managementul timpului in layout - noi-oportunitati-vest.ro · pdf filece va place cel mai mult...

Titlul documentului: Managementul timpului Tipul documentului: Articol Emis de catre: ELITE TRAINING Emis la data: 2009

1

Managementul Timpului

Introducere

Timpul este vazut de multi ca fiind nelimitat. De fapt, fiecare avem 168 de ore pe saptamana pe care sa le

petrecem cum vrem. Important este cum ne petrecem timpul. Diferenta dintre cei care gandesc despre ei

ca sunt de succes si cei care nugandesc acest lucru este bazata pe perceptia modului in care timpul cuiva a

fost folosit. Evitarea acestui lucru va priva pe multi de succesul pe care il merita.

Tuturor ar trebui sa ne pese de felul in care ne folosim timpul. Aceasta este viata, nu o putem extinde.

Folosirea eficienta a timpului va va duce la un inalt nivel de reusita in viata de afacere si in cea sociala.

Totusi, exista o balanta care trebuie inclinata. Anumite sisteme de management al timpului sunt foarte

complexe. Nu dorim sa deveniti dependenti de completarea formularelor. Va avea acelasi rezultat ca atunci

cand tratamentul este mai rau decat boala.

S-au scris multe carti despre management-ul timpului. Totusi, ne-am concentrat pe ceea ce consideram a fi

cel mai productiv material in anii in care am predat managementul timpului.

Managementul Timpului si Succesul

S-au scris milioane de cuvinte despre acest subiect. Un lucru este foarte sigur: Majoritatea expertilor sunt

de acord ca exista o legatura stransa intre managementul timpului si succes.

Exista o poveste despre un sondaj care serveste pentru ilustrarea acestei legaturi. A fost facut intr-unul

dintre cele mai mari colegii americane si subliniaza clar legatura dintre managementul timpului si succes.

Studiul a fost facut pe studentii care studiaza pentru MBA.

La absolvire, cercetatorii au intervievat toti studentii. Obiectivul cercetarii a fost sa determine care dintre

sutele de studenti care vor pleca la sfarsitul anului au teluri si obiective clare pentru viitor.


2

Rezultatul cercetarii a arata ca numai 5% dintre absolventi au teluri si obiective si doar 3% dintre ei le-au

scris.

20 de ani mai tarziu, cercetatorul a gasit si intervievat aceiasi absolventi. A aflat ca cei 3% care-si definisera

telurile si obiectivele si le scrisesera erau mai bine din punct de vedere financiar decat ceilalti 97% care au

absolvit fara un tel si un obiectiv clar pentru viitor. Legatura majora dintre succes si managementul timpului

este stabilirea de teluri si obiective.

Acest lucru nu poate incepe pana cand nu esti sigur de ceea ce vrei de la viata. Telurile trebuie sa fie ceva ce

poti face, ceva ce poti avea sau ceva ce poti fi. Trebuie sa fie ceva ce-ti doresti intens si este masurabil in

timp. Trebuie sa fie sub controlul tau, sa fie specifice si sa fie scrise ca un angajament personal pozitiv.

Pentru a te aseza pe drumul spre success, trebuie cantarit bine ceea ce vrei de la viata. Fiecare are un

domeniu de excelenta. Trebuie sa identifici acest domeniu si acesta va fi punctul de pornire in

constientizarea caror succese sunt dorite in toate domeniile in viata ta.

Incepeti prin constientizarea subiectelor care va capteaza atentia cand va aflati intr-o librarie. Ce

documentare si programe informative va place cel mai mult sa urmariti la televizor sau sa ascultati la radio?

Ce va place cel mai mult la job-ul vostru, in viata sociala sau in cea de familie? Ce activitati va absorb total?

Cand ati scris raspunsurile la toate aceste intrebari, ar trebui sa selectati un domeniu de succes care

inseamna mai mult pentru voi decat oricare altul. Acest domeniu va fi principalul vostru domeniu de succes

si cel mai important pentru voi. Imediat ar trebui sa-l puneti in capul listei telurilor.

