GHID DE BUNE PRACTICI PRIVIND RETRAGEREA/RECHEMAREA PRODUSELOR ALIMENTARE DE PE PIACuprins 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.2 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.11.1 4.11.2. 4.11.3. 4.11.4. 4.11.5. 4.11.6. 4.11.7. 4.12. 4.13. 1 2 3 4 5 6 7 DOMENIU SCOP DEFINIII I PRESCURTRI Definiii Prescurtri PROCEDURA Generaliti Tipuri de cauze care pot declana procesul de R/R Pregtirea procesului de R/R Atribuiile Comisiei Numirea purttorului de cuvnt Elaborarea Planului de R/R Verificarea practic a Planului de R/R Identificarea problemei n cazul situaiilor de criz R/R datorit unei solicitri a Autoritii R/R datorit autosesizrii operatorului din domeniul alimentar/a unei sesizri de la distribuitor/client/consumator Modul de lucru al Comisiei Notificarea procesului de R/R la Autoritate Colectarea informaiilor Elaborarea strategiei de R/R Informarea reelei de distribuie Gestionarea informaiilor transmise telefonic de consumatori Relaia cu massmedia Controlul stadiului activitilor de R/R Tratarea produselor R/R ncheierea procesului de R/R ANEXE Diagrama rolurilor i responsabilitilor Exemplu liste de contact Exemplu de arbore decizional pentru R/R Model de Not de retragere a produsului Model de notificare rechemare anun pres Model de Comunicat de pres Model Notificare Autoritate BIBLIOGRAFIE 2 2 2 2 3 4 4 5 6 6 7 7 8 9 9 9 10 10 10 11 12 12 13 13 14 14 15 16 17 18 19 20 21 22

1/22

1.

DOMENIU Prevederile prezentei proceduri se aplic n activitatea de retragere/rechemare a produselor alimentare potenial nesigure de pe pia, n conformitate cu art. 19 din Regulamentul (CE) Parlamentului European i al Consiliului nr. 178/2002 de stabilire a principiilor i a cerinelor generale ale legislaiei n domeniul alimentelor, de nfiinare a Autoritii Europene pentru Sigurana Alimentar i de stabilire a procedurilor n domeniul siguranei alimentelor. Produsele retrase/rechemate fac obiectul Sistemului rapid de alert, n conformitate cu prevederile Ordinului preedintelui Autoritii Naionale Sanitare Veterinare i pentru Sigurana Alimentelor nr. 68/2005 pentru aprobarea Normei privind Sistemul rapid de alert pentru alimente i furaje.

2.

SCOP

2.1. Prevederile prezentei proceduri reglementeaz i definesc responsabilitile pe care le au operatorii implicai n iniierea i derularea aciunilor ntreprinse n cazul retragerii/rechemrii produselor alimentare de pe pia. 2.2. Procedura stabileste regulile unitare pentru retragere/rechemare a produselor alimentare de pe pia. 2.3. realizarea activitii de

Prin aplicarea prevederilor prezentei proceduri se asigur: Protejarea sntii consumatorilor Stabilirea deciziilor adecvate pentru retragerea/rechemarea produselor potenial nesigure; inerea sub control a situaiei semnalate; Retragerea/rechemarea n mod controlat, n timp util, a produselor de pe pia; inerea sub control a produselor potenial nesigure retrase de pe pia; Analizarea prompta a loturilor de produse retrase; Luarea deciziilor cu privire la destinaia produselor retrase; Informarea adecvat a clienilor i massmedia, pentru protejarea imaginii firmei, dup retragerea/rechemarea produselor i pentru evitarea unor posibile litigii; Pstrarea nregistrrilor necesare pentru stabilirea trasabilitii.

3. DEFINIII I PRESCURTRI 3.1 Definiii

3.1.1 Pericol = un agent biologic, chimic sau fizic aflat n produse alimentare sau hrana pentru animale sau o stare a acestora, avnd potenialul de a cauza un efect negativ asupra sntii; 3.1.2 Risc = o funcie a probabilitii unui efect negativ asupra sntii si gravitatea acelui efect, determinat de un pericol;

2/22

3.1.3 Notificare = comunicare scris adresat autoritii competente, n scopul de a o informa c anumite aciuni au fost ndeplinite sau urmeaz s fie ndeplinite. 3.1.4 Lan alimentar = succesiune de etape i operaii implicate n producerea, procesarea, distribuia, depozitarea i manipularea alimentului i a ingredientelor sale, de la producia primar pn la consum. 3.1.5 Rechemare (recall): reprezint orice msur care are drept scop realizarea returnrii unui reprezint sur rn produs potenial nesigur, care a fost deja furnizat sau pus la dispoziia consumatorilor oten dispozi ctre productor sau distribuitor. Acest proces implic comunicarea cu consumatorul final produc 3.1.6 Retragere (withdrawal): reprezint orice msur care are drept scop prevenirea distribuiei, reprezint sur ibu expunerii si oferirii ctre consumator a unui produs potenial nesigur. en Carnea proaspt, indiferent de specie, care face obiectul retragerii/rechemrii este destinat exclusiv distrugerii (ecarisrii). 3.1.7 Tratamentul special: n cazul n care testele pe baza criteriilor de siguran a produselor alimentare, definite n Anexa I Capitolul 1 din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1441/2007, de modificare a Regulamentului (CE) nr. 2073/2005, privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare, dau rezultate nesatisfctoare, produsul sau lotul de produse alimentare se retrage sau se retrimite la unitatea de producie, n conformitate cu art.19, din Regulamentul (CE) Parlamentului European i al Consiliului nr. 178/2002 de stabilire a principiilor i a cerinelor generale ale legislaiei n domeniul alimentelor, de nfiinare a Autoritii Europene pentru Sigurana Alimentar i de stabilire a procedurilor n domeniul siguranei alimentelor. Cu toate acestea, produsele introduse pe pia, care nu sunt nc la un nivel de vnzare cu amnuntul i care nu ndeplinesc criteriile de siguran a produselor alimentare, prevzute n Anexa 1, Capitolul 1 din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1441/2007, pot fi supuse unei prelucrri suplimentare, printr-un tratament care s elimine riscul n cauz. Respectivul tratament poate fi efectuat, cu avizul autoritii competente, numai de ctre operatori din sectorul alimentar, alii dect cei de la nivelul vnzrii cu amnuntul. 3.1.8 Alte destinaii: Operatorul din domeniul alimentar poate folosi lotul n alte scopuri dect cele pentru care a fost prevzut iniial, cu condiia ca aceast utilizare s nu prezinte nici un risc pentru sntatea public sau animal i cu condiia ca aceast utilizare s fi fost decis n cadrul procedurilor bazate pe HACCP i pe buna practic de igien i s fi fost autorizat de autoritatea competent, n conformitate cu Reg. 2073/2005. 3.1.9 Operator in domeniul alimentar = persoan fizic sau juridic ce rspunde de ndeplinirea cerinelor n domeniul legislaiei n domeniul alimentelor n ntreprinderea cu profil alimentar aflat sub controlul acesteia. 3.1.10 Timp de retragere/rechemare = durata de timp dintre momentul adoptrii deciziei de R/R i cel al ncheierii aciunii. 3.1.11 Autoritatea competent (ANSVSA), n continuare desemnat ca Autoritatea.

