1

P R O C E D U R A

pentru managementul riscurilor

1. Scop

1.1. Operaionalizarea cerinelor stabilite prin Ordinul nr. 946/2005 al MFP privind Sistemul de Control Managerial Intern, cu referire la standardul 11 managementul riscului;

1.2. Stabilirea setului unitar de reguli pentru ntocmirea i actualizarea Registrului de Riscuri;

1.3. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i actualizarea Registrului de Riscuri.

2. Termeni i abrevieri

Termenii sunt n conformitate cu cele hotrte n cadrul Consiliului Calitii al xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. n prezenta procedur sunt utilizate urmtoarele abrevieri i definiii: SEAQ Sistemul de Evaluare i Asigurare a Calitii; CEAQ Comisia de Evaluare i Asigurare a Calitii; CQ Consiliul Calitii;

SCMI Sistemul de Control Managerial Intern;

MR Managementul Riscului / Riscurilor;

RR Registrul de Riscuri;

EA Entitile administrative din structura xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx care au atribuii de management al riscurilor: facultile, direciile (DE; DGA), departamentele (DPPPD; DID; DEP) i biblioteca;

xx xxxxxxxxxxxxxxxx;

PO Planul Operaional;

PALR Plan de aciuni pentru limitarea posibilelor efecte ale riscurilor; Eveniment ntmplare important sau fapt de mare nsemntate; poate avea impact pozitiv sau negativ. Evenimentele cu impact negativ genereaz riscuri, iar cele cu impact pozitiv genereaz oportuniti sau anuleaz impactul negativ al riscurilor; Factor de risc situaie / fapt / condiie reprezentnd motivul care st la baza riscului i care declaneaz manifestarea;

Impact efectul produs n cazul cnd un risc se materializeaz. Va fi analizat pe categoriile: social, ecologic, economic;

Managementul riscului metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru universitate, cu costuri minimizate. Managementul riscului cuprinde trei etape: identificarea factorilor de risc, evaluarea nivelului de risc i desfurarea de aciuni n sensul minimizrii consecinelor; Nivel de risc cuantificarea combinaiei dintre probabilitatea de apariie a evenimentului i impact; Obiectiv Ceea ce i propune s realizeze universitatea. Obiectivele sunt nscrise n Planul Strategic de Dezvoltare i n Planul Operaional al universitii / entitii. Se grupeaz n cinci categorii:

Strategice legate de elurile stabilite la nivel nalt, aliniate cu misiunea universitii;

Operaionale legate de oportunitatea i eficacitatea activitilor curente ale universitii;

De raportare legate de eficiena sistemului de raportare n cadrul universitii;

De conformitate legate de modul n care universitatea respect legislaia i reglementrile interne; De protejare a activelor legate de prevenirea pierderilor de active n cadrul universitii, fie prin furt, risip, ineficien sau prin decizii eronate. Registrul de riscuri instrumentul de lucru, care cuprinde, sub forma unui tabel, elementele necesare managementului eficient al riscurilor; Responsabil de risc persoana din cadrul universitii, desemnat s gestioneze riscurile existente, corespunztor nivelului ierarhic al acesteia, n scopul atingerii obiectivelor crora le sunt asociate respectivele riscuri;

Risc incertitudinea unui rezultat, a unor aciuni sau evenimente, fie sub forma unei oportuniti pozitive sau a unei ameninri negative. Se categorisesc astfel:

Risc extern rezult din afara universitii i nu poate fi controlat n totalitate de ctre aceasta;

Risc inerent expunerea cauzat de un anumit eveniment nainte de a fi luat vreo msur de atenuare a lui; Risc operaional legat de desfurarea curent a activitii n cadrul universitii;

Risc privind schimbarea aferent deciziei de a face lucruri noi care depesc practica actual a universitii;

Risc rezidual expunerea cauzat de un anumit eveniment dup ce au fost luate msuri de gestionare a lui, presupunnd c msurile au fost eficace.

Cultura riscului reflect felul cum universitatea abordeaz riscurile aferente activitii de zi cu zi prin intermediul atitudinii fa de riscuri, al sistemului de valori existent i al practicilor utilizate; Reaciile la risc exprimate sub forma unor opiuni de gestionare a riscului sunt urmtoarele: Tolerarea , prin care nu se ia nici o msur de diminuare a riscului, ns se realizeaz o monitorizare periodic pentru a se observa dac riscul respectiv nregistreaz creteri importante sau nivelul de expunere este acceptabil; Transferul, prin care se are n vedere, dac este posibil, preluarea riscului de ctre cineva din afara universitii;

Tratarea, prin carea se stabilete aplicarea unor msuri astfel nct riscul inerent s fie redus la un nivel minim de expunere;

Terminarea, prin care, activitatea creia i este asociat riscul respectiv nceteaz din motive de eficien.

