*Managementul ciclului de proiectLector: drd.ec. Marcel Lucian FLOREA Grupare de competente pentru managementul intreprinderii

Managementul Ciclului Proiectului

ProgramareIdentificareFormulareFinantareImplementareEvaluare

Surse: O parte a slidurilor acestei prezentari au fost extrase din prezentarea PowerPoint folosita in cursurile PCM destinate pesonalului Comisiei Europene (PCM Help Desk).

Toate slidurile acestor prezentari sunt conform normelor PMP (project manager profesional ) al PMI (Project Manangement Institute) SUA

Continut:1. PCM - ABORDAREA INTEGRATA 2. CADRUL LOGIC AL PROIECTULUI (LOGFRAME)2.1. ETAPA DE ANALIZA 2.2. ETAPA DE PLANIFICARE4. INSTRUMENTELE MANAGEMENTULUI PCM3. METODE DE EVALUARE

*

Ce este un proiect:

O activitate sau un grup de activitati desfasurate conform unui plan cu scopul de a realiza un anumit obiectiv intr-o perioada de timp data si care inceteaza in momentul indeplinirii obiectivului.

Ce este un proiect ? prin obtinerea de rezultateun pachet distinct de activitati, mijloace si investitiiintr-o locatie data si de-a lungul unei perioade de timp, urmand un calendar pre-definit contribuind la obiectivele de dezvoltare globala, definite in relatia cu nevoiprin atingerea unui scop, vizat de un grup tinta de beneficiariin cadrul unei institutii responsibla pentru proiectpe baza unui cost total al proiectului pentru activitati si investitiicost a carui defalcare arata contributia financiara a tuturor partilora caror advantaje sunt considerate mai mari decit costurile lor

*Caracteristicile unui proiect: Data de inceput si sfarsit precizataUn bugetActivitati unice si nerepetitiveAtributii si relatii flexibileUn ciclu de viata

*

Program: O masura decisa de CE in favoarea unei tari ce este transpusa intr-un numar de activitati sustinute printr-un angajament financiar din bugetul CE.

*ProgramAxa 1Axa 2Axa 3Submasura 1Submasura 2

*

Este un proces dinamic condus in contextul unui anumit set de constrangeri care: organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si structuratcu scopul de a realiza anumite obiective clar definite.Ce este managementul de proiect?

*

Managementul de proiect:

Orientat spre obiectiveOrientat spre schimbareInovatorOrientat spre controlOrientat spre performantaFlexibil

*

Ne asiguram ca obiectivul poate fi indeplinit prin asigurarea:

Resurselor financiareResurselor de timpPlanificarea activitatilorRoluri si responsabilitati

Luam in calcul:ConstrangeriRiscuri

*

Managementul timpului

Asigurarea indeplinirii la timp a lucrarilor proiectuluiPlanificarea utilizarii resurselorReplanificarea proiectului folosind experienta acumulataAnticiparea eventualelor probleme

*

Managementul resurselor umane

Asigurarea disponibilitatii personalului la momentul oportunOmul potrivit la locul potrivitRezolvarea conflictelorPersonalul isi cunoaste bine atributiile

*

- Asigurarea alocarii resurselor adecvate Asigurarea disponibilitatii resurselor adecvate la momentul oportun

Managementul resurselor financiare-alte resurse

*Managementul financiar - continuareRealocarea resurselor Adaptarea activitatilor la resurse limitateRealizarea unui impact maxim cu resursele disponibile

*CompanieABConducere proiect

*Conducerea proiectului presupuneIntelegerea naturii proiectuluiRolul managerului de proiectDefinirea proiectuluiPlanificarea proiectuluiImplementarea proiectuluiMonitorizarea acestuiaFinalizarea cu succes a proiectului

*Natura/caracteristicile proiectuluiInstrument de schimbareDate clare de inceput si sfarsitAre un scop specificAre rezultateEste unicEste responsabilitatea unei singure org.Implica costuri, resurse si timpImplica diverse abilitati si resurse

*Ciclul de viata al proiectului-fazele proiectuluiInitiereElaborarea-organizarea proiectuluiImplementareMonitorizare Evaluare

Etapele Ciclului Proiectului

*

*Initierea proiectului

Analiza situatiei existenteIdentificarea problemei sau a necesitatiiAnaliza problemeiStabilirea prioritatilorStabilirea oportunitatii unui proiectDefinirea ideii de baza a proiectului

Identificare, analiza, formularea ideii de baza

*TimpBani-alte resurseCalitate-specificatii

*

Initierea proiectului

Ideile

Propuneri de proiect

*

Elaborarea proiectului

Studii de pre-fezabilitate, fezabilitateElaborare specificatii tehniceIdentificare resurse necesareAsigurarea resurselor necesareDetaliere si planificare activitatiAlocare resurse pe activitatiElaborare buget

*Elemente cheie ale specificatiilor proiectului

ObiectiveScopConstrangeriResurse-Costuri-bugetRezultateEtapele proiectului si planificare in timpRiscuri si Ipoteze de lucru Roluri si responsabilitati

*Obiective

Aliniate obiectivului companiei Masurabile in termeni de calitate, cantitate, timp, cost, rezultate realizabile Usor de inteles Putine ca numar consistente

*Definirea Scopului

Departamente afectatePersoane afectateRegiuni afectateProcese din companie afectateProduse afectate

Cine, Unde, Cum, Ce.

