decontarea deplasĂrilor externe cod: po-07 integrat/proceduri... · este o sumă estimativă...

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII „VASILE ALECSANDRI“ DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI

ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A „ V A S I L E A L E C S A N D R I “

D I N B A C Ă U

DECONTAREA DEPLASĂRILOR EXTERNE

COD: PO-07.21

PROCEDURĂ OPERAŢ IONALĂ

RECTOR, PROF.UNIV.DR.ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnătura

Departamentul de Management Şef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE

Avizat Ec. Gabriela-Lidia ŞERBAN

Elaborat Ing. Mirela - Carmen DUMITRAŞ

EDIŢIA: 1 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intră în vigoare începând cu data de 15.03.2012, prin aprobarea în Şedinţa Senatului Universităţii „Vasile Alecsandri” din Bacău.

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod document PO 07.21

Pag./Total pag. 2/10 Data 15.03.2012


Ediţie/Revizie 1/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fişier SIM/PO/PO 07.21

LISTA REVIZIILOR

RESPONSABILITĂŢI Simbol revizie

Ediţie/ Revizie/

Cap./ Pag./ Paragr

Conţinutul reviziei

Elaborat Avizat Aprobat

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

Cod document PO 07.21


DECONTAREA DEPLASĂRILOR

EXTERNE Ediţie/Revizie 1/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fişier SIM/PO/P0 07.21

1. SCOP

Procedura urmăreşte fluxul de lucru, drepturile şi obligaţiile salariaţilor Universităţii „Vasile Alecsandri” din Bacău, pe perioada delegării in străinătate. 2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplică în cadrul Universităţii „Vasile Alecsandri” din Bacău, pentru decontarea contravalorii diurnei şi a cheltuielilor de deplasare efectuate de personalul angajat al instituţiei în străinătate.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Legea nr. 82/1991, a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă, cu modificările şi completările ulterioare.

O.M.F.P. nr. 1.792/2002 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.

O.M.F.P. nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice.

Legea bugetului de stat 293/2011. Normele metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor

publice şi planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin O.M.F.P. nr. 1917/2005, cu modificările si completările ulterioare.

ORDIN nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile. Hotărârea Guvernului nr. 518/1995 (*actualizată*) privind unele drepturi şi obligaţii

ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Hotărârea Guvernului nr. 714/2004 pentru modificarea anexei la Hotărârea Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 4.1 Definiţii

Diurna - o indemnizaţie zilnică în valută sau lei, în vederea acoperirii cheltuielilor de hrană, a celor mărunte uzuale, precum şi a costului transportului în interiorul localităţii în care îşi desfăşoară activitatea;

Plafon de cazare - o sumă zilnică în valută sau lei, în limita căreia personalul trebuie să-şi acopere cheltuielile de cazare.

Cheltuieli de transport - o sumă zilnică in valută sau lei in limita căreia angajatul işi acoperă cheltuielile de transport din ţara in străinătate.

Avans de delegare - o sumă zilnică în valută sau lei solicitată anterior plecării în deplasare (cu maxim 2 zile lucrătoare) destinată cheltuielilor de diurnă, cazare şi transport. Este o sumă estimativă fundamentată in baza unui referat.







Birou financiar-contabilitate – structură organizatorică din cadrul instituţiei publice în care este organizată execuţia bugetară.

Articol bugetar – subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare determinată în funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care desemnează natura unei cheltuieli indiferent de acţiunea la care se referă.

Controlul financiar preventiv – activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice, a fondurilor din contracte de cercetare sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora.

