Primaria Municipiului Primaria Municipiului ConstantaConstanta

Imbunatatirea informarii cetatenilor prin Imbunatatirea informarii cetatenilor prin managementulmanagementul

electronic al documentelorelectronic al documentelor

Cum se desfasura relatia cu cetateanul Cum se desfasura relatia cu cetateanul acum 5 aniacum 5 ani

• Un singur ghiseu pentru inregistrarea pe suport Un singur ghiseu pentru inregistrarea pe suport hartie a documentelor primite de la cetatenihartie a documentelor primite de la cetateni

• Sediile primariei nu erau interconectate in reteaSediile primariei nu erau interconectate in retea

• Nu exista posibilitatea de a urmari traseul parcurs Nu exista posibilitatea de a urmari traseul parcurs de o cerere din momentul inregistrarii acesteiade o cerere din momentul inregistrarii acesteia

• Nu se puteau evidentia documentele care nu Nu se puteau evidentia documentele care nu fusesera rezolvate in termenul legalfusesera rezolvate in termenul legal

• Nu exista un centru special destinat relatiilor cu Nu exista un centru special destinat relatiilor cu publiculpublicul

• Nu exista pagina de web a PrimarieiNu exista pagina de web a Primariei

Cum se desfasoara relatia cu Cum se desfasoara relatia cu cetateanul in vara anului 2005cetateanul in vara anului 2005

• Exista Centrul de Informare Cetateni, dotat la standarde Exista Centrul de Informare Cetateni, dotat la standarde occidentale, cu 12 birouri pentru inregistrarea documentelor occidentale, cu 12 birouri pentru inregistrarea documentelor

• Fiecare sediu al Primariei (7 sedii) are propriile puncte de Fiecare sediu al Primariei (7 sedii) are propriile puncte de registratura; toate sediile sunt interconectate in retea si au registratura; toate sediile sunt interconectate in retea si au acces la internetacces la internet

• Toate documentele sunt inregistrate electronic, intr-un Toate documentele sunt inregistrate electronic, intr-un registru unic, prin intermediul Programului de Management registru unic, prin intermediul Programului de Management Documente; toti cei 514 salariati au acces in acest program Documente; toti cei 514 salariati au acces in acest program si isi pot gestiona documentele aflate in lucru; cetatenii au si isi pot gestiona documentele aflate in lucru; cetatenii au acces la informatiile care ii intereseaza, aflate in baza de acces la informatiile care ii intereseaza, aflate in baza de date a programuluidate a programului

• Exista pagina de web a primariei – www.primaria-Exista pagina de web a primariei – www.primaria-constanta.roconstanta.ro

Programul de Management DocumenteProgramul de Management Documente

• Inregistrarea tuturor documentelor (atat interne, cat si Inregistrarea tuturor documentelor (atat interne, cat si externe) intr-un registru unic externe) intr-un registru unic

• Urmarirea circuitului parcurs de un document de la o Urmarirea circuitului parcurs de un document de la o persoana la alta, pana la rezolvarea finala a documentuluipersoana la alta, pana la rezolvarea finala a documentului

• Urmarirea modului in care sunt respectate termenele de Urmarirea modului in care sunt respectate termenele de rezolvare pentru fiecare document in parterezolvare pentru fiecare document in parte

• Crearea de dosare personale prin gruparea documentelor Crearea de dosare personale prin gruparea documentelor referitoare la un anumit subiectreferitoare la un anumit subiect

• Crearea arhivei electronice prin atasarea de diferite fisiere la Crearea arhivei electronice prin atasarea de diferite fisiere la un anumit documentun anumit document

• Localizarea documentelor pe harta digitala a orasuluiLocalizarea documentelor pe harta digitala a orasului

• Gestionarea Hotararilor de Consiliu, a Dispozitiilor de Primar, Gestionarea Hotararilor de Consiliu, a Dispozitiilor de Primar, Fiselor de Post si Declaratiilor de AvereFiselor de Post si Declaratiilor de Avere

• Posibilitatea de a cauta si gasi rapid orice document dupa Posibilitatea de a cauta si gasi rapid orice document dupa criterii complexe de cautarecriterii complexe de cautare

www.primaria-constanta.rowww.primaria-constanta.ro

• cetatenii care au depus si inregistrat o cerere la Primarie cetatenii care au depus si inregistrat o cerere la Primarie pot acum sa afle in orice moment care este starea rezolvarii pot acum sa afle in orice moment care este starea rezolvarii acesteia (aprobata, neaprobata, in lucru) sau la ce acesteia (aprobata, neaprobata, in lucru) sau la ce functionar din Primarie se afla in lucru functionar din Primarie se afla in lucru

• site-ul ofera informatii despre actele necesare diferitelor site-ul ofera informatii despre actele necesare diferitelor tipuri de solicitari, care se pot descarca si lista, si mai ales tipuri de solicitari, care se pot descarca si lista, si mai ales se pot descarca formularele tip, pentru a fi completate si se pot descarca formularele tip, pentru a fi completate si depuse la Primariedepuse la Primarie

• municipalitatea publica pe site, intr-o sectiune special municipalitatea publica pe site, intr-o sectiune special destinata acestui scop, proiectele pe care urmeaza sa le destinata acestui scop, proiectele pe care urmeaza sa le supuna aprobarii Consiliului Local supuna aprobarii Consiliului Local

www.primaria-constanta.rowww.primaria-constanta.ro

• cetatenii pot cauta dupa diferite criterii si vizualiza cetatenii pot cauta dupa diferite criterii si vizualiza Hotararile Consiliului Local Hotararile Consiliului Local

• vizitatorii site-ului pot afla informatii despre programul de vizitatorii site-ului pot afla informatii despre programul de lucru si adresele de contact ale tuturor functionarilor din lucru si adresele de contact ale tuturor functionarilor din Primarie (e-mail, numere de telefon, adresa biroului unde Primarie (e-mail, numere de telefon, adresa biroului unde lucreaza) si le pot trimite intrebari sau sugestiilucreaza) si le pot trimite intrebari sau sugestii

• ultimele stiri privind administratia publica sunt publicate ultimele stiri privind administratia publica sunt publicate intr-o sectiune speciala de pe pagina principala, si sunt intr-o sectiune speciala de pe pagina principala, si sunt disponibile si in format XML, iar cetatenii sau alte pagini de disponibile si in format XML, iar cetatenii sau alte pagini de web se pot abona pentru a le primi in format electronic web se pot abona pentru a le primi in format electronic

Care sunt obiectivele atinseCare sunt obiectivele atinse

• cresterea gradului de organizare al institutiei, printr-un management mult mai eficient al informatiei;

• decizii mai rapide si eficiente, sustinute de informatii reale;

• responsabilizarea tuturor salariatilor prin posibilitatea urmaririi gradului de ocupare al fiecaruia si a eficientei in rezolvarea sarcinilor;

• gestionarea la fel de facila a documentelor in orice situatie de schimbare/modificare a structurii organizatiei sau a regulilor interne de functionare;

• cresterea gradului de transparenta in relatia cu cetateanul, prin punerea la dispozitie si publicare intr-un format accesibil (XML) a unor informatii de interes general (Hotarari de Consiliu, Dispozitii de Primar, Actele necesare pentru diferite tipuri de solicitari, Declaratii de avere) sau de interes particular (aflarea stadiului de rezolvare a cererilor depuse de catre o anumita persoana);