paşii de clasificare a erorilor

D E F I N I R E A Ş I T R A T A R E A

E R O R I L O R DAS

CURTEA DE CONTURI

EUROPEANĂ

RRR OOO MMM ÂÂÂ NNN ĂĂĂ

2

Introducere 4

Definirea şi clasificarea erorilor în funcţie de diferitele surse ale DAS 5

Situaţia generală 5

Deficienţe care fac obiectul noilor orientări referitoare la erorile DAS 6

Definiţii şi principii de bază aplicabile în contextul testelor de fond 8

Cadrul de referinţă pentru stabilirea legalităţii şi regularităţii operaţiunilor subiacente 8

Operaţiunile subiacente 9

Erorile 9

Clasificarea şi tratarea erorilor 10

Punctul de plecare 10

Paşii de clasificare a erorilor 12

Pasul 1: Se analizează dacă au fost afectate cerinţele de natură juridică 12

Erorile care afectează condiţiile pentru plată 12

Erorile care afectează alte criterii de conformitate 14

Pasul 2: Se analizează cuantificabilitatea erorilor 15

Cuantificarea ca element-cheie pentru evaluarea impactului financiar al erorilor 15

3

Erorile cuantificabile 16

Erorile necuantificabile 16

Pasul 3: Se analizează nivelul erorii, în vederea clasificării acesteia ca gravă, limitată sau nesemnificativă 17

Diferenţierea între diversele tipuri de erori cuantificabile 17

Diferenţierea între diversele tipuri de erori necuantificabile 18

Pasul 4: Se analizează caracterul erorii, în vederea clasificării acestuia ca sistematic/nesistematic 19

Criterii pentru stabilirea caracterului sistematic/nesistematic al erorilor 19

Raţionamentul profesional 19

Pasul 5: Se analizează impactul de ansamblu al erorilor 19

Principii generale 19

Elaborarea indicatorilor 20

4

Introducere

În temeiul articolului 287 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene (TFUE), Curtea de Conturi furnizează Parlamentului European şi Consiliului o declaraţie de asigurare privind fiabilitatea conturilor şi legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente (DAS).

Scopul auditului asupra fiabilităţii conturilor este obţinerea de probe suficiente pentru a se stabili în ce măsură veniturile, cheltuielile, elementele de activ şi elementele de pasiv sunt înregistrate corespunzător, precum şi dacă situaţia financiară de la sfârşitul exerciţiului, ca şi rezultatele operaţiunilor din cadrul exerciţiului şi fluxurile de numerar aferente acestuia, se reflectă fidel în conturile anuale ale Uniunii Europene.

Auditul asupra fiabilităţii conturilor se bazează, încă de la primul DAS, referitor la exerciţiul financiar 1994, pe o metodologie şi pe o procedură de tratare a erorilor având un caracter stabil. Acestea se aliniază standardelor internaţionale, valoarea lor fiind dovedită de-a lungul timpului. Adaptările devenite necesare într-un moment sau altul, de exemplu în urma introducerii contabilităţii pe bază de angajamente, au fost realizate în diversele planuri de audit.

Scopul auditului asupra legalităţii şi regularităţii operaţiunilor subiacente este obţinerea probelor directe şi indirecte necesare Curţii pentru ca aceasta să se poată pronunţa, cu un grad rezonabil de certitudine, asupra următoarelor chestiuni: dacă operaţiunile au avut loc în conformitate cu intenţiile legislatorului* şi ale autorităţii bugetare şi dacă valorile au fost corect calculate. Întrebarea esenţială la care trebuie să se răspundă este următoarea: ce anume constituie o eroare care afectează opinia de audit? cu alte cuvinte, ce anume trebuie luat în considerare în cadrul testelor de fond pentru a putea formula o apreciere profesională fundamentată şi echilibrată?

* Aşa cum sunt reflectate acestea în diversele tipuri de acte legislative ale UE – regulamente, directive, decizii etc.

5

Definirea şi clasificarea erorilor în funcţie de diferitele surse ale DAS

Situaţia generală

Documentul „Orientări practice pentru activităţile de audit în contextul DAS după 2005”, adoptat de Curte la începutul anului 2006, oferă un cadru pentru definirea şi tratarea erorilor/deficienţelor legate de sistemele de supraveghere şi de control, ca şi a celor legate de luările de poziţie din rapoartele anuale de activitate (RAA) şi din declaraţiile directorilor generali, precum şi din raportul de sinteză al Comisiei. În plus, acest document oferă orientări privind utilizarea rezultatelor activităţii altor auditori. Diagrama de mai jos ilustrează interacţiunea dintre diversele surse ale DAS, precum şi procesul iterativ şi interrelaţionarea erorilor:

Diagramă privind interrelaţionarea principalelor surse ale DAS

Aşa cum reiese din diagrama de mai jos, este necesar să se stabilească, în contextul testelor de fond, dacă eroarea (cuantificabilă sau necuantificabilă) sau problema de conformitate în general este, prin prisma originii ei, complet izolată (eroare în eşantion) sau şi legată de sistem (sistemică/sistematică). Această evaluare poate servi, de asemenea, pentru coroborarea analizei sistemelor de supraveghere şi de control.

