Unitatea de invmnt

______________________DEPARTAMENT

SECRETARIATPROCEDURA OPERATIONALA

privind evidena prezenei, invoirilor i concediilorEdiia : 1

Nr.exemplare 7

Revizia :.

Nr.ex.:

Pagina 16 din 16

COD : P.O. 25Exemplar nr.1

1.Lista responsabilitilor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale.ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/

OPERATIUNEANUMELE SI

PRENUMELEFUNCTIADATASEMNATURA

012345

1.1ELABORATSECRETAR

1.2.VERIFICATDIRECTOR

1.3APROBATDIRECTOR

2.Situaia ediiilor i a reviziilor in cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau dup caz,

revizia n cadrul ediiei Componenta

revizuit Modalitatea

revizieiData la care se aplic

prevederile ediiei sau

reviziei ediiei

1234

2.1Ediia 1xx16.03.2009

2.2Revizia 1

2.3Revizia

Revizia

Ediia II

2.nIa 1

3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operationale

Scopul

difuzriiEx.nr.CompartimentFunciaNumele i

prenumeleDataprimiriiSemntura

12345678

3.1aplicare1secretariatsecretar16.03.2009

3.2informare2Personal didacticdirector16.03.2009

3.3informare3conduceredirector16.03.2009

3.4informare4Personal did.auxiliardirector16.03.2009

3.5informare4Personalnedidacticdirector16.03.2009

3.6Informare4Consiliul de

administraiePreedin-

tele CA16.03.2009

3.7.evidena5secretariatsecretar16.03.2009

3.8arhivare6secretariatsecretar16.03.2009

3.9Alte scopuri7secretarsecretar16.03.2009

4.SCOPUL PROCEDURII : stabilete modul de realizare a activitatii, compartimentele i persoanele implicate;

d asigurari cu privire la existena documentelor adecvate derulrii activitilor;

asigur continuitatea activitatii, sprijin auditul i/sau alte organe abilitate n aciuni de auditare i/sau control iar pe manager n luarea deciziei, stabilete sarcini privind circuitul documentelor necesare. alte scopuri specific procedurii operaionale

5.DOMENIUL DE APLICARE

5.1-Precizarea activittii la care se refer PO(evidenierea prezenei angajailor,a nvoirilor a CO n baza cererilor,stabilirea etapelor i activitailor ce se vor desfura, paii de urmat n cadrul evidenei prezenei n cadrul instituiei)

5.2-Delimitarea activitatii n cadrul portofolliului de activitati desfurate(toate etapele ce vor fi parcurse privind prezena, nvoirile, concediile de odihn)

5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor : secretariat

b)de aceast activitate depind urmtoarele compartimente :

secretariat personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar (secretar IA,ad-tor fin.de patrimoniu MII, bibliotecar)

personal nedidactic(ngrijitori, muncitori de ntreinere)

5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurale, listarea compartimentelor implicate n procesul activitaii.

a)activitatea depinde de furnizarea datelor :

secretariat

b)de aceast activitate depind compartimentele :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar

personal nedidactic ( ngrijitori, muncitori de ntreinere)

6.DOCUMENTE DE REFERINTA

Reglementri internaionale :standade internaionale de management/control intern

a)legislaie primar : Codul Muncii ( legea nr.53/2003 cu completrile ulterioare,

H.G.nr.250/1992 actualizat (concediul de odihn, alte concedii din unitile bugetare);

H.G. nr.578/1992 pt.modificarea H.G.nr.250/1992;

H.G. nr.314/1995(completarea i modificarea H.G. nr.250/1992_ O.U.G nr.65/29 iunie 2005 privind modificarea i completarea Legii nr.53/2003;

Ordonana nr.29/18.08.1995(cu completarile i modificrile privind drepturile cuvenite salariailor adin administraia public, alte uniti buigetare);

LEGE nr.133/29.12.1995( care completeaz prevederile Ordonanei nr.29/1995);

DECRET NR.92/1976 privind carnetul de munc.

b)legislaie secundar:

Ordinul M.E.N. nr.3251/1998 privind aprobarea normelor metodolodie pentru efectuarea concediului de odihna a personalului didactic; Nomemclator din 14.012.2004 privind ntocmirea i utilizarea registrelor i formularelor financiar contabile, commune pe economie care nu au regim special de nscriere i numerotare;

c)alte documente :

Circuitul documentelor; Regulamentul intern al institutiei publice

7.Definiii i abrevieri :

a) definiii :

procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul procesual;

Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale

Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai multor component ale PO.

b) abrevieri ale temenilor: PO procedur operaional

E- elaborare;