3/22

3.2 3.2.1 3.2.2

Prescurtri R/R - retragerea/rechemarea produselor. Comisia de R/R numit n continuare Comisia, poate fi constituit din reprezentani din departamentele: producie, calitate, aprovizionare, marketing, vnzri, distribuie, juridic, etc i are legturi strnse cu Echipa HACCP. n funcie de dimensiunea i structura organizatiei, Comisia se poate rezuma la echipa (responsabilul) HACCP, sau la persoana care rspunde de sigurana alimentelor.

4. PROCEDURA 4.1. Generaliti

4.1.1 Titular de proces = Comisia/ echipa (responsabilul) HACCP/ persoana rspunztoare de sigurana alimentelor, cf 3.2.2. 4.1.2 Data de intrare n proces = data notificrii reclamaiei. 4.1.3 Data de ieire din proces = rezoluia R/R. 4.1.4 Indicatori de performan = gradul de R/R a produselor potenial nesigure de pe pia; timpul de R/R, din momentul lurii deciziei. 4.1.5 Gestionarea situaiilor de R/R trebuie efectuat la timp i cu profesionalism, astfel nct acestea s nu afecteze sntatea populaiei si nici imaginea organizaiei. Pentru gestionarea unei situaii de R/R, trebuie parcurse urmtoarele etape: semnalizare/detecie, pregtire/prevenire, gestionare situaie R/R , reducere/limitare daune i recuperare/refacere (Fig.1).Fig.1

MANAGEMENT PROACTIVCRIZ Detectarea semnalelor Pregtire / prevenire nvare

MANAGEMENT REACTIV

Limitarea efectelor

Refacere

4.1.6 Gestionarea unei situaii de R/R presupune iniierea urmtoarelor msuri: elaborarea unor politici i strategii de comunicare multidirecionale, multiinstrumentale i flexibile, adaptate la fiecare sector sau tip de activitate, care s integreze comunicarea formal i informal; crearea structurilor i mecanismelor dedicate dezvoltrii comunicrii organizaionale care s asigure comunicarea intern i extern prin forme specifice de ctigare a ncrederii i sprijinului public; combaterea zvonurilor printr-o informare oportun, corect i complet; meninerea comunicrii informale n limitele necesare abordrii de grup i promovrii culturii organizaionale;

4/22

prevenirea i combaterea manipulrii informaionale a membrilor operatorului din domeniul alimentar i a categoriilor de consumatori relevante pentru operatorul din domeniul alimentar; pregtirea i antrenarea membrilor operatorului in domeniul alimentar pentru a face fa riscurilor cu care se poate confrunt operatorul din domeniul alimentar i pentru a preveni apariia unor conflicte interne; meninerea relaiilor de parteneriat cu toi partenerii din sfera de interes, pentru evitarea situaiilor de blocaj informaional. 4.1.7 Pentru a desfura activitatea de R/R, operatorului din domeniul alimentar i revine obligaia de a aloca suficiente resurse financiare i umane pentru derularea activitii de R/R. 4.1.8 ndeprtarea rapid de pe pia a produselor potenial nesigure, sau care nu corespund reglementrilor legale, evit publicitatea nefavorabil, reclamaiile de la clieni, pierderea credibilitii produselor, situaiile cu implicaii legale de natur civil sau penal, deteriorarea imaginii firmei i scderea livrrilor. 4.1.9 Derularea rapid a procesului de R/R are consecine pozitive asupra credibilitii operatorului din domeniul alimentar, ntruct demonstreaz consumatorilor i Autoritii faptul c i asum responsabilitatea pentru produsele potenial nesigure. 4.1.10 Aciunea de rechemare a produselor poate fi iniiat i de autoritate, atunci cnd operatorul din domeniul alimentar nu a iniiat intrarea n funciune a propriului plan de R/R a produselor potenial nesigure. 4.1.11 Pentru a permite i a facilita R/R rapid i complet a loturilor de produse finite care au fost identificate ca potenial nesigure, la nivelul operatorului din domeniul alimentar trebuie constituit o Comisie de R/R. 4.2. Tipuri de cauze care pot declana procesul de R/R

4.2.1. Produsele alimentare sunt produse sensibile, care au n componen ingrediente diverse, sunt obinute prin procese tehnologice complexe i necesit supraveghere i condiii speciale pentru ambalare, depozitare, manipulare, desfacere i consum. 4.2.2 n cadrul lanului alimentar parcurs de produs, de la producia primar pn la consumatorul final, pot exista mai multe cauze care s necesite R/R i anume: Contaminare biologica - generat de funcionarea defectuoas a echipamentelor de procesare, a unor erori n procesul de producie, depozitare sau manipulare, sau din alte cauze. Contaminare chimic - generat de contaminarea neintenionat a produselor cu diverse substane chimice; Contaminare fizic - generat de impurificarea produselor cu diverse corpuri strine (ex. sticl, plastic, hrtie, fragmente de metale etc.), sau contaminare radioactiv; Modificri organoleptice - Aspectul, mirosul, consistena sau alte Modific consisten caracteristici organoleptice ale produsului sunt modificate, indicnd astfel modificarea strii de inocuitate a produsului. st Etichetare - De pe etichet lipsesc informaii importante, ceea ce poate duce chet ma la un posibil risc pentru sntatea public. public Falsificare - Produsul a fost falsificat i prin aceasta reprezint un risc pentru sntatea public.