În general, impactul erorilor cauzate de deficienţele de sistem este mai mare decât cel al erorilor accidentale, izolate. Astfel, dimensiunea „de sistem” a erorilor necesită evaluare suplimentară, pentru a se estima, cu cât mai multă precizie, care sunt consecinţele financiare la nivelul populaţiei statistice totale, ca şi pentru a se identifica măsurile necesare pentru remedierea deficienţelor din sistemul de supraveghere şi de control.

Analiza sistemelor de supraveghere

şi control

Teste de fond privind

operaţiunile Interrelaţionare

Deficienţe de sistem

Erori şi alte probleme de conformitate (cuantificabile şi necuantificabile)

Coroborare reciprocă

Legată de sistem Izolată Originea erorilor

RAA şi declaraţiile

Activitatea altor auditori

Arbore decizional

Arbore decizional

6


Deficienţe care fac obiectul noilor orientări referitoare la erorile DAS Experienţa a arătat că era necesară revizuirea orientărilor anterioare. Distincţia dintre erorile „substanţiale” şi cele „formale”, în special, era uneori o sursă de confuzie şi se dovedea greu de aplicat în anumite cazuri.

Orientările anterioare Anumite erori de legalitate/regularitate au efecte măsurabile asupra valorii operaţiunilor subiacente finanţate de la bugetul UE. Aceste erori erau denumite erori substanţiale.

Alte erori de legalitate/regularitate constau în încălcări ale mecanismelor de reglementare şi de control, dar nu au un efect măsurabil asupra valorii operaţiunilor subiacente finanţate de la bugetul UE. Aceste erori erau denumite erori formale.

În timp ce indicele erorilor substanţiale identificate în eşantion se aplica întregii populaţii statistice, în cazul erorilor formale se lua în considerare numai frecvenţa. Acest lucru făcea, în mod evident, ca erorile formale, deşi adesea foarte grave (de exemplu, nerespectarea procedurilor de achiziţii publice sau nerespectarea obligaţiilor minime de control), să fie considerate, în general, drept „formalităţi” – fiindu-le ataşată o importanţă mai mică decât erorilor substanţiale (chiar dacă acestea din urmă au doar un impact financiar minor).

În plus, în urma introducerii unor norme de eligibilitate întărite, prescriind păstrarea de documente justificative clare şi complete, lipsa unor informaţii contabile trebuia, uneori, să fie încadrată la categoria „eroare substanţială 100%” în conformitate cu orientările anterioare. Însă, în anumite cazuri, această abordare crea probabil o imagine nerealistă asupra (impactului potenţial al) problemelor (de exemplu, există dovezi că o anumită acţiune a avut loc, dar nu este avantajos din punctul de vedere al raportului cost-eficacitate să se aplice „proceduri alternative” pentru cuantificarea cheltuielilor eligibile, în special în ceea ce priveşte cheltuielile administrative şi de funcţionare). Astfel, pentru a aprecia gravitatea informaţiilor care lipsesc, auditorul trebuie să îşi exercite raţionamentul profesional.

Mai mult decât atât, există elemente nou introduse în cadrul juridic sau elemente considerate acum de o importanţă mai mare, a căror problemă trebuie abordată, deşi ele nu au un impact direct asupra plăţilor efectuate. Ele sunt importante în contextul legalităţii şi regularităţii operaţiunilor subiacente şi trebuie, astfel, să fie luate în considerare.

7


O altă deficienţă o constituia faptul că orientările anterioare nu ofereau indicaţii clare privind definirea erorilor nesemnificative sau de importanţă minoră. Astfel, în chestionarele de audit utilizate pentru auditurile la faţa locului se includeau adesea toate reglementările, fără a se ţine seama de faptul că eventuala încălcare a unora din ele nu va avea niciun efect financiar sau numai unul limitat (şi potenţial) şi că nu este aşadar relevantă în contextul DAS. Deplasarea mai hotărâtă a accentului înspre chestiunile esenţiale va contribui la concentrarea eforturilor asupra celor mai importante probleme şi la reducerea volumului de muncă aferent DAS.

Având în vedere analiza de mai sus, orientările revizuite clarifică definirea şi tratarea erorilor identificate pe baza testelor de fond efectuate pe eşantioane reprezentative aferente diferitelor domenii de politică ale UE.

