excel-ul in contabilitate

7/25/2019 Excel-ul in Contabilitate

1/37

Excel-ul in contabilitate

Taste de comenzi rapide

Cele mai utilizate functii de catre contabili

PivotTable

Oana Tomoiaga,

proiect realizat Contzilla.ro


2/37

Oana Tomoiaga, proiect realizat Contzilla.ro

Cuprins:

Taste de comenzi rapide . Shortcut-uri ......................................................................................................... 3

Sortare DATE ................................................................................................................................................. 5

Filtrare Date .................................................................................................................................................. 7

Functii EXCEL ............................................................................................................................................... 10

Functii de cautare ................................................................................................................................... 10

Functia IF ............................................................................................................................................. 10

Functia VLOOKUP ................................................................................................................................ 11

Functii de insumare ................................................................................................................................. 13

Functia SUM ........................................................................................................................................ 13

Functia SUMIF ..................................................................................................................................... 14

Functia SUMIFS ................................................................................................................................... 15

Functia SUMPRODUCT ........................................................................................................................ 17

Functii de contorizare ............................................................................................................................. 18

Functia COUNT .................................................................................................................................... 18

Functia COUNTIF ................................................................................................................................. 19

Functia CONCATENATE ........................................................................................................................... 20

Functia SUBSTITUTE ................................................................................................................................ 22

Functia TRIM ........................................................................................................................................... 23

Butoane ajutatoare ..................................................................................................................................... 25

Buton REMOVE DUPLICATES ................................................................................................................... 25

Buton FREEZE PANES .............................................................................................................................. 28

Tabel Pivot .................................................................................................................................................. 30

Pivot TableDeclaratia 394 ....................................................................................................................... 34


3/37


Taste de comenzi rapide . Shortcut-uri

Excel-ul este foarte util pentru contabili fiind de mare ajutor cand vine vorba de sortare

date, centralizare date, crearea de rapoarte.

La fel de utile sunt si tastele de comenzi rapide in Excel care te ajuta sa facilitezi toate

demersurile in Excel si sa castigi timp.

Cele mai utile comenzi de taste rapide in Excel sunt:

1. Ctrl++

Aceasta combinatie de taste permite inserarea unui rand sau a unei coloane, mai repede

decat in varianta uzuala (adica prin click dreapta si selectarea adaugaun rand).

2.

Ctrl+PageUp/Dwn

Intr-un fisier excel care are mai multe sheet-uri, aceasta combinatie permite navigarea

intre aceste sheet-uri.

3. Ctrl+Spacebar

Combinatia aceasta de taste permite selectarea automata a unei coloane din Excel.

4.

Ctrl+C

Aceasta functie este foarte des utilizata , iar prin tastarea ei se va copia exact celulele

selectate initial. Aceasta functie se utilizeaza concomitent cu urmatoarea.

5.

Ctrl+V

Prin aceasta combinatie de taste , se continua scurtatura utlizata anterior, astfel dupa ce

ati tastat Ctrl + C si ati copiat celulele selectate, le veti lipi in locul unde doriti in foaia

de lucru.


4/37


6. Ctrl+X

Cu ajutorul acestei combinatii de taste veti decupa celulele selectate. Pe urma le veti putea

lipi in alta parte in foaia de lucru. Spre deosebire de ,,Ctrl+C, aceasta combinatie

decupeaza datele din celule, nu doar le copiaza.

7. Ctrl+A

Este foarte utilizata aceasta scurtatura in Excel, insa trebuie sa stiti ca daca o tastati de

mai multe ori, va va returna altceva. Astfel, daca sheet-ul dumneavoastra contine date,

printr-o singura combinatie tastata va vor fi selectate datele din regiunea curenta, insa

daca continuati cu inca o tastare se va selecta intreg sheet-ul.

8. Ctrl+Z

Nu de putine ori tastezi eronat/gresit in excel, sau faci modificari pe care nu ai vrea sa le

fi facut. Pentru toate acestea, exista o functie foarte utila care te ajuta sa anulezi ultimile

modificari facute de tine in foaia de calcul. De cate ori tastezi aceasta combinatie, atatea

comenzi iti anuleaza.

