1

III.3.a.Instrumente de informare ştiinţifică şi ediţii de documente

Instrumentele de informare ştiinţifică sunt lucrările ce oferă informaţii legate de conţinutul fondurilor şi a colecţiilor arhivistice.

1.)Instrumentele de informare ştiinţifică

Principalele instrumente de informare ştiinţifică folosite în practica arhivistică curentă, sunt următoarele:

a.)inventarul arhivistic

b.)îndrumătorul arhivistic

c.)catalogul

d.)indicele

e.)albumul de documente

Conform art. 102 din Normele Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Directorul general prin Ordinul n3. 227 din 18 iunie 1996, textul lucrării propriu-zise trebuie să fie însoţit de un aparat ştiinţific, ce este format din: introducere, rezumat ( într-o limbă de circulaţie internaţională), o listă a prescurtărilor folosite, indici, glosar şi cuprins.

Inventarul arhivistic este o lucrare ce cuprinde descrierea analitică a fiecărei unităţi arhivistice care aparţin uni fond sau unei colecţii.

În introducere se trec informaţii referitoare la : istoricul creatorului fondului, istoricul fondului/colecţiei, genul documentelor precum şi importanţa lor istorico-documentară, cantitatea totală a documentelor (în metri liniari şi unităţi arhivistice), sistemel de registratură şi de arhivare folosite în constituirea fondului/ colecţiei. Se mai pot da şi alte informaţii pentru a evidenţia specificul fondului/colecţiei.

Îndrumătorul arhivistic este lucrarea ce furnizează informaţii generale asupra fondurilor şi colecţiilor ce se află în depozitele Arhivelor Naţionale Istorice Centrale sau al unui serviciu judeţean a Arhivelor Naţionale. Este lucrarea ce cuprinde istoricul creatorului de fond , al fondurilor şi al colecţiilor, sinteza conţinutului documentelor, dar şi indicaţii asupra posibilităţilor de folosire a acestora. În îndrumătorul arhivistic se prezintă numai fondurile şi colecţiile care sunt ordonate, inventariate, selecţionate şi sunt date spre cercetare. În prezentarea unui anumit fond sau colecţii se au în vedere obligatoriu următoarele elemente: denumirea creatorului de fond, denumirea fondului/colecţiei, istoricul fondului/colecţiei, prezentarea conţinutului documentelor.

2

Referitor la istoricul instituţiei, acesta trebuie să cuprindă în mod concret informaţii legate de data înfiinţării, componenţa materială şi teritorială, locul în ierarhia instituţională, data şi modul reorganizării, data desfiinţării, schimbări în denumire, comasări.

La fondurile personale se vor da informaţii biografice referitoare la creatorul de fond, iar la fondurile familiale se vor da informaţii referitoare la istoricul familiei respective şi al posesiunilor sale. La colecţii se va menţiona persoana/instituţia, data şi împrejurările constituirii colecţiei, precum şi modul de completare şi organizare.

Istoricul fondului va conţine: anii extremi (menţionându-se perioadele pentru care lipsesc documente), cantitatea totală a documentelor în metri liniari şi unităţi arhivistice, sistemele de registratură şi arhivare folosite în decursul constituirii fondului, instrumentele de evindenţă şi informare utilizate şi existenţa în depozitele altor instituţii a unor documente din fondul respectiv.

Prezentare conţinutului documentelor se referă la evidenţierea problemelor principale pe care le reflectă documentele fondului respectiv. Se pot întocmi şi prezentări pe grupe , pentru fondurile de acelaşi fel.

Prezentarea fondurilor se face pe ramuri de activitate în funcţie de subordonare sau pe grupe de instituţii de acelaşi tip, iar în cadrul acestora după importanţa fondurilor sau în ordine alfabetică, după denumire. Fondurile personale şi familiale se prezintă în îndrumătorul arhivistic în ordine alfabetică.

Se prezintă mai întâi fondurile, apoi colecţiile, fiecare prezentare fiind însoţită de bibliografia folosită la întocmirea istoricului fondului-colecţiei-instituţiei, dar şi a lucrărilor publicate pe baza documentelor din fondul respectiv.

Introducerea cuprinde informaţii referitoare la istoricul serviciului judeţean care a întocmit îndrumătorul arhivistic, fondurile deţinute (cu importanţa istorică şi documentară), instrumentele de evidenţă a documentelor şi modul lor de folosire, metodologia de lucru.

La sfârşitul lucrării sau în cuprinsul ei pot fi date reproduceri după documente, pentru a se ilustra anumite probleme prezentate în îndrumător.

Catalogul prezină în mod amănunţit conţinutul documentelor unui fond sau ale mai multor fonduri, stabilite după criterii diferite cronologic, tematic,de limbă, topografic, etc.

Catalogul constă parctic în repartizarea cronoligică a rezumatelor documentelor.

Fişa de catalog cuprinde elementele fişei de inventar şi topicele şi instituţiile menţionate în documente, nume de persoane, ocupaţii, dări, obligaţii, etc.

