Download - Obiectivele Controlului Intern
-
12
Capitolul 2
Obiectivele, structura i principiile controlului intern
2.1 Obiectivele controlului intern
2.2 Structura controlului intern
2.3 Principiile controlului intern
2.1 Obiectivele controlului intern
Obiectivul general al controlului intern este s vegheze asupra factorilor
care condiioneaz continuitatea activitii entitii i realizarea obiectivelor
propuse. Acest obiectiv general este divizat n obiective particulare. Aceast
definiie global n funcie de obiective evideniaz:
Controlul intern nu este o creaie static; el i adapteaz procedurile
la cerinele n continu schimbare ale entitii i iniiaz ori susine
n acelai timp transformrile ce au loc n entitate;
Toate nivelurile de conducere sunt implicate n controlul intern;
Controlul intern ofer o asigurare rezonabil c poate contribui la
atingerea obiectivelor entitii. Controlul intern nu a fost conceput
pentru a garanta reuita organizaiei, ci pentru a crete probabilitatea
reuitei.
00:50
Timp necesar: 50 minute
Parcurgnd acest capitol vom afla:
Care sunt obiectivele principale ale controlului intern;
Care este structura controlului intern;
Care sunt principiile controlului intern.
-
13
Pentru a atinge acest obiectiv general, se atribuie obiective permanente
controlului intern. Acestea pot fi grupate astfel:
a) secuitatea activelor;
b) calitatea informaiilor;
c) respectarea normelor generale i specifice;
d) optimizarea alocrii resurselor.
a) Securitatea activelor
Un bun sistem de control intern trebuie s contribuie la conservarea
patrimoniului entitii. Aceste preocupri, care se refer la imobilizrile
corporale, stocuri, imobilizrile necorporale, trebuie s aib n vedere i alte
elemente care sunt importante pentru entitate.
Printre acestea menionm:
Personalul entitii, partea cea mai preioas a patrimoniului;
personalului i sunt asociate anumite riscuri care trebuie
identificate i evaluate de controlul intern (securitate, risc social
etc.);
Imaginea entitii, care poate fi afectat de un control inadecvat
al operaiunilor (accidente de mediu etc.);
Informaiile confideniale ale entitii (tehnologice, comerciale,
management etc.). Lipsa controlului intern asupra circulaiei
informaiilor, poate constitui una din cauzele care ncurajeaz
scurgerea informaiilor n exteriorul entitii.
-
14
b) Calitatea informaiilor
Imaginea entitii se reflect n informaiile pe care le ofer n exterior.
n interior informaiile trebuie s susin deciziile conducerii. Controlul intern
trebuie s urmreasc s fie emise informaii fr greeli i omisiuni. Pentru
aceasta informaiile trebuie s fie:
- fiabile i controlabile;
- exhaustive;
- pertinente,
- disponibile.
Informaii fiabile i controlabile
Informaiile care circul n entitate trebuie s fie de bun calitate i
exacte. Sistemul informaional trebuie s asigure exactitatea informaiilor i s
ofere posibilitatea verificrii lor. Pentru aceasta trebuie s existe probe care s
certifice aceast calitate a informaiei, care s ofere garanii celor care doresc
s verifice dac informaiile sunt exacte. Probele se afl n documentele
gestionate de compartimentul de contabilitate, n documentele
compartimentelor de producie (nregistrrile presiunii, temperaturii, debitelor
etc.), n documentele compartimentului de marketing (evenimente de
promovare, km parcuri etc.) etc.
Informaii exhaustive
Informaiile trebuie s fie complete. Sistemul de control intern trebuie
s vegheze ca sistemul informaional s ofere datele ateptate, s se asigure c
sunt culese toate informaiile primare necesare, c acestea sunt prelucrate i
prezentate conform procedurilor.
-
15
Informaii pertinente
Informaiile care circul n entitate trebuie s satisfac cerinele
obiective de informare a beneficiarilor, trebuie s fie utile. Nu abundena
informaiilor este esenial, ci capacitatea acestora de a satisface ateptrile
beneficiarilor. Controlul intern trebuie s contribuie la dimensionarea fluxului
de informaii astfel nct acesta s contribuie la sporirea cunotinelor i la
uurarea muncii.
Informaii disponibile
Informaiile trebuie s fie oferite la termenele stabilite i s fie uor
accesibile i uor de folosit. Controlul intern reprezint unul din factorii care
contribuie la ndeplinirea acestor cerine.
c) Respectarea normelor generale i specifice
Controlul intern trebuie s certifice gradul de conformitatea la aplicarea
legilor, hotrrilor, regulamentelor, contractelor. Trebuie n acelai timp s
descopere performanele slabe, erorile sau insuficienele determinate de
nerespectarea instruciunilor, precum i cauzele care au dus la apariia lor:
slaba comunicare, lipsa controlului, neclaritatea sarcinilo etc.
d) Optimizarea alocrii resurselor
Controlul intern trebuie s constate dac resursele entitii sunt utilizate
n mod optim, dac entitatea are mijloacele necesare pentru a-i pune n
aplicare politca.
