Modul ERP: Controlling

ERP Controlling : centre cost, bugete venituri / cheltuieli, cashflow, cheltuieli

previzionateModulul da posibilitatea planificarii parametrilor financiari ai companiei si ofera atat capabilitati proactive pentru avertizarea din timp in cazul depasirii negative a acestora cat si instrumente de analiza complexe in vederea determinarii factorilor de influenta.

ERP Controlling: Centre venit si costSe configureaza structura centrelor de cost/venit si formulele de repartizare automata a tranzactiilor pe centrele definite anterior. Nu exista limite in ceea ce priveste structura si numarul centrelor. Organizarea acestora este arborescenta, pentru a oferi rapoarte de tip drill-down, pornind de la indicatori agregati, mergand catre informatii detaliate. Datorita corelarii informatiilor din acest modul cu cele existente in

modulele gestiune si contabilitate, calitatea analizelor este maxima, iar accesul la informatiile dorite este imediat, indiferent de sursa acestora.

Avand in vedere nivelul extrem de ridicat de automatizare a generarii efectelor contabile, recomandam companiilor care implementeaza SeniorERP si care nu au utilizat in trecut un astfel de modul, sa-l considere ca o evolutie fireasca calitativa a activitatii departamentului financiar – contabil de la introducere/operare de date catre analiza si control.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

ERP Controlling: Bugete de venituri si cheltuieli

Odata definita structura de centre, se pot configura bugetele lunare specifice. Se pot urmari bugetele previzionate versus cele in curs de executie versus cele realizate. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Prin stabilirea precisa a responsabililor pe sectiunile de buget dorite, se poate transfera actul de decizie catre verigile operationale. Cel putin in prima faza a descentralizarii, se recomanda reevaluarea bugetelor la un interval de timp mai scurt – de obicei lunar.

ERP Controlling: Cheltuieli PrevizionateNu toate cheltuielile se inregistreaza in momentul efectuarii lor. De exemplu, decontul de cheltuieli aferent atasat unei deplasari in interes de serviciu, se inregistreaza la revenirea in firma. Intre timp un alt angajat poate cere un avans pentru o alta deplasare, dar nu se stie daca bugetul a fost depasit sau nu. Rolul acestui submodul este acela de a evidentia cheltuielile in curs, pentru a incuraja un comportament proactiv in controlul realizarii bugetelor previzionate.

ERP Controlling: CashflowRealizat utilizand metoda calculului direct, cashflow-ul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii. O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow-ului.

Pentru a evita repetarea unor astfel de situatii, exista posibilitatea avertizarii / blocarii emiterii de noi documente catre clientii in cauza, in cazul depasirii pragurilor prestabilite. Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important. In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul dintre criteriile acordarii de bonusuri este cel al respectarii termenelor de plata agreate. O alta politica de imbunatatire a cashflow-ului este integrarea pe verticala a noi canale de distributie care asigura un cashflow imediat: retail, online etc.

SeniorERP permite acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu-se stabili scandente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de cashflow putand finanta produsele care necesita sustinere.

Pentru analize specifice, exista atat rapoarte sintetice de analiza a imbatranirii soldurilor, cat si rapoarte detaliate la nivel de scadenta de document.

Modul ERP: Administrare

Definire utilizatori si nivele de acces, back-up, personalizare documente, suport certificare ISO, configurare

tipizateModulul de administrare ofera utilizatorilor posibilitatea definirii diverselor nivele de acces la informatie in cadrul aplicatiei, prin definirea de grupe specifice de utilizatori. Modulul ofera si posibilitatea configurarii design-ului/personalizarea documentelor tiparite sau setarea actiunilor de backup. Administrarea aplicatiei ofera facilitati de interventie in configurarea generala, in paramaterii generali ai aplicatiei, grupati pe diverse functionalitati, chiar si post implementare.

 

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Administrare ERP: Grupe utilizatoriIn cadrul procesului de implementare a SeniorERP, o atentie deosebita este acordata constructiei coerente a fluxurilor operationale. Companiile care au implementat ISO, sau intentioneaza acest lucru, regasesc in SeniorERP un suport major in vederea realizarii obiectivelor asumate in cadrul certificarii.

Primul pas consta in identificarea tipologiilor de activitati operationale si decizionale, precum si a necesarului de personal care sa le presteze. Pentru a realiza un flux coerent, fiecare activitate operationala necesita accesul la anumite resurse din cadrul sistemului, iar in anumite puncte, interventia unui proces decizional.

Datorita modului de lucru online cu baza de date centralizata, utilizatorii SeniorERP beneficiaza de toate avantajele specifice, dar este necesar un sistem complex de drepturi de acces in sistem, ca parte integranta a administrarii ERP-ului.

Grupele de utilizatori cumuleaza atat drepturile necesare desfasurarii operatiunilor aferente, cat si ale personalului care efectueaza respectivele operatiuni.

Administrare ERP: Configurare tiparire documente

O alta etapa distincta in cadrul procesului de implementare este reprezentata de personalizarea formatelor in care se emit/tiparesc documentele din sistem (vezi ISO). Orice format tiparit al unui document dispune de un designer complet prin care se poate ajusta conform nevoilor. Modul de lucru este exclusiv grafic, fiind in acelasi timp puternic si intuitiv.

Administrare ERP: Backup/RestoreSeniorERP inmagazineaza date critice ca si importanta pentru functionarea companiei. Stabilirea unei politici de backup este cruciala pentru siguranta in exploatarea sistemului. Aceasta politica este diferita in functie de complexitatea implementarii si de dimensiunea bazelor de date. Se poate porni de la clasicul backup zilnic, oferit ca functionalitate in sistem, si se poate ajunge la clustering, mirroring si alte instrumente specifice volumelor mari de date.

Indiferent de marimea organizatiei, acest proces este critic si nu trebuie sub nicio forma neglijat. Este necesara definirea unui responsabil cu aceasta activitate si trebuie luate in calcul si situatiile critice (incendii, inundatii, cutremur), astfel incat in orice moment datele sa poata fi restaurate la un anumit punct, cat mai apropiat de prezent.

Administrare ERP: Configurari generale aplicatie

SeniorERP permite ajustarea fluxurilor interne conform analizei in vederea implementarii. Anumite setari au un caracter general la nivel de sistem si se configureaza in cadrul acestui submodul. Se poate interveni oricand asupra lor, dar avand efect global, decizia de modificare trebuie bine fundamentata.

Modul ERP: Parc auto

Parc auto – FMS, foi parcurs, carburanti, gestiune risc

Firmele de distributie care dispun de un parc auto propriu au nevoie de un instrument eficient si flexibil pentru administrarea acestora. Modulul de parc auto integrat in SeniorERP este un produs indispensabil pentru managerul de flota in vederea cresterii rentabilitatii, disponibilitatii si a eficientizarii utilizarii automobilelor dintr-o companie.

ERP Parc Auto – FMS: VehiculeSubmodulul va ajuta sa identificati foarte usor vehiculul, rolul si apartenenta sa in cadrul organizatiei, sa verificati datele tehnice, sa cunoasteti starea autoturismului, sa va informati despre toti conducatorii auto care au condus acel vehicul, sau sa completati / urmariti o multime de alte informatii specifice.

ERP Parc Auto – FMS: Foi parcursO componenta de baza a oricarui soft / modul de parc auto, este reprezentata de completarea si urmarirea foilor de parcus, precum si a indicatorilor rezultanti.

ERP Parc Auto – FMS: AmenziSistemul gestioneaza in detaliu amenzile primite, inclusiv numarul de puncte acumulat, cauzele producerii sau penalitatile primite.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

ERP Parc Auto – FMS: AccidenteSe urmaresc inclusiv cauza accidentului, avariile produse, valoarea daunei, numarul de dosar la compania de asigurari.

ERP Parc Auto – FMS: CarburantiAcest submodul inregistreaza istoricul alimentarilor si pune la dispozitia utilizatorilor un sistem de analiza a consumului in modurile tabular si grafic.

