codului controlului intern managerial al entităţilor publice

45
ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor pu EMITENT: SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI PUBLICAT ÎN: !NIT!RUL !"ICIAL nr# $$$ din %% iunie %&'( Data intrarii in i!"are : 22 iunie 2015 A)*nd +n )edere pre)ederile art# ( alin# ,%-'. din !rdonanţa Gu)ern controlul intern/managerial 0i controlul 1inanciar pre)enti)2 republicat ulterioare2 +n temeiul art# ( alin# ,$. din 3otăr*rea Gu)ernului nr# $&(/%&&4 pri)ind 1 General al Gu)ernului2 cu modi1icările 0i completările ulterioare2 5ecretarul general al Gu)ernului emite următorul ordin6 ART# ' Se aprobă Codul controlului intern/managerial al entităţilor publi control intern/ managerial2 pre)ă7ut +n ane8a nr# '# ART# % ,'. Conducătorul 1iecărei entităţi publice di5pune2 ţin*nd cont de par organi7are 0i 1uncţionare2 precum 0i de 5tandardele pre)ă7ute +n cuprin5 nece5are pentru elaborarea 0i/5au de7)oltarea 5i5temului de control inte procedurilor 1ormali7ate pe acti)ităţi# ,%. !biecti)ele2 acţiunile2 re5pon5abilităţile2 termenele2 precum 0i a re5pecti)e 5e cuprind +n programul de de7)oltare a 5i5temului de control 0i actuali7at la ni)elul 1iecărei entităţi publice# ,9. :n program 5e e)idenţia7ă2 +n mod di5tinct2 0i acţiunile de per1ec per5oanele cu 1uncţii de conducere2 c*t 0i pentru cele cu 1uncţii de e8e de Secretariatul General al Guvernului, Agenţia Naţională a Funcţio 5au de alte organi5me abilitate# ART# 9 ,'. :n )ederea monitori7ării2 coordonării 0i +ndrumării metodo de7)oltării 5i5temului de control intern/managerial2 conducătorul entită deci7ie internă2 o 5tructură cu atribuţii +n ace5t 5en5# ,%. Componenţa2 modul de organi7are 0i de lucru2 precum 0i al pre)ă7ută la alin# ,'. 5e 5tabile5c2 +n 1uncţie de )olumul 0i de comple8 entitate publică2 de către conducătorul ace5teia# ,9. :n )ederea elaborării procedurilor 1ormali7ate pe acti)ităţi2 enti pre7entat +n ane8a nr# % ; <rocedura operaţională# ART# $ ,'. <rogramele elaborate 0i actuali7ate con1orm art# % alin# ,%.2 incl con5tituire 0i modi1icare a 5tructurilor pre)ă7ute la art# 9 alin# ,'.2 armoni7ării2 la entităţile publice ierar=ic 5uperioare2 la termenele 5 nu mai târziu de data de 15 martie a fiecărui an. ,%. Stadiul implementării 0i de7)oltării 5i5temelor de control intern publice2 precum 0i 5ituaţiile deo5ebite2 con5tatate +n acţiunile de monitori7are2 +ndrumare metodologică2 derulate de 5tructurile pre)ă7ute la art# 9 ali prin +ntocmirea de ituaţii centralizatoare emetriale!anuale, "e formatul#mode nr. &, care 5e tran5mit entităţilor publice ierar=ic 5uperioare2 la termen Entităţile publice care2 con1orm reglementărilor legale2 nu 5e 5 5uperioare +ntocme5c ace5te 5ituaţii centrali7atoare ca documente do)editoare ale de7)oltării controlului intern/managerial#

Upload: alexandru-vasile

Post on 05-Nov-2015

20 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Codului Controlului Intern Managerial al entitatilor publice 2015

TRANSCRIPT

ORDIN nr

ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor publice

EMITENT: SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI

PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 444 din 22 iunie 2015

Data intrarii in vigoare : 22 iunie 2015

Avnd n vedere prevederile art. 5 alin. (2^1) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare,

n temeiul art. 5 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 405/2007 privind funcionarea Secretariatului General al Guvernului, cu modificrile i completrile ulterioare,

secretarul general al Guvernului emite urmtorul ordin:

ART. 1 Se aprob Codul controlului intern/managerial al entitilor publice, cuprinznd standardele de control intern/ managerial, prevzut n anexa nr. 1.

ART. 2 (1) Conductorul fiecrei entiti publice dispune, innd cont de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare, precum i de standardele prevzute n cuprinsul anexei nr. 1, msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activiti.

(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte componente ale msurilor respective se cuprind n programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat i actualizat la nivelul fiecrei entiti publice.

(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de perfecionare profesional, att pentru persoanele cu funcii de conducere, ct i pentru cele cu funcii de execuie, prin cursuri organizate de Secretariatul General al Guvernului, Agenia Naional a Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.

ART. 3 (1) n vederea monitorizrii, coordonrii i ndrumrii metodologice a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, conductorul entitii publice constituie, prin act de decizie intern, o structur cu atribuii n acest sens.

(2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte elemente privind structura prevzut la alin. (1) se stabilesc, n funcie de volumul i de complexitatea activitilor din fiecare entitate public, de ctre conductorul acesteia.

(3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti, entitile publice pot utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2 - Procedura operaional.

ART. 4 (1) Programele elaborate i actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire i modificare a structurilor prevzute la art. 3 alin. (1), se transmit, n vederea informrii i armonizrii, la entitile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai trziu de data de 15 martie a fiecrui an.

(2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul entitilor publice, precum i situaiile deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de structurile prevzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii centralizatoare semestriale/anuale, pe formatul-model prezentat n anexa nr. 3, care se transmit entitilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea. Entitile publice care, conform reglementrilor legale, nu se subordoneaz unei entiti publice superioare ntocmesc aceste situaii centralizatoare ca documente doveditoare ale dezvoltrii controlului intern/managerial.

(3) Instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special transmit Secretariatului General al Guvernului - Direcia de control intern managerial i relaii interinstituionale situaiile centralizatoare semestriale/anuale, prevzute la alin. (2), ntocmite pe formatul-model prezentat n anexa nr. 3, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui semestru ncheiat, respectiv pn la 20 februarie a anului urmtor, pentru anul precedent.