5/22

Ambalaj - Ambalajul unui produs este ntr-o stare care presupune un risc de contaminare a produsului sau este un ambalaj confecionat din materiale care fec nu sunt permise n contact cu alimentele. Contaminarea este datorat altor torat materiale care vin sau pot s vin n contact cu alimentele. vin Radiaii - Produsul este contaminat radioactiv peste nivelurile de Radia radioactivitate admise pentru produsul n cauz. 4.3. Pregtirea procesului de R/R

4.3.1. Pentru pregtirea procesului de R/R, conducerea operatorului din domeniul alimentar trebuie s numeasc prin decizie o Comisie i s imputerniceasc personalul cu competena de a iniia R/R i personalul reponsabil pentru efectuarea R/R. 4.3.2 Activitatea Comisiei este coordonat de conducerea operatorului din domeniul alimentar. 4.3.3. Conducerea operatorului din domeniul alimentar desemneaz persoana de contact (vezi 4.5) care va ine legtura cu Autoritatea, n cazul aciunilor de R/R. 4.3.4 Pregtirea procesului de R/R este efectuat de Comisie, care asigur elaborarea urmtoarelor documente: ,,Lista cu datele de identificare a membrilor Comisiei, n care trebuie nregistrate datele de identificare (nr. de telefon, fax, e-mail ). Lista este pus la dispoziia tuturor membrilor Comisiei; ,,Planul de R/R, n care sunt prezentate compartimentele implicate i activitile ce trebuie efectuate. Dup elaborare, ,,Planul de R/R este prezentat conducerii operatorului din domeniul alimentar pentru aprobare; (Anexa 1 a prezentului Ghid); ,,Lista cu date de contact pri interesate n R/R n care sunt nregistrate i adrese ale Autoritii (model Anexa 2). Lista este pus la dispoziia tuturor membrilor Comisiei; ,,Lista cu contactele stabilite pe timpul R/R; ,,Centralizatorul cu informaiile primite i transmise privind activitatea de R/R. 4.4 Atribuiile Comisiei

4.4.1 Pentru derularea procesului de R/R, Comisia elaboreaz i gestioneaz Planul de R/R. 4.4.2 Pentru asigurarea eficacitii aciunii Planului de R/R, Comisia organizeaz periodic simulri/ exerciii de R/R, i actualizeaz periodic Planul de R/R. 4.4.3. Comisia declaneaz procesul de R/R a produselor potential nesigure ct mai rapid i asigur comunicarea cu Autoritatea, cu distribuitorii/comercianii, mass-media, salariaii i consumatorii. 4.4.4 In derularea procesului de R/R, Comisia coordoneaz activitile compartimentelor implicate n Planul R/R, i decide, mpreun cu Autoritatea i ceilali factori implicai din lanul alimentar, etapele care trebuie parcurse pentru tratamentul special, atribuirea unei alte destinaii a produselor potenial nesigure, dect cea pentru care au fost prevzute iniial, sau distrugerea produselor.

6/22

4.4.5 Pe timpul situaiei de criz, Comisia coordoneaz activitile desfurate n colaborare cu Autoritatea, raporteaz direct conducerii operatorului din domeniul alimentar despre activitile sale i asigur informarea corect a purttorului de cuvnt. 4.4.6. Comisia furnizeaz distribuitorilor, clienilor i consumatorilor informaii corecte, clare i transmise n timp util cu privire la aciunile ntreprinse pentru soluionarea crizei, ntruct este mai bine ca informaii referitoare la procesul de R/R s parvin direct de la operatorul din domeniul alimentar, dect din alte surse greu de controlat. 4.4.7 Dup soluionarea situaiilor de criz, Comisia iniiaz investigarea cauzelor care au generat R/R i, n funcie de concluziile rezultate, propune aciunile preventive i corective necesare, n scopul reducerii incidenei cazurilor de R/R. 4.4.8 Comisia efectueaz periodic actualizarea Planului de R/R la condiiile concrete. 4.4.9 Pentru toate aciunile iniiate n scopul soluionrii situaiei de criz i a prevenirii reapariiei acesteia, Comisia pstreaz nregistrrile necesare privind derularea aciunii. 4.5 Numirea purttorului de cuvnt

4.5.1 Conducerea operatorului din domeniul alimentar nominalizeaz Purttorul de cuvnt, care asigur o comunicare clar, concis, corect i la timp pe tema aciunii de R/R cu Autoritatea i cu massmedia. 4.5.2. Purttorul de cuvnt trebuie s fie susinut i informat, corect i la timp, de echipa managerial a operatorului din domeniul alimentar i va avea: abilitatea s prezinte faptele deschis i onest, protejnd n acelai timp interesele operatorului din domeniul alimentar i ale consumatorilor; capacitatea s transmit, prin limbaj verbal i nonverbal, credibilitate i siguran; 4.5.3 Activitatea de informare i comunicare efectuat de purttorul de cuvnt asigur urmtoarele: calitatea comunicrii nu devine ea nsi o problem; conduce procesul de comunicare ntr-un mod proactiv i nu reactiv; ine un control ferm asupra celor care vorbesc n numele operatorului din domeniul alimentar; se menine n cadrul mesajului stabilit i nu creeaz tiri n mod accidental; Autoritatea este informat n mod riguros, naintea oricrui anun; au fost inventariate i analizate toate ntrebrile incomode ce ar putea afecta coninutul mesajelor. 4.6 Elaborarea Planului de R/R