4.2 Abrevieri UB - Universitatea “Vasile Alecsandri” Bacău;

CFP - Control financiar preventiv; ALOP - Angajare, lichidare, ordonanţare, plată; ORD - Ordin de deplasare; AFP - Administrator financiar de patrimoniu; DP - Dispoziţia de plată; DI - Dispoziţia de încasare; OP - Ordin de plată; RN - Referat de necesitate;

CA - Consiliul de Administraţie; RI - Relaţii Internaţionale.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. ASPECTE GENERALE 5.1.1 Diurna

5.1.1.1. Diurna în valută se acordă la nivelul prevăzut pentru fiecare ţară în care are loc deplasarea. 5.1.1.2. Perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcţie de mijlocul de transport folosit, avându-se în vedere: a) momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, şi momentul aterizării avionului, la sosirea în ţară, şi de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere ale frontierei de stat a României; b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat ale României, atît la plecarea în străinătate, cît şi la înapoierea în ţara. 5.1.1.3. Pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pînă la 12 ore şi 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore. 5.1.1.4. În cazul întreruperii călătoriei, determinată de programul de zbor al avioanelor, drepturile de diurnă şi cazare ale personalului se acordă, în continuare, la nivelul prevăzut pentru ţara de destinaţie, numai dacă sejurul pe perioada respectivă nu este asigurat de către companiile care efectuează transportul. 5.1.1.5. Personalul trimis în străinătate, beneficiază de 50% din diurna stabilită pentru ţara în care are loc deplasarea, în cazul în care cheltuielile pentru masă se suportă de către partenerii externi.







5.1.1.6. Se aplica cuantumul de 50% din diurna stabilită pentru ţara in care are loc deplasarea şi: a) personalului care pe timpul deplasării în străinătate se interneaza în spital; b) membrilor colectivelor sportive, artistice, ştiinţifice şi altele asemenea, în situaţia în care cheltuielile de întreţinere şi cazare a acestora în străinătate se suportă din sumele plătite organizatorilor reuniunilor sau manifestărilor la care iau parte, la nivelul comunicat de către aceştia.

5.1.2. Cazarea 5.1.2.1. Plafonul de cazare se acorda la nivelul prevăzut pentru fiecare ţara în care are loc deplasarea. Plafoanele de cazare la care are dreptul personalul participant la diferite manifestări cu caracter internaţional sau la alte acţiuni se acordă la nivelul corespunzător tarifelor practicate de către hotelurile în care au loc manifestările respective, pe baza comunicării primite din partea organizatorilor . 5.1.2.2. În situaţia în care cazarea nu poate fi asigurata la unităţi hoteliere sau altele asemenea, personalul poate sa închirieze şi locuinţe, însă cu plata unei sume în limita a 75% din plafonul de cazare. 5.1.2.3. Eventualele plăţi pentru cazare, care depăşesc plafoanele stabilite în condiţiile prezentei hotărâri, se aprobă, în cazuri temeinic justificate, de către conducerile unităţilor trimitatoare, pe baza documentelor de plata. 5.1.2.4. Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lîngă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci cînd acesta este inclus în tarif.

5.1.3. Transportul 5.1.3.1. Angajaţii trimişi în străinătate au dreptul să călătorească cu avionul sau cu trenul. De asemenea, personalul poate sa călătorească şi cu mijloace auto în situaţia în care cheltuielile totale ce trebuie suportate sînt inferioare tarifelor practicate în cazul călătoriei cu avionul. 5.1.3.2. Distanţa luată în calcul între punctul de plecare şi cel de destinaţie se consideră distanţa cea mai scurtă, utilizând harta rutieră. Personalul poate să călătorească cu avionul, la clasa economică. Cu aprobarea Ordonatorului de Credite, personalul poate să călătorească şi la business class, în situaţia în care nu sunt locuri la clasa economică, iar plecarea în delegaţie nu poate fi amânată. 5.1.3.3. Personalul poate sa călătorească cu trenul, la clasa I cu vagon de dormit, un loc în cuşeta de 2-4 locuri. Transportul dus-întors, pe distanţa dintre aeroport sau gară şi locul de cazare, se face cu mijloacele de transport în comun/ cu taxiul sau cu maşina personală dacă există aprobare în acest sens. 5.1.3.4. Pentru îndeplinirea programului stabilit se pot închiria atât mijloace de transport, în vederea deplasării în grup, în interiorul ţării de destinaţie, cît şi diferite mijloace de comunicaţii, cu acordul prealabil al Ordonatorului de Credite, decontarea cheltuielilor aferente urmând să se facă, potrivit legii, pe baza de documente justificative.