ERP Parc Auto – FMS: Gestiune riscPentru eficientizarea utilizarii parcului auto, este necesara urmarirea duratelor de imobilizare a masinilor si a cauzelor acestora. De asemenea,

se urmaresc actiunile intreprinse pentru a reduce durata indisponibilitatii unei masini.

Modul ERP: Logistica

Logistica – Fluidizarea proceselor de aprovizionare, stocare, redistributie de bunuri, livrare bunuri, planificare livrariRolul logisticii este sa fluidizeze procesele de aprovizionare, stocare, redistributie a bunurilor in interiorul unei companii, sau livrare de bunuri catre clienti. Acest modul al aplicatiei SeniorERP planifica resursele de

infrastructura existente in vederea obtinerii unei utilizari optime a acestora. Informatiile primare sunt preluate din modulele conexe.

ERP Logistica: Zone livrareIn general, o companie de distributie poate avea unul sau mai multe puncte de lucru proprii. In functie de organizare, un punct de lucru poate avea atat activitati de vanzare, cat si de logistica a livrarilor. Daca punctul de lucru deserveste un numar semnificativ de clienti si opereaza activitati logistice planificabile, acesti clienti pot fi diferentiati pe zone de livrare.

O zona de livrare reprezinta o grupare logica a clientilor in vederea stabilirii unei rute de aprovizionare. O astfel de zona de livrare poate deservi una sau mai multe divizii de vanzare, in functie de natura produselor si volumul vanzarilor.

Pe o zona de livrare activeaza o masina conform unui plan de vizite. In definirea unui client poate fi setat un timp mediu de pregatire a unei comenzi, timp care poate fi estimat pe baza datelor istorice, asfel incat, atunci cand se introduce in sistem o comanda de client noua, se poate planifica in mod automat prima livrare posibila, masina si livratorul care vor deservi ruta in acel moment. Ulterior se pot ajusta aceste planificari, in cazul supraincarcarilor sau a indisponibilitatilor (masina defecta, sofer indisponibil).

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

ERP Logistica: Planificare livrari/ masini / soferi

Acest submodul preia informatiile definite in cadrul modulului de parc auto si le utilizeaza in procesul de planificare a livrarilor de bunuri.

O masina poate fi activa, la modul ideal, 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamana, deci este nevoie de o planificare detaliata a activitatilor. De asemenea, o masina poate avea cel putin un sofer pe schimb sau pe livrare si poate deservi una sau mai multe divizii. Cu ajutorul submodulului curent, aceste activitati logistice pot fi planificate si urmarite eficient.

ERP Logistica: Coduri si denumiri alternative

In relatia cu furnziorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate.

Un alt aspect important este legat si de unitatile de masura in care se opereaza documentele catre acest tip de parteneri. Spre exemplu, pot aproviziona in baxuri si vinde la bucata, sau invers. Deci, pe langa denumirile alternative, la definirea relatiei cu un furnizor, spre exemplu, va trebui specificata la nivel de articol si unitatea de masura in care se vor emite comenzile.

Modul ERP: Mijloace fixe

Mijloace fixe – catalog / clasificare mijloace fixe, operatiuni / standarde

amortizare mijloace fixeSunt urmarite in detaliu operatiunile aplicate asupra mijloacelor fixe pe toata durata functionarii acestora, responsabilii si localizarea acestora in cadrul companiei. Din punct de vedere financiar-contabil, modulul implementeaza un numar configurabil de standarde de amortizare financiare, genereaza automat notele contabile si repartizeaza costurile pe centre conform criteriilor prestabilite.

Catalog Mijloace FixeReprezinta toate bunurile companiei care indeplinesc statutul de mijloc fix, sau daca este cazul, de obiect de inventar. Pot fi urmarite o multitudine de informatii specifice, printre care mentionam:

Codul de clasificare si denumirea grupei Denumirea mijlocului fix Numarul de inventar Data punerii in folosinta Tipul de imobilizare Valoarea de inregistrare Gestionarul Tipul de amortizare asociat fiecarui standard de amortizare

Centrul de cost Coeficientul de amortizare pentru amortizarea accelerata Durata de amortizare Unitarea de masura Durata de amortizare ramasa Valoarea ramasa Furnizorul Data referitoare la documentul de intrare Conturile contabile aferente

Atentie deosebita trebuie acordata clasificarii mijloacelor fixe din punct de vedere al centrelor de cost, pentru ca fiecare operatiune asociata mijloacelor fixe genereaza atat notele contabile specifice, cat si repartizarile costurilor pe centre.

O alta mentiune este legata de posbilitatea declararii mai multor standarde de amortizare (ex: standard de amortizare contabila, standard de amortizare fiscala (utilizarea de credite SAPARD etc). La emiterea rapoartelor se va tine cont de standardul de amortizare selectat.

Mijloace FixeIn cazul amortizarii contabile, in functie de aceasta clasificare, se stabileste perioada de amortizare. Clasificarea ofera un minim si un maxim posibil.

Operatiuni Mijloace FixeSunt operatiuni care pot avea ca subiect un mijloc fix. Exemplu: reevaluare, casare, vanzare, inventariere etc. Reevaluarea mijloacelor fixe este o operatiune care poate fi complexa si care tine seama de o multitudine de parametrii configurabili.

Calcul amortizareUn mijloc fix poate avea asociate una sau mai multe amortizari. O amortizare are asociat cel putin un standard de amortizare. Un singur standard de amortizare este cel care genereaza note contabile. Sunt acoperite metodele: amortizare liniara, progresiva, degresiva cu cele doua variante.

ERP: Modul contabilitate

Program Contabilitate ERP: note contabile, plan de conturi, inregistrari

contabileModulul Contabilitate din sistemul ERP este creat in vederea automatizarii operatiunilor contabile generale, oferind flexibilitate si utilitate atat societatilor comerciale mici si medii cat si a celor mari cu activitate complexa (cu multe filiale si puncte de lucru, diverse valute).

SeniorERP este actualizat in concordanta cu legislatia romana in vigoare si totodata este aliniat la standardele internationale de contabilitate. Modulul asigura inregistrarea tuturor documentelor primare cat si obtinerea tuturor situatiilor financiare contabile aferente exercitiilor financiare, la standardele europene. Contabilitatea operatiunilor in valuta respecta toate cerintele uzuale, inclusiv generarea automata a diferentelor de curs. De asemenea, toate notele contabile sunt generate la nivel de punct de lucru, astfel incat este posibila emiterea balantei contabile la nivel de punct de lucru, daca este cazul.

ERP pentru contabilitate: Note Contabile Diverse

In urma implementarii SeniorERP, un procent covarsitor din totalul inregistrarilor contabile este generat automat, conform configurarilor dorite. In cazuri exceptionale, este necesara operarea de note contabile corectoare sau, in cazul in care nu au fost achizitionate toate

modulele aplicatiei, introducerea manuala a notelor specifice. Chiar si introducerea acestor note contabile diverse se poate efectua conform unor machete usor de predefinit, astfel incat sa nu fie necesara decat completarea sumelor.

ERP Contabilitate: Generare Note Contabile

Desi notele contabile se genereaza automat in momentul operarii unui document, daca ulterior generarii s-au modificat parametrii specifici, apare necesitatea regenerarii colective a notelor contabile aferente operatiunilor afectate. De asemenea, este locul unde se pot valida, invalida global documente, cu posibilitati de selectie a tipurilor de operatiuni si a perioadei dorite.