*Constrangeri, ipoteze, riscuri

Perioada limitataLimite bugetareSchimbari legislativeConditionari legislativeTimp nefavorabil etc

*Resurse

FinanciareUmaneAltele (echipamente, materiale )

*Buget P, 1mldSursaCompanieSurse externe, cofinantareBuget proiect =B comp + cofinantare

*CofinantareBancaCEFonduri nationale

*Abordarea bottom-up (de jos in sus)Proiect finalizatGrup activitati 1Grup activitati 2CENational

*Abordarea top-down (de sus in jos)Program CECompania elab. proiectAplica pentru finantare

*Retea IT(dezv.inst)Schimbare tehnologie (protectia mediului)Training (DRU)P1P2

*Modul de formulare a problemei este cheia problemei.

*Resursele umane

Numar necesarCalificare necesaraAlocare concreta pe sarciniAlocare la timpul oportunUn responsabilPosibilitatea suplimentarii resurselorStabilire termeneSursa lor

*Rezultate

Cantitative calitative identificate toate rezultatele care ar trebui sa duca la indeplinirea scopului proiectuluiRezultatele nerelevante se exclud

- X km de drum construit sau reabilitat sistem de irigare instalat 10 persoane instruite 3 cabinete medicale reabilitate program de dezvoltare a infrastructurii aprobat

*Etapele proiectului si PlanificareProiectEtapeActivitati

*

*Activitatile, subactivitatile

Sa fie masurabile: Sa contina cost, resurse si timp Sa aiba un singur rezultat Sa aiba Date clare de inceput si sfarsit Sa fie in responsabilitatea unei singure persoane de regula

*Implementare, Monitorizare i Evaluare Privind implementarea proiectelor selectate i contractate, CE nu sugereaz nici o metodologie specific privind managementul proiectului, n afar de matricea cadru logic i ghidul de monitorizare i evaluare.

Motivul dat de directori este acela c diferite standarde i metodologii sunt pe pia doar pentru managementul proiectului (PMI, IPMA, Prince 2, companii private, etc. - ele vor fi descrise pe scurt n Seciunea 7), i prin urmare CE nu poate impune unul n defavoarea altora.

Att timp ct aspectele operaionale i financiare ale Indicatorilor, Mijloacelor de verificare, activittile, resursele i riscurile sunt urmrite corespunztor, poate fi utilizat orice metod de ctre contractanii proiectelor.

*ce trebuie facut, cum trebuie facut, pana cand trebuie facut si cu ce resurse ElaborareImplementareFace ce s-a stabilitConform planificariiPana la termenele stabilite Si cu resursele alocate

*MonitorizareaProces ce urmareste gradul in care: - se realizeaza activitatile planificate- se respecta termenele- gradul de cheltuire a resurselorEste un proces repetitiv

*Monitorizare Monitorizarea proiectelor este descris de managementul proiectului CE. Vizeaz sprijin n:

Identificarea succeselor i problemelor pe durata implementrii proiectului; Luarea de decizii la timp i informat; Justificarea resurselor utilizate i rezultatelor realizate; Informarea i participarea actorilor; Evaluare i audit.

Monitorizarea implic colectarea, analiza, comunicarea i utilizarea informaiilor despre progresul proiectului

*Sistem de monitorizareUn sistem bun de monitorizare trebuie s ofere informaii relevante persoanelor potrivite la timpul potrivit pentru a le ajuta s ia decizii informate.

Monitorizarea trebuie s evidenieze punctele tari i punctele slabe i s permit persoanelor responsabile cu problemele s mbunteasc performana, s construiasc succesul i s se adapteze la circumstane.

