Obiectivele ModululuiModulul 5 Baze de date - candidatii trebuie să cunoască notiunile de bază privind bazele de date si să demonstreze abilitatea de a utiliza o aplicatie de baze de date.Candidatii vor fi capabili să:• Înteleagă termenul de bază de date si modul ei de organizare.• Creeze o bază de date simplă si să vizualizeze continutul în diferite moduri.• Creeze tabele, să definească si să modifice câmpuri si proprietătile lor, să introducă si să modifice date în cadrul unei tabele.• Sorteze si să filtreze datele dintr-un tabel sau formular; să creeze, modifice si ruleze interogări pentru a regăsi anumite informatii din baza de date.• Înteleagă termenul de formular si să creeze un formular pentru introducerea, modificarea si stergerea înregistrărilor din tabele.• Creeze rapoarte în vederea tipăririi.

Cunostinte necesare5.1 Baze de date 5.1.1 Concepte ale bazelor de date

O baza de date este un ansamblu de date care se refera la un subiect si poate fi manipulat de mai multi utilizatori în viziuni diferite asupra datelor.În principiu, o baza de date regrupeaza un ansamblu de fisiere partajate de utilizatori diferiti, concurenti si competitivi. Structura acestui ansamblu reclama o descriere riguroasa si laborioasa.

5.1.1.1 Întelegerea conceptului de bază de date

Baza de date este un sistem de colectii de date între care exista o interdependenta logica multipla, sistemul de colectii de date putând fi exploatat de mai multi utilizatori în viziuni diferite.

5.1.1.2 Întelegerea diferentei dintre date si informatii.

Din punctul de vedere al unei prelucrări automate a informaţiei, diferenţa dintre dată şi informaţie este următoarea:

informaţia este un mesaj care înlătură necunoaşterea unui anumit eveniment şi are caracter de noutate; informaţiile sunt interpretate de oameni

data este reprezentarea informaţiei în interiorul calculatorului. Calculatorul nu înţelege semnificaţia acestor date, el numai le prelucrează prin operaţii specifice fiecărui tip de dată. În urma prelucrării datelor, calculatorul poate furniza omului informaţii.

5.1.1.3 Întelegerea modului în care este organizată o bază de date: tabele, înregistrări, câmpuri

Tabelele pastreaza toate datele cu care se lucreaza în baza de date în formatul rând – coloana. Fiecare coloana a tabelului este denumita câmp, iar fiecare rând al tabelului este o înregistrare. Fiecare câmp al unui tabel va contine acelasi tip de informatie, având acelasi tip de date si aceleasi caracteristici. Tabelele sunt identificate printr-un nume si afisate în fereastra Database, în momentul selectarii butonului Tables. În baza de date pot exista mai multe tabele, fiecare continând informatii despre subiecte diferite. Fiecare tabel poate contine date de mai multe tipuri, ca de exemplu text, numere,date calendaristice, imagini.

5.1.1.4 Cunoasterea domeniilor în care se utilizează baze de date: rezervări bilete avion, sistemul administrativ, înregistrarea conturilor bancare, înregistrarea pacientilor în spital

5.1.2 Organizarea unei baze de date

5.1.2.1 Întelegerea faptului că fiecare tabel trebuie să contină date referitoare la un singur subiect

Atunci când creaţi un tabel, trebuie să hotărâţi ce câmpuri să includă şi formatul corespunzător pentru câmpurile respective. Programul Access vă permite să atribuiţi unui câmp un tip de dată:de tip text, număr, data calendaristica, yes/no, obiect pentru imagini, sunete şi clipuri video etc.

5.1.2.2 Întelegerea faptului că în cadrul unui tabel fiecare câmp trebuie să contină un anumit tip de date.5.1.2.3 Întelegerea faptului că fiecare câmp are asociat un anumit tip de date: text, număr, dată calendaristică

5.1.2.4 Întelegerea proprietătilor asociate fiecărui câmp: dimensiune, format, valoare implicită

Subtipuri de dateTipul de date Numeric admite 6 subtipuri de date:Byte Valori între 0 şi 255. Integer Numere întregi din intervalul (-32708,32767)Long Integer Numere întregi din intervalul (-2147483648, 2147483647 )Single Aproape toate numerele în virgulă mobilă cu până la 7 zecimale.Double Numerele în virgulă mobilă cu până la 15 zecimale. Se folosesc în calcule care necesită mare

precizie.Replication ID Un număr special, folosit de Access pt a identifica în mod unic obiectele BD.