5.1.4. Alte cheltuieli 5.1.4.1. Valuta necesară pentru acoperirea unor eventuale cheltuieli neprevăzute, precum şi a celor pentru convorbiri telefonice, telex, comisioane de schimb, diferenţe de tarif la







cazare şi altele asemenea, necesare îndeplinirii misiunii, se acordă în limita unei sume de până la 50% din totalul diurnei şi al plafonului de cazare la care are dreptul personalul. 5.1.4.2. În cazul personalului care se deplasează cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personală, decontarea transportului se face în baza bonului fiscal de combustibil datat înainte/în timpul/după deplasare la maxim o zi, ţinând seama de consumul specific aprobat de 7,5 litri carburant la 100 km parcurşi pe distanţa cea mai scurtă, precum şi pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru răspunderea civilă, respectiv cartea verde. De asemenea, se vor avansa sumele necesare acoperirii cheltuielilor de cazare, după parcurgerea unei distanţe zilnice de minimum 500 km. 5.1.4.3. Personalului trimis în străinătate i se mai acordă: a) costul transportului în trafic internaţional, cel între localităţile din ţara în care personalul îşi desfăşoară activitatea, precum şi pe distanţa dus-întors dintre aeroport sau gară şi locul de cazare; b) costul transportului documentaţiilor, mostrelor şi al altor materiale sau obiecte necesare îndeplinirii misiunii; c) cheltuielile medicale pentru vaccinuri şi medicamente specifice unor ţări sau localităţi cu clima greu de suportat, pentru spitalizare şi intervenţii chirurgicale în cazuri de urgenţă, stabilite de Ministerul Sănătăţii şi Familiei, precum şi cheltuielile privind asigurarea medicală a persoanelor care fac parte din delegaţiile oficiale; e) comisioanele şi taxele bancare, cheltuielile pentru obţinerea vizelor de intrare în ţările respective, de rezervare a locurilor în mijloacele de transport, taxele de aeroport, comisioanele de rezervare a camerelor de hotel şi altele asemenea; f) taxele de înscriere si/sau de participare la congrese, conferinţe, simpozioane, seminarii, colocvii sau la alte reuniuni, precum şi la manifestări ştiinţifice, culturale, artistice, sportive şi altele asemenea, în condiţiile stabilite de organizatori. 5.1.4.4. În situaţia în care partenerii externi rambursează delegaţilor, parţial sau integral, cheltuielile prevăzute aceştia au obligaţia ca la întoarcerea din deplasare să depună în contul unităţilor trimiţătoare sumele primite, dar nu mai mult decât nivelul sumelor avansate sau suportate de către aceste unităţi.

5.2. FLUXUL DE LUCRU 5.2.1. Activitatea de decontarea a cheltuielilor cu deplasările externe trebuie sa parcurgă etapele prezentate în figura 1. 5.2.2. Angajatul solicită în baza unui RN (anexa 1, formular cod F137.08), aprobarea deplasării externe şi a cheltuielilor estimative pe categoriile: transport, cazare, diurnă, alte cheltuieli) şi face menţionarea fondurilor din care se suportă cheltuiala. Se înscrie în RN cuantumul de avans solicitat în scopul deplasării (dacă este cazul) (fundamentat anterior) precum şi menţiunea specială „cu maşina personală” dacă deplasarea pănă /de la aeroport se face cu maşina personală. 5.2.3. RN este aprobat în prealabil de către Şeful de Compartiment şi Decanul Facultăţii (de care aparţine salariatul) şi se depune la Registratura Universităţii în vederea înregistrării respectiv aprobării de către Ordonatorul de Credite. 5.2.4. Concomitent angajatul completează în baza invitaţiei o cerere tip pentru eliberarea dispoziţiei de deplasare (anexa 3, formular cod F 474.12) şi obţine semnăturile autorizate. Această cerere se aprobă în CA. Biroul RI emite dispoziţia rectorului de deplasare externă







