SC ……………………………………………….CUI………………………………………………Nr. Registrul Comerţului………………………Adresa…………………………………………..

Elementele referitoare la elaborarea procedurilor contabile

Procedurile contabile reprezintă o aplicare practică, o detaliere concretă a politicilor contabile adoptate de societate prin manualul de politici contabile.

Prin intermediul politicilor contabile o societate trebuie să găsească modalitatea proprie, adaptată specificului activităţii sale dar în concordanţă cu prevederile legale în domeniu prin care să întocmescă documentele justificative aferente fiecărei operaţiuni contabile, să înregistreze în gestiune şi în contabilitate fiecare operaţiune contabilă.

Procedurile contabile au ca principal scop asigurarea unui cadru unitar de aplicare a legislaţiei contabile, asigurarea continuităţii tratamentului contabil în cazul fluctuaţiilor de personal, asigurarea unui suport pentru auditori dar şi a justificărilor necesare a fi aduse în cursul activităţii de auditare, suport în luarea deciziilor de către conducerea societăţii.

La elaborarea procedurilor contabile trebuie să se urmărească ca acestea: Să fie conforme cu prevederile legale aplicabile societăţii; Să corespundă cu politicile contabile adoptate de către societate; Să fie adaptate obiectului de activitate şi specificului societăţii;

Părţile componente ale unei proceduri contabile sunt:

Părţile introductive: Lista persoanelor care elaborarează, verifică şi aprobă procedura; Data de la care se aplică procedura contabilă.

Părţile descriptive: Scopul procedurii operaţionale prin care se stabileşte modul de realizare a operaţiunii,

compartimentele şi persoanele implicate, documentele justificative necesare; Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale cu precizarea activităţii reglementate; Reglementări aplicabile activităţii procedurate; Descrierea procedurii.

Parţile finale: Persoane responsabile; Dispoziţii finale,anexe, înregistrări, arhivări.

Procedura privind întocmirea documentelor justificative

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şiprenumele

Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5Elaborat ContabilVerificat Contabil sefAprobat Director

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, arhivarea, păstrarea şi

reconstituirea documentelor.

Domeniul

Procedura se aplică la emiterea, arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor

Reglementări aplicabile

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014; Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008, cu completarile

ulterioare.

Descrierea procedurii

o Emiterea documentelor justificative:

Documentele întocmite trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:- denumirea documentului;- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care

întocmeşte documentul;- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al

efectuării acesteia;- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după

caz;

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Documentele emise menţionează şi forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social.

Documentele justificative se emit în limba română. În cazul tranzacţiilor cu un partener străin facturile se emit într-o limba de circulaţie

(engleza, franceză, germană, etc).

Completarea documentelor se face cu cerneală sau cu pix cu pastă.Completarea următoarelor documente se face electronic:

- facturi;- avize de însoţire a mărfurilor;- chitanţe etc.

Corectarea erorilor se realizează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.

Numerotarea documentelor justificative

Societatea asigură un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, pentru următoarele documente justificative emise:

- facturi;- avize de însoţire a mărfurilor;- chitanţe etc.

Paşii necesari sunt: persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii – administratorii –

desemnează prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

fiecarui formular i se va atribui de către societate un număr de ordine sau o serie, ce trebuie să fie secvenţial. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc..

DECIZIE nr. ...............din data....................

Subsemnatul Popescu ION în calitate de administrator la societatea DI Electric S.R.L. prin prezenta hotărăsc:

Salariatul Adam Mihai având funcţia de contabil la societatea ............... SRL, alocă şi gestionează seriile şi numerele aferente facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, precum şi a chitanţelor. La alocarea numerelor se va ţine seama de prevederile:- O.M.F.P. nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată;- art. 155 alin. (5) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Codul fiscal;- O.M.F.P. nr. 1.372/2008 privind organizarea evidenţei în scopul taxei pe valoarea adaugată conform art. 156 alin. (1)-(3) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal.

Administrator Popescu Ion

La începutul fiecărui an persoana desemnată propune seriile şi numerele ce urmează a fi alocate fiecărui tip de document justificativ utilizat de societate.

Referat

Subsemnatul Adam Mihai având funcţia de contabil la societatea ............... SRL, desemnat ca responsabil cu alocarea şi gestionarea seriilor şi numerelor facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, şi a chitanţelor emise de SC...................SRL (S.A.) prin decizia internă nr......... din data ................ propun alocarea următoarelor serii şi numere pentru anul 2013:Facturile vor avea o singură (una) serie: DAT numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor avea urmatoarea structură:Facturi emise la sediul social de la 20130001 la 20131999.Facturi emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la 20132000 la 20132999.

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor avea următoarea structură:Avizele emise la sediul social ........................... de la nr. 130001 la 130999.Avizele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 131000 la 131900.

Chitanţierele vor avea o singură serie CHDAT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor avea următoarea structură:Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999.Chitanţele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2.900.

DECIZIE nr. ...................din data ........................

Subsemnatul Popescu ION în calitate de administrator la societatea DI Electric S.R.L. prin prezenta hotărăsc:

În urma propunerilor efectuate de dl. Mihai Adam responsabil cu alocarea şi gestionarea seriilor şi numerelor facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, şi a chitanţelor emise de SC...................SRL (SA) prin decizia internă nr......... din data .............Pentru anul 2013 se alocă următoarele serii şi numere:

Facturile vor avea seria: DAT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor fi:Facturi emise la sediul social ................................ de la nr. 20130001 la nr. 20131999.Facturi emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 20132000 la nr. 20132999.

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor avea următoarea structură:Avizele emise la sediul social ............................... de la nr. 130001 la 130999.Avizele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 131000 la 131900.

Chitanţierele vor avea o singură serie CHDAT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor avea următoarea structură:Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999.Chitanţele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2.900.

Arhivarea documentelor

Documente care se păstrează timp de 50 ani: - situaţii financiare anuale, raportări semestriale;- state de salarii.

Documente care se pastrează timp de 5 ani: - Notă de recepţie şi constatare de diferenţe; - Bon de primire în consignaţie; - Bon de predare, transfer, restituire; - Bon de consum; - Fişă limită de consum; - Dispoziţie de livrare; - Fişă de magazie; - Listă de inventariere; - Chitanţă; - Chitanţă pentru operaţiuni în valută; - Dispoziţie de plată/încasare către casierie; - Decont pentru operaţiuni în participaţie; - Ordin de deplasare (delegaţie); - Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate pentru transporturi internaţionale; - Decont de cheltuieli pentru deplasări externe; - Decont de cheltuieli valutare transporturi internaţionale;- Notă de debitare-creditare; - Extras de cont;

- Borderou de primire a obiectelor în consignaţie; - Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie; - Jurnal privind operaţiuni diverse; - Fişă de cont pentru operaţiuni diverse; - Document cumulativ; - Decizie de imputare; - Angajament de plată.

Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor juridice timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.