ifs_food vers 6

7/24/2019 IFS_Food Vers 6

1/162

FS Food

Standard de auditare pentru calitatea

i sigurana produselor alimentare

Versiunea 6Aprilie 2014


2/162


3/162

IFS Food

Standard de auditare pentru calitatea

i sigurana produselor alimentare

Versiunea 6Aprilie 2014


4/162


5/162

IFS, Aprilie 2014

International Featured Standards IFS Food Versiunea 6 3

MULUMIRI

IFS dorete s mulumeasc tuturor participanilor care au rspuns chestionarului evaluriiglobale, care a fost efectuat n 2010 i care a constituit baza dezvoltrii i mbuntirii noii

versiuni a Standardului IFS Food. Informaiile i opiniile dumneavoastr au fost de mare folospentru IFS. Apreciem faptul c ai alocat din timpul dumneavoastr pentru a rspunde chesti-onarului. IFS mulumete membrilor Comitetului Tehnic Internaional IFS i grupurilor naio-nale de lucru asociate din Frana, Germania, Italia i Statele Unite.

Membrii Comitetului Tehnic Internaional IFS

Andrea Artoni CONAD, n numele ANCD (Asociaia Naional Cooperativ a Detailitilor), ItaliaSabrina Bianchini Det Norske Veritas, ItaliaYvan Chamielec EMC Distribution Groupe Casino, FranaFayal Bellatif Eurons certication, FranaRoberta Denatale/

Eleonora Pistochini Auchan, n numele Federdistribuzione, ItaliaGerald Erbach METRO AG, GermaniaJean-Franois Feillet Meralliance, FranaCcile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, FranaLuc Horemans Scamark Groupement Leclerc, FranaDr. Joachim Mehnert DQS, GermaniaDr. Angela Moritz REWE Group; REWE-Zentral-AG, GermaniaBizhan Pourkomailian Mc Donalds Europe, Marea BritanieHorst Roeser COOP, ElveiaSergio Stagni COOP, n numele ANCC (Asociaia Naional Cooperativ a Consumatorilor), ItaliaStephenThome Dawn Food Products, USABert Urlings Vion Food, OlandaKarinVo EDEKA Zentrale AG & Co. KG, Germania

RomanWiner HARIBO GmbH & Co. KG, GermaniaStefano Zardetto Voltan, Italia

IFS este ncntat, de asemenea, s mulumeasc pentru contribuiile utile oferite deurmtoarele persoane:

Javier Bernal IFS ExpertDr. Anna K. Boertz IFS ExpertJutta Brendgen Rewe Group, GermaniaChristina Brggemann ALDI Einkauf GmbH & Co. oHG, GermaniaAlfonso Cappuchino DNV, Business Assurance, USARosanna Casciano CONAD, n numele ANCD (Asociaia Naional Cooperativ a Detailitilor), ItaliaIvano Crippa CSI, Italia

Paul Daum KaisersTengelmann AG, GermaniaTimo Dietz Lidl Stiftung & Co. KG, GermaniaGianni di Falco Federdistribuzione, ItaliaSandrine Dupin COFRAC (Comit Franais dAccrditation)Lauren Fleming Intertek, USAMarcus Fraude Kauand Fleischwaren SB GmbH & Co. KG, GermaniaIsabelle Formaux Scamark Groupement Leclerc, FranaArnaud Gautier Groupement des mousquetaires, FranaMassimo Ghezzi Carrefour, ItaliaEric Gibson Intertek, USAMarco Jermini IFS ExpertAnnegret Karsch-Keller Kauand Warenhandel GmbH & Co. KG, GermaniaJon Kimble Diamond Foods, USADr. Ulrike Kleiber HANSA-HEEMANN AG, Germania

Marguerite Knefel Systme U, FranaMartine Kocken Laiterie Saint Denis de lhtel, FranaDr. Kerstin Kunz real,- SB-Warenhaus GmbH, GermaniaDr. Horst Lang Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG, GermaniaWolfgang Leiste EDEKA Handelsgesellschaft Sdwest mbH, Germania


6/162

IFS, Aprilie 2014

4 International Featured Standards IFS Food Versiunea 6

Prof. Dr Lindemann IFS ExpertSusan Linn Sysco Corporation, USAAnke Lorencz Wirtschaftskammer sterreich, AustriaFlavia Mare Carrefour, ItaliaRalf Marggraf EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG, Germania

Jay Mayr ConAgra Foods, USALaurence Manuel Provera Alimentaire, FranaDr. Andrea Niemann-Haberhausen Det NorskeVeritas, GermaniaViola Obladen Zentis GmbH & Co KG, GermaniaSarah Oxendale Target Corporation, USACharlotte Pilz Metro Cash+Carry Deutschland GmbH, GermaniaFlorian-Fritz Preu Quant Qualittssicherung GmbH, GermaniaRodrigo Quintero DQS, ChileDr.Gereon Schulze-AlthoffVion Food Group, GermaniaDr. Jrgen Sommer Freiberger Lebensmittel GmbH & Co. KG, GermaniaAlain Soroste IFS ExpertMarie Squigna Loblaw, Canada

Kevin Swoffer KPS Resources Ltd., Marea BritanieFranoisThibault Meralliance, in numele FEEF (Fdration des Entreprises et Entrepreneurs de France Federaia Intreprinderilor i Intreprinztorilor din Frana)

BatriceThiriet Auchan, FranaUte Welsch-Alles Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co.KG, GermaniaPatricia Wester Eurons certication, USAChristelWieck Hochwald Nahrungsmittel-Werke GmbH, GermaniaKathleen Wybourn DNV Business Assurance, USA

Echipa IFS

Helga Barrios Vidal Technical Project Manager (Manager ProiectTehnic)George Gansner Marketing/Business Development Director (Director Dezvoltare Afacere/Marketing)Dr. Helga Hippe Quality Assurance Management Director (Director Managementul Asigurarii Calitatii)Seon Kim Shop Manager (Manager Magazin)Christin Kluge Project Manager Quality Assurance (Manager Proiect Asigurarea Calitatii)Barbara Knzel Project Manager Certication Body Management (Manager Proiect Managementul

Organismelor de Certicare)Nina Lehmann Project Manager Academy/Marketing/Communications (Manager Proiect Academie/

Marketing/Comunicare)Stphanie Lemaitre Technical Director (DirectorTehnic)Lucie Leroy Project Manager (Manager de Proiect)Clemens Mahnecke Technical Project Manager (Manager ProiectTehnic)Marek Marzec IFS Business consultant Central/Eastern Europe (Consultant IFS pentru Europa Centrala

si de Est)Caroline Nowak IFS Representative South America (Reprezentant IFS, America de Sud)Ksenia Otto Ofce Manager (Manager Birou)

Sabine Podewski Project Manager Auditor Management (Manager de Proiect Managementul Auditorilor)Nevin Rhle Project Manager (Manager de Proiect)Nadja Schmidt Project Manager (Manager de Proiect)Sandra Schulte Technical Project Manager (Manager ProiectTehnic)SerenaVenturi Project Manager (Manager de Proiect)StephanTromp IFS Managing Director (Director General)Nicole Zilat Ofce Manager (Manager Birou)

Ca parte a procesului de revizuire a Standardului, au fost de asemenea efectuateaudituri de testare. Dorim s mulumim urmtoarelor companii pentru implicare:

ters

dugat

dugat

dugat

Biscuiterie Bouvard, Frana Freiberger, Germania Hansa-Heemann, Germania Jus de fruits dAlsace, Frana Rheinberg Kellerei GmbH, Germania

Roncadin, Italia Sunray, Elvetia Vion, Germania Voltan, Italia


7/162

IFS, Aprilie 2014


Coninut

Partea 1: Protocolul de audit

1 Istoria International Featured Standards (Standardele Speci-ce Internaionale) i a Standardului IFS Food. . . . . . . . . . . . 11

2 Introducere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Scopul i coninutul protocolului de audit. . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2 Informaii extraordinare din partea companiei certicatectre organismul de certicare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.3 Cerine generale pentru sistemul de managemental calitii i siguranei alimentelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3 Tipuri de Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.1 Auditul iniial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.2 Auditul de urmrire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.3 Auditul de rennoire (pentru recerticare) . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.4 Auditul de extindere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Domeniul Auditului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

5 Procesul de Certicare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.1 Pregtirea auditului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.2 Selectarea organismului de certicare aranjamente contractuale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.3 Durata unui audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.4 ntocmirea unui plan de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5.5 Evaluarea cerinelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235.5.1 Evaluarea unei cerine ca ind o abatere . . . . . . . . . . . . . . . . . 235.5.2 Notarea unei cerine ca ind neconform . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.2.1 Major . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.2.2 KO (Knock out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.3 Notarea unei cerine ca ind N/A (neaplicabil) . . . . . . . . . . . . 25

5.6 Stabilirea frecvenei auditurilor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

5.7 Raportul de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.1 Structura raportului de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.2 Paii necesari pentru nalizarea raportului de audit . . . . . . . 27

5.7.2.1 ntocmirea raportului preliminar de audit i a schieiplanului de aciune . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.2.2 ntocmirea de ctre companie a planului de aciuni corective 285.7.2.3 Validarea planului de aciune de ctre auditor . . . . . . . . . . . . 29


8/162

IFS, Aprilie 2014


5.7.3 Alte reguli referitoare la raportul de audit. . . . . . . . . . . . . . . . . 285.7.3.1 Legtura dintre dou rapoarte de audit consecutive

(auditul initial i de rennoire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.3.2 Traducerea raportului de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