3. Responsabiliti

3.1. x preedintele CEAQ sun responsabili pentru: Implementarea i meninerea prezentei proceduri;

Analiza sistematic, cel puin odat pe an, a riscurilor raportate la obiectivele universitii i legate de desfurarea activitilor specifice; Coordonarea planurilor de limitare a posibilelor efecte ale riscurilor i numirea persoanelor responsabile pentru aplicarea planurilor respective;

Managementul riscurilor la nivel de universitate.3.2. Preedintele CEAQ are responsabilitatea coordonrii activitilor de ntocmire i actualizare a RR la nivelul universitii..

3.3. Prorectorii sunt responsabili pentru identificarea riscurilor din sfera activitilor pe care le coordoneaz i participarea la managementul riscurilor.3.4. Directorii de direcii (DE; DGA), decanii facultilor, directorii de departamente (DPPPD; DID; DEP) i directorul bibliotecii au responsabilitatea: Identificrii riscurilor n cadrul entitii pe care o reprezint;

Numirii unei persoane responsabil cu riscurile n cadrul entitii;

Transmiterii la CEAQ a elementelor ce revin entitii pe care o reprezint, necesare pentru completarea RR;

Nominalizarea i antrenarea personalului din cadrul entitii pe care reprezint la actiunile dedicate limitrii posibilelor efecte ale riscurilor;

Managementul riscurilor la nivelul entitii pe care o reprezint.

3.5. Persoanele angajate n cadrul Compartimentului Audit Public Intern sunt responsabile de comunicarea ctre rectorul universitii a riscurilor identificate n cadrul misiunilor de audit.

3.6. Responsabilul cu RR la nivelul universitii are misiunea de a ntocmi i actualiza RR, pe baza informaiilor primite de la persoanele cu responsabiliti n acest sens, avnd funciile menionate anterior.4. Descriere

4.1. MR n cadrul xxxxxxxxxx este o component esenial a SCMI i implic activiti cu caracter ritmic i permanent.4.2. Identificarea factorilor de risc i respectiv, a riscurilor se face cel puin odat pe an, de regul, odat cu definitivarea PO al universitii i al EA cu atribuii de MR. Operaiunile de identificare a factorilor de risc revin comisiilor care elaboreaz PO ale universitii / EA i se face prin raportare direct la obiectivele nscrise n PO i Planul Strategic de Dezvoltare, respectiv prin raportare la activitile pe care le implic realizarea obiectivelor. De asemenea, riscurile majore i factorii de risc asociai vor fi identificai i tratai n oricare moment al apariiei pe parcursul aplicrii PO. Se vor identifica i se vor consemna concret doar riscurile principale (majore). Consemnarea riscului este mai eficace atunci cnd conine, pe lng factorii generatori i circumstanele apariiei evenimentelor.4.3. n funcie de nivelul la care se manifest riscul identificat, rectorul, respectiv eful EA, numete o comisie pentru elaborarea PALR (Anexa 1), supune PALR elaborat aprobrii structurii executive de conducere i numete persoanele responsabile pentru aplicarea actiunilor nscrise n PALR. PALR elaborate la nivelul EA necesit, pentru aplicare, aprobarea rectorului UO. Dac elaborarea i aplicarea PALR al unei EA depete cadrul de competen al acesteia, atunci eful acelei EA se va adresa rectorului UO pentru a decide tratarea riscului la nivel de universitate.4.4. Riscurile identificate sistematic sau ocazional se consemneaz n RR, avnd structura precizat n Anexa 2. Fiecare EA deschide i actualizeaz RR propriu. Riscurile identificate la nivelul EA, mpreun cu toate elementele de caracterizare consemnate n anexa 2, se transmit la responsabilul cu RR la nivelul universitii pentru completarea RR al instituiei. Deschiderea i actualizarea RR al UO se face sub coordonarea preedintelui CEAQ. RR la nivelul UO este semnat la poziia ntocmit de ctre responsabilul cu RR la acest nivel, iar la poziia vizat de ctre preedintele CEAQ. RR de la nivelul EA este semnat la poziia ntocmit de ctre responsabilul cu RR al structurii respective, iar la poziia vizat de ctre eful EA.4.5. Evaluarea nivelului de risc se face, de regul, de ctre comisia numit pentru elaborarea PALR, utilizndu-se tehnici calitative sau / i cantitative. Tehnicile de evaluare calitativ se utilizeaz atunci cnd riscurile nu pot fi cuantificate sau cnd nu sunt informaii suficient de credibile pentru acest tip de evaluare. Evaluarea riscurilor permite o ierarhizare a prioritilor n aciunile de reacie. Evaluarea se face, mai nti, asupra riscului inerent iar, dup adaptarea PALR a consecinelor, se procedeaz la evaluarea nivelului riscului rezidual. Evaluarea se concretizeaz prin determinarea nivelului de risc, ca produs a doi factori: probabilitatea de apariie a evenimentului care genereaz riscul i impactul (efectul, consecinele) produs de eveniment.

