excel exercitii

Profesor univ. dr. Maria BOLDEA Lector univ. dr. Bogdan Ion BOLDEA

EXCEL 2007

Teorie i aplicaii

Editura MIRTON Timioara, 2010

EXCEL 2007 Teorie i aplicaii

CUPRINS Capitolul 1. PROGRAME DE CALCUL TABELAR 5

1.1. Noiuni generale....................................................................... 5 1.2. Concepte de baz .................................................................... 7 1.3. Apelarea i prsirea programului EXCEL......................... 13

1.3.1. Deschiderea sesiunii de lucru....................................................... 13 1.3.2. Ecranul........................................................................................... 14 1.3.3. Prsirea sesiunii de lucru........................................................... 22

Capitolul 2. LUCRUL CU REGISTRE I FOI DE CALCUL 23 2.1. Crearea registrelor i foilor de calcul................................... 23

2.1.1. Gestiune registre de lucru............................................................ 23 2.1.2. Deschidere registru de lucru existent........................................ 25 2.1.3. Partajare registre de lucru ntr-o reea....................................... 27

2.2. Salvare i nchidere registre de lucru ................................... 28 2.2.1. Salvarea proprietilor registrului de lucru............................... 29 2.2.2. Salvare automat a modificrilor............................................... 29 2.2.3. Creare copii de rezerv i restaurare document pierdut.......... 31 2.2.4. Vizualizarea registrelor de lucru nainte de imprimare............ 31 2.2.5. Salvarea unui registru de lucru ntr-un alt format de fiier..... 33

2.3. Gestiunea foilor de calcul........................................................ 33 Capitolul 3. INTRODUCEREA DATELOR 41

3.1. Tehnici de introducere date.................................................... 41 3.2. Introducerea numerelor.......................................................... 45 3.3. Introducere text....................................................................... 47 3.4. Introducerea datelor calendaristice i a orelor..................... 48 3.5. Umplere celule adiacente i creare serii................................ 49 3.6. Autoumplere (AutoFill).......................................................... 53 3.7. Crearea unei liste AutoFill (AutoUmplere) particularizate 54

Capitolul 4. UTILIZAREA FORMULELOR 61 4.1. Analiza datelor prin intermediul formulelor........................ 61

4.2. Convertirea valorilor.............................................................. 66 4.3. Adresele n formule................................................................. 67 4.4. Mutare i copiere formule i adrese....................................... 73 4.5. Utilizarea numelui n adrese................................................... 78

Capitolul 5. DIAGRAME 89 5.1. Tipuri de diagrame................................................................. 89 5.2. Crearea diagramelor.............................................................. 91 5.3. Activarea i modificarea diagramelor................................... 92 5.4. Crearea de obiecte grafice...................................................... 100 5.5. Editarea obiectelor grafice..................................................... 105

Capitolul 6. UTILIZAREA FUNCIILOR 107 6.1. Definirea i clasificarea funciilor.......................................... 107 6.2. Descrierea funciilor Excel 2007............................................ 113

6.2.1. Funciile financiare...................................................................... 113 6.2.2. Funcii statistice........................................................................... 132 6.2.3. Funcii pentru administrarea listelor......................................... 139 6.2.4. Funcii matematice i trigonometrice......................................... 141 6.2.5. Funcii logice................................................................................. 149 6.2.6. Funcii pentru dat calendaristic i or................................... 152 6.2.7. Funcii informative....................................................................... 155 6.2.8. Funcii de cutare i de referine................................................. 157 6.2.9. Funcii de tip text.......................................................................... 158

Capitolul 7. LISTE PENTRU ORGANIZAREA DATELOR 161 7.1. Gestiune liste........................................................................... 161 7.2. Funcii pentru cutri de valori n liste................................ 165 7.3. Sortarea datelor dintr-o list.................................................. 170 7.4. Filtrarea listelor....................................................................... 181 7.5. Crearea de subtotaluri i totaluri n liste.............................. 198 7.6. Afiarea datelor din list........................................................ 206 7.7. Creare totaluri complexe utiliznd funcii .......................... 212 7.8. Crearea rapoartelor de tip Tabel Pivot 217

Bibliografie.......................................................................................... 221

5

PROGRAME DE CALCUL TABELAR 1.1. Noiuni generale Programele de calcul tabelar sunt cunoscute n literatura informatic i sub denumirea de editoare de texte sau programe spreadsheet. La baza concepiei i realizrii programelor de calcul tabelar au stat dou deziderate majore i anume: Necesitatea unor programe care s rspund unor lucrri specifice domeniului economic

care impun organizarea, prelucrarea i afiarea datelor n structuri tabelare, iar de multe ori reprezentarea grafic a datelor din tabele;

Necesitatea existenei unor programe accesibile tuturor lucrtorilor din diverse birouri economice, care, odat cu rspndirea calculatoarelor au devenit poteniali utilizatori ai acestora.

Pornind de la aceste cerine, au fost concepute programe care pun la dispoziia utilizatorilor mai multe faciliti importante i anume:

nregistrarea i prelucrarea datelor sub form tabelar; construirea i afiarea sub form grafic a datelor coninute n tabele; lucrul cu bazele de date; calcule performante utiliznd facilitile funciilor matematice, financiare, statistice,

logice, pentru administrarea listelor, pentru cutri i referine, de tip text etc; interfaa cu alte pachete de programe cum ar fi LOTUS 1-2-3; securitatea modelelor (ascundere i partajare celule); posibiliti de lucru cu macro-uri; posibiliti de actualizare; posibiliti de calcul interactiv; limbaj de comand; crearea dinamic a unor tabele pivot.

Conceptul original introdus de aceast categorie de produse software este FOAIA DE CALCUL electronic spreadsheet. Foaia de calcul n Excel 2007 este un tabel uria, o matrice avnd 1.048.576 linii i 16.384 coloane. Pe ecran se afieaz doar o mic poriune din aceast foaie, numai 38 linii i 19 coloane standard. Dar, se poate executa deplasarea,

Capitolul I. Programe de calcul tabelar

6

cu ajutorul tastelor de navigare, n orice zon a foii de calcul. Limea unei coloane este de maxim 255 caractere. nlimea rndului poate fi de maxim 409 puncte. n coloanele foii de calcul se pot nscrie diferite date: numere, formule de calcul, funcii i texte alfanumerice. Sistemul are 1024 de fonturi disponibile pentru utilizare, dar ntr-un registru de lucru sunt permise doar 512 fonturi. Lungimea maxim a formulelor este de 8.192 caractere. Funciile pot avea maxim 255 de argumente. n cadrul unei celule pot fi scrise maxim 32.767 caractere. Intervalul datelor calendaristice este acceptat de la 1 ianuarie 1900 pn la 31 decembrie 9999. ntr-o foaie de calcul se accept maxim 32 cmpuri de tip dat calendaristic i se pot selecta 2048 intervale. Antetul sau subsolul accept maxim 255 caractere. La intersecia unui rnd cu o coloan se afl o celul (CELL). Fiecare celul este unic identificat prin coordonatele sale: coloana i rndul din care face parte. Utilizatorul poate deplasa cursorul la oricare celul din foaia de calcul i poate adresa direct celulele, n orice formul de calcul. Datele coninute n celulele foii de calcul pot fi supuse diverselor prelucrri: adunri, scderi, nmuliri, mpriri, comparri i alte operaii logice, sortri, calcule statistice (minim, maxim, medie, sum) etc. , pot fi tiprite la imprimant i pot fi redate sub form grafic. Punctul forte al limbajelor de calcul tabelar l constituie faptul c la orice schimbare a unei date din oricare celul a unui tabel creat pe foaia de calcul, se refac simultan toate calculele, din ntregul tabel, care intr n relaie cu celula respectiv. O astfel de facilitate este deosebit de folositoare n situaiile decizionale, cnd se dorete s se afle rspunsuri la ntrebri de genul: ce-ar fi dac? Orice variant poate fi ncercat opernd modificrile dorite i pe ecran obinndu-se instantaneu rezultatele finale. Dac aceste variante nu sunt satisfctoare, se poate reveni la varianta iniial. Generaia programelor de calcul tabelar a fost inaugurat de apariia produsului VISICALL elaborat de firma APPLE ncepnd cu a doua jumtate a anilor 1970. La finele anului 1982 firma LOTUS DEVELOPMENT CORPORATION a creat versiunea 1A a pachetului de programe LOTUS 1-2-3 care s-a impus pe piaa comercial. Competiia n lumea programelor de calcul tabelar a fost dur. Firma BORLAND a pus pe pia produsul QUATTRO PRO care a fost apreciat, dar ulterior firma MICROSOFT intr n for pe pia cu produsul EXCEL for Windows relansnd din nou competiia n domeniu. Ca rspuns la aceast provocare, firma Lotus a lansat i ea versiunea LOTUS 3.1 for Windows cu o foaie de calcul tridimensional. QUATTRO a aprut i el n versiunea for Windows integrat n pachetul COREL WORDPERFECT SUITE, un concurent redutabil al produsului MICROSOFT OFFICE. Excel 2007 ofer suport pentru urmtoarele:

formatarea automat a celulelor, caractetistica Live Prewiev face formatarea mai rapid;

calcule automate n foaia de lucru, ceea ce permite ca la gestionarea foii de calcul, atunci cnd se face o modificare, s se refac automat calculele (se poate schimba aceast facilitate selectnd opiunea Manual (dezactivat implicit);


7

funcii ncorporate ca de exemplu funciile financiare sau statistice; completare automat a domeniilor de valori pe rnduri i coloane; instrumente de formatare care permit transformarea foilor de lucru n rapoarte; instrumente de sortare a datelor, de cutare, filtrare i analiz care permit

transformarea datelor n informaii semnificative pentru decident; instrumente puternice pentru diagrame i grafice, cu posibilitatea de analiz a

datelor.