Reusita este indeplinirea telurilor si obiectivelor prin planning atent. Adevarat, exista si alte drumuri spre

succes, altele decat sa fii un bun time manager, dar ce inseamna succesul daca-ti pierzi sanatatea, sotul

si/sau copilul devenind dependent de munca. Si mai departe, legatura intre performerii de varf, oamenii cu

mare respect de sine si mare incredere in fortele proprii deriva din reusita.

Un time management eficient va va ajuta sa evitati pierderile, veti castiga mai mult. Managementul

timpului este un ajutor pentru succesul personal, nu un ambalaj. Time managementul poate atinge succesul

prin stabilirea de teluri/obiective si indeplinirea acestora prin planning atent.


3

Intelegerea Principiilor

Intelegerea si folosirea principiilor de time management, va permite sa accesati mai usor potentialul pentru

a face imbunatatiri asupra modului in care va folositi timpul.

Aceste principii sunt dupa cum urmeaza:

1) Stabilirea telurilor si a obiectivelor;

2) Prioritizarea acestora;

3) Planning-ul pentru aceste teluri si obiective ;

4) Prioritizarea activitatilor planificate;

5) Analizarea folosirii prezente a timpului prin exploatarea acestuia;

6) Identificarea din exploatarea timpului a procentajului de timp petrecut cu activitati de mare si de

mica prioritate ;

7) 50% din timp sa fie petrecut pe activitati de mare prioritate.

Intelegerea acestor principii va va permite sa definiti si sa asezati, in ordinea importantei, obiectivele cheie

ale job-ului vostru. De asemenea, va va permite sa apreciati, in afara oricarei indoieli, daca alocati suficient

timp pentru sarcinile cheie si oportunitatile importante, acest lucru va va duce la indeplinirea cu succes a

telurilor si obiectivelor voastre.

Stabilirea telurilor si obiectivelor

Primul pas spre un management al timpului de succes este stabilirea telurilor si a obiectivelor. Acest lucru

nu poate fi facut cu succes pana cand nu va decideti ce anume succese vreti sa atingeti. Poate va doriti job-

ul sefului, poate vreti sa fiti Managing Director in organizatie, poate vreti sa va deschideti propria afacere

(peste 50% vor sa fie propriul sef).

Totusi, succesul, in orice fel ar fi masurat, este o chestiune foarte personala. Este subiectiv si relativ. Poti sa

ai multe idei care asa vor ramane, doar daca nu-ti vei schimba angajamentul fata de ele.


4

Fara un tel clar si specific, reusita depinde de hazard. Nici un grup sau individ nu poate avea performante

daca nu exista o tinta clara.

Exista dovezi ca mai putin de 5% din populatie au teluri concrete. Multi oameni trec prin viata cu

resemnare, acceptandu-si soarta. Trebuie sa parasim gandirea negativa si sa adoptam o stare a gandirii mai

puternica, cea pozitiva.

Gandirea pozitiva

Toti ne nastem invingatori dar, de-a lungul anilor, ai avut obstacole care te fac sa te feresti de provocari

atunci cand acestea apar. Experientele negative ale trecutului sunt rareori uitate. Restrictionarea initiativei

cauzeaza insatisfactie si frustrare.

Primul pas este sa decizi ceea ce vrei. Exista un proces pe care-l poti urma pentru a-ti atinge primul succes

in descoperirea lucrurilor pe care le vrei de la viata si a modului in care sa le obtii. Totusi, inainte de a intra

in procesul de descoperire, ar fi folositor sa privim motivele din cauza carora oamenii nu-si fixeaza

teluri/obiective.

Pentru oamenii care nu si-au stabilit niciodata teluri/obiective, este fara indoiala un proces dificil. Cu toate

acestea, daca analizam acest lucru vei fi constient de dificultati si apoi vom putea face pasii pozitivi pentru

a ne depasi inhibitiile.

Nu va fie teama sa va discutati telurile sau obiectivele cu altii care au teluri si care inteleg importanta

lucrului de a avea ceva de indeplinit. Impartasiti-va visurile si telurile cu oameni care au acealasi nivel de

angajament cu voi.

