi nume, şi totodată o creştere de pasiv la elementul Furnizori de imobilizări, reprezentând creşterea obligaţiilor (datoriilor comerciale) întreprinderii faţă de aceştia, care se va reflecta în creditul contului corespondent respectiv, astfel:

Utilaje

D C

Furnizori de imobilizări

D C

Sold iniţial 4.000 Sold iniţial 0 Furnizori de imobilizări 10.700

Mijloace fixe 10.700

După cum se observă, în această înregistrare s-a stabilit corespondenţa între debitul contului Mijloace fixe şi creditul contului Furnizori de imobilizări, în care s-a înregistrat aceeaşi sumă, (10.700 lei), adică s-a efectuat o dublă înregistrare.

Tranzacţia 2 Se plătesc dividende acţionarilor, din disponibilul din cont, în valoare de 500 lei.

Operaţia de plată a dividendelor determină o micşorare de activ la elementul Disponibil la bănci în lei, reprezentând disponibilul întreprinderii din contul deschis la bancă, care se va reflecta (conform regulilor de funcţionare a conturilor) în creditul contului cu acelaşi nume, şi, concomitent, o scădere de pasiv, la elementul Dividende de plată, reprezentând scăderea obligaţiei (datoriei) faţă de acţionari, care se va înregistra (conform regulilor de funcţionare a conturilor), în debitul contului corespondent cu aceeaşi denumire, astfel:

Disponibil la bănci în lei D C

Dividende de plată D C

Sold iniţial 500

Dividende de plată 500

Disponibil la bănci în lei 500

Sold iniţial 750

Şi în acest caz, s-a produs o dublă înregistrare, întrucât, potrivit conţinutului economic al operaţiei de mai sus, s-a stabilit o corespondenţă între creditul contului Conturi la bănci în lei şi debitul contului Dividende de plată, concomitent şi cu aceeaşi sumă.

Tranzacţia 3 Se ridică de la bancă suma de 50 lei, necesară pentru efectuarea unor plăţi în numerar.

Tranzacţia determină o creştere de activ la elementul patrimonial Casa, reprezentând creşterea numerarului din casieria întreprinderii, care se înregistrează, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, în debitul contului cu acelaşi nume, şi, concomitent, o micşorare de activ la elementul Conturi la bănci în lei, care reprezintă scăderea dispo-nibilităţilor băneşti ale întreprinderii, care se va oglindi, conform regulilor de funcţionare a conturilor, în creditul contului cu acelaşi nume, astfel:

Casa D C

Conturi la bănci în lei D C

Sold iniţial 0

Sold iniţial 550 Casa 50

Conturi la bănci în lei 50

La înregistrarea acestei operaţii s-a stabilit corespondenţa între debitul contului Casa şi creditul contului Conturi la bănci în lei, fiind vorba de înregistrarea aceleiaşi sume, adică de o dublă înregistrare.

Tranzacţia 4

Întreprinderea decide majorarea capitalului, pe seama rezervelor, cu suma de 250 lei.

Tranzacţia provoacă o creştere de pasiv la elementul Capital, reprezentând contribuţia acţionarilor/asociaţilor la constituirea societăţii, care, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, se va reflecta în creditul contului cu aceeaşi denumire, şi, concomitent, şi cu aceeaşi sumă, o scădere de pasiv la elementul patrimonial Rezerve, reprezentând scăderea rezervelor întreprinderii, care, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, se evidenţiază în debitul contului cu aceeaşi denumire, astfel:

Capital D C

Rezerve D C

Sold iniţial 5.600 Capital 250 Rezerve 250

8.3.8. Analiza contabilă a tranzacțiilor. Formula şi articolul contabil În general, analiza reprezintă o metodă de cercetare a unui întreg, a unui fenomen, prin

descompunerea acestuia în părţile sale componente şi prin examinarea sistematică a fiecăreia în parte.

Analiza, după cum am văzut, reprezintă unul din procedeele metodei contabilităţii, comun şi altor discipline ştiinţifice. Contabi-litatea foloseşte acest procedeu în cercetarea obiectului său de studiu, la înregistrarea în conturi a tranzacţiilor, evenimentelor, operaţiilor economice sau financiare. Acest gen de analiză, utilizat de conta-bilitate, îl putem numi analiză contabilă.

Analiza contabilă reprezintă un proces logic de cercetare a fiecărei tranzacţii în parte, în vederea înregistrării corecte a acestora în contabilitate.

Altfel spus, analiza contabilă are drept scop stabilirea corectă a conturilor corespondente în care urmează să se încadreze tranzacţia supusă analizei, precum şi partea acestora (debit sau credit) în care urmează să se înregistreze tranzacţia în cauză.

Analiza contabilă constă în cercetarea, pe bază de documente, a fiecărei tranzacţii în parte, prin descompunerea ei în elementele componente, în scopul stabilirii conturilor corespondente şi a părţii acestora – debit sau credit – în care urmează să se înregistreze tranzacţia respectivă, concomitent şi cu aceeaşi sumă.

Analiza contabilă presupune parcurgerea următoarelor etape:

1) Stabilirea naturii şi, respectiv, a conţinutului tranzacţiei supuse analizei. Aceasta înseamnă a răspunde la anumite întrebări, cum ar fi: Ce se înţelege prin tranzacţia în cauză? La ce se referă ea (aprovizionare, plată, încasare, consum etc.)?

2) Determinarea modificărilor pe care le produce respectiva tranzacţie în structura elementelor patrimoniale, precum şi determinarea sensurilor acestor modificări (creşteri sau micşorări de activ sau de pasiv).

3) Stabilirea, pe baza elementelor patrimoniale modificate, a conturilor corespondente în care urmează să se înregistreze tranzacţia analizată.

4) Aplicarea regulilor de funcţionare a conturilor, în vederea stabilirii părţii conturilor corespondente – debit sau credit – în care urmează să se înregistreze tranzacţia analizată, adică stabilirea formulei contabile.

Rezultă că scopul final al analizei contabile a fiecărei operaţii economice sau financiare îl constituie stabilirea corectă, raţională a formulei contabile.

Exemplu:

Întreprinderea restituie un credit pe termen scurt în sumă de 3.000.000 lei, din disponibilul existent în cont la bancă.

Parcurgând etapele analizei contabile a acestei, tranzacţii, rezultă următoarele: 1) natura tranzacţiei reprezintă restituirea unui credit pe termen scurt primit de la bancă; 2) tranzacţia produce modificări în ambele părţi ale patrimoniului: scădere în activ la elementul Disponibil la bănci în lei, care reprezintă o micşorare a

disponibilului existent în contul întreprinderii la bancă în sumă de 3.000 lei şi, concomitent şi cu aceeaşi sumă,

o micşorare în pasiv la elementul Credite bancare pe termen scurt, care reprezintă o micşorare a obligaţiilor întreprinderii faţă de bancă privind creditele pe termen scurt acordate;

3) conturile corespondente, în care urmează să se înregistreze tranzacţia analizată, vor fi: pentru micşorarea de activ, contul de activ Disponibil la bănci în lei;

pentru micşorarea de pasiv, contul Credite bancare pe termen scurt;

4) conform regulilor de funcţionare a conturilor, contul Disponibil la bănci în lei, fiind de activ şi având de înregistrat o scădere de activ, se va credita cu 3.000 lei, iar contul Credite bancare pe termen scurt, fiind de pasiv şi având de înregistrat o scădere de pasiv, se va debita cu 3.000 lei.

Prin urmare, potrivit particularităţii dublei înregistrări, se stabi-leşte corespondenţa între debitul contului Credite bancare pe termen scurt şi creditul contului Conturi la bănci în lei, care se concre-tizează în următoarea formulă contabilă:

Credite bancare pe

termen scurt

= Conturi la bănci în lei

3.000 lei

Parcurgând etapele analizei contabile pentru tranzacţia de mai sus, am ajuns să stabilim corect formula contabilă şi astfel să o putem defini.

Formula contabilă reprezintă modalitatea de prezentare a unei operaţii economice sau financiare prin încadrarea acesteia în debitul unui cont şi în creditul altui cont, sub formă de egalitate valorică.

Aceasta este formată din următoarele părţi componente: denumirea contului corespondent debitor;

denumirea contului corespondent creditor;

suma care face obiectul înregistrării;

semnul =, care arată interdependenţa şi corelaţia reciprocă dintre conturile corespondente;

semnul %, utilizat în înţelesul de următoarele, atunci când în formula contabilă intră în corespondenţă mai mult de două conturi.

În formula contabilă, contul care se debitează se aşază în stânga semnului egalităţii, deoarece debitul este partea stângă a unui cont, iar contul care se creditează se aşază în partea dreaptă a semnului egalităţii, deoarece creditul este partea dreaptă a unui cont.

Pentru reflectarea cronologică a tranzacţiilor în conturi, pe baza dublei înregistrări, se utilizează articolul contabil. Acesta se obţine prin adăugarea la elementele formulei contabile a explicaţiei descrip-tive a tranzacţiei în cauză, a documentului justificativ care atestă înfăptuirea ei, precum şi a datei când operaţia a avut loc.

Astfel, articolul contabil pentru formula contabilă menţionată mai sus se prezintă astfel:

27 septembrie 2011

Credite bancare pe termen scurt = Disponibil la bănci în lei 3.000

Restituit creditul bancar pe termen scurt, conform Extrasului de cont nr........

Înregistrarea tranzacţiilor consemnate în documente, în ordinea în care acestea au avut loc, sub formă de articole contabile, se numeşte înregistrare cronologică. În practică, această înregistrare se realizează cu ajutorul documentului de contabilitate denumit Registrul – jurnal.

După înregistrarea cronologică, operaţiile economice sau financiare sunt grupate pe conturi distincte, după natura lor, şi se înregistrează sistematic în documentul de contabilitate denumit registrul Cartea-mare.

8.3.9. Tipuri de formule contabile A. În raport cu numărul conturilor corespondente din care este formată, formula contabilă

poate fi de două feluri: simplă şi compusă.

A1. Formula contabilă simplă este aceea în care corespondenţa se stabileşte între un singur cont debitor şi un singur cont creditor şi este specifică acelor operaţii economice şi financiare care modifică, concomitent, numai două elemente patrimoniale. Modelul este de forma:

Cont debitor = Cont creditor Suma

Când se analizează o tranzacţie, chiar şi un începător îşi dă seama că o jumătate din formula contabilă este relativ evidentă. Dacă am urmărit cu atenţie totul până acum, vom fi capabili să înregistrăm corect, raţional, ştiinţific, tranzacţiile în contabilitate, şi nu în mod intuitiv, mecanicist.

Să ne obişnuim cu mecanismul contabil urmărind câteva exemple. Tranzacția I. Se constituie o întreprindere cu un capital de 20.000 lei. Un număr de cinci

persoane subscriu să cumpere cele 1.000 de acţiuni emise, în valoare nominală de 20 lei. Pentru a înregistra tranzacţia I, efectuăm analiza contabilă astfel:

1. Natura tranzacţiei: subscrierea capitalului pentru înfiinţarea întreprinderii.

2. Modificările patrimoniale: recunoaştem o creştere a dreptului de creanţă al întreprinderii asupra acţionarilor, element de activ, şi, simultan, o creştere (prin constituire) a capitalului subscris nevărsat, element de pasiv. Tranzacţia supusă analizei se încadrează astfel în modificarea patrimonială de tipul:

A + x = P + x ↓ ↓ 20.000 20.000 Acţionari Capital subscris 3. Conturi corespondente: pentru elementele patrimoniale modificate sunt destinate

conturile: 456 Decontări cu asociaţii privind capitalul şi 1011 Capital subscris nevărsat. • 456 Decontări cu asociaţii privind capitalul, cont bifuncţional, cu funcţie contabilă de

activ, în cazul nostru (deoarece urmăreşte o creanţă) având de înregistrat o creştere, se debitează;

• 1011 Capital subscris nevărsat, cont de pasiv, având de înre-gistrat o creştere, se creditează.

4. Formula contabilă: să ne reamintim elementele structurale şi nu ne rămâne decât să întocmim formula contabilă. Aceasta va fi:

456 = 1011 20.000 lei Decontări cu asociaţii Capital subscris privind capitalul nevărsat Tranzacţia II. Întreprinderea se aprovizionează cu materii prime de la un furnizor, în valoare

de 1.000 lei.

1. Natura tranzacţiei: aprovizionare cu materii prime de la un furnizor.

2. Modificările patrimoniale: recunoaştem o creştere a valorii materiilor prime din cadrul întreprinderii, element de activ, şi, simul-tan, o creştere (a datoriei faţă de furnizor, element de pasiv. Tranzacţia supusă analizei se încadrează în modificarea patrimonială de tipul:

A + x = P + X ↓ ↓ 1.000 1.000 Materii prime Furnizori

3. Conturi corespondente: pentru elementele patrimoniale modificate sunt destinate conturile: 301 Materii prime şi 401 Furnizori.

• contul 301 Materii prime, cu funcţie contabilă de activ, având de înregistrat o creştere, se debitează;

• 401 Furnizori, cont de pasiv, având de înregistrat o creştere, se creditează.

4. Formula contabilă: să ne reamintim elementele structurale şi nu ne rămâne decât să întocmim formula contabilă. Aceasta va fi:

301 = 401 1.000 lei Materii prime Furnizori Tranzacţia III. Întreprinderea achită, în numerar, datoria faţă de furnizor, în valoare de 1.000

lei. Pentru a înregistra tranzacţia III, efectuăm analiza contabilă astfel: 1. Natura tranzacţiei: plată furnizor în numerar.

2. Modificările patrimoniale: recunoaştem o scădere a datoriei faţă de furnizor, element de pasiv, şi, simultan, o diminuare a numerarului din casierie, element de activ. Dacă am urmărit totul până acum, vom observa că tranzacţia supusă analizei se încadrează în modificarea patrimonială de tipul:

A − x = P − x ↓ ↓ 1.000 1.000 Numerar Furnizori

3. Conturi corespondente: pentru elementele patrimoniale modi-ficate sunt destinate conturile: 5311 Casa în lei şi 401 Furnizori.

• 5311 Casa în lei, cu funcţie contabilă de activ, având de înregistrat o scădere, se creditează;

• 401 Furnizori, cont de pasiv, având de înregistrat o scădere, se debitează.

4. Formula contabilă: să ne reamintim elementele structurale şi nu ne rămâne decât să întocmim formula contabilă. Aceasta va fi:

401 = 5311 1.000 lei Furnizori Casa în lei Tranzacţia IV. Întreprinderea majorează capitalul cu suma de 3.000 lei, prin încorporarea de

rezerve.

Pentru a înregistra tranzacţia IV, efectuăm analiza contabilă astfel:

1. Natura tranzacţiei: majorare capital subscris vărsat.

2. Modificările patrimoniale: recunoaştem o majorare a capita-lului subscris vărsat, element de pasiv, şi, simultan, o diminuare a rezervelor, element tot de pasiv. Dacă am urmărit totul până

acum, vom observa că tranzacţia supusă analizei se încadrează în modifi-carea patrimonială de tipul:

A = P + x − x ↓ ↓ 3.000 3.000 Capital subscris Rezerve vărsat

3. Conturi corespondente: pentru elementele patrimoniale modificate sunt destinate conturile: 1012 Capital subscris vărsat şi 106 Rezerve.

• 1012 Capital subscris vărsat, cu funcţie contabilă de pasiv, având de înregistrat o creştere, se creditează;

• 106 Rezerve, cont de pasiv, având de înregistrat o scădere, se debitează.

4. Formula contabilă: să ne reamintim elementele structurale şi nu ne rămâne decât să întocmim formula contabilă. Aceasta va fi:

106 = 1012 3.000 lei Rezerve Capital subscris vărsat

Atenţie!!! Vom prezenta o altă modalitate de deducere a formu-lei contabile fără a mai urma, în mod expres, etapele generale ale analizei contabile. Această modalitate presupune:

• cunoaşterea încadrării corecte a elementelor în structurile de activ (A) şi pasiv (P), respectiv în conturile prevăzute în planul de conturi general şi

• cunoaşterea regulilor de funcţionare a conturilor.