9.

Ctrl+P

Doriti sa imprimati ceva? Daca tastati aceasta combinatie automat se va deschide o

fereastra in care va intreaba daca doriti sa imprimati si tot ceea ce tine de setarile

inainte de imprimare.

10.

Ctrl+N

Pentru a crea un nou sheet, trebuie doar sa tastati aceasta combinatie si imediat dupa vava aparea noua foaie de lucru.


5/37


11. Ctrl+F

Daca doresti sa cauti ceva anume in foaia de lucru, si ai atatea date astfel incat nu se poti

gasii cu ochiul liber, cu ajutorul acestei comenzi rapide se va deschide o fereastra

Gasire(Find), tu scrii exact ce cauti, iar Excel-ul iti va ingrosa celula unde se afla ceea ce

cauti.

12. Alt + =

Cu ajutorul acestor combinatii de taste veti putea sumariza sectiunea selectata de

dumneavoastra, astfel fiind introdusa in mod direct functia SUM. Foarte utila pentru a

sumariza valori in cel mai scurt timp posibil.

13. Alt+F4

Aceasta comanda rapida te ajuta sa inchizi direct programul. In momentul in care se

executa comanda, Excel-ul se va inchide imediat.

Sortare DATE

Este foarte utila Sortarea intr-o foaie de calcul Excel, pentru ca puteti sa o utilizati

pentru a obtine niste informatii foarte eficiente. De exemplu, in foaia de calcul care

contine coloana Vanzari vreti sa ordonati vanzarile in ordine descrescatoare, respectiv de

la cele mai mari vanzari la cele mai mici.

Astfel, in imaginea de mai jos am facut sortarea vanzarilor, de la cele mai mari vanzari la

cele mai mici vanzari. ATENTIE! In momentul cand faceti aceasta sortare, se vor modifica

si celelalte celule corespunzatoare valorilor din coloana Vanzari.


6/37


In imaginea alaturata se poate vedea care

sunt optiunile sortarii:

De la cel mai mic la cel mai

mare in cazul numerelor, sau ordonareaalfabetica, in cazul textelor

De la cel mai mare la cel mai mic, in cazul numerelor, sau ordonarea invers

alfabetica, in cazul textelor.

In imaginea de mai jos se regaseste rezultatul sortarii datelor coloanei Vanzari, de la cele

mai mari vanzari la cele mai mici vanzari. Se poate observa ca s-a modificat si coloana

Nume si coloana Localitate, in functie de modificarile efectuate.


7/37


Filtrare Date

Foarte utila este optiuneaFiltrare in momentul in care ai nevoie sa analizezi doar anumite

date, nu intreg tabelul. Astfel, prin aceasta optiune, poti de exemplu sa filtrezi inBalanta.xls doar acele conturi din clasa 6 (Cheltuieli), astfel in foaia de lucru iti vor aparea

doar acele conturi din clasa 6. Cum poti face acest lucru? Urmareste mai jos imaginile care

surprind mai multe operatii de filtrare.

Butonul Filtrare este in Meniu Excel, in sectiunea

Data.


8/37


In imaginea de mai sus se pot observa filtre mai complexe si anume:

Este egal cu

Nu este egal cu

Incepe cu

Se termina cu

Contine

Nu contine

Customizare avansata

Cazul nostru, a fost sa filtram coloana Cont, respectiv sa ne apara doar acele conturi din

clasa 6. Dupa ce am pus filtru, am selectat optiunea Begins with (incepe cu) si am scris

cifra 6.

Dupa cum se poate observa in imaginea de mai jos ne-a aparut , doar acele conturi care

incep cu cifra 6.


9/37


Un alt exemplu ar fi sa punem filtru pe coloana Sold final, pentru a ne returna doar acele

conturi ale caror sold final este diferit de zero. Pentru a realiza acest lucru, am pus filtru

pe coloana Sold final, si in continuare am selectat optiunea Does not equal with (nu este

egal cu) cu 0.