3

În cazul documentelor care au fost editate, vor fi citate publicaţiile şi se menşionează formele în care au fost publicate. Aparatul ştiinţific va putea cuprinde o listă bibliografică, o listă de corespondenţă a cotelor pe fonduri, indici, glosar.

În cazul documentelor feudale, aparatul ştiinţific va cuprinde şi o listă cronologică a logofeţilor, diecilor, ispravnicilor, o listă a documentelor false şi o listă a documentelor cu data rectificată.

Glosarul cuprinde lista alfabetică a arhaismelor, reginoalismelor, termenilor speciali, dându-se pentru fiecare explicaţii cât mai concise, menţionându-se la fiecare termen în parte şi cotele documentelor în care pot fi întâlnite.

Indicele de documente este lucrarea arhivistică ştiinţifică prin care se urmăreşte punerea în valoare a întregii documentări existentă într-un fond- colecţie, pe perioade istorice, teritorial, sau nominal.

Conform practicii lucrărilor arhivistice există 3 feluri de indici, în funcţie de modul de alcătuire: 1.) cronologic, 2.) toponimic, 3.) onomastic

Indicele cronologic cuprinde lista completă a documentelor ce formează un fond, specificându-se data (prezentată printr-un cuvânt indice care individualizează actul respectiv), locul emiterii, chestiunea, forma, limba, natura şi cota lui.

Indicele toponimic constă în repertorizarea alfabetică a topicelor atestate în document, menţionându-se totodată şi apartenenţa teritorială, data şi cota documentului.

Indicele onomastic pune în valoare nume d epersoane la care se specifică titlul sau calitatea lor.

Fiecare indice are prefaţă, liste de prescurtări, indicaţii bibliografice. Referitor la indicele cronologic, aparatul ştiinţific cuprinde şi indici toponimic şi antroponimici. Prefaţa cuprinde expunerea metodei de lucru folosită în elaborarea indicelui, formele sub care se află materialul istoric apartenent unui fond, descrierea manuscriselor provenite din acestea,limba, materia şi forma de transmitere a documentelor, cotele unităţilor arhiviestice, cu aceeaşi provenienţă, arhivate în colecţii separate.

2 .)Ediţiile de documente- din punct de vedere al structurii şi al destinaţiei, ediţiile de documente se întocmesc după criteriul cronologic sau tematic. După stabilirea temei se studiază bibliografia privind tema respectivă, documentele publicate, fondurile şi colecţiile arhivistice în care se găsesc documentele referitoare la tema aleasă.

Se va ţine cont de normele elaborate de Academia Română atunci când se va stabili şi transcrie un text al unui document ce urmează a fi publicat.

Pe lângă transcriere, se face un rezumat pentru fiecare document în parte, care va cuprinde data, locul emiterii, emitentul, destinatarul-autorul şi conţinutul documentului.

4

Aparatul ştiinţific este format din introducere (precedată de prefaţă, notă asupra ediţiei), rezumatul introducerii (într-o limbă de circulaţie internaţională), bibliografie, note, lista prescurtarilor, lista documentelor, indice general sau indici de onomastică, glosar de materii şi subiecte, reproduceri de documente, planşe, hărţi, cuprinsul.

Atunci când se va întocmi aparatul ştiinţific, se va ţine cont de următoarele : în introducere vor fi menţionate informaţii referitoare la fondurile şi colecţiile sau a arhivei unde se păstrează documentele. Se prezină un tablou sintetic, general al conţinutului documentelor, împrejurările în care au fost redactate, analizându-se informaţiile mai importante, aspectul istoric al problemei căreia îi este consacrată publicaţia, precum şi caracteristicile epocii în car se încadrează tematica culegerii. Astfel concepută o ediţie de documente, poate răspunde necesităţii pentru care a fost creată, şi anume aceea de a oferi informaţii privitoare la un eveniment, personalitate sau o epocă istorică.

În nota asupra ediţiei se fac referiri la fondul-fondurile din care provin documentele, particularităţile lor, metoda de editare, indicaţii referitoare la aparatul ştiinţific, colaboratorii, etc. Se specifică tema, limitele cronologice şi geografice, planul general al ediţiei, repartizarea documentelor pe volume, corelaţia dintre diferitele părţi şi planul volumului respectiv.

Bibliografia indică publicaţiile, lucrările de analiză şi volume de documente în care se regăsesc informaţii privind tema volumului editat. Informaţiile referitoare la întocmirea bibliografiei se pot da în introducere sau în notă asupra ediţiei.

Albumul de documente este o culegere de documente întocmită pe criterii tematice ( istoric, paleografic, de limbă, suport, ect) şi elaborată prin tehnica reproducerilor tehnice ( facsimile, foto).

Fiecare cuelegre este percedataă de o prefaţă în care este expusă ,etoda care stă la baza alcătuirii ei, făndu-se aprecieri asupra caracterului specific al documentelor şi textelor cuprinse, precum şi de o listă a documentelor.

Principalul caracter al ediţiilor de documente şi al instrumentelor de informare ştiinţifică, este cel documentar, de introducere în circuitul ştiinţific a informaţiilor din fondurile şi colecţiile arhivistice.