ERP Contabilitate: Inchideri de Venituri si Cheltuieli Neexigibile

Spre exemplu, in cazul vanzarii de abonamente in avans, in fiecare luna, o parte din veniturile in avans si TVA-ul neexigibil aferent devin efective, respectiv exigibile. In cadrul acestui submodul exista posibilitatea de a decide automat/manual care venituri sau cheltuieli devin efective in luna selectata si de a regulariza TVA-ul corespunzator.Este foarte important de precizat faptul ca in cazul aparitiei unei modificari legislative, daca se regenereaza notele contabile anterioare modificarii, acestea vor respecta setarile valabile la data respectiva, modificarile aduse devenind active doar in momentul dorit.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

ERP Contabilitate: Cauze pe documente

Exista situatii in care un document primar (ex: bon de consum, inventar) poate genera note contabile diferitein functie de contextul in care a fost emis (ex: bon de consum de protocol, depreciere, compunere etc).

Motorul de generare a inregistrarilor contabile existent inSeniorERP asigura un mod foarte simplu de asociere a unei note contabile cu un document in functie de cauzele (care pot fi definite dupa caz) selectabile care au condus laemiterea respectivului document. Neselectarea unei cauze specifice conduce la generarea notei contabile implicite asociate documentului.

ERP Contabilitate: Operatiuni conturiAceste operatiuni acopera in principal activitatile specifice inchiderii contabile a unei luni operationale. Spre exemplu:inchidere TVA, inchidere Venituri si Cheltuieli, etc. Este recomandat ca aceste actiuni sa se efectueze dupa ce in prealabil s-au rulat verificarile automate de sfarsit de luna. Daca de exemplu, s-a rulat o inchidere de venituri si cheltuieli si s-a constatat neoperarea unei inregistrari, operatiunea poate fi reluata dupa introducerea respectivului document. De asemenea, dupa ce aceste operatiuni au fost efectuate si verificate, este recomandata inchiderea exercitiului (lunii), pentru a avea garantia ca nu se mai poate interveni asupra datelor.

ERP Contabilitate: Exercitii FinanciareProcesul de inchidere contabila a unei luni operationale implica verificari extensive de catre departamentul contabil. In cursul implementarilor am identificat diferite tipuri de astfel de verificari si le-am automatizat. Aceste verificari, impreuna cu posibilitatea de a crea, valida, inchide sau redeschide o luna operationala fac obiectul acestui modul. Se poate opera in urma sau simultan in mai multe luni, atat timp cat acestea nu sunt inchise.

Declaratii

Declaratiile din SeniorERP pot fi exportate in format XMLpentru validare si depunere cu ajutorul sistemului de pe site-ul Ministerului Finantelor.

Declaratia 300Aceasta permite calcularea decontului de TVA lunar, trimestrial, semestrial sau anual. La calcularea declaratiei sunt luate in considerare toate documentele care au nota contabila generata, iar datele societatii si codul CAEN principal(daca este setat) sunt aduse automat. Randurile 3.1, 17.1 si 27.1 pot fi calculate cu ajutorul wizard-ului de preluare sume din declaratii conexe (din declaratiile 394 si 390).

Declaratia 390Declaratia 390 se realizeaza trimestrial si se depune pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare incheierii trimestrului, numai pentru perioadele in care au avut loc efectiv astfel de operatiuni.Prin intermediul acesteia, se declara:• livrarile intracomunitare derulate in cadrul unei relatii contractuale bilaterale, operatiune simbolizata cu litera L;• livrarile intracomunitare derulate in cadrul unei relatii contractuale triunghiulare, operatiune simbolizata cu litera T;• achizitii intracomunitare, operatiuni simbolizate cu litera A.Achizitiile pot fi:– derulate in cadrul unei relatii contractuale bilaterale;– derulate in cadrul unei relatii contractuale triunghiulare.

Declaratia 394

Se refera la livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national. Orice persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA de pe teritoriul Romaniei este obligata sa declare semestrial toate livrarile respectiv prestarile de bunuri si servicii pe care le efectueaza , precum si achizitiile de bunuri si servicii realizate pe teritoriul Romaniei catre sau de la alte persoane aflate pe teritoriul Romaniei, de asemenea impozabile si inregistrate in scopuri de TVA. Declaratia 394 cuprinde in mod obligatoriu:√ toate operatiunile impozabile care au fost realizate pe teritoriul Romaniei cu alte persoane impozabile inregistrate in scopuri de TVA de pe teritoriul tarii pentru care au fost emise facturi inclusiv facturile de avans.√ toate operatiunile avand TVA nedeductibil desfasurate pe teritoriul Romaniei√ toate operatiunile inscrise in facturile care au fost emise in vederea vanzarilor cu amanuntu

ERP: Modul Trezorerie

Trezorerie – Urmarirea fluxurilor financiare din companie

cu ajutorul sistemului ERPModulul de Trezorerie din ERP integreaza fluxurile financiare din companie, urmarind in detaliu fiecare tip de operatiune. Pentru a asigura usurinta in exploatare si informatii de o calitate superioara, in ERP au fost implementate operatiuni specifice tipologiilor de probleme, capabile sa fundamenteze procese decizionale precum analiza de cashflow.

Solduri initiale

Inainte de inceperea implementarii SeniorERP se initializeaza datele de pornire. In acest caz vorbim despre soldurile casieriilor, conturilor bancare si partenerilor. In cazul partenerilor se urmareste compunerea detaliata a soldului, la nivel de document.

   

Operatiuni desfasurate prin CasaPrin intermediul lor sunt urmarite documentele care afecteaza soldul unei casierii. Spre exemplu: incasari si plati in numerar, viramente interne, borderouri incasari agenti, operatiuni pe conturi contabile, avansuri spre decontare etc. Informatiile despre operatiunile la nivelul unei zile sunt prezentate centralizat, registrul de casa generandu-se in mod automat, in lei sau in valuta, dupa caz. De asemenea, notele (inregistrarile) contabile sunt generate conform modelelor de contare prestabilite, diferentele de curs fiind implicit evidentiate in contabilitate conform legislatiei in vigoare.

Operatiuni curente desfasurate prin BancaSunt urmarite extrasele de cont in detaliu. Incasarile si platile se repartizeaza pe facturile sau cecurile restante. Daca incasarea este primita de la punctul central al clientului, ea se poate repartiza pe orice factura restanta din orice punct de lucru valid. Sunt valabile toate regulile de generare automata (registru de banca, note contabile etc), prezentate mai sus.

Operatiuni in curs desfasurate prin Banca: efecte de incasat / platit

Sunt urmarite cecurile si biletele la ordin emise/receptionate. Acestea contin atat data emiterii/receptiei, cat si data scadenta. Facturile acoperite isi pierd scadenta, aceasta fiind preluata de catre efectele de incasat. De remarcat faptul ca un CEC are

rolul de a prelua (acoperi) scadentele documentelor pe care se repartizeaza. El nu scade soldul final al partenerului, ci doar schimba componenta acestuia. Daca, spre exemplu, clientul X are 5 facturi scandente in valoare totala de 1000 RON, si emite un CEC in valoare de 500 RON cu care acopera 3 facturi, soldul curent al clientului are valoarea de 1000 RON si este format din 2 facturi neacoperite si un CEC neincasat.

CompensariProcesele verbale de compensare au rolul de anula scadentele unui partener debitor cu cele echivalente ale unui partener creditor. Se pot compensa documente emise atat in RON, cat si in valuta. Sumele se echivaleaza la un curs selectat.

Inchiderea AvansurilorIn cazul in care factura soseste in luna urmatoare avansului (mai ales in cazul in care exista diferente de curs), existaoperatiunea curenta

dedicata stingerii acestora. Astfel, efectele sunt generate la data facturii, neafectand situatia contabila precedenta.

Girare cecuriIn multe situatii, un CEC primit este folosit pentru a acoperi o datorie la un furnizor. In acest caz banii efectivi ajung de la client direct la furnizor, deci este necesara aceasta operatiune pentru stingerea soldurilor.

