regulament de organizare Şi funcŢionare a · pdf fileobiectivele auditului intern sunt ......
TRANSCRIPT
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
FUNDAŢIA UNIVERSITARĂ ALMA MATER –
UNIVERSITATEA ALMA MATER DIN SIBIU
REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI
FUNCŢIONARE A
COMPARTIMENTULUI DE AUDIT
PUBLIC INTERN
SIBIU 2011
2
3
REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A
COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN
Capitolul I
Dispoziţii generale
Art. 1. (1) Prezentul regulament este elaborat în conformitate cu
prevederile Legii nr. 672/2002, privind auditul public intern, ale Ordinului
Ministrului Finanţelor Publice nr. 38/2003, pentru aprobarea Normelor generale
privind exercitarea activităţii de audit public intern, cu Normele metodologice
privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura
Ministerului Educaţiei, Cercetării , Tineretului şi Sportului în unităţile aflate în
subordine sau în coordonarea acestuia, aprobate prin Ordinul 5281/2003.
(2) Desfăşurarea activităţii de audit public intern în universitate se
face potrivit standardului 25 prevăzut în OMFP nr. 946/2005, pentru aprobarea
Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control
intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial.
Art. 2.(1) Activitatea de audit public intern din cadrul Universităţii„ALMA
MATER” din Sibiu se exercită de către Compartimentul de Audit Public Intern,
aflat în directa subordonare a Rectorului universităţii.
(2) Scopul auditului public intern este de a da asigurări asupra
modului în care se îndeplinesc obiectivele stabilite prin planul strategic general
al Universităţii şi prin strategiile sectoriale în domeniile: activitate didactică ,
activitate de cercetare ştiinţifică, climatul etic şi de integritate academică,
activitate economico-financiară şi de investiţii.
Art. 3.(1) Auditul intern al calităţii - conform ISO 8402 - este o examinare
sistematică şi independentă, efectuată pentru a determina dacă activităţile şi
rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă
4
aceste dispoziţii sunt efectiv implementate şi corespunzătoare pentru realizarea
obiectivelor.
(2) În baza - Normelor profesionale ale auditului intern - auditul
intern este o activitate independentă şi obiectivă ce oferă conducerii
universităţii soluţii referitoare la gradul de control asupra sistemului calităţii
învăţământului şi a managementului entităţii, recomandări pentru îmbunătăţirea
proceselor de învăţământ , gestionarea patrimoniului, precum şi consiliere pentru
buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice. Auditul intern contribuie la
îmbunătăţirea continuă a managementului instituţional şi a calităţii acestuia.
(3) Această examinare se realizează în raport cu normele existente
(standarde, standarde de referinţă, indicatori de performanţă, manualul calităţii,
proceduri, instrucţiuni etc.), pentru a stabili în ce măsură ele sunt respectate şi
îndeplinite. Auditul calităţii nu se rezumă, însă, numai la stabilirea acestei
corespondenţe, ci evaluează eficacitatea aplicării acestor norme şi a rezultatelor
obţinute în domeniul calităţii.
(4) Pe baza rezultatelor auditului calităţii se propun acţiuni care să
ducă la îmbunătăţirea gradului de realizare a obiectivelor propuse. Auditorii
identifică cauzele care au dus la aceste neîndepliniri şi propun măsurile pe care
le consideră cele mai potrivite pentru eliminarea lor.
Art. 4. Procedurile şi metodologiile folosite de compartimentul de audit intern
au la bază Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă
şi lista indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii
Învăţământului Superior Normele (2006), ISO 10011-1, 2, ISO, 8402, normele
metodologice de exercitare a auditului intern, armonizate cu Standardele de
Practică Profesionistă a Auditului
5
Capitolul II
Obiectivele, Organizarea şi Atribuţiile Compartimentului de Audit
Intern
Art.5. Obiectivele auditului intern sunt clasificate în:
(1)Obiectivele generale ale auditului intern sunt:
să asigure conducerea, beneficiarii şi publicul în general, că
universitatea satisface sau nu standardele minime de calitate;
să susţină angajamentul universităţii de creştere continuă a calităţii
academice în învăţământ şi cercetare;
să consacre metode adecvate de evaluare internă şi să demonstreze prin
probe şi documente relevante starea procesului de învăţământ şi
cercetare din universitate;
să auditeze autoevaluarea, să coopereze cu evaluatorii externi şi să
contribuie la asigurarea şi creşterea calităţii;
să coopereze cu auditorii interni ai altor instituţii de învăţământ
superior pentru realizarea, monitorizarea şi compararea calităţii
academice, precum şi cu Autoritatea Națională pentru Calificările din
Învățământul Superior;
să facă cunoscute conducerii activităţile şi procesele universitare care
nu îndeplinesc standardele minime de calitate academică şi să facă
propuneri pentru îmbunătăţirea lor.
