www.referat.ro

Microsoft ACCES 2003

Introducere C U P R I N S

3 1 Noiune de baz de date.Tipuri de BD.

5 2 SGBD Access. Caracteristica general

8 3 Tabele Access.

18 4 Funcii Access

20 5 Interogri Access

5.1Interogri de selecie a nregistrrilor(Select Query .1 Noiune de baz de date.Tipuri de BD. Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocup un loc aparte.

O baz de date (BD) reprezint o colecie de date integrat, anume structurat i dotat cu o descriere a structurii i a relaiilor dintre date.

n funcie de modul de organizare a informaiilor, se cunosc cteva modele de BD:

ierarhic (arborescent), reea, relaional .a.

Modelul ierarhic.Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentat sub forma unui arbore n care nodurile exprim colecii de date, iar ramurile reflect relaiile de asociere ntre nregistrrile coleciilor de date superioare i inferioare.

Accesul la nregistrrile coleciilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adic se parcurg toate coleciile aflate n subordonare ierarhic dintre colecia rdcin i colecia cercetat. Unui element superior i pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior.

Modelul reea. Modelul reea se aseamn cu cel ierarhic, diferena constnd n aceea c unui element inferior i pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.

Modelul relaional. Modelul relaional este n prezent cel mai rspndit model de baze de date. Acest model are o singur structur de date: relaia sau tabelul. O baz de date relaional este un ansamblu de relaii (tabele) grupate n jurul unui subiect bine definit. Deci, o relaie poate fi redat printr-un tabel, n care fiecare rnd reprezint o nregistrare diferit, iar fiecare coloan un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite i reprezint cmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. n fiecare coloan datele trebuie s fie de acelai tip. Cutarea n acest model de BD se face secvenial toate articolele i comparnd criteriile de cutare. Articolele ce satisfac conditiei cutrii se selecteaz i pot fi afiate.

Subiectele pe care se axeaz tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea mrfurilor la un depozit, rezultatele unui recensmnt,etc. Dei n modelul relaional principala structur de date o reprezint tabelul, o baz de date este mai mult dect o simpl mulime de tabele.Pe parcurs vom vedea c ntre tabelele bazei de date exist o interdependen strns, n timp ce ntre tabelele de calcul obinuite aceast interdependen practic lipsete.

Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care faciliteaz i supervizeaz introducerea de informaii n baza de date, actualizarea i extragera din baz, controlul i autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie s fie capabil s ndeplineasc urmtoarele funcii:

de descriere ,care rezid n definirea structuriidatelor, a relaiilor dintre acestea i a condiilor de acces la informaile coninute n baza de date;

de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor;

de interogare a BD, care permite obinerea diferitor informaii din BD conform unor criterii de cutare;

de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei iniiale n scopul obinerii unor totaluri, medii etc.;

de ntreinere, care const n crearea copiilor de rezerv, compactarea BD i repararea ei n cazul deteriorrii;

de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva accesului neautorizat i n atribuirea drepturilor de acces.

Administrarea bazelor de date.

Administrarea BD presupune coordonarea lucrrilor de proiectare a BD, protecia (securitatea) informaiei, dezvoltarea BD,etc. Aceste funcii le ndeplinete Administatorul Bazei de Date (ABD). El definete obiectele sistemului , elaboreaz principiile de protecie a datelor, rspunde de alegerea i implimentarea SGBD, asigur funcionarea normal a sistemului.

. 2 SGBD Access. Caracteristica general

La nceputul anilor 80 s-a produs o trecere n mas la elaborarea i utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relaional.Acest fenomen se explic prin atingerea unor limite tehnice i prin flexibilitatea redus a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente i reea care se foloseau pn atunci .nzestrate cu limbaje de generaia a patra i cu generatoare de aplicaii puternice , SGBD de tip relaional ofer numeroase faciliti de proiectare i dezvoltare a aplicailor .Cele mai rspndite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urm fiind subiectul capitolului de fa.

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2003 (i versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporaia Microsoft i reprezint o nou ideologie n acest domeniu, avnd performane sporite.