5.8 Punctaje, condiii de emitere a raportului de auditi a certicatului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5.8.1. Managementul specic al procesului de audit(raport, certicat, ncrcare pe portal) n cazul n careuna sau mai multe cerine KO au fost notate cu D ntimpul auditului (vezi i Anexa 4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5.8.2 Managementul specic al procesului de audit(raport, certicat, ncrcare pe portal) n cazul n careuna sau mai multe neconformiti Majore au fostidenticate (vezi i Anexa 4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5.8.3 Managementul specic al procesului de audit n cazul

n care punctajul nal este mai mic de 75 % . . . . . . . . . . . . . . . 345.8.4 Managementul specic al procesului de audit n cazul

companiilor cu mai multe locaii de productie . . . . . . . . . . . . 34

6 Acordarea certicatului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

6.1 Termene limit pentru acordarea certicatului . . . . . . . . . . . . 35

6.2 Ciclul de certicare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.3 Informaii privind condiiile de retragere a certicatului . . . 36

7 Distribuirea i pstrarea raportului de audit . . . . . . . . . . . . . . 37

8 Aciuni suplimentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

9 Contestaii si procedura de tratare a reclamaiilor . . . . . . . . 37

10 Proprietatea i utilizarea siglei IFS Food. . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

11 Revizuirea Standardului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

12 Programul de Integritate IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

12.1 Aciuni preventive pentru asigurarea calitii . . . . . . . . . . . . . 40

12.2 Aciuni de asigurarea calitii la primirea de reclamaii . . . 4112.3 Sanciuni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

ANEXA1Claricarea domeniului de aplicare pentru diferitele Standarde IFS 44

ANEXA 2Procesul de certicare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

ANEXA 3Categorii de produse i de tehnologii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

ANEXA 4Diagrama de ux pentru managementul neconformitilor KOnotate cu D i Majore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49


9/162

IFS, Aprilie 2014


Partea 2: Lista cerinelor de audit

1 Responsabilitatea Managementului. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1.1 Politica companiei/Principiile companiei . . . . . . . . . . . . . . . . . 511.2 Structura companiei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1.3 Orientarea ctre client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1.4 Analiza efectuat de management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

2 Sistemul de Management al Calitii i Siguranei Alimentelor54

2.1 Managementul Calitii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.1.1 Cerine pentru documentaie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.1.2 Pstrarea nregistrrilor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

2.2 Managementul Siguranei Alimentelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2.1 Sistemul HACCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2.2 Echipa HACCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2.3 Analiza HACCP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

3 Managementul resurselor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.1 Managementul resurselor umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.2 Resurse umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583.2.1 Igiena personalului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583.2.2 Echipament de protecie pentru angajai, parteneri

contractuali i vizitatori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.2.3 Proceduri aplicabile n cazul bolilor infecioase . . . . . . . . . . . 593.3 Instruire teoretic i practic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3.4 Grupuri sanitare, echipamente pentru igiena personaluluii faciliti sociale pentru angajai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

4 Procesul de Planicare i Producie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.1 nelegerea contractual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.2 Specicaii i Formule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.2.1 Specicaii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.2.2 Formule/reete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4.3 Dezvoltarea de produse/Modicarea de produse/Modicarea proceselor de producie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4.4 Aprovizionarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.4.1 Aprovizionarea general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.4.2 Comercializarea de produse gata fabricate . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.5 Ambalarea produsului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.6 Locaia Fabricii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.7 Exteriorul Fabricii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.8 Planul fabricii i uxul de producie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4.9 Cerine de construcie pentru zonele de producie i depozitare 674.9.1 Cerine de construcie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.2 Perei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.3 Pardoseli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

ters


10/162

IFS, Aprilie 2014


4.9.4 Tavane/Plafoane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.9.5 Ferestre i alte deschideri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.9.6 Uile i Porile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.9.7 Iluminatul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

4.9.8 Aer condiionat/Ventilaie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694.9.9 Alimentarea cu ap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694.9.10 Aer Comprimat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.10 Curenia i dezinfecia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.11 Evacuarea deeurilor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.12 Riscul de corpuri strine, metal, sticl spart i lemn . . . . . . 72

4.13 Monitorizarea duntorilor/Controlul duntorilor . . . . . . . . 73

4.14 Recepia i depozitarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

4.15 Transportul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

4.16 ntreinere/Mentenan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 754.17 Echipamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

4.18 Trasabilitatea (inclusiv OMG-urile i alergenii) . . . . . . . . . . . . 77

4.19 Organisme modicate genetic (OMG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4.20 Alergeni i condiii de producie specice. . . . . . . . . . . . . . . . . 78

5 Msurtori, Analize, mbuntiri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.1 Audituri interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.2 Inspecia locaiei fabricii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.3 Validarea si controlul procesului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.4 Calibrarea, reglarea i vericarea instrumentelorde msur i monitorizare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

5.5 Vericarea cantitativ (controlul cantitii/cantitilor deumplutur) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

5.6 Analiza produsului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

5.7 Carantina produsului (blocarea/reinerea) i eliberareaprodusului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

5.8 Managementul reclamaiilor de la autoriti i clieni . . . . . . 82

5.9 Managementul incidentelor, retragerea produsului,rechemarea produsului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

5.10 Managementul neconformitilor i al produselor neconforme 83

5.11 Aciuni corective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6 Aprarea alimentelor i Inspeciile externe . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.1 Evaluarea aprrii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.2 Securitatea locaiei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

6.3 Securitatea personalului i a vizitatorilor. . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

6.4 Inspecii Externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

ANEXA 1

Glosar/Lista deniii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86ANEXA 2Cmpuri obligatorii care trebuie completate de catre auditor . . . . . . 92


11/162

IFS, Aprilie 2014


Partea 3: Cerinele pentru Organismele de Acreditare,Organismele de Certicare i Auditori

Acreditarea IFS i procesul de certicare

0 Introducere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1 Cerinele pentru Organismele de Acreditare . . . . . . . . . . . . . . 95

1.1 Cerine generale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.2 Instruirea comitetului de acreditare (sau a persoaneicompetente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.3 Competenele evaluatorului din cadrul organismuluide acreditare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

1.4 Frecvena evalurilor organismelor de certicare . . . . . . . . . 96

1.5 Acreditarea unui organism de certicare activ internaional97

1.6 Condiii pentru redobndirea acreditrii dup retrageresau suspendare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

1.7 Transferul certicrii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2 Cerinele pentru Organismele de certicare . . . . . . . . . . . . . . 98

2.1 Procesul de acreditare IFS conform ISO/IEC Ghidul 65(viitorul ISO/IEC 17065) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2.2 Semnarea contractului cu deintorul IFS . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2.3 Decizia de certicare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2.4 Responsabilitile organismelor de certicare referitoare lainstructorii IFS i auditorii IFS (inclusiv liber profesioniti) 99

2.5 Cerine specice pentru instructorii IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2.6 Cursul Instruirea Instructorului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

3 Cerinele pentru Auditorii IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

3.1 Cerine nainte de aplicarea pentru examinrile IFS . . . . . . . 102

3.2 Cerine generale pentru auditori, atunci cnd aplicpentru examinrile IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

3.3 Procesul de examinare IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3.4 Extinderea domeniului pentru auditorii IFS aprobai. . . . . . . 106

3.5 Echipa de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1073.5.1 Reguli generale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1073.5.2 Reguli specice pentru echipa de audit i auditarea

de 3 ori consecutiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

ANEXA 1Categorii de produs i de tehnologii pentru auditori . . . . . . . . . . . . . . 109


12/162

IFS, Aprilie 2014


Partea 4: Raportarea, Programul auditXpressTM i Portalul deaudit IFS

0 Introducere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1111 Raportare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

1.1 Privire general asupra auditului (Anexa 1) . . . . . . . . . . . . . . . 111

1.2 Raportul de audit (Anexa 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

1.3 Plan de aciune (Anexa 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

1.4 Cerine minime pentru Certicatul IFS (Anexa 4) . . . . . . . . . . 113

2 Programul auditXpressTM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

3 Portalul de audit IFS i Baza de date IFS(www.ifs-certication.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

ANEXA 1Raportul Final de Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

ANEXA 2Raportul de audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

ANEXA 3Plan de aciune . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

ANEXA 4CERTIFICAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

ANEXALista cerinelor de audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127


13/162

IFS, Aprilie 2014

International Featured Standards IFS Food Versiunea 6 Partea 1 11

Partea 1: Protocolul de audit

1 Istoria International Featured Standards(Standardele Specice Internaionale) i aStandardului IFS Food

Auditarea furnizorilor a constituit o caracteristic permanent a siste-melor i procedurilor de lucru ale lanurilor de retail timp de muli ani.Pn n 2003, acestea erau efectuate de ctre departamentele de asigu-rare a calitii proprii ale lanurilor de retail/en-gros. Continua creterea

a cerinelor consumatorilor, extinderea responsabilitii lanurilor deretail/en-gros, creterea cerinelor legislative i globalizarea furnizriiproduselor au dus la necesitatea de a se dezvolta un Standard unic pen-tru asigurarea calitii i sigurana alimentelor. De asemenea, trebuia sse gseasc o soluie de a reduce timpul alocat auditurilor, att pentrulanurile de retail, ct i pentru furnizori.

Membrii asociai ai federaiei germane de retail HandelsverbandDeutschland (HDE) i omologul su francez Fdration des Entrepri-ses du Commerce et de la Distribution (FCD) au creat un standard decalitate i siguran a alimentelor, pentru produsele alimentare comer-cializate sub marc proprie, numit IFS Food Standardul Internaionalpentru Alimente, care este menit s permit evaluarea sistemelor decalitate i pentru sigurana alimentelor ale furnizorilor, pe baza uneiabordri uniforme. Acest standard este acum gestionat de IFS Manage-ment GmbH, companie deinut de FCD i HDE, i se aplic la toatestadiile de procesare a alimentelor, dup ce acestea au prsit ferma deproducie. Standardul IFS Food a fost aliniat cu Documentul Ghid alGFSI i este recunoscut de GFSI (Global Food Safety Initiative- IniiativaGlobal pentru Sigurana Alimentelor).

Prima versiune implementat (versiunea 3) a Standardului IFS a fostdezvoltat de HDE i lansat n 2003. n ianuarie 2004, o versiune actuali-

zat, versiunea 4, a fost creat i introdus n colaborare cu FCD. ntre2005/2006 asociaia de retail din Italia s-a alturat i ea StandarduluiInternaional pentru Alimente i dezvoltarea versiunii 5 a fost o colabo-rare a federaiilor de comer din Frana, Germania i Italia dar i a retai-lerilor din Elveia i Austria.