Refuzuri de previziuniIn momentul depunerii la banca exista posibilitatea ca previziunea primita de la client sa nu aiba acoperire in contul bancar. In aceasta situatie banca este nevoita sa refuze plata valorii solicitate.In cazul in care clientii nu isi pot onora angajamentele de plata, pot fi inregistrate refuzurile de cecuri si de bilete la ordin. In acest mod, facturile acoperite initial de angajamentele ce nu mai pot fi onorate vor redeveni scadente in vederea achitarii lor prin alte modalitati. Inregistrarea acestei operatiuni in SeniorERP se va realiza in modulul Trezorerie – Compensari – Refuz previziuni.

 

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Depunere cecuriPentru a fi depuse in banca, cecurile si biletele la ordin trebuie sa fie insotite de un borderou centralizator, completat cu datele caracteristice fiecarui instrument de plata ce va fi depus in vederea incasarii. Printarea acestuia poate fi efectuata direct din SeniorERP.

Inchidere solduri parteneriPrin inregistrarea acestor documente se vor putea evidentia foarte usor clientii deveniti incerti precum si componenta soldului acestora.

Inchiderea facturilor in valuta

Se utilizeaza atunci cand au loc inchideri de solduri ale unor facturi in valuta cu alte facturi de semn opus emise/receptionate in luni diferite. Exemplu: credit notes.

Reevaluarea soldurilor in valutaLa sfarsitul anului fiscal (dar si la sfarsit luna, daca se doreste) este necesara actualizarea soldurilor in valuta la un curs actual (cel din 31 decembrie). Situatiile acoperite de acest submodul sunt: solduri furnizori, avansuri furnizori, solduri clienti, avansuri clienti, reevaluarea conturilor in devize (conturi de casa si banca pe care se opereaza cu valuta).

Avansuri si Decontari cu PersonalulAcordarea unui avans spre decontare este o operatiune distincta si genereaza obligatia justificarii acestuia. In multe cazuri, angajatul prezinta documente justificative cumulative, nemaifiind posibila asocierea fiecarei cheltuieli cu un avans bine precizat.

SeniorERP permite stingerea mai multor avansuri simultan, printr-o metoda simpla, formata din 4 pasi:

1. Operarea documentelor justificative2. Selectarea simpla a avansurilor justificate si a sumelor care se doresc a fi stinse3. Selectarea simpla a documentelor justificative introduse la pasul 1

4. Daca se doreste, in cazul in care sumele difera, se poate emite pe loc o dispozitie de plata sau de incasare, dupa caz, pentru stingerea soldului angajatului.

Borderouri de PersonalUtilizand submodulul Operatiuni Casa se opereaza initial depunerea de catre agentul comercial a borderoului cumulativ la casierie (uzual), pentru a fi prins in registrul de casa. In cadrul prezentului submodul, urmeaza detalierea acestuia pe chitante individuale si stingerea soldurilor achitate. In acest fel nu supraincarcam registrul de casa cu operatiuni atomice (fiecare chitanta in parte), si oferim posibilitatea de verificare rapida, cumulativa, a registrului cu documentele primare.

ERP: Modul ProductieProductia reprezinta procesul prin care materiile prime sunt transformate in produse finite. Rolul modulului de productie din ERP este de a completa managementul stocurilor prin implementarea operatiunilor specifice unui proces de productie simplificat.

Gestionarea retetelor de productie in ERP

Prima faza a procesului este reprezentata de intrarea unui proiect in productie si implica generarea unor retete, pe baza carora va fi realizat produsul final. In sistemul ERP acesta poarta denumirea de produs compus, caruia ii pot fi atasate una sau mai multe retete. Retetele pot fi de tipul: promotie, compunere, descompunere, productie.

• O reteta promotionala este utilizata daca nu este necesara manopera. Ex: la 10 pixuri cumparate se ofera o ascutitoare. In momentul selectionarii unui astfel de produs promotional, sistemul descarca automat produsele componente.• Retetele de tip compunere, descompunere sau productie sunt folosite in cadrul proceselor specifice.

Fiecare reteta poate avea una sau mai multe versiuni, pentru a evita supraincarcarea inutila a nomenclatoarelor de produse in cazul productiei de serie mica sau unicat.

CompunereReprezinta procesul prin care este realizat un produs compus care are atasata o reteta de tip compunere. Fluxul poate fi: emitere ordin de compunere, generare transfer materii prime in gestiunea de productie, emiterea de bonuri de consum si emiterea de bonuri de intrare asociate ordinului de compunere, transfer in gestiunea de vanzare.

DescompunereReprezinta procesul invers compunerii. Specific este modul in care costul marfii bunului care se descompune se transfera produselor rezultate.

Documentele specifice procesului de productie

Bonul de consumAcesta permite inregistrarea consumurilor de materii prime si materiale realizate in cadrul procesului de productie.

 

Bonul de consum serviciiInregistrarea cheltuielilor cu serviciile efectuate in cadrul procesului de productie se realizeaza din modulul Operatiuni interne, prin intermediul bonului de consum servicii.

 

Ordin de productiePrin intermediul sau este evidentiata intrarea in productie a materiilor prime si/sau a materialelor. Pe ordinul de productie sunt adaugate produsele care au cel putin o reteta activa atasata.

 

Bon de intrareAcest document este utilizat pentru evidentierea intrarii in stoc a produselor rezultate in urma procesului de productie.

 

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Wizard-urile disponibile in cadrul modulului de productie din ERP

• Wizard-ul de repartizare bonuri consum pe ordine de productie.

Prin intermediul sau sunt repartizate consumurile de materii prime inregistrate in ERP pe ordinele de productie deja existente. Acest wizard presupune ca bonurile de consum sunt operate independent de ordinele de productie, inregistrandu-se astfel consumul de materiale urmand ca ulterior, prin intermediul acestui wizard sa se realizeze legatura intre bonul de consum si ordinul de productie conform retetarului asociat ordinului.

• Wizard-ul de repartizare bonuri de consum servicii pe ordine de productie.

Serviciile care urmeaza sa fie incluse in pretul final al produselor sunt repartizate in procesul de productie prin intermediul acestui wizard. Este identic ca si operare cu wizardul anterior, diferenta fiind data de tipul de articol: nestocabil (salarii, amortizari, manopera, eg. electrica, gaz, eg. termica etc.).

• Wizard-ul de repartizare bonuri de intrare pe ordine de productie.

Este utilizat atunci cand bonurile de intrare au fost create separat de cele de productie, iar ulterior este necesara repartizarea acestora pentru urmarirea trasabilitatii intregului proces.

• Wizard-ul de generare ordine de productie din bonuri de intrare.

Acest wizard va fi utilizat daca ordinul de productie se introduce ulterior productiei. Pentru a putea fi folosit, in timpul productiei se creeaza bonurile de intrare pentru marfa obtinuta, iar din acestea sunt generate ulterior ordinele de productie.

• Wizard-ul de generare consumuri din ordine de productie.

Faciliteaza generarea rapida a documentelor de consum direct din ordinele de productie. Spre deosebire de fluxul standard prin care bonul de consum

se adauga preluand articolele din reteta asociata unui ordin de productie, prin acest wizard generarea bonurilor de consum se realizeaza bulk cu posibilitatea editarii consumurilor daca acestea difera in cadrul wizardului.

• Wizard generare bon intrare din ordin de productie.Acesta are rolul de a stabili costurile efectuate in cadrul procesului de productie pe baza bonurilor de consum inregistrate si ofera un mod usor de editare a informatiilor ce se doresc a fi salvate pe bonul de intrare. Pretul de intrare in gestiune al unui articol obtinut in urma procesului de productie poate fi cel determinat pe baza costurilor generate in cadrul acestui proces sau poate fi unul anterior stabilit. Wizard-ul de generare bon intrare din ordin de productie permite selectarea modului in care va fi determinat pretul de cost al articolelor obtinute din productia proprie.

• Repartizare consumuri productie – aceasta functionalitate acopera un flux de productie in care consumul previzionat difera de consumul efectiv si/sau productia previzionata difera de productia efectiva.