(formular cod F 300.08), în temeiul hotărârii CA, cu specificaţiile: persoana care solicita deplasarea, scopul deplasării, perioada deplasării, cheltuielile de deplasare, avansul acordat, modul de salarizare a salariatului pe perioada deplasării externe precum şi alte specificaţii. Secretariatul General al Universităţii înregistrează şi difuzează compartimentelor implicate dispoziţia rectorului. 5.2.5. În baza dispoziţiei de deplasare externe şi a RN, registratura Universităţii emite şi înregistrează ORD completat cu toate datele aprobate anterior. 5.2.6. Angajatul ridică de la Secretariatul Rectoratului: ORD, dispoziţia de deplasare precum şi RN . 5.2.7. În cazul în care s-a solicitat avans de delegare şi s-a obţinut aprobarea, angajatul întocmeşte şi dă spre semnare documentaţia ALOP, care stă la baza emiterii DP/OP de către AFP din cadrul biroului financiar-contabilitate. După vizarea şi aprobarea DP/OP de către CFP respectiv Ordonatorul de Credite, este programată ridicarea de numerar din casierie, din conturile universităţii (BCR, BT, Trezoreria Bacău etc). După care, angajatul primeşte pe bază de semnătură numerarul cuvenit de la casieria Universităţii. La solicitarea angajatului se poate vira direct pe card avansul de delegare.

Fig. 1. Etapele activităţii de decontare a cheltuielilor cu deplasările externe.







5.2.8. La întoarcerea din deplasare, ORD este completat pe faţa 1 cu datele sosit/plecat şi ştampilat cu ştampila Instituţiei unde s-a efectuat deplasarea, faţa 2 este completată cu ziua şi ora plecării/ziua şi ora sosirii în Bacău, cheltuielile efectuate conform documentelor originale anexate, înscriind succint sub forma unui rezumat denumit referat: scopul, locul si motivul deplasării. Pe faţa 2 partea de jos, ORD va fi semnat de către şeful de compartiment, după care acesta se predă la contabilitate spre verificare şi vizare CFP. Se completează de către solicitant decontul de cheltuieli în valută (anexa 2 formular cod F 473.12). 5.2.9. Contabilitatea înaintează ORD la Registratura Universităţii pentru aprobarea Ordonatorului de Credite. Concomitent, biroul financiar-contabil prin AFP verifică pe baza ordinului de deplasare şi a actelor justificative (în original) depuse de angajat, decontul de cheltuieli în valută. 5.2.10. Dacă sumele care reprezintă cheltuielile de deplasare sunt mai mici decât avansul primit, atunci biroul financiar contabil prin AFP întocmeşte dispoziţie de încasare către casierie. Angajatul achită diferenţa de plată în maxim 3 zile de la întoarcerea în ţară. 5.2.11. Dacă sumele care reprezintă cheltuielile de deplasare sunt mai mari decât avansul primit atunci angajatul întocmeşte ALOP pentru diferenţa de decontare. Biroul financiar contabil întocmeşte DP către casierie şi vizează cu viza CFP. ALOP-ul şi DP se înaintează registraturii Universităţii, în vederea înregistrării şi aprobării de către Ordonatorul de Credite. 5.2.12. După vizarea si aprobarea DP/OP de către CFP respectiv Ordonatorul de Credite, este programată ridicarea de numerar de către casierie din conturile UB (BCR, BT, Trezoreria Bacău, etc). Apoi, angajatul primeşte pe baza de semnătură numerarul de la casieria universităţii.