V-verificare;

A-aprobare

Ap.-aplicare

Ah-arhivare

P-predare

N- numirea

P-prezentarea

MEN Ministerul Educaiei Naionale

L lege

UOG-ordonana de Urgena a Guvernului

OU-Ordonana de Urgen

O-ordonant

D-decret

CO concediu de odihn

CM- carnet de munc

REVISAL- registru de evidena a salariailor FCP foaie colectiv de prezena RI Regulement intern RM resurse material OS- ore suplimentare RU- resurse umane

CP-condica de prezena CFP-concediu fra plata

OPC ordonator principal de credite

8.Descrierea procedurii

a) documente utilizate :

1-condica de prezent

2-FCP

3-carnetul de munc

4-REVISAL

b)Coninutul i rolul documentelor 1.Condica de prezena : a.servete ca document obligatoriu n care angajatul semneaz la nceputul i sfritul programului consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihn, concedii boal, accidente n munca, maternitate, nvoiri, concediu fr salariu, absene nemotivate; b.se ntocnete ntr-un singur exemplar de compartimentul resurse umane dib cadrul instituiei; c. nu circul; d.se arhiveaz la compartimentul resurse umane din cadrul instituiei publice; e.conine minim obligatoriu :denumirea instituiei, secia pentru care se ntocmete documentul, n interior se vor scrie numele i prenumele salariailor , funcia ziua luna anul, semntura ora plecrii, absene nemotivate (pentru personalul didactic auxiliar i nedidactic) pentru personalul didactic cindica de prezena cuprinde Orarul claselor pe zile ore specialitai, subiectele leciilor ., semnatura profesorilor, confirmarea directorului i a secretarului.2.Foaia colectiv de prezen:

a..Servete ca : document centralizator privind evidena timpului de munc a salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihn, concedii de boal, maternitate, nvoiri i concediu fra salariu, absene nemotivate; b.Se ntocmete ntr-un singur exemplar care st la baza ntocmirii statelor de plat c. Circul :la persoana care l ntocmete; conducerea unitii care l aprob; document justificativ care st la baza ntocmirii statelor de plat; d.Se arhiveaz la serviciul financiar contabil /secretariat; e.Coninutul minim obligatoriu : denumirea unitii; secia pentru care se ntocmete; luna pentru care se ntocmete; abrevieri ce stau la baza ntocmirii documentelor; tabel centralizator care va cuprinde urmtoarele coloane : nr.crt, nr.matricol, numele i prenumele salariatului., meseria/funcia, orele separate pe zile calendaristice, totalul orelor lucrate ore suplimentare cu 75% i respectiv cu 100% i orele de noapte, total ore nelucrate, orele de ntrerupere, ultima coloan este mprita i cuprind4 concedii de boal, accidente de munc, nvoiri, concediu fra salariu, absene nemotivate. 3.Carnetul de munc : este actul official prin care se dovedete : cechimea n munc, vechimea n unitate, timpul lucrat la locurile de munc, meseria, specialitatea, drepturile salariale al angajailor, timpul lucrat n condiii deosebite de munc.Se ntocmete doar pentru persoanela care au un contract de muc.Cu prinde 2 prti

a) prima parte trebuie s cuprind date de identificare a salariatul;ui, pregtirea profesional i de specialitate.

b)a dua parte :timpul lucrat, temeiul legal al contractului de munca, fucntia deinut ,drepturile salariale,semntura si tampila persoanei autorizate care face nscrisul.cu prinde de asemenea si o parte destinat corecturilor facute nscrisurilor ronate, semnatura si stampila persoanei autorizate.

4.REVISAL- are urmtoarele elemente :

elemente de identificare a salariatului

data angajrii

funcia/ocupaia

tipul contractului de munc

data i temeiul ncetarii contr.de munca

seria i nr. Carnetului de munc

se arhiveaz dupa normela n vigoare.

Circuitul documentelor- conf.anexei

Resurse materiale cf.listei de inventor

Resurse umane-cf.staleor de functii anexate Resurse financiare cf.bugetului aprobat.

