SISTEMUL INFORMAIONAL EVOLUIE I TRANSFORMARE N ERADIGITAL

SISTEMUL INFORMAIONAL EVOLUIE I TRANSFORMARE N ERA DIGITAL

CONSIDERAII PRIVIND ROLUL SISTEMELOR INFORMAIONALE N ERA DIGITAL

1. Introducere

Studiul sistemelor informaionale se afl la intersecia mai multor domenii (tehnologii informaionale, management, sistemic, contabilitate i gestiune, analiz i proiectare, cultur organizaional), constituind o adevrat provocare pentru cei care ncearc sl ptrund. Literatura de specialitate apreciaz c acestea reprezint o component esenial n orice program de studii din economie i administrarea afacerilor.ntro definiie uzitat, un sistem informaional este o combinaie organizat de oameni, echipamente, programe de aplicaii, reele de comunicaii, date, politici i proceduri care acumuleaz, regsesc, prelucreaz i disemineaz informaii ntro organizaie. Oamenii se bazeaz pe sistemele informatice moderne pentru a comunica ntre ei, folosind o diversitate de dispozitive (hardware/echipamente), instruciuni i proceduri de prelucrare a datelor (software/programe), canale de comunicaii (reele) i datele stocate. Am utilizat aici termenul de sistem informatic, care desemneaz utilizarea TIC n derularea activitilor din organizaii. n acest sens, se impune precizarea c omenirea utilizeaz dintotdeauna diferite forme de sisteme informaionale, cu mult nainte de apariia calculatorului electronic. n condiiile n care utilizarea calculatoarelor este astzi generalizat, delimitarea ntre sistemul informaional i sistemul informatic nu mai este necesar, iar n text cele dou noiuni sunt utilizate cu aceeai semnificaie.

2. Evoluia sistemelor informaionale

Exist trei motive fundamentale pe care se fundamenteaz aplicarea n economie a tehnologiei informaiei i comunicaiilor. Acestea se regsesc n trei roluri fundamentale pe care sistemele informaionale le joac n asigurarea succesului unei organizaii, i anume:

suport pentru activitile i procesele operaionale ale organizaiei ;

suport decizional pentru angajaii i managerii acesteia;

suport pentru strategiile legate de avantajul competitiv.

Figura 1 ilustreaz modul n care interacioneaz rolurile fundamentale ale sistemelor informaionale ntro organizaie.

Astfel, n orice moment, sistemele informaionale proiectate s sprijine activitile i procesele operaionale pot, totodat, transmite sau recepiona date de la sistemele orientate pe luarea deciziilor sau pe dobndirea avantajului competitiv. Acelai lucru este valabil i pentru celelalte dou roluri fundamentale ale sistemelor informaionale. Ca atare, organizaiile depun un efort permanent de a obine integrarea propriilor sisteme informaionale, n scopul de a permite informaiilor s circule liber n cadrul sistemelor sale, asigurnd astfel o i mai mare flexibilitate i un suport mai bun dect cel oferit de oricare rol individual.Aceste roluri vitale sunt implementate prin intermediul a mai multor tipuri diferite de sisteme informaionale. Totodat, posibilitile, respectiv funciile acestor sisteme sau amplificat semnificativ dea lungul anilor. n Figura 2 sunt prezentate schematic aceste schimbri.

La mijlocul anilor 50, au aprut aplicaiile de prelucrare electronic a datelor (Electronic Data Processing), ndeosebi n domeniul contabilitii ntruct utilizeaz un volum mare de date. Ulterior, sfera acestor sisteme sa extins i asupra prelucrrii tranzaciilor, evidenei primare, marketingului, personalului, fabricaiei etc., avnd ca rol principal colectarea datelor din domeniile specificate.

Ulterior datele, odat culese, au nceput a fi prelucrate n vederea satisfacerii cererilor de informaii ale managerilor, adugnduse astfel un nou rol al sistemelor informaionale. Sa nscut astfel conceptul Sistemelor Informaionale pentru Management (Management Information Systems sau Management Reporting Systems), acestea fiind orientate spre furnizarea informaiilor pentru conducerea tactic, sub forma rapoartelor i a altor situaii predefinite care asigurau managerilor informaiile necesare proceselor decizionale. Aceste sisteme au intrat n scen n anii 60.La nceputul anilor 70 se ncearc uurarea procesului decizional, prin preluarea unei pri din efortul organelor de decizie, deoarece devenise evident c produsele informaionale predeterminate nu rspundeau n mod corespunztor multora din nevoile decizionale ale managementului. n consecin, sa nscut conceptul de Sisteme de Suport Decizional (DecisionSupport Systems). Noul rol al sistemelor informaionale consta n a oferimanagerilor utilizatori un sprijin adhoc i interactiv al proceselor lor decizionale. Acest ajutor trebuie s fie adaptat deciziilor i stilurilor decizionale proprii ale managerilor i s rspund tipurilor concrete de probleme din lumea real a afacerilor cu care acetia se confrunt.

n anii 80 au aprut cteva roluri noi ale sistemelor informaionale. n primul rnd, dezvoltarea rapid a puterii de prelucrare a microcalculatoarelor, a pachetelor software de aplicaii i a reelelor de telecomunicaii a dat natere fenomenului numit informatica utilizatorului final. Acum utilizatorii pot folosi propriile resurse de calcul pentru ai ndeplini sarcinile implicate de activitatea lor, fr a mai atepta sprijinul indirect al departamentelor de servicii informatice centralizate ale organizaiei.

Apar astfel sistemele de automatizare a muncii de birou cunoscute sub denumirea mai scurt de (sisteme de) birotic (Office Automation Systems) i sistemele de colaborare pe echipe i grupuri de lucru (Enterprise Participarea crescnd a utilizatorilor i managerilor n SI Rolul crescnd al SI n afaceri i management Collaboration Systems). Noile sisteme se ocup cu tratarea comunicaiei umane, prezena lor fiind simit n toate tipurile de sisteme informatice. n al doilea rnd, a devenit tot mai evident c cea mai mare parte a

managerilor de vrf ai organizaiilor nu utilizau n mod direct nici rapoartele oferite de sistemele informaionale de management i nici facilitile de modelare analitic ale sistemelor de suport decizional. Sa dezvoltat ca atare conceptul de Sisteme Informatice pentru Executivul de Vrf (Executive Information Systems). Ele i propun mult mai mult dect clasicul tablou de bord sau arhiuzitatele sisteme de rapoarte, despre care muli conductori spuneau cu maliiozitate c i adormeau nainte de a apuca s le citeasc n ntregime. Nici formele moderne de informare mult mai succint, prin grafice, tabele, scheme, nu iau mulumit. Veritabilii conductori, buni strategi, de multe ori sunt interesai mai nti s tie ce fac alii, ce se ntmpl pe piaa global i abia apoi doresc s tie detalii despre firma lor. Astfel, aceste sisteme informaionale ncearc s ofere nivelului strategic al conducerii o modalitate accesibil de a obine informaiile critice dorite, atunci cnd este nevoie i croite n formatele preferate.n al treilea rnd, sau nregistrat progrese importante privind dezvoltarea i aplicarea tehnicilor de inteligen artificial (IA) la sistemele informaionale de afaceri. Astfel, la mijlocul anilor 80, dei primele ncercri din alte domenii dect cel economic sunt mai timpurii, prolifereaz un nou tip de sisteme, i anume Sistemele Expert (Expert Systems) i alte Sisteme Bazate pe Cunotine (Knowledge Based Systems), prin care se trece la prelucrarea cunotinelor umane. Sistemele actuale includ ageni software inteligeni ce pot fi programai i realizai pentru a aciona la dorina utilizatorului, funcii sistem ce se pot adapta automat la nevoile imediate ale acestuia, aplicaii de realitate virtual, robotic avansat, prelucrarea limbajului natural i o multitudine de alte aplicaii n care inteligena artificial nltur necesitatea interveniei omului, elibernd astfel personalul n vederea realizrii unor sarcini mai complexe. Aceste sisteme pot prelua deci, sub forme mult mai performante, o parte din activitile surprinse prin tipurile de sisteme menionate pn acum, jucnd rolul unor consultani pentru utilizatorii lor prin oferirea de sfaturi profesionale (cu un ridicat nivel de expertiz) n anumite domenii concrete.

n anii 90 sa conturat un important rol nou al sistemelor informaionale i anume cel strategic, sistemele respective fiind cunoscute uneori i sub numele de Sisteme Informatice Strategice (Strategic Information Systems). n cadrul acestui concept, tehnologia informaional devine o parte integrant a proceselor economice, a produselor i serviciilor ce ajut o organizaie s ctige un avantaj competitiv pe piaa global.

