Raport de activitate

al

conducatorului

S.C.Depozitarul Sibex S.A.

2009

1

CuprinsRaport de activitate ................................................................................................................................... 1

Cuprins ......................................................................................................................................................... 2

Mesajul conducatorului si informatii generale: ........................................................................................... 3

Organizarea S.C. Depozitarul Sibex S.A. ....................................................................................................... 4

3.1 Organigrama .......................................................................................................................................... 6

3.2 Atributiile specifice fiecarui departament ............................................................................................. 6

4. Activitate ............................................................................................................................................... 13

Controlul respectarii procedurilor interne si a regulamnetelor ................................................................. 14

6. Responsabilitate sociala: ........................................................................................................................ 15

Masuri de siguranta .................................................................................................................................. 15

2

Mesajul conducatorului si informatii generale:

Anul 2009 a fost în mod evident marcat de criza financiara international. Pe langa faptul ca foarte putini sunt potentialii emitenti care au cunostinte temeinice despre piata de capital, criza a adus cu sine, o neincredere generala. Ne-am inceput activitatea intr-un mediu in care s-au degradat o serie de indicatori economici dar potentialul este foarte ridicat, avem un sistem bancar bine pus la punct si sustinut continuu de BNR, datorita acestul fapt avem de partea noastra increderea investitorilor autohtoni si internationali.

Chiar daca societatea si-a inceput activitatea propriu zisa la finele lunii decembrie 2009, dorim sa

mentionam principalele elemente care au avut loc din data de 21.08.2008, data la care a avut loc

Adunarea Constitutiva a S.C. DEPOZITARUL SIBEX S.A., care a fost succedata de doua etape pentru

subscrierea Capitalului Social. In ultimele doua luni ale anului 2008 au inceput demersurile de transmitere

a documentelor pentru autorizarea depozitarului in conformitate cu regulamentul CNVM Nr.13/2005.

In data de 05 martie a anului 2009, S.C. DEPOZITARUL SIBEX S.A. primeste de la CNVM

Decizia de Infiintare sub Nr. 347/05.03.2009.

In data de 07.07.2009 s-a obtinut Autorizatia prealabila din cadrul BNR, urmand ca la scurt timp,

mai exact in data de 19.08.2009 S.C. DEPOZITARUL SIBEX S.A. sa obtina de la CNVM Autorizatia de

functionare.

In data de 14.12.2009 se primeste pe fax instiintarea referitoare la obtinerea de la BNR a

Autorizatiei de Functionare, ulterior in data de 14.01.2010 obtinandu-se Autorizatia propriu zisa.

Cu toate acestea rezultatele anului 2009 sunt foarte bune chiar daca valoarea beneficiului a fost obtinuta in mare masura din dobanzi negociate de managementul societatii, rezultatul fiind incurajator, veniturile totale pentru anul fiscal 2009 atingand suma de 2.211.250 lei.

Inceputul anului 2010 ne demonstreaza ca incertitudinile mediului economic persista, dar trebuie sa ne pastram imaginea intangibila si sa le aratam emitentilor, participantilor, bancilor de decontare, agentilor custode si investitorilor avantajul concurential, iar in momentul in care economia romaneasca si internationala isi vor relua cresterea sa fim prezenti si sa demonstram ca suntem demni de increderea acordata.

Minodora Budin

Director General

S.C.Depozitarul Sibex S.A.

2. Structura actionariatului

3

S.C. Depozitarul Sibex S.A. are un capital social de 12.000.000 lei, impartit in 120.000 de actiuni cu o valoare nominala de 100 lei pe actiune, astfel in tabelul urmator este prezentata structura actionariatului la data de 31.12.2009:

NR. CRT. ACTIONARI

1. S.C. BURSA MONETAR-FINANCIARA SI DE MARFURI S.A.2. S.C. SOCIETATEA DE INVESTITII FINANCIARE MOLDOVA S.A.3. S.C. SOCIETATEA DE INVESTITII FINANCIARE MUNTENIA S.A.4. S.C. SOCIETATEA DE INVESTITII FINANCIARE OLTENIA S.A.5. S.C. SOCIETATEA DE INVESTITII FINANCIARE TRANSILVANIA S.A.6. S.C. SOCIETATEA DE SERVICII DE INVESTITII FINANCIARE BROKER S.A.7. S.C. DELTA VALORI MOBILIARE (D.V.M.) S.A.8. S.C. EASTERN SECURITIES S.A.9. S.C. ESTINVEST S.A.

10. S.C. INTERCAPITAL INVEST S.A.11. S.C. NOVA INVEST S.A.12. S.C. PRIME TRANSACTION S.A.

Societatea nu detine titluri de valoare la societati din afara grupului.

