EFICIEN VS EFICACITATENewsletter AccedioCteva idei utile pe care v putei sprijini deciziile

Eficien sau Eficacitate? Cuvinte explicate

de tefan Bdescu

n Management (i n Audit1), se folosesc foarte des cuvintele de eficien i eficacitate. n Romnia acestea nu sunt pe deplin conceptualizate. Constat c aproape la fiecare seminar trebuie s m aplec asupra lor, s le explic, pentru a putea trece mai departe la instrumente specifice Managementului de Proiect. Dar mai nti s vedem ce este scris n DEX. n Dic ionarul Explicativ al limbii romne, ambii termeni se confund, adic sunt explica i la fel. Citez: care produce efect (ateptat). Managementul de Proiect ns, prin literatura de specialitate, ofer explica ii distincte celor dou cuvinte, care n limba englez sunt: effective pentru eficace i efficient pentru eficient. Eficien = a face lucrurile cum trebuie (doing things right) Eficacitate = a face lucrurile care trebuie (doing the right things) De aici vine ecua ia:

Adic a face cum trebuie lucrurile care trebuie (doing the right things right)

Eficien + Eficacitate = Excelen

1 Curtea de Conturi European Institu ia de Audit Extern a Uniunii Europene, ofer prin directive precise i distincte auditarea eficien ei i a eficacit ii Blvd. Carol I nr. 70 Bucureti, telefon: 0758 888 542 fax: 0318 105 467 www.accedio.ro

Astfel, cele dou cuvinte sunt transformate n concete. Pentru a le ilustra, utiliza i un exemplu practic: S presupunem c doi tipi, Horia i Marius, sunt nevoi i s-i schimbe o roat la maina proprie, datorit unei pene de cauciuc. Horia ncepe imediat s scoat cricul din portbagaj i s caute prin ncercare eroare pozi ia corect unde trebuie amplasat acesta. Dup 10 minute, pn la urm gsete locul exact unde trebuie amplasat cricul, continu s ridice maina i s schimbe roata. Dup cum se observ, Horia face lucrul care trebuie, dar l realizeaz anevoios. Putem spune c el a fost eficace, dar nu i eficient. Marius pe de alt parte ncepe prin a scotoci prin torpedou i portbagaj manualul, pentru a ti cu exactitate unde trebuie amplasat cricul sub masina. El chiar nu tie unde s-l pozi ioneze, aa c vrea s fac lucrurile sigur, fr s dea gre. Din pcate, manualul este n englez, iar asta i d mari bti de cap. Este asfin itul zilei, iar minutele de lumin sunt foarte pre ioase. Putem spune c Marius este eficient, pentru c el face lucrurile cum trebuie, stnd ct mai pu in timp sub main, dar el nu este eficace pentru c studierea manualului nu este absolut necesar atunci cnd schimbi o roat n urma unei pene de cauciuc. Acum, dac am avea o a treia persoan, Alex, care ar putea schimba roata utiliznd paii care trebuie i fcnd-o rapid, am putea spune c el a fost att eficace ct i eficient. Adic excelent! Alt exemplu ar fi din perioada comunismului, despre care personal nu mi aduc aminte prea bine, ns voi reda o ntmplare eficient dar deloc eficace. Pentru c se dorea cu orice pre creterea produc iei industriale, toate fabricile primeau obiective care trebuiau ndeplinite. O fabric productoare de cuie a primit un obiectiv deosebit de dificil de ndeplinit, peste dublul cantit ii normale care fusese produs n trecut; dar, n mod bizar, cifra cerut era exprimat nu n numr de cuie, ci n numrul kilogramelor de cuie care trebuia produs. Problema a fost rezolvat prin fabricarea unui numr mai mic de cuie mai mari. Erau absolut inutile, dar fiind grele, ndeplineau cerin a guvernului. Eficient? Da. Eficace? Nu. S revenim la zilele noastre: Po i fi ocupat toat ziua cu ntlniri, telefoane, e-mailuri, etc., pentru ca la finalul zilei/sptmnii s observi ca nu i-ai atins obiectivele. De ce oare?

Cum devenim mai eficien i n ac iunile noastre?Sunt dou principii foarte cunoscute n Managementul Proiectelor de care ar fi bine s inem cont:

Blvd. Carol I nr. 70 Bucureti, telefon: 0758 888 542 fax: 0318 105 467 www.accedio.ro

1. Principiul Pareto2 (sau regula 80/20). Aceast lege poate fi sumarizat foarte simplu: 80% din rezultate sunt efectul a 20% din efortul depus. Se poate spune c, 20% din oameni ctig 80 % din bani; 20% din clien i aduc 80% din venituri, etc. n practic sunt de fcut 2 lucru simple: - aflm care sunt cele 20% din ac iuni care produc 80% din rezultate i ne concentrm asupra lor; - aflm care sunt cele 20% din sursele care ne cauzeaz 80% din probleme i ne concentrm pe eliminarea lor. Cu ajutorul metodei Pareto, ac iunile asupra crora ne vom concentra efortul, vor avea un efect de eficacitate. 2. Principiul lui Parkinson3 (deadline-urile). Acest principiu spune c percep ia asupra unei sarcini va crete n importan i complexitate direct propor ional cu timpul alocat finalizrii acesteia. Adic, cu ct vei avea un deadline mai scurt pentru a termina un anumit lucru, cu att vei fi mai eficient i mai focalizat pe terminarea lui. Cu ct timpul alocat crete, va crete i presiunea mental asupra ta i vei percepe respectiva sarcin mult mai grea dect este de fapt. Asta se poate traduce n felul urmtor: rezultatele sarcinilor cu deadline-uri mai scurte sunt aproape ntotdeauna egale sau mai bune dect n cazul termenelor limit lungi. Eu, oare cum am fost cu acest newsletter pentru dumneavoastr, eficient sau eficace?

2. Economist Italian Vilfredo Pareto, a observat n 1906 c 80% din suprafa a Italiei este de inut de 20% din popula ie. Efectul Pareto este exins dup un secol la scar larg. 3. Cyril Northcote Parkinson, istoric naval Britanic, a formulat celebra lege Parkinson, n 1957.

Blvd. Carol I nr. 70 Bucureti, telefon: 0758 888 542 fax: 0318 105 467 www.accedio.ro