instrucȚiune de lucru Încasarea taxelor de...2004/10/27 · universitatea ,,dunĂrea de jos”...

ROMÂNIA MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE

UNIVERSITATEA „DUNĂREA DE JOS” DIN GALAȚI

Str. Domnească nr. 47, cod postal 800008, Galați, România, tel: +40 336 130 109, fax: +40 236 461 353, e-mail: [email protected], web: www.ugal.ro Operator înscris sub nr. 36338 în registrul de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal.

1/14

Aprobat,

Rector,

Prof. univ. dr. ing. Iulian Gabriel BÎRSAN

INSTRUCȚIUNE DE LUCRU ÎNCASAREA TAXELOR DE

BIBLIOTECĂ

Revizuit

Florica CRISTEA

Serviciul bibliotecă și editura universității

Verificat Avizat

Prorector cu activitatea didactică, Coordonator Consiliu Calitate,

Prof. univ. dr. ing. Elena MEREUȚĂ Conf. univ. dr. ing. Ștefan BALTĂ

Avertisment:

Documentul de față este proprietatea Universității Dunărea de Jos din Galați, difuzat în regim CONTROLAT și destinat utilizării exclusive pentru propriile cerințe. Utilizarea integrală sau parțială a acestui manual sau reproducerea în orice publicație și prin orice procedeu este interzisă fără acordul scris al conducerii UDJG. Reproducerea și difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul UDJG, iar copiile sunt numerotate și destinatarul identificat.

UNIVERSITATEA

,,DUNĂREA DE JOS” DIN GALAȚI

INSTRUCȚIUNE DE LUCRU

ÎNCASAREA TAXELOR DE BIBLIOTECĂ COD IL SBEU 27-10-04

Exemplar: 1

Pagina 2 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


2/14

INDICATORUL MODIFICĂRILOR

Nr. crt.

Ediție, revizie

Data Conținutul sumar al

modificărilor

Revizuit Verificat Avizat Aprobat

1. Ediția 1/ Revizia

1

1.07.2014 Revizuit Bibliotecar Cristea Florica / Șef serviciu Bibliotecă

Mioara Voncilă

Prorector cu activitatea de

cercetare Prof.dr.ing.

Anca Nicolau

Prorector Conf. dr. Dana Tutunaru

Rector Prof.univ.dr.ing.

Iulian Gabriel Bîrsan

2. Ediția 1/ Revizia

2

28.09.2016 Revizuit Bibliotecar Cristea Florica / Șef serviciu Bibliotecă și editura universității

Mioara Voncilă

Prorector cu activitatea didactică

Prof.dr.ing. Elena Mereuță

Prorector strategii universitare managemetul

calității și relația cu studenții

Conf. dr. ing. Ștefan Baltă

Rector Prof.univ.dr.ing.

Iulian Gabriel Bîrsan

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 3 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


3/14

CUPRINS

Nr. crt. Denumire Pagina

1 Scopul instrucțiunii de lucru 4

2 Domeniul de aplicare 4

3 Definiții și prescurtări 4

4 Documente de referință 4

5 Descrierea instrucțiunii de lucru 4

5.1 Documente utilizate și rolul acestora 5

5.2 Resurse necesare 5

5.3 Etapele instrucțiunii de lucru 5

6 Responsabilități 7

7 Înregistrări 8

8 Anexe 8

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 4 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


4/14

1. SCOP

Prezenta instrucțiune de lucru descrie etapele care stau la baza încasării taxelor de bibliotecă.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Instrucțiunea de lucru se aplică în toate secțiile de împrumut și sălile de lectură ale bibliotecii.

3. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI

Utilizator – beneficiar al serviciilor de bibliotecă.

Dispoziție de plată - formular tipizat ce confirmă valoarea de plată spre casierie.

Permis de bibliotecă - tipizat țiplat cu cod de bare distinct pentru fiecare utilizator. Nu este transmisibil.

Abrevieri: TINLIB – Soft integrat de bibliotecă KOHA - Soft integrat de bibliotecă BUDJG – Biblioteca Universității “Dunărea de Jos” din Galați CA – Consiliul de administrație SBEU – Serviciul bibliotecă și editura universității BCB – Bibliotecarul casier al bibliotecii CAEP - Compartimentul de achiziții și evidență publicații DP - Dispoziție de plată ABD - Administratorul bazelor de date FIL – Formular din instrucțiunea de lucru PO – Procedură operațională

4. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ Legea bibliotecilor nr. 334/31.05.2002, republicată în Monitorul Oficial Partea I, nr. 132/11.02.2005.