Spre mijlocul anilor 90 i fac apariia revoluionar Sistemele pe Planificare a Resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning). Aceast variant a unui sistem informaional strategic adaptat la specificul unei organizaii integreaz toate laturile activitii acesteia, incluznd planificarea, producia, vnzrile, managementul resurselor, relaiile cu clienii, operaiile de inventariere, evidena comenzilor, managementul financiar, resursele umane, marketingul, teoretic fiecare funciune a organizaiei.

Avantajul principal al acestor sisteme ERP rezid n interfaa comun pentru toate funciunile organizaionale informatizate, deplina lor integrare i partajarea datelor necesare unui proces decizional strategic flexibil.

n fine, dezvoltarea rapid a Internetului, intraneturilor, extraneturilor i altor reele globale interconectate dup anii 90 provoac schimbarea dramatic a posibilitilor sistemelor informaionale din domeniul afacerilor la nceputul noului mileniu. Astfel, organizaiile pregtite pentru Web, care

se bazeaz pe Internet n activitatea lor i sistemele globale de comer i afaceri electronice au devenit numitorul comun al operaiunilor i managementului ntreprinderilor actuale. Putem concluziona visvis de evoluia sistemelor informaionale c, n timp ce utilizatorii iau extins abilitile n ceea ce privete utilizarea tehnologiei informaiei n gestionarea activitii organizaiilor, sistemele informaionale actuale ndeplinesc aceleai funcii de baz ca n urm cu 50 de ani. i acum trebuie prelucrate tranzaciile, inut evidena, furnizate rapoarte managerilor, asigurat suport sistemelor contabile i proceselor primare ale organizaiei. Ceea ce totui sa schimbat vizeaz faptul c n prezent exist un nivel mult mai ridicat de integrare a funciunilor sistemului ntre diversele aplicaii, o mai mare conectivitate att a componentelor de acelai tip ct i a celor de tipuri diferite, precum i posibilitatea de a realoca sarcini critice cum ar fi stocarea, prelucrarea i transmiterea datelor, astfel nct s se profite la maxim de oportunitile ivite n activitatea organizaiei i de cele strategice. Ca urmare a acestor faciliti sporite, sistemele informaionale viitoare vor fi orientate att pe sporirea vitezei ct i a ariei lor de cuprindere n vederea asigurrii unei integrri i mai ridicate, n condiiile unei flexibiliti sporite.

3. Tipologia sistemelor informatice

Din punct de vedere conceptual, sistemele informaionale implementate n organizaiile actuale pot fi clasificate n mai multe moduri. De pild, sistemele informaionale pot fi grupate n dou mari categorii: sisteme suport pentru procesele operaionale i sisteme suport pentru management. Aceast clasificare, prezentat n Figura 3, este menit s evidenieze rolurile principale ale fiecrei categorii de sisteme informaionale n desfurarea proceselor economice, respectiv n managementul unei organizaii. Vom prezenta pe scurt n cele ce urmeaz caracteristicile acestor tipuri de sisteme informaionale.

A. Sistemele suport pentru procesele operaionale. Sistemele informaionale au fost utilizate ntotdeauna pentru prelucrarea datelor generate de, i utilizate n, activitatea de baz a unei organizaii, rspunznd necesitilor curente de prelucrare a informaiilor n cadrul acesteia. Sistemele respective produc o gam variat de informaii destinate att uzului intern ct i extern, nefiind orientate ns cu precdere pe obinerea produselor informaionale specifice ce pot fi utilizate de ctre manageri. Ca atare, este necesar de regul prelucrarea lor n continuare de ctre sistemele informaionale pentru management.

Sistemele suport pentru procesele operaionale au, n principal, rolul de a asigura prelucrarea eficient a tranzaciilor organizaiei, de a controla procesele industriale, de a sprijini comunicarea i colaborarea n cadrul firmei i de actualiza bazele de date ale acesteia, dup cum va fi descris n continuare.

1) Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (SPT) proceseaz i nregistreaz datele rezultate din operaiile i activitile firmei. Exemple tipice sunt sistemele informatice care prelucreaz vnzrile, cumprrile i micrile de stocuri. Rezultatele acestor prelucrri sunt utilizate pentru a actualiza bazele de date privind clienii, stocurile i alte baze de date ale organizaiei. Acestea ofer apoi resurse de date ce pot fi prelucrate i utilizate de sistemele informaionale pentru management. Aceste sisteme produc, de asemenea, o varietate de produse informaionale destinate uzului intern sau extern, precum facturi, chitane, state de plat, comenzi, ordine de plat, situaii financiare. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor proceseaz tranzaciile n dou moduri principale, i anume: prelucrare n loturi datele sunt acumulate dea lungul unei perioade de timp i prelucrate periodic; prelucrare n timp real (sau online) datele sunt prelucrate imediat dup efectuarea unei tranzacii. De exemplu, sistemele punctelor de vnzare (POS) ale magazinelor cu amnuntul pot utiliza terminale electronice la casele de marcat, pentru a culege i transmite electronic datele privind vnzrile, prin intermediul legturilor de telecomunicaii, ctre centrele informatice regionale n vederea prelucrrii imediate (n timp real) sau pe timpul nopii (n loturi).

2) Sistemele de control al proceselor (SCP) monitorizeaz i controleaz procesele fizice, n cadrul lor deciziile de rutin prin care se regleaz sistemul de producie fiind luate n mod automat de ctre calculatoare. Ca exemple putem da deciziile de lansarea automat a comenzilor privind produsele din stoc sau cele privind controlul produciei. De pild, o rafinrie de petrol folosete senzori electronici legai la un calculator pentru a supraveghea n mod continuu procesele chimice. Computerele monitorizeaz astfel procesele chimice, nregistreaz i prelucreaz datele detectate i realizeaz ajustri instantanee (n timp real) ale proceselor corespunztoare din cadrul rafinriei.

3) Sistemele de colaborare organizaional (SCO) utilizeaz o varietate de tehnologii informaionale pentru a ajuta oamenii s lucreze mpreun, incluznd aplicaii pentru automatizarea muncii de birou, numite i de birotic (Office Automation Systems). Ele sprijin angajaii s colaboreze prin comunicarea ideilor, mprirea resurselor, coordonarea eforturilor comune n calitate de participani la diferite activiti din cadrul firmei, echipe de proiect i alte grupuri de lucru, ce constituie o parte vital a organizaiilor din ziua de azi. Astfel, scopul acestor sisteme l constituie utilizarea tehnologiilor informaionale pentru a mbunti productivitatea, eficiena i, totodat, spiritul creativ al echipelor i grupurilor de lucru din ntreprinderea modern (vezi Figura 4).

De exemplu, multe organizaii formeaz echipe de ingineri, specialiti n marketing i ali lucrtori cu cunotine pentru a dezvolta noi produse sau a le perfeciona pe cele existente. Se pot forma echipe virtuale alctuite din personal din diferite departamente i locuri de munc din cadrul unei firme, precum i consultani din afar. Astfel de echipe vor folosi din plin Internetul, intraneturile i extraneturile firmei i soft de colaborare cunoscut sub numele de groupware. Apoi vor putea colabora cu uurin via pot electronic, forumuri de discuii, videoconferine i siteuri Web multimedia de proiect pe intranetul firmei. n felul acesta, sar putea asigura comunicarea eficient i coordonarea activitilor n cadrul unei echipe de dezvoltare a unui produs, realiznduse colaborarea efectiv n dezvoltarea sau perfecionarea produselor i serviciilor.

B. Sistemele suport pentru management reprezint acele sisteme informaionale orientate pe furnizarea de informaii i oferirea de sprijin managerilor n vederea lurii unor decizii documentate i eficiente. Acest sisteme au aprut odat cu conceptul de sisteme informaionale pentru management (SIM) n anii 60. SIM a devenit laitmotivul (i cuvntul la mod) pentru aproape toate ncercrile de a lega tehnologia computerelor i teoria sistemelor de prelucrarea datelor n organizaii. n aceea perioad devenise evident c folosirea calculatoarelor pentru a oferi soluii la problemele de afaceri se fcea ntrun mod necorespunztor, prin orientarea aproape n ntregime ctre informatizarea sarcinilor administrative i de eviden. Conceptul de sisteme informaionale pentru management a aprut astfel ca o reacie la dezvoltarea ineficient i la utilizarea lipsit de eficacitate a calculatoarelor. Dei a pierdut din strlucire datorit unor eecuri timpurii, conceptul de SIM este nc recunoscut ca vital pentru eficiena i eficacitatea sistemelor informaionale ale organizaiilor din dou motive principale:

pune n eviden orientarea spre management a tehnologiei informaionale n cadrul organizaiilor. Astfel, unul din scopurile majore ale sistemelor informatice ar trebui s fie sprijinirea procesului de luare a deciziilor manageriale i nu doar prelucrarea datelor generate de activitile firmei;

subliniaz faptul c trebuiesc folosite noiunile teoriei sistemelor pentru organizarea aplicaiilor sistemelor informaionale. Ca atare, aplicaiile tehnologiei informaionale n cadrul unei firme trebuie privite ca sisteme informatice integrate i legate ntre ele i nu ca activiti independente de prelucrare a datelor.

