INSTRUMENTE SOFTWARE
PENTRU PROIECTE DE
MARKETING
CURS 3
Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU
1. Definirea şi salvarea unui nou proiect
utilizând Microsoft Project 2013
Soluţia Microsoft Project (MS Project)
Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor
cu analiza de business, atât de necesară unei companii pentru a fi
competitivă pe piaţă.
Această soluţie furnizează funcţionalităţi extinse pentru managerii de
proiect care doresc să îmbunătăţească programarea activităţilor şi a
capacităţilor de planificare a resurselor.
Microsoft Project 2013 instrument puternic menit să ajute
organizaţiile în prioritizarea invesţiilor şi optimizarea resursele
alocate, să permită câştigarea controlului asupra activităţilor
desfăşurate şi să vizualizeze performanţa obţinută prin utilizarea
unor puternice şi sugestive tablouri de bord.
Crearea unui proiect MS Project 2013
Se poate realiza printr-una din următoarele
variante:
Meniul File New Blank Project
Un nou proiect se poate crea şi pe baza unui fişier
existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.
Meniul File New New from Excel workbook
File New New from SharePoint Tasks List
Un proiect se poate deschide şi pe baza unor şabloane
sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,
etc.
Crearea unui nou proiect utilizând MS Project 2013
Fereastra Microsoft Project 2013
Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului: Task
Resource
Report
Project
View
Format
Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activităţilor/task-urilor şi a resurselor alocate acestora
în partea din stângă a ferestrei (Table area)
vizualizarea eşalonării în timp a acestora în partea dreaptă a ecranului (Timescale Gantt Chart).
Fereastra Microsoft Project 2013
Salvarea unui proiect MS Project
Se realizează tot prin intermediul meniului
File Save As
Formatul standard al fişierului de tip proiect cu
extensia implicită “.mpp” (Microsoft Project Plan) se
salvează în folderul dedicat.
Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv
ca template, fişier PDF sau XML, sub formele
anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau
Microsoft Project 2007.
2. Modalităţi de lucru în cadrul unui
proiect de tip Microsoft Project 2013
Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS
Secțiunea General – furnizează informații generale
despre tipul operației sau al diagramei implicite care va
fi afișată în momentul deschiderii aplicației și a generării
unui nou proiect (diagrama Gantt).
Se poate seta modul de afișare al datei calendaristice.
Secțiunea Display – furnizează informații despre:
tipul calendarului folosit (implicit se folosește
calendarul Gregorian),
se setează unitatea monetară și simbolul folosite
pentru buget și numărul de zecimale.
se stabilește care vor fi coloanele implicite care vor
apărea în secțiunea tabelelor de lucru a diagramei
Gantt (Table Area) și care dintre ele vor fi editabile.
Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS
Secțiunea Schedule – setează prima zi a săptămânii de lucru,
luna de începere a anului fiscal,
calendarul standard de la 8 AM la 5 PM cu 1h pauza,
numărul de ore lucrătoare pe zi, pe săptămână, număr de zile lunare, etc.
De asemenea, se stabilește cum sunt vor fi introduse noile task-uri, cum se introduce munca desfășurată (de exemplu, în ore lucrătoare) și cum se calculează durata muncii (de exemplu, în zile lucrătoare)
Secțiunea Advanced – permite setarea unui cost standard/oră la nivelul întregului proiect, precum și al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-alocării unor resurse umane.
Meniul Task
Permite planificarea şi gestionarea task-urilor organizate
şi conectate între ele prin legături din punct de vedere al
ordinii şi importanţei.
Grupul de opţiuni Insert permite crearea de:
activităţi simple sau recurente în cadrul unui proiect (Task)
activităţi grupate pe faze principale prin defalcarea în mai multe
subactivităţi sau subtask-uri (Summary)
repere de referinţă (Milestone)
Inserarea unei sarcini principale si a
unei sub-sarcini
Inserarea unui sarcini simple:
Meniul Task grupul de optiuni Insert Task
Inserarea unui activitati principale cu o sub-sarcina:
Meniul Task grupul de optiuni Insert Summary
Sarcină recurentă – Recurring Task
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).
MS Project ataşează o durată de 1 zi fiecărui task nou
introdus. Semnul de întrebare indică faptul că este o durata
estimată
Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).
Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta în timp decât cu excepţia cazului explicit când
se precizează acest lucru
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezintă un
task principal, de bază, constituind sumarul subtask-
urilor care îl compun.
Meniul Task grupul de opţiuni Insert Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se
realizează din meniul Format Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient să ne
plasăm pe task-ul imediat următor şi să-I stabilim de
ierarhie inferioară prin optiunea Task Schedule
Indent Task
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie
sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,
finalizarea unei faze a proiectului.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.
Pentru a crea un task milestone, durata acestuia
trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici
un fel de munca.
Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-
un romb: ♦
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifaţi
optiunea “Mark Task As Milestone” din tab-ul “Advanced” al
casetei de dialog “Task information”, doar daca se doreste
sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.
Tipuri de dependenţe
Ordinea cronologică în care se desfăşoară task-uri
se numeşte secvenţă.
Legătura între un task precedent şi unul successor
poată numele de dependenţă (predecessors). Astfel
se controlează data de final a unui task cu data de
început a următorului task de care este dependent.
Tipuri de dependenţe
Cea mai utilizată dependenţă este cea de tip Finish to Start
(FS)
Task2 nu poate începe decât dupa terminarea activitatii Task1.
Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,
etc.