4.6.1 Planul de R/R este documentul elaborat la nivel de operator din domeniul alimentar, pentru coordonarea situaiilor de criz prin intermediul procedurilor proprii de producie i distribuie, precum i prin intermediul personalului existent. Planul are la baz sistemul de trasabilitate implementat de operatorul din domeniul alimentar i principiile de organizare i prioritizare a aciunii n pia, stabilite n conformitate cu structura distribuiei de produse i resursele operatorului din domeniul alimentar. 4.6.2. Planul de R/R este ntocmit de Comisie, separat pentru fiecare situaie de criz i:

7/22

este actualizat periodic, pe baza modificrilor ce apar n structura i procesele operatorului din domeniul alimentar; este analizat cel puin odat pe an sau ori de cte ori apar modificri semnificative n structura organizatoric a operatorului din domeniul alimentar, a personalului, a liniilor de producie sau a reelei de distribuie sau atunci cnd un exerciiu de simulare a unei situaii de criz scoate n eviden necesitatea unor schimbri. conine date de identificare (nume/prenume; numerele de telefon) pentru persoanele importante din cadrul operatorului din domeniul alimentar i pentru alte persoane/instituii ca laboratoare acreditate, Autoritate, asociaii profesionale, firme de relaii publice, consultan juridic i alte elemente de suport extern care pot fi solicitate s asiste operatorul din domeniul alimentar n situaii de criz; face conexiunea ntre procedurile sistemului de sigurana alimentelor i procedurile pentru confirmarea problemei semnalate ca i pentru definirea extensiei suspiciunii (ce produse, ce loturi pot fi suspicionate, n funcie de originea problemei care a generat riscul, ce materii prime/echipamente trebuie oprite de la utilizare/expertizate n vederea prevenirii reproducerii sitaiei care a generat pericolul). face legatura cu metodele rapide de determinare pentru: - deviaiile din procesare rezultate din nregistrrile de monitorizare a proceselor; - stabilirea acurateei controlului siguranei alimentare efectuat asupra produselor fabricate; - stabilirea schimbrilor ce au avut loc n cadrul proceselor tehnologice i a practicilor de igien; - stabilirea identitii produsului, datei de fabricaie i a cantitii pentru produsele nesigure i potenial afectate; asigur identificarea tuturor clienilor la care a fost distribuit produsul nesigur; asigur existena unor instruciuni detaliate referitoare la modul de efectuare a procesului de R/R; asigur securizarea tuturor produselor afectate, din stocul nc nelivrat sau retrase din pia, astfel nct acestea s nu poat fi relivrate din greeal; 4.6.3 n cadrul organizaiei trebuie pstrate nregistrrile necesare, pentru stabilirea succesiunii activitilor de R/R i pentru identificarea cauzelor care au produs situaia de criz. 4.6.4 Trebuie pstrate toate dovezile fizice, precum i orice alte dovezi referitoare la R/R produselor potenial nesigure, pentru a fi utilizate n eventuale litigii. 4.7 Verificarea practic a Planului de R/R 4.7.1 Dup finalizarea Planului de R/R, Comisia efectueaz o simulare de R/R pentru a verifica dac planul a fost ntocmit corect i dac acesta poate fi pus n practic cazul apariiei unei situaii de criz. 4.7.2 Simularea unei situaii de criz are scopul de a verifica dac Comisia este apt s gestioneze n timp util o situaie de criz conform planului i totodat s determine

8/22

capacitatea i disponibilitatea clienilor/distribuitorilor zonali de a rspunde prompt n cazul unei situaii de criz. 4.7.3 nregistrrile rezultate n urma activitii de simulare a unei situaii de criz sunt gestionate i arhivate de Comisie i constituie dovezi obiective n faa Autoritii, pentru a demonstra capabilitatea operatorului din domeniul alimentar de a ine sub control situaiile de criz generate de activitile de R/R. 4.8. Identificarea problemei n cazul situaiilor de criz

4.8.1. Identificarea problemei n cazul apariiei situaiilor de criz poate fi sesizat de: Autoritate; operatorul din domeniul alimentar/distribuitor/client/consumator. 4.8.2. n urma sesizrii primite, operatorul din domeniul alimentar trebuie s demareze activitatea de investigare i analiz i, dac este cazul, de R/R. 4.9

R/R datorit unei solicitari a Autoritii

4.9.1 Atunci cnd Autoritatea identific o problem ca rezultat al unor teste de laborator, sau al unor reclamaii sau alerte, ea dispune: interzicerea comercializarii produsului; i luarea de msuri de ctre operatorul din domeniul alimentar pentru R/R loturilor de pe pia. 4.9.2 Comisia trebuie convocat imediat, pentru a demara activitile din Planul de R/R 4.9.3 Operatorul din domeniul alimentar poate solicita Autoritii timpul necesar pentru a aduna datele eseniale, necesare pentru a stabili modalitile de aciune conform Planului de R/R. 4.9.4 Operatorului din domeniul alimentar i se poate acorda o perioad de timp pentru investigarea problemei, sau i se va cere s treac imediat la R/R produselor, n special n cazurile n care acestea pot/ provoac cazuri de mbolnvire. 4.10

R/R datorit autosesizrii operatorului din domeniul alimentar/a uneisesizri de la distribuitor/client/consumator

4.10.1 Atunci cnd operatorul din domeniul alimentar identific o problem sau este sesizat de un furnizor/distribuitor/client/consumator c exist o problem potenial, ce ar putea afecta sigurana alimentar a produselor sau starea de sntate a consumatorilor, operatorul din domeniul alimentar trebuie s notifice imediat Autoritatea, s ia msuri imediate pentru obinerea informaiilor necesare elucidrii problemei i stabilirii aciunilor ce trebuie ntreprinse, in coformitate cu cele dispuse de Autoritate. 4.10.2 Decizia referitoare la stabilirea modului de aciune R/R trebuie luat de Comisie, prin aplicarea Arborelui de decizie R/R prezentat ca exemplu in Anexa 3. 4.10.3 Comisia trebuie s dea rspuns la urmtoarele ntrebri: ct de credibile sunt informaiile care sugereaz c exist o situaie de criz? cum au ajuns la organizaie informaiile referitoare la existena unei situaii de criz?

