Modul B02

Lecţia nr. 9: Diagrame în Excel

Această lecţie este dedicata realizării diagramelor folosind programul Excel, în scopul reprezentării grafice şi sugestive a datelor din foile de calcul.

Ce este o diagramă?

De multe ori vedem la televizor sau în presă diferite sondaje de opinie sau statistici realizate pe diferite domenii. Acestea ar reprezenta doar nişte simple cifre dacă nu ar fi asociate cu anumite prezentări grafice care să le dea o interpretare sugestivă. Astfel de reprezentări grafice poartă numele de diagrame. Prin reprezentarea datelor folosind diagrame informaţiile devin mai clare, mai uşor de citit şi de înţeles, sunt mai interesante şi mai atractive din punct de vedere grafic.

Diagramele pot fi de mai multe feluri, în funcţie de modul în care trebuie interpretate cifrele respective (diagrame cu bare sau coloane pentru comparaţii în timp ale unor date, diagrame radiale sau inelare pentru reprezentarea anumitor procentaje realizate, diagrame radar, diagrame

XY etc.).

Şi în Excel valorile înscrise în celulele foilor de calcul pot fi folosite la crearea de diagrame. Aceste valori poartă numele de puncte de date. Punctele de date, adică valorile din care se realizează diagrama sunt dispuse de obicei în mod grupat (fie pe linii, fie pe coloane) şi formează seriile de date.

Realizarea unei diagrame simple

Pentru început vom realiza o diagramă simplă cu scopul vizualizării evoluţiei cheltuielilor unui student în decursul a trei luni de zile. Pentru aceasta avem într-o foaie de lucru tabelul următor:

B02-53

Zona de date$A$1:$D$7

Zona de date$A$1:$D$7

Dispunerea seriilorDispunerea seriilor

Fig. 2.

Foaia cu detalii despre dispunerea seriilor

Foaia cu detalii despre dispunerea seriilor

Modul B02

Se va selecta în tabel de la celula A1 până la C7, după care se face click pe butonul aflat în bara de unelte standard. Se va deschide astfel o casetă de dialog cu numele Chart Wizard pentru oferirea de asistenţă în realizarea diagramei (figura 1.). În această fereastră se va alege diagrama

de tip coloană (opţiunea Column din lista Chart type). Observaţi că acesta reprezintă pasul 1 al realizării diagramei, în care se alege tipul şi subtipul acesteia. La acest pas puteţi alege între un tip standard (de pe foaia Standard Types) sau un tip personalizat (pe foaia Custom Types). Pentru început vom rămâne la tipul implicit al diagramei după care vom vedea şi alte variante.

Se apasă butonul Next iar asistentul de diagrame va trece la pasul doi, unde va afişa o previzualizare a diagramei ce se va obţine şi va verifica zona de date din care va construi diagrama, precum şi dispunerea seriilor de date (pe coloane sau pe rânduri), aşa cum se vede în figura 2.

Se observă de asemenea că în dreptul câmpului Data range este trecută valoarea $A$1:$C$7 adică tocmai zona de lucru pe care am selectat-o. În plus seriile de date sunt dispuse pe coloane.

Selectaţi în această fereastră foaia Series cu detalii de dispunere a seriilor. După cum se vede în figura 3, există doar două serii de date, şi anume Ianuarie şi Februarie, ceea ce este ilustrat şi în partea superioară a ferestrei, unde se afişează cum va arăta diagrama cu datele înscrise până înmomentul actual. Se vede că seria cheltuielilor pentru luna Ianuarie este colorată cu maro, iar pentru luna februarie cu violet. Vom introduce şi seria cheltuielilor pe luna martie. Pentru aceasta dacă faceţi click pe butonul Add, va apărea o nouă serie cu numele Series3, căreia îi vom completa datele necesare.

B02-54

Fig. 3.

Lista seriilor existente

Lista seriilor existente

Celula cu numele seriei

selectate

Celula cu numele seriei

selectate

Zona de valori a seriei

Zona de valori a seriei

Zona cu etichetele seriilor pe axa X

Zona cu etichetele seriilor pe axa X

Fig. 1.

