Regulament Comisie de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern/managerial

Regulament de organizare i funcionare al Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern/ managerialCapitolul I. - Dispoziii generaleArt.1. Scopul Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial, denumit n continuare Comisie, l constituie crearea i implementarea unui sistem de control intern/managerial integrat n cadrul {denumirea instituiei}, care s asigure atingerea obiectivelor instituiei ntr-un mod eficient, eficace i economic.Art.2. Activitatea Comisiei se desfoar n conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanelor publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare i prezentului Regulament.Art.3. Obiectul prezentului Regulament l constituie modul de organizare i funcionare a Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern/managerial.Capitolul II. - Structura organizatoric a ComisieiArt.4. (1) Comisia este format din preedinte i membrii Comisiei.(2) Coordonarea secretariatului Comisiei este asigurat de ctre {conductorul instituiei sau imputernicitul acestuia}, care asigur continuitatea lucrrilor Comisiei.Capitolul III. - Organizarea edinelor i mecanismul de luare a deciziilorArt.5. (1) Comisia se ntrunete, la convocarea preedintelui, transmis cu cel puin 5 zile nainte de data edinei, o dat pe lun sau ori de cte ori se consider necesar pentru atingerea scopului pentru care a luat fiin, n urma transmiterii invitaiei scrise de ctre secretariatul Comisiei.(2) Lucrrile Comisiei sunt conduse de ctre preedintele Comisiei.(3) Absena de la edina Comisei se motiveaz n scris ctre preedintele Comisiei.(4) In situaiile prevzute la alin. (3), membrul Comisiei are obligaia de a delega, n scris, un nlocuitor din compartimentul su.Art.6 (1) Comisia i desfoar activitatea n prezena tuturor membrilor si.(2) Hotrrile Comisiei se iau prin consens.(3) n situaia n care consensul nu poate fi obinut, hotrrea se ia prin votul a jumtate plus unu din numrul membrilor comisiei.(4) n cazul n care se constat egalitate de voturi, votul preedintelui este hotrtor.(5) Desfurarea edinei se consemneaz n minuta care este redactat de ctre secretariatul Comisiei i transmis n scris membrilor acesteia n termen de 5 zile lucrtoare de la data edinei.Art.7. Prezentul Regulament poate fi modificat la propunerea a cel puin jumtate plus unu dintre membrii Comisiei. Orice modificare a Regulamentului se aprob prin Decizie a conductorului {denumirea instituiei}.Capitolul IV. - Atribuiile ComisieiArt.8. (1) Elaboreaz programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei, program care cuprinde obiective, aciuni, responsabiliti, termene, precum i alte msuri necesare dezvoltrii acestuia, cum ar fi elaborarea i aplicarea procedurilor formalizate pe activiti, perfecionarea profesional. La elaborarea programului se vor avea n vedere regulile minimale de management, coninute n standardele de control intern, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr.946/2005, cu modificrile i completrile ulterioare, particularitile organizatorice i funcionale ale instituiei, personalul i structura acestuia, alte reglementri i condiii specifice.(2) Supune aprobrii conductorului {denumirea instituiei} programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei, n termen de 30 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei decizii.(3) Urmrete realizarea i asigur actualizarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/ managerial ori de cte ori este nevoie.(4) Monitorizeaz i evalueaz anual realizarea obiectivelor generale ale instituiei.(5) Urmrete i ndrum compartimentele din cadrul instituiei n vederea elaborrii programelor de dezvoltare, n realizarea i actualizarea acestora i/sau n alte activiti legate de controlul intern/managerial.(6) Primete, trimestrial, de la compartimentele instituiei informri referitoare la progresele nregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor/subsistemelor proprii de control managerial intern, n raport cu programele adoptate, precum i referiri la situaiile deosebite observate i la aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare, ntreprinse n cadrul acestora.(7) Evalueaz i avizeaz procedurile operaionale elaborate n cadrul instituiei.(8) Prezint conductorului instituiei, ori de cte ori este necesar, dar cel puin trimestrial, informri referitoare la progresele nregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, n raport cu programul adoptat, la aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic ntreprinse, precum i la alte probleme aprute n legtur cu acest domeniu.Capitolul V. - Atribuiile preedintelui ComisieiArt.9. (1) Conduce i coordoneaz edinele Comisiei i activitatea secretariatului.(2) Urmrete respectarea termenelor decise de ctre Comisie i decide asupra msurilor care se impun pentru respectarea lor.(3) Propune ordinea de zi i acord cuvntul n edine, n vederea asigurrii disciplinei i bunei desfurri a edinelor.