9/22

ct de serioas este problema i dac situaia creat poate afecta sntatea consumatorilor? ce cantitate de produse este afectat? n ce zone au fost distribuite produsele afectate? exist nregistrrile i documentele necesare pentru identificarea produselor afectate i a locaiilor n care acestea au fost distribuite? problema sesizat a fost identificat i analizat, corect i complet? 4.11 4.11.1 4.11.1.1 Modul de lucru al Comisiei Notificarea procesului de R/R la Autoritate Dup ce operatorul din domeniul alimentar a decis s iniieze procesul de R/R a produsului din reeaua de distribuie, Comisia trebuie s notifice n interval de 24 de ore Autoritatea despre demararea activitii i s pun la dispoziia Autoritii toate datele referitoare la cazul n spe. Metode uzuale de notificare sunt telefonic, sau e-mail i trebuie urmate de o confirmare scris cu detaliile aciunii. Notificarea R/R, ntocmit conform Anexei nr. 7, trebuie s cuprind urmtoarele informaii: elementele de identificare ale produsului (codul, denumirea produsului, identificarea i mrimea lotului, etc.); raiunea pentru R/R i detaliile referitoare la cnd i cum produsele cu probleme au fost descoperite; evaluarea unui probabil risc asociat cu consumul produsului i modul cum a fost efectuat evaluarea; ce cantitate din produsul n discuie a fost fabricat, n ce interval de timp i o estimare a cantitii de produs rmas n reeaua de distribuie; aria geografic de distribuie a produsului; elementele de identificare i alte modaliti prin care consumatorul poate identifica produsele implicate; ce cantiti de produse se afl sub controlul productorului/distribuitorilor; numele, funcia, numrul de telefon (de la serviciu i acas) al purttorului de cuvnt cu care se poate comunica n timpul derulrii procedurilor de R/R. Toate informaiile prezentate n document, trebuie analizate i avizate de Consilierul Juridic i aprobate de conducerea operatorului din domeniul alimentar. Colectarea informaiilor Comisia preia i analizeaz n detaliu fiecare surs posibil de informaii, pentru a facilita luarea unei decizii corecte la nivel de operator din domeniul alimentar, cu privire la produsele afectate. n acest scop, Comisia analizeaz informaiile obinute prin/de la: nregistrrile existente referitoare la reclamaii; nregistrri ale calitii i monitorizrii produciei i distribuiei; comunicate de pres;

4.11.1.2

4.11.2 4.11.2.1 4.11.2.2

10/22

4.11.2.3

4.11.2.4 4.11.2.5

4.11.2.6

documente transmise de Autoritate; distribuitori/comerciani/clieni/consumatori; furnizori de materii prime, materiale i ingrediente, ambalaje etc. Fiecare membru al Comisiei pstreaz nregistrri scrise pentru activitile proprii desfurate. Din nregistrri trebuie s rezulte: data, ora i detaliile discuiilor purtate cu persoanele care au furnizat informaii referitoare la situaia de criz. Absena nregistrrilor complete sau disensiunile dintre membrii Comisiei pot conduce la pierderi de timp i la luarea de decizii greite ce pot avea consecine grave pentru operatorul din domeniul alimentar. Exist o mare probabilitate ca informaiile colectate n prima parte a procesului de colectare s fie eronate sau incomplete i mai trziu Comisia s intre n posesia unor date corecte. De aceea nregistrrile Comisiei sunt pstrate n ,,Centralizatorul informaiilor colectate, referitoare la R/R. Responsabilitatea meninerii Centralizatorului cu informaii colectate revine coordonatorului procesului de R/R, iar n acest document se regsesc detalii referitoare la: numele, adresa i numrul de telefon al persoanelor care reclam mbolnvire sau afectare a strii de sntate i fapte referitoare la cum a aprut presupusa mbolnvire descoperit i raportat; tipul de mbolnvire/vtmare presupus, cu ct mai multe detalii posibile, incluznd numele, adresa i numrul de telefon al specialitilor care au efectuat consultaia; identificarea produsului implicat; trasabilitatea produsului; numele, funcia, adresele, i numerele de telefon/fax/adrese e-mail ale persoanelor din autoritate, care sunt deja implicate sau urmeaz s fie implicate n rezolvarea situaiei de criz; rezultatele obinute n urma analizelor de laborator efectuate la probele recoltate din produsul suspect; informaii despre orice aciune efectuat la nivelul depozitelor individuale sau a lanurilor de distribuie n scopul R/R i cine a dispus/autorizat efectuarea aciunii. Elaborarea Strategiei de R/R Pe baza datelor i informaiilor deinute, Comisia elaboreaz Strategia de R/R a produsului potenial nesigur de pe pia. Elaborarea strategiei de R/R este efectuat pe baza unui studiu de evaluare riscului asupra sntii i cuprinde: nivelul pn la care se va realiza procesul de R/R a produselor potenial nesigure (ex. pn la nivelul lanului de distribuie, la toate nivelele de vnzare, la nivelul desfacerii cu amnuntul sau la nivelul consumatorului); dac se impune o alertare public i cum va fi aceasta realizat practic: - prin massmedia - n zonele n care produsul a fost distribuit; - prin alte canale de comunicare. Dup elaborare, strategia de R/R va fi transmis in scop informativ Autoritii.