Modul B02

Numele noii serii va fi selectat din celula $D$1, iar valorile acesteia din zona $D$2:$D$7. În acest moment seria introdusă se numeşte Martie şi este reprezentată cu culoarea galbenă. Treceţi la pasul următor cu un clic pe butonul Next. Se va afişa fereastra de dialog Chart Options, care are mai multe foi pentru setarea opţiunilor diagramei (Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table) – figura 4.

Pe pagina Titles se va completa titlul diagramei (Chart title) cu Evoluţia cheltuielilor pe primele trei luni. În dreptul câmpului Category (X) axis se va trece Tipuri de cheltuieli, reprezentând eticheta pentru axa X, iar la Value (Y) axis se va înscrie EURO, ca fiind unitatea de măsură a valorilor pe axa Y.

Ca exerciţiu suplimentar puteţi personifica diagrama modificând şi alţi parametri opţionali specificaţi pe celelalte foi (axe pe X sau Y, linii ajutătoare, afişarea/amplasarea legendei, etichete pentru valori ş.a.m.d.). Puteţi face diferite încercări pentru a înţelege mai bine funcţionalitatea acestora. Când aţi terminat personalizarea diagramei treceţi la pasul următor cu click pe butonul Next.

Ultimul pas în realizarea diagramei îl constituie amplasarea acesteia. De aceea şi numele casetei de dialog afişate va fi Chart Location – figura 5.

În acest moment puteţi alege ca diagrama să fie amplasată ca un obiect conţinut într-o foaie de calcul (de obicei foaia curentă) sau să fie creată o foaie nouă dedicată în exclusivitate amplasării

diagramei realizate. Noi vom amplasa diagrama sub forma unui obiect în foaia de calcul curentă, dar Dumneavoastră puteţi repeta ulterior acest exemplu prin folosirea unei foi dedicate. Apăsând butonul Finish asistentul pentru diagrame (Chart Wizard) va definitiva munca de realizare a acesteia şi o va prezenta aşa cum apare în figura 6.

B02-55

Fig. 4.

Fig. 5.

Modul B02

Diagrama şi datele

După cum am văzut până în acest moment diagrama a fost creată pe baza valorilor din celulele indicate. În acest moment putem spune că între celulele respective şi diagramă există o relaţie de echivalenţă şi dependenţă. Dacă veţi modifica valoarea unei celule din zona respectivă, diagrama se va actualiza imediat şi va înfăţişa informaţiile conform modificărilor efectuate. De exemplu încercaţi să creşteţi valoarea unei cheltuieli dintr-o celulă şi remarcaţi modificarea automată a diagramei (exemplu în figura 7).

Conversia diagramei în alt tip

Există posibilitatea de a realiza diagrame de diferite tipuri, aşa cum am prezentat la începutul lecţiei. Totuşi dacă aţi realizat o diagramă cu coloane şi consideraţi că prezentarea datelor ar fi mai sugestivă folosind o diagramă de alt tip, nu este necesar să o ştergeţi şi să reluaţi operaţia de la capăt. Programul Microsoft Excel permite conversia unei diagrame existente într-un alt tip.

Dacă faceţi un click dreapta în interiorul dreptunghiului care delimitează diagrama, într-o zonă liberă, vi se va afişa meniul asociat diagramei (figura 8). Acest meniu conţine facilităţile de editare, modificare, formatare şi personalizare a diagramei conform dorinţelor Dumneavoastră.

Pentru a transforma diagrama în alt tip, alegeţi opţiunea Chart Type din acest meniu. Se va deschide fereastra de modificare a tipului diagramei, ca în figura 1. Alegeţi tipul Line şi validaţi cu butonul OK. Diagrama va arăta ca în figura 9, prin reprezentarea datelor prin grafice cu linii frânte.

Modificarea valorii de la 75 la 175

Modificarea valorii de la 75 la 175

Modificarea diagramei în mod corespunzător

Modificarea diagramei în mod corespunzător

Fig. 7.

