norme metodologice cadrul ministerului afacerilor · pdf fileviza de control financiar...
TRANSCRIPT
ANEXA
NORME METODOLOGICE
privind organizarea şi exercitarea controlului financiar preventiv propriu în
cadrul Ministerului Afacerilor Interne
Art.1 Controlul financiar preventiv propriu în entităţile din Ministerul Afacerilor
Interne se exercită în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului
financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care
desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu şi ale prezentelor norme
metodologice.
Art.2 Fac obiectul controlului financiar preventiv propriu proiectele de
operaţiuni prevăzute în Cadrul specific privind proiectele de operaţiuni supuse
controlului financiar preventiv propriu în cadrul Ministerului Afacerilor Interne,
denumit în continuare cadrul specific, prevăzut în anexa nr. 1 la prezentele norme
metodologice, precum şi proiectele de operaţiuni specifice activităţii proprii a
ordonatorilor de credite, stabilite de aceştia în condiţiile prevăzute la art. 3 din
prezentele norme metodologice.
Art.3 Ordonatorii secundari şi terţiari de credite din cadrul Ministerului
Afacerilor Interne aprobă cadrul operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu, corespunzător activităţii proprii, prin particularizarea cadrului specific, precum
şi prin includerea unor operaţiuni specifice activităţii proprii, după caz.
Art.4 Controlul financiar preventiv propriu pentru bugetul propriu al
ordonatorului principal de credite, precum şi pentru unele operaţiuni care intră în
competenţa de aprobare a ordonatorului principal de credite se organizează în cadrul
Direcţiei Generale Financiare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne.
Art.5 (1) Proiectele de angajamente legale privind numirea, împuternicirea,
avansarea, acordarea unor drepturi personalului din competenţa de numire a
ministrului afacerilor interne se vizează pentru control financiar preventiv de persoana
desemnată din cadrul Direcţiei Generale Financiare, cu respectarea prevederilor pct. 3.4
şi 3.5 din Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului
financiar preventiv aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014.
(2) În cazurile în care proiectele de operaţiuni prevăzute la alin. (1) afectează
bugetele ordonatorilor de credite subordonaţi ordonatorului principal de credite, la
solicitarea persoanelor care exercită controlul financiar preventiv propriu, conducătorii
structurilor financiar-contabile de la nivelul ordonatorilor de credite din bugetul cărora
se efectuează cheltuielile verifică şi comunică în scris dacă operaţiunile se încadrează
în limitele şi destinaţia creditelor bugetare aprobate.
Art. 6(1) Controlul financiar preventiv propriu se organizează în toate entităţile
Ministerului Afacerilor Interne în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator de
credite.
2/6
(2) Răspunderea pentru organizarea controlului financiar preventiv propriu
revine ordonatorilor de credite.
(3) Controlul financiar preventiv propriu se exercită de regulă în cadrul
compartimentului financiar-contabil, de către persoanele desemnate în acest scop de
ordonatorul de credite. În funcţie de volumul operaţiunilor ce se supun controlului
financiar preventiv propriu, ordonatorul secundar sau terţiar de credite respectiv, la
propunerea conducătorilor compartimentelor financiar-contabile, poate desemna pentru
efectuarea controlului preventiv şi persoane din alte compartimente de specialitate, cu
condiţia neimplicării acestora, prin sarcinile de serviciu, în operaţiunile supuse vizei.
(4) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu
trebuie să îndeplinească condiţiile prevăzute în “Codul specific de norme profesionale
pentru persoanele care exercită activitatea de control financiar preventiv propriu”
aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 şi să fie altele decât
cele care iniţiază, efectuează sau aprobă operaţiunea supusă vizei.
Art.7(1) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu
la nivelul ordonatorilor secundari şi terţiari de credite din Ministerul Afacerilor Interne
nu pot exercita acest control decât cu acordul conducătorului compartimentului
financiar-contabil al entităţii ierarhic superioare.
(2) În cazul entităţilor aflate în finanţarea directă a ordonatorului principal de
credite, acordul pentru persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu se
dă de directorul general al Direcţiei Generale Financiare.
(3) În cazul entităţilor în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator terţiar de
credite, aflate în subordinea ordonatorilor secundari de credite, acordul se dă de
contabilii şefii/conducătorii compartimentelor financiar-contabile de la nivelul
ordonatorilor secundari de credite.
(4) Solicitările pentru obţinerea acordurilor se înaintează sub semnătura
ordonatorului de credite respectiv şi se soluţionează în cel mult 15 zile de la
înregistrarea acestora la structura ierarhic superioară.