4.11.3. 4.11.3.1 4.11.3.2

4.11.3.3

11/22

4.11.3.4

4.11.3.5

4.11.3.6 4.11.4. 4.11.4.1 4.11.4.2

Atunci cnd se estimeaz posibilitatea extinderii rechemrii pn la nivelul consumatorului final, Comisia comunic autoritii propunerea sa de alert public, sub forma unui anun n pres (model Anexa 5), a unui Comunicat de pres (model Anexa 6) i a unei Note de Rechemare, dup modelul din Anexa 4 a prezentului Ghid. Comunicatul de pres include i date suplimentare ca: modul de preluare a produselor si de acordare a compensaiilor; numr de telefon pentru contact; informaii specifice; contacte suplimentare cu operatorul din domeniul alimentar. Comisia de criz transmite Autoritii strategia de R/R a produselor de pe pia, concomitent cu iniierea aciunii. Informarea reelei de distribuie Pentru declanarea propriu-zis a procesului de R/R, Comisia asigur informarea tuturor distribuitorilor i detailitilor care au primit produse potenial nesigure. n cadrul activitii de informare, Comisia elaboreaz: Lista de distribuie a produsului; Notificarea clienilor, prin care s se solicite sistarea distribuiei produselor rmase n depozite; Not de R/R pentru produs. Notificarea personalului propriu (din vanzri etc) care intervine n mod activ n teren. Comisia notific fiecrui beneficiar din Lista de distribuie a produsului, decizia privind R/R i solicit sistarea distribuiei produselor rmase n depozite. Documentele referitoare la notificarea R/R sunt marcate cu indicativul ,,URGENT i sunt expediate prin scrisoare, fax, e-mail. De asemenea, Comisia solicit distribuitorilor s informeze clienii direci despre produsele implicate n procesul de R/R. NOT. Informaiile transmise clienilor trebuie s fie cele furnizate de operatorul din domeniul alimentar. Gestionarea informaiilor transmise telefonic de consumatori Pe timpul derulrii procesului de R/R, preluarea apelurilor telefonice este efectuat de personal instruit pentru acest tip de activiti. n perioada de criz, toate convorbirile telefonice referitoare la situaia de criza/produsul reclamat trebuie nregistrate n documente scrise. Din nregistrri, trebuie s rezulte: numele clientului, data, ora, adresa, informaia transmis i persoana care a preluat informaia. n funcie de coninutul informaiilor transmise telefonic de clieni, Comisia poate s rspund n scris la solicitrile acestora i s ofere date referitoare la activitile de R/R iniiate.

4.11.4.3

4.11.4.4

4.11.5. 4.11.5.1 4.11.5.2

4.11.5.3

12/22

4.11.6. 4.11.6.1 4.11.6.2 4.11.6.3

Relaia cu mass-media Pe timpul derulrii crizei generate de procesul de R/R, relaia cu massmedia trebuie asigurat numai de purttorul de cuvnt, prin intermediul comunicatelor de pres i/sau conferinelor de pres. Purttorul de cuvnt poate s rspund tuturor solicitrilor de comunicare cu massmedia. n cadrul comunicrilor, purttorul de cuvnt va prezenta: preocuparea conducerii operatorului din domeniul alimentar pentru sntatea consumatorilor i sigurana alimentar a produselor; aciunile corective iniiate sau care urmeaz a fi iniiate pentru eliminarea cauzelor care au generat situaia de criz. n relaia cu massmedia, pentru formularea rspunsurilor, purttorul de cuvnt trebuie s aib n vedere: s nu neglijeze gradul de audien reprezentat de reporter; s evite s spun ,,fr comentarii, deoarece poate creea impresia c operatorul din domeniul alimentar ncearc s ascund ceva; atunci cnd nu cunoate rspunsul la o ntrebare, trebuie s precizeze c va obine informaiile ct mai repede posibil i va reveni cu precizri; s ofere reporterilor o map de pres pregtit n prealabil, pentru a-i ajuta s-i elaboreze propriile rapoarte; s nu fie excesiv de tehnic i s utilizeze un limbaj simplu, uor de neles; s evite repetarea aceluiai rspuns la aceleai ntrebri; s se asigure c au fost parcurse toate punctele prezentate n materialul scris oferit reporterilor (chiar dac reporterii nu au adresat aceste ntrebri, ei vor gsi rspuns n material); s gndeasc rspunsul nainte de a rspunde la o ntrebare; s fie onest i s nu dea vina pe furnizori sau alte pri interesate; s pstreze nregistrri privind contactele cu media, incluznd ziarele, serviciile, e-mail, numele reporterului i numrul de telefon i copiile articolelor care au aprut ca rezultat al contactelor.

4.11.6.4

4.11.7. 4.11.7.1

Controlul stadiului activitilor de R/R Pe timpul derulrii procesului de R/R, Comisia trebuie s ntocmeasc Rapoarte de stadiu al activitilor desfurate, n care sunt prezentate informaii referitoare la: numrul de clieni notificai pentru R/R, data i metoda de notificare; numrul de clieni care au rspuns ca urmare a notei de R/R i cantitatea de produs R/R; numrul de clieni care nu au rspuns i identitatea acestora; cantitatea de produs preluat de la fiecare client; estimarea timpului necesar pentru ncheierea procesului de R/R. Pe baza Rapoartelor de stadiu ntocmite, Comisia poate determina activitile ce m trebuie efectuate pn la finalizarea procesului de R/R.