1.2. Concepte de baz Versiunile Microsoft Office Excel 5.0, 95, 97, 2003 i 2007 reprezint un procesor de tabele pentru organizarea i prelucrarea datelor ntr-un mediu Microsoft Windows. Programul furnizeaz o interfa simpl, uor de utilizat, incluznd icon-uri, meniu pentru funcii, meniuri pentru interogarea bazelor de date, pentru verificarea corectitudinii statistice a unui text, instrumente de audit, macrocomenzi etc. Toate programele de calcul tabelar opereaz cu o serie de concepte specifice, care se raporteaz la conceptul fundamental de foaie de calcul. Foaia de calcul tabelar, n imaginea utilizatorului, este o matrice cu ale crei elemente se pot face orice fel de calcule aritmetico-logice. Componentele elementare ale unei foi de calcul se numesc CELULE si ele sunt dispuse la intersecia dintre linii i coloane. De aceea este necesar, pentru a nelege tehnica de lucru cu un procesor de calcul tabelar, s se discute caracteristicile urmtoarelor concepte de baz: registru de lucru, rnd (ROW), coloan (COLUMN), celul (CELL), adres (ADRESS), zon (RANGE), etichet (LABEL), formul (FORMULA), funcie (FUNCTION). Registru de lucru Registru de lucru (fiier Excel) va avea un nume de registru urmat de caracterul punct i extensia din patru caractere (nume_fi. xlsx), fa de versiunile anterioare care aveau extensia din trei caractere (nume_fi.xls). Poate s conin una sau mai multe foi de calcul. n vederea realizrii compatibilitii cu versiunile anterioare poate citi i edita foi de lucru n acele versiuni. Foile de lucru Excel pot fi salvate i n alte formate non-Excel, cum ar fi formatul de tip text (nume_fi.txt) sau al valorilor separate prin virgul (.csv). Iniial, un registru de lucru conine trei foi de calcul etichetate Sheet1, Sheet2, Sheet3. Activarea uneia dintre cele trei foi se realizeaz executnd un click de mouse pe etichet. Se pot ns insera i alte foi de lucru ntr-un registru, dac se acioneaz butonul Insert Worksheet care se gsete pe aceeai band cu etichetele. Redenumirea foii de lucru se realizeaz executnd un click pe etichet, iar din meniul rapid care se deschide, executnd


8

un click dreapta de mouse, se selecteaz opiunea Rename. Se scrie noua denumire i se apas tasta Enter. Rndul Rndurile foii de calcul sunt numerotate n ordine cresctoare ncepnd cu numrul 1 pn la 8.192, reprezentnd dimensiunea maxim a foii de calcul pentru LOTUS for DOS, 65.536 pentru EXCEL 97 i 1.048.576 pentru Excel 2007. Numerele rndurilor, se afieaz pe bordura stng ce mrginete foaia de calcul. Coloana Coloanele foii de calcul sunt identificate printr-o liter sau o combinaie de dou sau trei litere. O foaie de calcul n Excel 2007 are 16.384 coloane. Prima coloan este denumit A, a doua coloan B, apoi dup terminarea literelor alfabetului englezesc se continu cu combinaii de dou litere (AA, AB ... BA, BB....a.m.d. pn la ZZ), apoi de trei litere (AAA, AAB, AAC, ... BBA .a.m.d. pn la XFD, care reprezint ultima coloan a foii de calcul). Celula Celula reprezint spaiul situat la intersecia unei coloane cu un rnd care poate nregistra, la un moment dat, un singur tip de date ce poate fi introdus de la tastatur sau poate rezulta n urma unei anumite operaii. Celula reprezint unitatea elementar a procesoarelor de calcul tabelar. Ea este folosit ca opernd n formulele i funciile de calcul utilizate n foaie. Iniial toate celulele au aceeai dimensiune, dar ulterior acestea pot fi modificate prin comenzi de formatare a tabelului. Celula curent este celula activ pe care este poziionat pointerul de adresare al foii de calcul, un dreptunghi ce semnific poziia curent a cursorului. ntotdeauna, datele introduse de la tastatur vor fi plasate n celula curent, numai dup apsarea tastei ENTER sau a uneia din tastele de navigare. Adresa Adresa unei celule conine informaii pentru identificarea celulei i este compus din:

litera sau combinaia de litere ce desemneaz coloana;


9

numrul ce identific rndul n care figureaz celula. ntr-o celul din foaia de calcul se pot introduce de la tastatur, urmtoarele categorii distincte de informaii:

cifre; text, compus din caractere alfanumerice i speciale, spaii; adresele altor celule; secvene de comenzi pentru crearea de macroinstruciuni; formule de calcul; funcii.

Procesorul de calcul tabelar va asocia celulei, imediat ce s-a tastat primul caracter, o caracteristic ce va desemna n continuare tipul celulei care va fi: numeric, ir de caractere, formul sau funcie. Zona sau domeniul Zona este format din celule adiacente. O zon poate fi, de exemplu, un ir vertical de celule, o coloan, sau un ir orizontal de celule, un rnd. Ea poate fi alctuit i din mai multe coloane alturate, sau rnduri alturate. Aceasta nu poate avea dect o form dreptunghiular sau ptrat. Celulele situate ntr-o zon se prelucreaz simultan, n acelai mod. Ele se pot nsuma, se pot afia, se pot sorta, copia sau muta n bloc. O zon este adresat prin intermediul coordonatelor sale, coordonate numite n termenii limbajelor spreadsheet range. Coordonatele unei zone se dau, preciznd adresa celulei din colul din stnga sus i a celulei din colul din dreapta jos, separate prin dou puncte.

Figura nr.1.1. Zone (Domenii) de lucru


10

De exemplu, Zona 1 are coordonatele B5:D8, Zona 2 are coordonatele A11:C11, iar Zona 3 are coordonatele F6:F10. Zonele astfel definite pot fi asociate cu un nume range name, pentru a face operarea mai uoar. Formule Formulele sunt expresii aritmetice, prin intermediul crora se realizeaz calcule cu datele din celulele foii de calcul. Formula se introduce n celula respectiv i este evaluat pe loc, iar pe ecran, n celul, se afieaz direct rezultatul. O formul se compune din operanzi i operatori. Operatorii sunt cei aritmetici: + pentru adunare, - pentru scdere, * pentru nmulire, iar / pentru mprire. Operanzii pot fi constante sau variabile. Pe post de variabile sunt folosite adresele celulelor luate n calcul sau funcii din biblioteca proprie. n orice formul se pot folosi parantezele rotunde. Pentru a scrie o formul, aceasta trebuie s nceap cu semnul egal. Regulile privind prioritatea operaiilor sunt aceleai, ca pentru orice expresie matematic.

Figura nr.1.2. Utilizarea formulelor n exemplul anterior s-a folosit formula de calcul a valorii unui produs:

Valoare = cantitate*pre unitar Deci, celula E2 se va completa cu formula:

= C2*D2 n celul va aprea direct rezultatul calculelor (de exemplu: 92000). Orice modificare operat anterior n celulele C2 sau D2, va corecta instantaneu i valoarea din celula E2.

Scrirea formulei

Rezultatul calculului


11

Funcii Pentru o serie de calcule mai complexe, procesoarele de calcul tabelar dispun de un numr apreciabil de funcii, numite i funcii intrinseci. Aceste funcii realizeaz calcule standard cu datele unei celule sau a unei zone de celule. = nume_funcie (arg1, arg2, ) O funcie ncepe cu semnul egal (=), are un nume unic i o list de argumente. Numele se compune din trei sau mai multe caractere. Argumentele funciei sunt construcii sintactice elementare care nu i modific valoarea pe parcursul prelucrrii. Se ntlnesc urmtoarele tipuri de constante:

constante numerice; constante alfanumerice sau iruri de caractere; constante logice.

Constantele numerice sunt fie numere ntregi cu sau fr semn, fie numere reale. Un numr poate avea pn la maxim 15 cifre. Constantele alfanumerice reprezint un text alctuit din litere, cifre sau caractere speciale, ncadrat la dreapta i la stnga ntre ghilimele. Numrul maxim de caractere admis este 256. Constantele logice numite TRUE pentru valoarea adevrat i FALSE pentru valoare fals, se scriu ca atare sau pot rezulta din evaluarea unei expresii logice. Tabelele de adevr pentru operatorii logici NOT negaia, AND conjuncia i OR disjuncia sunt urmtoarele:

A NOT A A B A OR B A B A AND B T F F F F F F F F T F T T F T F

T F T T F F T T T T T T

Fig nr. 1.3. Operatorii logici

Argumentele trebuie separate prin virgul sau punct i virgul, n funcie de setrile implicite. Dac ntr-o funcie un argument este omis intenionat, atunci n locul lui trebuie pus o virgul. Rezultatul evalurii unei formule de calcul este afiat, n celula n care s-a introdus textul formulei sau cea care a fost selectat n prealabil, dac formula s-a introdus n bara de formule. De exemplu funcia: = SUM (E2:E4) (Figura nr. 1.4. Utilizarea funciilor).


12

Figura nr. 1.4. Utilizarea funciilor Exemplul anterior are ca rezultat nsumarea coninutului celulelor ncepnd cu E2 i pn la E4 inclusiv, presupunnd c celulele conin numere, altfel se semnaleaz o eroare de calcul. Rezultatul se depune n E5 (n funcie de ordinea de selectare a domeniului). Exist o gam bogat de funcii ce pot fi grupate pe categorii, de la funcii matematice, financiare, statistice pn la cele mai diverse funcii de manipulare a coninutului celulelor foii de calcul.

Tabelul nr.1.1. Tipul funciilor intrinseci Tipul funciei Aciunea Exemple Matematice Calcule aritmetice i

funcii trigonometrice

ABS, COS, SIN, TAN, LOG, LN, SQRT, PI, ROUND, EXP, MOD

Statistice Calculul unor indicatori statistici pe serii de date

AVG, COUNT, MAX, MIN, STD, SUM, VAR

Financiare Calcule de dobnzi, rate, mprumuturi

DDB, RATE, TERM, FV, IRR, PMT

Logice Evaluarea unor expresii logice

IF, FALSE, TRUE, ISNUMBER, ISERR

Data i ora Calculeaz i afieaz data calendaristic i ora

DATE, DAY, HOUR, MONTH, SECODN, YEAR, TIME

Calcule n baze de date

Calculul unor indicatori ntr-o baz de date

DAVG, DCOUNT, DMAX, DMIN, DSTD, DSUM, DVAR

Scrierea funciei

Valoarea funciei


13

Pentru iruri de caractere

Prelucrarea unor iruri de caractere

CLEAR, CHRR, FIND, VALUE, REPEAT, UPPER

Speciale Diverse prelucrri ale datelor din celulele foii de calcul

COLS, ROWS, ERR, CELL, CELL POINTER

Not:

Un program de calcul tabelar reface n mod automat, toate celulele necesare n momentul n care s-a modificat o valoare;

Aranjeaz valorile n funcie de rezultatul urmrit; Formulele se scriu o singur dat; Exist posibilitatea folosirii unor abloane (templates), foi de calcul tabelar gata

completate, pregtite pentru a fi folosite; Foile de calcul Excel sau filele de calcul (worksheets) sunt asemntoare unor tabele

pentru calcule n format A0.

1.3. Apelarea i prsirea programului EXCEL 1.3.1. Deschiderea sesiunii de lucru Pentru a se putea folosi programul Excel, trebuie cunoscute cteva tehnici de baz utilizate de Microsoft Windows cum ar fi: deschiderea unui grup de programe, lansarea unei aplicaii etc. Pe ecranul calculatorului, la deschiderea acestuia se va vedea ecranul din Windows pe care sunt afiate cteva pictograme n stnga i o bar de operaii (taskbar) n partea de jos. La captul din stnga al barei de operaii se afl butonul Start. Acest buton constituie calea de acces spre sistemul Windows. Executnd un click pe acest buton, pe ecran se deruleaz meniul Start. n cadrul acestui meniu se afl i opiunea All Programs. La selectarea ei se va afia n dreapta, meniul Programs. n interiorul acestui meniu se gsete i dosarul Microsoft Office din interiorul cruia se va selecta Excel 2007. Executnd un click pe pictograma Excel 2007, se deschide sesiunea de lucru n Excel. Dac n fereastra Windows exist pictograma pentru Excel 2007 (a fost realizat o cale scurt de acces la program), se va executa un dublu click pe aceast pictogram.