Tipul de date Date/Time admite şase subtipuri de date:

General Date Stochează data şi ora în funcţie de modul cum au fost definite în PC

Tipul de date Currency admite 6 subtipuri de date:General Number Afişează numere în forma în care au fost introduseCurrency Foloseşte virgula ca separator între ordinele de mărime şi afişează cel puţin 2 zecimaleFixed Afişează cel puţin o cifră a unităţilor şi un număr definit de zecimale.Standard Foloseşte virgula ca separator al ordinelor de mărime şi cel puţin 2 zecimale.Percent Înmulţeşte valoarea introdusă cu 100 şi adaugă semnul %Scientific Foloseşte notaţia introdusă pentru exprimarea numerelor. Ex. 3,46E+3 (346.000)

Pe lângă tipul de date care poate fi memorat de către un câmp, este necesar, uneori să precizăm şi alte caracteristici (proprietăţi) ale câmpurilor, ca de exemplu:

Field Size Permite fixarea mărimii zonei alocate coloanei. Implicit este 50 caractere.Format Indică formatul de afişare a datelor. Se deschide o listă din care se poate alege un

anumit format.Decimal Places Precizează nr. de zecimale. (Auto- nr de zecimale precizat din Format)Default Value Permite precizarea valorii initiale în câmpul respectiv pentru un nou articol.Caption Denumirea sub care va apărea coloana în formularele sau rapoartele utilizator. Implicit

este trecut numele câmpului.Validation Rule Permite specificarea unei reguli de validare, o condiţie pusă pe valoarea introdusă

pentru a fi acceptată de tabel. EX:

<=100And>=5000 condiţia pt valoarea de introdus va fi între 100 şi 5000

<>0 Intrarea tb să fie diferită de 0>1000 or Is Null Intrarea tb să fie sau vidă sau mai mare ca 1000Like „A????” Intrarea tb să fie pe 5 caractere şi să înceapă cu

litera „A”>= 01/1/960 And <01/1/970 Intrarea să fie o dată a anului 1990

Validation Text Specifică mesajul afişat în cazul introducerii valorilor eronate. Required Specifică acceptarea sau nu a valorilor nule în coloanăAllow Zero Length

Permite tratarea unui şir de lungime zero drept valoare validă sau nu. Se foloseşte tipul Text sau Memo.

Indexed Indică prezenţa sau nu a unui index pentru coloană. Yes (No Duplicate) valorile permise sunt unice iar Yes (Duplicate) valorile coloanei sunt oarecare.

New Value Este o proprioetate a tipului autonumber şi arată modul cum va fi generată noua valoare: prin incrementare (Increment) sau aleator (Random)

5.1.2.5 Întelegerea notiunii de Cheie primară

Cheile primare (primary keys) sunt acele câmpuri care ale căror valori identifică în mod unic fiecare înregistrare din tabel.

5.1.2.6 Întelegerea termenului de index si utilitatea lui în căutarea rapidă a datelor

Indexarea asigura mecanismul de regasire rapida a datelor si se aplica pentru acele câmpuri care servesc drept criterii de sortare sau selectie. Dintr-o lista se poate alege între un index care permite valori duplicate ale câmpului respectiv sau un index care cere ca fiecare valoare din câmp sa fie unica.

5.1.3 Relatii între tabeleO relaţie reprezintă o legătură informaţională între datele a două tabele. Ea este asigurată prin apariţia aceluiaşi câmp în ambele tabele.

5.1.3.1 Întelegerea faptului că scopul principal al al creării legăturilor între tabele este minimizarea redundantei datelorRelaţiile sunt necesare în formarea unor sinteze a informaţiilor din baza de date. Deoarece aşezarea într-o singură tabela a tuturor datelor dependente între ele nu este convenabilă din cauza complexităţii care poate apare, atunci tabelele se organizează pe subiecte(entităţi) şi se stabilesc relaţiile între ele.

5.1.3.2 Întelegerea faptului că o legătură este construită pe baza unui câmp comun între cele două tabeleExistă trei tipuri de relaţii care se pot stabili între două tabele. Notăm cele două tabele cu T1 şi

T2.Relaţia de „unu la unu” notată 11: se stabileşte în momentul în care fiecărei înregistrări din

tabela T1 îi corespunde câte o înregistrare în tabela T2 sau nici una. Ex: între entitatea Clase şi Diriginti: o clasa are un singur diriginte, un diriginte are o singura

clasă;Relaţia „unu la mai mulţi” notată 1∞ unei înregistrări din tabela T1 îi corespund mai multe

înregistrări din tabela T2.Ex: : între entitatea Clase şi Elevi: o clasă are mai mulţi elevi, un elev aparţine unei singure

clase.Relaţia „mai mulţi la mai mulţi” notată nn: se caracterizează prin faptul că o înregistrare

din tabela T1 poate avea corespondenţă mai multe înregistrări din tabela T2 şi o îregistrare din tabela T2 poate fi simultan în relaţie cu mai multe înregistrări din tabela T1.

Ex: între entitatea Clase şi Profesori: o clasă are mai mulţi profesori, un profesor predă la mai multe clase.

5.1.3.3 Importanta stabilirii restrictiilor între legăturile tabelelorIntegritatea referenţială aplicată relaţiilor dintre tabele împiedică utilizatorii să şteargă sau să modifice accidental datele relaţionate.Puteţi realiza aceasta dacă selectaţi în caseta de dialog Edit Relationships casetel de validare Cascade Update Related Fields (actualizează în cascadă câmpurile relaţionate) şi Cascade Delete Related Fields(şterge în cascadă câmpurile relaţionate).

