euro, gata să intre în...

Euro, gata să

intre în afaceri

Cum să vă pregătiţi întreprinderea

pentru a lucra cu euro

În alcătuirea acestei liste au jucat un rol important discuţiile cu reprezentanţii asociaţiilor

IMM-urilor şi cu părţile interesate din domeniu, precum şi contribuţia de specialitate a SAP

AG Germania în ceea ce priveşte adaptarea sistemelor IT.

Fotografi i:

© Comunităţile Europene: paginile 4, 5, 6, 7, 12, 16, 17, 19, 21.

iStockphoto: paginile 8, 9, 10, fotografi ile 1 şi 3 de la paginile 13, 15, 22, 23.

stock.xchng: pagina 20.

NECC: fotografi a 2, pagina 13.

DISPOZIŢII LEGALENici Comisia Europeană cât şi nici orice altă persoană care acţionează în numele Comisiei nu sunt responsabile de modul în care sunt utilizate informaţiile de mai jos.

Numeroase alte informaţii despre Uniunea Europeană sunt disponibile pe internet pe serverul Europa (http://europa.eu).

O bibliografi e fi gurează la sfârşitul lucrării.

Luxemburg: Ofi ciul pentru Publicaţii Ofi ciale ale Comunităţilor Europene, 2008

ISBN 978-92-79-08704-2

DOI 10.2765/58714

© Comunităţile Europene, 2008Reproducerea textului este autorizată cu condiţia menţionării sursei

Printed in Belgium

IMPRIMAT PE HÂRTIE ALBĂ FĂRĂ CLOR

Cuvânt înainte 3

1. Planifi carea pregătirilor pentru conversia monetară 4

1.1. Organizarea efi cientă a proiectului

de introducere a monedei euro 4

1.2. Utilizarea tuturor surselor de informaţii 6

2. Adaptări în cadrul întreprinderii 8

2.1. Adaptarea gestiunii contabile şi fi nanciare 8

2.2. Adaptarea sistemelor informatice 10

2.3. Gestiunea trezoreriei 11

2.4. Informarea şi instruirea personalului 14

3. Strategia comercială: relaţiile cu clienţii şi furnizorii 16

3.1. Informarea clienţilor 16

3.2. Dubla afi şare 16

3.3. Preţurile 20

3.4. Relaţiile cu furnizorii 22

3.5. Contractele 23

Lista de verifi care 24

Cuprins

3

Există multe modalităţi și mijloace prin care o societate comer-cială își poate adapta activităţile pentru a lucra cu moneda euro. O societate care se pregătește să treacă la moneda europeană poate decide care sunt cele mai efi ciente măsuri în acest sens în funcţie de mai mulţi factori, precum dimensiunea societăţii, domeniul său principal de activitate, măsura în care lucrează cu numerar, gradul de utilizare a sistemelor IT etc. În mod evident, fi ecare societate trebuie să-și defi nească propriile necesităţi în ceea ce privește trecerea la moneda euro și să decidă asupra celei mai bune metode de abordare.

Obiectivul tuturor pregătirilor este trecerea rapidă și fără difi -cultăţi la moneda euro, cu perturbări minime ale activităţilor comerciale și cu efi cienţă maximă din punct de vedere al costu-rilor. Experienţa anterioară demonstrează că pregătirile de ordin practic efectuate la timp dau roade și ajută întreprinderile să se bucure cât mai curând posibil de avantajele oferite de moneda unică.

Întreprinderile mari sunt, în general, mai ușor capabile să facă faţă provocărilor reprezentate de trecerea la euro decât întreprin-derile mici și mijlocii (IMM-uri). În plus, studiile demonstrează că IMM-urile, în special cele mai mici dintre acestea, au tendinţa de a subestima atât amploarea măsurilor care trebuie luate în vederea adaptării activităţilor lor la euro, cât și riscurile amânării până în ultimul moment a pregătirilor necesare. Este posibil ca IMM-urile să dispună de resurse umane limitate, și ar trebui de aceea să înceapă cât mai curând posibil pregătirile pentru trecerea la moneda europeană, astfel încât să poată funcţiona în euro la parametri optimi chiar din ziua € .

Această broșură își propune să ofere sugestii pentru întreprin-deri și să le ajute în procesul de pregătire pentru introducerea monedei euro. Publicaţia este structurată după cum urmează: (1) planifi carea generală a pregătirilor pentru conversia monetară, (2) adaptări interne necesare și (3) pregătiri la nivel de întreprin-dere în ceea ce privește strategia comercială, inclusiv politica de preţuri și relaţiile cu clienţii și furnizorii.

Cuvânt înainte

„Ziua €” este data

punerii în circulaţie

a bancnotelor și

monedelor euro,

când acestea devin

mijloace legale de

plată. Conform așa

numitului scenariu

big bang, prevăzut

în prezent de

majoritatea statelor

membre care

urmează să adopte

euro, introducerea

monedei euro

fi duciare coincide

cu adoptarea

monedei euro ca

monedă naţională.

Ideile prezentate în

această broșură se

referă în principal

la o conversie

monetară în

contextul scenariului

„big bang”.

Pregătirile ar trebui să înceapă cât mai curând posibil. Ca regulă generală, acesta înseamnă cu cel puţin un an înainte de data ţintă stabilită la nivel naţional pentru introducerea monedei euro. Cu toate acestea, chiar și în ţările care nu au stabilit încă o dată ţintă sau un calendar pentru conversia monetară, este bine ca IMM-urile să înceapă din timp pregătirile pentru a pro-fi ta de oportunităţile oferite de un astfel de demers. Din punct de vedere economic, este logic ca o companie să ţină cont de impactul unei viitoare treceri la moneda euro, și ar putea să o ajute și la obţinerea unui avantaj competitiv faţă de societăţile care nu au început încă pregătirile.