*Sistem de monitorizare Colecteaza Masoara Inregistreaza Proceseaza Comunica infomatia manageruluiSistemul de monitorizare fundamenteaza decizia managerului

* Managementul zilnic Reactii rapide la modificari alefactorilor externi, constrangeri- Strategie pe termen mediu si lung Sistemul de monitorizare contribuie

* resursele rezultatele efectele impactul Monitorizarea urmareste

*

Pentru monitorizarea tehnica- Rapoarte tehnice Inregistrari sau Baze de date Grafic Gantt

Pentru monitorizarea financiaraRapoarte financiareInregistari separate pe proiectMetode utilizate

*

Indicatori de operare si performantaIndicatori de riscIndicatori de impact

Tipuri de indicatori

*Indicatori de operare si performantaIndicatori de resurse: Se refera la echipamente, materiale,fonduri disponibile, verificarea livrarii la timp, calitateIndicatori de operare: executarea sarcinilor in timp, de calitate si costuriIndicatori de performanta: rezultate obtinute vs. PlanificatIndicatori de eficienta: relationeaza resursele cu rezultatele

*Indicatori de riscCostul resurselor in schimbareDisponibilitatea resurselorConditii climaticeRate de schimbConditii legislativeAcestia sunt in afara controlului si pot determina schimbari ale obiectivelor.

*Indicatori de impactIndicatori de impact direct: masoara efectul imediat obtinut in relatie cu cel estimatIndicatori de impact indirect: masoara alte efecte neluate in calcul

*EvaluareaAnaliza de regula la final aRelevanteiPerformanteiEficienteiImpactului Vs. Obiective stabilite.

*Ce s se monitorizezeCe activiti sunt n desfurare i ce progres s-a nregistrat? (eficien)

La ce valoare sunt folosite mijloacele i costurile aprute n legtur cu implementarea progresului (eficien)

Sunt realizate rezultatele dorite? (eficien)

n ce msur ating aceste rezultate scopul proiectului ? (eficacitate)

Ce schimbri apar n proiect ? (impact)

Sunt ipotezele exacte?

*Cine are nevoie de informaiiIdentificarea ce informaii sunt necesare de colectat este determinat prin analizarea urmtoarelor:

Obiectivele proiectului,

Interesul i capacitatea actorilor;

Structuri instituionale i de management;

Responsabiliti de luare a deciziilor.

*Exist ase etape principale pentru dezvoltarea unui sistem de monitorizareClarificarea scopului proiectului;

nelegerea naturii relaiei organizaionale, management i constrngeri capacitate;

Determinarea nevoilor de informare a actorilor cheie i a celor care implementeaz proiecte;

Revizuirea procedurilor i sistemelor existente de colectare de informaii;

Dezvoltarea ghidului de monitorizare a documentelor;

Furnizarea de instruire i resurse pentru a sprijini dezvoltarea i implementarea sistemelor

*LFA i monitorizareAnaliza situaiei existente:

O analiz actor inclusiv nevoile de informare;Puncte tari i puncte slabe ale sistemului existent de monitorizare, dac exist.

Plan de activitate:

Structura pentru pregtirea planurilor de lucru operaionale conform crora poate fi evaluat periodic implementarea (sarcini cheie, timp, durata, responsabiliti);Prezentarea vizual a sarcinilor cheie care poate fi utilizat pentru a promova planificarea participativ.

*Abordarea Cadrului Logic (LFA)Metodologia aplicat pentru planificarea, managementul i evaluarea proiectelor poart numele de Abordarea Cadrului Logic .Abordarea Cadrului Logic a fost elaborat n anii 70 i este n prezent larg utilizat. Ea vizeaz: prezentarea rezultatelor analizei ntr-un asemenea mod nct obiectivele proiectului/programului s fie stabilite sistematic i logic; reflectarea relaiilor cauzale ntre diferitele nivele; sprijinirea evalurii dac obiectivele au fost atinse; stabilirea ipotezelor aflate n afara controlului proiectului/ programului ce pot influena succesul acestuia; este utilizat n elaborarea proiectului, dar i n timpul implementrii i evalurii proiectului.

*Abordarea Cadrului Logic (LFA)Metodologia aplicat pentru planificarea, managementul i evaluarea proiectelor poart numele de Abordarea Cadrului Logic .Abordarea Cadrului Logic a fost elaborat n anii 70 i este n prezent larg utilizat. Ea vizeaz: prezentarea rezultatelor analizei ntr-un asemenea mod nct obiectivele proiectului/programului s fie stabilite sistematic i logic; reflectarea relaiilor cauzale ntre diferitele nivele; sprijinirea evalurii dac obiectivele au fost atinse; stabilirea ipotezelor aflate n afara controlului proiectului/ programului ce pot influena succesul acestuia; este utilizat n elaborarea proiectului, dar i n timpul implementrii i evalurii proiectului.

*

*Abordarea Cadrului Logic (LFA)Abordarea Cadrului Logic este o metodologie de planificare strategic ce poate fi utilizat pentru elaborarea mai multor tipuri de proiecte.Rezultatul Abordrii Cadrului Logic este Matricea Logic aProiectului.Utilizarea Abordrii Cadrului Logic este solicitat de multeinstituii internaionale finanatoare (cum ar fi Banca Mondial)i este obligatorie pentru proiectele finanate din programeleUniunii Europene.O Matrice Logic bine realizat reprezint o sintez uor de citita propunerii de proiect, care descrie legturile logice eseniale iparametrii proiectului.