Pentru a susţine această variantă, reluăm tranzacţia I şi stabilim formula contabilă astfel: • subscrierea capitalului

• 456 Decontări cu asociaţii privind capitalul, A +→ D

• 1011 Capital subscris nevărsat, P +→ C

456 = 1011 20.000 lei Decontări cu asociaţii Capital subscris privind capitalul nevărsat

Să luăm un alt exemplu: Tranzacţia V. Acţionarii depun (varsă, aportează) suma de 20.000 lei în contul deschis la

bancă, reprezentând valoarea capitalului subscris. Analiza contabilă: această tranzacţie reprezintă scăderea creanţei întreprinderii faţă de

acţionari şi, în acelaşi timp, creşterea disponi-bilităţilor din contul de la bancă. Stabilim formula contabilă pentru tranzacţia 2:

• vărsarea capitalului subscris

• 456 Decontări cu asociaţii privind capitalul. A − → C

• 5121 Conturi la bănci în lei, A + → D

5121 = 456 20.000 lei Conturi la bănci Decontări cu în lei asociaţii privind capitalul A2. Formula contabilă compusă (specifică tranzacţiilor care modifică, concomitent, mai

mult de două elemente patrimoniale) este acea formulă în care corespondenţa se stabileşte între: 2.1. Un singur cont debitor şi mai multe conturi creditoare, sau între

2.2. Mai multe conturi debitoare şi un singur cont creditor.

2.1. Un singur cont debitor şi două sau mai multe conturi creditoare.

Modelul este de forma:

Cont = % Suma debitor Conturi creditoare Tranzacţia VI. La sfârşitul unei zile, întreprinderea a realizat încasări în numerar în sumă de

8.000 lei, astfel: a încasat creanţa de la un client în sumă de 5.000 lei şi creanţa de la un debitor în sumă de 3.000 lei.

Analiza contabilă: tranzacţia produce, pe de o parte, creşterea numerarului din casieria întreprinderii iar pe de altă parte, scăderea creanţei atât asupra clienţilor, cât şi asupra debitorilor.

• încasări în numerar

• 5311 Casa în lei, A + → D

• 411 Clienţi, A − → C

• 461 Debitori diverşi, A − → C

Formula contabilă: 5311 Casa în lei = % 411 Clienţi 5.000 lei

8.000 lei

461 Debitori diverşi 3.000 lei 2.2. Mai multe conturi debitoare şi un singur cont creditor

Modelul este de forma:

% = Cont Suma Conturi creditor debitoare Tranzacţia VII. Întreprinderea se aprovizionează cu materii prime şi mărfuri în valoare de

5.000 lei, respectiv 5.000 lei, conform facturii furnizorului.

Analiza contabilă: tranzacţia de aprovizionare conduce, în mod evident, la creşterea valorii stocurilor de materii prime şi mărfuri în întreprindere şi, în acelaşi timp, la creşterea datoriei întreprinderii faţă de furnizori.

Formula contabilă va fi: • aprovizionare cu materii prime şi mărfuri

• 301 Materii prime, A + → D

• 371 Mărfuri, A + → D

• 401 Furnizori, P + → C

Formula contabilă: % = 401 Furnizori 301 Materii prime 8.000 lei

13.000 lei

371 Mărfuri 5.000 lei Tranzacţia VIII. Întreprinderea plăteşte, prin cont, suma de 10.000 lei, reprezentând: 4.000 lei

datoria către bugetul statului privind impozitul pe salarii, iar 6.000 lei datoria faţă de un creditor divers.

Analiza contabilă: Tranzacţia conduce, pe de o parte, la scăderea disponibilităţilor din contul de la bancă, iar pe de altă parte, la scăderea datoriilor întreprinderii faţă de stat cu impozitul pe salarii, respectiv faţă de creditorul divers. Nu ne rămâne decât să stabilim formula contabilă pentru înregistrarea în contabilitate a tranzacţiei V.

• plată datorii prin bancă

• 5121 Conturi la bănci în lei, A − → C

• 444 Impozit pe salarii, P − → D

• 462 Creditori diverşi, P − → D

% = 5121 Conturi la 444 Impozit pe salarii bănci în lei 6.000 lei

10.000 lei

462 Creditori diverşi 4.000 lei B. În funcţie de scopul pentru care se întocmesc, formulele contabile sunt de două feluri:

de înregistrare curentă şi de stornare.

b1) Formulele contabile de înregistrare curentă sunt acele formule contabile ce se întocmesc pentru înregistrarea operaţiilor economice care au loc în mod obişnuit, curent, şi care au cea mai mare frecvenţă în practica de contabilitate. Înscrierea sumelor în cadrul acestor formule contabile se face în negru. Sumele respective se adună între ele, atât în debitul, cât şi în creditul contului.

Toate formulele contabile de mai sus au fost formule de înregistrare curentă.

b2) Formulele contabile de stornare se utilizează pentru corectarea unor erori efectuate anterior cu ocazia înregistrării în conturi a sumelor din tranzacţiile care au avut loc. Se procedează

la utilizarea acestor formule contabile, deoarece înregistrările în contabilitate nu pot fi corectate prin ştergere sau tăiere.

După modul de înscriere a sumei în formulele contabile de stornare, acestea pot fi de două feluri: (i) formule contabile de stornare în negru şi (ii) formule contabile de stornare în roşu.

(i) Formulele contabile de stornare în negru constau în anularea înregistrării efectuate anterior greşit, prin inversarea conturilor cores-pondente din formula contabilă anterior greşită (suma se înscrie tot în negru) şi apoi întocmirea şi înregistrarea formulei contabile corecte.

Pentru exemplificare, presupunem următoarea situaţie: Tranzacţia IX. Întreprinderea se aprovizionează cu materii prime în sumă de 1.000 lei,

conform facturii furnizorului. Formula contabilă a acestei tranzacţii s-a stabilit greşit, astfel:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diverşi 1.000 lei

Ulterior, printr-o analiză contabilă atentă, se observă că formula contabilă este incorect întocmită. Cum procedăm pentru a anula formula contabilă înregistrată eronat prin stornarea în negru? Vom inversa conturile corespondente din formula de mai sus, adică:

2) 462 Creditori diverşi = 301 Materii prime 1.000 lei

Se reprezintă cele două înregistrări în formă sistematică în conturile de mai jos, se calculează soldurile conturilor, din care rezultă că sumele înregistrate anterior au fost anulate (conturile nu mai prezintă sold).

D 301 Materii prime C

D 462 Creditori diverşi C

(1) 1.000 1.000 (1) 1.000

(2) (2) 1.000

RD 1.000 RC 1.000 RD 1.000 RC 1.000 TSD 1.000 TSC 1.000 TSD 1.000 TSC 1.000 Sfd

0 Sfc

0

După anularea înregistrării efectuate greşit, se procedează la întocmirea formulei contabil

corecte, astfel: 3) 301 Materii prime = 401 Furnizori 1.000 lei

În formă sistematică, această înregistrare se prezintă astfel:

D 301 Materii prime C

D 401 Furnizori C

(3) 1.000 1.000 (3)

(ii) Formulele contabile de stornare în roşu constau în anularea unei formule contabile efectuate anterior greşit, prin întocmirea şi înregistrarea unei noi formule contabile, similară cu cea eronată, însă cu suma înscrisă în roşu (sau în negru, dar încadrată în chenar). Înscrierea unei sume în roşu are semnificaţia, în contabilitate, a unor valori cu semnul „minus”, având ca efect anularea sumei înscrise anterior în mod eronat.

Pentru exemplificare, se porneşte de la aceeaşi formulă contabilă efectuată anterior greşit, adică:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diverşi 1.000 lei

Pentru corectarea formulei contabile, se procedează la stornarea în roşu, astfel:

2) 301 Materii prime = 462 Creditori diverşi 1.000 lei

Ambele formule contabile se înregistrează în formă sistematică în conturile deschise mai jos, iar pentru a constata dacă înregistrarea efectuată anterior greşit a fost anulată, se stabileşte soldul conturilor, care trebuie să fie zero.

D 301 Materii prime C

D 462 Creditori diverşi C

(1) 1.000 1.000 (1)

(2) 1.000 1.000 (2) RD 0 RC 0 RD 0 RC 0 TSD 0 TSC 0 TSD 0 TSC 0 Sfd 0 Sfc 0

Se procedează apoi la întocmirea formulei contabile corecte, astfel: 3) 301 Materii prime = 401 Furnizori 1.000 lei Înregistrarea sistematică a acestei formule contabile (corecte) va fi următoarea:

D 301 Materii prime C

401 Furnizori D C

(3) 1.000 1.000 (3)

NOTĂ În practică, se utilizează ambele formule contabile de stornare. Dar trebuie ţinut cont de faptul

că: stornarea în negru conduce la denaturarea rulajului conturilor, pe care le măreşte artificial

cu sume care, în realitate, nu corespund tranzacţiilor în cauză. Aceste sume corespund unor operaţii de corectare, aşa cum este cazul conturilor Materii prime şi Creditori diverşi, care prezintă atât rulaj debitor, cât şi rulaj creditor de 1.000 lei, deşi, în realitate, rulajul lor este zero;

stornarea în negru mai prezintă dezavantajul că duce, în anumite cazuri, la stabilirea unor corespondenţe ireale între conturi.

Observăm, spre exemplu, la contul 462 Creditori diverşi (în cazul stornării în negru), un rulaj debitor de 1.000 lei, ce corespunde, de regulă, unei stingeri de obligaţii către un debitor divers de 1.000 lei. De asemenea, observăm la acelaşi cont şi un rulaj creditor de aceeaşi mărime, ce exprimă, în general, o constituire de obligaţii către un creditor divers. Tranzacţia VI. 1) şi 2) , în realitate, nu a determinat acest lucru. Rulajele debitoare şi creditoare ale contului 462, de 1.000 lei fiecare, provin din operaţii de corectare, şi nu din tranzacţii efective.

Pentru aceste motive, recomandăm stornarea în roşu, care, după cum se poate observa, nu modifică rulajele conturilor ce participă la stornare.

Din cele menţionate rezultă că numai printr-o analiză contabilă atentă se poate ajunge la întocmirea unor formule contabile corecte şi, deci, la înregistrarea tranzacţiilor în conturi cu exactitate, astfel încât informaţiile furnizate de contabilitate să exprime realitatea, iar deci-ziile pe baza lor să fie fundamentate ştiinţific.

În activitatea practică însă, modelul general al analizei contabile, cu parcurgerea celor patru etape prezentate anterior, este valabil numai pentru tranzacţiile care implică înregistrarea în conturi de mijloace economice şi surse de finanţare şi numai în parte înregistrarea în conturi de procese economice. În acelaşi timp, în activitatea practică, pe lângă astfel de cazuri, există operaţii cu mijloace economice la a căror înregistrare se folosesc unele conturi intermediare, impuse de necesităţile practice de rezolvare a unor cazuri, precum şi operaţii privind procesele economice care se reflectă în conturi, ce nu apar în patrimoniu.

În prima situaţie se încadrează unele conturi rectificative de mijloace economice, cum sunt: Amortizări privind imobilizările, Uzura obiectelor de inventar, Diferenţe de preţ la produse etc.

În cea de-a doua situaţie se încadrează conturile de cheltuieli şi venituri, care, de regulă, se închid la sfârşitul exerciţiului financiar şi nu apar ca elemente patrimoniale. În aceste cazuri, înregistrarea corectă a tranzacţiilor în conturi necesită efectuarea unei analize con-tabile diferite de modelul general, care să aibă în vedere particu-larităţile fiecărei tranzacţii în parte. O astfel de analiză contabilă, al cărei model se particularizează de la caz la caz, necesită cunoaşterea conţinutului economic, a funcţiei economice şi a celei contabile a fiecărui cont în parte.

De remarcat este faptul că, atunci când asupra unei operaţii tranzacţii acţionează unul dintre principiile contabile general accep-tate, cel care are prioritate în stabilirea formulei contabile este principiul respectiv, şi nu analiza contabilă.

Pentru corecta asimilare a informațiilor din modul, cursanții se vor asigura că: Atenție!

1. Documentele primare sunt analizate cu atenţie, în scopul identificării corecte a

operaţiilor economice sau financiare pe care le reprezintă. 2.Analiza contabilă se efectuează logic, pentru determinarea tuturor elementelor necesare

identificării operaţiilor. 3. Documentele primare colectate sunt analizate cu promptitudine, în ordine cronologică

pentru efectuarea rapidă a înregistrărilor contabile necesare. 4. Operaţiile economice reflectate în contabilitate sunt reale. 5. Conţinutul operaţiilor economice asigură corespondenţa conturilor în care se vor înregistra

operaţiile respective. 6. Identificarea elementelor patrimoniale, respectiv a structurilor de activ şi pasiv care se

modifică, se efectuează ţinând cont de funcţiile conturilor. 7. Determinarea conturilor corespondente are la bază Planul General de Conturi. 8. Asocierea simbolurilor de cont elementelor patrimoniale, are la bază Planul general de

conturi, asigurându-se corectitudinea contării structurilor patrimoniale. 9. Asocierea conturilor elementelor patrimoniale este efectuată cu atenţie şi realism. 10. Contarea analitică este efectuată funcţie de nevoile curente ale unităţii. 11. Articolele contabile sunt concepute cu atenţie, astfel încât acestea să reflecte modificările

patrimoniale produse de operaţiile economice.

12. Articolul contabil respectă forma grafică impusă de prevederile legale, funcţie de numărul conturilor corespondente şi scopul întocmirii lor.

13. Articolul contabil cuprinde toate elementele care prezintă interes pentru contabilitate.

Gama de variabile Operaţiuni economice, financiare: creştere, micşorare. Elementele necesare identificării operaţiilor : conturi corespondente de activ şi de pasiv. Planul general de conturi: al agenţilor economici, al instituţiilor publice, etc. Funcţiile contului: economică, contabilă, de control, de calcul, de grupare. Forma grafică a formulei contabile ( după numărul conturilor ): simplă, compusă Scopul întocmirii formulei/articolului contabil: înregistrare curentă, stornare. Elementele articolului contabil : formula/le contabilă/le, data efectuării înregistrării,explicaţia operaţiunii economice financiare. Ghid pentru evaluare Cunoştinţele necesare se referă la: - tipurile de documente contabile primare - tipuri de operaţii economice - elementele patrimoniale - planul de clasificare a conturilor - regulile de funcţionare a conturilor, şi funcţiunile lor. La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de analiză contabilă a documentelor primare - capacitatea de identificare a operaţiunilor economice şi elementelor patrimoniale - spiritul analitic şi atenţia asupra planului de conturi - capacitatea de memorare a conturilor şi simbolului corespunzător - discernământul în alocarea unui simbol de cont pentru fiecare element - raţionamentul în conceperea formulei/articolului contabil

Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, actualizată până la 22 apr. 2011,

Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 292/15 apr. 2008

MODULUL IX CALCULE NECESARE ÎN CONTABILTIATE

9.1. Introducere 9.2. Competenţele asigurate de M9 9.3. Conţinutul M9

9.1. Introducere Calculele sunt necesare în contabilitate, ca urmare a specificului activităţii financiar-contabile.

Astfel, trebuie stabilite tipurile de calcule necesare cu respectarea legislaţiei în vigoare pentru asigurarea legalităţii datelor care stau la baza întocmirii rapoartelor financiare şi fiscale, precum şi a situaţiilor financiare anuale. În strânsă legătură cu calculele necesare se află şi stabilirea formulei de calcul în funcţie de datele disponibile şi scopul urmărit. Efectuarea calculelor se realizează prin aplicarea formulelor specifice fiecărui obiectiv urmărit în vederea asigurării realităţii rezultatelor.

Modulul descrie competenţa contabilului în vederea stabilirii tipului de calcule necesare, a formulei de calcul de aplicat şi efectuarea calculelor contabile specifice.

9.2. Competenţele asigurate de M9

Competenţele asigurate de această unitate de învăţare se referă la: Stabilirea tipului de calcule necesare; Stabilirea formulei de calcul; Efectuarea calculelor.