Pentru versiunea 6 a IFS Food, ComitetulTehnic Internaional i grupu-rile de lucru din Frana, Germania i Italia au fost implicate n mod activ,pe lng retaileri i reprezentani ai industriei, serviciilor n domeniulalimentar i ai organismelor de certicare. In timpul dezvoltrii versiunii6 a IFS Food, IFS a primit opinii i de la nou formatul grup de lucru IFSAmerica de Nord i de la retaileri din Spania, Asia i America de Sud.


14/162

IFS, Aprilie 2014

12 Partea 1 International Featured Standards IFS Food Versiunea 6

Obiectivele de baz ale IFS Food, ct si pentru celelalte Standarde IFS,sunt:

s stabilieasc un standard comun, cu un sistem uniform de

evaluare, s lucreze cu organisme de certicare acreditate i cu auditori

calicai aprobai IFS,

s asigure comparabilitatea i transparena n ntreg lanul dedistribuie,

s reduc costurile i timpul att pentru furnizori ct i pentrulanurile de retail.

Experiena, modicrile legislative si revizia documentului ghid GFSI aucondus la nevoia de a revizui versiunea 5. A fost elaborat un chestionar

detaliat i extins, care s permit tuturor prilor interesate s se implicen dezvoltarea Standardului IFS Food. Acest chestionar on-line a fostdisponibil ntre lunile ianuarie i februarie 2011, permind tuturor celorimplicai s ia parte la proces. Toate chestionarele completate au fostsupuse unei analize detaliate. n plus, reprezentanii industriei i ai orga-nismelor de certicare au participat n toate etapele procesului de revi-zie, pentru o mai bun mprtire a experienei i transparen.

Analiza tuturor chestionarelor, asociat cu opiniile primite de la toateprile implicate, a avut ca rezultat denirea urmtoarelor obiective,care au constituit baza revizuirii versiunii 5 a IFS.

s exclud duplicrile, s verice cerinele pentru claritate,

s adapteze Standardul, astfel nct s ndeplineasc cerinelelegislaiei n vigoare,

s includ criterii pentru aprarea alimentelor n lista generalde vericare pentru audit

s includ toate doctrinele IFS Food

s mbunteasca ntelegerea protocolului de audit

s determine reguli mai precise pentru calculul duratei auditului

s mbunteasc denirea domeniilor de audit

s actualizeze Standardul n conformitate cu noua versiunea adocumentului de ghidare GFSI

Noua versiune 6 a IFS Food va intra n vigoare la 1 Iulie 2012. Pn la 30Iunie 2012, companiile pot efectua audituri numai conform IFS Foodversiunea 5; dup aceast dat, vor acceptate numai auditurile efectu-ate conform IFS Food versiunea 6.

IFS Food 6, Aprilie 2014 nu este o nou versiune a Standardului, ci oversiune consolidat a IFS Food 6, Ianuarie 2012, care ine cont de ErataIFS versiunea 2, furnizeaz explicaii pentru diferite subiecte i imple-

adugat


15/162

IFS, Aprilie 2014


menteaz anumite referine din Doctrina IFS versiunea 3. Toate modi-crile care au fost fcute versiunii originale IFS Food 6, Ianuarie 2012,sunt identicabile. Aceast versiune actualizat a Standardului esteaplicabil, cel mai trziu, de la 1 Iulie 2014.

Standardul IFS Food este unul dintre standardele aate sub umbrelabrandului internaional IFS (International Featured Standards Standar-dele Specice Internaionale).

2 Introducere

2.1 Scopul i coninutul protocolului de auditAcest protocol de audit descrie cerinele specice pentru organizaiileimplicate n auditurile IFS Food.

Scopul protocolului este de a deni criteriile ce trebuie urmrite de ctreun organism de certicare, care efectueaz audituri n conformitate cucerinele IFS i n conformitate cu norma de acreditare ISO/IEC Ghidul65 (viitorul ISO/IEC 17065).

De asemenea, detaliaz procedurile ce trebuie urmate de ctre compa-niile auditate i claric logica auditrii lor. Doar organismele de certi-

care care sunt acreditate ISO IEC Ghidul 65 (viitorul ISO/IEC 17065) pen-tru domeniul IFS Food i care au semnat un acord cu deintoriistandardului, pot efectua audituri n conformitate cu Standardul IFSFood i pot emite Certicate IFS. Cerinele IFS cu privire la organismelede certicare sunt descrise clar n partea 3 a acestui document.

2.2 Informaii extraordinare din partea companieicerticate ctre organismul de certicare

In conformitate cu ISO/IEC Ghidul 6517065, compania trebuie s infor-

meze organismul de certicare despre orice schimbare sau indiciu cprodusele nu mai sunt conforme cu cerinele sistemului de certicare(de exemplu, rechemari sau alerte privind produsele, etc). Pentru IFS,care ar putea afecta capabilitatea acesteia de conformitate cu cerinelede certicare (de ex. rechemri, alerte pe produse, etc.).Aceast infor-mare trebuie s e fcut n 3 zile lucrtoare.

2.3 Cerine generale pentru sistemul de management alcalitii i siguranei alimentelor

n general, cnd auditul se efectueaz n conformitate cu IFS, auditorulevalueaz dac diferitele elemente ale sistemului calitii i siguraneialimentelor al unei companii sunt documentate, implementate, meni-

adugat

ters

ters

modicat


16/162

IFS, Aprilie 2014


nute i mbuntite n permanen. Auditorul va examina urmtoareleelemente:

structura organizaiei, legat de responsabilitate, autoritate, cali-

care i a postului proceduri documentate i instruciuni cu privire la implementa-

rea acestora,

inspecie i vericare: cerine specice i denirea criteriilor deacceptare/toleran

msurile care trebuie luate n caz de neconformitate,

investigarea cauzelor neconformitilor i implementarea aciu-nilor corective,

analizele de conformitate a datelor privind sigurana i calitateai implementarea lor n practic

gestionarea, pstrarea i regsirea nregistrrilor referitoare lacalitatea i sigurana alimentelor, cum ar cele privind trasabi-litatea, controlul documentelor.

Toate procesele i procedurile trebuie s e clare, concise i fr ambi -guiti, iar personalul responsabil trebuie s neleag principiile siste-mului de management al calitii i siguranei alimentelor.

Sistemul de management al calitii i siguranei alimentelor este bazatpe urmtoarea metodologie:

s identice procesele necesare pentru sistemul de manage-ment al calitii i siguranei alimentelor;

s determine succesiunea i interaciunea acestor procese;

s determine criteriile i metodele necesare pentru asigurareafuncionrii i controlului eciente ale acestor procese;

s asigure disponibilitatea informaiei necesar pentru funcio-narea i monitorizarea acestor procese;

s msoare, monitorizeze i analizeze aceste procese i simplementeze aciunile necesare, pentru obinerea rezultatelordorite i pentru mbuntirea continu

3 Tipuri de Audit

3.1 Auditul iniial

Un audit inial este primul audit conform IFS Food pentru o companiei.Se efectueaz la un moment i la o dat stabilite de comun acord ntrecompanie i organismul de certicare ales. Pe parcursul acestui audit,


17/162

IFS, Aprilie 2014


ntreaga companie este auditat, att n ceea ce privete documentaiact i n ceea ce privete procesele n sine. n timpul auditrii, toate cri-teriile cerinelor IFS trebuie evaluate de ctre auditor. n cazul unui auditpreliminar, auditorul care efectueaz acest audit va diferit de auditorul

care efectueaz auditul iniial.

3.2 Auditul de urmrire

Un audit de urmrire este necesar ntr-o anumit situaie, atunci cndrezultatele auditului (un audit iniial sau un audit de rennoire) nu suntsuciente pentru a permite acordarea certicatului (vezi Tabelul nr. 6). ntimpul auditului de urmrire, auditorul se concentreaz asupra imple-mentrii msurilor luate pentru corectarea neconformitilor Majore

identicate n timpul auditului precedent. Auditul de urmrire va efec-tuat n intervalul de ase luni de la data auditului precedent. n general,auditorul care a efectuat auditul n care s-a identicat neconformitateaMajor va efectua i auditul de urmrire.

Dac neconformitatea Major este legat de abateri ale procesului deproducie, auditul de urmrire va efectuat la cel puin 6 sptmni inu mai trziu de 6 luni de la auditul precedent. Pentru alte genuri deneconformiti (ex: documentaie), organismul de certicare este res-ponsabil pentru stabilirea datei auditului de urmrire.

Dac nu se efectueaz un audit de urmrire timp de 6 luni, atunci estenecesar efectuare unui audit nou.n cazul n care compania decide snu efectueze un audit de urmrire ci un audit complet nou, noul audittrebuie s e programat nu mai devreme de 6 sptmni fa de auditulla care s-a identicat neconformitatea Major.

n cazul n care auditul de urmrire stabilete c cerinele nu sunt nde-plinite, este necesar efectuarea unui audit nou,care va programat numai devreme de 6 sptmni fa de auditul de urmrire. Eliminareaneconformitilor Majore va ntotdeauna stabilit printr-o vizit a audi-torului la faa locului.

3.3 Auditul de rennoire (pentru recerticare)

Auditurile de rennoire sunt acele audituri care sunt efectuate dupauditul iniial. Perioada n care auditul de rennoire va efectuat esteindicat pe certicat. Auditul de rennoire implic auditarea complet acompaniei, rezultnd n eliberarea unui nou certicat. n timpul auditu-lui, toate criteriile din catalogul cerinelor IFS vor evaluate de ctreauditor. O atenie special este acordat abaterilor i neconformitiloridenticate n timpul auditului precedent, precum i implementrii iecienei aciunilor corective i msurilor preventive nscrise n planulde aciuni corective al companiei.

adugat

adugat


18/162

IFS, Aprilie 2014


Not: planul de aciuni corective de la auditul precedent va ntot-deauna evaluat de ctre auditor, chiar dac auditul precedent a fostefectuat cu mai mult de un an n urm. De aceea, companiile auditatetrebuie s informeze organismul de certicare dac au fost certicate

IFS n trecut.