Astfel, au aparut doar acele conturi ale caror sold final nu este egal cu 0.


10/37


Versiunile noi Excel se poate Filtra si dupa culoare. Astfel, dumneavoastra marcati celulele

cu mai multe culori diferite in functie de un anumit criteriu, iar ulterior puteti sa filtrati

dupa o culoare anume. Aceasta optiunea se gaseste tot la Filter, la Sort by Data.

Functii EXCEL

Functii de cautare

Functia IF

Cu ajutorul acestei functii, in foaia de calcul de mai jos am utilizat functia IF pentru

urmatoarea conditie: in cazul in care notele obtinute de studenti sunt mai mari sau egale cu

5, acestia vor si ADMISI. In caz contrar, vor fi RESPINSI.

Formula arata in felul urmator:

=IF(B2>=5,ADMIS,RESPINS)

Unde,


11/37


B2>=5 = >inseamna ca valorile din coloana B2 sa fie mai mari sau egale cu 5

ADMIS= >in cazul in care conditia pusa de mine este adevarata, respectiv in celula

corespunzatoare se gaseste valoarea mai mare sau egala cu 5, ne va returna

ADMIS. RESPINS=> in cazul in care conditia pusa de mine nu este indeplinita, respective

valoarea din celula B2 nu este mai mare sau egala cu 5, formula ne va returna

RESPINS.

ADMIS si RESPINS sunt texte scrise de noi, in functie de ceea ce doriti sa va

returneze, scrieti dumneavoastra intre ghilimele .

Functia VLOOKUP

O functie mai complexa si din punctul nostru de vedere cea mai utila, este VLOOKUP. Cu

ajutorul acestei functii poti extrage date atat dintr-un sheet cat si poti sa compari date

din doua sheet-uri.


12/37


In cazul de fata, pentru o mai buna intelegere a acestei functii, am decis sa extrag

vanzarile lui Popescu Adina. Atentie, imi va returna doar prima valoare gasita a vanzarilor,

desi Popescu Adina a avut mai multe vanzari.


=vlookup(B2,B2:D22,2,False)

Unde,

1. B2 => am selectat Popescu Adina fiind primul criteriu

2.

B2:D22 => am selectat tot tabelul unde se va face cautarea. Atentie! Intotdeauna se

va incepe cu acea coloana unde se afla primul criteriu, in cazul nostru coloana

Nume.

3. 2=> reprezinta numarul coloanei de unde trebuie extras datele

4. False => ultima parte a formulei presupune fie sa scriem False, ceea ce inseamna ca

ne va returna date aproximative, fie sa scriem True, caz in care ne sunt returnate

date exacte ale cautari noastre. De preferat, sa folosim False.

Pentru a intelege mai bine, ceea ce am facut noi a fost sa cerem sa ni se returneze ce iicorespunde criteriului Popescu Adina din coloana Vanzari.

O alta functie utila, similara cu vlookup, este hlookup.Diferenta dintre cele doua este

urmatoarea:

Vlookup se aplica pe vertical;

Hlookup se aplica pe orizontala;


13/37


Functii de insumare

Functia SUM

Cu ajutorul acestei functii, in Excel vei putea sumariza/aduna toate celulele care contin

cifre/numere. Presupunem ca avem o coloana denumita Vanzari, iar in continuare noi vrem

sa aflam totalul vanzarilor. Astfel, tot ce trebuie sa faceti este sa utilizati functia SUM.


=SUM(C2:C22)


14/37


Unde,

C2:C22 => se selecteaza de la celula C2 din coloana vanzari pana la celula C22 din

aceeasi coloana. Aceasta formula a returnat valoarea 463 ceea ce inseamna ca

totalul vanzarilor este de 463.

Functia SUMIF

O functie foarte utila in Excel, este SUMIF care ne permite sa adunam anumite valori in

functie de un criteriu. Ca si exemplu, am vrut sa aflam cate vanzari a avut Popescu Adina in

total.