Organizarea S.C. Depozitarul Sibex S.A.

Consiliul de Administratie al S.C. DEPOZITARUL SIBEX S.A este format din 7 administratori alesi de Adunarea Generala a Actionarilor si este condus de domnul Teodor Ancuta, ales presedinte din ceilalti 7 membrii.

In perioada ianuarie – octombrie 2009 Consiliul de Administratie al S.C. Depozitarul Sibex S.A. a avut in componenta sa urmatori membrii:• Dl. Dosteteanu Toma Gabriel (validat prin decizia CNVM 348/05.03.2009)• Dl. Stan Iulian (validat prin decizia CNVM 349/05.03.2009)• Dna. Medrea Gigi-Daniela (validata prin decizia CNVM 350/05.03.2009)• Dl. Doros Liviu-Claudiu (validat prin decizia CNVM 351/05.03.2009)• Dl. Cipariu Florin-Darius (validat prin decizia CNVM 352/05.03.2009)• Dna. Calitoiu Elena (validata prin decizia CNVM 353/05.03.2009)• Dl. Ancuta Teodor (validat prin decizia CNVM 354/05.03.2009)

In data de 16 octombrie 2009, a avut loc Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor S.C. Depozitarul Sibex S.A. de numire a noilor membrii ai Consiliul de Administratie ca urmare a expirarii mandatului, noii membrii ai Consiliul de Administratie al S.C. Depozitarul Sibex S.A. fiind validat de

4

CNVM, iar componenta acestuia este prezentata in tabelul de mai jos care inglobeaza managementul societatii:

ADMINISTRATORI DIRECTORI

Ancuta Teodor-Presedinte Director General Budin Minodora

Calitoiu Elena Director Economic Lunca Dalina

Medrea Gigi-Daniela Director Departament Compensare-Decontare Nartea Anca

Ploscaru Monica (validata prin decizia CNVM 1736/16.12.2009)

Director Departament.Registru si Emitenti Udrea Titus

Filimon Gabriel (validat prin decizia CNVM 1737/16.12.2009)

Doros Liviu Claudiu

Stan Iulian

Organizarea si functionarea S.C. Depozitarul Sibex S.A. este reglementata de regulamentele proprii, respectiv Regulamentul nr. 1 privind organizarea S.C. Depoziatarul Sibex S.A. si Regulamentul nr. 2 privind functionarea S.C. Depozitarul Sibex S.A precum si de regulamentele CNVM si BNR incidente.

In vederea realizarii obiectului de activitate, societatea isi asigura logistica si personalul de specialitate necesare functionarii in conditii optime.

Activitatea DS se desfasoara in cadrul unor departamente specializate, numarul de posturi aferent fiecarui departament fiind stabilit prin decizie de catre Directorul General al societatii.

Personalul de executie si cel de conducere raspund, conform principiului subordonarii ierarhice, pentru indeplinirea tuturor atributiilor, responsabilitatilor si competentelor incredintate. Atributiile, sarcinile si responsabilitatile specifice fiecarui post din cadrul DS se stabilesc prin fisa postului aprobata de catre Directorul General.

Structura organizatorica a S.C. Depozitarul Sibex S.A. este redata de organigrama societatii.

5

3.1 Organigrama

3.2 Atributiile specifice fiecarui departament

Atributiile specifice fiecarui departament precum si fiecarui post in parte sunt detaliate in Regulamentul nr. 1 privind organizarea S.C. Depozitarul Sibex S.A. si in fisa postului.

Administrarea S.C. Depozitarul Sibex S.A este incredintata unui Consiliu de Administratie format din 7 membri persoane fizice. Modul de constituire, atributiile si responsabilitatile Consiliului de Administratie sunt stabilite in Actul Constitutiv al S.C. Depozitarul Sibex S.A.

Conducerea efectiva a S.C. Depozitarul Sibex S.A este asigurata de catre Directorul General care are calitatea de conducator in conformitate cu reglementarile CNVM. Director General al S.C. Depozitarul Sibex S.A. este dna Budin Elena Minodora, validata in aceasta functie prin decizia CNVM nr. 355/05.03.2009.

