APROBAT

SPITALUL MUNICIPAL TURDA____________

Compartiment BAPCPROCEDURA OPERATIONAL

privind achizitiile publiceEdiia: 1

Revizia: -

Nr.de ex. : -

Cod: P.O.E.6

Pagina 1/11

Exemplar nr.: 1

SUMAR EXECUTIV

Procedura de fata stabileste modalitatea, etapele, departamentele implicate si responsabilitatile pentru desfasurarea activitatii de achizitii publice de bunuri, servicii si lucrari.CUPRINS21.LISTA RESPONSABILILOR

22.SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR PROCEDURII

23.LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

34.SCOP

35.DOMENIUL DE APLICARE

36.DOCUMENTE DE REFERINTA APLICABILE

47.DEFINITII SI ABREVIERI

78.DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE

119.RESPONSABILITATI

1110.ANEXE

1. LISTA RESPONSABILILORLista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale:

Elemente privind responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumeleFunctia

Data

Semnatura

12345

1.1ElaboratEc. Virginia Rodica RusSef Birou Achizitii Publice03.07.2012

1.2Aprobat Dr. Georgeta Antonica BicaManager10.07.2012

2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR PROCEDURIIEditia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx 01.08.2012

3. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURIINr. CrtScopul difuzarii

Exem-plar nr.Compar-timent

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

3.1Informare/ Aplicare1ManagerManagerDr. Georgeta Antonica Bica10.07.2012

3.2Informare/ Aplicare2Financiar ContabilDir. Financiar ContabilEc. Elena Rad10.07.2012

3.3Informare/ Aplicare3Achizitii PubliceSef Birou AchizitiiEc. Virginia Rodica Rus 10.07.2012

3.4Informare/ Aplicare3Achizitii PubliceEconomistEc. Dorina Nemes10.07.2012

3.5Informare/ Aplicare3Achizitii PubliceEconomistEc. Claudia Varga10.07.2012

3.6Informare/ Aplicare3Achizitii PubliceEconomistEc. Velia Vlad10.07.2012

3.7Informare/ Aplicare4MedicalDir. MedicalDr. Eva Marieta Derner10.07.2012

3.8Informare/ Aplicare5TehnicSef Birou TehnicIng. Gavrila Pop10.07.2012

3.9Informare/ Aplicare6JuridicConsilier JuridicSoc. Civ. de Av. Giurgea Ghidra10.07.2012

4. SCOP

Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate.

Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii.

Asigur continuitatea activitatii, inclusiv in condiii de fluctuatie a personalului prin stabilirea unor pasi de derulare a activitatii procedurate.

Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in luarea deciziilor. Defineste sarcinile si responsabilitatilor personalului implicat in elaborarea programului anual al achizitiilor publice si derularea ulterioara a achizitiilor publice. Asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare cu privire la achizitiile publice si reduce riscurile asociate derularii unei proceduri de achizitii neconforme cu legislatia in vigoare.5. DOMENIUL DE APLICARE

Activitatea procedurata reprezinta achizitiile publice derulate de catre institutiei pentru acoperirea nevoilor proprii.Compartimentele implicate sunt:

BAPC elaborare documentatie si participare in comisia de achizitie; Juridic avizarea pentru legalitatea contractelor de achizitie, participare in comisia de achizitie;

Medical, aprovizionare, tehnic si financiar contabil initiere referate de necesitate si participare in comisia de achizitie;

Manager aprobare procedura si semnare contracte de achizitie.6. DOCUMENTE DE REFERINTA APLICABILE 6.1 Legislatie primaraHOTARRE nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii.Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii.6.2 Legislatie secundara

Legea 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii6.3 Alte referinte

Organigrama institutiei

7. DEFINITII SI ABREVIERI

7.1 Definitii

No crtTermenulDefinitia si actul care defineste termenul (daca este cazul)

1Achizitie publicaProces de selectie a furnizorilor avnd ca obiect executia de lucrari, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

2Sistem de achizitie dinamicProces de achizitie n ntregime electronic, limitat n timp si deschis pe ntreaga sa durata oricarui operator economic care ndeplineste criteriile de calificare si selectie si care a prezentat o oferta orientativa conforma cu cerintele caietului de sarcini.

3Vocabularul comun al achizitiilor publice (CPV)Nomenclatorul de referinta aplicabil contractelor de achizitie publica, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achizitiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

4Program anual al achizitiilorCuprinde totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie/ncheie n decursul anului urmator.

5Acceptarea ofertei castigatoareactul juridic prin care autoritatea contractanta isi manifesta acordul de a se angaja juridic in contractul de achizitie publica ce va fi incheiat cu ofertantul a carui oferta a fost desemnata castigatoare.

