managementul riscului in cadrul unui proiect

Plan de Managementul Riscului

pentru

Extinderea capacitatii de gazduire online a Egazda S.R.L

Realizat de

Managementul Proiectelor

18.01.2010

0

Continut

1. Obiective..........................................................................................................................................22. Date generale despre organizatie/proiect............................................................................................23. Roluri si Responsibilitati..................................................................................................................34. Documentarea riscului......................................................................................................................35. Activitati..........................................................................................................................................46. Calendarul activitatilor de managementul riscului...........................................................................107. Bugetul pentru managementul riscului............................................................................................108. Planul de contingenta......................................................................................................................119. Instrumente si informaţii folosite in managementul riscului.............................................................1110. Concluzii........................................................................................................................................12Anexe:..................................................................................................................................................13

1

1. Obiective

Acest document descrie cum se deruleaza activitatea de managementul riscului în cadrul proiectului/organizatiei “Extinderea capacitatii de gazduire a Egazda SRL”. Sunt definite rolurile si responsabilităţile participanţilor la procesul de managementul riscului, activităţile pe care aceştia le vor realiza, calendarul şi bugetul managementului de risc, tehnicile şi instrumentele utilizate.

2. Date generale despre proiect

Obiectiv general :Optimizarea fiabilitatii mediului online la nivel local si national.In momentul de fata, in Romania, mediul online este privit cu destula reticenta atat din cauza controverselor legate de securitate cat si a lipsei de solutii de tip e-business. Proiectul abordeaza ambele probleme si vine cu solutii eficiente si fezabile. Securitatea datelor este asigurata printr-un sistem complex de backup ce permite crearea unei arhive cu datele clientului ce poate fi actualizata periodic. Pe partea de e-business noutatea consta in posibilitatea de gazduire a site-urilor dezvoltate in mediu ASP, mediu ce este compatibil cu sistemul de operare Windows.

Obiective specifice:Sunt impartite in functie de componenta sociala si cea economica.Componenta sociala: cresterea gradului de satisfactie resimtit de utilizatorul comun de internet. Una dintre principalele probleme cu care se confrunta utilizatorii de internet in Romania este viteza redusa de navigare. Aceasta situatie poate fi ameliorata daca site-urile domestice sunt gazduite pe un server local. Un site gazduit pe un server din Romania permite utilizatorului de internet sa navigheze pe paginile sale cu o viteza sporita dar in acelasi timp permite si descarcarea mai rapida a datelor. Odata ce viteza de navigare creste, automat se mareste si numarul de pagini de pe site vizionate si chiar numarul de site-uri pe care un utilizator le poate accesa.

Componenta economica: se doreste crearea unui mediu propice investitiilor online. Afacerile online au doua categorii de avantaje ce le recomanda in favoarea altor tipuri de business. Aceste categorii sunt securitatea datelor si viteza cu care se realizeaza transferul de date si informatii. Proiectul ”Gazduire online” ofera solutii eficiente pentru imbunatatirea vitezei cu care se realizeaza navigarea si transferul de date. Ofera deasemenea si o solutie viabila pentru pentru asigurarea securitatii si integritatii datelor gazduite. Astfel, in functie de optiunea clientului, se poate realize salvarea datelor chiar si o data la 15 minute. Un astfel de sistem protejeaza datele atat impotriva interventiilor neautorizate cat si a erorilor umane. Stocarea datelor pe suport electronic se poate dovedi in acest caz net superioara stocarii clasice pe hartie.Bugetul proiectului: Anexa 8Graficul activitatilor: Anexa 9

2

3. Roluri si Responsibilitati

Manager de Proiect: Dina Maria

Managerul de proiect nominalizeaza managerul de risc si primeşte informări de la acesta. Managerul de proiect furnizeaza membrilor echipei planul cu desfasurarea in timp a proiectului si activitatile derulate in cadrul proiectului (graficul GANTT al proiectului), precum si bugetul acestuia (cu detaliere pe activitati).Managerul de proiect si ceilalti membri ai echipei, respectiv managerul de risc, tehnician software, tehnician hardware ,se întâlnesc de 2 ori pe saptamana pentru a realiza si revizui estimările referitoare la riscurile proiectului şi a reformula lista celor mai importante 10 riscuri.

Manager de risc:Despa Mihai

Are următoarele responsibilităţi:-culege, centralizeaza si analizeaza informatii relevante pentru procesul de management al riscului.-stabileste un plan de actiunui dedicat fiecarei categorii de riscuri.-dezvolta metode de prevenire si combatere a riscului-elaboreaza si implemneteaza un plan de monitorizare si control al riscului.-raporteaza catre managerul de proiect stadiu in care se afla planul de monitorizare si control al riscului

Membrii:Drangu ValentinCurteanu Mihai

Membrul 1 – Tehnician hardware in cadrul proiectului este responsabil de achizitia si instalarea echipamentelor hardware. Pe perioada de exploatare a proiectlui atributiile sale se extind si in sfera service-ului si a mentenantei. Responsabilitatea sa pe parte de risc este de a semnala principalele dificultati ce pot aparea in procesul de achizitie si exploatare specific acestui proiect.

Membrul 2 - Tehnician software in cadrul proiectului este responsabil cu implementarea solutiiilor software. Atributiile sale sunt strans legate de fiabilitatea si compatibilitatea componentelor software. Responsabilitatea sa pe parte de risc este de a oferii date legate de posibilele erori de functionare ale aplicatiilor informatice.

4. Documentarea riscului

Lista riscurilor Riscurile identificate si gestionate pentru acest proiect/organizatie sunt enumerate intr-o lista a riscurilor (Registrul riscurilor), care se afla in Anexa 2.Primele 10 riscuri clasificate in functie de expunerea la risc va fi referita ca “Topul primelor 10 riscuri ale proiectului/organizatiei”.