În fereastra Database, executaţi clic pe butonul Relationships de pe bara cu instrumente Database.

Executaţi dublu clic pe linia de asociere corespunzătoare relaţiei cu care doriţi să lucraţi. Executaţi clic pentru a selecta caseta de validare Enforce Referential Integrity(impune

integritatea referenţială) pentru a vă asigura că există integritate referenţială între tabelele relaţionate din baza de date.

Dacă doriţi ca modificările la câmpul primar al tabelului primar să fie copiate automat în câmpul relaţionat al tabelului relaţionat , executaţi clic pe caseta de validare Cascade Update Related Fields.

Dacă doriţi ca programul Access să şteargă înregistrările din tabelele relaţionate ori de câte ori sunt şterse înregistrări din tabelul primar, executaţi clic pentru a selecta caseta de validare Cascade Delete Related Feilds.

Executaţi clic pe butonul OK.

5.1.4 Administrarea unei baze de date5.1.4.1 Cunoasterea faptului că bazele de date profesionale sunt create de specialisti.

5.1.4.2 Cunoasterea faptului că introducerea, mentenanta si regăsirea informatiilor este realizată de utilizatorul bazei de date.

5.1.4.3 Cunoasterea faptului că administratorul bazei de date furnizează accesul la anumite date pentru anumiti utilizatori.

5.1.4.4 Cunoasterea faptului că administratorul bazei de date este responsabil cu recuperarea datelor în cazul unei defectiuni sau erori majore.

5.2 Utilizarea aplicatiei 5.2.1 Lucrul cu baze de date5.2.1.1 Deschiderea (închiderea) unei aplicatii de baze de date

StartAllPrograms->MicrosoftOfficeMicrosoftAccess

Pentru a închide aplicatia: FILEEXIT 5.2.1.2 Deschiderea, închiderea unei baze de date existente

FILEOPEN

5.2.1.3 Crearea unei baze de date noi si salvarea ei într-o locatie de pe disc FILENEWBlank DataBase

5.2.1.4 Afisarea/ascunderea barelor de instrumente.

Initial, la deschiderea Access2003, meniurile conţin numai comenzile cele mai frecvent utilizate. În această formă ele sunt mult mai simple.Pentru a accesa restul de comenzi, va trebui să accesezi ultimul buton din bara de butoane si intregul meniu va apărea, în timp ce comanda care nu pare la prima vedere va apărea deschisa la culoare.Dacă vom accesa această comandă pe meniul Vizualizare, se va extinde, dacă vom alege optiunea Iconite mici, data viitoare cand vom deschide meniul Vizualizare, vom vedea iconitele încorporate.Folosind o dată comanda care nu e inclusa în meniul de deschidere, aceasta comanda va fi încorporată din acel moment în meniu.Access2003 este proiectat pentru a simplifica utilizarea meniurile derulante, şi în acest fel numai comenzile cele mai frecvent utilizate, precum şi cele mai utilizate de fiecare utilizator va apărea, în loc de o listă lungă de comenzi greu de folosit.

Dacă vom decide totuşi, că ar fi mai comod de a avea toate opţiunile incluse, tot ce trebuie să faceţi este să mergeţi la meniul Tools, Personalizaţi, faceţi clic pe Opţiuni, şi verifică daca este bifata comanda „Always show full menus”.

Rescalarea si minimizarea tab-urilor (ribbon)

Pentru un comportament "inteligent" pentru meniuri putem, de asemenea, activa caseta „Show full menus after a short delay”( Afişare meniuri complete după o scurtă întârziere), astfel încât să se afiseze meniul complet în jos, fără a fi nevoie să apăsaţi butonul ultimul.

5.2.1.5 Utilizarea functiei Help

- Se apasa F1 sau butonul - Faceti clic pe butonul Ajutor din bara de instrumente Vizualizare pagină, pentru a afișa Access Ajutor. Efectuarea unui clic pe butonul Ajutor dintr-o bară de instrumente pentru navigarea prin înregistrări din pagină afișează Ajutor privind lucrul cu pagina în Microsoft Internet Explorer. După cum s-a menționat anterior, acest fișier Ajutor este inclus automat în orice pagină de acces la date care este publicată cu o bară de instrumente pentru navigarea prin înregistrări. Aveți posibilitatea să ștergeți butonul Ajutor din paginile care se utilizează numai în cadrul Access, sau să modificați butonul pentru a oferi Ajutor particularizat.

5.2.2 Operatii uzuale

5.2.2.1 Deschiderea, salvarea si închiderea unui tabel, interogare, formular, raport.

Se selecteaza tabelul, interogara, formularul, raportul apoi FILE OPENsau accesezi din bara de butoane

DESIGN(Proiectare) obiectul selectat va fi deschis in modul Design in vederea modificarilor

OPEN (Deschidere)-obiectul selectat va fi deschis pentru utilizarea normala.