Mai intai,sa privim tipurile de teluri si obiective pe care trebuie sa le iei in considerare. Este foarte

important sa existe un ECHILIBRU al telurilor. Trebuie sa aveti teluri PERSONALE, de FAMILIE, de AFACERI SI

CARIERA. Aceste teluri trebuie impartite in teluri pe TERMEN SCURT, MEDIU SI LUNG.


5

Daca nu exista un echilibru, ati putea pierde totul dedicandu-va in intregime telurilor de munca. Privandu-

va de compania partenerului, a copilului, daca aveti, de hobby-uri, de sport si relaxare, orice forma ar lua,

veti ajunge inevitabil la un inalt nivel de stres si, in final, la scaderea performantei in afaceri.

Impartirea pe termen scurt, mediu si lung este necesara pentru ca aproape sigur veti avea lucruri pe care sa

le faceti imediat. A slabi este un tel personal, iar a depasi vanzarile cu 5% pe luna viitoare este un tel de

afaceri.

Telurile pe termen lung in afaceri ar putea sa fie obtinerea promovarii si o crestere substantiala de salariu

pe anul viitor. Un tel personal pe termen lung ar putea sa fie sa-ti duci familia la ski, la lacul Tahoe anul

viitor.

Telurile pe termen scurt pot fi de la o saptamana la 3 luni, cele pe termen mediu de la 3 luni la un an sau

mai mult, iar cele pe termen lung depinzand de job-ul si stilul tau de viata, de la un an la 5 ani. Indeplinirea

telurilor/obiectivelor pe termen scurt poate conduce la succes in ce le priveste pe cele pe termen mediu si,

in final, pe cele pe termen lung.

Voi decideti care este scurt, mediu sau lung, nimic nu este fixat decat “Managementul Timpului de Succes

care depinde de faptul de a avea Teluri/Obiective”, iar acest succes extraordinar depinde de indeplinirea

acestor teluri sau obiective.

Urmatorul pas este planuirea indeplinirii telurilor care au fost stabilite. Ca orice sarcina de management,

managementul timpului are beneficii folosind aptitudinile generale de management cum ar fi planning-ul

,organizarea, luarea deciziilor, coordonarea si comunicarea.

Multi dintre voi veti avea aceste aptitudini chiar daca sunteti in domeniul de business management sau nu.

Le veti dobandi din responsabilitatile indeplinite la scoala, liceu, universitate, in mediul social sau acasa.

Aptitudinile de management general nu sunt exclusive domeniului afacerilor. Sunt folosite in toate

aspectele vietii de zi cu zi, intr-un grad mai mare sau mai mic.


6

Multi oameni trec prin intreaga viata de munca, fara a-si asuma responsabilitatile de management, dar nu

pot spune ca nu stiu nimic despre management. In afaceri toti ne-am confruntat cu binele si raul in

management si aceasta experienta ne va prinde bine.

Managementul timpului nu este o aptitudine izolata. Este unul dintre elementele care compun un bun

management.

Esenta scopului si planning-ului

Planing-ul este cea mai de baza dintre toate functiile manageriale. Implica selectarea telurilor si

obiectivelor si actiunile de care este nevoie pentru indeplinirea lor. Cere, de asemenea, luarea de decizii,

abilitatea de a alege dintre actiuni viitoare alternative. Planul asigura o abordare rationala a obiectivelor

alese.

Planing-ul face posibile lucruri care nici nu s-ar putea altfel intampla. Planning-ul si controlul sunt

inseparabile, este imposibil sa controlezi fara a face planuri. Daca nu stim unde mergem, cum ne-am putea

astepta sa ajungem acolo? Un numar de actiuni viitoare, de asemenea, constituie planuri. De aceea trebuie

sa putem distinge intre diferitele tipuri de planuri: construirea unei noi fabrici este un plan mare, iar

planning-ul managementului vanzarilor saptamanale este pe o scara complet diferita.