Clasificarea riscurilor

Pentru acest proiect clasificarea riscurilor se face folosind categorii deja consacrate in literatura de specialiateta dar si categorii specifice domeniului IT .Astfel principalele categorii de riscuri sunt:Riscuri legate de buget

subdimensionare buget supradimensionare buget

Riscuri legate de activitati proiectarea activitatilor implementarea activitatilor

Riscuri legate de echipa de proiect

3

alcatuirea echipe activitatea echipei

Riscuri tehnice componenta software componenta hardware

Riscuri de securitate informatica risc client risc organizatie

Descrierea riscurilor

Urmatoarele informatii vor fi specificate in cadrul Registrului riscurilor (pentru fiecare risc din lista: ID-ul riscului, Titlu riscului, Descrierea risculuiClasificarea/categoria in care se incadreaza, Dimensiunea riscului: probabilitatea si impactul, expunerea la risc (probabilitate*impact), Activitatea din proiect sau departamentul din organizatie vizatPersoana care l-a identificat,Perioada in care riscul s-ar putea manifesta

5. Activitati

Identificarea Riscurilor

Sarcini Participanti

Pentru a se forma o imagine preliminare a categoriilor de riscuri pe care le implica proiectul se apeleaza in primul rand la experienta managerului de proiect , a membrilor echipei si a managerului de risc. Astfel in cadrul unor sesiuni de brainstorming si cu ajutorul unor interviuri individuale managerul de risc alcatuieste o lista cu principalele riscuri implicate de proiect. Pentru obtinerea unei imagini detaliate a expunerii la risc pe care o implica poiectul se foloseste un instrument numit RBS(risk breakdown structure). Modalitatile de identificare a riscurilor :1)Identificarea riscurilor pe baza experientelor precedente2) Riscuri in functie de obiectivele proiectului3) Risk Breakdown Structure

Toti membrii echipei de proiect sunt implicati in activitatea de identificare a riscurilor, insa eforturile lor sunt coordonate de managerul de risc.

Evaluarea riscurilor


Managerul de risc atribuie fiecare risc sau categorie de riscuri catre un anumit membru al echipei, iar acesta va estima probabilitatea si impactul acestora.(pe o scara de la 1 la 10, conform modelelor urmatoare).

Dina Maria,Despa Mihai, Curteanu Mihai, Drangu Valentin

4

Riscurile analizate sunt revizuite in echipa si estimarile sunt ajustate acolo unde este necesar. Lista riscurilor va fi ordonata descrescator in functie de expunerea la risc (probabilitate x impact).

Echipa

Matricea riscurilor inainte de aplicarea unor masuri de tratare a riscurilor- Anexa 3

Despa Mihai

Probabilitate:Nivel Frecventa de apariţie a

evenimentuluiDescriere Intervalul în care iau valori

probabilităţile

1 Imposibil Nu apare cu certitudine. (0 – 0.1)

2 Aproape imposibil Poate să apară numai în circumstanţe excepţionale

[0.1 – 0.2)

3 Foarte rar Poate să apară în unele situatii specifice [0.2 - 0.3)

4 Rar Poate să apară uneori [0.3 - 0.4)

5 Mediu Şanse aproape egale de apariţie [0.4 –0.5)

6 Probabil Sanse de aparitie [0.5 –0.6 )

7 Des Apare des [0.6 –0.7 )

8 Foarte des Apare foarte des [0.7 –0.8 )

9 Aproape sigur Exista sanse exterm de mari sa apara. [0.8 –0.9 )

10 Sigur Apare mereu in astfel de situatii [0.9 –1 )

Impact:

Nivel Descriptor Descriere Intervalul în care se modifică EBITA (Earnings

before interest, tax and amortization) sau Intervalul

cu care creste bugetul alocat proiectului

1 Insignifiant Nu produce pierderi ale reputaţiei, pierderile financiare sunt foarte reduse sau inexistente

< 2%

2 Neimportant Pierderile cauzate nu sunt demne de luat in calcul.

2% - 3%

3 Minor Nu generează probleme semnificative 3% - 4%

4 Mic Implică pierderi financiare si de imagine reduse. 4% - 5%

5 Moderat Poate cauza probleme operaţionale, dar poate fi rezolvat prin alocarea unor bugete

corespunzătoare

5% - 6%

5

6 Semnificativ Creează probleme in respectarea planului si parcurgerea etapelor şi poate produce pierderi

semnificative financiare şi umane

6% - 7%

7 Major Creează greutăţi în realizarea strategiei firmei sau in atingerea obiectivelor proiectului.

7% - 8%

8 Critic Provoaca pierderi semnificative financiare şi de personal.

8% - 9%

9 Inacceptabil Pune în pericol strategia firmei sau obiectivele proiectului, situaţia sa financiară

9% - 10%

10 Catastrofic Pune în pericol sănătatea oamenilor si poate duce la disparitia organizatiei.

> 10%

Matricea riscurilor:

Probabilitate Riscul inerent = P x IRiscul inerent = P x I

10 1010 2020 3030 4040 5050 60 70 80 90 100

9 99 1818 2727 3636 4545 54 63 72 81 90

8 88 1616 2424 3232 4040 48 56 64 72 80

7 77 1414 2121 2828 3535 42 49 56 63 70

6 66 1212 1818 2424 3030 36 42 48 54 60

5 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

4 4 8 12 16 20 24 28 32 36 40

3 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

2 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Impact

In functie de matricea riscurilor se va determina care este starea riscului: risc redus (zona verde), risc

moderat (zona galbenă) sau risc critic (zona rosie).

6

Conform cu matricea riscurilor, putem identifica cele mai importante 10 riscuri:1. Esuarea accesarii unor surse de finanatre corespunzatoare echivaleaza cu suspendarea sau

anularea proiectului.2. Aparitia unor cheltuieli neprevazute genereaza costuri ce daca nu sunt bugetate corect impiedica

desfasurarea fluenta a proiectului.3. Timpul alocat unei activitati este subestimat, fapt ce duce la decalarea celorlalte activitati si in

final la depasirea termenului proiectului4. Alterarea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda va duce la scaderea

credibilitatii firmei.5. Subestimarea costurilor genereaza incapacitatea de a asigura calitatea dorita in ceea ce priveste

: resursa umana, echipamentul sau informatiile.6. Defectiunea hardware duce la pierdera de resurse financiare, informationale si de timp.7. Pierderea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda se va solda cu pierderea

clientului si posibile despagubiri materiale.8. Intarzieri la livrarea echipamentului au ca si principala consecinta depasirea termenului limita

al proiectului.9. Desemnarea unui manager de proiect neadecvat micsoreaza considerabil eficienta echipei de

proiect.10. Neidentificarea unui furnizor corespunzator duce la achizitionarea unor echipamente prea

costisitoare sau de calitate indoielnica.Matricea celor mai importante 10 riscuri se gaseste in Anexa 4

Planificarea masurilor de raspuns la risc


Cele mai importante 10 riscuri sau sau cele care au o expunere mai mare decat 40 sunt repartizate membrilor echipei pentru ca acestia sa recomande masuri de tratare.

