indrumar excel

96
Pag 5 Pag 5 CUPRINS CUPRINS Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel...................81 Crearea de grafice în Excel....................................93 Funcţii................................................. 103 Liste...................................................113 Tabele variabile. Scenarii....................................121 Subtotaluri, tabele pivot....................................131 Conectarea documentelor................................... 139 Realizarea unei prezentări electronice..........................153

Upload: florin-catalin-brutaru

Post on 28-Apr-2015

309 views

Category:

Documents


15 download

TRANSCRIPT

Page 1: Indrumar Excel

Pag 5 Pag 5

CUPRINSCUPRINS

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel...........................81

Crearea de grafice în Excel..............................................................93

Funcţii............................................................................................103

Liste...............................................................................................113

Tabele variabile. Scenarii...............................................................121

Subtotaluri, tabele pivot................................................................131

Conectarea documentelor..............................................................139

Realizarea unei prezentări electronice...........................................153

Page 2: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Obiective:

Pornind de la un fişier Excel brut, compus din trei foi de calcul, se vor insera formule (expresii) şi se vor efectua operaţii de formatare. Se vor pune în evidenţă diferenţele dintre adresele relative şi cele absolute sau mixte, precum şi posibilitatea de a pune în legătură celule din foi de calcul diferite.

Resurse: PC, Microsoft Excel fişierul formule.xls (situat în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 45 minute

Enunţul temeiPornind de la un fişier brut (neformatat şi care nu conţine nici o formulă) ce include 3 foi de calcul, se vor insera formulele necesare şi se va face un minim de formatare menită să asigure un aspect corespunzător al documentului. Documentul Excel iniţial conţine foile de calcul: Produse, Servicii, Centralizare. Foaia de calcul Produse (vezi figura 1) conţine în zona C4:G13 un tabel care furnizează informaţii despre produsele aprovizionate, preţul unitar de intrare şi cantitatea aprovizionată. Pe baza acestor date se va determina valoarea stocului pentru fiecare produs, în LEI şi în EURO. Fireşte Valoare stoc in LEI=Pret intrare x Cantitate [buc]. Pentru aflarea valorii stocului în EURO, valoarea stocului în LEI se împarte (pentru fiecare produs) la cursul LEU/EURO. Paritatea LEU/EURO este conţinută în celula I3. Tabelul mai dispune şi de o celulă TOTAL, care conţine totalul valorii stocului în EURO. Foaia de calcul Servicii (vezi figura 2) conţine în zona C4:E10 un tabel care înregistrează o listă de servicii şi tarifele percepute, exprimate în LEI şi respectiv EURO. Există şi aici un TOTAL, care sumează tarifele exprimate în EURO. Foaia de calcul Centralizare (vezi figura 3) conţine în zona E4:K7 un tabel centralizator care adună date din foile de calcul Produse şi Servicii, în scopul calculării unui sold (celula K7). Soldul reprezintă diferenţa dintre încasări şi diferitele tipuri de cheltuieli. În esenţă soldul pozitiv înseamnă profit, iar un sold negativ ar însemna o pierdere. În ceea ce priveşte formatarea documentului, se vor urmări tot figurile 1, 2 şi 3.

Se mai fac următoarele precizări legate de formatarea tabelelor din foile de calcul:

Toate celulele (din toate cele trei foi de calcul) ce conţin valori exprimate în LEI sau EURO sunt formatate cu separator de mii şi cu două zecimale. Valorile ce exprimă cantitatea (exprimată în bucăţi) sunt formatate cu zero zecimale;

Pentru foaia de calcul Produse, zona G5-G12 se formatează condiţionat astfel: pentru valori mai mari sau egale cu 1000 EURO, se va folosi culoarea roşie;

82

Page 3: Indrumar Excel

Celula K7, din foaia de calcul Centralizare se formatează condiţionat astfel: pentru valori mai mici decât 4000 EURO se va folosi un fond galben fosforescent pentru celulă;

Pentru foaia de calcul Centralizare, se va ascunde caroiajul implicit;

Capetele de tabel se formatează astfel încât conţinutul să se dispună centrat pe verticală şi pe orizontală;

Acolo unde conţinutul unei celule nu are loc integral, se va folosi scrierea pe mai multe rânduri. Trecerea forţată pe următorul rând se face prin apăsarea simultană a tastelor ALT+ENTER;

Pentru foaia de calcul Centralizare, Incasarile [EURO] şi Cheltuielile [EURO] se scriu în celulele E4, respectiv H4, dar se centrează pe zonele E4:G4, respectiv H4:J4.

Figura 1

Page 4: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 2 – foaia de calcul Servicii

Figura 3 – foaia de calcul Centralizare

Mod de lucru1. Se începe cu completarea foii de calcul Produse. În celula F5 se

scrie formula =D5*E5. Pentru rapiditate, după inserarea caracterului =, se punctează [cu mouse-ul] în celula D5 (în F5 se va scrie automat adresa D5), se tastează caracterul *, după care se punctează celula E5 (în F5 se va scrie automat adresa E5). Celulele F6:F12 se completează prin copiere în tehnică drag & drop (se selectează celula sursă – F5 – şi se trage în jos de colţul dreapta jos al celulei F5 – cel unde apare un pătrăţel; când pointerul de mouse se găseşte în zona pătrăţelului, pointerul îşi schimbă aspectul – vezi figura 4).

2. În celula G5 (tot din foaia de calcul Produse) se inserează formula = F5/I3, folosind punctarea cu mouse-ul – nu se scrie efectiv. Copierea în zona G6:G12 se va face tot folosind tehnica drag & drop (ca mai sus), dar nu înainte de a face o mică corectură formulei din celula G5: se va insera un caracter $ înaintea numelui rândului, astfel că se va ajunge la formula F5/I$3. Acest tip de adresă se numeşte mixtă pentru că pentru coloană s-a folosit adresarea relativă, iar pentru rând cea absolută. S-ar fi putut insera semnul $ şi înaintea adresei de coloană dar, deoarece la copierea formulei se modifică

84

Page 5: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

numai poziţia relativă la nivel de rând (nu şi de coloană) nu ar fi fost de nici un ajutor. În celula G13 se înscrie formula =SUM (G5:G12). Se poate scrie

direct, sau se poate folosi butonul , urmând ca adresele să se obţină prin punctarea în celula G5 şi „tragere” până la celula G12.

Figura 4

3. Se continuă cu foaia de calcul Servicii. Aici se completează valorile din celulele D5:D9. În celula E5 se inserează formula =D5/Produse!I$3. Se poate scrie efectiv, sau se poate folosi punctarea cu mouse-ul. Atenţie, la completarea numitorului se va puncta în celula I3 din foaia de calcul Produse. S-a stabilit astfel o legătură între o celulă dintr-o foaie de calcul şi una din altă foaie de calcul. Inserarea totalului din celula E10 a foii Servicii se face aşa cum s-a făcut în cazul celulei G13 din foaia de calcul Produse.

4. În foaia de calcul Centralizare, se execută două mari categorii de operaţii: se preiau date din celelalte două foi de calcul şi apoi acestea sunt prelucrate prin intermediul unor formule (expresii) simple. În figura 5 se poate vedea care sunt celulele în care se preiau date (cele în care în adrese apar numele celorlalte două foi de calcul). În alte celule pur şi simplu se înscriu valori, pentru ca în altele să apară sume sau o simplă diferenţă.

Figura 5

85

Page 6: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

5. Pentru aplicarea caracteristicilor de formatare se fac mai jos o serie de precizări:

Pentru alinierea conţinutului celulelor capetelor de tabel, se va folosi câmpul Format Celule Aliniere. Se alege opţiunea de aliniere Centru, atât pe orizontală cât şi pe verticală. La fel se va proceda pentru toate tabele vezi figura 6.

Alinierile pe orizontală se pot seta şi cu ajutorul butoanelor

.

Figura 6

Amplasarea de chenare de diverse tipuri se poate face cu ajutorul câmpului Format Celule Bordură - vezi figura 7. În secţiunea Bordură se poate alege tipul de linie cu care se va trasa chenarul (Linie/Stil), laturile pe care se va desena chenarul (Bordură), sau culoarea cu care se va desena chenarul. Este posibilă amplasarea

rapidă a unui chenar şi cu ajutorul butonului . În figura 8 se poate vedea ce variante de amplasare a unui chenar se pot alege în acest caz.

Pentru colorarea fondului unei celule se va utiliza câmpul Format Celule Modele – vezi figura 10. Se poate alege o culoare şi/sau un model care ar putea umple celula/celulele selectate. Pentru

alegerea unei culori, se poate folosi şi butonul  . În figura 9 se poate vedea cum se poate alege o culoare în acest fel.

86

Page 7: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 7

Figura 8

Figura 9

87

Page 8: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 10

Pentru formatarea cu separatori de mii, sau pentru alegerea formatului Simbol monetar se va folosi câmpul Format Celule Număr. În figurile 11 şi 12 se poate vedea ce setări au fost alese pentru formatarea în sistem Simbol monetar, respectiv cu separatori de mii.

Figura 11

88

Page 9: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 12

Pentru formatarea condiţională, se va utiliza câmpul Format Formate condiţionale. După cum se poate vedea în figura 13, pentru o celulă se pot preciza un număr maxim de trei condiţii de formatare, între care operează o relaţia logică de tip SAU.

Figura 13

După precizarea condiţiei (Condiţia 1, 2 sau 3), se apasă butonul Format, care conduce la o casetă de dialog de tipul celei din figura 14, cu ajutorul căreia se pot aplica celulei/celulelor selectată/selectate anumite caracteristici de formatare:

stilul de font, culoarea caracterelor, opţiunile de subliniere (secţiunea Font);

chenare (secţiunea Bordură – se lucrează ca în cazul aplicării normale a chenarelor);

un anumit fundal (secţiunea Modele).

89

Page 10: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 14

6. Blocarea la modificare a unei arii dintr-o foaie de calcul (celulele D5:D12 şi F5:F12 din foaia de calcul Produse), se va realiza astfel:

Se selectează întreaga foaie de calcul prin executarea unui clic stânga pe colţul din stânga sus al foii de calcul – vezi figura 15.

