III. SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ACCESS

Microsoft Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru crearea şi utilizarea bazelor de date de complexitate medie pentru calculatoare personale, putând lucra performant cu sute de mii de înregistrări pe un calculator personal sau în cadrul unei reţele de până la 20 utilizatori care lucrează simultan cu baza de date.

Programul Access stochează toate componentele unei baze de date într-un singur fişier pe disc cu extensia .MDB.

O bază de date Access poate conţine următoarele componente:- Tabele – stochează datele bazei de date. Fiecare coloană a tabelei este numită câmp şi fiecare

rând al tabelei este numit înregistrare.- Interogări – realizează extragerea unor date din una sau mai multe tabele conform unor

criterii precizate de utilizator în vederea vizualizării şi actualizării datelor din baza de date sau pentru a crea alte tabele în vederea păstrării unui instantaneu al informaţiilor.O interogare nu are date proprii şi operează cu date din tabelele bazei de date.

- Formulare – un formular este o fereastră pentru introducerea sau afişarea şi editarea datelor.Un formular poate conţine subformulare pentru a afişa date asociate unor date din formular şi butoane sau alte obiecte grafice pentru realizarea anumitor acţiuni.

- Rapoarte – sunt utilizate pentru operaţii de ieşire în vederea obţinerii unor situaţii rezultate din prelucrarea unor date din baza de date. Pentru includerea selectivă a unor date într-un raport sau pentru realizarea unui raport care foloseşte date din mai multe tabele va trebui creată mai întâi o interogare şi apoi raportul să fie fundamentat pe rezultatele interogării.- Comenzi macro – permit realizarea unei secvenţe de acţiuni care poate fi ataşată unui buton. - Module – stochează proceduri şi funcţii scrise în limbajul Visual Basic pentru tratarea

evenimentelor.

Crearea unei baze de date

Microsoft Access furnizează două metode de creare a unei baze de date. Se poate crea o bază de date goală şi apoi se adaugă tabelele, interogările, formularele, rapoartele şi alte obiecte necesare. De asemenea, se mai poate crea o bază de date folosind Database Wizard. Indiferent de metoda prin care se creează baza de date, ea poate fi oricând modificată.

Crearea unei baze de date goale

Pentru a crea o bază de date goală se vor executa următoarele operaţii:1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de

dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi sau deschiderea uneia existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date goală (fără a folosi un Wizard), se execută clic pe opţiunea Blank Database şi apoi se execută clic pe butonul OK.

62

Figura 1 Caseta de dialog la lansare Microsoft Access

Blank Database – permite crearea unei baze de date goaleDatabase Wizard – permite crearea unei noi baze de date folosind un wizard

Open an Existing Database – permite deschiderea unei baze de date existente.

Dacă baza de date este deschisă deja sau caseta de dialog Microsoft Access este închisă, atunci se va executa clic pe butonul New Database din bara instrumentelor Database. Pe ecran se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută dublu-clic pe pictograma Blank Database din eticheta General.

2. În caseta de dialog File New Database care apare pe ecran (figura 2.1), se vor specifica numele şi se alege un dosar pentru baza de date. Se execută clic pe butonul Create. Pe ecran se va deschide fereastra Database (vezi figura 2.1).

După crearea unei baze de date goale se vor defini obiectele (tabelele, formularele, interogările, rapoartele etc.) care vor forma baza de date.

Crearea bazei de date folosind Database Wizard

Pentru a crea o nouă bază de date folosind un Wizard se vor executa următoarele operaţii:1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de

dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi sau deschiderea uneia deja existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date folosind un Wizard, se va executa clic pe opţiunea Database Wizard şi apoi se execută clic pe butonul OK.Dacă este deja deschisă o bază de date sau caseta de dialog Microsoft Access este închisă, atunci se execută clic pe butonul New Database din bara instrumentelor Standard. Pe ecran se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută apoi clic pe eticheta Databases.

63

Figura 2.1 Caseta de dialog File New Database

Butonul CreateÎn controlul Save în alegeţi dosarul în care se va salva baza de date

În controlul File name tastaţi numele bazei de date

Figura 2 Caseta de dialog NewButonul Blank Database

Caseta de dialog New

Eticheta General

Pictograma Blank Database

Figura 3 Caseta de dialog New având selectatã eticheta Databases

2. În eticheta Databases, se execută dublu-clic pe pictograma tipului de bază de date care se va crea (vezi figura 3).

3. În caseta de dialog File New Database se selectează dosarul în care se va salva baza de date şi se va tasta numele acesteia.

4. Se execută clic pe butonul Create pentru a începe definirea noii baze de date. 5. Ser vor urma indicaţiile din casetele de dialog ce apar pe ecran. La terminarea

operaţiei de creare a bazei de date pe ecran se afişează fereastra Database conţinând obiectele definite de Wizard (vezi figura 4), pe baza indicaţiilor care au fost date în casetele de dialog.

Crearea şi utilizarea tabelelorTabela este o colecţie organizată de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse,

furnizori etc. Folosind o tabelă separată pentru fiecare subiect se elimină duplicarea datelor, asigurându-se astfel utilizarea mai eficientă a spaţiului de stocare şi reducerea erorilor la introducerea datelor. Tabelele sunt organizate în coloane (numite câmpuri) şi linii (numite înregistrări sau articole).

Crearea unei tabele

În Microsoft Access există două metode de a crea o tabelă. Se poate crea o tabelă goală (empty) pentru a introduce singuri datele sau se poate crea o tabelă folosind datele existente într-o altă sursă de date.

Tipuri de date

La alegerea tipului de date pentru un câmp se va ţine cont de următoarele: Ce tipuri de date doresc să fie admise în câmp? Spre exemplu, nu se va putea memora text într-un câmp cu tipul de date Number. Cât spaţiu doresc să folosesc pentru memorarea valorilor din câmp?

64

Figura 4 Obiectele bazei de date de tip Book Collection

Ce tipuri de operaţii doresc să se execute cu valorile din câmp? Spre exemplu, Microsoft Access poate aduna valorile din câmpurile Number sau Currency, dar nu şi valorile din câmpurile Text sau OLE Object. Doresc sortarea sau indexarea unui câmp? Câmpurile Memo sau OLE Object nu pot fi sortate sau indexate. Doresc folosirea unui câmp pentru a grupa articolele din cereri şi rapoarte? Câmpurile Memo sau OLE Object nu se pot folosi pentru a grupa articolele. Cum doresc să sortez valorile dintr-un câmp? într-un câmp Text, numerele sunt sortate ca şiruri de caractere (1, 10, 100, 2, 20, 200 s.a.m.d.), nu ca valori numerice. Pentru a sorta numerele ca valori numerice se folosesc câmpurile Number sau Currency. De asemenea, multe formate de date calendaristice nu se vor sorta corect. Dacă se introduc într-un câmp Text; pentru a fi sortate corect se introduc numai într-un câmp Date/Time.

Următorul tabel prezintă toate tipurile de date admise în Microsoft Access, modul lor de folosire şi dimensiunea de memorare.

Tipul datei Utilizare Spaţiul de memorie necesar

Text Text sau combinaţie de text şi numere, cum ar fi

adresele. De asemenea, numere ce nu necesită

calcule, cum ar fi numerele de telefon, numerele de

partidă sau codurile poştale.

Până la 255 caractere. Microsoft

Access memorează numai

caracterele introduse în câmp; nu se

memorează caractere „spaţiu” pentru

poziţiile nefolosite. Pentru a controla

numărul maxim de caractere ce pot fi

introduse se setează proprietatea

FieldSize.

Memo Texte şi numere foarte lungi, cum ar fi notiţe sau

descrieri.

Până la 64,000 caractere.

Number Date numerice folosite pentru calcule matematice, cu

excepţia calculelor ce impun valori monetare. Pentru

a defini un anumit tip Number setaţi proprietatea

FieldSize.

1, 2, 4 sau 8 bytes (16 bytes numai

pentru Replication ID).

Date/Time Date calendaristice şi timpi. 8 bytes.

Currency Valori monetare. Se va folosi tipul de date Currency

pentru a preveni rotunjirea pe timpul calculelor.

Precizia tipului este de 15 cifre la partea întreagă şi 4

cifre la partea zecimală.

8 bytes.

AutoNumber Numere în secvenţă unică (din 1 în 1) sau aleatoare

care sunt automat inserate atunci când se adaugă un

articol.

4 bytes (16 bytes numai pentru

Replication ID).

Yes/No Câmpuri care vor conţine numai una din două valori,

cum ar fi Yes/No, True/False, On/Off.

1 bit.

OLE Object Obiecte (cum ar fi documente Microsoft Word, foi de

calcul Microsoft Excel, imagini, sunete sau alte date

binare) create în alte programe folosind protocolul

OLE, ce pot fi înlănţuite sau încapsulate într-o tabelă

Pâna la 1 GB (limitat de spaţiul

disc).

65

Microsoft Access. Trebuie să se folosească un cadru

de obiect legat într-o machetă sau raport pentru a

afişa obiectul OLE.

Lookup Wizard Crearea unui câmp care permite alegerea unei valori

dintr-o altă tabelă sau dintr-o listă de valori folosind o

casetă combo. Alegând această opţiune, se lansează

un Wizard care dirijează crearea listei.

Acelaşi spaţiu ca şi câmpul cheii

primare folosit pentru a executa

examinarea, în mod obişnuit 4 bytes.

În tabelul următor sunt prezentate tipurile şi mărimea valorilor numerice ce pot fi memorate în câmpurile de tip Number:

Valoarea proprietăţii FieldSize Domeniu Precizie Memorie necesară

Byte 0 la 255 1 byte

Integer -32,768 la 32,767 2 bytes

Long Integer -2,147,483,648 la 2,147,483,647 4 bytes

Single -3.402823E38 la 3.402823E38 7 4 bytes

Double -1.79769313486232E308 la

1.79769313486232E308

15 8 bytes

Crearea unei tabele goale

În Microsoft Access există patru procedee ce se pot folosi la crearea unei tabele goale: Utilizarea unui Database Wizard pentru a crea într-o singură operaţie toate

tabelele, formularele şi rapoartele necesare întregii baze de date. Database Wizard creează o nouă bază de date; acesta nu poate fi folosit pentru a adăuga noi tabele, formulare sau rapoarte într-o bază de date existentă.

Utilizarea unui Table Wizard pentru a alege câmpurile tabelei dintr-o varietate de tabele predefinite, cum ar fi contacte de afaceri, inventare de casă sau articole medicale.