Despa Mihai

Pentru fiecare risc vor fi recomandate masuri de tratare care vor actiona fie asupra probabilitatii de aparitie, fie asupra impactului riscului. Fiecare membru va propune masuri pentru riscurile atribuite si le va furniza managerului de risc.

Membrii echipei

Planul de masuri asupra riscurilor va fi centralizat intr-o lista unica (Anexa – Planul pentru tratarea riscurilor) care va fi pusa la dispozitia managerului de proiect/general.

Despa Mihai

Matricea riscurilor refacuta-Anexa 5 Despa Mihai

7

Tratarea Riscurilor


Managerul de proiect va atribui responsabilitatea aplicarii in practica a fiecarei masuri catre un membru al echipei.

Dina Maria

Fiecare responsabil cu aplicarea unei masuri de tratare a riscului va indeplini sarcinile atribuite.

Dina Maria, Despa Mihai, Curteanu Mihai, Drangu Valentin

Monitorizarea Riscurilor


Pentru a preveni si reduce riscurile pe parcursul derularii activitatilor proiectului se va utiliza un plan de monitorizare si control a riscurilor. Factorii de risc identificati vor fi inregistrati pe categorii in “registre de risc” ce contin descrierea riscului, date despre probabilitatea si impactul estimate, riscul inerent, activitatea supusa riscului, persoana care a identificat riscul si data sau perioada in care s-ar putea manifesta. Se va urmari reactualizarea permanenta a datelor din registrele de risc si efectuarea de controale de rutina pentru a identifica noi riscuri si a evalua factorii identificati. Principalele 10 riscuri ce ameninta buna defasurare a proiectului vor alcatui o lista (Anexa4) si vor avea prioritate in procesul de tratare. Lista se actualizeaza periodic pe masura ce se efectueaza tratarea riscurilor. Managerul de risc va verifica in permanenta concordanta cheltuielilor cu bugetul de risc alocat si va oferi rapoarte managerului de proiect.Se vor efectua sesiuni de workshop la inceputul fiecarei etape din derularea proiectului pentru evaluarea activitatii si reactualizarea datelor din registrul de risc. In situatia identificarii de noi riscuri, acestea se vor detalia si analiza in cadrul unor sedinte de brainstorming. In cadrul sedintelor se vor utiliza, de asemenea, chestionare pentru a verifica respectarea etapelor si a termenelor din planul de implemenetare si corespondenta cu bugetul de risc, dar si pentru a identifica noi riscuri in oricare din departamentele incluse in aria proiectului.Se va intocmi “planul pentru tratarea riscurilor” care va contine descrierea riscului, masuri posibile de tratare, masura prospusa, informatii despre resursele necesare, riscul rezidual, responsabilul cu implementarea masurii si perioada/timpul de implementare. Aceste informatii vor ajuta managerul de proiect in alegerea optima a raspunsului la declansarea factorului de risc descris in plan

Despa Mihai

Stadiul si eficienta aplicarii fiecarei masuri de tratare va fi raportata managerului de risc la fiecare 2 saptamani.

Membrii

Probabilitatea si impactul fiecarui risc sunt reevaluate si modificate ori de cate ori este necesar.

Despa Mihai

Daca este identificat un nou risc, acesta este analizat si incorporat in lista riscurilor.

Despa Mihai

8

“Topul primelor 10 riscuri ale proiectului” va fi refacut in urma aplicarii masurilor de tratare. Anexa 3

Despa Mihai

Fiecare risc asupra caruia masurile de tratament nu au fost eficiente sau a carui expunere a crescut va fi prezentat managerului de proiect.

Despa Mihai

6. Calendarul activitatilor de managementul riscului

Identificarea riscului

Un workshop va fi realizat dupa incheierea fiecarei activitati critice.(in total 5)Un chestionar va fi adresat membrilor echipei in 23 02 2010Se vor organiza interviuri individuale la 3 zile dupa incheierea fiecarui workshop

Intocmirea listei riscurilor

Registrul riscurilor va fi completat si pus la dispozitia echipei de proiect in 01 04 2010

Planul pentru tratarea riscurilor

Planul de tratare a riscurilor va fi finalizat si pus la dispozitia echipei in 15 04 2010.

Revizuirea planului si listei riscurilor

Registrul riscurilor si planul vor fi revizuite si aprobate de catre managerul de proiect pana la 18 04 2010.

7. Bugetul pentru managementul riscului

Bugetul pentru managementul riscului este defalcat pe doua directii: identificarea si tratarea riscurilor.Identificarea riscurilor implica resurse financiare pentru organizarea unor workshopuri si conceperea unor chestionare. In acelasi scop se vor desfasura si o serie de interviuri individuale cu membrii echipei de proiect. Interviurile nu consuma in mod direct resursa financiara insa avand in vedere ca sunt consumatoare de timp le putem atribui si o valoare monetara. Astfel in functie de productivitatea, salariul si timpul alocat de un membru al echipei de proiect pentru a participa la un interviu , a completa un chestionar sau a participa la un workshop putem calcula costul efectiv al unor astfel de practici.