NEW (Nou)- se creaza un nou tip de obiect selectat (tabel, interogare, formular, raport)

5.2.2.2 Schimbarea modului de vizualizare a tabelelor

VIEW

5.2.2.3 Stergerea unui tabel, interogare, formular, raport.

Se selecteaza tabelul, interogarea, formularul, raportul apoi FILE DELETEsau butonul din bara de butoane5.2.2.4 Navigarea printre înregistrările unei tabele, interogări sau a unui formular.

Se selecteaza interogarea, formularul, raportul din lista de obicte specifice.

5.2.2.5 Sortarea datelor, într-o tabelă, formular, interogare, in ordine crescătoare, descrescătore, în ordine alfabetică, alfabetică inversă

Pentru a sorta un anumit atribut al tabelei, în ordine crescatoare sau descrescatoare, trebuie selectat atributul dorit (coloana) si alegeti functia de sortare din meniul RECORDSORTSort Ascending (crescator) sau Sort Descending (Descrescator)

sau din bara de unelte Pentru a sorta datele dintr-o interogare se vizualizeaza interogarea in mod Design(proiectare) si in coloana atributului de sortat la se face clic in rândul Sort si din lista care apare se selecteaza criteriul de sortare Ascending (crescator) sau Descending (Descrescator).

5.3 Tabele5.3.1 Înregistrări

Tabelele pastreaza toate datele cu care se lucreaza în baza de date Access în formatul rând – coloana, asemanator formatului utilizat de aplicatiile de calcul tabelar. Fiecare coloana a tabelului este denumita câmp, iar fiecare rând al tabelului este o înregistrare. Fiecare câmp al unui tabel va contine acelasi tip de informatie, având acelasi tip de date si aceleasi caracteristici. Datele de pe un rand reprezinta toate informatiile despre o inregistrare(de exemplu toate informatiile despre un elev din tabela ELEVI sau toate informatiile despre o persoana din tabela AGENDA sau din tabela CLIENTI toate datele despre un client )Tabelele sunt identificate printr-un nume si afisate în fereasrtra Database, în momentul selectarii butonului Tables. În baza de date pot exista mai multe tabele, fiecare continând informatii despre subiecte diferite. Fiecare tabel poate contine date de mai multe tipuri, ca de exemplu text, numere, date calendaristice, imagini.

5.3.1.1 Adăugarea, stergerea înregistrărilor unei tabeleAdăugarea (Inserarea) unei inregistrari(rând, linie din tabel): deasupra unei alte inregistrari(rând, linie din tabel): INSERTRecordSAUAdaugarea unei noi inregistrari in partea de jos a ferestrei tabelului este bara de navigare,

Afisarea tabelelor cu iconite mariAfisarea tabelelor cu iconite miciAfisarea tabelelor sub forma de listaAfisarea tabelelor sub forma detaliata (nume, data si ora modificarii, tip,)

Large IconsSmall IconsListDetails

se apasa pe butonul sageata cu steluta .Stergerea unei inregistrari Se marcheaza inregistrarea În cazul în care se doreşte ştergerea simultană a mai multor înregistrări acestea vor fi selectate cu ajutorul mouse-ului ţinând tasta <Shîft> apăsată. O dată cu ştergerea unei înregistrări va dispărea şi cheia primară a acesteia.

Din EDITDelete Record.

5.3.1.2 Adăugarea, stergerea datelor într-o înregistrare.

Pentru a edita datele dintr-o celula se executa clic pe celula si se adauga noile date. La închiderea fisierului sau la trecerea la alta înregistrare modificarile sunt salvate în mod automat. Pentru a salva o înregistrare imediat se apasa pe SHIFT + ENTER sau se selecteaza optiunea Save Record din meniul Records.Pentru stergerea datelor intr-o inregistrare se selecteaza celula si se apasa tasta DELETE sau EDITDelete

5.3.2 Construirea unui tabelÎnaintea crearii unei tabele trebuie cunoscute modul de descriere a structurii sale si a câmpurilor care contin datele înmagazinate în tabela.

Din fereastra Database se selecteaza obiectul Table si FILENEW sau

butonul New , ceea ce indica faptul ca se va crea o noua tabela.

Se deschide fereastra în care se vor introduce toate numele de câmp, tipul si proprietatile fiecarui câmp.

