1

PAGE Autoritatea ContractantNorme procedurale interne

Realizarea achiziiilor directe n cadrul .............

1.0 Scop

Scopul prezentei proceduri este de a stabili activitile desfurate n mod obligatoriu n procesul de realizare a achiziiilor directe de produse, servicii i lucrri n cadrul [Autoritatea Contractant]. Procedura se poate adapta n funcie de tipul insituiei publice i de organigrama acesteia (cu nlocuirea denumirii direciilor, serviciilor, compartimentelor i a funciilor de conducere i/sau decizie)2.0 Domeniu de aplicare

Prezenta procedur se aplic achiziiilor directe iniiate de ctre Serviciul Achiziii Publice, n baza Referatelor de necesitate, aprobate de persoana desemnat s coordoneeze activitatea compartimentului, primite de la compartimentele beneficiare din cadrul ........ [Autoritatea Contractant].3.0 Documente de referin

3.1 Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;

3.2 Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;

3.3 Hotrrea Guvernului nr.1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;3.4. Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2009 cu privire la rectificarea bugetar pe anul 2009 i reglementarea unor msuri financiar-fiscale, cu modificrile i completrile ulterioare;3.5. Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentruReglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice nr.313/2011cu privire lainterpretarea anumitor dispoziii privind procedurile de atribuire acontractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrripublice i a contractelor de concesiune de servicii;3.6. Legea nr.72/2013 privind msurile pentru combaterea ntrzierii n executarea obligaiilor de plat a unor sume de bani rezultnd din contracte ncheiate ntre profesioniti i ntre acetia i autoriti contractante;3.7. Legea nr.500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;3.8. Ordinul ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;3.9. Ordonana Guvernului nr.80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei publice i instituiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare;3.10. Ordinul ministrului finanelor publice nr.522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare.3.11. Ordinul ministrului economiei i finanelor nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completrile ulterioare.

4.0 Definiii i abrevieri

4.1 Definiii

(1) Acceptarea ofertei ctigtoare = actul juridic prin care autoritatea contractant i manifest acordul de a se angaja juridic n achiziia/contractul/contractul-cadru de achiziie public ce va fi ncheiat cu ofertantul a crui ofert a fost desemnat ctigtoare. Acceptarea ofertei este reprezentat, dup caz, astfel:1 de atribuirea direct n SEAP a achiziiei de produse/servicii/lucrri i/sau2 de aprobarea Notei de evaluare i transmiterea comunicrii/comenzii ferme n cazul achiziiei realizate prin transmiterea scrisorilor de intenie.(2) Achizitor = [Autoritatea Contractant], n cazul contractelor de furnizare de produse;(3) Achiziie prin mijloace electronice = utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea i stocarea de date care sunt difuzate, transmise i recepionate prin cablu, radio, mijloace optice sau prin alte mijloace electromagnetice;(4) Angajament bugetar = orice act prin care o autoritate competent, potrivit legii, afecteaz fonduri publice unor anumite destinaii, n limita creditelor bugetare aprobate;

(5) Angajament legal = faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd orice act juridic din care rezult sau ar putea rezulta o obligaie pe seama fondurilor publice;(6) Beneficiar = [Autoritatea Contractanta], n cazul contractelor de prestare de servicii sau lucrri;

(7) Caiet de sarcini / specificaiile tehnice = document ce conine informaii cu privire la cerine, prescripii, caracteristici de natura tehnic ce permit fiecrui produs, serviciu sau lucrare s fie descris, n mod obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitii [AC], termene de livrare/prestare/executare maximale, termene de garanie minime i orice alte informaii relevante pentru obiectul achiziiei, solicitate dup caz ;(8) Cazuri speciale = n situaiile n care produsele/serviciile/lucrrile pentru care se iniiaz achiziia nu se regsesc n catalogul electronic din SEAP sau acestea nu corespund specificaiilor tehnice solicitate, este necesar transmiterea de scrisori de intenie ctre operatori economici al cror obiect de activitate corespunde necesitilor autoritii contractante, n vederea primirii de oferte de la acetia;(9) Compartiment = direcie general, direcie sau serviciu, dup caz;