Figura 15

Se foloseşte câmpul Format Celule Protecţie. Se va ajunge la caseta de dialog Format celule, secţiunea Protecţie - vezi figura 16. Se anulează bifa din dreptul câmpului Blocate.

Se selectează zonele D5:D12 şi F5:F12 din foaia de calcul Produse (se va folosi tasta CTRL pentru selecţia unor zone neadiacente). Se accesează încă o dată caseta de dialog Format celule, secţiunea Protecţie şi se reactivează bifa din câmpul Blocate - vezi figura 16.

Figura 16

90

Page 11: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Se foloseşte câmpul Instrumente Protecţie Protejare foaie (se poate alege varianta Protejare registru de lucru, caz în care se va proteja întregul document şi nu numai foaia de calcul curentă) şi se ajunge astfel la caseta de dialog Protejare foaie – vezi figura 17. Aici se poate preciza (nu este obligatoriu) şi o parolă care ar fi solicitată la de-protejarea foii (documentului) - atenţie, parola odată uitată, nu există nici o posibilitate de a mai face foaia (sau documentul) editabilă - sau se poate preciza la nivel de amănunt ce operaţii mai pot fi executate asupra foii protejate.

Figura 17

Din acest moment zonele D5:D12 şi F5:F12 nu mai sunt practic accesibile pentru nici o operaţie de formatare sau editare.

Atenţie ! Se propune reluarea exerciţiului cu schimbarea stilului de adresare.

Astfel în loc de stilul de adresare A1, implicit, se va utiliza stilul de adresare R1C1. Schimbarea stilului de adresare se poate face cu ajutorul casetei de dialog Opţiuni, secţiunea General (vezi figura 18). Zona de interes Setări Stil referinţă R1C1 este evidenţiată în figura 18.

91

Page 12: Indrumar Excel

Adrese, formule. Formatarea documentelor Excel

Figura 18

Pentru a se putea vedea legăturile dintre celule (dinspre ţintă către sursă) fără să se facă o citire a formulelor, este posibilă vizualizarea acestor legături cu ajutorul facilităţii Instrumente Formulă de audit Trasare precedenţe. Este posibilă şi vizualizarea legăturilor dinspre sursă către ţintă, se poate folosi câmpul Instrumente Formulă de audit Trasare dependenţe. În ambele cazuri este necesară selecţia celulei ţintă (sau sursă) după care se acţionează câmpul Instrumente Formulă de audit Trasare precedenţe, sau Instrumente Formulă de audit Trasare dependenţe. Efectul ce se va obţine va fi de tipul celui prezentat în figura 19 (este vorba de o operaţie de tip Trasare precedenţe). Au fost selectate celulele G13, G5:G7.

Figura 19

92

Page 13: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Obiective:

Crearea graficelor (diagramelor) în Excel. Formatarea şi modificarea graficelor.

Resurse: PC, Microsoft Excel XP, figuri (situate în directorul ftp://info2/birotica/Figuri pentru grafic)

Durata: 100 minute

Enunţul temeiSă se realizeze pe baza datelor din figura 1 o reprezentare grafică de tipul celei din figura 2.

Figura 1

Figura 2

Să se completeze tabelul de valori cu datele din figura 3 (câmpurile Preţ şi Total, unde Total = Preţ * Vânzări automobile în anul 2003) şi să se modifice reprezentarea grafică de mai sus astfel încât să se realizeze diagrama din figura 4.

serie de valori

categorii

eticheta seriei de valorieticheta

categorie

Page 14: Indrumar Excel

Figura 3

Figura 4

Caracteristicile generale ale documentului sunt:- format hârtie – A4- margini: Sus-2 cm; Jos-2 cm; Stânga-2,5 cm; Dreapta-2 cm.

Pentru formatarea diagramei se va vizualiza bara de instrumente Diagramă. Acest lucru se face cu ajutorul câmpului Vizualizare Bară de instrumente Diagramă. Bara de instrumente Diagramă este prezentată în figura 5.

Figura 5Mod de lucru

1. Se creează un fişier nou, pentru care se vor seta caracteristicile paginii;

2. Se scriu datele (vezi figura 1) în foaia de calcul şi se formatează;3. Se selectează tabelul de valori pe baza căruia se va desena

diagrama şi se acţionează butonul (Expert Diagramă) sau câmpul Diagramă... din meniul Inserare;

Page 15: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

4. Se selectează tipul de diagramă care se doreşte a se folosi şi subtipul acesteia, respectiv Structură radială Structură radială extrudată (figura 6);

Figura 6

5. Se selectează zona de date care urmează a fi reprezentate (figura 7.a);

6. Se definesc seriile de date - adăugare şi eliminare serii de date din diagramă (pentru fiecare serie de date se va stabili eticheta şi valorile acesteia; această operaţie nu afectează datele din foaia de calcul) - precum şi zona de date care vor fi utilizate ca etichete de categorie (figura 7.b);

7. Se stabileşte titlul diagramei (figura 8.a), se afişează legenda şi se selectează poziţia acesteia (figura 8.b), se afişează etichetele de date, respectiv eticheta nume categorie şi eticheta procent (figura 8.c);

8. Se alege locul în care se va amplasa diagrama (figura 9);

96

Page 16: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

a) b)

Figura 7

a) b)

c)

Figura 8

97

Page 17: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Figura 9

9. Se activează bara de instrumente Diagramă – vezi paragraful de mai sus;

10.Se completează diagrama cu detaliile de formatare – formatare suprafaţă diagramă, formatare suprafaţă reprezentată grafic, formatare titlu de diagramă, formatare legendă, formatare serie de date, formatare puncte de date, formatare etichete de date, formatare axă, formatare titlu axă;

11.Se salvează documentul. Salvarea se va face cu numele nume_student_diagrama.xls

Precizări legate de formatarea diagramelor

Se selectează zona din diagramă ce urmează a fi formatată (clic cu butonul stâng al mouse-ului într-o zonă a diagramei);

Se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe zona selectată; Din meniul de tip pop-up care se deschide se selectează

Formatare suprafaţă diagramă..., Formatare suprafaţă reprezentată grafic..., Formatare titlu de diagramă..., Formatare legendă..., Formatare serie de date..., Formatare puncte de date..., Formatare etichete de date..., Formatare axă..., Formatare titlu axă...;

Sau:Se urmăreşte modul de lucru descris în figura 10.

Figura 10

98

Page 18: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Se va deschide o fereastră de dialog organizată pe trei sec ţiuni: Modele, Font, şi Aliniere (figura 11). Conţinutul acestei ferestre este diferit, în funcţie de obiectul care se selectează în vederea formatării (figura 12).

a) b)

c)Figura 11

Figura 12

99

Page 19: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Fereastra de dialog Opţiuni diagramă este de asemenea diferită, funcţie de tipul de diagramă selectat. De exemplu, pentru o diagramă de tip Linie, aceasta arată ca în figura 13.

Figura 13

Precizări legate de setarea proprietăţilor

Formatarea datelor (vezi figura 14)Marca Vânzări automobile în anul 2003

Preţ, Total

Figura 14

100

Page 20: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Titlul diagramei va fi scris cu font Arial, 12 pt, Aldin cursiv; Legenda va fi scrisă cu Arial, 10 pt şi va fi amplasată sub diagramă; Pentru etichetele datelor se va folosi fontul Tahoma, 10 pt, Cursiv; Pentru formatarea seriei de date astfel încât aceasta să fie

reprezentată ca în figura 2, se urmăreşte modul de lucru descris în continuare:

o se selectează seria de date (clic cu butonul stâng pe reprezentarea grafică);

o se selectează punctul ce urmează a fi formatat;o clic dreapta pe selecţie şi din meniul ce apare se alege

Formatare puncte de date... (sau se foloseşte bara de instrumente Diagramă);

o în secţiunea Modele, zona Suprafaţă se dă clic pe Efecte de umplere...;

o se va deschide caseta de dialog Efecte de umplere... organizată pe patru secţiuni: Gradient, Textură, Model, Imagine;

o din secţiunea Imagine se selectează imaginea;o se repetă paşii de mai sus pentru fiecare punct în parte.

Precizări legate de realizarea reprezentării grafice din figura 4

Se completează tabelul de valori cu datele din figura 3 (câmpurile Preţ şi Total), după care se formatează (vezi figura 14);

Se modifică tipul diagramei folosit în prima reprezentare grafică: o se selectează suprafaţa diagramei (clic cu butonul stâng pe

reprezentarea grafică);o clic dreapta pe selecţie şi din meniul ce apare se alege Tip

de diagramă... (sau se foloseşte bara de instrumente Diagramă);

o se selectează tipul de diagramă Linie, subtipul Linie cu marcatori afişaţi la fiecare valoare a datelor;

Se adaugă seria Total:o se selectează celulele care conţin datele ce urmează a fi

adăugate; pentru ca eticheta de coloană pentru noile date să apară în diagramă, se include în selecţie celula care conţine eticheta;

o Copiere clic pe diagramă Lipire; Pentru seria Total se modifică tipul diagramei (se foloseşte tipul

Coloană - Coloană grupată) (vezi explicaţiile de mai sus) şi se reprezintă pe o axă Y secundară:

o se selectează seria de date Total;o se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului şi se

punctează pe câmpul Formatare serie de date...;o în secţiunea Axă se activează butonul radio Axă secundară.

Se completează diagrama cu detaliile de formatare.

Atenţie !

101

Page 21: Indrumar Excel

Crearea de grafice în Excel

Pe baza datelor din figura 15, să se realizeze reprezentarea grafică de tipul celei din figura 16.

Figura 15

Figura 16

102

Page 22: Indrumar Excel

Funcţii

Obiective:

Utilizarea câtorva categorii de funcţii Excel (financiare, dată & oră, matematice şi trigonometrice, statistice, de căutare şi referinţă, bază de date, text, logice, informaţii, definite de utilizator), pentru rezolvarea unor aplicaţii financiare şi statistice.

Resurse: PC, Microsoft Excel, fişierele lista_angajaţi.xls, funcţia_if.xls şi curs_valutar_rata_dobanzii.xls (situate în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 60 minute

Funcţii financiare Enunţul temei 1Realizaţi în Excel un grafic al ratelor rambursării unui împrumut în valoare de 100 milioane lei, cu o dobândă de 23%, într-o perioadă de 36 de luni.