Crearea tabelei în modul Design presupune furnizarea urmatoarelor informatii:Numele câmpului (Field Name). Numele poate avea o lungime de pâna la 64 caractere, inclusiv spatiile înglobate. Trebuie însa tinut seama va numele mai scurte, fara spatii sunt mai usor de utilizat. Numele câmpurilor sunt obligatorii si unice, deci într-o tabela nu se poate atribui acelasi nume mai multor câmpuri.Tipul datei (Data type) este selectat dintr-o caseta.Descrierea (Description) permite introducerea unei descrieri optionale a câmpului. Acesta se utilizeaza pentru a introduce explicatii asupra câmpului respectiv, atât în cazul în care lucreaza mai multe persoane cu aceeasi aplicatie sau pentru a reaminti utilizatorului provenienta si caracteristicile câmpului.Cheia primara (Primary Key). Cheia primara identifică în mod univoc fiecare înregistrare dintr-un tabel şi leagă introducerea unei valori multiple intr- un câmp al cheii primare. Alegerea cheii primare se face din fereastra Table prin alegerea unui câmp (care urmează a fi cheia primară)( se selecteaza câmpul executând clic pe butonul de selectie situat în partea stânga a coloanei Field Name) si executarea unui clic pe simbolul cu acelaşi nume din bara de butoane sau prin intermediul opţiunii Primary Key din meniul Edit. (EDIT Primary Key). Ca rezultat va apare simbolul cheii în stânga denumirii câmpului. Executarea unui nou clic pe acelaşi simbol îndepărtează cheia primară.

5.3.2.1 Crearea si salvarea unei tabele cu anumite câmpuri specifice

Exista trei modalitati de creare a unui tabel si anume:crearea în modul Design în care utilizatorul furnizeaza toate datele necesare crearii tabelelor cu ajutorul ferestrei urmatoare:Dupa ce s-a terminat de completat structura tabelei respective se salveaza tabela FILESAVE sau se apasa butonul de închidere X situat în coltul din dreapta sus a ferestrei Table. Utilizatorul este întrebat daca doreste sa salveze tabela a carei structura a definit-o. În caz de raspuns afirmativ (Yes) apare caseta de dialog în care se precizeaza numele tabelei. Dupa ce indica numele tabelei aceasta va aparea în fereastra Database si apoi urmeaza ca ea sa fie încarcata cu date, fie direct într-un format asemanator unei foi de calcul, fie cu ajutorul unui format elaborat de utilizator.crearea tabelelor utilizând asistentul (Wizard) care este utilizat în cazul în care baza de date care se creaza se încadreaza într-un tip general de baze de date pentru care Access are deja create astfel de tabeleSelectând tipul de aplicatie care se construiese între Afaceri (Business) sau tabele cu caracter persona (Personal), utilizatorul alege din esantioanele de tabele de tabele (Sample tables) tabela care convine aplicatiei sale. În lista Sample Fields sunt afisate câmpurile tabelei selectate anterior care pot fi selectate pentru noua tabele utilizator

cu ajutorul butoanelor:

5.3.2.2 Stabilirea proprietătilor câmpurilor: dimensiune, format, valoare implicită

Se alege modul “By entering data”. Se obtine un table iar tipul datelor se stabileste prin natural or. crearea unei tabele prin introducerea datelor în care se introduc datele într-o structura asemanatoare cu cea a unei foi de calcul tabular

5.3.2.3 Crearea unei reguli simple de validare pentru numere, text, data/ora, simbol valutar

5.3.2.4 Întelegerea consecintelor modificării tipului de date si proprietătilor unui câmp

Se deschide fereastra cu ajutorul butonului Design si se selecteaza atributul caruia i se vor modifica proprietatile si apoi, în partea de jos a ferestrei se procedeaza la modificarea atributelor nesatisfacatoare.ATENTIE!!! Un lucru foarte important de care trebuie sa se tina seama la modificarea proprietatilor unui atribut este sa nu se aleaga o dimensiune mai mica pentru proprietatile respective deoarece exista pericolul pierderii datelor introduse.

5.3.2.5 Stabilirea unui câmp ca si cheie primară.Cheia primara (Primary Key).

Cheia primara identifică în mod univoc fiecare înregistrare dintr-un tabel şi leagă introducerea unei valori multiple intr- un câmp al cheii primare. Alegerea cheii primare se face din fereastra Table prin alegerea unui câmp (care urmează a fi cheia primară)( se selecteaza câmpul executând clic pe butonul de selectie situat în partea stânga a coloanei Field Name) si executarea unui clic pe simbolul cu acelaşi nume din bara de butoane sau prin intermediul opţiunii Primary Key din meniul Edit. (EDIT Primary Key). Ca rezultat va apare simbolul cheii în stânga denumirii câmpului. Executarea unui nou clic pe acelaşi simbol îndepărtează cheia primară.

5.3.2.6 Indexarea uni câmp (cu sau fără duplicate).Indexed (Indexat) asigura mecanismul de regasire rapida a datelor si se aplica pentru acele câmpuri care servesc drept criterii de sortare sau selectie. Dintr-o lista se poate alege între un index care permite valori duplicate ale câmpului respectiv sau un index care cere ca fiecare valoare din câmp sa fie unica.INDEXAT specifică dacă câmpul respectiv este folosit sau nu ca un câmp de index. Un index grăbeşte interogarea câmpurilor indexate, ca şi sortarea şi operaţiile de grupare. Selectarea opţiunii DA (Fara dubluri) evită introducerea valorilor duble în câmp.