Introducerea datelor direct într-o foaie de date (datasheet). La salvarea foii de date Microsoft Access va analiza datele şi automat va atribui tipul de date şi formatul pentru fiecare câmp.

Utilizarea vederii Design pentru a specifica singuri toate detaliile tabelei.Indiferent de metoda care se foloseşte pentru crearea unei tabele, se poate utiliza vederea

Design pentru a personaliza mai mult tabela, prin adăugarea de noi câmpuri, stabilirea valorilor implicite sau crearea măştilor de introducere (figura 5).

66

Figura 5 Fereastra Design View a unei tabele

Crearea unei tabele folosind vederea Design.

Pentru a crea o tabelă folosind vederea Design se executa următoarele operaţii:1. Se deschide în fereastra Database baza de date în care se creează o nouă tabelă, dacă

ea nu este deja deschisă. Se poate folosi tasta funcţională F11 pentru a comuta în fereastra Database din orice altă fereastră.

2. Se activează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New (vezi figura 6).

3. În caseta de dialog New Table, ce apare pe ecran (vezi figura 7), se va selecta opţiunea Design View şi apoi se execută clic pe butonul OK.

4. În fereastra Design View care apare pe ecran (vezi figura 8) se va defini fiecare câmp

al tabelei.

5. Înainte de a salva tabela, se va defini o cheie primară.

4. După definirea structurii tabelei, se execută clic pe butonul Save din bara butoanelor Standard sau se selectează opţiunea Save din meniul File şi apoi se va tasta un nume pentru tabelă.

Definirea câmpurilor

Pentru a defini câmpuri în Design View se vor executa, în general următoarele operaţii:1. Pentru adăugarea unui câmp în interiorul unei structuri deja definite, se selectează

linia sub care se va adăuga noul câmp şi apoi se execută clic pe butonul Insert Rows din bara instrumentelor Standard sau se selectează comanda Rows din meniul Insert. Pentru a adăuga câmpul la sfârşitul structurii se execută clic în coloana Field Name a primei linii goale.

67

Figura 6 Fereastra Database având activată eticheta Tables

Figura 7 Caseta de dialog New Table având selectată opţiunea Design View

Figura 8 Fereastra Design View a unei tabele

2. În coloana Field Name se tastează numele câmpului, respectând regulile Microsoft Access pentru denumirea obiectelor1.

3. În coloana Data Type, se execută clic pe săgeată şi se selectează tipul de dată dorit.4. În coloana Description se poate introduce o descriere a câmpului.5. În foaia de configurare Field Properties se stabilesc caracteristicile câmpului

(dimensiune, mesaj de introducere, valoarea implicită, formate de afişare etc.).Algoritmul prezentat este valabil pentru următoarele tipuri de câmpuri: Text, Memo,

Number, Curency, Yes/No, Date/Time, AutoNumber.În cazul în care pentru un câmp s-a ales tipul Lookup Wizard, atunci se lansează un

Wizard prin intermediul căruia putem realiza o listă de examinare care afişează datele dintr-o listă de valori prestabilită sau dintr-o tabelă (sau interogare) existentă. Acest tip de câmp permite selectarea valorilor dintr-o listă afişată, în loc ca ele să fie tastate.

Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea unei liste de valori

Pentru a crea o listă de valori se execută următoarele operaţii:1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi

selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1).

2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.1) se selectează opţiunea I will type în the values that I want (“voi tasta valorile pe care le doresc”) şi apoi se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

1 Reguli de denumirea obiectelor – Numele unui obiect poate avea maximum 64 caractere şi poate include orice combinaţie de litere, cifre, spatii şi caractere speciale, exceptând punctul (.), semnul exclamării (!), apostroful (`) şi parantezele drepte ([,]).

Este indicat să se evite folosirea spatiilor în numele obiectelor şi nume foarte lungi pentru obiecte dacă acestea vor fi referite frecvent în expresii sau cod Visual Basic.

68

Figura 9.1. Tabela afişată în Design View pentru definirea sau modificarea structuriiLista tipurilor de câmpuri având selectat tipul Lookup Wizard

Figura 10.1. Prima casetă de dialog Lookup WizardSelectarea acestei opţiuni permite introducerea unei liste de valori pentru câmpul respectiv.

3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.1) se va stabili numărul de coloane al listei şi se vor introduce valorile listei. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

4. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the lookup column (“afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare”). Se execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare.

Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea valorilor dintr-o tabelă

Pentru a crea un câmp care să afişeze valorile dintr-o tabelă sau interogare se execută următoarele operaţii:

1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1).

2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi fihgura 9.2) se selectează opţiunea I will the lookup column to look up the values în a table or query (“doresc o coloană de examinare pentru a vizualiza valorile dintr-o tabelă sau interogare”) şi apoi se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.2) se selectează tabela (interogarea) care va sta la baza listei de examinare şi care va trebui să existe şi să conţină date în câmpul respectiv. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

69

Figura 11.1. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard se introduc valorile isteiÎn caseta Number of columns se va tasta numărul de coloane pe care-l va avea lista de valori.

Aici se vor tasta valorile pe care le va conţine lista de examinare.

Figura 9.2. Casetă de dialog Lookup Wizard având selectată opţiunea de creare a unei liste din valorile unei tabele (interogări)

4.

5.

5. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.2)se vor selecta câmpurile din tabela examinată a căror valori se vor afişa în lista de examinare. Lista de examinare va conţine câmpurile ce se găsesc în lista Selected Fields. Pentru a muta un câmp din lista Available Fields în lista Selected Field se va selecta câmpul în lista Available Fields şi apoi se va executa clic pe butonul >. După selectarea câmpurilor pentru lista de examinare se va executa clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

6. În a patra casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 12) se stabileşte aspectul listei de examinare. Se recomandă activarea casetei de validare Hide key column pentru ca lista de examinare să nu afişeze şi coloana care conţine cheia de legătură. Pentru a trece la următoarea casetă de dialog se execută clic pe butonul Next.7. În a şasea casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele

câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the lookup column (“afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare”). Se execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare.

70

Figura 10.2. Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea tabelei sau interogării care va sta la baza listei

Figura 11.2. Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea câmpurilor ce se vor include în lista de examinare

Proprietăţile câmpurilor

Fiecare câmp are un set de proprietăţi care se pot folosi pentru a personaliza modul în care datele unui câmp sunt stocate, manipulate sau afişate. Spre exemplu, se poate controla numărul maxim de caractere ce se pot introduce într-un câmp Text stabilind proprietatea FieldSize a acestuia.

Proprietăţile care există pentru fiecare câmp depind de tipul de date care a fost selectat pentru câmpul respectiv.

Pentru a modifica proprietăţile unui câmp se execută următoarele operaţii:1. Se deschide tabela în vederea Design.2. În partea superioară a ferestrei Design se selectează câmpul ale cărei proprietăţi urmează a fi modificate.3. Se selectează proprietatea a cărei valoare vrem s-o modificăm executând clic în linia din dreapta numelui proprietăţii (în fila General de sub descrierea tabelei).4. Se repetă operaţiile 2 şi 3 pentru toate proprietăţile ale căror valori vrem să le modificăm.5. După efectuarea tuturor modificărilor se închide fereastra Design.

Crearea unei tabele goale folosind un wizard

Pentru a crea o tabelă folosind Table Wizard se vor executa următoarele operaţii:1. În fereastra Database se deschide baza de date în care se creează o nouă tabelă.2. Se selectează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New.3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Table Wizard şi apoi se execută clic pe

butonul OK.4. În prima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 13) se execută următoarele operaţii:

- Se alege tipul de tabel folosind una din opţiunile Bussines sau Personal.- Din lista Sample Tables se alege un model de tabel.- Din lista Sample Fields se aleg câmpurile ce vor forma structura tabelei (se selectează câmpul dorit şi apoi se execută clic pe butonul >) - Dacă se doreşte schimbarea numelui câmpului, atunci în lista Fields in my new table se selectează câmpul respectiv şi se execută clic pe butonul Rename Field. În caseta de dialog Rename field ce se va afişa se va tasta noul nume al câmpului şi apoi se execută clic pe butonul OK.

- După definirea structurii tabelei se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Table Wizard.

71

Figura 12 Casetă de dialog Lookup Wizard care permite stabilirea aspectului listei de examinare

5. În a doua casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 14) se tastează numele noii tabele şi se stabileşte dacă Table Wizard va seta o cheie primară sau acest lucru îl vom face ulterior. Se execută clic pe butonul Next.

6. În a treia casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 15) se stabilesc, dacă este posibil relaţiile dintre tabela nou creată şi celelalte tabele ale bazei de date.

7. În ultima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 16) se stabileşte ce se va face după crearea tabelei. Exista trei opţiuni şi anume:

72

Figura 13 În această casetă de dialog se stabilesc câmpurile tabelei

Figura 14 În această casetă de dialog se introduce numele tabelei şi se stabileşte dacă Table Wizard setează cheia primară

Figura 15 În aceasta casetă de dialog Table Wizard se stabilesc, dacă este posibil, relaţiile dintre noua tabelă şi celelalte tabele ale bazei de date.

Modify the table design – determină deschiderea tabelei în vederea Design (vezi figura 17) pentru a modifica structura tabelei.

Enter data directly into the table – vă permite introducerea datelor direct în tabelă.

Enter data into the table using a form the wizard creates for me – asigură introducerea datelor într-un formular creat de Table Wizard.

Crearea unei tabele prin introducerea datelor într-o foaie de date

Pentru a crea o tabelă prin introducerea datelor într-o foaie de date se execută următoarele operaţii:

1. Se deschide baza de date în fereastra Database.2. Se selectează eticheta Tables şi se execută clic pe butonul New.3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Datasheet View şi apoi se

execută clic pe butonul OK. Pe ecran apare o foaie de date goală având 20 coloane şi 30 de linii. Numele implicite ale coloanelor sunt Field1, Field2 etc. (vezi figura 18).

4. Se va redenumi fiecare coloană care se va folosi: se execută dublu-clic pe numele coloanei, se tastează numele coloanei respectând regulile Microsoft Access pentru numele de obiecte şi apoi se apasă tasta Enter.

73

Figura 16 În ultima casetă de dialog Table Wizard se stabileşte ce vreţi să faceţi după crearea tabelei

Figura 17 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design

5. Pentru mai mult de 20 coloane, se pot insera coloane suplimentare în orice moment: se execută clic pe coloana ce se va afla în stânga noi coloane şi se selectează opţiunea Column din meniul Insert, apoi se redenumeşte coloana aşa cum s-a descris la operaţia 4.

