gestionarea resurselor umane

Prezenta Procedură este proprietatea ....... . Multiplicarea neautorizată este interzisă.

PROCEDURA:

GESTIONAREA RESURSELOR UMANE

Exemplarul: Original

Proprietarul exemplarului:

Numele şi prenumele:

PROCEDURA:


APROBAT VERIFICAT ÎNTOCMIT

DIRECTOR GENERAL

REPREZENTANTUL

MANAGEMENTULUI

MANAGER RESURSE

UMANE

Gestionarea_resurselor_umane_01.doc Ediţia: 01.05.2012 Pagina 1[1]

CUPRINS

CAPITOL PAGINA NR.

1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE ............................................................................................ 1

2. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI ...................................................................................................... 1

3. DESCRIEREA PROCEDURII ........................................................................................................ 1 3.1. Generalităţi .................................................................................................................................... 1

3.2. Recrutarea, selectarea şi angajarea personalului ........................................................................... 1

3.3. Schimbarea condiţiilor de angajare ............................................................................................... 3

3.4. Competenţă şi conştientizare ........................................................................................................ 4

3.5. Instruire ......................................................................................................................................... 4

3.5.1. Planificarea instruirii ........................................................................................................... 4

3.5.2. Instruirea noilor angajaţi şi a celor care îşi schimbă locul de muncă ................................. 5

3.5.3. Instruirea în cazul utilizării unui produs nou/îmbunătăţit sau la introducerea unei

tehnologii noi ..................................................................................................................... 5

3.5.4. Instruirea privind sistemul de management al calităţii ........................................................ 6

3.6. Evaluarea eficacităţii instruirilor ................................................................................................... 6

3.7. Evaluarea performanţelor personalului ......................................................................................... 6

4. ÎNREGISTRĂRI ............................................................................................................................... 7

Descrierea modificării:

PROCEDURA:



1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE

Prezenta Procedură reglementează responsabilităţile şi metodologia prin care sunt asigurate

resursele umane competente din punct de vedere al studiilor, al instruirii, al abilităţilor şi al experienţei

adecvate activităţilor care se desfăşoară în cadrul organizaţiei.

Prevederile prezentei Proceduri se aplică în cazurile şi de către funcţiile din cadrul

S.C. ...... S.R.L. ....., care efectuează şi documentează activităţi specifice asigurării resurselor umane

necesare activităţilor care se desfăşoară în cadrul organizaţiei.

2. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

Competenţă – aptitudini demonstrate de a aplica cunoştinţe şi aptitudini.

Examinare – verificarea documentată a îndeplinirii cunoştinţelor.

Instruire – procesul pe parcursul căruia participanţii dobândesc cunoştinţele prescrise.

Transfer intern – transferul angajaţilor între organizaţiile membre ale Grupului (organizaţii

care au aceeaşi structură a acţionariatului).

Responsabil de departament – Director/Şef departament

3. DESCRIEREA PROCEDURII

3.1. Generalităţi

Pentru funcţionarea eficace şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al calităţii-

mediu şi pentru creşterea satisfacţiei clienţilor prin îndeplinirea cerinţelor acestora, Managementul

întreprinde acţiuni necesare pentru asigurarea cu resurse umane, competente din punct de vedere al

studiilor, instruirii, abilităţilor şi a experienţei adecvate proceselor care se desfăşoară în cadrul

organizaţiei.

3.2. Recrutarea, selectarea şi angajarea personalului

Directorul general/Responsabilii de departamente stabilesc, în funcţie de dezvoltarea

activităţilor pe care le conduc, necesarul de personal pentru a fi angajat, postul pentru care se solicită

angajarea şi întocmesc Solicitarea de angajare/transfer împreună cu specificaţia postului pe care le

transmit (e-mail) Managerului resurse umane, care o listează şi o predă Directorului general. Acesta

analizează solicitările primite, le aprobă şi/sau efectuează propuneri pe care le înregistrează în

Solicitarea de angajare/transfer pe care o restituie Managerului resurse umane. Acesta comunică

decizia Responsabililor departamentelor care au solicitat angajarea de personal şi Specialistului resurse

umane. Acesta iniţiază, cu aprobarea Managerului resurse umane, acţiuni de recrutare a persoanelor, de

exemplu:

anunţuri în mass media – macheta anunţului este întocmită de către Specialist resurse

umane şi este aprobată de către Manager resurse umane,

la Direcţia de muncă,

recomandări interne şi externe,

colaborare cu firme specializate în recrutare/leasing de personal.