(4) Decide asupra participrii la edinele Comisiei a altor reprezentani din compartimentele instituiei, a cror participare este necesar pentru clarificarea i soluionarea problemelor specifice.(5) Face propuneri asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfurarea de activiti cu caracter specific din cadrul Comisiei.(6) Acord avizul de conformitate pentru hotrrile Comisiei, informrile, evalurile i raportrile ntocmite de Comisie.(7) Asigur transmiterea, n termenele stabilite, a informrilor/raportrilor ntocmite n cadrul Comisiei ctre prile interesate n conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005. (8) In lipsa preedintelui, din motive ntemeiate, atribuiile acestuia sunt asigurate de ctre un alt membru al Comisiei, numit i mandatat n scris n acest sens de ctre preedintele Comisiei.Capitolul VI - Atribuiile secretariatului ComisieiArt.10. (1) Asigur, din punct de vedere tehnic i metodologic, monitorizarea, organizarea i ndrumarea dezvoltrii sistemului de control intern/managerial.(2) Asigur diseminarea dispoziiilor Comisiei i servete drept punct de legtur n vederea bunei comunicri dintre compartimentele instituiei i Comisie. Secretariatul ine legtura permanent cu persoanele de contact desemnate de membrii Comisiei din cadrul compartimentelor instituiei.(3) Duce la ndeplinire dispoziiile preedintelui Comisiei.(4) Pregtete documentele necesare desfurrii edinei i le transmite n format scris sau electronic membrilor cu cel puin 2 zile nainte de edinele Comisiei.(5) Intocmete minutele edinelor pe care le transmite n format scris sau electronic membrilor Comisiei n termen de 5 zile de la data edinei.(6) Organizeaz desfurarea edinelor Comisiei din dispoziia preedintelui Comisiei.(7) Semnaleaz Comisiei situaiile de nerespectare a hotrrilor acesteia.(8) Asigur redactarea documentelor.(9) Realizeaz evidena i pstrarea documentelor Comisiei.Capitolul VII - Atribuiile conductorilor de compartimenteArt.11. Cu privire la sistemele de control intern/managerial, n exercitarea atribuiilor ce le revin, conductorii de compartimente din cadrul instituiei au, fr a se limita la acestea, urmtoarele atribuii:a) identific obiectivele specifice ale compartimentelor instituiei i obiectivele derivate din obiectivele generale ale instituiei;b) identific aciunile i activitile pentru realizarea obiectivelor specifice;c) stabilesc procedurile care trebuie aplicate n vederea realizrii sarcinilor de serviciu de ctre executani, n limita competenelor i responsabilitilor specifice, aa cum decurg din atribuiile compartimentului respectiv;d) identific, evalueaz i prioritizeaz riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice i stabilirea aciunilor care s menin riscurile n limite acceptabile;e) inventariaz documentele i fluxurile de informaii care intr/ies din compartimente, respectiv instituie, a procesrilor care au loc, a destinaiilor documentelor, a fluxurilor de comunicare ntre compartimentele din instituie, cu nivelele ierarhic superioare de management i cu alte entiti publice;f) monitorizeaz realizarea obiectivelor specifice, analiznd activitile ce se desfoar n cadrul compartimentului (msurarea i nregistrarea rezultatelor, compararea lor cu obiectivele, identificarea abaterilor, aplicarea msurilor corective);g) evalueaz realizarea obiectivelor specifice;h) informeaz prompt Comisia cu privire la rezultatele verificrilor i altor aciuni derulate n cadrul compartimentului;i) iau msurile pentru mbuntirea sistemului de control intern/managerial din cadrul compartimentelor pe care le coordoneaz;j) particip la edinele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite n cadrul acesteia, la data, ora i locul unde acestea au fost stabilite;k) nominalizeaz participanii la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activiti specifice ale Comisiei;I) asigur aprobarea i transmiterea la termenele de timp stabilite a informrilor/rapoartelor referitoare la progresele nregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control managerial, n raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care l conduce.Capitolul VIII - Dispoziii finaleArt.12. (1) Comisia coopereaz cu compartimentele din cadrul instituiei n vederea crerii unui sistem integrat de control intern/managerial.Art.13. (1) Calitatea de membru al Comisiei nceteaz n urmtoarele situaii:a) ncetarea raporturilor de serviciu n condiiile legii;b) revocare, prin decizie a conductorului {denumirea instituiei}, atunci cnd persoana n cauz ncalc prevederile legii sau ale prezentului Regulament, ori se afl n imposibilitatea de a-i ndeplini atribuiile.(2) In situaia n care un membru al Comisei absenteaz nemotivat de la trei edine consecutive, Comisia propune prin vot revocarea sa.(3) In cazul n care unul dintre membrii Comsiei pierde aceast calitate, n condiiile prevzute la art. 13 alin (1) i (2), conductorului {denumirea instituiei} numete un nou membru al Comisiei n termen de 5 zile lucrtoare, la propunerea compartimentului pe care l reprezint.Art.14. Respectarea prevederilor prezentului Regulament reprezint atribuie de serviciu pentru membrii Comisiei.4