8

Definiţii şi principii de bază aplicabile în contextul testelor de fond

Cadrul de referinţă pentru stabilirea legalităţii şi regularităţii operaţiunilor subiacente

Secţiunea declaraţiei de asigurare care priveşte legalitatea şi regularitatea are drept scop informarea destinatarilor DAS în legătură cu existenţa/inexistenţa unei certitudini rezonabile din partea Curţii în ceea ce priveşte conformitatea operaţiunilor subiacente conturilor anuale cu intenţiile legislatorului şi ale autorităţii bugetare.

Având în vedere dificultatea existentă în sfera UE în ceea ce priveşte trasarea unor limite clare între conceptul de „legalitate” şi cel de „regularitate”, precum şi faptul că neconformitatea cu oricare din aceste două exigenţe duce la exact aceleaşi consecinţe în contextul DAS, între aceste două concepte nu se face nicio distincţie. Curtea verifică atât legalitatea, cât şi regularitatea operaţiunilor.

Trebuie să se efectueze, în prealabil, o apreciere asupra gravităţii erorilor (un procentaj sau o valoare absolută pe care părţile interesate sunt dispuse să îl/o accepte), atât pentru operaţiunile subiacente, cât şi pentru ansamblul populaţiei statistice.

A se vedea, de asemenea, standardul ISA 320, punctul 7

Pentru asigurarea coerenţei, se aplică aceleaşi limite atât pentru operaţiunile individuale (care reprezintă „entitatea de raportare” de bază în testele de fond), cât şi pentru populaţia statistică relevantă (care reprezintă „entitatea de raportare” pe baza căreia se formulează concluziile de ansamblu ale auditului şi opinia de audit).

De exemplu, dacă toate operaţiunile care prezintă erori se menţin, fiecare, sub pragul de 2 %, indicele de eroare global pentru eşantionul examinat se menţine, de asemenea, sub acest prag. Cu alte cuvinte, exprimarea unei opinii contrare nu este posibilă decât dacă se identifică erori peste pragul de 2 %. De aceea, este necesar să se facă o distincţie, pentru a se putea evalua dacă riscul este gestionat corespunzător în anumite domenii.

În principiu, conformitatea cu orice prevedere a UE de natură legislativă sau contractuală (tratate, regulamente, directive, decizii, protocoale financiare, acorduri de finanţare, contracte etc.) şi cu prevederile naţionale aplicabile poate fi relevantă pentru formularea unei aprecieri cu privire la legalitate şi regularitate. Prevederile naţionale de această natură sunt, în principiu, aprobate sau prevăzute oficial prin decizii ale UE, care le încorporează, astfel, de facto, în cadrul prevederilor UE valabile. Auditorul ar trebui însă să se pronunţe asupra legalităţii şi regularităţii operaţiunilor – şi anume dacă acestea se aliniază intenţiilor legislatorului şi ale autorităţii bugetare şi dacă sunt corect calculate ― printr-o judecată profesională echilibrată. Circularele oficiale şi directivele organizaţionale interne nu fac parte din cadrul de reglementare. Neconformitatea prevederilor de nivel naţional cu reglementările UE constituie o eroare.

9

Definiţii şi principii de bază aplicabile în contextul testelor de fond

Operaţiunile subiacente

Operaţiunile subiacente reprezintă operaţiunile de venituri şi cheltuieli care au fost sau ar fi trebuit să fie înregistrate în conturile anuale ale UE. Se iau în considerare toate operaţiunile de acest tip, mergând de la nivelul conducerii centrale a instituţiilor UE până la cel al beneficiarilor finali sau al entităţilor care furnizează Uniunii Europene „resurse proprii”. Acest lucru presupune analiza tuturor acţiunilor, procedurilor, proceselor sau documentelor de natură juridică, administrativă, financiară sau bancară, precum şi a oricăror evenimente sau factori fizici care se află la baza acestora, până la nivelul de aprofundare necesar formulării unei aprecieri bine fundamentate.

Erorile

Operaţiunile (sau porţiunile acestora) şi/sau acţiunile legate de acestea care nu sunt efectuate în conformitate cu prevederile juridice sau reglementare aplicabile sunt considerate erori.

Trebuie făcută o distincţie între erorile de legalitate/regularitate care afectează:

condiţiile pentru plată în mod direct (de exemplu, nerespectarea normelor de eligibilitate sau a obligaţiilor privind recuperările) şi

alte criterii de conformitate care nu au un impact direct asupra plăţilor, dar care implică un risc financiar şi/sau care ar putea conduce la corecţii financiare aplicate statelor membre sau la plata unor amenzi de către beneficiarii finali (de exemplu, nerespectarea procedurilor de gestionare şi control sau a bunelor practici impuse de prevederile UE).

Frauda, prin însăşi natura ei, nu este neapărat detectată prin procedurile obişnuite de audit efectuate în conformitate cu standardele de audit general acceptate. Curtea nu este aşadar în măsură să ofere asigurarea că aceste cazuri nu există. Dacă se detectează cazuri de (presupuse) nereguli intenţionate, acestea sunt tratate drept erori DAS şi comunicate către OLAF.