Data auditului de rennoire va calculat de la data auditului precedenti nu de la data eliberrii certicatului. In plus, auditul de rennoire poate programat cel mai devreme cu 8 sptmni nainte i cel mai trziucu dou sptmni dup data de referin a auditului de rennoire (vezii seciunea 6.2). Companiile sunt responsabile pentru meninerea pro-priilor certicri.Toate companiile certicate IFS vor primi de la portalulde audit IFS on-line o noticare, cu trei luni nainte de expirarea certi-crii.

Organismele de certicare pot de asemenea s contacteze companiiledin timp, pentru a stabili o dat pentru un nou audit.

n general, datele stabilite pentru ecare audit trebuie s e ncrcate peportalul de audit IFS, n zona de jurnal, cel mai trziu cu dou sptmni(14 zile calendaristice) nainte de data auditului (este posibil modica-rea datei pe termen scurt).

3.4 Auditul de extindere

In situaii specice, cum ar produse noi i/sau procese noi care sedoresc a incluse n domeniul de audit sau de ecare dat cnd estenecesar ca domeniul auditului s e actualizat pe certicat, atunci, pen-tru o companie certicat IFS Food, nu mai este necesar efectuareaunui audit complet nou, ci organizarea unui audit de extindere la locaie

n timpul perioadei de valabilitate a certicatului existent. Organismulde certicare este responsabil pentru determinarea cerinelor relevantecare s e auditate i durata relevant a auditului. Raportul acestui auditde extindere va considerat o anex a raportului de audit curent. Con-diiile de promovare a auditului de extindere (scorul mediu 75%) suntaceleai ca cele normale, dar concentrate pe cerinele specice care tre-

buie s e auditate; punctajul auditului original nu se modic;

Dac auditul de extindere demonstreaz conformitate, certicatul va actualizat cu noul domeniu i va ncrcat pe portalul de audit.

Certicatul actualizat va pstra data de valabilitate a certicatului curent.

Dac, n timpul auditului de extindere, o neconformitate Majora sauK.O. (neconformitate Knock Out) au fost identicate, ntregul audit estenereuit i certicatul curent va suspendat, aa cum este descris in5.8.1 si 5.8.2.

Not: vezi i cerinele privind extinderea din Doctrina IFS (seciunea1.3.4.)

adugat


19/162

IFS, Aprilie 2014


4 Domeniul Auditului

IFS Food este un Standard pentru auditarea furnizorilor ce fabric pro-duse alimentare sub marca proprie a lanurilor de retail i en-gros i a

altor productori de produse alimentare i se aplic doar companiilorproductoare de alimente sau celor care ambaleaz produse alimentarevrac. IFS Food poate folosit doar atunci cnd un produs este procesatsau atunci cnd exist un pericol de contaminare a produsului n timpulambalrii primare. In consecin, IFS Food nu se aplic urmtoareloractiviti:

import (birouri, de exemplu companiile de tip broker)

transport, depozitare i distribuie

Pentru claricarea domeniului de aplicare pentru IFS Food i alte Stan -

darde IFS (Broker, Logistics, Cash & Carry/Wholesale i HPC) v rugmconsultai Anexa 1.

Dac rma comercializeaz produse nite, fabricate n alt parte, furni-zorii acestor produse trebuie s e ei nii certicai IFS FOOD i cerin-ele specice din lista de cerine de audit (Partea 2) referitoare la comer-cializarea produselor gata fabricate (4.4.2.1 pn la 4.4.2.3.) trebuie se ndeplinite. Dac nu sunt ndeplinite condiiile, acele produse trebuieexcluse din certicat i certicatul trebuie s menioneze activitatea decomercializare nu este inclus.

Dac cerinele menionate mai sus sunt ndeplinite, acele produse nitecomercializate vor n mod clar specicate pe certicat, detaliind dome-niul produselor, i specicate n raport, att n domeniul auditului ct i

n prolul companiei.

Not: vezi i cerinele despre managementul proceselor externalizate(seciunea 1.4.2.) i managementulproduselor comercializate (seciunea1.4.3) din Doctrina IFS.

Domeniul auditului va denit i validat ntre companie i organismulde certicare, nainte ca auditul s aib loc. Domeniul va indicat clar ifr ambiguitate n contractul dintre companie i organismul de certi-

care, n raportul de audit i pe certicat.

Auditul trebuie s aib loc la o dat care s asigure c ntreg domeniulde produse i procese menionate n raport i pe certicat s poat evaluat efectiv.

Dac, ntre dou audituri de certicare, sunt implementate procese noisau produse diferite de cele incluse n domeniul auditului curent IFS (deexemplu: produse sezoniere), compania certicat trebuie s informezeimediat organismul de certicare, care trebuie s efectueze o evaluare ariscului si s decid dac este necesar efectuarea unui audit de extin-dere sau nu (vezi si 3.4). Rezultatul evalurii riscului, bazat pe riscul deigien i siguran, trebuie s e documentat.

ters


20/162

IFS, Aprilie 2014


Auditul este specic pentru locaia unde au loc toate procesele prin caretrece un produs. n cazul existenei unor structuri descentralizate, iarauditarea unei anumite locaii este insucient pentru obinerea uneiimagini cuprinztoare asupra capacitilor companiei, atunci toate cele-

lalte faciliti relevante vor de asemenea incluse n audit. Acest lucruva descris n detaliu, n prolul companiei din raportul de audit.

Domeniul auditului va include ntreaga activitate a companiei (de exem-plu, acelai tip de producie pe linii diferite pentru produsele furnizoru -lui i ale lanurilor de retail/en-gros), nu doar linia de producie pentruprodusele marca proprie a lanurilor de retail/en-gros. Domeniul va validat a doua oar la nceputul auditului, dup analiza iniial a riscului.Mai mult dect att, domeniul poate schimbat dup analiza de risc (deexemplu, dac o alt activitate se interfereaz cu cea din domeniul audi-tului)

Domeniul de audit va face referire la categoriile de produse si de tehno-logii auditate (Vezi anexa 3).

Exemplu 1: pentru o companie productoare de ngheat, domeniulde audit va face referire la categoria de produs 4 (lactate) i categoriilede tehnologii B (pasteurizare), D (congelare/rcire) i F (amestecare/ambalare).

Exemplu 2: pentru o companie productoare de paste finoase proas-petecuumplutursicarerealizeaziumpluturilencadrulcompaniei(deexemplu cu carne, smntn, roii), domeniul de audit va face referirela categoria de produs 7 (produse combinate) i categoriile de tehnolo-gii B(pasteurizare), D(congelare/rcire), E(ambalare n atmosfer modi-cat) i F(tiere/amestecare/umplere).

Not: alte categorii de tehnologii pot adugate sau eliminate, depin-znd de detaliile proceselor desfurate n companie;

Dac, n cazuri excepionale, compania decide s exclud anumite cate-gorii de produse (linii de producie) din domeniul auditului, atunci acestlucru va indicat n mod clar i va inclus n raportul de audit i pecerticatul IFS.

Not: vezi i cerinele despre managementul excluderilor de produsedin domeniul de audit IFS Food din Doctrina IFS (seciunea 1.4.1.)

Auditarea companiilor cu locaii multiple, cu management centralizatDac anumite procese sunt organizate centralizat ntr-o companie cumai multe locaii de producie (de exemplu, aprovizionarea, manage-mentul de personal, managementul reclamaiilor), locaia managemen-tului central sediul central va trebui auditat si rezultatul auditriicerinelor relevante pentru acesta vor luate n considerare n raportulde audit al ecrei locaii de producie.

Not: Fiecare locaie de producie va auditat separat ntr-o perioadde maxim 12 luni de la auditul locaiei de management central i vaavea raportul propriu de audit i certicatul propriu. Fiecare locaie va

adugat

adugat


21/162

IFS, Aprilie 2014


menionat n contract i va avea propriul raport i certicat. Dac sediulcentral nu are activitate de producie, atunci aceast locaie nu poate certicat IFS ca o companie independent. Timpul alocat audituluilocaiei centrale de management va indicat n raport, n seciunea

referitoare la prolul companiei.

Auditul sediului central va avea loc ntotdeauna nainte de auditul loca-iilor de producie, pentru a avea o imagine preliminar.

Not: Dac nu este posibil efectuarea unui audit la sediul central,atunci trebuie s se asigure c n timpul auditului la locaia de produc-ie, toate informaiile necesare din partea sediului central s e disponi-bile (de exemplu, reprezentani ai sediului central s e prezeni la loca-ia de producie n timpul auditului).

5 Procesul de Certicare

5.1 Pregtirea auditului

nainte de a auditat, compania va studia n detaliu toate cerineleStandardului IFS Foodi, dac exist, Doctrina si Erata IFS.n ziua audi-tului, versiunea curent a Standardului trebuie s e disponibil la loca-ia auditat. Compania este responsabil pentru obinerea versiunii nvigoare a Standardului. Pentru a se pregti pentru un audit iniial, ocompanie poate efectua un audit preliminar, care se realizeaz doarpentru uz intern.Auditul preliminar nu poate include vreo recomandare.

Dac auditul nu este un audit iniial, compania trebuie s informezeorganismul de certicare astfel nct auditorul s verice planul de aci-uni corective de la auditul precedent.

Data planicat pentru auditul iniial sau pentru auditul de rennoire va comunicat biroului IFS prin portalul de audit IFS. Aceasta este res-ponsabilitatea organismului de certicare.