Unul dintre primii pași pe care îi poate face un IMM care se pregătește pentru trecerea la euro este evaluarea impactului

estimat al schimbării monedei asupra activităţilor sale. În ceea ce privește organizarea internă a întreprinderii, conversia monetară va avea un impact asupra sistemelor contabile și asu-pra mediului IT. Întreprinderile ale căror relaţii cu clienţii implică tranzacţii în numerar trebuie să ia în considerare provocările reprezentate de utilizarea în paralel a două monede, pentru o perioadă limitată de timp, înainte și după ziua €, în special as-pectele logistice și de securitate. Aceste întreprinderi vor trebui să aibă în vedere și efectul conversiei monetare asupra relaţiilor cu angajaţii și furnizorii, cu clienţii și cu fi rmele concurente.

1.1. Organizarea efi cientă a proiectului

de introducere a monedei euro

1. Planifi carea pregătirilor pentru conversia

4

5

După ce s-a estimat impactul asupra întreprinderii, este ne-

cesară defi nirea unei strategii. Acest lucru presupune, de exemplu, decizii cu privire la posibilitatea de a utiliza conver-sia monetară ca pe o oportunitate de creștere în ansamblu a efi cienţei întreprinderii și/sau de modernizare a sistemelor IT, la planifi carea în timp a adaptărilor necesare, precum și la mă-sura în care pregătirile se vor baza pe expertiză și consultanţă externă. Multitudinea de decizii pe care le presupune atât ela-borarea, cât și implementarea strategiei poate avea consecinţe pe termen lung pentru întreaga companie, atât din punct de vedere al resurselor fi nanciare, cât și umane. Prin urmare, este important ca adoptarea monedei euro să fi e tratată cu atenţia

cuvenită de către conducerea întreprinderii, pe parcursul întregului proces. Gestionarea efi cientă a proiectului necesită numirea unei persoane (cu experienţă) care să coordoneze

pregătirile pentru conversia monetară. În întreprinderile mici, această sarcină poate fi îndeplinită chiar de proprietarul sau directorul întreprinderii. În cele mai mari, acest rol poate reveni unei echipe de coordonare a proiectului euro la nivelul conducerii întreprinderii.

Este recomandabil să se utilizeze un plan de acţiune cu sar-

cini clare care să ghideze acţiunile coordonatorului euro și cele ale tuturor celor implicaţi în pregătiri. Este utilă stabilirea unor termene limită pentru îndeplinirea diferitelor sarcini.

Pentru implementarea proiectului, ar trebui alocate resurse

umane și fi nanciare sufi ciente. Dacă se apelează la furnizori externi de servicii, ar trebui să se garanteze furnizarea la timp a respectivelor servicii. Întreprinderile ar trebui să aibă în vedere și faptul că, pe măsură ce se apropie data conversiei monetare, este posibil să se reducă și disponibilitatea expertizei IT. Acest lucru implică nu doar riscul unor întârzieri în realizarea adaptă-rilor necesare, ci și riscul unor costuri mai ridicate, însă ambele pot fi evitate prin pregătiri efectuate la timp.

Monitorizarea atentă a progreselor înregistrate în cadrul

proiectului de conversie monetară este esenţială pentru a se garanta identifi carea într-o fază incipientă a problemelor și ris-curilor aferente procesului, permiţând astfel adaptări și corecţii ale planului de acţiune.

monetară

În procesul de pregătire pentru conversia monetară, IMM-urile ar trebui să utilizeze toate sursele de informaţii de care dis-pun. Principalii pași în adoptarea monedei euro la nivel naţional sunt stabiliţi în planul naţional de conversie, adoptat de obicei de guvern și actualizat periodic. Acest plan furnizează orientări pentru toate sectoarele economiei, stabilește calendarul pen-tru adoptarea monedei euro și oferă informaţii despre normele juridice, fi scale și contabile relevante.

În cadrul strategiilor naţionale de comunicare privind euro, statele membre care se pregătesc pentru adoptarea monedei unice furnizează o gamă largă de materiale informative (broșuri, pliante etc.) și organizează diverse activităţi (inclusiv seminarii, conferinţe, expoziţii, spoturi TV și radio). Comisia Europeană sprijină aceste activităţi de comunicare prin acorduri de parte-neriat încheiate cu ţările interesate. În plus, Comisia desfășoară pe cont propriu o serie de activităţi legate de extinderea zonei euro, cum ar fi sondaje, conferinţe și seminarii pentru jurna-liști. Comisia publică și broșuri, afi șe, materiale multimedia și materiale promoţionale despre moneda euro.

1.2. Utilizarea tuturor

surselor de informaţii

Planning the changeover preparations

6666666666666666

7

Pe lângă aceste surse publice de informaţii, IMM-urile pot apela de asemenea la informaţii puse la dispoziţie de organizaţiile

de afaceri, asociaţiile comerciale, centrele Euro Info, came-

rele de comerţ și industrie, bănci, contabili, consultanţi

de afaceri etc. Informaţiile acestora cuprind o paletă largă

de surse, de la pagini de internet dedicate, liste de verifi care („checklists”) pentru societăţi, materiale publicitare cu distri-buţie extinsă și publicaţii tipărite până la consultanţa adaptată nevoilor fi ecărei întreprinderi. Companiile mai mari le pot oferi subcontractanţilor asistenţa necesară pentru a le facilita trecerea la moneda euro.

Pot exista norme sau recomandări naţionale cu privire la con-

versia datelor privind tranzacţiile anterioare, în scopul ra-portării fi nanciare (cum ar fi elemente care alcătuiesc soldurile conturilor debitor și creditor, costurile de achiziţie istorice ale elementelor individuale de inventar etc.).

În ceea ce privește planifi carea bugetară pentru anul în care urmează a fi introdusă moneda euro, întreprinderile ar trebui să-și facă toate calculele direct în euro. De asemenea, trebuie luată o decizie privind momentul și metoda de abordare a conversiei în euro a datelor bugetare istorice.

Legile naţionale sunt cele care stabilesc atât data la care începe raportarea sau perioada de raportare pentru care declaraţiile

fi scale și documentele aferente (de exemplu, documentele pri-vind impozitul pe profi t, TVA, impozitele pe salarii, contribuţiile la asigurările sociale), precum și situaţiile fi nanciare trebuie depuse în euro.