Functia arata in felul urmator:

=SUMIF(B:B,B2,C:C)


15/37


Unde,

B:B => am selectat range-ul (coloana) unde se gaseste criteriul dupa care va aduna

vanzarile

B2 => este criteriul din coloana selectata anterior B:B. In cazul nostru, criteriul

este Popescu Adina.

C:C => este coloana cu Vanzari unde se vor aduna toate valorile care se gasesc in

dreptul criteriului Popescu Adina.

Rezultatul este 48, ceea ce inseamna ca totalul vanzarilor pe care l-a realizat Popescu

Adina este de 48.

Functia SUMIFS

Aceasta functie este similara functiei SUMIF, singura diferenta este ca in in cazul

functiei SUMIFS, se pot alege mai multe criterii dupa care sa se faca cautarea.

Astfel, o cautare mai avansata este faptul ca am vrut sa stim cate vanzari a avut Popescu

Adina doar in localitatea Cluj.


16/37


Functia arata in felul urmator:

=SUMIFS(C:C,B:B,B2,D:D,D2)

Unde,

C:C=> coloana cu vanzari, astfel in acest caz functia incepe cu range-ul unde aduna

valorile;

B:B => reprezinta prima coloana unde se afla primul criteriul dupa care se face

cautarea;

B2 => este primul criteriu dupa care se face cautarea, respectiv Popescu Adina,

astfel fiind impusa conditia ca sa se adune doar valorile aferente acestui nume;

D:D => reprezinta a doua coloana unde se afla cel de-al doilea criteriu dupa care se

face cautarea;

D2 => este criteriul al doilea, respectiv sa adune doar valorile aferente localitatii

Cluj;

Nota: In exemplul nostru am folosit doar doua criterii, insa se pot utliza mai multe, in

functie de ce dorim sa extragem din baza de date.

Valoarea returnata in cazul nostru este de 25 , dupa cum se poate observa Popescu Adina

are valoarile 10 si 15 in judetul Cluj, insumate dand rezultatul corect, cel de 25.


17/37


Functia SUMPRODUCT

Extrem de utila aceasta functie in cazul in care , de exemplu, pe o coloana aveti cantitatea

de produse, iar pe cealalta pretul si doriti sa aflati volumul vanzarilor exprimat in lei.

Pentru acest lucru, in cazul in care nu ar exista aceasta functie ar trebui sa luati fiecarevaloare din celulele din coloana Cantitate si sa inmultiti cu pretul. Acest lucru ar dura

foarte mult in cazul in care ati avea foarte multe date. Functia SUMPRODUCT ne

faciliteaza foarte mult munca.


=SUMPRODUCT(C2:C9,D2:D9)

Unde,

C2:C9 =>am selectat coloana Cantitate , cea in care sunt inscrise valori

D2:D9 => am selectat coloana Pret (lei), in care se gasesc preturile aferente

produselor.


18/37


Aceasta formula ne returneaza valoarea de 4.666 ceea ce inseamna ca s-au vandut produse

in valoare de 4.666 de lei. Important! Aceasta functie se poate utiliza doar pentru valori,

nu si text!

Functii de contorizare

Functia COUNT

Cu ajutorul acestei functii, noi putem sa contorizam in Excel acele celule care contin valori

(numere). De exemplu, avem coloana vanzari, si noi vrem sa aflam cate vanzari s-au realizat

in ultima luna. Fiecare celula reprezinta cuantumul vanzarilor din acea zi. Astfel, cu ajutorul

acestei functii vrem sa aflam in cate zile au avut loc vanzari.

Formula arata astfel:

=COUNT(C2:C22)

Unde,

C2:C22 => reprezinta celulele care au fost selectate pentru a le putea contoriza.

Atentie! In cazul in care aveti spatii libere, respectiv celule goale, si vreti sa fie numarate

doar acele celule care contin valori, utilizati functia COUNTA!


19/37


Functia COUNTIF

Foarte utila functie este si COUNTIF, cu ajutorul caruia ne arate numarul de valori din

celule in functie de conditia pusa de noi. In cazul nostru, din baza noastra de date am vrut

sa aflam in cate zile vanzarile au fost mai mari de 10.