(10) Conductorul compartimentului = director general, director sau ef serviciu, dup caz;(11) Compartiment beneficiar = direcia general / direcia / serviciul care a emis solicitarea pentru achiziionarea produselor / serviciilor / lucrrilor;(12) Contract de achiziie public = contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul ori mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii. Acestea se vor ncheia, n special, n cazul livrrilor de produse n trane, a prestrilor de servicii sau executrii de lucrri pe o perioad de timp determinat; (13) Contract-cadru de achiziie public = nelegerea scris intervenit ntre [AC] i operatorul economic declarat ctigtor, al crei scop este stabilirea elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public ce urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i, dup caz, cantitile avute n vedere;(14) Executant = ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de lucrri;

(15) Fonduri publice = sume alocate din bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.500/ 2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;(16) Fonduri rambursabile = asisten financiar rambursabil primit de la instituiile financiare interne i internaionale i de la ali finanatori potrivit memorandumurilor / acordurilor / contractelor de finanare ncheiate cu acestea;

(17) Fonduri externe nerambursabile = totalitatea fondurilor externe postaderare i de la ali donatori, primite de Romnia n cadrul unor proiecte / programe / instrumente / faciliti finanate conform unor decizii / acorduri / nelegeri / memorandumuri ale Uniunii Europene i/sau ale altor donatori;

(18) Furnizor = ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de furnizare;(19) Ofertant = oricare operator economic care a depus ofert n termenul de depunere a ofertelor indicat n scrisoarea de intenie sau care ofer produse/servicii/lucrri prin intermediul catalogului electronic disponibil n SEAP;

(20) Ofert = actul prin care operatorul economic i manifest voina de a se angaja din punct de vedere juridic n relaia cu [AC];(21) Operator economic = oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri persoan fizic / juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri;(22) Operatorul sistemului electronic de achiziii publice = persoan juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire;(23) Ordonanarea de plat = documentul intern prin care ordonatorul de credite d dispoziie conductorului compartimentului financiar (financiar-contabil) s ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor;(24) Prestator = ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de servicii;(25) "Scris" sau "n scris" = orice ansamblu de cuvinte i cifre care pot fi citite, reproduse i apoi comunicate. Acest ansamblu poate include i informaii transmise i stocate prin mijloace electronice;(26) Sistemul electronic de achiziii publice SEAP = desemneaz sistemul informatic de utilitate public, accesibil prin internet la o adres dedicat, utilizat n scopul aplicrii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire;(27) Vocabularul comun al achiziiilor publice CPV = desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente;(28) Zile = zilele calendaristice, cu excepia cazului n care se menioneaz c sunt zile lucrtoare.4.2 Abrevieri

(1) A1a = Propunere de angajare a unei cheltuieli n limita creditelor de angajament (n cazul proiectelor cu finanare din fonduri externe nerambursabile);(2) A1b = Propunere de angajare a unei cheltuieli n limita creditelor bugetare;(3) A2 = Angajament bugetar individual / global;(4) A3 = Ordonanare de plat;(5) CFPP = Control financiar preventiv propriu;(6) CFPD = Control financiar preventiv delegat;(7) CPV = Vocabularul comun al achiziiilor publice;(8) DE = Direcia Economic;

(9) DJ = Direcia Juridic;(10) D = Director general;(11) DA = Director general adjunct;(12) DAdm = Direcia Administrativ;(13) AC = Autoritatea Contractant;(14) NIR = Not de intrare-recepie;(15) OPC = Ordonator principal de credite;(16) OUG = Ordonana de urgen a Guvernului;

(17) PAAP = Programul anual al achiziiilor publice;(18) SAP = Serviciul Achiziii Publice;(19) SC = Serviciul Contabilitate din cadrul AC;(20) SEAP = Sistemul electronic de achiziii publice;(21) SF = Serviciul Financiar, din cadrul DE;(22) SG = Secretar General;(23) SGA = Secretar General Adjunct;(24) SS = Secretar de Stat5.0 Descrierea procedurii:

5.1 Generaliti

(1) [AC] (prin Compartimentul responsabil de achiziii publice), n calitate de autoritate contractant achiziioneaz direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a capitolului II din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, nu depete pragurile valorice prevzute la art. 19 din acelai act normativ, fr TVA, pentru fiecare achiziie de produse, servicii ori lucrri.(2) Compartimentul din cadrul [AC] care solicit achiziia produselor, serviciilor sau lucrrilor:1 cu caracter de regularitate (ex. rechizite, consumabile IT, servicii de ntreinere i reparaii fotocopiatoare, faxuri etc.) transmite solicitarea respectiv ctre DAdm n vederea centralizrii, ntocmirii i supunerii spre aprobare a Referatului de necesitate de ctre SS / SG / SGA, coordonator.2 necesare desfurrii activitii specifice (ex. formulare tipizate, sigilii, materiale promoionale, servicii de conectare la reeaua de comunicaii Swift, achiziii ce trebuie realizate pentru implementarea proiectelor etc.) trebuie s transmit ctre SAP din cadrul [AC] un Referat de necesitate aprobat de ctre SS / SG / SGA, coordonator.(3) Referatul de necesitate, n ambele cazuri, trebuie s conin cel puin urmtoarele:1 denumirea obiectului achiziiei i cantitile necesare;2 justificarea necesitii i oportunitii achiziiei respective;3 dac obiectul achiziiei implic ncheierea unui contract / contract-cadru, atunci se precizeaz durata contractului / contractului-cadru, precum i termenele de livrare a produselor, de prestare a serviciilor i / sau de executare a lucrrilor;4 alte informaii relevante pentru obiectul achiziiei, dup caz, necesare pentru iniierea achiziiei;5 valoarea estimat a achiziiei i modul de determinare a acesteia;

6 dac este cazul, justificarea necesitii efecturii achiziiei numai de la un anumit operator economic, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate.(4) Pentru achiziiile directe derulate n cadrul unor proiecte finanate din fonduri externe nerambursabile, compartimentul beneficiar transmite, pe lng referatul de necesitate aprobat de ctre SS / SG / SGA, coordonator , i bugetul aprobat al proiectului, precum i capitolul privind achiziiile publice din Cererea de finanare aprobat;

(5) Estimarea se realizeaz de ctre compartimentul care ntocmete Referatul de necesitate prin nsumarea tuturor sumelor pltibile pentru achiziia respectiv, sume valabile la momentul transmiterii Referatului de necesitate, astfel: 1 n cazul produselor care necesit operaiuni de instalare/punere n funciune, valoarea estimat a acestora se calculeaz defalcat, pentru fiecare component n parte, acolo unde este posibil. n cazul n care acest lucru nu este posibil se menioneaz c instalarea/montajul sunt incluse n pre.2 n cazul achiziiilor care necesit livrarea/prestarea/executarea produselor/ serviciilor/ lucrrilor pentru o perioad mai mare de 12 luni, la estimarea valorii se ia n calcul ntreaga perioad, dar nu mai mult de 48 de luni. (6) Referatul de necesitate trebuie s fie nsoit de caietul de sarcini / specificaiile tehnice i orice alte informaii relevante pentru obiectul achiziiei.(7) Caietul de sarcini / specificaiile tehnice este/sunt ntocmit(e) de ctre compartimentul din cadrul [AC] care solicit iniierea achiziiei produselor, serviciilor sau lucrrilor n cauz i conine n mod obligatoriu cerine, prescripii, caracteristici de natura tehnic ce permit fiecrui produs, serviciu sau lucrare s fie descris, n mod obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitii [AC], termene de livrare/prestare/executare maximale solicitate ofertantului, termene de garanie minime, alte informaii relevante pentru obiectul achiziiei, solicitate dup caz:

1 cerinele tehnice definesc, dup caz i fr a se limita la cele ce urmeaz, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan, cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor, sigurana n exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului, tehnologii i metode de producie, precum i sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea. n cazul contractelor pentru lucrri, specificaiile tehnice pot face referire, de asemenea, i la prescripii de proiectare i de calcul al costurilor, la verificarea, inspecia i condiiile de recepie a lucrrilor sau a tehnicilor, procedeelor i metodelor de execuie, ca i la orice alte condiii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractant este capabil s le descrie, n funcie i de diverse acte normative i reglementri generale sau specifice, n legtur cu lucrrile finalizate i cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrri;

