- 31 -

DEPARTAMENTUL RESURSE UMANE

(DRU)www.jarom

ania.

org

- 32 -

ROLUL DEPARTAMENTULUI RESURSE UMANE ÎN CADRUL COMPANIEI

II. ABILITĂŢILE NECESARE DIRECTORULUI DE RESURSE UMANE

III. RESPONSABILITĂŢILE SPECIFICE ALE DIRECTORULUI DE RESURSE UMANE

IV. RESPONSABILITĂŢILE GENERALE ALE DIRECTORULUI DE RESURSE UMANE

V. ETAPELE DE DESFĂŞUARARE ALE PILOTULUI START! BUSINESS ŞI CONTRIBUŢIA DEPAR-TAMENTULUI DE RESURSE UMANE

VI. RECOMANDĂRI

CUPRINS

www.jarom

ania.

org

- 33 -

Ce face Departamentul de Resurse Umane?

Munca în acest departament constă în evaluarea cunoştinţelor şi a aptitudinilor tuturor membrilor companiei în vederea repartizării acestora în cel mai potrivit departament. Potenţialul uman este cea mai valoroasă resursă a companiei. Directorul de resurse umane îi va asista pe ceilalţi directori în organizarea departamentelor, în gestionarea informaţiilor legate de angajaţi şi în schimbările organizatorice pe care le vor realiza.

Departamentul Resurse Umane va răspunde de: • pregătirea şi perfecţionarea personalului, • motivarea angajaţilor, • delegarea responsabilităţilor, • stabilirea normelor interne de disciplină, • dezvoltarea aptitudinilor de lider a angajaţilor, • rezolvarea probleme legate de sănătate şi

siguranţă.

Persoanele care vor lucra în acest departament vor propune politica de salarii a companiei şi vor previzio-na planul de salarizare. Vor găsi metode ingenioase de rezolvare a conflictelor, vor comunica schimbările de strategie, vor asigura comunicarea dintre departa-mente.

Împreună cu membrii departamentului directorul DRU vei avea grijă de angajaţii din companie. Nu-mai dacă va fi repartizat omul potrivit la locul potri-vit compania va obţine un câştig maxim. De aceea rolul Directorului de Personal nu trebuie subestimat! El aduce stabilitate si menţine personalul motivat. Fără departamentul Resurse Umane în companie ar fi haos!

I. ROLULDEPARTAMENTULUIDERESURSEUMANEÎNCADRULCOMPANIEI

• Bun psiholog• Abilităţi de comunicare• Atitudine pozitivă• Abilităţi de negociere.• Tehnici de intervievare şi consiliere

profesională.• Diplomaţie.• Tact.• Ordonat.

Abilităţi şi calităţi pe care trebuie să vi le dezvoltaţi :Poziţia de Director de Resurse Umane în cadrul Com-paniei ajută la dezvoltarea abilităţilor legate de:

• Influenţarea celorlalţi• Metode de eficientizare a lucrului în echipă• Planificare şi organizare• Conducere şi motivare• Psihologia muncii • Comunicare verbală şi nonverbală• Abilitatea de a redacta rapoarte şi procese ver-

bale• Medierea şedinţelor companiei• Tehnici de gestionare a conflictelor

II. ABILITĂŢILENECESAREDIRECTORULUIDERESURSEUMANE

www.jarom

ania.

org

- 34 -

• Selecţia şi recrutarea personalului• Dezvoltarea şi administrarea planului de salarizare• Păstrarea unei evidenţe corecte a informaţiilor legate de membrii companiei • Redactarea proceselor verbale ale şedinţelor de administraţie şi transmiterea concluziilor şedinţelor de

administraţie tuturor membrilor companie• Dezvoltarea abilităţilor angajaţilor• Păstrarea documentelor administrative ale companiei