9.3.Conţinutul M9 9.3.1.Stabilirea tipului de calcule necesare Tipologia calculelor efectuate în funcţie de obiectivele urmărite în contabilitatea include:

- calcule pentru a verifica respectarea legislaţiei în vigoare; - calcule pentru asigurarea legalităţii datelor de intrare; - calcule de validare a datelor de intrare - calcule pentru validarea soldurilor şi a rulajelor contabile conform corelaţii contabile; - calcule pentru a verifica corelaţia dintre informaţiile înscrise în rapoarte contabile diferite.

Etapele efectuării calculelor în contabilitate sunt: a)stabilirea obiectivului pentru efectuarea calculelor; b)alegerea datelor necesare pentru prelucrare şi verificare; c)stabilirea tipului de calcul; d)stabilirea formulei de calcul concrete - în funcţie de datele disponibile -pe baza legislaţiei în vigoare -în funcţie de scopul urmărit -pentru coectitudinea datelor şi rezultatelor din punct de vedere contabil e)Utilizarea formulelor specifice fiecărui obiectiv urmărit; - efectuarea cu exactitate a calculelor utilizând tehnica din dotare; - asigurarea realităţii rezultatelor. 9.3.2. Calcule pentru verificarea soldului sau a rulajului

Calculele pentru veriifcarea soldului sau a rulajului au caracteristici speciale pentru fiecare clasă de conturi şi pentru fiecare cont în parte. În general se urmăreşte corelarea datelor din raportări contabile cu date disponibile în alte sisteme informaţionale ale firmei. 9.3.2.1. Calcule efectuate pentru conturile de capitaluri Calculele efectuate pentru conturile de capitaluri sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.1.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica soldurile sau rulajele conturilor din clasa 1. În afara calculelor prezentate în tabelul 9.1 pentru contul capital social este obligatorie confruntarea soldului din contabilitate cu suma înscrisă la Registrul Comerţului drept capital social al firmei.

Tabelul numărul 9.1 Calcule efectuate pentru conturile de capitaluri

Nr. crt.

Contul al cărui sold sau rulaj îl verificăm

prin calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Capital social Suma aportului

fiecărui acţionar/asociat în bani sau în natură este egal cu soldul contului capital social

Aportul în natură este convertit în bani prin raportul de evaluare sau alt procedeu legal şi aprobat pin hotărârea AGA

2 Capital social Aportul fiecărui acţionar/asociat este suma aporturilor sale în bani şi în natură

Aportul unui acţionar/asociat poate fi în bani sau în natură

3 Capital social Aportul fiecărui acţionar/asociat este suma aporturilor sale la fiecare etapă de subscriere

Prin etapă de subscriere înţelegem vărsământul iniţial şi toate majorările de capital social decise în AGA

4 Fond de rezervă legală

Fondul de rezervă legală este suma fondului constituit în fiecare exerciţiu şi inclus ca tare în registrul fiscal minus utilizările legale

La fiecare utilizare a fondului de rezervă legală se va obţine acordul avocatului, juristului sau altei personae competente privind legalitatea operaţiei

5 Fond de rezervă legală

Soldul fondului de rezervă legală este mai mic sau cel mult egal cu valoarea maximă permisă de lege

Valoarea maximă permisă de lege este stabilită ca procent din capitalul social

6 Fondul de rezervă statutară

Fondul de rezervă statutară este suma fondului constituit în

Relaţie specifică unui cont de pasiv

fiecare an minus suma utilizată

7 Profitul sau pierderea Profitul constituit este diferenţa pozitivă dintre veniturile totale şi cheltuielile totale

Relaţie specifică unui cont bifuncţional

8 Profitul sau pierderea Pierderea constituită în cursul exerciţiului este diferenţa negativă dintre veniturile totale şi cheltuielile totale

Relaţie specifică unui cont bifuncţional

9 Profitul sau pierderea Soldul contului profit şi pierdere este profitul sau pierderea constituită plus efectul operaţiilor de repartizare

Relaţie specifică unui cont bifuncţional

9.3.2.2. Calcule efectuate pentru conturile de imobilizări Calculele efectuate pentru conturile de imobilizări sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.2. Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica soldurile sau rulajele conturilor din clasa 2.

Tabelul numărul 9.2

Calcule efectuate pentru conturile de imobilizări

Nr. crt.

Contul al cărui sold sau rulaj îl verificăm

prin calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Valoarea

imobilizărilor corporale din balanţa de verificare

Soldul contului imobilizări corporale este suma valorii brute a tuturor imobilizărilor corporale

Fiecare imobilizare corporală face obiectul unei înregistrări speciale. Valoarea brută face parte din informaţiile obligatorii ataşate fiecărei imobilizări corporale.

2 Valoarea imobilizărilor corporale din bilanţ

Soldul poziţiei imobilizări corporale este suma valorii nete a tuturor imobilizărilor corporale

Valoarea netă face parte din informaţiile obligatorii ataşate fiecărei imobilizări corporale.

3 Valoarea imobilizărilor corporale din bilanţ

Soldul poziţiei imobilizări corporale este diferenţa dintre

valoarea totală brută a imobilizărilor corporale şi valoarea totală netă a imobilizărilor corporale

4 Valoarea imobilizărilor financiare

Soldul imobilizărilor financiare este egal cu suma imobilizării financiare pe fiecare titlu în parte

La fiecare imobilizare finaniară trebuie să existe un document care să ateste existenţa unui titlu sau a unui plasament financiar

5 Valoarea brută a imobilizărilor corporale

Soldul final al imobilizărilor corporale este egal cu soldul iniţial plus creşterile minus scăderile

Creşterile de imobilizări corporale sunt date de achiziţii , imobilizări intrate prin aport al acţionarilor/asociaţiilor sau valori pozitive rezultate din reevaluări. Scăderile ( reducerile) de imobilizări corporale sunt vânzări, casări sau valori mai mici rezultate din reevaluare.

6 Valoarea imobilizărilor necorporale

Soldul imobilizărilor necorporale este suma fiecărui tip de imobilizare necorporală înregistrată în contabilitate

Valoarea imobilizărilor necorporale care contribuie la performanţa firmei poate fi mai mare decât cea înregistrată în contabilitate (imobilizări necorporale ale firmelor din grup sau decalaj între valoarea de piaţă şi valoarea contabilă a imobilizărilor necorporale)

7 Amortizarea imobilizărilor

Amortizarea la sfârşitul exerciţiului este egală cu valoarea amortizării la începutul exerciţiului plus amortizarea inclusă în costuri în cursul exerciţiului minus amortizarea aferentă imobilizărilor cedate

Relaţie de tip stoc

9.3.2.3. Calcule efectuate pentru conturile de stocuri Calculele efectuate pentru conturile de stocuri sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.3.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica soldurile sau rulajele conturilor din clasa 3.

Tabelul numărul 9.3 Calcule efectuate pentru conturile de stocuri

Nr. crt.

Contul al cărui sold sau rulaj îl verificăm prin

calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Oricare din conturile de

stocuri Soldul final este egal cu soldul iniţial plus intrări minus ieşiri

Relaţia fundamentală a stocurilor

2 Oricare din conturile de stocuri

Soldul contului este egal cu suma fiecărui articol aşa cum este definit prin procedurile interne ale firmei

Prin articol înţelegem categorie, dimensiune, tipo-dimensiune, sortiment, alt parametru relevant pentru tipologia stocurilor deţinute

3 Oricare din conturile de stocuri

Valoarea stocului este egală cu valoarea de achiziţie împărţit la coeficientul aferent taxei pe valoarea adăugată

Coeficientul aferent taxei pe valoarea adăugată este egal cu 1 plus procentul de taxă pe valoarea adăugată legal aplicabil articolelor aflate pe stoc

4 Conturile stocurilor înregistrate la preţ de vânzare cu amănuntul

Valoarea stocului este mai mică decât valoarea netă înmulţită cu un coeficient reprezentând adaosul comercial maxim aplicat de firmă

Valoarea netă a stocului este valoarea fără taxa pe valoarea adăugată; coeficientul reprezentând adaosul comercial aplicat de firmă este 1 plus procentul adaosului comercial aplicat; adaosul comercial maxim este cel mai mare adaos comercial aplicat de firmă la articolele aflate pe stoc;

5 Oricare din conturile de stocuri

Rulajul debitor al oricărui cont de stocuri este egal cu valoarea fiecărei intrări conform documente specifice( factură, aviz de însoţire marfă, notă de intrare – recepţie, etc)

Conturile de stocuri sunt de activ şi respectă regulile de funcţionare respective

6 Oricare din conturile de stocuri

Rulajul creditor al oricărui cont de stocuri este egal cu valoarea fiecărei ieşiri din stoc

Conturile de stocuri sunt de activ şi respectă regulile de funcţionare respective

conform documente specifice(factură, aviz de însoţire marfă, bon de consum, etc)

7 Soldul oricărui cont de stocuri

Soldul final al oricărui cont de stocuri la sfârşitul exerciţiului este egal cu valoarea conform tuturor listelor de inventariere

Stocurile fac obligatoriu obiectul inventarierii faptice

9.3.2.4. Calcule efectuate pentru conturile de deccontări Calculele efectuate pentru conturile de decontări sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.4.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica soldurile sau rulajele conturilor din clasa 4.

Tabelul numărul 9.4 Calcule efectuate pentru conturile de deccontări

Nr. crt.

Contul al cărui sold sau rulaj îl verificăm prin

calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Oricare din conturile de

decontări privind partenerii ( furnizori,

Soldul final este egal cu soldul iniţial plus intrări minus ieşiri

2 Furnizori sau creditori diverşi

Soldul contului furnizori sau creditori diverşi este suma datoriilor de la fiecare furnizor sau creditor în parte

3 Clienţi sau debitori diverşi

Soldul contului clienţi sau debitori diverşi este suma creanţelor de la fiecare client sau debitor în parte

Este o relaţie între contul sintetic şi conturile analitice

4 Soldul unui furnizor sau creditor concret

Soldul unui furnizor este suma restului de plată a fiecărei facturi sau a altui document restant care probează datoria

Valoarea restului de plată faţă de un furnizor este egală cu valoarea prestaţiilor( vânzări de produse, prestări de servicii) primite conform documente contractuale confirmate(facturi, avize, etc) minus valoarea plăţilor efectuate

5 Soldul unui client sau debitor concret

Soldul unui client sau a oricărui debitor

Valoarea restului de plată al unui client sau

concret este suma restului de plată a fiecărei facturi sau a altui document restant care probează creanţa

debitor faţă de firmă este egală cu valoarea prestaţiilor( vânzări de produse, prestări de servicii) efectuate conform documente contractuale confirmate(facturi, avize, etc) minus valoarea sumelor primite (plăţi efectuate de client sau debitor)

6 Rulajul creditor al unui furnizor sau creditor concret

Rulajul creditor al unui furnizor sau creditor concret este egal cu suma prestaţiilor primite în cursul perioadei respective(suma valorii înscrise pe factură sau alt document similar)

Este o relaţie între un analitic de rangul 1 şi analiticele sale de rangul 2

7

Soldul contului decontări cu personalul

Soldul contului decontări cu personalul este rezultatul următorului calcul: suma salariilor brute minus suma contribuţiilor sociale datorate de angajat minus suma impozitului pe salarii

Este un calcul care poate fi făcut pe baza statelor de salarii

9.3.2.5. Calcule efectuate pentru conturile de trezorerie Calculele efectuate pentru conturile de trezorerie sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.5.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica soldurile sau rulajele conturilor din clasa 5.

Tabelul numărul 9.5

Calcule efectuate pentru conturile de trezorerie

Nr. crt.

Contul al cărui sold sau rulaj îl verificăm prin

calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Oricare din conturile de

trezorerie Soldul final este egal cu soldul iniţial plus intrări minus ieşiri

Intrările reprezintă sume de bani primite iar ieşirile

plăţi efectuate 2 Soldul banca în lei Soldul contului banca Suma disponibilului la o

este suma disponibilului în lei de la toate unităţile bancare la care se află sume de bani ale firmei

unitate bancară este consemnată în extrasul de cont eliberat de unitatea bancară

3 Soldul banca în valută Soldul contului banca în valută este suma disponibilului în fiecare valută deţinut de firmă transformat în lei

Transformarea în lei a disponibilului dintr-o anumită valută se face prin înmulţirea cursului oficial al monedei naţionale din ultima zi a perioadei cu suma în valută deţinută de firmă

4 Valoare transferuri între conturi de trezorerie

Valoarea intrărilor din transferuri între conturi de trezorerie este egală cu valoarea ieşirilor din transferuri între conturi de trezorerie

Echilibrul transferurilor dintre contul banca şi contul casa se urmăreşte prin intermediul contului 581

5 Soldul contului casa în lei

Soldul contului casa în lei este suma soldului tuturor registrelor de casă al firmei

Între soldul casa în lei al unui punct de lucru (sediu secundar) şi soldul registrului de casă al acelui punct de lucru (sediu secundar) trebuie să existe identitate

6 Rulajul creditor al contului casa în lei

Rulajul creditor al contului casa în lei

este suma plăţilor în lei cu numerar şi a

depunerilor de numerar în bancă

Rulajul creditor al contului casa în lei reprezintă plăţi şi depuneri în bancă

7 Rulajul debitor al contului casa în lei

Rulajul debitor al contului casa în lei

este suma încasărilor în lei cu numerar şi a ridicărilor de numerar

de la bancă

Rulajul debitor al contului casa în lei reprezintă încasări şi ridicări de numerar de la bancă

9.3.2.6. Calcule efectuate pentru conturile de cheltuieli Calculele efectuate pentru conturile de cheltuieli sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.6.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica rulajele conturilor din clasa 6.

Tabelul numărul 9.6 Calcule efectuate pentru conturile de cheltuieli

Nr. crt.

Contul al cărui rulaj îl verificăm prin calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Toate conturile de

cheltuială Suma totală a rulajului debitor al conturilor de cheltuieli trebuie să se regăsească în rulajul contului profit şi pierdere. Orice cheltuială făcută de firmă determină reducerea profitului.

Este o regulă fundamentală a tehnicii contabile

2 Toate conturile de cheltuială

Însumarea tuturor categoriilor de cheltuieli este egală cu valoarea totală a cheltuielilor(total rulaj clasa 6)

Regulă de tehnică contabilă

3 Oricare cont de cheltuială

Orice ieşire de numerar trebuie să fie verificată din punct de vedere contabil dacă reprezintă cheltuieli ale firmei.

Element de esenţa filosofiei contabile

4 Costul mărfurilor Costul mărfurilor se corelează cu valoarea ieşirilor de marfă şi cu transferurile dintre gestiuni ;

Relaţii de calcul: a) nu au loc transferuri între gestiuni costul mărfurilor egal ieşiri de mărfuri (rulaj creditor cont mărfuri); b)au loc transferuri între gestiuni costul mărfurilor plus valoarea transferurilor dintre gestiuni egal ieşiri de mărfuri ( rulaj creditor cont mărfuri)

9.3.2.7. Calcule efectuate pentru conturile de venituri Calculele efectuate pentru conturile de venituri sunt prezentate sintetic în tabelul numărul 9.7.Sunt avute în vedere calcule pentru a verifica rulajele conturilor din clasa 7.

Tabelul numărul 9.7

Calcule efectuate pentru conturile de venituri Nr. crt.

Contul al cărui rulaj îl verificăm prin calcul

Calcul de efectuat Observaţii

0 1 2 3 1 Toate conturile de venit Suma totală a Este o regulă

rulajului creditor al conturilor de venituri trebuie să se regăsească în rulajul contului profit şi pierdere. Orice venit obţinut de firmă determină sporirea profitului.

fundamentală a tehnicii contabile

2 Toate conturile de venit Însumarea tuturor categoriilor de venit este egală cu valoarea totală a veniturilor( total rulaj clasa 7)

Regulă de tehnică contabilă

3 Oricare cont de venit Orice intrare de numerar trebuie să fie verificată din punct de vedere contabil dacă reprezintă venituri ale firmei.

