implementarea proiectelor din cadrul programului ... · rambursarea cheltuielilor se va efectua de...

www.inforegio.ro www.adrcentru.ro

Implementarea proiectelor din cadrulProgramului Operaţional Regional


Rambursarea cheltuielilor


Rambursarea cheltuielilor se va efectua de către AM POR în conformitate cu Anexa III –Instrucţiuni de rambursare a cheltuielilor la contractul de finanţare, pe baza cererilor derambursare ale beneficiarului înaintate de către OI la AM POR.

Beneficiarul poate transmite lunar, însă obligatoriu la un interval de maxim 3 luni,către OI o cerere de rambursare pe suport de hârtie şi în format electronic.Înainte de solicitarea rambursării, cheltuielile respective trebuie să fie deja efectuateşi plătite.OI va verifica realitatea, legalitatea şi conformitatea cheltuielilor efectuate deBeneficiar, după primirea cererii de rambursare.OI va primi şi verifica cererea de rambursare transmisă de către Beneficiar, în termende 30 zile calendaristice.AM POR va efectua verificarea raportului OI privind cererea de rambursare în termende maxim 30 de zile calendaristice de la data înregistrării la MDRL.AM POR va efectua plata cererii de rambursare în contul Beneficiarului indicat încererea de rambursare în termen de maxim 30 de zile calendaristice, calculat de ladata expirării termenului de verificare de către AM a cererii de rambursare.

Dosarul cereri de rambursare va cuprinde:Opis(conţine documentele suport);Cererea de rambursare – 3 exemplare (dintre care două exemplare vor fi

depuse la Organismul Intermediar(OI) şi un exemplar va fi păstrat la sediulbeneficiarului). Cererea de rambursare se va transmite către OI şi în formatelectronic;

Documentele justificative – 2 exemplare în copie.

Documentele justificative în copie vor avea înscrisă menţiunea „Conform cu originalul”şi se va semna. Pe facturile originale, beneficiarul va aplica ştampila cu codulproiectului, menţiunea « Proiect finanţat din POR » şi va înscrie suma decontată laplată. Dosarul Cererii de rambursare va fi numerotat şi va avea la sfârşit menţiune„Acest dosar conţine ….. pagini, numerotate de la 1 la …..”

Cererea de rambursare finală se va transmite către OI în termen de maxim 60(şasezeci) de zile calendaristice de la expirarea perioadei de implementare, încaz contrar beneficiarul este decăzut din dreptul de a solicita aceastărambursare.



Modificarea contractului de finanţare


Pe durata îndeplinirii Contractului de finanţare, părţile au dreptul de a convenimodificarea clauzelor şi/sau Anexelor acestuia, prin act adiţional, încheiat înaceleaşi condiţii ca şi Contractul de finanţare.

Următoarele cazuri fac obiectul unui act adiţional şi se aprobă numai după emiterea notificării de modificare de către AM POR:

A. Modificarea bugetului proiectului;

Beneficiarul poate solicita, cu cel puţin 3 (trei) luni înainte de sfârşitul perioadei deimplementare a Proiectului, creşterea valorii proiectului indicată la articolul 3 din Contractulde finanţare, transmiţând - în acest sens – o cerere de act adiţional către OI. Creştereavalorii proiectului poate avea loc exclusiv prin creşterea valorii neeligibile fără a depăşilimitele specificate prin Contractul de finanţare, în caz contrar proiectul devenind neeligibil.Beneficiarul este obligat să transmită, împreună cu cererea de modificare a Contractului, şidocumente din care să reiasă angajamentul acestuia că va asigura, din resurse proprii,fondurile suplimentare necesare, precum şi disponibilitatea acestor fonduri.

Nu va fi modificată valoarea finanţării nerambursabile acordate!


B. Prelungirea duratei de implementare a proiectului.

Beneficiarul poate solicita prelungirea perioadei de implementare a Proiectului, acestaeste obligat să transmită OI solicitarea respectivă cu cel puţin 60 (şaizeci) de zilecalendaristice înainte de sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului.