1) Sistemele informaionale pentru management (SIM) reprezint forma cea mai rspndit a sistemelor de suport al managementului. Ele asigur utilizatorilor manageri produsele informaionale ce sprijin o mare parte a nevoilor lor decizionale curente, oferindule o diversitate de rapoarte i situaii. Coninutul acestor produse informaionale este specificat n avans de ctre manageri astfel nct ele s conin informaiile de care acetia au nevoie. Sistemele informaionale pentru management culeg informaii privind activitile interne din bazele de date ce au fost actualizate de sistemele de prelucrare a tranzaciilor. Informaiile privind mediul de afaceri sunt obinute din surse externe.

Produsele informaionale oferite managerilor sunt expuneri, situaii i rapoarte ce pot fi furnizate (a) la cerere, (b) periodic, conform unui program predefinit, sau (c) oricnd sunt ntrunite anumite condiii excepionale. De exemplu, managerii de vnzri pot (1) utiliza un navigator Web pentru a primi pe staiile lor de lucru informaii imediate privind vnzrile unui anumit produs; (2) accesa zilnic, prin Intranet, rapoarte de analiz a vnzrilor pe produs, agent i zon de vnzri; sau (3) primi rapoarte generate automat ori de cte ori un agent de vnzri nu i ndeplinete cota de vnzri pe o anumit perioad.

2) Sistemele de suport decizional (SSD) reprezint un progres firesc al sistemelor de prelucrare a tranzaciilor i al sistemelor informaionale pentru management. Ele sunt sisteme informatice interactive ce folosesc modele decizionale i baze de date specializate ce sprijin procesele decizionale ale managerilor ce le utilizeaz. Astfel, ele sunt diferite de sistemele de prelucrare a tranzaciilor ce sunt orientate pe prelucrarea datelor generate de desfurarea operaiilor i activitilor firmei, dei i extrag datele din bazele de date ale organizaiei, ntreinute de aceste din urm sisteme. Ele difer i de sistemele informaionale pentru management, care sunt orientate pe furnizarea de informaii (rapoarte) dinainte specificate managerilor, informaii cei pot ajuta s ia decizii de tip structurat mai eficiente. Sistemele de suport decizional ofer utilizatorilor finali manageri informaii n cadrul unor sesiuni interactive, ntrun mod adhoc (atunci cnd este nevoie). Un SSD pune la dispoziia managerilor faciliti demodelare analitic, simulare, extragerea datelor i prezentarea informaiilor. Managerii genereaz informaia de care au nevoie pentru tipuri de decizii semi sau nestructurate n cadrul unor procese interactive, bazate pe simulri. Astfel, programele de calcul tabelar i alte aplicaii software permit unui utilizator manager s pun o serie de ntrebri de genul whatif i s primeasc rspunsuri interactive la astfel de cereri adhoc de informaii, simulnd i explornd diferite scenarii posibile, baznduse pe seturi alternative de supoziii. De pild, un manager de producie poate utiliza un astfel de sistem pentru a decide ce cantitate de produse s lanseze n fabricaie pe baza datelor privind vnzrile estimate generate de o viitoare promoie i celor legate de disponibilitatea materiilor prime necesare.

3) Sistemele informatice pentru executivul de vrf sunt adaptate la nevoile de informaii strategice ale managementului de vrf. Directorii executivi obin informaiile de care au nevoie din surse variate, cuprinznd scrisori, comunicri, mesaje, note, periodice, diferite rapoarte i situaii generate att manual ct i de ctre sisteme computerizate. Alte surse de informaii pentru top management le pot constitui ntlnirile, convorbirile telefonice, activitile sociale .a. Astfel, o mare parte a informaiilor unui director executiv provin din surse necomputerizate, cele generate de calculator nejucnd un rol esenial n satisfacerea nevoilor de informaii ale multor manageri de vrf. Dezideratul acestor sisteme este de a oferi ealonului superior al managementului acces imediat i facil la informaii selective privind factorii cheie care sunt vitali pentru ndeplinirea obiectivelor strategice ale organizaiei. Ca atare, sunt utilizate pe larg reprezentri grafice uor de neles i este asigurat accesul imediat la baze de date interne i externe. Sunt furnizate informaii att despre starea curent ct i privind tendinele previzionate pentru factorii cheie selectai de directorii executivi. De exemplu, executivii de vrf pot utiliza terminale cu ecran tactil pentru vizualizarea rapid de text i grafice care evideniaz zonele cheie ale performanei organizaionale i avantajului competitiv.Relaiile dintre sistemele informaionale

ntro situaie ideal, principalele tipuri de sisteme informaionale descrise sunt legate ntre ele dup cum este ilustrat n Figura 5. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor sunt, n mod obinuit, o important surs de date pentru alte sisteme, n timp ce sistemele informatice pentru executivul de vrf reprezint, n principal, un colector al datelor din sistemele de nivel inferior. Celelalte tipuri de sisteme pot schimba, de asemenea, date ntre ele. Datele pot fi, totodat, schimbate ntre sistemele ce deservesc diferite arii funcionale. De pild, o comand nregistrat de un sistem de vnzri poate fi transmis unui sistem de producie ca o tranzacie pentru realizarea sau livrarea produsului specificat n comand sau unui sistem informaional pentru management n vederea raportrilor financiare. n realitate, n majoritatea companiilor, aceste sisteme sunt doar parial integrate, neexistnd posibilitatea mutrii rapide a datelor dintrun sistem n altul i ca atare, de a rspunde oportun provocrilor din mediul de afaceri. Aceast situaie se schimb n contextul implementrii noilor tehnologii bazate pe reele interconectate i a aplicaiilor integrate la nivelul ntregii companii, ce vor fi descrise n cele ce urmeaz.

Sisteme informatice extinse n ntreaga organizaie

n faza de nceput a informatizrii activitii dintro firm, cel mai adesea din considerente financiare, dar i datorit limitelor tehnologiilor informaionale, sa decis achiziia/dezvoltarea de aplicaii pentru activitile de contabilitate, apoi cele financiare, pentru salarizare, apoi pentru vnzri, pentru aprovizionare sau alte departamente, dar fr nici o asociaie ntre ele sau n logica economic a proceselor pe care le sprijin. Aceast viziune funcional sa materializat n definirea sistemelor informaionale funcionale, care analizeaz alocarea resurselor sistemului informaional fiecrei funciuni din organizaie: financiarcontabilitate, resurse umane, vnzri, producie, aprovizionare. Nevoia fireasc de comunicare ntre departamente i de a partaja informaiile a determinat construirea de legturi ntre aceste aplicaii insulare, concretizate n interfee personalizate ce realizeaz integrarea punctlapunct ntre dou aplicaii. A devenit evident c, creterea economic a unei organizaii depinde esenial de abilitatea ei de a actualiza, integra, customiza i aplicaiile, oferind acces rapid, interactiv i consistent la date tuturor utilizatorilor, att interni, ct i externi. Pentru asigurarea eficienei, organizaiile trebuie s standardizeze gestiunea proceselor economice care cuprind multe aplicaii, diferite departamente, dar i entiti externe. A. Sisteme integrate

Atingerea obiectivului de a face ca diferitele sisteme informatice dintro ntreprindere s lucreze mpreun reprezint o provocare major. n mod obinuit, corporaiile se dezvolt att prin cretere normal organic sau intern, ct i prin achiziionarea de firme mai mici. n ceea dea doua situaie, dup perioadele de achiziii, corporaiile ajung n posesia unei colecii de sisteme, majoritatea vechi, aflnduse n situaia de a trebui s le fac s se neleag unele cu altele i s lucreze mpreun ca un singur sistem al ntregii corporaii. Una dintre soluiile la aceast provocare se regsete n implementarea sistemelor integrate, ce se constituie n sisteme informatice ce cuprind toate funciunile ntreprinderii, sunt orientate pe executarea proceselor economice ale acesteia i includ toate nivelele de management.

Astfel, sistemele integrate ajut organizaiile s devin mai flexibile i mai productive prin coordonarea activitilor lor operaionale i prin integrarea grupurilor de activiti n vederea unui management eficient al resurselor i unei mai bune deserviri a clienilor. n practic se ntlnesc patru tipuri principale de sisteme integrate: sisteme de ntreprindere (ERP), sisteme de management al lanului de aprovizionare (SCM), sisteme de management al relaiilor cu clienii (CRM) i sisteme de management al cunotinelor (KMS).