(5) La solicitările pentru obţinerea acordurilor pentru persoanele care urmează să
exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor secundari şi
terţiari de credite se anexează următoarele documente:
a) referat întocmit de compartimentul de resurse umane, care să cuprindă
menţiuni privind studiile şi specialităţile absolvite, instituţiile şi funcţiile deţinute în
cadrul acestora în decursul carierei profesionale;
b) adeverinţă medicală privind starea de sănătate;
c) certificat de cazier judiciar;
d) minimum două scrisori de recomandare din partea unor persoane din cadrul
Ministerului Afacerilor Interne sau din alte instituţii publice;
e) declaraţie privind respectarea prevederilor referitoare la incompatibilităţile
prevăzute la pct. 4 lit. f) din “Codul specific de norme profesionale pentru persoanele
care exercită activitatea de control financiar preventiv propriu” aprobat prin Ordinul
ministrului finanţelor publice nr. 923/2014;
(6) În cuprinsul solicitării prevăzută la alin. (4) se fundamentează eventualele
propuneri privind exceptarea persoanelor în cauză de la condiţia de existenţă a studiilor
superioare.
3/6
(7) Solicitările pentru obţinerea acordurilor se analizează de o comisie numită de
directorul general al Direcţiei Generale Financiare, în cazul persoanelor care urmează
să exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor de credite din
finanţarea directă a ordonatorului principal de credite, respectiv de către ordonatorii
secundari de credite, în cazul persoanelor care urmează să exercite controlul financiar
preventiv propriu la nivelul ordonatorilor de credite aflaţi în finanţarea ordonatorilor
secundari de credite respectivi. Comisia consemnează rezultatul verificării într-un
proces verbal prin stabilirea calificativului “admis” sau “respins”.
(8) Persoanele pentru care s-a stabilit calificativul “admis” în condiţiile
prevăzute la alin.(7) primesc un acord scris conform modelului prevăzut în anexa nr.2
la prezentele norme metodologice.
Art.8 (1) Ordonatorii de credite au obligaţia să stabilească, la propunerea
contabilului şef sau a persoanei care conduce activitatea compartimentului financiar-
contabil, prin act administrativ, proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar
preventiv propriu, documentele justificative, circuitul acestora, conducătorii
compartimentelor de specialitate care au obligaţia să le certifice prin semnătură în
privinţa realităţii, regularităţii şi a legalităţii, persoanele care exercită controlul
financiar preventiv propriu şi termenele pentru acordarea vizei.
(2) Actul administrativ prin care sunt desemnate persoanele care exercită
controlul financiar preventiv propriu în entitatea respectivă este prezentat în anexa nr. 3
la prezentele norme metodologice.
Art.9 (1) În situaţia în care, în entităţile în cadrul cărora se exercită calitatea de
ordonator secundar sau terţiar de credite nu există persoane care îndeplinesc condiţiile
prevăzute în “Codul specific de norme profesionale pentru persoanele care exercită
activitatea de control financiar preventiv propriu” aprobat prin Ordinul ministrului
finanţelor publice nr. 923/2014, sau nu există suficiente persoane care, îndeplinind
condiţiile respective, să asigure exercitarea controlului financiar preventiv propriu fără
a fi în situaţiile de incompatibilitate prevăzute de lege, pentru exercitarea controlului
financiar preventiv propriu pot fi desemnate temporar, cu acord emis, în condiţiile
prevăzute la art. 7 alin. (8), de conducătorul compartimentului financiar-contabil al
instituţiei ierarhic superioare celei în care se exercită controlul, persoane din alte
instituţii din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în funcţie de amplasarea teritorială
a acestora sau de specificul activităţii, cu respectarea prevederilor legale privind
competenţele în domeniul resurselor umane.
(2) În situaţiile prevăzute la alin (1), desemnarea persoanelor care exercită
controlul financiar preventiv propriu şi stabilirea limitelor de competenţă ale acestora
se face prin act administrativ al ordonatorului de credite al entităţii la nivelul căreia se
exercită controlul financiar preventiv propriu.
Art. 10 (1) Controlul financiar preventiv propriu se efectuează cu respectarea
procedurii prevăzută în Normele metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
923/2014.