Normele privind conversia capitalului și a acţiunilor socie-

tăţii sunt stabilite, de obicei, în legea privind trecerea la euro. Pentru a asigura o adaptare ușoară a statutului societăţii la euro,

2.1. Adaptarea gestiunii

contabile şi fi nanciare

Planning the changeover preparations2. Adaptări în cadrul întreprinderii

8

9

întreprinderile ar trebui să identifi ce opţiunile posibile oferite de cadrul juridic naţional și, dacă este cazul, să apeleze din timp la consultanţă juridică.

De exemplu, rotunjirea sumelor privind capitalul și partici-

paţiile la capital ar putea fi impusă de legislaţia naţională sau recomandabilă din motive de transparenţă. Întrucât aplicarea ratei de conversie și a normelor privind conversia în cazul ca-pitalului unei societăţi și a participaţiilor la capital denominate în moneda naţională va conduce, în cele mai multe cazuri, la sume în euro nerotunjite, ar putea fi necesară majorarea (sau reducerea) capitalului societăţii pentru a obţine sume rotunjite. O altă opţiune ar putea fi transformarea acţiunilor cu valoare nominală în acţiuni fără valoare nominală, în cazul în care legis-laţia naţională prevede această posibilitate. Indiferent care ar fi soluţia adoptată, normele procedurale aplicabile trebuie res-pectate, iar acest lucru ar putea încetini procesul de adaptare. De exemplu, legislaţia naţională ar putea impune convocarea unei adunări generale extraordinare a acţionarilor pentru orice decizie privind majorarea (sau reducerea) capitalului.

Este necesară revizuirea statutului și a altor regulamente

ale societăţii. Acestea pot cuprinde, de exemplu, valori prag exprimate în monedă naţională (ceea ce necesită, de exemplu, implicarea unor organisme sau comitete de supraveghere) care trebuie adaptate.

Noile societăţi, înfi inţate în anul anterior introducerii euro (ziua €) ar trebui, în măsura în care acest lucru este posibil în conformitate cu legislaţia naţională, să-și exprime capitalul

direct în euro, pentru a evita conversia.

Acţionarii ar trebui informaţi cât mai curând posibil cu privire la orice modifi care a participaţiilor generată de introducerea euro (de exemplu, referitor la numărul acţiunilor, valoarea nominală a acestora, capitalul vărsat și distribuirea profi tului).

2.2. Adaptarea sistemelor informatice

Introducerea euro afectează toate sistemele IT care operează

cu unităţi monetare; printre acestea se numără sistemele utili-zate pentru facturare, state de plată, gestionarea informaţiilor și vânzarea de bilete, programe pentru gestiunea achiziţiilor, aplicaţiile pentru gestiunea stocurilor, precum și sistemele de procesare a informaţiilor fi nanciare, ca de exemplu casele de marcat și alte terminale afl ate la punctele de vânzare. Efortul de a garanta că aceste sisteme sunt adaptate în timp util la noua monedă poate necesita mult timp. Cu cât sunt implicate mai multe aplicaţii IT, cu atât mai devreme trebuie să înceapă pregătirile. IMM-urile ar trebui să înceapă prin a face inventarul

sistemelor IT care vor fi afectate de conversia monetară. În plus, ar trebui identifi cate și echipamentele hardware care necesită modernizare sau înlocuire (de exemplu tastaturi, imprimante, case de marcat sau distribuitoare automate).

Una dintre deciziile strategice care trebuie luate la pregătirea în vederea adaptării sistemelor IT ale IMM-urilor se referă la po-sibilitatea integrării adaptării ocazionate de introducerea euro în cadrul unui proiect IT mai amplu, care să fi e implementat independent de trecerea la euro. O astfel de asociere ar putea fi adecvată în condiţiile unei abordări bazate pe reducerea la minim a costurilor. Ca alternativă, în funcţie de impactul și de sfera de aplicare a diferitelor adaptări IT necesare, precum și de resursele disponibile, poate fi recomandabilă axarea pe adap-tările necesare pentru a se asigura compatibilitatea cu euro și amânarea altor proiecte IT pentru o dată ulterioară.


1010

11

Printre adaptările sistemelor IT impuse de trecerea la euro se numără capacitatea sistemelor de a procesa două monede (cea naţională și euro), de a face faţă cerinţelor legate de dubla afi șare a preţurilor (a se vedea punctul 3.2 de mai jos), de a im-plementa conversiile dintre moneda naţională și euro în con-formitate cu regulile conversiei și de a procesa un număr mare de zecimale. În cazul în care sistemele IT ale unei întreprinderi sunt conectate cu sistemele partenerilor de afaceri, ale furnizo-rilor etc., este necesară asigurarea continuităţii compatibilităţii acestor sisteme și după conversia monetară.

În funcţie de capacitate, sistemele IT existente fi e se pot mo-difi ca, moderniza sau dezvolta, fi e se pot înlocui cu sisteme noi, care îndeplinesc toate cerinţele. În general, orice program

informatic nou achiziţionat de IMM-uri în timpul procesului de pregătire pentru conversia monetară ar trebui să fi e deja eurocompatibil, evitându-se astfel necesitatea unor adaptări ulterioare.

Pentru a se asigura buna funcţionare în euro a tuturor sisteme-lor IT începând cu ziua €, toate aplicaţiile care au fost adaptate ar trebui să fi e testate atent și în mod repetat cât mai curând posibil, pentru a se evita defecţiunile și efectua îmbunătăţirile necesare înainte de momentul în care sistemele IT trebuie să devină operaţionale.

Înainte de conversia fi nală în euro a dosarelor de arhivă și a bazelor de date, este recomandabilă copierea lor, astfel încât să poată fi ușor accesibile dacă este nevoie.