Planificarea operaiunilor

Evidenierea prezenei nvoirilor i concediilor :

-procurarea condicii de prezena a personalului

-ntocmirea procesului verbal pe ultima fil

-nscrierea salariailor n CP

-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP

-stabilirea programului de lucru*pt.persd.nedidactic i didactic auxiliar) i a orarului scolii pt.personalul didactic

-ntocmirea FCP

-ntocmirea cererilor de nvoire;

-nscrierea concediului fra plat n CP i FCP

-nregistrarea cererii pentru acordarea de zile libere platite;

-aprobarea cererii de ctre conductorul unitaii

-ntocmirea unei evidene zilele libere platite

-ntocmirea cererii de concediu fra plat

-nregistrarea, aprobarea i emirerea deciziei pentru aceasta

-predarea unui exemplar sub semntur privat solicitantului

-ntocmirea evidenei zilelor de concediu fr plat pentru fiecare salariat

-nscrierea n FCP a concediului fra plat;

-anuntrea instituie n cazul concediilor medicale ;

-vizarea, prezentarea, aprobarea concediilkor medicale de ctre conductorul unitaii

-ntocmirea evidenai concediilor medicale pentru fiecare salariat

IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANEOBIECTE AUDITABILERISCURI SEMNIFICATIVE

12

1.Procurarea CP a personaluluiInexistena CP n cadrul nstituiei

2.Numerotarea filelor CPOmiterea numerotrii

3.ntocmirea provesului verbal pe ultima fil CPNentocmirea procesului verbal

4.Inscrierea salariailor, orarului (pt.personalul didactic)Nenscrierea salariailor i a orarului

5. Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CPNedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP

6.Stabilirea programului de lucruNestabilirea progr.de lucru

7.Semnarea condicii de prezenaNesemnarea CP

8.ntocmirea FCPla fritul luniiNentocmirea FCP

9.Aprobarea FCP de ctre conductorul unitaiiNeaprobarea

10.ntocmirea cererii de nvoireNentocmirea cererii

11.nregistrarea cereriinenregistrarea

12.Aprobarea cereriiNeaprobarea

13.nscrierea nvoirii n CPnenscrierea

14.Planificarea concediilor de odihna COOmisiunea planificarii

15.ntocmirea cererii de CONentocmirea cererii

16.nregistrarea cereriinenregistrarea

17.Aprobarea cdererii CONeaprobarea cererii

18.ntocmirea evidenei CONentocmirea evidenei

19.nregistrarea n evidena a CONenregistrarea

20.nscrierea zilelor de CO n CPOmierea nscrierii

21.nscrierea zilelor de CO pt.fiecare salariatOmiterea nscrierii

22.emiterea deciziei de aprobare a COOmiterea deciziei

23.Semnarea deciziei de ctre conductorul unitaiiNesemnarea deciziei 8

24.predarea unui exemplar din decizie salariatului sub semnatura privatNepredarea

25.ntocmirea cererii de concediu fara plata CFPNentocmirea cererii

26.Inregistrarea ,aprobarea, emiterea semnarea deciziei pentru CFP,predarea salariatului sub semntur privat a unui exemplarNeemiterea documentelor

27.Intocmirea, nregistrarea unei evidene a CFPNentocmirea documentelor

28.nscrierea n CM ,FCP a CFS,Omitertea nscrierii

29.Intocmirea , nregistrarea,aprobarea, evidentei cerererii de acordare a zilelor libere, Neemiterea documentelor

30.Inregistrarea n FCP a zilelor libereOmiterea nregistrrii

31.Anunarea instituiei n termen de 3 zile a Concediului medicalNeanunarea instituiei

32.Vizarea, aprobarea, intocmirea evidenti concediilor medicale Neemiterea documentelor

33.nregistrarea n evidena deschis a concediilor medicaleNenregistrarea

Derularea operaiunilor activitii OBIECTE AUDITABILEOperaiuni desfurate

12

1.Procurarea CPAchiziionarea CP tipizat pt.fiecare loc de munc

2.Numerotarea filelorNumerotarea filelor

3.Intocmirea procesului verbal pe ultima filntocmirea procesului verbal

4.Inscrierea salariailor (didactic auxiliar i nedidactic(, a orarului la personalul didacticEfectuarea nscrierilor

5.desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CPSe emite decizie din partea conductorului unitatii i nmnat persoanei n cauz

6.stabilirea programului de lucruStabilirea programului

7.Semnarea CPSemnarea CP

8.Intocmirea FCP la sfritul luniiIntocmirea FCP la sfrsiul lunii dup CP (evidenierea orelor de CO. CFP, concediu medical , ore suplimentare

9.Aprobarea FCP de ctre conductorul unitaiiAprobarea sub semntura de ctre conductorul unitii

10.Intocmirea, nregistrarea,aprobarea cererii de nvoireCererea de nvoire se aprob de conductorul unitii, dp ce a fost nregistrat i I s-a dat n numr

11.Inscrierea nvoirii n CP,FCPOrele de nvoire se nscrieu n dreptul fiecrui angajat