2 cerinele tehnice se definesc astfel nct s corespund necesitilor / exigenelor compartimentului care solicit achiziia;3 cerinele tehnice trebuie s permit oricrui ofertant accesul egal la achiziia direct i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur s restrng concurena ntre operatorii economici;

4 se interzice definirea unor cerine tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse, cu excepia cazurilor n care nu este posibil o descriere suficient de precis i inteligibil a obiectului contractului, situaie n care acestea sunt nsoite de meniunea sau echivalent;5 n cazul achiziiei de echipamente IT, sofware, consumabile sau servicii IT, compartimentul beneficiar transmite specificaiile tehnice compartimentului IT n vederea obinerii unui aviz, nainte de transmiterea specificaiilor ctre compartimentul de achizitii. Avizul compartimentului IT este acordat n maxim 5 zile lucrtoare de la data primirii specificaiilor tehnice.

5.2 Etape premergtoare achiziiei directe(1) D sau DA al DE primesc Referatul de necesitate aprobat, mpreun cu caietul de sarcini / specificaii tehnice, pe care apoi le transmit cu rezoluie efului SAP.

(2) eful SAP repartizeaz lucrarea unei persoane din cadrul serviciului, care devine responsabil de lucrare i care are obligaia derularrii i finalizrii achiziiei publice;(3) Dup primirea Referatului de necesitate, responsabilul de lucrare:

1 stabilete codul CPV aferent obiectului achiziiei:

2 verific documentele primite prin prisma prevederilor OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare;3 verific ncadrarea n pragurile valorice prevzute la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare;

(4) verific respectarea Manualului de implementare aferent Programului operaional din care este finanat achiziia direct n cazul proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile, din punct de vedere al realizrii achiziiilor publice. n cazul n care Manualul de implementare nu este actualizat cu toate modificrile legislative n domeniul achiziiilor publice, primeaz legislaia n vigoare la momentul iniierii achiziiei.(5) Dup efectuarea verificrilor de la punctul 5.2 alin.(3), responsabilul de lucrare ntocmete Nota privind determinarea valorii estimate care trebuie s conin urmtoarele informaii:

1 codul/codurile CPV aferente produselor/serviciilor/lucrrilor;

2 valoarea estimat i modul de calcul al acesteia;3 modalitatea de achiziie public aleas (achiziie direct / achiziie direct prin mijloace electronice);4 modalitatea de plat (prin ordin de plat n Trezoreria Statului / numerar);(6) Responsabilul de lucrare solicit responsabilului cu PAAP-ul actualizarea acestuia i SC actualizarea Listei de investiii (dac este cazul).5.3Iniierea i efectuarea achiziiei directe

(1) Dup ce sunt ndeplinite operaiunile prevzute la punctul 5.2 alin. (3) (5) i responsabilul de lucrare verific existena ofertelor pentru produsele / serviciile / lucrrile respective n SEAP, precum i dac acestea corespund cerinelor, achiziia poate fi iniiat i efectuat prin oricare dintre metodele de mai jos:1 cu prioritate din catalogul electronic disponibil n SEAP, dac exist oferte pentru produsele / serviciile / lucrrile necesar a fi achiziionate;2 prin transmiterea unei Scrisori de intenie ctre poteniali ofertani (prin fax sau e-mail) i publicarea acesteia pe pagina de internet oficial a [AC], n situaiile n care produsele/serviciile/lucrrile pentru care se iniiaz achiziia nu se regsesc n catalogul electronic din SEAP. Scrisoarea de intenie se ntocmete, pe categorie de produse i trebuie s conin cel puin:a) informaii generale: adres, telefon, fax, e-mail, persoan de contact, mijloace de comunicare etc.;b) instruciuni privind datele limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu transmiterea ofertei;c) caietul de sarcini (dac este cazul) / specificaiile tehnice i orice alte informaii relevante pentru obiectul achiziiei;d) instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a ofertei;e) condiiile de plat;f) informaii referitoare la criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare.3 direct din centre comerciale sau magazine de profil n situaii specifice sau de urgen (exemplu: rovignete, polie RCA, materiale de lctuerie, tmplrie etc.) .(2) Atribuirea achiziiei n SEAP se realizeaz prin iniierea achiziiei dup consultarea catalogului de produse/servicii/lucrri i alegerea operatorului economic a crui ofert satisface cerinele tehnice ale autoritii contractante i reprezint preul cel mai sczut. 1 Cnd achiziia se afl n faza de deliberare, responsabilul de lucrare ntocmete i semneaz Nota de evaluare, precum i A1a (dup caz), A1b, A2 i Lista de verificare a contractului / comenzii de achiziii publice pe care le nainteaz - mpreun cu dosarul achiziiei - spre semnare/aprobare, astfel:

a) efului SAP ( Nota de evaluare;b) DA ( Nota de evaluare + A1b;

c) D ( Nota de evaluare;d) SF + CFPP + CFPD (dac este cazul) ( A1b + A2 + Lista de verificare a contractului / comenzii de achiziii publice;

e) persoanei desemnate s coordoneze activitatea DE ( Nota de evaluare;f) OPC ( A1b + A2 + Lista de verificare a contractului / comenzii de achiziii publice.2 Dup semnarea i aprobarea tuturor documentelor de la punctul 5.3 (2) 1, responsabilul de lucrare accept preul ofertat, atribuind astfel achiziia.3 Atunci cnd achiziia este atribuit n SEAP, nu mai este necesar transmiterea unei comenzi, condiiile i termene de livrare fiind specificate n SEAP.

4 n cazul n care nu exist fondurile necesare sau Nota de evaluare nu se aprob, responsabilul de lucrare refuz oferta, achiziia fiind astfel anulat. n aceast situaie, responsabilul de lucrare comunic solicitantului neaprobarea achiziiei sau imposibilitatea efecturii acesteia din lipsa fondurilor bugetare.

(3) Achiziia direct prin intermediul catalogului electronic poate ajunge n starea neatribuit / anulat exclusiv din urmtoarele motive:

1 operatorul economic refuz condiiile autoritii contractante (condiii refuzate);

2 operatorul economic nu a rspuns n termenul stabilit de autoritatea contractant, dar nu mai puin dect termenul prevzut n Hotrrea Guvernului nr.1660/2006, (condiii neacceptate n termen);

3 responsabilul de lucrare nu a luat o decizie n termenul stabilit de SEAP (ofert neacceptat n termen);

4 responsabilul de lucrare refuz oferta operatorului economic (ofert refuzat), motivnd refuzul n cmpul special pus la dispoziie de SEAP(4) n cazul n care achiziia s-a efectuat prin transmiterea scrisorilor de intenie, responsabilul de lucrare primete, analizeaz, centralizeaz ofertele i propune operatorul economic ctigtor (operatorul a crui ofert corespunde cerinelor tehnice ale [AC] i are preul cel mai sczut), prin ntocmirea Notei de evaluare i, dup caz, a Centralizatorului ofertelor care conine preurile ofertate. Nota de evaluare, mpreun cu A1a (dup caz), A1b A2 i Lista de verificare a contractului / comenzii de achiziii publice i se nainteaz - mpreun cu dosarul achiziiei - spre semnare/aprobare aa cum s-a descris la punctul 5.3 alin. (2) 1.