Directorul General al S.C. Depozitarul Sibex S.A are urmatoarele atributii: urmareste respectarea regulilor si procedurilor DS de catre membrii DS;

dispune masurile necesare pentru respectarea de catre membrii DS a regulilor si procedurilorDS;

informeaza imediat CNVM cu privire la orice neregula sau disfunctionalitate in cadrul sistemului;

6

ADUNAREA GENERALA A ACTIONARILOR

CONSILIUL DE ADMINISTRATIE

DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTAUDIT

DEPARTAMENTCOMPENSARE-

DECONTARE

DEPARTAMENTREGISTRU SI

EMITENTI

DEPARTAMENTECONOMIC-

ADMINISTRATIV

DEPARTAMENTJURIDIC

DEPARTAMENTRESURSE

UMANE

DEPARTAMENTINFORMATIC

reprezinta legal societatea ca persoana juridica, in fata autoritatilor publice si in relatiile cu persoanele fizice si/sau juridice, romane si/sau straine; prin semnatura sa angajeaza patrimonial societatea ca persoana juridica;

angajeaza si concediaza personalul societatii, stabileste atributiile, responsabilitatile, obligatiile si drepturile specifice fiecarui post din cadrul DS si semneaza in numele acesteia contractele individuale de munca;

negociaza, incheie, modifica si desface contracte de achizitie de bunuri, servicii si lucraridestinate indeplinirii obiectului de activitate al DS, in conditiile stabilite de actul constitutiv sau prin hotararea Consiliului de Administratie;

semneaza toate documentele cuprinzand date si informatii referitoare la DS, declaratiile, comunicatele, cererile, intampinarile, notificarile, renuntarile la drepturi si alte asemenea acte incheiate in numele DS;

indeplineste, dupa caz, cu aprobarea Consiliului de Administratie, toate operatiile si actele de conservare, administrare si dispozitie necesare aducerii la indeplinire a obiectului de activitate al DS;

transmite CNVM si face publice informatiile privind structura actionariatului DS; supune autorizarii/aprobarii CNVM modificarile in modul de organizare si functionare a DS, in

conformitate cu prevederile Capitolului 2, Sectiunea 5 din Regulamentul 13/2005.

Departamentul economic-administrativ, este subordonat Directorului General si are urmatoarele atributii:

tine contabilitatea operatiunilor economico-financiare ale societatii, inregistrând veniturile si cheltuielile privitoare la patrimoniul societatii; intocmeste, semneaza, aproba si inregistreaza documente justificative; tine casieria si se ocupa de relatia cu bancile si alte institutii publice;

intocmeste raportarile privitoare la venituri si cheltuieli, declaratiile privind obligatiile fata debugetul statului, intocmeste balantele de verificare, situatiile financiare si bilantul contabil; efectueaza raportarile catre CNVM, conform reglementarilor in vigoare; participa la inventarierea si evaluarea patrimoniului;

prezinta Consiliului de Administratie proiectul bugetului de venituri si cheltuieli, caruia ii urmareste executia in decursul anului;

calculeaza si asigura plata salariilor si a altor drepturi banesti cuvenite personalului si conducerii; urmareste incasarea debitelor si efectueaza plata creantelor;

asigura conditiile materiale necesare desfasurarii optime a activitatii societatii si urmarestementinerea in conditii optime a dotarilor societatii. calculeaza si intocmeste statele de plata ale angajatilor si ale Consiliului de Administratie; intocmeste, utilizeaza si tine registrul jurnal si registrul inventar; intocmeste anual fisele fiscale ale angajatilor si colaboratorilor; intocmeste lunar balanta de verificare; participa la luarea deciziilor in privinta plasamentelor financiare; participa la sesiuni de comunicari, conferinte si intruniri de specialitate organizate de diverse institutii;

Departamentul juridic este subordonat Directorului General si are urmatoarele atributii:

aduce la cunostinta personalului DS noutatile legislative cu incidenta asupra activitatii curente a societatii precum si modificarile si completarile reglementarilor proprii ale DS;

7

intocmeste sau avizeaza cererile privind autorizarea/aprobarea de catre CNVM si, dupa caz, de catre BNR, a modificarilor in modul de organizare si functionare al DS; colaboreaza cu celelalte departamente ale societatii la elaborarea regulamentelor si a procedurilor interne; redacteaza proiecte de contracte si diverse adrese de corespondenta; asigura asistenta, consultanta sau reprezentarea juridica a DS in raporturile cu diverse institutii sau persoane, in baza delegarii din partea conducerii; redactarea de opinii juridice cu privire la aspecte legale ce privesc activitatea societatii; se ocupa de procedurile necesare in fata institutiilor abilitate in legatura cu modificarile actului constitutiv, autorizari etc.; tine la zi registrele actionarilor si actiunilor DS; intocmeste actele necesare in relatia cu personalul societatii.