Structura Matricei Logice a proiectuluiPRE-CONDITII

*Matricea cadru logic:O diagram a obiectivelor, indicatorilor i surselor de informare care s fie utilizat n dezvoltarea i implementarea unui sistem de monitorizare;O list cu ipotezele cheie.

Planuri de resurse i buget:format pentru pregtirea bugetelor operaionale corelat cu rezultatele i activittile planificate; Punct de referin pentru monitorizarea financiar i a resurselor (planificat/actual);Cadrul pentru identificarea resurselor i costurilor necesare pentru a implementa monitorizarea. LFA i monitorizare

*

Structura Matricei Logice( Logframe) Logica InterventieiSurse de VerificareSupozitiiObiective GeneraleScopul ProiectuluiRezultateActivitatiMijloaceCostPre-condi-tiiIndicatori de verificare ai Obiectivelor

Construirea matricei cadru logic - definirea structurii proiectului,verificarea logicii sale interne, formularea obiectivelor in termeni masurabiliPlanificarea activitatilor determinarea succesiunii si dependentei activitatilor; estimarea duratei acestora, stabilirea jaloanelor(milestones) si atribuirea responsabilitatiiPlanificarea resurselor dezvoltarea planurilor de intrari si a bugetului pe baza planului activitatilorAbordarea prin Cadrul LogicAnaliza Stakeholders - identificarea si caracterizarea principalilor stakeholders potentiali; estimarea capacitatii acestoraAnaliza problemei- identificarea problemelor cheie, constringerilor si oportunitatilor; determinarea relatiilor cauza- efectAnaliza solutiilor - dezvoltarea solutiilor din problemelor identificate; identificarea relatiilor miloace-finalAnaliza strategiei identificare diferitelor strategii de realizare a solutiilor; selectarea celei mai adcvate strategii; determinarea objectivelor majore (obiective generale; scop proiect) FAZA DE PLANIFICAREFAZA DE ANALIZA

*Matricea risc:

Realizarea obiectivelor proiectului este ntotdeauna supus influenelor din afara controlului direct al managerilor de proiect (ipoteze i riscuri).

Este foarte important s se monitorizeze acest mediu extern pentru a identifica dac sau nu ipotezele care au fost fcute deja sunt exacte i ce risc nou poate s apar i ce aciuni trebuie luate pentru a diminua riscul. LFA i monitorizare

*Matricea riscRealizarea obiectivelor proiectului este ntotdeauna supus influenelor n afara controlului direct al managerilor de proiect (ipoteze i riscuri).

Este foarte important s se monitorizeze acest mediu extern pentru a identifica dac sau dac nu au fost fcute ipotezele deja i ce risc nou poat s apar i ce aciuni trebuie s fie luate pentru a diminua riscul pe ct posibil.

*LF refRiscImpact potenial adversNivel risc (C/M/S)Strategie de management riscResponsabilitatePersonalul beneficiarului nu este motivat s participe la programul de construire a capacitiiLipsa consultanilor gata s nceap Un pericol real al construirii capacitii sub optim; activitile pot s nceteze de ndat ce se finalizeaz ATNu poate fi sistem de consiliere MC Propunere plan de stimulente pentru personal Discuie cu partenerii de proiect Recomandare de nlocuire anumite persoane More training for Local Service and Training BeneficiarDonator management proiectManagement proiect Donator11.1Matricea risc

*InterviuriMonitorizarea include deseori vizite scurte la locul proiectului.

Este foarte important o list de verificare, precum i o list cu ntrebri.

ntrebrile trebuie s vizeze proiectul.

*Cum se analizeaz informaiile/datele Analizarea datelor i transformarea eficient a datelor n managementul util al informaiei difer de colectarea lor.

Problema cheie n activitatea de monitorizare este cum se analizeaz i prezint datele colectate. Ar trebui s inem cont de faptul c datele cantitative implic numere care pot fi supuse diferitelor forme de analiz statistic n timp ce datele calitative ofer de obicei informaii privind opiniile persoanelor i ntr-un mod narativ.

*Echilibrarea cantitate i calitate un echilibru corespunztor al celor dou cu o interpretare a datelor cantitative mbuntite prin analiza calitativ (cu viziunea persoanelor).

n orice analiz, sunt necesare opinii obiective, anchete i interviuri

*Cum s se analizeze informaii/datePlanificat vs Actual

Monitorizarea este n primul rnd compararea a ce a fost iniial planificat cu ce s-a ntmplat de fapt (inclusiv costuri i resurse).