Fiecare dintre acestea integreaz un set nrudit funcii i procese economice n vederea mbuntirii performanelor organizaiei n ansamblu. Figura 6 prezint o perspectiv a sistemelor integrate, care vizeaz procese ce acoper ntreaga organizaie i, n unele cazuri, se ntind i n afara ei la clieni, furnizori i ali parteneri cheie ai afacerii.

1) Sistemele de ntreprindere, cunoscute sub denumirea de sisteme de planificare a resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning ERP), colecteaz date din diferite activiti cheie ale procesului de fabricaie, finanelor i contabilitii, vnzrilor i marketingului, resurselor umane, stocheaz datele ntro baz de date unic i le pune la dispoziia tuturor celor interesai. Astfel devine posibil ca informaia, nainte fragmentat n diferite sisteme, s fie colectat ntrun singur punct i partajat n ntreaga firm, astfel nct diferitele pri ale afacerii s lucreze mai bine mpreun (vezi

Sistemele de ntreprindere accelereaz diseminarea informaiilor n cadrul companiei, facilitnd coordonarea mai bun a operaiilor zilnice. De exemplu, cnd un client face o comand, datele respective sunt transmise automat spre celelalte pri ale companiei vizate de acestea. Drept urmare,

tranzacia referitoare la comand determin depozitul s pregteasc produsele comandate i s programeze livrarea. n continuare, depozitul informeaz producia s completeze articolele care vor fi fost livrate. n acelai timp, departamentul de contabilitate este notificat s emit factura clientului. Ulterior, reprezentanii de la departamentul de relaii cu clienii sunt atenionai s urmreasc fiecare etap a procesului de onorare a comenzii n vederea informrii clienilor asupra situaiei comenzilor acestora. Astfel, sistemele de ntreprindere ofer companiilor flexibilitatea de a rspunde rapid la cererile clienilor, de a produce i stoca doar articolele necesare pentru onorarea comenzilor existente. Capacitatea lor de a mbunti corectitudinea i promptitudinea n efectuarea livrrilor, de a minimiza costurile i de a spori satisfacia clienilor contribuie la obinerea unei profitabiliti ridicate.

Totodat, sistemele de ntreprindere ofer informaii valoroase pentru ridicarea calitii procesului decizional al managerilor. Managerii au astfel acces la date de ultim or privind vnzrile, stocurile i producia, putnd utiliza aceste informaii pentru a realiza previziuni mai exacte relativ la producie i vnzri. De asemenea, sistemele de ntreprindere furnizeaz informaii din ntreaga organizaie ce sprijin managerii n analiza profitabilitii globale a unui produs sau a structurii costurilor.

2) Sistemele de management al lanului de aprovizionare (Supply Chain Management SCM) sprijin companiile n gestionarea relaiilor cu furnizorii. Aceste sisteme ofer informaiile ce servesc furnizorilor, firmelor de aprovizionare, distribuitorilor i companiilor de logistic s partajeze informaii legate de comenzi, producie, nivelul stocurilor i livrarea produselor i serviciilor astfel nct acestea s poat identifica, produce i livra bunuri i servicii n mod eficient. n esen, obiectivul acestor sisteme este de a aduce cantitatea necesar din produsul respectiv de la surs la punctul de consum n cel mai scurt timp posibil i cu cele mai mici costuri.

Atunci cnd o companie i reeaua ei de furnizori nu au informaiile corecte, cel mai probabil vor fi mpovrai cu stocuri supradimensionate, planuri de fabricaie necorespunztoare i programri ale produciei ce nu pot fi ndeplinite. Nu se vor putea lua decizii corecte privind volumul produciei, cum s fie alocat personalul sau cum s fie respectate termenele de livrare solicitate de clieni. Totodat, incapacitatea de a muta produsele eficient dea lungul lanului de aprovizionare sporete costurile i afecteaz buna deservire a clientelei. Sistemele SCM sunt sisteme interorganizaionale prin faptul c ele automatizeaz fluxul informaiilor n organizaii i ntre acestea. De exemplu, atunci cnd se cumpr o carte sau un DVD de pe Amazon.com i se dorete urmrirea strii comenzii, informaia cerut este oferit de sistemul de urmrire al firmei care face livrarea, prin siteul Web al companiei Amazon. Sau cnd se face, prin Internet, o rezervare de zbor la Hotels.com de pild, utilizatorul interacioneaz de fapt cu cteva sisteme interorganizaionale ce leag sistemele de rezervri de pe Web cu sistemele de eviden a zborurilor i cele de inventar al camerelor, operate de liniile aeriene, respectiv de hoteluri. Aceste sisteme devin din ce n ce mai rspndite pe msur ce firmele i unesc eforturile pentru a putea

oferi clienilor o experien integrat de cumprturi online.

3) Sistemele de management al relaiilor cu clienii (Customer Relationship Management CRM) ajut firmele si gestioneze mai eficient relaiile cu clienii. Ele furnizeaz informaii pentru coordonarea tuturor proceselor economice legate de clieni, privind vnzrile, marketingul i serviciile n vederea optimizrii veniturilor, gradului de satisfacie a clienilor i de retenie a acestora. Aceste informaii sprijin firma n identificarea, atragerea i pstrarea celor mai profitabili clieni, n oferirea de servicii ct mai bune clienilor existeni i n sporirea vnzrilor. n trecut, procesele unei firme legate de vnzri, service i marketing erau diseminate pe diverse departamente care nui partajau informaiile eseniale despre clieni. De exemplu, anumite informaii privind un anume client erau stocate i organizate n contul respectivului deschis n contabilitatea firmei. Alte informaii privind acelai client erau grupate dup produsele cumprate, neexistnd o modalitate de a consolida toate aceste informaii spre a asigura o vedere unitar asupra unui client n ntreaga companie. Sistemele CRM ncearc s rezolve aceast problem prin integrarea proceselor firmei legate de clieni i prin consolidarea informaiilor privind clienii din diverse canale de comunicare precum telefon, pot electronic, dispozitive fr fir, locaii de vnzare sau internet. Astfel, cunoaterea detaliat i exact a clienilor i preferinelor acestora servete firmelor la a crete eficiena campaniilor de marketing i la a oferi clienilor servicii de nalt calitate.

4) Sistemele de management al cunotinelor (Knowledge Management Systems KMS) pornesc de la premiza c valoarea produselor i serviciilor unei firme nu rezid doar n resursele ei fizice ci i n acumulrile intangibile de cunotine. Dup anumite estimri, mai bine de jumtate din valoarea de pia a unei companii rezult din activele intangibile, din care o mare parte este dat de cunotine. Astfel, unele firme se descurc mai bine dect altele deoarece au cunotine mai bune n ceea ce privete modul de a crea, produce i livra produse i servicii. Cunotinele unei firme sunt greu de imitat, fiind unice i pot asigura avantajul unor beneficii strategice pe termen lung. Sistemele KM dau posibilitatea organizaiilor de a gestiona mai bine procesele de colectare i aplicare a cunotinelor i expertizei. Aceste sisteme adun toate cunotinele i experiena relevant dintro organizaie i le face disponibile oricnd i oriunde sunt necesare pentru a mbunti att eficiena operaional, ct i deciziile manageriale. Ele leag, totodat, organizaia cu surse externe de cunotine. KMS sprijin procesele de dobndire, stocare, distribuire i aplicare a cunotinelor, precum i procesele de creare de noi cunotine i de integrare a acestora n cadrul organizaiei. Ele includ sisteme extinse la nivelul ntregii organizaii pentru managementul i distribuirea documentelor, graficelor i altor categorii de suporturi digitale de cunotine; sisteme ce permit crearea de nregistrri, la nivelul firmei, cu acei angajai ce au un nivel special de expertiz; sisteme de birotic pentru distribuirea de informaii i cunotine; sisteme de lucru cu cunotinele, ce faciliteaz crearea de noi cunotine. Alte aplicaii de management al cunotinelor pot utiliza tehnici inteligente ce codific cunotinele n vederea utilizrii de ctre ali membri ai organizaiei i instrumente pentru identificarea cunotinelor ce recunosc anumite abloane i tipuri de relaii n cadrul coleciilor mari de date.

B. Intraneturi i extraneturi

Sistemele integrate provoac schimbri profunde n modul n care o companie i desfoar activitatea, implicnd ns deseori costuri mari de implementare. Organizaiile ce nu dispun de resursele necesare pentru a investi n aceste sisteme pot totui s beneficieze de o anumit integrare ainformaiei prin utilizarea intraneturilor i extraneturilor.

Intraneturile i extraneturile sunt mai degrab platforme tehnologice dect aplicaii specializate, dar ele trebuiesc menionate aici ca instrumente pe care firmele le utilizeaz pentru a crete gradul de integrare i a accelera transmiterea informaiilor n cadrul firmei i ctre clieni i furnizori. Intraneturile sunt reele interne realizate cu aceleai instrumente i standarde de comunicaii ca i Internetul, fiind utilizate pentru diseminarea intern a informaiilor ctre angajai i ca entiti de stocare pentru politicile corporaiei, programe i date. Extraneturile sunt intraneturi extinse la utilizatori autorizai din afara companiei.