Pasii planning-ului sunt cam aceeasi, chiar daca faceti un plan pentru a indeplini un obiectiv de multe

milioane sau unul care este mai putin costisitor. Planurile minore sunt, de obicei, mai simple si unii dintre

pasi nu vor lua tot atat de mult timp ca la cele majore. Un manager nu va folosi timpul pentru un plan de

1000 de lire, pentru a lua o decizie care valoreaza doar o lira. Planning-ul, in cea mai simpla forma a lui, este

procesul listarii activitatilor si sarcinilor care, indeplinite cu succes vor duce la realizarea telurilor si

obiectivelor.

Planning-ul inseamna organizarea viitorului, tu determinand ceea ce ar trebui facut, de catre cine si cand,

pentru indeplinirea telurilor. Acestea trebuie sa fie specifice, pentru a permite ca progresul sa fie masurat.

Ar trebui data prioritate fiecarei activitati. Acest lucru permite nivelul corect de resurse care trebuie sa fie

alocate.

Planning-ul ar trebui sa inceapa cu termenele lungi.


7

Avand evenimente planificate pe un an, verificati cate zile raman neplanificate pe luna.

S-ar putea sa va surprinda cat de putine zile vor ramane libere. Totusi, trebuie sa rezistati tentatiei de a

anula o zi pe care ati rezervat-o anterior.

Verificati numarul de zile care raman neplanificate. Rezervati zilele pentru dezvoltarea proiectului, training

pentru staff, interviuri de recrutare (in alte zile decat cele notate deja). Pastrati weekend-urile libere pentru

voi si pentru staff-ul apropiat. Va fi evident pentru voi, cat de mult timp este liber pentru a fi dedicat

indeplinirii telurilor.

In continuare, calculati numarul de ore de lucru, pentru voi. Alocati zilele pentru chestiuni importante.

Asigurati-va ca exista timp pentru neprevazute sau crize care apar din greseli sau schimbari de termene

limita. Alocati timp pentru intalniri scurte cu echipa. Planuiti-va saptamana pentru a va asigura ca oamenii

care vor vrea sa va contacteze la telefon vor sti cind s-o faca, deci vor economisi timp.

In final, planuiti fiecare zi. In primul rand, stabiliti numarul de ore de lucru pentru voi, prin alocarea timpului

sarcinilor manageriale cheie (gandire, planificare, control si comunicare). Cantitatea de timp pe care o veti

petrece cu acestea va varia, depinzand de pozitia voastra in organizatie. De exemplu, daca sunteti la nivel

de supervisor s-ar putea sa petreceti mai mult timp organizand si mai putin planificand decat cineva care

este la un nivel de senior management.

Scrieti o lista zilnica cu lucrurile de facut si prioritizati-o. Obisnuiti-va sa faceti in fiecare zi lucruri fara sa

gresiti. Acest lucru inseamna deja un pas gigantic inainte in controlul timpului vostru. Lista sa fie de

maximum zece sarcini pentru a va permite sa prioritizati si sa gasiti timp liber intre ceea ce poate aparea.

Acordati un timp fix pentru fiecare sarcina, ar trebui sa puteti aprecia timpul necesar pentru majoritatea

sarcinilor.

Asigurati-va, daca sunteti in management, ca alocati timp pentru MBWA (Management by Walk about).

Dezvoltati un timp anume pentru oamenii care va viziteaza. Daca nu incepeti ziua cu un plan, va ramane

asa, neplanificata. Cand ajungeti acasa, va spuneti ca ati fost ocupati toata ziua si, totusi, nu ati indeplinit

nimic? O declaratie care multora dintre voi va este familiara probabil.


8

Planul nu va merge inainte si veti avea nevoie de ajutor pentru depasirea obstacolelor. Urmatoarele titluri

sunt destinate pentru ghidarea voastra:

1) Numele celor care te pot ajuta la aceasta actiune;

2) Ce s-ar putea sa ai nevoie pentru a termina ;

3) Cum poti folosi acest ajutor? ;

4) Cand poti folosi acest ajutor? ;

5) Ce te-ar putea stanjeni sau ar putea sta in calea terminarii actiunilor tale? ;

6) Cum ai putea minimiza aceste piedici? ;

7) Cand vei incepe sa minimizezi aceste piedici? .