2.3. Gestiunea trezoreriei

Perioada de dublă

circulaţie reprezintă

perioada care

debutează în ziua

punerii în circulaţie

a bancnotelor şi

monedelor euro

(ziua €) şi în decursul

căreia atât moneda

naţională, cât şi euro

sunt considerate

mijloace legale

de plată în statul

membru respectiv.

Perioada maximă de

dublă circulaţie este

de şase luni, însă

statele membre pot

decide să o scurteze.

Majoritatea statelor

membre care se

pregătesc în prezent

pentru introducerea

euro prevăd o

perioadă scurtă de

dublă circulaţie, de cel

mult o lună.

Asigurarea unei conversii monetare fără sincope la nivelul tu-turor operaţiunilor care implică numerar este unul dintre cei mai importanţi pași în procesul de pregătire, în special pentru întreprinderile ale căror relaţii cu clienţii implică un fl ux de nu-merar ridicat. Sectorul vânzărilor cu amănuntul, alături de sec-torul bancar, joacă un rol crucial în ceea ce privește colectarea și retragerea bancnotelor și monedelor naţionale în perioada de dublă circulaţie .

Pentru a reduce la minim perioada în care moneda euro și mo-neda naţională sunt utilizate în paralel și pentru a accelera astfel conversia monetară, comercianţii ar trebui ca, începând cu ziua €, să dea restul exclusiv în euro. În anumite ţări, aceasta ar putea fi chiar o cerinţă a legislaţiei naţionale. Pentru a putea da restul numai în euro, întreprinderile trebuie să se aprovizioneze de la bănci cu necesarul de bancnote și monede înainte de ziua €, în cadrul așa-numitei pre-alimentări subsidiare (sub-frontloa-ding). Aceasta impune comercianţilor cu amănuntul să estimeze în mod realist care le vor fi necesităţile în materie de numerar în primele zile și săptămâni după conversia monetară.

Trebuie reţinut faptul că în această perioadă, cererea de nu-

merar în euro din partea comercianţilor cu amănuntul este

estimată a fi de 3-5 ori mai mare decât în condiţii „normale”, deoarece numerarul în monedă naţională primit de la clienţi nu mai pot fi utilizat pentru a da rest, iar clienţii utilizează pentru plăţi numerar în monedă naţională mai mult decât în mod obiș-nuit, pentru a se debarasa de acesta fără a fi nevoiţi să-l schimbe în euro la bancă. Detaliile operaţiunii de pre-alimentare subsidi-ară (sub-frontloading) se vor stabili prin acorduri între IMM-uri și băncile acestora, care vor fi xa, inter alia, datele de debitare pentru numerarul pre-alimentat subsidiar precum și alte cerinţe suplimentare.


1212

13

Nu trebuie subestimate aspectele logistice și de securitate legate de pre-alimentarea subsidiară (sub-frontloading) cu numerar în euro și, la un nivel mai general, de utilizare în pa-ralel a monedei europene și a celei naţionale, în săptămânile anterioare zilei € și în perioada de dublă circulaţie. Planifi carea atentă și la timp a măsurilor necesare este esenţială pentru a garanta o tranziţie normală către operarea în euro. De exemplu, întreprinderile ar trebui să verifi ce dacă sunt disponibile capa-

cităţi de depozitare sufi ciente pentru volumul suplimentar de numerar. Va trebui verifi cată și capacitatea de transport nece-sară pentru returnarea către bănci a numerarului primit de la clienţi. În condiţiile unui volum mai mare de numerar depozitat în incinta întreprinderii, este de asemenea recomandabil să se verifi ce dacă poliţa de asigurare asigură acoperirea sufi cientă sau necesită adaptări temporare.

La case, este indicat să se prevadă spaţii speciale, cum ar fi sertarele suplimentare pentru manevrarea și depozitarea în

paralel a numerarului în euro și în monedă naţională. În ve-derea reducerii sumelor returnate clienţilor drept rest, aceștia ar putea fi încurajaţi să plătească, pe cât posibil, suma exactă și, în general, să utilizeze pentru plăţi bancnote de valoare mică. În special, comercianţii cu amănuntul mai mari ar putea dori să pună la dispoziţia clienţilor pentru conversia în euro a numerarului în monedă naţională spaţii speciale, altele decât cele de la case, astfel încât clienţii să poată plăti direct în euro și să se poată evita posibilele întârzieri care pot avea loc la casă. O altă posibilitate demnă de luat în considerare este încuraja-rea clienţilor să apeleze mai des la modalităţile electronice de plată (de exemplu, cărţile de credit sau debit) în primele zile de după ziua €, reducând astfel în ansamblu numărul plăţilor în numerar.

Personalul care lucrează cu numerar în relaţiile cu clienţii, în spe-cial casierii, ar trebui instruiţi cu privire la felul în care arată

bancnotele și monedele euro și la elementele de securitate

ale acestora, cu sufi cient timp înainte de ziua €. Instruirea ar trebui să se refere și la manipularea numerarului în euro, în vederea asigurării unor proceduri rapide de verifi care și a redu-cerii riscului de a se comite erori.


2.4. Informarea şi

instruirea personalului

Informarea personalului cu privire la introducerea euro prin in-termediul activităţilor de instruire este deosebit de importantă. Unul dintre obiectivele acestor activităţi ar trebui să fi e facilita-rea înţelegerii consecinţelor și calendarului conversiei monetare. Angajaţilor trebuie să li se explice clar în ce mod are loc conversia și care este rolul lor în acest proces. În special pentru personalul care lucrează cu numerar, ar trebui prevăzute sesiuni de instruire în vederea asigurării unei recunoașteri mai bune și a unei mani-pulări mai rapide a bancnotelor și monedelor euro.

Activităţile de instruire ar trebui să fi e personalizate în func-

ţie de necesităţile fi ecărui grup ţintă. De exemplu, ar trebui să existe activităţi de instruire speciale pentru angajaţii care au contact direct cu clienţii, pentru cei care lucrează cu numerar și pentru cei a căror activitate se desfășoară în departamentul de contabilitate sau de IT. Angajaţii ar trebui încurajaţi să-și exprime opiniile, astfel încât efi cienţa activităţilor de instruire să poată fi evaluată.