6. Se vor introduce datele în foaia de calcul (vezi figura 19). Se introduce fiecare tip de dată în propria să coloană (în Microsoft Access fiecare coloană se numeşte câmp). Spre exemplu, dacă se introduc nume, atunci se introduce numele de familie şi prenumele în coloane separate. Dacă se introduc date calendaristice, timpi sau numere, atunci acestea se introduc în acelaşi format astfel încât Microsoft Access să poată crea tipul de date şi formatul de afişare corespunzător pentru coloana respectivă. Toate coloanele lăsate goale vor fi eliminate atunci când se salvează foaia de date.

7. Atunci când se termină de adăugat datele în foaia de date se execută clic pe butonul Save din bara instrumentelor Standard pentru a salva foaia de date şi se va da un nume tabelei nou create.

8. Microsoft Access va întreba dacă se doreşte crearea unei chei primare. Dacă nu sunt introduse date ce pot fi folosite pentru identificarea unică a fiecărei linii din tabelă, atunci este indicat să se execute clic pe Yes. Dacă sunt introduse date ce pot identifica în mod unic fiecare linie a tabelei, atunci se poate specifica acest câmp drept cheie primară.

Microsoft Access va atribui tipurile de date fiecărui câmp (coloană) pe baza tipului datei introduse în coloana respectivă. Dacă se doreşte personalizarea definiţiei unui câmp – spre exemplu, schimbarea tipului de dată sau definirea unei reguli de validare – se va folosi vederea Design (vezi figura 20).

74

Figura 18 Foaie de date goală pentru introducerea datelor

Figura 19 Foaie de date cu coloane redenumite şi date introduse într-o linie.

Crearea unei tabele din datele existente

Microsoft Access permite folosirea a două metode pentru crearea unei tabele din datele existente:

Se pot importa sau înlănţui date dintr-o altă bază de date Microsoft Access sau date din alte formate de fişiere;

Se poate proiecta o interogare pentru a realiza o tabelă pe baza datelor din tabela curentă.

Crearea unei tabele prin importarea sau înlănţuirea datelor

Microsoft Access poate importa sau înlănţui tabele de date din alte baze de date Microsoft Access (versiunile 1.x, 2.0 şi 7.0), precum şi date din alte programe şi formate de fişiere, cum ar fi Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro sau Paradox. Importarea datelor creează o copie a acestor informaţii în noua tabelă din baza de date Microsoft Access. Tabela sau fişierul sursă nu este alterat în acest proces. Înlănţuirea datelor permite citirea şi actualizarea datelor din sursa externă de date fără a le importa. Formatul sursei externe de date nu este alterat, astfel încât se va putea continua folosirea fişierului cu programul care l-a creat, dar se pot adăuga, şterge sau edita datele acestuia folosind Microsoft Access.

Microsoft Access foloseşte diferite pictograme pentru a reprezenta tabelele înlănţuite şi tabelele care sunt stocate în baza de date curentă. Pictograma care reprezintă o tabelă înlănţuită rămâne în fereastra Database împreună cu tabelele din baza de date curentă, astfel că se poate oricând redeschide tabela. Microsoft Access afişează o pictogramă diferită pentru tabelele din fiecare tip al bazei de date sursă. Daca se şterge pictograma pentru o tabelă înlănţuită, se va şterge legătura către tabelă, nu tabela externă însăşi.

Sales Database

Tables Query

Name

Categories

db EMPLOYEE

Order Details

Orders

Px Products

Suppliers

Când se importă date, nu se vor putea adăuga date la tabelele existente (exceptând importarea foilor de calcul sau fişierele text),totuşi, după importarea unei tabele, se poate executa o interogare de adăugare pentru a insera datele acesteia într-o altă tabelă.

75

Figura 20 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design.

Tabele înlănţuite

De asemenea, se pot importa obiecte ale bazei de date altele decât tabelele, cum ar fi formulare sau rapoarte, dintr-o altă bază de date Microsoft Access. Când se importă obiecte dintr-o altă bază de date Microsoft Access, se poate opta pentru importarea tuturor obiectelor sau numai a unui subset al acestor obiecte într-o singură operaţie.

Pentru realizarea unei operaţii continue de import, se pot folosi macrourile sau Visual Basic pentru codul aplicaţiei. Alegerea metodei de folosire a datelor dintr-o sursă externă

Microsoft Access furnizează două posibilităţi de utilizare a datelor dintr-o sursă externă, şi anume:

- Importarea datelor într-o nouă tabelă Access din baza de date curentă - Înlănţuirea datelor (folosirea lor în formatul curent fără a le importa).

Sursele de date externe pot fi: tabelele din alte baze de date Microsoft Access localizate într-o reţea şi datele din alte programe cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Paradox şi Microsoft SQL Server.

De asemenea, dacă datele ce urmează a fi utilizate sunt actualizate printr-un alt program diferit de Microsoft Access, atunci trebuie folosită înlănţuirea. Folosind acest procedeu, metodele curente de actualizare, manipulare şi distribuire a datelor pot rămâne la loc, putînd folosi Microsoft Access pentru a lucra cu datele respective. Spre exemplu, se pot crea interogări, formulare şi rapoarte care să folosească datele externe, să combine datele externe cu datele din tabelele Microsoft Access şi chiar vizualiza şi edita datele externe în timp ce ele sunt folosite de către alţi utilizatori în programele lor originale.

De asemenea, se pot înlănţui tabele din alte baze de date Microsoft Access. Spre exemplu, este posibil să se folosească o tabelă dintr-o altă bază de date Microsoft Access, care este distribuită pe reţea. Acest procedeu este util în special dacă se doreşte stocarea tuturor tabelelor într-o singură bază de date pe un server de reţea, în timp ce formularele, rapoartele şi alte obiecte sunt păstrate într-o bază de date separată care va fi copiată tuturor utilizatorilor bazei de date distribuite. Divizarea unei baze de date existente în două baze de date se poate realiza uşor folosind comanda Database Splitter a opţiunii Add-ins din meniul Tools.

Importarea sau înlănţuirea unei foi de calcul

Se pot importa sau înlănţui date din foaia de calcul Microsoft Excel (versiunile 2.x, 3.0, 4.0, 5.0 şi 7.0). Din foaia de calcul Lotus (1-2-3 sau 1-2-3/W) datele se pot numai importa. În ambele cazuri, datele din foaia de calcul trebuie să fie aranjate într-un format tabular corespunzător. Pentru aceasta, foaia de calcul trebuie să aibă acelaşi tip de date în fiecare câmp (coloană) şi aceleaşi câmpuri în fiecare linie.

Se pot importa sau înlănţui datele dintr-o foaie de calcul sau doar datele dintr-un interval de celule. Deşi în mod normal pentru importare se crează o nouă tabelă în Microsoft Access, se pot, de asemenea, adăuga date într-o tabelă deja existentă atâta timp cât antetele coloanelor foii . de calcul corespund cu numele câmpurilor tabelei sau ordinea coloanelor este aceeaşi.

Algoritmul de importare sau înlănţuire a unei foi de calcul este:1. Se deschide o bază de date sau se comută în fereastra Database pentru o bază de date

deja deschisă. 2. Pentru a importa o foaie de calcul, în meniul File se selectează Get External Data şi

apoi se execută clic pe Import. Pentru a înlănţui o foaie de calcul, în meniul File se selectează Get External Data şi apoi se execută clic pe Link.

3. În caseta Files Of Type a casetei de dialog Import (sau Link) se selectează Microsoft Excel sau Lotus 1-2-3. Dacă în pasul 2 s-a executat clic pe Link, atunci Lotus 1-2-3 nu este accesibil (nu se pot înlănţui foi de calcul Lotus 1-2-3).

4. Se execută clic pe săgeata din dreapta casetei Look In, se selectează unitatea şi dosarul unde se găseşte fişierul foii de calcul şi apoi se execută dublu-clic pe pictograma acestuia.

5. Se urmează instrucţiunile din casetele de dialog Import Spreadsheet Wizard. Dacă se importă dintr-un dosar de lucru (workbook) Microsoft Excel versiunea 5.0 sau 7.0, se

76

poate importa dintr-o foaie de lucru a dosarului de lucru. Nu se poate importa din orice alte fişiere de foi de calcul multiple, cum ar fi dosarele de lucru din Microsoft Excel versiunea 4.0 sau din notebook-urile Lotus. Pentru a importa din aceste fişiere trebuie să se salveze, mai întâi, fiecare foaie de calcul într-un fişier individual.

Crearea şi utilizarea formularelor

În Microsoft Access formularele (vezi figura 21) se pot folosi pentru a crea:- un ecran pentru introducerea datelor într-o tabelă;- un ecran tip “panou de comutatoare” pentru a deschide alte formulare sau rapoarte;

- o casetă de dialog care să solicite de la utilizator informaţii suplimentare necesare executării unei acţiuni.

Majoritatea informaţiilor dintr-un formular provin dintr-o sursă de informaţii, dar există şi informaţii care se introduc la proiectarea machetei (vezi figura 22).

Legătura dintre formular şi sursa de date se realizează prin intermediul unor obiecte grafice, numite controale. Cele mai utilizate controale sunt casetele de text (vezi figura 23), cu ajutorul cărora se pot afişa fie informaţiile dintr-o sursă de date, fie rezultatele evaluării unei expresii.

77

Figura 21 Tipuri de formulare

Ecran pentru introducerea şi vizualizarea datelor

Ecran cu butoane de comandă

Casetă de dialog pentru solicitarea informaţiilor suplimentare de la utilizator

Vederea Form

Figura 22 Exemple de elemente ce pot să apară pe un formular

Textul descriptiv este stocat în proiectul formularului.

Un calcul ce provine dintr-o expresie, care este stocată în proiectul formularului.

Datele provin din câmpurile sursei de articole.

Element grafic; este memorat în proiectul formularului.

Vederea Design

Figura 23 Formular în vederea Design; legatura cu sursa de date.

Etichetele afişează un text descriptiv.

Casetele de text se pot folosi pentru afişarea şi introducerea datelor într-o tabelă. Această casetă de

text foloseste o expresie pentru a calcula un total.