ACTIVITATE RESURSA IMPLICATA COST UNITAR FRECVENTA(numar unitati)COST TOTAL

Interviu individual umana si financiara 300€ 5 1500€Workshop umana si financiara 500€ 5 2500€Chestionar umana si financiara 200€ 1 200€TOTAL 4200€

Etapa de tratare a riscurilor implica un efort financiar mai consistent. Au fost alese pentru a fi tratate 10 riscuri a caror probabilitate si impact sunt mai ridicate. La intocmirea bugetului de risc trebuie sa avem in vedere ca bugetul total al proiectului este de 128 000 euro. Este de asemenea util de subliniat faptul ca este foarte dificila eliminarea completa a unui risc si ca resursele ce urmeaza a fi cheltuite sunt destinate minimizarii expunerii la risc si nu eliminarii acesteia.

9

RISC PROBABILITATE IMPACTEXPUNERE LA RISC

Daca accesarea unor surse de finantare corespunzatoare esueaza atunci are loc suspendarea sau anularea proiectului. 78%

4.300,00 €

3.354,00 €

Daca are loc aparitia unor cheltuieli neprevazute atunci se genereaza costuri ce daca nu sunt bugetate corect impiedica desfasurarea fluenta a proiectului. 69%

1.200,00 €

828,00 €

Daca timpul alocat unei activitati este subestimat, atunci acest fapt duce la declarea celorlalte activitati si in final la depasirea termenului proiectului 42%

2.100,00 €

882,00 €

Daca are loc alterarea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci va scadea credibilitatea firmei. 56%

1.300,00 €

728,00 €

Daca se subestimeaza costurile atunci se ajunge la incapacitatea de a se asigura calitatea dorita in ceea ce priveste : resursa umana, echipamentul sau informatiile. 33%

3.250,00 €

1.072,50 €

Daca are loc o disfunctionalitate hardware atunci are loc pierderea de resurse financiare, informationale si de timp. 64%

3.800,00 €

2.432,00 €

Daca are loc pierderea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci acest lucru se poate solda cu pierderea clientului si posibile despagubiri materiale. 43%

2.810,00 €

1.208,30 €

Daca au loc intarzieri la livrarea echipamentului atunci principala consecinta este depasirea termenului limita al proiectului. 47%

1.400,00 €

658,00 €

Daca are loc desemnarea unui manager de proiect neadecvat atunci se micsoreaza considerabil eficienta echipei de proiect. 37%

1.500,00 €

555,00 €

Daca nu este identificat un furnizor corespunzator atunci sunt achizitionate echipamente prea costisitoare sau de calitate indoielnica. 42%

800,00 €

336,00 €

Total 12.053,80

€

Expunerea totala la risc a proiectului este 12.053,80 euro, suma ce reprezinta 9,8% din valoarea totala a proiectului.Astfel pentru a acoperi principalele riscuri ce ameninta buna desfasurare a proiectului este necesara suma de 12.053 €. La aceasta suma se adauga 4200 € pentru identificarea riscurilor si metodelor de tratare a acestora.In total analiza si neutralizarea riscurilor costa 16 253 €. Suma reala ce va fi cheltuita in cadrul managementului de risc insa va fi mult mai mica deoarece nu toate riscurile majore identificate vor fi tratate, iar dintre cele tratate doar pentru o parte se va acoperi in totalitate expunerea la risc.

8. Instrumente si informaţii folosite in managementul riscului

In sesiunile se workshop si sedintele de brainstorming se vor discuta aspecte privind activitatea zilnica a membrilor echipei, gradul de indeplinire a sarcinilor, dificultatile intampinate, comunicarea in cadrul echipei dar si rolul pe care il indeplinesc in cadrul planului de monitorizare si contol al riscului. In cadrul acestor sedinte si sesiuni se vor actualiza in permanenta listele cu riscuri. Pentru acele riscuri a caror dimensiune este ingrijoratoare se vor propune masuri de tratare.

10

Pentru o evaluare cat mai corecta se va folosi registrul de risc dar si rapoartele si fisele intocmite de managerul de risc in urma efectuarii unor observatii proprii.Pentru a eficientiza managamentul riscurilor in proiect s-a utilizat RISK+, program complex integrat cu programul Microsoft Project ce permite efectuarea unei analize complexe a riscurilor. Programul uilizeaza tehnici ce au la baza simularea Monte-Carlo si reuseste sa simuleze executia proiectului de sute de ori evidentind momentul aparitiei si intensitatea factorilor de risc. Programul permite realizarea de histograme de cost si durata si de analize de tip “if..then..” . Faciliteaza procesul de luare a deciziilor realizand analize de senzitivitate sau grafice de tip “tornado”, si permite folosirea corelatiilor intre riscuri.

9. Concluzii

Managementul riscului in proiectul ”Extinderea capacitatii de gazduire a SC Egazda SRL” prezinta o serie de elemente inedite impletite cu elemente clasice. Abordarea proiectului din punctul de vedere al managementului de risc este una de factura eterogena deoarece proiectul in sine poate fi privit ca fiind unul de achizitii, de IT sau de reinginerie. Gazduirea online este un domeniu inca neexploatat suficient in Romania si drept urmane documentatia de specialiatate este greu de obtinut. Din aceasta cauza dificultatea principala in ceea ce priveste realizarea unui studiu eficient in cazul de fata este identificarea corecta si dimensionarea cu acuratete a riscurilor inerente. Identificarea unor solutii eficiente de atenuare si combatere a riscului s-a dovedit a fi de asemenea un proces mai degraba intuitiv decat cognitiv. Principalele elemente de risc sunt grupate in jurul echipei de proiect si constituie un element endogen dificil de manipulat. Riscurile specifice domeniului e gazduire online sunt corelate cu echipamentele hardware si software. Aceste riscuri sunt dificil de identificat insa tratarea lor se face fara prea mare dificultate. Studiul efectuat reuseste sa atraga atentia asupra anumitor procese cheie ale proiectului. In cazul de fata probabilitatea de aparitie a anumitor riscuri este diminuata prin simpla constientizare a existentei acestora. Metodele de risc utilizate de managerul de risc imbina experienta personala cu informatiile obtinute de la ceilalti mebrii ai echipei. In acest fel se realizeaza rapoarte periodice ce constituie puncte de referinta in alcatuirea finala a studiului. Varianta definitiva a studiului dar si rapoartele periodice trbuie sa ajunga la managerul de proiect deoarece acesta este autoritatea decidenta suprema. Studiul este de asemena util pentru proiecte viitoare ce au un obiectiv similar sau metode de lucru apropiate. In urma realizarii acestui studiu o parte a riscurilor identificate a fost tratata astfel incat in momentul de fata nu mai exista riscuri a caror dimensionare sa poata fi considerata drept “critica”. Un astfel de studiu este purtator de cost insa daca informatiile sunt interpretate corect si masurile ce se impun sunt aplicata fara intarziere rezultatele sunt in masura sa genereze economisirea considerabila de resurse.