În plus, pentru ca angajaţii să înţeleagă care este valoarea euro, se recomandă insistent să se utilizeze tabele de conversie,

convertoare euro etc.

Ar trebui subliniată de asemenea importanţa dialogului dintre

conducere și personal. Experienţa anterioară dovedește că, în special în prima zi de după trecerea la euro, riscul comiterii unor greșeli la returnarea restului este foarte ridicat în sectoarele 14

Deoarece trecerea la euro va presupune pentru prima dată lucrul cu numerar în euro, ceea ce înseamnă că, în mod evi-dent, casierilor le va lipsi dexteritatea de a manipula euro, probabilitatea apariţiei unor erori și a unor suspiciunile legate de posibile fraude va crește în preajma zilei €. Pentru a reduce astfel de riscuri, ar trebui instituite controale interne adecvate, astfel încât să se poată verifi ca corectitudinea tranzacţiilor, mai ales în primele săptămâni de după ziua €.

14

15

cu fl ux crescut de numerar. Așadar, având în vedere faptul că, conversia monetară poate genera situaţii deosebit de stresante pentru angajaţi, problemele potenţiale și posibilele soluţii ar trebui identifi cate și discutate din timp în cadrul companiei. În plus, ar trebui stabilite proceduri referitoare la modul în care tre-buie să se reacţioneze la nivel intern în cazul în care se comite o eroare, precum și la modul în care trebuie gestionate reclamaţiile clienţilor.

Ar putea fi , de asemenea, constructivă implicarea angajaţilor sau a reprezentanţilor sindicali, în cazul unor întreprinderi mai mari, în discuţiile legate de impactul introducerii euro asupra salariilor. Pentru ca personalul să se familiarizeze cu noua monedă, se recomandă indicarea sumelor de pe fi șele de salariu atât în euro, cât și în moneda naţională, cât mai curând posibil după fi xarea ratei de conversie. Este recomandabil să se explice cum s-a ajuns la respectiva cifră în euro, în special în situaţiile în care conversia duce la salarii nominale mult mai mici (de exemplu, suma de un milion ITL corespunde unei sume de „numai” 516,457 EUR). Acest detaliu este relevant în special în cazul întreprinderilor care mai plătesc salariile în numerar.

De asemenea, nu trebuie neglijat aspectul rotunjirii salariilor. Pentru a preveni inexactităţile, se recomandă insistent rotunjirea numai în cazul sumei fi nale, nu și a elementelor individuale care alcătuiesc salariul, cum ar fi impozitul pe venit, contribuţiile la asigurările medicale, drepturile sociale etc.

Odată cu introducerea euro, clienţii din sectorul comerţului cu amănuntul pot avea un sentiment de nesiguranţă și, în anumite cazuri, se pot simţi îngri-joraţi în legătură cu posibilele conse-cinţe negative ale acestei schimbări, cum ar fi creșterea preţurilor. Măsurile menite să sporească încrederea clien-ţilor, bazate pe informaţii concrete, pot contracara atitudinile negative și pot facilita acceptarea euro de către aceștia.

De exemplu, clienţilor li se pot oferi informaţii cu privire la rata de conversie, prin exemplifi care (de exemplu, clienţii pot primi pliante informative sau tabele cu preţurile produselor de bază). Aceasta este o modalitate simplă de a arăta că preţurile au fost convertite în mod corect și de a reduce gradul de nesiguranţă.

De asemenea, clienţii persoane juridice trebuie să fi e informaţi corespunzător. Aceștia trebuie să știe când societatea planifi că să înceapă să utilizeze euro (de exemplu, pentru comenzi, facturi etc.). Societatea trebuie să verifi ce dacă această planifi care ar putea crea probleme pentru principalii săi clienţi.

Cele mai multe planuri naţionale de conversie prevăd o perioadă obligatorie în cursul căreia se practică dubla afi șare a preţurilor (atât în moneda naţională, cât și în euro), aceasta constituind o cerinţă a legislaţiei naţionale.

Dubla afi șare este o metodă esenţială în vederea familiarizării clienţilor și personalului cu valoarea mărfurilor în euro. Acest lucru îi va ajuta „să gândească în euro”. O astfel de măsură poate fi costisitoare într-o primă fază și, în plus, va fi nevoie cu

3.1. Informarea clienţilor


3.2. Dubla afi şare

3. Strategia comercială: relaţiile cu clienţii

16

17

şi furnizorii

siguranţă de echipamente speciale. Cu toate acestea, dubla afi șare reprezintă un instrument efi cient de îmbunătăţire a relaţiilor cu clienţii.

Dubla afi șare ar trebui să fi e lipsită de ambiguităţi, ușor identifi -cabilă și clar lizibilă. Ar trebui întotdeauna utilizată rata integra-lă de conversie atunci când se convertesc preţurile din vechea monedă în euro. Afi șarea nu ar trebui să fi e prea încărcată de cifre și ar trebui limitată la preţul fi nal de plătit de către client. Dubla afi șare poate fi utilizată pe etichetele de pe rafturi, pe etichetele cu preţul produselor, pe listele de preţuri sau în cazul sumei totale afi șate pe bonurile de casă.

Pentru a evita confuziile și posibilele costuri suplimentare, este extrem de important ca dubla afi șare a preţurilor să înceapă

numai după ce rata de conversie ofi cială a fost stabilită în

mod irevocabil. Rata de conversie este fi xată de Consiliu UE odată ce un stat membru a îndeplinit criteriile de convergenţă. Experienţa ţărilor din primul val a demonstrat faptul că clienţii nu au tendinţa de a acorda prea multă atenţie dublei afi șări până în ultimele luni și săptămâni dinaintea conversiei.

Pentru conversia monedelor naţionale în euro și invers, se vor aplica normele enumerate mai jos, prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1103/97 al Consiliului privind anumite dispoziţii referitoare la introducerea monedei euro.