Element de esenţa filosofiei contabile

4 Contul venituri din vânzarea mărfurilor

Veniturile din vânzarea mărfurilor se corelează cu nivelul costului mărfurilor şi adaosul mediu comercial ;

Relaţie de calcul: venituri din vânzarea mărfurilor: coeficient adaos comercial = costul mărfurilor; adaosul mediu trebuie să fie între cel mai mic şi cel mai mare nivel aplicat de firmă;

Ghid pentru evaluare: La evaluare se urmăreşte:

- capacitatea de stabilire a tipului de calcule necesare; - capacitatea de stabilire corectă a formulelor de calcul în concordanţă cu obiectivul urmărit şi cu respectarea prevederilor legislative în vigoare; - atenţia si responsabilitatea în efectuarea calculelor în concordanţa cu obiectivele urmărite; - uşurinţa şi precizia manipulării datelor.- capacitatea de adaptare a programului la situaţii neprevăzute fără afectarea termenului final. Bibliografie: 1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze şi proceduri, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2008 2. Legea Contabilităţii nr. 82/1991, republicată, actualizată până la 22 apr. 2011, Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 292/15 apr. 2008

MODULUL X COMPLETAREA REGISTRELOR CONTABILE

10.1. Introducere 10.2. Competenţele asigurate de M10 10.3. Conţinutul M10

10.1. Introducere Datele consemnate în documentele justificative sunt înregistrate în ordine cronologică şi

grupate în registrele contabile. Acestea se prezintă sub forma unor registre legate, fişe şi situaţii ale căror conţinut şi formă corespund scopului pentru care se ţin.

10.2. Competenţele asigurate de M10

În urma parcurgerii acestui modul, cursanții pot sa identifice/recunoască, pregătească și completeze registrele contabile.

10.3. Conținutul M10

10.3.1. Registrele contabile

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, în contabilitate sunt: Registrul-jurnal, „Cartea-mare” şi registrul-inventar.

A. Registrul-jurnal (Cod 14-1-1) este documentul

contabil obligatoriu în care se înregistrează, prin articole contabile, în mod cronologic, operaţiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate.

Registrul-jurnal este, potrivit legii contabilităţii nr. 82/1991 republicată, unul dintre registrele contabile obligatorii şi trebuie completat şi prezentat în aşa fel încât să fie posibilă, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile înregistrate. Compania are libertatea de a prezenta Registrul-jurnal sub formă de registru, foi volante sau listări informatice. Operațiunile de aceeași natură sau realizate în același loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal. Se pot întocmi jurnale auxiliare pentru: operaţiuni de casă şi bancă, decontări cu furnizorii sau clienţii, diferite situaţii privind facturile sau fluxurile de numerar ş.a.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective şi conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.

Registrul-jurnal se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

În activitatea practică, registrul-jurnal se poate întâlni şi sub forma denumită „Notă de contabilitate”.

Forma registrului-jurnal general se prezintă astfel (tabelul 10.1):

Tabelul 10.1 Unitatea.............

Registrul-jurnal

Numărul înregistrării

Data înregistrării

Documentul Expli- caţia

Simboluri conturi Suma

Felul Numărul Data D C D C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Serveşte ca: - document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării lementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

2. Întocmire: - se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991,epublicată, într-un singur exemplar. - Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor

numerota în ordinea completării lor. - Se întocmeşte lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii. - În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal. - Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile unităţii. - În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunităţi, cu condiţia înregistrării acestuia la nivelul subunităţii. - În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.

- În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru. - În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia. - În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci cand este cazul. - În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare. - În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.). - Lunar se totalizează sumele debitoare şi sumele creditoare.

3. Circulaţie: - Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. Arhivare: - Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. - În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.

B.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

- Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege pe bază de inventar faptic.

- În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.

- Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora.

- În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.

- Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

- Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

- Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în

listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

- Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

- În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.

- În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-inventar se va conduce de către subunităţi, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.

Completare:

- În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.

- În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.

- În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate. - În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv,

stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

- În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare de înregistrat, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi valoarea de inventar.

- În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezasortări etc.). Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Modelul Registrului-inventar se prezintă astfel (tabelul 3.5):

Tabelul 10.2 Registrul-inventar

Unitatea..................

Nr. crt.

Recapitulaţia

elementelor

inventariate

Valoarea Diferenţe din evaluare (de înregistrat)

Contabilă

De inventar Valoare Cauze

diferenţe

1 2 3 4 5 6

C. Registrul Cartea mare

Registrul cartea mare (cod 14-1-3) Este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în Registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldurile finale.

Formularele folosite drept registru „Cartea-mare” pot îmbrăca diverse forme, cum ar fi: fişe de cont pentru operaţiuni diverse, fişe de cont şah sau pe conturi corespondente, forma „Cartea-mare” centralizatoare.

a) Fişe de cont pentru operaţiuni diverse (tabelul 10.3).

Tabelul 10.3 Unitatea.............

FIŞA DE CONT Contul

Simbol cont Pag.

Data Document

Explicaţii Simbol

cont cores-pondent

Rulaj D/C Sold

Felul Nr. Debitor Creditor

b) Fişe de cont şah sau pe conturi corespondente (tabelul 10.4.):

Tabelul 10.4.

Unitatea...............

CARTEA MARE (ŞAH) Denumirea contului

Simbol cont Debit

Credit Pag.

Nr. din registrul Data Sum Conturi corespondente

jurnal operaţiei a

c) Forma „Cartea-mare” centralizatoare (tabelul 10.5.):

Tabelul 10.5 Unitatea ..................

Cartea-mare

CONTUL

Lunile

Conturi corespondente creditoare Total rulaj

debitor

Total rulaj

creditor Sold

Cont... jurnal

Cont...

jurnal

Cont... jurnal

Cont... jurnal La 1 ianuarie D C

Ianuarie Februarie

Martie TOTAL TRIM. I

Octombrie Noiembrie Decembrie

TOTAL GENERAL

Tipurile de registre prezentate se folosesc în cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare şi înregistrare a datelor. Ceea ce diferenţiază un registru de altul, în condiţiile folosirii unor tehnici de prelucrare diferite, este forma pe care o îmbracă, conţinutul rămânând acelaşi.

Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

De reținut:

1. Registrele contabile se pregătesc în funcţie de tipul şi regimul acestora. 2. Registrele contabile sunt pregătite cu respectarea regulilor stabilite prin actele normative în

vigoare. 3. Pregătirea registrelor contabile se realizează cu verificarea concordanţei formei şi

conţinutului acestora cu modelele incluse în actele normative în vigoare. 4. Registrele se completează cronologic, în scopul identificării şi controlului permanent al

operaţiunilor efectuate.

5. Registrele se completează periodic, cu respectarea termenelor prevăzute de lege, funcţie de tipul acestora.

6. Datele înscrise în registre sunt corecte şi exacte asigurându-se respectarea stricta a realităţii economice a unităţii.

7. Eventualele erori de completare sunt remediate conform regulilor specifice prevăzute în actele normative în vigoare.

8. Completarea registrelor contabile se efectuează cu menţionarea tuturor elementelor relevante pentruconţinutul acestora.

- capacitatea de pregătire a registrelor contabile La evaluare se urmăreşte:

- operativitatea şi corectitudinea completării datelor în registrele contabile - rigurozitatea în respectarea termenelor de completare , prevăzute în legislaţie - operativitatea în identificarea erorilor şi corectarea lor conform prevederilor legale - corectitudinea folosirii limbajului specific. Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, modificată și completată de OUG nr.

37/2011, Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285/22 apr. 2011

MODULUL XI

INTOCMIREA BALANŢEI DE VERIFICARE

11.1. Introducere 11.2. Competenţele M11 11.3. Cuprins M11

11.1.Introducere Pentru a reliefa importanţa balanţei de verificare, ca procedeu specific prin care contabilitatea

îşi îndeplineşte menirea în cadrul unei întreprinderi, să ne imaginăm ce s-ar întâmpla dacă, la sfârşitul unei perioade de gestiune, ar trebui să întocmim o listă a tuturor conturilor soldate sau nesoldate utilizate, cu informaţii privind soldurile, rulajele, total sumele.

Fiecărei sume debitoare din Cartea-mare trebuie să-i corespundă o sumă creditoare identică. Astfel, totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare din Cartea-mare trebuie să fie egale. Pentru a verifica această egalitate, contabilul întocmeşte periodic o balanţă de verificare.

11.2. Competenţele M11

Competenţele asigurate de acest modul se referă la:

Însuşirea noţiunilor legate de balanţa de verificare, ca document de control al înregistrărilor efectuate în contabilitatea curentă

Însuşirea tipurilor de balanţe de verificare

Deprinderi în întocmirea balanţelor de verificare

Deprinderi în depistarea erorilor cu ajutorul balanţei de verificare

11.3. Conţinutul M11

11.3. 1. Noţiunea, importanţa şi funcţiile balanţei de verificare

Balanţa de verificare se prezintă ca un tablou enumerativ al tuturor conturilor din Cartea-

mare, care furnizează informaţii în legătură cu soldurile iniţiale, mişcările sau rulajele intervenite într-o anumită perioadă de gestiune (lună, trimestru, semestru, an) şi soldurile finale, la data întocmirii ei. Prin însumarea pe categorii a informaţiilor respective se obţine punctul de plecare al controlului aritmetic oferit de contabilitate asupra înregistrărilor efectuate, în scopul menţinerii egalităţii patrimoniale.

În procesul muncii practice de contabilitate, balanţa de verificare îndeplineşte mai multe funcţii.

1. Cea mai importantă funcţie, de la care îşi trage şi denumirea, este aceea de verificare a exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi.

Întrucât fiecare eveniment, tranzacţie se înregistrează concomitent şi cu aceeaşi sumă în debitul unui cont şi în creditul altui cont, ceea ce face să rezulte o egalitate permanentă între totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare, se atribuie tabloului prin care se constată această egalitate, acest echilibru stabil, denumirea de balanţă.

Înregistrarea greşită a unor tranzacţii, operaţii, ca urmare a nerespectării dublei înregistrări, trecerea eronată a sumelor din jurnal în Cartea-mare şi de aici în balanţă, efectuarea unor calcule greşite în formulele contabile compuse, stabilirea eronată a rulajelor sau a soldurilor determină inegalităţi între totalurile balanţei, care se semnalează cu ajutorul ei, fapt ce îi conferă caracterul unui instrument de verificare, de control.

Drept urmare, prin acest tablou se constată şi se verifică exactitatea înregistrărilor din contabilitatea curentă, existenţa egalităţii permanente dintre totalurile sale, ceea ce îi justifică şi denumirea. Se poate spune că balanţa de verificare îndeplineşte rolul unui instrument de reglare a înregistrării operaţiilor economice şi financiare în conturi.

Deşi, în condiţiile utilizării calculatoarelor electronice, creşte exactitatea calculelor, funcţia de control a balanţei de verificare se menţine, iar corelaţiile pe care se bazează ea servesc la prevederea unor chei de control în programele de lucru ale calculatoarelor.

2. O altă funcţie a balanţei de verificare este aceea de a realiza concordanţa dintre conturile analitice şi cele sintetice.

Înfăptuirea acestei funcţii devine posibilă prin aceea că pentru fiecare cont sintetic care se desfăşoară pe conturi analitice se întocmeşte câte o balanţă de verificare a conturilor analitice, cu ajutorul căreia se controlează exactitatea înregistrărilor efectuate în conturile sintetice, prin concordanţele care trebuie să existe între conturile analitice şi contul sintetic la care se referă, cu privire la soldurile iniţiale, rulaje şi soldurile finale. Astfel, balanţele de verificare analitice fac legătura între conturile analitice şi cele sintetice.

3. Stând la baza întocmirii bilanţului (ca document contabil de sinteză), balanţa de verificare

face legătura dintre cont, care furnizează informaţii de detaliu asupra fiecărui element patrimonial de activ şi pasiv, şi bilanţ, care furnizează informaţii generalizatoare asupra activităţii de ansamblu a întreprinderii. Această legătură se concretizează în faptul că datele din bilanţ reprezintă soldurile finale ale conturilor de activ şi de pasiv, preluate din balanţa de verificare şi apoi prelucrate şi grupate, conform necesităţilor de întocmire a bilanţului. Se poate conchide că balanţa de verificare reprezintă puntea de legătură dintre conturile analitice şi cele sintetice şi dintre acestea din urmă şi bilanţ.

4. Pentru a servi necesităţilor de generalizare periodică a datelor, balanţa de verificare

îndeplineşte şi o funcţie de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi. Compararea şi centralizarea datelor contabile cu ajutorul balanţei de verificare oferă conducerii

întreprinderii posibilitatea de a cunoaşte volumul şi natura modificărilor intervenite în structura

elementelor patrimoniale, atât pe perioada curentă de gestiune, cât şi pe perioadele precedente, situaţia debitorilor şi creditorilor, a cheltuielilor şi rezultatelor financiare ale întreprinderii la un moment dat şi în dinamica lor etc., în vederea elaborării previziunilor necesare luării deciziilor pentru perioadele viitoare. Prin urmare, cu ajutorul balanţei de verificare se centralizează întreaga activitate economico-financiară a întreprinderilor, care a fost reflectată pe conturi distincte, oferindu-se astfel informaţii de ansamblu asupra tuturor bunurilor economice aflate în administrarea operativă a acestora şi asupra activităţii dintr-o anumită perioadă de gestiune.

5. Ca urmare a grupării datelor contabilităţii curente, balanţa de verificare îndeplineşte şi funcţia de instrument de analiză a activităţii economice.

Această funcţie se realizează prin compararea, pe fiecare cont în parte, pe grupe de conturi şi pe total, a datelor de la începutul unei perioade de gestiune cu cele de la sfârşitul ei. Astfel, se pot stabili schimbările produse în mărimea şi structura elementelor patrimoniale, justeţea plasării elementelor respective după natura şi destinaţia lor, se pot urmări mişcarea tuturor elementelor patrimoniale, precum şi îndeplinirea indicatorilor programaţi prin confruntarea datelor efective cu cele prestabilite. În felul acesta, balanţa de verificare are un rol deosebit de important în analiza situaţiei economice şi financiare pe perioade scurte de timp, şi în intervalul dintre două bilanţuri, fiind astfel singurul instrument care furnizează informaţiile necesare con-ducerii operative a unităţilor patrimoniale.

Rezultă, din toate acestea, că balanţa de verificare îndepli-neşte nu numai o funcţie de control, ci şi funcţiile de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi şi de analiză a activi-tăţii economice, realizând concordanţa dintre conturile analitice şi cele sintetice, precum şi legătura dintre cont şi bilanţ.

11.3.2. Clasificarea balanţelor de verificare Balanţele de verificare se clasifică după mai multe criterii, şi anume: după felul conturilor

pentru care se întocmesc, după numărul egalităţilor pe care le cuprind, după conţinutul şi forma grafică de prezentare etc.

1. După felul conturilor pentru care se întocmesc, balanţele de verificare se împart în:

• balanţe de verificare a conturilor sintetice, sau generale. Acestea se întocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice;

• balanţe de verificare a conturilor analitice.

Acestea se întocmesc pe baza datelor preluate din conturile analitice, pentru fiecare cont sintetic care a fost desfăşurat pe conturi analitice, înainte de a se întocmi balanţa de verificare generală, şi au drept scop verificarea exactităţii înregistrărilor din conturile sintetice şi cele analitice prin concordanţele care trebuie să existe cu privire la soldurile iniţiale, rulaje, sume totale şi soldurile finale; pentru acest motiv, se mai numesc şi balanţe de verificare auxiliare sau secundare.

2. După numărul egalităţilor pe care le cuprind, balanţele de verificare sintetice sau generale se împart, la rândul lor, în balanţe de verificare cu o serie, cu două serii, cu trei serii şi cu patru serii de egalităţi.