III. RESPONSABILITĂŢILESPECIFICEALEDIRECTORULUIDERESURSEUMANE

• RESPONSABILITĂŢI DE LIDER

• RESPONSABILITĂŢI FAŢĂ DE MEMBRII DEPARTAMENTULUI DE RESURSE UMANE

• RESPONSABILITAŢI FAŢĂ DE CEILALŢI DIRECTORII

• RESPONSABILITĂŢI FAŢĂ DE COMPANIE

IV. RESPONSABILITĂŢILEGENERALEALEDIRECTORULUIDERESURSEUMANE

Selectareapersonaluluişiorganiza-readepartamentelor(INETAPAOP-ERATIONALA!!)Înainte de procesul de a selecta CV-urile şi scriso-rile de intenţie ale viitorilor membrii ai companiei, asiguraţi-vă ca au înţeles atribuţiile şi activităţile specifice fiecărui departament. Schiţaţi împreună cu Directorul fiecărui departament o organigramă şi redactaţi pentru fiecare poziţie din companie o fişă a postului. Menţionaţi în fişa postului aptitudinile solici-tate şi atribuţiile viitoare. Dacă membrii companiei nu

vor fi selectaţi dintre colegii voştri, redactaţi anunţuri de angajare pentru posturile pentru care nu aţi găsit oamenii potriviţi. Recomandaţi fiecărei persoane cel mai potrivit post. Ajutaţi-vă colegii să-şi evalueze apti-tudinile. Oferiţi-le suport in modul de redactarea unui CV si a unei Scrisori de Intenţie.

Selectarea şi organizarea departamentelor se va face în funcţie de opţiunile lor şi de rezultatele obţinute în urma susţinerii interviului. Solicitaţi ajutorul con-sultantului dacă consideraţi că nu aveţi experienţa necesară conducerii interviurilor.

V. ETAPELEDEDESFĂŞUARAREALEPILOTULUISTART!BUSINESSŞICONTRIBUŢIADEPARTAMENTULUIDERESURSEUMANE

PRIMA ETAPA – de la idee de afacere la prototipwww.jarom

ania.

org

- 35 -

PoliticadesalarizareOamenii sunt cea mai importantă resursă a unei organizaţii. Fără oameni, acesta nu ar exista.

Unul dintre mijloacele prin care o organizaţie recompensează efortul uman îl reprezintă salariile. Este important să aveţi o politică de salarizare corectă. Va trebui să colaboraţi cu Directorii de Marketing şi Finanţe pentru stabilirea unei scheme de salarizare potrivită. În urma acestei colaborări, să prezentaţi Consiliului de Administraţie propunerea de sala-rizare.

Viziunea,misiunea,obiectiveleşistrategiacompanieDefinirea viziuni, misiuni, obiectivelor şi a strategiei companie se va realiza în cadrul şedinţelor companiei dar directorului de resurse umane îi va reveni, ulte-rior, sarcina de a le face cunoscute tuturor membrilor organizaţiei. Înţelegerea şi asumarea lor de către toţi membrii va permite coordonarea eforturilor pentru îndeplinirea obiectivelor si evaluarea permanentă a realizărilor.

RedactareaRegulamentuluideOr-dineInterioară(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!!)Cele mai des întâlnite motive care generează con-flicte în multe companii sunt neînţelegerile legate de disciplină şi de o comunicare ineficientă. Pentru a evita astfel de conflicte în compania voastră va tre-bui sa redactaţi pe baza propunerilor colegilor voştri un Regulament de Ordine Interioară prin care vor fi menţionate şi măsurile aplicate pentru rezolvarea nemulţumirilor

Stabilireaperioadelordepregătireaangajaţilor.(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!!)Stabilirea cursurilor se va face împreună cu şefii de departamente, care sunt cei mai avizaţi să evalueze pregătirea angajaţilor şi nivelul necesar.

Discutareaproblemelorlegatedesănătateşisiguranţă(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!!)

Mediereaşedinţelorconsiliuluideadministraţie

Păstrareadocumentelorcompaniei.(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!!)Dacă compania nu are un serviciu de secretariat care să păstreze documentele companiei, atunci, Direc-torul de resurse umane va răspunde de păstrarea Statutului companiei, a bazei de date cu informaţii despre membrii companiei, a proceselor verbale ale şedinţelor companiei, a Regulamentului de Ordine Interioară, a Regulamentului de protecţie a muncii şi a Registrului Acţionarilor

www.jarom

ania.

org

- 36 -

RedactareaplanuluidesalarizareUn plan de salarizare echilibrat poate demonstra mo-ralitatea şi loialitatea unei companii. Salariile şi comis-ioanele generoase pot încuraja angajaţii, calitatea muncii şi creşterea vânzărilor. Pe de altă parte, când sistemul de compensare este prea mare, profitul com-paniei poate fi în pericol!. Consultaţi şi materialele su-plimentare prezentate de CD.