Crearea unui formular

În Microsoft Access 97 se poate crea un formular de către utilizator sau folosind Form Wizard. Utilizarea unui Form Wizard la crearea unui formular creşte productivitatea, deoarece acesta execută toată munca de rutină în locul utilizatorului. Când se foloseşte Form Wizard, Microsoft Access va solicita informaţii şi va crea formularul pe baza răspunsurilor date. Şi în situaţia când se crează mai multe formulare este indicat a se folosi Form Wizard deoarece acesta va plasa toate controalele strict necesare. Apoi se poate deschide formularul în vederea Design pentru a-l modifica aşa cum se doreşte.

Pentru crearea unui singur formular simplu, pe o singură coloană, se poate utiliza opţiunea AutoForm din meniul ce apare executând clic pe săgeata butonului New Object (vezi figura 24) din bara instrumentelor Database.

Crearea unui formular folosind AutoForm

AutoForm creează un formular care afişează toate câmpurile şi articolele din tabelă sau interogarea selectată. Fiecare câmp apare pe o linie separată având o etichetă în stânga sa.

Pentru a crea un formular folosind AutoForm se execută următoarele operaţii:- Se deschide baza de date în fereastra Database şi se execută clic pe eticheta Tables

sau Queries. - Se selectează tabela sau interogarea ce va sta la baza formularului sau se deschide

tabela sau interogarea respectivă în orice vedere. - Se execută clic pe săgeata de lângă butonul New Object din bara instrumentelor

Database şi din lista de opţiuni ce apare se va selecta AutoForm Pentru modificarea formularului obţinut, acesta trebuie deschis în vederea Design şi apoi

se execută schimbările dorite.

Crearea unui formular folosind un Wizard (“vrăjitor”)

Pentru a crea un formular folosind un Wizard se execută următoarele operaţii:1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe opţiunea

Forms. 2. Se execută clic pe New. Pe ecran apare caseta de dialog New Form (vezi figura 25).

78

Butonul New Object

Meniul New Object apare când se se xecută clic pe săgeata butonului New Object

Figura 24 Bara instrumentelor Database

3. Se selectează wizard-ul care va fi utilizat. În partea stângă a casetei de dialog apare o scurtă descriere a wizard-ului selectat.

4. Se execută clic pe OK. Dacă în pasul 3 s-a selectat Form Wizard, Chart Wizard sau PivotTable Wizard, atunci

se vor urma indicaţiile din casetele de dialog ale wizard-ului. Dacă s-a selectat AutoForm: Columnar, AutoForm: Tabular sau AutoForm: Datasheet, atunci Microsoft Access creează automat formularul.

În continuare sunt prezentate casetele de dialog pentru cazul în care s-a selectat Form Wizard.1. În prima casetă de dialog Form Wizard (vezi figurile 26 şi 27) se vor executa următoarele

operaţii:- În lista derulantă Tables/Queries se va selecta tabela ce va sta la baza formularului. - Pentru a indica ce câmpuri vor apare în formular, ele se vor muta din lista Available

Fileds în lista Selected Fields. Pentru a muta un câmp în lista Selected Fileds se selectează câmpul respectiv din lista Available Fields şi se execută clic pe butonul >. Pentru a muta toate câmpurile în lista Selected Fields se execută clic pe butonul >>.

- Pentru a elimina un câmp din lista Selected Fields se selectează câmpul respectiv şi se execută clic pe butonul <. Pentru a elimina toate câmpurile din lista Selected Fileds se execută clic pe butonul <<.

Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard.

79

Figura 25 Casetă de dialog New Form având selectată opţiunea Form WizardDescrierea wizard-ului selectat

Lista opţiunilor ce se pot folosi pentru crearea unui formular.

Caseta cu lista derulantă pentru selectarea tabelei sau interogării care va sta la baza formularului.

Executaţi clic pe acest buton pentru a se afişa lista tabelelor şi interogărilor existente în baza de date deschisă.

Figura 26 Selectarea tabelei ce va sta la baza formularului şi a câmpurilor ce se vor afişa în formular.

Lista permite selectarea tabelei ce va sta la baza formularului.

Lista câmpurilor existente în tabela selectată

Va conţine câmpurile ce se vor afişa în formularul creat.

Mută un câmp din lista Available Fields în lista Selected Fields.

Mută toate câmpurile din lista Available Fields în lista Selected Fields.

Figura 27 Câmpurile ce vor apare pe noul formular.Mută un câmp din lista Selected Fields în lista Available Fields.

Mută toate câmpurile din lista Selected Fields în lista Available Fields

2. În a doua casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 28) se va selecta cum se vor afişa pe formular câmpurile selectate în operaţiunea anterioara. Există patru posibilităţi: Columnar, Tabular, Datasheet şi Justified. Selectarea unei opţiuni va determina şi modificarea modelului din partea stânga a casetei de dialog. După alegerea formatului de afişare dorit se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard.

3. În a treia casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 29) se alege un stil pentru formularul ce se va crea. În partea stânga a casetei de dialog se prezintă un model pentru stilul selectat. După selectarea stilului formularului se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard.

4. În a patra casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 30) se execută următoarele operaţii:

- În caseta de text What title do you want for your form? se va tasta numele noului formular.

- Se indică ce se va face după ce s-a creat formularul. Există două posibilităţi:- Se va selecta opţiunea Open the form to view or enter information dacă se doreşte

ca după crearea formularului, acesta să fie deschis în vederea Form pentru a introduce sau vizualiza informaţiile.

80

Figura 28 Selectarea modului în care vor fi afişate câmpurile pe formular

Figura 29 Selectarea unui stil pentru formular. Lista stilurilor disponibile

Modelul stilului selectat

- Se va selecta opţiunea Modify the form’s design dacă se doreşte ca după crearea formularului, acesta să fie deschis în vederea Design pentru a-l modifica.

- Se activează caseta de validare Display Help on workung with the form? dacă se doreşte ca pe timpul lucrului cu acest formular să se afişeze un Help.

În continuare se execută clic pe butonul Finish pentru ca Microsoft Access să creeze formularul pe baza informaţiilor date în casetele de dialog Form Wizard. .

Crearea unui formular fără a folosi un Wizard

Pentru a crea un formular în fereastra Design, fără a folosi un Wizard se execută următoarele operaţii:

1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe eticheta Forms.

2. Se execută clic pe butonul New. Pe ecran se afişează caseta de dialog New Form (vezi figura 31).

3. În caseta de dialog New Form se va selecta opţiunea Design View şi tabela sau interogarea care va sta la baza formularului ce urmează a fi creat. Dacă formularul nu va conţine date (spre exemplu, dacă formularul va fi folosit ca panou de comandă sau casetă de dialog), atunci nu se va selecta nimic din această listă.

4. Se execută clic pe OK. Pe ecran se va afişa fereastra Form în vederea Design (vezi figura 32).

81

Figura 30 Ultima casetă de dialog Form Wizard

Figura 32 Fereastra Form în vederea Design. Secţiunile unei machete de formular.Secţiunea Form Header (antet formular)

Secţiunea Page Header (antet pagină)

Secţiunea Detail (detaliu)

Secţiunea Page Footer (subsol pagină)

Secţiunea Form Footer (subsol formular)

Figura 31 Casetă de dialog New Form

Dacă formularul va afişa date, atunci se va selecta din această listă tabela sau interogarea ce conţine informaţiile respective.

Lista posibilităţilor de creare a unui formular.

Pentru ca formularul să poată afişa câmpurile tabelei (interogării) selectate, trebuie adăugate controale (casete de text, casete combinate, liste etc.) în macheta acestuia.

Pentru a putea adăuga controale este necesar ca pe ecran să existe caseta cu instrumente Toolbox (vezi figura 33) şi fereastra List Field (vezi figura 34). Dacă aceste obiecte nu sunt afişate pe ecran, atunci va trebui ca din meniul View să se selecteze opţiunile Toolbox, pentru a afişa caseta instrumentelor Toolbox, respectiv Field List, pentru a afişa lista câmpurilor.

Adăugarea controalelor pe formular se va prezenta într-o secţiune separată.După adăugarea controalelor şi stabilirea proprietăţilor formularului, se închide

formularul şi i se dă un nume. În figura 35 este prezentat formularul ce s-a creat folosind această metodă.

82

Select ObjectsLabelOption GroupOption ButtonCombo BoxCommand ButtonUnbound Object FramePage BreakSubform/SubfeportRectangle

Control WizardsText BoxToggle ButtonCheck BoxList BoxImageBound Object FrameTab ControlLineMore Controls

Figura 33 Instrumentele din caseta Toolbox

Figura 34 Fereastra List Field.

Figura 35 Macheta formularului obţinută prin adăugarea controalelor necesare în vederea Design.

Selector formular

Selector secţiune

Proprietăţile formularului

În Microsoft Access 97 proprietăţile se folosesc pentru a determina caracteristicile tabelelor, interogărilor, câmpurilor, formularelor şi rapoartelor. Proprietăţile determină structura, aspectul şi modul de funcţionare al obiectului respectiv. Setarea proprietăţilor se face folosind foaia de proprietăţi.

Pentru a stabili proprietăţile formularului se vor executa următoarele operaţii:1. Se deschide formularul ale căror proprietăţi urmează a fi modificate în vederea

Design.Se va executa una din următoarele operaţii:

- Pentru a stabili proprietăţile unui formular, se execută dublu-clic pe selectorul formularului ca să se deschidă foaia de proprietăţi a formularului.

- Pentru a stabili proprietăţile unei secţiuni a formularului se execută dublu-clic pe selectorul secţiunii ca să se deschidă foaia de proprietăţi a secţiunii.

- Pentru a stabili proprietăţile unui control, se selectează controlul respectiv şi apoi se execută clic pe butonul Properties din bara instrumentelor Database. De asemenea, pentru a deschide foaia de proprietăţi a controlului se poate executa dublu-clic pe acesta.

În foaia de proprietăţi se execută clic pe proprietatea ce urmează a fi modificată şi apoi se va executa una din următoarele operaţii:

- Dacă în caseta proprietăţii apare un buton cu săgeată, atunci se execută clic pe el şi apoi se selectează o valoare din lista afişată.

- Se va tasta o valoare sau o expresie direct în caseta proprietăţii.- Dacă lângă caseta proprietăţii apare butonul Build (…), atunci se execută clic pe el

pentru a afişa o casetă de dialog din care se va alege generatorul dorit.Dacă este nevoie de mai mult spaţiu pentru introducerea sau editarea parametrului unei proprietăţi, atunci se apasă tastele Shift + F2 (sau se execută clic-dreapta şi apoi se selectează Zoom) ca să se deschidă caseta Zoom.