5.3. Acordarea şi justificarea sumelor cheltuite în valută

5.3.1. Avansul de deplasare se acordă cu cel mult 2 zile lucrătoare înainte de plecare cu excepţia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de călătorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile înainte de data plecării. Dacă avansul solicitat este în lei, iar cheltuielile se fac în altă monedă, atunci angajatul va trebui să facă dovada schimbării sumei luate ca avans prin prezentarea unui buletin de schimb valutar. În cazul în care acest buletin de schimb valutar nu este prezentat atunci se va considera cursul BNR din ziua acordării avansului. 5.3.2. Avansul de deplasare se justifică în cel mult 3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii. În cazul în care este depăşit termenul de depunere a avansului casieria percepe penalităţi : 0.50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen pentru fiecare zi de întârziere. 5.3.3. Cheltuielile de deplasare în interes serviciu, în limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, diurnei şi a cazării pe timpul deplasării, se justifică în cel mult 3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii. Angajatul se îngrijeşte de obţinerea ştampilei de confirmare sosit/plecat a deplasării (ORD faţa 1), de completarea tuturor datelor: ziua şi ora plecării, ziua şi ora sosirii, avansul primit la plecare etc. În cazul în care cheltuielile de deplasare sunt în altă monedă decât lei, atunci se va lua în







considerare: valoarea de schimb valutar BNR din data decontului (data nu va depăşi trei zile lucrătoare de la data sosirii în ţară); valoarea de schimb conform buletin de schimb valutar din ziua decontului (data buletinului nu va depăşi trei zile lucrătoare de la data sosirii în ţară) . 5.3.4. În cazul în care este depăşit termenul de depunere a diferenţei de restituit, casieria percepe penalităţi: 0.50% asupra sumelor nerestituite în termen pentru fiecare zi de întârziere. Casieria calculează penalităţile pe baza cursului de schimb valutar la data depunerii sumei datorate, încasează şi emite chitanţa distinctă pentru cheltuielile de întârziere. 5.3.5. Sumele în valută folosite în alte scopuri, pierdute, furate sau cheltuite fără respectarea condiţiilor în care au fost acordate potrivit prezentei hotărâri, se recuperează în valută de cei vinovaţi.

6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. RECTORUL 6.1.1. Aprobă deplasările, emite dispoziţia de deplasare şi semnează pentru

decontarea cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasării personalului instituţiei. 6.2. ŞEFUL DE COMPARTIMENT 6.2.1. Vizează referatul de necesitate şi ordinul de deplasare confirmând că

operaţiunea de deplasare corespunde intereselor instituţiei. 6.3. BIROUL FINANCIAR-CONTABILITATE PRIN AFP 6.3.1. Răspunde de verificarea decontului de cheltuieli în valută şi a documentelor

prezentate de persoana care a fost în deplasare. 6.3.2. Răspunde de înregistrarea în contabilitate a decontului de cheltuieli în valută.

6.4. PERSOANELE CARE ACORDA VIZA CFP 6.4.1. Răspund de legalitatea decontării cheltuielilor sau de acordare a avansurilor

şi de existenţa creditelor bugetare. 6.5. CONTABILUL ŞEF 6.5.1. Răspunde de existenţa vizelor necesare şi dispune plata. 6.5.2. Răspunde de verificarea operaţiunilor, de înregistrarea contabilă. 6.6. CASIERUL 6.6.1. Răspunde de efectuarea plaţilor, a încasărilor şi înregistrarea actelor în

registrul de casă. 6.7. ANGAJATUL 6.7.1. Răspunde de obţinerea tuturor semnăturilor pe actele premergătoare dar şi

ulterioare deplasării externe. 6.7.2. Răspunde de obţinerea semnăturilor şi ştampilelor care atestă deplasarea

externă.







6.7.3. Completează formularul de decont cheltuieli în valută (anexa 2, formular cod F 473.12) şi răspunde de obţinerea şi predarea documentelor de decontare în original (facturi, bilete de tren, de avion, chitanţe, bonuri fiscale, buletine de schimb valutar, etc) la biroul financiar contabil.