14

1.3.2. Ecranul Dup operaia de lansare, pe ecran va aprea un registru necompletat numit Book1 (figura urmtoare - Ecranul). Programul Excel permite n acest moment, s se creeze un registru.

Figura nr 1.5. Ecranul de lucru Excel 2007

ncepnd de sus n jos pe ecranul de deschidere din Excel se afl:

Banda ce cuprinde: Office Button; instrumentele standard; titlul programului Microsoft Excel; butoanele de control ale afiajului (minimizare, maximizare, nchidere); meniul (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View); butonul pentru Help;

Bara pentru formule (Formula bar); Zona filei de calcul (Worksheet area) cu numele registrului de lucru (de exemplu

Book1) i matricea foii de calcul.

Celula Activ Antet de coloan

Antet de linie

Etichetele foilor de calcul

Bara de derulare orizontal

Bara de derulare vertical

Bara de stare (Status Bar)

Banda cu instrumentele standard i cu meniul

Bara pentru formule (Formula Bar)

Titlu registrului activ

Office Button

Zona filei de calcul

Butoane de control

Buton Help


15

n partea de jos se afl:

Etichetele foilor de calcul (Sheet1, Sheet2...); Bara de derulare orizontal (Horizontal scroll bar); Bara de stare (Status bar).

n extremitatea dreapt a ecranului se afl: Bara de derulare vertical (Vertical scroll bar).

Operare Butonul Office permite accesul rapid la comenzile fiierelor, comenzi care erau disponibile n meniul File din versiunile Excel 97-Excel 2003 (New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close).

Figura nr.1.6. Comenzile disponibile prin butonul Office

Conine n plus butonul Excel Options care, deschide o caset de dialog cu acelai nume. n cadrul acestei casete se pot schimba sau stabili opiunile de configurare pentru programul Excel 2007.


16

Figura nr. 1.7a. Caseta opiunilor de configurare

Opiunea Popular este folosit pentru a configura :

bara de instrumente mini; utilizarea caracteristicii Live Preview; afiarea tabulatorului Developer (realizator) opiune dezactivat; selectarea schemei de culori prestabilit; numele utilizatorului prestabilit (poate fi schimbat); tipul caracterelor prestabilite (de exemplu Bondy Font, Size 11- poate fi

schimbat-); limba de setare implicit (englez sau romn).

Obs: Unele poriuni au cte o liter de culoare albastr ncadrat ntr-un cerc, acest lucru reprezentnd solicitarea de informaii. Dac se las indicatorul mouse-ului s pluteasc peste acea liter, se va afia o caset pop-up cu o succint descriere a respectivei operaiuni.

Figura nr. 1.7b. Solicitarea informaiilor despre o comand


17

Opiunea Formulas se va folosi pentru personalizarea modului n care Excel trateaz formulele pe care le calculeaz. n mod normal, se monitorizeaz formulele introduse pentru a garanta scrierea corect, n caz de eroare se emite un mesaj de avertizare. Se pot modifica regulile de detectare a erorilor, n sensul de a le ignora. n mod normal cnd se efectueaz modificri ntr-o celul a foii de calcul, se recalculeaz automat ntreaga foaie de lucru. Se poate schimba acest aspect selectnd opiunea Manual, care este dezactivat n mod implicit. Opiunea Proofing (corectur) se va folosi la ajustarea opiunilor AutoCorrect utiliznd un dicionar English (VS), n mod implicit. Dicionarul se poate schimba sau se pot ignora regulile de verificare a tastrilor n celule. Opiunea Save este activat n mod implicit i are rolul de a salva fiierele n format Excel Workbook. Se poate schimba aceast formatare astfel nct, fiierul salvat s fie n Excel 97-2003, Web Page, Excel Template, Text .a. Timpul prestabilit pentru salvrile automate este de 10 minute. Se poate mri sau micora acest interval de timp. Tot aici, poate fi schimbat locaia de salvare a documentelor (fiierelor) create, acionnd butonul Browse i cutnd o alt locaie. n mod implicit, salvarea se execut n My Documents. Acionnd butonul Colors, se afieaz paleta de culori putndu-se schimba culoarea de fundal sau scriere - implicit pentru scriere este negru.

Figura nr.1.8. Setarea culorii de scriere a textului

Opiunea Advanced pune la dispoziie opiunile de editare avansate cum ar fi: modul n care sunt tratate sunetele, precum i sugestiile-ecran (ScreenTips) care apar brusc.


18

Figura nr.1.9. Setrile opiunii Advanced


19



20


Exist opiuni pentru comenzile : copy, cut, paste; print; display; formulas; calcule n foaia de lucru; opiuni generale (de exemplu dimensiunea paginii); compatibilitate ntre foile de lucru; compatibilitate cu programele Lotus.

Figura nr.1.10. Adugarea butoanelor de operare n band


21

Opiunea Customize va fi folosit pentru a se aduga sau nu, diferite butoane de operare pe ecran (de exemplu butoane pentru comenzile Save, Undo, Redo). Opiunea Resource prezint resursele disponibile ale sistemului.

Figura nr.1.11. Resursele disponibile ale sistemului Office

nchiderea casetei de dialog Excel Options se efectueaz acionnd butonul OK, dup ce s-au efectuat schimbrile dorite ale opiunilor programului Excel.


22

n timpul lucrului, cursorul poate lua diferite forme conform tabelului de mai jos.

Tabelul nr 1.2. Formele cursorului la lucru n Excel

Forma cursorului

Tip indicator

Descriere

Indicator cu forma obinuit

Se folosete pentru a selecta comenzi

Indicator cruce umbrit (shadded cross)

Se folosete pentru a selecta celule

Indicator de tip bar (I-beam)

Se folosete pentru a scrie formule sau n orice zon a ecranului pentru a scrie date. Se obine dac indicatorul este plasat n bara cu formule sau se execut un dublu clic pe o celul selectat

Indicator cu sgeat dubl (Two arrow beam)

Se folosete la redimensionarea zonelor cu fond gri (selectate) din foaia de calcul. Se plaseaz lng capetele de tabel ale coloanelor sau ale liniilor i se trage n direcia dorit pentru redimensionare

Indicator sgeat cu dou capete (Double headed arrow)

Se folosete la redimensionarea elementelor grafice

1.3.3. Prsirea sesiunii de lucru Pentru a iei din Excel i a reveni n mediul Windows, se va proceda astfel:

Se apas sau se execut click pe butonul Office i se selecteaz comanda Close sau Exit Excel. nainte de ieire, se salveaz fiierul creat (dac se dorete);

Dublu click pe butonul meniului sistem al ferestrei Excel (situat n colul din dreapta sus al ferestrei Excel) realizeaz o ieire rapid.

23

LUCRUL CU REGISTRE I FOI DE CALCUL

2. 1. Crearea registrelor i foilor de calcul 2. 1. 1. Gestiune registre de lucru Un workbook (registru de lucru) este un fiier Microsoft Excel. Registrele de lucru conin foi de calcul, foi diagram i foi de macrocomenzi. Acest capitol descrie modul n care se deschid, se salveaz sau se caut fiierele de tip registru de lucru. Crearea unui nou registru de lucru Cnd se lanseaz n execuie Microsoft Excel, se deschide un nou registru de lucru (Figura nr. 2.1. Deschiderea unui registru de lucru).

Figura nr. 2.1. Deschiderea unui registru de lucru

Pentru a ncepe lucrul este suficient nceperea tastrii. Dac se dorete crearea unui nou registru de lucru, se va apsa butonul New Workbook (registru de lucru nou).

Capitolul II. Lucrul cu registre i foi de calcul

24

butonul New

Figura nr. 2.2. Un nou registru de lucru creat cu butonul New

O alt modalitate este alegerea comenzii New (Nou) din Office Buton. Se deschide fereastra New Workbook i se acioneaz butonul Create. Dac exist modele n folderul de lansare n execuie, Microsoft Excel va afia o list cu respectivele modele care pot fi utilizate ca baz, pentru noile registre de lucru. Pentru registrele de lucru de interes general, se va selecta modelul Blank and recent Workbook (Figura nr. 2.3. Fereastra pentru crearea unui nou registru).

Figura nr. 2.3. Fereastra pentru crearea unui nou registru

Butonul New

Buton pentru lansarea opetaiei de creare a unui nou registru de

lucru


25

2.1.2. Deschidere registru de lucru existent Pentru a deschide un registru de lucru n care s-a lucrat recent, se poate utiliza lista afiat n partea dreapt a meniului afiat de Office Buton sub eticheta Recent Documents (Figura nr. 2.4. Deschiderea unui registru existent i Figura nr. 2.5. Aplicaie deschis din fereastra Recent Documents).

Figura nr. 2.4. Deschiderea unui registru existent

Figura nr. 2.5. Aplicaie deschis din fereastra Recent Documents


26

O alt modalitate de a deschide un registru de lucru este alegerea comenzii Open (Deschide) din meniul afiat de Office buton sau utiliznd butonul Open (Deschide) ce poate fi apelat i prin combinaia de taste Ctrl+O (Figura nr. 2.6. Deschiderea unui registru prin comanda Open)

butonul Open La deschiderea cutiei de dialog Open, se va selecta un nume de fiier de tip registru de lucru, n csua de editare File of type. S-ar putea s fie necesar alegerea unui driver sau folder diferit, pentru a gsi registrul de lucru dorit. n acest caz, se va selecta registru din zona Look in: locul de cutare, care poate fi: My Recent Documents; Desktop; My Documents; My Computer; My Network Places.

n File of type se va selecta tipul de fiier cutat: Excel, Web Pag, XML File, Text File, Data Source, Access Database, Query File, dbase File,Macros, MicrosoftExcel 4.0, Workbooks, Worksheet, Workspaces, Templates, Add-Ins, Toolbars, Data Interchange Format, Bakup File.

Figura nr. 2.6. Deschiderea unui registru prin comanda Open

Ctrl+O


27

Pentru o cutare rapid a unui fiier, se va alege csua File Name (Numele fiierului) din cutia de dialog Open. De fiecare dat cnd se selecteaz comenzile Open i Save As (Salveaz ca) din meniul Office buton, poate fi specificat un folder implicit pentru a fi folosit de Microsoft Excel. 2.1.3. Partajare registre de lucru ntr-o reea Dac grupul utilizeaz o reea local, cum ar fi Windows for Workgroups sau un alt sistem de lucru n reea, registrele de lucru pot fi partajate fa de ali utilizatori. n funcie de sistemul de reea, se poate observa un buton Tools n cutiile de dialog Open i Save as din Microsoft Excel pentru Windows. Pentru a deschide sau salva un registru de lucru ntr-o reea, trebuie conectat un driver de reea i apoi selectat driver-ul de reea din cutia de dialog Open sau din cea Save as. Aici se pot stabili atributele documentului :

Read-only sau Hidden selectnd opiunea Properties; parola documentului la deschidere sau modificare; opiuni de lucru cu Internetul; alegerea driver-lui de reea (Figura nr. 2.7. Selectarea opiunilor de lucru cu

documentul).