Lansarea sistemului MS Access 2003

SGBD MS Access funcioneaz numai n mediul Windows. Exist mai multe modaliti de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutiv a aciunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003.Ca rezultat, obinem o fereastr, asemntoare cu cea din figura 1.

Figura 1. Lansarea sistemului Access

Crearea / accesarea unei baze de date

Dup cum am mai menionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o baz de date poate conine i alte elemente care se creeaz pe baza tabelelor (interogri, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, mpreun cu tabelele, formeaz aa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o baz de date nou, n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 alegem opiunea Create a new file, iar n caseta urmatoare - opiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura .2

Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 executm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectm opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasat pe un dispozitiv de memorie auxiliar. n caseta de dialog care apare indicm numele BD

Figura.3

(de ex., BIBL) i localizarea ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Figura. 4 Fereastra cu clasele de obiecte Access

nchiderea / redeschiderea bazei de date

nchiderea unei baze de date poate fi fcut prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin acionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regul, la nchidere, sistemul salveaz automat baza de date mpreun cu toate obiectele pe care le conine. nchiderea unei baze de date nu nseamn i nchiderea aplicaiei MS Access, astfel nct putem deschide o alt de date sau crea o baz de date nou, n modul descris mai sus.

Ieirea din Access

Ieirea din MS Access poate fi fcut n unul din urmtoarele moduri:

se apas combinaia de taste Alt+F4;

se execut comanda Exit din meniul File;

se acioneaz butonul din bara de titlu a aplicaiei

.3 Tabele Access.

Crearea unui tabel

Dup ce am deschis o baz de date , eveniment confirmat prin apariia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte (fig.4) , putem crea diferite obiecte n oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i Modules se definesc n baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create n primul rnd. Cu alte cuvinte, dac o BD nu conine cel puin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsit de sens.

Pentru a crea un tabel nou ,de exemplu, Comenzi, selectm clasa de obiecte Tables, apoi acionm butonul . Caseta de dialog New Table care apare (fig.5) ne ofer 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Figura.5 Moduri de definire a structurii unui tabel

Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o fereastr

(fig.6) n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor.

fig.6.Definirea cmpurilor tabelului Comenzi

Caracteristicile cmpurilor Pentru fiecare cmp al tabelului se specific 3 caracteristici, i anume: Field Name (denumirea cmpului, obligatoriu); Data Type (tipul cmpului, obligatoriu); Description (descrierea cmpului, opional). Pentru comoditate, denumirile cmpurilor se introduc pe vertical, urmnd ca n regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile cmpurilor s-i ocupe poziiile obinuite (pe orizontal). Regimul Design View nu permite introducerea nregistrrilor n tabel, ci doar descrierea cmpurilor care alctuiesc tabelul. Denumirea cmpului poate conine diferite caractere, inclusiv spaii, cu excepia unor semne speciale ( ".", "!" .a.). n caz de necesitate, denumirea poate conine semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii cmpului (mpreun cu spaiile) nu poate depi 64 de caractere.Exemple: autorul;Id_ rii; locul_ de_ munc; LoculDeMunc; Locul de Munc. Tipul cmpului poate fi unul din urmtoarele: Text - pentru texte sau numere care nu vor fi folosite n calcule;

Memo - pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul crii etc.). Number - pentru numere care vor fi folosite n calcule; Date/Time - pentru date calendaristice;

Currency - pentru valori bneti; AutoNumber - pentru numere ntregi care i mresc n mod automat valorile (numrul de ordine, de exemplu);Yes/No - pentru valori logice care pot lua numai dou valori: Yes (adevr), No (fals); OLE Object - pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul rii). Hyperlink - pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui cmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locaii (calea spre un fiiersau dosar din calculator) Lookup Wizard - reprezint, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a cmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplific procedura introducerii valorilor cmpului i, n plus reduce riscul comiterii unor erori. Pentru a schimba tipul cmpului (implicit tipul este Text), trecem n coloana Data Type (fig.6) i din lista derulant alegem tipul dorit. Apoi trecem (dac e cazul) n coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau n rndul urmtor, pentru descrierea altui cmp.