ART. 5 (1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4.

(2) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcia de control intern managerial i relaii interinstituionale, elaboreaz, n temeiul art. 4 alin. (5) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza i stadiul implementrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special.

ART. 6 Anexele nr. 1-4 fac parte integrant din prezentul ordin.

ART. 7 Raportarea pentru primul semestru al anului 2015 privind stadiul implementrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituiilor publice se va realiza n conformitate cu cerinele prezentului ordin.

ART. 8 Toate prevederile din legislaia n vigoare privind Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificrile ulterioare, se consider a fi fcute la dispoziiile prezentului ordin.

ART. 9 La data intrrii n vigoare a prezentului ordin orice dispoziie contrar se abrog.

ART. 10 Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i se afieaz pe pagina de internet a Secretariatului General al Guvernului.

Secretarul general al Guvernului, Ion Moraru

Bucureti, 12 iunie 2015.

Nr. 400.

ANEXA 1Codul controlului intern/managerial al entitilor publice

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE

I. Consideraii generale

1. Conceptul de control intern/managerial

Legislaia comunitar n domeniul controlului intern este alctuit, n mare parte, din principii generale de bun practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea European.

Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de control intern este specific fiecrei ri, fiind determinat de condiiile legislative, administrative, culturale etc.

n contextul principiilor generale de bun practic regsite n legislaia comunitar, controlului intern i se asociaz o accepie mai larg, acesta fiind privit ca o funcie managerial i nu ca o operaiune de verificare. Prin exercitarea funciei de control, conducerea constat abaterile rezultatelor de la intele stabilite, analizeaz cauzele care le-au determinat i dispune msurile corective sau preventive care se impun.

Necesitatea i obligativitatea organizrii controlului intern n entitile publice sunt reglementate prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.

Conform acestui act normativ, controlul intern/managerial este definit ca reprezentnd ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor publice n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.

n pofida faptului c definiiile date pe plan naional i internaional controlului intern sunt numeroase, acestea nu sunt contradictorii n esen, toate preciznd c nu este vorba de o singur funcie, ci de un ansamblu de dispozitive implementate de ctre responsabilii de la toate nivelurile organizaiei pentru a deine controlul asupra funcionrii activitilor lor.

Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricrei entiti publice are n vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care pot fi grupate astfel:

1. obiective cu privire la eficacitatea i eficiena funcionrii - cuprind obiectivele legate de scopurile entitii publice i de utilizarea n condiii de economicitate, eficacitate i eficien a resurselor, incluznd i obiectivele privind protejarea resurselor entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, precum i identificarea i gestionarea pasivelor;

2. obiective cu privire la fiabilitatea informaiilor externe i interne - includ obiectivele legate de inerea unei contabiliti adecvate, de calitatea informaiilor utilizate n entitatea public sau difuzate ctre teri, precum i de protejarea documentelor mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i distorsionarea rezultatelor;

3. obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne - cuprind obiectivele legate de asigurarea c activitile entitii se desfoar n conformitate cu obligaiile impuse de legi i de regulamente, precum i cu respectarea politicilor interne.

Proiectarea i implementarea unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu condiia ca sistemul s respecte urmtoarele cerine:

a) s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului specific entitii;

b) s vizeze toate nivelurile de conducere i toate activitile/operaiunile;

c) s fie construit cu acelai "instrumentar" n toate entitile publice;

d) s ofere asigurri rezonabile c obiectivele entitii vor fi atinse;

e) costurile aplicrii sistemului de control intern s fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;

f) s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n standardele de control intern/managerial.

Sistemul de control intern/managerial al oricrei entiti publice opereaz cu o diversitate de procedee, mijloace, aciuni, dispoziii, care privesc toate aspectele legate de activitile entitii, fiind stabilite i implementate de conducerea entitii pentru a-i permite deinerea unui bun control asupra funcionrii entitii n ansamblul ei, precum i a fiecrei activiti/operaiuni n parte.

Instrumentarul de control intern/managerial poate fi clasificat n ase grupe mari: obiective; mijloace; sistem informaional; organizare; proceduri; control.

Construirea unui sistem de control intern solid este un proces de durat, care necesit eforturi importante din partea ntregului personal al entitii i n mod deosebit din partea angajailor cu funcii de conducere.

Controlul intern/managerial este n responsabilitatea conductorilor, care au obligaia de a-l defini, proiecta, implementa i de a-l perfeciona continuu. n acest sens, se poate afirma c un conductor care ar ncredina unor teri controlul intern/managerial al entitii nu i va mai ndeplini atribuiile cu bune rezultate.

Activitile de control intern/managerial fac parte integrant din procesul de gestiune orientat spre realizarea obiectivelor stabilite i includ o gam divers de politici i proceduri privind: autorizarea i aprobarea, separarea atribuiilor, accesul la resurse i documente, verificarea, reconcilierea, analiza performanei de funcionare, revizuirea operaiilor, proceselor i activitilor, supravegherea.

2. Scopul i definirea standardelor de control intern/ managerial

Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze.

Scopul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform i coerent care s permit comparaii ntre entiti de acelai fel sau n cadrul aceleiai entiti, la momente diferite, i s fac posibil evidenierea rezultatelor entitii i a evoluiei sale. Standardele constituie un sistem de referin n raport cu care se evalueaz sistemele de control intern/managerial, se identific zonele i direciile de schimbare.

Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intr n responsabilitatea conducerii fiecrei entiti publice i trebuie s aib la baz standardele de control intern promovate de Secretariatul General al Guvernului, n temeiul legii. Formularea ct mai general a acestora a fost necesar pentru a da posibilitatea tuturor conductorilor s le aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre diferitele entiti publice.

Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate innd cont de specificul legal, organizaional, de personal, de finanare etc. al fiecrei entiti publice n parte.

Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern/managerial:

- mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etic, deontologie i integritate;

- performane i managementul riscului. Acest element-cheie vizeaz problematica managementului legat de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianual), programare (planul de management) i performane (monitorizarea performanelor);

- activiti de control. Standardele grupate n acest element-cheie al controlului intern/managerial se focalizeaz asupra: documentrii procedurilor; continuitii operaiunilor; nregistrrii excepiilor (abaterilor de la proceduri); separrii atribuiilor; supravegherii etc.;

- informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt grupate problemele ce in de crearea unui sistem informaional adecvat i a unui sistem de rapoarte privind execuia planului de management, a bugetului, a utilizrii resurselor, precum i a gestionrii documentelor;

- evaluare i audit. Problematica vizat de aceast grup de standarde privete dezvoltarea capacitii de evaluare a controlului intern/managerial, n scopul asigurrii continuitii procesului de perfecionare a acestuia.

Fiecare standard este structurat pe trei componente:

- descrierea standardului - prezint trsturile definitorii ale domeniului de management la care se refer standardul, domeniul fixat prin titlul acestuia;

- cerine generale - prezint direciile determinante n care trebuie acionat n vederea respectrii standardului;

- referine principale - listeaz actele normative reprezentative care cuprind reglementri aplicabile standardului.

Componenta "referine principale" a fiecrui standard are un coninut neexhaustiv.

II. Lista standardelor de control intern/managerial la entitile publice

Mediul de control:

- Standardul 1 - Etica i integritatea

- Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

- Standardul 3 - Competena, performana

- Standardul 4 - Structura organizatoric

Performane i managementul riscului:

- Standardul 5 - Obiective

- Standardul 6 - Planificarea

- Standardul 7 - Monitorizarea performanelor

- Standardul 8 - Managementul riscului

Activiti de control:

- Standardul 9 - Proceduri

- Standardul 10 - Supravegherea

- Standardul 11 - Continuitatea activitii

Informarea i comunicarea:

- Standardul 12 - Informarea i comunicarea

- Standardul 13 - Gestionarea documentelor

- Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar

Evaluare i audit:

- Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial

- Standardul 16 - Auditul intern

Standardul 1 - Etica i integritatea

1.1. Descrierea standardului

Conducerea i salariaii entitii publice cunosc i susin valorile etice i valorile organizaiei, respect i aplic reglementrile cu privire la etic, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea neregularitilor.

1.2. Cerine generale

1.2.1. Conducerea entitii publice sprijin i promoveaz, prin deciziile sale i prin puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personal i profesional a salariailor.

1.2.2. Conducerea entitii publice adopt un cod etic/cod de conduit, dezvolt i implementeaz politici i proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea neregularitilor.

1.2.3. Conducerea entitii publice nlesnete comunicarea deschis de ctre salariai a preocuprilor acestora n materie de etic i integritate, prin crearea unui mediu adecvat.

1.2.4. Aciunea de semnalare de ctre salariai a neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune i trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale.

1.2.5. Salariaii care semnaleaz neregulariti de care, direct sau indirect, au cunotin sunt protejai mpotriva oricror discriminri, iar managerii au obligaia de a ntreprinde cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate, i de a lua, dac este cazul, msurile ce se impun.

1.2.6. Conducerea i salariaii entitii publice au o abordare pozitiv fa de controlul intern/managerial, a crui funcionare o sprijin n mod permanent.

1.3. Referine principale:

- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile publice;

- codul de conduit al entitii publice;

- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;

- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor, funcionarilor publici i a unor persoane cu funcii de conducere, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 176/2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor publice, pentru modificarea i completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru modificarea i completarea altor acte normative, cu modificrile ulterioare;

- Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor aciuni de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei;

- Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a Planului naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale anticorupie 2012-2015.

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

2.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice asigur ntocmirea i actualizarea permanent a documentului privind misiunea entitii publice, a regulamentelor interne i a fielor posturilor, pe care le comunic angajailor.

2.2. Cerine generale

2.2.1. Regulamentul de organizare i funcionare al entitii publice cuprinde ntr-o manier integral sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare, precum i din alte acte normative; acesta se comunic salariailor i se public pe pagina de internet a entitii publice.

2.2.2. Fiecare salariat trebuie s cunoasc misiunea ncredinat entitii, obiectivele i atribuiile entitii publice i ale compartimentului din care face parte, rolul su n cadrul compartimentului, stabilit prin fia postului, precum i obiectivele postului pe care l ocup.

2.2.3. Conductorii compartimentelor entitii publice au obligaia de a ntocmi i de a actualiza, ori de cte ori este cazul, fiele posturilor pentru personalul din subordine.

2.2.4. Sarcinile trebuie s fie clar formulate i strns relaionate cu obiectivele postului, astfel nct s se realizeze o deplin concordan ntre coninutul sarcinilor i coninutul obiectivelor postului.

2.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice trebuie s identifice sarcinile noi i dificile ce revin salariailor i s le acorde sprijin n realizarea acestora.

2.3. Referine principale:

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Naiunilor Unite mpotriva corupiei, adoptat la New York la 31 octombrie 2003;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de reorganizare n cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor msuri privind nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;

- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;

- alte reglementri n domeniul muncii.

Standardul 3 - Competena, performana

3.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii pentru mbuntirea pregtirii profesionale a angajailor.

Performanele profesionale individuale ale angajailor sunt evaluate anual n scopul confirmrii cunotinelor profesionale, aptitudinilor i abilitilor necesare ndeplinirii sarcinilor i responsabilitilor ncredinate.

3.2. Cerine generale

3.2.1. Conductorul entitii publice i salariaii dispun de cunotinele, abilitile i experiena care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor, precum i buna nelegere i ndeplinire a responsabilitilor legate de controlul intern/managerial.

3.2.2. Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent, pentru asigurarea cruia conducerea entitii publice acioneaz prin: - definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;

- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare prestabilit;

- ntocmirea planului de pregtire profesional a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare;

- revederea necesitilor de pregtire profesional i stabilirea cerinelor de formare profesional n contextul evalurii anuale a angajailor, precum i urmrirea evoluiei carierei acestora;

- asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute;

- dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire externe entitii publice.

3.2.3. Performanele profesionale individuale ale angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an n raport cu obiectivele anuale individuale i sunt discutate cu acetia de ctre evaluator.

3.2.4. Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.