Pe baza politicii de salarizare aprobate de Consiliu de Administraţie şi a necesarului de personal primit de la directorii fiecărui departament, veţi redacta planul de salarizare al companiei.

Nu uitaţi că salariile reprezintă o cheltuială pentru companie. Totalul cheltuielilor salariale din planul de salarizare se va calcula pornind de la salariul brut al tuturor angajaţilor şi adăugând procentele de taxe datorate de companie pentru fiecare angajat( CAS, Fond de şomaj, etc).

Sănătateşisiguranţă(INETAPAOPERATIONALA!)Toţi angajaţii trebuie să îndeplinească cerinţele reglementărilor privind Sănătatea şi Siguranţa emise de autorităţile publice. În funcţie de tipul de com-panie, trebuie să vă asiguraţi că toţi angajaţii înţeleg problemele legate de sănătate şi siguranţă şi se conformează prevederilor respective.

Pregătireapersonalului(INETAPAOPERATIONALA!)Este foarte important ca toţi angajaţii să fie pregătiţi corespunzător pentru posturile pe care le ocupă şi că pregătirea este continuată acolo unde este nevoie. Pregătirea poate fi „pe post” sau în cadrul unor sesiuni de training speciale.

Ţineţi evidenţa stagiilor de pregătire/a training-urilor.

În cazul afacerii pilot din START! Business vă reco-mandam doua seminarii destinate tuturor membrilor companiei;

• Recomandări conţinut Plan de afaceri.• Prezentarea unui plan de afaceri în cinci min-

ute.• Planificarea activităţilor - exemplu diagrama

GANTT

Conţinutul acestor seminarii poate urma reco-mandările din materiale suplimentare prezentate pe CD sau poate avea un conţinut mai elaborat. Per-soana desemnată cu susţinerea seminariilor poate fi Preşedintele Companiei sau coordonatorul pilotului.

Motivarea(INETAPAOPERATIONALA!)Implicarea şi comunicarea reprezintă cheile succesu-lui. Încurajaţi membrii echipei:

(a) să facă sugestii (b) să ia decizii (c) să aibă rezultate vizibile

Este foarte important să menţineţi motivarea şi loiali-tatea personalului. Perfecţionarea profesională si pro-movarea în Companie pot fi stimulente la fel de pozi-tive ca şi orice stimulent material.

Lipsa de motivaţie poate fi o problemă serioasă.

ComunicareaîngeneralDirectorul de Personal trebuie să cunoască toate schimbările de strategie şi de influenţa acestora asu-pra personalului. Este obligaţia sa de a comunica aceste schimbări celorlalţi din Companie.

Trebuie să încurajaţi discuţiile libere despre orice as-pect sau problemă.

Angajaţisuplimentari(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!)În cazul în care este necesară recrutarea de angajaţi temporar, trebuie să treceţi prin următoarele etape:

Discutaţi despre cerinţele postului cu Directorul de-partamentului în care se află acesta.

ETAPA A DOUA – redactarea planului de afaceri

www.jarom

ania.

org

- 37 -

Realizaţi o descriere a postului

Daţi un anunţ de angajare corespunzător

Intervievaţi candidaţii împreună cu Directorul depar-tamentului vizat

Stabiliţi nivelul salariului (conform panului de sala-rizare, modificările vor fi discutate cu Directorul Finan-ciar şi supuse aprobării Consiliului de Administraţie). Redactaţi un anunţ de angajare

Disciplină/Nemulţumiri(ÎNETAPAOPERATIONALĂ!)Toţi angajaţii sunt obligaţi să respecte regulile privind conduita, prezenţa, punctualitatea şi performanţele profesionale. Dacă regulile Companiei nu sunt re-spectate de către angajaţi puteţi lua câteva măsuri disciplinare. Acesta este motivul pentru care trebuie să aveţi o procedură disciplinară. Acesta trebuie să cuprindă:

• Avertizare verbală • Avertizare scrisă• Concedierea dacă celelalte măsuri nu au avut

efect

Orice audiere disciplinară trebuie condusă de voi împreună cu Directorul departamentului în care s-a semnalat problema.

