Ghid de sponsorizare al Raiffeisen Bank S.A.

Ghid de sponsorizare al Raiffeisen Bank S.A.Pentru Raiffeisen Bank, exist dou categorii de sponsorizare acceptate. Una dintre acestea o reprezint programul de granturi din mediul online, Raiffeisen Comuniti, unde, la decizia final de sponsorizare contribuie att voluntari interni ai bncii, ct i publicul larg prin vot unic deschis, iar cea de-a doua categorie este reprezentat de proiectele transmise direct Departamentului de Comunicare i Relaii Publice al bncii.

Scopul sponsorizrilor este s contribuie la formarea unei imagini bune a bncii prin asocierea sa vizibil prin aplicarea mrcii pe materialele asociate evenimentelor i finanarea total sau parial. Pentru ca programul de sponsorizri s fie clar definit i eficient, este esenial ca toate cererile s fie evaluate cu obiectivitate i, ca orice decizie luat de a sponsoriza un anumit eveniment, sau aciuni cu caracter sportiv, programe TV/radio, interviuri etc s identifice cu precizie beneficiile ce vor rezulta din punctul de vedere al bncii. Programul de granturi reprezint de fapt un concurs online de proiecte de responsabilitate social, de dimensiuni mici sau mijlocii, derulate de organizaii neguvernamentale, coli sau spitale n localitile n care Raiffeisen Bank i desfoar activitatea. Programul are ca scop ncurajarea organizaiilor i instituiilor din Romnia s dezvolte i s implementeze programe de responsabilitate social n beneficiul comunitii, care s duc la mbuntirea nivelului de trai actual. Procesul de nscriere n programn ce privete nscrierea online, aceasta se face pe blogul Raiffeisen Comuniti (www.raiffeisencomunitati.ro) , unde se desfoar programul de granturi. Aici este nevoie s se fac nregistrarea cu nume de utilizator i parol, iar dup ce contul a fost validat este nevoie s se urmeze etapele programului.

Dac este cazul ca nscrierea s se fac prin transmiterea direct a solicitrii de sponsorizare, aceasta trebuie transmis direct departamentului de comunicare i relaii publice, pentru aprobare. Nicio alt persoan, indiferent de funcie, nu poate angaja banca ntr-o aciune de sponsorizare fr evaluarea prealabil a acesteia de ctre Direcia de Relaii Publice a bncii. Etapele de desfurare i criterii de seleciePentru programul de granturi din mediul online, exist trei etape importante i anume:

- Etapa 1: depunerea scrisorilor de intenie (Dup ncheierea perioadei de depunere a scrisorilor de intenie, acestea vor fi evaluate de ctre voluntari interni, pe criterii de eligibilitate, dup care, participanii vor fi intiinai pe e-mail dac scrisoarea de intenie depus a fost acceptat sau respins)ATENTIE Bugetele propuse de aplicant pot fi ajustate de Raiffeisen Bank SA, n funcie de criteriile de eligibilitate impuse cu privire la cheltuielile acceptate pentru finanare.- Etapa 2: depunerea propunerilor de proiect (Pe perioada depunerii propunerilor de proiect, acestea vor fi evaluate de ctre Raiffeisen Bank SA, pe criterii de eligibilitate, iar la finalul acestei etape participanii vor fi ntiinai pe e-mail dac propunerea de proiect depus a fost acceptat sau nu.- Etapa 3: Votarea proiectelor (proiectele rmase n curs dup selecia propunerilor de proiect, pot fi votate online de ctre publicul larg - orice persoan care i-a creat un cont valid pe blogul Raiffeisen Comuniti; fiecare utilizator nregistrat pe blog poate vota un singur proiect, o singur dat.Scrisoarea de intenie trebuie s respecte urmtoarele condiii: s respecte criteriile de eligibilitate; nevoia identificat/scopul proiectului propus s corespund obiectivelor programului Raiffeisen Comuniti;

s aib obiective bine definite; s precizeze n ce msur proiectul deservete grupul int identificat; s aib un buget realist; s prezinte rezultatele pentru compania finanatoare, pentru angajaii ei; rezultatele proiectului s corespund ateptrilor declarate ale proiectului.Pentru propunerea de proiect este nevoie ca: documentele organizaiei/ instituiei aplicante (solicitate la ultimul punct din formular) s fie complete i autentice;

aplicantul sa aib minimum 2 ani de experien n deservirea grupurilor int, conform regulamentului programului de granturi;

informaiile din cererea de finanare s corespund cu cele din scrisoarea de intenie acceptat.