Nu fac obiectul unui act adiţional:Beneficiarul poate efectua modificări asupra Anexei IIIa Graficul de depunere a

cererilor de rambursare, printr-o notificare transmisă către OI în maxim 15 zilecalendaristice de la începutul lunii prevăzute în Graficul de rambursare pentrudepunerea cererii de rambursare pentru care se face actualizarea.OI. Notificarea vamenţiona obligatoriu data de la care modificările respective intră în vigoare; Beneficiarulva respecta in acest sens prevederile Instrucţiunii nr. 59 emisă de AM POR

Beneficiarul poate efectua modificări în componenţa echipei de proiect, printr-onotificare scrisă, comunicată OI şi AM POR în termen de maxim 10 (zece) zilelucrătoare de la emiterea deciziei de modificare;

[Dacă proiectul prevede numai achiziţionarea de bunuri] schimbarea spaţiului în careBeneficiarul desfăşoară activitatea pentru care au fost achiziţionate bunurile şi în careacestea se află, cu respectarea următoarelor condiţii:

schimbarea spaţiului nu este de natură să afecteze îndeplinirea indicatorilorstabiliţi prin cererea de finanţare pentru măsurarea atingerii rezultatelor şiobiectivelor proiectului

noul spaţiu se află în mediul urban (într-o localitate urbană), în RomâniaÎn cazul închirierii noului spaţiu, contractul de închiriere acoperă perioada de

minim 3 ani de la data finalizării implementării proiectului sau fracţiunea rămasădin această perioadă, în funcţie de momentul la care intervine schimbareaspaţiului.


Beneficiarul poate efectua modificări asupra Anexei V Bugetul proiectului, printransferuri între liniile din cadrul aceluiaşi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, dacăacestea nu afectează scopul principal al proiectului şi fără a se modifica valoareatotală eligibilă a Proiectului. Astfel de realocări se pot efectua numai în limita unuiprocent de 10% din suma înscrisă iniţial (sau aprobată ca urmare a unui act adiţional)în cadrul liniei bugetare din care se face realocarea. Beneficiarul poate efectuainclusiv modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse deprevederile regulamentelor comunitare sau naţionale sau de regulile de eligibilitatestabilite de AM POR, cu condiţia de a nu depăşi aceste limite maxime impuse.

Beneficiarul poate efectua modificări asupra Anexei IV Cererea de finanţare,punctele : 2.3.5. Activităţile proiectului, 2.3.6 Calendarul activităţilor şi 3.4 Achiziţiipublice, atunci când aceste modificări vizează exclusiv planificarea in timp aachiziţiilor/activităţilor, cu condiţia ca aceste modificări să nu afecteze bugetulproiectului, perioada de implementare şi să respecte prevederile contractuale legaleîn vigoare. Modificările prevăzute in prezentul alineat vor fi aduse la cunoştinţa OI şiAM POR, in termen de maxim 5 (cinci) zile lucrătoare de la intrarea in vigoareamodificărilor


NICI O CERERE DE MODIFICARE A CONTRACTULUI NU SE CONSIDERĂ AUTOMAT ACCEPTATĂ DE CĂTRE OI/ AM POR !


Monitorizarea proiectelor


Obiectivele vizitei de monitorizare• Stabilirea modului de implementare a proiectului;• Analiza managementului proiectului;• Asigurarea progresului proiectului în conformitate cu prevederile contractului de

finanţare• Identificarea problemelor ce pot apărea în implementare şi de a oferi sugestii pentru

luarea de masuri corective

Vizita de monitorizareVizita de monitorizare se va face trimestrial la proiectele aflate în monitorizare, iaraceasta nu va avea în vedere problemele de natură financiară şi nu are natura vizitei lafaţa locului prevăzută de art. 13 din Regulamentul CE nr. 1828 /2006, care va fi realizatăde către ofiţerii de contract din cadrul OI /ADR Centru

Monitorizarea ex postSe asigură de faptul că, în conformitate cu prevederile art 57 din regulamentul CE1083/2007, timp de 3 ani de la încheierea proiectului acesta nu a înregistrat modificărisubstanţiale, iar indicatorii post implementare au fost îndepliniţi. Se va efectua 1 vizită demonitorizare pe an, pentru fiecare proiect implementat.


Modalitatea de completare a Cererii de Rambursare


Nr. Crt

Categorii de cheltuieli eligibile

Descriere activităţi/ achiziţii conform

contract nr…..