Regulile de conversie se adoptă pentru contravaloa-

rea unui euro în fi ecare dintre monedele naționale

ale statelor membre participante. Acestea se adoptă

cu șase cifre semnifi cative.

Ratele de conversie nu se rotunjesc și nu se trunchi-

ază în procesul de conversie.

Ratele de conversie se utilizează pentru conversia

dintre unitatea euro și unitățile monetare naționale

și viceversa. Nu se utilizează ratele inverse, obținute

din ratele de conversie.

Sumele de bani de plătit sau de contabilizat când se

efectuează o rotunjire după o conversie în euro se

rotunjesc în sus sau în jos, la centul cel mai apropiat.

Sumele de bani de plătit sau de contabilizat care

sunt convertite într-o unitate monetară națională se

rotunjesc în sus sau în jos, la subdiviziunea cea mai

apropiată sau, în lipsă de subdiviziuni, la unitatea

cea mai apropiată sau, în conformitate cu legile sau

practicile naționale, la un multiplu sau la o fracțiune

a unei subdiviziuni sau a unei unități monetare

naționale. În cazul în care aplicarea ratei de conver-

sie determină un rezultat care se situează exact la

mijloc, suma se rotunjește la cifra superioară.


Pentru a ilustra modul în care se realizează conversia, un exemplu

de conversie utilizând lira cipriotă ar arăta după cum urmează:

Rata de conversie este: 1 EUR = 0,585274 CYP.

Pentru a converti în euro suma iniţială exprimată în CYP, aceasta trebuie împărţită la rata de conversie. Suma în euro rezultată se rotunjește la două zecimale, adică la cent. Rotunjirea în sus sau în jos trebuie efectuată în conformitate cu practicile comerciale comune.

181888

19

Exemplul 1

1,30 CYP împărţit la rata de conversie = 2,2211818 EURCea de-a treia cifră este 1, prin urmare suma trebuie rotunjită în jos:

1,30 CYP = 2,22 EUR

Exemplul 2

1,80 CYP împărţit la rata de conversie = 3,0754825 EURCea de-a treia cifră este 5, prin urmare suma fi nală trebuie rotunjită în sus:

1,80 CYP = 3,08 EUR

Pentru a transforma în CYP o sumă exprimată în euro, aceasta trebuie înmulţită cu rata de conversie. Suma în CYP rezultată trebuie să fi e rotunjită la două zecimale. Rotunjirea în sus sau în jos trebuie să se facă în conformitate cu practicile comerciale comune.

Exemplul 3

18 EUR înmulţit cu rata de conversie = 10,534932 CYPCea de-a treia cifră este 4, prin urmare suma fi nală trebuie rotunjită în jos:

18 EUR = 10,53 CYP

Exemplul 4

11 EUR înmulţit cu rata de conversie = 6,438014 CYPCea de-a treia cifră este 8, prin urmare suma fi nală trebuie rotunjită în sus:

11 EUR = 6,44 CYP

Trebuie reţinut faptul că pentru toate tranzacţiile comerciale se folosește rata de conversie integrală de 1 EUR = 0,585274 CYP.

Introducerea euro poate oferi ocazia ideală de a realiza o analiză strategică de piaţă. Studierea și descrierea impactului trecerii la euro asupra societăţii comerciale va constitui o bază pentru dezvoltarea și implementarea strategiei de conversie. La stabilirea preţurile în euro ar trebui luate în considerare urmă-toarele aspecte: structura costurilor, sensibilitatea preţurilor, dorinţa consumatorilor de a compara preţurile, gradul sporit de transparenţă în condiţiile trecerii la euro și modul în care concurenţa își stabilește preţurile.

Este foarte utilă întocmirea unei liste cu cei mai importanţi clienţi și contactarea acestora cu sufi cient timp înainte de con-versie. Clienţilor li se pot oferi liste și cataloage cu preţurile

în euro, cuprinzând și o referinţă la regulile de conversie și exemple de calcul.

Scopul ar trebui să fi e acela de a garanta faptul că impactul con-

versiei asupra preţurilor este, în ansamblu, neutru. În princi-piu, trecerea la euro nu ar trebui să afecteze preţul sau valoarea produselor. IMM-urile ar trebui să fi e conștiente de faptul că, în cursul perioadei în care are loc conversia, clienţii vor fi extrem de sensibili la orice schimbare a preţurilor. Prin urmare, o strategie transparentă de conversie a preţurilor este esenţială în vederea evitării neînţelegerilor.

3.3. Preţurile


202000

21

După conversia preţurilor în euro, poate fi necesară modifi carea ușoară a acestora, pentru a le face mai acceptabile pentru piaţă. Conversia poate conduce la preţuri „neuniforme”, de exemplu 7,32 EUR. În astfel de cazuri, preţurile vor trebui adaptate pentru a obţine un preţ „rotunjit” care este mai ușor de gestionat (de exemplu 7,30 EUR).

Pentru preţurile „psihologice”, ar putea fi necesară stabilirea unor noi preţuri prag. În acest sens, utilizarea rotunjirii siste-matice în jos poate constitui o opţiune comercială, care poate fi folosită pentru publicitate. De exemplu, un produs cu preţul de 49,00 FRF, convertit în 7,47 EUR ar putea fi rotunjit la 7,40 EUR (= 48,54 FRF). Dacă acest lucru nu este posibil din motive fi nanci-are, o altă opţiune poate fi modifi carea cantităţii sau a dimensiu-nilor produsului. Acest lucru poate fi necesar și în cazul articolelor de foarte mici dimensiuni, cum ar fi bomboanele, șuruburile etc. De exemplu, 1 ITL corespunde unei valori de 0,00 EUR. Pentru a se obţine un preţ la care produsul să poată fi comercializat, se poate mări numărul de articole din fi ecare pachet.