3. După conţinutul şi forma grafică de prezentare, unele dintre aceste balanţe pot fi întocmite într-o singură variantă, iar altele, în două variante, astfel:

• balanţa de verificare cu o serie de egalităţi se întocmeşte grafic sub formă tabelară şi se prezintă, din punct de vedere al con-ţinutului, în două variante, şi anume:

– fie ca balanţă de sume, cuprinzând două coloane de sume, debitoare şi creditoare, al căror total trebuie să fie egal;

– fie ca balanţă de solduri, cuprinzând două coloane de solduri, debitoare şi creditoare, care, de asemenea, trebuie să fie egale între ele;

• balanţa de verificare cu două serii de egalităţi, care mai poartă denumirea şi de balanţă de verificare a sumelor şi soldurilor; se întocmeşte grafic, sub formă tabelară şi se prezintă, din punct de vedere al conţinutului, într-o singură variantă, rezultată din combinarea de sume cu balanţa de solduri. Ea cuprinde patru coloane, două de sume, debitoare şi creditoare, şi două de solduri, debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea a două serii de egalităţi între totalul coloanelor-perechi (de sume şi, respectiv, de solduri);

• balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi se prezintă, din punct de vedere al conţinutului, într-o singură variantă, ca balanţă de rulaje cu solduri iniţiale şi finale, motiv pentru care mai poartă şi această denumire, iar din punct de vedere grafic, se prezintă sub formă tabelară, cu şase coloane, din care două pentru solduri iniţiale, debitoare şi creditoare, două pentru rulaje lunare, debitoare şi creditoare, şi două pentru solduri finale, debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei serii de egalităţi între totalurile coloanelor-perechi (de solduri iniţiale, de rulaje şi de solduri finale);

• balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi, denumită şi balanţă de rulaje lunare, cu sume precedente şi solduri finale. Sub aspectul conţinutului şi al formei grafice de întocmire, aceasta există într-o singură variantă, şi anume, sub forma unui tabel cu opt coloane, din care două pentru sumele din lunile precedente, debitoare şi credi-toare, două pentru rulajele lunii curente, debitoare şi creditoare, două pentru sumele totale, debitoare şi creditoare, şi două pentru soldurile finale, debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea a patru serii de egalităţi între totalurile coloanelor-perechi (de sume din lunile pre-cedente, de rulaje ale lunii curente, de sume totale şi de solduri finale).

În ceea ce priveşte balanţele de verificare sau auxiliare, acestea se clasifică, la rândul lor, după felul soldului pe care îl prezintă conturile pentru care se întocmesc la sfârşitul perioadei, în: balanţe de verificare analitice pentru conturi monofuncţionale şi balanţe de verificare analitice pentru conturi bifuncţionale. În continuare, balanţele de verificare analitice, pentru conturi monofuncţionale se clasifică, după numărul etaloanelor de evidenţă utilizate, în: balanţe de verificare analitice, pentru conturi cu un singur etalon de evidenţă (bănesc), şi balanţe de verificare analitice, pentru conturi cu două etaloane de evidenţă (natural şi bănesc).

11.3.3. Întocmirea balanţelor de verificare

Balanţele de verificare se întocmesc, de regulă, la sfârşitul unei perioade de gestiune (lună,

trimestru sau an) şi ori de câte ori necesităţile impun acest lucru, în scopul verificării exactităţii înregistrărilor în conturi.

Pentru întocmirea unei balanţe de verificare se procedează astfel:

• se trec operaţiile din Jurnale în Cartea-mare până la data când urmează să se întocmească balanţa de verificare;

• se totalizează sumele din debitul şi creditul fiecărui cont deschis în Cartea-mare şi se stabileşte soldul acestora;

• se trec datele din conturile deschise în Cartea-mare (solduri iniţiale, rulaje, sume totale, solduri finale) în formularul de balanţă de verificare;

• se adună coloanele balanţei de verificare, iar totalurile stabilite în cadrul fiecărei perechi de coloane (debitoare-creditoare) trebuie să fie egale între ele. De asemenea, totalul rulajelor stabilite în cadrul balanţei de verificare trebuie să fie egal cu totalul rulajelor din Registrul-jurnal.

Pentru exemplificarea modului de întocmire a balanţelor de verificare şi elucidarea funcţiilor acestora, se porneşte de la o situaţie patrimonială iniţială (tabelul 11.1.) şi se presupun câteva tranzacţii din cadrul unui trimestru, care se înregistrează în ordine cronologică şi sistematică.

Tabelul 11.1

Situaţie patrimonială iniţială

Activ Pasiv

Denumirea elementelor

Sume Denumirea elementelor

Sume

Mijloace fixe 10.000 Capital social 19.100

Materii prime 500 Furnizori 600

Conturi la bănci în lei

11.000 Creditori diverşi

400

Casa în lei 10 Credite bancare pe termen scurt

1.410

Total activ 21.510 Total pasiv 21.510

Tranzacţii: * În luna ianuarie: 1) Se achiziţionează, de la furnizori, mijloace fixe în valoare de 5.000 lei*.

2) Se înregistrează statul de plată al salariilor cuvenite personalului întreprinderii, în sumă de 6.000 lei.

3) Se înregistrează impozitul pe salarii cuvenit bugetului statului, în valoare de 1.820 lei, şi contribuţia la asigurările sociale, în sumă de 180 lei.

4) Se ridică din disponibilul de la bancă suma de 4.000 lei, necesară pentru plata salariilor.

5) Se plătesc salariile cuvenite personalului întreprinderii, în sumă de 4.000 lei.

6) Se virează la bugetul statului şi la bugetul asigurărilor sociale sumele datorate.

* În luna februarie: 7) Se achită, din disponibilul întreprinderii de la bancă, datoria faţă de furnizor, în sumă de

1.000 lei. 8) Se recepţionează materiile prime primite de la furnizor la preţ de facturare de 2.000 lei,

pentru care se înmânează un efect comercial de plătit în sumă de 1.000 lei.

9) Se achită, din disponibilul întreprinderii de la bancă, cheltuielile de transport pentru materiile prime aprovizionate, în sumă de 80 lei. Contabilitatea materialelor este organizată la costul efectiv de aprovizionare.

10) Se achită la termenul stabilit, din disponibilul întreprinderii de la bancă, efectul comercial de plătit în sumă de 1.000 lei.

11) Se obţine de la bancă un credit pe termen scurt, în sumă de 1.500 lei.

Notă: Întreprinderea ipotetică, făcând obiectul exemplificărilor, este scutită de plata TVA.

* În luna martie:

12) Se reduce capitalul cu suma de 2.000 lei, care se va rambursa acţionarilor.

13) Se restituie, din disponibilul de la bancă, un credit pe termen scurt, în valoare de 1.300 lei.

14) Se ridică din disponibilul de la bancă suma de 80 lei, necesară pentru acordarea unor avansuri spre decontare.

15) Se acordă unui salariat al întreprinderii un avans spre decontare, în sumă de 50 lei.

16) Se depune, din casierie, la bancă suma de 30 lei.

17) Se achită unui creditor suma de 1.000 lei, din disponibilul întreprinderii de la bancă.

Tabelul 11.2. redă înregistrarea tranzacţiilor în ordine cronologică în Registrul-Jurnal, sub formă de articole contabile.

Tabelul 11.2

Înregistrarea tranzacţiilor în Registrul-Jurnal

24 ianuarie

1.820

180

2.000 6. Impozitul pe salarii

Asigurări sociale

Conturi la bănci în lei

7 februarie

1.000

1.000 7. Furnizori Conturi la bănci în lei

17 februarie

2.000

1.000

1.000

8. Materii prime Efecte de plătit

Furnizori

20 februarie

80

80 9. Materii prime Conturi la bănci în lei

23 februarie

1.000

1.000 10 Efecte de plătit Conturi la bănci în lei

26 februarie

1.500

1.500 11 Conturi la bănci în lei

Credite bancare pe termen scurt

6 martie

2.000

2.000 12 Capital Decontări cu asociaţii privind capitalul

14 martie

1.300

1.300 13 Credite bancare pe termen scurt

Conturi la bănci în lei

20 martie

80

80 14 Casa în lei Conturi la bănci în lei

21 martie

50

50 15 Avansuri de trezorerie

Casa în lei

22 martie

30

30 16 Conturi la bănci în lei

Casa în lei

25 martie

1.000

1.000 17 Creditori diverşi Conturi la bănci în lei

Total 31 martie 33.040 33.040

După înregistrarea tranzacţiilor în Registrul-jurnal, acesta se totalizează filă cu filă şi prin reportare, pe total perioadă de gestiune. Sumele din coloanele debitoare şi creditoare ale jurnalului, obţinute în urma totalizării, trebuie să fie egale între ele.

Din Registrul-jurnal, operaţiile respective se reportează formulă cu formulă şi se grupează după natura şi conţinutul lor economic în ordine sistematică, pe conturi distincte, în Cartea-mare, unde sunt trecute şi sumele din situaţia patrimonială iniţială, ca solduri iniţiale (tabelul 11.3).

După efectuarea acestor înregistrări, se totalizează sumele din debitul şi creditul conturilor deschise în Cartea-mare şi se stabileşte soldul final, care reprezintă existentul de bunuri economice şi surse de finanţare la un moment dat.

Tabelul 11.3

Înregistrarea tranzacţiilor în Cartea-mare

1. Capitalsocial Debit Credit

1.I. Sold iniţial - - 19.100

6.III. Decontări cu asociaţii privind capitalul

12

2.000 -

31.III.

Sold final creditor - 17.100 -

19.100 19.100

2. Mijloace fixe Debit Credit

1.I. Sold iniţial - 10.000 -

8.I. Furnizori de imobilizări 1 5.000 -

31.III.

Sold final debitor - - 15.000

15.000 15.000

3. Materii prime Debit Credit

1.I. Sold iniţial - 500 -

17.II. Efecte de plătit 8 1.000 -

17.II. Furnizori 8 1.000 -

20.II. Conturi la bănci în lei 9 80 -

31.III Sold final debitor - - -

2.580 2.580

4. Furnizori Debit Credit

1.I. Sold iniţial - - 600

7.II Conturi curente la bănci 7 1.000 -

17.II. Materii prime 8 - 1.000

31.III. Sold final creditor - 600 -

1.600 1.600

5. Efecte de plătit Debit Credit

17.II. Materii prime 8 - 1.000

23.II. Conturi la bănci în lei 10 1.000 -

1.000 1.000

6. Furnizori de imobilizări Debit Credit

8.I. Mijloace fixe 1 - 5.000

31.III. Sold final creditor - 5.000 -

5.000 5.000

7. Personal-salarii datorate Debit Credit

19.I Cheltuieli cu salariile personalului

2 - 6.000

19.I. Impozitul pe salarii 3 1.820 -

19.I. Asigurări sociale 3 180 -

23.I. Casa în lei 5 4.000 -

6.000 6.000

8. Asigurări sociale Debit Credit

19.I. Personal-salarii datorate 3 - 180

24.I. Conturi la bănci în lei 6 180 -

180 180

9. Impozitul pe salarii Debit Credit

19.I. Personal-salarii datorate 3 - 1.820

24.I. Conturi la bănci în lei 6 1.820 -

1.820 1.820

10. Decontări cu asociaţii

privind capitalul

Debit Credit

6.III Capital social 12 - 2.000

31.III. Sold final creditor - 2.000 -

2.000 2.000

11. Avansuri de trezorerie Debit Credit

21.III Casa în lei 15 50 -

31.III. Sold final debitor - - 50

50 50

12. Creditori diverşi Debit Credit

1.I. Sold iniţial - - 1.400

25.III Conturi la bănci în lei 17 1.000 -

31.III. Sold creditor - 400 -

1.400 1.400

13. Conturi la bănci în lei Debit Credit

1.I. Sold iniţial - 11.000 -

20.I. Casa în lei 4 - 4.000

24.I. Impozit pe salarii 6 - 1.820

24.I. Asigurări sociale 6 - 180

7.II. Furnizori 7 - 1.000

20.II. Materii prime 9 - 80

23.II. Efecte de plătit 10 - 1.000

26.II. Credite bancare pe termen scurt

11 1.500 -

14.III Credite bancare pe termen scurt

13 - 1.300

20.III. Casa în lei 14 - 80

22.III. Casa în lei 16 30 -

25.III Creditori diverşi 17 - 100

31.III Sold final debitor - - 2.070

12.530 12.530

14. Credite bancare pe termen scurt

Debit

Credit

1.I. Sold iniţial - - 410

26.II Conturi la bănci în lei 11 - 1.500

14.III. Conturi la bănci în lei 13 1.300 -

31.III. Sold final creditor - 610 -

1.910 1.910

15. Casa în lei Debit Credit

1.I. Sold iniţial - 10 -

20.I. Conturi la bănci în lei 4 4.000 -

23.I. Personal-salarii datorate 5 - 4.000

20.III. Conturi la bănci în lei 14 80 -

21.III. Avansuri de trezorerie 15 - 50

22.III. Conturi la bănci în lei 16 - 30

31.III. Sold final debitor - - 10

4.090 4.090

16. Cheltuieli cu salariile personalului

Debit Credit

19.I.

Personal-salarii datorate 2 6.000 -

31.III Sold final debitor - - 6.000

.

6.000 6.000

În continuare, pe baza datelor din Cartea-mare stabilite după închiderea tuturor conturilor, se întocmeşte balanţa de verificare, al cărei formular cuprinde două coloane comune pentru orice tip de balanţă (numărul paginii din Cartea-mare şi denumirea conturilor) şi mai multe coloane-pereche specifice, în funcţie de numărul egalităţilor.

11.3.4. Balanţele de verificare a conturilor sintetice 11.3.4.1. Balanţa de verificare cu o serie de egalităţi O întâlnim în practică sub două forme: balanţa de verificare a sumelor şi balanţa de verificare

a soldurilor.

a) Balanţa de verificare a sumelor cuprinde, pe cele două coloane pereche, totalul sumelor debitoare şi creditoare ale conturilor din Cartea-mare, la data întocmirii ei, între care trebuie să existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare ∑TSD = Totalul sumelor creditoare ∑TSC Schematic, modelul unei astfel de balanţe este redat astfel:

Simbolul conturilor

Denumirea conturilor

Total sume

Debitoare Creditoare

TOTAL ∑TSD ∑TSC

Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile iniţiale debitoare de la începutul anului,

plus rulajele debitoare ale conturilor de la începutul anului şi până la data întocmirii balanţei de verificare. Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile iniţiale de la începutul anului, plus

rulajele creditoare ale conturilor de la începutul anului şi până la data întocmirii balanţei de verificare. Înscrierea elementelor respective se face separat, pentru fiecare cont.

Cu ajutorul acestei balanţe de verificare se poate stabili şi a doua corelaţie, potrivit conturilor din Cartea-mare, adică totalurile balanţei de verificare a sumelor trebuie să fie egale cu totalurile din coloanele de sume debitoare şi creditoare ale jurnalului, la care s-au adăugat soldurile iniţiale luate din situaţia patrimonială iniţială. Dacă aceste corelaţii nu sunt satisfăcute, înseamnă că există o eroare de înregistrare a operaţiilor economice, de raportare a înregistrărilor din Registrul-Jurnal în Cartea-mare sau chiar eventuale greşeli de calcul.

Modelul balanţei de verificare a sumelor, întocmită la data de 31 martie 2012, pe baza înregistrărilor de mai sus, este prezentat în tabelul 11.4.

Tabelul 11.4

Balanţă de verificare

întocmită la 31 martie 2012

Nr.pag. din

Cartea-mare

Denumirea conturilor

Sumele totale

Debitoare

Creditoare

1. Capital social 2.000 19.100

2. Mijloace fixe 1.500 -

3. Materii prime 2.580 -

4. Furnizori 1.000 1.600

5. Efecte de plătit 1.000 1.000

6. Furnizori de imobilizări - 5.000

7. Personal-salarii datorate 6.000 6.000

8. Asigurări sociale 180 180

9. Impozit pe salarii 1.820 1.820

10. Decontări cu asociaţii privind capitalul

- 2.000

11. Avansuri de trezorerie 50 -

12. Creditori diverşi 1.000 1.400

13. Conturi la bănci în lei 12.530 10.460

14. Credite bancare pe termen scurt

1.300 1.910

15. Casa în lei 4.090 4.080

16. Cheltuieli cu salariile personalului

6.000 -

TOTAL 54.550 54.550

a) Balanţa de verificare a soldurilor este asemănătoare cu balanţa de verificare a sumelor, cu deosebirea că, în locul celor două coloane-perechi de sume, cuprinde două coloane-perechi de solduri, una pentru soldurile finale debitoare şi cealaltă pentru soldurile finale creditoare, între care, prin totalizare, trebuie să rezulte egalitatea:

Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare ∑SFD ∑SFC

Şi această balanţă de verificare, prin egalitatea respectivă, satisface cerinţele funcţiei de control al exactităţii datelor înregistrate în conturi. Totodată, prezentând situaţia economico-financiară a între-prinderii la un moment dat, prin soldurile finale debitoare şi creditoare ale conturilor, această balanţă stă la baza întocmirii bilanţului şi permite conducerii să cunoască rezultatele sale la perioade scurte de timp, respectiv, în intervalul dintre două bilanţuri.