Pentru cererile de sponsorizare transmise departamentului de Comunicare i Relaii Publice, se alege un angajat al bncii la care ajung aceste cereri, sau care este direct interesat n realizarea unei anumite sponsorizri, angajat denumit sponsor intern. Acesta trebuie s urmeze civa pai importani:

S completeze formularul de evaluare a sponsorizrii conceput pentru a permite o analiz facil a rspunsurilor; (vezi Anexa 1) Dac rezultatul evalurii este pozitiv se completeaz cererea de sponsorizare; (vezi Anexa 2) Se depune cererea de sponsorizare, mpreun cu tot restul documentaiei (formular de evaluare, propunere scris etc) la Direcia de Relaii Publice; Direcia de Relaii Publice va studia documentaia, va evalua oportunitatea sponsorizrii, va studia bugetul i va avea de ales ntre trei opiuni: s recomande Vice-Preedintelui de Retail s aprobe sponsorizarea, s resping sponsorizarea sau s cear detalii suplimentare.

Formularul de evaluare este un instrument ajuttor n ncercarea de a evalua propunerile de sponsorizare pentru a: Determina cele mai importante propuneri

Determina care dintre aciunile de sponsorizare ar trebui reduse sau ncheiate

Determina valoarea pentru banc a unei propuneri de sponsorizare (sau a unei activiti deja existente de sponsorizare)

Facilita procesul de evaluare a gradului de atingere a obiectivelor dup sponsorizarea unor evenimente

Bugetul de finanare

La nivelul anului 2012, bugetul total al Programului de Granturi a fost de 100.000 EUR(osutamiieuro) ins echivalent n RON. Dupa incheierea ultimei etape, se vor desemna drept catigtoare cele mai votate x proiecte, pana la epuizarea bugetului total. Bugetul solicitat pentru fiecare proiect inscris trebuie sa fie de maximum 5000 de euro (cincimiieuro). De asemenea, n scrisoarea de intenie trebuie ataat bugetul total necesar pentru proiect, cu sumele alocate din contribuie proprie sau din alte surse de finanare.

n cazul sponsorizrii activitilor sociale, culturale, naionale, altele dect cele din programul de granturi nu este alocat un buget anume. Se primesc numeroase solicitri de sponsorizare, iar aciunile aprobate se pltesc direct din bugetul de marketing.

Criterii de eligibilitate pentru Raiffeisen Comuniti1) Domenii eligibile:

educatie generaa sau financiar (formal);

servicii sociale care stimuleaz autonomia persoanelor asistate;

sport de mas, ca stil de via sntos;

protecia mediului ecologie urban;

sntate.2) Instituii eligibile:

organizatii neguvernamentale (asociaii, fundaii, federaii);

coli;

spitale.

Programul Raiffeisen Comuniti ii propune s contribuie la dezvoltarea unei reele de asociaii comunitare care s raspund nevoilor locale punctuale ntr-un mod profesionist i care s funcioneze complementar serviciilor oferite de stat.

3) Cheltuieli eligibile:

resurse umane maximum 70%

resurse logistice maximum 80%

costuri directe legate de proiect maximum 80%

ATENTIE: a) Nu sunt eligibile investiiile n sedii sau construcii sau costurile de chirie pentru sediul asociaiei.

b) Bugetele propuse n cadrul proiectelor depuse de aplicani pot fi reevaluate de Raiffeisen Bank SA.