(2)Obiectivele misiunii de audit intern
În principal, unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:
- verificarea conformităţii procedurilor şi a operaţiunilor specifice
proceselor de învăţământ şi de cercetare din universitate cu normele legale -
auditul de regularitate;
6
- evaluarea rezultatelor obţinute şi compararea lor cu obiectivele propuse;
examinarea impactului activităţilor desfăşurate asupra calităţii proceselor de
învăţământ şi de cercetare din universitate - auditul de performanţă.
- evaluarea sistemelor de management - auditul de sistem.
(3)Obiectivele activităţii de audit intern
- identificarea factorilor de risc care pot afecta calitatea proceselor de
învăţământ şi de cercetare din universitate;
- evaluarea riscurilor auditului intern al calităţii proceselor de învăţământ
şi de cercetare din universitate;
- exprimarea unei opinii asupra autoevaluării calităţii proceselor de
învăţământ şi de cercetare din universitate.
Art.6. Organizare, subordonare şi atribuţii.
(1) Organizarea şi subordonarea auditului intern
Rectorul universităţii sau organul de conducere colectivă ia măsurile
necesare pentru instituirea cadrului organizatoric şi funcţional necesar
desfăşurării activităţii de audit intern.
Auditorii interni îşi desfăşoară activitatea în subordinea directă a
conducătorului universităţii, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de
activităţile universităţii; prin atribuţiile lor, nu trebuie să fie implicaţi în
elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse
auditului intern.
Auditorii interni sunt numiţi/destituiţi de rectorul universităţii, cu avizul
organului de conducere colectivă.
Auditorii interni sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea
activităţilor de audit.
Funcţia de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcţii
ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.
7
Auditul intern este o activitate funcţională independentă şi obiectivă prin
care se oferă consiliere şi asigurare managementului că sistemele de control
intern există şi funcţionează eficace.
Subordonarea auditorilor interni în cadrul universităţii:
• raportează direct rectorului universităţii şi sunt independenţi faţă de orice
alt departament sau angajat al universităţii;
• informează rectorul universităţii despre modul de funcţionare a
sistemului calităţii din universitate;
• nu au putere, autoritate, funcţii sau îndatoriri executive sau manageriale,
cu excepţia celor legate de gestionarea funcţiei de audit intern;
• nu sunt responsabili pentru elaborarea detaliată sau implementarea de
noi sisteme, dar pot fi consultaţi în timpul procesului de elaborare în ceea ce
priveşte măsurile de control ce trebuie încorporate în sistemele noi sau
modificate, cu menţiunea că este interzis în mod expres ca acelaşi auditor să dea
consultanţă într-un domeniu şi ulterior să-l auditeze.
(2).Atribuţiile auditorilor interni
Auditorii interni au următoarele atribuţii:
a) definesc proceduri de audit intern a calităţii specifice universităţii;
acestea sunt acceptate de conducerea universităţii;
b) elaborează proiectul planului anual de audit intern;
c) efectuează activităţi de audit intern pentru a verifica dacă sistemele de
management şi proceselor de învăţământ şi de cercetare sunt transparente şi sunt
conforme cu criteriilor, standardelor şi indicatorilor de performanţă specifici
asigurării interne a calităţii;
d) raportează periodic constatările, concluziile şi recomandările rezultate
din activităţile de audit;
f) elaborează raportul periodic (anual) de audit intern şi prezentă
concluziile şi propunerile conducerii universităţii. Rapoartele anuale, vor
cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din
activitatea de audit public intern, stadiul implementării recomandărilor,
8
eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern,
precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.
Raportul anual al activităţii de audit public intern se înaintează conducerii
instituţiei care decide dacă va fi dezbătut alături de raportul anual referitor la
auditul academic.
g)În cazul identificării unor neregularităţi, sau posibile prejudicii,
raportează imediat rectorului universităţii şi structurii de control intern abilitate.