Factura/ Alte documente justificative (acolo unde este cazul) Denum

ire furniz

or

OP (nr./ data)

Valoarea cheltuielii eligibile

Suma aprobată de

OI

Numărul/ Data

Valoarea facturii Valoarea fără TVA

TVA aferent

Fără TVA

TVA afere

ntValoarea fără TVA TVA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11… … … … … … … … … … …… … … … … … … … … … …… … … … … … … … … … …… … … … … … … … … … …… … … … … … … … … … …… … … … … … … … … … …I. Total costuri

eligibile x x x x x x … … … …

II. Venituri nete din proiect

x x x x x x … x … x

III. Sumă eligibilă (I. –II.)

x x x x x x … … … …

Se va trece denumirea capitolelor şi linilor bugetare din bugetul aprobat al proiectului

Se va trece denumirea achiziţiei şi nr. contractului prin care aceasta a fost încheiată

Se va trece nr. şi data la care a fost emisă factura

Se va introduce valoarea facturii fără TVA aferentă categoriilor de cheltuieli eligibile enumerate la coloana 1

Se va trece valoarea TVA aferentă facturii

Se va completa de OI

A. Cheltuieli eligibile realizate în perioada de referinţă, cu documentele suport aferente

Se va trece numele furnizorului de bunuri / servicii / lucrări

Se va trece nr. şi data Ordinului de plată cu care s-a plătit valoarea facturii

Se va trece valoarea cheltuielilor eligibile solicitate pentru rambursare

Se va trece TVA aferent cheltuielilor solicitate pentru rambursare, dacă este cazul


Categorii de cheltuieli eligibile

Total cheltuieli eligibile

aprobate prin contractul de

finanţare

Total cheltuieli eligibile realizate până la

prezenta cerere

Totalcheltuieli

realizate în perioada de

referinţă

Sold conform

contractului

1 2 3 4 5=2-3-4… … … … …

… … … … …… … … … …… … … … …… … … … …… … … … …… … … … …

I. Total costuri eligibile … … … …II. Venituri nete din proiect x … … xIII. Suma eligibilă (I. – II.) … … … …IV. Pre-finanţare … … … …V. Total cheltuieli eligibile (III.-IV.)

x x … x

B) Situaţia plăţilor

Se va trece denumirea capitolelor şi linilor bugetare din bugetul aprobat al proiectului

Se va trece valoarea cheltuielilor eligibile aprobate aferente liniilor bugetare din bugetul proiectului

Se va trece valoarea cheltuielilor eligibile realizate până la prezenta cerere şi aprobate de către AMPOR, conform comunicării făcute către beneficiar (cu excepţia cheltuielilor solicitate prin cererea de rambursare curentă)

Se va trece valoarea cheltuielilor eligibile propuse pentru rambursare prin prezenta cerere, valori ce trebuie să fie corelate cu valorile incluse în coloana 8 din tabelul de la punctul A

Se va trece soldul calculat conform formulei menţionate


8. Stadiul proiectului: Se va completa cu descrierea stadiului proiectului din punct de vedere fizic.

8.1 Descrierea stadiului de implementare a proiectului

Activitate Perioada de desfăşurare a activităţii

Stadiul de realizare a activităţilor la momentul

raportăriiObservaţii

1. luna_______an2. luna_______an

3. luna_______an

4. luna_______an

5. luna_______an


9. Prin prezenta cerere de rambursare solicit suma de …………RON reprezentând cheltuieli eligibile, şi suma de ………RON reprezentând TVA.

Se va trece valoarea totală a cheltuielilor eligibile aferente cererii, care trebuie să fie identică cu suma inclusă în tabelul 7 A. la col. 8, linia „III. Suma eligibilă”

Se va trece valoarea TVA aferent cheltuielilor eligibile cerute pentru rambursare prin cerere, care trebuie să fie identică cu suma inclusă în tabelul 7 A. la col. 9, linia „III. Suma eligibilă”

10. Se certifică faptul că totalul cheltuielilor solicitate prin intermediul acestei cereri de rambursare sunt eligibile şi sunt realizate în vederea îndeplinirii scopului proiectului şi în concordanţă cu legislaţia în vigoare. Totodată, se certifică faptul că documentele anexate sunt conforme, iar orice fel de informaţie descoperită ca fiind incorectă sau falsă, va atrage după sine reţinerea sumelor sau neplata acestora.


Lista anexe

Număr Titlul AnexeiFacturiExtrase de contCentralizator de lucrăriPV pe faze determinante

[semnătura][ştampila][nume şi prenume][funcţia]

Se va trece numele complet şi funcţia reprezentantului legal al Beneficiarului, semnătura acestuia şi ştampila beneficiarului


ATENŢIE !

• Formularul Cererii de rambursare completat se ştampilează pe fiecare pagină şi se semnează şi ştampilează doar pe ultima pagină.