 

ERP: Modul Gestiune Stocuri

Gestiune stocuri in ERPModulul de gestiune stocuri al sistemului ERP are ca rol principal urmarirea si controlul articolelor stocabile din cadrul companiei. Acesta acopera toate activitatile legate de stocuri, incepand cu identificarea produselor pana la operatiile care au loc cu acestea. O gestiune corecta a stocurilor faciliteaza printre altele integrarea ERP-ului cu un WMS – solutie destinata automatizarii fluxurilor din cadrul depozitelor si optimizarii stocurilor.

Componenta de gestiune stocuri a SeniorERP a fost proiectata sa raspunda unor probleme uzuale precum:

• Gestionarea nomenclatorului de produse, a caracteristicilor si a clasificarii acestora• Urmarirea in timp real a stocurilor precum si a gestiunilor si locatiilor in care se afla• Efectuarea descarcarilor de gestiune si a altor operatii pe loturi• Transferurile de marfuri intre diferite locatii si/sau gestiuni proprii• Operatiunile de inventariere, crearea de bonuri de intrare sau de consum

• Activitatea de service: managementul interventiilor tehnice• Gestionarea ambalajelor cu caracter returnabil

Gestionarea articolelor stocabile in ERPArticolul este un element cheie pentru majoritatea proceselor de business. Acesta este purtatorul unei serii deinformatii specifice, grupate intr-o fisa a produsului – informatii necesare pentru automatizarea si/sau optimizarea respectivelor procese. Varietatea datelor asociate unui articol, precum si numarul acestora, au determinat segmentarea informatiilor despre acesta in capitole functionale.

In ERP articolele pot desemna fie un produs stocabil, fie un serviciu. In functie de tipul sau proprietatile pe care le are vor fi diferite: astfel, pentru un articol stocabil vom avea un numar mai mare de informatii disponibile, printre care si cele referitoare la stoc, pe cand pentru un serviciu informatiile asociate vor fi mai putine.

Importul de articole in ERPLa inceputul activitatii in sistemul ERP, sau ori de cate ori apare un numar mare de produse in portofoliul companiei va fi necesara o metoda rapida de introducere a informatiilor referitoare la produse in ERP. Importul simultan al unui numar mare de produse se poate realiza pornind de la un fisier Excel cu un format predefinit unde vor fi completate toate datele care urmeaza a fi introduse in ERP, companiile economisind pe aceasta cale foarte mult timp. Totodata, exista si posibilitatea importului clasificarilor de articole deja definite in afara ERP-ului. In urma importului, acestea vor putea fi atasate automattuturor articolelor.

Clasificarea articolelor

Este extrem de utila in cazul in care in nomenclatorul de articole exista game variate de produse, fiecare dintre acestea avand caracteristici diferite. Spre exemplu, o companie din domeniul FMCG isi va putea clasifica produsele in alimentare si non-alimentare. Apoi pe fiecare dintre acestea le va putea imparti pe game de produse: cele alimentare pot fi mezeluri, conserve, bauturi samd, iar cele non-alimentare pot fi cosmetice, produse de curatenie sau de papetarie. Se poate merge chiar mai departe, impartind de exemplu bauturile in alcoolice si non-alcoolice.

Caracteristicile articolelorFiecarui articol ii pot fi atasate o serie de caracteristici specifice, fisa articolului continand atat campuri predefinite precum Producatorul, Unitatea de masura sau proprietati fizice precum volum, dimensiune etc, dar si campuri personalizate unde utilizatorul ERP poate introduce diverse informatii in functie de nevoile companiei. Pe aceasta cale, devine extrem de accesibila cautarea produselor sau extragerea rapoartelor in functie de aceste caracteristici ale fiecarui produs, chiar si in conditiile in care nomenclatorul de produse are o dimensiune foarte mare.

Unificarea articolelorIn cazul in care, din motive obiective sau subiective, un articol este introdus de mai multe ori in nomenclator, este posibila unificarea tuturor inregistrarilor din ERP. Prin activitatea de unificare toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de articole inutile sunt sterse.

Scheme automate de codificareNu de putine ori, profitand de ocazia implementarii unui sistem ERP, se doreste schimbarea structurii nomenclatoarelor existente. In cadrul acestei probleme, punctual, pentru a da semnificatie sistemului de codificare, se pot crea machete pentru generarea automata a codurilor, conform noilor cerinte.

Transferurile de marfuriTransferurile intre gestiuni fac parte din procesul de redistributie a produselor in cadrul companiei si reprezinta rezultatul unui flux decizional pentru sustinerea caruia SeniorERP ofera instrumente specifice variate.Sistemul ERP permite transferul bunurilor aflate in stoc intre tipuri diferite de gestiuni din cadrul aceluiasi punct de lucru sau aflate in puncte de lucru diferite. De ex: transfer din depozit in magazin, din gestiunea de vanzare in cea de expirate, din depozitul central (ex: Bucuresti) in depozitul din Cluj etc. In cazul transferurilor intre depozite si retail, marfa se descarca/incarca din/in gestiune conform cu tipul de gestiune.

In cazul in care bunurile sunt transferate intre punctele de lucru, in momentul emiterii avizului de transfer marfa este alocata unui depozit de tranzit (unic la nivel de sistem, predefinit, nemodificabil), pana in momentul receptiei la destinatie. In acest mod, evidentiem in orice moment marfa aflata in miscare si nu afectam stocurile gestiunilor destinatie fara decizia (receptia) gestionarului. Totodata, daca exista diferente la receptie, bunurile nereceptionate pot fi retinute in tranzit in vederea rezolvarii neconformitatilor (retur la sursa – eroare de operare, facturare transportator – deprecieri etc).

Inventarierea in ERP

Sistemul ERP permite efectuarea inventarelor partiale la nivel de lot, articol, producator sau orice clasificare de articol, precum si a inventarelor generale pe intreg nomenclatorul de produse, la nivel de depozit. Se completeaza in mod automat stocul scriptic = stocul faptic, ajustandu-se doar stocul faptic acolo unde cazul. In cazul gestiunilor de tip retail, pretul trebuie specificat atat la nivel de cost marfa, cat si la nivel de pret de vanzare cu amanuntul.

Bon IntrareSe utilizeaza in special in cadrul modului de productie, dar poate fi utilizat ca substitut pentru plusul de inventar, daca este cazul. Spre deosebire de inventar, care, raportandu-se la scriptic, necesita blocarea tranzactiilor anterioare care l-ar putea afecta, bonurile inregistreazadirect diferenta, deci nu necesita restrictii de acest gen. Atat inventarul, cat si bonurile de intrare/consum pot genera, in functie de cauzele selectate la nivel de linie de document, note contabile specifice (vezi si Bon Consum).

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Bon Consum

Caracteristic acestui tip de tranzactie este faptul ca pe un singur bon de consum pot exista cauze diferite: protocol, depreciere, donatie, service etc. In functie de cauza selectata la nivel de produs se genereaza automat nota contabila specifica. De asemenea, bonul de consum este utilizat si in cadrul modulului de productie.

Operatiuni pe LoturiIn cazul descarcarii de gestiune de tip FIFO, LIFO sau FEFO, apar operatiuni specifice la nivel de lot. Spre exemplu: schimbarea numarului lotului, corectie data expirare, schimbare stare vandabilitate, calitate etc.

Wizard rezervare loturiIn momentul intrarii articolelor in gestiune, directionarea rapida a acestora catre anumite comenzi client se poate realiza prin intermediul wizardului de rezervare loturi. Acesta permite alocarea loturilor receptionate catre

anumiti parteneri, in scopul distribuirii lor, conform cererilor originale, dar si a deciziei utilizatorului.

SERVICE

Pe langa stocurile constituite in vederea comercializarii, in depozit pot fi regasite si articole ce necesita interventii tehnice pentru remedierea disfunctionalitatilor ce au aparut in cadrul termenului de garantie. Fluxul logic al inregistrarilor efectuate in cadrul SeniorERP ofera informatii despre starea articolelor din momentul in care acestea ajung in service si pana in momentul in care clientul reintra in posesia lor.