Figura nr. 2.7. Selectarea opiunilor de lucru cu documentul

Pentru conectarea la un driver de reea, se va alege butonul Tools fie din cutia de dialog Open, fie din cutia de dialog Save As, pentru a afia cutia de dialog Map Network Drive (Figura nr. 2.8. Conectarea la driver-ul de reea).


28

Figura nr. 2.8. Conectarea la driver-ul de reea

Dac un registru de lucru este deschis ntr-o reea, ceilali utilizatori, care ncearc s-l deschid, sunt avertizai c registrul de lucru este n folosin. Pe ecran apar opiuni de deschidere a unei copii read-only a registrului de lucru sau utilizatorii sunt anunai, n momentul n care registrul este disponibil. Cnd se lucreaz cu registre de lucru care au fost deschise ntr-o reea este necesar, nchiderea registrului de lucru imediat dup utilizare, astfel nct i ceilali utilizatori s aib acces n modul citire-scriere, la el. Chiar dac este marcat opiunea Read only (Doar citire), din meniul care apare o dat cu selectarea butonului Tools din cutia de dialog Open la deschiderea unui registru de lucru n reea, opiunea Properties, registrul de lucru poate fi totui deschis de ctre alt utilizator cu acces citire-scriere. Dac se dorete salvarea modificrilor, ntr-un registru de lucru care a fost deschis cu acces read-only este necesar utilizarea comenzii Save as din meniul Office, pentru a salva registrul de lucru cu un nou nume. Registrul de lucru original rmne nemodificat.

2.2. Salvare i nchidere registre de lucru Pentru salvarea registrului de lucru curent, se va alege comanda Save (Salveaz) din meniul Office Button sau se va aciona butonul Save (Salveaz). Dac registrul de lucru nu a fost salvat anterior, sau dac a fost deschis ca read-only, apare cutia de dialog Save as, astfel nct se poate tasta un nume pentru registrul de lucru. Se poate selecta driver-ul i folderul n care se dorete salvarea registrului de lucru.

butonul Save (Ctrl+S)


29

2.2.1. Salvarea proprietilor registrului de lucru Se pot introduce informaii sumare despre un registru de lucru, prin alegerea comenzii Properties (Proprieti), caseta de dialog Save as i butonul Tools. Informaiile includ: titlul registrului de lucru, subiectul, autorul, cuvintele cheie, comentarii, locaia pentru salvare, dimensiunea n bytes, data creerii, data modificrii i atributele accesului (Figura nr. 2.9. Proprietile registrului de lucru). Microsoft Excel folosete aceste informaii atunci cnd, caut registrele de lucru. Dac se dorete afiarea cutiei de dialog Properties, de fiecare dat cnd se salveaz un nou registru de lucru, se alege comanda din meniul Tools (Instrumente) i apoi se va selecta opiunea General.

Figura nr. 2.9. Proprietile registrului de lucru

2.2.2. Salvare automat a modificrilor Microsoft Excel poate salva automat, la un interval de timp specificat, registrul de lucru curent sau toate registrele de lucru deschise. Pentru ca Microsoft Excel s salveze automat registrul de lucru, se va alege comanda Excel Options din Office Button. Se selecteaz opiune Save (Figura nr. 2.10. Opiunile de salvare a documentelor Excel). Programul Excel prezint formatul de salvare al registrului de lucru care poate fi schimbat acionnd butonul cu sgeata n jos din dreptul casetei de editare etichetat Save files in this format. Se deschide o list autoderulant cu formatele posibile (Figura nr. 2.11. Formate posibile pentru salvare). Apoi, se va specifica durata de timp n minute, dup care s aib loc salvarea, introducnd o bif n caseta Save AutoRecover information every. Se pot selecta ntre 1 i 120 minute. n continuare, se specific ce anume trebuie salvat i


30

locaia pentru salvri. Cu ajutorul butonului de comand Browse se poate schimba locaia implicit de salvare care este My Documents. Acionnd butonul Colors se deschide fereastra de dialog etichetat Color de unde se poate selecta culoarea pentru scriere (Figura nr. 2.12. Selectarea culorii de scriere n registru).

Figura nr. 2.10. Opiunile de salvare a documentelor Excel

Figura nr. 2.11. Formate posibile pentru salvare

Figura nr. 2.12. Selectarea culorii de scriere n registru


31

2.2.3. Creare copii de rezerv i restaurare document pierdut Microsoft Excel poate salva versiunea anterioar a unui registru de lucru, ca o copie de rezerv, odat cu salvarea unui registru de lucru. Pentru a salva o copie de rezerv a unui registru de lucru se va alege comanda Save As din Office Button i se va selecta butonul Tools i apoi General Options (Opiuni). n caseta de dialog etichetat General Options se va marca cutia de selectare Always create backup (Creaz copia de rezerv) (Figura 2.13. Solicitarea creerii copiei de rezerv).

Figura 2.13. Solicitarea creerii copiei de rezerv Copia de rezerv va avea acelai nume ca i registrul de lucru original, dar cu extensia .BAK. De exemplu, dac registrul de lucru original se numete Tabel Pivot.xlsx, copia de rezerv va fi numit Tabel Pivot.bak. n cazul unei cderi de tensiune sau a unei probleme, se poate restaura registrul de lucru la starea anterioar salvat, prin deschiderea copiei de rezerv. 2.2.4. Vizualizarea registrelor de lucru nainte de imprimare

Pentru Se va selecta opiunea:

A revizui nainte de imprimare un registru de lucru

Print Preview (Revizuire nainte de tiprire);

O alt variant de previzualizare este s se selecteze Page Layout, iar din grupul de instrumente activate de aceasta s se execute un click pe butonul Print Titles. n cadrul


32

ferestrei Page Setup, care se deschide, se va selecta butonnul Print Preview (Figura 2.14. Previzualizarea foilor de lucru). Grupul de instrumente Print Preview conine butoane pentru tiprire, pagina de setup, Zoom, pagina urmtoare, vizualizarea marginilor paginii i buton pentru nchiderea ferestrei de previzualizare a paginii (Figura 2.15. Butoanele opiunii Print Preview). Dup ce s-a realizat previzualizarea paginii (Figura 2.16. Pagina n regim de previzualizare) se execut un click pe butonul Close Print Preview pentru a se reveni la foia de calcul n regim de lucru.

Figura 2.14. Previzualizarea foilor de lucru

Figura 2.15. Butoanele opiunii Print Preview

Figura 2.16. Pagina n regim de previzualizare


33

2.2.5. Salvarea unui registru de lucru ntr-un alt format de fiier Dac registrele de lucru sunt partajate fa de ali utilizatori, care folosesc aplicaii de programe de calcul tabelare, un registru de lucru poate fi salvat ntr-un alt format de fiier. Se va alege comanda Save as din cutia Save as Type (Salvare fiier cu tipul) se va selecta un alt format de fiier.

2.3. Gestiunea foilor de calcul

Deplasare ntr-o foaie de calcul

Pentru deplasarea n interiorul unei foi de calcul, se va utiliza bara de defilare vertical din partea dreapt a ecranului. Butonul de defilare poate fi glisat n sus i n jos. Pentru a efectua o deplasare cu un singur rnd n sus sau n jos, se va activa butonul stng al mouse-ului pe butonul de defilare cu un singur clic (Tabelul 2.1. Mutri cu ajutorul tastaturii).

Pentru a vedea mai mult din bara de defilare, cutia de desprire a numelor foilor de lucru poate fi deplasat la dreapta.

Tabelul 2.1. Mutri cu ajutorul tastaturii Sus, jos, stnga, dreapta Tastele direcionale - sgeile Sus sau jos o fereastr Page Up sau Page Down La nceputul rndului Home La nceputul foii Ctrl+Home La ultima celul coninnd date din foaie

Ctrl+End

Deplasare ntre panouri desprite dintr-o foaie de calcul Pentru deplasarea ntre panourile desprite ale unei foi de calcul este suficient

selectarea unei celule din panoul dorit. Utiliznd tastatura, pentru mutarea ntre dou panouri desprite, se va folosi tasta F6.

Pentru deplasare pe foaia urmtoare se va apsa CTRL+Page Down, iar pentru deplasare pe foaia anterioar CTRL+Page Up.


34

Inserare foi de calcul Pentru a insera o foaie de calcul se va activa eticheta uneia dintre cele afiate n

partea de jos a ecranului, apoi apsnd butonul din dreapta al mouse-ului, se va activa meniul contextual, de unde se va selecta opiunea Insert. O alt metod ar fi selectarea unei foi de calcul, apoi apelarea meniului Insert (Inserare), i alegerea comenzii Worksheet (Figura 2.17. Opiunea General din fereastra Insert). O nou foaie de calcul este inserat i devine foaie curent.

Tabelul 2.2. Variante de inserri ntr-o foaie de calcul

Pot fi inserate: O foaie de calcul sau mai multe foi de calcul - Worksheet O foaie diagram Chart (Diagram); apoi se va alege As New Sheet (ca foaie nou) O foaie de macrocomand Microsoft Excel 4.0 Macro (Macrocomand) O foaie de macrocomenzi International Macro Sheet Un dialog MS Excel 5.0 Dialog (Dialog)

Figura 2.17. Opiunea General din fereastra Insert

Figura 2.18. Inserarea de pagini cu formatare prestabilit


35

Pentru a insera o pagin cu format Template se selecteaz opiunea Spreadsheet

Solutions, se alege un model i se acioneaz butonul OK (Figura 2.18. Inserarea de pagini cu formatare prestabilit).

tergerea foilor de calcul Pentru a terge o foaie de calcul, aceasta va fi selectat printr-un click pe numele ei,

dup care din meniul contextual se va alege comanda Delete (terge). Foaia este tears iar foaia de calcul din dreapta celei care a fost tears devine foaia de calcul curent.

Pentru a terge mai multe foi deodat, acestea se vor selecta, apoi se va alege opiunea Delete (terge) din meniul rapid, adic fiind selectat foaia sau foile de calcul se activeaz butonul din dreapta a mouse-ului, fiind poziionat pe zona selectat, apoi se alege comanda Delete.

Redenumirea foilor de calcul Numele unei foi de calcul poate fi de maxim 31 de caractere, inclusiv spaiile.

Pentru a redenumi foaia de calcul, sau a modifica numele foii de calcul din Sheet x ntr-un nou nume, se activeaz butonul din dreapta a mouse-ului, se alege opiunea Rename (Redenumete), dup care se va tasta noul nume. Dup redenumirea foii de calcul, numele acesteia va apare n bara de jos (Figura 2.19. Redenumirea foilor de lucru).