5.2 Selectarea organismului de certicare aranjamentecontractuale

Pentru a efectua auditul IFS, compania va desemna un organism decerticare, care este acreditat pentru a realiza astfel de audituri. Doarorganismele de certicare aprobate pentru IFS care trebuie s e acre -ditate conform ISO/IEC Ghidul 65 (viitorul ISO/IEC 17065) pentru dome-niul IFS Food i care au semnat un contract cu IFS (vezi Partea 3) potefectua audituri IFS Food i pot emite certicate. Lista tuturor organis-melor de certicare acreditate IFS la nivel internaional, grupate pe ri,este disponibil pe pagina de internet www.ifs-certication.com.

adugat

ters


22/162

IFS, Aprilie 2014


Organismele de certicare pot avea auditori calicai pentru unul saumai multe domenii. Conrmarea categoriei de produs i de tehnologie,pentru care organismul de certicare poate efectua audituri, va obi-nut de la organismul de certicare.

Auditurile IFS pot efectuate de o echip de audit, doar daca toi mem -brii echipei de audit sunt auditori aprobai IFS. Cerinele suplimentarepentru echipele de audit sunt descrise n detaliu n Partea 3 a Standar-dului, capitolul 3.5.

Un auditor nu poate efectua mai mult de 3 audituri consecutive la ace-eai locaie (oricare ar timpul ntre audituri); regulile care se aplic ncazul echipei de audit sunt detaliate n Partea 3, capitolul 3.5.

ntre companie i organismul de certicare va exista un contract, care

specic domeniul auditat, durata i cerinele de raportare. Contractulva face referire la Programul de Integritate (vezi capitolul 12), n legturcu posibilitatea efecturii de audituri la locaie, organizate de Manage-mentul Asigurrii Calitii a birourilor IFS.

Auditul va avea loc atunci cnd produsele incluse n domeniul audituluisunt procesate.

Este de preferat ca auditul s e efectuat n limba companiei, iar orga-nismul de certicare trebuie s fac toate eforturile de a desemna unauditor, a crui limb matern sau limb de folosin principal esteaceeai cu limba companiei. n plus, limbile folosite de auditor pentruefectuarea unui audit dintre limbile native trebuie s e aprobate debirourile IFS nainte de efectuarea auditului (vezi si Partea 3).

Not: vezi i cerinele despre utilizarea de translator n Doctrina IFS(seciunea 1.5.2).

Este responsabilitatea companiei de a verica dac organismul de cer-ticare este acreditat pentru certicarea IFS Food.

5.3 Durata unui auditIFS a implementat un instrument pentru calculul duratei minime a unuiaudit, bazat pe urmatoarele criterii:

numrul total de oameni (lucrtori part-time, lucrtori n schim-buri, personal temporar, personal administrativ, etc)

numrul de categorii de produse

numrul de etape de proces (etape P)

Acest instrument este disponibil pe www.ifs-certication.com

Exemple de calcul a duratei de audit (n funcie de categoriile de produsi de tehnologii, aa cum sunt descrise n Anexa 3)

adugat


23/162

IFS, Aprilie 2014


Exemplul 1: pentru o companie productoare de ngheat

Domeniul auditului trebuie s fac referire la categoria de pro-dus 4 (lactate) i categoriile de tehnologii B (pasteurizare), D

(congelare/rcire) i F (amestecare/ambalare). Pentru calculul duratei auditului, urmtoarele categorii de pro-

duse i etape P vor selectate: categoria de produs 2 (lac-tate), P2 (pasteurizare), P6 (congelare/rcire) i P12 (ameste-care/ambalare)

Exemplul 2: pentru o companie productoare de paste proaspeteumplute i care produce i umpluturile (cu, de exemplu, carne proas-pt care este feliat i gtit, fric pregtit la locaie, roii care suntsplate, feliate i gtite):

Domeniul auditului trebuie s fac referire la categoria de pro-dus 7 (produse combinate) i categoriile de tehnologii B (paste-urizare), D (congelare/rcire), E (ambalare n atmosfer modi-cat) i F (tiere/amestecare/umplere)

Pentru calculul duratei auditului, urmatoarele categorii de pro-duse i etape P vor selectate: categoria de produs 7 (pro-duse combinate), 1(carne), 4 (lactate), 5 (fructe i legume), 6(produse din cereale), P2 (pasteurizare), P6 (congelare/rcire),P8 (ambalare n atmosfer modicat) i P12 (tiere/ameste-care/umplere)

Nota 1: n mod specic pentru categoria de produse 7, exist diferiiparametri pentru denirea domeniului i duratei auditului;

Nota 2: produse i tehnologii pot adugate sau terse, n funcie dedetaliile proceselor din companie.De exemplu, n situaia de mai sus,dac frica este cumprat gata de utilizare, categoria de produs 4 nutrebuie s e selectat.

Nota 3: pentru calcularea duratei de audit, ecare etap P este consi-derat o singur dat n formul, n cazul n care aceeai etap se repetpentru mai multe categorii de produs.

Este obligatoriu pentru toate organismele de certicare s foloseascacest instrument de calcul pentru a determina durata minim a auditu-lui.

Determinarea duratei nale a auditului este n responsabilitatea orga-nismului de certicare i poate mai mare dect durata minim calcu-lat (depinznd de structura specic a companiei). Dac, prin expertizasa, organismul de certicare consider c durata de audit calculat esteinacceptabil de mare i necesit s e redus, se accept o anumitexibilitate a duratei auditului, n urmtoarele condiii:

dac instrumentul de calcul indic o durat 2 zile, aceast

durat trebuie utilizat ca valoare minim;

adugat

adugat

modicat

adugat


24/162

IFS, Aprilie 2014


dac instrumentul de calcul indic o durat > 2 zile i 3 zile,organismul de certicare poate reduce durata, dar ntotdeaunava trebui s e 2 zile. n acest caz, va trebui justicat aceastreducere n raportul de audit, n seciunea prolul companiei;

dac instrumentul de calcul indic o durat > 3 zile i 4 zile,organismul de certicare poate reduce durata, dar ntotdeaunava trebui s e 3 zile. n acest caz, va trebui justicat aceastreducere n raportul de audit, n sectiunea prolul companiei;

Etc.

Durata de audit calculat nu include timpul pentru pregtirea audituluisau ntocmirea raportului.

O zi normal de audit este de 8 ore.

Separat de durata de audit, pe lng auditul la locaie, pregtirea audi-tului trebuie s e cel puin 2 ore.

1/3 din durata auditului trebuie s e petrecut, ca un minim, n zona deproducie a locaiei.

Adiional, timpul pentru ntocmirea raportului de audit este n modgeneral 0,5 zile.

Nota 4: Pentru companiile cu mai multe locaii, durata de audit poate redus cu maxim 0,5 zile, dac cerinele au fost deja auditate la locaiacentral de management.

Nota 5: Pentru o echip de audit, durata minim de audit trebuie s e1 zi0.75 zile.n plus fa de timpul de audit alocat, calculat cu instru-mentul menionat mai sus, trebuie adugate minim 2 ore. Timpul adii-onal adugat trebuie s e alocat pentru echip i nu pentru un auditorindividual, pentru efectuarea de activiti comune (exemplu: edina dedeschidere i nchidere, discuii despre concluziile auditului, etc.).

A se vedea de asemenea Partea 3, capitolul 3.5 despre echipa de audit.

Nota 6: vezi i cerinele referitoare la durata de audit din Doctrina IFS(seciunea 1.5.3.)

5.4 ntocmirea unui plan de audit

Organismul de certicare ntocmete planul de audit. Planul de auditinclude detaliile corespunztoare cu privire la domeniul acoperit i lacomplexitatea auditului. Este de asemenea sucient de exibil pentru areaciona la situaii care pot aprea pe parcursul auditului de certicarela faa locului. Planul de audit ia n considerare raportul de audit i pla-nul de aciune al auditului de certicare precedent, indiferent cnd afost data auditului precedent. De asemenea, menioneaz care dintreprodusele sau categoriile de produse ale companiei vor auditate.Compania poate auditat doar ntr-o perioad n care aceasta produceprodusele menionate n domeniul auditului. Planul de audit trebuie s

modicat

adugat


25/162

IFS, Aprilie 2014


e trimis companiei auditate nainte de audit, pentru a asigura disponi-bilitatea persoanelor responsabile la data auditului.

n cazul unei echipe de audit, planul de audit trebuie s indice n mod

clar ce auditor efectueaz ecare parte de audit.

Dac auditul IFS este efectuat n combinaie cu alt standard/norm, pla -nul de audit va indica n mod clar cnd va auditat ecare standard sauparte din el.

Auditul va planicat, pe baza urmatoarelor etape:

edina de deschidere

evaluarea sistemelor de calitate i pentru sigurana alimentelor,prin vericarea documentaiei (HACCP, documentaia de mana-gementul calitii)

inspecia la faa locului i intervievarea angajailor

pregtirea concluziilor nale rezultate din audit

edina de nchidere

Compania va asista i va coopera cu auditorul pe tot parcursul auditu-lui. Ca parte a auditului, sunt intervievai angajai de la diferite niveluride management. Este recomandat ca managerii principali ai companieis e prezeni la edinele de deschidere i de nchidere, astfel nctorice abateri sau neconformiti s poat discutate.

Auditorul care conduce auditul va evalua toate cerinele IFS Food caresunt relevante pentru structura i activitatea companiei.

n timpul edinei de nchidere, auditorul (sau auditorul ef, n cazulechipei de audit) va prezenta toate observaiile i va discuta toate aba-terile i neconformitile care au fost identicate. Dup cum se menio-neaz n ISO/IEC Ghidul 65 (viitorul ISO/IEC 17065), pe parcursul edin-ei de nchidere, auditorul poate face doar o evaluare provizorie astatusului companiei. Organismul de certicare va ntocmi pentru com-panie un raport provizoriu de audit i o schi a planului de aciune, careva folosit ca baz pentru desemnarea aciunilor corective, pentru

abaterile i neconformitile identicate.Organismul de certicare are responsabilitatea de a lua decizia de certi-care i de a pregti raportul nal de audit, dup primirea planului deaciune completat. Emiterea certicatului depinde de rezultatul auditu-lui i de acceptarea unui plan de aciuni corespunzator.