11

Anexe:

Anexa 1: Registrul riscurilor (model 1)

ID-ul riscului: Clategoria din care face parte: Data realizarii raportului:

Persoana:

Titlul riscului:

Descrierea riscului: <Descrieti fiecare risc de forma “conditie – consecinta”.>

Probabilitate: Impact: Dimensiunea riscului:

<probabilitate*impact.>

Perioada cand s-ar putea manifesta:

Activitatea din proiect vizata:

Tratarea riscului (masuri de tratare):

Data inceperii aplicarii masurii:

Date finalizarii aplicarii masurii:

Responsabil:

Starea curenta a riscului:

Buget alocat:

Plan de contingent (optional):

Nota: Pentru a usura lucrul cu Registrul Riscurilor, acesta poate fi transpus in Excel (orice forma care incorporeaza informatiile de mai sus este acceptata)

12

Codul Descrierea riscului Activitatea vizată Dimensiunea riscului inerent Persoana care a

identificat riscul

riscului Probabilitate

Impact Ri = P*I

Perioada în care s-ar putea manifesta

1 RISCURI BUGET

1.1 Subdimensionare bugetului genereaza insuficienta resurselor financiare, insuficienta ce la randul ei intarzie sau chiar impiedica finalizarea proiectlui.

1.1.1 Daca se subestimeaza costurile atunci se ajunge la incapacitatea de a se asigura calitatea dorita in ceea ce priveste : resursa umana, echipamentul sau informatiile.

Proiectarea bugetului 5 9 45 Dina Maria Perioada de implementare +exploatare

1.1.2 Daca are loc aparitia unor cheltuieli neprevazute atunci se genereaza costuri ce daca nu sunt bugetate corect impiedica desfasurarea fluenta a proiectului.


1.1.3 Daca are loc deprecierea accelerata a monedei nationale atunci apar costuri suplimentare in cazul achizitionarii de echipament in moneda straina.

Proiectarea bugetului 3 9 27 Dina Maria Achizitionare echipamente

1.1.4 Daca are loc aparitia unor cheltuieli imprevizibile atunci sunt generate costuri ce nu pot fi reflectate in buget dar care pot provoca esecul intregului proiect.


1.1.5 Daca accesarea unor surse de finantare corespunzatoare esueaza atunci are loc suspendarea sau anularea proiectului.

Obtinerea finantarii 6 10 60 Dina Maria Obtinerea finantarii

1.2 Supradimensionarea bugetului genereaza imobilizarea inutila de resurse financiare, resurse ce ar fi putut fi aducatoare de profit daca ar fi fost angrenate in alte proiecte sau activitati

1.2.1 Daca are loc supraestimarea costurilor atunci se genereaza blocarea inutila de lichiditati, lichiditati ce folosite in alt scop ar fi putut genera profit.

Proiectarea bugetului 2 5 10 Dina Maria Perioada de implementare

1.2.2 Exces de prudenta se poate manifesta in orice aspect al proiectarii si implementarii proiectlui si este aducator de costuri suplimentare.

Proiectarea bugetului 2 6 12 Despa Mihai Toate etapele proiectului

1.2.3 Daca are loc aprecierea accelerata a monedei nationale atunci aceasta devine o oportunitate in cazul cumpararii de echipament folosind moneda straina.

Proiectarea bugetului 2 7 14 Dina Maria Achizitionare echipamente

2 RISCURI ACTIVITATI

2.1 Poiectarea deficitara a activitatilor genereaza irosirea de resurse si afecteaza calitatea generala a proiectului

2.1.1 Daca nu sunt identificate toate activitatile necesare realizarii proiectului atunci se ajunge la o avansata stare de dezorganizare in partea de implementare.

Intocmirea listei de activitati

4 9 36 Dina Maria Perioada de implementare +exploatare

2.1.2 Daca timpul alocat unei activitati este subestimat, atunci acest fapt duce la declarea celorlalte activitati si in final la depasirea termenului proiectului


7 8 56 Dina Maria Perioada de implementare

2.1.3 Daca timpul alocat unei activitai este supra estimat, atunci se ajunge la iosirea de resurse.



2.1.4 Daca succesiunea logica a activitatilor este proiectata deficitar , atunci rezultatele sunt nerespectarea bugetului, a graficului de activitati si a termenului proiectului.



2.1.5 Daca resursele necesare fiecarei activitati sunt alocate prost, atunci se ajunge la incapacitatea de a finaliza in conditii optime anumite insarcinari.



2.2 Implementarea deficitara a activitatilor afecteaza in mod irevocabil atingerea obiectivelor proiectului

2.2.1 Daca nu este identificat un furnizor corespunzator atunci sunt achizitionate echipamente prea costisitoare sau de calitate indoielnica.

Alegerea furnizorului 3 9 27 Curteanu Mihai

Achizitionarea de echipamente

2.2.2 Daca au loc intarzieri la livrarea echipamentului atunci principala consecinta este depasirea termenului limita al proiectului.


Instalare echipamente

2.2.3 Daca are loc livrarea de echipamente necorespunztoare atunci se genereaza pierderi la nivelul resursei timp, pierderi cauzate de schimbarea echipamentului.


Instalare echipamnete

3 RISC ECHIPA DE PROIECT

3.1 Alcatuirea echipei de proiect, daca este facuta necorespunzator poate fi elementul responsabil pentru escul proiectului.