Specialist resurse umane colectează şi verifică documentele solicitate candidaţilor, din punct de

vedere al conformităţii cu cerinţele de angajare (stabilite prin Solicitarea de angajare/transfer) şi

menţine înregistrările aferente în Planificatorul de interviu.

PROCEDURA:



În cazul în care documentele prezentate de către candidat corespund cerinţelor, Specialistul

resurse umane stabileşte şi comunică fiecărui candidat data şi locul la care va avea loc interviul.

Acesta este realizat, după cum urmează:

– ȋn prima etapă interviul este realizat de către Specialist resurse umane, care stabileşte

necesitatea şi testează candidaţii. Pe baza rezultatului interviului şi/sau a interpretării

testului, Specialist resurse umane propune sau nu candidatul pentru etapa a doua a

interviului. Manager resurse umane analizează propunerile şi aprobă candidaţii pentru etapa

a doua a interviului. Specialist resurse umane gestionează testele de evaluare anexate la

documentele prezentate de către candidaţii admişi la interviu, iar pentru candidaţii respinşi,

anexate Planificatorului de interviu.

– în a două etapă, interviul este realizat de către Manager resurse umane şi/sau Responsabilul

de departament care a solicitat angajatul.

– Producţie: selectarea candidaţilor are loc pe bază de testare prectică/teoretică. Acest

lucru este stabilit şi înregistrat în Solicitarea de angajare/transfer de către

Responabilul de departament care a solicitat angajarea de personal. Acesta

stabileşte obiectul testării şi evaluează rezultatul acesteia, menţinând înregistrările

aferente în Raportul de testare, pe care îl predă Specialistului resurse umane.

– Personal administrativ: la interviu poate participa, după caz, Directorul general. Ȋn

funcţie de specificaţia postului se pot solicita testări practice, stabilite ȋn Solicitarea

de angajare/transfer şi evaluate de către Responsbabilul de departament, care

menţine ȋnregistrările ale rezultatelor obţinute de către candidat ȋn Raportul de

testare.

Managerul resurse umane şi Responsabilul de departament propun candidatul final in vederea

angajării. Directorul general analizează şi aprobă angajarea.

Specialistul resurse umane înştiinţează candidaţii respinşi la una din etapele de interviu şi

comunică data planificată pentru următoarea etapă a interviului candidaţilor acceptaţi, menţinând

înregistrări cu privire la planificarea şi rezultatul interviurilor realizate, în Planificatorul de interviu.

În cazul în care candidatul nu dispune de calificarea necesară postului respectiv, acesta nu este

angajat. În situaţii de excepţie, dacă reglementările legale în vigoare permit, Directorul general

dispune angajarea cu specificarea condiţiilor de angajare (de exemplu: stabilirea unei perioade pentru

dobândirea calificării necesare ocupării postului), menţinând înregistrările aferente în Solicitarea de

angajare/transfer. În cazul în care dobândirea calificării este realizată în cadrul unei organizaţii

specializate, angajatul predă Inspectorului resurse umane o copie după dovada care atestă dobândirea

calificării respective. În cazul în care dobândirea calificării este efectuată în cadrul organizaţiei,

funcţiile care instruiesc şi examinează angajatul, întocmesc şi predau Specialistului resurse umane,

Procesul verbal de instruire.

În cazul în care candidatul este admis după etapa finală a interviului, Manager resurse umane

pentru personalul administrativ de conducere/Specialist resurse umane pentru personalul administrativ

executiv şi de producţie prezintă şi completează Fişa de angajare.