• Formularul Cererii de rambursare completat va fi transmis şi electronic (pe CD sau transmis prin email) în format editabil la Organismul Intermediar

• Formularul Cererii de rambursare se depune în 2 exemplare originale însoţit de toate anexele necesare


Probleme întâmpinate în procesul de implementare al

proiectelor contractate la nivelul Regiunii Centru


Probleme întâmpinate în implementarea proiectelor

• Probleme sesizate în procesul de verificare a achiziţiilor publice ce stau la baza cheltuielilor solicitate în cererile de rambursare

• Modificarea frecventă a graficelor de depunere a cererilor de rambursare în sensul decalării termenelor prevăzute iniţial în Cererea de finanţare

• Solicitări frecvente de acte adiţionale la contractele de finanţare şi timpul în care acestea au fost aprobate de AMPOR

• Dificultatea obţinerii creditelor necesare pentru plata lucrărilor realizate pentru proiectele care nu au beneficiat de prefinanţare, fapt ce duce la modificarea frecventă a graficului de depunere a cererilor de rambursare, precum şi la rezilierea de proiecte în special pe domeniul major de intervenţie 4.3.


Probleme întâmpinate în implementarea proiectelor

• Neconcordanţă între informaţiile incluse în proiectele de excuţie şi situaţia reală din teren

• Realizarea de acte adiţionale la contractele de lucrări

• Completarea şi depunerea necorespunzătoare a documentelor prin care se solicită rambursarea fondurilor cheltuite


Probleme privind achiziţiile publice• utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor în

procedura de achiziţie publică de lucrări;

• elaborarea unor documentaţii de atribuire cu informaţii tehnice incomplete-neactualizate ce nu sunt în totală concordanţă cu situaţia de pe teren la data lansării procedurii de achiziţie;

• neincluderea în documentaţia de atribuire a informaţilor referitoare la posibilitatea / obligativitatea vizitării locaţiei proiectului de către potenţialii ofertanţi;

• neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze referitoare la obligaţia proiectantului de a asigura asistenţă tehnică pe perioada contractului de lucrări şi bugetarea acestei activităţi;

• neincluderea în documentaţia de atribuire, în devizul general al lucrărilor a unei valori de 10% din valoarea lucrărilor pentru acoperirea lucrărilor diverse şi neprevăzute.


Probleme privind achiziţiile publice

Impactul

Câştigă oferte cu durate mici de execuţie, ce nu sunt realiste, fapt ce conduce la încheierea de acte adiţionale de prelungire a duratei de execuţie a contractului de lucrări.

Consecinţe

În condiţiile în care se depăşeşte durata ofertată de participantul clasat pe locul 2, se consideră încălcate principiile tratamentului egal şi nediscriminatoriu, fapt ce poate duce la neeligibilitatea cheltuielilor decontate în baza contractului de lucrări.

1. Utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor în procedura de achiziţie publică de lucrări



Impactul

Emiterea de către constructor, chiar de la începutul lucrărilor, a unor note de comenzi suplimentare (NCS) sau note de renunţare (NR).

Consecinţe

În funcţie de rezultatul analizei sumelor solicitate la decontare, dacă se constată materiale suplimentare/manopere ce nu au fost licitate şi nici nu sunt negociate într-un act adiţional, devin cheltuieli neeligibile.

2. Elaborarea unor documentaţii de atribuire cu informaţii tehnice incomplete-neactualizate ce nu sunt în totală concordanţă cu situaţia de pe teren la data lansării procedurii de achiziţie



Impactul

Ofertele financiare ale constructorilor nu sunt în totalitate realiste (în general fiind subestimate).

Consecinţe

Pe parcursul derulării lucrărilor apar nevoi reale de majorare cantitativă şi valorică a contractului de lucrări. În funcţie de situaţiile apărute majorările pot fi eligibile sau nu.