avizeaza contractele civile si comerciale incheiate de societate si orice alte acte incheiate in relatiile cu tertii;

consiliaza societatea cu privire la orice problema legata de dreptul muncii; redacteaza deciziile de incadrare, de desfacere a contractelor de munca, deciziile de

pensionare, angajamentele de plata in rate a datoriilor, documentele pe baza carora se inscriu date in carnetele de munca etc.;

redacteaza sau avizeaza, dupa caz, propunerile privind modificari ale regulamentelor sau procedurilor S.C. DS S.A. Sibiu si le inscrie pe ordinea de zi a sedintelor Consiliului de administratie a S.C. DS S.A. Sibiu;

colaboreaza la desfasurarea activitatilor de investigare, la solicitarea organelor competente; anunta sedintele Adunarii Generale a Actionarilor si ale Consiliului de Administratie si

redacteaza procesele verbale ale acestora; redacteaza deciziile de ordine interioara ce vizeaza buna functionare a societatii; redacteaza adeverinte pentru angajatii societatii la solicitarea acestora; organizeaza concursurile de selectare a personalului; propune conducerii societatii angajarea de personal; intocmeste statul de functii; intocmeste organigrama societatii; pastreaza si completeaza carnetele de munca ale angajatilor societatii; indeplineste orice alte atributii stabilite in sarcina sa de conducerea societatii.

Departamentul compensare-decontare este subordonat Directorului General si are urmatoarele atributii:

asigura buna desfasurare a activitatii de compensare-decontare a tranzactiilor efectuate in cadrul sistemului de tranzactionare si, dupa caz, in afara sistemului de tranzactionare; verifica documentatia depusa de catre entitatile care doresc sa obtina calitatea de membru al DS; asigura evidenta membrilor DS; urmareste constituirea de catre Participantii la sistemul DS a contributiilor la fondul de garantare si a marjelor; urmareste respectarea de catre membrii DS a conditiilor si obligatiilor ce le revin conform contractului incheiat intre acestia si DS si conform reglementarilor DS; in cazul suspendarii unui Participant din sistemul DS, verifica respectarea si indeplinirea de catre acesta a obligatiilor ce ii revin pe perioada suspendarii si blocheaza accesul respectivului Participant la sistemul de compensare-decontare al DS pe perioada suspendarii;

8

propune incetarea calitatii de participant la sistemul DS pentru Participantii ce nu mai intrunesc conditiile necesare mentinerii acestei calitati conform reglementarilor DS si prevederilor legale incidente sau ca urmare a solicitarii facute de acestia; retrage efectiv accesul la sistemul DS membrului care a fost retras din sistemul DS; urmareste validarea tehnica a tranzactiilor si emite raportul de compensare-decontare pe baza tranzactiilor incheiate si confirmate in sistemul de tranzactionare; pentru tranzactiile conditionate de mecanismul de prevalidare a instrumentelor financiare, urmareste blocarea instrumentelor financiare vândute in conturi in momentul incheierii si confirmarii tranzactiilor de catre BMFM si/sau entitatile cu care DS are relatii contractuale; propune revocarea ordinelor de transfer inregistrate in sistemul DS in situatiile prevazute in reglementarile emise de acesta; transmite sistemului ReGIS instructiunile de plata aferente tranzactiilor inregistrate in sistemul DS conform orarului prevazut, in vederea decontarii tranzactiilor prin intermediul conturilor de decontare deschise de catre bancile de decontare la BNR; urmareste si asigura respectarea de catre Participantii la sistemul de compensare-decontare si registru, precum si de catre bancile de decontare a tuturor obligatiilor ce le revin in toate etapele procesului de compensare-decontare; intocmeste toate rapoartele si documentele necesare in vederea desfasurarii procesului de compensare-decontare; ia toate masurile necesare in vederea asigurarii compensarii-decontarii tranzactiilor inregistrate in sistemul DS conform prevederilor Regulamentului de functionare al DS; incearca sa solutioneze (daca exista) obiectiile Participantilor la sistemul de compensare- decontare si registru, agentului custode, bancii de decontare cu privire la decontarea unei tranzactii; aplica masurile necesare in vederea reducerii riscului de nedecontare a tranzactiilor; aplica reglementarile DS in situatia in care Participantul la sistemul de compensare-decontare si registru nu dispune de fondurile necesare pentru respectarea obligatiilor de plata asumate; urmareste rambursarea de catre Participantul la sistemul de compensare-decontare si registru debitor, care a determinat utilizarea fondurilor constituite in favoarea DS pentru finalizarea decontarii, a sumelor datorate in termenele prevazute in regulamentele DS; asigura decontarea tranzactiilor efectuate in afara sistemului de tranzactionare conform prevederilor reglementarilor proprii; elaboreaza rapoartele periodice prevazute de reglementarile CNVM referitoare la activitatea de compensare-decontare a tranzactiilor inregistrate in sistemul DS si asigura transmiterea acestora catre CNVM; colaboreaza la elaborarea regulamentelor de specialitate ale societatii; elaboreaza statistici, rapoarte si prognoze privind activitatea desfasurata de propriul departament; colaboreaza cu celelalte departamente ale societatii in vederea indeplinirii atributiilor de serviciu si/sau solutionarea sarcinilor repartizate de catre Directorul General sau Consiliul de Administratie al societatii; pastreaza legatura permanenta cu membrii DS, cu sistemul de tranzactionare sau alte entitati autorizate de CNVM cu care DS are relatii contractuale pentru activitatea specifica; pastreaza legatura permanenta cu bancile de decontare, agentii custode, BNR;

9

raspunde cu promptitudine solicitarilor legate de aplicarea mecanismului sistemului de compensare-decontare; colaboreaza la elaborarea analizelor necesare pentru estimarea si fundamentarea veniturilor aferente bugetului de venituri si cheltuieli. indeplineste alte atributii stabilite in sarcina sa de catre conducerea societatii.