Erorile detectate şi corectate din iniţiativa organismului de gestionare înainte de încheierea conturilor pentru exerciţiul financiar vizat şi independent de controalele efectuate de Curte nu sunt luate în considerare în cadrul DAS, deoarece ele demonstrează funcţionarea eficientă a sistemului UE şi nu mai afectează conturile aferente exerciţiului.

10

Clasificarea şi tratarea erorilor

Punctul de plecare

În contextul auditului legalităţii şi regularităţii operaţiunilor subiacente, erorile relevante pentru DAS sunt cele care ar afecta în suficientă măsură, fie individual, fie prin agregarea cu alte erori, deciziile destinatarilor opiniei de audit. Conform politicii sale privind relevanţa erorilor, Curtea recunoaşte faptul că a presupune inexistenţa de erori în practică ar fi nerealist şi că, în consecinţă, un anumit grad de toleranţă în privinţa nivelului just de exactitate este acceptabil.

A se vedea, de asemenea, Avizul nr. 2/2004 al Curţii referitor la modelul de „audit unic” (şi propunerea privind cadrul de control intern comunitar), JO C 107, 30.04.2004, p. 1-20.

Conform arborelui decizional prezentat mai jos, erorile detectate pe parcursul auditurilor DAS trebuie analizate în cadrul unui proces în cinci paşi, pentru a se stabili în ce măsură sunt relevante pentru declaraţia de asigurare (a se vedea secţiunea din partea stângă a liniei întrerupte) sau nu (a se vedea secţiunea din partea dreaptă a liniei întrerupte).

Erorile din cea de a doua categorie nu sunt relevante pentru elaborarea opiniei DAS (erori nesemnificative sau de importanţă minoră) şi, în mod normal, ele nu se raportează. Majoritatea tipurilor de erori clasificate în trecut drept „simple” erori formale se încadrează în această categorie (precum întârzieri de scurtă durată sau fără un impact semnificativ ale efectuării plăţilor sau absenţa unor documente neesenţiale).

Orientările anterioare Nivelul de gravitate era stabilit în funcţie de importanţa principiului încălcat şi de gravitatea faptelor avute în vedere şi a consecinţelor efective sau potenţiale.

Arborele decizional trebuie să fie aplicat pentru fiecare anomalie detectată pe parcursul activităţilor de audit legate în mod direct de un eşantion. Erorile care nu au fost identificate pe baza auditurilor legate în mod direct de un eşantion reprezentativ (ci pe parcursul activităţilor suplimentare efectuate în contextul rapoartelor speciale etc.) trebuie să fie considerate „erori cunoscute”. Partea principală a arborelui decizional se poate aplica, prin analogie, şi la acestea. Evaluarea impactului lor financiar trebuie însă să urmeze un model diferit (a se vedea ultimele două puncte de mai jos).

Dacă în cadrul unui audit privind legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente auditorul nu poate stabili dacă neconformitatea s-a produs mai curând din cauza circumstanţelor decât din cauza entităţii auditate, efectul rezultat nu trebuie considerat drept eroare (auditorul se află în imposibilitatea de a exprima o opinie).

A se vedea, de asemenea, standardele ISA 200 şi ISA 700 - informaţiile referitoare la imposibilitatea exprimării unei opinii.

11

Clasificarea şi tratarea erorilor

Arbore decizional pentru clasificarea erorilor detectate în cursul testelor de fond

Eroare legată de eşantioane1

Sunt afectate condiţiile pentru

plată?

Sunt afectate alte criterii de

conformitate cu risc de corecţii

financiare/amenzi?

Eroare cuantificabilă?

Peste pragul de 2%?

Eroare gravă (≥2%)

Eroare limitată

(≥ 0,5% < 2%)

Este afectată totalitatea plăţii sau o

parte importantă din

plată?

Eroare gravă Eroare limitată

La calcularea erorii celei mai probabile trebuie să fie luat în consideraţie indicele precis de eroare2, 3

Se ia în considerare la determinarea

frecvenţei erorilor necuantificabile care afectează întreaga

plată/o parte importantă a

acesteia2

Se ia în considerare la determinarea

frecvenţei erorilor necuantificabile care

afectează o parte semnificativă a plăţii2

Indice de eroare peste pragul de

raportare? (>0,5% clauza de minimis)

Eroare semnificativă prin natură/context?

Eroare nesemnificativă

NU

NU

NU

NU

DA

DA

DA

NU

DA

DA

DA

DA DA

NU

NU

Este afectată o parte

semnificativă din plată?

NU

Erori relevante pentru DAS în contextul testelor de fond Erori DAS care în mod normal nu se raportează 1 Erorile cunoscute sunt tratate în acelaşi mod, dar în cazul lor nu se procedează la extrapolare.