(5) n cazul n care n urma efecturii achiziiei directe rezult un contract/contract-cadru n baza cruia se ncheie contracte subsecvente / acte adiionale / comenzi de produse / servicii / lucrri, A1a (dup caz), A1b i A2 mpreun cu Lista de verificare a contractului/comenzii achiziiei publice se ntocmesc i se semneaz de ctre DA odat cu acesta.(6) n cazul achiziiilor realizate n baza proiectelor cu finanare extern nerambursabil A1a, A1b i A2 se ntocmesc i se semneaz de ctre persoanele nominalizate prin Decizia de numire a membrilor echipei de implementare a proiectelor sau persoanelor desemnate din cadrul direciilor de specialitate.(7) n cazul n care achiziia s-a efectuat n urma transmiterii scrisorilor de intenie, dup primirea Notei de evaluare aprobat de persoana delegat s coordoneze activitatea DE, responsabilul de lucrare din cadrul SAP transmite ctre operatorul economic desemnat ctigtor, o comunicare sau o comand ferm.(8) n cazul n care achiziia direct se realizeaz direct din centrele comerciale sau din magazinele de profil, dup prospectarea pieei i aprobarea Notei privind determinarea valorii estimate, se ntocmesc documentele n vederea obinerii avansului spre decontare, efectundu-se apoi decontul de cheltuieli mpreun cu A1a (dup caz), A1b, A2 i A3, i Listele de verificare aferente acestora. n acest caz nu mai este necesar ntocmirea Notei de evaluare.(9) Achiziia direct se efectueaz pe baz de document justificativ (exemplu: factur fiscal sau contract de achiziie public).(10) Orice document justificativ se consider a fi contract de achiziie public i baz legal pentru plat. Responsabilul de lucrare din cadrul SAP are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea dosarului achiziiei publice care dovedete efectuarea achiziiei directe.(11) n cazul n care achiziia public se efectueaz pe baz de factur, derularea achiziiei se face de ctre responsabilul de lucrare.(12) n cazul n care achiziia public se efectueaz pe baz de contract/contract-cadru, acesta se transmite spre derulare, astfel:1 efului compartimentului care a solicitat achiziia - n cazul unor achiziii specializate pe anumite domenii (ex. juridic, IT, trezorerie etc.) sau persoanei nominalizate - n cazul contractelor ncheiate pentru implementarea unor proiecte cu finanare din fonduri externe nerambursabile;2 persoanei nominalizate de eful SAP n cazul achiziiei de produse / servicii / lucrri necesare activitii curente a [AC];3 DAdm n cazul achiziiilor necesare desfurrii activitilor cu caracter de regularitate i ntreinerii patrimoniului [AC].(13) Prin excepie de la alin. 5.3 (12), unele contracte, n funcie de natura i obiectul acestora, pot fi derulate de responsabilul achiziiei publice.(14) Atunci cnd au fost achiziionate produse/servicii/lucrri pentru care trebuie ntocmit Proces-verbal de recepie, conform legislaiei n vigoare, responsabilul de lucrare sau, dup caz, persoana care deruleaz contractul, ntocmete Decizia de numire a membrilor n comisia de recepie, pe care o nainteaz spre semnare i aprobare conducerii compartimentului(15) Preedintele comisiei de recepie este responsabil de ntocmirea i semnarea Procesului-verbal de recepie.5.4Semnarea contractului/contractului-cadru (1) n cazul n care obiectul achiziiei este complex i trebuie stabilite responsabiliti ale ofertantului i ale [AC], condiii privind garaniile, modul de efectuare a recepiilor, a plilor etc., achiziia public se finalizeaz prin ncheierea unui contract de achiziie public sau a unui contract-cadru.(2) Contractul/contractul-cadru de achiziie public, precum i A1a (dup caz) i A1b i A2 se nainteaz spre semnare, n ordine, astfel:1 ctre ofertantul ctigtor;2 ctre conductorul compartimentului care a solicitat achiziia atunci cnd contractul va fi derulat de compartimentul respectiv;3 DA al DE, pe un exemplar al contractului/contractului-cadru mpreun cu A1a (dup caz), A1b;4 SF pentru verificare documentaie i ncadrare clasificaie;

5 SC pentru nregistrarea disponibilului de credite pe A1a (dup caz), A1b i A2;6 D al DE pe ambele exemplare ale contractului/contractului-cadru;

7 ctre reprezentantul DJ;8 viza CFPP pe un exemplar al contractului/contractului-cadru, A1a (dup caz), A1b i A2;

9 persoana delegat s coordoneze activitatea DE;10 viza CFPD, dac depete limita valoric de acordare a vizei, pe un exemplar al contractului / contractului-cadru, A1a (dup caz), A1b i A2;