5.5 Evaluarea cerinelor

Auditorul evalueaz natura i importana oricrei abateri sau neconfor-miti. Pentru a determina dac a fost ndeplinit conformitatea cu ocerin IFS Food, auditorul trebuie s evalueze ecare cerin din Stan-dard. Exist diferite feluri de a clasica observaiile.

ters


26/162

IFS, Aprilie 2014


5.5.1 Evaluarea unei cerine ca ind o abatere

n IFS Food exist 4 posibiliti de notare:

Notare cu:A:Conformitate deplin cu cerina menionat n Standard

B:Conformitate ndeplinit n cea mai mare parte a cerinei menionatn Standard, ns s-a identicat o mic abatere

C:Numai o mic parte a cerinei a fost implementat

D:Cerina din Standard nu a fost implementat

Punctele sunt acordate pentru ecare cerin n conformitate cu urm-torul tabel:

Tabelul nr.1: Notare

Rezultat Explicaie Puncte

A Conformitate deplin 20 de puncte

B (abatere) Conformitate ndeplinit n cea mai mare parte 15 puncte

C (abatere) Numai o mic parte a cerinei a fost implemen-tat

5 puncte

D (abatere) Cerina nu a fost implementat 20 puncte

Auditorul va explica toate notrile cu B, C i D n raportul de audit.

n plus fa de aceast notare, auditorul poate decide s noteze compa-nia cu KO sau cu Major (neconformitate major), ceea ce va ducela scderea unor puncte din punctajul total. Aceste situaii sunt expli-cate n subcapitolele urmtoare.

5.5.2 Notarea unei cerine ca ind neconform

n IFS exist dou feluri de neconformiti i anume Major i KO,ambele ducnd la scderea de puncte din punctajul total. n cazul n

care compania este notat cu cel puin una dintre aceste neconformi-ti, certicatul nu poate acordat.

5.5.2.1 Major

O Major este denit dup cum urmeaz:O neconformitate major poate acordat oricrei cerine care nu estedenit ca cerin KO.

Atunci cnd exist o abatere important n ndeplinirea cerinelor Stan-dardului, referitoare la sigurana alimentelor i/sau la cerinele legisla-tive din ara de producie i rile de destinaie. O Major poate acor-dat i atunci cnd neconformitatea gsit poate conduce ctre unpericol serios pentru sntate.


27/162

IFS, Aprilie 2014


O neconformitate major va scdea 15% din numrul total de puncteposibil.

Tabelul nr. 2: Evaluarea unei Majore

Evaluare Punctaj Rezultat

Major Este sczut 15% din numrul total depuncte

Acordarea certicatuluinu este posibil

Vezi i seciunea 5.8 pentru managementul general al procesului deaudit, n cazul unei(unor) neconformiti Majore.

5.5.2.2 KO (Knock out)

n IFS exist cerine specice, care sunt create ca cerine KO (KO Knockout). Dac n timpul auditului, auditorul i d seama c aceste cerinenu sunt ndeplinite de ctre companie, acest fapt conduce catre o nea-cordare a certicarii.

n IFS Food, urmtoarele 10 cerine sunt denite ca cerine KO:

1.2.4 Responsabilitatea managementului

2.2.3.8.1 Sistemul de monitorizare al ecrui PCC

3.2.1.2 Igiena personalului

4.2.1.2 Specicaii ale materiilor prime

4.2.2.1 Conformitatea cu reeta

4.12.1 Managementul corpurilor strine

4.18.1 Sistemul de trasabilitate

5.1.1 Auditurile interne

5.9.2 Procedura de retragere i rechemare

5.11.2 Aciuni corective

Cerinele KO vor evaluate conform urmtoarelor reguli de notare:

Tabelul nr. 3: Punctajul pentru cerinele KO

Rezultat Explicaie Punctaje acordate

A Conformitate deplin 20 puncte

B (abatere) Conformitate ndeplinit n ceamai mare parte

15 puncte

C (abatere) Numai o mic parte a cerineia fost implementat

Nu exist posibilitateanotrii cu C

KO (= D) Cerina nu este implementat Se scad 50% din punctajultotal

=> Nu este posibilacordarea certicatului


28/162

IFS, Aprilie 2014


Not ImportantNotarea cu C nu este posibil pentru cerinele KO. n ceea ce priveteaceste cerine, auditorul poate s foloseasc doar A, B sau D (= KO).

Cnd o cerin KO a fost notat cu D, se scad 50 % din numrul totalde puncte posibile, nsemnnd n mod automat c acea companie vaprimi respins pentru certicarea IFS Food.

O cerin KO nu poate notat cu N/A, cu excepia cerinelor KO 2.2.3.8.1i 4.2.2.1.

Vezi i seciunea 5.8 pentru managementul general al procesului deaudit, n cazul uneia sau mai multor neconformiti KO.

5.5.3 Notarea unei cerine ca ind N/A (neaplicabil)

Cnd auditorul decide c o cerin nu este aplicabil, el trebuie s folo-seasc ca i notare:

N/A: Neaplicabil, i s furnizeze o scurt explicaie n raportul de audit

Notarea cu N/A este posibil pentru orice cerin din lista de audit a IFSFood, cu excepia cerinelor KO (cu excepia cerinelor KO 2.2.3.8.1 i4.2.2.1)

Notarea cu N/A nu este posibil pentru cerinele KO, cu excepia

2.2.3.8.1. i 4.2.2.1.n plus, notarea cu N/A nu este posibil pentru cerina 2.2.3.6.1. despreidenticarea PCC (chiar dac o companie nu are nici un PCC, companiatrebuie s documenteze o abordare logic, ce trebuie s e evaluat deauditor).

Cerinele N/A nu vor incluse n planul de aciune, dar vor listate ntr-un tabel separat, n raportul de audit.

Dac exist un numr semnicativ de cerine apreciate ca neaplicabile,folosirea numrului total de puncte pentru audit poate induce n eroare;

de aceea, sistemul de notare pentru IFS Food este bazat pe un procentdin punctajul total disponibil i acesta este cel folosit pentru a decidestatusul locaiei, nivel de baz sau nalt.

Not: vezi i cerinele despre ne-aplicabilitatea cerinelor legate deaprarea alimentelor din Doctrina IFS (seciunea 2.6.1).

5.6 Stabilirea frecvenei auditurilor

Pentru toate tipurile de produse i pentru toate nivelurile de certicare,frecvena pentru auditurile IFS Food este de 12 luni, ncepnd de la dataauditului i nu de la data emiterii certicatului. Reglementrile specicesunt descrise n 6.2 (ciclul de certicare).

ters

adugat

adugat


29/162

IFS, Aprilie 2014


5.7 Raportul de audit

n urma ecrui audit, se va ntocmi un raport scris complet, n formaprestabilit (vezi Partea 4).

5.7.1 Structura raportului de audit

Raportul de audit va oferi transparen i incredere cititorului i va completat de ctre auditor. Raportul de audit este mprit n mai multeseciuni:

Informaii generale despre companie, n cmpurile obligatorii(vezi Anexa 2, Partea 2)

Rezultatul general al auditului, cu descrierea detaliat a dome-

niului

Rezumat general n form de tabel pentru toate capitolele.Rezultatul auditului va specica nivelul i procentul nal.

Rezumatul general al tuturor capitolelor i observaiile privindvericarea aciunilor corective implementate dup auditul pre-cedent;

Observaiile asupra cerinelor KO i neconformitilor Majore

Un rezumat al tuturor abaterilor i neconformitilor identi-cate pentru ecare capitol (de la 1 la 6)

O list separat (incluznd explicaiile) a tuturor cerinelor eva-luate ca N/A (neaplicabil)

Un raport de audit detaliat, cu cmpuri obligatorii de completatde ctre auditor pentru anumite cerine din IFS Food (veziAnexa 2, Partea 2)

Toate deviaiile (B, C, D) i cerinele KO notate cu B, neconformitile(Majore, cerine KO notate cu D) identicate pe parcursul auditului suntprezentate ntr-un plan de aciune separat. Ca urmare a atribuirii uneinote, deviaie sau neconformitate, compania trebuie s ntocmesc un

plan de aciuni corective. n acest fel, cel care citete raportul poatevedea neconformitile i abaterile, dar i aciunile corective pe carecompania le iniiaz.

5.7.2 Paii necesari pentru nalizarea raportului de audit

5.7.2.1 ntocmirea raportului preliminar de audit i a schiei planuluide aciune

Auditorul va explica toate neconformitile (cerinele KO notate cu D icele Majore), toate abaterile (B, C, D) i cerinele KO notate cu B i toate

cerinele N/A.Auditorul va descrie/explica i notrile cu A pentru anumite cerine pre-determinate (vezi Anexa 2, Partea 2).


30/162

IFS, Aprilie 2014


Planul de aciune va include toate cerinele care nu sunt evaluate cu Asau N/A. Schema planului de aciune va conform cu schema planuluide aciune din programul AuditXpress (programul pentru redactarearaportului IFS). Aceasta va include elementele din tabelul urmtor.

Auditorul va completa toate rndurile din coloana A din tabelul nr.4,explicnd i justicnd abaterile i neconformitile, nainte de a trimitecompaniei schema planului de aciune i raportul preliminar de audit.

Organismul de certicare sau auditorul vor trimite companiei att rapor-tul preliminar de audit ct i schema planului de aciune, n interval dedou sptmni de la data auditului.

Tabelul nr. 4: Schema planului de aciune

Num-rul

cerinei

Cerina IFS Evalu-are

Justicare(de ctreauditor)

Aciunecorectiv(de ctrecompanie)

ResponsabilitiData i statusulimplementrii(de ctrecompanie)

Aprobat dectreauditor

Coloana A Coloana B Coloana C Coloana D

1.2.1 Trebuie s existe oorganigram

B

1.2.2 Competenele iresponsabilitile

C

1.2.3 Trebuie s existe o aa postului

D

1.2.4KO Managementul trebuies se asigure KO/D

1.2.5 Angajaii care auinuen

Major

2.1.3.8.1KO

Stabilirea unui sistemde monitorizare

KO/B

5.7.2.2 ntocmirea de ctre companie a planului de aciuni corective

Compania va completa aciunile corective propuse (coloana B a tabelu-

lui nr.4) pentru toate abaterile (B, C, D) i cerinele KO notate cu B ineconformitile (Majore, cerinele KO notate cu D) menionate de ctreauditor.