2 Dacă eroarea este sistematică, acest lucru trebuie luat în consideraţie la evaluarea impactului financiar al deficienţei. 3 Dacă eroarea cea mai probabilă se situează sub pragul de semnificaţie, este necesară exercitarea raţionamentului

profesional cu luarea în consideraţie a nivelului de erori cuantificabile şi a frecvenţei erorilor grave necuantificabile.

12

Paşii de clasificare a erorilor

Pasul 1: Se analizează dacă au fost afectate cerinţele de natură juridică

Erorile care afectează condiţiile pentru plată

Prima parte a pasului 1 al arborelui decizional se concentrează asupra stabilirii următorului fapt: dacă eroarea identificată afectează respectarea condiţiilor pentru efectuarea plăţii. În general, condiţiile pentru plată devin vizate în cazul nerespectării cerinţelor juridice de bază ale sistemului de ajutoare sau ale contractului respectiv. În această categorie se încadrează majoritatea erorilor definite în trecut drept erori substanţiale (precum nerespectarea criteriilor de eligibilitate sau nededucerea plăţilor anterioare).

Din considerente practice, evaluarea se poate baza pe întrebarea următoare: suma plătită şi/sau organismul cu care s-a încheiat contractul ar fi trebuit să fie diferit(ă) dacă s-ar fi aplicat procedurile corecte? Răspunsul la această întrebare trebuie furnizat pentru toate nivelurile pistei de audit.

La nivelul Comisiei, acest aspect se referă la erori privind existenţa unui temei juridic (regulament sau directivă), a unei decizii de finanţare, a unui angajament juridic şi bugetar, a unei validări şi/sau autorizări reglementare a plăţii etc. Dacă o eroare afectează în mod substanţial etapele iniţiale ale ciclului de gestiune financiară (de exemplu, angajament juridic şi/sau bugetar care nu este conform cu reglementările), acest lucru va avea un impact direct asupra tuturor etapelor următoare.

La nivel naţional/regional/intermediar, interpretarea sau aplicarea greşită a temeiului juridic poate duce, în anumite cazuri, la plata unor sume incorecte, la utilizarea unor rate incorecte de cofinanţare, la efectuarea unor deduceri neautorizate din plăţi, la transferul de fonduri către alţi beneficiari decât cei în drept etc.

13


La nivelul beneficiarului/destinatarului final, condiţia pentru efectuarea plăţii constă în principiu în respectarea criteriilor de eligibilitate şi realitate:

Proiectul, activitatea sau beneficiarul trebuie să fie eligibil(ă) prin natura sa (în cele mai multe cazuri, proiectele sau beneficiarii trebuie să îndeplinească anumite condiţii precise de eligibilitate, de exemplu vârsta, amploarea activităţii, cerinţele minime de calitate, elemente minime de calificare profesională etc.). În general, TVA rambursabilă, alte taxe şi reţineri, costurile administrative, cele legate de depreciere, precum şi cele care nu sunt legate în mod direct de activitatea în cauză nu beneficiază de eligibilitate.

Efectuarea activităţilor sau angajarea cheltuielilor trebuie să se facă în cadrul perioadei de eligibilitate. În plus, cheltuielile eligibile trebuie justificate cu documente corespunzătoare (de exemplu, facturi însoţite de dovada de plată sau alte documente contabile cu valoare probatorie echivalentă).

Activitatea efectuată sau proiectul pus în aplicare trebuie să existe în mod fizic (numărul de persoane care urmează un curs de formare, suprafaţa de teren, numărul animalelor deţinute, lungimea drumului construit etc.), iar cheltuielile declarate trebuie să fie angajate în mod real.

În domeniul agriculturii, trebuie respectate „cerinţele legale în materie de gestionare” (CLG/SMR) şi „bunele condiţii agricole şi de mediu” (BCAM/GAEC). În cazul nerespectării acestor norme, valoarea plăţilor efectuate către beneficiarii finali poate fi diminuată.

În regulamentul relevant al Comisiei (1122/2009), se prevede că cerinţele de conformitate nu sunt considerate criterii de eligibilitate, dar, întrucât aceste cerinţe afectează, în esenţă, plata efectuată, Curtea consideră astfel de abateri drept erori care afectează condiţiile pentru plată.

14


În contextul verificării afectării condiţiilor pentru plată, trebuie subliniat că beneficiarii / destinatarii finali declară adesea o valoare a cantităţilor fizice sau a cheltuielilor eligibile mai mare decât minimul cerut ― ei creează astfel o „un interval de siguranţă” dincolo de nivelul necesar pentru realizarea plăţii. În aceste cazuri, erorile identificate se scad mai întâi din acest „interval de siguranţă”. Afectarea condiţiilor pentru plată şi raportarea erorii au loc doar dacă valoarea aferentă erorii o depăşeşte pe cea a „intervalului de siguranţă” (eroarea = nivelul necesar pentru realizarea plăţii minus restul cantităţilor fizice eligibile sau al cheltuielilor eligibile).