Un intranet, n mod obinuit, prezint utilizatorilor informaii prin intermediul unui portal privat ce ofer un punct unic de acces la informaii din diferite sisteme i la documente, folosind o interfa Web. La fel cum portalul public al firmei Yahoo! combin informaii din surse multiple i poate fi adaptat preferinelor utilizatorului, tot aa portalurile companiilor pot fi adaptate s rspund necesitilor informaionale ale diferitelor grupuri profesionale i utilizatorilor individuali. Totodat, aceste portaluri includ, de regul, i faciliti de pot electronic, instrumente de colaborare organizaional i pentru regsirea documentelor din cadrul organizaiei. Extraneturile accelereaz transmiterea informaiilor ntre organizaie i furnizorii sau clienii ei. De pild, SwissAir folosete un extranet pentru a oferi agenilor si de cltorie datele de zbor, n format digital, din intranetul companiei. Alte firme folosesc extraneturi pentru a permite cumprtorilor s comande electronic diverse articole de pe siteul furnizorilor i s urmreasc situaia onorrii comenzilor. Extraneturile pot fi utilizate i pentru a facilita diferitelor firme s colaboreze la proiectarea, fabricarea i marketingul unor produse.

C. E-business, e-commerce i e-government

Sistemele i tehnologiile descrise transform modul n care se desfoar afacerile i munca oamenilor, precum i relaiile firmelor cu clienii, furnizorii, angajaii i partenerii logistici n relaii digitale prin utilizarea reelelor i Internetului. Astfel, numeroase organizaii din ziua de azi utilizeaz tehnologiile Internet n vederea remodelrii proceselor i activitilor operaionale, crerii de aplicaii ebusiness novatoare. O reprezentare a acestui model este realizat n Figura 8. Conceptul de afaceri electronice (ebusiness) poate fi definit, pe scurt ca utilizarea tehnologiilor digitale i a Internetului pentru realizarea principalelor procese economice dintro organizaie. Ebusiness include i activiti de management intern i pentru coordonarea relaiilor cu furnizorii, clienii i ali parteneri de afaceri. Include, de asemenea, i comerul electronic. n esen, afacerile electronice pot fi privite ca un schimb online de valoare. Astfel, orice schimb online de informaii, bani, resurse, servicii sau o combinaie ntre acestea se ncadreaz n acest concept.

Internetul, reelele bazate pe tehnologiile internet dintro organizaie (intranet) i ntre aceasta i partenerii ei comerciali (extranet) au devenit infrastructura TI primar ce asigur aplicaiile ebusiness ale multor companii. Aceste firme utilizeaz afacerile electronice pentru reproiectarea proceselor economice interne, implementarea sistemelor de comer electronic cu furnizorii i clienii i promovarea colaborrii organizaionale n cadrul echipelor i grupurilor de lucru.

Comerul electronic (ecommerce) reprezint acea component a afacerilor electronice rspunztoare de cumprarea i vnzarea bunurilor i serviciilor prin Internet. n ziua de azi, numeroase organizaii utilizeaz Internetul, intraneturile, extraneturile i alte reele pentru a sprijini fiecare etap a proceselor de aprovizionare i desfacere. Comerul electronic vizeaz, ca atare, toate aspectele, de la publicitate, marketing, vnzri i service clieni pe Web pn la mecanisme de securitate i plat prin Internet ce asigur finalizarea proceselor de livrare i achitare. De exemplu, sistemele de comer electronic includ siteuri Web pentru vnzri online, acces prin extranet pentru clienii importani la bazele de date cu situaia stocurilor i utilizarea intraneturilor firmei de ctre agenii de vnzri pentru a accesa nregistrrile clienilor n cadrul activitii de gestionare a relaiilor cu clienii (CRM). Guvernarea electronic (egovernment). Tehnologiile asociate cu ebusiness au determinat schimbri similare i n sectorul public. Instituiile guvernamentale, la toate nivelurile, utilizeaz tehnologiile Internet pentru a oferi informaii i servicii cetenilor, funcionarilor i organizaiilor cu care interacioneaz. eGuvernarea vizeaz utilizarea Internetului i tehnologiilor de reea n vederea relaionrii digitale ntre guvern i alte instituii din sectorul public, pe de o parte, ceteni, companii i alte entiti guvernamentale, de cealalt parte. Pe lng mbuntirea modului de prestare a serviciilor guvernamentale, eguvernarea poate face activitile din sectorul public mai eficiente i, de asemenea, poate permite cetenilor accesul mai uor la informaii i posibilitatea de a interaciona electronic cu ali ceteni. De exemplu, cetenii pot afla i chiar plti online impozitele pe diferite categorii de bunuri, pot si rennoiasc permisul de conducere sau s solicite ajutorul de omaj. Totodat, Internetul a devenit o unealt puternic pentru mobilizarea grupurilor de interese n vederea aciunilor politice i strngerilor de fonduri, dar i pentru implicarea mai mare a cetenilor n viaa politic (edemocraie). ABORDAREA EGUVERNRII CA SISTEM INFORMAIONAL

EGuvernarea este un fenomen n continu expansiune, cu un ritm de dezvoltare susinut i cu influen puternic asupra activitilor din sectorul public, ceea ce explic i/sau impune creterea cheltuielilor alocate n bugetul public. eGuvernarea promite soluionarea problemelor administraiei publice. i totui, multe proiecte de eguvernare eueaz fie sunt eecuri totale, n sensul c sistemul nu este implementat deloc sau abandonat dup implementare, fie eecuri pariale, atunci cnd obiectivele principale ale proiectelor nu sunt atinse. Analizele Gartner arat o rat de succes de doar 40% [Gartner 2002], iar alte studii reduc aceast rat pn la 20% (spre exemplu, studiul publicat n 2003 de UNDESA United Nations Department for Economic and Social Affairs n revista Development Administration, nr. 106, pp. 68). Vorbim aadar despre o divergen clar ntre entuziasmul manifestat n promovarea soluiilor IT n sectorul public de teoreticieni i banala realitate. n multe cazuri sau risipit importante resurse financiare, umane i chiar politice fr a putea oferi mbuntirile promise beneficiarilor. Cifrele date publicitii arat c n ultimul deceniu al secolului trecut sau cheltuit la nivel mondial circa 3 miliarde USD n domeniul administraiei publice [Gubbins 2004]. Partea bun este c se cunosc cauzele eecurilor i c putem nva din greelile trecutului. Vina principal se gsete n managementul defectuos al proiectelor de eguvernare. O abordare corect i competent a acestor proiecte, identificarea particularitilor acestora, dar i nelegerea conceptelor eGuvernrii contribuie la reducerea ratei de insucces i eliminarea risipei de resurse.

1. e-Guvernarea - sistem informaional

ntro definiie simpl, eguvernarea reprezint utilizarea IT de ctre organizaiile din sectorul public. Credem c aceast definiie spune totul i nimic. Un cititor puin avizat poate nelege c e vorba despre internet i despre utilizarea de echipamente i programe specializate. i totui nu este doar asta. Mai mult dect att, unii autori apreciaz c eguvernarea este prezent de mult, cu mult nainte ca acest termen s se inventeze [Heeks 2006, p.4]. Se apreciaz c eguvernarea sa manifestat prin aplicaiile de birotic, cele ale sistemelor informaionale de raportare sau ale sistemelor expert implementate n administraia public cu mult timp n urm. Aceast constatare justific abordarea eGuvernrii ca sistem informaional n prezentarea schematic din figura 1 se regsesc componentele unui sistem informaional: echipamente, programe (software), date, oameni. Sistemul culege, prelucreaz, pstreaz date, obine i comunic informaii, gestioneaz cunotine. Aa cum se tie, existena sistemelor informaionale nu a fost condiionat de utilizarea tehnologiilor informaionale mai ales n administraia public unde i astzi o mare parte a operaiunilor se realizeaz manual. Deci utilizarea tehnologiilor informaionale nu definete sistemul informaional, ci l optimizeaz. n schema prezentat se observ n partea central, n nucleul sistemului informaional, datele, informaiile i cunotinele apoi componentele de IT, care sprijin culegerea, prelucrarea, stocarea i comunicarea acestora. Pentru ca eguvernarea s fie un sistem informaional, la amestecul bine proporionat de date/informaii i diverse tehnologii se adaug oamenii, care dau sistemului un scop i un sens i procesele organizaionale care sunt executate i duse la bun sfrit pe baza mai multor proceduri. Conform schemei din figura 1, n definirea eGuvernrii trebuie folosit sintagma de sistem "sociotehnologic" [Heeks 2006, p.4], pentru a indica importana componentei sociale (oamenii). Acest aspect este adesea insuficient sau prost gestionat n cadrul proiectelor de eguvernare practica a demonstrat c mai multe eecuri se datoreaz acestui aspect dect problemelor legate de tehnologie. n opinia noastr, sintagma complet ar fi "sistem socioeconomic i tehnologic", pentru a puncta i componenta de procese. nelegerea proceselor organizaionale este esenial succesul proiectului, fie c urmeaz ca proiectele s fie reproiectate sau doar automatizate prin aplicaii specializate.