7. ÎNREGISTRĂRI

Înregistrarea Suportul Completează Locul de păstrare

Durata de păstrare

Referatul de necesitate Hârtie F 137.08

Solicitant SFC 10 ani

Cerere eliberare dispoziţie de deplasare

Hârtie F 474.12


Ordinul de deplasare Hârtie Rectorat SFC 10 ani Dispoziţia de deplasare Hârtie

F 300.08 Rectorat SFC 10 ani

Dispoţia de plată/încasare

Hârtie SFC SFC 10 ani

Chitanţa cu regim special

Hârtie Casierie SFC 10 ani

Registrul de casă Hârtie Casierie SFC 10 ani Ordinul de plată Hârtie SFC SFC 10 ani Decont cheltuieli în valută

Hârtie F 473.12


8. ANEXE Anexa nr. 1 – Referat de necesitate (formular, cod F137.08). Anexa nr. 2 – Decont cheltuieli în valută (formular cod F 473.12). Anexa nr. 3 – Cerere eliberare dispoziţie de deplasare (formular cod F 474.12).

PROCEDURĂ OPERAŢIOALĂ


Pag./Total pag. Data 15.03.2012




Anexa nr. 1

Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bacău Se aprobă ordonator de credite Rector Nr ............ din ......................... Avans: .................................

REFERAT DE NECESITATE

Subsemnatul, .................................................................................... având funcţia de ................................... la Departamentul/Serviciul ........................................, Facultatea de ................................................ vă rog să-mi aprobaţi deplasarea la .................................................................... în localitatea ................................ în perioada .......................................................................................... cu mijloc de transport ............................................................................................................ Scopul deplasării: ........................................................................................................ .................................................... pentru care solicit următoarele cheltuieli: transport Bc - ........................................... – Bc, lei: .................................. ; cazare: ............ nopţi a ..................... lei; diurnă .......... zile a ................ lei; alte cheltuieli ........................................................................................... lei care se suportă din fonduri .......................................................................... Total lei .......................................... Data Semnătura ................................................ Conform HCM nr. 822 din 1959 certificăm necesitatea deplasării pentru ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ Decan, Şef compartiment, ................................... ....................................

F 137.08/xx







Anexa nr. 2

UNIVERSITATEA” VASILE ALECSANDRI “DIN BACAU

RECTOR,

DECONT CHELTUIELI IN VALUTA

nr______ din _______________ Prezentat de dl(dna) _________________________________________________________ pentru justificarea avansurilor in valuta primite cu prilejul deplasarii in ____________________ tara___________ conform dispozitiei nr ___________ din __________________ si a (invitatiei, documentelor de participare-program, conferinta, etc _________________________________ perioada deplasarii ___________________________________________________________________________________ 1.AVANS a) sume acordate Nr data inreg Banca Diurna Cazare Transport Alte cheltuieli

de justificat TOTAL VALUTA

2.SUME DECONTATE( conform documentelor anexate) Denumirea valutei ___________________ Diurna Cazare Transport Alte cheltuieli de

justificat TOTAL LEI TOTAL VALUTA

DECONTUL CHELTUIELILOR EFECTUATE IN VALUTA 1.DECONTUL DIURNEI

Felul mijlocului de transport folosit

Ziua si ora plecarii de la frontiera sau aeroport roman

Ziua si ora sosirii la frontiera sau aeroportul roman

Nr zile pt care s-a calculat diurna

Diurna zilnica TOTAL LEI TOTAL VALUTA

Explicatii cu privire la decontarea diunei_____________________________________________

2.DECONTAREA CHELTUIELILOR DE CAZARE nr si data actului barem pe zi nr zile cazare TOTAL LEI TOTAL VALUTA Explicatii cu privire la decontarea cheltuielilor de cazare________________________________

3.DECONTAREA CHELTUIELILOR DE TRANSPORT Nr si data biletului De la Pana la TOTAL LEI TOTAL VALUTA Explicatii cu privire la decontarea cheltuielilor in valuta pentru transport____________________

4.ALTE CHELTUIELI







Nr si data actului Explicatii cu privire la natura cheltuielilor TOTAL LEI TOTAL VALUTA 5.MENTIUNI SUPLIMENTARE _______________________________________________________________________________________________________ Avans primit ___________ Cheltuieli ___________ De restituit ___________ SEMNATURA TITULARULUI De primit ___________ __________________________ Data______________________ Contabil sef, Serviciul contabilitate, Data _________________

F 473.12/Ed. xx







Anexa nr. 3

Nr. înregistrare..………….……….din …………………….