Mod de lucru1. Se creează un fişier nou Excel cu informaţii referitoare la valoarea

împrumutului, dobânda şi perioada pe care se efectuează împrumutul. Datele vor fi completate în zona C9:D11 – vezi figura 1.

Figura 1

Atenţie !Dacă perioada este reprezentată în număr de luni, atunci se va utiliza dobânda pe lună a împrumutului.

2. Se selectează celula D13 şi se apasă butonul Inserare funcţie – vezi figura 2.

Figura 2

3. Din caseta de dialog Inserare Funcţie, se alege categoria de funcţii Financiare, iar din lista oferită se optează pentru funcţia PMT – vezi figura 3.

Page 23: Indrumar Excel

Figura 3

Argumentele funcţiei sunt cele prezentate în figura 4.

Figura 4

Formula finală a funcţiei este: =PMT(D10/12;D11;D9;0)Rezultatul prelucrării va fi apariţia în celula D13 a ratei fixe lunare –

vezi figura 5.

Figura 5

Suma este evidenţiată negativ, întrucât valoarea reprezintă rata lunară ce trebuie plătită.

Page 24: Indrumar Excel

Funcţii

Enunţul temei 2 Determinaţi valoarea unui depozit bancar bazat pe plăţi constante şi o rată a dobânzii constantă.

Mod de lucru1. În acelaşi fişier Excel creat pentru rezolvarea temei 1, completaţi în

zona C18:D21 informaţiile referitoare la plăţile lunare, dobândă şi perioada pe care se efectuează investiţia - vezi figura 6;

Figura 6

Atenţie!Dacă perioada este reprezentată în număr de luni, atunci se va utiliza dobânda pe lună a împrumutului.

2. Se inserează, prin utilizarea aceluiaşi buton Inserare funcţie, funcţia FV – cu valorile pentru argumente aşa cum apar ele în figura 7;

Figura 7

Formula finală a funcţiei este: =FV(D19/12;D20;D21;D18)Rezultatul prelucrării este prezentat în figura 8.

Figura 8

106

Page 25: Indrumar Excel

Funcţii

Suma este pozitivă, întrucât valoarea reprezintă suma de bani ce se va afla în cont după un an de zile.

Funcţii bază de dateEnunţul temei 3Aflaţi valoarea maximă a salariului din fişierul lista_angajaţi.xls.

Mod de lucru1. Se deschide fişierul lista_angajaţi.xls;2. Se selectează celula I8 şi se inserează (utilizând acelaşi buton

Inserare funcţie), funcţia DMAX. Valorile argumentelor sunt cele din figura 9.

Figura 9

Formula finală a funcţiei este: =DMAX(B2:G38;G2;G3:G38)

Rezultatul prelucrării este

Enunţul temei 4Aflaţi câţi salariaţi din baza de date din fişierul lista_angajaţi.xls au salariul mai mare decât 4000000.

Mod de lucru1. Se deschide fişierul lista_angajaţi.xls;2. În zona J2:J3 se scrie condiţia de verificare – vezi figura 10.

Figura 10

107

Page 26: Indrumar Excel

Funcţii

3. În celula J5 se inserează funcţia DCOUNT şi se completează argumentele aşa cum apar ele în figura 11:

Figura 11

Formula finală a funcţiei este: =DCOUNT(D2:G38;G2;J2:J3)Rezultatul prelucrării este: 14 (14 persoane au salariul mai mare decât 4000000).

Funcţii Dată & OrăEnunţul temei 5Aflaţi data curentă a sistemului dumneavoastră.

Mod de lucru1. Se deschide un document Excel nou;2. Într-o celulă oarecare se inserează funcţia NOW din categoria Dată

&Timp. 3. Formula funcţiei este: =NOW();4. Rezultatul prelucrării este inserarea în celulă a datei şi orei curente.

Funcţii Matematice şi TrigonometriceEnunţul temei 6Aflaţi valoarea expresiei 232.

Mod de lucru1. Se va utiliza foaia de calcul folosită la tema precedentă;2. Din grupul de funcţii Mat&Trig se inserează funcţia POWER, cu

argumentele ca în figura 12;

108

Page 27: Indrumar Excel

Funcţii

Figura 12

3. Formula finală a funcţiei este: =POWER(2;32)

Funcţii StatisticeEnunţul temei 7Aflaţi câţi salariaţi din fişierul lista_angajaţi.xls au salariul mai mare decât 4000000.

Mod de lucru1. Se deschide fişierul lista_angajaţi.xls;2. Într-o celulă liberă din foaia de calcul, se inserează funcţia

COUNTIF (din categoria funcţii Statistice), cu valorile argumentelor aşa cum apar ele în figura 13.

Figura 13

Formula finală a funcţiei este: =COUNTIF(G6:G41;">4000000");3. Rezultatul prelucrării este 14 (obţinut folosind altă funcţie în cadrul

temei 4).

Enunţul temei 8Reprezentările din domeniul pieţei valutare şi al fluxurilor de capital se referă la conexiuni între două variabile: o variabilă efect şi o variabilă

109

Page 28: Indrumar Excel

Funcţii

cauzală. Un exemplu este relaţia: cursul de schimb=f(rata dobânzii). Dacă dependenţa este de tip liniar, se acceptă modelul: Yt=a+b*Xt+ut (t=1, …, n),

unde: Y este variabilă efect,X este variabilă cauzală,U este perturbaţia (efectul cauzelor accidentale),a,b sunt parametri,t este indicele de lucru.

Exemplificaţi dependenţa cursului de schimb de rata dobânzii utilizând funcţiile: SLOPE (calculează panta unei linii de regresie liniară printre punctele de date cunoscute) şi INTERCEPT (calculează punctul în care o linie va intersecta axa y utilizând linia de regresie potrivită. Linia este desenată printre valorile x şi y cunoscute).

Mod de lucru1. Se deschide fişierul curs_valutar_rata_dobanzii.xls;2. În celulele I13 şi I14 se inserează funcţiile SLOPE şi INTERCEPT

pentru calculul parametrilor a şi b (este utilizată modelarea regresiei liniare). Valorile argumentelor sunt cele din figurile 14 şi 15.

Figura 14

Figura 15

110

Page 29: Indrumar Excel

Funcţii

3. În celula H22 se inserează expresia =I14+H20*I13. Rezultatul prognozează cursul de schimb valutar pentru USD la o rată a dobânzii de 25%.

Funcţii Căutare & ReferinţăEnunţul temei 9Determinaţi în baza de date lista_agajati, numele persoanei care are salariul de 4200000 lei.

Mod de lucru1. Se deschide fişierul lista_angajati.xls;2. Într-o celulă disponibilă a foii de calcul se inserează funcţia

LOOKUP din categoria Căutare & Referinţă. Deoarece funcţia LOOKUP admite mai multe variante de argumente, se va trece prin etapa intermediară ilustrată de figura 16. Valorile argumentelor sunt cele din figura 17;

Figura 16

Figura 17

Rezultatul căutării va fi numele persoanei care are salariul de 4200000 lei.

Funcţii LogiceEnunţul temei 10Utilizaţi funcţia IF pentru a realiza un calculator de impozite.

Mod de lucru1. Se deschide fişierul funcţia_if.xls. Acesta conţine o grilă de

impozitare cu trei intervale. Pentru fiecare interval se precizează o tranşă de impozit;

111

Page 30: Indrumar Excel

Funcţii

2. În celula C16 se inserează funcţia IF (din categoria Logice), cu valorile argumentelor aşa cum apar ele în figura 18;

Figura 18

Rezultatul va fi valoarea absolută a impozitului pentru un salariu de 3750000.

Pentru calculul impozitului pentru valoarea salariului mai mare decât 5000000, se vor utiliza funcţii IF imbricate (ca în figura 19).

Figura 19

112

Page 31: Indrumar Excel

Liste

Liste

Obiective:

Proiectarea şi construirea în Excel a unei liste de date

Resurse: PC, Microsoft Excel, fişierul sursă lista_angajati.xls (situat în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 45 minute

Enunţul temeiCreaţi un document Excel cu informaţii despre angajaţii unei societăţi. Se pot efectua următoarele operaţii:

Sortarea datelor, operaţia se execută cu ajutorul câmpului Date Sortare;

Filtrarea datelor:o Filtrare automată, operaţia se execută cu ajutorul câmpului

Date Filtrare automată;o Filtrare complexă, operaţia se execută cu ajutorul câmpului

Date Filtrare complexă; Gestionarea datelor, operaţia se execută cu ajutorul câmpului Date

Machetă; Realizare subtotaluri, operaţia se execută cu ajutorul câmpului

Date Subtotaluri; Stabilire condiţii pentru validarea datelor, operaţia se execută cu

ajutorul câmpului Date Validare.

Mod de lucru1. Deschiderea fişierului model lista_angajati.xls;2. Sortarea datelor după câmpurile: departament, nume, prenume,

salariul;3. Afişarea angajaţilor departamentului Atelier confecţii 2;4. Afişarea angajaţilor departamentului Atelier confecţii 2 cu salariul

mai mare decât 4000000; 5. Adăugare, ştergere, modificare date;6. Realizare totaluri şi subtotaluri pe departamente pe câmpul salariul;7. Impunerea unei condiţii de introducere a datelor: introducere de

înregistrări având valoarea câmpului salariul mai mare decât 2800000 lei şi mai mici decât 15000000.

8. Salvarea fişierului cu numele lista_angajaţi_nume_student.xls;

Precizări legate de sortarea datelor

În fereastra Sortare sunt afişate numai trei câmpuri după care se poate face sortarea bazei de date. Pentru a realiza sortarea după mai mult de trei câmpuri, sortaţi lista după ultimele trei câmpuri, apoi lista sortată o sortaţi după următoarele câmpuri.

În exerciţiul prezentat, sortaţi după câmpurile nume, prenume, salariul, apoi lista sortată după câmpul departament.

Rezultatul sortării este afişat în figura 1.

114

Page 32: Indrumar Excel

Figura 1

Precizări legate de filtrarea datelor

În momentul selectării opţiunii Filtrare automată, sunt afişate următoarele simboluri în dreptul etichetelor câmpurilor (figura 2):

Figura 2

Pentru vizualizarea numai a angajaţilor departamentului Atelier confectii 2, activaţi numele câmpului Departament (figura 3) :

Figura 3

Rezultatul prelucrării este prezentat în figura 4.