-COUNTIF(C:C,>10)

Unde:

C:C => coloana in care se afla vanzarile

>10 => am pus conditia sa-mi numere de cate ori vanzarile au fost mai mari decat 10

Formula ne-a returnat 17, ceea ce inseamna ca 17 din valorile din coloana Excel sunt mai

mari decat 10.


20/37


Functia CONCATENATE

Functia Concatenate te ajuta in cazul in care doresti sa unesti intr-o singura celula

valorile/textele care se afla in doua sau mai multe celule diferite, mai exact ce e scris in

doua coloane sa apara scris intr o singura coloana.

Astfel, in exemplul nostru, avem coloana Nume si coloana Prenume si vrem sa fie scrise

ambele intr o singura coloana.


=CONCATENATE(A2, ,B2)

Unde,

A2=> am selectat prima coloana, si anume coloana Nume

=> am pus spatiu, pentru ca altfel cuvintele ar fi lipite intre ele B2=> am selectat ultima coloana si anume coloana Prenume

Rezultatul il puteti observa si in imaginea de mai jos!


21/37


In cazul in care doriti ca cele doua texte sa fie separate de cratima, formula va arata in

felul urmator:

=concatenate(A2,-,B2)


22/37


Functia SUBSTITUTE

Cu ajutorul acestei functii poti inlocuii anumite texte, valori cu alte texte si valori pe care

le doresti tu. De exemplu ai o lista de nume si prenume, cu spatiu intre ele si doresti sa pui

punct intre ele pentru a putea obtine adresele de mail-uri. Tot ce trebuie sa faci este sa

utilizezi aceasta functie.


=substitute(A2, ,.)

Unde,

A2=> am selectat celula in care se afla textul pe care doresti sa il inlocuiesti;

=> am selectat ca dorim sa inlocuim spatial liber dintre cuvinte;

. => am inlocuit spatiul gol cu un punct intre cele doua texte;


23/37


Functia Substitue se poate folosii impreuna cu functia Concatenate. Astfel, in exemplul

urmator am dorit sa obtinem adresele de mail ale unor persoane, noi avand initial in baza de

date doar numele si prenumele acestora. Am utilizat pentru inceput functia Substitute

pentru a inlocui spatiul dintre texte cu punct, astfel am parcurs primul pas in a obtine

adresa de mail. Pe urma , cu ajutorul functiei Concatenate, am unit textul din celula B2, cu

@contzilla.ro , si am obtinut astfel adresa de [email protected].

In functie de situatia dumneavoastra, puteti folosii aceste functii dupa cum aveti nevoie.

Functia TRIM
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


24/37


In cazul in care baza ta de date contine texte care au mai multe spatii decat trebuie atat

inainte, dupa sau intre cuvinte, functia TRIM vine in ajutorul tau si elimina toate spatiile in

plus lasand doar un spatiu liber intre texte.


=TRIM(B2:B22)

Unde,

B2:B22 => am selectat de la celula B2 la celula B22, pentru a face modificarile la

textele care se afla in aceste celule.

Rezultatul il puteti vedea in imagine !


25/37


Butoane ajutatoare

Buton REMOVE DUPLICATES

Cu ajutorul acestui Buton se elimina orice text care apare de mai multe ori, respectiv

elimina duplicatele. In baza noastra de date se poate observa ca in coloana Nume apar

numele unor persoane de mai multe ori in cadrul acestei coloane, iar noi dorim sa le elimine

pe cele care se repeta si sa le lase doar o singura data. Mai jos sunt cateva imagini care

arata exact pasii parcursi si rezultatul final dupa activarea butonului Remove Duplicates.

Imagine 1


26/37


Imagine 2

Imagine 3


27/37


Imagine 4

Imagine 5

Se poate observa ca s-au eliminat 11 duplicate, iar rezultatul final il vedeti in Imagine 5.