3. Neincluderea în documentaţia de atribuire a informaţilor referitoare la posibilitatea / obligativitatea vizitării locaţiei proiectului de către potenţialii ofertanţi



Impactul

Pe parcursul derulării contractului de finanţare beneficiarul atribuie serviciul de asistenţă tehnică unui alt proiectant, acţiune ce poate duce la apariţia divergenţelor între proiectantul iniţial şi cel ce urmăreşte punerea în operă a proiectului tehnic.Încheierea unor acte adiţionale la contractul iniţial pentru proiectare pentru suplimentarea valorii cu până la 50% conform OUG 34/2006

Consecinţe

Impunerea de către noul proiectant ce asigură asistenţa tehnică de noi soluţii tehnice ce pot conduce la neeligibilitatea anumitor cheltuieli.Nedecontarea sumelor aferente actului adiţional fiind considerate ca neeligibile pentru Program

4. Neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze referitoare la obligaţia proiectantului de a asigura asistenţă tehnică pe perioada contractului de lucrări şi bugetarea acestei activităţi



Impactul

Încheierea de contracte de lucrări ce nu au prevăzute şi bugetate cheltuieli diverse şi neprevăzute

Consecinţe

Nu se pot deconta, în cadrul valorii adjudecate a contractului de lucrări, cheltuielile diverse şi neprevăzute ce apar în realizarea oricăror investiţii.

5. Neincluderea în documentaţia de atribuire, în devizul general al lucrărilor a unei valori de 10% din valoarea lucrărilor pentru acoperirea lucrărilor diverse şi neprevăzute


Soluţii

• În elaborarea contractelor de proiectare trebuie să se prevadă clauze princare proiectanţii răspund material în cazul în care în execuţia contractului delucrări se dovedesc erori şi/ sau omisiuni din proiectare;

• La elaborarea caietelor de sarcini pentru contractele de lucrări factorii deevaluare trebuie să fie stabiliţi cu atenţie şi să fie evitată durata de execuţie acontractului de lucrări ca fiind criteriu de evaluare. În condiţiile în care,totuşi, aceasta se consideră criteriu de evaluare, atunci trebuie să fieimpusă o perioadă de execuţie a lucrărilor minimă, realistă, în funcţie decomplexitatea proiectului de la care să pornească evaluarea;

• În condiţiile în care beneficiarul nu deţine suficientă expertiză în elaborareacaietelor de sarcini, este recomandabil să apeleze la o firmă care poateasigura această expertiză şi care să verifice, în special pe domeniul tehnic,dacă schiţele proiectului tehnic (partea desenată) corespund listelor decantităţi din partea descriptivă (partea scrisă).


Soluţii

• La încheierea contractului de lucrări beneficiarul trebuie să aibă în vederestabilirea unor clauze care să asigure respectarea principiilor de drept sigarantarea lucrarilor. Totodată, aceste clauze trebuie să îi poată permiterezilierea contractului, dacă se constată un mod defectuos de derulare aacestuia şi dacă îi aduce prejudicii şi riscă implementarea contractului definanţare.

• Aplicarea principiului segregării funcţiilor în realizarea procedurii deachiziţie publică.


Derularea contractului de lucrări

• verificarea şi urmărirea termenelor de expirare a garanţiilor bancare pentru avans şi de bună execuţie depuse de contractori;

• valabilitatea autorizaţiei de construcţie;• emiterea ordinului de începere a lucrărilor;• în perioadele de suspendare a lucrărilor, ca urmare a emiterii unor ordine de

suspendare, să se asigure că nu se desfăşoară lucrări;• verificarea periodică a valabilităţii autorizaţiei dirigintelui de şantier;• asigurarea că procesele verbale pe faze determinante sunt în conformitate

cu Programul de control al calităţii pe faze determinante vizat de ISC;• încheierea proceselor verbale de recepţie a lucrărilor în conformitate cu

clauzele contractuale şi cu legislaţia în vigoare;• situaţiile de plată pentru lucrările executate trebuie semnate de dirigintele de

şantier, beneficiar şi constructor;• nu toate cheltuielile privind organizarea de şantier sunt eligibile acestea

trebuie să respecte prevederile ordinelor de cheltuieli eligibile pentru a fi rambursate.



În cazul în care se va apela la încheierea unui act adiţional prin care se majorează valoarea contractului de lucrări, este necesară o analiză prealabilă a nevoilor reale de execuţie de lucrări suplimentare, a cauzelor care au generat aceste nevoi, precum şi o fundamentare temeinică a necesităţii şi oportunităţii încheierii actului adiţional. În cazul aplicării art.122, lit. i, din OUG nr. 34/2006 (negocierea fără publicare prealabilă) se va avea în vedere justificarea circumstanţelor neprevăzute ce au generat apariţia lucrărilor suplimentare/ adiţionale.



La solicitarea decontării contravalorii cheltuielilor diverse şi neprevăzute, se vor prezenta următoarele documente:•dispoziţia de şantier privind modificarea listelor de cantităţi,•aprobarea proiectantului şi a beneficiarului, respectiv documentaţia şin aprobările/ avizele necesare în vederea realizării acestora,•listele de cantităţi aferente,•actul adiţional la contractul de lucrări însoţit de dosarul achiziţiei.