Page 33: Indrumar Excel

Liste

Figura 4

Pentru realizarea operaţiunii de filtrare complexă, trebuie să definiţi condiţiile de filtrare într-un domeniu al foii de calcul, de preferat deasupra listei de date, ca mai jos:

Figura 5

Din meniul Date, selectaţi opţiunea Filtrare urmată de opţiunea Filtrare complexă.În zona de criterii se înscrie domeniul cu condiţiile de filtrare:

Figura 6

Condiţia definită anterior este „angajaţi ai departamentului Atelier confectii 2 ŞI salariul mai mare decât 4000000”. Pentru realizarea unei condiţii logice de tipul „angajaţi ai departamentului Atelier confectii 2 SAU salariul mai mare decât 4000000”, domeniul de criterii se defineşte astfel:

116

Page 34: Indrumar Excel

Liste

Figura 7

Precizări legate de gestionarea datelor:

Datele pot fi afişate în modul o înregistrare pe ecran, având la dispoziţie butoane pentru gestionarea informaţiilor. Pentru aceasta din meniul Date, selectaţi opţiunea Machetă.

Figura 8

Precizări legate de realizarea de totaluri şi subtotaluri:

Pentru realizarea de totaluri şi subtotaluri, este necesară o sortare prealabilă a datelor. De exemplu, pentru a număra angajaţii din fiecare departament, sortaţi datele după câmpul Departament, apoi completaţi caseta de dialog Subtotal (ca în figura 9):

Figura 9

Rezultatul prelucrării este prezentat în figura 10:

117

Page 35: Indrumar Excel

Liste

Figura 10

În partea dreaptă a ecranului sunt afişate simboluri care permit extinderea sau restrângerea informaţiilor. Se poate crea un raport de însumare făcând clic pe simbolurile , şi (vezi figura 11).

Figura 11

Precizări legate de validarea datelor:

Se selectează domeniul de celule pentru care se realizează validarea datelor (G3:G37) şi din meniul Data, selectaţi opţiunea Validare, după care completaţi câmpurile:

118

Page 36: Indrumar Excel

Liste

Figura 12

Mesajul afişat în momentul introducerii unei valori din afara intervalului de validare apare în figura 13:

Figura 13

Pentru afişarea unui mesaj de atenţionare în momentul selectării unei celule din domeniul G3:G37, din ecranul Validare date, selectaţi secţiunea Mesaj de intrare. Completaţi câmpurile ca în figura 14:

119

Page 37: Indrumar Excel

Liste

Figura 14

La selectarea unei celule din domeniul validat apare mesajul următor pe

ecran:

Figura 15

Pentru afişarea unui mesaj în momentul introducerii unei date incorecte, din ecranul Validare, selectaţi secţiunea Avertizare la eroare şi completaţi câmpurile:

Figura 16

La introducerea unei valori din afara intervalului stabilit se afişează următorul mesaj:

Figura 17

120

Page 38: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Obiective:

Cu ajutorul tabelelor variabile şi a scenariilor, se va determina în funcţie de profilul repartiţiei convorbirilor (după destinatar) varianta optimă de abonament. Se vor mai folosi şi funcţiile Excel SIGN şi respectiv HLOOKUP.

Resurse: PC, Microsoft Excel, documentul Excel facturi_mobil.xls (situat în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 100 minute

Enunţul temeiSe vor analiza patru variante de abonament:

Standard, cu 20 minute incluse (primele vorbite în fiecare lună, indiferent de destinaţie);

Numere favorite, cu 50 minute gratuite pentru trei numere favorite; Standard cu extra-opţiune de 2$ care permite 200 minute cu 0.05

USD/minut pentru trei numere favorite; Numere favorite cu extra-opţiune de 2$ care permite 200 minute cu

0.05 USD/minut pentru trei numere favorite.Tot ce nu cade sub incidenţa unei reduceri sau gratuităţi, se va taxa cu 0.14 USD în reţea, respectiv 0.22 USD în afara reţelei.Raţionamentul care va conduce la determinarea abonamentului optim ţine cont de următoarele variabile:

timpul total de convorbiri - timp_total sau t; fracţia (se poate eventual exprima şi procentual) din timpul total cât

s-a vorbit în reţea - in_retea sau k; fracţia (se poate eventual exprima şi procentual) din timpul în reţea

cât s-ar vorbi cu numere favorite – nr_favorite sau q.Se mai fac următoarele ipoteze:

timpul total de convorbiri este mai mic decât 200 de minute; numerele favorite sunt din reţea.

În aceste condiţii, costurile pentru cele patru variante de abonament şi opţiuni sunt:- Standard: (timp_total-20)*(0.14*in_retea+(1-in_retea)*0.22)- Numere favorite: (nr_favorite*in_retea*timp_total - 50) * (1+SIGN(nr_favorite*in_retea*timp_total-50))/2*0.14+(1- nr_favorite) * in_retea*timp_total*0.14+(1-in_retea)*timp_total*0.22- Standard cu extra-opţiune de 2$: (timp_total-20)*(1+SIGN(timp_total-20))/2*((1-in_retea)*0.22+(1-nr_favorite) * in_retea * 0.14 + nr_favorite * in_retea*0.05)+2- Numere favorite cu extra-opţiune de 2$: (nr_favorite*in_retea*timp_total-50)*(1+SIGN((nr_favorite*in_retea*timp_total-50))) / 2 * 0.05 + in_retea * timp_total * (1-nr_favorite)*0.14+(1-in_retea)*timp_total*0.22+2

Prezenţa funcţiei Excel SIGN() are rolul de a nu permite diminuarea facturilor cu gratuităţile nefolosite. Pentru a evita erorile de scriere a formulelor kilometrice de mai sus, fişierul facturi_mobil.xls va conţine deja expresiile de mai sus în celulele

Page 39: Indrumar Excel

H10:K10, astfel că structura iniţială a documentului Excel menţionat va fi cea din figura 1. Pentru uşurinţa scrierii şi urmăririi formulelor şi mai ales pentru a se putea copia mai uşor în diverse zone ale foii de calcul de lucru, celulele D8, D9 şi D10, au primit respectiv numele: timp_total, in_retea şi nr_favorite. Se mai face observaţia că parametrul q (nr_favorite), nu intervine decât în cazul abonamentelor cu numere favorite.

Figura 1

Mod de lucruSe vor parcurge succesiv următoarele etape:

1. Se creează un tabel variabil cu o intrare pentru aflarea costurilor unui tip de abonament (Standard de exemplu) pentru variaţia parametrului timp_total.

Pentru aceasta se va proceda astfel (formula din celula H10 este deja completată ceea ce explică prezenţa unei valori acolo):

Se completează în celulele G11:G17, duratele totale de convorbire estimate (deşi în exemplu valorile sunt în progresie aritmetică, această condiţie nu este obligatorie);

Se selectează zona G10:H17; Se foloseşte câmpul Date Tabel şi se ajunge la caseta de dialog

Tabel, prezentată în figura 2. Cum datele de substituire (zona G11:G17) sunt dispuse pe coloană, se va completa în câmpul Celulă de intrare coloană, adresa absolută $E$8 (este posibil să se facă pur şi simplu clic pe celula E8 – care conţine timpul total de convorbiri) – vezi figura 2;

Page 40: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 2

Zona de interes va arăta ca în figura 3. Celulele H11:H17 vor conţine valoarea facturii pentru cazurile în care timpul total de convorbiri ar fi 20, 30,….80 de minute. Se propune ca temă repetarea procedurii, dar cu variaţia fracţiilor din timpul total cât s-a vorbit în reţea.

Figura 3

2. Se completează tabelul iniţial cu noi coloane plasate la dreapta celei iniţiale. Se va putea face astfel o comparaţie între diverse tipuri de abonamente pentru variaţia aceluiaşi parametru. Se va proceda astfel:

Se selectează zona G10:K17. Celulele I10:K10 conţin deja formule, ceea ce explică prezenţa unor valori în celule. Se foloseşte câmpul Date Tabel şi se completează câmpul Celulă de intrare coloană, exact ca în exemplul anterior. Efectul va fi cel redat în figura 4. Analiza tabelului permite stabilirea, pentru o anumită durată totală a convorbirilor, a celui mai convenabil abonament.

Se face precizarea că ar fi fost posibilă o dispunere a datelor de substituţie pe rând şi nu pe coloană. În acest caz, în caseta de dialog din figura 2 s-ar fi completat câmpul Celulă de intrare rând.

124

Page 41: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 4

3. În exemplele precedente analiza s-a făcut cu variaţia unui singur parametru. Dacă se doreşte simularea variaţiei a doi parametri se vor utiliza tabele variabile cu două intrări. Se va proceda astfel:

Într-o zonă oarecare a foii de calcul (fie G22:K29, ca în figura 5), se generează tabelul din figura 5 (textul „20 minute incluse…”, nu este obligatoriu). Celula cu fond gri conţine copia celulei H10. Valorile de pe acelaşi rând cu celula cu fond gri, reprezintă diferite valori pentru fracţia din timpul total cât s-a vorbit în reţea (in_retea, sau k);

Figura 5

Se selectează zona G22:K29; Se foloseşte câmpul Date Tabel, iar caseta de dialog Tabel se va

completa ca în figura 6 (se poate folosi şi direct clic stânga pe celulele cu adresele corespunzătoare);

125

Page 42: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 6

Se va obţine tabelul din figura 7. Analiza tabelului permite să se afle de exemplu, care ar fi preţul facturii dacă s-ar vorbi în total 40 minute, din care 80% din convorbiri ar fi în reţea – valoarea (celula) încadrată de o elipsă în figura 7.

Figura 7

Procedând analog, se vor genera tabele ca cele din figurile 8, 9, 10 şi 11.

Figura 8

Figura 9

126

Page 43: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 10

Figura 11

Formulele din celulele pe fond gri (situate în colţul din stânga sus al fiecărui tabel), conţin copii ale formulelor corespunzătoare din zona H10:K10. Având în vedere că în formule nu s-au folosit adrese ci nume de celule, copierea se face în adrese absolute astfel încât poziţionarea tabelelor din figurile 8…11 se poate face oriunde pe foaia de calcul. Interpretarea datelor din cele patru tabele este cât se poate de uşoară.