3.1.1 Daca are loc cooptarea unui specialist hardware nepregatit corespunzator atunci sunt compromise sansele achizitionarii echipamentului optim pentru desfasurarea proiectului

Alcatuirea echipei de proiect

2 8 16 Despa Mihai Faza de alcatuire a echipei de proiect

3.1.2 Daca are loc cooptarea unui specialist software nepregatit corespunzator atunci sunt compromise sansele achizitionarii programelor optime pentru desfasurarea proiectului



3.1.3 Daca are loc desemnarea unui manager de proiect neadecvat atunci se micsoreaza considerabil eficienta echipei de proiect.

Alegrea managerului de proiect


3.1.4 Daca intalnim lipsa de compatibilitate si coeziune intre membrii echipei atunci inevitabil apare tensiune si incordare.



3.2 Activitatea echipei de proiect determina in mare masura daca obiectivele proiectului vor fi atinse sau nu.

3.2.1 Daca are loc imbolnavirea/accidentarea unui membru al echipei atunci eficienta cu care se lucreaza la proiect este diminuata.


3 9 27 Despa Mihai Toate fazele

3.2.2 Daca are loc demisia/concedierea unui membru al echipei atunci sporeste presiunea resimtita de ceilalati membrii ai echipe si in acelasi timp sporeste volumul de munca pe care acestia trebuie sa-l depuna.



3.3.3 Daca are loc imbolnavirea/accidentarea managerului de proiect, atunci



este diminuat considerabil factorul decizional din cadrul echipei.

3.3.4 Daca are loc demisia/concedierea managerului de proiect, atunci se creaza un gol la nivel decizional si organizational in cadrul echipei.



3.3.5 Daca este intalinit furtul atunci se produc pierderi materiale si de timp (pentru inlocuirea echipamentelor, informatiilor furate)


3 8 24 Dina Maria Toate fazele

3.3.6 Daca este intalnita delasarea atunci apare ca si consecinta un nivel sacazut al productivitatii.



3.3.7 Daca membrii echipei de proiect nu sunt multumiti de conditiile in care muncesc atunci activitatea prestata poate avea de suferit.



4 RISC TEHNIC

4.1 Componenta software 4.1.1 Daca apar bug-uri in componenta

software atunci este redusa eficienta unei aplicatii si pot aparea pierderi de date.

Achizitia componentelor

2 7 14 Drangu Valentin

Faza de exploatare

4.1.2 Daca apare incompatibilitate software atunci intregul sistem poate deveni de neutilizat , lucru ce sa traduce prin esuarea proiectului.



Faza de exploatare

4.1.3 Daca apare reticenta /aversiunea fata de noile aplicatii software atunci se ajunge la scaderea productivitatii operatorilor.



Faza de exploatare

4.2 Componenta hardware

4.2.1 Daca se manifesta incompatibilitatea hardware atunci



Faza de exploatare

poate face intreg sistemul de neutilizat , lucru ce se traduce prin esuarea proiectului.

4.2.2 Daca fiabilitatea sistemului este redusa atunci consecinta este incetinirea unor procese si genereaza pierderi financiare si de timp.



Faza de exploatare

4.2.3 Daca sunt identificate inovatii tehnologice in domeniu, constituie o oportunitate atunci cand sunt sunt achizitionate in timp util.



Faza de exploatare

4.2.4 Daca are loc o disfunctionalitate hardware atunci are loc pierderea de resurse financiare, informationale si de timp.


5 9 45 Curteanu Mihai

Faza de exploatare

5 RISCURI SECURITATE INFORMATICA

5.1 Compromiterea securitatii datelor clientului genereaza neincredere si conduce in ultima instanta la scaderea cotei de piata.

5.1.1 Daca are loc pierderea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci acest lucru se poate solda cu pierderea clientului si posibile despagubiri materiale.

Proiectarea sistemului de gazduire


Faza de exploatare

5.1.2 Daca are loc alterarea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci va scadea credibilitatea firmei.



Faza de exploatare

5.2 Compromiterea securitatii datelor Egazda afecteaza eficienta proceselor de business din cadrul organizatiei

5.2.1 Daca are loc pierderea datelor legate de activitatea proiectlui atunci pagubele materiale cauzate



Faza de exploatare

de nevoia de reconstructie a datelor vor fi considerabile.

5.2.2 Daca are loc alterarea datelor legate de activitatea proiectului atunci intazierile in desfasurarea activitatilor vor fi inevitabile.



Faza de exploatare

6 RISCURI ASCUNSE

Anexa 3 PLANUL PENTRU TRATAREA RISCURILOR (model)

Departamentul/serviciul…………………………………………………………………………………

Data……………………….Completat de………………………….. Contact:………………………………

Cod risc

Descrierea riscului Masuri posibile de tratare a riscului

Masura propusă Resurse necesare

Riscul rezidual

Responsabil cu

implementare

Perioada /termenul de implementare

a masurii propuse

P I P*I

1.1.5

Daca accesarea unor surse de finantare corespunzatoare esueaza atunci are loc suspendarea sau anularea proiectului.

Identificarea mai multor surse de finantare pentru care proiectul sa fie eligibil

Identificarea mai multor surse de finantare pentru care proiectul sa fie eligibil

Umane si informationale

4 10 40 Dina Maria Perioada de

proiectare

Finantarea proiectului din surse proprii.

Identificarea unor parteneri dispusi sa finanteze proiectul in schimbul unui procent din profit

1.1.2

Daca are loc aparitia unor cheltuieli neprevazute atunci se genereaza costuri ce daca nu sunt bugetate corect impiedica desfasurarea fluenta a proiectului.

Alocarea de resure financiare pentru evenimente neprevazute.

Alocarea de resure financiare pentru evenimente neprevazute.

Umane si financiare

7 6 36 Dina MariaPerioada de

proiectareRealizarea de economii in cadrul activitatilor ce ofera aceasta posibilitate

2.1.2

Daca timpul alocat unei activitati este subestimat, atunci acest fapt duce la declarea celorlalte activitati si in final la depasirea termenului proiectului

In graficul activitatilor sa fie prevazute rezerve strategice de timp.

In graficul activitatilor sa fie prevazute rezerve strategice de timp

Umane, de timp si financiare


proiectare Realizarea unor activitati in regim de urgenta fara a face rabat de la calitate.