28/37


Buton FREEZE PANES

Cu ajutorul acestui Buton, Freeze Panes, in cazul in care doriti sa analizati sau sa

extrageti anumite date , iar acestea sunt in numar foarte mare si in momentul cand dati josin pagina nu mai retineti capul de tabel, iata ca Excel-ul a venit in ajutorul dumneavoastra,

si prin activarea acetui buton se vor ,,ingheta fie randurile, fie coloanele pe care le

selectatati si astfel indiferent de cat mergeti jos in pagina, sau urcati in pagina, ele vor

ramane vizibil pe intreg parcursul.

Pentru a si vedea exact ce se intampla, am inghetat capul de tabel din urmatorul sheet.

Imagine 1

Lista contine foarte multe randuri, peste 28 cate imi permite Excel-ul sa vad inclusiv cu

primul rand care contine capul de tabel. Noi dorim sa inghetam primul rand care este si

ingrosat si are culoarea rosie.


29/37


Imagine 2

Imagine 3

In imagine se poate observa ca desi am coborat pana la celula 130 , primul rand, capul de

tabel a ramas inghetat si il putem vedea permanent.


30/37


Tabel Pivot

Baza de date pe care vom lucra in Pivot Table este cea de jos. Ea contine facturile emise

catre client, baza fara TVA, TVA si suma finala.

Cu ajutorul unui PivotTable, veti avea posibilitatea sa rezumati, sa analizati, sa explorati si

sa prezentati un rezumat al datelor din foaia de lucru .

Mai jos sunt prezentate doua rapoarte Pivot Table, unul mai usor , iar celalalt putin mai

complex in legatura cu Declaratia 394 (TVA).

In prima imagine de mai jos este prezentata prima baza de data pe care o sa lucram.

Aceasta contine Nr.crt., Client, Data facturare, Baza fara TVA, TVA si Suma finala.


31/37


Pentru a putea genera un Pivot Table, se va merge in Meniu, pe urma la Sectiunea Insert, si

se activeaza butonul Pivot Table, dupa cum puteti observa in imaginea de mai jos.

Atentie! In prealabil sa selectati toate campurile care doriti sa apara in Pivot Table.

Selectia se face cu cursorul de la mouse.

In stanga se poate observa butonul PivotTable.

Dupa ce ati selectat campurile care doriti sa

alcatuiasca Pivot-ul , activati butonul Pivot Table

si se va genera automat intr-un alt sheet toate

numele ce formeaza capul de tabel pentru a

putea jongla cu

ele.

Va va aparea in dreapta PivotTable Field List, unde

dumneavoastra cu ajutorul cursorului de la mouse (Drag &

Drop) veti putea cobori campurile ce constituie capul de

tabel. In cazul de fata , am coborat Client la Row Labels

(sa ne apara pe randuri numele clientilor). Pe urma am

coborat la Values (Valori) Baza fara TVA, TVA , Suma

finala si Data de facturare.

La sectiunea Values aveti optiunea Value Field Settings daca

apasati de exemplul pe campul Sum of Baza Fara TVA. Pe

urma se va deschide o fereastra in care dumneavoastra

puteti selecta ce doriti sa faca cu acel camp, respectiv sa-l

sumarizeze (SUM) sa contorizeze (Count) etc. In cazul

nostru am dorit SUM pentru a ne spune suma finala atat laBaza fara TVA, cat si la TVA si Suma finala.

In schimb la Data facturare am selectat Count, dupa cum

puteti observa si in imaginea alaturata, astfel ne va

prezenta in functie de campul Client, cate facturi s-au emis

pe fiecare client in parte.


32/37


In imaginea alaturata este prezentata

optiunea Value Field Settings. Dupa ce dati click, va va

aparea o noua fereastra cu mai multe optiuni.

Veti putea observa in urmatoarea imagine aceste

optiuni. Exemplu: SUM, COUNT etc.

Tot la setarile Pivot-ului mai avem si optiunea Report Filter. Cand puneti un camp acolo,

Pivot-ul va pune filtru pe acel camp, iar astfel dumneavoastra veti putea face selectii dupa

anumite criterii pe care vi le ofera optiunea Filtrare. In cazul nostru am pus campul Data

facturare, astfel noi vom putea selecta o anumita data, iar Pivot Table ne va arata toate

operatiunile doar din acea data.