4. Dacă se doreşte compararea celor patru planuri tarifare pentru aceleaşi condiţii de utilizare (aceeaşi parametri t, k şi q), se poate proceda astfel:

Se copiază zona H10:K10 (care conţine formulele pentru determinarea costurilor) în orice zonă liberă a foii de calcul, fie de exemplu Q6:T6 (vezi figura 12) – pentru claritate se va adăuga şi capul de tabel din zona Q5:U5;

În celula U6 se scrie formula =MIN(Q6:T6); Modificarea parametrilor din celulele E8:E11, va conduce la

obţinerea în celula U6 a valorii minime de factură pentru structura dată de convorbiri.

127

Page 44: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 12

Dacă se doreşte obţinerea nu a valorii minime a facturii ci a tipului (numelui) de abonament care conduce la factura minimă, se va proceda astfel:

Se copiază zona H10:K10 (care conţine formulele pentru determinarea costurilor) în orice zonă liberă a foii de calcul, fie de exemplu Q2:T2 (vezi tot figura 12) - pentru claritate se va adăuga şi capul de tabel din zona Q3:T3 (este importantă amplasarea capului de tabel sub date şi NU deasupra lor);

În celula U2 se scrie expresia =HLOOKUP(MIN(Q2:T2),Q2:T3,2,FALSE)

Rezultatul obţinut va fi numele tipului de abonament care asigură factura minimă pentru condiţiile de convorbiri date. Funcţia HLOOKUP caută în tabele. În exemplul de faţă, va căuta în zona Q2:T3, valoarea furnizată de MIN(Q2:T2) şi va întoarce conţinutul celulei situată imediat după cea care conţine valoarea minimă a facturii. Parametrul FALSE este şi el important pentru că indică faptul că valorile din zona Q2:T2 nu sunt în ordine crescătoare. Modificarea valorilor din celulele E8:E11 va determina modificarea conţinutului celulei U2. Testaţi!

5. Dacă se doreşte analiza costurilor prin considerarea tuturor celor trei parametri, soluţia o reprezintă folosirea scenariilor. Se va proceda astfel:

Se foloseşte câmpul Instrumente Scenarii. Se ajunge la caseta de dialog Manager de scenarii (vezi figura 13.a);

Cum nu există încă nici un scenariu definit, se va apăsa butonul Adăugare, ceea ce va conduce la caseta de dialog Editare Scenariu (figura 13.b). Se completează câmpul Nume scenariu, respectiv Celule modificabile. Se vede că zona precizată - $E$8:$E$10 – reprezintă celulele care conţin cei trei parametri ce definesc profilul de utilizare. Se apasă butonul OK, ceea ce conduce la caseta de dialog Valori scenariu (figura 14). Aici se vor completa în câmpurile corespunzătoare valorile parametrilor ce definesc un anumit scenariu. Se observă că valorile existente sunt cele curente din celulele $E$8:$E$10. Apăsarea butonului OK asigură revenirea la celula de dialog Manager de scenarii, de această dată cu conţinutul din figura 15;

Se apasă pe butonul Adăugare şi se defineşte un nou scenariu, exact aşa cum s-a făcut mai sus, fireşte cu precizarea altor valori pentru cei trei parametri;

După ce s-au definit toate scenariile, se apasă pe butonul Rezumat, ceea ce va determina deschiderea casetei de dialog Rezumat Scenariu (vezi figura 16). Aici se precizează dacă se va genera un

128

Page 45: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

sumar de scenariu sau un tabel pivot de scenariu şi mai ales care este celula rezultatelor (U6 în exemplul curent);

a) b) Figura 13

Figura 14

Figura 15

129

Page 46: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 16

Apăsarea butonului OK va determina crearea unei noi foi de calcul ce va conţine chiar sumarul de scenariu sau tabelul pivot de scenariu. Dacă s-a optat pentru un sumar de scenariu, se va ajunge la tabelul din figura 17;

Figura 17

Analiza scenariului permite compararea celor trei situaţii ce diferă prin valorile parametrilor consideraţi.

6. Este posibilă şi abordarea inversă a problemei: Care să fie durata totală a convorbirilor (sau fracţia de convorbiri în reţea, sau fracţia de convorbiri cu numere favorite), astfel ca factura să aibă o anumită valoare?

Această problemă se rezolvă astfel: Se selectează oricare din celulele care conţine o formulă pentru

calculul unei facturi de abonament. Fie spre exemplificare celula Q6;

Se foloseşte câmpul Instrumente Căutare rezultat. Se ajunge astfel la caseta de dialog Căutare rezultat prezentată în figura 18;

130

Page 47: Indrumar Excel

Tabele variabile. Scenarii

Figura 18

În câmpul Se setează celula se menţine adresa Q6 (la fel de bine se poate alege o altă celulă ce conţine o formulă);

În câmpul La valoarea se scrie valoarea dorită a facturii (în exemplu s-a optat pentru valoarea 3), iar în câmpul Modificând celula, se scrie sau se selectează adresa (celula) E8 (care conţine timpul total de convorbiri – putea fi la fel de bine aleasă celula E9 sau E10);

Se apasă butonul OK. Înainte de a se vedea efectul, este afişată caseta de dialog Stare căutare rezultat (figura 19), care prezintă rezultatul algoritmului de căutare inversă. Nu întotdeauna Valoare ţintă şi Valoare curentă coincid;

Figura 19

Apăsarea butonului OK, va determina înscrierea în celula Q6 a valorii ţintă (3), şi modificarea valorii înscrisă în celula E8, astfel încât valoarea facturii să fie 3. Este deci nevoie ca timpul total de convorbiri să fie 39.231 minute pentru ca valoarea facturii pentru abonamentul Standard să fie de 3 USD. Fireşte se vor modifica toate tabelele, deoarece s-a schimbat unul din parametri de intrare.

Atenţie !Se recomandă testarea obţinerii unui tabel pivot de scenariu.

131

Page 48: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Obiective:

Pornind de la o sursă de date (un tabel dintr-o foaie de calcul Excel), se vor realiza subtotaluri şi se va genera un tabel pivot.

Resurse: PC, Microsoft Excel, fişierul date_subtot_pivot.xls (situat în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 45 minute

Enunţul temeiÎn cadrul unui document Excel ce conţine două foi de calcul identice se vor efectua următoarele operaţii:

se va crea un subtotal într-una din cele două foi; se va genera un tabel pivot plecând de la datele din foaia de calcul

nefolosită pentru subtotaluri. Datele de la care se pleacă reprezintă o situaţie pe durata a două trimestre a salariului, primelor şi unor eventuale reţineri, pentru un număr de cinci persoane. Pentru uşurinţa operării, tabelul de date (zona C4:H44) a fost denumită Date_de_intrare – vezi figura 1.

Figura 1

După cum s-a mai precizat, documentul date_subtot_pivot.xls are iniţial două foi de calcul, una numită Date şi alta numită Subtotaluri. Prima foaie va fi folosită ca sursă pentru crearea tabelului pivot (care se va găsi pe o altă foaie, creată în mod automat la generarea tabelului pivot), iar a doua [foaie] va fi folosită la obţinerea de subtotaluri (care vor apărea pe aceeaşi foaie cu datele iniţiale).Subtotalurile vor reprezenta sumele salariilor, primelor şi reţinerilor pentru cele cinci persoane. Se va obţine un rezultat de tipul celui din figura 2 (aici s-a prezentat numai situaţia pentru două persoane). În ceea ce priveşte tabelul pivot, acesta este un tabel centralizator care realizează sintetizarea sau rezumarea unor date iniţiale. În figura 4 se poate vedea o variantă de tabel pivot care s-ar putea obţine pornind de la datele conţinute în foaia de calcul Date. După cum se poate observa în figura 4, tabelul pivot permite structurarea datelor astfel încât să fie posibilă analizarea lor mult mai uşoară. În exemplul considerat, pentru fiecare persoană sunt realizate totaluri sau numărări la nivel de trimestru, dar şi la nivel global. Se fac sume atât pe

Page 49: Indrumar Excel

orizontală (la nivel de persoană), cât şi pe verticală (la nivel de lună, dar şi trimestru). Tabelele pivot sunt deci mai „puternice” decât subtotalurile. Se va observa că şi în cazul tabelelor pivot, operaţiile ce se execută asupra datelor iniţiale pot fi şi altceva decât simple sumări.

Figura 2

Figura 3

Mod de lucru1. Pentru realizarea de subtotaluri, se vor parcurge următoarele etape: Se selectează zona de tabel pentru care se vor realiza subtotaluri.

Dacă, aşa cum s-a arătat în figura 1, zona de date a primit un nume, selecţia se face foarte simplu prin executarea unui clic stânga pe numele zonei aşa cum apare el în lista derulabilă din figura 1;

Page 50: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Figura 4

Se foloseşte câmpul Date Subtotaluri şi se ajunge astfel la caseta de dialog prezentată în figura 5; Subtotalurile se vor insera după fiecare modificare a conţinutului celulelor de pe coloana precizată în La fiecare modificare în. Pentru că s-a vorbit despre subtotaluri, se va folosi funcţia Sumă (Utilizare funcţie). Fireşte, se pot folosi şi alte funcţii (vezi figura 5), caz în care termenul de subtotal nu mai este adecvat. În zona Adaugã subtotal la, se specifică coloanele pe care se vor face subtotaluri. La apăsarea butonului OK, datele iniţiale vor fi înlocuite de tabelul ce conţine subtotalurile.

Dacă se doreşte condensarea datelor, se face clic stânga pe oricare din butoanele ce conţin un semn minus (-), evidenţiate prin încadrarea cu elipse. Se va ajunge la o situaţie de tipul celei din figura 3.

Expandarea pentru orice nume se poate face prin apăsarea pe butonul ce conţine un plus (+) corespunzător.