Pentru candidaţii admişi responsabilii de departament ȋmpreună cu Managerul resurse umane

completează formularul Condiţii contractuale angajat nou. Pe baza acestuia Manager resurse umane

pentru personalul administrativ de conducere/Specialist resurse umane pentru personalul administrativ

executiv şi de producţie ȋntocmeşte Fişa de angajare.

Comunicarea condiţiilor de angajare este efectuată de către Manager resurse umane pentru

personalul administrativ de conducere/Specialist resurse umane pentru personalul administrativ

executiv şi de producţie.

PROCEDURA:



După acceptarea condiţiilor de angajare şi semnarea de către candidat a Fişei de angajare, se

începe derularea activităţilor de angajare şi de luare în evidenţă a angajatului astfel:

– Prezentarea de către angajat a documentelor solicitate în Fişa de angajare;

– Inspectorul resurse umane verifică conformitatea documentelor prezentate cu cerinţele

stabilite specifice postului respectiv;

– Inspectorul resurse umane întocmeşte Contractului individual de muncă, care este semnat de

către ambele părţi;

– Inspectorul resurse umane difuzează Fişa postului noului angajat conform punctului 3.4. şi

asigură instruirea şi evaluarea angajaţilor conform punctului 3.5.2..

Inspectorul de personal înregistrează Contractul individual de muncă ȋn soft, gestionează un

exemplar şi predă un exemplar angajatului.

Pentru perioada de probă Mentorul şi Responsabilul de departament:

– stabilesc şi comunică angajatului obiectivele perioadei de probă (înregistrate în Solicitarea

de angajare/transfer şi în Raportul pentru perioada de probă/asimilare cunoştinţe);

– stabilesc şi comunică angajatului modul de evaluarea a îndeplinirii a obiectivelor;

– stabilesc şi comunică angajatului modul de evaluare a evoluţiei acestuia pe perioada de

probă;

– prezintă angajatului rezultatele evaluărilor pe perioada de probă şi decizia finală (corespunde

sau nu corespunde postului respectiv), înregistrate în Raport pentru perioada de probă/

asimilare cunoştinţe.

Responsabilul de departament şi Mentorul menţin înregistrările aferente şi propunerea de

menţinere sau nu pe post, după caz modificarea condiţiilor salariale, în Raport pentru perioada de

probă/asimilare cunoştinţe pe care îl predau Managerului resurse umane. În cazul în care

Responsabilul de departament decide că angajatul nu corespunde pe postului respectiv, justifică în

scris acest lucru, decizia finală fiind luată de către Directorul general şi Manager resurse umane. Pe

baza acestei decizii Inspectorul resurse umane derulează acţiunile aferente în conformitate cu

prevederile legale în vigoare.

3.3. Schimbarea condiţiilor de angajare

3.3.1. În cazul modificării condiţiilor de angajare stabilite în Contractul individual de muncă

(de exemplu: salariu, funcţie, program de lucru), Responsabilul de departament completează şi

transmit Inspectorului resurse umane, Solicitare modificare condiţii contractuale, abrobată de Manager

resurse umane şi Directorul general. Inspectorul resurse umane derulează acţiunile de actualizare a

ȋncadrării angajatului.

3.3.2. Angajatul sau Responsabilul de departament solicită Managerului resurse umane

schimbarea locului de muncă, pe baza Solicitării de angajare/transfer. În cazul în care persoana

respectivă corespunde din punct de vedere al cerinţelor postului solicitat, Managerul Resurse umane

solicită acordul Responsabilului de departament de la care pleacă angajatul, Responsabilului de

departament la care va pleca angajatul şi aprobare din partea Directorului general.

În cazul în care persoana respectivă nu corespunde din punct de vedere al cerinţelor sau nu

este acceptată schimbarea locului de muncă, Manager resurse umane informează (în scris) persoanele

implicate.

PROCEDURA:



3.4. Competenţă şi conştientizare

Cerinţele de bază pentru fiecare angajat al S.C. ......... S.R.L. sunt:

cunoaşterea şi respectarea obiectivelor organizaţiei,

cunoaşterea şi respectarea cerinţelor şi reglementărilor privind sistemul management al

calităţii-mediu, aplicabile în domeniul său de activitate,

calificarea şi menţinerea la zi a cunoştinţelor necesare postului pe care îl ocupă.

