MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

03 … Întocmirea planului proiectului

Estimarea timpilor, stabilirea corelațiilor și întârzierilor

Pt a transforma WBS în program de activități, trebuie adăugate

durata fiecărei misiuni

întotdeauna se estimează lungimea sub-misiunilor și nu lungimea întregii misiuni

întârzierile, în care proiectul trebuie să aștepte, trebuie incluse în plan

Ex: așteptarea livrării echipamentelor livrate

toate eventualele dependențe între misiuni

Repartizarea misiunilor pe persoane

Fiecare misiune trebuie să aibă alături numele persoanei care o va îndeplini, aceasta trebuind să fie realmente disponibilă pt efectuarea lucrării

Nu necesită alocări de persoane misiunile

cu efort zero

divizate în sub-misiuni

Dezvoltarea planului într-un program

Program

termenele de începere, determinate de

finalizarea oricăror misiuni anterioare – a nu se uita dependențele externe

încheierea pașilor anteriori la care lucrează cei care vor trebui să îndeplinească această misiune

disponibilitatea celor care lucrează la această misiune, ex: zile de sărbătoare libere, delegații, etc.

termenele de terminare pt fiecare sarcină

= date de începere + efortul

Dezvoltarea planului într-un program

La evaluarea timpilor se va ține cont de: se exclude sfârșitul de săptămână => 10 zile lucrătoare = 2 săptămâni

se exclud zilele de sărbătoare concediile de odihnă oamenii implicați pot lucra simultan și la alt proiect dacă cineva lucrează doar 50% din timp la proiectul

nostru, înseamnă că un efort de 2 zile, de exemplu, va dura 4 zile reale

numărul de zile dintr-o săptămână în care oamenii sunt disponibili permanent

se va ține cont de timpul pierdut cu corespondența, convorbirile telefonice, mesajele de e-mail, ședințe, etc.

Se poate folosi un software de planificare

Calcularea costurilor

Costuri asociate cu derularea proiectului timpul oamenilor care lucrează la proiect

orice bunuri care trebuie cumpărate ca oamenii să își poată termina munca

trebuie inclus și timpul managerului de proiect, chiar dacă acesta nu apare în plan sub forma unei misiuni

Costuri asociate cu achiziția echipamente

bunuri utilizate în vederea obținerii rezultatelor proiectului

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Jaloane

oferă date esențiale

utile în comunicarea cu clientul

utile la explicarea planului

indicatori generali ai progresului

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Jaloane, exemplu

9 iulie, sala este pregătită pt instalarea mobilierului

25 iulie, mobilierul este montat

29 iulie, proiectul este terminat și laboratorul poate fi folosit

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Rezerva pt situații neprevăzute

estimare de sus în jos

trebuie examinat întregul plan, iar gradul de risc se va evalua intuitiv, ex: se adaugă 10% la costuri și timp

estimare de jos în sus

se examinează fiecare misiune individual și se identifică riscul de timp și de bani asociat fiecăreia

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Părțile mai riscante din plan

antreprenorul poate lucra a doua zi după ce a fost ales

rezerva ≈ 10 zile

întârzierile cauzate de așteptarea echipamentelor

rezerva ≈ 10 zile

instalarea unor aparate noi (misiunea 30) – de obicei apar probleme neprevăzute când se lucrează cu aparatură de generație nouă

rezerva ≈ 1 zi

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Părțile mai riscante din plan costuri variabile cu echipamentele aparatele cu costuri cunoscute

mobilierul, accesoriile electrice sunt aproximate bugetul acestora se suplimentează cu 25% - adică 1.465

(25% din 5860)

costurile cu personalul dacă se folosește rezerva de 21 zile

20 zile sunt de așteptare în care nu se lucrează, => rezerva = 0

1 zi de lucru pt Lucu, => rezerva = 120

managerul lucrează 21 zile în plus, => rezerva = 2.100

Jaloane și cheltuieli neprevăzute

Se va cere

Buget

74.380 (costurile pr.) + 2.220 (rezerva) = 76.600

Rotunjit: 80.000

Timp până la finalizare

25 septembrie – luna august este lună de concediu de odihnă în UTC-N

Trecerea în revistă și corecturile

Se poate realiza ?

2 iunie – 25 septembrie

74.380 lei

Duțu, Smărăndița, Lucu, antreprenor

există realmente acces la aceste resurse ?