6Acord-cadruintelegerea scrisa intervenita intre una sau mai multe autoritati contractante si unul sau mai multi operatori economici, al carei scop este stabilirea elementelor/conditiilor esentiale care vor guverna contractele de achizitie publica ce urmeaza a fi atribuite intr-o perioada data, in mod special in ceea ce priveste pretul si, dupa caz, cantitatile avute in vedere.

7Candidatoricare operator economic care a depus candidatura in cazul unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog competitiv.

8Candidaturadocumentele prin care un candidat isi demonstreaza situatia personala, capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara, capacitatea tehnica si profesionala, in vederea obtinerii invitatiei de participare pentru depunerea ulterioara a ofertei, in cazul aplicarii unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog competitiv.

9Concurentoricare operator economic care a prezentat un proiect in cadrul unui concurs de solutii.

10Contract de achizitie publicacontractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre una sau mai multe autoritati contractante, pe de o parte, si unul sau mai multi operatori economici, pe de alta parte, avand ca obiect executia de lucrari, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

11Contractantofertantul care a devenit, in conditiile legii, parte intr-un contract de achizitie publica.

12Documentatie de atribuiredocumentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva.

13Drept special sau exclusivdreptul care rezulta din orice forma de autorizare acordata, conform prevederilor legale sau ca urmare a emiterii unor acte administrative, de o autoritate competenta si care are ca efect rezervarea desfasurarii de activitati in domeniul anumitor servicii publice numai de catre una sau de catre un numar limitat de persoane, afectand in mod substantial posibilitatea altor persoane de a desfasura o astfel de activitate;

14Fonduri publicesume alocate din bugetele prevazute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare.

15Licitatie electronicaprocesul repetitiv realizat dupa o prima evaluare completa a ofertelor, in care ofertantii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preturile prezentate si/sau de a imbunatati alte elemente ale ofertei; evaluarea finala trebuie sa se realizeze in mod automat prin mijloacele electronice utilizate.

16Ofertantoricare operator economic care a depus oferta in cadrul unui proces de achizitie publica.

17Ofertaactul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara si propunerea tehnica.

18Operator economicoricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrari - persoana fizica/juridica, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate in domeniul care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executie de lucrari.

19Operatorul sistemului electronic de achizitii publicepersoana juridica de drept public care asigura autoritatilor contractante suportul tehnic destinat aplicarii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire.

20Procedura de atribuireetapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractanta si de catre candidati/ofertanti pentru ca acordul partilor privind angajarea in contractul de achizitie publica sa fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitatia deschisa, licitatia restransa, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de solutii.

21Propunere financiaraparte a ofertei ce cuprinde informatiile cu privire la pret, tarif alte conditii financiare si comerciale corespunzatoare satisfacerii cerintelor solicitate prin documentatia de atribuire;

22Propunere tehnicaparte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din caietul de sarcini sau, dupa caz, din documentatia descriptiva.

23Sistemul electronic de achizitii publiceSEAP - desemneaza sistemul informatic de utilitate publica, accesibil prin internet la o adresa dedicata, utilizat in scopul aplicarii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire.

24Vocabularul comun al achizitiilor publiceCPV - desemneaza nomenclatorul de referinta aplicabil contractelor de achizitie publica, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achizitiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurand corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

25Contractul de furnizarecontract de achizitie publica, altul decat contractul de lucrari, care are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumparare, inclusiv in rate, inchiriere sau leasing, cu sau fara optiune de cumparare.

26Contractul de serviciicontract de achizitie publica, altul decat contractul de lucrari sau de furnizare, care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii, astfel cum acestea sunt prevazute in anexele nr. 2A si 2B din CPV.

27Contractul de lucraricontract de achizitie publica care are ca obiect:

a) fie executia de lucrari legate de una dintre activitatile cuprinse in anexa nr. 1 sau executia unei constructii;

b) fie atat proiectarea, cat si executia de lucrari legate de una dintre activitatile cuprinse in anexa nr. 1 sau atat proiectarea, cat si executia unei constructii;

c) fie realizarea prin orice mijloace a unei constructii care corespunde necesitatii si obiectivelor autoritatii contractante, in masura in care acestea nu corespund prevederilor lit. a) si b).