În ceea ce priveşte erorile privind sumele negative, trebuie făcută o distincţie între:

cele cauzate de faptul că beneficiarul final subestimează suma la care este îndreptăţit, aceste erori nefiind luate în considerare în cadrul DAS, şi

cele produse din vina Comisiei sau a organismelor responsabile de punerea în aplicare a acţiunii; aceste erori sunt luate în considerare în cadrul DAS.

Erorile care afectează alte criterii de conformitate

Cea de a doua parte a pasului 1 din arborele decizional se concentrează asupra stabilirii următorului fapt: dacă există probleme care afectează „alte criterii de conformitate”. Aceste „alte criterii de conformitate” reprezintă condiţii speciale care trebuie îndeplinite şi care decurg din obiectivele politicilor de resort şi din obligaţii juridice sau exigenţe de sistem care aparţin unei sfere relevante. Nerespectarea acestor condiţii nu duce neapărat la afectarea condiţiilor pentru plată, dar presupune un risc financiar şi/sau potenţiale corecţii financiare aplicate statelor membre sau amenzi pentru destinatarii finali ai subvenţiilor. Astfel, nerespectarea „altor criterii de conformitate” poate fi considerată semnificativă prin natură sau context, deşi nu are un impact financiar direct asupra plăţii înseşi. În principiu, la această categorie se încadrează majoritatea erorilor formale „grave” din clasificarea anterioară (precum nerespectarea cerinţelor legate de publicitate sau a obligaţiilor minime de control).

Orientările anterioare Nivelul de gravitate era stabilit în funcţie de importanţa principiului încălcat şi de gravitatea faptelor avute în vedere şi a consecinţelor efective sau potenţiale.

15


Exemple concrete de (posibile) erori pot fi desprinse pe baza normelor întărite din domeniul gestionării partajate, putându-se menţiona în acest sens încălcările care se produc în domeniul acţiunilor structurale în legătură cu exigenţele de sistem sau cu publicitatea ― acestea reprezintă riscuri financiare şi/sau pot conduce la corecţii financiare aplicate statelor membre. Eventualele decizii privind măsura în care se tratează aceste probleme în contextul DAS trebuie să respecte procedura prezentată în secţiunea de mai jos.

În multe cazuri, încadrarea unui criteriu la categoria „condiţii pentru plată” sau la categoria „alte criterii de conformitate” se face pe baza raţionamentului profesional al membrilor unităţii de audit competente. Dacă eroarea detectată nu afectează nici condiţiile pentru plată şi nici alte criterii de conformitate, trebuie considerată nesemnificativă sau de importanţă minoră şi nu trebuie raportată.

Pasul 2: Se analizează cuantificabilitatea erorilor

Cuantificarea ca element-cheie pentru evaluarea impactului financiar al erorilor

În cadrul pasului 2 al analizei, trebuie să se stabilească dacă eroarea identificată este cuantificabilă sau nu. Pentru declaraţia de asigurare, evaluarea generală a impactului financiar al erorilor trebuie să se bazeze pe o cuantificare precisă a fiecărei erori detectate. În anumite cazuri însă cuantificarea erorii fie nu se poate realiza, fie presupune costuri prohibitive. De aceea, erorile care afectează condiţiile pentru plată nu trebuie cuantificate decât dacă există un nivel rezonabil de certitudine privind valoarea în cauză sau dacă acest nivel de certitudine poate fi atins prin proceduri avantajoase ca raport cost-eficacitate. Acest lucru este extrem de important, deoarece, la extrapolarea pe baza rezultatelor unui eşantion tip MUS (monetary unit sampling - eşantionare pe bază de unităţi monetare), chiar şi cea mai mică eroare va avea o anumită importanţă (a se vedea pasul 5, descris mai jos).

16


Erorile cuantificabile

Erorile cuantificabile sunt cele care au un impact financiar direct şi măsurabil asupra valorii operaţiunilor subiacente finanţate din bugetul UE ― de exemplu, erori de rambursare cauzate de includerea unor elemente neeligibile în declaraţiile de costuri sau abateri grave de la normele de achiziţii publice („erori de eligibilitate”), declararea de cantităţi care nu corespund realităţii („erori de exactitate”) sau nejustificarea costurilor printr-o factură sau alte documente cu valoare probatorie („eroare privind realitatea operaţiunilor”). Prin definiţie, erorile care vizează „alte criterii de conformitate” nu se încadrează în această categorie, deoarece nu au un impact direct asupra plăţii în cauză.