Ordonanța de Guvern nr. 26 / 26.01.2006 pentru modificarea și completarea Legii nr. 334 / 2002.

4.1 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

Conform celor din PO SBEU 27-10 privind managementul relațiilor cu publicul în bibliotecă.

5. DESCRIEREA INSTRUCȚIUNII DE LUCRU Biblioteca Universității „Dunărea de Jos” din Galați percepe o serie de taxe, conform Regulamentului serviciilor pentru utilizatori al bibliotecii, aprobate de CA al UDJG, care duc la buna desfășurare a serviciilor oferite utilizatorilor.

Recuperarea fizică sau valorică a publicațiilor pierdute de către utilizatori se realizează conform Ordonanței nr. 26 din 26 ianuarie 2006 pentru modificarea și completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002 și a Regulamentului serviciilor pentru utilizatori al Bibliotecii Universității „Dunărea de Jos”.

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 5 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


5/14

5.1. Documentele utilizate și rolul acestora - dispoziție de plată: trimitere către casieria bibliotecii specificând suma de încasat - chitanța: act scris prin care se face dovada primirii unei sume de bani încasată conform prevederilor din Regulamentul

serviciilor pentru utilizatori - Permis cititor: tipizat țiplat care conține sigla Universității, datele de contact ale bibliotecii (adresa, nr. telefon, site-ul), cod

de bare, număr permis. - Declarație de pierdere a documentelor – se completează de cititor în cazul pierderii unei publicații - Nota de calcul – se completează de către bibliotecar cu datele publicației pierdute, valoarea imputată și numele cititorului

care a pierdut publicația. - Tabel cu taxele pentru întârziere la restituirea publicațiilor – elaborat și semnat de bibliotecarul gestionar, și difuzat

serviciului Informatizare al bibliotecii. - Tabel privind situația cărților pierdute și achitate de utilizatori – completat de bibliotecar și difuzat către CAEP.

5.2. Resurse necesare

Resursele materiale, umane și financiare sunt identice cu cele din PO SBEU 27-10 privind managementul relațiilor cu publicul în bibliotecă.

5.3. Etapele instrucțiunii de lucru

Etapa 1 – încasarea taxelor pentru nerestituirea la termen a publicațiilor împrumutate Pasul 1

Bibliotecarul de la secția de împrumut verifică în softul integrat de bibliotecă TINLIB și în softul integrat de bibliotecă KOHA amenzile generate pentru cititorii care se prezintă să achite aceste taxe.

Softul integrat de bibliotecă TINLIB:

- solicită permisul cititorului pentru a verifica contul acestuia (Menu CIRCULAȚIE – Împrumuturi – Împrumuturi după nr. cititor);

- deschide fișa de împrumut a cititorului: apasă tasta F10 în lista cu cititori, citește numărul de permis al cititorului; - verifică numele cititorului și cu tasta ENTER intră pe fișa de împrumut a acestuia, verifică sumele generate pentru

fiecare document împrumutat la care s-a întârziat cu restituirea; - completează DP și îndrumă cititorul către BCB pentru achitarea taxei de penalizare.

Softul integrat de bibliotecă KOHA:

- solicită permisul cititorului pentru a verifica contul acestuia (HOME – Search Patrons – se tastează număr permis cititor apoi se apasă Submit;

- se deschide fișa de împrumut a cititorului. Pentru a vizualiza împrumuturile se apasă Show checkouts și în zona de mijloc este afișată publicația împrumutată, data împrumutului precum și data prevăzută pentru returnare;

- verifică sumele generate pentru fiecare document împrumutat la care s-a întârziat cu restituirea; - completează DP și îndrumă cititorul către BCB pentru achitarea taxei de penalizare.

Bibliotecarul completează în Tabelul cu taxele pentru întârziere la restituirea publicațiilor : data încasării, număr permis cititor, număr inventar carte la care se percepe taxa, taxa generată de TINLIB sau KOHA calculează valoarea de inventar actualizată a documentului respectiv (folosindu-se aplicația online http://www.lib.ugal.ro/services/util/actualpret/ ) și trece taxa care se încasează conform prevederilor din Regulamentul serviciilor pentru cititori.

