procedura operationala ediţia: 1 agenŢia … anr/po arhivare.pdf · agenŢia naŢionalĂ pentru...

AGENŢIA NAŢIONALĂ PENTRU ROMI

SECRETARIAT/CABINET

SEARU

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND ARHIVAREA,

PĂSTRAREA ŞI CLASAREA DOCUMENTELOR LA AGENŢIA

NAŢIONALĂ PENTRU ROMI

Ediţia: 1 Nr. de ex.: 1

Revizia: O

Cod: P.O. ARHIVĂ Pagini: 10

Întocmit: Mariea Ionescu, Consilier

AVIZAT APROBAT Şef serviciu Economic, Administrativ şi Resurse Umane Oana Fodor

PREŞEDINTE Ilie DINCĂ

Data intrării în vigoare:

Exemplar în regim controlat: DA NU

(Se încercuieşte varianta valabilă) © Avertisment: - Acest document este proprietatea intelectuală a Agenţiei Naţionale pentru Romi - Orice utilizare sau multiplicare, parţială sau totală, fără acordul scris al proprietarului este interzisă.


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



PROCEDURĂ PRIVIND ARHIVAREA, PĂSTRAREA ŞI CLASAREA DOCUMENTELOR LA AGENŢIA NAŢIONALĂ PENTRU ROMI

Cuprins

Nr.crt. Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale

1 Scopul procedurii operaționale

2 Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

3 Cadrul legal - Documentele de referința aplicabile activității procedurale

4 Descrierea procedurii operaționale

5 Responsabilităţi

6 Dispoziţii finale

7 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei procedurii operaționale

8 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după, caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale

9 Situația edițiilor si a reviziilor in cadrul edițiilor procedurii operaționale

10 Anexe

1. SCOPUL PROCEDURII : Scopul acestei proceduri este: 1) stabilirea unui set unitar de reguli si proceduri pentru arhivarea, păstrarea si reconstituirea documentelor neclasificate în cadrul Agenţiei Naţionale pentru Romi 2) stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea, păstrarea si reconstituirea documentelor. 2. DOMENIUL DE APLICARE: Procedura se aplică de către personalul din structurile Agenţiei Naţionale pentru Romi de la nivel central şi regional în conformitate cu statul de organizare al instituţiei. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ Legislaţie principală - Legea contabilității nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare; - Regulamentul de aplicare a Legii contabilității aprobat prin H.G. 704/1993;


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



- O.M.F.P. nr. 1917 din 2005 privind aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilității instituțiilor publice si Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucțiunile de aplicare ale acestuia; - Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1998, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronica; - Hotărârea Guvernului nr.1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronica; - Legea nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public. - Legea nr.500/2002, privind finanţele publice; - Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanței Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor publicata in Monitorul Oficial nr. 296 din 30 aprilie 2002; - Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice; - Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondentei clasificate. - O.M.F.P. nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale. - O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, cu modificările şi completările ulterioare, - Ordonanța Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor; Legislaţie secundară - Fisele posturilor pentru persoanele numite prin ordinul preşedintelui Agenţiei Naţionale pentru Romi cu atribuţii de arhivare;

4. DESCRIEREA PROCEDURII (4.1) Agenţia Naţională pentru Romi organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondentei astfel încât sistemul sa fie accesibil managerului instituţiei, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



Corespondenţa transcrisă pe hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc. se realizează prin mijloace diferite (curierul, posta, poşta electronica, fax, e-mail etc.); Realizarea corespondentei este determinata de: gradul de dotare interna şi/sau al terţilor, nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc; În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuiesc adaptate corespunzător, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerinţele majore privind: ● asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; ● confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; ● stocarea (arhivarea) corespondentei; ● accesul la corespondenta realizată. (4.2). Pregătirea documentelor în vederea arhivării. Activitatea constă în gruparea documentelor în dosare, în ordinea cronologică producerii sau înregistrării în contabilitate, de maxim 300 file, în funcţie de: conţinutul economic al documentelor justificative şi de termenul de păstrare: - dosare care se păstrează timp de 50 ani: situaţii financiare, state de plată; - dosare care se păstrează timp de 10 ani: contracte de prestări servicii, situaţii lunare, inventarierea anuală, corespondenţa, fisele conturilor, note contabile si documente justificative, proiect de buget si bugete aprobate, procese verbale de cercetare administrativă, etc. 4.2.1 Arhivarea efectivă a documentelor (legarea documentelor în dosar);

Documentele neclasificate se clasează anual în dosare, conform Nomenclatoarelor arhivistice. După rezolvarea (clasarea) lor, documentele se păstrează în dosare, conform nomenclatorului arhivistic.