Chiar trebuie realizat ?

se revine la motivul inițial

Justifică el investiția ? Chiar dacă răspunsul este NU, planificarea s-a dovedit o activitate valoroasă, întrucât a scos în evidență acest aspect

Trecerea în revistă și corecturile

Poate fi realizat mai bine ?

examinați în ce fel se poate jongla între cele 5 dimensiuni ale proiectului

dacă e nevoie, costurile pot fi reduse prin cumpărarea unor aparate mai ieftine

Drumul critic

acele misiuni care determină durata proiectului

misiunile care nu sunt pe drumul critic pot fi deplasate fără să schimbe lungimea totală a proiectului

Trecerea în revistă și corecturile

Poate fi înlăturată una dintre misiuni ?

Ex: corpurile de iluminat pot fi păstrate cele existente, chiar dacă sunt învechite

se economisesc 300 lei

se reduce cu 3 zile munca antreprenorului

Trecerea în revistă și corecturile

Estimările sunt rezonabile ?

s-ar putea ca unele perioade să fie prea lungi

timpii prea scurți nu sunt realiști

Trecerea în revistă și corecturile

Se poate înlătura vreo dependență ?

Ex: Dacă misiunea 4.8 (instalarea aparatelor noi) nu ar fi dependentă de 3.5 (Montarea mobilierului nou) ar pute începe pe 15 iulie și nu pe 28 iulie

Trecerea în revistă și corecturile

Se pot suprapune unele misiuni ?

Ex: Misiunea 4.8 (instalarea aparatelor noi) se poate suprapune cu de 3.5 (Montarea mobilierului nou) deoarece instalarea aparatelor poate fi începută în altă sală

Trecerea în revistă și corecturile

Unele resurse pot fi utilizate mai eficient ?

re-ordonați misiunile după persoana care le efectuează

Zile în care lucrează Zile în care NU

lucrează

Nr. de zile în

care NU are ce

face

Duțu 2 iunie – 3 iunie

18 iunie – 25 iunie

4 iunie – 17 iunie 10

Antreprenor 23 iunie – 10 iulie

24 iulie – 25 iulie

11 iulie – 23 iulie 9

Lucu 2 iunie – 16 iunie

28 iulie – 29 iulie

17 iunie – 25 iulie 24

Trecerea în revistă și corecturile

Unele resurse pot fi utilizate mai eficient ?

avertizat din timp, fiecare își poate găsi altceva de făcut în timpii săi morți ai proiectului

extinderea anvergurii prin efectuarea unor lucrări suplimentare

Ex: Lucu poate începe mai târziu misiunea 4.1, deoarece misiunile 4.1 -4.6 nu se află pe drumul critic

nu va mai fi nevoit să aștepte

poate începe pe 15 iulie

nu mai are timpi de așteptare

Trecerea în revistă și corecturile

Se pot adăuga resurse ?

s-ar termina mai repede vreuna dintre misiuni, dacă la ea ar participa mai mulți oameni ?

misiuni ce pot fi terminate mai repede cu mai mulți oameni:

3.5 (Montarea mobilierului nou)

4.8 (Instalarea aparatelor noi)

Examinarea planului împreună cu clientul proiectului

Clientul poate cere Un proiect mai ieftin și realizat mai rapid

cel care a realizat planul știe mai multe despre proiect decât clientul

se poate reduce anvergura sau calitatea reazultatelor, altfel planul rămâne nemodificat

Eliminarea rezervei pt situații neprevăzute

rezerva e greu de justificat

poate fi considerată ca o poliță de asigurare

clientului i se arată doar jaloanele de nivel ridicat

dacă proiectul e terminat mai repede și i se economisesc bani, clientul se va declara mulțumit

rezerva trebuie “mascată” în alte misiuni

nu trebuie admisă sub nicio formă

recomandări

indiferent ce anume cauzează modificarea

proiectului, clientul trebuie să știe acest lucru cât mai

devreme cu putință

gestionarea așteptărilor este cheia menținerii

mulțumirii clientului

recomandări

nu faceți o planificare superficială

timpul inițial petrecut la planificare va fi recâștigat ca timp economisit ulterior

faceți diferența dintre efortul necesar unei activități și durata ei

rezerva pt situații neprevăzute nu înseamnă management slab

este mai importantă obținerea unui plan complet decât o estimare corectă

estimare incorectă => depățirea termenului final

neincluderea unei misiuni => imposibilitatea finalizării lucrării

recomandări

alcătuiți echipa cea mai bună

software-ul pt planificare ajută la prezentarea și gestionarea planului, dar nu garantează un plan

mai bun