Doc Manager face ordine în documentele dumneavoastră

Doc Manager este o aplicaţie software de gestionare a tuturor documentelor din cadrul insti-tuţiilor şi a fost dezvoltată în spiritul Legii 215/2001 a H.G. nr. 1006/2001, a H.G. 1007/2001 şi, totodată, a ultimelor acte normative în vigoare din România, conexe APL: O.G. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor (Legea 233/2002) Legea 146/2002, privind taxele judiciare de timbru Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public (cu normele metodologice de aplicare din 7 februarie 2002) Legea 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică

Sistemul se adresează tuturor departamentelor, funcţionarilor din instituţie, cuprinde docu-mente de orice tip pentru organizarea lor într-un sistem flexibil şi unitar, uşor de urmărit şi de gestionat de la înregistrare, distribuţie şi până la arhivare.

Sunteţi pregătit pentru a face faţă acestor schimbări?

Intrarea în Uniunea Europeană aduce pentru România schimbări majore, inclusiv în instituţii. Organizarea unei structuri administrative compatibile cu UE este hotărâtoare pentru accesul la programe de dezvoltare şi proiecte comune, pentru o integrare de succes!

Un mod simplu şi eficient de gestiune documente

În sprijinul activităţilor tot mai complexe desfăşurate la nivel instituţional, SOBIS vă pune la dispoziţie Sistemul integrat de Gestiune a Documentelor - Doc Manager – un instrument extrem de util în organizarea, urmărirea şi securitatea documentelor din organizaţie.

Ce este Doc Manager?

REGISTRATURA•Registrul de Intrare/Iesire•Registrul de Petitii•Cereri Acces InformatiiPublice, adeverinte agricol

•Fax, e-mail•Rapoarte

AUDIENTE•Registrul de Audiente•Gestiune, programare•Realizare si rezolutii•Call Center/Dispecerat•Rapoarte

HOTARARI siDISPOZITII

•Registrul de Hotarari CL•Registrul de Dispozitii•Gestiune mod indeplinire•Sarcini, mod indeplinire•Publicare pe site

MAPAJURISTULUI

•Registrul de Dosare/Cauze•Evidenta citatii, termene•Sentinte, prejudicii, actiuni•Rapoarte

ACHIZITIIINVESTITII

•Lista de investitii•Procedurile de achizitie•Documente justificative•Gestiune contracte, facturi, deconturi

URBANISM•Certificate de urbanism•Autorizatii de construire•Acorduri unice•Certificate de notare•Avize, acorduri tehnice•Regularizari, somatii

AUTORIZATII•Autorizatii functionare•Autorizatii de taxi•Autorizatii alimentatiepublica

•Autorizatii masini speciale

ADMINISTRATIV•Organigrama personal•Anunturi interne•Calendar comunitar•Informatii publice•Contacte externe

SCANARE siARHIVARE

•Scanarea manuala sauautomata

•Gestiune Arhivare fizica•Arhivare electronica

Ce probleme rezolvă Doc Manager?

Registratura electronică a tuturor actelor

Circulaţia actelor (cine, ce rezoluţii a dat) în instituţie, pe unde a circulat un act, borderouri de descărcare acte, borderouri de expediţie, documente de rezolvat, etc.

Intrări şi ieşiri: se ţine evidenţa acestora după tipuri de acte, provenienţă, dată, regiştrii

Petiţii: acest registru ţine evidenţa soluţionării petiţiilor conf. O.G. 27/2002

Audienţe: acest registru asigură gestiunea completă a activităţii de audienţe cu publicul - înscriere, programare, tipul audienţei (fişa audienţei), rezoluţie şi moduri de soluţionare

Cereri acces Informaţii Publice conf. Legii 544/2001 cu formularele legale - evidenţa răs-punsurilor la cerere, modul de soluţionare

DocManager

Folosim experienţa acumulată în peste 40 implementări funcţionale de gestiune de docu-mente în organizaţii din tară

Uşor de învăţat şi de folosit de către utilizatori

Suportul/asistenţa sunt prompte prin intervenţia rapidă şi securizată direct pe serverul intranet

Costuri reduse de întreţinere

Cum funcţionează Doc Manager ?