AMBALAJEPentru o gestionare clara a ambalajelor cu regim returnabil, in SeniorERP au fost introduse conceptele deContainer cantitativ si Container Valoric. Acestea se prezinta sub forma unor griduri ce reflecta dinamica ambalajelor aflate in custodie, grupand formatiile la nivel de Articol, Locatie si Partener.

In mod implicit, au fost definite 6 modele de containere care au rolul de a reflecta:

• Cantitatea si valoarea ambalajelor primite in custodie de la furnizori• Cantitatea si valoarea ambalajelor date in custodie clientilor• Cantitatea si valoarea ambalajelor ce se afla in depozitul propriu

Pe langa acestea, in cadrul modulului de administraremai pot fi definite si alte modele de containere. Achizitiile, vanzarile si operatiile interne ce influenteaza stocurile se vor reflecta in cadrul acestor containere, actualizand valoarea ambalajelor primite sau date in custodie dar si valoarea stocului propriu de ambalaje.Ambalajele sunt usor de identificat in cadrul nomenclatorului de articole. Asocierea dintre marfa si ambalajele care o insotesc se realizeaza de pe fisa marfii la nivel de relatie de vanzare.

Pentru inregistrarea documentelor ce contin ambalaje, pe ribbon-ul de document au fost introduse comenzile Adauga ambalaje aferente documentului curent si Adauga ambalaje aferente altor documente.

Modul ERP: Preturi

Preturi – liste preturi, politici comerciale, recalculare preturi,

schimbare preturi, adaos comercialNiciunul dintre procesele de aprovizionare sau de vanzare nu poate fi eficient fara urmarirea preturilor de achizitie, respectiv de vanzare. Fie ca sunt in lei sau in valuta, exprimate in preturi fixe sau in procente de discount / adaos, specifice unui punct de lucru sau unei divizii, permanente sau promotionale, nete sau brute, gestionarea preturilor a fost proiectata in sistemul SeniorERP pentru a fi intuitiva si eficienta chiar si pentru multe mii de articole aflate in conexiune cu multe mii de parteneri.

Liste Preturi PersonalizateAcest submodul este suportul decizional destinat uneia dintre cele mai delicate operatiuni din cadrul politicii comerciale ale unei companii: managementul preturilor in conditiile unor nomenclatoare de zeci de mii de produse si parteneri. Este vorba atat despre preturile de vanzare, cat si despre cele de achizitie, nete/depozit sau brute/retail, de promotii, de liste de preturi fixe sau seturi de discount-uri, de liste de preturi cu un numar limitat de produse, sau cu posibilitati de selectie din lista parinte etc. Tot in cadrul acestui submodul se poate stabili si politica de creditare/termene de plata in acord cu cea de preturi, chiar si la nivel de produs. Listele de preturi sunt asociate si cu gestiunile (ex: preturi nete la depozite sau brute la magazine) sau cu diviziile de vanzare acolo unde este cazul.

 

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Recalculare PreturiIn cazul utilizarii metodei de descarcare de gestiune Cost Mediu Ponderat (CMP), aceasta optiune permite reevaluarea costului de descarcare a marfii in orice moment. In practica, exista situatii in care apare nevoia de a vinde produsele inaintea receptiei acestora in sistem. Datorita faptului ca prin metoda CMP – zilnic sau lunar, iesirea din gestiune se efectueaza din totalul intrarilor in perioada + stocul existent la inceputul perioadei, nu dintr-un lot specific unei achizitii, nu exista o legatura stricta intre achizitii si vanzari. Deci se poate vinde in minus (configurabil, se poate si interzice acest lucru), cu precizarea ca in momentul recalcularii costului marfii, stocul la sfarsitul perioadei nu trebuie sa fie negativ.

Schimbare PreturiOrice modificare adusa unei liste de preturi genereaza in mod automat un ordin de schimbare de pret. Un ordin de schimbare de pret cu caracter special este cel de schimbare a preturilor de retail. Daca spre exemplu lista de preturi de retail este asociata cu un numar de 20 de magazine si se modifica un pret, se genereaza in mod automat 20 de ordine de schimbare de pret, cate unul pentru fiecare magazin, care au rolul de a inregistra/regla noul adaos comercial si de a genera notele contabile aferente.

Viziune Transversala PretAtunci cand se analizeaza profitabilitatea operatiunilor pe un produs, este necesara sintetizarea informatiilor de pret intr-un singur ecran, pentru a avea o privire de ansamblu asupra fluxurilor de achizitie si vanzare, din punct de vedere comercial.

ERP: Modul Vanzari

Gestionarea activitatii de vanzare in sistemul ERP

Acest modul al sistemului ERP permite unei companii sa-si (re)organizeze si urmareasca procesul de vanzare intr-un mod eficient, datorita optiunilor multiple de configurare si urmarire a canalelor de vanzare acoperite. Gestionare agenti, divizii de vanzari, distribuitori si key accounts, managementul activitatii de retail, legatura cu portalul on-line sunt doar cateva dintre functionalitatile pe care le ofera.

Divizii de vanzariIn cazul unui nomenclator bogat de produse, devine imposibil pentru un agent comercial sa se concentreze echilibrat pe tot portofoliul. De aceea, o practica uzuala consta in divizarea acestui nomenclator, conform unor criterii bine definite, pe divizii de vanzare. Acest mod de lucru faciliteaza existenta unei relatii comerciale cu un partener pe mai multe canale de vanzare, pe game diferite de produse, pe liste de preturi diferite, cu termene de plata specifice diviziei. Printre avantajele pe care le ofera se numara echilibrarea efortului de sustinere a produselor prin eliminarea tentatiei de a promova doar produsele usor vandabile.

Zone de vanzare

Zonele de vanzare sunt utilizate pentru organizarea si controlul sistemului de vizite la client. In cadrul fiecarei zone de vanzare se planifica structura si durata vizitelor. De asemenea, in cazul rotatiei fortei de vanzari, organizarea clientilor ramane nealterata, reasocierea zonelor de vanzare cu noii agenti comerciali putand fi realizata extrem de rapid, pastrandu-se si istoricul tranzitiilor pentru analize viitoare. Acest submodul este si un punct de legatura cu sistemul SFA.

Comenzi de VanzareComanda de client este un document prin care se pot urmari, conform implementarii, etapele procesului de vanzare in detaliu, incepand cu momentul ofertei, trecand prin confirmare, rezervare, picking si finalizandu-se cu unul sau mai multe documente de livrare (avize sau facturi). Se evidentiaza astfel atat stadiul procesului de vanzare, cat si neconformitatile cu cererile clientilor, calitatea aprovizionarii, calitatea vanzarii etc. Comenzile de clienti pot avea diverse surse de provenienta: SFA, Portal E-Commerce, Importuri din alte sisteme (CRM), operare directa etc.

Avize de Expeditie

Una sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, iar acestea se factureaza ulterior. Poate fi urmarit extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz. Un caz general de utilizare frecventa a avizelor de expeditie este relatia cuclientii care au mai multe puncte de lucru (precum retelele de hypermarket-uri), dar doresc facturi cumulative catre sediul central. De obicei acesti clienti impun coduri si denumiri proprii de produse, unitati de vanzare specifice. Modulul de vanzari al SeniorERP acopera aceste situatii, oferind solutii usor de implementat, operat si urmarit.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Factura IesireEste documentul care incheie prima parte a procesului de vanzari de bunuri si/sau servicii. Daca toti parametri sistemului au fost setati, emiterea unei facturi consta in selectia clientului, a punctului de lucru, a articolelor facturate si completarea cantitatilor. Restul informatiilor se completeaza automat pe baza regulilor de business prestabilite. Bineinteles, daca se utilizeaza alte fluxuri de vanzare (recomandat), factura poate fi un document generat automat. Printre multe altele, pot fi

configurate optiunile de a vinde pe stoc negativ, de a vinde sub pretul de achizitie, de a bloca la vanzare un client sau un punct de lucru al acestuia doar pentru o anumita divizie de vanzare sau pentru intreaga companie, de a tipari facturile in codurile clientului sau de a configura formatul de tiparire.

