MANAGEMENT JAPONEZ

5S Pentru a fi eficace, n zonele n care se aplic managementul vizual, procesele trebuie s fie clar identificate i controlate. In primul rind, este nevoie de ordine, curatenie si reguli de pastrare a curateniei.

Un instrument util pentru organizarea locurilor de munc este 5S. Denumirea vine de la cinci cuvinte japoneze care ncep cu litera S, respectiv Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke.

5S este un program structurat pentru a obine n mod sistematic: organizare, curenie i standardizare la locul de munc, contribuind astfel la mbuntirea productivitii i la reducerea problemelor de calitate i de securitatea muncii.

Procesul celor 5S include 5 etape:1.Seiri(Sortare) Primul pas al procesului se refer la eliberarea spaiului de la locul de munc i eliminarea tuturor materialelor i obiectelor ne-necesare (de exemplu, programe, piese de prob, desene, scule vechi sau defecte, accesorii, materiale nefolosite, etc.). Sortarea are impact la nivelul mentalitii oamenilor, care trebuie s renune la obiceiul de a strnge i de a pstra fr rost fel de fel de materiale i obiecte. Iar n tradiia romneasc se tie c orice gospodin gsete n gospodrie la curenia de Pati sau de Crciun cel puin un sac de haine sau obiecte nefolosite peste an!2.Seiton(Stabilizare,ordine) Cel de-al doilea pas al procesului se refer la eficien i la reducerea timpului necesar pentru accesul la echipamente i realizarea sarcinilor de lucru. Acest pas const n depozitarea elementelor utile ntr-o locaie dinainte stabilit i ntr-o ordine logic pentru a facilita utilizarea lor, pentru a fi uor accesate sau aduse napoi n acelai loc ct mai rapid. Trebuie stabilite locaii fixe, ca recipiente, rafturi modularizate, dulapuri cu ui transparente, panouri, marcaje pe pardoseal pentru cile de acces, containere sau tomberoane pentru toate materialele i sculele uzuale, depozitarea acestora fiind fcut n funcie de frecvena utilizrii lor. Dac toat lumea are acces rapid la orice element sau material, fluxul muncii devine mai eficient i, ca urmare, personalul devine mai productiv.

3. Seiso(Strlucire) Al treilea pas al procesului 5S const n curarea locului de munc (pardoseal, maini, dulapuri, etc.), fcndu-l s strluceasc. Curenia trebuie realizat de fiecare persoana angajat, de la manageri i pn la operatori. Toate spaiile care formeaz un loc de munc trebuie curate, fr excepie, pentru ca orice abatere de la ordinea stabilit n cel de-al doilea S s poat fi imediat observat.

4.Seiketsu(Standardizare) Cel de-al patrulea pas al procesului 5S const n definirea standardelor (reguli, obiceiuri i proceduri standard) la care trebuie s se raporteze personalul n msurarea i meninerea gradului de ordine i curenie. Un ingredient important al seiketsu l reprezint managementul vizual. Codificarea cu culori n mod uniform i standardizat a diferitelor elemente poate fi o modalitate eficient de identificare a anormalitilor prezente la un loc de munc.

5.Shitsuke(Susinereaschimbrii) Ultimul pas al procesului nseamn disciplina i respectarea celor 4 S anteriori. Presupune voin comun a ntregului personal de a pstra ordinea i de a practica primii 4S ca un mod curent de lucru. Fundamentul Shitsuke este eliminarea obiceiurilor proaste i generalizarea bunelor practici. Fr susinerea schimbrii, totul poate reveni rapid la o situaie similar celei de nceput.

5S nu este o activitate de cteva sptmni, iar avantajele acestei metode apar doar atunci cnd se aplic toi cei cinci S.

De multe ori este necesar de considerat un al aselea S Sigurana i securitatea la locul de munc, care depind de folosirea de scule adecvate / marcate adecvat, utilizarea echipamentului de protecie acolo unde este nevoie (salopete, mnui, ochelari de protecie, mti, cti, etc.); prin meninerea liber a culoarelor de acces; depozitarea echipamentului de protecie n locaii predeterminate i uor de accesat. Trebuie avut grij s nu existe material mprtiat pe jos, pardoseli denivelate, coluri ascuite, stocuri suspendate nemarcate.