4.2.2 Anual documentele se grupează în dosare potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclator; ordonarea documentelor se face, de regulă, cronologic, cu excepţia situaţiilor în care se impune aplicarea altor criterii, alfabetice (ex. documentele de resurse umane) etc.

4.2.3 În etapa ordonării documentelor din cuprinsul dosarului, se respectă următoarele cerinţe: răspunsul la o lucrare se ordonează după documentul de bază la care s-a răspuns ( se inversează ordinea din stadiul de arhivă curentă când documentul a fost prezentat la semnat) actele mai vechi se vor aşeza înaintea celor noi.

4.2.4 Excepţie de la regula ordonării cronologice o fac lucrările conexate, care se arhivează împreună cu documentul la care au fost conexate.


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



4.2.5 Cu ocazia ordonării documentelor se vor îndepărta părţile metalice, acele, clamele, agrafele, precum şi dubletele sau filele nescrise.

4.2.6 Dosarele constituite in modul arătat mai sus, nu trebuie să depăşească 250-300 file, dar se recomandă ca numărul filelor să fie chiar sub aceste limite (150-200 file) dacă hârtia este mai groasă, ca în cazul celei folosite la imprimantă sau calculator.

4.2.7 În cazul în care numărul filelor depăşeşte limitele menţionate, se constituie două sau mai multe volume din dosarul avut în vedere iniţial.

4.3. Numerotarea filelor din dosar si aplicarea semnăturii pentru confirmarea exactităţii numărului de file; 4.1. Documentele ordonate în dosare se numerotează şi se certifică astfel: numerotarea se face în colţul din dreapta, sus al fiecărei file, cu creion negru. În situaţia împărțirii unui dosar în mai multe volume. Din cauza nu mărului de file, fiecare volum fiind un dosar de sine stătător, se numerotează şi se certifică în consecinţă (începând cu nr.1); certificarea numerotării se înscrie pe o foaie nescrisă, adăugată în acest scop la sfârşitul dosarului; certificarea nu se face pe coperta dosarului. 4.2. Numerotare şi certificarea filelor se face înainte de legarea dosarului. 4.4. Înscrierea pe coperta dosarului a următoarelor informaţii: denumirea în clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator, conţinutul pe scurt al dosarului, datele de început si de sfârșit, numărul de file, termenul de păstrare; 6.1. După constituirea în dosare (ordinare, numerotare, certificare), documentele se leagă în copertă de carton, cu respectarea cerinţelor privind vizibilitatea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor; după legare, coperta dosarului se completează cu următoarele date: denumirea instituţiei şi structurii, indicativul după nomenclator, datele extreme ale documentelor (de început şi de sfârşit), conţinutul pe scurt, numărul filelor, termenul de păstrare

4.5. Întocmirea inventarelor; 4.5.1. După ordonarea şi inventarierea dosarelor, coperta se mai completează cu

numărul de inventar şi anul/anii dosarului; 4.5.2. Cu ocazia completării coperţii dosarului, în ce priveşte conţinutul, se vor sintetiza

principalele informaţii cuprinse şi se va evita copierea rezumatului din


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



nomenclatorul arhivistic (rezumat care se regăsește la indicativul corespunzător dosarului);

4.5.3. Conţinutul pe scurt înscris pe coperta dosarului, ca şi celelalte date de evidenţă menţionate, trebuie să se regăsească în inventar, la rubricile corespunzătoare; se vor întocmi tot atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute in nomenclatorul arhivistic, d către fiecare structură în parte;

4.5.4. Inventarele se întocmesc în trei exemplare pentru documentele cu termene de păstrare temporare ( ex. 3,5,10,15,20,30,50, ani) şi în patru exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent.