Figura 2.19. Redenumirea foilor de lucru

Mutarea i copierea foilor de calcul Ordinea foilor de calcul dintr-un registru de lucru pot fi modificat prin mutarea lor

n ordinea dorit. Foile de calcul pot fi mutate i ntr-un alt fiier registru de lucru. Pentru

Numele foilor de calcul


36

aceasta nu pot fi folosite comenzile Cut (Decupeaz), Copy (Copiaz) i Paste (Inserare din Clipboard).

Pentru a muta o foaie de calcul, aceasta se va selecta, i innd apsat butonul mouse-ului va fi poziionat n locul dorit. Un triunghi negru indic locul n care va fi inserat foaia. Pentru a avea loc mutarea, trebuie eliberat butonul mouse-ului. Pentru a muta mai multe foi de calcul, acestea vor fi selectate, dup care se utilizeaz acelai procedeu.

O alt posibilitate este utilizarea comenzii Move or Copy (Mut sau copiaz) din meniul contextual. Va fi selectat registrul sau registrele de lucru care trebuie mutate, apoi se va apela opiunea Move or Copy. La acionarea butonului OK din fereastra de dialog Move or Copy foaia de calcul va fi mutat naintea foii de calcul selectate n cutia Before Sheet (Figura 2.20. Mutarea sau crearea unei noi copii a foii de calcul).

Figura 2.20. Mutarea sau crearea unei noi copii a foii de calcul Dac o foaie, cu acelai nume, exist n registrul de lucru destinaie, foaia mutat va

fi redenumit. Se pot muta foile de calcul ntre registrele de lucru prin glisarea numelor foilor peste

bara de afiare a numelor registrelor. Pentru a muta foile n alt registru de lucru, se poate utiliza aceeai comand Move

or Copy din meniul contextual, iar n cutia To book se va selecta opiunea New book. Este creat un nou registru de lucru, care va conine doar foile selectate (Figura 2.21. Crearea unui nou registru de lucru cu foile selectate).

Figura 2.21. Crearea unui nou registru de lucru cu foile selectate


37

Copiere foaie de calcul ntr-un registru de lucru Pentru a copia foi n cadrul aceluiai registru de lucru, trebuie selectat csua

Create a Copy din fereastra Move or Copy, dup care se observ inserarea unei copii a foii de calcul pe prima poziie n cadrul listei cu numele foilor de calcul. Microsoft Excel redenumete copia foii. De exemplu, o copie a lui Tabel pivot devine Tabel pivot (2) (Figura 2.22. Crearea de copii a foilor de lucru).

O alt metod ar fi selectarea foii de calcul dorite, dup care innd apsat tasta CTRL se va glisa de-a lungul rndului de nume de foi de calcul, pn n poziia dorit. Triunghiul negru va indica locul n care va fi inserat o copie a foii. Odat cu eliberarea butonului mouse-ului foaia va fi copiat n noua poziie. n acest caz noua foaie nu se creaz n prima poziie a registrului.

Figura 2.22. Crearea de copii a foilor de lucru Pentru a copia mai multe foi de calcul deodat, este suficient selectarea lor, dup

care se urmeaz aceleai etape ca mai sus. Pentru a copia o foaie de calcul ntr-un alt registru de lucru, n cutia To book, din

cadrul ferestrei Move or Copy se alege New book, apoi se selecteaz csua adiacent comenzii Create a copy. Se observ crearea unui nou registru de lucru, care va conine doar copia foii de calcul care a fost selectat (Figura 2.23. Copirea unei foi de calcul ntr-un registru nou).

Copia creat n cadrul aceluiai registru

Figura 2.23. Copirea unei foi de calcul ntr-un registru nou


38

O alt modalitate de copiere o constituie glisarea numelui foilor peste bara care le conine. Pentru aceasta, numele ambelor registre de lucru trebuie aranjate astfel nct s fie vizibile.

Selectarea foilor dintr-un registru de lucru

Pentru a introduce date, a edita sau a stabili formatul unei singure foi de calcul, sau a unor foi multiple de calcul, acestea trebuie selectate. Foaia curent este cea care are numele scris pe fond alb cu litere negre n partea de jos a ecranului. Dac se dorete introducerea de titluri de coloane, formule comune mai multor foi, formatarea celulelor, ascunderea sau tergerea mai multor foi deodat se poate folosi selecia de grup.

Figura 2.24. Foaia de calcul curent

Selectarea unei singure foi Pentru a selecta o foaie de calcul este suficient apsarea cu un click al mouse-ului pe numele ei. Utiliznd tastatura, cu CTRL+Page Up se face trecerea la foaia de lucru precedent, iar cu CTRL+Pg Down la urmtoarea foaie de calcul.

Selectarea a dou sau mai multe foi Poate fi selectat un grup de foi care sunt succesive dac se alege numele primei foi de calcul, apoi innd apsat tasta Shift se selecteaz numele ultimei foi de calcul. Dac foile sunt neadiacente, se selecteaz prima foaie de calcul, apoi innd apsat tasta Ctrl se selecteaz pe rnd celelalte foi de calcul dorite. Dac se dorete selectarea tuturor foilor de calcul, se activeaz meniul contextual, butonul din dreapta al mouse-ului, din care se alege opiunea Select All Sheets. Dup ce foile de calcul au fost selectate, acestea sunt considerate a fi grupate, i orice modificare este fcut ntr-una din foile de calcul, se va regsi n fiecare din foile de calcul selectate. Pentru a degrupa foile, se poate activa o alt foaie de calcul, care nu este grupat, sau se poate alege opiunea Ungroup Sheets (Desparte foi) din meniul de comenzi rapide butonul din dreapta al mouse-ului.

Numele foii de calcul curente


39

Observaie: Tastatura poate fi utilizat pentru aproape orice operaie n Microsoft Excel .

Tabelul nr. 2.3 Utilizarea tastaturii n Excel 2007 Taste Windows Aciune Enter Confirm, execut o aciune Esc Abandoneaz o aciune (F1, F2 etc.) Utilizate pentru cele mai comune

comenzi i aciuni Insert, Delete, Backspace

Utilizate pentru editare

Tab, Tastele sgei, Home, End, PageUp, PageDown

Mut, selecteaz sau defileaz

Alt n general se folosete pentru aplicaii relative la ferestrele aplicaiei, cum ar fi alegerea comenzilor i opiunilor din cutiile de dialog

Shift De obicei este utilizat pentru extinderea selectrii, executarea aciunii opuse sau deplasare n direcie opus

Ctrl Utilizat n combinaie cu alte taste pentru comenzi rapide sau pentru alegerea opiunilor din cutiile de dialog


40

41

INTRODUCEREA DATELOR 3.1. Tehnici de introducere date Cu Microsoft Excel se pot introduce rapid i eficient date ntr-o foaie de calcul. Se pot introduce simultan date i n mai multe foi de calcul dintr-un registru, dac se folosesc seleciile de grup. Introducere date ntr-o celul

Introducere date ntr-o zon de celule

Pentru a introduce date n celule succesive, se selecteaz o zon de celule.

Figura nr. 3.1. Introducerea datelor n celule succesive

Tabelul nr. 3.1. Introducerea datelor ntr-o selecie Pentru a introduce date ntr-o selecie Se apas

De la nceput la sfrit ENTER De la sfrit la nceput SHIFT+ENTER De la stnga la dreapta TAB De la dreapta la stnga SHIFT+TAB

Se pot face de asemenea, selecii neadiacente i se introduc apoi succesiv date, n

celulele selectate.

Se tasteaz datele i se apas tasta ENTER. Selecia se mut n jos, pregtit pentru urmtoarea intrare.

Capitolul III. Introducerea datelor

42

Se poate tasta n acelai timp aceeai intrare, n mai multe celule, astfel: se selecteaz celulele n care se dorete introducerea de date, se tasteaz intrarea ntr-o celul i apoi se apas pe CTRL+ENTER. Abandonarea unei intrri

Pentru a abandona o intrare naintea apsrii tastei ENTER, se apas tasta ESC. Dac s-a apsat deja ENTER, se alege comanda Undo Typing sau combinaia de taste Ctrl+Z (Anuleaz intrarea). Cum interpreteaz aplicaia Excel ceea ce se introduce

Se pot introduce dou tipuri de date n foaia de calcul: valoarea constant este data tastat direct ntr-o celul; poate fi o valoare

numeric- inclusiv o dat calendaristic, or, simbol monetar, procentaj, fracie sau notaie tiinific i/sau poate un text. Valorile constante se modific, doar dac se selecteaz celula i utilizatorul editeaz valoarea.

formula este o secven de valori, adrese de celule, nume, funcii sau operatori care produc o nou valoare din valori existente. Formulele ncep ntotdeauna cu semnul egal (=). O valoare ce este produs ca un rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci cnd, se schimb alte valori n foaia de calcul.

Numerele

Cnd se creeaz o nou foaie de calcul, toate celulele au stabilit formatul General pentru numere. Formatul General afieaz ct mai precis numerele, folosind formatul ntreg (789), formatul zecimal (7,89) sau dac numrul este mai lung dect lrgimea celulei, notaia tiinific (7,89E+08).

Atunci cnd poate, Microsoft Excel asociaz automat, formatul corect de numere intrrii utilizatorului. De exemplu, atunci cnd se introduce un numr care conine semnul dolar naintea numrului sau semnul procent dup numr, Microsoft Excel modific automat formatul celulei pentru formatul monetar, respectiv cel procentual, iar cnd se introduc numere, ele sunt aliniate la dreapta celulei.

Atunci cnd se afieaz caracterul diez (####). Dac un numr este prea lung pentru a fi afiat n celul, aplicaia Excel afieaz o serie de caractere diez (####) n celul. Dac se mrete dimensiunea coloanei pentru a o potrivi la limea numrului, numrul va fi afiat n celul.

Un mod facil de a li o coloan, pentru a se potrivi cu selecia este executarea unui dublu clic pe latura din dreapta a chenarului titlului coloanei.


43

Schimbarea modului n care un numr este afiat Se poate schimba formatul de numr pe care Microsoft Excel l asociaz i se pot crea i asocia formate de numere particularizate. Programul Excel pune la dispoziie o serie de stiluri prestabilite, care pot fi aplicate n celulele foii de calcul, dar se pot crea i stiluri proprii.

Un numr poate fi introdus ca un text prin aplicarea formatului Text celulelor, nainte de introducerea datelor de ctre utilizator. Pentru a schimba formatul de editare al numerelor, se alege butonul Cell Styles (Celule) din panglica Home (Figura nr. 3.2. Stilurile de formatare a celulelor), apoi New Cell Style din fereastra Style i se selecteaz butonul de comand Format care deschide o nou fereastr. Din fereastra Format Cells, grupul Number i lista Category se selecteaz formatul celulei (Figura nr. 3.3. Schimbarea formatrii celulelor). Se poate, de asemenea, introduce un numr ca un text- dac se aeaz nainte un apostrof.