Departamentul registru si emitenti este subordonat Directorului General si are urmatoarele atributii:

inregistrarea instrumentelor financiare in conturi individuale de instrumente financiare deschise in numele detinatorilor legali de instrumente financiare sau, dupa caz, in conturi globale de instrumente financiare deschise de catre Participantii la sistemul de compensare-decontare si registru in care sunt inregistrate instrumentele financiare detinute de clientii al caror mandatar este Participantul respectiv;

inregistrarea evenimentelor corporative pentru emitentii in cazul carora DS este desemnat depozitar al emitentului conform prevederilor regulamentelor DS;

inregistrarea transferurilor directe de instrumente financiare conform prevederilor regulamentelor DS;

inregistrarea si administrarea garantiilor asupra instrumentelor financiare conform prevederilor regulamentelor DS;

inregistrarea modificarii datelor de identificare ale titularilor conturilor de instrumente financiare cu respectarea prevederilor regulamentelor DS;

verificarea concordantei dintre volumul de instrumente financiare din fiecare clasa, inregistrate in conturile de instrumente financiare deschise la DS si totalul instrumentelor financiare emise

emiterea de extrase de cont; emiterea listei de coduri confidentiale daca acestea exista; emiterea istoricului de cont si a sumarului pozitiilor de cont; intocmirea si raportarea la cererea emitentilor a listei detinatorilor de instrumente financiare

la o anumita data; urmarirea raportarii de catre Participanti a listei cu detinerile de instrumente financiare

conform termenelor stabilite; inregistrarea instrumentelor financiare detinute de fiecare emitent si pe fiecare clasa de

instrumente financiare; pastrarea legaturii cu emitentii si Participantii la sistemul de compensare-decontare si

registru pentru activitatea specifica; asigura pastrarea in conditii corespunzatoare a documentelor specifice fiecarui emitent de

instrumente financiare pentru care DS este desemnat depozitar al emitentului; verifica respectarea si indeplinirea de catre emitenti a prevederilor regulamentelor DS pentru

activitatile/operatiunile solicitate a fi realizate de catre DS; transmite situatiile solicitate de catre emitenti in termenele precizate de acestia conform

prevederilor regulamentelor DS; elaboreaza rapoartele periodice prevazute de reglementarile CNVM referitoare la activitatea

specifica departamentului; colaboreaza la elaborarea regulamentelor de specialitate ale societatii;

10

elaboreaza statistici, rapoarte si prognoze privind activitatea desfasurata de propriul departament;

colaboreaza cu celelalte departamente ale societatii in vederea indeplinirii atributiilor de serviciu si/sau solutionarea sarcinilor repartizate de catre Directorul General sau Consiliul de Administratie al societatii;

raspunde cu promptitudine solicitarilor legate de aplicarea mecanismului sistemului de compensare-decontare si registru.

inregistreaza instrumentele financiare pentru fiecare Emitent in parte; inregistreaza instrumentele financiare detinute de fiecare participant, separat, pe contul de

House si Clienti, dupa caz; indeplineste orice alte atributii stabilite in sarcina sa de conducerea societatii.

Departamentul informatic este subordonat Directorului General si are ca atributii: intretinerea retelei, a statiilor de lucru, a serverelor si a echipamentelor existente;

intretinerea si monitorizarea conexiunilor Internet; actualizarea paginii web cu materialele furnizate de celelalte departamente; intretinerea aplicatiilor existente si dezvoltarea unor aplicatii noi, in functie de cerintele de

lucru ale departamentelor; asigura copii de siguranta (backup) pentru bazele de date critice pentru activitatea societatii,

respectiv datele contabile si cele referitoare la sistemul de compensare-decontare si registru si tranzactiile efectuate;

propune imbunatatiri (upgrade) pentru echipamente si software; acorda consultanta de specialitate membrilor sistemului de compensare-decontare si

registru al DS; ia masurile necesare sau propune luarea unor astfel masuri pentru eliminarea eventualelor

