Simulare manageriala

1.Analiza organizatiei din prizma celor 4 subsisteme ale managementului

Organizatia publica aleasa pentru a realiza simularea manageriala este Primaria

comunei Doicesti ,judetul Dambovita .

Sistemul de management al fiecarei organizatii pulice sau private este compusa din 4

subsisteme : Subsistemul organizatoric, Subsistemul informational ,Subsistemul

decizional,Subsistemul metode si tehnici de management.

Subsistemul organizatoric, constituie cea mai importanta componenta a sistemului

de management şi este alcatuita din „ansamblul elementelor de natură organizatorică ce

asigură cadrul, divizarea, combinarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă în vederea

realizării obiectivelor previzionate.In cadrul primariei comunei Doicesti ,sistemul

organizatoric este alcatuit din totalitatea departamentelor si compartimentelor din cadrul

primariei si asigura legatura intre acestea si stabileste relatiile de legatura dintre acestea .

Subsistemul informational, este alcatuit din „totalitatea datelor, informaţiilor,

circuitelor informaţionale, fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a

informaţiilor existente într-o organizaţie, care au drept scop să asigure suportul informaţional

necesar pentru previzionarea şi îndeplinirea obiectivelor.“

Elementele componente de bază ale unui subsistem informaţional sunt reprezentate de :

date, informaţii, circuitul informaţional, fluxul informaţional, procedura informaţională şi

mijloacele de tratare a informaţiei.In cadrul primariei comunei Doicesti ,avem un sistem

informational foarte bine dezvoltat , toate birourile fiind dotate cu calculatoare si instrumente

specifice sistemului informational care sunt conectate la Internet si la o retea interna ,ce face

legatura cu toate autoritatile din Romania.Comunicarea datelor si a informatiei se face foarte

usor datorita acestui sistem.Insitutia foloseste in principal aplicatia Mozilla Firefox si ca

program principal de organizare a datelor si sortare Microsoft Office 2007.

Subsistemul decizional, reprezinta „ ansamblul deciziilor adoptate şi aplicate în

cadrul său, structurate corespunzător sistemului de obiective urmărite şi configuraţiei

ierarhiei manageriale.“

Fiind integral specific managementului, constituie un adevărat sistem de comandă, ce

reglementează ansamblul activităţilor implicate. Cu ajutorul sistemului decizional se

1

exercită toate funcţiile managementului astfel deciziile in aceasta institutie publica se iau

ierarhic , fiecare sef de departament ia decizii asupra departamentului pe care il conduce,iar

cele mai importante decizii sunt luate de catre primar si de catre consiliul local.

Subsistemul metodelor si tehnicilor de management (metodologic) , este format

din „ de sisteme (metode complexe), metode şi tehnici utilizate în conceperea şi exercitarea

funcţiilor şi relaţiilor manageriale în cadrul unei organizaţii publice.“ Acest subsistem se

caracterizeaza prin complexitate şi formalizare, prin intermediul sau exercitandu-se fiecare

din cele cinci funcţii de management.

Principalele componente ale sistemului sunt: diagnosticarea, delegarea, managementul prin

obiective, managementul prin proiecte, tabloul de bord. In aceasta organizatie publica,

predomina delegarea ,precedat de o diagnosticare si managementul prin obiective .

2. Functiunile Managementului in cadrul Primariei comunei Doicesti.

Functia de cercetare-dezvoltare, această funcţiune cuprinde activităţile care se

desfăşoară în organizaţie pentru realizarea obiectivului în domeniul generării de noi idei care

să se materializeze în produse şi servicii utile.

Functiunea de productie, este utilizată cu precădere în cazul serviciilor şi cuprinde ca

activitate de bază a organizaţiei prin care se realizează transformarea obiectivelor muncii în

produse, serviciile finite către clienţi. Activităţile auxiliare şi de deservire necesare pentru ca

activitatea de bază să se realizeze se desfăşoară atât în domeniul producţiei, fabricaţiei

produselor, cât şi în domeniul prestaţiilor de servicii.

Functiunea comerciala, cuprinde majoritatea activităţilor prin care organizatia

realizează legătura cu mediul ambiant, atât pentru procurarea resurselor materiale cât şi

pentru desfacerea produselor, lucrărilor şi serviciilor rezultate din activitatea proprie.