Exercitiul ar trebui sa fie facut in toate domeniile in care aveti stabilite teluri (scurte, medii sau lungi,

personale sau familiale, de afacere sau de cariera). Fiecare subdivizie a domeniilor telurilor majore, va avea

nevoie de un plan de actiune, ca cel de mai sus, pentru a va ajuta in indeplinirea fiecarui tel. Totusi, s-ar

putea sa fie prea ambitioasa asteptarea de a lucra asupra tuturor acestor teluri/planuri in acealasi timp,

acesta este un domeniu cheie al management-ului timpului. Timp si atentie ar trebui acordate prioritizarii

telurilor si planurilor de actiune care vor conduce la indeplinirea lor.

Ar trebui sa vreti sa lucrati asupra a doua sau trei teluri in domeniul personal si familial si asupra a doua sau

trei in cel de afacere/cariera. Telurile pe care le-ati identificat ca principale prioritati in aceste domenii, sunt

cele carora le-ar trebui alocat cel mai mult timp.

Dupa aceea, veti identifica, cu usurinta, sarcinile si activitatile care vor fi etichetate drept

SARCINI/ACTIVITATI DE MARE PRIORITATE cand va planificati programul de lucru si in timpul analizei

muncii.

De aici veti putea identifica timpul care a fost petrecut cu SARCINI/ACTIVITATI DE MICA PRIORITATE, cele

care nu va apropie de indeplinirea telurilor.

Acest lucru nu inseamna ca viata va va fi transformata si ca nu va mai trebui niciodata sa indepiniti sarcini

minore. Inseamna ca veti deveni mai productiv si ca veti petrece aproape 50% din timp cu cele majore. Pe

cata vreme oamenii care nu pot sa identifice, fara indoiala, activitatile si sarcinile de mare prioritate s-ar

putea sa petreaca doar 3% din timp cu activitati productive.


9

Sondajele au aratat ca acest lucru este adevarat. Expertul American dr. De Woot a condus un sondaj in ce

priveste managerii care anterior nu au beneficiat de training de time management. Cercetarea arata foarte

clar ca ei petrec doar trei la suta din timp cu sarcini care le vor afecta nivelul optim de performanta.

Analiza timpului tau

Probabil ca petreci mai mult timp la munca decat cu familia si prietenii, cu siguranta mai mult timp vei

petrece la munca decat cu hobby-urile si sportul tau preferat. Acest lucru desigur, depinde intr-un anumit

grad de pozitia ta in companie. Nici unul dintre noi nu are control complet asupra programului zilnic. Orele

de munca sunt scrise in termenii si conditiile angajarii, cu care am fost de acord cand am acceptat slujba.

Poti avea o descriere foarte precisa a job-ului pe o singura fata a unei coli de hartie: la extrema cealalta poti

avea o descriere care ocupa cateva pagini. Oricum ar fi , vi se va cere sa indepliniti activitatile si sarcinile in

timpii si la standardele convenite cu angajatorul.

Sa presupunem ca te-ai decis ce succes vrei si ai stabilit clar, prin scrierea telurilor/obiectivelor. Dupa ce ai

scris in ce mod le vei indeplini, trebuie sa-ti indrepti atentia spre cel de-al 3-lea principiu al time

managementului.

Analiza folosirii actuale a timpului tau

Aceasta analiza este facuta prin intermediul jurnalului zilnic. Acest exercitiu ar trebui sa fie facut cel putin o

saptamana la fiecare trimestru(13 saptamani), sau mai des daca esti hotarat sa faci o schimbare dramatica

in tiparul muncii tale. Stabilirea telurilor/obiectivelor, planurile pentru indeplinirea lor si timpul pentru

acest lucru, vor depinde de timpul tau pentru aceste lucruri. Aceste teluri constituie sarcini de mare

prioritate.


10

Cand oamenii se confrunta cu sarcina de a completa un jurnal zilnic, de obicei, ridica mainile in aer si spun:

“Cum sa-mi permit sa-mi petrec timpul scriind tot ce fac, pur si simplu nu am destul timp sa fac tot ce

trebuie ? ”

managementul timpului in layout - noi-oportunitati-vest.ro · pdf filece va place cel mai mult...

Documents