Achiziţia documentelor

Metadate: se pot achiziţiona documente cu ajutorul interfeţei de la Relaţii cu Publicul (Centre de Informare pentru cetăţeni/ Registratură). Operaţiile auxiliare: conexare, tipărire bon + cod bare, stabilire securitate pe document, încadrarea în nomenclator arhivă, veri-ficare checklist/to do, înregistrare în registre separate

Scanarea se poate realiza folosind multifuncţionale cu Scan-to-Email de la centrul de Scanare. Separarea automată a documentelor pe bază de coduri de bare. Folosind pro-gramele Office (Word/Excel), documentele se pot salva/genera direct din acestea.

Workflow

Interfaţa de proiectare rapidă permite un flux serial şi paralel. Borderourile de transfer acte şi confirmările electronice sunt generate automat.

Trimiterea/repartizarea/distribuţia/expedierea documentului

Crearea documentelor cu şablon, căutare rapidă/complexă la interfaţa de la Relaţii cu Publicul

Arhivare

Constituie DEPOZITUL de DOCUMENTE arhivate, are la bază etichetarea cu coduri de bare. Gestionează intrările/ieşirile din arhivă pe bază de borderouri şi procese-verbale.

Integrarea cu alte aplicaţii

Este interfaţa de publicare informaţii pe site Internet/Infochioşc

Consumă şi oferă Servicii Web pentru alte aplicaţii - GIS, financiar-contabile - din orga-nizaţie

De ce Doc Manager ?

Scurtează perioada de procesare a documentelor prin acces electronic la baza comună de documente structurate şi clasificateInstrument ideal pentru implementarea/menţinerea sistemului de management al calităţii ISO 9001/2001Mod standard şi unitar de lucru cu documentele şi uşor de întreţinut cu suport/asistenţă prin intervenţie rapid pe serverReduce cu 50% timpul pentru procesele de lucru cu documentele, deci şi termenul de răspuns la solicităriReduce cu peste 95% timpul de răspuns la statisticile operative şi consumul de hârtieElimină mapele de corespondenţă pe hârtie şi înregistrarea dublă a documentelor cu regim special Reduce costurile de comunicare cu instituţiile prin expediere electronică

Avantaje şi beneficii Doc Manager

Referinţe

Primării: Agnita, Aiud, Arad, Bistriţa, Braşov, Bucureşti - sector 2 DVBL, Bucureşti-sector 3, DAGSPC Sector 3, Câmpina, Cernavodă, Craiova, Cugir, Dărmăneşti, Focşani, Giurgiu, Huşi, Iaşi, Lugoj, Medgidia, Mediaş, Piteşti, Râmnicu-Vâlcea, Reghin, Satu-Mare, Sibiu, Sighişoa-ra, Sinaia, Suceava, Târgu Jiu, Zalău s.a. Prefecturi: Alba, Bucureşti, Brăila, Bistriţa-Năsăud, Braşov, Buzău, Cluj, Ilfov, Giurgiu, Sălaj, Tulcea, VâlceaConsilii Judeţene: Bistriţa-Năsăud, Brăila, Dolj, Sălaj, SibiuAdministraţie Publică Centrală: Avocatul Poporului, Consiliul Naţional de Combatere a Dis-criminării

• Implementare şi instruire - 2-4 zile• Adaptarea aplicaţiei la modificări legislative • Suport local prin asistenţi locali • Suport hotline şi prin internet

SOBIS SolutionsCalea Dumbravii 99A, 550399 - Sibiu Tel.: 0269-230.039, Fax: 0269-230.059 www.sobis.ro, www.eprim.ro office@sobis.ro