134

Page 51: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Figura 5

2. Pentru generarea unui tabel pivot, se va proceda astfel: Se selectează datele de pornire (ca şi în cazul subtotalurilor). Se

face precizarea că în cazul tabelelor pivot selecţia zonei de date se poate face şi în timpul generării tabelului;

Se foloseşte câmpul Date Raport Pivot Table şi Pivot Chart. Se va intra astfel în aşa-numitul expert pentru generarea tabelelor pivot. Procesul se desfăşoară pe întinderea a 3 paşi:

o În primul pas – vezi figura 6 – se stabileşte sursa de date pe baza căreia se va crea tabelul: poate fi o listă Excel, o sursă externă de date, sau chiar un alt tabel pivot. Tot acum se stabileşte dacă se generează un tabel pivot, sau un grafic de tip pivot;

Figura 6

o În al doilea pas – vezi figura 7 - se stabileşte sau se modifică zona de date. Apăsarea butonului Răsfoire, permite chiar accesarea unui alt document Excel decât cel în care se lucrează;

135

Page 52: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Figura 7

o În al treilea pas – vezi figura 8 – se stabileşte dacă tabelul pivot se creează în foaia de calcul curentă sau într-una nouă. Dacă se alege cea de a doua variantă, se poate preciza prin completarea câmpului de adrese (sau interactiv la apăsarea

butonului ) care va fi zona din foaia de calcul unde se va dezvolta tabelul pivot. Tot acum, prin apăsarea butonului Aspect, se stabileşte structura tabelului pivot.

Figura 8

Acest al treilea pas este o etapă deosebit de importantă, pentru că stabileşte formatul pe care-l vor lua datele în tabel. Se lucrează cu caseta de dialog prezentată în figura 9. Aici, folosind tehnica drag & drop, se mută etichetele câmpurilor ce apar în partea dreaptă a casetei în cele trei zone ale spaţiului de definire a structurii tabelului. Pentru o mai bună înţelegere se recomandă coroborarea figurii 9 cu figura 4.

136

Page 53: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Figura 9

La mutarea numelor câmpurilor în zona de lucru, acestea sunt prefixate de cuvintele Sumă sau Contor. Aceste prefixe indică de fapt funcţia ce se va aplica datelor. Modificarea funcţiei sau a numelui ce va apărea în tabelul pivot se poate face executând un dublu clic pe numele butonului din zona de lucru. Se va ajunge astfel la caseta de dialog din figura 10.

Figura 10

137

Page 54: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Apăsarea butonului Numãr permite controlul formatului numeric al datelor din tabelul pivot. Apăsarea butonului Opţiuni, va conduce la extinderea casetei de dialog cu o zonă plasată în partea ei inferioară – vezi figura 11. De aici se poate alege dacă datele din tabel vor fi valori absolute (Normal), sau procente, având diverse termene de comparaţie.

Figura 11

Dacă s-ar fi ales de exemplu pentru câmpul Sumă de Salarii, %din, trebuie precizat faţă de cine se exprimă procentual valorile – vezi figura 11. Rezultatul obţinut este prezentat în figura 12.După apăsarea butonului OK al casetei de dialog Câmp Pivot Table, se revine în pasul 3 al expertului (figura 8). Aici se poate apăsa butonul Terminare, ceea ce ar determina generarea tabelului pivot, sau se poate apăsa butonul Opţiuni – vezi figura 13 - ceea ce va permite realizarea unor setări legate de aspectul general al tabelului pivot.

138

Page 55: Indrumar Excel

Subtotaluri, tabele pivot

Figura 12

Se vor comenta aici numai câmpurile Totaluri generale pentru coloane şi Totaluri generale pentru rânduri. Cu ajutorul lor se poate activa sau inhiba prezenţa totalurilor generale pe rânduri sau pe coloane.

Figura 13

139

Page 56: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Obiective:

Proiectarea şi realizarea în Microsoft Excel a unei aplicaţii de calcul salarii şi afişarea rezultatelor într-un document Word.

Resurse: PC, Microsoft Word, Microsoft Excel, fişierul calcul salarii.xls, vanzari.txt (situat în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 100 minute

Enunţul temei 1Să se realizeze o aplicaţie de calcul de salarii.Documentul la care trebuie să se ajungă este prezentat în figura 1.

Nr. crt. Nume si prenume SALARIUL NET

1 Popescu Andreea 6.919.000 LEI2 Ionescu Viorica 6.420.040 LEI3 Pop Anca 8.024.200 LEI4 Mihai Rodica 7.118.800 LEI5 Vasile Valentin 6.267.400 LEI6 Albu Mariana 7.189.000 LEI7 Mihailescu Sorin 6.119.800 LEI8 Solomon Maria 6.919.000 LEI9 Popovici Alexandra 8.024.200 LEI10 Ionescu Raluca 7.318.600 LEI

Figura 1

Registrul Excel trebuie să conţină patru foi de calcul: calcul salarii (figura 2), sporuri (figura 3), reţineri (figura 4) şi final (figura 5).

Figura 2

Page 57: Indrumar Excel

Figura 3

Figura 4

Figura 5

Page 58: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Precizări cu privire la modul de calcul

pentru calcul salarii (figura 6):- se completează câmpurile Nr. crt. (zona de celule A2÷A11), Nume şi prenume (B2÷B11), Luna calendaristică (C15), Deducere personală de bază (C17), Grila impozitare (G15÷J18), Salariul lunar (E2÷E11), Dată început calcul sal. (C19), Dată sfârşit calcul sal. (C20), Sărbătoare (C21÷C23);- celula C16 conţine o formulă care calculează numărul de zile lucrate – se foloseşte funcţia NETWORKDAYS;- în zona C2÷C11 se afişează rezultatul obţinut în C16;- Ore lucrate = Zile lucratoare * 8 = Zile lucrate * 8, adică: D2÷D11 = C16 * 8 = C2÷C11 * 8;- în zona de celule F2÷F11 se afişează rezultatele obţinute în foaia de calcul sporuri, zona F2÷F11;- G2÷G11 = G2÷G11 din reţineri;- Total brut = Salariul lunar + Sporuri * Salariul lunar, adică: H2÷H11 = E2÷E11 + F2÷F11 * E2÷E11;- Sal. bază calcul impozit = Total brut – Total reţineri – Deducere personală de bază, adică: I2÷I11 = H2÷H11 - G2÷G11 - C17;- J2÷J11 se calculează respectând grila de impozitare (vezi G15÷J18);- SALARIUL NET = Total brut – Total reţineri - Impozit calculat, adică: K2÷K11 = H2÷H11 - G2÷G11 - J2÷J11;

pentru sporuri (figura 7):- A2÷B11 = A2÷B11 din foaia calcul salarii;- se completează C2÷C11, D2÷D11, E2÷E11;- se calculează Total sporuri = spor vechime + spor condiţii grele + spor stres, adică: F2÷F11 = C2÷C11 + D2÷D11 + E2÷E11;

pentru reţineri (figura 8):- A2÷B11 = A2÷B11 din calcul salarii;- C2÷C11 = E2÷E11 din calcul salarii;- se completează C14, C15, C16;- D2÷D11 = Salariul lunar * Şomaj, adică: (C2÷C11) * C14;- E2÷E11 = Salariul lunar * C.A.S., adică: (C2÷C11) * C15;- F2÷F11 = Salariul lunar * C.A.S.S., adică: (C2÷C11) * C16;- Total reţineri = Şomaj + C.A.S. + C.A.S.S., adică G2÷G11 = D2÷D11 + E2÷E11 + F2÷F11

pentru foaia de calcul final (figura 9):- A2÷B11 = A2÷B11 din calcul salarii;- C2÷C11 = K2÷K11 din calcul salarii;

142

Page 59: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Figura 6

Figura 7

Figura 8

143

Page 60: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Figura 9

Precizări legate de setarea proprietăţile câmpurilor (figura 10)

Nr. crt., Zile lucrate, Ore lucrate, Deducere personală de bază ,H16÷I18 din foaia calcul salarii

a)

Nume şi prenume,Luna

b)Salariul lunar, Total reţineri, Total

brut, Sal. bază calcul impozit, Impozit calculat, SALARIUL NET,

Şomaj (1%), C.A.S. (9,5%), C.A.S.S. (6,5%)

Dată început calcul sal., Dată sfârşit calcul sal., Sărbătoare (C21÷C23)

144

Page 61: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

c) d)

Sporuri, spor vechime, spor condiţii grele, spor stres, total sporuri

e)

Şomaj (C14), C.A.S. (C15),C.A.S.S. (C16)

f)

Figura 10

Se ataşează note explicative (comentarii) – vezi figura 11:

Salariul lunar

a)

Sporuri

b)

Total reţineri

c)

Total brut

d)

145

Page 62: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Sal. bază calcul impozit

e)

Impozit calculat

f)SALARIUL NET

g)Luna

h)

Figura 11

Mod de lucru1. Se deschide fişierul calcul salarii.xls;2. Se inserează şi se redenumesc foile de calcul;3. Se precizează proprietăţile pentru fiecare câmp (pentru aceasta, se

selectează zona de celule care urmează să se formateze, se execută clic dreapta pe selecţie şi din meniul de tip pop-up se alege Formatare Celule...)

4. Se completează cu date şi formule;5. Se ataşează comentariile;6. Se creează un document Word nou;7. Se afişează în document datele obţinute în foaia de calcul final;8. Se salvează registrul. Salvarea se face cu numele nume_student.xls;9. Se salvează documentul. Salvarea se face cu numele

nume_student.doc.

Alte precizări:

conectarea foilor de calcul:Exemplu: calcul salarii şi sporuri (figura 12):o se selectează celula F2 din calcul salarii, se tastează „=”, se

selectează celula F2 din sporuri şi se apasă ENTER;o pentru zona de celule F3÷F11 se repetă operaţiile de mai

sus, sau se copiază celula F2 utilizând facilitatea „drag & drop”.

sauo se selectează zona de celule F2÷F11 din sporuri;o Editare Copiere;o în calcul salarii, se selectează zona de celule F2÷F11;

146

Page 63: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

o Editare Lipire specială... Lipire cu legătură. conectarea celor două documente (Excel şi Word)

o se deschid ambele documente;o în Excel se selectează datele de copiat, adică din foaia de

calcul final zona de celule A1÷C11 şi din meniul Editare se alege câmpul Copiere;

o în documentul Word se execută Editare Lipire specială Lipire legătură şi se alege formatul în care se face transferul.