Crearea unui formular de tip panou de comandă

Atunci când se utilizează Database Wizard pentru a crea o bază de date, Microsoft Access creează automat un panou de comandă care permite navigarea prin obiectele bazei de date. Acest panou de comandă are butoane care pot fi activate prin clic cu mouse-ul pentru a deschide formulare sau rapoarte (sau pentru a deschide alte panouri de comandă ce permit deschiderea unor formulare sau rapoarte suplimentare), pentru a ieşi din Microsoft Access sau pentru a personaliza un panou de comandă. Se poate crea un panou de comandă similar cu cel realizat de Database Wizard folosind Switchboard Manager.

Crearea unui panou de comandă folosind Switchboard Manager

Pentru a crea un panou de comandă folosind Switchboard Manager se vor executa următoarele operaţii:

83

1. Se va deschide într-o fereastra Database baza de date pentru care urmează a fi creat panoul de comandă.

2. În meniul Tools, se selectează opţiunea Add-Ins şi apoi opţiunea Switchboard Manager

3. Pe ecran va fi activată o fereastră în care Microsoft Access va cere confirmarea creării unui panou de comandă. Se execută clic pe butonul Yes.

4. În caseta de dialog Switchboard Manager, ce va fi afişată pe ecran ca urmare a răspunsului Yes dat în pasul precedent, se execută clic pe butonul Edit.

5. În caseta de dialog Edit Switchboard Page, se tastează în caseta de text Switchboard Name un nume pentru panoul de comandă şi apoi se execută clic pe butonul New.

6. În caseta de dialog Edit Switchboard Item, care apare pe ecran se tastează textul primului buton al panoului de comandă în caseta Text şi apoi din caseta Command se selectează comanda care se va asocia butonului. Spre exemplu, se tastează “Introducere/Vizualizare date abonat” în caseta Text şi apoi se selectează “Open Form In Edit Mode” din caseta Command.

7. În funcţie de comanda selectată în pasul 6, Microsoft Access afişează sub caseta Command o altă casetă. Dacă este necesar, atunci se selectează un element din această listă. Spre exemplu, dacă la pasul 5 s-a selectat “Open Form In Edit Mode” în caseta Command, atunci în caseta Form se selectează numele formularului ce va fi deschis şi apoi se execută clic pe butonul OK.

8. Se repetă paşii 4 la 6 până când s-au adăugat toate elementele panoului de comandă. Pentru editarea sau ştergerea unui element se execută clic pe elementul dorit în caseta Items On This Switchboard din caseta de dialog Edit Switchboard Page şi apoi se execută clic pe butonul Edit sau Delete. Pentru rearanjarea elementelor panoului se selectează elementul respectiv din caseta Items On This Switchboard şi apoi se execută clic pe butonul Move Up sau Move Down.

9. În final se execută clic pe butonul Close. Exemplu de formular (figura 36):

Crearea unui formular Startup

Pentru ca la lansarea aplicaţiei să se afişeze un ecran care conţine numele aplicaţiei, o emblemă şi alte informaţii, trebuie să se creeze un formular Startup (de pornire).

Pentru a crea un formular Startup se vor executa următoarele operaţii:1. Se deschide baza de date pentru care pentru care se va crea formularul Startup.2. Se creează un formular nou, nelegat. Se stabilesc proprietăţile formularului la valorile indicate în tabelul următor:

Proprietate Valoare Descriere

84

Figura 36 Exemplu de panou de comandã.

Default View Single Form Se creează un formular singular.Views Allowed Form Pentru ca să nu se poată comuta în vederea Design

formularul.Scroll Bars Neither Ecranul de deschidere nu are nevoie de bare de derulareRecord Selectors No Nu se afişează articole şi deci nu este nevoie de selector

de articole.Navigation Buttons

No Nu sunt necesare butoanele de navigare.

Auto Resize Yes Formularul trebuie să se redimensioneze automat.Auto Center Yes Ecranul trebuie să se centreze automat.Border Style None Ecranul nu are bordură.Popup Modal Nu trebuie să se poată deschide alte ferestre cât timp se

execută formularul Startup.Shortcut Menu No Să nu se poată afişa meniurile contextuale.

Se poate adăuga o imagine pentru fundalul formularului introducând în caseta proprietăţii Picture calea către fişierul ce conţine imaginea dorită sau se execută clic pe butonul Build al proprietăţii pentru a selecta fişierul.

Pe formular se poate adăuga o etichetă independentă în care se introduce numele aplicaţiei. De asemenea se pot adăuga şi alte informaţii, cum ar fi: autorul, dreptul de autor etc.

Se salvează formularul cu numele Startup. Dacă formularul se va salva sub un alt nume, atunci trebuie selectată opţiunea Startup din meniul Tools şi în lista derulantă Display Form a casetei de dialog Startup se va selecta numele formularului.

Selectaţi eticheta Modules şi apoi executaţi clic pe butonul New pentru a crea un nou modul. Pe ecran apare fereastra Module

În fereastra Module se va tasta următorul cod Visual Basic:Function SetTimer()

‘ Seteaza proprietatea Timer Interval a formularului‘ pe o temporizare de 7 secunde.Forms![Startup].TimerInterval = 7000

End FunctionFunction CloseNewStartupForm()

‘ Resetarea proprietăţii Timer Interval a formularului‘ pentru a anula temporizareaIf Forms![Startup].TimerInterval <> Then

Forms![Startup].TimerInterval = 0End If‘ Se închide formularul Startup şi se ‘ deschide formularul Switchboard.DoCmd.OpenForm “Suwtchboard”DoCmd.Close acForm, “Startup”

End FunctionSe închide fereastra Module. Pe ecran apare casetă de dialog Save As. În caseta Module

Name se tastează un nume pentru modulul creat. În fereastra Database se selectează eticheta Forms, se selectează formularul Startup şi

apoi se execută clic pe butonul Design.Se va deschide foaia de proprietăţi a formularului, unde se va selecta eticheta Event şi se

vor executa următoarele:- Pentru a seta temporizarea la deschiderea formularului se selectează caseta

proprietăţii On Open şi se tastează =SetTimer()

85

- Pentru ca după epuizarea timpului stabilit pentru afişarea formularului Startup să se închidă acest formular şi să se deschidă formularul de tip panou de comandă, se selectează caseta proprietăţii On Timer şi se tastează =CloseNewStartupForm()În figura 37 este prezentată foaia de proprietăţi a formularului Startup având proprietăţile On Open şi On Timer setate pe valorile precizate.

Din meniul Tools se selectează opţiunea Startup pentru a stabili caracteristicile formularului Startup. Pe ecran se afişează caseta de dialog Startup .

Utilizarea controalelor

Toate informaţiile dintr-un formular sau raport sunt conţinute în controale. Controalele sunt obiectele de pe un formular sau un raport care afişează date, execută acţiuni sau decorează formularul sau raportul. Spre exemplu, se poate folosi o casetă de text pe un formular sau un raport pentru a afişa datele, un buton de comandă de pe un formular pentru a deschide un alt raport sau o linie sau un dreptunghi la separarea şi gruparea controalelor pentru a le face mai uşor accesibile. Microsoft Access 97 include următoarele tipuri de controale, care sunt accesibile prin intermediul casetei cu instrumente din vederea Design a formularului sau raportului: casetă de text (text box), eticheta (label), grup de opţiuni (option group), buton de opţiune (option button), casetă de validare (check box), buton de comutare (toggle button), buton de comandă (command button), control de imagine (image control), cadru de obiect legat (bound object frame), cadru de obiect nelegat (unbound object frame), subformular/subraport (subform/ subreport), întrerupere de pagină (page break), linie (line), dreptunghi (rectangle) şi controale proprii ActiveX.

Controalele pot fi legate, nelegate sau calculate. Controlul legat este asociat unui câmp al tabelei sau interogării de bază. Controalele legate sunt folosite pentru a afişa, edita şi actualiza valorile câmpurilor din baza de date. Controlul calculat foloseşte o expresie ca sursă de date. Expresia poate utiliza datele dintr-un câmp al tabelei sau interogării de bază al formularului sau raportului. Controlul nelegat nu are sursă de date. Controalele nelegate pot fi folosite pentru a afişa informaţii, linii, dreptunghiuri şi ilustraţii.

În continuare sunt prezentate principalele controale ce se pot folosi pe formulare şi rapoarte.

Tipuri de controale

Eticheta (label)

Etichetele sunt folosite pe un formular sau raport pentru a afişa text descriptiv cum ar fi: titlurile, semnificaţiile sau scurte instrucţiuni. Etichetele nu afişează valorile din câmpuri sau expresii, sunt întotdeauna nelegate şi nu se schimbă în timp ce ne deplasăm de pe un articol pe altul.

O etichetă poate fi ataşată unui alt control. Spre exemplu, atunci când se creează casete de text, acestea vor avea ataşată o etichetă care afişează titlul acelei casete de text. Această etichetă apare ca antet de coloană în vederea Datasheet a formularului.

Atunci când se creează o etichetă folosind instrumentul Label, se creează de fapt o etichetă independentă – nu este ataşată nici unui alt control. Etichetele independente sunt

86

Figura 37 Foaia de proprietăţi a formularului Startup

utilizate pentru informaţii cum ar fi titlul formularului sau raportului sau orice alt text descriptiv. Etichetele independente nu apar în vederea Datasheet a formularului.

Casetă de text (text box)

Pe un formular sau un raport casetele de text se folosesc pentru a afişa datele dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL. Acest tip de casetă de text poartă numele de casetă de text legată deoarece ea este legată la datele dintr-un câmp. Casetele de text pot fi şi nelegate. Spre exemplu, se poate crea o casetă de text nelegată pentru a afişa rezultatul unui calcul sau pentru a accepta introducerea făcută de utilizator. Datele dintr-o casetă de text nelegată nu sunt memorate nicăieri.

Grup de opţiuni (option group)

Pe un formular sau raport se poate folosi un grup de opţiuni pentru a afişa un set limitat de alternative. Grupul de opţiuni asigură selectarea mai uşoară a unei valori, deoarece se poate executa clic pe valoarea dorită. La un moment dat, dintr-un grup de opţiuni se poate selecta doar o singură opţiune.

Grupul de opţiuni constă dintr-un cadru de grup şi un set de casete de validare, butoane de opţiuni sau butoane de comutare.