3.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice asigur fiecrui angajat participarea n fiecare an la cursuri de pregtire profesional n domeniul su de competen.

3.3. Referine principale:

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, republicat;

- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

- hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funciilor publice anuale;

- actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitile sistemului de aprare i ordine public, precum i statutele corpurilor profesionale.

Standardul 4 - Structura organizatoric

4.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice definete structura organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare component structural i comunic salariailor documentele de formalizare a structurii organizatorice.

Conductorul entitii publice stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag.

4.2. Cerine generale

4.2.1. Structura organizatoric este stabilit astfel nct s corespund scopului i misiunii entitii i s serveasc realizrii n condiii de eficien, eficacitate i economicitate a obiectivelor stabilite.

4.2.2. n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, conductorul entitii publice aprob structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru.

4.2.3. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de funcii al entitii i se realizeaz cu respectarea concordanei dintre natura posturilor i competenele profesionale i manageriale necesare ndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.

4.2.4. Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie s fie bine definite, clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere pentru realizarea obiectivelor entitii publice.

4.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz i determin periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificrile intervenite n interiorul i/sau exteriorul entitii, pentru a asigura o permanent relevan i eficien a controlului intern.

4.2.6. n fiecare entitate public delegarea se realizeaz, n principal, prin regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i, n unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaiuni.

4.2.7. Delegarea este condiionat n principal de potenialul i gradul de ncrcare cu sarcini a conducerii entitii i a salariailor implicai.

Actul de delegare este conform atunci cnd:

- respect raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuiilor delegate i cunotinele, experiena i capacitatea necesar efecturii actului de autoritate ncredinat;

- sunt precizate n cuprinsul acestuia termenele-limit de realizare i criteriile specifice pentru ndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuiilor delegate;

- sunt furnizate de ctre manager toate informaiile asupra responsabilitii ce va fi ncredinat;

- este confirmat, prin semntur, de ctre salariatul cruia i s-au delegat sarcinile/atribuiile.

4.2.8. Salariatul delegat rspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat i menine n faa superiorilor responsabilitatea final pentru realizarea acesteia.

4.3. Referine principale:

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;

- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;

- regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i organigrama entitii publice.

Standardul 5 - Obiective

5.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice definete obiectivele determinante, legate de scopurile entitii, precum i pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne, i comunic obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai.

5.2. Cerine generale

5.2.1. Conducerea entitii publice stabilete obiectivele generale astfel nct acestea s fie concordante cu misiunea entitii publice i s se refere la realizarea unor servicii publice de bun calitate, n condiii de eficien, eficacitate i economicitate.

5.2.2. Conducerea entitii publice transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic salariailor.

5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine "S.M.A.R.T."*).

*) S - Precise (n limba englez: Specific); M - Msurabile i verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable); A - Necesare (n limba englez: Appropriate); R - Realiste (n limba englez: Realistic); T - Cu termen de realizare (n limba englez: Time-dependent).

5.2.4. Stabilirea obiectivelor este n competena conducerii entitii publice, iar responsabilitatea realizrii acestora este att a conducerii, ct i a salariailor.

5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la baz formularea de ipoteze/premise acceptate contient prin consens.

5.2.6. Conducerea entitii publice actualizeaz/reevalueaz obiectivele ori de cte ori constat modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii obiectivelor, ca urmare a transformrii mediului intern i/sau extern.

5.3. Referine principale:

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- legile bugetare anuale;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;

- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.

Standardul 6 - Planificarea

6.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile susceptibile s afecteze realizarea obiectivelor entitii s fie minime.

6.2. Cerine generale

6.2.1. Conducerea entitii publice elaboreaz planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entitii, identific i repartizeaz resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, i organizeaz procesele de munc n vederea desfurrii activitilor planificate.

6.2.2. Repartizarea resurselor necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor.

6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului/programului.

6.2.4. Pentru atingerea obiectivelor, conductorul entitii publice asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor entitii i organizeaz consultri prealabile att n cadrul compartimentelor entitii, ct i ntre compartimentele respective.

6.3. Referine principale:

- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- legile bugetare anuale;

- Ordonana Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei publice i instituiile publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 247/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaiile cu destinaia de birou sau pentru activiti colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale administraiei publice centrale, de instituiile publice din subordinea acestora, precum i de prefecturi;

- Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.

Standardul 7 - Monitorizarea performanelor

7.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice asigur monitorizarea performanelor pentru fiecare obiectiv i activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate.

7.2. Cerine generale

7.2.1. Conductorii compartimentelor entitii publice monitorizeaz performanele activitilor aflate n coordonare, prin intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi, care trebuie s fie: msurabili; specifici; accesibili; relevani; stabilii pentru o anumit durat n timp.

7.2.2. Conducerea entitii publice se asigur c pentru fiecare obiectiv specific exist cel puin un indicator de performan cu ajutorul cruia se raporteaz realizrile.

7.2.3. Sistemul de monitorizare a performanelor este influenat de mrimea i complexitatea entitii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces al salariailor la informaii.

7.2.4. Conducerea entitii publice evalueaz performanele, constat eventualele abateri de la obiective i ia msurile corective ce se impun.

7.3. Referine principale:

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- legile bugetare anuale;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.

Standardul 8 - Managementul riscului

8.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice instituie i pune n aplicare un proces de management al riscurilor care s faciliteze realizarea eficient i eficace a obiectivelor sale.

8.2. Cerine generale

8.2.1. Fiecare entitate public trebuie s i defineasc propria strategie n privina riscurilor cu care se poate confrunta i s asigure documentarea complet i adecvat a strategiei, precum i accesibilitatea documentaiei n ntreaga organizaie.

8.2.2. Conducerea entitii publice trebuie s i defineasc clar obiectivele, n vederea identificrii i definirii riscurilor asociate acestora.