Cerinţele privind ocuparea postului şi responsabilităţile pe care acesta le presupune sunt

stabilite şi documentate în Fişa postului, întocmită de către Responsabilul de departament în colaborare

cu Manager resurse umane şi este aprobată de către Directorul general. Fişa postului conţine cel puţin

următoarele capitole: Denumirea postului, Denumirea departamentului, Relaţii operaţionale, Obiective,

Principalele sarcini, Principalele responsabilităţi, Alte caracteristici ale postului, Sprijin social acordat,

Localizarea postului. Inspectorul resurse umane gestionează originalul Fişei postului şi difuzează câte

un exemplar titularului postului şi responsbailului departamentului în care acesta îşi desfăşoară

activitatea. Difuzarea Fişei postului este documentată prin datarea şi semnătura de primire a

destinatarilor pe original.

Managementul organizaţiei se asigură că personalul său este conştient de relevanţa şi

importanţa activităţilor pe care le desfăşoară şi de modul în care contribuie la realizarea obiectivelor

calităţii, prin instruiri documentate şi difuzarea de copii ale Fişei postului pe care ocupanţii posturilor

le semnează pentru luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora.

Inspectorul de personal gestionează, în Dosarul personal al fiecărui angajat:

Fişa postului original,

originalele/copiile dovezilor privind calificarea acestuia la angajare şi pe perioada cât este

angajat (de exemplu: Diplome, Adeverinţe, Certificate, Licenţe), acte personale,

alte documente şi înregistrări ale angajatului sau care ţin de activitatea desfăşurată de acesta

pe perioada cât este angajat al organizaţiei (de exemplu: Decizii, împuterniciri, Contract

individual de muncă şi Acte adiţionale la acesta, Curriculum vitae).

Specialistul resurse umane ţine evidenţa instruirilor efectuate de către angajaţi în Fişa de

evidenţă a instruirii.

3.5. Instruire

Pentru susţinerea realizării Obiectivelor organizaţiei şi a implicării personalului, precum şi

pentru creşterea performanţelor a acestuia sunt efectuate instruiri, care iau în considerare cerinţele de

calificare ale personalului, calificarea acestora şi necesităţile de dezvoltare ale organizaţiei.

3.5.1. Planificarea instruirii

Planul anual de instruire este întocmit de către Specialist resurse umane ȋmpreună cu Manager

resurse umane şi este aprobat de către Directorul general, la sfârşitul anului în curs pentru anul

următor, pe baza propunerilor Responsabililor de departamente şi a evaluării anuale a performanţelor

angajaţilor. Planul anual de instruire este actualizat de către Specialist resurse umane, pe baza

propunerilor Responsabililor de departamente, a Ofertelor de instruire primite, respectiv a necesităţilor

de instruire rezultate ca urmare a analizelor efectuate de către management, analizate, acceptate şi

aprobate în acelaşi mod ca în cazul întocmirii acestuia.

PROCEDURA:



Oferta de instruire (externă) este solicitată şi/sau primită şi analizată de către Specialist Resurse

Umane, care consultându-se cu Directorul resurse umane şi Responsabilii de departamente propune

participanţii la instruire pe care îi înregistrează pe aceasta. Managerul resurse umane prezintă

Directorului general Oferta de instruire, cu propunerile aferente, în vederea analizei şi aprobării.

Rezultatul analizei este înregistrat de către Managerul resurse umane pe Oferta de instruire. În cazul în

care Directorul general aprobă propunerile/completează lista de participanţi la instruire, comunică

acest lucru Managerului resurse umane care menţine ȋnregistrările aferente pe Oferta de instruire.

Managerul resurse umane predă Oferta cu lista de participanţi Specialistului resurse umane. Acesta

comunică (verbal) persoanelor acceptate să participe la instruiri externe, precizând data şi locul unde

va avea loc instruirea. Directorul general asigură fondurile financiare necesare, iar Specialistul resurse

umane se ocupă cu derularea formalităţilor care se impun (de exemplu: înscrieri, întocmirea dosarului

de participare, acte adiţionale la Contractul individual de muncă).