O intrebare des intalnita este legata de modul de operare al retururilor. In SeniorERP exista doua posibilitati de introducere a unui retur:

1. Din istoric. In cazul in care tranzactia sursa este deja in sistem, atunci se poate storna partial sau integral orice linie de document asociata clientului selectat. Marfa este reintrodusa in stoc la costul marfii din momentul vanzarii. Nu este necesara nicio informatie suplimentara, toate datele fiind preluate din tranzactia sursa.2. Retur direct. Imediat dupa implementare, atunci cand nu exista in sistem tranzactia sursa, retururile vor necesita completarea manuala corecta a datelor specifice, inclusiv a costului marfii din momentul vanzarii. Pe masura trecerii timpului, aceste situatii devin din ce in ce mai rare, fiind inlocuite de situatiile prezentate la punctul 1.

Export ComunitarSunt puse in evidenta facturile de export pentru bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA aferente.

Livrari Intracomunitare cu Transport PropriuSunt puse in evidenta bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA aferente.

Vanzari in RateIn cazul vanzarii bunurilor de valori mari, pentru stimularea cererii, exista optiunea de a etapiza platile conform unui grafic generat automat in functie de parametri setati. Se poate urmari individual statusul fiecarei scadente si se poate seta modalitatea de contare dorita.

Facturi Venituri in Avans

Sunt folosite atunci cand doar o parte din valoarea serviciului vandut devine venit imediat, restul distribuindu-se in timp. Similar si pentru exigibilitatea TVA.

Wizard generare facturi client din comenzi cu avans incasat

Pentru livrarea marfurilor pentru care s-a incasat avans se va emite factura care va contine stornarea avansuluiincasat anterior si articolele vandute. Facturarea comenzilor al caror avans a fost facturat si incasat se realizeaza prin intermediul wizardului de generare documente.

Retail – Bonuri Fiscale

In cazul gestiunilor de tip magazin, gestiunea se poate tine la pret de vanzare, metoda de descarcare este specifica, iar vanzarea se inregistreaza pe bonuri fiscale. Casa de marcat este folosita ca si imprimanta fiscala, iar operarea se efectueaza in proportie de 100% in sistem. De asemenea, se poate emite automat factura la bonul fiscal operat.

Unificare ParteneriEste un instrument prin care, daca din motive obiective sau subiective, un partener/punct de lucru este introdus de mai multe ori in nomenclator, toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de clienti/puncte de lucru inutile sunt sterse. In urma procesului de unificare, partenerul sursa este sters, iar partenerului destinatie ii sunt adaugate, pe langa proprietatile existente, siasocierile cu diviziile, conturile bancare, contactele, adresele, operatiunile si, dupa caz, autorizatiile partenerului sursa (autorizatiile se transfera doar la unificarea dintre doua persoane juridice). In ceea ce priveste restrictiile la unificarea partenerilor de tip diferit, nu se poate unifica un partener sursa persoana juridica cu puncte de lucru, cu un partener destinatie persoana fizica.

ERP: Modul Aprovizionare

Gestionarea activitatii de aprovizionare in sistemul ERP

In functie de specificul clientului, modulul de aprovizionare din sistemul ERP poate urmari procesul de aprovizionare pornind de la estimarea necesarului de aprovizionat, trecand prin stadiile specifice unei comenzi de achizitie, sosirea documentelor fiscale, gestiunea receptiei de bunuri si finalizandu-se cu legaturi catre modulele de contabilitate, vanzari, stocuri etc. sau solutiile WMS, INVENTORY.

Aprovizionare in ERP: Necesar de aprovizionat

In functie de organizarea departamentului de aprovizionare si de alti factori implicati, poate fi automatizat intr-o anumita masura procesul de estimare a nevoii de marfa si a emiterii comenzilor de aprovizionare aferente. Gradul de automatizare variaza de la caz la caz, unele companii care au implementat un astfel de proces inSeniorERP estimandu-l la peste 95%.Necesarul de aprovizionare este introdus fie direct, fie prin import in sistemul ERP si poate fi accesat din meniul Intrari – Necesar aprovizionare. Pornind de la acest document vor putea fi generate ulterior comenzi de furnizor sau de transfer pentru produsele pentru care este necesara aprovizionarea.

Aprovizionare in ERP: Comenzi de achizitieComenzile de achizitie / furnizor joaca un rol esential in cadrul procesului de aprovizionare. Ca si in cazul vanzarilor este necesara si recomandata urmarirea completa a fluxurilor specifice, astfel incat sa poata fi asigurata si controlata calitatea procesului.

Aprovizionare in ERP: Wizard de generare comenzi de furnizor

Pentru produsele din comenzile de client confirmatecare nu pot fi onorate din stoc exista posibilitatea emiterii de comenzi catre furnizorii companiei. Prin intermediul wizardului de generare documente se determina necesarul de aprovizionat si se intocmesc comenzile catre

furnizori.Aplicatia ERP genereaza solutii de aprovizionare in functie de urmatoarele conditii: durata de livrare, cantitate minima pe comanda, cel mai mic pret, termen de plata.

Aprovizionare in ERP: Wizard de generare comanda de transfer

Acesta poate fi rulat pentru a genera comenzi de transfer din comenzile de vanzari si comenzile de transfer pentru care nu exista stoc suficient pe gestiunea curenta. Dupa selectarea documentelor, in wizard se pot alege topul, data si gestiunea sursa (de tip depozit sau magazin) pentru comenzile ce urmeaza a fi generate. Selectarea acestor optiuni este urmata de pasii de verificare, calcul, editare a comenzilor calculate, salvare si vizualizare a comenzilor generate.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

Aprovizionare in ERP: Avize expeditie intrariUna sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, urmand ca acestea sa fie facturate ulterior. Poate fi urmarit extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz.

Aprovizionare in ERP: Wizard repartizare servicii

Este utilizat in cazul in care costul stocurilor de marfa cuprinde, pe langa pretul platit furnizorului, si o serie de cheltuieli generate de achizitionarea acesteia. Cum acestea sunt facturate separat, ramane in sarcina cumparatorului sa le includa in costul de achizitie. Cu ajutorul wizard-ului de repartizari servicii, cheltuielile generate de achizitionarea marfii se pot repartiza pe documentele dorite, in functie de greutatea marfii, volum sau valoare. Wizard-ul presupune 3 etape usor de parcurs: selectia serviciilor de repartizat, calculul repartizarii si verificarea valorilor finale.

Aprovizionare in ERP: Achizitii extracomunitare

In cazul importului de bunuri din tari nemembre UE, raman in vigoare vechile norme de achizitie utilizand fluxul: Factura/i -> DVI -> NIR. Inainte de completarea DVI-ului, utilizatorul trebuie sa aiba grija sa repartizeze facturile de servicii (sau serviciile din interiorul Facturii/lor) pe Factura/i. Dupa acest pas, este rolul DVI-ului de a repartiza taxele vamale si comisioanele in costul marfii, pentru fiecare cod vamal individual si de a pune in evidenta TVA de plata. Noile jurnale de TVA se genereaza automatconform parametrilor setati.

Aprovizionare in ERP: Achizitii intracomunitare

Conform noilor norme fiscale, in cazul achizitiilor din spatiul comunitar nu se mai completeaza DVI-ul. In cazul acestor achizitii, pentru calculul costului marfii, se repartizeaza totusi facturile de servicii aferente (calculul este automat, proportional valoric). Noile jurnale de TVA se genereaza automat conform parametrilor setati.