Din schema ilustrat n figura 1 lipsete mediul n care "funcioneaz" sistemul informaional, aspect remediat prin reprezentarea din figura 2.

Sistemul informaional de eguvernare este implementat ntro organizaie public, care se individualizeaz prin structuri organizatorice, sistem de conducere, strategie, politic, cultur organizaional, procese economice i resurse disponibile. La rndul ei, organizaia funcioneaz ntr-un mediu cu aspecte specifice din punct de vedere economic, politic, legal, socialcultural i tehnic un context larg de legi i valori, sisteme economice i inovaii tehnologice.

2. Descrierea sistemului informaional al e-Guvernrii

Descrierea complet a oricrui sistem informaional n general i a sistemului eGuvernrii n particular nseamn prezentarea fiecreia din cele peste 20 de componente artate n figura 2. Pentru a reduce complexitatea, practica sistemelor informaionale a lansat ideea unor liste de "verificare". ntre cele mai cunoscute sunt ITPOSMO (Information, Technology, Processes, Objectives, Skills, Management Systems, OtheResources) i CIPSODA (Capture, Input, Processing, Storage, Output,Decisionmaking, and Action) pe care le vom utiliza n continuare. Prezentarea dup lista ITPOSMO include urmtoarele dimensiuni de studiat: informaii, cu referire la informaiile formale deinute de ctre sistemele electronice i cele informale, utilizate de oamenii implicai n sistem; tehnologia, n principal tehnologii informaionale, dar i altele (telefon, fax etc.);

procesele, corespunztoare activitilor desfurate n administraia public, att cele interne, de gestiune, ct i cele de interaciune cu partenerii i cetenii; obiectivele i valorile, care sunt foarte relevante deoarece indic pe de o parte interesele i politica organizaional, iar pe de alt parte aspecte privind cultura organizaional, dar i valorile preuite de

ceteni;

schema de personal i abilitile acestuia ca utilizatori n sistemul informaional, managementul i structurile organizatorice; o alte resurse (n special resursele financiare i de timp necesare).Dat fiind specificul eGuvernrii, la aceast list se mai poate aduga mediul extern, deoarece factorii politici, economici, legali, socio culturali i tehnologici care l caracterizeaz influeneaz semnificativ sistemul informaional al eGuvernrii.

Lista de verificare CIPSODA se concentreaz asupra activitilor din sistemul informaional, care presupun lucrul cu date, informaii, cunotine. Practic, vorbim despre o alt perspectiv asupra sistemului informaional dect cea structural descris mai sus, orientat asupra informaiilor i gestiunii acestora. Corespunztor clasicului ciclu de prelucrare a datelor (vezi figura 3), lista de verificare CIPSODA include urmtoarele activiti:

culegerea/gsirea datelor;

introducerea datelor n sistem;

prelucrarea datelor;

stocarea datelor i a rezultatelor prelucrrilor;

obinerea rezultatelor n forma dorit;

luarea deciziei, sprijinit de informaiile obinute prin prelucrarea datelor;

aciunea de implementare, materializare a deciziei luate.

Acestor activiti li se adaug i cea de comunicare, esenial pentru buna desfurare a tuturor celorlalte.

Spre exemplu, s considerm plata impozitului pe alte venituri dect salariul de ctre un cetean. Fazele descrise n figura 3 vor fi:

adunarea datelor necesare din diferite documente/ declaraii ale ceteanului;

introducerea datelor n sistem (dac ne gndim la un sistem de eguvernare acestea vor fi introduse de ctre cetean ntrun formular electronic pe siteul web al administraiei financiare);

prelucrarea datelor preluate (pe baza datelor grupate sau adunate i a algoritmului de calcul implementat ntro aplicaie specializat) i determinarea impozitului datorat;

stocarea, att a datelor primare, ct i a celor rezultate prin prelucrare;

obinerea rezultatelor nseamn comunicarea informaiilor privind suma datorat de cetean;

luarea deciziei de a contesta, amna sau efectua plata sumei datorate;

desfurarea aciunii corespunztoare deciziei luate.

Figura 4 reprezint succesiunea acestor activiti. Dac reprezentarea din figura 2 ne arat ce este i ce conine sistemul informaional, n figura 4 vedem ce face acesta.

3. n loc de concluzii

Spuneam n paragraful 1 c un sistem de eguvernare este un sistem sociotehnologic. Dincolo de aspectele formale, concrete, tehnologice dintro organizaie, definirea sistemului informaional vizeaz i aspectele informale, calitative, n general sociale. Asocierea (eronat) a eGuvernrii cu tehnologia informaional poate avea cele mai nedorite efecte n practic. Abordarea proiectelor de eguvernare trebuie s fie una hibrid, care combin obiectivitatea tehnologiei informaionale i caracterul informal, flexibil al proceselor din sectorul public.

INTEGRAREA INFORMAIONAL N SECTORUL PUBLIC PRIN SISTEME ERP

1. Introducere

Organizaiile din sectorul public, ca i cele din sectorul privat, au nevoie de procese, structuri i aplicaii care s mbunteasc productivitatea angajailor. n condiiile n care administraiile se schimb mai rapid dect n afacerile private, ca i reglementrile la nivelul executivului, sistemul informaional trebuie s flexibil i adaptabil integrarea informaional este o sarcin mai dificil dect n organizaiile private.

Se manifest tendina de a introduce n administraia public diverse tehnologii informaionale (n special aplicaii) eficiente n firmele private.

Neadaptarea acestora la particularitile sectorului public, care nu este angajat n maximizarea veniturilor i creterea profitului, duce la eecul acestor iniiative. n sectorul public inta este reducerea drastic a birocraiei, a volumului de munc de birou manual, iar ieirile nseamn proceduri i reglementri mbuntite. Spre deosebire de sectorul privat, n administraia public nu se intete creterea competitivitii, ci satisfacerea publicului, a celor n slujba crora se afl. Chiar dac teoria i mijloacele de realizare sunt cam aceleai, obiectivele i ieirile sunt fundamental diferite, astfel c abordarea proiectelor IT n administraia public este substanial diferit.

ntrun raport al Naiunilor Unite (World Public Sector Report: EGovernment at the Crossroads, 2003) eguvernarea este definit prin "utilizarea tehnologiilor informaionale (TI) pentru sprijinirea activitilor guvernamentale, implicarea cetenilor i furnizarea de servicii". Din aceast definiie se deduc cele trei zone de aciune ale TI: backoffice, edemocraie i frontoffice. Dac includem edemocraia n frontoffice, putem reprezenta sistemul informaional al eguvernrii ca n figura 1.

2. Locul i rolul ERP n sistemul informaional al e-guvernrii

n realizarea integrrii informaionale, organizaiile publice se confrunt cu mai multe impedimente, precum cele legate de rigiditatea sistemului public, resursele financiare necesare, arhitectur informaional i infrastructur nvechite. Ca n orice organizaie, una din preocuprile comune este reducerea costurilor, cu att mai mult cu ct aici apar constrngeri determinate de scderea bugetelor. Prelucrarea manual, bazat pe hrtie este scump i implic risipa de resurse. Este simplu de spus c aceasta trebuie nlocuit cu prelucrarea automat i informatizarea activitilor. n condiiile unor bugete modeste, costurile aferente sunt o piedic greu de depit. Conform studiului realizat de ANIAP la nivelul administraiei publice din Romnia, peste jumtate din unitile administrative au implementat diverse aplicaii, asigurnd informatizarea principalelor funcionaliti.

Topul funcionalitilor informatizate n Romnia arat astfel:

1. salarizare 83.20%

2. buget i execuie bugetar 79.44%

3. contabilitate 79.19%

4. legislaie oficial 74.43%

5. impozite i taxe 68.33%

6. gestiunea trezoreriei 51.68%

7. gestiunea mijloacelor fixe 51.14%

8. gestiunea obiectelor de inventar 49.65%

9. gestiunea materialelor 48.36%.

Dincolo de aspectul pozitiv al informatizrii, abordarea "fragmentat" a activitii din organizaiile publice nu sprijin dezideratul integrrii informaionale. Sistemul informaional dintro organizaie public cuprinde mai multe aplicaii izolate, care nu comunic ntre ele, situaie descris prin sintagma "insule informaionale".