8.2.3. Conductorul entitii publice are obligaia crerii i meninerii unui sistem eficient de management al riscurilor, n principal, prin:

a) identificarea riscurilor n strns legtur cu obiectivele a cror realizare ar putea fi afectat de materializarea riscurilor; identificarea ameninrilor/vulnerabilitilor prezente n cadrul activitilor curente ale entitii care ar putea conduce la svrirea unor fapte de corupie i fraude;

b) evaluarea riscurilor, prin msurarea probabilitii de apariie i a impactului asupra obiectivelor n cazul n care acestea se materializeaz; ierarhizarea i prioritizarea riscurilor n funcie de tolerana la risc stabilit de conducerea entitii;

c) stabilirea celor mai adecvate modaliti de tratare a riscurilor, astfel nct acestea s se ncadreze n limitele toleranei la risc stabilite, i delegarea responsabilitii de gestionare a riscurilor ctre cele mai potrivite niveluri decizionale;

d) monitorizarea implementrii msurilor de control, precum i a eficacitii acestora;

e) revizuirea i raportarea periodic a situaiei riscurilor.

8.2.4. Toate activitile i aciunile iniiate i puse n aplicare n cadrul procesului de gestionare a riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaiilor/datelor i deciziilor luate n acest proces este cuprins n Registrul riscurilor, document care atest c n organizaie s-a introdus un sistem de management al riscurilor i c acesta funcioneaz.

8.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz mediul extins de risc n care acioneaz i stabilete modul n care acesta i afecteaz strategia de gestionare a riscurilor.

8.3. Referine principale:

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a Planului naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale anticorupie 2012-2015;

- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;

- Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul riscurilor", elaborat de Ministerul Finanelor Publice, publicat pe adresa de internet a Ministerului Finanelor Publice, www.mfinante.ro.

Standardul 9 - Proceduri

9.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice asigur elaborarea procedurilor scrise pentru activitile derulate n entitate i le aduce la cunotina personalului implicat.

9.2. Cerine generale

9.2.1. Conducerea entitii publice se asigur c pentru toate procesele majore, activitile, aciunile i/sau evenimentele semnificative exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente.

9.2.2. Pentru ca procedurile s devin instrumente eficace de control intern, acestea trebuie: - s se refere la toate procesele i activitile importante;

- s asigure o separare corect a funciilor de iniiere, verificare, avizare i aprobare a operaiunilor;

- s fie precizate n documente scrise;

- s fie simple, complete, precise i adaptate activitii procedurate;

- s fie actualizate n permanen;

- s fie aduse la cunotina personalului implicat.

9.2.3. Conducerea entitii publice se asigur c, pentru toate situaiile n care datorit unor circumstane deosebite apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.

Circumstanele i modul de gestionare a situaiilor de abatere de la politicile i procedurile existente se analizeaz periodic, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate.

9.2.4. Procedurile concepute i aplicate de personalul entitii publice trebuie s asigure o separare a funciilor de iniiere i verificare, astfel nct atribuiile i responsabilitile de aprobare, efectuare i control al operaiunilor s fie ncredinate unor persoane diferite. n acest mod se reduc considerabil riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de nedetectare a acestor probleme.

9.2.5. Conductorii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor trebuie s fie contieni de riscul cumulrii atribuiilor i responsabilitilor i s compenseze aceast limitare prin alte msuri de control.

9.2.6. n entitatea public, accesul la resursele materiale, financiare i informaionale, precum i protejarea i folosirea corect a acestora se reglementeaz prin acte administrative, care se aduc la cunotina salariailor. Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora.

9.3. Referine principale:

- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor agenilor economici, autoritilor sau instituiilor publice, cu modificrile ulterioare;

- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate public, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- legile bugetare anuale;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 142/2012, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea i funcionarea inspeciei economico-financiare, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 107/2012, cu modificrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu;

- Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare i exercitare a controlului financiar de gestiune;

- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas ale unitilor socialiste;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfoar activitatea de control financiar preventiv propriu;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobat cu modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre instituiile publice;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizrilor privind ntocmirea i actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii.

Standardul 10 - Supravegherea

10.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice iniiaz, aplic i dezvolt controale adecvate de supraveghere a activitilor, operaiunilor i tranzaciilor, n scopul realizrii eficace a acestora.

10.2. Cerine generale

10.2.1. Conducerea entitii publice trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu.

10.2.2. Controalele de supraveghere implic revizuiri ale activitii realizate de salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea procedurilor.

10.2.3. Conductorii compartimentelor verific i aprob activitile salariailor, dau instruciunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor i pierderilor, eliminarea neregulilor i fraudei, respectarea legislaiei i corecta nelegere i aplicare a instruciunilor.

10.2.4. Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care: - fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen atribuite;

- se evalueaz sistematic activitatea fiecrui salariat;

- se aprob rezultatele activitii n diverse etape de realizare a acesteia.

10.3. Referine principale:

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;

- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.

Standardul 11 - Continuitatea activitii

11.1. Descrierea standardului

Conducerea entitii publice identific principalele ameninri cu privire la continuitatea derulrii proceselor i activitilor i asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbri majore.

11.2. Cerine generale

11.2.1. Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor stabilite.

11.2.2. Conducerea entitii publice inventariaz situaiile care pot conduce la discontinuiti n activitate i ntocmete un plan de continuitate a activitii, care are la baz identificarea i evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea operaional.

Situaii generatoare de discontinuiti: - fluctuaia personalului;

- lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;

- fraude;

- dificulti i/sau disfuncionaliti n funcionarea echipamentelor din dotare;

- disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;

- schimbri de proceduri etc.

11.2.3. Planul de continuitate a activitii trebuie s fie cunoscut, accesibil i aplicat n practic de salariaii care au stabilite sarcini i responsabiliti n implementarea acestuia.

11.2.4. Conducerea entitii publice acioneaz n vederea asigurrii continuitii activitii prin msuri care s previn apariia situaiilor de discontinuitate, de exemplu:

- angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din alte considerente;

- delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);

- proceduri formalizate pentru administrarea situaiilor care pot afecta continuitatea operaional i a tranzaciilor financiare relevante;

- achiziii pentru nlocuirea unor echipamente necorespunztoare din dotare;

- service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare.

11.2.5. Conducerea entitii publice asigur revizuirea i mbuntirea planului de continuitate a activitii, astfel nct acesta s reflecte ntotdeauna toate schimbrile ce intervin n organizaie.