Pentru probabilitate se vor utiliza urmtoarele nivele: puin probalil (1), posibil (2), probabil (3), aproape sigur (4).Pentru impact se vor utiliza nivelele: nesemnificativ (1), sczut (2), mediu (3), ridicat (4), major (5).Nivelul de risc va fi structurat n 5 trepte cu urmtoarea semnificaie: puin semnificativ [1 4], sczut [5 8], mediu [9 12], ridicat [13 16], major [17 20].

n anexa 1 (RR) se vor nscrie, pentru fiecare risc identificat, cifrele care caracterizeaz nivelele celor 3 mrimi.

Pentru a stabili nivelul probabilitii se analizeaz frecvena cu care s-au manifestat evenimentele respective ntr-un interval de timp anterior, rezonabil, specific evenimentului i anticiprile de manifestare pentru perioada urmtoare.

Pentru a stabili nivelul impactului se va avea n vedere att categoria acestuia (social, ecologic i economic) ct i anvergura n raport cu potenialul EA, respectiv al UO.4.6. Pe baza valorii obinute pentru nivelul de risc i a categoriei de risc, conducerea UO, respectiv a EA stabilesc reaciile la risc, consemnndu-le n PALR.4.7. n cazul riscurilor pentru care s-a hotrt tratarea acestora, se vor consemna n RR aciunile de minimizare a riscurilor inerente, iar pe parcursul derulrii acestora stadiul de implementare a aciunilor stabilite. Propunerea aciunilor revine comisiei care elaboreaz PALR, iar aprobarea se d n aceleai condiii ca i pentru PALR. La stadiul de implementare se va scrie, dup caz: implementat parial, implementat sau neimplementat. 4.8. Pe baza aciunilor de minimizare, comisia de analiz stabilete nivelul riscului rezidual comunicndu-l responsabilului cu RR. n coloanele (8, 9, 10 ) din RR se vor nscrie valorile obinute ca urmare a aciunilor de reducere a riscului inerent, evaluate similar cu cele de la coloanele (3, 4,5).4.9. xxxxxxxxxxxx, respectiv eful EA dispune, pe baza propunerilor comisiei, msurile de monitorizare i control pe care le consider necesare ca i reacie la riscurile identificate, consemnate i caracterizate n RR.5. Referine

1. Ordinul nr. 946/2005 al MFP pentru aprobarea Codului intern, cuprinznd standardele de management / control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n MO nr. 675/2005;2. Carta xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;.

3. Regulamentul de Ordine Interioar al xxxxxxxxxxxxxxxxxxx;4. Regulamentul SEAQ la nivelul xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;6. Modificare

Responsabilitatea pentru prezenta procedur i a formularelor anexe revine preedintelui CEAQ. Pentru modificarea acestei proceduri este responsabil preedintele CEAQ. Modificrile sunt supuse validrii Senatului.

7. AnexeAnexa 1. Structura Planului de Aciuni pentru Limitarea Posibilelor Efecte ale Riscurilor (PALR);Anexa 2. Structura Registrului de Riscuri (RR);

Anexa 1.

STRUCTURA PALR

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxDenumire EA _______________

APROBAT

RECTOR -Plan de Aciuni pentru Limitarea Posibilelor Efecte ale Riscurilor- Nr. Crt.Denumirea riscurilor inerenteDenumirea aciunii de minimizare a riscului inerentPersoana/persoanele responsabile cu implementarea aciunii de minimizare a riscului inerentData limit de implementare a aciunii de minimizare a riscului inerent

0.1.2.3.4.

1.

2.

.....

n.

VIZAT,

NTOCMIT,Anexa 2.

STRUCTURA RR

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxDenumire EA _______________

- R E G I S T R U L D E R I S C U R I - Nr. Crt.ObiectivulRiscul / Riscurile inerent / inerente pentru fiecare obiectivImpactul aferent riscului inerentProbabilitatea producerii

riscului inerentNivelul de risc inerent

(col.3 x col. 4)Aciunea de minimizare

riscului / riscurilor

inerent / inerenteStadiul de implementare a aciunilor de minimizareImpactul aferent riscului rezidualProbabilitatea producerii riscului rezidualNivelul de risc rezidual(col. 8 x col.9)Responsabilul de riscData ultimei revizii a riscului inerent

0.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.

VIZAT,

NTOCMIT,

PAGE 8