4.11.7.2

13/22

4.11.7.3 4.12

Operatorul va informa i va coopera cu Autoritatea asupra activitilor desfurate. Tratarea produselor R/R

4.12.1 n funcie de riscul prezentat de produsele potenial nesigure, Comisia poate stabili urmtoarele destinaii: aplicarea unui tratament special, conform prevederilor subpct. 3.1.8; atribuirea unei alte destinaii, conform prevederilor subpct. 3.1.9; distrugerea. 4.12.2 Loturile trebuie pstrate n spaii special amenajate i identificate cu meniunea ,,produs potenial nesigur. Comisia analizeaz calitatea i sigurana produselor i stabilete destinaia acestora, n conformitate cu prevederile legale i cu avizul Autoritii. 4.12.3 Datele referitoare la distrugerea produselor trebuie nregistrate n Procesul - verbal de distrugere a produselor R/R. 4.13 Incheierea procesului de R/R

4.13.1 Procesul de R/R se consider ncheiat atunci cnd operatorul din domeniul alimentar anun Autoritatea c toate produsele suspectate au fost eliminate din reeaua de distribuie i au fost aplicate msuri corective. 4.13.2 Dup notificarea ncheierii rechemrii, operatorul din domeniul alimentar transmite furnizorilor/distribuitorilor/clienilor un comunicat scris prin care i va informa despre ncheierea procesului de R/R. Opional, ncheierea procesului de R/R poate fi comunicat i mass-media. .

14/22

Anexa 1: Diagrama rolurilor i respo nsabilitilor Coordonator rechemare Proprietar Gorbaescu Raluca

DistribuieGESTIONARI

1. Oprire distribuie orice material sub semnul ntrebrii i pregtirea R/R produsului la punctele de colectare. 2. Pregtirea inventarului i a strii distribuiei produsului: unde, cnd, cui a fost livrat, n ce cantiti

Asigurarea produciei i a calitiiTEHNOLOG

1. Pregtirea identificrii lotului 2. Oprirea fabricrii produsului, dac fabricarea are legtur cu problema 3. Investigaii privind cauza problemei, verificarea nregistrrilor

Departament relaia cu ConsumatoriiSECRETARIAT

1. Pregtirea rspunsului adresat consumatorilor 2. Rspunsuri la toate ntrebrile consumatorilor

ContabilitateCONTABIL SEF

1. Stabilirea sistemului de verificare a stocurilor pentru a determina costul rechemrii-SECTOR FINANCIAR CONTABIL

Consiliere juridicJURIST

1. Gestioneaz implicaiile legale-JURIST

Departament relaii publice Departament tehnicTEHNOLOG;CUTERIST

1. Gestioneaz comunicatele de pres i conduce toate relaiile cu mass-media-SECRETARIAT

1. Identific lotuli i ia probe 2. Face analiza produciei pentru a determina dac este necesar colectarea sau distrugerea 3. Consult autoritile dac este necesar o rechemare

Departament marketing

1. Notific managerii de vnzri i brokerii 2. Aranjeaz colectarea la nivelul retail 3. Aranjeaz darea creditului adecvat

Managerii regionali de vnzare

1. Ajut la contactarea clienilor 2. Ajut la colectarea produsului i la furnizarea de note de credit

15/22

Anexa 2: Liste de contact Contacte n companie Preedinte Cons. Dl. Gorbanescu Raluca Administraie/ Proprietar Dl.Amisculesei Coordonator Andrei rechemare Coordonator rechemarenlocuitor Dl.Durbaca Adrian

Tel:0231513536 Fax:0231531486 Tel:0756494681 Tel:0745572032 Tel:0741004824 Fax: idem Fax: idem

Lista furnizorilor SC Pratic Comert Dna. Strugaru Dan Strugaru SRL Darabani-BT. SC.Italsalcris Dl.Cristi Cristi SRL.Suceava SC.Almi Rom SRL.Gheorgheni Dl.Diaconu Const. Harghita SC.Deli SRL Dl.Paduraru Iasi Daniel Ingredientul Lista clienilor/distribuitorilor Dna.Benesch Magazin Stefanica Grivita Magazin Curcubeului Magazin Dorohoi Magazin Hala DnaBresug Alina Dna.Istrate Elena Dna.Ganea Elena

tel.0744617147

Email: Fax Email: Fax Email: Fax Email: Fax

tel.0765252025

tel.0728066018 tel.0732760611

tel.0231/511061 Email: Fax tel.0231583132 tel.0743763435 tel.0741023561 Email: Fax Email: Fax Email: Fax

16/22

Anexa 3: exemplu de arbore decizional pentru R/R

Reclamaie sau notificare despre problema produsului

Stabilite/colectate detaliile iniiale

Informarea (notificarea) managerului corespunztor Se trateaz ca reclamaie sau problem de calitate

Evaluarea preliminar a riscului

Nu exist risc pentru sntate

Potenialul risc pentru sntate Se informeaz conducerea companiei Consultarea planului de rechemare Se informeaz (notific) autoritile (ANSVSA)

Suspendarea distribuiei produsului Iniierea analizei produsului, atunci cnd e necesar

Colectarea informaiilor legate de produs i producie

Colectarea informaiilor legate de trasabilitate

Conducerea atent documentat a evalurii riscului Confirmarea riscului pentru sntate Nu exist risc pentru sntate

Se trateaz ca reclamaie sau problem de calitate

Produsul a fost distribuit consumatorilor

Produsul a fost utilizat n alte produse distribuite consumatorilor

Produsul nu a fost distribuit consumatorilor

Se desfoar retragerea Se desfoar rechemarea

17/22Se trateaz ca reclamaie sau rechemare de calitate

Anexa 4: Model de Not de retragere a produsului Ctre: ...................................................... Data: .................................................... Fax:........................................................ De la: Manager SC Daryany Firacos SRL Ref: RETRAGERE PRODUS

Pagini: 1

URGENT- RETRAGERE DE PRODUSNot: se cere returnarea notei chiar dac stocul este zero Produsul: Valabilitate: ....................................... Lot:.................. Furnizorul acestui produs a iniiat retragerea produsului din lotul de mai sus datorit: ................................................................................ coninut n produs. V rugm s ndeprtai imediat lotul afectat, pstrndu-l n depozitul dumneavoastr sub marca clar NU ESTE PENTRU VNZARE. Vei fi contactat telefonic pentru a se colecta stocul retras. V rugm raportai cantitatea din stoc n aceast csu i completai numele magazinului i semnai mai jos: NUMELE MAGAZINULUI..Numr SEMNATURA V rugm s completai pn la sfritul programului de azi, .................., i s returnai aceast not prin fax sau e-mail la:

Cu respect, Manager sigurana alimentelor

18/22

Anexa 5: Model de notificare rechemare anun pres Dimensiunea minim a anunului este de 2 coloane a 10 cm Anunul trebuie s fie n chenar dublu Titlul trebuie s fie Notificare rechemare aliment Avertizarea privind natura va fi n subtitluNOTIFICARE RECHEMARE ALIMENT Contaminare chimic SC Alimentul Produsul:.. 250 grame Valabilitate pna la 30 iunie 2008 SC Alimentul i recheam produsul ., dup ce a descoperit c unele containere sunt contaminate cu dezinfectani chimici. Toate containerele cu produsul .., marca SC Alimentul nu trebuie consumate. Nu exist raportri de mbolnviri, dar orice persoan care are temeri privind starea sntii trebuie s cear asisten medical. Produsul este vndut pe larg n supermarketurile i magazinele din Romnia. Clienii trebuie s returneze produsul magazinului pentru a primi banii napoi, sau s telefoneze la nr..pentru orice fel de ntrebri. Aceast rechemare se refer numai la produsul n cauz. SC Alimentul Adresa:

Nota trebuie s furnizeze urmtoarele informaii: Cine recheam produsul? Care este produsul? Ce nu e n regul cu produsul? Mesajul a nu se consuma Avertizare de sntate i recomandare Unde se gsete produsul? Ce aciune trebuie ntreprins? Contact pentru

19/22

Anexa 6: Model de comunicat de pres

COMUNICAT DE PRES- pentru difuzare imediatData:. Produsul ..rechemat datorit temerilor pentru sntate SC Daryany Firacos SRL a declanat o rechemare voluntar a produsului/produselor ....................................................................................................., cumprat din unitati specializate din Romnia, din cauza unui lot care conine :.............................. ................................... i care nu este prezentat n lista de ingrediente de pe etichet. Consumatorii care sufer de alergie sau intoleran la............................................... trebuie s nu consume produsul. Simptomele de alergie alimentar variaz de la un rspuns mediu, cum ar fi o urticarie a pielei, pn la o reacie ameninnd chiar viaa. Am aflat c unul dintre ingredientele noastre a fost reformulat i acum conine........ ............................ Acest ingredient a fost adugat numai n produsul..... Nu am primit nici o reclamaie de la consumatori privind reacii alergice la acest produs. Cu toate acestea, sftuim consumatorii care sunt ngrijorai de sntatea lor ca urmare a consumului acestui produs s cear asistena medicilor lor a spus , managerul pentru sigurana alimentelor al SC Daryany Firacos SRL. In afar de aceast neregul de etichetare, nu exist alt defect al produsului. Consumatorii care nu sunt alergici la............................. pot consuma n siguran produsul. Consumatorii care au alergie sau intoleran la .............................. sunt rugai s returneze acest produs n magazinul din care l-au cumprat, pentru a primi banii napoi. Toi retailerii au fost informai despre aceast rechemare. Consumatorii care vor mai multe informaii sunt rugai s contacteze: SC Daryany Firacos SRL Adresa:str.Popauti nr.10 Botosani Telefon:0231513536 Pentru alte detalii, contactai: , Societatea

20/22

Anexa 7: Model de Notificare Autoritate

Agentul economic Denumirea agentului economic Adresa Identificare Persoana de contact Funcia Telefoane Produsul Codul produsului Denumirea produsului Elementele de identificare ale produsului (ambalare, greutate) Data comercializrii Codul lotului Mrimea lotului Aria geografic de distribuie a produsului Lotul de fabricaie Mrimea lotului de fabricaie Data fabricaiei Rechemarea Motivul rechemrii Riscul asociat cu consumul produsului Modul cum a fost efectuat evaluarea Cantiti de produse aflate sub controlul productorului Cantiti de produse aflate sub controlul distribuitorilor

Data Semntur autorizat

21/22

BIBLIOGRAFIE

1. REGULAMENTUL (CE) NR. 178/2002 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 28 ianuarie 2002, de stabilire a principiilor i a cerinelor generale ale legislaiei n domeniul alimentelor, de nfiinare a Autoritii Europene pentru Sigurana Alimentar i de stabilire a procedurilor n domeniul siguranei alimentelor; 2. REGULAMENTUL (CE) NR. 852/2004 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 29 aprilie 2004, privind igiena produselor alimentare; 3. REGULAMENTUL (CE) nr. 853/2004 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 29 aprilie 2004, de stabilire a unor norme specifice de igien care se aplic alimentelor de origine animal; 4. REGULAMENTUL (CE) NR. 854/2004 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 29 aprilie 2004, de stabilire a normelor specifice de organizare a controalelor oficiale privind produsele de origine animal destinate consumului uman; 5. REGULAMENTUL (CE) NR. 882/2004 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 29 aprilie 2004, privind controalele oficiale efectuate pentru a asigura verificarea conformitii cu legislaia privind hrana pentru animale i produsele alimentare i cu normele de sntate animal i de bunstare a animalelor; 6. REGULAMENTUL (CE) NR. 2073/2005 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN I AL CONSILIULUI, din 15 noiembrie 2005, cu privire la criterii microbiologice pentru produse alimentare; 7. REGULAMENTUL (CE) NR. 1441/2007 AL COMISIEI, din 05 decembrie 2007, de modificare a Regulamentului (CE) NR. 2073/2005, privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare; 8. ORDINUL NR. 68 din 13 iulie 2005, pentru aprobarea Normei privind Sistemu rapid de alert pentru alimente i furaje; 9. SR EN ISO 22000, din noiembrie 2005 Sisteme de management al siguranei alimentelor. Cerine pentru orice organizaie din lanul alimentar; 10. SR ISO/TS 22004, din noiembrie 2006 Sisteme de management al siguranei alimentului. Recomandri de aplicare pentru ISO 22000:2005.

22/22