11.3. Referine principale:

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare. Standardul 12 - Informarea i comunicarea

12.1. Descrierea standardului

n entitatea public sunt stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele, destinatarii acestora i se dezvolt un sistem eficient de comunicare intern i extern, astfel nct conducerea i salariaii s i poat ndeplini n mod eficace i eficient sarcinile, iar informaiile s ajung complete i la timp la utilizatori.

12.2. Cerine generale

12.2.1. Calitatea informaiilor i comunicarea eficient sprijin conducerea i angajaii entitii n ndeplinirea sarcinilor, a responsabilitilor i n atingerea obiectivelor i intelor privind controlul intern/managerial.

12.2.2. Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de neles i receptat.

12.2.3. Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i din exterior, care s necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adic a circulaiei simultane a acelorai informaii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelai canal i a transcrierii inutile de date.

12.2.4. Conducerea entitii publice stabilete metode i ci de comunicare care s asigure transmiterea eficace a datelor, informaiilor i deciziilor necesare desfurrii proceselor organizaiei, inclusiv ndeplinirii obiectivelor de control.

12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice, ct i ntre aceasta i mediul extern, i s serveasc scopurilor utilizatorilor.

12.2.6. Comunicarea cu prile externe trebuie s se realizeze prin canale de comunicare stabilite i aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate i a delegrilor de autoritate, stabilite de manager.

12.2.7. Conducerea entitii publice reevalueaz sistematic i periodic cerinele de informaii i stabilete natura, dimensiunea i sursele de informaii i date care corespund satisfacerii nevoilor de informare a entitii.

12.3. Referine principale:

- Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public, republicat;

- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare;

- legile bugetare anuale;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobrii tacite, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 486/2003, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 26/2003 privind transparena relaiilor financiare dintre autoritile publice i ntreprinderile publice, precum i transparena financiar n cadrul anumitor ntreprinderi;

- Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naional, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, cu modificrile ulterioare;

- bugetul aprobat al fiecrei entiti publice;

- analize periodice asupra execuiei bugetare;

- ordine/decizii ale conductorului entitii publice;

- adresa de internet a entitii publice.

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

13.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice organizeaz i administreaz procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare i arhivare a documentelor interne i a celor provenite din exteriorul organizaiei, oferind control asupra ciclului complet de via al acestora i accesibilitate conducerii i angajailor entitii, precum i terilor abilitai.

13.2. Cerine generale

13.2.1. n fiecare entitate public sunt definite reguli clare i sunt stabilite proceduri cu privire la nregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, ndosarierea, protejarea i pstrarea documentelor.

13.2.2. Conductorul entitii publice organizeaz un compartiment distinct pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, iar la nivelul fiecrui compartiment se ine, n mod obligatoriu, o eviden a documentelor primite i expediate.

13.2.3. n entitatea public sunt implementate msuri de securitate pentru protejarea documentelor mpotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.

13.2.4. Conducerea entitii publice asigur condiiile necesare cunoaterii i respectrii de ctre angajai a reglementrilor legale privind accesul la documentele clasificate i modul de gestionare a acestora.

13.2.5. n entitatea public este creat un sistem de pstrare/arhivare exhaustiv i actualizat a documentelor, potrivit unor reguli i proceduri stabilite, n vederea asigurrii conservrii lor n bune condiii i pentru a fi accesibile personalului competent n a le utiliza.

13.3. Referine principale:

- Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, republicat;

- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic, republicat;

- Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 233/2002;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraiei publice;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, cu modificrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i protecia, pe teritoriul Romniei, a corespondenei clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare.

Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar

14.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice asigur buna desfurare a proceselor i exercitarea formelor de control intern adecvate, care garanteaz c datele i informaiile aferente utilizate pentru ntocmirea situaiilor contabile anuale i a rapoartelor financiare sunt corecte, complete i furnizate la timp.

14.2. Cerine generale

14.2.1. Conductorul entitii publice este responsabil de organizarea i inerea la zi a contabilitii i de prezentarea la termen a situaiilor financiare asupra situaiei patrimoniului aflat n administrarea sa, precum i a execuiei bugetare, n vederea asigurrii exactitii tuturor informaiilor contabile aflate sub controlul su.

14.2.2. Conductorul compartimentului financiar-contabil asigur calitatea informaiilor i datelor contabile utilizate la realizarea situaiilor contabile, care reflect n mod real activele i pasivele entitii publice.

14.2.3. Situaiile financiare anuale sunt nsoite de rapoarte anuale de performan, n care se prezint pentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate i cele obinute, indicatorii i costurile asociate.

14.2.4. n entitatea public sunt elaborate proceduri i controale contabile documentate n mod corespunztor, viznd corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar-contabil i al controlului intern.

14.3. Referine principale:

- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice, aprobat prin Legea nr. 493/2003, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementrilor contabile privind situaiile financiare anuale individuale i situaiile financiare anuale consolidate;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare;

- norme metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare trimestriale, precum i a unor raportri financiare lunare, elaborate de Ministerul Finanelor Publice;

- norme metodologice privind principalele aspecte legate de ntocmirea i depunerea situaiilor financiare anuale i a raportrilor contabile anuale ale operatorilor economici la unitile teritoriale ale Ministerului Finanelor Publice.

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial

15.1. Descrierea standardului

Conductorul entitii publice instituie o funcie de evaluare a controlului intern/managerial, elabornd n acest scop politici, planuri i programe.

Conductorul entitii publice elaboreaz anual, prin asumarea responsabilitii manageriale, un raport asupra propriului sistem de control intern/managerial.

15.2. Cerine generale

15.2.1. Conductorul entitii publice asigur verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii sistemului de control intern/managerial i a componentelor sale, pentru a identifica la timp slbiciunile/deficienele controlului intern i pentru a lua msuri de corectare/eliminare n timp util a acestora.

15.2.2. Conducerea entitii publice efectueaz, cel puin o dat pe an, pe baza unui program/plan de evaluare i a unei documentaii adecvate, o verificare i autoevaluare a propriului sistem de control intern/managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern/managerial.

15.2.3. Conductorul entitii publice ia msuri adecvate i prompte pentru remedierea deficienelor/slbiciunilor identificate n procesul de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.