Tipuri de dependenţe
• Microsoft Proiect creează o legătură in mod implicit o
dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea
comenzii Link Tasks din Meniul Task –> Schedule.
• Anularea dependentei se face prin acţionarea comenzii
Unlink Tasks
Tipuri de dependenţe
Dependenţă Star – to – Start (SS)
Task2 poate să inceapa in paralel cu Task1 sau
decalat cu un număr de zile.
Tipuri de dependenţe
• Dependenţă Finish – to – Finish (FF)
• Task2 nu se poate termina decât o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan.
• Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2
se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ
(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.
Tipuri de dependenţe
Dependenta Start – to – Finish (SF) În cazul în care data de începere a Task1 determină data de finalizare
a Task2.
Acesta este modul în care creați programarea just-in-time. De
exemplu, dacă o sarcină este nevoie sa se termine inainte de un
milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu contează exact
când, puteți crea o dependență SF între activitatea pe care doriți sa o
programati la timp (predecesorul) și sarcina conexa (succesorul).
În lumea reală de tipul de dependență SF apare mai putin frecvent fata
de celelalte tipuri de dependențe.
Stabilirea restricţiilor
Restricţii flexibile - opţiunea implicită a programului As Late As Possible: Programează activitatea cât de târziu este
posibil, fără a decala activitățile ulterioare. Nu utilizează date de restricție.
As Soon As Possible: Programează activitatea pentru a începe cât de curând este posibil. Nu utilizează date de restricție.
Restricţii semi-flexible – un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definită de utilizator Finish No Earlier Than: Programează activitatea pentru a se
termina la data restricției sau după aceasta.
Finish No Later Than: Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau înainte de aceasta.
Start No Earlier Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau după aceasta.
Start No Later Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau înainte de aceasta.
Stabilirea restricţiilor
Restricţii inflexibile - un task trebuie inceapa
sau sa se termine la o anumita data precizata
de utilizator
Must Finish On: Programează activitatea pentru a
se termina la data restricției. Odată selectată, nu
va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de
timp.
Must Start On: Programează activitatea pentru a
începe la data restricției. Odată selectată, nu va
mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp
Stabilirea restricţiilor
Utilizati optiunea
Deadline impreuna
cu As soon as possible
in locul optiunii Must
Finish On
Meniul Task
Grupul de opţiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-
urilor, având selectată implicit modul de vizualizare Gantt Chart.
Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaţii de copiere,
formatare şi lipire a task-urilor şi permite vizualizarea detaliilor despre
acestea.
În grupul de opţiuni Properties casetele Task Information şi Display
Task Details afişează informaţii detaliate despre starea task-ului,
modul de programare manual sau automat, durata de desfăşurare,
resursele alocate, etc.
Stabilirea sarcinilor/task-urilor
Lista de task-uri se poate introduce direct într-un
Tabel Entry View cum ar fi în modul de vizualizare
Gantt Chart sau dacă aveţi deja o listă cu task-urile
dintr-o altă aplicaţie ea fie se pot importa, fie se
pot copia cu Copy şi Paste în aplicaţia MS Project.
Lista de activităţi propusă pentru planificare editată în MS Excel
Meniul Resource
Permite planificarea şi gestionarea resurselor.
Cele mai populare vizualizările orientate pe resurse sunt
Team Planner şi Resource Sheet.
O dată cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet
din grupul de opţiuni View Team Planner se activează bara
de instrumente Resource Sheet Tools ce permite
adăugarea de resurse Add Resources (umane, materiale şi
financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.
Meniul Resource - Adăugarea de resurse
Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea şi actualizarea
rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,
departamentele, etc).
Tipuri de resurse
WORK Resources - oameni şi echipamente care
realizează munca pentru proiect
Personal
Imobilizări
Echipament
MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate
pe masură ce progreseaza proiectul
COST Resources - resurse financiare asociate cu o
sarcină de care aveți nevoie pentru derularea planului.
Exemplele: bilete de avion, divertisment, angajarea unui
tert, etc.
Preț fix per sarcină de lucru
Gestiunea resurselor în Microsoft
Project – Etape
1. Stabilirea informațiilor de bază privind resursele de muncă implicate în proiect.
2. Ajustarea capacității maxime de muncă a fiecărei resurse.
3. Precizarea onorariilor de plată pentru timpul standard de muncă și pentru timpul suplimentar.
4. Precizarea calendarului de muncă pentru anumite resurse umane.
5. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmărirea financiară a evoluției proiectului.
6. Înregistrare informațiilor adiționale despre o resursă.
Disponibilitatea unei resurse de muncă
Se măsoară în Unități de resursă (Max Units) precizând
cât la sută din timp este disponibilă resursa.
Exemple:
O persoană care lucrează part-time doar 4 ore pe zi va
avea valoarea câmpului Max Units 50%.
O persoană care lucrează full-time (8 ore pe zi) va păstra
valoarea de 100% unități de resursă.
O echipă de lucru formată din 2 persoane ce vor lucra full-
time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.
Calendarul de lucru al unei resurse de muncă
Presupune un orar de muncă diferit de cel definit
prin calendarul proiectului.
Oferă posibilitatea de a defini:
zile nelucrătoare pentru o resursă de muncă sau
perioade de indisponibilitate.
un program limitat de muncă (precizând un interval
orar) ce va fi luat în considerare la alocarea resursei în
cadrul sarcinilor de lucru.
Disponibilitatea unei resurse de muncă se aplică
întotdeauna la timpul de lucru definit prin
calendarul resursei.