Controlul intern trebuie s supravegheze i s evalueze eficacitatea
sistemului de management al riscurilor din entitate.
-
16
2.2 Structura controlului intern
Obiectivul general al controlului intern cuprinde mai multe obiective
specifice, individualizate n funcie de domeniul de activitate supus
controlului. Lucrrile de specialitate menioneaz trei forme de control intern:
controlul strategic, controlul de gestiune i controlul operaional.
Controlul strategic este preocupat de modul cum sunt aplicate
procedurile de planificare, de modul cum sunt fixate i ajustate opiunile
strategice, de modul cum sunt ndeplinite obiectivele strategice. Controlul
strategic trebuie s aib metode i proceduri pentru a evalua concordana
dintre obiectivele i strategiile entitii, pentru analiza activitilor ce se
ntreprind pentru ndeplinirea obiectivelor strategice i pentru evaluarea
rezultatelor. ntruct planurile i prognozele se concep pentru intervale de 3-
10 ani, controlul intern strategic trebuie s aib continuitate i stabilitate
pentru a-i putea ndeplini sarcinile cu care a fost investit.
Controlul de gestiune informaii despre elaborarea i aplicarea
planurilor i programelor anuale i despre rezultatele obinute n urma
desfurrii acestora, concepute ca pri ale obiectivelor strategice.
Informaiile oferite de controlul de gestiune trebuie s contribuie la elaborarea
deciziilor de pilotaj. Controlul de gestiune trebuie s aib la dispoziie metode
i proceduri adecvate pentru colectarea i prelucrarea informaiilor, pentru
evaluarea performanelor n comparaie cu cele propuse i posibile la
momentul dat.
Controlul operaional are ca obiectiv s culeag informaii despre
derularea programelor de activitate curent, sesiznd abaterile pozitive sau
-
17
negative de la obiectivel propuse, identificnd n acelai timp cauzele care le-
au determinat. Controlul intern operaional propune i msuri de mbuntire
a activitii i de folosire mai bun a resurselor dispnibile n entitate.
2.3 Principiile controlului intern
Controlul managerial a generat anumite adevruri fundamentale care
sunt menionate n continuare sub form de principii. Controlul este un
subsistem al sistemului de management i principiile sale sunt similare celor
identificate la celelalte funcii ale managementului. Acesta principii, pot fi
grupate n trei categorii, care reflect scopul i natura, structura i procesul
controlului.
2.3.1 Principiile referitoare la scopul i natura controlului
a) Controlul se face ntotdeauna cu un scop. Sarcina principal a
controlului este s constate dac activitile i rezultatele entitii se realizeaz
la nivelul planficat i ateptat, iar atunci atunci cnd aceasta nu se ntmpl,
trebuie s msoare abaterile i s identifice posibilitile de eliminare a
acestora precum i a factorilor care le-au determinat (identificarea i evaluarea
riscurilor).
b) Concluziile controlului sunt puternic influenate de viitor. Datorit
decalajelor n timp ntre manifestarea cauzei care produce abaterea, sesizarea
Fig. 1
-
18
abaterii, adoptarea deciziei de corectare a abaterii i producerea efectului
aciunii de corectare a abaterii, sistemul de control trebuie s-i elaboreze
concluziile bazndu-se pe anticiparea evenimentelor viitoare. Aceasta ofer
managerilor posibilitatea s identifice abaterile indezirabile (de la nivelul
planificat) nainte ca ele s se produc i s ntreprind n timp util aciunile
de prevenire a abaterilor.
c) Principiul responsabilitaii controlului. Responsabilitatea managerilor
de a monitoriza i stpni procesele pentru realizarea obiectivelor entitii,
este transmis parial echipei de control. Aceasta poart rspunderea pentru
cantitatea i calitatea informaiilor oferite, pentru prezentarea lor n timp util,
pentru propunerile de mbuntire a strii existente, pentru capacitatea de a
oferi informaii pertinente despre mediul extern.
d) Principiul eficienei controlului. Controlul este justificat numai dac
este generator de valoare adugat. Cheltuielile cu controlul trebuie s fie mai
mici dect avantajele produse de acesta. Oportunitatea controlului trebuie
analizat periodic, pentru a adapta controlul la cerinele n continu schimbare
ale entitii.
e) Principiul controlului indirect. Cu ct responsabilitile unui manager
sunt mai mari, cu att scade posibilitatea acestuia de a realiza un controlul
direct asupra proceselor entitii. El folosete pentru aceasta informaiile
culese i oferite de specialitii care realizeaz controlul. Se acord atenie
informaiilor generale eseniale ce caracterizeaz entitatea i evoluia ei,
informaiilor care sunt utile la fundamentarea deciziile.