5.1.2

Daca are loc alterarea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci va scadea credibilitatea firmei.

Solutii de backup functionale 24/24


Umane , financiare

4 5 20Drangu ValentinCurteanu Mihai

Perioada de implementare

Despagubirea clientului

Solutii antivirus eficiente

1.1.1

Daca se subestimeaza costurile atunci se ajunge la incapacitatea de a se asigura calitatea dorita in ceea ce priveste : resursa umana, echipamentul sau informatiile.

Alcatuirea unui buget echilibrat structurat in jurul activitatilor critice Alcatuirea unui

buget echilibrat structurat in jurul activitatilor critice

Umane si financiare


proiectareInformare aprofundata asupra costurilor aferente tuturor activitailor din proiect

4.2.4

Daca are loc o disfunctionalitate hardware atunci are loc pierderea de resurse financiare, informationale si de timp.

Echipamente hardware de rezerva folosite in modul „stand by”

Echipamente hardware de rezerva


5 8 40Drangu Valentin Perioada de

implementareGarantie business ce

presupune ca furnizorul sa asigure echipamente alternative pana la remedierea problemei.

5.1.1

Daca are loc pierderea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci acest lucru se poate solda cu pierderea clientului si posibile despagubiri materiale.



Umane si financiare



Despagubire financiara client sau gazduire gratis pe perioada limitata

Solutii antivirus eficiente

2.2.2Daca au loc intarzieri la livrarea echipamentului atunci principala consecinta este depasirea termenului limita al proiectului.

Prevederea in contract de penalizari financiare pentru furnizor in cazul intarzierilor

Prevederea in contract de penalizari financiare pentru furnizor in cazul intarzierilor


3 8 24 Despa Mihai Perioada de

implementareAsigurarea unei

variante alternative de furnizor.

3.1.3 Daca are loc desemnarea unui manager de proiect neadecvat atunci se micsoreaza considerabil eficienta echipei de proiect.

Asigurarea unor solutii de rezerva pentru postul de manager de proiect.

Desemnarea unui manager de proiect a carui experienta si


2 10 20 Despa Mihai Perioada de implementare

performanta sa fie garantia eficientei.

Retribuirea managerului sa se faca in functie de performantele proiectului

Desemnarea unui manager de proiect a carui experienta si performanta sa fie garantia eficientei.

2.2.1

Daca nu este identificat un furnizor corespunzator atunci sunt achizitionate echipamente prea costisitoare sau de calitate indoielnica.

Largirea arie de cautare si explorarea pietelor internationale nu doar a celor nationale.

Largirea ariei de cautare si explorarea pietelor internationale nu doar a celor nationale.




Anexa 8

Bugetul proiectului

BUGETUL PROIECTELOR (VA CONTINE DOAR CHELTUIELILE ELIGIBILE) LEI

Nr. Cheltuieli Eligibile Unităţi*

Cost/ unitate

Cost Total

Contribuţia Finanţării

Contribuţia Finanţării

Contribuţia Beneficiarului

Cheltuieli eligibile a caror finantare este

Total

Nerambursabile Nerambursabile (procentul de eligibilitate al activităţilor%)

necesara pentru contributia

partenerului la proiect**

1 2 3 4 5=3x4 6 7 8 9 10 = 6+8

1 Echipament

1.1

Utilaje de producţie şi instrumente conţinând

elemente inovatoare sau tehnologii moderne, legate de

implementarea proiectului

- - - - - - -

1.2 Echipament TIC - server VPS2 5933 11866 8899,5 2966,5 11866

1.2Echipamente TIC - server

windows1 2810 2810 2107,5 702,5 2810

1.2Echipamente TIC - server

backup si arhivare1 7796 7796 5847 1949 7796

Subtotal active tangibile - max. 60% din valoarea totală

a proiectului22472 16854 50 5618 22472

2 Licenţe şi aplicaţii software

2.1

Achiziţionarea drepturilor de exploatare a unei invenţii brevetate (prin contract de

cesiune sau licenta)

Per contract

- - - - - -

2.2

Licenţe software şi sisteme de aplicaţii TIC - licenta solutie

backup R1soft1 8994 8994 6745,5 2248,5 8994

Subtotal active intangibile - max. 40% din valoarea totală

a proiectului

8994 6745,5 20 2248,5 8994

3 Servicii TI

3.1

Achiziţionarea de soluţii software care pot include

următoarele: analiza proceselor, dezvoltarea,

implementarea şi testarea aplicaţiei

Per unitate

Subtotal servicii TI - max 40% din valoarea totală a

proiectului

4 Servicii de Consultanţă

4.1 Planuri de e-AfaceriPer

contract

4.2 Studii de piaţăPer

contract

4.3

Servicii de consultanţă pentru pregătirea documentaţiei

proiectului

Per contract

4.4

Servicii de consultanţă pe parcursul implementării proiectului -consultanta

implementare solutie backup R1Soft

1 4497 4497 3372,75 1124,25 4497

Subtotal servicii de consultanţă - min 10% şi

max. 20% din valoarea totală 4497 3372,75 10 1124,25 4497

a proiectului

5 Servicii de instruire

5.1

Servicii de instruire direct legate de scopul proiectului (doar taxa de participare la

cursuri) - instruire implementare solutie

backup/arhivare R1Soft

1 4497 4497 3372,75 1124,25 4497

Subtotal servicii de instruire - min 10% and max. 20% odin valoarea totala a proiectului

4497 3372,75 10 1124,25 4497

6 Costuri de Marketing

6.1Costuri cu târguri şi expoziţii

(doar taxa de participare)

6.2

Marketing online - bannere pe bloguri si pe site-uri de

specialitate1 4497 4497 3372,75 1124,25 4497

Subtotal marketing - max. 10% din valoarea totală a

proiectului

4497 3372,75 10 1124,25 4497

7

Costuri de audit (pentru finanţări de peste 125.000

LEI)

Per raport

de audit

Subtotal costuri de audit - max 10% din valoarea totală

a proiectului

8TOTAL costuri eligibile ale

proiectului44957 33717,75 11239,25 44957

9

Cheltuieli neprevăzute - max. 10% din linia 8 (vor fi

utilizate doar pentru finanţarea activităţilor

incluse în buget şi subestimate iniţial)

4495,7 3371,78 1123,93 4495,7

10TOTAL valoare proiect

(linia 8 + linia 9)49452,

737089,53 12363,18 49452,7

Anexa 9

Plan de activitati

Activitatea Sapt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Organismul de implementare(solicitantul sau partenerii săi)

1. Contractare consulatant software si hardware

EGAZDA S.R.L.

