Arhivarea declaratiilor fiscaleDupa cum bine stii declaratiile fiscale se depun de regula pana la data de 25 a lunii urmatoare pentru luna in curs.Acum majoritatea depunem online pe e-guvernare, dar se poate si pe suport de hartie. Soft-urile de contabilitate ne calculeaza automat declaratiile, iar noi ca economisti trebuie doar sa verifam corectitudinea acestora.Indiferent de modalitatea de depunere, declaratiile reprezinta o parte importanta a activitatii de contabilitate.Acestea se arhiveaza conform cu legislatia in vigoare, iar creatorul lor are obligatia de a se ingriji pentru pastrarea in bune conditii a acestora pentru an se pierde sau deteriora. Avand in vedere depunerea electronica din prezent acestea pot fi pastrate si in calculator sau pe un hard disck extern impreuna cu recipisa, astfel riscul privind pierderea sau deteriorarea acestor devenind practic inexistent.Termenul de pastrare a declaratiilor fiscale este cel stabilit de societate in nomenclatorul arhivistic care se face in conformitate cu legislatia in vigoare si vizat de arhivele nationale.Fiecare dupa intocmirea declaratiilor le arhiveaza dupa cum crede ca este mai bine. Unii le pun la dosarul lunar cu documentele contabile, altii le arhiveaza separat.Din experienta cred ca este mai bine ca declaratiile sa fie arhivate in dosar separat.Avand in vedere ca inspectiile de la ANAF se fac pe o perioada mai mare de un exercitiu fiscal va propun urmatoarea metoda de pastrare in dosare/bibliorafturi a declaratiilor fiscale: DECONTUL DE TVADecontul de TVA este o declaratie foarte importanta, as putea spune chiar cea mai importanta.TVA-ul este foarte controlat in cazul unei inspectii fiscale. Pentru a gasi cu usurinta un decont indiferent de situatia pentru care iti trebuie, atunci ar fi bine sa le arhivezi separat int-un dosar impreuna cu recipisa si cu jurnalele de vanzari si cumparari. Astfel anual vei avea cate un dosar cu deconturile de TVA. La sfarsit de an, numeroteaza paginile si opiseaza dosarul. Nr. Crt.ExplicatiePagina

1D 3001..5

2D 30069

3

Astfel vei gasi foarte usor decontul de TVA al unei luni. DECLARATIA UNICA D 112Declaratia 112, pastreaz-o si pe ea separat intr-un dosar, impreuna cu alte declaratii sau singura in functie de numarul de pagini a acesteia. Tu iti cunosti mai bine volumul de activitate si vei sti mai bine cum sa o indosarieizi. Pastreaza numaidecat si recipisa declaratiei. Poti pune langa declaratie si statul de plata aferent lunii respective. Astfel vei avea la un loc atat declaratia, dovada depunerii sale dar si documentul pe baza careia a fost facuta.La sfarsit de an sau de dosar numeroteaza paginile si opiseaza dosarul. Nr. Crt.ExplicatiePagina

1D 1121..15

2D 1121629

3

DECLARATIA 394, 100, 101 si alte delaratiiIn functie de volumul fizic al acestor declaratii tu hotarasti daca sa le pui la un loc mai multe declaratii de mai multe tipuri sau separat.Pentru D 394 este bine daca atasezi langa ea si listing-ul din programul de contabilitate cu facturile de intrare si de iesire.La declaratia 100 si 101 este bine daca langa ele anexezi si modul de calcul al impozitului pe profit.Daca arhivezi toate declaratiile intr-un biblioraft, atunci ordoneaza-le in functie de tipul declaratiei si foloseste separatoare, pentru a le gasi usor. Scrie pe separatoare tipul declaratiei. La sfarsit de an sau de dosar numeroteaza paginile si opiseaza dosarul.

Nr. Crt.ExplicatiePagina

1D 112 LUNA 11..15

2D 112 LUNA 21629

3

4D 300 LUNA 150.55

5D 300 LUNA 256.63

6....

7D 394 LUNA 17075

8D 394 LUNA 276.78

9..

Legislatie specifica: Lege nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale; Ordinul de zi nr. 217/23.95.2006 - Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale; Ordin nr. 1319/2006 pentru aprobarea formularului-tip al procesului-verbal de constatare si sanctionare a contraventiilor in domeniul arhivistic, precum si a modelului de legitimatie a persoanelor imputernicite sa foloseasca modelul de proces-verbal; Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice; Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

Daca tu ai o alta metoda de arhivare a declaratiile te rog lasa un comentariu mai jos, poate ajuti pe cineva. Toti stim ca noi economistii suntem practic ingropati in hartii, asa ca o buna organizare a acestora nu ne este de prisos si orice sfat ne poate ajuta.