Modelul unei astfel de balanţe de verificare, întocmită la data de 31 martie 2012, pe baza aceloraşi înregistrări, se prezintă în tabelul 11.5.

Tabelul 11.5

Balanţă de verificare întocmită la 31 martie 2012

Nr.pag. din

Cartea-mare

Denumirea conturilor Solduri finale

Debitoare Creditoare

1. Capital social - 17.100

2. Mijloace fixe 15.000 -

3. Materii prime 2.580 -

4. Furnizori - 600

5. Furnizori de imobilizări - 5.000

6. Decontări cu asociaţii privind

capitalul

- 2 000

7. Avansuri de trezorerie 50 -

8. Creditori diverşi - 400

9. Conturi la bănci în lei 2.070 -

10. Credite bancare pe termen scurt

- 610

11. Casa în lei 10 -

12. Cheltuieli cu salariile personalului

6.000 -

TOTAL 25.710 25.710

11.3.4.2. Balanţa de verificare cu două serii de egalităţi Acest tip de balanţă de verificare este rezultatul combinării balanţei de sume cu balanţa de

solduri, motiv pentru care se mai numeşte şi balanţă de verificare a sumelor şi soldurilor; are la bază egalităţile:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare ∑TSD ∑TSC

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare ∑SFD ∑SFC

Modelul acestei balanţe de verificare, întocmit la 31 martie 2012, pe baza înregistrărilor din exemplul prezentat, este cel din tabelul 11.6.

Tabelul 11.6

Balanţă de verificare întocmită la 31 martie 2012

Nr. pag. din

Cartea-

mare

Denumirea conturilor

Sume totale Solduri finale

Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare

0 1 2 3 4 5

1. Capital social 2.000 10.100 - 8.100

2. Mijloace fixe 15.000 - 15.000 -

3. Materii prime 780 - 780 -

4. Furnizori 1.000 1.600 - 600

5. Efecte de plătit 1.000 1.000 - -

6. Furnizori de imobilizări

- 5.000 - 5.000

7. Personal-salarii datorate

6.000 6.000 - -

8. Asigurări sociale 180 180 - -

9. Impozitul pe salarii

1.820 1.820 - -

10. Decontări cu aso-ciaţii privind capitalul

- 2.000 - 2.000

11. Avansuri de trezorerie

50 - 50 -

12. Creditori diverşi 1.000 4.000 - 3.000

13. Conturi la bănci în lei

11.530 10.460 1.070 -

14. Credite bancare

pe termen scurt

1.300 5.600 - 4.300

15. Casa în lei 4.180 4.080 100 -

16. Cheltuieli cu salariile personalului

6.000 - 6.000 -

Total 51.840 51.840 23.000 23.000

Egalitatea I Egalitatea a II-a

11.3.4.3. Balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi Pentru sporirea proprietăţilor informative ale balanţelor de verificare şi pentru a satisface

cerinţele muncii de analiză şi conducere la un nivel superior, s-a creat balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi. Faptul că această balanţă cuprinde pe coloane distincte soldurile iniţiale, rulajele perioadei curente şi soldurile finale ale conturilor este un motiv pentru care ea se mai numeşte şi balanţă de rulaje cu solduri iniţiale şi finale.

Această balanţă exprimă, cu ajutorul rulajelor, bunurile economice şi sursele de finanţare în dinamica lor, adică volumul valoric al activităţii desfăşurate pe o anumită perioadă, iar cu ajutorul soldurilor, existenţele de bunuri şi surse de finanţare la un moment dat. Astfel, se înlătură neajunsurile balanţei de verificare cu două serii de egalităţi.

Acest tip de balanţă cuprinde următoarele trei serii de egalităţi:

Totalul soldurilor iniţiale debitoare

∑SID

= Totalul soldurilor iniţiale creditoare

∑SIC

Totalul rulajelor debitoare

∑RD

= Totalul rulajelor creditoare

∑RC

Totalul soldurilor finale debitoare

∑SFD

= Totalul soldurilor finale creditoare

∑SFC

Cu ajutorul balanţei de verificare cu trei serii de egalităţi se satisfac atât funcţiile balanţelor

precedente, cât şi funcţia de analiză a activităţii economice la un nivel superior. Totodată, pe baza acestei balanţe se pot stabili, în plus, următoarele corelaţii:

• egalitatea dintre totalul rulajului din balanţă şi totalul rulajului din Registrul jurnal;

• identitatea soldurilor finale cu soldurile iniţiale din balanţa perioadei curente;

• identitatea soldurilor finale din balanţa perioadei curente cu soldurile iniţiale din balanţa de verificare a perioadei viitoare.

Modelul balanţei de verificare cu trei serii de egalităţi în varianta tabelară, întocmit la data de

31 martie 2012, pe baza înregistrărilor din Cartea-mare, este prezentat în tabelul 11.7. Societatea comercială...................................

Balanța de verificare Întocmită la 31 martie 2012

Nr. Pag. Din Cartea mare

Denumirea conturilor

Solduri inițiale

Rulaje ale perioadei curente

Solduri finale

D C D C D C 1 Capital social 19.100 2.000 17.100 2 Mijloace fixe 10.000 5.000 15.000 3 Materii prime 500 2.080 2.580 4 Furnizori 6.000 1.000 1.000 6.000 5 Efecte de platit 1.000 1.000 6 Furnizori de imobilizari 5.000 5.000 5.000 7 Personal-salarii

datorate 6.000 6.000

8 Asigurări sociale 180 180 9 Impozit pe salarii 1.820 1.820 10 Decontări cu asociații

privind capitalul 2.000 2.000

11 Avansuri de trezorerie 50 50 12 Creditori diverși 1.400 1.000 3.000 13 Conturi la bănci 11.000 1.530 10.460 2.070 14 Credite bancare pe

termen scurt 410 1.300 11.500 4.300

15 Casa 10 4.080 4.080 100 16 Cheltuieli cu salariile

personalului 6.000 6.000

TOTAL 21.510 21.510 33.040 33.040 25.710 25.710 Egalitatea I Egalitatea II Egalitatea III

11.3.4.4. Balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi Acest tip de balanţă de verificare se prezintă într-o singură variantă sub formă tabelară, fiind

rezultatul combinării balanţei de sume şi solduri cu balanţa de rulaje cu solduri iniţiale. Ea mai poartă denumirea de balanţă de rulaje lunare cu sume precedente şi a fost impusă de necesitatea comparării rulajelor de la sfârşitul lunii curente cu sumele de la sfârşitul lunii precedente, în vederea urmăririi în dinamică a activităţii întreprinderii şi a stabilirii schimbărilor care s-au produs în starea şi structura bunurilor şi proceselor ei economice.

Cele patru serii de egalităţi care se stabilesc cu acest tip de balanţă sunt următoarele:

Totalul sumelor debitoare din perioada precedentă

∑TSDP

= Totalul sumelor creditoare

din perioada precedentă

∑TSCP

Totalul rulajelor debitoare ale perioadei curente

∑RD

= Totalul rulajelor creditoareale perioadei curente

∑RC

Totalul sumelor debitoare

∑TSD

= Totalul sumelor creditoare

∑TSC

Totalul soldurilor finale debitoare ∑SFD

= Totalul soldurilor finale creditoare

∑SFC

Modelul de principiu al unei astfel de balanţe se prezintă după cum urmează:

Sim

bolu

l De

num

irea

Total sume precedente Rulaje Total sume Solduri

finale D C D C D C D C

TOTA

L ∑TSDP

∑TSCP

∑RD ∑RC ∑TSD ∑TSC ∑SFD

∑SFC

După cum se observă, balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi reprezintă modelul de

balanţă tabelară, întrucât satisface funcţiile tuturor celorlalte balanţe de aceeaşi formă şi, în plus, oferă informaţii pentru efectuarea analizei în dinamică a situaţiei economico-financiare a întreprinderii. Totodată, dă posibilitatea stabilirii următoarelor corelaţii: egalitatea dintre sumele totale din balanţa de verificare întocmită la sfârşitul perioadei precedente şi sumele totale la sfârşitul perioadei precedente, din balanţa de verificare a perioadei curente; identitatea dintre sumele totale din balanţa perioadei curente; şi sumele totale la sfârşitul perioadei precedente, din balanţa de verificare a perioadei viitoare.

Modelul de balanţă de verificare cu patru serii de egalităţi, întocmită la data de 31 martie 2009, pe baza înregistrărilor din exemplul dat, este prezentat în tabelul 12.8.

11.3.5. Balanţele de verificare a conturilor analitice În afară de balanţa de verificare a conturilor sintetice, întocmită după Cartea-mare, în situaţia

în care anumite conturi sintetice se dezvoltă pe analitice, este necesar să se întocmească şi balanţe de verificare a conturilor analitice. Ele se întocmesc după registrele dezvoltătoare ale Cărţii-mari şi numărul lor este egal cu acela al conturilor sintetice care se dezvoltă pe conturi analitice.

Întocmirea acestor balanţe de verificare este impusă de necesitatea efectuării controlului asupra datelor reflectate în conturile analitice, întrucât cu ocazia dezvoltării înregistrărilor din conturile sintetice se pot comite diverse erori. În acest sens, balanţele de verificare analitice constituie un mijloc eficient pentru stabilirea legăturii dintre evidenţa analitică şi evidenţa sintetică, motiv pentru care ele mai poartă denumirea de balanţe auxiliare sau secundare.

Totodată, balanţele de verificare analitice sunt necesare şi pentru conducerea întreprinderii, întrucât prin ele se obţin informaţii detaliate în legătură cu existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale ale întreprinderii.

Tehnica de întocmire a balanţelor de verificare analitice constă în preluarea din registrul Cartea-mare dezvoltătoare a sumelor totale şi a soldurilor tuturor conturilor analitice, deschise în cadrul aceluiaşi cont sintetic. Cu ajutorul lor se stabilesc apoi o serie de corelaţii şi indicatori, care diferă în funcţie de modul de funcţionare a conturilor şi de numărul de etaloane utilizate în cadrul conturilor analitice.

11.3.6. Tipuri de erori relevate şi nerelevate de balanţa de verificare

Cu ajutorul balanţei de verificare se pot identifica:

• Erori de întocmire a balanţei de verificare, determinate de: 1) preluarea greşită a informaţiilor din conturi (Cartea mare) şi

2) calcule eronate ale coloanelor din balanţă etc.

Identificarea erorilor de calcul se face prin repetarea calculelor, iar a celor de transcriere, prin

punctare, adică prin confruntarea tuturor sumelor transcrise din registrul Cartea-mare în formularul de balanţă de verificare.

• Erori de întocmire a conturilor pentru stabilirea soldurilor finale, determinate de calcule greşite efectuate cu ocazia adunării sumelor debitoare sau creditoare din conturi, ori cu ocazia stabilirii soldurilor finale ale acestora. Identificarea lor se face prin repetarea calculelor din cadrul fiecărui cont în parte.

• Erori de înregistrare în Cartea mare, datorate reportării greşite a sumelor din Registrul - jurnal în Cartea mare sau de la o pagină la alta a registrului Cartea mare, ca, de exemplu:

omiterea reportării în Cartea-mare a sumei unui cont din articolele contabile întocmite în jurnal;

reportarea de două ori a aceleiaşi sume din Registrul-jurnal în Cartea-mare;

înregistrarea în Cartea-mare a altei sume decât cea din Registrul-jurnal, fie datorită inversării cifrelor, fie datorită omiterii unor cifre din suma respectivă, fie datorită reportării altei sume decât cea în cauză etc.;

reportarea sumei care trebuie făcută în debitul unui cont din Cartea-mare, în credit, şi invers;

reportarea greşită a totalului de pe o filă din Cartea-mare pe altă filă etc.

Identificarea acestor erori se face prin punctare, adică prin confruntarea sumelor transcrise din Registrul- jurnal în Cartea-mare sau a reportărilor de la o pagină la alta a registrului Cartea-mare.

• Erori în stabilirea sumelor din formulele contabile compuse, datorate adunării greşite a

sumelor în aceste formule contabile.

Identificarea unor astfel de erori se asigură prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse şi prin punctarea unor astfel de înregistrări cu documentele care au stat la baza lor.

Din cele de mai sus se observă că posibilităţile de descoperire a erorilor cu ajutorul balanţelor de verificare sintetice, prin intermediul egalităţilor dintre coloane, sunt foarte limitate, deoarece cu ajutorul lor se pot descoperi numai erorile care se bazează pe inegalităţi, nu şi cele care denaturează însuşi sensul înregistrărilor contabile.

Din categoria erorilor care nu se pot descoperi cu ajutorul balanţelor de verificare sintetice fac parte următoarele: omisiunile de înregistrare a operaţiilor, erorile de compensaţie, erorile de imputaţie şi erorile de înregistrare în Registrul jurnal.

• Omisiunile de înregistrare constau în faptul că tranzacţia nu a fost înregistrată deloc, nici în contul debitor şi nici în cel creditor.

Identificarea unor astfel de erori este posibilă fie în urma verificării documentelor prin punctare, pentru a se vedea dacă acestea au fost înregistrate în totalitate, fie în urma descoperirii unor documente care nu poartă pe ele menţiunea de înregistrare, fie ca urmare a reclamaţiilor primite de la corespondenţi în legătură cu operaţiile respective.

• Erorile de compensaţie se datorează reportării greşite a sumelor din documentele justificative în Registrul-jurnal sau din Registrul-jurnal în Cartea-mare, în sensul că s-a trecut o sumă în plus într-o parte a unui cont sau a mai multor conturi şi altă sumă în minus, egală cu aceea trecută în plus, în aceeaşi parte a unuia sau mai multor conturi, astfel încât pe total cele două categorii de erori se compensează.

Identificarea acestor erori este posibilă datorită apariţiei de solduri finale nefireşti la unele conturi, cu ajutorul balanţelor de verificare analitice sau în urma reclamaţiilor primite de la terţi.

• Erorile de imputaţie se datorează reportării unei sume exacte ca mărime din Registrul-jurnal în Cartea-mare, atât la debit, cât şi la credit, însă nu în conturile la care trebuia să fie trecută, ci în alte conturi, care nu corespund conţinutului economic al tranzacţiei respective. Identificarea acestor erori se face ca în cazul precedent.

• Erorile de înregistrare în Registrul-jurnal se pot datora stabilirii greşite a conturilor corespondente, înregistrării unei operaţii de două ori, atât în debit, cât şi în credit, inversării formulei contabile sau întocmirii unei formule contabile corecte, dar cu altă sumă, mai mare sau mai mică, atât la debit, cât şi la credit. Identificarea acestor erori se face ca în cazul erorilor de compensaţie.

11.3.7. Exerciţii, probleme

1) Ce este balanţa de verificare şi care este necesitatea acesteia pentru munca de contabilitate?

2) Care sunt funcţiile balanţei de verificare?

3) Câte tipuri de balanţe de verificare cunoaşteţi?

4) Care sunt erorile ce pot fi descoperite cu ajutorul balanţei de verificare?

5) Ce tipuri de erori nu pot fi descoperite cu ajutorul balanţei de verificare?

6) Alegeţi un număr rezonabil de exemple de tranzacţii. Înregistraţi-le cronologic şi sistematic. Întocmiţi, apoi, balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi şi încercaţi să descoperiţi eventualele erori.

De reținut:

În activitatea practică, întocmirea balanței de verificare presupune: 1. Colectarea documentelor necesare. Tebuie să va asigurați că:

a. Documentele necesare sunt colectate în funcţie de tipul balanţei de verificare de întocmit.

b. Documentele colectate conţin date reale şi exacte, asigurându-se astfel înregistrarea corectă în contabilitate a operaţiilor patrimoniale.

c. Colectarea documentelor se realizează cu organizarea acestora conform conţinutului pentru operativitatea înregistrării datelor.

d. Documentele sunt colectate în totalitate şi corespund perioadei de întocmire a balanţei.