7.2 Abrevieri

No crtAbreviereaTermen abreviat

1POProcedura operationala

2EElaborare

3VVerificare

4AAprobare

5ApAplicare, implementare

6AhArhivare

7PAAPProgram anual al achizitiilor publice

8BVCBuget de venituri si cheltuieli

9BAPCBirou de achizitii publice, contractare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALEActivitate/ ProcesDescriere

PO.E.6.1Initiatorul activitatii este seful compartimentului care intentioneaza sa achizitioneze bunuri, servicii sau lucrari.Acesta intocmeste un Referat de Necesitate care contine cel putin urmatoarele informatii:

Descrierea bunurilor, serviciilor sau lucrarilor ce se intentioneaza a se achizitiona;

Valoarea estimata a acestora;

Data limita pentru achizitie;

Motivarea necesitatii.

Referatul de necesitate este semnat si inaintat catre BAPC.

PO.E.6.2BAPC verifica daca achizitia a fost prevazuta in PAAP (cantitativ si valoric) si verifica corespondenta cu calendarul achizitiilor pentru anul in curs.

PO.E.6.3Daca achizitia este conforma PAAP si cu calendarul achizitiilor, BAPC vizeaza pentru conformitate Referatul de Necesitate.

PO.E.6.4In cazul in care achizitia propusa prin Referatul de Necesitate nu este inclusa in PAAP si conforma cu calendarul achizitiilor, compartimentul achizitii avizeaza negativ Referatul de Necesitate.Avizul negativ va fi motivat in scris de catre BAPC prin notare pe Referatul de Necesitate.

PO.E.6.5Referatul de Necesitate este transmis catre compartimentul financiar-contabil pentru a verifica disponibilitatea creditelor bugetare pentru achizitia propusa in Referatul de Necesitate.

PO.E.6.6Directorul financiar-contabil al institutiei aproba obtinerea de credit pentru achizitia propusa prin Referatul de Necesitate, in cazul in care constata disponibilitatea fondurilor necesare efectuarii achizitiilor, sau respinge si/sau propune un termen ulterior pentru derularea achizitiei publice pana la existenta creditelor bugetare necesare pentru efectuarea achizitie.

In cazul respingerii, Directorul financiar contabil va motiva pe scurte motivele respingerii/amanarii.

PO.E.6.7Referatul de Necesitate este inaintat spre aprobare managerului institutiei care aproba sau respinge Referatul de Necesitate.Managerul poate aproba Referatul de Necesitate, asumandu-si astfel raspunderea proprie, chiar daca acesta a fost respins de catre BAPC si/sau compartimentul financiar-contabil.

PO.E.6.8Daca Referatul de Necesitate este respins, procedura se reia de catre seful compartimentului initiator la data propusa de catre compartimentul achizitii, compartimentul financiar-contabil si/sau manager.Daca Referatul de Necesitate este aprobat, compartimentul achizitii solicita informatii suplimentare relevante compartimentului initiator si va intocm in termen de 5 zile o Nota Justificativa care stabileste detaliile aplicarii procedurii de achizitie, conform legislatiei in vigoare si PAAP al institutiei, care sunt:i. licitatia deschisa, respectiv procedura la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta;

ii. licitatia restransa, respectiv procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta;

iii. dialogul competitiv, respectiv procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala;

iv. negocierea, respectiv procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia. Negocierea poate fi:

v. negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

vi. negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare;

vii. cererea de oferte, respectiv procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici.

Institutia are dreptul de a achizitiona direct produse, servicii sau lucrari, in masura in care valoarea achizitiei nu depaseste echivalentul in lei a 15.000 euro pentru fiecare achizitie de produse, servicii sau lucrari, fara a se diviza astfel valoarea contractului de achizitii. Achizitia se realizeaza pe baza de document justificativ care, in acest caz, se considera a fi contract de achizitie publica.

PO.E.6.9Nota Justificativa este inaintata, dupa vizarea de catre compartimentul Juridic, spre aprobare managerului general. Managerul aproba/respinge Nota Justificativa sau propune modificari.

PO.E.6.10In urma aprobarii Notei Justificative, compartimentul achizitii intocmeste documentatia de atribuire care trebuie sa cuprinda minimum urmatoarele informatii:Fisa de date a achizitiei:

a) informatii generale privind autoritatea contractanta, in special cu privire la adresa - inclusiv telefon, fax, e-mail -, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;

b) instructiuni privind date limita care trebuie respectate si formalitati care trebuie indeplinite in legatura cu participarea la procedura de atribuire;

c) daca sunt solicitate, cerintele minime de calificare, precum si documentele care urmeaza sa fie prezentate de ofertanti/candidati pentru dovedirea indeplinirii criteriilor de calificare si selectie;

d) caietul de sarcini sau documentatia descriptiva, aceasta din urma fiind utilizata in cazul aplicarii procedurii de dialog competitiv sau de negociere;