Calcularea valorii procentuale şi monetare a erorii cuantificabile descoperite trebuie să se facă în raport cu valoarea înregistrată a operaţiunii existentă la nivelul vizat. Cuantificarea erorii vizează contribuţia UE. În cazurile de cofinanţare (în principal cu statele membre), trebuie să se facă o distincţie între porţiunea finanţată de UE şi cea finanţată de terţi.

Cuantificarea se bazează pe comparaţia dintre valoarea efectivă a operaţiunii şi valoarea la care s-ar fi ridicat aceasta dacă s-ar fi efectuat în conformitate cu prevederile aplicabile. Diferenţa calculată astfel este exprimată ca subestimare sau supraestimare procentuală a valorii operaţiunii înregistrate. În cazul cuantificării erorilor privind ecocondiţionalitatea, pentru determinarea procentajului erorii se va utiliza sistemul naţional care este aplicat pentru reducerea valorii plăţilor.

Erorile necuantificabile

În cadrul erorilor necuantificabile, trebuie făcută o distincţie între:

erorile care privesc nerespectarea unei condiţii pentru plată sau a altui criteriu de conformitate, dar care nu au un impact financiar direct asupra valorii unei operaţiuni subiacente (de exemplu, abateri mai puţin grave de la normele de achiziţii publice, care nu subminează obiectivele procedurii în cauză; nerespectarea termenelor prevăzute în reglementări; întârzieri în transferarea fondurilor UE către beneficiarii finali; absenţa autorizării sau a validării plăţii ori nereguli în desfăşurarea procesului de autorizare/validare);

erorile care privesc nerespectarea unei condiţii pentru plată şi care pot avea un anumit impact asupra valorii operaţiunii subiacente, acest impact nefiind însă măsurabil (de exemplu, absenţa sau disponibilitatea târzie a analizei cost-beneficii aferentă proiectului, garanţie bancară absentă sau insuficientă);

17


erorile care privesc nerespectarea unei condiţii pentru plată şi care au un impact financiar direct asupra valorii operaţiunii subiacente, dar în cazul cărora nu este posibilă o cuantificare exactă, din cauza lipsei de informaţii (de exemplu, inexistenţa unei documentaţii justificative corespunzătoare pentru cheltuielile declarate, pentru cazurile în care există dovezi privind realizarea efectivă a unei acţiuni eligibile).

În ceea ce priveşte erorile necuantificabile, prin definiţie nu este necesară stabilirea erorii procentuale, ci doar indicarea valorii aferente operaţiunii în cauză. Dacă eroarea necuantificabilă afectează doar o porţiune anumită a operaţiunii subiacente (de exemplu, în cazul unei liste de beneficiari care trebuie să depună rapoarte privind punerea în aplicare, absenţa unora dintre aceste rapoarte), valoarea în cauză serveşte la stabilirea caracterului ― grav sau limitat ― al erorii (a se vedea pasul 3).

Pasul 3: Se analizează nivelul erorii, în vederea clasificării acesteia ca gravă, limitată sau nesemnificativă

Diferenţierea între diversele tipuri de erori cuantificabile

Pasul 3 al analizei are drept scop, în cazul erorilor cuantificabile, diferenţierea acestora în trei categorii. Potrivit politicii Curţii, pragul de „semnificaţie prin valoare” este stabilit la nivelul de 2 % din valoarea care reflectă în modul cel mai rezonabil nivelul activităţii financiare a subiectului auditului. În plus, la elaborarea Declaraţiei de asigurare pentru 1995, Curtea a introdus o regulă de minimis, conform căreia erorile cuantificabile situate sub anumite praguri nu se iau în considerare şi nu se înregistrează în vederea elaborării DAS decât dacă apariţia lor a fost cauzată de un act deliberat. Pragurile respective au fost stabilite după cum urmează:

o rată de 0,5 % pentru erorile pornind de la care se pot face extrapolări (deoarece au fost identificate prin teste de fond asupra unor eşantioane reprezentative);

o valoare de 10 000 de euro pentru „erorile cunoscute”.

18


Toate erorile cuantificabile echivalente cu 0,5 % sau mai mult din valoarea operaţiunii vizate vor fi luate în considerare la extrapolarea erorii (celei mai probabile) (a se vedea pasul 5, „Elaborarea indicatorilor”). Cu toate acestea, deoarece Curtea intenţionează să ofere în continuare comentarii privind măsura în care erorile pe care le identifică sunt limitate (cuprinse între 0,5 % şi 2 % din valoarea operaţiunilor vizate ― „erori limitate”) sau grave (de peste 2 % ― „erori grave”), aceste două categorii se înregistrează separat. Erorile situate sub pragul de 0,5 % sunt considerate nesemnificative sau de importanţă minoră şi nu se înregistrează în vederea elaborării DAS.

Regula de minimis de 0,5 % nu trebuie însă aplicată pentru erorile care depăşesc individual valoarea de un milion de euro. Se pot fixa praguri diferite în materie de valoare absolută, în funcţie de volumul financiar dintr-un caz sau altul şi de domeniul de politică al UE avut în vedere.