15.2.4. Conductorul entitii publice elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, ca baz pentru un plan de aciune care s conin zonele vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi implementate, msuri i direcii de aciune pentru creterea capacitii controlului intern/managerial n realizarea obiectivelor entitii.

15.3. Referine principale:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;

- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.

Standardul 16 - Auditul intern

16.1. Descrierea standardului

Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit competent, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscurilor.

16.2. Cerine generale

16.2.1. Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern/managerial al entitii publice.

16.2.2. Domeniul activitii de audit intern trebuie s permit obinerea unei asigurri cu privire la procesul de management al riscurilor, de control i de conducere (guvernan).

16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza volumului de activitate i a mrimii riscurilor asociate, astfel nct s asigure auditarea activitilor cuprinse n sfera auditului public intern.

16.2.4. Atribuiile efului compartimentului de audit intern trebuie asumate prin semntur de ctre un responsabil.

16.2.5. Auditorii interni din cadrul compartimentului de audit public intern trebuie s posede competenele profesionale necesare pentru realizarea activitilor cuprinse n sfera auditului public intern.

16.2.6. Auditorii interni trebuie s i mbunteasc cunotinele, abilitile i valorile n cadrul formrii profesionale continue i s asigure compatibilitatea pregtirii cu tipul i natura misiunilor de audit intern care trebuie realizate.

16.2.7. Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora.

16.2.8. Conductorul entitii publice dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

16.3. Referine principale:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;

- Hotrrea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de cooperare pentru asigurarea funciei de audit public intern;

- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea i desfurarea proceselor de atestare naional i de pregtire profesional continu a auditorilor interni din sectorul public i a persoanelor fizice;

- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern.

III. GLOSAR DE TERMENI

Activitate - totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin procese de munc cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat; cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor entitii publice.

Activitate procedurabil - totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin procese de munc cu un grad de complexitate i omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli i metode de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor compartimentului/entitii publice.

Atribuie - un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.

Audit public intern - activitate funcional independent i obiectiv de asigurare i consiliere, conceput s adauge valoare i s mbunteasc activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele, printr-o abordare sistematic i metodic, evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea managementului riscului, controlului i proceselor de guvernan.

Autoevaluarea controlului intern - un proces n care eficacitatea controlului intern este examinat i evaluat n scopul furnizrii unei asigurri rezonabile c toate obiectivele entitii publice vor fi realizate.

Competena - capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii.

Competena profesional - capacitatea de a aplica, a transfera i a combina cunotine i deprinderi n situaii i medii de munc diverse, pentru a realiza activitile cerute la locul de munc, la nivelul calitativ specificat n standardul ocupaional.

Comunicare - transmiterea i schimbul de informaii (mesaje) ntre persoane; proces prin care un emitor transmite o informaie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.

Coordonare - armonizarea deciziilor i a aciunilor componentelor structurale ale organizaiei, pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.

Control intern/managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Sintagma "control intern/managerial" subliniaz responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru inerea sub control a tuturor proceselor interne desfurate pentru realizarea obiectivelor generale i a celor specifice.

Alte definiii ale controlului intern:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare: control intern - totalitatea politicilor i procedurilor elaborate i implementate de managementul entitii publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entitii ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor i deciziilor managementului; protejarea bunurilor i informaiilor, prevenirea i depistarea fraudelor i erorilor; calitatea documentelor contabile, precum i furnizarea n timp util de informaii de ncredere pentru management;

- Comisia European: controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management;

- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite;

- Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO: controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice, care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor financiare; respectarea legilor i regulamentelor.

- Institutul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of Control): controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s realizeze obiectivele entitii publice, grupate n trei categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiei interne i externe; respectarea legilor, regulamentelor i politicilor interne.

Cultura entitii publice - form de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea valorilor individuale, n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea public fa de schimbare. ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp. n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

Deficien/Slbiciune de control intern - o condiie/situaie care afecteaz capacitatea instituiei de a-i atinge obiectivele generale. Conform documentului "Liniile directoare privind standardele de control intern n sectorul public", emise de INTOSAI, o deficien poate fi un defect perceput, potenial sau real ori o oportunitate de a consolida controlul intern pentru a spori probabilitatea c obiectivele generale ale instituiei vor fi atinse.

Delegare - procesul de atribuire de ctre un manager, pe o perioad limitat, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, mpreun cu competenele i responsabilitile aferente.

Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate.

Eficacitate - gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective.

Eficiena - maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate.

Entitate public - autoritate public, instituie public, companie/societate naional, regie autonom, societate comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz fonduri publice i/sau patrimoniu public.

Etica - etica n sectorul public acoper patru mari domenii: stabilirea rolului i a valorilor serviciului public, precum i a rspunderii i nivelului de autoritate i responsabilitate; msuri de prevenire a conflictelor de interese i modaliti de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduit a funcionarilor publici; stabilirea regulilor care se refer la neregulariti grave i fraud.

Evaluare - funcie managerial care const n compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzal a principalelor abateri (pozitive i negative) i luarea unor msuri cu caracter corectiv sau preventiv.

Fia postului - document care definete locul i contribuia postului n atingerea obiectivelor individuale i organizaionale, caracteristic att individului, ct i entitii, i care precizeaz sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post. n general, fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenele, responsabilitile, relaiile cu alte posturi, cerinele specifice privind pregtirea, calitile, aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.

Flux informaional - totalitatea tipurilor de informaii transmise ntr-un interval de timp determinat, asamblate ntr-un circuit logic pe care datele l parcurg din momentul colectrii lor de la sursa de informare i pn n momentul furnizrii la un receptor sub form de informaii, prin canale informaionale adecvate destinaiei acestora.

Funcie - totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor.

Funcie public - ansamblul atribuiilor i responsabilitilor stabilite n temeiul legii n scopul realizrii prerogativelor de putere public de ctre administraia public central, administraia public local i autoritile administrative autonome.

Gestionarea documentelor - procesul de administrare a documentelor unei organizaii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul ntregii lor durate de via, de la nceput, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, i pn la distrugerea lor.