2. Întocmirea balanței de verificare. Trebuie să va asigurați că: a. Balanţa de verificare este întocmită corect cu includerea tuturor conturilor unităţii

patrimoniale. b. Balanţa de verificare se întocmeşte cu respectarea termenelor legale prevăzute. c. Balanţa de verificare se întocmeşte cu responsabilitate, asigurând reflectarea

realităţii economice a unităţii patrimoniale. 3. Verificarea soldurilor finale debitoare și creditoare. Trebuie să va asigurați că:

a. Verificarea se realizează prin corelarea soldurilor conturilor sintetice cu cele analitice.

b. Verificarea se realizează prin urmărirea concordanţei dintre soldurile balanţei şi funcţiile conturilor.

c. Verificarea se efectuează cu responsabilitate şi atenţie.

• Tipuri de balanţe: -sintetice Gama de variabile

-analitice • Documentele necesare întocmirii balanţei : note contabile. • Conţinutul documentelor necesare : salarii , vânzări, casa, banca, mijloace fixe,

obiecte inventar. • Elementele conturilor : simbol, denumire, solduri iniţiale şi debitoare, rulaje

debitoare şi creditoare, totalul sumelor creditoare şi debitoare, soldurile finale debitoare şi creditoare.

• Documente de verificare : Registrul jurnal, Cartea-mare. • Documente ce se întocmesc pe baza balanţei : bilanţ contabil, scrisoare de

bonitate,atestat fiscal.

Cunoştinţele necesare se referă la: Ghid pentru evaluare

• formatul şi regulile de întocmire a balanţei de verificare. • legislaţia specifică din domeniul financiar-contabil • funcţiunile conturilor.

• capacitatea de organizare şi centralizare a documentelor necesare întocmirii balanţei La evaluare se urmăreşte:

• capacitatea de întocmire a balanţei de verificare • perspicacitate în depistarea erorilor şi operativitatea înlăturării lor • capacitatea de a manipula corect cifre • capacitatea de verificare a corectitudinii

Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, modificată și completată de OUG nr. 37/2011, Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285/22 apr. 2011

MODULUL XII

EVALUAREA PATRIMONIALĂ

12.1. Introducere 12.2. Competenţele M12 12.3. Conţinutul M12 12.1. Introducere

În contabilitate nu pot fi înregistrate decât operatii/evenimente/tranzacţii exprimate valoric. Evaluarea este procedeul metodei contabilităţii care asigură exprimarea valorică a elementelor patrimoniale supuse înregistrării. 12.2. Competenţele M12

Competenţele asigurate de acest modul se referă la:

Însuşirea principiilor şi metodelor de evaluare a elementelor patrimoniale

Însuşirea noţiunilor de bază privind formele evaluării patrimoniale

Însuşirea cunoştinţelor necesare efectuării reevaluărilor în contabilitate

12.3. Conținutul M12 12.3.1. Noţiunea şi principiile evaluării în contabilitate

Evaluarea este procedeul metodei contabilităţii care asigură exprimarea valorică a

componentelor patrimoniului. Ca procedeu al metodei contabilităţii, evaluarea reprezintă cuantificarea şi măsurarea, în

expresie bănească, a mărimii mijloacelor materiale, a creanţelor, plasamentelor, angajamentelor, cheltuielilor, veniturilor şi rezultatelor obţinute.

Calcularea indicatorilor economici şi financiari, ca expresie concentrată şi rezultat al funcţiei de informare a contabilităţii, presupune exprimarea acestora în unităţi valorice, deci evaluarea lor.

Evaluarea are în vedere următoarele componente: obiectul evaluării, etalonul monetar ca unitate de măsură şi preţul.

Obiectul evaluării îl constituie structurile proprii patrimoniului, şi anume: activele, pasivele, cheltuielile, veniturile, rezultatele, precum şi operaţiile economice şi financiare privind circuitul acestor structuri.

Etalonul monetar se identifică cu banii, în funcţia lor de măsură a valorii. În mod concret, funcţia banilor ca unitate de măsură a valorii se realizează prin semnul monetar propriu fiecărei ţări. În România, semnul monetar este leul.

Preţul este rezultatul măsurării şi comparării obiectului evaluat cu banul, în calitatea sa de unitate de măsură a valorii. Prin intermediul banului, valoarea elementelor patrimoniale se exprimă ca preţ. Astfel, preţul reprezintă un raport între valorile economice supuse evaluării şi bani ca măsură a valorii.

Se măsoară astfel cantitatea de putere de cumpărare disponibilă a banului pentru a obţine bunuri, lucrări şi servicii.

Evaluarea presupune respectarea unei serii de principii, de reguli, care influenţează întreaga metodologie a evaluării, şi anume: principiul stabilirii obiectului evaluării; principiul evaluării elemen-telor patrimoniale la un preţ care să exprime valoarea lor reală; principiul alegerii formei de evaluare corespunzătoare scopului urmărit; principiul stabilităţii unităţii monetare; principiul costului istoric; principiul prudenţei.

Principiul stabilirii obiectului evaluării. Potrivit acestui principiu, se pune în mod diferit problema evaluării diferitelor categorii de bunuri. Într-un mod se pune problema evaluării imobi-lizărilor corporale, care pot şi trebuie evaluate după metoda analitică, individual, pe fiecare fel de imobilizare în parte, şi într-un alt mod se pune problema evaluării activelor circulante materiale, la care se impune metoda sintetică, ce presupune gruparea mijloacelor cu caracteristici asemănătoare şi estimarea lor o singură dată.

De asemenea, în mod diferit se pune problema evaluării bunurilor materiale ce se vând terţilor, la care cuantificarea şi exprimarea bănească se realizează prin intermediul preţurilor, faţă de bunurile aflate în cadrul fluxurilor interne, unde evaluarea se realizează prin intermediul costurilor.

Principiul evaluării elementelor patrimoniale la un preţ care să exprime valoarea lor reală. Acest principiu se întâlneşte, în mod deosebit, în contabilitate, în cadrul lucrărilor de întocmire a situaţiilor financiare.

Principiul alegerii formei de evaluare corespunzătoare scopului urmărit. Forma de evaluare aleasă trebuie să corespundă scopului urmărit, în sensul că, dacă scopul evaluării este numai de a determina mărirea reală a patrimoniului, se vor utiliza preţurile efective, iar dacă scopul evaluării este urmărirea abaterilor preţurilor efective de la cele standard, se impune utilizarea unor preţuri constante.

Principiul stabilităţii unităţii monetare. În contabilitate, etalonul monetar ales ca unitate de măsură a elementelor patrimoniale are un caracter instabil, determinat de variaţia puterii de cumpărare a monedei şi a preţurilor. Pentru a depăşi această limită, moneda, ca unitate de măsură a valorii, este considerată constantă. În plan teoretic s-au întreprins multe eforturi în căutarea unei unităţi de măsură stabile, care să se poată substitui etalonului monetar. Demersurile, în acest sens, au rămas fără rezultat şi, prin urmare, unitatea de măsură rămâne în continuare cea monetară, căreia i se atribuie calitatea de stabilitate. Şi pentru a diminua efectele inflaţiei asupra unităţii monetare, conturile anuale privind situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute sunt ajustate cu efectele inflaţiei. În acest scop, se pot folosi două metode: metoda costului istoric retratat, în funcţie de indicele inflaţiei, şi metoda retratării conturilor, în funcţie de valoarea actuală.

• Potrivit metodei costului istoric retratat, în funcţie de indicele inflaţiei, valoarea conturilor anuale actualizată la inflaţie se obţine ca un produs între valoarea la cost istoric a unui element patrimonial şi indicele de inflaţie. Indicele de inflaţie se calculează ca un raport procentual între indicele creşterii preţurilor de consum din luna decembrie şi indicele preţurilor de consum din luna când a avut loc intrarea în patrimoniu a elementului patrimonial respectiv. Să presu-punem, spre exemplu, că în luna iunie a anului în curs a intrat în patrimoniu un mijloc fix, având o valoare de

intrare (valoare la cost istoric) de 10.000 lei. Indicele preţurilor de consum în luna iunie a fost de 130.5%. Indicele creşterii preţurilor de consum din luna decembrie este de 180,8%.

În aceste condiţii: Indicele de inflaţie =

Valoarea actualizată = 10.000 lei x 138,5% = 13.850 lei la inflaţie

• Metoda valorii actuale constă în evaluarea elementelor patrimoniale, în funcţie de valoarea actuală estimată cu ocazia inventarierii patrimoniului sau în urma reevaluării activelor.

Principiul costului istoric constă în evaluarea elementelor patrimoniale la costul de origine sau de intrare stabilit pe baza documentelor justificative. Opţiunea pentru costul istoric, ca principiu al evaluării, se întemeiază pe raţionamentul că acesta este singurul cost care are la bază documente justificative şi are, deci, un caracter verificabil.

Costul istoric reflectă valoarea reală a elementelor patrimoniale la data intrării lor în gestiunea întreprinderii. Ulterior, orice schimbare semnificativă în valoarea bunurilor tinde să facă costul istoric o mărime înşelătoare, în scopul luării deciziilor. De aceea, în practică, costul istoric nu este aplicat în forma sa pură. Astfel, cu ocazia întocmirii bilanţului, pe baza datelor inventarierii, se produc unele derogări de la acest principiu, cum ar fi:

– lichidităţile în devize, creanţele şi datoriile în valută se evaluează la cursul de schimb al valutei din ultima zi a anului;

– în cazul stocurilor, atunci când este cazul, costul istoric este înlocuit cu preţul activelor depreciate;

– imobilizările sunt, în general, evaluate la costul istoric dimi-nuat cu amortismentele calculate, iar în unele cazuri sunt reevaluate;

– în unele cazuri, se impune necesitatea de a înregistra riscul de nerecuperare a creanţelor.

Principiul prudenţei. Privit prin prisma evaluării, acest principiu impune estimarea cu precauţie a elementelor patrimoniale, astfel încât să se prevină supraevaluarea activelor şi a veniturilor, respectiv, subevaluarea pasivelor şi a cheltuielilor. În felul acesta, se evită stabilirea nejustificată de rezultate financiare supradimensionate, care pot să genereze o decapitalizare a întreprinderii, prin sarcini fiscale mari şi distribuirea de dividende fictive.

Şi principiul prudenţei, aplicat în evaluare, poate fi discutabil. Partizanii acestui principiu apreciază că determinarea rezultatului este influenţată şi de factori aleatori. Tocmai de aceea, consideră ei, este mai bine să se declare profit minim pentru a menţine şi a reconstitui capitalul întreprinderii. În schimb, adversarii acestui principiu apreciază că prudenţa duce la o distorsionare a datelor contabile, cu efecte nedorite în aprecierea situaţiei financiare şi în luarea deciziilor.

12.3.2. Formele evaluării patrimoniului în contabilitate În contabilitate, evaluarea are loc atât în mod curent, pentru reflectarea evenimentelor şi a

tranzacţiilor care au loc în cursul perioadei de gestiune şi care modifică mărimea valorică a elementelor patrimoniale, cât şi în mod periodic, cu ocazia inventarierii elementelor patrimoniale şi a elaborării documentelor contabile de sinteză. Rezultă că evaluarea în contabilitate este prezentă

180,8130,5

100 138,6%⋅ =

în toate momentele rotaţiei capitalului, precum şi în momentele de raportare şi analiză a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.

Momentele evaluării sunt: evaluarea la intrare sau la prima înregistrare; evaluarea la ieşirea din patrimoniu a elementelor patrimoniale; evaluarea la inventariere; evaluarea la bilanţ.

1) Evaluarea la data intrării în întreprindere (sau la prima înregistrare în contabilitate) a

elementelor are la bază costul istoric, care, în raport de natura elementelor patrimoniale şi a operaţiilor economice şi financiare, capătă următoarele semnificaţii concrete:

a) Valoarea de utilitate - pentru bunurile intrate în patrimoniu prin aport în natură, obţinute cu titlu gratuit sau prin donaţie.

Valoarea de utilitate se stabileşte în funcţie de preţul pieţei, utilitatea bunului pentru întreprindere, gradul de uzură şi amplasarea acestuia (în ţară sau în străinătate, intravilan sau extravilan etc.).

b) Costul de achiziţie – pentru bunurile procurate cu titlu oneros (pe baza contractelor de vânzare-cumpărare). Acesta este format din:

• preţul de cumpărare (achiziţie) (+); • cheltuielile de transport-aprovizionare (+); • taxele nerecuperabile (+); • alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau intrarea în gestiune

a bunului respectiv (+); • reducerile comerciale primite (rabaturi, remize şi risturne) (–).

c) Costul de producţie – utilizat pentru bunurile produse în întreprindere. Acesta este compus din:

• costul de achiziţie al materiilor prime consumate (+); • alte cheltuieli directe de producţie (exemplu: salarii directe acordate muncitorilor de bază)

(+); • o cotă parte din cheltuielile indirecte de producţie, determinate raţional ca fiind legate de

fabricaţia bunului respectiv (+); • dobânzile la creditele bancare contractate pentru producţia cu ciclu lung de fabricaţie,

aferente perioadei pentru care se calculează costul de producţie (+). Faţă de cele trei categorii de costuri prezentate, în evaluare intervin şi unele cazuri

particulare. Astfel: – Pentru titlurile de valoare, valoarea de achiziţie este egală cu preţul de cumpărare la

care acestea au fost dobândite. Cheltuielile accesorii se exclud din valoarea de achiziţie (costul de achiziţie), ele fiind înscrise direct în cheltuielile de exploatare ale exerciţiului.

– Creanţele şi datoriile se evaluează la valoarea nominală, egală cu suma de lichidităţi sau echivalente de lichidităţi ce se vor încasa, respectiv plăti, în schimbul lor.

– Cheltuielile şi veniturile se evaluează prin asocierea acestora cu elementele de activ şi pasiv cu care intră în corespondenţă. Astfel, cheltuielile sunt evaluate, după caz, ca o creştere a pasivului (în cazul angajamentelor) sau ca o diminuare de activ (în cazul consumurilor stocate). Veniturile sunt evaluate, după caz, în acelaşi timp, ca o creş-tere de activ (deci, cu valoarea creanţei sau lichidităţii, în cazul vânzărilor, şi costul de producţie al stocurilor sau imobilizărilor) sau ca o diminuare de pasiv.

Bunurile intrate, exprimate în monedă străină, sunt evaluate în lei la cursul zilei când a avut loc intrarea acestora.

2) Evaluarea la ieşirea din întreprindere (la data încetării recunoaşterii în contabilitate)

se face, în principiu, la valoarea de intrare (valoarea contabilă sau valoarea la cost istoric).

Dacă bunurile similare de natura stocurilor sau titlurilor de valoare au valori de intrare diferite şi nu există posibilitatea identificării valorii lor de intrare, evaluarea la ieşirea din patrimoniu se poate face utilizând una din metodele:

• metoda costului mediu ponderat (CPM); • metoda primului lot intrat – primului lot ieşit (FIFO); • metoda ultimului lot intrat – primului lot ieşit (LIFO); Alegerea uneia sau alteia dintre aceste metode se face în funcţie de interesele economice,

financiare sau fiscale ale unităţii patrimo-niale. Într-o economie hiperinflaţionistă, spre exemplu, se recomandă utilizarea metodei LIFO. Aceasta asigură o estimare apropiată de realitate a rezultatului obţinut.

3) Evaluarea la inventar are loc în momentul inventarierii elementelor patrimoniale, cel puţin

o dată pe an, când se constată faptic existenţa valorii activelor şi pasivelor patrimoniului. Valoarea atribuită elementelor patrimoniale inventariate poartă denumirea de valoare de

inventar. Aceasta este expresia valorii actuale şi se estimează în funcţie de preţul pieţei, utilitatea bunului în întreprindere, starea (gradul de uzură) şi amplasamentul acestuia. Tocmai de aceea, în unele lucrări de specialitate, valoarea de inventar o mai regăsim şi sub denumirea de valoare de întrebuinţare.

Pentru stabilirea valorii de inventar se utilizează anumite referinţe, cum ar fi: preţurile de piaţă, baremurile, indicii generali şi specifici de preţuri.