Cu toate acestea, rotunjirea sumelor în euro poate avea un im-pact considerabil asupra cifrei de afaceri a companiei, iar acest aspect nu ar trebui subestimat. De exemplu, dacă suma de 2,51 EUR se rotunjește în jos la 2,5 EUR, aceasta înseamnă o dife-renţă de 0,4 %. Impactul acesteia asupra articolelor individuale poate fi neglijabil, însă, în cazul în care un IMM aplică în mod consecvent o politică de rotunjire în jos, rezultatul îi va afecta semnifi cativ cifra de afaceri.

În mod similar, nici consecinţele rotunjirii preţurilor în euro asu-pra relaţiilor cu concurenţa nu trebuie neglijate. De exemplu, dacă preţul unui produs al companiei A este de 200 ITL pe uni-tate, iar preţul unui produs similar al companiei B este de 201 ITL pe unitate, ambele preţurile în euro vor coincide: 0,10 EUR prin rotunjirea la centul cel mai apropiat. În acest fel, compania A și-ar pierde avantajul concurenţial pe care l-a avut anterior.

În anumite ţări, au fost implementate sau sunt în curs de im-plementare iniţiative privind stabilirea corectă a preţurilor; acest lucru s-a întâmplat în urma unui amplu proces de con-sultare, coordonat de comitetele naţionale pentru introducerea

euro, din care fac parte reprezentanţi ai guvernului, ai consu-matorilor și ai sectorului vânzărilor cu amănuntul. Iniţiativele se bazează pe angajamentul voluntar al organizaţiilor de afaceri de a adopta o strategie corectă de stabilire a preţurilor și de a iniţia și comunica cele mai bune practici în pregătirea pentru trecerea la euro. Întreprinderile care aderă la aceste iniţiative se angajează să aplice în mod corect dubla afi șare a preţurilor și să nu crească preţurile bunurilor și serviciilor „din cauza conversiei monetare “.

Aceste iniţiative s-au dovedit a fi deosebit de utile, contribuind la menţinerea încrederii clienţilor în stabilitatea preţurilor. Ele au, de asemenea, o valoare potenţială ca punct de vânzare co-mercială pentru întreprinderi. Participarea la astfel de iniţiative este puternic recomandată.

3.4. Relaţiile cu furnizorii


Se recomandă să li se solicite din timp furnizorilor existenţi să-și trimită listele de preţuri și facturile în euro.

IMM-urile ar trebui să fi e conștiente de faptul că introducerea euro ar putea fi o oportunitate de a obţine condiţii de aprovi-zionare mai favorabile. De exemplu, dacă preţurile reprezintă factorul decisiv în alegerea unui furnizor, transparenţa mai ridicată a preţului și eliminarea riscurilor asociate cursului de schimb, generate de introducerea euro, oferă posibilitatea de a găsi alternative noi și mai puţin costisitoare.

22222

23

3.5. Contractele

Principiul continuităţii contractelor, conform căruia rămân valabile contractele existente care prevăd sume exprimate în moneda naţională, se aplică tuturor contractelor existente. În aceste contracte, valorile monetare vor fi convertite în euro utilizându-se ratele de conversie stabilite ofi cial.

Cu toate acestea, este utilă verifi carea întregii documentaţii ju-ridice a companiei (contracte de muncă, acorduri de închiriere și creditare, poliţe de asigurare etc.) pentru a se verifi ca dacă sunt necesare modifi cări. În cazul în care există dubii, IMM-urile ar trebui să apeleze la consultanţă juridică.

În ceea ce privește noile contracte care stipulează plăţi recu-rente și prevederi valabile și după data conversiei monetare, valorile ar trebui fi xate direct în euro pentru a se evita preţuri neuniforme determinate de conversiile ulterioare.

Pentru contractele încheiate cu parteneri care se afl ă în afara zonei euro, ar putea fi utilă introducerea unei clauze euro care prevede faptul că, în cazul în care contractul continuă și după data ofi cială de introducere a euro, acesta va rămâne unitatea monetară obligatorie.

O astfel de clauză ar putea fi formulată după cum urmează: „Părţile convin ca toate obligaţiile de plată prevăzute în con-tract sunt asumate a fi stipulate în euro, imediat după ce acesta devine unicul mijloc legal de plată. Conversia se va baza pe rata de conversie stabilită ofi cial.”

24

Lista de verifi care

Planifi carea pregătirilor pentru conversia monetara

Societatea comercială este la curent cu data conversiei monetară?

S-a stabilit impactul euro asupra funcţionării societăţii și asupra activităţilor acesteia?

S-a elaborat o strategie de conversie?

S-a pregătit un plan de acţiune privind modul de abordare a conversiei monetare, incluzând atribuiri clare ale sarcinilor?

Cum va fi gestionată conversia (termene de execuţie, resurse umane și fi nanciare sufi ciente, coordonarea cu alte funcţii din cadrul companiei)?

A fost numit în cadrul companiei un coordonator pentru pregătirile de conversie monetară?

Este planifi cată o monitorizare efi cientă în vederea identifi cării problemelor și riscurilor?

Au fost adunate informaţiile disponibile furnizate de guvern, asociaţii comerciale, centre Euro Info, camere de comerţ și industrie, bănci, experţi contabili, consultanţi de afaceri etc.?

Contabilitate și gestiune fi nanciară

A fost pregătită conversia datelor anterioare privind tranzacţiile efectuate?

Bugetul pentru anul în care urmează să fi e introdusă moneda europeană a fost întocmit în euro?

S-a verifi cat începând cu ce dată sau pentru ce perioadă trebuie depuse în euro declaraţiile fi scale și documentele aferente (de exemplu, documentele privind impozitul pe profi t, TVA, impozitele pe salarii), precum și situaţiile fi nanciare?

S-a pregătit conversia și, după caz, creșterea sau reducerea capitalului societăţii?

Adaptări în cadrul societăţii

(contabilitate, IT, gestiunea trezoreriei, instruirea personalului)

25

A fost revizuit statutul societăţii și alte regulamente ale acesteia?

Au fost informaţi acţionarii cu privire la posibilele modifi cări ale participaţiilor?