12.Planificarea COn luna decembrie a fiecrui an se va face o planificare a CO pentru fiecare angajat n parte

13.Intocmirea, inregistrarea,aprobarea cererii de CORedactarea cererii,nregistrarea n unitate, aprobarea de ctre conductorul unitii

14.Intocmirea unei evidene separate a COntocmirea evidenei pt.fiecare angajat

15.Inscrierea zilelor de CO n CP i In FCP pentru fiecare angajatSe trec n CP toate zilele de concediu pt.fiecare angajat precum i n FCP la sfritul fiecrei luni

16.Intocmirea,nregistrarea,aprobarea i emiterea deciziei pentru CFSRedactarea cererii da ctre angajat, inregistrarea n unitate,aprobarea de ctre conductorul unitii,emiterea deciziei de aprobare

17.Semnarea deciziei, predarea uni exemplar sub semntur private salariatuluiSemnarea deciziei de ctre conductorul unittii, eliberarea unui exemplar , sub semntur angajatului

18.Intocmirea unei evidene a CFSIntocmirea evidenei pentru fiecare salariat

19.Inscrierea CFS n CP, FCPnscrierea pentru fiecare angajat 10

20.Intocmirea, Inregistrarea,aprobarea cererii pentru acordarea de zile libere pltiteReadactarea cererii de ctre angajat,nregistrarea n unitate,aprobarea de ctre conductorul unitii a cererii pt.zile libere pltite

21. Inscrierea zilelor libere In CP i In FCPInregistrarea n evidena a zilelor libere pt.fiecare angajat, mentionarea acestora n FCP

22.Anunarea,vizarea Si aprobarea concediilor medicaleBeneficiarul are obligaia de a anuna n tremens de 3 zile data de la care beneficiaz de concediu medical,concediul medical va fi vizat de medical de familie i aprobat de ctre conductorul unitii

23.Intocmirea unei evidene a concediilor medicalentocmirea unei evidene n care s se nscrie toate zilele de concediu medical avute de fiecare angajat n parte

24.Inregistrarea n evidena deschis a concediilor medicaleEvident zilelor de concediu medical pentru fiecare angajat

Valorificarea rezultatelor activitii mbuntirea cunoaterii legislaiei privind evidena prezenei, nvoirilor i concediilor cunoaterea modului de derulare a pailor privind evidena nvoirilor i concediilor

9. RESPONSABILITATI 9.1. DIRECTORUL

1.Desemneaz prin decizie persoana responsabila cu CP;

2.Stabilete programul de lucru prin Regulamentul intern

3.Aproba : FCP, cererile de nvoire, CO, CFS, zile libere platite, concedii medicale, ore suplimentare; 11

4.Emite decizii pentru : cererile de nvoire, CO, CFS, ore suplimentare, zile libere pltite;

5.Planifica CO n baza cererilor nregistrate;

6.Procur CP formulare tipizate specifice fiecrui punct de lucru.

7.Urmrete respectarea programului de lucru prin semnarea CP

9.2. SECRETARUL

1.Numeroteaz filele CP i ntocmete procesul verbal la sfrit;

2.Inscrie n CP salariaii (nedidactic i didactic auxiliary) orarul scolii la personalul didactic;

3.Intocmete FCP;

4.Inrefistreaz :cererile de CO,CFS, nvoire, zile libere pltite, ore suplimentare(OS);

5.Tne evidena pe fiecare salariat pentru : zile CO,CFS,OS, concedii medicare, nvoiri;

6.Pred sub semntur privat un exemplar din deciziile emise de conductorul unitii, dup ce le-a nregistrat n Registrul de decizii al unitii.

10.Anexe , nregistrri, arhivriNr.

anexDenumire

anexElaboratorAprobatNumr

exemplDifuzare ArhivareAlte

el

LocPer

1.Circuitul

documentelorResurse

umanedirector1personalsecretPerm

2.Lista de inventarComisia de inventardirector1gestionarsecret3 ani

3.Bugetul Financiar

contabilDirector

OPC1personalsecret3 ani

4.Statul de funciiResurse umaneDirector

ISJ SV1personalSecret.3 ani

11. Cuprins

Numarul

componentei

in cadrul

procedurii

operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina

Coperta

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale1

2.Situaia ediiilor si a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale1

3.Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale1-2

4.Scopul procedurii operaionale2

5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale2-3

6.Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale3-4

7.Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional4-5

8.Descrierea procedurii operaionale5-11

9.Responsabiliti si rspunderi n derularea activittii11-12

10.Anexe, nregistrri, arhivri13

11.Cuprins13