Stabilirea cheilor primare Dac valorile unui cmp sunt unice (nu se repet), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidental a dou valori identice. Aceast procedur poart denumirea de stabilire a cheii primare, n cazul tabelului CITITORI, cheia primar poate fi stabilit pe cmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetrii identificatorului crii (n bibliotec nu pot exista dou cri cu acelai identificator). Cheia primar poate fi stabilit i pe cteva cmpuri. Pentru a stabili cheia primar, selectm cmpul respectiv, apoi executm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, n partea din stnga a cmpului respectiv apare semnul cheii (vezi fig. 6). Dup ncheierea procedurii de descriere a cmpurilor i de stabilire a cheii primare, salvm tabelul (descrierea lui), selectnd comanda Save din meniul File i indicnd numele tabelului. Dac nu am stabilit o cheie primar (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerndu-ne stabilirea cheii pe un cmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acionm butonul Yes. n acest caz sistemul stabilete automat cheia primar pe un cmp AutoNumber (dac el exist) sau creeaz suplimentar un asemenea cmp (dac el nu exist), stabilind pe el cheia primar. Pentru a renuna la stabilirea cheii primare, acionm butonul No. Proprietile cmpurilor n afar de tipul cmpului, putem stabili i unele proprieti ale sale, cum ar fi mrimea (lungimea), numrul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprieti prestabilite, dar ele pot fi modificate, executnd un clic pe cmpul respectiv (fig. 6, partea de sus) i modificnd valorile prestabilite care apar n partea de jos.

Cmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse ntre l i 255 de caractere. Implicit, mrimea cmpului este de 50, dar ea poate fi modificat n limitele amintite, n funcie de lungimea maxim preconizat a valorilor cmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul crii), modificm mrimea cmpului din 50 (valoarea prestabilit) n 8 (valoarea necesar). La fel procedm i cu caracteristicile altor cmpuri.

Menionm i cu aceast ocazie, c pentru cmpurile ce conin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite n calcule, vom prefera tipul Text n locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior cutarea informaiei n baza de date. Cmpurile de tip Number au lungimi diferite n funcie de opiunea specificat pentru proprietatea Field Size. Opiunea implicit pentru cmpurile de tip Number este, de regul, Single, dar ea poate fi modificat, utiliznd comanda Options din meniul Tools. Pentru cmpurile de tip Number poate fi stabilit i proprietatea Format, n care specificm modul de afiare a valorilor (numrul cifrelor zecimale etc.). Cmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile n funcie de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca i delimitatorii dintre dat, lun i an, pot s difere de cele utilizate n aceast lucrare. Reprezentarea datelor ine de modul n care a fost personalizat sistemul Windows. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar i a orei, a numerelor i a valutei), este necesar de a efectua setrile respective, utiliznd aplicaia Regional Options din meniul Control Panel al meniului de baz Start. Remarc: Dac anul este indicat cu 2 cifre, Access l interpreteaz astfel:pentru valorile din intervalul 00-29 se subnelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subnelege anii 1930-1999. Cmpurile de tip logic (Yes/No) ocup n memoria calculatorului un octet i pot fi reprezentate n 4 moduri, n funcie de opiunea specificat pentru proprietatea Format a acestui cmp, i anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. n ultimul caz valoarea - l corespunde strii True (adevr), iar valoarea 0 - strii False (fals). Specificarea valorilor prestabilite Dac o bun parte din valorile unui cmp se repet frecvent (de exemplu, n cazul cnd majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilit (implicit) a cmpului respectiv. Valoarea prestabilit (n cazul nostru "super") se specific pentru proprietatea Default Value a cmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie cmpului valoarea prestabilit n mod automat, utilizatorul urmnd s modifice doar valorile care difer de cea prestabilit.

Stabilirea unor condiii de validare Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greite, putem stabili condiii (reguli) de validare pentru valorile cmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a cmpului. Totodat, pentru proprietatea Validation Text se specific mesajul care trebuie s fie afiat n cazul nerespectrii regulii. Astfel, dac se tie c preul crilor nu depete valoarea 200, specificm pentru proprietatea Validation Rule a cmpului Pre condiia