Aceast analiz este baza oricrui sistem de monitorizare. Dac nvm din nregistrrile noastre c ceva nu se ntmpl aa cum am planificat, ar trebui s analizm i cauzele problemei i s determinm o aciune imediat de remediere.

*Cum s se analizeze informaii/dateProcent/proporii

Calcularea procentelor i proporiilor este un mod foarte util de a prezenta realizarea proiectului. Aceste proporii ne ajut s vedem ct de aproape suntem de realizarea a ceea ce ne-am propus iniial. Cifrele mici privind procentul evideniaz un domeniu potenial de interes dac nu avem o explicare valabil a acestui lucru.

*Tendinele n timp i compararea ntre perioade de timp

O analiz a datelor n perioade diferite de timp poate ajuta la modul cu se realizeaz proiectul. Oricum, este util numai dac avem un set clar i consistent de indicatori (msurarea aceluiai lucru n acelai mod la diferite intervale de timp).Cum s se analizeze informaii/date

*Diversificarea geografic

Proiectele care sunt implementate n diferite locaii pot fi monitorizate ntr-un mod n care s ajute la identificarea diversificrii geografice n timp ce datele comasate nu permit acest lucru. Cum s se analizeze informaii/date

*Diversificarea de grup

Ar putea fi util s se observe diversificarea rezultatelor ntre diferitele grupuri sociale (impact asupra femeilor i brbailor). Acest lucru implic faptul c datele trebuie s fie prelucrate i clasificate innd cont de faptul c ele trebuie s nu fie comasate.Cum s se analizeze informaii/date

*

Concentrarea analizei ntrebri de rspunsInformaii necesarePlanificat vs actual(eficien) Risc & Ipoteze Design(relevan) Rezultatele proiectului(eficacitate) Sustenabilitate Impact Face proiectul ce s-a planificat iniial ? Plan de activitatePlan de resurseMatricea cadru logicRapoarte privind progresul Interviuri Sunt ipotezele valabile? Apar noi ipoteze? Matricea riscMatricea cadru logic A fost designul proiectului relevant? Este nc relevant? Matricea cadru logicAnaliza actori (etc LFA)Ce diferen face proiectul?Matricea cadru logic, rapoarte proiect, Interviuri Sunt scopurile proiectului sustenabile?Va avea impact proiectul asupra obiectivului general? Matricea cadru logic

*EvaluareEx ante

Este un studiu de fezabilitate al proiectului i stabilete scopurile acestuia. De obicei este revizuit pe durata implementrii proiectului n vederea constatrii exerciiului de Monitorizare.

*Intermediar

Aproximativ la jumtatea drumului pe durata implementrii proiectului. Evaluarea intermediar va utiliza informaiile cuprinse n rapoartele de monitorizare a proiectului sau programului dar nu se va baza exclusiv pe acestea. Evaluare

*Evaluare intermediarUn proiect poate realiza obiectivele sale imediate dar s nu aib impactul anticipat. Prin urmare evaluarea intermediar ar trebui s se adreseze urmtoarelor:

S aib stabilite obiectivele exacte pentru program/proiect

Sunt problemele cheie adresate/sunt vizate grupurile int?

Au fost identificate proiectele/programele exacte pentru a realiza obiectivele programului/politicii?

*Sunt implementate eficient i eficace programele/proiectele?

Au ele efectele anticipate i dorite (realizarea rezultatelor dorite, obiectivelor i impactului)?

Sunt eficiente planurile pentru management i implementare?Evaluare intermediar

*EvaluareEx post

Este de obicei realizat la un an sau doi dup terminarea perioadei strategiei.

Dei evaluarea ex post va analiza relevana, eficiena i eficacitatea proiectului/programului, accentul va fi asupra impactului i sustenabilitii.

*Nevoia de informaii variaz n funcie de ce analizm i prin urmare este util s vedem ce informaii trebuie colectate pentru fiecare criteriu de evaluare. Ce informaii/date avem nevoie

*

Concentrarea analizeintrebri de rspuns Informaii necesareRelevanaEficiena Eficacitatea Impact Sustenabilitate Este proiectul relevant? Matricea cadru logicAnaliza actori, analiza probleme, analiza obiectivelor, analiza strategiilor (dac este cazul)Rapoarte de monitorizareCt de bine diferitele activiti au transformat resursele disponibile n rezultate vizate? Matricea cadru logicCt au fost utilizate rezultatele proiectului sau au fost realizate posibilele lor beneficii?Matricea cadru logic xn ce msur beneficiile primite de beneficiarii int au avut un efect general ? Matricea cadru logic InterviuriEste posibil s continue rezultatele pozitive ale proiectului la nivel de scop dup finalizarea finanrii externe? Interviuri

*Tipul analizei pe care trebuie s o realizm depinde de cum rspundem la ntrebri i variaz de la proiect la proiect.