Diferenţierea între diversele tipuri de erori necuantificabile

În ceea ce priveşte erorile necuantificabile, pasul 3 al analizei presupune luarea în considerare a altor elemente decât simpla valoare. Aceste aprecieri calitative se bazează pe conceptele de „semnificativ prin natură” şi „semnificativ prin context”. Primul dintre acestea se referă la caracteristici intrinseci, privind chestiuni precum existenţa unor cerinţe anumite de raportare a informaţiilor sau faptul că problema prezintă un interes ridicat la nivel politic sau public. Al doilea concept menţionat se referă la acele chestiuni care sunt semnificative în virtutea circumstanţelor. Gravitatea este stabilită luând în calcul importanţa principiilor care au fost încălcate, precum şi gravitatea faptelor şi a consecinţelor efective sau potenţiale.

Dacă problema afectează plata în mod integral sau dacă afectează o porţiune importantă a acesteia (peste 10 %), eroarea este definită drept gravă. Dacă deficienţa afectează o porţiune semnificativă a plăţii (între 2,5 % şi 10 %), eroarea este definită drept limitată. Dacă porţiunea afectată este mai mică de 2,5 %, eroarea este definită drept nesemnificativă sau de importanţă minoră şi nu este înregistrată în vederea elaborării DAS.

19


Pasul 4: Se analizează caracterul erorii, în vederea clasificării acestuia ca sistematic / nesistematic

Criterii pentru stabilirea caracterului sistematic / nesistematic al erorilor

Pasul 4 al analizei presupune (implicit) stabilirea caracterului „sistematic” sau „nesistematic” al erorilor. În acest context, trebuie să se clarifice dacă eroarea este izolată (de exemplu, o inexactitate aritmetică produsă din cauza unei erori umane) sau sistematică (de exemplu, introducerea unui factor eronat de către un membru al personalului, în instrucţiunile oficiale sau într-o bază de date utilizată pentru calcularea unui anumit număr de plăţi).

Dacă eroarea este definită drept sistematică, trebuie să se identifice cauzele ei. În plus, dacă există posibilitatea de a estima impactul erorii în cadrul exerciţiului financiar evaluat, trebuie să se indice valoarea totală a populaţiei statistice afectate de eroare, cât mai precis posibil, cu excluderea valorii cunoscute a erorii din operaţiunea care a servit drept eşantion.

Raţionamentul profesional

În anumite cazuri, distincţia menţionată mai sus este dificil de făcut (de exemplu, în cazul unei erori aritmetice repetate de mai multe ori de către un angajat). Pragul care separă erorile izolate de cele sistematice depinde de raţionamentul profesional al auditorului. Pentru a emite concluzia de caracter sistematic al erorii, auditorului îi vor fi adesea necesare eforturi suplimentare (analiza altor operaţiuni).

Pasul 5: Se analizează impactul de ansamblu al erorilor

Principii generale

Evaluarea impactului de ansamblu al erorilor se face în funcţie de aspecte calitative şi aspecte cantitative. Evaluarea calitativă trebuie să aibă în vedere următoarele elemente: importanţa regulilor încălcate, gravitatea faptelor, precum şi consecinţele efective sau potenţiale. Evaluarea cantitativă se bazează în special pe indicatori, precum frecvenţa erorilor şi indicele erorii (celei mai probabile).

20


Elaborarea indicatorilor

Erorile cuantificabile identificate în cursul auditurilor care examinează eşantioane reprezentative constituie baza pentru extrapolarea indicelui erorii (celei mai probabile). Extrapolarea va consta în înmulţirea nivelului total cumulat al erorilor detectate în eşantion cu valoarea aferentă intervalului de eşantionare ― ceea ce, în principiu, înseamnă aplicarea la întreaga populaţie statistică a indicelui de eroare identificat în eşantionul examinat.

Intervalul de eşantionare este calculat prin împărţirea volumului financiar al populaţiei statistice care urmează a fi auditată la numărul de operaţiuni conţinute în eşantion.

În ceea ce priveşte erorile necuantificabile identificate în cursul auditurilor care examinează eşantioane reprezentative, frecvenţa erorilor grave şi limitate detectate în eşantion se aplică la întreaga populaţie statistică. La prezentarea informaţiilor statistice privind situaţia de ansamblu a erorilor grave şi limitate, se procedează la agregarea numărului erorilor cuantificabile cu cel al erorilor necuantificabile.

Erorile identificate în cursul activităţilor suplimentare desfăşurate în afara sferei eşantioanelor reprezentative („erori cunoscute”) nu se proiectează asupra întregii populaţii statistice. Ele sunt luate în considerare prin prisma numărului absolut de erori identificate sau a valorilor absolute aflate în cauză.

paşii de clasificare a erorilor

Documents