Haideti acuma sa vedem si ce am obtinut dupa toate aceste setari. Astfel, raportul nostru

Pivot Table arata in felul urmator.


33/37


Se poate observa ca pe randuri a aparut numele clientilor. Pe urma la valori am pus Baza

fara TVA, TVA , Suma finala si Data facturare. Primele trei executa functia SUM, astfel

sumarizeaza pe coloana acele valori, iar ultima functia COUNT, astfel numarand fiecare

client cate facturi a avut. Filtrul pe care l-am pus pe Data facturare arata in felul urmator:

Astfel, se va putea selecta o anume data, iar in Pivot Table vor fi prezentate doar facturile

emise in acea data.


34/37


Pivot Table Declaratia 394

Declaratia 394 Cu ajutorul Pivot Table veti putea completa mult mai usor aceasta

declaratia TVA , pentru ca veti putea crea un raport care sa va extraga si prezinte doar

acei clienti care sunt inregistrati ca si platitori de TVA .

Clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA au obligatoriu Codul fiscal scris cu RO in

fata. In momentul in care introduceti intr-un program de facturare toate facturile emise,

veti fi obligati sa introduceti si codul fiscal al acestora. Astfel, problema apare atunci cand

dumneavoastra lucrati si cu clienti inregistrati in scopuri de TVA, clienti persoane fizice

autorizate sau pur si simplu clienti persoane fizice.

Dupa ce exportati baza de date cu facturi in format .xls, va trebuie sa selectati doar

clientii platitori de TVA, respectiv cei care au codul fiscal inscris cu RO in fata.

In imaginea de mai jos va prezentam baza de date pe care vom lucra, si care contine

urmatoarele capete de tabel Factura, Client, Data , Baza fara TVA, TVA si Suma totala.

In imaginea de mai sus se poate observa in coloana Cod Fiscal ca unii clienti sunt platitori

de TVA, altii nu sunt platitori de TVA , iar altii sunt persoane fizice.


35/37


Pentru a putea crea Pivot Table , prima data vom Filtra campul Cod Fiscal, asa cum am

invatat in capitolele anterioare, si anume vom selecta optiunea Filtru, pe urma, Begins

with (incepe cu) RO. Si astfel vor aparea doar acele facturi care au fost emise catre

clientii inregistrati in scopuri de TVA.

In urma aplicarii optiunii Filter, au ramas doar acei clienti a caror Cod Fiscal incepe cu RO.

Pentru a putea crea un Pivot Table, va trebuie sa Copiem toata aceasta sectiune si sa o

lipim special (Paste Special) ca si Values (Valori ) pentru a elimina Filtrul.


36/37


Pentru a putea completa declaratia 394, trebuie ca toate codurile fiscale sa nu aiba RO in

fata. Astfel, pentru a le elimina, vom folosi comanda rapida de taste Ctrl+F si vom

selecta Replace. Pe urma vom cauta RO si vom inlocuii cu (spatiu).

Mai departe vom selecta sectiunea cea careia i-am aplicat Paste Special ca si Values

(Valori) si vom insera Pivot Table.

Optiunile Pivot-ului sunt urmatoarele:

Campul Codul fiscal este pus pe randuri

Campurile Baza fara TVA, TVA si Suma finala

este pusa la Values si le este pusa fuctia SUM

Campul Factura este pus tot la Values, cu functia

Count pentru a Numara cate facturi au fost emise pe

fiecare Cod fiscal in parte.


37/37

Rezultatul final al Pivot Table pentru Delcaratia 394 este imaginea de mai sus. Astfel, din

baza initiala de date am extras doar clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA

(codurile fiscal care contin RO in fata), pe urma am sumarizat Baza fara TVA, TVA si Suma

finala pentru a le putea inscrie in Declaratia 394.

excel-ul in contabilitate

Documents