5.3.2.7 Adăugarea unui câmp într-o tabelă existentăVizualizati tabela in modul Design si adaugam un camp nou cu proprietatile lui specifice.

5.3.2.8 Modificarea lătimii coloanelor unei tabele.FORMATColumn Width

Daca denumirile atributelor sunt foarte mari, se deschide tabela si se poate modifica latimea coloanelor prin alegerea functiei Column Width din meniul Format.

5.4 Regăsirea informatiilorSe selecteaza campul tabelei din meniul EDITFiind se editeaza informatia cautata

5.4.1 Operatii de bază5.4.1.1 Utilizarea functiei de căutare pentru a găsi un cuvânt specificSe selecteaza campul tabelei din meniul EDITFiind se editeaza informatia cautataAtunci când a fost gasita o înregistrare corespunzatoare, cautarea este oprita sî câmpul respectiv apare selectat. Pentru a continua cautarea se apasa butonul Find Next.

5.4.1.2 Aplicarea unui cîmp într-un tabel, formular

5.4.1.3 Stergerea unui filtru aplicat asupra unei tabele, asupra uni formular

O alta modalitate de regasire a anumitor date într-o tabela este prin intermediul crearii unui filtru asupra tabelei. (RECORD Filter…).

Pentru a sterge un filtru se apeleaza din meniul Records functia Remove Filter/Sort

5.4.2 Interogări

Scopul pentru care se creaza o baza de date consta în extragerea rapida a datelor care intereseaza utilizatorul. Interogarea este un obiect Access care reprezinta o întrebare în legatura cu informatiile existente în baza de date. Interogarea este o definitie a datelor care vor fi regasite: ce câmpuri, din ce tabele, corespunzator caror criterii, în ce ordine de sortare.5.4.2.1 Întelegerea faptul că o interogare este folosită pentru extragerea si analizarea datelor din tabele.Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile care sunt necesare la un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei. Ele sunt extrem deutile atunci când sunt folosite ca baza pentru crearea rapoartelor, a formatelor sau chiar a altor interogari.O interogare permite:♦ combinarea întrgistrarilor din mai multe tabele într-o singura tabela;♦ selectarea înregistrarilor care îndeplinesc anumite criteri;i♦ limitarea interogarii numai la câmpurile implicate;♦ efectuarea unor calcule cu datele extrase (totaluri, medii) si gruparea datelor dupa anumite criterii;♦ actualizarea datelor din tabelele carte stau la baza interogarii;♦ sortarea înregistrarilor în ordinea dorita.

5.4.2.2 Crearea unei interogări asupra unei tabele, utilizând criterii specifice

Construirea unei interogari în Access reprezinta un simplu proces de tragere a tabelelor si câmpurilor dorite pe o grila. Acest procedeu este cunoscut sub numele de interogare prin exemplu (query by exemple). În culise, Access transforma acesta informative într-o interogare SQL care este un limbaj structurat de interogare utilizat de o gama larga de programe de baze de date.Interogarile pot afisa simultan înregistrari din mai multe tabele.Pentru a crea o interogare noua se selecteaza eticheta Queries din fereastra Database si se executa clic pe butonul New. Sunt posibile mai multe optiuni pentru realizarea unei interogari prezentate în lista afisata.

5.4.2.3 Crearea unei interogări asupra a două tabele, utilizând criterii specifice

Crearea unei cereri de interogare se poate face în mai multe moduri: proiectare pas cu pas în modul Vizualizare proiect; proiectarea cu ajutorul expertului( Wizard); proiectarea în limbajul SQL; crearea unui filtru si salvarea acestuia ca cerere de interogare.În continuare vom prezenta realizarea unei interogări pas cu pas în modul Vizualizare proiect(Design). Pentru început se activează opţiunea Interogări(Queries) în fereastra Bază de date (Database) şi se execută clic pe opţiunea Nou(New), iar din caseta de dialog New Querie se alege opţiunea Design View.Pe fundalul ferestrei select Query apare fereastra Show Tables care selecteaza tabelele ce intra în interogare si cu care se procedeaza în modul prezentat la realizarea legaturilor.

Se observa ca fereatra Show Tables are un buton pentru selectarea atât a interogarilor cât si a tabelelor. Dupa selectarea tabelelor fereastra aceasta este închisa. Daca trebuie adaugata o alta tabela mai târziu se trage din fereastra Database sau se alege optiunea Show Tables din meniul Query, dupa care este selectat tabelul suplimentar.Dupa selectarea tabelelor fereastra Show Table este închisa. Daca, mai târziu apare necesitatea adaugarii unei tabele se poate trage tabela respectiva direct din fereastra Database.Fereastra Select Query este un mecanism pus la dispozitie de Access prin intermediul caruia se pot defini interogari pe baza de exemplu.Ea se compune dintr-o sectiune pentru tabele, o sectiune pentru specificarea conditiilor de selectare a înregistrarilor si pentru alegerea câmpurilor de vizualizat numita grila QBE (Query By Example).În cadrul unor criterii simple, se introduce pur si simplu valoarea pe care câmpul respectiv trebuie sa o aiba pentru a fi inclus în setul rezultat în rândul Criteria. Daca se introduc mai multe valori în acelasi rând de criterii sub câmpuri diferite, Access va extrage numai înregistrarile care satisfac toate criteriile mentionate. În cazul în care criteriile sunt introduse pe rânduri diferite, o înregistrare va fi inclusa daca îndeplineste oricare dintre criterii.