Literatura strin de specialitate1 a prezentat i promovat integrarea informaional nc din anii '90 concepte precum "Enterprise Resource Planning" (ERP) i "business process reengineering" (BPR) au avut un impact major asupra activitii economice n acea perioad. Valoarea i avantajele integrrii informaionale, mbuntirea proceselor economice prin adoptarea celor mai bune practici au devenit evidente nu doar pentru firmele private, ci i pentru cele publice. National Public Academy of Public Administration, o organizaie american care a mplinit 40 de ani de activitate i expertiz n domeniul administraiei publice, a promovat aceste noi tendine la sfritul mileniului trecut. ntrun raport publicat n 1999, citat n [Heeks 1999] se arta c "reproiectarea activitilor din sectorul public reprezint o mbuntire radical care vizeaz examinarea, regndirea i reproiectarea proceselor i subproceselor, cu un ctig esenial de performan din perspectiva clienilor i a ntregului public". Reproiectarea proceselor economice reprezint o direcie esenial pentru reforma sectorului public, deoarece aduce schimbri radicale n modul n care guvernul i conduce activitatea curent.

Pe lng schimbrile ce trebuie realizate n componenta de "frontoffice", de interaciune cu diverii actori implicai, transformarea din zona intern este la fel de important. Componenta de "backoffice" este cea rspunztoare pentru obinerea de economii importante, n condiiile unor resurse limitate i n scdere, de aceea guvernele au iniiat proiecte de integrare a proceselor interne: contabilitate, salarizare, bugete, impozite i taxe prin sisteme ERP. Dac la nceputul anilor 2000 sa observat o poziie defensiv a sectorului public datorit experienelor dureroase ale firmelor private n implementarea ERP, ulterior aceasta sa ameliorat lecii au fost nvate i riscurile au devenit vizibile i "tratabile". De asemenea, lipsa de experien i knowhow poate fi compensat prin mprtirea acestora de ctre organizaii cu proiecte similare i adoptarea celor mai bune practici. Noile tehnologii informaionale i de comunicaii deschid multiple oportuniti, iar ERP constituie doar un prim pas n direcia cea bun. Chiar n condiiile utilizrii unui ERP, informaiile interne i externe sunt dispersate n diferite departamente sau entiti publice, fiind dificil de accesat. La aceasta se adaug inconsistena standardelor i formatelor utilizate. Avnd n vedere volumul copleitor de informaii din sectorul public, pentru a realiza un sistem eficient de eguvernare trebuie s se accentueze nu doar aspectul de integrare, ci i capabilitile colaborative, flexibile i orientate spre autoservire. O imagine mai detaliata a sistemului informaional de eguvernare i a actorilor implicai este cea din figura 2.

Realizarea integrrii informaionale depete deci faza implementrii ERP, dar depinde esenial de succesul acesteia. Sistemul ERP trebuie extins prin implementarea de noi componente colaborative i de inteligen economic (managementul documentelor, managementul cunotinelor).

3. Dificultile proiectelor ERP n contextul e-guvernrii i recomandri pentru ameliorarea acestora

Fiecare implementare ERP este unic i prezint propriile sale provocri, riscuri, sacrificii i oportuniti. n continuare vom prezenta principalele aspecte din categoria riscurilor i provocrilor n implementarea ERP n sectorul public.

Lipsa unei arhitecturi i viziuni operaionale pe termen lung. Multe organizaii publice au nceput implementarea de sisteme ERP pentru a nlocui aplicaiile vechi, dar fr a avea o imagine clar asupra arhitecturii informaionale. Nu puine sunt cazurile n care definirea arhitecturii este iniiat dup ncheierea proiectului ERP, cnd devine evident c nu sunt atinse beneficiile ateptate. Arhitectura informaional identific i descrie procesele economice pornind de la clarificarea scopului final. Pentru nceput trebuie cunoscute n detaliu procesele "de facto", creionnduse o imagine asupra organizaiei din perspectiva proceselor derulate. n continuare se determin unde dorete organizaia s ajung la sfritul implementrii pornind de la reprezentarea operaional din perspectiv se determin noile procese economice. Definirea viziunii operaionale impune reproiectarea proceselor n condiii de noi reguli de afaceri, politici i proceduri de lucru. Analiza timpurie a arhitecturii informaionale sprijin esenial managementul aplicaiilor existente, integrarea proceselor interdepartamentale, identificarea i nelegerea interfeelor necesare n perspectiva implementrii ERP.

Necunoaterea sistemului curent n ansamblu i a portofoliului de procese. Multe implementri ERP ncep la nivel de compartiment i nu la nivelul organizaiei, avnd temei perspectiva funcional, nu cea orizontal, orientat pe procese (de la cap la coad). Un proiect ERP se constituie pe procese. Neglijarea fazei de analiz a sistemului existent i de studiu a proceselor are consecine grave asupra efortului de reproiectare. Situaia este mai ncurcat dect n firmele private, deoarece o organizaie din sectorul public trebuie s aib interfee cu multe alte sisteme externe.Astfel, sistemul ERP trebuie s coexiste mpreun cu unele aplicaii vechi, specializate, dar i s comunice cu sisteme externe.

Aspecte referitoare la costuri. Ca i n cazul proiectelor din organizaii private, i n sectorul public exist dificulti n estimarea costurilor i n managementul acestora pe parcursul implementrii. Specific i totodat complicat este procedura de aprobare a resurselor, deoarece depinde de procesul de bugetare. De asemenea, este dificil corelarea cheltuielilor bugetare cu costurile ERP deoarece mrimea concret a acestora va fi cunoscut abia dup nceperea proiectului, n faza de analiz a cerinelor. n debutul proiectului costurile sunt doar estimate, de multe ori subestimate, cu consecine nefaste care obstrucioneaz sau pot chiar ntrerupe desfurarea acestuia. Alt dat proiectul ERP se confrunt cu situaia n care expir perioada de utilizare a fondurilor alocate o situaie comun pentru banii publici: greu de obinut, greu de cheltuit.Pentru proiectele ERP sunt frecvente ntrzierile i depirile de termen, ceea ce creeaz o constrngere suplimentar n managementul proiectului. n fine, particular n administraia public este c nu se recompenseaz realizarea de economii, ci ncadrarea n termene i prevenirea pierderii fondurilor. Expertiza echipei. n organizaiile publice echipele de proiecte se confrunt cu lipsa de resurse i personal calificat. n poziiile cheie sunt necesare persoane cu experien n managementul de proiect, dar i xpertiz funcional. Un rol important revine membrilor echipei din interiorul organizaiei, deoarece ei favorizeaz schimbarea proceselor. Este laborioas gsirea i numirea persoanelor potrivite, cu nsuirile potrivite n poziiile potrivite n cadrul echipei de implementare. Managerul de proiect trebuie s aleag ntre a educa propriul personal i a solicita resurse umane din alte departamente sau chiar din exterior.

Implicarea i sprijinul topmanagerilor. La fel ca n firmele private, succesul unui proiect ERP depinde substanial de sprijinul conducerii la vrf nc din etapa iniiativei ERP, materializat n timp, dedicare i participare activ. Topmanagerii sunt motorul transformrii organizaiilor lor ei sunt cei care iniiaz schimbarea, supervizeaz reproiectarea proceselor i aprob noile reguli de afaceri. n organizaiile publice, asumarea acestui rol este dificil adesea puterea de decizie este difuzat sau influenat de factorul politic. Pe lng aceasta, conducerea la vrf dintro organizaie public este aleas pe criterii politice, astfel c atitudinea ei fa de tehnologiile informaionale poate fi negativ ca efect al necunoaterii. n administraia public apreciem ca esenial rolul managerilor subordonai direct conducerii, de obicei persoane care au competen i experien n practica administraiei publice. Abordarea bigbang. Aceast abordare, creia i corespunde i o metodologie de implementare corespunztoare, urmrete implementarea unui sistem ERP n ideea minimizrii costurilor i timpului alocat. n aceast abordare sunt eliminate multe activiti specifice proiectului, n special din fazele iniiale, de analiz. n condiiile n care implementarea ERP acoper un numr mare de funciuni, proiectul poate eua prin complexitate.Datorit particularitilor sectorului public, este recomandat o abordare progresiv, cu mai multe proiecte mici care pot asigura atingerea obiectivelor i o rat de recuperare a investiiei acceptabil. Ideea principal a metodologiei bigbang este potrivit proiectelor n organizaiile publice atta vreme ct acestea nu sunt de amploare. Avnd n vedere c una din motivaiile principale ale proiectelor ERP este eliminarea aplicaiilor motenite [Sommer 2006, p. 69], generatoare de costuri mari de ntreinere, se poate aplica abordarea bigbang pentru fiecare miniproiect n parte,dar ca parte component a unui proiect de integrare la nivel de organizaie.Insuficienta cunoatere a proceselor din sfera administraiei publice de ctre integratorii/implementatorii de sistem. Adesea experiena implementatorului n proiecte de administraie public este prea puin, ceea ce influeneaz negativ cursul proiectului. Muli implementatori se angajeaz n astfel de proiecte fr a nelege n detaliu activitile, dar i imaginea de ansamblu a sistemului existent. Realitatea relev o arhitectur complicat, cu multiple sisteme i aplicaii motenite, cele mai multe izolate, altele conectate prin interfee particularizate. Fiecare din aceste sisteme/aplicaii a fost dezvoltat cu scopul de a rspunde unor cerine concrete, funcionale i nu ca i component a unui sistem integrat, ceea ce le face dificil de gestionat. Experiena implementatorului valoreaz extrem de mult, el poate sprijini efortul de creare a unui sistem integrat la nivel de organizaie. Recomandri