e) instructiuni privind modul de elaborare si de prezentare a propunerii tehnice si financiare;

f) informatii detaliate si complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei castigatoare, corespunzator prevederilor cap. V sectiunea a 3-a;

g) instructiuni privind modul de utilizare a cailor de atac;

h) informatii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

Caietul de SarciniContine, in mod obligatoriu, descrierea bunului, serviciului sau lucrarilor ce se vor achizitiona precum si specificatii tehnice ale acestora. Specificatiile tehnice reprezinta cerinte, prescriptii, caracteristici de natura tehnica ce permit fiecarui produs, serviciu sau lucrare sa fie descris, in mod obiectiv, in asa maniera incat sa corespunda necesitatii autoritatii contractante.

Formulare

Diferite modele de formulare: eligibilitate, incadrare IMM, etc.

Documentatia de atribuire se va intocmi in conformitate cu legislatia aplicabila achizitiilor publice si nu va restrictiona in mod nejustificat accesul operatorilor la procedura de achizitie.

PO.E.6.11Managerul aproba documentatia de atribuire si compartimentul achizitii va publica pe SEAP documentatia de atribuire parcurgand etapele de asteptare:- primirea solicitarilor de clarificari si transmiterea raspunsurilor; si

- primirea contestatiilor daca este cazul;

PO.E.6.12Managerul numeste prin dispozitie manageriala comisia de evaluare care are urmatoarele sarcini:- verificarea conditiilor de eligibilitate , clarificare , corespondenta tehnica si financiara

- solicitarea de clarificari privind oferta daca este cazul

- aplicarea criteriului de atribuire

- stabilirea ofertei castigatoare

- elaborarea raportului de selectie a furnizorului.Presedintele comisiei de evaluare va fi in mod obligatoriu o persoana din compartimentul care a initiat procesul de achizitie, astfel:

directorul medical in cazul achizitiilor de medicamente si materiale sanitare;

sef Serviciu Administrativ in cazul achiziitiilor de combustibil, piese de schimb, servicii de reparatii, etc.

Comisia de evaluare va fi impartiala fata de achizitia publica si va semna o declaratie in acest sens.

Comisia de evaluare are obligatia si poarta raspunderea pentru derularea intregului proces de achizitie in conformitate cu principiile si regulile OUG 34/2006.

PO.E.6.13Ofertele depuse de candidati se vor receptiona la secretariatul institutiei in registrul de intrari-iesiri.

Managerul aproba raportul de selectie al furnizorului iar compartimentul achizitii comunica rezultatul procedurii de atribuire tuturor participantilor la procedura de achizitii.

PO.E.6.14Compartimentul de achizitii intocmeste contractul de achizitie si il inainteaza spre avizare de legalitate catre compartimentul juridic care are obligatia verificarii legalitatii clauzelor contractuale.

PO.E.6.15BAPC verifica concordanta contractului de achizitii publice cu Referatul de Necesitate si cu Nota Justificativa.

PO.E.6.16Managerul semneaza contractul de achizitii publice in urma avizarii spre legalitate de catre compartimentul juridic si aprobarii acordate de catre Directorul Financiar Contabil.

PO.E.6.17Compartimentul achizitii arhiveaza intregul dosar al achizitiei publice care cuprinde:

Referat de Necesitate;

Nota Justificativa;

Documentatie de atribuire;

Dipozitia manageriala de numire a comisiei de evaluare;

Clarificarile primite de la ofertanti si rezolutiile;

Dosarele depuse de ofertanti;

Evaluarea efectuata comisiei de evaluare;

Contractul de achizitie.

PO.E.6.17O copie a contractului de achizitie publica se transmite compartimentelor responsabile de derularea contractului.

9. RESPONSABILITATIDepartamentul/

ProcesulManagerFinanciar ContabilAchizitiiSecretariatComisia de EvaluareInitiator (tehnic, economic, etc)Juridic

PO.E.6.1Intocmeste

PO.E.6.2Verifica

PO.E.6.3Aproba

PO.E.6.4Respinge

PO.E.6.5Verifica

PO.E.6.6Aproba/

Respinge

PO.E.6.7Aproba

PO.E.6.8IntocmesteSprijina

PO.E.6.9Aproba

PO.E.6.10Intocmeste

PO.E.6.11AprobaPublica

PO.E.6.12NumesteIntocmeste

PO.E.6.13AprobaReceptie

PO.E.6.14IntocmesteAvizare

PO.E.6.15

PO.E.6.16Aproba

PO.E.6.17Arhiveaza

PO.E.6.17Transmite

10. ANEXE

Cod formularDenumirea

anexei

12

PAGE