Sistemele IT

S-a întocmit un inventar al tuturor sistemelor IT utilizate de întreprindere (de exemplu, sistemele utilizate pentru facturare, state de plată, gestionarea informaţiilor, vânzarea de bilete sau gestiunea stocurilor)?

Au fost identifi cate toate sistemele IT afectate de conversia monetară?

S-au adunat informaţiile puse la dispoziţie de furnizorii de sisteme IT cu privire la respectarea cerinţelor impuse de trecerea la euro (de exemplu, capacitatea sistemelor de a opera cu două sau mai multe monede, dubla afi șare a monedelor în perioada de dublă circulaţie, sprijin pentru modifi carea de rapoarte și formulare, aplicarea corectă a regulilor de conversie și rotunjire, documentarea datele istorice în moneda naţională)?

Au fost identifi cate echipamentele hardware care trebuie modernizate sau înlocuite (de exemplu, servere, calculatoare portabile, tastaturi, imprimante, case de marcat, distribuitoare automate, aparate de citit carduri)?

Au fost identifi cate și rezervate din timp resursele externe necesare pentru adaptarea sistemelor IT?

S-a verifi cat dacă soluţiile de modernizare sau înlocuire a sistemelor IT sunt disponibile în timp util?

Au fost identifi cate interfeţele care conectează diferite sisteme IT din cadrul societăţii, precum și sistemele care asigură conectarea cu cele ale partenerilor, furnizorilor etc.?

Care dintre sisteme trebuie schimbate din punct de vedere comercial și/sau tehnic și în ce moment (de exemplu, necesitatea unei schimbări sincronizate a anumitor sisteme)?

A fost pregătită și implementată adaptarea sistemelor IT, fi e cu sprijin din cadrul societăţii sau de către contractanţi externi?

Au fost determinate necesitatea testării sistemelor IT și a echipamentelor hardware și momentul testării?

Care sunt efectele asupra mijloacelor electronice de plată?

26

Gestiunea trezoreriei

A fost evaluată cererea de numerar în euro estimată pentru primele săptămâni de după conversia monetară și a fost contactată banca în vederea aprovizionării cu numerar în euro înainte de ziua € (prealimentarea subsidiară – sub-frontloading)?

Au fost comandate pachete de prezentare a monedei euro?

Există capacităţi sufi ciente pentru depozitarea în paralel a numerarului în euro și în monedă naţională?

Au fost abordate într-o măsură sufi cientă aspectele logistice și de securitate (securitate, asigurări etc.)?

Se preconizează măsuri specifi ce pentru manipularea la case atât a numerarului în euro, cât și a celui în monedă naţională?

Se prevăd măsuri de instruire cu privire la aspectul și elementele de securitate ale monedelor și bancnotelor euro? Se preconizează măsuri de instruire cu privire la utilizarea și manipularea numerarului în euro?

Instruirea personalului

Au fost planifi cate și a fost prevăzut un buget pentru măsuri de instruire (de exemplu, pentru personalul care intră în contact direct cu clienţii, care manipulează numerar, care lucrează în departamentul IT etc.)?

Li s-au pus angajaţilor la dispoziţie tabele de conversie, convertoare etc.?

Au fost informaţi angajaţii cu privire la consecinţele salariale (politica de rotunjire etc.)?

Se preconizează desemnarea unei persoane de contact de la care angajaţii pot să solicite informaţii?

Lista de verifi care

27

Clienţii

Au fost contactaţi și informaţi clienţii, inclusiv clienţii persoane juridice?

Când va începe dubla afi șare și cum se va desfășura (etichetarea produse-lor, liste de preţuri, chitanţe, bonuri de TVA etc.)?

A fost elaborată o strategie de stabilire a preţurilor în euro (conversie, rotunjire, abordarea „preţurilor neuniforme”, a „preţurilor psihologice” etc.)?

Se va asigura transparenţa și posibilitatea de urmărire a modifi cărilor la nivelul preţurilor (în special în ceea ce privește preţurile unitare și calculul preţurilor mixte)?

Ar trebui să participe societatea la o iniţiativă privind o politică de preţuri corectă?

Va fi necesară o repoziţionare în raport cu concurenţa ca urmare a introducerii euro?

Va crea introducerea euro posibilităţi de explorare a unor noi pieţe?

Va crea introducerea euro posibilităţi de dezvoltare a unor noi metode de vânzare (comerţ electronic, comenzi prin poștă etc.)?

Furnizorii

Au fost contactaţi furnizorii și li s-au solicitat liste de preţuri în euro?

A fost luată în considerare posibilitatea de a utiliza conversia monetară drept o ocazie de a revizui relaţiile existente cu furnizorii?

Contractele

Au fost verifi cate toate contractele existente (contracte de muncă, contracte de închiriere, contracte cu parteneri de afaceri din afara zonei euro, contracte cu bănci și alte întreprinderi)?

Are societatea în vedere anumite prevederi referitoare la sumele în euro în cadrul noilor contracte care rămân valabile și după data conversiei monetare și care prevăd plăţi recurente ?

Este considerată necesară asistenţa juridică externă?

Relaţiile cu clienţii şi furnizorii

Informaţii suplimentare:

Moneda euro www.ec.europa.eu/euro

Comisia Europeană, Direcţia Generală Afaceri Economice şi Financiarewww.ec.europa.eu/economy_fi nance

Portalul european pentru IMM-uri www.ec.europa.eu/enterprise/sme

Reţeaua Enterprise Europe www.enterprise-europe-network.ec.europa.eu

Banca Centrală Europeană www.ecb.europa.eu

Comisia Europeană

Euro, gata să intre în afaceri

Cum să vă pregătiţi întreprinderea pentru a lucra cu euro

Luxemburg: Ofi ciul pentru Publicaţii Ofi ciale ale Comunităţilor Europene

2008 — 28 p. — 15.0 x 23.0 cm

ISBN 978-92-79-08704-2

DOI 10.2765/58714

Oficiul pentru Publicaţii

KC-81-07-173-RO-C

euro, gata să intre în...

Documents