Pentru toate abaterile notate cu C i D i pentru neconformitile Majoresau cerinele KO notate cu B i/sau D, compania va indica cu exactitateresponsabilitile i termenele limit de implementare pentru actiunilecorective (tabelul nr. 4, coloana C). Compania va trimite organismuluide certicare planul de aciuni corective, n dou sptmni de la primi-rea raportului preliminar de audit i a schemei planului de aciune. Dacacest termen limit nu este respectat, compania trebuie s treac printr-un audit iniial sau de rennoire complet.

Certicatul IFS nu va acordat dect dac, pentru aciunile corectivepentru cerinele notate cu C sau D si cerinele KO notate cu B, se meni-


31/162

IFS, Aprilie 2014


oneaz responsabilitile i datele de implementare n planul de aci-une.

Decizia nal de acordare a certicatului IFS depinde att de punctajul

nal ct i de relevana planului de aciuni corective comunicat de com-panie organismului de certicare.

Compania va trimite ntotdeauna un plan de aciuni corective scris na-inte de primirea raportului nal i a certicatului. Scopul planului deaciuni corective este de a face compania s se strduiasc pentru o

mbuntire continu.

5.7.2.3 Validarea planului de aciune de ctre auditor

Auditorul sau un reprezentant al organismului de certicare va validarelevana aciunii corective n ultima coloan a planului de aciune, na-inte de pregtirea raportului nal de audit (Coloana D a tabelului nr. 4).Dac aciunile corective nu sunt valide sau sunt neadecvate, organis-mul de certicare va napoia companiei planul de aciune, pentru nali-zare pn la termenul limit.

5.7.3 Alte reguli referitoare la raportul de audit

5.7.3.1 Legtura dintre dou rapoarte de audit consecutive (auditulinitial i de rennoire)

Atunci cnd auditorul noteaz o cerin cu C sau D, msurile corectivevor implementate nainte de auditul de rennoire. Aceasta nseamnc organismul de certicare va citi raportul de audit i planul de aciunicorective ale auditului precedent, chiar dac raportul a fost ntocmit dealt organism de certicare.

n cazul n care abaterile C sau D rmn aceleai de la un audit la altulsau dac abaterea se agraveaz, auditorul va evalua acest fapt n con-formitate cu capitolul IFS legat de Aciuni Corective (capitolul 5.11 dinlista de audit, Partea 2). Aceast legatur ntre dou audituri consecu-

tive asigur un proces de mbuntire continu.

5.7.3.2 Traducerea raportului de audit

Datorit faptului c standardul IFS se folosete la nivel internaional,este important ca i clienii s neleag raportul de audit; acest lucrueste important mai ales n legatur cu abaterile sau neconformitiledescoperite de ctre auditor, ct i cu aciunile corective propuse decompania auditat. Pentru a folosi IFS la nivel internaional i pentru a-lface neles pe scar larg, urmtoarele explicaii pentru abateri ineconformiti trebuie ntotdeauna s e traduse n Limba Englez nplanul de aciune (tabelul nr. 5, coloana A) i raportul de audit:

Cerinele evaluate cu C sau D


32/162

IFS, Aprilie 2014


Neconformiti Majore

Cerinele KO notate cu B sau D

Domeniul auditului (pe pagina relevant a raportului de audit) Activitatea detaliat (procesele operaionale, dac exist activi-

ti subcontractate, activiti comerciale cum ar comercializa-rea de produse cumprate, etc) a companiei, care este descris

n prolul companiei. Mai multe detalii privind informaiilenecesare a traduse n limba englez sunt denite n Anexa 2,Partea 2.

n prolul companiei, dac este relevant, motivele reduceriiduratei de audit.

Aciunile corective pentru aceste abateri i neconformiti vor de ase-menea traduse n Limba Englez n planul de aciune (tabelul nr. 5,coloana B).

Tabelul nr. 5: Schema planului de aciune care se traduce

Num-rul

cerinei

Cerina IFS Evalu-are

Justicare(de ctreauditor)

Aciunecorectiv(de ctrecompanie)

ResponsabilitiData i statusulimplementrii(de ctrecompanie)

Aprobat dectreauditor

Coloana A Coloana B

1.2.1 Trebuie s existe oorganigram

B

1.2.2 Competenele iresponsabilitile

C

1.2.3 Trebuie s existe o aa postului

D

1.2.4KO

Managementul trebuies se asigure

KO/D

1.2.5 Angajaii care auinuen

Major

2.2.3.8.1KO

Stabilirea unui sistemde monitorizare

KO/B

Este obligaia i responsabilitatea organismelor de certicare de a tra-duce aceste explicaii i aciuni corective.Traducerea va efectuat subecare propoziie a versiunii originale i va inclus n raportul de audit,

nainte de ncrcarea raportului nal de audit pe portalul de audit.

adugat


33/162

IFS, Aprilie 2014


5.8 Punctaje, condiii de emitere a raportului de audit ia certicatului

Tabelul nr. 6: Punctaje i acordarea certicatelor

Rezultatulauditului

Status Aciune compa-nie

Formular deraportare

Certicat

Cel puin1 KO notat cuD

Respins De stabilit aciunii un nou auditiniial

Raportulindicstatusul

Nu

>1 Majori/sau punctajtotal


34/162

IFS, Aprilie 2014


n baza de date, explicaia privind motivul suspendarii certicatuluicurent va aat n Limba Englez.Explicaii clare privind neconfor-mitile identicate vor oferite, inclusiv cu numrul cerinelor KOimplicate. Aceste explicaii trebuie s e detaliate i s e aceleai cu

cele menionate n planul de aciuni.

Not: toi utilizatorii care au acces la portalul de audit IFS i care auinclus respectiva companie n lista lor de favorite vor primi o noticare(cu explicaii privind neconformitatea (neconformitile) identicate)prin e-mail de la portalul de audit IFS, c certicatul curent a fost sus -pendat.

n ecare caz, auditul va efectuat complet i toate cerinele vor evalu-ate, pentru a oferi companiei o imagine de ansamblu asupra situaiei ei.

n plus, este recomandat ca aceasta s completeze i planul de aciune,n scopul mbuntirii.

Raportul de audit n care una sau mai multe cerine KO au fost notate cuD va ntotdeauna ncarcat pe portalul de audit IFS (doar pentru motiveadministrative, dar nu va vizibil).

n aceste situaii, trebuie efectuat un audit complet nou. Noul audit nutrebuie planicat mai devreme de 6 sptmni de la data auditului ncare o cerina KO a fost notat cu D.

5.8.2 Managementul specic al procesului de audit (raport,certicat, ncrcare pe portal) n cazul n care una sau maimulte neconformiti Majore au fost identicate(vezi i Anexa 4)

n cazul n care una sau mai multe neconformiti Majore sunt identi-cate n timpul auditului, certicatul IFS curent va suspendat ct maicurnd posibil de ctre organismul de certicare pe portalul de auditIFS, n maxim 2 zile lucrtoare de la data auditului.

n baza de date, explicaia privind motivul suspendrii certicatului

curent va aat n Limba Englez.Explicaii clare privind neconfor-mitile identicate vor oferite, inclusiv cu numrul cerinelor impli-cate. Aceste explicaii trebuie s e detaliate i s e aceleai cu celemenionate n planul de aciuni.

Not: Toi utilizatorii care au acces la portalul de audit IFS i care auinclus respectiva companie n lista lor de favorite vor primi prin e-mail onoticare (cu explicaii privind neconformitatea (neconformitile) iden-ticate) de la portalul de audit IFS, c certicatul curent a fost suspen-dat.

n cazul n care una sau mai multe neconformiti Majore au fost identi-cate, va trebui efectuat un audit complet nou. Noul audit nu trebuieplanicat mai devreme de 6 sptmni de la data auditului n care oneconformitate Major a fost identicat.

adugat

adugat


35/162

IFS, Aprilie 2014


Dac neconformitatea Major este legat de deciene de producie,auditul de urmrire va trebui efectuat la cel puin 6 sptmni de la dataauditului precedent i nu mai trziu de 6 luni de la data auditului prece-dent. Pentru alte tipuri de deciene (de exemplu documentaie), orga-

nismul de certicare este responsabil pentru determinarea datei auditu-lui de urmrire.

Raportul de audit n care una sau mai multe neconformiti Majore aufost identicate va ntotdeauna ncrcat pe portalul de audit IFS dupprimirea planului de aciune (doar pentru motive administrative, dar nuva vizibil).

Situaii specice n cazul auditului de urmrireDac o neconformitate Major a fost identicata la un punctaj total de75% sau mai mult i apoi a fost remediat i dac rezultatul auditului

este pozitiv: Organismul de certicare va meniona pe raportul de audit

ncrcat pe portal:

n seciunea data: se va meniona data auditului de urm-rire n plus fa de data auditului n care s-a identicat necon-formitatea Major

n seciunea rezultatul nal al auditului: se va meniona ca avut loc un audit de urmrire i c neconformitatea Majora fost remediat;

n seciunea observaii privind neconformitiile KO iMajore se va explica la care dintre cerine a fost remediatneconformitatea Major;

Compania nu poate certicat pe nivel nalt, chiar dac punc-tajul total nal este egal sau mai mare de 95 %

Va rmne aceeai dat de valabilitate a certicatului din ciclulde certicare, aa cum este descris n 6.2

Vor nscrise pe certicat data auditului iniial i data audituluide urmrire;

Dac aceast situaie a aprut la auditul iniial, data de valabili-

tate a certicatului este calculat de la data auditului iniial, plusun an i 8 sptmni.