4) Criterii de eligibilitate legate de aplicant:1. Aplicantul este o organizaie neguvernamental (asociaie, fundaie sau federaie), spital sau scoal.

2. Organizaia aplicant are experien de minimum 2 ani n deservirea grupurilor int.

3. Organizaia aplicant este acreditat n acordarea serviciilor propuse n proiect (acolo unde acreditarea este necesar).

4. Organizaia aplicant a depus bilanul financiar pentru ultimul an fiscal.

5. Organizaia are un raport anual sau un alt mecanism de raportare transparent a activitii organizaiei (site web, material anual de prezentare, raport de audit etc.)

6. O organizaie poate aplica pentru finantarea unui singur proiect (n cazul n care depune mai multe proiecte, va fi evaluat doar primul depus, restul vor fi respinse fr evaluare. Aplicantul poate decide, ns, ce proiect ramne n concurs, dac i specific organizatorului acest lucru).

5) Criterii de eligibilitate legate de proiect:1. Proiectul se ncadreaa n domeniile pe care le sustine programul Raiffeisen Comuniti.

2. Proiectul se desfaoar n una dintre localitile n care exist o agenie Raiffeisen Bank SA.

3. Proiectul va fi demarat n perioada septembrie-decembrie 2012 (poate continua i anul urmtor).

4. Suma solicitat nu este mai mic de 1.000 EUR i nu depaeste 5.000 EUR.

5. Contribuia organizaiei aplicante n proiectul propus este de minimum 20% din valoarea proiectului (contribuie financiar, n resurse sau timpul angajailor si).

6. Nu exist n cadrul acestui proiect ali finanatori instituionali sau companii cu statutul de finanatori sau parteneri unici/principali.

7. Finantaorii secundari ai proiectului nu sunt instituii financiar-bancare.

8. Rezultatele propuse de proiect se ncadreaz n cel puin una dintre categoriile:

schimbri pozitive, pe termen mediu sau lung n modul de via al beneficiarilor;

schimbri pozitive, pe termen mediu sau lung, n accesibilitatea/calitatea serviciilor medicale dintr-o instituie medical;

schimbri pozitive, pe termen mediu sau lung, n calitatea procesului de nvmnt;

schimbari pozitive, pe termen mediu sau lung, n accesul pe piata forei de munc pentru beneficiari.

Condiii de acordare a finanrii Pentru finanarea proiectelor cstigtoare, se va semna un contract de sponsorizare cu Raiffeisen Bank S.A. n termen de 30 de zile calculate de la data anunrii rezultatelor. Obiectul fiecrui contract de sponsorizare l va constitui proiectul anunat cstigator. Propunerea de proiect va constitui anexa la contractul de sposorizare. Toate proiectele finanate sau cei care l deruleaza i au primit sponsorizarea vor trebui sa raporteze ctre Raiffeisen Bank SA asupra rezultatelor proiectului conform standardelor London Benchmarking Group, standard oferit in Romnia prin facilitatorul de ar Asociatia pentru Relaii Comunitare (ARC). Raiffeisen Bank SA si ARC vor oferi consulta pentru utilizarea standardului de raportare.

Raiffeisen Bank SA are dreptul de a aduce mbuntiri sau modificri de orice natur asupra unui proiect declarat catigtor i care urmeaz a primi finanare prin Programul de Granturi Raiffeisen Comuniti.Beneficiarul finanrii are obligatia s respecte ntocmai planul proiectului propus i aprobat de Raiffeisen Bank SA sau, dac apar modificri, s le supun aprobrii prealabile a Raiffeisen Bank SA.

Raiffeisen Bank SA i rezerv dreptul de a realiza oricnd, pe perioada desfaurrii proiectului, investigaii sau controale cu privire la modalitatea de implementare a proiectelor catigtoare.

Beneficiarul are obligaia de a transmite sau prezenta, la cererea Raiffeisen Bank SA, rapoarte scrise de evaluare sau documente de orice natur, relevante pentru implementarea proiectelor catigtoare.