4.6. Predarea dosarelor pe baza inventarului la arhiva unităţii. 4.6.1. Documentele constituite în dosare se depun la depozitul de arhivă în al doilea an

de la crearea lor, pe bază de inventar şi proces verbal de predare-primire. 4.6.2. Persoanele care au în primire-gestiune documentele de arhivă răspund de

evidenţa, păstrarea, conservarea şi folosirea lor. 4.6.3. Stabilirea măsurilor privind însuşirea, aplicarea şi respectarea regulilor referitoare

la constituirea arhivei curente, inventarierea şi predarea dosarelor/registrelor la depozitul de arhivă, coordonarea şi verificarea modului în care se desfăşoară aceste activităţi sunt de resortul personalului cu funcţii de conducere.

4.6.4. Angajaţii cu funcţii de execuţie, desemnaţi sau implicaţi în activităţile de clasare şi arhivare a documentelor răspund de modul în care îşi îndeplinesc atribuţiile în acest sens, cu respectarea prevederilor în vigoare şi ale prezentei proceduri.

4.6.5. Informaţiile în format electronic vor fi stocate si pe dischete si CD-uri si vor avea aceleași termene de păstrare ca si cele pe suport de hârtie.

5. RESPONSABILITATI

Execută: Serviciile, Birourile şi Compartimentele organizate la nivel central şi regional ale Agenţiei Naţionale pentru Romi. ; În cazul în care numărul de salariaţi este redus, activităţile privind arhivarea poate fi efectuată de către o singură persoană; în această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea desfășurării activităţilor prevăzute în prezenta procedură revine persoanelor cu atribuţii stabilite prin fişa postului şi ordinul preşedintelui Agenţiei Naţionale pentru Romi.

Verifică: Şef SEARU

Avizează: Compartimentul juridic

Aproba: Președintele ANR


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



6. DISPOZIŢII FINALE a) Procedura va fi adusă la cunoștința personalului care execută activitatea/ activităţile respectivă/respective. b) Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificările reglementărilor legale cu caracter general si intern pe baza cărora se desfășoară activitatea/activităţile care face/fac obiectul acestei proceduri. c) Această procedură intră în vigoare în termen de 30 de zile de la data aprobării ei. 7. ANEXE Lista cu personalul care a luat la cunoştinţă de spre existenţa procedurii

8. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA , VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI SAU DUPA CAZ , A REVIZIEI PROCEDURII OPERATIONALE

Elemente privind responsabilii/ operatiunea

Numele si prenumele

Functia

Data

Semnatura

1 2 3 4 5

Elaborat Mariea Ionescu Consilier

Verificat Oana Fodor Şef SEARU

Verificat Cristina Dobre Expert

Aprobat Ilie Dică Preşedinte


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



9. LISTA CUPRIZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Scopul difuzarii

Exem-plar nr.

Compar-timent/servici

u

Functia Nume si prenume Data

primirii

Semnatura

1 2 3 4 5 6 7

Aplicare 1 SEARU Expert economic Expert contabilitate Expert resurse umane Expert - CFP Şef serviciu

Mihaela Constantin Monica Lauleanu Diana Pirvu Marian Babes Oana Fodor

Aplicare 1 Birouri regionale

Experți Cristian Hetea Constantin Tica Maria Ciociu Daniel Roman Georgeta Stanciu Anisoara Parnica Mirela Sandu

Aplicare 1 Compartimentul juridic si contencios

Consilier juridic

Nicoleta Olteanu

Aplicare 1 Serviciul Politici publice

Consilier Consilier Expert

Dan Oprescu Zenda Mariana Buceanu Plebis Florea

Aplicare 1 Compartimentul relații publice interne si internaționale

Expert Consilier Consilier

Cristina Dobre Mariea Ionescu Mariana Rovenţa


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



Informare 1 Control intern Preşedinte comisie

Mariea Ionescu

Arhivare 1 SEARU Sef Serviciu Oana Fodor

11. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL PROCEDURII

OPERATIONALE

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita Modalitatea reviziei Data de la care se aplica prevederile

editiei / reviziei

1 2 3 4

Editia 1

Revizia 1

Revizia 2


SECRETARIAT/CABINET

SEARU





Revizia: O



ANEXA

Lista cu personalul care a luat la cunoştinţă de spre existenţa procedurii

Nr. crt. Numele/ prenumele Funcţia Semnătura Data luării la cunoştinţă

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

procedura operationala ediţia: 1 agenŢia … anr/po arhivare.pdf · agenŢia naŢionalĂ pentru...

Documents