Avizul Directorului Avizul Decanului1 Consiliul de

Administraţie,

de department Rector

Domnule Rector,

Subsemnatul (a),……………………………………………………………………………………………...................

(gr.didactic/student) …………………………………. la Facultatea de ………………………………………………

Departamentul……………………………………......., vă rog să binevoiţi a aproba deplasarea mea în

ţara……………………………………….. localitatea…………………………………………………………………

pentru (acţiunea) …………………………………………………………………………………………………………

la instituția…………………………………………………………………………………………………………………

în perioada ……………………………………………………………………………………………………………….

Cheltuielile legate de această deplasare vor fi acoperite după cum urmează:

transportul internaţional pe ruta ………………………………………………………………………………………..

cu (mijloacele de transport) …………………………………………………………………………………………….

va fi suportat de………………………………………………………………………………………………………….

Cheltuielile de întreţinere în străinătate vor fi suportate de ………………………………………………..............

Diurna ………………………………………………………………………………………………………...................

Cazarea ………………………………………………………………………………………………………................

Taxa de participare……………………………………………………………………………………………..............

Taxa de viză + asigurarea medicală…………………………………………………………………………............

TOTAL (în limita sumei de) ………………………………………………………………………………....................

AVANS solicitat……………………………………………………………………………………………....................

De asemenea, vă rog sã dispuneţi eliberarea unei adrese către Ambasada ……………………………,

pentru obţinerea vizei2.

Semnătura ____________________

Aviz Serv. Resurse Umane………………………………

Aviz Serv. Contabilitate3……………………………….

Aviz Director Grant3 ………………………….……….

1. In cazul în care solicitantul primeşte fonduri de la facultate, decanul este rugat să specifice suma acordată în cifre şi litere.

2. Completaţi în cazul în care doriţi eliberarea adresei. 3. Pentru situaţiile în care se primeşte sprijin financiar de la universitate/facultate şi/sau banii destinaţi

deplasării sunt administraţi prin intermediul conturilor Universităţii Vasile Alecsandri din Bacau







Modul de acoperire a obligaţiilor didactice (dacă este necesar, folosiţi un formular identic în

continuare):

1. În cazul în care se recuperează, precizaţi care este programul:

Nr. crt.

Denumirea cursului / seminarului / laboratorului

Data Ora Sala

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

2. Dacă obligaţiile didactice sunt suplinite, se comunică programul de suplinire sub semnătura persoanelor

care îl asigură, cu precizarea condiţiilor de plată:

Nr. crt.

Numele şi prenumele Cursul / seminarul / laboratorul

Condiţii de plată

SEMNĂTURA

1. 2. 3. 4. 5.

3. La expirarea termenului aprobat prin ordin, solicitantul are obligaţia să efectueze decontul financiar în

termen de 3 zile. 4. Dispoziţia rectorului se emite pentru cel mult 1 an calendaristic. Dacă solicitantul a beneficiat de o

aprobare de deplasare în străinătate şi doreşte prelungirea stagiului, la cererea tip se va ataşa o copie după Dispoziţia Rectorului iniţială, precum şi documente care să certifice noul interval.

5. După obținerea semnăturilor (Director de departament, Decan, Serviciul Contabilitate și Serviciul Resurse Umane), cererea va fi depusă la Registratura Universității; până la ora 15:00 a fiecărei zile de marți se primesc cereri pentru Şedinţa Consiliului de Administrație din săptămâna respectivă (sedința are loc joia).

6. Eliberarea actelor: Dispoziţia Rectorului se eliberează în termen de 4 zile lucrătoare de la data aprobării în şedinţa Consiliului de Administrație .

7. Dispoziţiile Rectorului nu se refac şi nu se eliberează retroactiv.

F 474.12/Ed. xx

decontarea deplasĂrilor externe cod: po-07 integrat/proceduri... · este o sumă estimativă...

Documents