2. Sondarea pietei de echipamente hardware

EGAZDA S.R.L.

3. Contractarea firmei distribuitoare de hardware

EGAZDA S.R.L.

4.Achizitionarea si reinnoirea de licente software EGAZDA S.R.L.

5. Instalarea echipamentelor si a solutiilor software

EGAZDA S.R.L.

6. Sondarea pietei de publicitate oinline

EGAZDA S.R.L.

7. Realizarea de materiale publicitare EGAZDA S.R.L.

8. Incheierea unor contracte cu caracter publicitar

EGAZDA S.R.L.

Anexa 7 Chestionar

Avand in vedere stadiul in care se afla proiectul considerati ca obiectivele sunt realist formulate?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca managerul de proiect isi indeplineste sarcinile eficient si corect?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca in interiorul echipei de proiect exista conflicte, tensiuni sau neintelegeri?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca exista pericolul depasirii bugetului alocat?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca activitatile proiectului sunt corect dimensionate si bugetate?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca au fost luate masurile necesare pentru a respinge un eventual atac informatic?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca relatia cu partenerii de afaceri este prolifica?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Considerati ca activitatea dumneavoastra in cadrul echipei este apreciata?a) Da b) In mare masurac) Nu sunt sigurd) In mica masura e) Nu

Anexa 6

Lista de control

1. Sunt suficiente resursele alocate pentru realizarea in conditii optime a proiectului?2. Au membrii echipei de proiect experienta si pregatirea necesara pentru a-si indeplini

atributiunile eficient?3. Exista solutii pentru cazul in care echipa este nevoita sa-si schimbe componenta sau sa

reduca numarul de membrii?4. Este echipa de proiect corect dimensionata ? 5. Activitatile proiectului urmeaza o succesiune logica?6. Este resursa timp utilizata in mod optim?7. Sunt alocate rezerve de timp pentru activitatile cu grad ridicat de complexitate?8. Structura bugetului cuprinde toate categoriile de cheltuieli necesare indeplinirii

obiectivelor proiectului?9. Exista variante alternative in cazul in care furnizorii nu-si indeplinesc constiincios

obligatiile contractuale?10. Exista variante de rezerva pentru finantarea proiectului?11. Este luata in considerare varianta semnarii unui contract de mentenanta cu furnizorii de

echipamente?12. Este respectat legislatia nationala si internationala?13. Obiectivele proiectului sunt in concordanta cu standardele U.E.?14. Poate fi obiectivul proiectului incadrat intr-o axa prioritara U.E.?15. Au fost luate in considerare pierderile cauzate de erori umane?16. Sunt membrii echipei multumiti de conditiile de munca si de nivelul salarial?17. Au fost luate in considerare pierderile cauzate de atacuri informatice cu aplicatii

malitioase, virusi si troieni ?18. A fost studiata piata pentru a se identifica eventualele oportunitati si modalitatile de

valorificare ale acestora?19. Este mediul de business suficient de informat in legtura cu activitatea de gazduire online?20. Echipamentele hardware si software de calitate pot fi achizitionate de pe piata locala la

un pret rezonabil?

Anexa 4 Matricea riscurilor

ID Risc Descrierea riscului Probabilitatea Impactul Dimensiunea riscului


6 10 60

1.1.2


7 8 56

2.1.2 Daca timpul alocat unei activitati este subestimat, atunci acest fapt duce la declarea celorlalte activitati si in final la depasirea termenului proiectului

7 8 56

5.1.2Daca are loc alterarea datelor pe care clientul le stocheaza pe serverele Egazda atunci va scadea credibilitatea firmei.

5 10 50

1.1.1


5 9 45

4.2.4Daca are loc o disfunctionalitate hardware atunci are loc pierderea de resurse financiare, informationale si de timp.

5 9 45

5.1.1


5 9 45

2.2.2Daca au loc intarzieri la livrarea echipamentului atunci principala consecinta este depasirea termenului limita al proiectului.

5 8 40

3.1.3Daca are loc desemnarea unui manager de proiect neadecvat atunci se micsoreaza considerabil eficienta echipei de proiect.

4 10 40

2.2.1 Daca nu este identificat un furnizor corespunzator atunci sunt achizitionate echipamente prea costisitoare sau de calitate indoielnica.

4 9 36

Risc redus Risc moderat Risc critic

Anexa 5 Matricea riscurilor dupa tratare

ID RISC

DESCRIEREA RISCULUI PROBABILITATEA

IMPACTUL DIMENSIUNEA


6 10 40

4.2.4Daca are loc o disfunctionalitate hardware atunci are loc pierderea de resurse financiare, informationale si de timp.

5 9 40

2.1.2


7 8 36

2.1.2

Daca timpul alocat unei activitati este subestimat, atunci acest fapt duce la declarea celorlalte activitati si in final la depasirea termenului proiectului

7 8 36

1.1.1


5 9 36

3.1.4 Daca intalnim lipsa de compatibilitate si coeziune intre membrii echipei atunci inevitabil apare tensiune si incordare.

4 9 36

3.2.1 Daca are loc imbolnavirea/accidentarea unui membru al echipei atunci eficienta cu care se lucreaza la proiect este diminuata.

3 9 27

3.3.6 Daca este intalnita delasarea atunci apare ca si consecinta un nivel sacazut al productivitatii.

4 9 27

5.1.1


5 9 25

3.3.5 Daca este intalinit furtul atunci se produc pierderi materiale si de timp (pentru inlocuirea echipamentelor, informatiilor furate)

3 8 24

Risc redus Risc moderat Risc critic

managementul riscului in cadrul unui proiect

Documents