BCB eliberează chitanță pentru suma încasată.

http://www.lib.ugal.ro/services/util/actualpret/

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 6 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


6/14

BCB completează datele cititorului și taxele încasate de la cititor în aplicația ”Chitanțier”

După finalizarea unui chitanțier, BCB întocmește un centralizator (vezi FIL SBEU 27-10-04.04) și predă chitanțierul serviciului Financiar al UDJG la verificat. Ulterior va primi un alt chitanțier.

Pasul 2

Bibliotecarul de la secția de împrumut sau ABD va șterge periodic (o dată pe săptămână) amenzile din TINLIB și KOHA la cititorii care au achitat amenzi în perioada respectivă, conform tabelului mai sus menționat.

Pasul 3

Tabelul cu taxele încasate va fi listat periodic, transmis către CAEP și arhivat ulterior.

Pasul 4

ABD va face copii de siguranță pentru tabelul cu încasări și pentru bazele de date din aplicația ”Chitanțier”.

Etapa 2 – Încasarea taxelor pentru recuperarea valorică a publicațiilor pierdute sau distruse Pasul 1

La pierderea unei publicații de către cititor, acesta va completa și semna, în prezența bibliotecarului de unde a împrumutat documentul, o declarație de pierdere a documentelor.

Pasul 2

Bibliotecarul verifică declarațiile și calculează valoarea de inventar actualizată (cu aplicația http://www.lib.ugal.ro/services/util/actualpret/ ). Stabilește suma care se recuperează de la cititor multiplicând încă odată valoarea de inventar actualizată pentru oricare tip de publicație, sau cu până la 5 ori prețul astfel calculat în cazul publicațiilor unicat în colecțiile bibliotecii (conform Anexă tarife a Regulamentului serviciilor pentru cititori); indicele de multiplicare până la 5 se va stabili în funcție de valoarea științifică și vechimea documentului pierdut.

Bibliotecarul eliberează cititorului o DP pentru suma care trebuie încasată.

Bibliotecarul întocmește lunar un tabel cu recuperările valorice ale publicațiilor pierdute încasate în luna respectivă și acest tabel, împreună cu declarațiile cititorului, îl vor preda CAEP până la data de 5 ale următoarei luni.

Pasul 3

BCB:

- încasează penalizările și eliberează o chitanță cititorului, în baza dispoziției de plată eliberată de la secțiile de împrumut;

- completează datele cititorului și taxele încasate de la cititor în aplicația ”Chitanțier”; - zilnic, bibliotecarul întocmește un tabel cu taxele încasate, vizează tabelul la Serviciul Financiar și predă acest tabel

împreună cu sumele încasate la casieria Universității.

Pasul 4

Bibliotecarul din cadrul CAEP verifică lunar declarațiile și tabelele cu valorile recuperate pentru publicațiile pierdute, întocmește listele cumulative cu aceste publicații și valorile recuperate de la toate secțiile de împrumut și le transmite către

http://www.lib.ugal.ro/services/util/actualpret/

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 7 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


7/14

Serviciul Financiar pâna la data de 8 ale fiecărei luni.

Etapa 3 – încasarea taxelor pentru servicii realizate : copiere, împrimare, scanare Pasul 1

La sala multimedia și sălile de lectură de la Sediul Central al Bibliotecii se completează dispoziții de plată pentru suma aferentă serviciului oferit (scanare, copiere, xerocopiere sau imprimare) conform Anexei tarife din Regulamentul servicilor pentru cititori în vigoare.

Plata taxei și eliberarea chitanței către cititor se va face la sala de lectură I.

Pasul 2

La Filiala de Științe Economice și Umaniste, la Biblioteca Facultății de Medicină, Biblioteca Facultății de Inginerie din Brăila și la Biblioteca Facultății de Științe Juridice, Sociale și Politice taxele se plătesc la sălile de lectură din cadrul filialei respective.

BCB eliberează chitanța cititorului, sumele sunt calculate conform Anexa tarife a Regulamentului servicilor pentru utilizatori în vigoare (la Brăila taxele vor fi încasate de casierul plătitor al facultății în baza dispoziției de plată eliberată de bibliotecarul de la filială).

BCB completează fiecare sumă încasată în aplicația ”Chitanțier” cu număr permis cititor, nume cititor, suma încasată, tipul de taxă, nr. chitanță eliberată, data încasării.

Pasul 3

Zilnic, BCB întocmește un tabel cu taxele încasate, vizează tabelul la Serviciul Financiar și predă acest tabel împreună cu sumele încasate la casieria Universității.

Etapa 4 – încasarea taxelor pentru cercetare documetară (bibliografii și sinteze documentare) Bibliotecarul de la Compartimentul de referințe și cercetare documentară eliberează o dispoziție de plată beneficiarului pentru lucrarea bibliografică realizată.