Oricum, o prezentare general poate fi dat prin analizarea cu mai mult atenie a criteriilor de evaluare i a tipului de ntrebri vizate pentru rspuns.Cum s se analizeze informaii/date

*Relevana unui proiect se refer n primul rnd la designul su i implic msura n care obiectivele sale declarate se adreseaz corect problemelor identificate sau nevoilor reale.

Trebuie s fie revzut pe toat durata proiectului n cazul n care apar schimbri fie n natura problemelor identificate iniial - fie circumstanelor fizice, politice, economice, sociale, de mediu, instituionale la care poate participa proiectul, necesitnd o schimbare a concentrrii.Relevana

*Relevana implic corespondena designului proiectului cu problemele care s fie rezolvate n dou puncte n timp:

Cnd proiectele sunt ntocmite

n timpul evalurii

Relevana

*Identificrii problemelor i nevoilor reale (vs percepute), i a beneficiarilor coreci i ct de bine se adreseaz proiectul iniial acestora;

Calitatea estimrii capacitilor locale de absorbie;

Calitatea estimrii capacitilor locale de implementare;

Dac este posibil, activiti pregtitoare ntreprinse (estimri ale politicii, revizuiri sector, studii de pre-fezabilitate inclusiv analiza economic i financiar, sesiuni de planificare, etc), de ctre cine, ct de bine au fost ncorporate constatrile n proiectul final i orice omisiuni evidente;Relevana se concentreaz asupra:

*Corespondenei consultrilor iniiale cu participarea actorilor cheie locali, autoritilor naionale, beneficiarilor vizai i ali donatori (cei din urm menionai n special privind aspectele de complementaritate) nainte de confirmarea designului i de nceperea implementrii;

Complementaritatea i coerena cu activitile ntreprinse de guvern i ali donatori, la acelai nivel sau la nivel mai nalt, n loc de duplicare sau conflict;

Calitatea ipotezelor, riscurilor i condiiilor cadrului Logic la nivele adecvate;Relevana se concentreaz asupra:

*Punctele tari i punctele slabe ale Design-ului general inclusiv:

Calitatea cadrului logic (sau cadrelor logice dac este vorba de un program multi complement);

Claritatea i consistena intern a obiectivelor generale declarate, scopului i rezultatelor; dac indicatorii verificabili obiectiv ai realizrii au fost bine alei i agreai;

Realismul alegerii i calitii input-urilor;

gradul general al flexibilitii i adaptabilitii pentru a facilita rspunsuri rapide la schimbri de circumstane.Relevana se concentreaz asupra:

*Criteriul eficien nseamn ct de bine s-au transformat resursele disponibile n rezultate vizate (uneori numite output), n privina calitii, cantitii i timpului.

O ntrebare cheie este au fost bine fcute lucrurile de aceea se adreseaz i valorii pentru bani, dac rezultatele similare ar fi putut fi realizate mai mult prin alte mijloace la un pre mai mic n acelai timp.Eficiena

*Calitatea managementului zilnic, de exemplu n:

Managementul bugetului (inclusiv dac un buget neadecvat a fost un factor);

Managementul personalului, informaiei, proprietii, etc.;

Dac managementul riscului a fost adecvat, ex dac a fost demonstrat flexibilitatea;

Schimbri de circumstane;

Relaiile/coordonarea cu autoritile locale, instituii, beneficiari, ali donatori;

Respectarea termenelor limit;Eficiena se concentreaz asupra:

*Costului i valorii pentru bani:

Cum au fost justificate costurile proiectului de ctre beneficii - dac s-au exprimat sau nu n termeni monetari pe care i-au generat, n comparaie cu proiectele similare sau abordri alternative cunoscute, innd cont de diferenele contextuale. Eficiena se concentreaz asupra:

*Contribuii de la instituii i guvern (ex, birouri, experi, raporturi, scutire de taxe, dup cum s-a stabilit n planul de resurse al cadrului logic), beneficiari int i alte pri locale:

S-au realizat aa cum s-a planificat, ar putea mbunti realizarea, realocarea responsabilitilor, a fost bun comunicarea?Eficiena se concentreaz asupra:

*Criteriul eficacitate in terminologia cadrului logic nseamn ct au fost utilizate rezultatele proiectului cu alte cuvinte, dac ele au realizat scopul proiectului.

ntrebarea cheie este ce diferen face proiectul n practic, ct au beneficiat beneficiarii de produsele i serviciile pute la dispoziie.Eficacitate

*Dac au fost realizate beneficiile planificate i primite, dup cum s-a perceput n principal de ctre beneficiarii cheie, dar innd cont i de opiniile donatorilor, autoritilor responsabile din guvernul naional i alte pri implicate (ONG-uri, asociaii, etc).Eficacitatea se concentreaz asupra:

*Corespondena indicatorilor de beneficiu utilizai n estimarea de mai sus pentru a msura realizarea scopului proiectului (acest lucru este de asemenea relevant pentru analiza cost eficacitate dup cum s-a fcut referire anterior);

Acesta ar trebui s includ o analiz ct de prompt i eficient a reacionat managementul proiectului la schimbrile care au aprut n urma design-ului iniial prin modificarea indicatorilor care nu mai sunt adecvai.Eficacitatea se concentreaz asupra:

*Dac estimrile ipotezei i riscurilor la nivel de rezultat s-au dovedit inadecvate sau nevalabile, sau au intervenit factori externi neprevzui, ct s-a adaptat managementul flexibil pentru a se asigura c rezultatele vor realiza nc scopul;

Ct de bine au sprijinit actorii cheie inclusiv Guvernul, Comisia (HQ i local), etc.: n rezumat, au fost fcute lucrule bine pentru a se asigura c poteniali beneficiari au beneficiat de fapt?

Cum au afectat beneficiile primite rezultatele neplanificate?Eficacitatea se concentreaz asupra:

*Termenul impact, uneori se refer la rezultat, denot relaia dintre scopul proiectului i obiectivele generale, care este msura n care beneficiile primite de ctre beneficiarii int au avut un efect general asupra unui numr mai mare de persoane ntr-un sector sau o regiune, sau n ar.

Analiza, care ar trebui s fie i cantitativ i calitativ dac este posibil, va trebui s in cont de faptul c, la acest nivel proiectul va fi n mod normal numai unul dintr-un numr normal de influene care s contribuie la rezultatul extins. Impact

*Msurii n care obiectivele generale planificate au fost realizate i ct de direct au fost datorit proiectului;

Dac au existat finalitati neplanificate, cum au afectat impactul general;

Dac indicatorii cadrul logic ai proiectului la acest nivel au fost adecvai i, dac nu, le-a modificat managementul;

Dac impactul extins dorit ar fi putut fi mai bine realizat altfel.Impactul se concentreaz asupra:

*Al cincilea i cel final i deseori cel mai important criteriul sustenabilitate, se refer la probabilitatea ca rezultatele pozitive ale proiectului la nivel de scop s continue dup finalizarea finanrii externe i dac impactul su pe termen mai lung asupra procesului de dezvoltare poate fi sustenabil i la nivel de sector, de regiune sau de ar.Sustenabilitate

*Prima etap pentru un exerciiu corect de monitorizare i evaluare este s se nceap de la cadrul politicii pentru a se vedea cum i de ce au fost concepute programele/proiectele.

Strategia IMM:

programul pentru a sprijini accesul IMM-urilor la servicii de consultan i instruire acoper perioada 2002-2005 i rspunde direct Strategiei Guvernamentale pentru Susinerea Dezvoltrii 2004-2008 actualizat n 2003, precum i programul Guvernamental 2001-2004. Clarificarea scopului proiectului

*Proprietii obiectivelor i realizrilor, ex: cum au fost consultai actorii asupra obiectivelor i dac ei le-au convenit i rmn convenite pe toat durata proiectului;

Sprijinul politicii i responsabilitatea instituiilor beneficiare, ex: ct au corespuns politica naional i politica donatoare i efectele schimbrilor politicii, ct au afectat prioritile i politicile sectoriale, naionale relevante au afectat proiectul pozitiv sau advers; nivelul sprijinului de la guvern, societatea civil, organizaii de afaceri; i dac organismele naionale au oferit resurse;Sustenabilitatea se concentreaz asupra:

*Capacitii instituionale, ex: gradul de angajare a tuturor prilor implicate, cum ar fi Guvernul (ex prin politic i sprijin bugetar) i instituiile de resort: msura n care proiectul este sprijinit de structurile instituionale locale; dac a implicat crearea unei noi instituii, ct de bine au fost stabilite relaii bune cu instituiile existente; dac instituia este capabil s continue beneficiile dup finalizarea proiectului (dac este bine condus, cu personal bine instruit, buget i echipament suficiente?); dac au fost bine pregtii omologii pentru preluarea tehnic financiar i administrativ;Sustenabilitatea se concentreaz asupra:

*Corespondena bugetului proiectului pentru scopul su i rezultatele vizate;

Factori socio-culturali, ex: dac proiectul este armonizat cu perceperea local a nevoilor i a modului de producere i mprtire a beneficiilor; dac respect structurile locale de putere, sistemele de statut, i dac ncearc s le schimbe, ct de bine acceptate sunt schimbrile att de ctre grupurile int ct i de alii, ex. Ct de bine s-au bazat pe analiza acestor factori, inclusiv participarea beneficiarilor/grupului int la design i implementare, calitatea relaiilor ntre personalul extern al proiectului i comuntile locale;Sustenabilitatea se concentreaz asupra:

*Sustenabilitate financiar, ex: dac produsele sau serviciile furnizate sunt disponibile pentru beneficiarii vizai i rmase dup finalizarea finanrii; dac fondurile au fost disponibile pentru a acoperi toate costurile (inclusiv costuri de recrutare, ex. Costuri de operare i ntreinere) i continu dup finalizarea finanrii, i sustenabilitatea economic, ct de bine s-au comparat beneficiile cu cele ale costurilor similare de ndat ce au fost eliminate deformrile de pe pia;

i n final, privind replicabilitatea unei asemenea aciuni i rezultate n alte regiuni, zone, ri sau grupuri int.Sustenabilitatea se concentreaz asupra:

*Evaluatorii CE includ de obicei n evalurile lor o estimare a performanei generale pentru fiecare din cele cinci criterii de evaluare de mai sus, pe baza urmtoarei scale:

Foarte satisfctor (de deplin conform planului sau mai bine);

Satisfctor (n echilibru conform planului, aspecte pozitive care estimeaz aspectele negative);

Mai puin dect satisfctor (insuficient conform planului, lund n considerare contextul; aspecte puin pozitive, dar estimate de aspecte negative);

Foarte nesatisfctor (serios insuficient, foarte puine sau fr aspecte pozitive).Estimarea performanei

* Diferente monitorizare evaluareSe face inaintea evaluariiEchipa de proiectActivitate continuaConcentrata pe resurse, rezultate intermediare Eficienta proiect pe termen scurtDescriptivaUtilizeaza datele inreg. la monitorizarePersoane externe pr.De regula,o singura dataConcentrata pe rezultat final, efectele impactul proiectuluiEficienta proiect pe termen lungAnalitica

*Indicatori de evaluare: analizeazaEficienta: rezultate vs. consumuriEficacitatea: rezultat vs. obiectivEconomicitate: chelt. efective vs. planificateParticiparea: benef. reali vs. potentialiSi altii in functie de natura proiectului

*ConcluzieAcordati toata atentia unei conceptii minutioase inainte de a demara proiectulPrecizati-va clar obiectiveleConsultati-va cu cei interesati in proiectFiti flexibili si inovativiMonitorizati, monitorizati, monitorizatiInvatati din greseliNu acceptati lucrari de proasta calitate

Ce rezulta in urma unui proiect Situatie doritaPROIECTEvaluare intermediaraEvaluare la finalul proiectului sau evaluare finalaEvaluare Ex-post sauevaluarea impactuluiEvaluare Ex-anteTimpBeneficii durabile si impactSituatie initiala

*Lector Marcel Lucian Florea************

****Initierea unui proiect este o faza extrem de importanta. Daca aceasta faza nu este bine definita totul este sortit esecului.Initierea proiectului inseamna identificarea problemelor ce trebuie abordate si se analizeaza modalitatile de rezolvare.In aceasta etapa se pune mai mult accent pe ce anume trebuie rezolvat si mai putin pe cum se rezolva. De ex identificam ca avem nevoie de un nou utilaj dar nu ne preocupam in aceasta faza de cum il vom obtine. In aceasta faza se analizeaza necesitatile si se defineste ideea de baza a proiectului. Selectia proiectului conform literaturii de specialitate se face de la obiectivele financiare. De regula managementul proiectelor presupune echilibrarea a trei factori: timpul, banii si celelalte resurse si calitatea sau specificatiile tehnice.+next slide

*Cand implementeza un proiect, managerul de proiect va avea mereu in minte trei obiective:Ceea ce aveam de facut trebuia terminat ieriNu trebuie sa coste mai mult decat am planificatTotul trebuie facut de calitateIntotdeauna managerul va *negocia* cu aceste trei obiective si va face compromisuri acceptabile.Pozitionarea managerului in cadrul triunghiului va depinde de tipul de proiect: de ex. daca produceti beculete de Craciun va situati in partea de sus a triunghiului iar daca produceti de ex. aparate de luat tensiunea va situati in partea dreapta jos a triunghiului.Desi este util sa va considerati ca fiind mult mai preocupati de timp decat de cost trebuie totusi sa cuantificati si sa luati in calcul restrictiile bugetare. De ex. Aveti un buget cuprins intre 1mld si 1 mld jumate dar intrebarea este daca sunteti capabili sau bugetul va ajuta sa terminati beculetele pana la Craciun, adica si in timp si nedepasind alocatia bugetara.Un bun manager negociaza intre cele trei obiective dar nu face rabat de la niciunul ci numai compromisuri acceptabile pentru companie.Dupa initiere a doua faza a proiectului este elaborarea proiectului- vezi slide 10+Fazele proiectului*************************************9*********************************************