Având în vedere că beneficiarul elaborează, ori de câte ori este nevoie, note de comandă suplimentare şi/ sau de renunţare, în cadrul contractuluide lucrări, acesta va fi obligat să ţină o evidenţă a notelor elaborate, iar la cererea de rambursare se va ataşa o anexă conţinând această evidenţă (anexa este inclusă în Instrucţiunea nr. 50, care se poate descărca de pe siteulwww.inforegio.ro sau www.adrcentru.ro )


Probleme privind graficele de depunere cereri de rambursare

Impactul

Întârzieri în procesul de rambursare a cheltuielilor cu consecinţe asupra gradului de absorbţie a fondurilor.

Consecinţe

Întârzieri în decontarea fondurilor către beneficiarii de proiecte care pot duce la blocarea unor etape în implementarea proiectului datorită lipsei de resurse financiare.

Modificarea frecventă a graficelor de depunere a cererilor de rambursare în sensul decalării termenelor prevăzute iniţial în Cererea de finanţare – 38 contracte amânare termene cu mai mult de 3 luni


Depunerea necorespunzătoare a documentelor de solicitare rambursare cheltuieli

Impactul

Cereri de rambursare completate necorespunzător, care nu includ toate documentele suport anexate.

Consecinţe

Returnarea cererii de rambursare sau solicitarea de completări suplimentare care întârzie procesul de verificare al cererii respective şi astfel se poate ajunge şi la întârzieri în ce priveşte rambursarea cheltuielilor realizate.


Rambursarea cheltuielilor eligibile

Respectarea regulilor generale de eligibilitate stabilite în HG 759/2007;cheltuielile solicitate spre rambursare să respecte regulile de eligibilitate stabilite în ordinele de cheltuieli eligibile particulare fiecărui domeniu major de intervenţie şi să se încadreze în perioada de eligibilitate conform ordinelor de cheltuieli eligibile şi contractului de finanţare;respectarea prevederilor contractuale;respectarea regulilor de ajutor de stat/ de minimis stabilite prin Ordinele privind aprobarea schemelor de ajutor de stat/ de minimis;respectarea prevederilor instrucţiunilor emise de către Autoritatea de Management a Programului Operaţional Regional şi transmise beneficiarilor prin Organismele Intermediare;respectarea legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice;

Beneficiarul trebuie să se asigure că i se vor rambursa cheltuielile efectuate, iar în acest sens este necesar să aibă în vedere următoarele aspecte:


Rambursarea cheltuielilor eligibile

respectarea momentului de la care cheltuielile sunt considerate eligibile, conform prevederilor ordinelor de cheltuieli eligibile, ordinelor privind acordarea ajutorului de stat/ de minimis, precum şi a prevederilor Contractuale;respectarea termenelor impuse de contract privind solicitarea încheierii addendum-urilor;asigurarea cu documente justificative că produsele/ lucrările sunt livrate/ executate;asigurarea că se păstrează o evidenţă contabilă pe conturi analiticedistincte pentru fiecare proiect şi că sunt înregistrate în contabilitatebunurile/serviciile/ lucrările livrate/ executate plătite şi solicitate larambursare;urmărirea derulării contractelor de lucrări şi asigurarea tuturor documentelor legale ce trebuie emise pe parcursul şi la finalizarea lucrărilor.

Beneficiarul trebuie să se asigure că i se vor rambursa cheltuielile efectuate, iar în acest sens este necesar să aibă în vedere următoarele aspecte:


Prevederile instructiunilor nr. 50 şi nr. 59 ale AM POR


Instrucţiunea nr. 50/25.06.2010 privind decontarea cheltuielilor diverse şineprevăzute din devizul general al contractelor de lucrări şi a actelor

adiţionale pentru contractele de lucrări/servicii/furnizare finanţate prinProgramul Operaţional Regional

1. Prevederi:• Se va realiza o analiză a nevoilor reale de execuţie de lucrări suplimentare,

cauzele care au generat aceste nevoi, o temeinică fundamentare a necesităţii şi oportunităţii încheierii de acte adiţionale, iar în cazul aplicării art.122 lit. i din OUG 34/2006 se va avea în vedere fundamentarea circumstanţelor neprevăzute ce au generat apariţia lucrărilor suplimentare/adiţionale.