Taxele pentru acest serviciu se plătesc la BCB sau în lipsa acestora la casieria universității.

Se completează de către BCB fiecare sumă încasată în aplicația ”Chitanțier” cu număr permis cititor, nume cititor, suma încasată, tipul de taxă, număr chitanță eliberată și data încasării.

6. RESPONSABILITĂȚI BCB încasează taxele.

Bibliotecarul de la secția de împrumut șterge amenzile din TINLIB și trimite tabelul cu taxele încasate către CAEP.

Bibliotecarul din cadrul CAEP verifică lunar declarațiile și tabelele cu valorile recuparate pentru publicațiile pierdute, întocmește listele cumulative cu aceste publicații și valorile recuperate de la toate secțiile de împrumut și le transmite către serviciul Financiar pâna la data de 8 ale fiecărei luni.

ABD - face copii de siguranță pentru tabelul cu încasări și pentru bazele de date din aplicația ”Chitanțier”.

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 8 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


8/14

7. ÎNREGISTRĂRI

Taxele pentru serviciile prestare de BUDJG sunt elaborate de SBEU, semnate de șef Serviciu bibliotecă și editura universității, aprobate de CA al UDJG și difuzate tuturor compartimentelor bibliotecii. Tabelul cu taxele pentru întârziere la restituirea publicațiilor este elaborat și semnat de bibliotecarul gestionar, și difuzat Serviciului Informatizare al Bibliotecii.

Declarația de pierdere a documentelor este completată de utilizator, verificată și semnată de bibliotecar și de utilizator, aprobată de Rector și șef Serviciu bibliotecă și editura universității.

8. ANEXE

Anexa 1 FIL SBEU 27-10-04.01 – Dispoziție de plată

Anexa 2 FIL SBEU 27-10-04.02 – Tabel cu taxele pentru întârziere la restituirea publicațiilor

Anexa 3 FIL SBEU 27-10-04.03 – Declarație de pierdere a documentelor

Anexa 4 FIL SBEU 27-10-04.04 – Centralizator al chitanțelor (se depun la Serviciul Financiar al UDJG)

Anexa 5 FIL SBEU 27-10-04.05 - Tabel, privind situația cărților pierdute și achitate de utilizatori

Anexa 6 FIL SBEU 27-10-04.06 – Nota de calcul

Alte anexe – conform PO SBEU 27-10 privind managementul relațiilor cu publicul în bibliotecă.

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 9 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


9/14

Anexa 1 FIL SBEU 27-10-04.01

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 10 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


10/14


UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 11 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


11/14


UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 12 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


12/14

Anexa 4 FIL SBEU 27-10-04.04 DEPARTAMENT / Biblioteca

Nr. de înregistrare………...… /

Centralizator al chitanţelor ce se depun la

Universitatea “Dunărea de Jos”

Perioada încasării

Serii chitanţe Suma încasată numerar

Borderoul de predare a numerarului

Început Sfârşit Chitanţe Anulate Nr. Data

Total

Am primit şi verificat,

Bibliotecar,

Adm. Financiar,

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 13 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


13/14

Anexa 5 FIL SBEU 27-10-04.05 Tabel, privind situația cărților pierdute și achitate de utilizatori

Nr. crt.

Autorul/Titlul publicației

Anul apariției

Nr. inventar

Valoare inventar

Indice multip.

Valoare denominată

Nr. chitanță

Valoare imputată

Nume plătitor

Data, Gestionar, Verificat Compartimentul Achiziții și Evidență Publicații Șef Serviciu Bibliotecă și Editura Universității, Voncilă Mioara

UNIVERSITATEA




Exemplar: 1

Pagina 14 din 14

Revizia 2

Ediția: 1

DATA: 28.09.2016


14/14


Universitatea “Dunărea de Jos” din Galați Biblioteca

Nota de calcul În vederea imputării și recuperării prejudiciului încasat de la .......................................................................... creat prin pierderea sau distrugerea cărților de mai jos, se va încasa suma de ............................................ lei, aferentă următoarelor publicații:

Nr. crt.

Autorul Titlul lucrării Număr inventar Valoare inventar Valoare imputată

1. Bibliotecar............ Data....................... 2. Financiar............. 3. Contabilitate

instrucȚiune de lucru Încasarea taxelor de...2004/10/27 · universitatea ,,dunĂrea de jos”...

Documents