Dacă un grup de opţiuni este legat la un câmp, atunci numai cadrul grupului este legat la câmp, nu şi casetele de validare, butoanele de comutare sau butoanele de opţiune din interiorul cadrului. În locul setării proprietăţii ControlSource pentru fiecare control din grupul de opţiuni, se va seta proprietatea OptionValue a fiecărei casete de validare, buton de comutare sau buton de opţiune pe numărul care are semnificaţie pentru câmpul de care este legat cadrul grupului. La selecţia unei opţiuni dintr-un grup de opţiuni, Microsoft Access setează valoarea câmpului la care grupul de opţiuni este legat la valoarea proprietăţii OptionValue a opţiunii selectate.

De asemenea, un grup de opţiuni poate fi setat pe o expresie sau poate fi nelegat. Se poate folosi un grup de opţiuni nelegat într-o casetă de dialog personalizată pentru a accepta introducerea utilizatorului şi apoi pentru a lansa acţiunea în funcţie de această introducere.

Buton de comutare (toggle button)

Se poate folosi un buton de comutare pe un formular ca un control independent pentru a afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Spre exemplu, butonul de comutare din exemplu prezentat în figura 38 este legat de câmpul Discontinued din tabela Products. Tipul datei câmpului Discontinued este Yes/No. Atunci când butonul nu este apăsat, valoarea din tabela Products este No.

Atunci când se execută clic pe un buton de comutare care este legat la un câmp Yes/No, Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază corespunzător cu proprietatea Format (Yes/No, True/False sau On/Off).

Butoanele de comutare sunt mult mai utile atunci când sunt folosite într-un grup de opţiuni cu alte butoane, caz în care se poate observa uşor dacă butonul este apăsat.

Pe butoanele de comutare se pot folosi imagini în locul textului. De asemenea, se poate folosi un buton de comutare într-o casetă de dialog personalizată pentru a accepta introducerea utilizatorului.

Buton de opţiune (option button)

Se poate folosi un buton de opţiune pe un formular sau raport drept control independent pentru a afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Tipul de

87

Figura 38 Buton de comutare independent.

Buton de comutare independent legat de câmpul Discontinued din tabela Products. Butonul este apăsat, astfel că valoarea din câmp este Yes.

dată a câmpului Discontinued este Yes/No. Dacă butonul de opţiune este selectat, atunci valoarea este Yes; dacă nu, valoarea este No.

Atunci când se selectează sau deselectează un buton de opţiune care este legat la un câmp Yes/No, Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază în concordanţă cu proprietatea Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a câmpului.

De asemenea, se pot folosi butoanele de opţiune într-un grup de opţiuni pentru a afişa valorile din care se va selecta.

Într-o casetă de dialog se poate folosi, de asemenea, un buton de opţiune nelegat pentru a accepta introducerea utilizatorului.

Casetă de validare (check box)

Se poate folosi o casetă de validare pe un formular sau raport drept control independent pentru a afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Tipul de dată a câmpului Discontinued este Yes/No. Dacă caseta de validare conţine simbolul de verificare, atunci valoarea este Yes; dacă nu, valoarea este No.

Atunci când se selectează / deselectează o casetă de validare care este legată la un câmp Yes/No, Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază corespunzător cu proprietatea Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a câmpului.

De asemenea, se pot folosi casetele de validare într-un grup de opţiuni pentru a afişa valorile din care se va selecta.

Într-o casetă de dialog se poate folosi, de asemenea, o casetă de validare nelegată pentru a accepta introducerea utilizatorului.

Casetă cu listă (list box)

În foarte multe cazuri este mult mai uşor şi mai rapid să se selecteze o valoare dintr-o listă decât să se reţină valoarea de tastat. De asemenea, lista de opţiuni asigură faptul că valoarea ce se introduce în câmp este corectă.

Lista dintr-o casetă cu listă conţine linii de date. Liniile pot avea una sau mai multe coloane, care pot să apară cu sau fără antete. Dacă o casetă cu listă multi-coloane este legată, atunci Microsoft Access stochează valorile dintr-o singură coloană.

Se poate folosi o casetă cu listă (sau pe scurt listă) nelegată pentru a stoca o valoare ce poate fi folosită cu un alt control. Spre exemplu, se poate folosi o listă nelegată pentru a limita valorile dintr-o altă listă sau dintr-o casetă de dialog personalizată. De asemenea, se poate folosi o listă nelegată pentru a căuta un articol pe baza valorii selectate din listă.

Dacă pe formular nu este spaţiu suficient pentru a afişa o listă sau pentru a putea tasta valorile noi precum şi selecta valorile dintr-o listă, atunci se foloseşte o casetă combinată în locul casetei cu listă.

Casetă combinată (combo box)

În general este mai rapid şi mai uşor de selectat o valoare dintr-o listă decât de reţinut valoarea de tastat. Acest lucru poate fi realizat, fără a ocupa prea mult spaţiu pe un formular, folosind o casetă combinată. Caseta combinată reprezintă o combinare dintre o casetă de text şi o casetă cu listă.

Atunci când se introduce text sau se selectează o valoare într-o casetă combinată, dacă aceasta este legată, atunci valoarea introdusă sau selectată este inserată în câmpul de care caseta combinată este legată.

Lista dintr-o casetă combinată are aceeaşi semnificaţie şi utilizare ca şi în cazul casetei cu listă prezentată mai sus. Se poate folosi o casetă combinată nelegată pentru a stoca valoarea ce va putea fi folosită cu un alt control.

Proprietatea LimitToList a casetelor combinate poate fi folosită pentru a controla în listă dacă se poate introduce orice valoare sau numai textul care corespunde uneia dintre valorile listei.

88

Buton de comandă (command button)

Pe un formular se poate folosi butonul de comandă pentru a lansa o acţiune sau un set de acţiuni. Spre exemplu, se poate crea un buton de comandă care deschide un alt formular. Pentru ca la apăsarea unui buton de comandă să se execute o acţiune se poate crea un macro sau o procedura de eveniment şi apoi se ataşează butonului de comandă prin intermediul proprietăţii OnClick.

Se poate afişa text pe un buton de comandă setând proprietatea Caption a acestuia sau se poate afişa o imagine setând proprietatea Picture a acestuia.

Controalele Image, Unbound Object Frame sau Bound Object Frame

Cu ajutorul controalelor Image, Unbound Object Frame şi Bound Object Frame se pot adăuga obiecte sau părţi ale obiectelor, care au fost create în alte aplicaţii, la un formular sau raport Microsoft Access. Spre exemplu, se poate adăuga imaginea creată cu Microsoft Paint, o foaie de calcul realizată cu Microsoft Excel sau un document creat cu Microsoft Word. Se poate adăuga toată informaţia din fişier sau numai informaţia selectată.

Modul de adăugare a imaginii sau obiectului depinde dacă se doreşte ca obiectul să fie legat sau nelegat. Obiectul legat este stocat într-o tabelă. La pziţionarea pe un articol nou, obiectul afişat în formular sau în raport se schimbă. Spre exemplu, se poate stoca fotografia fiecărui salariat din firmă.

Pe de altă parte, obiectul nelegat este stocat în macheta formularului sau raportului. La deplasarea pe un articol nou, obiectul afişat nu se schimbă. Spre exemplu, se poate adăuga pe formular sau raport sau o emblemă creată cu Microsoft Paint.

Subformular (subform)

Subformularul este un formular în interiorul altui formular. Formularul primar este denumit formular principal (main form), iar formularul din interiorul formularului este numit subformular. Combinaţia formular/subformular este referită adeseori ca formular ierarhic, formular principal/detaliu sau formular părinte/copil.

Subformularele sunt eficiente în special pentru prezentarea datelor din tabele sau interogări cu relaţii 1m (one-to-many). Spre exemplu, se poate crea un formular cu un subformular pentru a prezenta datele din tabelele Categorii şi Produse. Datele din tabela Categorii reprezintă partea “1” din relaţie, iar datele din tabela Produse reprezintă partea “m” din relaţie – fiecare categorie putând avea mai multe produse.

Formularul principal şi subformularul din acest tip de formulare sunt înlănţuite, astfel încât subformularul afişează numai articolele care sunt corelate cu articolul curent din formularul principal. Spre exemplu, atunci când formularul principal afişează categoria Consumabile, subformularul afişează numai produsele din categoria Consumabile.

Atunci când se foloseşte un formular cu un subformular pentru a introduce noi articole, Microsoft Access salvează articolul curent din formularul principal când se intră în subformular. Aceasta asigură ca articolele din tabela “m” (mai mulţi) să aibă un articol în tabela “1” (unul) cu care să se coreleze. De asemenea, acesta salvează automat fiecare articol adăugat în subformular.

Subformularul poate fi afişat ca o foaie de date, sau ca un formular singular sau continuu. Formularul principal poate fi afişat numai ca un formular singular.Formularul principal poate avea oricâte subformulare, dacă se plasează fiecare

subformular pe formularul principal. De asemenea, se pot realiza cel mult două nivele de subformulare. Aceasta înseamnă că poate exista un subformular într-un formular principal şi un alt subformular în interiorul subformularului, de nivel 1. Spre exemplu, poate exista un formular principal care afişează clienţii, un subformular care prezintă comenzile şi un alt subformular care afişează detaliile comenzilor.

Subraport (subreport)

Subraportul este un raport care este inserat într-un alt raport. Atunci când se combină rapoarte, unul dintre acestea trebuie să servească drept raport

principal.89

Raportul principal este fie legat fie nelegat; adică, acesta este sau nu bazat pe o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL.

Un raport principal nelegat poate servi drept container pentru subrapoartele necorelate pe care urmează a fi combinate.

Raportul principal se va lega la o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază atunci când se doreşte inserarea de subrapoarte ce conţin informaţii care sunt corelate cu datele din raportul principal. Spre exemplu, se poate folosi raportul principal pentru a afişa articolele detaliu, cum ar fi fiecare vânzare dintr-un an, şi apoi se va folosi un subraport pentru a prezenta informaţiile rezumative, cum ar fi totalul vânzărilor din fiecare trimestru.

De asemenea, raportul principal poate conţine datele comune din două sau mai multe subrapoarte paralele. În acest caz, subrapoartele conţin articolele detaliu corelate cu datele comune.

Un raport principal poate include subformulare şi subrapoarte. În plus un raport principal poate conţine până la două nivele de subformulare şi rapoarte. Spre exemplu, un raport poate conţine un subraport, iar subraportul poate conţine un subformular sau un subraport. Următorul tabel prezintă combinaţiile posibile ale subformularelor şi subrapoartelor într-un raport principal.