Functia financiar-contabila,cuprinde un ansamblu de activităţi prin care se asigură

resursele financiare necesare atingerii obiectivelor, evidenţierea valorică a fenomenelor

economice şi analiza modului de utilizare a resurselor necesare obţinerii rezultatelor.

Functiunea de personal, cuprinde ansamblul activităţilor prin care se asigură

resursele umane necesare desfăşurării activităţilor organizaţiei prin care se realizează

ridicarea nivelului calitativ al acestora şi se asigură utilizarea eficientă a forţei de muncă.

Cele mai importante activităţi sunt:

determinarea necesarului de personal, atât cantitativ cât şi structural;

2

recrutarea, selecţionarea şi încadrarea personalului, evidenţierea acestuia, aprecierea

şi promovarea, recomandarea şi sancţionarea, pregătirea, perfecţionarea, protecţia şi igiena

muncii;

încheierea calităţii de angajat;

activitatea administrativă.

In cadrul oricarei organizatii functiunea de personal repezinta cea mai importanta

componenta a sistemului de management , de aceea in cadrul primariei trebuie sa existe un

numar cat mai mare de personal cu atributii bine stabilite si care sa isi desfasoare eficient

munca.

In cadrul primariei comunei Doicesti exista un numar de 28 de persoane dintre care 13

consilieri si 15 angajati care lucreaza permanent in cadrul primariei.

Cea mai mare problema a departamanetului de resurse umane ar fi aceea ca nu exista

decat o singura persoana care se ocupa de acest departament si nu exista un compartiment

special pentru resurse umane acesta ne fiind inclus in nici unul din cele 4 compartimente din

cadrul primariei. Personalul din cadrul primariei are varsta medie de 45 de ani , majoritatea

nu stapanesc foarte bine o limba de circulatie internationala .Datorita faptului ca primaria are

putine departamente este foarte greu ca personalul sa avanseze si astfel ei nu sunt motivati sa

faca cursuri de perfectionare deoarece ei s-au angajat pe un post si acolo vor ramane .

Dupa parerea mea principala problema a departamentului de personal ar fi lipsa de

angajati, deoarece daca ar exista mai mult personal poate problemele cetatenilor ar fi

rezolvate mai rapid , si primaria ar trebui angajeze personal tanar si foarte bine pregatit.

3. Functia/functiile procesului de management vizata, in functie de problema

identificata.

In cadrul departamentului de personal,exista un dezechilibru deoarece o singura

persoana este angajata sa se ocupe de acest departament fiind practic imposibil sa rezolve

toate problemele ce tin de resursele umane din organizatie chiar daca vorbim de o

oragnizatie din cadrul unei comune iar acest lucru afecteaza si ceilalti salariati ai

primariei,influentandu-i negativ in desfasurarea muncii.

Numarul de persoane la nivelul organizatiei ce isi desfasoara activitatea,este unul

insuficient ,comparativ cu problemele existente si cu activitatea necesara ce trebuie

intreprinsa iar acest lucru se datoreaza faptului ca exista un numar mic de anagajati in

departamentul de resurse umane si trebuie organizate concursuri pentru angajarea de noi

3

persoane tinere si bine pregatite si astfel organizatia si-ar desfasura in bune conditii

activitatea .

Functiile managementului vizate de catre problema identificata sunt reprezentate de

catre functia de organizare si functia de control.

Functia de organizare are ca si conţinut coordonarea şi alocarea resurselor

organizaţiei în vederea ducerii la îndeplinire a planurilor stabilite.

Succesiunea de activităţi pentru realizarea acestei funcţii este:

diviziunea sarcinilor;

gruparea posturilor şi a angajaţilor;

alocarea autorităţii şi responsabilităţii (delegarea).

Organizarea reprezintă ansamblul proceselor de management prin care se delimitează

şi se stabilesc procesele de muncă fizică şi intelectuală celor din cadrul unei

organizaţii.Scopul organizării este stabilirea unei structuri raţionale, proiectarea unui sistem

informaţional satisfăcător cerinţelor manageriale, folosirea completă a capacităţii de

producţie, utilizarea raţională a angajaţilor şi delegare în cadrul structurii pentru uşurarea

conducerii realizării sarcinilor.