Figura nr. 3.2. Stilurile de formatare a celulelor

c Figura nr. 3.3. Schimbarea formatrii celulelor


44

Valoare afiat comparativ cu valoarea memorat

Numrul care se vede ntr-o celul este bazat pe formatul celulei i poate fi diferit de numrul pe care l memoreaz aplicaia Excel. De exemplu, dac o celul are stabilit formatul de afiare doar cu dou zecimale i utilizatorul tasteaz 216,0064 n acea celul, Microsoft Excel afieaz 216,01. Microsoft Excel memoreaz numere cu o precizie de 30 zecimale.

Figura nr. 3.4. Selectarea numrului de zecimale n calcule, Microsoft Excel folosete numrul memorat, indiferent de modul n

care acesta este afiat pe ecran. Date i ore Cu toate c se pot afia datele i orele n mai multe forme standard, Microsoft Excel memoreaz toate datele ca numere seriale i toate orele ca numere zecimale. Deoarece datele i orele sunt vzute ca numere, ele pot fi adunate, sczute i incluse n alte calcule. Se poate vizualiza un format de date sau ore ca un numr serial sau ca un numr zecimal, prin schimbarea formatului celulei n categoria General din fereastra Format Cells (Figura nr. 3.5. Alegerea formatului pentru date calendaristice i ore).

Figura nr. 3.5. Alegerea formatului pentru date calendaristice i ore

Nr de zecimale acceptate 30


45

Texte

Textele pot fi caractere sau orice combinaii de numere i caractere. Orice set de caractere introdus ntr-o celul pe care Microsoft Excel nu-l interpreteaz ca un numr, formul, dat, or, valoare logic sau valoare de eroare este interpretat ca text. Atunci cnd se introduc texte, caracterele sunt aliniate la stnga celulei. Valori logice i de eroare

De obicei, valorile logice rezult din formulele care conin o funcie logic sau o ecuaie. Valorile logice valide sunt TRUE (ADEVRAT) i FALSE (FALS).

Valorile de eroare sunt afiate atunci cnd o formul, nu poate fi calculat cum trebuie pentru o celul. Aceste valori ncep ntotdeauna cu caracterul (#). Valorile de eroare mai sunt #N/A, #VALUE!, #REF!, #NULL!, #DIV/0, #NUM! i #NAME?. n general, nu se introduc valori logice sau valori de eroare, ca date, n foaia de calcul.

3.2. Introducerea numerelor

Pentru a introduce un numr ca valoare constant, se selecteaz celula i se tasteaz numrul. Numerele pot include caractere numerice (de la 0 la 9) i oricare din caracterele speciale: +, ,-, (, ), /, $, %, ., E, e.

Atunci cnd se introduc numerele, se au n vedere urmtoarele: se poate include punctul n numere, cum ar fi 1.000.000; virgula ntr-o intrare numeric este tratat ca punct zecimal; semnele plus introduse naintea numerelor sunt ignorate; se aeaz naintea numerelor negative un semn minus sau se nchid ntre

paranteze. Dac au fost nchise n paranteze rotunde, la acionarea tastei Enter numerele respective vor fi editate cu semnul minus (-) n fa.

Numr fix de zecimale

Se pot introduce automat puncte zecimale. Pentru aceasta, n cadrul ferestrei Format Cells se specific numrul de zecimale dorite. Pentru a se introduce separator la mii, se bifeaz opiunea Use 1000 Separator. Stilul de numr ce se va edita dup selectarea opiunilor, poate fi vzut n fereastra Style. Dac s-a selectat un stil cu 2 zecimale, se va tasta numrul introducndu-se doar virgula, de exemplu: 234567,79234 la acionarea tastei Enter se afieaz 234.567,79- ultima parte zecimal nu se editeaz dar este reinut pentru calcule- (Figura nr. 3.6. Stabilirea stilului de editare a numerelor). Dac se introduce simbolul monetar lei, trebuie stabilit formatul celulelor fcnd click pe butonul Currency (Stil simbol monetar) din fereastra Custom, nainte sau dup introducerea datelor.


46

Figura nr. 3.6. Stabilirea stilului de editare a numerelor n cazul n care se dorete alt simbol monetar se va selecta din fereastra Format Cells, opiunea Accunting iar din lista Symbol, se alege tipul simbolului monetar (de exemplu: EUR sau $). Simbolul monetar $ se va edita n faa numrului, iar EUR dup numr ( Figura nr. 3.7. Schimbarea semnului monetar).

Figura nr. 3.7. Schimbarea semnului monetar

Figura nr. 3.8. Selectarea afirii semnului procent la editarea numrului

n acest exemplu s-a cerut ca numerele introduse s conin separator la mii, s aib 2 zecimale, iar cele negative s aib semnul minus n fa, fontul s fie Calibri 11.

Selectare simbol monetar Dolar Selectare simbol monetar Euro

Fr zecimale

Cu zecimale


47

Pentru a introduce semnul procent (%) se va selecta opiunea Percent din cadrul ferestrei Custom panglica Number Format, variant n care numrul va avea ataat semnul %, dar dispare virgula i numrul se editeaz doar cu partea ntreag (de exemplu: 56779%dac a fost tastat56778,653). Pentru a pstra i virgula zecimal se selecteaz din fereastra Format Cells, lista Category, opiunea Percentage, dup ce n prealabil a fost stabilit numrul de zecimale 56778,653% (Figura nr. 3.8. Selectarea afirii semnului procent la editarea numrului).

Figura nr. 3.9. Stiluri predefinite pentru numere Observaie: Se poate formata rapid un numr dup ce a fost introdus n foaia de calcul, dac se selecteaz i se alege unul din stilurile predefinite pentru numere (Figura nr. 3.9. Stiluri predefinite pentru numere). Introducere numere n formule

Pentru a include un numr ntr-o formul este suficient s se tasteze numrul. ntr-o formul, nu se pot folosi parantezele pentru a indica un numr negativ, punctul pentru separarea miilor sau semnul dolar ($) naintea numrului. Dac se tasteaz un semn procent (%) dup un numr, Microsoft Excel l interpreteaz ca un operator procent i l memoreaz ca fcnd parte din formul. Operatorul procent, acioneaz asupra numrului precedent la calcularea formulei. 3.3. Introducere text

Pentru a introduce texte, se selecteaz o celul i se tasteaz textul. O celul poate conine pn la 255 caractere.

Figura nr. 3.10. Stabilirea formatului pentru texte


48

Se poate stabili formatul caracterelor de tip text n mod individual pentru fiecare celul sau pentru o coloan (Figura nr. 3.10. Stabilirea formatului pentru texte).

Se pot crea i intrri text care includ numere i texte sau doar numere. Se mai poate introduce un numr ca un text: de exemplu, se poate introduce o list de coduri potale. Acest lucru se poate face prin aplicarea formatului text, celulelor libere. O alt modalitate de a introduce numere ca text este de a le aeza nainte, un apostrof. Toate caracterele care nu sunt numerice sunt interpretate de Microsoft Excel, ca texte. Continuarea automat a textului pe rndul urmtor

n loc s se permit extinderea irurilor de text mai lungi peste celulele adiacente, se poate afia textul pe mai multe linii n cadrul celulei. Aceast operaie este denumit, continuarea automat a textului pe rndul urmtor. nainte de a continua textul pe rndul urmtor, se ajusteaz coloana la lungimea dorit. Se alege comanda Cells (Celule) din panglica Home, se selecteaz din grupul de instrumente Alignment

(Aliniere) i Wrap Text (Continu automat textul pe rndul urmtor) . Introducere texte n formule, diagrame i cutii text

Pentru a introduce texte n formule, se nchid caracterele ntre ghilimele duble. De exemplu, formula = Totaluri pentru &2010 va afia textul Totaluri pentru 2010. Etichetele afiate pe diagrame sunt tratate ca text. Cutiile text sunt obiecte grafice care conin texte.

3.4. Introducerea datelor calendaristice i a orelor

Atunci cnd se introduce o dat calendaristic sau o or pe care Microsoft Excel o recunoate, formatul celulei se schimb automat de la General, la formatul de dat sau or adecvat.

Tabelul nr. 3.2. Variante de tastare a datelor calendaristice

Dac se tasteaz Microsoft Excel folosete acest format 3/4/09 1/z/aa 4-Mar-09 z-111-aa 3/4 sau Mar-4 z-111 Mar-09 111-aa 8:50 PM h:mm AM/PM 8:50:35 PM h:mm:ss AM/PM 20:50 h:mm 20:50:35 h:mm:ss 1/5/10 20:50 l/z/aa h:mm


49

Atunci cnd se introduc date calendaristice sau date de tip or, trebuie avute n vedere urmtoarele aspecte:

Microsoft Excel ignor dac, a fost scris sau nu cu majuscule; dac se dorete afiarea orei folosind ceasul cu 12 ore, se tasteaz am sau

pm. Se poate tasta a sau p n loc de am sau pm, dar trebuie inclus un spaiu ntre or i liter. Microsoft Excel afieaz automat ora folosind ceasul cu 24 de ore, doar dac nu se tasteaz am sau pm;

se poate introduce data i ora n aceeai celul. Trebuie doar separat data de or printr-un spaiu liber;

pentru a introduce date, se utilizeaz fie un slash (/), fie o cratim (-). Utiliznd formatele de numere particularizate, programatorul i poate crea propriile sale formate de dat i or calendaristic. Introducere date calendaristice i ore n formule

Nu se pot introduce direct ntr-o formul, numere formate de dat calendaristic sau or. n acest caz, trebuie introduse data sau ora ca un text, ntre ghilimele duble ( ), iar Microsoft Excel l convertete n numrul corespunztor, atunci cnd calculeaz formula.

Dac Microsoft Excel nu recunoate formatul de dat sau or introdus, el memoreaz data i ora ca text, n loc de numr serial. Dac se utilizeaz data sau ora n calculele care ateapt un numr, Microsoft Excel ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. Din acest motiv trebuie utilizat formatul ncorporat sau creat un format particularizat, atunci cnd se utilizeaz n calcule, datele de tip calendaristic sau ore.

3.5. Umplere celule adiacente i creare serii

Se poate copia coninutul celulelor n alte celule, prin glisarea butonului de umplere sau prin folosirea comenzii Fill (Umple) din grupul de instrumente Editing.

De asemenea, se poate crea o serie prin incrementarea valorii din celula curent

ntr-o zon, prin care se gliseaz folosind butonul de umplere. De exemplu, se poate extinde o serie cum ar fi 1, 2, 3 pentru a include 4, 5, 6... sau crea serii cum ar fi: Perioada 1, Profit, Pierderi, Perioada 2, Profit, Pierderi,... etc.

Figura nr. 3.11. Grupul de instrumente pentru editarea datelor


50

Butonul de umplere copiaz date, umple cu date, creeaz serii folosind facilitatea AutoFill (AutoUmplere). Se gliseaz butonul de umplere la stnga, la dreapta, n sus sau n jos pentru a umple cu date (Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere).

Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere Se pot introduce rapid date ntr-o zon selectnd zona, tastnd datele ntr-o

celul i apoi apsnd CTRL+ENTER. Se poate umple o zon adiacent unei zone de date, dac se execut dublu click pe butonul de umplere. Incrementarea unei serii de numere i date

Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere printr-o celul sau o zon de celule care conine valori pe care Microsoft Excel le recunoate ca o serie de numere secveniale, seria este incrementat n zona prin care se gliseaz. Anumite exemple de tipuri de date i secvenele lor sunt listate n tabelul urmtor.

Tabelul nr. 3.3. Tipuri de date pentru crearea de serii

Tip de dat Selecie iniial Serii extinse Numere 10,15 20, 25, 30, 35 Luni i date Jan Feb, Mar, Apr, May

1/13/10, 1/14/10, 1/15/10

Se poate alege comanda Fill (Umple) i apoi se alege comanda Series (Serii) pentru incrementarea seriilor (Figura nr. 3.12. Glisarea butonului de autoumplere). Crearea unei serii bazate pe o singur valoare

Se selecteaz celula sau zona care va fi incrementat i apoi se poziioneaz pe butonul de umplere, iar indicatorul se transform ntr-o cruce. Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere, lunile, zilele i numeralele din irurile de texte sunt incrementate.

Butonul de autoumplere


51

Figura nr. 3.13. Lista nainte de incrementare

Figura nr. 3.14. Lista dup incrementare Crearea unei serii bazate pe valori multiple

Se selecteaz zona care va fi incrementat i apoi se poziioneaz pe butonul de umplere. Indicatorul se transform ntr-o cruce.

Atunci cnd se gliseaz butonul de umplere, din primele dou rnduri ale seleciei se creeaz o serie nou n fiecare coloan a listei.

Figura nr. 3.15. Date iniiale pentru realizarea de serii cu valori multiple

De exemplu, coloana A i mrete valoarea cu 2 la fiecare pas, coloana B i mrete valoarea cu pasul 3, coloana C mrete valoarea anului cu pasul 1 pe cele dou grupe.

Figura nr. 3.16. Serii de date bazate pe valori multiple Controlul modului n care valorile sunt incrementate Se poate utiliza Ctrl att pentru a crea serii din valorile simple, ct i pentru a suprima seriile care sunt incrementate automat de Microsoft Excel.

La data calendaristic s-a incrementat ziua

Cmpului Grupa i-au fost trecute dou nregistrri pentru a face

incrementarea

Date surs pentru incrementare

Figura nr. 3.17. Tabelul surs nainte de incrementarea nregistrrilor


52

Unele serii de date, cum ar fi lunile anului sunt incrementate automat de ctre Microsoft

Excel prin . Dac celula curent conine o valoare simpl cum ar fi 1, valoarea este copiat n zona prin care se gliseaz. Pentru a incrementa o valoare simpl printr-o zon, de exemplu pentru a incrementa 1 la 2, 3, 4 i aa mai departe, se ine apsat tasta Ctrl i apoi se gliseaz butonul de umplere (Figura nr. 3.18. Incrementare automat).

Figura nr. 3.18. Incrementare automat

Pentru a preveni, incrementarea fcut automat de Microsoft Excel a unor valori cum ar fi Ianuarie, se ine apsat tasta CTRL i apoi se gliseaz butonul de umplere (Figura nr. 3.19. Eliminarea incrementrii automate). Crearea unei serii care descrete n valoare

Aa cum s-a creat o serie care crete incremental n valoare ntr-o direcie, se poate crea o serie care descrete n valoare n cealalt direcie. Se poate face acest lucru prin glisarea butonului de umplere n sus sau la stnga. De exemplu, dac exist o serie cum ar fi 0,1,2 care se extinde la dreapta, se poate extinde seria la stnga pentru -3, -2, -1, 0, 1, 2. Dac se gliseaz butonul de umplere n sus sau la stnga seleciei i se oprete n celulele selectate, fr s se treac de prima coloan sau de rndul de sus, vor fi terse datele din selecie.

n coloana C s-a glisat butonul de umplere inndu-se apsat tasta CTRL, variant n care nu s-a incrementat valoarea Ianuarie

Figura nr. 3.19. Eliminarea incrementrii automate

Incrementarea automat a lunilor

Figura nr. 3.19. Crearea de serii descresctoare


53

3.6. Autoumplere (AutoFill) Pentru a utiliza facilitatea AutoFill se procedeaz n felul urmtor:

se selecteaz celula care va fi copiat; se selecteaz celulele n care se dorete copiere (stnga, dreapta, sus, jos fa de

celula ce trebuie copiat;

se acioneaz panglica Home i se selecteaz butonul FILL ; se selecteaz unul din butoanele care indic direcia de copiere; Celulele selectate, vor fi umplute automat cu valoarea selectat pentru umplere

(Figura nr. 3.20. Efectul AutoFill cu selectarea direciei).

Figura nr. 3.20. Efectul AutoFill cu selectarea direciei

O alt variant de umplere automat a celulelor este:

se selecteaz celula care va fi copiat; se selecteaz celulele n care se dorete copierea (stnga, dreapta, sus, jos fa de

celula ce trebuie copiat (Figura nr. 3.20. Selectarea zonei de umplere); din lista Fill deschis prin acionarea butonului Fill se selecteaz Fill Series care

deschide fereastra Series; din cadrul acestei ferestre, se selecteaz seria care poate fi Rows sau Columns i

apoi tipul de umplere AutoFill; se acioneaz butonul de comand OK, avnd ca efect umplerea zonei selectate

n direcia seleciei;

Figura nr. 3.20. Selectarea zonei de umplere


54

De exemplu: dac valoarea celulei a fost Luni selectnd n sus s-a scris Duminic, Smbt, Vineri, Joi. Dac selecia a fost efectuat n jos, incrementarea celulelor umplute a fost pozitiv (Figura nr. 3.21. Selectarea AutoFill i efectul seleciei).

Figura nr. 3.21. Selectarea AutoFill i efectul seleciei

O variant mai uoar este s se trag, de punctul ntunecat din colul dreapta jos a celulei selectate. Cnd s-a eliberat butonul mouse-ului, coninutul i formulele sunt copiate n celulele selectate.

Copierea unei celule n alte foi de calcul. Pentru a copia o celul dintr-o foaie de calcul n alta sunt selectate mai nti foaia de calcul surs i foaia de calcul destinaie. Din cadrul foii de calcul surs, se selecteaz celulele ce se doresc a fi copiate, se apas butonul FILL, iar apoi se selecteaz opiunea Across Worksheets. Pentru a se copia coninutul i formatul celulei, se selecteaz Contents Formats i apoi OK. Copierea cu AUTOFILL

Spre deosebire de Fill care copiaz informaiile n una sau mai multe celule, AutoFill repet valori, continu serii sau extinde liste. Dac s-a introdus Luni (ca n figura anterioar), se trage de punctul ntunecat pentru a selecta nc 6 celule, iar la eliberarea butonului mouse-ului programul a inserat zilele sptmnii n continuare. Se procedeaz astfel:

se introduc date ntr-o celul, de exemplu: Luni; se trage de punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a selecta nc

ase celule; se elibereaz butonul mouse-ului, iar aplicaia Excel insereaz zilele rmase ale

sptmnii n ordine cresctoare sau descresctoare, n funcie de direcia n care se trage punctul.

3.7. Crearea unei liste AutoFill (AutoUmplere) particularizate

Se utilizeaz o list personalizat:

fie prin selectarea unei liste deja introduse n Custom Lists; fie prin crearea unei noi liste n cadrul lui Custom Lists.


55

Se creeaz o list AutoFill (AutoUmplere) particularizat, astfel: se acioneaz butonul Custom Sort din panglica de instrumente care

deschide fereastra Sort; n cadrul ferestrei Sort se deschide lista Order, din care se selecteaz Custom

Lists; n cadrul ferestrei Custom Lists se creaz noua ordine personalizat:

o fie prin tastarea ei direct n tab-ul Custom Lists (Liste particularizate); o fie prin tastarea direct a unei liste n cutia List entries (Intrri list) i

apoi alegerea butonului Add (Adaug) pentru a salva lista (Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere);

se acioneaz butonul de comand OK, avnd ca efect salvarea ferestrei Custom Lists cu noua structur.

De exemplu, n list s-a introdus un nou criteriu i anume: Ridicat, Mediu, Sczut. Ulterior acest criteriu poate fi folosit n crearea de serii personalizate (Figura 3.23. Utilizarea listei personalizate n crearea de serii)

Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere

Figura 3.23. Utilizarea listei personalizate n crearea de serii Se pot importa liste particularizate multiple, prin selectarea lor pe o foaie de calcul i prin alegerea butonului Import (Import). Dac selecia curent conine mai

Butonul Custom

Sort

nainte de acionarea

butonului Ok

Dup aconarea

butonului Ok


56

mult de o coloan i mai mult de un rnd, apare un mesaj prin care utilizatorul este ntrebat dac dorete importarea listelor din rndurile i coloanele seleciei curente. Indicaii pentru crearea listelor particularizate Pentru crearea unei liste particularizate, trebuie s se respecte urmtoarele:

listele ncep cu orice caracter, exceptnd un numr valorile eroare i formulele sunt ignorate n crearea listelor intrrile individuale de list pot conine maxim 80 de caractere fiecare list particularizat poate conine pn la 2000 de caractere

Listele particularizate pot fi folosite i pentru a defini ordini de sortare particularizate. De exemplu, folosind o list particularizat, se poate sorta o list coninnd intrrile Luni, Marti i Miercuri .a.m.d., mai curnd ntr-o ordine a prioritilor, dect ntr-una alfabetic (Figura 3.24. Utilizarea listei personalizate n ordonarea datelor).

Figura 3.24. Utilizarea listei personalizate n ordonarea datelor

Editare sau tergere list AutoFill (AutoUmplere) particularizat

Pentru a edita sau terge o list AutoFill (AutoUmplere) se selecteaz tab-ul

Custom Lists (Liste particularizate) i se procedeaz astfel: pentru a edita un element ntr-o list, se selecteaz acesta din cutia Custom

Lists (Liste particularizate) i se tasteaz modificrile n cutia List Entries (Intrri list) (Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere).

pentru a terge un element dintr-o list, se utilizeaz Backspace; pentru a terge o ntreag list particularizat, se selecteaz lista n cutia

Custom Lists (Liste particularizate) i se alege butonul Delete (terge) (Figura 3.22. Crearea unei liste personalizate pentru autoumplere).


57

Partajarea cu ali utilizatori a listelor AutoFill (AutoUmplere) particularizate

Se pot partaja fa de ali utilizatori, listele Microsoft Excel AutoFill (AutoUmplere) particularizate prin partajarea unei copii a fiierului panglic de instrumente. Pentru a aduga o list particularizat de la alt utilizator, se deschide o copie a fiierului lor panglic de instrumente prin alegerea comenzii Open (Deschide) din Office Button. Atunci cnd fiierul este deschis, listele lui particularizate sunt adugate la listele particularizate din fiierul curent panglic de instrumente.