disfunctionalitati aparute in urma testarii structurii tehnologice si a programului pentru calculator, in special cu privire la masurile de securitate ale sistemului informatic, precum si la procedurile de recuperare in caz de dezastru;

restaurarea informatiilor referitoare la intregul soft specializat, in caz de incident; stabilirea configuratiei utilizatorilor modulului de comunicatii, operarea si supravegherea

softului aferent, prin: salvarea tuturor informatiilor referitoare la intregul soft, stabilirea si monitorizarea grupurilor de utilizatori, definirea drepturilor de acces la aplicatie pentru fiecare grup de utilizatori, definirea utilizatorilor, introducerea datelor, a sistemului de comunicatii si Internet;

implementarea programelor informatice necesare sustinerii activitatii societatii; intretinerea programelor informatice ale societatii prin acordarea de asistenta in proiectarea

noilor cerinte, dezvoltarea de programe auxiliare programelor existente, testarea noilor programe;

elaborarea specificatiilor, acolo unde este cazul, pentru programele incredintate; realizarea, adaptarea si implementarea de noi sisteme informationale; asigurarea componentei de prevalidare si inregistrare a tranzactiilor pe piata spot;

studierea si insusirea specificatiilor aferente programelor dezvoltate;indeplineste alte atributii stabilite in sarcina sa de catre conducerea societatii.

Departamentul audit are urmatoarele atributii:

11

exprimarea clara a unei opinii asupra situatiilor financiare intocmite de catre DS; analizeaza si verifica existenta unor procese adecvate de management al riscurilor si

formuleaza opinii care sa indice daca procesul de management al riscurilor este suficient pentru a proteja bunurile, reputatia si activitatile DS;

asista conducerea in gestionarea riscurilor prin emiterea de rapoarte si recomandari in vederea imbunatatirii proceselor de management al riscurilor;

cerceteaza si analizeaza informatiile si referintele privind sectorul de activitate al DS; examineaza politicile DS si procesele verbale ale deliberarilor conducerii pentru

determinarea strategiilor, expunerii la risc si acceptarea riscurilor; examineaza rapoartele de evaluare a riscurilor intocmite anterior de conducere, auditori

interni si externi; organizeaza intâlniri cu responsabilii operationali pentru stabilirea obiectivelor fiecarei

activitati, a riscurilor corespunzatoare, a masurilor luate de conducere privind monitorizarea, controlul si atenuarea riscurilor;

evalueaza eficacitatea procesului de monitorizare, comunicare si atenuare a riscurilor si a activitatii de control;

verifica transmiterea la nivelul ierarhic corespunzator a informatiilor si rapoartelor privind management riscului;

verifica difuzarea, conform modalitatilor si termenilor agreati, a rapoartelor privind managementul riscului;

se asigura ca in cadrul DS se efectueaza analiza riscurilor majore care pot afecta eficacitatea operatiunilor specifice si se dispun masurile necesare de catre conducerea DS pentru minimizarea acestora;

examineaza eventualele puncte slabe in tacticile de management al riscurilor; evalueaza relevanta si eficacitatea mecanismului de control privind guvernanta organizatiei,

operatiunilor si sistemele de informare ale DS sub aspectul: credibilitatii si integritatii informatiilor financiare si operationale; eficacitatii si eficientei operatiunilor; protectiei patrimoniului; respectarii legilor, regulamentelor si contractelor.

evalueaza periodic climatul etic din cadrul societatii si eficacitatea strategiilor, a tacticilor, a comunicarii si a altor procese adoptate pentru atingerea nivelului dorit de conformitate cu legea si cu normele de etica;

asigura servicii profesionale de consultanta in domeniul evaluarii, proiectarii, implementarii si intretinerii proceselor de management al riscurilor, de control si de guvernanta a entitatii.

asigura servicii profesionale de consultanta in domeniul aplicarii corecte a Standardelor Internationale de Raportare Financiara si in domeniul fiscal;

furnizeaza DS urmatoarele rapoarte: raport anual asupra proceselor de management al riscurilor de control si guvernare a entitatii cuprinzând principalele recomandari propuse, riscurile aferente tehnologiilor si sigurantei informatiilor, puncte slabe constatate, dificultati legate de aplicarea reglementarilor in vigoare; rapoarte lunare privind reglementarile aparute in domeniul fiscal; rapoarte partiale ori de câte ori misiunile de audit intern impun aceasta.

In indeplinirea atributiilor sale departamentul de audit va respecta Standardele Internationale de Audit Intern, elaborate si publicate de Institutul Auditorilor Interni inclusiv Cadrul General al Standardelor

12

Internationale de Audit Intern adoptate integral de Camera Auditorilor Financiari din România. In cadrul S.C. Depozitarul Sibex S.A. departamentul de audit este subordonat Consiliului de Administratie.