B02-56

Fig. 6.

Modul B02

Totuşi, modul în care sunt reprezentate datele în acet moment nu corespunde întru totul necesităţilor, deoarece dorim să prezentăm evoluţia tipurilor de cheltuieli în decursul celor trei luni. Pentru aceasta selectaţi opţiunea Source Data din meniul diagramei (fig. 8). Se va afişa caseta de dialog din figura 2, unde vom modifica dispunerea seriilor de date, prin aşezarea lor pe linii (opţiunea Series in: Rows). După validarea cu butonul OK, diagrama trebuie să arate ca în figura 10.

Observaţi că în acest moment Excel a creat câte o serie pentru fiecare tip de cheltuială (cămin, masă, rechizite etc.) şi prezintă evoluţia acestora pe lunile menţionate (ianuarie, februarie etc.).

Personalizarea diagramei

Diagrama obţinută până în acest moment are caracteristici standard în ceea ce priveşte modul de afişare a datelor, fundalul (de culoare albă cu gri pentru porţiunea de date), formatul chenarului etc. Există însa posibilitatea de a modifica toate aceste detalii conform preferinţelor personale. Acest proces poartă numele de personalizare. Adică putem face ca diagrama să arate după cum dorim noi.

Cum se face acest lucru? Pentru a modifica orice element de detaliu din cadrul diagramei, elementul respectiv trebuie să fie selectat. E simplu. Exact la fel ca şi în cazul în care vrem să modificăm conţinutul unei celule, mai înainte trebuie să selectăm celula respectivă, nu? Adică dacă facem click cu mouse-ul pe o celulă, aceasta devine marcată cu chenar de culoare închisă. Elementele unei diagrama se selectează cu mouse-ul, iar în momentul în care sunt selectate ele apar mărginite cu pătrăţele de culoare neagră. De exemplu, faceţi un click în interiorul diagramei, undeva într-o porţiune liberă, să zicem... sub legendă. Chenarul diagramei apare marcat cu pătrăţele negre (câte una în fiecare colţ şi cate una pe mijlocul fiecărei laturi) exact la fel ca la selectarea unui obiect din Word (figura 11.).

B02-57

Fig. 8.

Fig. 9.

Fig. 10.

Modul B02

Exact la fel se pot selecta legenda, axele graficului, fundalul zonei de prezentare a datelor, titlul, etichetele, chiar şi obiectele care alcătuiesc prezentarea datelor (bare, linii, conuri, discuri etc.).

În momentul în care aţi selectat un element din cadrul diagramei sau chiar diagrama însăşi puteţi face click dreapta pe acelaşi element şi se va deschide un meniu asociat elementului selectat. Prima opţiune a acestui meniu se va numi Format... şi numele elementului selectat. De exemplu, dacă aţi selectat diagrama atunci opţiunea va fi Format Chart Area (Fig. 8). Dacă aţi selectat zona de titlu, va fi Format Chart Title, dacă aţi selectat legenda va fi Format Legend şi aşa mai departe. Încercaţi.

Dacă alegem efectiv opţiunea Format... se va deschide o fereastră de dialog precum cea din figura 12.

Fereastra respectivă permite personalizarea elementului selectat astfel: în tabul Patterns se pot modifica detaliile de culoare a bordurii şi/sau zonei selectate. Butonul Fill Effects... permite alegerea unor efecte de culoare foarte sofisticate, nuanţe si degradeuri, aplicarea unor modele speciale (lemn, marmură, etc.) sau chiar folosirea de imagini proprii pentru fundal. În tabul Font se modifică tipul, mărimea, culoarea şi stilul de prezentare al caracterelor.

Un element selectat poate fi mutat în cadrul diagramei prin operaţiunea de drag-drop sau poate fi redimensionat prin „tragere” cu mouse-ul de pătrăţelele care marchează selecţia. Încercaţi astfel de modificări şi cereţi ajutorul instructorului în cazul în care nu reuşiţi.

După o personalizare a diagramei aceasta poate arăta precum cea din figura 13:

Diagrama este selectatăDiagrama este selectată

Fig. 11.