Guvernana - ansamblul proceselor i structurilor implementate de management n scopul informrii, direcionrii, conducerii i monitorizrii activitilor entitii publice ctre atingerea obiectivelor sale.

Indicator - expresie numeric ce caracterizeaz din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau i definete evoluia n funcie de condiiile concrete de loc i timp i legtura reciproc cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima n mrime absolut, medie sau relativ.

Instituie public - Parlamentul, Administraia Prezidenial, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraiei publice, alte autoriti publice, instituiile publice autonome, precum i instituiile din subordinea/coordonarea acestora, finanate din bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare.

Integritate - caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate.

Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri minime.

Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i eficient.

Misiune - scopul fundamental al unei organizaii, precizeaz identitatea entitii publice i legitimitatea existenei sale n mediul nconjurtor, contribuind la crearea imaginii interne i externe a entitii publice.

Monitorizare - procesul continuu de colectare a informaiilor relevante despre modul de desfurare a activitii.

Monitorizarea performanelor - supravegherea, urmrirea de ctre conducerea entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performanelor activitilor aflate n coordonare.

Neregul - orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit.

Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entitii publice ncearc s le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea ncearc s le evite.

Obiective individuale - exprimri cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat i funcioneaz postul respectiv. Aceste obiective se realizeaz prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenei profesionale, a autonomiei decizionale i a autoritii formale de care dispune persoana angajat pe postul respectiv.

Obiective generale - inte exprimate sub form de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entitii publice i/sau al funciunilor acesteia, enunate n actul normativ de organizare i funcionare al entitii sau stabilite de conducere n planul strategic i documentele de politici publice.

Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale i care constituie, de regul, inte intermediare ale unor activiti care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunztor s fie ndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub form de rezultate i se stabilesc la nivelul fiecrui compartiment din cadrul entitii publice.

Planificare - ansamblul proceselor de munc prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaiei i ale componentelor sale, resursele i mijloacele necesare realizrii obiectivelor.

Politici - politicile decurg din obiectivele i strategia entitii publice, orienteaz deciziile managerilor i permit implementarea planurilor strategice ale organizaiei.

Post - ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaiei, reprezentnd n acelai timp elementul primar al structurii organizatorice.

Procedur - totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii.

Procedur operaional - procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate public.

Procedur de sistem - procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate public.

Proces - o succesiune de activiti logic structurate, organizate n scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeaz resurse, adugndu-le valoare.

Responsabilitate - obligaia de a ndeplini sarcina atribuit, a crei nendeplinire atrage sanciunea corespunztoare tipului de rspundere juridic.

Responsabilitate managerial - definete un raport juridic de obligaie a ndeplinirii sarcinilor de ctre managerul entitii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune s exercite managementul n limitele unor determinri interne i externe, n scopul realizrii eficace, eficiente i n conformitate cu dispoziiile legale a obiectivelor stabilite, s comunice i s rspund pentru nendeplinirea obligaiilor manageriale n conformitate cu rspunderea juridic. Rspunderea managerial deriv din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern/managerial n sectorul public: mediul de control; performane i managementul riscului; activiti de control; informarea i comunicarea; evaluare i audit.

Resurse - totalitatea elementelor de natur fizic, uman, informaional i financiar, necesare ca input pentru ca strategiile s fie operaionale.

Risc - o problem (situaie, eveniment etc.) care nu a aprut nc, dar care poate aprea n viitor, caz n care obinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninat sau potenat. n prima situaie, riscul reprezint o ameninare, iar n cea de-a doua, riscul reprezint o oportunitate. Riscul reprezint incertitudinea n obinerea rezultatelor dorite i trebuie privit ca o combinaie ntre probabilitate i impact.

Sarcina - cea mai mic unitate de munc individual i care reprezint aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr atribuirea de competene adecvate nu este posibil; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabiliti.

Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale organizaiei pe termen lung, principalele modaliti de realizare, mpreun cu resursele alocate, n vederea obinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor i prioritilor organizaionale (pe baza previziunilor privind mediul extern i capacitile organizaiei) i desemnarea planurilor operaionale prin intermediul crora aceste obiective pot fi atinse.

Strategie de risc - abordarea general pe care o are organizaia n privina riscurilor. Aceasta trebuie s fie documentat i uor accesibil n organizaie. n cadrul strategiei de risc se definete tolerana la risc.

Supervizare - o activitate care transfer cunotine, abiliti i atitudini de la o persoan cu mai mult experien ntr-o anumit profesie ctre una cu mai puin experien n profesia respectiv. Aceast relaie este evaluativ, se ntinde n timp i are, n principal, scopul de a mbunti funcia profesional a persoanei supervizate.

Tolerana la risc - cantitatea de risc pe care organizaia este pregtit s o tolereze sau la care este dispus s se expun la un moment dat.

Valori etice - valori ce fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform a valorilor etice tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie s li se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice.

Viziune - Definete modul n care o organizaie se vede sau se transpune n viitor.

ANEXA 2PROCEDURA OPERAIONAL

*T**Font 8*

Model

Entitatea public ..........

Departamentul (Direcia) ..........

..........

..........

COD: P.O. ..........

Ediia ..........

Revizia ..........

Entitatea public ........ Procedura operaional ..... Ediia ....... Nr. de ex. ......

Departamentul (Direcia) ...... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. .......

Pagina ........ din ......

Exemplar nr. ..........

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a

reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

Elemente privind responsabilii/operaiuneaNumele i prenumele Funcia Data Semntura

1 2 3 4 5

1.1.Elaborat

1.2.Verificat

1.3.Aprobat

Entitatea public .......... Procedura operaional ......Ediia ... Nr. de

Departamentul (Direcia) .... Cod: P.O. .......... ex. ........

Revizia ..... Nr. de

ex. ..........

Pagina .... din ....

Exemplar nr. ......

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau, dup caz, reviziaComponenta revizuitModalitatea reviziei Data de la care se

n cadrul ediiei aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

1 2 3 4

2.1.Ediia I x x

2.2.Revizia 1

2.3.Revizia 2

..... Revizia .......

....Ediia a II-a x x

....Revizia 1

2.n...........

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....

Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........