Exemplu:Data auditului iniial 1: 01 Octombrie 2012Data emiterii certicatului: 26 Noiembrie 2012Certicat valabil pn la: 25 Noiembrie 2013Data audit de rennoire(audit la care neconformitateaMajor a fost identicat) 2: 25 Septembrie 2013Data audit de urmrire: 3 Decembrie 2013Data de valabilitate a certicatului: 25 Noiembrie 2014


36/162

IFS, Aprilie 2014


Raportul (iniial al auditului n care neconformitatea Major a fost iden-ticat, apoi actualizat cu rezultatul auditului de urmrire) va ncrcatpe portalul de audit IFS dup efectuarea auditului de urmrire, n cazul

n care neconformitatea Major a fost remediat.

5.8.3 Managementul specic al procesului de audit n cazul n carepunctajul nal este mai mic de 75%

n aceste situaii, certicarea este respins i va trebui efectuat un auditcomplet nou. Noul audit va planicat la cel puin 6 sptmni de ladata auditului la care s-a acordat punctajul


37/162

IFS, Aprilie 2014


Informaiile minime obligatorii care trebuie s apar pe certicatul IFSFood sunt descrise n Partea 4.

Not: punctajul total al auditului, n procente, poate de asemenea

indicat pe certicat, dac acest lucru este solicitat de client i/sau decompania auditat.

6.1 Termene limit pentru acordarea certicatului

Organismul de certicare este responsabil pentru decizia de a acordasau nu certicatul IFS Food. Decizia este luat de persoane diferite decele care au efectuat auditul. Certicarea va valabil de la data emite-rii, menionat pe certicat i va lua sfrit dup 12 luni. Data auditului

de rennoire va calculat de la data auditului iniial, nu de la data eli -berrii certicatului. Dac auditul nu este efectuat n timp util, lanurilede retail vor ntiinate prin portalul de audit.

Timpul dintre data auditului i acordarea certicatului este determinatdup cum urmeaz.

2 sptmni, pentru ntocmirea raportului preliminar de audit

2 sptmni, pentru ca rma s reacioneze la abateri i necon-formiti (s ntocmeasc planul de aciune)

2 sptmni pentru ca auditorul s verice aciunile corectivepropuse, pentru procedura de certicare i ncrcarea raportu-lui de audit, a planului si a certicatului pe portalul de audit.

n total: 6 sptmni ntre data auditului i cea a ncrcrii raportului deaudit pe portalul de audit i acordarea certicatului:

Durata estimat: 6 sptmni,

Durata maxim: 8 sptmni

Not: vezi i cerinele despre acordarea certicatului din Doctrina IFS(seciunea 1.6.1.)

6.2 Ciclul de certicare

Chiar dac data auditului de rennoire se schimb n ecare an i nucorespunde exact cu data aniversar, valabilitatea certicatului rmneaceeai n ecare an. Data limit a certicatului este determinat astfel:data auditului iniial + 8 sptmni.

Acest lucru permite evitarea existenei pauzelor ntre doua certicateconsecutive i permite evitarea pierderii unor luni din valabilitatea cer-ticatului pentru companiile care programeaz auditul de rennoire navans.

adugat


38/162

IFS, Aprilie 2014


Exemplu:Data auditului iniial: 01 Octombrie 2012Data emiterii certicatului: 26 Noiembrie 2013Certicat valabil pn la: 25 Noiembrie 2013

Data auditului de rennoire: 25 Septembrie 2013Certicat valabil pn la: 25 Noiembrie 2014 (indiferent de data audi-

tului de rennoire)

Tabelul nr. 7: Ciclul de certicare

Not: certicatul va ntodeauna emis pe baza deciziei de certicare idup parcurgerea etapelor de decizie prevazute de ISO/IEC Ghidul 65(viitorul ISO/IEC 17065)

Auditul de rennoire trebuie s e efectuat cu 8 sptmni nainte de

expirarea certicatului, pentru a exista sucient timp pentru parcurge-rea etapelor procesului de certicare.

Auditul de rennoire trebuie s e programat cel mai devreme cu 8 sp-tmni nainte i cel mai trziu cu 2 sptmni dup data limit a audi-tului (data limit este data aniversar a auditului iniial). Dac nu serealizeaz acest lucru sau dac etapele procesului de certicare nu aufost realizate la timp, certicatul nu poate rennoit cu data limita ci cudatele actualizate; aceasta va duce la o pauz existent ntre certicate.

n exemplul de mai sus, acest lucru nseamn c auditul de rennoire nupoate programat nainte de 6 August sau dup 15 Octombrie.

Raportul precedent de audit rmne pe portalul de audit nc 8 spt -mni dupa data auditului, dar dac auditul de rennoire are loc mai tr-ziu dect data descris mai sus, raportul va inactivat n mod automatpe portalul de audit IFS.

6.3 Informaii privind condiiile de retragere acerticatului

Retragerea certicatului de ctre organismul de certicare este permisdoar n cazul n care exist informaii care indic faptul c produsele numai sunt conforme cu cerinele sistemului de certicare (ISO/IEC Ghidul65, viitorul ISO/IEC 17065).

IA:

01.10.2012

IA:Auditul IniialRA:Auditul de Rennoire

C:Emitere certificat valabil pn la

RA:

25.09.2013

C:

25.11.2013

C:

25.11.2014

C:

25.11.2015

RA:

05.10.2014

< 12 luni > 12 luni

= 12 luni = 12 luni

Oct.

2012

Noi. Sept.2013

O Noi.D I F M A M I I A D I F M A M I I A S Oct.

2014

Noi. D I F M A M I I A S

ters

ters


39/162

IFS, Aprilie 2014


Singura excepie la aceast regul este legat de neplata audituluicurent de ctre compania certicat.

Contractul dintre organismul de certicare i compania auditat va

armonizat cu ciclul de certicare (vezi tabelul de mai sus nr.7).

7 Distribuirea i pstrarea raportului de audit

Rapoartele de audit rmn proprietatea companiei i nu vor remisenici n ntregime i nici parial, unei tere pri, fr consimmntulcompaniei (cu excepia cazului n care este cerut de lege). Acest consim-mnt pentru distribuirea raportului de audit trebuie s e n scris i

poate oferit de companie organismului de certicare i/sau unui utili-zator relevant. Organismul de certicare va pstra o copie a raportuluide audit. Raportul de audit va pstrat n siguran pentru o perioadde cinci ani.

Condiiile de acces la informaiile din rapoartele de audit sunt detaliaten Partea 4.

8 Aciuni suplimentare

Decizia referitoare la aciuni suplimentare solicitate pe baza certicatu-lui va luat de ecare organizaie de cumprri.

9 Contestaii si procedura de tratarea reclamaiilor

Organismul de certicare va dispune de proceduri documentate pentrutratarea i soluionarea contestaiilor referitoare la rezultatele unuiaudit. Aceste proceduri trebuie s e independente de auditorul indivi-dual i vor analizate de managementul organismului de certicare.Contestaiile vor soluionate n 20 de zile lucrtoare de la primireainformailor de la compania auditat.

Organismul de certicare va dispune de proceduri documentate pentrumanagementul reclamaiilor primite de la companii i/sau ale prirelevante. Un rspuns iniial va dat n zece (10) zile lucrtoare de laprimirea reclamaiei. n maxim 5 zile lucrtoare, va emis o scrisoarece conrm primirea reclamaiei. Un rspuns complet, n scris, va oferit dup nalizarea investigaiei complete i amnunite a reclama-iei.


40/162

IFS, Aprilie 2014


Pentru tratarea reclamaiilor primite de birourile IFS, baza pentru mana-gementul reclamaiilor este descris n contractul cadru dintre IFS iorganismele de certicare:

dac reclamaia este legat de calitatea coninutului audituluiIFS sau raportului de audit IFS, birourile IFS vor solicita organis-mului de certicare o declaraie privind cauza i msurile luatepentru remedierea problemei, n maxim 2 sptmni

dac reclamaia este legat de erori administrative, de exemplun rapoartele de audit IFS, n certicatele IFS sau n baza de dateIFS, birourile IFS vor solicita organismelor de certicare semit o declaraie i s remedieze problema ntr-o sptmna.Declaraia va fcut n scris, prin e-mail sau prin pot.

10 Proprietatea i utilizarea siglei IFS Food

Drepturile de autor pentru IFS Food i pentru marca nregistrat sunt ntotalitate proprietatea IFS Management GmbH. Sigla IFS Food poate descrcat prin partea securizat a Portalului IFS de audit.

n plus, termenii i condiiile menionate mai jos trebuie s e vericatede ctre auditor n timpul auditului i rezultatul acestei vericri s edescris n prolul companiei din raportul de audit, ca i cmp obligato-riu (vezi si Anexa2, Partea 2, pentru cmpuri obligatorii).

n cazul n care auditorul constat c rma nu respect termenii icondiiile respective, IFS trebuie s e informat.

Termenii i condiiile pentru utilizarea siglei IFS Food i comunicareaprivind certicarea IFS Food

Domeniu de aplicareAceti termeni i condiii se aplic att pentru sigla IFS Food ct i pen -tru siglele IFS n general.

Forma, conceptul i culoarea siglei IFS FoodAtunci cnd este folosit, sigla IFS Food trebuie s corespund formeii culorii desenului la scar. Dac este utilizat n documente, este per-mis i varianta alb-negru.

Sigla IFS Food poate folosit n form printat, zic sau electronici n lme, cu condiia ca formele i formatul s e respectate. Aceleaicondiii sunt valabile i pentru folosirea siglei ca tampil.

Restricionarea comentariilor i interpretrilorAtunci cnd o companie certicat IFS Food, o companie care sprijinaIFS Food sau un organism de certicare IFS Food public documentepurtnd sigla IFS, comentariile i interpretrile referitoare la IFS vor identicabile ca atare.

adugat


41/162

IFS, Aprilie 2014


Folosirea siglei IFS Food n materiale promoionaleO companie certicat IFS Food, o companie care sprijina IFS Food(broker, productor de p

ifs_food vers 6

Documents