Legenda este selectatăLegenda este selectatăZona de titlu este selectată

Zona de titlu este selectată

Fig. 12.

B02-58

Modul B02

Diagrame Excel în alte documente

Până în acest moment s-a văzut cum poate fi realizată o diagramă de date în Excel. Trebuie menţionat însă şi faptul că o astfel de diagramă poate fi încorporată şi în alte documente din pachetul Microsoft Office. Astfel, dacă aţi realizat una sau mai multe diagrame în Excel le puteţi afişa în cadrul unui document Word sau a unei prezentări PowerPoint. Vom urmări cum se procedează.

Sunteţi în Excel şi tocmai aţi terminat de personalizat diagrama precedentă. Trebuie să o selectaţi şi să alegeţi din meniul Excel opţiunea Edit > Copy. Acum deschideţi programul Word şi documentul în care doriţi să introduceţi diagrama. Poziţionaţi-vă cu cursorul în locul în care doriţi să se afle diagrama şi apoi selectaţi din meniul Word opţiunea Edit > Paste Special…. Se va deschide fereastra de dialog din figura 14.

În acest moment programul Word este gata să includă diagrama dumneavoastră în document dar vă întreabă modul în care să o facă. Dacă alegeţi opţiunea Picture (Enhanced Metafile) atunci în documentul Word se va introduce doar o imagine (poză) a diagramei din Excel.

Dacă însă alegeţi opţiunea Microsoft Excel Chart Object atunci documentul Word va conţine întregul registru de lucru Excel, cu toate foile si tabelele dumneavoastră, precum şi cu diagrama selectată în prim-plan. Dealtfel se va vedea doar diagrama, iar toate celelalte (foi de calcul, tabele de date, calcule etc.) se vor afla ascunse în spatele diagramei. Încercaţi. Avantajul acestei

Fig. 13.

Fig. 14.

B02-59

Modul B02

metode este că puteţi include în cadrul fişierului document întregul registru de lucru, iar ulterior veţi putea avea acces la foile de calcul şi datele din acesta. Iată cum:

Sunteţi în Word şi tocmai aţi introdus diagrama dumneavoastră pe o pagină nouă. Faceţi dublu-click pe diagramă. Dintr-o dată barele de lucru (toolbar) din Word vor deveni similare cu cele din Excel, diagrama va deveni încadrată într-un chenar haşurat, iar în partea inferioară va avea etichete de gen Sheet1, Sheet2… etc. (figura 15). Veţi vedea astfel că, deşi sunteţi in Word, puteţi lucra cu foaia de calcul Excel, iar dacă modificaţi datele care au generat diagrama, şi aceasta va suferi modificări. Toate acestea fiind incluse în documentul dumneavoastră Word!

Pentru a ieşi din editare faceţi click în afara chenarului haşurat şi veţi reveni în foaia Word.

Dacă la includerea diagramei (fig. 14) veţi alege varianta Paste Link programul Word nu va mai include întregul registru de lucru în document, ci doar va face o legătură (link) între fişierul Word şi cel Excel. Astfel, dacă veţi modifica date din fişierul Excel extern, programul Word va prezenta diagrama actualizată cu ultimele modificări făcute de dumneavoastră. Încercaţi şi cereţi ajutorul instructorului pentru acest pas.

Ca exerciţii, încercaţi să realizaţi următoarele : Creaţi o diagramă similară în funcţie de datele dintr-un tabel creat de către voi; Modificaţi tipul diagramei după obţinerea ei (de exemplu din diagramă cu bare în

diagramă cu conuri sau diagramă XY sau alt tip, la alegere); Modificaţi valorile anumitor celule şi studiaţi evoluţia schimbărilor din diagramă; Personalizaţi diagrama obţinută prin modificarea stilurilor de linii şi a culorilor de

fundal; Salvaţi diagrama şi includeţi-o într-un document Word, ca legătură externă; Modificaţi fişierul extern Excel şi vizualizaţi actualizarea diagramei în fişierul Word.

Fig. 15.

B02-60