• Cheltuielile diverse şi/sau neprevăzute achiziţionate conform prevederilor legale, sunt eligibile spre decontare în limita a maxim 10% din valoarea contractelor de lucrări, conform prevederilor Ordinelor de cheltuieli eligibile, indiferent de faptul că acestea au fost incluse în devizul general al contractului de lucrări sau sunt cuprinse în acte adiţionale la contractele de lucrări sau contracte suplimentare de lucrări.


• Documentele justificative necesare a fi prezentate de beneficiari la solicitarea contravalorii cheltuielilor diverse şi neprevăzute se consideră a fi: dispoziţia de şantier privind modificarea listelor de cantităţi, aprobarea proiectantului şi a beneficiarului, respectiv documentaţia şi aprobările/ avizele necesare în vederea realizării acestora, listele de cantităţi aferente, actul adiţional la contractul de lucrări însoţit de dosarul achiziţiei.

• Beneficiarul va ţine şi va depune împreună cu cererile de rambursare o evidenţă a notelor de comandă suplimentară şi a notelor de renunţări conform modelului pus la dispoziţie ca anexă la Instrucţiune.

• Pentru decontarea contravalorii taxelor ISC beneficiarii vor completa şi depune la cererile de rambursare anexa conform modelului ataşat la instrucţiune.


•La calculul procentului de majorare a valorii contractului de lucrări conform art. 122 lit. i din OUG 34/2006, valoarea lucrărilor suplimentare se va raporta la valoarea contractului iniţial, fără a fi luată în calcul valoarea notelor de renunţare conform precizării scrisorii ANRMAP nr. 6673 /31 05 2010 care e ataşată la instrucţiune.

•Raportarea şi decontarea cheltuielilor diverse şi neprevăzute achiziţionate conform legii se vor deconta numai pe linia 5.3 din bugetul contractului de finanţare „Diverse şi neprevăzute”.

•În condiţiile în care în bugetul contractului de finanţare nu au fost prevăzute sume sau sunt mai mici decât 10% din valoarea contractului de lucrări, beneficiarul poate solicita prin act adiţional la contractul de finanţare transferarea de pe alte linii bugetare inclusiv de pe lina 4.1/3.1 „Construcţii şi instalaţii”.


• Reducerea valorii contractelor de finanţare după rambursarea de către AM POR a minim 40% din valoarea contratului de lucrări, AM POR va considera disponibile sumele rezultate ca diferenţă între valoarea estimată a contractelor de lucrări din bugetul contractului de finanţare şi valoarea totală a contractului de lucrări adjudecat plus 10% din valoarea acestuia. Organismele Intermediare după primirea comunicării de la AM POR vor solicita beneficiarilor încheierea de acte adiţionale de diminuare a valorii contractelor de finanţare.


2. Studiu de caz:• Valoarea contractului iniţial este de 10.000 lei.

Situaţia a):• Valoarea NCS este de 900 lei raportată la valoarea contractului iniţial

(10.000 lei) reprezentând 9%, nu exista NR-uri – valoarea este eligibilă şi decontabilă prin POR

Situaţia b):• Valoarea NCS este de 1.200 lei raportată la valoarea contractului iniţial

(10.000 lei) reprezentând 12%, nu exista NR-uri – valoarea eligibilă şi decontabilă prin POR este de 1.000 lei(reprezentând 10% raportată la valoarea contractului iniţial) iar 200 lei(reprezentând 2% raportată la valoarea contractului iniţial) sunt neeligibili, se vor suporta de către beneficiar


Situaţia c):• Valoarea NCS este de 5.000 lei raportată la valoarea contractului iniţial

(10.000 lei) reprezentând 50%, valoarea NR-uri este de 4.000 lei reprezentând 40% din valoarea contractului iniţial – valoarea de 1.000 lei rezultată ca diferenţă între NCS şi NR este eligibilă şi decontabilă prin POR (reprezentând 10% raportată la valoarea contractului iniţial)

Situaţia d):• Valoarea NCS este de 5.000 lei raportată la valoarea contractului iniţial

(10.000 lei) reprezentând 50%, valoarea NR-uri este de 3.000 lei reprezentând 30% din valoarea contractului iniţial – din valoarea de 2.000 lei rezultată ca diferenţă între NCS şi NR valoarea de 1.000 lei este eligibilă şi decontabilă prin POR (reprezentând 10% raportată la valoarea contractului iniţial) iar 1.000 lei sunt neeligibili şi se vor suporta de către beneficiar


Situaţia e):• Valoarea NCS este de 6.000 lei raportată la valoarea contractului iniţial

(10.000 lei) reprezentând 60%, valoarea NR-uri este de 5.000 lei reprezentând 50% din valoarea contractului iniţial – în această situaţie contractul iniţial de 10.000 lei nu mai respectă Instrucţiunea 50 a AM POR şi legislaţia naţională privind atribuirea contractelor de lucrări/servicii şi bunuri, în consecinţă contractul devine neeligibil şi nedecontabil în cadrul POR.