(2) Proiectele de operaţiuni se prezintă pentru viza de control financiar preventiv
propriu numai cu avizul conducătorilor compartimentelor de specialitate care iniţiază
operaţiunea sau al înlocuitorilor acestora, care au obligaţia să certifice documentele
justificative în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii;
4/6
(3) Persoanele prevăzute la alin (2) răspund, potrivit legii, pentru realitatea,
exactitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror documente justificative le-au avizat.
(4) În cazul restituirii proiectelor de operaţiuni ca urmare a neîndeplinirii de către
acestea a condiţiilor de formă, se utilizează nota de restituire prezentată în anexa nr. 4
la prezentele norme metodologice.
Art.11 Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial
entitatea se supun controlului financiar preventiv propriu după avizarea lor de către
compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabilă.
Art. 12 (1) Controlul financiar preventiv propriu se efectuează în termenul cel
mai scurt permis de durata efectivă a verificărilor necesare, astfel încât să nu afecteze
desfăşurarea în bune condiţii şi în termen a operaţiunii al cărei proiect se supune
acestui control.
(2) Perioada maximă pentru acordarea sau, după caz, pentru refuzul vizei de
control financiar preventiv propriu este de 3 zile lucrătoare de la prezentarea proiectului
unei operaţiuni însoţit de toate documentele justificative, cu excepţia operaţiunilor
prevăzute la art.5 alin. (2), în cazul cărora perioada maximă pentru acordarea sau, după
caz, pentru refuzul vizei de control financiar preventiv propriu, este de 5 zile lucrătoare
de la prezentarea proiectului.
(3) În cazuri excepţionale, persoana care exercită controlul financiar preventiv
propriu are dreptul sa prelungească perioada prevăzută la alin. (2) cu maximum 5 zile
lucrătoare, pe baza unui referat de justificare pe care are obligaţia sa îl transmită de
îndată spre informare ordonatorului de credite.
Art.13 (1) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu
verifică operaţiunile supuse controlului financiar preventiv propriu prin utilizarea
listelor de verificare prevăzute în anexa nr.5 la prezentele norme metodologice, precum
şi, după caz, prin utilizarea listelor de verificare aprobate de conducătorul entităţii
pentru operaţiunile care nu se regăsesc în cadrul specific, stabilite în condiţiile
prevăzute la art. 3 din prezentele norme metodologice.
(2) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu au
obligaţia să propună spre aprobare conducătorului entităţii liste de verificare actualizate
şi perfecţionate, în funcţie de modificările legislative sau de alte condiţii apărute.
Art. 14 (1) Viza pentru control financiar preventiv propriu se exercită olograf,
prin aplicarea sigiliului personal şi a semnăturii titularului acestuia.
(2) Sigiliul personal al persoanelor care exercită controlul financiar preventiv
propriu se confecţionează prin grija entităţilor din Ministerul Afacerilor Interne,
conform modelului din anexa nr.6 la prezentele norme metodologice.
Art. 15 (1) Dacă în urma controlului persoana desemnată cu exercitarea
controlului financiar preventiv propriu constată că cel puţin un element de fond cuprins
în lista de verificare nu este îndeplinit, refuză acordarea vizei.
(2) Refuzul de viză se consemnează în registrul privind operaţiunile prezentate la
viza de control financiar preventiv propriu, al cărui model este prezentat în anexa nr.7
la prezentele norme metodologice, menţionându-se în mod obligatoriu valoarea
operaţiunii pentru care s-a refuzat viza.
(3) Persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu are
obligaţia să aducă la cunoştinţa conducătorului entităţii publice refuzul de viză, în scris,
prin transmiterea documentului “Refuz de viză”, prevăzut în anexa nr.8 la prezentele
5/6
norme metodologice, completat cu toate datele din care să rezulte motivele refuzului de
viză.
(4) Refuzul de viză este însoţit de un exemplar al listei de verificare, cu indicarea
elementului/elementelor din aceasta a cărui/ale căror cerinţă/cerinţe nu este/nu sunt
îndeplinit/îndeplinite, precum şi de actele justificative semnificative ale operaţiunii
refuzate.
(5) Celelalte documente care au făcut obiectul verificării se restituie, sub
semnătură, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea.
(6) Operaţiunile refuzate la viză se pot efectua pe propria răspundere a
conducătorului entităţii publice numai în condiţiile în care refuzul de viză nu este
datorat depăşirii creditelor bugetare şi/sau de angajament.
(7) Efectuarea pe proprie răspundere a operaţiunii refuzate la viza de control
financiar preventiv propriu se face printr-un act de decizie internă emis de conducătorul
entităţii publice, care cuprinde toate elementele de identificare a operaţiunii, precum şi
motivele pentru care conducătorul entităţii consideră că operaţiunea poate fi efectuată.