Rezultatul acestei funcţii este dublu şi anume organizarea procesuală, deci a

principalelor componente pe funcţiuni şi organizarea structurală, legată direct pe structura

organizatorică şi locul ei în sistemul informaţional.

Functia de control constă în ansamblul acţiunilor de măsurare şi corectare a

performanţelor înregistrate în activitatea organizaţiei, a verigilor organizatorice, a

subordonaţilor în scopul asigurării îndeplinirii obiectivelor stabilite.

Controlul este procesul prin care se măsoară nivelul în care obiectivele stabilite au

fost realizate şi se stabilesc măsuri corective acolo unde se înregistrează abateri atât de

natura nerealizărilor, cât şi de natura depăşirilor.

Procesul de control poate fi definit ca fiind procesul prin care se elimină, se

identifică sau se reduce abaterea realizărilor faţă de obiectivele stabilite, realizarea acestui

proces necesitând parcurgerea a patru etape:

stabilirea standardelor;

măsurarea performanţelor;

compararea performanţelor cu standardele şi determinarea abaterilor;

4

4.1Solutia propusa

Brainstormingul este o tehnică de creativitate în grup, menită să genereze un număr

mare de idei, pentru soluţionarea unei probleme.

Pentru rezolvarea acestei probleme am ales metoda Brainstormingul care este

utilizată în procesul de identificare a alternativei optimale pentru o problema din cadrul unei

oraganizatii atunci cand mai multi decidenti trebuie să aleagă solutii pentru rezolvarea

problemei. Folosind astfel de algoritmi specifici se pot optimiza de exemplu procese precum

recrutarea şi evaluare resurselor umane, selectarea unor furnizări de servicii etc.Aceasta

metoda este foarte portrivita pentru gasirea unor solutii la rezolvarea problemei din

departamentul de resurse umane.

4.2.Etapele de realizare

Pasul întâi: identificarea problemei. Una dintre dificultăţile pe care le ridică

rezolvarea de probleme o reprezintă identificarea corectă a problemei. Se întâmplă uneori ca

managerii să se grăbească să aleagă alternative înainte de a fi identificat problema

fundamentală.

Pasul al 2-lea: generarea de soluţii alternative. Odată ce problema a fost identificată,

al doilea pas în procesul de luare a deciziilor îl reprezintă generarea de soluţii alternative. În

această fază a procesului decizional este esenţială creativitatea.

Pasul al 3-lea: selectarea alternativei optime. După identificarea soluţiilor alternative,

acestea trebuie să fie evaluate şi comparate în termenii fezabilităţii şi consecinţelor lor. Este

apoi aleasă cea mai bună decizie pentru obiectivele organizaţiei.

Pasul al 4-lea: implementarea soluţiei alese. Odată ce a fost aleasă o alternativă,

trebuie luate măsuri de implementarea a acesteia, deoarece chiar şi cea mai bună decizie cu

putinţă este inutilă dacă nu este transpusă în practică în mod eficient.

Pasul al 5-lea: urmărire şi evaluare. Evaluarea este o etapă a procesului decizional

neglijată de obicei, deşi reprezintă un element esenţial. Managerii eficienţi vor dori

întotdeauna să compare rezultatele reale cu cele prevăzute pentru a vedea dacă problemele au

fost rezolvate cu adevărat.

4.3 Principii de realizare a sistemelor informatice pentru management

5

proiectarea sistemului trebuie sa înceapă, conform concepţiei sistemice, de la ieşirile

acestuia şi de la conţinutul situaţilor informaţionale finale;

este necesară asigurarea independenţei structurii sistemului informatic faţă de

structura organizatorică a organizaţiei;

implementarea noului sistem trebuie să înceapă întotdeauna de la nivelul strategic

care asigură obţinerea unei eficienţe economice maxime;

5. Concluzii

Rezolvarea problemei din cadrul departamentului de resurse umane trebuie rezolvata

cat mai repede deoarece aceasta ingreuneaza munca din cadrul organizatiei si trebuiesc gasite

solutii cat mai bune pentru a imbunatati activitatea departamentului. Pentru a rezolva aceasta

problema trebuie in primul rand ca in cadrul oraganizatiei sa fie angajati mai multi tineri

astfel s-ar micsora media de vasta si ar creste si gradul de pregatire si calificare al angajatilor.

Seria B,Grupa 238

6