Aprovizionare in ERP: Facturi de intrare/furnizor

Reprezinta cazul uzual al achizitiilor de bunuri si servicii interne.

Aprovizionare in ERP: NIR-uri

Reprezinta modalitatea de a introduce bunurile in gestiune si de a evidentia diferentele dintre scriptic si faptic in cadrul unei receptii de bunuri. Daca se doreste, plusurile sunt evidentiate automat in cadrul unei gestiuni de tip custodie de la terti, iar minusurile in cadrul unei gestiuni de tip custodie la terti, situatia finala a bunurilor evidentiate astfel urmand a fi clarificata ulterior.

Aprovizionare in ERP: Zona liberaSeniorERP vine in intampinarea dorintei companiilor de a gestiona stocul si miscarea marfurilor depozitate in zonele libere si in antrepozitele vamale. Totodata, se poate tine o evidenta clara a taxelor

si impozitelor percepute de vama in momentul vanzarii marfurilor stocate in cadrul acestor depozite.

Modul ERP: Nomenclatoare

Nomenclatoare – Gestiuni, Articole, Parteneri, Personal, Trezorerie

Modulul Nomenclatoare din cadrul sistemului ERP include functionalitati dedicate pentru gestiuni, articole, parteneri, personal, trezorerie, mijloace fixe, contabilitate, documente, geografice, parc auto, controlling, containere.

GESTIUNI Fiecare punct de lucru al unei companii poate avea un numar

nelimitat de gestiuni. Acestea pot fi gestiuni de tip depozit, magazin, custodie de la terti, custodie la terti etc. Rolul acestora este sa suporte activitatile desfasurate pe fiecare punct de lucru.

O gestiune cu caracter special este cea de tranzit. In perioada dintre momentul emiterii avizului de transfer catre o gestiune din cadrul unui alt punct de lucru si momentul receptiei in gestiunea destinatie, bunurile transferate se regasesc in cadrul gestiunii virtuale “tranzit”, gestiune care este unica per companie.

ARTICOLEAcest nomenclator este optimizat in vederea gestionarii unui numar ridicat de articole si ofera functionalitati avansate de cautare, sortare, grupare. De asemenea, pune la dispozitia utilizatorului o gama variata de informatii grupate pe functionalitati: sistem de codificare, producator, brand, informatii Best Before Date (BBD), informatii de logistica, politici de aprovizionare, preturi, retete, poza, numar nelimitat de clasificari, proprietati etc.

Coduri si denumiri alternative

In relatia cu furnizorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate.

Descarca acum o prezentare completa a solutiilor noastre!

PARTENERIAsigura managementul clientilor, furnizorilor, producatorilor. Un partener poate fi simultan client, furnizor sau producator, astfel ca nu este necesara inregistrarea multipla. De asemenea, fiecare partener poate avea unul sau mai multe puncte de lucru, astfel ca tranzactiile sunt urmarite simultan pe punct de lucru si partener. Sunt gestionate atat informatii comerciale, precum si informatii de tip CRM. De asemenea, partenerii sunt alocati pe puncte de lucru ale companiei, astfel incat atunci cand se factureaza din Iasi, spre exemplu, implicit vor fi disponibili in lista de selectie doar clientii care au cel putin un punct de lucru in Iasi.

PERSONALSunt gestionate informatii utile legate de angajati, structura personalului pe puncte de lucru, departamente, functii. De asemenea, se definesc diviziile de vanzari si componenta acestora.

TREZORERIEAvand in vedere faptul ca orice tranzactie se evalueaza simultam in trei valute: cea originala, echivalent moneda nationala, echivalent moneda de referinta, este obligatorie introducerea cursului valutar, existand si posibilitatea de import automat. De asemenea, aceste nomenclatoare contin bancile, sucursalele, conturile in lei si/sau valuta, precum si asocieri de tipul cont implicit per valuta per divizie de vanzari.

MIJLOACE FIXE

Contin clasificarile mijloacelor fixe, precum si alte informatii utile modulului de management al mijloacelor fixe.

CONTABILITATEDeoarece principiul de functionare al contabilitatii implica generarea automata a notelor contabile pentru toate operatiunile care necesita acest lucru, rolul acestor nomenclatoare este acela de a sigura informatiile necesare motorului de generare automata: planuri contabile, clasificari contabile (articole, parteneri, personal, MF, etc), modelele de contare, asocierile cu tipurile de tranzactii etc.

DOCUMENTEIn general un document este un subiect de workflow si are un set de informatii predefinite. O comanda de client poate parcurge de exemplu urmatoarele stari: oferta, confirmare oferta, rezervare bunuri, in curs de picking, picking finalizat, inchisa partial, inchisa. In cadrul acestor nomenclatoare sunt gestionate aceste stari, precum si fisa documentelor cu regim special. De asemenea topurile de documente sunt asociate punctelor de lucru pentru eliminarea erorilor de operare.

GEOGRAFICEPlecand de la faptul ca o companie care opereaza puncte de lucru isi divide teritoriul astfel incat fiecare punct de lucru acopera o zona geografica, in general bine delimitata, putem distinge operatiuni care se desfasoara in interiorul acestor zone: vizite clienti, livrare marfa, dar si nevoi de raportare, in special, care nu mai respecta aceasta divizare.

Rolul acestor nomenclatoare este de a defini si organiza atat operatiunile intra-punct de lucru, cat si un numar nelimitat de zone geografice in scopuri de raportare (marketing, logistica etc).

PARC AUTOManagementul flotei de masini necesita extrem de multe informatii de toate tipurile, ponind de la structura flotei pe puncte de lucru si

departamente si continuand cu date specifice precum anvelope, greutate, volum, numar de europaleti, remorci, soferi, licente etc.

CONTROLLINGUn factor esential in luarea deciziei manageriale il constituie stabilirea bugetelor si realizarea acestora de catre fiecare centru de venit si de cost existent intr-o companie.

In cadrul acestui submeniu va fi definita structura centrelor de venit si de cost. Tot aici vor fi stabilite regulile de repartizare automata a veniturilor si cheltuielilor pe centrele care intra in componenta structurii definite anterior.

CONTAINERE – gestionarea ambalajelor cu regim returnabil

O parte dintre ambalajele in care sunt prezentate si comercializate marfurile au regim returnabil (borcane, sticle, navete). SeniorERP ofera in orice moment o evidenta clara a ambalajelor ce trebuie recuperate de la client sau returnate furnizorului.

Modul ERP: Spatiu de lucru

Spatiu de lucru – Centralizarea activitatilor de operare & raportare

Este destinat centralizarii celor doua tipuri mari de activitati: operarea datelor curente, respectiv emiterea de rapoarte de sinteza. Intre scopurile acestui modul al sistemului ERP se regasesc eficientizarea si reducerea timpului de acces la informatia relevanta pentru utilizator si concentrarea acesteia intr-un singur loc.

DashboardRolul acestui submodul este de a reduce timpul in care informatia operata este pusa la dispozitia consumatorului final, in special persoanelor din conducere care utilizeaza un set standard de indicatori. In cazul acestui gen de consumator de informatii devine o problema configurarea repetata a aceluiasi set de rapoarte, in special in cazul in care sunt utilizate filtre complexe si grupari ale datelor.

Indicatorii, parametrii de initializare ai acestora, precum si prezentarea grafica sunt customizabile, iar accesul la datele efective are loc prin apasarea unui buton. Datele prezentate in dashboard se pot vizualiza, exporta in formatele uzuale sau tipari la imprimanta. Indicatorii sunt grupati pe grupe: vanzari, achizitii, stocuri etc.

Shortcut MeniuriDatorita faptului ca o aplicatie ERP are prin natura ei un grad de complexitate relativ ridicat, iar operatorii de date efectueza, in general, operatiuni repetitive corespunzatoare rolului ocupat in cadrul organizatiei, este necesara o concentrare a acestor activitati intr-un singur loc. Aceasta functie o indeplineste submodulul curent.