În raport cu natura şi caracteristicile unor elemente patrimoniale, valoarea de inventar capătă unele semnificaţii concrete, astfel:

a) pentru imobilizările necorporale, valoarea de inventar este egală cu valoarea contabilă de intrare minus amortizarea cumulată;

b) pentru stocuri, valoarea de inventar este egală, în general, cu valoarea ultimului lot intrat în stoc;

c) valoarea de inventar a creanţelor şi a datoriilor, exclusiv TVA deductibilă, este egală cu termenii clauzelor din contract (dobânzi sau disconturi);

d) pentru lichidităţile în valută, creanţe sau datorii exprimate în valută, valoarea de inventar se stabileşte în funcţie de cursul de schimb existent la sfârşitul exerciţiului financiar;

e) pentru efectele comerciale negociate public, precum şi pentru titlurile imobilizate şi titlurile de plasament, valoarea de inventar se stabileşte în funcţie de cotaţia de pe piaţă de la sfârşitul exerciţiului financiar;

f) valoarea de inventar a disponibilităţilor băneşti este egală cu valoarea contabilă de intrare; g) valoarea de inventar a creanţelor şi datoriilor incerte şi în litigiu se stabileşte în funcţie de

valoarea lor probabilă de încasat, respectiv de plată. 4) Evaluarea la închiderea exerciţiului. Pornind de la valoarea contabilă (de intrare sau la

cost istoric) şi de la valoarea de inventar, aplicând principiul prudenţei, putem stabili valoarea la bilanţ a elementelor patrimoniale. Aceasta presupune compararea valorii contabile cu valoarea de inventar şi reţinerea în evaluare a uneia dintre următoarele valori:

• Pentru elementele patrimoniale de activ, diferenţele constatate în plus, între valoarea de inventar şi valoarea contabilă, nu se înregistrează în contabilitate, elementul patrimonial menţinându-se la valoarea lui de intrare. Diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar şi valoarea contabilă se înregistrează pe seama cheltuielilor, prin interme-diul amortizărilor (în cazul activelor amortizabile, deoarece deprecierea este ireversibilă), şi pe calea provizioanelor pentru deprecieri, în cazul activelor neamortizabile (deoarece deprecierea este reversibilă).

• Pentru elementele de pasiv, diferenţele constatate în minus, între valoarea de inventar şi valoarea contabilă, nu se înregistrează în contabilitate, acestea menţinându-se la valoarea de intrare. Diferenţele constatate în plus se înregistrează în contabilitate pe seama cheltuielilor prin constituirea de provizioane pentru creşteri reversibile privind valoarea pasivelor.

12.3.3. Reevaluarea în contabilitate Ca noţiune contabilă, reevaluarea constă în modificarea şi substituirea valorilor de intrare

(contabile, la cost istoric) ale elemen-telor patrimoniale cu valoarea lor actuală (curentă). Potrivit reglementărilor în domeniu, reevaluarea se poate efectua numai în baza unei

dispoziţii legale, emisă de organele în drept. Pot face obiectul reevaluării elementele patrimoniale de activ sub formă de imobilizări corporale şi financiare.

Plusvaloarea rezultată în urma reevaluării acestor elemente patrimoniale de activ se reflectă, ca un element patrimonial de pasiv, în cadrul capitalurilor proprii, denumit „Rezerve din reevaluare”.

Revalorizările sau devalorizările ulterioare se calculează pornind de la valoarea rezultată în urma ultimei reevaluări.

De asemenea, rezervele din reevaluare îşi propagă efectele fie asupra capitalului social, fie asupra rezervelor unităţii, conform dispoziţiilor legale.

De reținut:

În activitatea practică, evaluarea patrimonială presupune: 1. Pregătirea procesului de evaluare. Trebuie să vă asigurați că:

a. Procesul de evaluare este pregătit cu determinarea corectă a obiectului evaluării în funcţie de scopul urmărit.

b. Principiile evaluării se stabilesc în funcţie de obiectul supus evaluării, pentru o reflectare cât mai fidela în procesul evaluării.

c. Metoda de evaluare este stabilită funcţie de necesităţi , scopul urmărit şi conform cerinţelor legislaţiei în vigoare.

d. Regulile de evaluare sunt stabilite funcţie de forma şi metoda de evaluare, pentru obţinerea unei imagini fidele asupra structurilor patrimoniale.

2. Evaluarea patrimoniului. Trebuie să vă asigurați că: a. Patrimoniul este evaluat cu respectarea regulilor de evaluare a structurilor

patrimoniale stabilite în procesul de pregătire. b. Evaluarea patrimoniului se efectuează cu obiectivitate şi realism. c. Datele utilizate în procesul evaluării sunt corecte, în concordanţă cu caracteristicile

structurilor patrimoniale evaluate. 3. Stabilirea rezultatealor evaluării. Trebuie să vă asigurați că:

a. Rezultatele evaluării sunt stabilite în concordanţă cu scopul urmărit. b. Rezultatele evaluării sunt stabilite corect şi cu realism. c. Diferenţele constatate în plus sau în minus se înregistrează în conformitate cu

prevederile legale.

Gama de variabile • Obiectul evaluării :întreg patrimoniul unităţii sau anumite structuri patrimoniale. • Scopul evaluării: stabilirea creanţelor,datoriilor, solvabilităţii, rentabilităţii unităţii,sarcinii

fiscale,capacităţii de finanţare,inventariere ,vânzare, lichidare, fuziune, divizare, reevaluare • Principiile evaluării : principiul prudenţei, principiul permanenţei metodelor, principiul valorii

reale, principiul costului istoric • Metode de evaluare: FIFO, LIFO,CMP • Forme de evaluare: curentă, periodică ( evaluare de inventar, evaluare bilanţieră ) • Reguli de evaluare a structurilor patrimoniale : reguli de evaluare curentă, reguli de

evaluare periodică • Date utilizate: preţul evaluării • Caracteristicile structurale: uzura, amortizarea, preţul pieţei, raport cerere/ofertă,

priorităţi,etc Ghid pentru evaluare. Cunoştinţele necesare se referă la:

• noţiuni de matematică • structurile patrimoniale şi regulile de evaluare a acestora • legislaţia economico-financiară • limbajul de specialitate

La evaluare se urmăreşte:

• capacitatea de pregătire a procesului de evaluare, cu stabilirea principiilor evaluării şi • alegerea metodei de evaluare în funcţie de scopul urmărit • capacitatea de a efectua calcule matematice • capacitatea de stabilire a formei şi metodei de evaluare • rapiditatea şi promptitudinea în gândire • capacitatea de analiză şi sinteză a datelor • capacitatea de evaluare şi interpretare obiectivă a datelor

Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, modificată și completată de OUG nr. 37/2011, Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285/22 apr. 2011

MODULUL XIII

ÎNTOCMIREA BILANŢULUI CONTABIL

13.1. Introducere 13.2. Competenţele M13 13.2. Conţinutul M13 13.1. Introducere

Pentru realizarea obiectivelor ce-i revin, este necesar ca lucrările curente de contabilitate să

se sintetizeze periodic în informaţii generalizate, care să fie pertinente şi relevante pentru caracterizarea activităţii desfăşurate de o întreprindere pe o anumită perioadă de timp.

O sinteză a tuturor elementelor constitutive ale activităţii întreprinderii trebuie comunicată periodic tuturor categoriilor de utilizatori ai informaţiei contabile. Acest lucru se realizează prin intermediul bilanţului contabil, care, în funcţie de spaţiu şi de necesităţi, a îmbrăcat denumiri precum documente contabile de sinteză, situaţii financiare sau conturi anuale.

Aceste situaţii financiare prezintă într-o manieră ştiinţifică, fidelă şi completă, respectând o anumită periodicitate şi anumite reguli de întocmire, ansamblul aspectelor economico-financiare ale întreprinderii. Ele pun în evidenţă, cu ajutorul unor indicatori, totalitatea aspectelor ce pot conduce la formularea unor judecăţi asupra activităţii întreprinderii.

Modulul descrie competenţa necesară unui contabil pentru colectarea datelor necesare, întocmirea bilanţului contabil, verificarea corelaţiilor bilanţiere şi întocmirea anexelor la bilanţ

cu reflectarea situaţiei economice reale a unităţii patrimoniale.

13.2. Competenţele M13 Competenţele asigurate de acest modul se referă la:

Însuşirea noţiunilor legate de bilanţ, cont de profit şi pierdere, anexe la bilanţ

Însuşirea tipurilor de bilanţ şi cont de profit şi pierdere

Deprinderi în întocmirea bilanţului şi a contului de profit şi pierdere

13.3. Conținutul M13 1.3.3.1. Cine și cum întocmește și depune situații financiare În Monitorul Oficial nr. 46/19.01.2012 a fost publicat OMFP nr. 52/2012 privind principalele

aspecte legate de întocmirea si depunerea situațiilor financiare anuale la unitățile teritoriale ale MFP.

Entitățile care la data bilanțului depăsesc limitele a două din următoarele criterii prevăzute de OMFP 3055/2009:

total active – 3.650.000 euro; cifra de afaceri neta – 7.300.000 euro; nr. mediu de salariaŃi – 50.

întocmesc situații financiare anuale care cuprind: • Bilanț (cod 10) • Cont de profit si pierdere(cod 20) • Date informative (cod 30) • Situația activelor imobilizate (cod 40) • Situația modificărilor capitalului propriu • Situația fluxurilor de numerar • Note explicative la situațiile financiare anuale.

Entitățile care la data bilanțului nu depăsesc limitele a două din criteriile prevăzute de OMFP

3055/2009 întocmesc situații financiare anuale prescurtate care cuprind: • Bilanț (cod 10) • Cont de profit si pierdere (cod 20) • Date informative (cod 30) • Situația activelor imobilizate (cod 40) • Situația modificărilor capitalului propriu (opțional) • Situația fluxurilor de numerar (opțional) • Note explicative la situațiile financiare anuale.

În cazul entităților nou-înființate, acestea pot întocmi pentru primul exercițiu financiar de

raportare situații financiare anuale prescurtate sau situații financiare anuale. Entitățile care în exercițiul financiar precedent au îndeplinit concomitent următoarele două

criterii de mărime: • cifra de afaceri neta mai mică de 35.000 euro inclusiv • totalul activelor mai mic de 35.000 euro inclusiv,

pot opta pentru aplicarea sistemului simplificat de contabilitate (conform OMFP 2239/2011), întocmind situații financiare anuale simplificate care cuprind:

• BilanŃ (cod 10) • Cont de profit si pierdere (cod 20) • Date informative (cod 30) • Situația activelor imobilizate (cod 40)

Încadrarea în criteriile de mărime se efectuează pe baza indicatorilor determinați din situațiile

financiare anuale, respectiv a balanței de verificare, încheiate la finele exercițiului financiar precedent, utilizându-se cursul de schimb valutar comunicat de BNR valabil la data încheierii aceluiasi exerciŃiu financiar.

Entitățile care la finele exercițiului financiar precedent depăsesc limitele unuia sau ale ambelor criterii, aplică reglementările OMFP 3088/2009 începând cu prima raportare contabilă efectuată în exercițiul financiar următor celui pentru care s-a constatat depăsirea criteriilor.

Entitățile care îndeplinesc cele criterii dar nu au optat pentru aplicarea sistemului simplificat,

aplică reglementările OMFP 3055/2009. Situațiile financiare anuale simplificate trebuie însoțite de o declarație scrisă de asumare a

răspunderii pentru întocmirea acestora în conformitate cu sistemul simplificat de contabilitate.

1.3.3.2. Termene de depunere a situațiilor financiare anuale

• pentru societăți comerciale, societăți/companii naționale, regii autonome, institute naționale de cercetare-dezvoltare – 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

• pentru celelalte persoane prevăzute de Legea contabilităŃii – 120 de zile de la încheierea exerciŃiului financiar.

Entitățile care nu au desfăsurat activitate de la constituire până la 31 decembrie vor depune o declarație pe propria răspundere în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

Persoanele juridice aflate in lichidare întocmesc si depun la unitățile teritoriale ale MFP

raportări anuale la 31 decembrie, care cuprind următoarele: • Situația activelor, datoriilor si capitalurilor proprii (cod 10); • Situația veniturilor si cheltuielilor (cod 20); • Date informative (cod 30); • Situația activelor imobilizate ( cod 40).

Formularul electronic al raportărilor se obține prin folosirea programului de asistenta elaborat

de MFP. Acest program este elaborat distinct de programul de asistență aplicabil pentru întocmirea situațiilor financiare anuale, respectiv situațiile financiare anuale simplificate.

Formularul electronic al raportărilor constă intr-un fisier PDF având atasat un fisier XML. Raportarea anuala întocmita de persoanele juridice aflate in lichidare, pe perioada lichidării,

se depune in termen de 90 de zile de la încheierea anului. Modelele situațiilor financiare aferente exercițiului financiar 2011 sunt prezentate în Anexa 1. 1.3.3.3. Întocmirea situațiilor financiare

În vederea întocmirii situațiilor financiare, următorii pași trebuie respectați: 1. Colectarea datelor necesare. Trebuie să vă asigurați că:

a. Datele necesare întocmirii bilanţului sunt preluate corect din documente contabile, pentru prezentarea reală a patrimoniului unităţii.

b. Datele sunt colectate în timp util, în scopul întocmirii bilanţului contabil în termenul legal prevăzut.

c. Datele sunt colectate în corelaţie cu conţinutul documentelor bilanţiere, cuprinzând toate elementele necesare pentru completarea acestora.

2. Introducerea datelor în formatul bilanțier. Trebuie să vă asigurați că: a. Datele sunt introduse cu respectarea formatului bilanţier stabilit prin lege.

b. Datele sunt introduse în totalitate, pentru asigurarea reflectării corecte şi complete a activităţii economice a unităţii patrimoniale.

c. Datele sunt introduse cu atenţie, în succesiunea logică impusă de document. 3. Verificarea corelațiilor bilanțiere. Trebuie să vă asigurați că:

a. Verificarea bilanţului se efectuează în concordanţă cu normele metodologice în vigoare.

b. Eventualele necorelări sunt identificate şi analizate operativ, în scopul asigurării corectitudinii datelor înscrise în bilanţ.

c. Corelaţiile bilanţiere sunt verificate cu atenţie şi responsabilitate. 4. Întocmirea anexele la bilanţ. Trebuie să vă asigurați că:

a. Anexele se întocmesc în concordanţă cu normele metodologice în vigoare, în funcţie de tipul unităţilor patrimoniale.

b. Anexele se întocmesc cu atenţie, asigurându-se explicitarea imaginii fidele a datelor înscrise în bilanţ.

c. Completarea anexelor se face cu încadrarea în termenele prestabilite.

Gama de variabile Date necesare întocmirii bilanţului :balanţa de verificare, calcule analitice ale cheltuielilor

deductibile, ale impozitului pe profit, date statistice, date informative, etc. Formularele bilanţiere: situaţia patrimoniului, cont de profit şi pierdere, anexe. Tipul unităţilor patrimoniale: publice, private

Ghid pentru evaluare Cunoştinţele necesare se referă la: - tipurile de date necesare întocmirii bilanţului contabil - legislaţia economico-financiară - conţinutul şi modul de completare al bilanţului contabil - operare PC şi programele specializate. La evaluare se urmăreşte: - capacitatea de colectare operativă a datelor necesare întocmirii bilanţului contabil - capacitatea de încadrare atentă a conturilor în posturile din bilanţ - capacitatea de utilizare corectă a datelor folosite la completarea posturilor din bilanţ - capacitatea de corectare promptă a erorilor şi/sau necorelărilor descoperite - capacitatea de întocmire şi predare a documentelor la termenele prevăzute - capacitatea de lucru cu cifrele - capacitatea de analiză comparată a datelor din bilanţul contabil - capacitatea de interpretare a rezultatelor.

Bibliografie:

1. Cicilia Ionescu – Contabilitate. Baze și proceduri, Editura Fundației România de Mâine, București, 2008

2. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, modificată și completată de OUG nr.

37/2011, Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285/22 apr. 2011

3. OMFP 3055/2009, reglementări contabile conforme cu directivele europene, MO al

României, Partea I, nr. 766/10.11.2009

4. OMFP 52/2012 privind principalele aspecte legate de depunerea situațiilor financiare

anuale și a raportărilor anuale, Mo al României, Partea I, nr. 46/10.01.2012