11 OPC.(3) Dup semnarea de ctre OPC, responsabilul de lucrare din cadrul SAP transmite un exemplar al contractului, dup cum urmeaz: 1 n original, operatorului economic semnatar al contractului;2 n copie, persoanei / compartimentului desemnat pentru derularea contractului respectiv;3 n copie, mpreun cu o copie a dosarului achiziiei, ctre SF n vederea urmririi derulrii contractului din punct de vedere financiar. 5.5. Efectuarea recepiei(1) Recepia produselor / serviciilor / lucrrilor se efectueaz de ctre o comisie numit n conformitate cu prevederile normelor interne n vigoare.(2) n cazul bunurilor consumabile sau a obiectelor de inventar se ntocmete NIR-ul de ctre gestionar, care semneaz pentru primirea acestora n gestiune alturi de comisia care efectueaz recepia. NIR-ul se pred responsabilului de lucrare / persoanei care deruleaz contractul.(3) n cazul mijloacelor fixe/serviciilor/lucrrilor, comisia de recepie ntocmete un proces-verbal de recepie, n conformitate cu prevederile OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, pe care l pred responsabilului de lucrare/persoanei care deruleaz contractul.(4) Responsabilul de lucrare sau, dup caz, persoana care deruleaz contractul are obligaia s anune cu cel puin o zi nainte comisia de recepie, precum i gestionarii despre primirea produselor, astfel nct s fie prezeni toi membrii comisiei, iar gestionarii s organizeze locul de depozitare i fora de munc.(5) Responsabilul de lucrare sau, dup caz, persoana care deruleaz contractul are obligaia de a pune la dispoziia comisiei de recepie contractul mpreun cu toate anexele sale / caietul de sarcini, propunerea tehnic i orice alt document relevant, pentru a se verifica dac produsele sunt conforme cu specificaiile solicitate.(6) n cazul n care produsele/serviciile/lucrrile nu corespund din punct de vedere al specificaiilor solicitate, comisia de recepie refuz primirea acestora, trecnd motivul refuzului ntr-un proces-verbal, informnd responsabilul de lucrare/persoana care deruleaz contractul cu privire la acesta, n vederea aplicrii prevederilor din contract/caietul de sarcini referitoare la condiiile de recepie. 5.6. Efectuarea plii

(1) Dup recepia produselor / serviciilor / lucrrilor achiziionate i primirea facturii fiscale, responsabilul de lucrare / persoana nominalizat n cazul proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile ntocmete A3 i Lista de verificare a ordonanrii, pe care le nainteaz spre semnare, n urmtoarea ordine:1 DA al DE;

2 SF pentru verificarea documentelor;3 SC pentru nregistrarea disponibilului de credite;

4 viza CFPP;

5 viza CFPD, dac este cazul;

6 OPC;

7 SF n vederea efecturii plii.

(2) Atunci cnd achiziia direct se realizeaz direct din centre comerciale, iar plata se efectueaz cu numerar, responsabilul de lucrare ntocmete decontul de cheltuieli mpreun cu A1a (dup caz), A1b, A2 i A3 i Listele de verificare aferente acestora.(3) Dup primirea documentului justificativ ce st la baza achiziiei realizate, responsabilul de lucrare transmite n SEAP o notificare, dac valoarea achiziiei directe depete pragul valoric prevzut la art.191 din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.5.7ncheierea dosarului

(1) Responsabilul de lucrare rspunde pentru definitivarea dosarului achiziiei publice, opisarea i pregtirea acestuia pentru arhivare, conform legislaiei specifice n vigoare.(2) Responsabilul de lucrare pred dosarul achiziiei arhivarului din cadrul Direciei Administrative i este rspunztor de coninutul dosarului i de ntocmirea procesului verbal de predare-primire.6.0 Responsabiliti6.1 D al DE semneaz:(1) Nota privind determinarea valorii estimate;

(2) Nota de evaluare;

(3) Contractul/contractul-cadru de achiziie public;(4) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepie (dac este cazul).6.2 DA al DE(1) Semneaz Nota privind determinarea valorii estimate;

(2) Semneaz Scrisoarea de intenie;(3) Semneaz Nota de evaluare;(4) Semneaz A1b;

(5) Semneaz A3;

(6) Semneaz Comunicarea / Comanda ferm;

(7) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepie (dac este cazul);

(8) Acord viza Bun de plat pe facturile fiscale pentru achiziiile finanate de la bugetul de stat;

(9) Semneaz corespondena cu direciile din minister.6.3 eful SAP semneaz:(1) Nota privind determinarea valorii estimate;

(2) Scrisoarea de intenie;

(3) Nota de evaluare;

(4) Comunicarea / Comanda ferm;(5) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepie (dac este cazul);

(6) Corespondena cu direciile din minister.6.4 Responsabilul de lucrare(1) Stabilete codul CPV;