S.C. Depozitarul Sibex S.A. are ca auditor intern firma S.C. Fiscal Smart Consulting SRL, prin dl. Ion Smedoiu, iar ca auditor financiar pe dl. Tudor Constantin

Angajatii depozitarului sunt tineri, tinerii reprezinta potentialul Romaniei de maine, media de varsta in cadrul SC Depozitarul Sibex SA fiind de 27 ani. Managementul Depozitarului pune la dispozitia angajatilor programe de integrare si formare profesionala, care sa le asigure inca de la inceputul activitatii o intelegere a culturii noastre si dimensiunea practica a activitatii lor ulterioare. Pentru a nu se creea nicio confuzie, in cursul anului 2009, patru angajati au participat la cursurile de instruire organizate de Banca Nationala a Romaniei, beneficiind de un program complet de formare initiala, proceduri, regului, norme si aplicatii informatice, notiuni de risc, aspecte comportamentale si desigur aplicatia practica.

Preocuparea managementului pentru dezvoltarea competentelor personalului impune si programe educationale si programe prin care personalul poate sa-si aduca inovatiile si sa-si expuna metodele descoperite pentru o mai buna functionare a echipei. Un astfel de talent a fost descoperit de catre Presedintele Consiliului de Administratie intr-un tanar de 23 de ani care era angajat pe postul de economist, iar datorita performantelor in prezent ocupa o functie importanta la deparamentu IT.

4. Activitate

Datorita faptului ca autorizatia de functionare de la BNR, a fost obtinuta la finele anului 2009, nu a avut loc activitate de compensare-decontare a tranzactiilor desfasurate pe piata reglementata, ci doar activitate de Registru a primului Emitent.

Domnului Presedinte Teodor Ancuta ii revine meritul de a lista pentru prima oara un operator de piata in Romania fiind primul emitent pe piata spot a grupului Sibex inregistrat in sistemul de compensare-decontare si registru al DS.

Site-ul Depozitarului Sibex este una din realizarile Presedintelui CA impreuna cu membrii sai, persoanele din exterior care au accesat pagina web a DS sunt placut impresionati de design si nu in ultimul rand de faptul ca au posibilitatea testarii cunostintelor online.

Platforma Depozitarului si aplicatia client dezvoltata in house de departamentul IT al Bursei Monetar-Financiare si de Marfuri Sibiu impreuna cu specialistii Casei Romane de Compensatie au facut din exploatarea acesteia un prilej de recunoastere internationala a valorii depozitarului nou infiintat.

Depasind putin sfera anului 2009, membrii Consiliului de Administratie au fost deosebiti de solicitati la finele anului 2009 si inceputul anului 2010 referitor la exprimarea acordului de admitere in sistemul DS a celor:

saptesprezece Participantii la sistemul de compensare decontare si registru;

13

cinci Banci de decontare;

primul Agent custode.

Demersurile in vederea realizarii celor mentionate reprezinta marele castig al mandatului membrilor Consiliului de Adminsitratie incheiat, sedintele membrilor Consiliului de Administratie au avut o frecventa de cel putin o data pe luna. Managementul societatii a supus autorizarii/aprobarii CNVM modificarile in modul de organizare si functionare a DS, iar membrii Consiliului de Administratie au consultat, verificat si propus modificari apoi au aprobat modul de organizare si functionare a SC Depozitarul Sibex SA.

Infrastructura a fost creata, dar eforturile managemetului si a echipei S C Depozitarul Sibex SA nu s-au incheiat odata cu sfarsitul anului 2009, deoarece in acest an membrii consiliului sunt supusi altor eforturi, in vederea realizarii unor randamente net superioare, trebuie sa-si canalizeze toata atentia si sa-si aduca aportul referitor la atragerea emitentilor spre piata sibiana.

Controlul respectarii procedurilor interne si a regulamnetelor

Controlul fiecarui departament in cadrul societatii este asigurat de catre Directorul General, care urmareste zilnic respectarea de catre angajatii S.C. Depozitarul Sibex S.A. a procedurilor specifice departamentului, a regulamentelor S.C. Depozitarul Sibex S.A., a regulamentelor CNVM si BNR cu incidenta asupra activitatii desfasurate.

Functiile operationale in cadrul S.C. Depozitarul Sibex S.A. sunt separate prin organizarea activitatii societatii pe departamente, fiecare departament este condus de catre un director de departament iar pentru asigurarea desfasurarii activitatii departamentelor in conditii optime fiecare departament are elaborate proceduri de lucru. In cadrul S.C. Depozitarul Sibex S.A., fiecare departament (cu exceptia departamentului de audit) se afla in relatie de subordonare fata de Directorul General al societatii si in relatie de colaborare cu celelalte departamente ale societatii.