Specialistul resurse umane gestionează Planul anual de instruire, Ofertele de instruire şi

Procesele verbale de instruire întocmite cu ocazia instruirilor interne realizate împreună cu testele

scrise ale angajaţilor (în cazul evaluării pe bază de testare scrisă), alte dovezi de instruire şi a

actualizează Fişa de evidenţă a instruirii.

3.5.2. Instruirea noilor angajaţi şi a celor care îşi schimbă locul de muncă

Noii angajaţi sunt instruiţi astfel:

Prezentarea generală a organizaţiei prezentată la angajare de către Inspectorul resurse

umane,

Prezentarea generală a sistemului de management al calităţii-mediu – studiu documentar

întocmit de către Reprezentantul managementului, prezentat la angajare de către

Inspectorul resurse umane.

În funcţie de postul pentru care se efectuează instruirea, Inspectorul resurse umane solicită

Administratorului de reţea instruirea angajatului cu reglementările specifice utilizării

sistemului informatic, specific activităţii pe care o va realiza.

Regulamentul de ordine interioară – întocmit de către Managerul resurse umane şi aprobat

de către Directorul general, prezentat la angajare de către Inspectorul resurse umane.

Cunoştinţele specifice locului de muncă ocupat sunt prezentate de către Responsabilul de

departament, care pune la dispoziţia noului angajat documentele de sistem specifice domeniului de

activitate, respectiv al postului pentru care este angajat. Responsabilul de departament verifică modul

de însuşire a instruirilor efectuate şi menţine ȋnregistrări ȋn Procesul verbal de instruire pe care ȋl predă

Inspectorul resurse umane.

Instruirea privind sănătatea şi securitatea în muncă, situaţii de urgenţă este efectuată, verificată

şi documentată în Fişa individuale de instruire la angajare/la schimbarea locului de muncă de către

persoana desemnată.

3.5.3. Instruirea în cazul utilizării unui produs nou/îmbunătăţit sau la introducerea unei

tehnologii noi

În cazul în care apar modificări ale produselor sau tehnologiilor utilizate, respectiv la

introducerea unui produs nou/tehnologie nouă, Responsabilii de departamente stabilesc necesitatea şi

efectuează/asigură instruirea personalului implicat. Documentarea instruirii efectuate este realizată

prin întocmirea de către Responsabilii de departament/persoana desemnată de către acesta pentru

instruirea şi verificarea eficacităţii instruirii, a Procesului verbal de instruire sau prin obţinerea, de

către persoanele instruite, de dovezi care să ateste instruirea efectuată şi care sunt predate

Specialistului resurse umane.

PROCEDURA:



În cazul în care sunt puse în funcţiune utilaje, instalaţii, echipamente noi, instruirea este

efectuată/asigurată de către Responsabilul de departament implicat şi este documentată în Procesul

verbal de instruire sau este asigurată de organizaţia care le-a produs şi/sau le-a pus în funcţiune.

Procesul verbal de instruire respectiv documentul care atestă efectuarea instruirii este predat

Specialistului resurse umane, de către Responsabilul de departament implicat/persoana instruită.

3.5.4. Instruirea privind sistemul de management calităte-mediu

Reprezentantul managementului stabileşte necesitatea, oportunitatea şi modul de instruire al

angajaţilor cu privire la obiectivele actuale în domeniul calităţii-mediului, respectiv modificările

aferente documentelor sistemului de management al calităţii-mediu. Organizarea şi efectuarea instruirii

este responsabilitatea Reprezentantului managementului. Acesta documentează efectuarea instruirii în

Procesul verbal de instruire pe care îl predă Specialistului resurse umane.