2.3.2 Principiile referitoare la structura controlului
Principiile care urmeaz sunt menite s scoat n evidena modul n care
-
19
sistemele i tehnicile de control pot fi concepute pentru a mbunti calitatea
controlului intern.
a) Principiul reflectrii planurilor activitilor. Cu ct planurile sunt mai
clare, mai complete i mai integrate, cu att obiectivele controalelor vor fi mai
uor de stabilit i de realizat. Concluziile controalelor vor putea mai exacte,
mai concise i mai utile managerilor.
b) Principiul adecvrii organizaionale. Sistemul de control trebuie s
fie adecvat sistemului de organizare a entitii, a centrelor de responsabilitate.
Cu ct structura organizatoric este mai clar i responsabilitile mai bine
definite, controlul va putea s constate mai uor cum sunt ndeplinite sarcinile
i obiectivele planificate, unde exist abateri i care sunt cauzele lor, ce
msuri sunt adecvate pentru eliminarea lor.
c) Principiul personalizarii controalelor. Informaiile oferite de control
trebuie s fie adecvate destinatarului. Ele trebuie culese, prelucrate i
prezentate n aa fel nct s fie utile celor care le folosesc pentru
fundamentarea deciziilor. Numrul informaiilor, coninutul i forma lor de
prezentare trebuie s fie elaborate astfel nct s satisfac nevoia de
informaie, dar n acelai timp informaiile i forma lor de prezentare trebuie
s fie inteligibile i uor de folosit. Tehnicile de control i informatiile culese
trebuie s fie adaptate nevoilor fiecrui manager. Excesul de informaii este
inutil, iar deficitul poate duce la luarea unor decizii greite.
2.3.3 Principiile referitoare la procesul de control
a) Principiul standardelor. Controlul este recomandabil s se fac dup
metode, proceduri, norme recunoscute de entitate. Aceasta duce la formarea
unui mediu n care controlul se poate realiza n condiii optime.
-
20
Echipei de control i se aloc de ctre conducerea entitii responsabiliti
specifice, regulile dup care se face controlul sunt cunoscute de cei controlai,
obiectivele controlului i informaiile pe care trebuie s le culeag echipa sunt
anerior stabilite, metodele i procedurile de control sunt aprobate de
conducere, concluziile i propunerile sunt prezentate ntr-un anumit format
predefinit.
b) Principiul punctului critic al controlului. Controlul va acorda atenie
elementelor pe care conducerea le consider la momentul respectiv
importante. Evenimentele interne sau exterioare entitii pot orienta controlul
spre anumite procese, activiti sau evenimente semnificative n acel moment
pentru entitate. n condiii normale planul de control este ntocmit astfel nct
s ofere conducerii informaiile eseniale pentru entitate.
c) Principiul excepiei. Controlul trebuie s ofere managerilor informaii
care s surprind abaterile importante de la obiectivele stabilite prin bugete i
plan. Concluziile controlului vor evidenia excepiile referitoare la
funcionarea normal a entitii, pentru a avertiza conducerea c este necesar
s acorde atenie abaterii respective.
Acest principiu se poate confunda cu principiul punctului critic al
controlului, pentru c ele au o oarecare nrudire. Totui, punctul critic al
controlului trateaz problema recunoaterii punctelor care trebuie inute sub
observaie, n timp ce principiul excepiei trateaz problema observrii
mrimii abaterilor n aceste puncte critice.
d) Principiul flexibilitaii controlului. Planul de control este ntocmit
innd cont de prevederile planurilor de activitate ale entitii, urmrind i
comparnd realizrile cu obiectivele stabilite prin plan. n condiiile n care
conducerea modific prevederile planului, se va modifica, dac se consider
-
21
necesar, i planul de control. Planul modificat poate stabili sarcini diferite,
modificri ale obiectivelor pe care trebuie s le ia n consideraie echipa de
control. Uneori transformrile dintr-o entitate pot diminua sarcinile de control
pentru anumite procese i schimba obiectivele controlului.
e) Principiul aciunii. Controlul este justificat numai dac abaterile
sesizate de acesta (previzibile sau reale) permit intervenia conducerii pentru
corectarea lor nainte de a-i produce efectele sau pentru eliminarea lor
grabnic.
Controlul este o risip de resurse dac nu este urmat de aciuni corective.
Controlul poate propune intervenii pentru eliminarea factorilor care au
generat abaterile, dar ele se vor aplica numai prin voina conducerii.
Vocabular: control intern, control strategic, control managerial,
control operaional.
1. Care sunt obiectivele principale ale controlului intern? 2. Care sunt elementele la a cror securitate poate contribui
controlul intern?
3. Care sunt obiectivele controlului intern referitoare la calitatea informaiilor dintr-o entitate?
4. Ce obiective i propune controlul intern referitoare la respectarea normelor generale i specifice?
5. Ce obiective i propune controlul intern referitoare la optimizarea alocrii resurselor?
6. Care este structura controlului intern? 7. Care sunt principiile controlului intern referitoare la scopul i
natura controlului?
8. Care sunt principiile controlului intern referitoare la structura controlului?
9. Care sunt principiile controlului intern referitoare la procesul de control?