Este bine c multe organizaii i asum iniiative ERP, este regretabil c acestea sunt tratate ca banale nlocuiri ale vechilor aplicaii motenite. Dup ce devine limpede caracterul integrat al sistemelor ERP, se iau n discuie procesele i modul n care acestea pot fi aclimatizate n arhitectura informaional. Aceast abordare tardiv implic schimbri din mers n cadrul implementrii i creeaz un mediu instabil i anarhic. Consecinele merg de la ntrzieri i depiri ale costurilor la abandonarea proiectelor. Evitarea acestor situaii este realizabil atunci cnd ntre activitile iniiale se numr i definirea viziunii i obiectivelor pe termen lung. Pe acestea se fundamenteaz obiectivele proiectului ERP, determinnduse ct de ampl va fi implementarea, care este cea mai potrivit strategie i metodologie de implementare. Se spune c n implementrile de sisteme integrate n organizaiile mari problemele de personal i de cultur organizaional sunt cele dificile, nu cele tehnologice. Problemele tehnologice sunt de obicei clar definite, astfel c trebuie s existe un cap limpede i mult munc pentru a le rezolva. Dac apar obstacole legate de oameni, de cultur sau mentalitate e mult mai greu. Birocraia este considerat o piedic major n inovarea tehnologic, deoarece o creaie nou reprezint o ameninare pentru comodul statusquo. Orice inovaie i foreaz pe salariai s modifice praxisul, s schimbe obinuinele, s dezvolte noi relaii de munc i chiar si sacrifice autonomia. Dei este o activitate necesar n orice proiect ERP, n zona administraiei publice, educarea salariailor este mai

mult dect benefic, este vital pentru succesul oricrui proiect care implic tehnologiile informaionale.

n plus, echipa unui proiect ERP este eterogen, ea reunete diverse grupuri din zone diferite: administraia public local i cea naional, furnizorul soluiei ERP, implementatorul soluiei, furnizori de echipamente, furnizorul bazei de date, firme de consultan i de instruire.Toi oamenii implicai trebuie s formeze o echip, s comunice ntre ei i, cel mai important, si asume responsabilitatea i apartenena la proiect.

n zilele noastre, tehnologia informaional, aflat n continu evoluie este catalizatorul schimbrilor n organizaii. n acest sens, este hotrtor ca managerii publici s dea importana cuvenit TI, s neleag efectele acestora i s nvee s gestioneze eficient schimbrile generate de noile TI. Totui, tehnologia singur nu este de nici un folos acolo unde politica i reglementrile diferitelor departamente administrative nu se potrivesc ori sunt potrivnice acesteia. O a treia recomandare vizeaz schimbarea organizaional. Realizarea integrrii informaionale la nivel de organizaie se bazeaz pe implementarea de procese de la cap la coad, chiar dac acestea depesc graniele departamentale. Creterea eficienei administraiei publice depinde de msura n care unitile componente sunt dispuse s realizeze schimbri de proces reproiectarea proceselor economice va realiza un salt calitativ n performane dac este neleas i pus n practic dup regulile sale (nu dup ureche). n sprijinul acesteia pot fi utilizate cele mai bune practici, rezultate din experiena acumulat de consultani i firmele integratoare de sistem.

Impactul ERP asupra mediului organizaional poate fi comparat cu cel al unui seism, schimbrile n modul de desfurare al activitii i cele care in de organizare constituind un motiv important de panic pentru organizaiile care ezit s mearg pe drumul integrrii prin ERP. Un alt aspect care i surprinde pe manageri are n vedere durata acestui angajament, care nu se ncheie la finalizarea proiectului ERP propus. Dac simpla adoptare a unei soluii ERP pare a fi la nceput soluia tuturor problemelor, mai trziu se dovedete a fi doar un prim pas ctre crearea unei infrastructuri competitive, conectat n permanen la evoluia tehnologiilor informaionale [Fotache 2004, p. 69].

Chiar dac sistemele ERP se rspndesc pe zi ce trece, ele nu pot acoperi n totalitate cerinele eguvernrii. Aa cum am artat mai sus, sistemul informaional al eguvernrii reunete mai multe componente, ERPul reprezentnd doar o parte a integrrii interne. La fel cum organizaiile private tind si elimine barierele organizaionale, aceeai tendin colaborativ se manifest i n sectorul public. Sistemului ERP, cel care automatizeaz i eficientizeaz procesele interne, i se adaug noi componente care asigur integrarea orizontal a datelor din cadrul tuturor aplicaiilor n corelaie cu procesele guvernamentale. Cu ajutorul instrumentelor colaborative se poate asigura interoperabilitatea ntre diferite structuri administrative, cu participarea tuturor actorilor implicai (angajai, ceteni, firme private). La nivelul unei uniti administrative de genul judeului angajaii din sectorul public pot colabora ntrun sistem de management al documentelor, privit ca un rezervor de informaii i cunotine, accesibil prin intermediul unui portal Web, indiferent de localizarea angajatului.

4. Concluzii

Concluzia principal este aceea c n mod unanim ERP este proiectul de integrare cel mai frecvent i n sectorul public. Mai mult dect att, i se recunoate meritul de a face parte din infrastructura tehnologic de baz a eguvernrii.

Din analiza sistemelor informaionale din administraia public se observ c: procesele economice sunt izolate, fiind frmiate ntre departamente sau uniti administrative;

regulile i procedurile birocratice aferente serviciilor publice sunt concepute astfel nct s uureze munca administrativ a fiecrui departament i nu promoveaz simplificarea demersului ceteanului sau firmei care solicit serviciul;

exist o cultur anticooperare, de fragmentare organizaional, cu tendina de demarcare a teritoriului fiecrei uniti administrative;

arhitectura sistemului informaional i infrastructura tehnologic au un caracter nchis, orientat spre interiorul organizaiei.

La nivel de backoffice fiecare entitate public sau departament i urmrete propriile scopuri i utilizeaz n acest scop sisteme diferite (manuale sau informatizate) pentru culegerea, stocarea, prelucrarea i regsirea datelor. Unele entiti sunt satisfcute de aplicaiile motenite, altele au implementat aplicaii noi, n ambele cazuri fiind vorba despre aplicaii izolate, aanumite insule informaionale n sistemul informaional al administraiei publice locale. Chiar atunci cnd sunt recunoscute nevoia de schimbare i beneficiile integrrii informaionale, simpla implementare a unei soluii ERP nu rezolv deficienele majore ale sistemului, n lipsa unei strategii i a unei viziuni organizaionale i n condiiile meninerii acelorai procese cu performane slabe. Sectorul public face greu fa efortului de nnoire, reproiectarea proceselor este frnat de rigiditatea mediului organizaional i rezistena la schimbare a utilizatorilor.

Toate aceste aspecte influeneaz negativ orice proiect care i propune implementarea noilor tehnologii informaionale i de comunicaii, fie vorba de ERP, intranet, portaluri, sisteme colaborative, sisteme de management al documentelor etc. n majoritatea entitilor publice angajaii au o mentalitate nchis, am spune chiar nchistat, trind fiecare n cercul su strmt i fr dorina de a trece dincolo de graniele departamentului su. Apreciem c schimbarea strii de spirit i a atitudinii fa de nou i inovaie este una din marile provocri ale reformei administraiei publice. n crearea unui sistem informaional competitiv cultura este cheia succesului.

Ct despre implementarea unei soluii informatice, apreciem c mai mult dect tehnologie i instruirea utilizatorilor este nevoie de asisten expertiza adunat n cele mai bune practici i experiena altor implementri sunt indispensabile pentru succesul proiectului. Se vorbete astzi despre proiecte de management al cunotinelor i n administraia public, care s susin o cultur a comunicrii i colaborrii, astfel nct unitile administraiei publice s se bucure de beneficiile integrrii informaionale interne i externe.