Deci, 5S nu nseamn doar curenie, ci nseamn organizare i siguran la locul de munc, marcare i etichetare, audit pentru determinarea progresului i meninerea rezultatelor mbuntite

Beneficiile 5S se traduc prin creterea productivitii datorit creterii calitii produsului i proceselor, eliminrii timpului de cutare a sculelor, reducerea timpului de staionare a mainilor, identificrii mai rapide a problemelor; mbuntirea securitii la locul de munc; identificarea rapid a produselor sau a locurilor de munc cu neconformiti; mbuntirea moralului angajailor, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicri la locul de munc, delegarea responsabilitii de a mbunti locul de munc.

Iar dac citind despre aceste metode v gndii c nu v sunt utile pentru c nu lucrai n ateliere de producie ci n birouri n care nu avei utilaje productive sau materii prime, tot ce v pot spune este c 5S este la fel de benefic i pentru cei care ofer servicii. Timpul de reacie la solicitarea telefonic a unui client depinde de timpul necesar pentru a regsi informaia util, i doar cine nu a cutat vreodat un document ntr-un dulap plin cu bibliorafturi sau un fiier n calculatorul unui coleg nu nelege la ce ne referim cnd vorbim de ordine, standardizare i curenie ntr-un birou.

Se spune c cei 5S ntr-un birou vin de la Strecurare (printre mese, dosare, cabluri de calculatoare), Sustragere (de documente din teancuri i tvie), Strnsoare (de fel de fel de dosare, consumabile, cni i calendare), Spontaneitate (Se poate i aa!) i Scotocire (pentru a gsi ceea ce tiu sigur unde am pus!).

Un studiu fcut n 2005 n SUA arta c peste 50% din managerii intervievai considerau ordinea de pe biroul angajailor ca un plus la promovarea acestora i c 51% fceau o corelare ntre curenia de pe birou i productivitate. Dar, n acelai timp, 49% dintre aceti manageri se considerau profesioniti i relaxai dac aveau pe mese cteva teancuri ordonate de documente, 31% acceptau un haos organizat pe birourile lor, 13% aparineau unui tip creativ de manager, n timp ce numai 7% se considerau a fi organizai i ordonai.

Iar dac vorbim de 5S n birouri, gndii-v ce ar nsemna aplicarea acestei metode pentru a controla modul de utilizare a csuelor de e-mail. Dac folosii intensiv aceast metod de comunicare, putei spune ce dimensiune au fiierele dvs. de tip .dbx, de exemplu, sau care este procentul de mesaje de tip spam primite i neterse, sau cte grupuri ai creat pentru a transmite unele mesaje n circuit, ce apoi sunt stocate pe hard-ul mai multor calculatoare?

Dac am aplica binecunoscutul principiu Pareto, putem spune c doar 20% dintre obiectele i documentele cu care lucrm ne permit s realizm 80% dintre sarcinile curente, de aceea nu trebuie s uitm o alt lege faimoas, care spune c documentele dintr-un birou tind s se multiplice pn cnd ocup ntreg spaiul disponibil existent (legea lui Douglas). De aceea, 5S este instrumentul optim de lupt cu dezordinea i acumularea de date i obiecte inutile pentru furnizorii de servicii

Din 2005, de cnd am nceput colaborarea cu diverse firme pentru implementarea sistemului Lean de management, metoda celor 5S a fost frecvent considerat a fi foarte simpl i deosebit de util. Totui, majoritatea firmelor nu au reuit s treac pn acum de 3 S. Dar dac este att de uor de neles i de aplicat, de ce oare este att de greu de aplicat 5S permanent? Un motiv invocat adesea este c, atunci cnd ne preseaz termene, cerine urgente ale clienilor sau fel de fel de probleme zilnice, cine mai are timp s se mai preocupe i de ordine i de curenie?!?. Cauza vine ns din atitudinea noastr la locul de munc dac tot tim c vine cineva dup noi s mture, ce sens mai are s ne aplecm s lum o agraf de pe jos? Sau de ce s scriem pe un biblioraft ce conine, dac toat lumea poate s caute ceea ce are nevoie? i de cte ori nu ne-am surprins fcnd referire la celebrul principiu de via Nu lsa pe mine ce poi face azi, c fie nu mai trebuie, fie o va face altul!?