3.6. Evaluarea eficacităţii instruirilor

Evaluarea eficacităţii instruirilor este realizată:

în cazul instruirilor realizate în cadrul organizaţiei, de către Persoana care a efectuat

examinarea (orală sau în scris) pe baza subiectelor tratate, rezultatul înregistrându-l în

Procesul verbal de instruire, gestionat de către Specialistului resurse umane,

în cazul instruirilor care nu sunt realizate în cadrul organizaţiei evaluarea eficacităţii

instruirii este realizată de către Specialistului resurse umane, pe baza dovezilor (copii sau

originale) de instruire primite de la persoanele instruite.

Eficacitatea instruiri noilor angajaţi este realizată de către Manager resurse umane şi

Responsabilul de departament, pe baza unei discuţii purtate la cel puţin o săptămână de la angajarea

acestora. Rezultatul evaluării este ȋnregistrat de către manager resurse umane ȋn Procesul verbal de

instruire deschis la angajare. Aceste este predat şi gestionat de către Inspector resurse umane.

Anual, evaluarea realizării şi a eficacităţii instruirilor efectuate este realizată cu ocazia şedinţei

de analiză a managementului (vezi Procedura: Responsabilitatea managementului) pe baza Raportului

prezentat de către Manager resurse umane.

3.7. Evaluarea performanţelor personalului

Evaluarea performanţelor angajaţilor este realizată periodic (semestrial şi anual) pe baza

observaţiilor înregistrate de către Responsabilii de departamente în Fişa de evaluare. Aceasta este

întocmită pentru fiecare angajat, de către Manager resurse umane cu consultarea Responsabilor de

departamente.

Anual, Manager resurse umane centralizează rezultatele evaluării angajaţilor şi întocmeşte

Raportul de evaluare, pe organizaţie şi departamente, comparând rezultatele obţinute în anul studiat cu

cele obţinute în anii anteriori şi pe care îl prezintă în şedinţa de analiză a managementului.

Pe baza rezultatelor evaluărilor periodice ale angajaţilor, managementul stabileşte necesitatea şi

întreprinde acţiunile care se impun pentru creşterea performanţelor acestora.

PROCEDURA:



4. ÎNREGISTRĂRI

Nr.

Crt. Înregistrare

Gestionare

Observaţii Funcţia care

gestionează

Perioada de

păstrare Mod de păstrare

1. Solicitare de

angajare/transfer

Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani

Îndosariat/format

electronic Formular

2. Planificator de interviu Specialist

resurse umane

3 luni

Format electroni/

Îndosariat

Anexate

documentele

primite de la

candidaţii

respinşi

3. Fişa de angajare Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani Îndosariat Formular

4. Raport de testare Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani Îndosariat Formular

5. Raport pentru perioada

de probă/ asimilarea

cunoştinţelor

Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani

Îndosariat în

Dosarul personal Formular

6. Fişa de modificare a

condiţiilor de angajare

Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani

Îndosariat în

Dosarul personal Formular

7. Fişa de evidenţă a

instruirii

Specilist

resurse umane

1 an Format electronic

Fişier general Formular

8. Procesul verbal de

instruire

Specilist

resurse umane/

Inspector

resurse umane

1 an Dosarul cu

procese verbale de

instruire/ Dosar

personal-la

angajare

Formular

9. Planul de instruire Specilist

resurse umane

1 an

Îndosariat

Oferte de

instruire

anexate

10. Fişa individuală de

instruire (SSM-SU)

Lucrător

desemnată/

Responsabil SU

Perioada de

angajare + 1 an Fişa

Formular

tipizat

11. Contract individual de

muncă

Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani

Dosarul personal

al angajatului Formular

tipizat

12. Dovezi de instruire Inspector

resurse umane

Perioada de

angajare + 5 ani Îndosariat în

Dosarul personal

Altele decât

cele cuprinse

in Planul de

instruire

13. Test de evaluare Specilist

resurse umane

3 luni

Perioada de

angajare + 5 ani

Îndosariat

Candidat

respins

Candidat

admis

14. Fişa de evaluare

Semestrială/anuală

Manager resurse

umane

Pe perioada de

angajare

+ 5 ani

Format electronic,

Indosariat -

15. Raport de evaluare Manager resurse

umane

Pe perioada de

funcţionare a

organizaţiei

Format electronic -

gestionarea resurselor umane

Documents