Figura 12

ataşarea comentariilor:o se selectează celula căreia i se ataşează comentariul;o clic dreapta cu mouse-ul; se va deschide un meniu ca în

figura alăturată, din care se selectează câmpul Inserare Comentariu;

o se tastează textul comentariului.

Figura 13

funcţia NETWORKDAYS:

147

Page 64: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Returnează numărul zilelor lucrătoare cuprinse între Dată început calcul sal. (C19) şi Dată sfârşit calcul sal. (C20) excluzând weekend-urile şi toate zilele nelucrătoare specificate la câmpul Sărbătoare (C21÷C23).

Formulă: = NETWORKDAYS(C19;C20;C21:C23)

Atenţie! Dacă această funcţie nu este disponibilă şi se returnează eroarea

#NUME?, trebuie instalat şi încărcat programul de completare Pachet instrumente analiză.

În meniul Instrumente, se dă clic pe Componente incluse la cerere... şi din lista Componente incluse la cerere disponibile, se selectează caseta Pachet instrumente analiză.

Să se testeze următoarele:

actualizarea documentelor conectate:o se modifică Salariul lunar din foaia calcul salarii, ceea ce va

avea ca efect modificarea SALARIULUI NET din foaia final; există următoarele situaţii:

o actualizarea datelor să se facă automat la deschiderea documentului apelant (documentul Word, în cazul nostru)

Instrumente Opţiuni General Actualizare legături automate la Deschidere

şiEditare Legături... Actualizare automatăo actualizarea datelor să se facă la cerereEditare Actualizare legătură (este necesară selecţia datelor)

sauEditare Legături... Actualizare acum (nu este necesară selecţia datelor)o dacă documentul apelant este un registru ExcelInstrumente Opţiuni... Calcul Actualizare referinţe la distanţă

vizualizarea legăturilorEditare Legături... Deschidere sursă

modificarea fişierului sursăEditare Legături... Modificare sursă se selectează fişierul la care se face referire

eliminarea legăturilorEditare Legături... Întrerupere legătură

Enunţul temei 2

148

Page 65: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Proiectarea şi realizarea în Excel a unui raport despre vânzările unei firme conţinute într-un fişier text şi actualizarea acestuia săptămânal.

Mod de lucru1. Din meniul Date, se selectează opţiunile Se importă date

externe, Se importă date….

Figura 14

2. Se selectează fişierul vanzari.txt.

Figura 15

Precizări privind fişierele în format text

149

Page 66: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Un fişier de tip text conţine în principal text neformatat. Datele sunt delimitate prin caractere numite delimitatori.

Fişierele text au extensia .txt, .csv, .prn. Fişierele cu extensia txt sunt fişiere în care datele sunt delimitate

prin caracterul de control tab. Un caracter de control tab delimitează fiecare coloană.

Fişierele cu extensia csv (Comma-Separated Values) sunt fişiere în care coloanele sunt separate prin virgulă. Fişierele în acest format pot fi prelucrate cu diverse aplicaţii: Excel, Visual Studio.

Fişierele cu extensia prn sunt un tip special de fişiere, care conţin instrucţiuni pentru tipărire. Ele sunt create automat de driver-ul de imprimantă. Crearea fişierelor prn este un proces transparent. Prin transmiterea unui fişier la imprimantă se creează fişierul prn. Pentru interceptare şi capturarea unui fişier cu extensia prn, se utilizează opţiunea Imprimare în fişier din fereastra Imprimare.

Figura 16

3. Se iniţiază procedura Export Import text.4. Pasul 1 al procedurii permite alegerea tipului de date.

Figura 17

5. Pentru trecerea la pasul următor se selectează butonul Următorul. Pasul 2 permite selectarea caracterului delimitator.

150

Page 67: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

Figura 18

6. Pasul 3 al procedurii expert Export Import text permite selectarea fiecărei coloane şi formatarea datelor conţinute.

Figura 19

7. Prin activarea butonului Terminare, se activează fereastra Se importă datele, care permite definirea foii de calcul în care se va realiza importul de date.

Figura 20

151

Page 68: Indrumar Excel

Conectarea documentelor

8. Datele sunt importate în Excel şi se afişează bara de instrumente Date Externe.

Figura 21

9. Pentru actualizarea datelor periodic se utilizează butonul Reîmprospătare date din bara de instrumente Date Externe.

Figura 22

10.Se va afişa fereastra Import fişier text care permite selectarea fişierului vanzări.txt.

Figura 23

152

Page 69: Indrumar Excel

Realizarea unei prezentări electronice

Obiective:

Realizarea unei prezentări electronice arborescente care va include şi două prezentări de tip personalizat (custom), va conţine animaţii, efecte de tranziţie şi Hyperlink-uri

Resurse: PC, Microsoft Word, Microsoft Power Point, fişierele prezentare electronica.ppt, Fundal Master Slide.jpg, Fundal 2.jpg, Sigla.jpg, situatie vanzari.xls (situate în directorul ftp://info2/birotica)

Durata: 100 minute

Enunţul temeiSă se realizeze o prezentare electronică identică cu cea conţinută în fişierul prezentare electronica.ppt (prezentarea model). Se va parcurge întâi prezentarea pentru a se observa toate elementele de conţinut ale acesteia. Se vor urmări în special următoarele:

- Hyperlink-urile (butoanele de pe slide-urile 3, 5, 9 şi 10)- Animaţiile la nivel de obiect (slide-ul 4)- Structura arborescentă a prezentării: 1 2 3 ( 9 3) 4 5

( 10 5) 6 7 8.- Existenţa celor două prezentări de tip personalizat: diapozitivele 1,

2, 3, 4, 5, respectiv 9 şi 10.- Diapozitivele coordonatoare (toate)- Schemele de culoare- Şabloanele aferente prezentării

Mod de lucruA. Crearea structurii generale a prezentării

1. Se creează un fişier prezentare nou bazat pe şablonul Prezentare necompletata (Fişier Nou), apoi Prezentare necompletată din panoul situat în dreapta ferestrei Power Point, sau direct se

apasă butonul .

2. Se salvează fişierul cu numele nume prenume_student_grupa.ppt.3. Pentru controlul fundalului diapozitivelor se defineşte un diapozitiv

coordonator, pentru care se fixează un fundal. Se va proceda astfel:a. Vizualizare Coordonator Coordonator de diapozitiv.b. Format Fundal, apoi Efecte de umplere Imagine

Selectare Imagine (vezi figura 1).c. Se alege din directorul de lucru fişierul imagine Fundal Master

Slide.jpg.

Page 70: Indrumar Excel

Figura 1

4. Se inserează în diapozitivul coordonator o imagine (sigla instituţiei sub egida căreia se susţine prezentarea): Inserare Imagine Din fişier şi din directorul de lucru se alege fişierul Sigla.jpg. Imaginea se poziţionează în partea dreaptă, la mijlocul înălţimii diapozitivului (vezi prezentarea model).

5. Se creează un diapozitiv coordonator (pentru controlul diapozitivelor de tip titlu din prezentare – vor exista mai multe).

Se procedează astfel:d. Se apasă butonul Inserare Coordonator nou de titluri de

pe bara de instrumente Vizualizare coordonator nou de titluri – vezi figura 2.

Figura 2

După crearea diapozitivului coordonator de titlu, pe panoul de lucru din stânga firestrei Power Point vor apărea două miniaturi de diapozitiv, unul pentru diapozitivul coordonator şi unul pentru diapozitivul coordonator de titlu – vezi figura 3.

e. Se copiază sigla de pe diapozitivul coordonator pe diapozitivul coordonator de titlu, unde se amplasează în partea de jos, central (vezi prezentarea model).

Page 71: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

Figura 3

f. Se selectează titlul principal de pe diapozitivul coordonator şi se formatează cu caractere aldine (bold) şi se schimbă culoarea în roşu.

În acest moment s-a definit perechea de diapozitive coordonatoare prin intermediul cărora se va controla întreaga prezentare. Se revine la vizualizarea Normal prin apăsarea butonului Închidere vizualizare coordonator (figura 2). Se vor crea în continuare noi diapozitive prin apăsarea butonului

. Pentru diapozitivele care conţin numai un titlu şi imagini, se va opta pentru structura Doar titlu de pe panoul Aspect diapozitiv (vezi figura 4). Dacă panoul Aspect diapozitiv nu este vizibil, el poate fi făcut vizibil cu secvenţa Format Aspect diapozitiv.

Figura 4

6. Se completează diapozitivele 1 şi 2 ca în prezentarea model, cu observaţia că pentru câmpurile Numele Autorului, respectiv Data şi locul prezentării, se vor completa date reale.

7. Pentru completarea diapozitivului 3, se copiază din fişierul situatia vanzarilor.xls graficul TOTAL VANZARI. Butonul care va funcţiona ca hyperlink se va defini mai târziu, după ce au fost create toate diapozitivele prezentării.

8. Se completează diapozitivele 4 şi 5 ca în fişierul model (prin copierea din acelaşi fişier Excel a graficelor corespunzătoare. Pentru

/ 87156

Page 72: Indrumar Excel

Circulaţia documentelor în Word

diapozitivul 5, butonul (ca şi în cazul diapozitivului 3) se va defini după crearea tuturor celor 10 diapozitive ale prezentării.

9. Se creează diapozitivul 6 (ca orice diapozitiv nou), după care se defineşte ca diapozitiv titlu. Pentru aceasta este suficientă (cu diapozitivul 6 curent) punctarea (clic stânga) pe miniatura Diapozitiv titlu de pe panoul Aspect diapozitiv, situat în partea dreaptă a ferestrei Power Point (figura 5).

Figura 5

Se va observa că titlul care se va scrie va primi (automat) proprietăţile: culoarea roşie şi caractere aldine, iar sigla apare în partea dreaptă şi nu în subsol.10.Diapozitivele 7 şi 8 se vor completa în mod obişnuit, cu observaţia

că în cazul diapozitivului 7, pentru a se ajunge la structura cu două coloane de enumerare, imediat după crearea diapozitivului se va face clic pe miniatura Title and 2-Column Text (vezi figura 6).