Nivel 1 Nivel 2Subraport 1 Subraport 2Subraport 1 Subformular 1Subformular 1 Subformular 2

Control Tab

Se poate folosi un control Tab pentru a prezenta câteva pagini de informaţii ca un singur set. Aceasta este utilizat în special atunci când mai multe controale pot fi grupate în două sau mai multe categorii. Spre exemplu, se poate folosi un control Tab pe formularul Angajaţi pentru a separa informaţiile generale de cele personale.

Crearea controalelor pe formulare

După cum am văzut controalele pot fi legate (asociate unor câmpuri din tabela, interogarea sau instrucţiunea SQL care stă la baza formularului), nelegate (nu sunt asociate unui câmp al tabelei, interogării sau instrucţiunii de bază) sau calculate.

În continuare se vor prezenta algoritmii generali pentru crearea controalelor legate, nelegate şi calculate, precum şi câteva exemple concrete pentru crearea controalelor cele mai utilizate în formulare.

Crearea unui control legat

Pentru a crea pe formular un control legat se execută următoarele operaţii:1. Se deschide formularul în vederea Design.2. Dacă pentru crearea controlului se va folosi un Wizard, atunci pe caseta

instrumentelor Toolbox trebuie să fie apăsat butonul Control Wizards.3. Se afişează lista de câmpuri executând clic pe butonul Field List din bara cu

instrumente sau selectând opţiunea List Field din meniul View.4. Se selectează unul sau mai multe câmpuri din listă executând corespunzător operaţiile

din tabelul de mai jos:

Pentru a selecta Se executăUn câmp Clic pe câmpul dorit..Un bloc de câmpuri Clic pe primul câmp din bloc, apoi se ţine

apăsată tasta Shift şi se execută clic pe ultimul câmp din bloc.

Câmpuri neadiacente Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe numele fiecărui câmp ce urmează a fi inclus.

90

Toate câmpurile Dublu-clic pe bara de titlu a listei de câmpuri.

5. Se trage câmpul sau câmpurile selectate pe formular. Se plasează colţul din stânga-sus a pictogramei acolo unde dorim să apară colţul din stânga-sus al controlului (nu eticheta acestuia) şi se eliberează butonul mouse-ului.

Microsoft Access creează controlul corespunzător pentru câmp şi setează anumite proprietăţi, pe baza tipului de date al câmpului şi a setărilor proprietăţii DisplayControl. Dacă acesta nu este tipul de control ce se doreşte a fi creat, atunci se execută clic pe butonul corespunzător din caseta de instrumente înainte de a trage câmpul din lista de câmpuri.

Crearea unui control nelegat

Pentru a crea pe formular un control nelegat se execută următoarele operaţii:1. Se deschide formularul în vederea Design.2. Dacă pentru crearea controlului se va folosi un Wizard, atunci pe caseta

instrumentelor Toolbox trebuie să fie apăsat butonul Control Wizards.3. În caseta de instrumente Toolbox, se execută clic pe butonul controlului ce urmează a

fi creat.4. În formular se execută clic acolo unde va trebui să apară colţul din stânga-sus al

controlului.5. Dacă se execută clic şi se eliberează butonul mouse-ului, atunci Microsoft Access va

crea un control având dimensiunea prestabilită. Pentru a crea un control cu o anumită dimensiune, atunci se execută clic pe butonul mouse-ului şi apoi se trage mouse-ul până când controlul are dimensiunea dorită.

Crearea unui control calculat

Pentru a crea pe formular un control calculat se vor executa următoarele operaţii:1. Se deschide formularul în vederea Design.2. În caseta instrumentelor Toolbox, se execută clic pe butonul tipului de control ce

urmează a fi creat. 3. Pe formular, se execută clic acolo unde va fi plasat controlul.4. Se execută una din următoarele operaţii:- Dacă controlul este o casetă de text, atunci se poate tasta expresia direct în control.- Dacă controlul nu este o casetă de text sau dacă controlul este o casetă de text dar se

doreşte folosirea generatorului de expresii (Expression Builder) pentru a crea expresia, atunci se verifică dacă controlul este selectat, se execută clic pe butonul Properties din bara instrumentelor Database pentru a deschide foaia de proprietăţi a controlului şi apoi se tastează expresia în caseta proprietăţii ControlSource sau se execută clic pe butonul Build din bara instrumentelor Database pentru a deschide fereastra Expression Builder.

Crearea unui buton de comandă

Un buton de comandă poate fi creat de către utilizator sau se poate apela la un Wizard din Microsoft Access pentru crearea butonului. Wizard-ul măreşte viteza procesului de creare a butonului de comandă deoarece acesta face munca de rutină în locul utilizatorului. Atunci când se foloseşte un Wizard Microsoft Access va solicita informaţii şi va crea butonul de comandă pe baza răspunsurilor utilizatorului.

Se pot crea peste 30 de tipuri de butoane de comandă folosind Wizard-ul Command Button. Spre exemplu se poate crea un buton de comandă care caută un articol, tipăreşte un articol sau aplică un filtru de formular.

De asemenea, este indicat să se folosească wizard-ul Command Button pentru a învăţa modul de scriere a procedurilor eveniment. Atunci când se crează un buton de comandă cu un Wizard, acesta creează o procedură eveniment şi o ataşează butonului. Se poate deschide procedura eveniment pentru a vedea cum lucrează aceasta şi se poate modifica pentru a corespunde necesitaţilor.

91

Crearea unui grup de opţiuni

Un grup de opţiuni se poate crea cu sau fără ajutorul unui Wizard.Când se foloseşte un Wizard, Microsoft Access va solicita informaţii şi pe baza răspunsurilor va crea grupul de opţiuni.

De regulă, grupul de opţiuni cuprinde un număr limitat de casete de validare, butoane de comutare sau butoane de opţiuni.

Crearea unui grup de opţiuni folosind un Wizard

Pentru a obţine cele mai bune rezultate, se vor crea grupuri de opţiuni numai pentru câmpurile ale căror tip de date este Number (şi a căror proprietate FieldSize este setată pe Integer sau Long Integer) sau Yes/No. Pentru câmpurile cu alte tipuri de date, se va folosi o casetă listă sau o casetă combinată.

Pentru a crea un grup de opţiuni folosind un Wizard se execută următoarele operaţii:1. Se deschide formularul în vederea Design.2. Dacă butonul Control Wizards din caseta Toolbox nu este apăsat, atunci se execută

clic pe el. 3. În caseta Toolbox se execută clic pe instrumentul Option Group.4. Se execută clic pe formular acolo unde va fi plasat colţul stânga-sus a grupului de

opţiuni. După eliberarea butonului mouse-ului pe ecran apare prima casetă de dialog a Wizard-ului controlului selectat.

5. În prima casetă de dialog Option Group Wizard se va stabili care sunt opţiunile grupului. În lista casetei de dialog se tastează eticheta fiecărei opţiuni din grup. Pe baza acestor date Microsoft Access determină şi numărul de opţiuni din grup.

Se execută clic pe Next pentru a continua.6. În a doua casetă de dialog Option Group Wizard se va stabili dacă va exista sau nu o

opţiune prestabilită, selectând fie butonul de opţiune Yes, the default choice is; sau No, Idon’t want a default. Dacă se selectează opţiunea Yes, the default choice is:, atunci din lista aflată lângă acest buton se poate alege opţiunea prestabilită (cea care va fi selectată la deschiderea formularului). Se execută clic pe Next pentru a continua.

7. În a treia casetă Option Group Wizard se stabilesc valorile ce se vor atribui fiecărei opţiuni. Microsoft Access propune un set de valori, dar acestea pot fi schimbate tastând noile valori în coloana Values. Se execută clic pe Next pentru a continua.

8. În a patra casetă de dialog Option Group Wizard se stabileşte unde se memorează valoarea opţiunii selectate. Valoarea opţiunii selectate se poate memora într-un câmp (dacă se alege opţiunea Store the value in this field) sau ea poate fi folosită ulterior (dacă se alege opţiunea Save the value for later use) pentru executarea unei acţiuni, cum ar fi tipărirea unui raport. Se execută clic pe Next pentru a continua.

9. În a cincia casetă Option Group Wizard se stabileşte tipul de control ce se va folosi în grupul de opţiuni şi stilul acestui control. Se execută clic pe Next pentru a continua.

10. În ultima casetă Option Group Wizard se stabileşte titlul grupului de opţiuni. Se execută clic pe Finish pentru a termina crearea grupului de opţiuni.

După ce s-a executat clic pe butonul Finish în ultima casetă de dialog Option Group Wizard, Microsoft Access 97 creează grupul de opţiuni pe baza informaţiilor furnizate.

Crearea unei casete cu listă sau casete combinate

Între casetă cu listă şi casetă combinată nu există mari deosebiri atât în privinţa folosirii cât şi în modul de creare. Din acest motiv, în continuare se vor prezenta împreună.

Pentru a crea o casetă cu listă sau o casetă combinată, care să se utilizeze pentru afişarea unor valori din care să se poată selecta valoarea necesară, trebuie să se stabilească două lucruri:

- De unde provin valorile ce sunt afişate în caseta cu listă sau în caseta combinată;- Ce se va face cu valoarea pe care utilizatorul o selectează din caseta cu listă sau

caseta combinată.

92

Liniile (valorile) dintr-o casetă cu listă sau casetă combinată pot proveni dintr-o listă de valori fixate care se introduce atunci când se creează controlul (se foloseşte atunci când lista nu se va schimba prea des) sau ele provin dintr-o tabelă sau interogare (se utilizează atunci când listă se modifică foarte des). Spre exemplu, se poate folosi o listă de valori fixe la o casetă cu listă (sau casetă combinată) ce conţine intrări pentru unităţile de măsură ( Kg., Buc., Set etc.). Însă, dacă există o tabelă Produse şi interesează afişarea listei furnizorilor de produse din tabela Furnizori, atunci se bazează caseta cu listă (sau caseta combinată) pe o tabelă sau interogare. Caseta cu listă (sau caseta combinată) examinează tabela Furnizori şi afişează numele furnizorilor din care se va putea alege.