(2) Verific documentele primite prin prisma prevederilor OUG nr.34/2006;(3) ntocmete i semneaz Nota privind determinarea valorii estimate;(4) ntocmete i semneaz Scrisoarea de intenie;

(5) ntocmete i semneaz Nota de evaluare;

(6) ntocmete i semneaz Comunicarea / Comanda ferm;(7) ntocmete i semneaz Decizia de numire a membrilor comisiei de recepie (dac este cazul);(8) ntocmete i semneaz corespondena cu direciile din minister;

(9) ntocmete proiectul de contract/contract-cadru de achiziie public, dac este cazul;(10) ntocmete A1a sau A1b (dup caz);

(11) ntocmete A2;

(12) ntocmete i semneaz Lista de verificare a contractului;(13) Verific documentele justificative i confirm pe proprie rspundere c aceast verificare a fost realizat;(14) ntocmete A3 (atunci cnd deruleaz contractul);

(15) ntocmete i semneaz Lista de verificare a ordonanrii de plat (atunci cnd deruleaz contractul);

(16) Arhiveaz dosarul achiziiei publice.6.5 SF(1) Verific documentaia i stabilete clasificaia bugetar unde se ncadreaz achiziia;(2) Efectueaz plata;6.6 SC(1) nscrie disponibilul de credite i codurile bugetare pe A1a (dup caz), A1b, A2 i A3.6.7 Compartimentul care a solicitat achiziia(1) Conductorul compartimentului semneaz Referatul de necesitate i Caietul de sarcini care sunt ntocmite conform punctului 5.1. alin. (2) (5);(2) Rspunde, n timp util, la orice solicitare a DE cu privire la obiectul achiziiei, dac este cazul;(3) Conductorul compartimentului semneaz contractul/contractul-cadru de achiziie direct, dac este cazul.(4) Semneaz A1a (dac este cazul), A1b, i A3 la compartiment de specialitate dac s-a prevzut acest lucru prin ordinul de delegare de competen sau prin ordinul de numire a echipei de proiect/echip de implementare.6.8 Persoana desemnat s coodoneze activitatea compartimentului (Ministru / Secretar de Stat / Secretar General / Secretar General Adjunct/Primar/Vice-primar etc.)

Aprob Referatul de necesitate ntocmit de compartimentul pe care l coordoneaz i care solicit achiziia;

6.9 Persoana desemnat s coordoneze activitatea DE (1) Avizeaz Nota privind determinarea valorii estimate;

(2) Aprob Nota de evaluare;

(3) Semneaz contractul/contractul-cadru de achiziie public.6.10 Ordonatorul principal de credite(1) Aprob Referatul de necesitate ntocmit de compartimentul pe care l coordoneaz i care solicit achiziia;(2) Semneaz A1a (dup caz), A1b, A2, A3.(3) Semneaz contractul/contractul-cadru de achiziie public.6.11 CFPPVizeaz A1a (dup caz), A1b, A2, A3 i contractul/contractul-cadru de achiziie public, dac este cazul.6.12. CFPD

Vizeaz A1a (dup caz), A1b, A2, A3 i contractul/contractul-cadru de achiziie public, dac este cazul.6.13 DJDirectorul DJ semneaz contractul/contractul-cadru de achiziie public.7.0. Anex diagrama de proces.DIAGRAMA DE PROCES

DE SAP - Responsabilul de lucrare

Stabilete codul CPV, verific documentele primite prin prisma prevederilor OUG nr.34/2006, verific ncadrarea n pragurile valorice prevzute la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare

, solicit actualizarea PAAP

ntocmete i transmite la semnat Nota privind determinarea valorii estimate

Transmite Scrisori de intenie ctre poteniali ofertani i/sau public pe internet

Achiziioneaz direct de pe pia

Iniiaz achiziia direct n SEAP, din catalogul electronic

Atribuie achiziia n SEAP dup semnarea Notei de evaluare

Primete i centralizeaz ofertele

ntocmete i transmite la semnat Nota de evaluare

ntocmete, transmite la semnat i apoi transmite ofertantului ctigtor o comunicare / comand ferm

Se efectueaz achiziia pe baz de contract/contract-cadru

Se efectueaz achiziia pe baz de document justificativ

Dup recepia produselor / serviciilor / lucrrilor, se ntocmesc formalitile de plat

PAGE