In situatia aparitiei de conflicte de interese, in functie de natura acestora si de persoanele implicate se va solutiona conflictul de interese de catre Directorul General sau de catre Consiliul de Administratie al S.C. Depozitarul Sibex S.A. Pe parcursul anului 2009 nu s-au intalnit situatii de conflicte de interese in activitatea S.C. Depozitarul Sibex S.A.

Controlul operatiunilor realizate de persoanele angajate in cadrul unui departament este realizat de catre directorul respectivului departament iar Directorul General verifica activitatea directorilor de departamente. Monitorizarea activitatii desfasurate de catre Participantii la sistemul de compensare-decontare si registru in sistemul DS este sarcina tuturor angajatilor S.C. Depozitarul Sibex S.A. In situatia aparitiei de nereguli, persoana ce a sesizat aparitia neregulii va informa directorul departamentului sau, dupa caz, Directorul General si se va urmari corectarea respectivei reguli conform procedurilor operationale ale departamentului in care s-a constat nerugula, conform regulamentelor DS, precum si regulamentelor CNVM si BNR incidente. Fiecare angajat va monitoriza activitatile ce au fost stabilite in sarcina sa prin fisa postului, sau sunt prevazute in atributiile departamantului in care isi desfasoara

14

activitatea si va urmari respectarea de catre participantii la sistemul DS a regulamentelor S.C. Depozitarului Sibex S.A. Pe parcursul anului 2009 nu s-au constat nereguli in legatura cu modul de functionare al societatii, societatea parcurgand pe parcursul anului 2009 etapele necesare in vederea obtinerii autorizatiilor de functionare de la CNVM si BNR.

Daca se constata aparitia de erori persoana care a sesizat aparitia erorii va raporta acest lucru directorului departamentului din care face parte iar directorul departamentului va sesiza aparitia erorii Directorului General. In functie de eroarea aparuta se va incerca solutionarea acesteia de catre persoana care a constatat aparitia acesteia, daca aceasta este abilitata sa solutioneze aceasta eroare, sau se va comunica persoanelor in masura sa solutioneze eroarea aparuta. In functie de gravitatea, natura si recurenta aparitiei erorii directorul departamentului sau Directorul General va dispune masurile necesare in vederea evitarii aparatiei din nou a acesteia. Pe parcursul anului 2009, in functionarea S.C. Depozitarul Sibex S.A. nu au fost sesizate erori.

6. Responsabilitate sociala:

SC Depozitarul Sibex SA este persoana juridica care se implica activ in dezvoltarea societatii romanesti.Pastrand o buna proportie SC Depozitarul Sibex SA a participat prin contracte de sponsorizare si actiuni umanitare sustinand atat edificiile de cult din zona ardealului, sportul cat si asociatiile care se ocupa de persoanele cu deficiente.Strategia noastra de a dezvolta societatea nu se rezuma doar la planul local sau la zona ardealului, sprijinind material asociatiile de tineret in special studentii in economie, la nivel national.

Masuri de siguranta

Pentru a asigura un grad cât mai inalt de siguranta a sistemelor de compensare decontare si registru, S.C. Depozitarul Sibex S.A. efectueaza anual auditul de securitate si functional al sistemului informatic.

Managementul societatii impreuna cu toti angajatii SC Depozitarul Sibex SA au elaborat, testat si verificat procedurile de operare a aplicatiei DSClear, planul de continuitate operationala a activitatii de compensare-decontare, manualul de utilizare a aplicatiei DSClear, procedura de administare a riscului asociat sistemului DSClear, procedura de monitorizare a echipamentelor informatice a sistemului DSClear, procedura de prezentare a infrastructurii utilizate de sistem, impreuna cu functionalitatea sistemului informatic utilizat de SC Depozitarul Sibex SA. Toate procedurile si functionalitatea sistemului au fost auditate de catre un auditor certificat de securitate a datelor (CISA - Certified Information Security Auditor), independent fata de sistemul auditat, care a certificat gradul de siguranta al sistemului DSClear.

15

Bazele de date ce contin informatiile referitoare la activitatea de compensare-decontare si registru precum si bazele de date care contin tranzactiile efectuate sunt pastrate la sediul Depozitarului Sibex, si sunt replicate la serverul aflat in locatia de back-up.

Resursele financiare proprii ale S.C. Depozitarul Sibex S.A. au fost plasate urmarindu-se cel mai bun raport intre randament, siguranta si lichiditate, precum si respectarea cerintelor art. 93 din Regulamentul CNVM 13/2005. Fondurile disponibile au fost plasate in depozite bancare in general pe termen mediu, in conturi deschise la mai multe banci comericale.

Minodora Budin

Director General

S.C.Depozitarul Sibex S.A.

16