(8) Conducătorul entităţii publice are obligaţia de a transmite copii de pe actul de
decizie internă persoanei care a refuzat viza şi structurii de audit public intern a entităţii
publice. Copia actului de decizie internă transmisă persoanei care a refuzat viza de
control financiar preventiv propriu va fi însoţită şi de actele justificative semnificative
transmise conducătorului entităţii publice odată cu comunicarea refuzului de viză.
(9) La entităţile publice la care se exercită controlul financiar preventiv delegat,
o copie a actului intern de decizie se transmite şi controlorului delegat.
(10) În cazul în care conducătorul entităţii publice nu ia decizia efectuării pe
proprie răspundere a operaţiunii, precum şi în cazul depăşirii creditelor bugetare şi/sau
de angajament, actele justificative semnificative se transmit compartimentului de
specialitate care a iniţiat operaţiunea.
(11) După primirea actului de decizie internă emis de conducătorul entităţii
publice, persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu
informează în scris, deîndată, organele de inspecţie economico-financiară din cadrul
direcţiilor regionale ale finanţelor publice şi conducătorul entităţii ierarhic superioare
prin transmiterea unei copii de pe actul de decizie internă de efectuare a operaţiunii pe
proprie răspundere a conducătorului entităţii publice şi de pe refuzul de viză.
(12) În cazul operaţiunilor care privesc bugetul propriu al ordonatorului principal
de credite, refuzul de viză va fi comunicat, deîndată, de directorul general al Direcţiei
Generale Financiare, în calitate de coordonator al activităţii de control financiar
preventiv propriu, Direcţiei Generale de Inspecţie Economico-Financiară din
Ministerul Finanţelor Publice şi ministrului afacerilor interne.
(13) Persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv
propriu/coordonatorul activităţii de control financiar preventiv propriu din entitate
informează Curtea de Conturi, în scris, cu privire la existenţa operaţiunii efectuate pe
propria răspundere a conducătorului entităţii publice, cu ocazia efectuării controalelor
în entitatea publică respectivă.
Art. 16 (1) Rapoartele trimestriale privind activitatea de control financiar
preventiv propriu se completează conform machetei cuprinsă în anexa nr.9 la
prezentele norme metodologice şi se transmit la ordonatorii de credite ierarhic superiori
odată cu situaţiile financiare trimestriale şi anuale astfel încât să fie respectat termenul
6/6
de raportare stabilit pentru ordonatorul principal de credite de Ministerul Finanţelor
Publice.
(2) La completarea machetei prevăzută la alin (1) se va avea în vedere încadrarea
corectă a operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv în categoriile din coloana
1, prin utilizarea codurilor prevăzute în coloana 1 din cadrul specific. Proiectele de
operaţiuni care nu au corespondent în cadrul general, neavând nici un cod prevăzut în
coloana 1 din cadrul specific, se raportează în macheta prevăzută la alin. (1) la nr. crt.7
“Alte operaţiuni”.
(3) În vederea raportării corecte a activităţii de control financiar preventiv
propriu, ordonatorii de credite asigură asimilarea proiectelor de operaţiuni cuprinse în
cadrul operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu corespunzător
activităţii proprii cu cele prevăzute în cadrul general.
Art.17 (1) Evaluarea activităţii persoanelor care exercită controlul financiar
preventiv propriu se face de către conducătorul entităţii, cu ocazia verificării anuale a
cunoştinţelor profesionale, cu acordul structurii care a avizat desemnarea persoanelor în
cauză. În scopul obţinerii acordului pentru evaluare, entităţile transmit structurii
ierarhic superioare o copie a fişei de evaluare, care trebuie să cuprindă distinct
evaluarea activităţii de exercitare a controlului financiar preventiv împreună cu
propunerea ordonatorului pentru evaluare şi, acolo unde este cazul, extrase din
rapoartele auditului public intern şi ale Curţii de Conturi, referitoare la activitatea de
control financiar preventiv propriu.
(2) În entităţile în care viza de control financiar preventiv propriu se exercită de
două sau mai multe persoane, ordonatorul de credite desemnează din respectivele
persoane un coordonator al activităţii.
(3) Directorul general al Direcţiei Generale Financiare asigură coordonarea
activităţii persoanelor desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu din
cadrul Direcţiei generale financiare.
Art. 18 Anexele nr. 1 – 9 fac parte integrantă din prezentele norme
metodologice.