La fel dacă un angajat are o nemulţumire trebuie să aveţi o procedură clară de rezolvare a acestora.

Păstrareadocumenteloradministra-tivealecompaniei(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!)Directorul departamentului de Resurse Umane este responsabil de păstrarea documentelor de înfiinţare si administrare a companiei. Unele companii transferă această sarcină secretarului, altele o atribuie unui membru al departamentului de Resurse Umane.

Aceste documente includ:• Statutul Companiei, • Regulamentul de ordine interioara al com-

paniei, • Procesele verbale ale Consiliului de Administraţie

şi ale şedinţelor din cadrul companiei• Registrul Acţionarilor, • Dosarele angajaţilor, etc

www.jarom

ania.

org

- 38 -

Proceduridemediereaşedinţelor(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!)Preşedintele companiei este responsabil de condu-cerea tuturor şedinţelor. Directorul departamentului de resurse umane poate fi invitat să ajute sau chiar să medieze şedinţele pentru a păstra discuţiile con-centrate asupra agendei de lucru. De asemenea el îi poate ajuta pe membrii companiei să înţeleagă unele reguli de bază ale procedurilor de mediere.

Urmărind câteva sugestii pentru mediatori veţi pu-tea ajuta la păstrarea ordinii în discuţii. Fiţi atenţi să nu deveniţi prea strict. Câteodată o şedinţă se poate transforma într-o dezbatere despre regulile proce-durale.

Mai jos sunt sugerate câteva reguli de bază:

Permite-ţi fiecărei persoane pe rând să ia cuvântul.

Toată lumea trebuie să aibă posibilitatea să îşi exprime opinia faţă de o situaţie sau o problemă. (Dacă tim-pul vă presează, puteţi limita discuţiile pentru fiecare membru la 30 de secunde sau un minut).

Când trebuie luată o decizie importantă rugaţi mem-brii companiei să adopte o moţiune.

Moţiunea reprezintă un procedeu prin care se propun şi se analizează nişte schimbări. Este recomandată pentru discutarea schimbărilor importante, care afectează evoluţia companiei, cum sunt modificări de strategie sau adoptarea de politici noi. De exemplu: “Propun majorarea cu 10% a remuneraţiilor acordate pentru ore suplimentare lucrate.”

Propunerea unei moţiuni trebuie să fie motivată. Dacă moţiunea nu este argumentată, atunci nu mai este necesară continuarea discuţiilor.

Dacă moţiunea propusă este susţinută de argumente serioase, atunci se trece la analizarea ei. Nu uitaţi: câte un vorbitor pe rând! Dacă cineva doreşte să anuleze o moţiune, o poate face dar numai cu permisiunea per-soanelor care au adoptat moţiunea originală. Adică, trebuie să o propună pentru a fi rediscutată şi ulterior votată sau anulată.

După ce au fost ascultate toate opiniile, se trece la vot. În cele mai multe cazuri o majoritate simplă a ce-lor prezenţi este suficientă pentru a adopta sau a res-pinge o moţiune.

În cazul unor problemelor controversate este indicată numărarea voturilor. Dacă din discuţii reiese clar că acea moţiune a fost acceptată sau respinsă, va fi su-ficient ca cineva să anunţe acest lucru fără a se mai număra voturile. De exemplu, poţi spune “Toată lumea în favoare”, dar dacă aceasta este numai părerea ta, cei din opoziţie vor spune “În nici un caz”.

NiveluldesalarizarerecomandatpentruetapadedebutaproducţieiToate companiile plătesc angajaţilor salarii sau comis-ioane pentru munca depusă. Acestea reprezintă chel-tuielile cele mai importante pentru majoritatea com-paniilor; trebuie reţinut faptul că un plan de salarizare rezonabil este un instrument managerial eficient pentru orice companie. Angajaţii lucrează mai bine şi rămân într-o companie mai mult timp dacă sunt plătiţi în concordanţă cu munca depusă.

Politica de salarizare promovata de companiile pi-lot START! Business trebuie să respecte legislaţia în vigoare din Romania (nu sunt acceptate salarii mai mici decât salariul minim pe economie).