Această Instrucţiune a fost emisă şi în conformitate cu art. 2din HG 28/2008 privind aprobarea conţinutului cadru aldocumentaţiei tehnico-economice aferente investiţilor publice,precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizuluigeneral pentru obiective de investiţii şi lucrări de intervenţie şicu art. art. 122, lit. l din OUG 34/2006 privind atribuireacontractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiunede lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

De asemenea, aceasta a avut în vedere şi ordinele privindaprobarea cheltuielilor eligibile pentru fiecare domeniu majorde intervenţie al Programului Operaţional Regional


Instrucţiunea nr. 59/18.10.2010 privind rambursarea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin Programul Operaţional Regional

1. Prevederi:• După finalizarea procesului de achiziţie publică şi încheierea contractului

de lucrări, respectiv a contractului de furnizare de bunuri, cu ponderea cea mai mare în bugetul proiectului (în cazul în care prin proiect nu sunt prevăzute şi contracte de lucrări), beneficiarii au obligaţia actualizării graficului cererilor de rambursare şi transmiterea acestuia la Organismul Intermediar şi Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Regional, în termen de maxim 30 de zile. Respectarea graficului astfel actualizat devine obligatorie pentru beneficiar.

• În maxim 2 luni de la efectuarea plăţilor către furnizori/ constructori, beneficiarii au obligaţia întocmirii şi depunerii la Organismul Intermediar a cererilor de rambursare, prin care să solicite rambursarea cheltuielilor astfel efectuate.


• În cazul emiterii unor situaţii de lucrări, respectiv facturi, pe care beneficiarul nu le poate achita integral într-o singură tranşă, beneficiarul poate solicita în cadrul cererii de rambursare valoarea decontată parţial a facturilor cu documentele justificative aferente şi cu menţionarea pe facturi a valorii decontate parţial din valoarea totală în cererea de rambursare respectivă şi a valorii rămase de decontat.

• În cazul în care se acordă avansuri către furnizori/ contractori, beneficiarii pot solicita de asemenea rambursarea valorii acestora.

• Beneficiarii pot să optimizeze modul de folosire a prefinanţării primite în sensul elaborării unor fluxuri de numerar în care să se evidenţieze toate sursele de finanţare disponibile, inclusiv sumele primite din rambursare, astfel încât să se asigure pe tot parcursul implementării proiectelor resurse financiare pentru plata fluentă a constructorilor/furnizorilor. În acest sens, solicitarea rambursării cheltuielilor nu este condiţionată de utilizarea în prealabil în totalitate a prefinanţării primite, beneficiarii putând transmite cereri de rambursare chiar dacă nu au fost cheltuite în totalitate sumele primite ca prefinanţare.


• La elaborarea graficului revizuit, beneficiarii au obligaţia de a lua în considerare toate aspectele menţionate în Instrucţiune astfel încât să fie respectate întocmai termenele prevăzute în graficul cererilor de rambursare revizuit.

• Având în vedere responsabilitatea AM POR de a utiliza cu maximă eficienţă fondurile publice alocate POR 2007-2013, începând cu data prezentei instrucţiuni nu se vor mai accepta de către OI şi AM POR grafice revizuite care nu au o justificare temeinică, iar numărul maxim de revizuire a graficului cererilor de rambursare ce poate fi acceptat este de 3 într-un an calendaristic.

Această Instrucţiune are aplicabilitate din data de 1 noiembrie 2010.


Vă mulţumesc.ADR CENTRU

Alba Iulia; Piata Consiliul Europei, Nr.32DRomania; Jud.ALBA

Tel: 0258/818616 Fax: 0258/818613

email: [email protected]: www.adrcentru.ro

Serviciul Monitorizare şi Verificare ProiecteTel: 0258/818616 Int. 222, 223,224

implementarea proiectelor din cadrul programului ... · rambursarea cheltuielilor se va efectua de...

Documents