Atunci când utilizatorul selectează o valoare dintr-o casetă cu listă sau casetă combinată, există două posibilităţi: se poate stoca valoarea selectată într-o tabelă (nu aceeaşi cu cea din care s-a obţinut lista) sau se poate transmite valoarea unui alt control. Spre exemplu, pentru caseta cu listă Furnizori, dacă un utilizator selectează un nume de furnizor, atunci Microsoft Access caută valoarea cheii primare pentru furnizorul selectat din tabela Furnizori şi setează câmpul corespunzător cheii (cheie externă) din tabela Produse la aceeaşi valoare. Aceasta este valoarea care se stochează. Deoarece se memorează o valoare pe baza unei selecţii din caseta cu listă, aceasta este legată (de reţinut este că valoarea NumeFurnizor care provine din tabela Furnizori este afişată în listă dar nu este stocată).

Pe de altă parte, dacă se doreşte folosirea valorii selectate dintr-o casetă cu listă sau casetă combinată pentru a determina conţinutul unui alt control sau al altor controale, va trebui să se creeze o casetă cu listă sau casetă combinată nelegată. Spre exemplu, se poate crea o casetă cu listă sau casetă combinată care să fie folosită pentru a căuta un articol corelat pe un formular, sau ca filtru pentru o altă casetă cu listă sau casetă combinată.

Operaţia de creare a casetelor cu listă sau a casetelor combinate, legate, folosind List Box Wizard respectiv Combo Box Wizard este foarte asemănătoare cu crearea câmpurilor folosind Lookup Wizard.

Crearea şi utilizarea interogărilor

Interogările se folosesc pentru a vizualiza, modifica şi analiza datele în diverse moduri. De asemenea, ele pot fi utilizate ca sursă de articole pentru formulare şi rapoarte.Există mai multe tipuri de interogări, dar cel mai utilizat tip este interogarea de selecţie.Interogarea poate fi creată folosind un Wizard sau prin proiectare în vederea Design a

interogării. În vederea Design, se specifică datele cu care se va lucra prin adăugarea tabelelor sau interogărilor ce conţin acele date şi se completează celulele din reţeaua de proiectare.

În Microsoft Access există următoarele tipuri de interogări:Interogare de selecţie – regăseşte datele din una sau mai multe tabele şi afişează rezultatele într-o foaie de date, unde se pot modifica articolele (cu anumite restricţii). De asemenea, se poate folosi o interogare de selecţie pentru a grupa articolele şi a efectua însumări, contorizări, medii aritmetice şi alte tipuri de totalizări. Interogare cu parametru – Este o interogare care la execuţie afişează propria sa casetă de dialog prin care se solicită introducerea unor informaţii suplimentare, cum ar fi criteriul pentru regăsirea articolelor sau valoarea care se inserează într-un câmp. Se poate proiecta interogarea pentru a solicita mai mult de o singură componentă a informaţiei; spre exemplu, se poate proiecta interogarea pentru a solicita două date. Apoi, Microsoft Access poate regăsi toate datele care intră între cele două valori.

De asemenea, interogările cu parametru sunt utile şi atunci când sunt folosite ca bază pentru formulare şi rapoarte. Spre exemplu, se poate crea un raport de profituri lunare bazat pe o interogare cu parametru (luna). Atunci când see va tipări raportul, Microsoft Access va afişa, mai întâi, o casetă de dialog în care se solicită luna pentru care se doreşte raportul.

De asemenea, se poate crea un formular personalizat sau o casetă de dialog pentru parametrii interogării în loc să se folosească casetele de dialog ale interogării cu parametru.

93

Interogare de tip crosstab – Interogarea de tip crosstab afişează valori rezumative (totaluri, contorizări şi medii aritmetice) din unul din câmpurile tabelei şi le grupează după un set de factori listaţi în jos pe latura din stânga foii de calcul şi după un alt set de factori listaţi de-a lungul părţii superioare a foii de date. Interogare de acţiune – Este o interogare care permite modificarea mai multor articole într-o singură operaţie. Există patru tipuri de interogări de acţiune:1. Interogare de ştergere – Permite ştergerea unui grup de articole din una sau mai multe

tabele. Spre exemplu, se poate folosi o astfel de interogare pentru a elimina toate produsele epuizate sau acelea care nu sunt comandate. Utilizarea acestui tip de interogări, elimină întotdeauna articolele întregi, nu doar câmpurile selectate din articole.

2. Interogare de actualizare – Asigură modificarea globală a unui grup de articole din una sau mai multe tabele. Spre exemplu, se pot mări preţurile cu 10% pentru toate produsele lactate sau se pot creşte salariile cu 5% pentru persoanele dintr-o anumită categorie.

3. Interogare de adăugare – Adaugă un grup de articole din una sau mai multe tabele la sfârşitul uneia sau a mai multor tabele. Spre exemplu, să presupunem s-au identificat câţiva noi clienţi şi baza de date cu informaţii despre aceşti clienţi. Pentru a evita tastarea tuturor informaţiilor, acestea se pot adăuga la sfârşitul tabelei Clienţi. De asemenea, interogările de actualizare sunt utile pentru:

Adăugarea câmpurilor pe baza unui criteriu. Spre exemplu, este posibil ca la comenzile nerezolvate să se adauge numai numele şi adresa clienţilor.Adăugarea articolelor atunci când unele câmpuri dintr-o tabelă nu există într-o altă tabelă. O interogare de actualizare va adăuga date numai în câmpurile identice şi le va ignora pe celelalte. 4. Interogare pentru creare tabele – Creează o nouă tabelă din toate datele sau numai dintr-o

parte a datelor, din una sau mai multe tabele. Interogările pentru crearea tabelelor se pot utiliza pentru:

Crearea unei tabele pentru a o exporta într-o altă bază de date Microsoft Access. Spre exemplu, este posibil să fie creată o tabelă ce conţine mai multe câmpuri din tabela Angajaţi şi apoi aceasta să fie exportată într-o bază de date folosită de departamentul personal. Crearea de rapoarte care să afişeze datele începând cu o dată specificată. Spre exemplu, sa presupunem că se doreşte tipărirea unui raport pe 15 Mai 2002 care să afişeze totalul vânzărilor din primul trimestru, bazat pe datele care au fost în tabele de bază până la 01.04.2002, 9.00 A.M. Un raport bazat pe o interogare sau instrucţiune SQL extrage cele mai recente date din tabele (până la 15 Mai 2002), în loc să extragă toate articolele având data şi timpul specificat. Pentru ca datele să fie exact cum au fost ele la 1 Aprilie 2002, 9.00 A.M., este necesar să se creeze o interogare care să regăsească articolele respective şi să le stocheze într-o nouă tabelă. Apoi această tabelă se foloseşte, în locul unei interogări, ca bază a rapoartelor. - Se poate realiza copia de siguranţă a unei tabele.Se poate crea o tabelă “istoric” care să conţină toate articolele. Spre exemplu, se poate crea o tabelă care să conţină toate comenzile vechi, înainte de a le şterge din tabela curentă. Creşterea performanţei formularelor şi rapoartelor bazate pe interogări cu tabele multiple sau instrucţiuni SQL. Spre exemplu, să presupunem că dorim tipărirea mai multor rapoarte ce sunt bazate pe interogări cu cinci tabele ce includ totaluri. Se poate mări viteza de execuţie dacă mai întâi se realizează o interogare care să regăsească articolele necesare şi să le memoreze într-o tabelă. Apoi, se vor baza rapoartele pe această tabelă sau se va specifica tabela într-o instrucţiune SQL ca sursă de articole pentru un formular sau raport, astfel încât să nu se reia interogarea pentru fiecare raport. Datele din tabelă vor fi blocate în timp ce se rulează interogarea de creare a tabelei.Interogare SQL – este o interogare ce se creează pe baza unei instrucţiuni SQL. Există următoarele tipuri specifice de interogări SQL:

94

5. Interogare reuniune (union query) – Acest tip de interogare combină câmpurile (coloanele) din una sau mai multe tabele sau interogări într-un singur câmp sau coloană din rezultatele interogării. Spre exemplu, dacă există şase vânzători care transmit listele de inventariere pe luni, se pot combina aceste câmpuri într-un singur set folosind o interogare reuniune şi apoi se poate crea o interogare de creare tabelă bazată pe interogarea reuniune pentru a obţine o nouă tabelă. Interogarea de acest tip constă din instrucţiuni SQL SELECT.

6. Interogare intersecţie (pass-through query) – Acest tip de interogări transmite comenzile direct la bazele de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server, folosind comenzile care sunt acceptate de către server. Spre exemplu, se poate folosi o interogare intersecţie pentru a regăsi articole şi a modifica datele.

7. Interogare de definire date (data-definition query) – Acest tip de interogare creează sau alterează obiectele bazei de date, cum ar fi tabelele Microsoft Access sau Microsoft SQL Server.

8. Subinterogare (subquery) – Acest tip de interogări constau dintr-o instrucţiune SQL SELECT în interiorul unei interogări de selecţie sau de acţiune. Se pot introduce aceste instrucţiuni în linia Field a reţelei de proiectare a interogării pentru a defini un nou câmp sau în linia Criteria pentru a defini criteriul pentru un câmp. Subinterogările se pot utiliza pentru:

- A testa existenţa unui anumit rezultat din subinterogare (folosind cuvintele rezervate EXISTS sau NOT EXISTS). - Găsirea tuturor valorilor care sunt egale cu, mai mari ca sau mai mici decât valorile returnate de către subinterogare (folosind cuvintele rezervate ANY, ÎN sau ALL).- Crearea de subinterogări în subinterogări (subinterogări imbricate).

Teste de evaluare

1. Enumeraţi principalele componente ale unei baze de date Access.

2. La nivel fizic o bază de date Access este:a) un ansamblu de fişiere ce conţin obiectele bazei de date b) un fişier cu extensia .acc c) un fişier cu extensia .mdb d) un fişier cu extensia .xls e) câte un fişier .dbf pentru fiecare tabelă

3. Pentru crearea unei tabele în ACCESS din fereastra ACCESS se selectează: a) Table, Design b) Table, New c) Table, Open d) Forms, Design

4. Pentru crearea unui raport în ACCESS care foloseşte date din mai multe tabele se va proceda astfel:a) Se va crea câte un formular pentru fiecare tabelăb) Se proiectează raportul în modul Design view cu specificarea tabelelor utilizatec) Se crează o interogare corespunzătoare raportului şi apoi se proiectează raportul utilizând

acea interogare

5. Prima operaţie care se efectuează la crearea unei baze de date în Access ce conţine 3 tabele poate fi: a) se crează cele 3 tabele b) se crează o bază de date goală c) se lansează Database Wizard

6. Să se creeze o bază de date Access ce conţine tabelele Personal, Pontaj, Retineri, şi raportul Salarii, pentru calculul salariilor personalului angajat al unei firme.

95