RemunerareaorelorsuplimentareFiecare Companie Elev are cinci directori care pot primi remuneraţii salariale suplimentare pentru orele suplimenatre de muncă. Multe Student Com-pany au prevăzute în planul de salarizare sume pen-tru remunerarea trainerilor, a şefilor de echipe şi consultanţilor.

Prin regulamentul Student Company comisionul pen-tru vânzări este de minim 10%. Dacă constataţi că vânzările realizate depăşesc vânzările previzionate, atunci puteţi propune o modificare a procentului comisioanelor acordate.

VI. RECOMANDĂRI

www.jarom

ania.

org

- 39 -

Notă În prima şedinţă se discută organizarea companiei şi se stabileşte politica de salarizare a membrilor companiei în funcţie de sarcinile pe care le vor avea.

Exemplu

Salariile iniţiale pentru angajaţi şi funcţionari vor fi de _________lei / lună

Salariile iniţiale pentru şefii de echipă, traineri, manageri de produs vor fi de ________lei / oră

Salariul iniţial pentru preşeninte va fi de _________lei / luna

Salariul iniţial pentru directori va fi de _________lei / lună

Comisioanele vor fi de _________% din totalul vânzărilor

PLANULDESALARIZAREAPERSONALULUI

RAPOARTELEDEPARTAMENTULUIRESURSEUMANE(ÎNETAPAOPERAŢIONALĂ!)

RAPORTUL ADMINISTRATIV (RU1)Raportul administrativ are două funcţii importante:

Să păstreze evidenţa membrilor companiei: nume şi adresă, precum şi a salariilor acestora

Să înregistreze informaţiile de bază despre companie: numele şi telefonul directorilor, obiec-tivele de producţie şi de vânzări, raportul de lichidare etc.

RAPORTUL DE EVIDENŢĂ A PERSONALULUI Fişa RU1 conţine raportul oficial de evidenţă a personalului. Trebuie să verificaţi periodic dacă informaţiile pe care le deţineţi sunt complete şi actualizate. Prezenţa la fiecare şedinţă va fi marcată (aşteptaţi câteva minute înainte de a începe fiecare şedinţă pentru a le da posibilitatea celor întârziaţi de a participa). Dacă un angajat este prezent la şedinţă scrieţi în dreptul numelui acestuia litera P. (Unele companii preferă să treacă salariul acestuia câştigat prin prezenţa lui la şedinţă)

Dacă un manager desfăşoară ore suplimetare notaţi în dreptul numelui acestuia suma stabilită pentru ore suplimentare multiplicată cu numărul de ore suplimentare efectuate. Dacă un an-gajat este absent de la şedinţă scrieţi în dreptul numelui acestuia litera A.

Directorul departamentului de resurse umane, sau persoana care va fi însărcinată cu evidenţa prezenţei angajaţilor la şedinţe, va trebui să-i contacteze telefonic pe cei care absentează în fiecare săptămână. Dacă lucrul acesta este imposibil se va trimite o scrisoare de atenţionare a angajatului în cauză

www.jarom

ania.

org

- 40 -

RAPORTUL REFERITOR LA ACORDAREA DREPTURILOR SALARIALE

Directorul departamentului este responsabil de înregistrarea corectă a informaţiilor despre salariile acordate tuturor membrilor companiei. Trebuie să calculaţi:

Salariile angajaţilor permanenţi, salariile pentru orele suplimentare, comisioanele, bonusurile acordate, etc

PROCESELE VERBALE Directorul departamentului de resurse umane sau secretarul companiei va fi responsabil de redactarea proceselor verbale de la şedinţele Consiliului de Administraţie. Aceste procese ver-bale surprind evoluţia companiei şi trebuie să prezinte deciziile cele mai importante care au fost adoptate în fiecare şedinţă, precum şi realizările companiei.

Fişa vă oferă un model de sintetizare a tuturor informaţiilor prezentate anterior. Orice formă de redactare veţi alege, trebuie să vă asiguraţi că aţi notat toate datele şi că le păstraţi în siguranţă pentru a putea fi consultate la orice moment ulterior întocmirii procesului verbal.

www.jarom

ania.

org