În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată
abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile
legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze imediat
conducătorul unităţii . În cazul identificării unor neregularităţi majore, auditorul
intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul
conducătorului unităţii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale
verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele
stabilite.
h)Îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul de activitate încredinţate
de Rectorul Universităţii.
(3).Relaţia cu auditul extern
Auditorii interni vor intra în legătură cu auditorii externi pentru:
• a întreţine cu aceştia o relaţie de lucru profesională şi de cooperare;
• a asigura valorificarea adecvată a informaţiilor referitoare la sistemul
auditat şi rezultatele auditului intern şi extern.
Auditorii interni se vor concentra în special pentru:
• orientarea planului anual de audit intern astfel încât să ţină cont de
recomandările auditorului
extern;
• primirea rapoartelor auditorului extern şi informarea conducerii
universităţii despre recomandările acestora;
9
• cunoaşterea programului de audit extern şi a metodologiei specifice
aplicată pentru realizarea auditului extern;
• facilitarea comunicării, când este necesar, între auditul extern şi
conducerea universităţii.
Art. 7. Auditorii interni pot sancţiona, conform Legii 672/2002,
personalul de execuţie sau de conducere implicat în activitatea auditată care
refuză să prezinte documentele şi informaţiile solicitate în vederea efectuării
misiunilor de audit public intern, dacă sunt împuterniciţi de conducătorul
instituţiei.
Art. 8. (1) În realizarea misiunilor de audit, auditorii interni îşi desfăşoară
activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis în conformitate cu planul anual de
audit, aprobat de Rectorul Universităţii .
(2) Auditorii pot desfăşura audituri ad-hoc, respectiv misiuni de
audit intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul de audit public intern.
Art. 9. Compartimentul de Audit Public Intern notifică structura care va fi
auditată cu 15 zile înainte de desfăşurarea misiunii de audit, conform legislaţiei în
vigoare.
Art. 10. În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica riscurile,
inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt
semnificative.
Art. 11. Auditorii interni vor prezenta structurii auditate proiectul
raportului de audit public intern spre analiză. Structura auditată poate transmite
punctele proprii de vedere în scris, în termen de 15 zile de la primirea proiectului
de raport, împreună cu documentaţia justificativă.
Art. 12. Compartimentul de Audit Public Intern organizează în termen de
10 zile de la primirea punctelor de vedere, reuniunea de conciliere cu structura
auditată, în cadrul căreia analizează constatările şi concluziile, în vederea
acceptării recomandărilor formulate.
Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele
concilierii, este transmis Rectorului spre analiză şi avizare.
10
Art. 13. După avizarea raportului de audit public intern, auditorii interni
au obligaţia de a comunica structurii auditate recomandările aprobate.
Art. 14. Auditorii urmăresc îndeplinirea recomandărilor întocmind Fişa de
urmărire a recomandărilor, verificând totodată respectarea termenelor stabilite de
către structura auditată.
Art. 15. Structura auditată are ca responsabilităţi:
- elaborarea unui Plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea
acestuia;
- transmiterea la structura de audit a Planului de acţiune, respectiv a
Calendarului de implementare a recomandărilor;
- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare:
- punerea în practică a recomandărilor;
- comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor, prin Nota de informare
cu privire la stadiul implementării recomandărilor din raportul de audit;
- evaluarea rezultatelor obţinute.
Art. 16. Auditorii interni sunt responsabili de protecţia documentelor
referitoare la auditul public intern desfăşurat în cadrul Universităţii
Art. 17. Auditorul intern este obligat să respecte Codul privind conduita
etică a auditorului intern, aprobat prin OMFP nr. 252/2004.
Art. 18. Compartimentul de audit public intern îşi va elabora propria
Cartă a auditorului intern, în conformitate cu normele legale.
Capitolul III
DISPOZIŢII FINALE
Art. 19. Salariaţii compartimentului de audit public intern din
Universitatea„ALMA MATER” din Sibiu sunt obligaţi să cunoască, să respecte
şi să aplice prevederile prezentului regulament.
11
Art. 20. Neîndeplinirea în condiţii corespunzătoare şi la termenele
stabilite a obligaţiilor prevăzute în prezentul regulament se sancţionează potrivit
normelor legale în vigoare.
Art. 21. Prezentul Regulament a fost aprobat de Senatul Universităţii din
data de 29 martie 2011.
RECTOR
Prof.univ.dr.ing.ec. NICOLAIE GEORGESCU