5.4.2.4 Adăugarea diferitelor criterii unei interogări utilizând operatorii mai mic strict (<), mai mic sau egal (<=), mai mare strict (>), mai mare sau egal (>=), egal (=), diferit de (<>)

5.4.2.5 Adăugarea diferitelor criterii unei interogări utilizând operatorii: SI (AND), SAU (OR), NON (NOT) Criteriile scrise pe o linie trebuie5.4.2.6 Adăugarea diferitelor criterii folosind semnele *, %, ?

5.4.2.7 Editarea unei interogări prin adăugarea, modificarea sau stergerea criteriilor

5.4.2.8 Editarea unei interogări: adăugarea, stergerea, mutarea, ascunderea, vizualizarea diferitelor câmpuri

5.4.2.9 Rularea unei interogări

5.5 Obiecte

5.5.1 Formulare 5.5.1.1 Întelegerea faptului că un formular este folosit pentru afisarea înregistrărilorFormularul este un obiect Access care este destinat introducerii si afisarea datelor continute într-o baza de date într-o forma organizata si atractiva si constituie principala interfata între utilizator si aplicatia construita în jurul bazei de date.

5.5.1.2 Crearea si salvarea unui formularDin fereastra Database se selecteaza obiectul Forms. Apasând butonul New se deschide fereastra New Form care ofera o serie de modalitati din care utilizatorul poate sa-si creeze formularele de încarcare si vizualizare a datelor din baza de date.Aceste modalitati sunt:Design View - modul proiectare construieste formularul de catre utilizator folosind uneltele puse la dispozitie de Access;Form Wizard construieste formularul cu ajutorul asistentului care da posibilitatea utilizatorului sa-si exprime optiunile la fiecare pas de realizare a formatului;5.5.1.3 Utilizarea unui formular pentru a introduce noi înregistrări într-o tabelăCu formularul deschis actionati butonul din bara de navigare,

5.5.1.4 Utilizarea unui formular pentru a sterge înregistrări într-o tabelăSe sterg datele din inregistrarea selectata mai putin informatia din campul cheie primara.

5.5.1.5 Utilizarea unui formular pentru adăugarea, modificarea, stergerea datelor dintr-o înregistrare

Pentru a se introduce si modifica date într-o tabela cu ajutorul formularului se apasa nutonul inregistrarenoua existent în partea de jos a formularului. Acesta va pozitiona formularul la o noua înregistrate si sepot introduce noile date.Cu ajutorul cursorului se face pozitionarea în câmpurile de editare si se introduc datele.

5.5.1.6 Adăugarea, modificarea textului în antetul sau subsolul unui formularPentru a adauga un text sau o imagine în anteul sau subsolul unui formular este necesara deschiderea formularului prin apasarea butonului Design. Pe ecran va aparea constructorul de formulare în care se fac modificarile respective si o bara de instrumente corespunzatoare. Se poate introduce un text în antet sau subsol cu ajutorul mouselui dupa ce s-a tras de marginea antetului sau subsolului pentru a crea spatiul necesar.

În cazul în care utilizatorul a intrat în modul Design si a facut modificari în aspectul formularului, salvarea acetor modificari se face apasând butonul de închidere a ferestrei si raspunzând afirmativ la mesajul de confirmare a salvarii modificarilor.Stergerea unui formular se face în acelasi mod cu stergerea unei tabele. Se selecteaza din formularul si din meniul Edit DELETE

5.6 Rezultate 5.6.1 Rapoarte, exportarea datelorRaportul este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în urma consultării bazei de date sub formă de documente.5.6.1.1 Întelegerea faptului că un raport este folosit pentru imprimarea informatiilor dintr-un tabel sau o interogare.Rapoarte (Reports) sunt asemănătoare din punct de vedere al stucturii cu interogările servind la extragerea datelor din tabele sau interogări şi dirijarea acestora către o imprimantă. Orice dorim să tipărim va trebui să ia forma unui raport indiferent dacă este o statistică financiară sau etichetă poştală. Access pune la dispoziţie mai multe programe Wizard pentru a ajuta la crearea de rapoarte uzuale.5.6.1.2 Crearea si salvarea unui raport pe baza unei tabele sau interogăriDin fereastra Database se selecteaza butonul Report, dupa care se apasa butonul New.Apare caseta de dialog New Report care ofera o serie de modalitati de realizare a raportului:modul Design în care utilizatorul îsi construieste singur raportul pornind de la instrumentele oferite deAccessAutoreport permite utilizatorului sa slecteze o înregistrare sursa si o modalitate de asezare în pagina sub forma de coloana sau tabelara. Autoreport utilizeaza toate câmpurile din înregistrarea sursa si aplica ultimul autoformat pe care utilizaorul la folosit în raport;Chart Wizard, în vele mai multe cazuri se utilizeaza pentru a crea un grafic bazat pe datele specificate de utilizator. Chart Wizard va determina daca trebuie sa afiseze datele din toate câmpurile într-un grafic global sau daca nu e mai indicat de a construi un grafic bazat pe datele dintr-o înregistrare, astfel încât ladeplasarea de la o snregistrare la alta se ppoate observa în grafic reprezentata numai înregistrarea curenta. Totusi, daca a fost creat un grafic global si utilizatorul doreste sa reprezinte o singura înregistrare, el poate lega graficul la o înregistrare specificata.Label Wizard genereaza etichete postale în aceleasi conditii ca un raport si se parcurg urmatoarele etape:

- Prima etapa consta în alegerea câmpurilor care se vor afla în raport din tabela specificata înfereastra New Report si din orice alta tabela sau interogare aflata în baza de date.

- Cu ajutorul butonului fiecare câmp selectat din zona câmpurilor disponibile (Avalilable Fields) din tabelele din lista Tables/Queries este mutat în zona Selected

Fields, iar cu butonul sunt mutate toate câmpurile din zona Available Fields în zona Selected Fields.Se apasa butonul Next atunci când toate câmpurile care se vor gasi în raport se gasesc în zona Selected Fields.În cazul în care se considerai ca nu s-aui selectat bine câmpurile se utilizeaza butonul

pentru a deselecta un câmp si a-l trece înapoi în zona câmpurilor disponibile sau butonul pentru a le deselecta pe toate.Dupa apasarea butonului Next, Report Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.In etapa a doua utilizatorul este invitat sa-si stabileasca nivelurile de grupare. Din lista campurilor seSelecteaza câmpurile care vor constitui criterii de grupare. Caseta din dreapta va arata imaginea raportului.

Butoanele permit modificarea nivelului . Daca se selecteaza butonul Grouping Options, Report Wizard afiseaza caseta de dialog Grouping Intervals. Prin schimbarea intervalului se poate stabili cum

Aplicaţia Expert Raport (Wizard) permite selectarea câmpurilor ce urmează a fi preluate în raport, din unul sau mai multe tabele, precum şi specificarea modului în care urmează a fi grupate sau sortatedatele.Pentru a crea un raport folosind Expert Raport trebuie urmărită realizarea următoarelor etape:1. Activăm butonul Raport din fereastra bazei de date şi executăm clic pe opţiunea New pentru adeschide caseta de dialog Raport Nou;2. Selectăm opţiunea Expert Raport şi executăm clic pe OK;3. In fereastra Expert Raport se stabileşte tabela (sau tabelele), interogarea (sau interogările) de undevor fi preluate câmpurile în secţiunea Tabele/interogări, urmând ca după aceea să fie selectatecâmpurile dorite din secţiunea Câmpuri disponibile.4. După ce s-au selectat câmpurile dorite, vom executa clic pe Next;5. În continuare se va specifica modul în care se doreşte gruparea câmpurilor şi se selectează după caredin acestea vom realiza sortarea şi ordinea acesteia (crescător, descrescător), înregistrările putând fisortate după maxim patru câmpuri.6. Se selectează configuraţia dorită pentru raport, iar dacă este necesar se ajustează câmpurile astfel încâtsă încapă pe o pagină. Dacă un raport conţine înregistrări care conţin multe câmpuri, este recomandat săse aleagă orientarea foii de hârtie Landscape, deoarece altfel nu se vor regăsi pe aceeaşi filă toatecâmpurile aceleiaşi înregistrări.7. În final se aleg stilul dorit pentru raport şi se introduce un titlu pentru acesta. În cadrul unui raport,datele nu mai pot fi modificate.

5.6.1.3 Schimbarea pozitiei câmpurilor într-un raport

5.6.1.4 Afisarea diferitelor câmpuri într-un raport, grupate după sumă, minim, maxim, medie, numărătoare.

5.6.1.5 Adăugarea, modificarea textului în antetul, subsolul unui raport

5.6.1.6 Exportarea unui tabel, interogare într-un registru de calcul, un fisier text (.txt, .csv), un fisier xml într-o locatie pe hard disk

5.6.2 Imprimarea 5.6.2.1 Modificarea orientării unui raport: pe lung, pe lat. Modificarea dimensiunii hârtiei5.6.2.2 Imprimarea unei pagini, a unor înregistrărilor selectate, a întregului tabel5.6.2.3 Imprimarea unor înregistrări sau a tuturor înregistrărilor utilizând formularele5.6.2.4 Imprimarea rezultatelor unei interogări5.6.2.5 Imprimarea unor pagini specifice ale unui raport sau a întregului raportModulul 6 – Prezentări