Figura 6

11.În cazul diapozitivului 9, în această fază se vor insera doar şase grafice (toate preluate din fişierul Excel situatia vanzarilor.xls (identificarea lor se va face fără probleme în cele trei foi de calcul ale fişierului). Având în vedere că pentru acest diapozitiv se vor defini ulterior efecte de animaţie, în această fază (pentru a pregăti definirea animaţiilor), două din cele şase grafice se vor amplasa în afara suprafeţei diapozitivului, ca în figura 7. Nu se amplasează acum butonul de navigare (situat în partea stângă a diapozitivului).

157

Page 73: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

Figura 7

12.Diapozitivul 9 se creează şi se configurează ca şi diapozitivul 4 de exemplu. Graficul se va prelua bineînţeles din fişierul Excel situatia vanzarilor.xls.

În acest moment a luat sfârşit prima fază a definirii prezentării. În continuare, se vor stabili tranziţiile de la un diapozitiv la altul, se vor defini hyperlink-urile necesare navigării într-o prezentare arborescentă şi animaţiile pentru obiectele din diapozitivele 4 şi 9.

B. Definirea structurii arborescente a prezentăriiPrezentarea model nu este liniară. În cuprinsul diapozitivelor 3 şi 5, există butoane care trimit spre diapozitive care nu pot fi accesate altminteri (e vorba despre diapozitivele 9 şi 10). Pentru realizarea unei prezentări arborescente, se va proceda astfel:

1. Se comută pe vizualizarea de tip Sortare diapozitive.2. Se selectează diapozitivul 9 (clic stanga), după care la clic dreapta

se deschide meniul pop-up din figura 8. Se acţionează pe câmpul Ascundere diapozitiv. La fel se procedează şi cu diapozitivul 10.

/ 87158

Page 74: Indrumar Excel

Circulaţia documentelor în Word

Diapozitivele 9 şi 10 au devenit astfel „invizibile”, adică nu mai pot fi accesate decât dacă în mod expres un hyperlink trimite către ele. Acest mecanism va fi descris în continuare.

Figura 8

3. În diapozitivul 3, se introduce un buton (se va folosi tehnica drag and drop). Dimensiunea butonului, ca şi poziţia lui pe diapozitiv se pot controla foarte uşor. La terminarea procesului de poziţionare (sau la clic dreapta pe buton urmată de alegerea din meniul pop-up a câmpului Setări acţiune) se deschide fereastra de dialog Setări acţiune. De aici se bifează butonul radio Hyperlink către şi se alege câmpul Diapozitiv…, după care se precizează efectiv diapozitivul la care se va face saltul (în cazul considerat diapozitivul Detalii pentru vânzări) – vezi figurile 10.a şi 10.b. La fel se va proceda şi în cazul diapozitivului 5 şi respectiv 10. Sub fiecare din butoanele de pe diapozitivele 3 şi 5 s-a inserat şi câte o casetă de text (Insert Caseta Text).

Figura 9

159

Page 75: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

a) b)

Figura 10

Din acest moment la diapozitivul 9 nu se va mai putea ajunge decât prin „apăsarea” butonului de pe diapozitivul 3. La fel şi în cazul diapozitivului 10, respectiv 5. În continuare se va pune la punct mecanismul revenirii din diapozitivele invizibile în axa prezentării. Procesule este descris în paragraful următor.

4. În diapozitivul 9 se inserează un buton (aflat în prezentarea model) în partea stângă. Pentru buton se stabileşte un hyperlink către diapozitivul 3, exact aşa cum s-a făcut pentru hyperlink-ul de sens opus. La fel se va proceda şi pentru diapozitivul 10, respectiv 5.

Atenţie! Dacă în cazul unui diapozitiv ascuns nu se face clic pe butonul de

revenire, prezentarea va curge cu următorul diapozitiv invizibil. Din acest motiv, se recomandă ca astfel de diapozitive (invizibile) să conţină un detaliu discret care să reamintească celui care susţine prezentarea că nu trebuie să termine diapozitivul cu clic obişnuit, ci cu clic pe butonul (sau obiectul) de revenire.

C. Definirea tranziţiilor şi a efectelor de animaţie- Definirea de tranziţii Modul de lucru este simplu, se selectează diapozitivul pentru care se defineşte tranziţia, după care se foloseşte câmpul Expunere diapozitive Tranziţie diapozitiv (figura 11).

/ 87160

Page 76: Indrumar Excel

Circulaţia documentelor în Word

Figura 11

Stabilirea efectivă a unui tip de tranziţie se face din zona Tranziţie între diapozitive, situată în partea dreaptă a ferestrei Power Point (figura 12).

Figura 12

Tot de aici se poate controla viteza de realizare a tranziţiei, se poate seta un sunet de acompaniament al tranziţiei, sau se poate stabili ce eveniment declanşează tranziţia, clic-ul de mouse, sau în mod automat după un anumit interval de timp (În mod automat).

- Definirea de efecte de animaţie

161

Page 77: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

Pentru definirea de efecte de animaţie la nivel de obiect din componenţa unui diapozitiv, se va proceda astfel:

1. Se selectează obiectul sau obiectele pentru care se va defini animaţia (pentru selecţii multiple se vor folosi tastele SHIFT sau CTRL).

2. Se execută clic dreapta pe unul din obiectele selecţie şi se foloseşte câmpul Animaţie particularizată (sau se foloseşte meniul Expunere diapozitive Animaţie particularizată). În partea dreaptă a ferestrei Power Point apare panoul Animaţie particularizată. Se pot defini efecte de animaţie la intrarea unui obiect pe suprafaţa diapozitivului, pentru evidenţierea unui obiect, la ieşirea de pe suprafaţa diapozitivului, sau se pot defini traiectorii ale obiectului în cursul animaţiei (mişcării) – vezi figura 13.a. În panoul Animaţie particularizată apar toate animaţiile definite in ordinea cronologică în care au fost create – figura 13.b. Ordinea animaţiilor se poate modifica prin utilizarea tehnicii drag and drop.

a. b.

Figura 13

Pentru fiecare animaţie se pot controla o serie de proprietăţi (evenimentul declanşator (clic de mouse sau declanşarea după animaţia precedentă, imediat sau la un anumit interval de timp – vezi figura 14).

Figura 14

În cazul diapozitivului 9, cele patru grafice prezente de la început dispar la clic de mouse, iar după dispariţia acestora, cele două grafice aflate iniţial

/ 87162

Page 78: Indrumar Excel

Circulaţia documentelor în Word

în afara suprafeţei diapozitivului „urcă” în diapozitiv pe două traiectorii sinuoase – vezi figura 15).

Figura 15

Pentru o mai bună înţelegere a întregului proces se recomandă analizarea animaţie model.

D. Definirea prezentărilor personalizate Pornind de la cele 10 diapozitive ce compun prezentarea se vor crea două prezentări de tip personalizat. Prima va conţine diapozitivele 1, 2, 3, 4, 5, iar ce a de a doua, diapozitivele 9 şi 10. Se va proceda astfel:1. Expunere diapozitive Expuneri particularizate.

2. În caseta de dialog Expuneri particularizate .3. Se selectează din lista completă de diapozitive (inclusiv cele

invizibile) un număr de diapozitive (se poate folosi selecţia cu SHIFT sau CTRL) şi se apasă butonul Adăugare – vezi figura 16. S-a definit astfel o primă prezentare personalizată.

163

Page 79: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

Figura 16

4. Se procedează la fel şi pentru cea de a doua prezentare – vezi figura 17.

Figura 17

5. Rularea unei prezentări personalizate se face astfel: a. Expunere diapozitive Configurare expunere;b. În zona Afişare diapozitive a casetei Configurare

expunere (figura 18), se marchează butonul radio Expunere particularizată şi din listă se alege prezentarea ce se a rula

/ 87164

Page 80: Indrumar Excel

Circulaţia documentelor în Word

la apăsarea butonului , sau a câmpului Expunere diapozitive Vizualizare expunere.

Figura 18

E. Ataşarea de mai multe şabloane de prezentarea curentăCa şi în cazul altor aplicaţii, şi Power Point foloseşte şabloane. Orice prezentare se bazează pe un şablon. Este însă posibil ca o prezentare să folosească simultan mai multe şabloane. Fiecare şablon „vine” cu propriile diapozitive coordonatoare, dar şi cu propria schemă de culoare. Noile şabloane se pot aplica la nivel de [unic] diapozitiv sau grup de diapozitive (caz în care diapozitivele coordonatoare ale fiecărui şablon vor coexista), dar şi la nivel de prezentare (caz în care vechile diapozitive coordonatoare vor fi înlocuite cu noile diapozitive coordonatoare). Mai jos se dau explicaţii despre cum se poate ataşa un nou şablon de prezentarea tocmai creată.

1. Se vizualizează panoul Formă diapozitiv astfel: Format Formă

diapozitiv, sau se foloseşte butonul .2. Se caută în lista şabloanelor disponibile şablonul dorit. Dacă nu este

vizibilă, se foloseşte butonul Răsfoire. În aplicaţie se va folosi şablonul Sablon1.pot.

3. Dacă se aplică noul şablon întregii prezentări, pur şi simplu se face clic pe miniatura şablonului dorit. Dacă se doreşte aplicarea noului şablon unui anumit diapozitiv, sau unui grup de diapozitive, se selectează diapozitivul (diapozitivele) din panoul Diapozitive (aflat în partea stângă a ferestrei Power Point), după care se face clic pe şablonul dorit. Se vor testa ambele situaţii şi se va urmări situaţia diapozitivelor coordonatoare.

Atenţie! Şablonul Sablon1.pot utilizează o altă schemă de culoare decât cea

folosită în prezentarea de lucru. Se va urmări efectul produs [şi] de noua schemă de culoare.

F. Salvarea prezentărilor în diverse formate1. Salvarea unei prezentări ca expunere diapozitive: Fişier Salvare

ca. În zona Tip fişier se stabileşte formatul în care se va face salvarea.

165

Page 81: Indrumar Excel

Birotica – Îndrumar de laborator

Lucrarea nr. – Circulaţia documentelor în WordLucrarea nr. - Funcţii

2. Se vor testa în mod special următoarele formate: pps, mht(mhtml), htm(html), gif, rtf. Se vor analiza rezultatele obţinute.

/ 87166