Protejarea foilor de calcul i a registrelor Se pot proteja celule, foi de calcul, registre.

a) Pentru a proteja celule se selecteaz celula sau domeniul de celule, din banda Home se selecteaz, din cadrul grupului de instrumente Cells, lista autoderulant Format. Din cadrul listei se selecteaz opiunea Lock Cell (blocarea celulei) . . Programul Excel blocheaz celulele selectate, astfel nct acestea nu vor mai putea fi modificate dup ce s-a blocat foaia de lucru. Celulele selectate pentru blocare pot fi goale, pot conine date, formule, titluri. Prin protejarea anteturilor i titlurilor se exclude posibilitatea de a schimba, din greeal, ceva ce nu trebuie modificat.

Figura nr. 3.25. Protejarea formulelor de calcul

Opiunea de blocare a celulei

Butonul pentru deschiderea listei autoderulante Format

Se selecteaz Hidden

Coninutul celulei a rezultat dintr-o formul protejat

Anuleaz protecia formulei de calcul

Figura nr. 3.26. Anularea proteciei formulelor


58

Dac, din aceeai list derulant Format se selecteaz opiunea Format Cells se deschide o fereastr cu acelai nume. Se selecteaz tabul Protection care prezint dou opiuni Locked i Hidden. n mod implicit este bifat opiunea Locked (vizualizarea celulelor). Bifnd opiunea Hidden se solicit ascunderea coninutului celulelor rezultate din calcule (Figura nr. 3.25. Protejarea formulelor de calcul). Celulele protejate vor avea n colul stnga sus un triunghi de culoare verde nchis. Pentru anularea proteciei se selecteaz celula i se deschide lista derulant care i-a fost ataat. Din cadrul acestei liste se selecteaz Lock Cell pentru a anula protecia la nivel de celul (Figura nr. 3.26. Anularea proteciei formulelor). b) Protejarea foii de calcul se realizeaz dac din aceeai list derulant Format se selecteaz opiunea Protect Sheet (potejarea foii) ( ) sau se selecteaz Protect Sheet din grupul de instrumente Changes, din Review (Figura nr. 3.27. Grupul de instrumente Changes). Se deschide o caset de dialog care solicit introducerea unei parole i selectarea tipului de protecie dorit n cadrul foii (Figura nr. 3.28. Protejarea foii de calcul).

Figura nr. 3.27. Grupul de instrumente Changes

Se pot proteja: celulele individuale care au fost deja

selectate i declarate a fi protejate. Se mpiedic:

tergerea rndurilor sau a coloanelor, schimbarea formatului celulelor

individuale, coloanelor, rndurilor; inserrile de rnduri, coloane, hyperlink; tergerile de rnduri i coloane; sortrile, utilizarea faclilitii AutoFilter; inserarea rapoartelor de tip TabelPivot; editarea scenariilor i obiectelor

Figura nr. 3.28. Protejarea foii de calcul Dac nu se specific o parol protecia dispare la reafiarea casetei de dialog Protect Sheet i executarea unui click pentru a debifa opiunea intitulat Protect worksheet and contents of locked cells (protejarea foii de lucru i a coninutului


59

celulelor blocate). n cazul n care a fost introdus o parol nu poate fi debifat aceast opiune dect dac se cunoate i se introduce parola.

La introducerea unei parole se cere o confirmare a acesteia prin reintroducerea ei n caseta de dialog Confirm Password.

Figura nr. 3.29. Confirmarea introducerii parolei Dac protecia este activ, ncercarea de a schimba ceva protejat determin programul Excel s afieze un mesaj de avertizare prin care anun c se ncearc ceva ce nu este permis. Pentru a elimina protecia la nivel de foaie de calcul se va afia banda Review i se va executa un click pe opiunea Unprotect Sheet (elimin protecia foii). n cazul n care a fost introdus parol butonul Protect Sheet s-a transformat n Unprotect Sheet. Acionnd acest buton se afieaz un prompt prin care se cere parola (Figura nr. 3.30. Caseta Unprotect Sheet).

Figura nr. 3.30. Caseta Unprotect Sheet c) Protejarea registrului de lucru se realizeaz selectnd din grupul de instrumente Changes, banda Review, butonul Protect Workbook. Se deschide o list derulant din care se selecteaz Protect Structure and Windows care deschide o fereastr de dialog cu acelei nume (Figura nr. 3.31. Protejarea registrului de lucru).

Figura nr. 3.31. Protejarea registrului de lucru

Eliminarea proteciei la nivel de foie de calcul


60

Pentru a proteja structura registrului de lucru se valideaz caseta etichetat Structure. n acest caz nu se vor putea vizualizarea foile de calcul care au fost ascunse vederii, nu se pot tearge, muta sau edita denumirile foilor de calcul. Nu se vor putea insera noi foi de lucru n cadrul registrului, nu se va putea modifica structura registrului de lucru. Dac se valideaz caseta Windows, din cadrul aceleai ferestre, utilizatorii nu vor putea schimba dimensiunile i poziia ferestrelor din cadrul registrului de lucru. Se pot bifa ambele opiuni de selecie. Not: Ordinea de protecie este: selectare celule, protejare celule, protejarea foii de calcul, protejarea registrului. Pentru a deproteja registrul de lucru se selecteaz din nou aceeai opiune Protect structure and Windows, din Protect Workbook, situaie n care programul solicit introducerea parolei n carul ferestrei de dialog Unprotect Workbook (Figura nr. 3.32. Introducerea parolei pentru deprotejarea registrului). Se introduce parola iar la confirmarea acesteia prin acionarea butonului de comand Ok se anuleaz protecia la nivel de registru.

Figura nr. 3.32. Introducerea parolei pentru deprotejarea registrului

61

UTILIZAREA FORMULELOR 4.1. Analiza datelor prin intermediul formulelor

Utilizarea unei formule poate ajuta la analiza datelor de pe o foaie de calcul. Cu o formul se pot executa operaii cum ar fi adunarea, nmulirea sau compararea valorilor de pe o foaie de calcul. Se utilizeaz o formul atunci cnd, se dorete introducerea valorilor calculate pe o foaie de calcul. La utilizarea formulelor trebuie avute n vedere urmtoarele:

o formul Microsoft Excel ncepe ntotdeauna cu semnul egal (=); o formul este constituit din operanzi i operatori; operanzii pot fi constante sau variabile; operatorii sunt cei aritmetici; variabile pot fi adresele celulelor sau funcii care furnizeaz valori; o constant este o valoare numeric sau text, tastat direct ntr-o celul.

O formul simpl combin ntr-o celul, valorile cu operatori, cum ar fi semnul plus sau semnul minus pentru a produce o nou valoare din cele existente. n Microsoft Excel formulele pot avea diverse forme ce utilizeaz adrese, funcii, texte i nume pentru a executa operaii variate. O formul poate fi interpretat ca o parte a unei ecuaii, al crei rezultat este afiat n celul.

=(A2/4)+250

Constante numerice

Operator de adunare

Operator de mprire

Adres de celul

Capitolul IV. Utilizare formule

62

Bara de formule

Atunci cnd bara de formule este activ sau cnd se editeaz direct n celule, se poate tasta o formul, insera funcii ale foii de calcul i nume ntr-o formul i se pot insera n ea adrese, prin selectarea celulelor. Se execut click cu mouse n zona de intrare sau se poate tasta intrarea pentru a activa bara de formule (Figura nr. 4.1. Bara de formule).

Figura nr. 4.1. Bara de formule

Formula este afiat n zona de intrare, din bara de formule. Formulele pot fi introduse i editate folosind bara de formule (Figura nr. 4.2. Structura barei de formule).

Operator de scdere

Nume

= Venituri - Cheltuieli

Funcii pe foaia de calcul

= SUM (B5:B9), AVERAGE (C5:E6)

Zone celul

Cutia nume afieaz adresa sau numele celulei curente

Zona de intrare din bara de formule

Se poate edita sau introduce o formul ntr-o celul atunci cnd celula este selectat

Afieaz o list de funcii Cutia de abandonare, anuleaz intrarea din bara de formule

Cutia de acceptare, accept intrarea din zona de intrare

Figura nr. 4.2. Structura barei de formule


63

n momentul n care se ncepe introducerea unei formule, cutia nume va afia una din ultimele funcii folosite. nelegerea operatorilor

Se pot utiliza operatorii pentru a specifica operaii cum ar fi: adunarea,

scderea , nmulirea, mprirea, ridicarea la putere, procente operaii ce se execut asupra elementelor dintr-o formul. Operatori aritmetici. n Excel se execut operaii matematice de baz cu ajutorul operatorilor aritmetici; se pot combina valori numerice pentru a produce rezultate numerice (Tabelul nr. 4.1. Operatorii aritmetici).

Tabelul nr. 4.1. Operatorii aritmetici

Ordinea operaiilor Aplicaia Excel execut o serie de operaii, de la stnga la dreapta, n urmtoarea ordine, dnd prioritate unor operatori asupra altora (Tabelul nr. 4.2. Ordinea interpretrii operatorilor aritmetici):

Tabelul nr. 4.2. Ordinea interpretrii operatorilor aritmetici Operator Descriere - Negare (ca n 10). % Procent. ^ Exponent. * i / nmulire i mprire. + i - Adunarea i scdere. & Concatenare texte. = < > =

Comparare.

Operatori Operaia Rezultatul formulei ^ Exponeniala ntoarce rezultatul ridicrii la o anumit putere. + Adunarea ntoarce rezultatul nsumrii valorilor din

celulele selectate. - Scderea ntoarce rezultatul scderii valorilor dintre

dou sau mai multe celule. * nmulire ntoarce rezultatul nmulirii valorilor dintre

dou sau mai multe celule. / mprirea ntoarce rezultatul mpririi valorii unei celule

la valoarea altei celule. % Procent Se plaseaz dup o valoare pentru a calcula ct

la sut (procentul).


64

De exemplu, formula: =3*6^2, ridic pe 6 la puterea a doua i apoi nmulete cu 3.

Anumii operatori acioneaz asupra a dou valori, alii asupra uneia. Formula =150+56 conine operatorul de adunare, ce necesit dou sau mai multe valori, n timp ce formula =25% utilizeaz operatorul procent, ce necesit doar un operand, operatorul procent, n acest exemplu, mparte pe 25 la 100 pentru a produce rezultatul 0,25.

Operatori de comparare. Se utilizeaz astfel de operatori pentru a compara

dou valori i a se produce valoarea logic TRUE (Adevrat) sau FALSE (Fals). = egal; > mai mare dect; < mai mic dect; >= mai mare sau egal cu;


65

Programul Excel calculeaz nti expresiile din paranteze i apoi folosete rezultatele pentru calcularea formulei, aa cum este prezentat n exemplul din urmtorul tabel (Tabelul 4.3. Ordinea de evaluare a expresiilor).

Tabelul 4.3. Ordinea de evaluare a expresiilor

Formula Rezultat =2+3*6 20

=(2+3)*6 30 Programul Excel indic ngrond paranteza stng corespunztoare, atunci cnd